PENERAPAN ENTERPRISE ARCHITECHTURE PLANNING UNTUK PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PERHOTELAN (Studi Kasus : Hotel ROSE INN Pangandaran) Tito Mulyano, Aradea, Husni Mubarok Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email:
[email protected] Abstark Sektor pariwisata mengalami kemajuan pesat dan memiliki prospek yang cerah dimasa depan. Hal ini tidak pernah terlepas dengan namanya perkembangan teknologi, yang mampu menyediakan suatu sistem yang baik sehingga sektor pariwisata mengalami peningkatan yang cukup baik. Salah satu penunjang usaha utama dalam sektor pariwisata adalah usaha perhotelan yang menyediakan sarana dan prasarana.Tujuan dari penelitian ini adalah membuat blueprint arsitektur enterprise (data, aplikasi, dan teknologi) sebagai bahan usulan kepada Hotel Rose Inn Pangandaran dalam meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan sesuai dengan visi, misi, dan strategi perusahaan.Metode yang digunakan untuk menganalisis sistem informasi pelayanan kepada konsumen yang sedang berjalan adalah menggunakan Enterprie Achitechture Planning (EAP). Dari hasil penelitianpada fase arsitektur data setelah dilakukan pendaftaran kandidat entitas data menghasilkan 33 entitas data dan sebuah diagram E-R. Kemudian setelah arsitektur data untuk masadepan enterprisetelah dibangun maka dorongan bisnis dan data diarahkan untuk menentukan dan mendefinisikan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sehingga menghasilkan 8 buah aplikasidan sebuah aplikasi memodifikasi aplikasi Existing(10%), 3 buah aplikasi mengganti aplikasi Existing yang terkait (40%) dan sisanya 4 aplikasi (50%) harus dikembangkan dari awal dikarenakan tidak memiliki aplikasi Existing. Kata Kunci : Enterprise Architecture Planning, Arsitektur Data, Arsitektur Aplikasi, Arsitektur Teknologi, Hotel. Abstract In this era the tourism sector has growing rapidly and has a good prospect in the future. It was never released from global and development technology, which is presented or providing a good system, so that the tourism sector has a good increased. One of the supporting in main businesses of tourism sector is a hospitality business that provides the facilities. In this research aimed to create a blueprint enterprise architecture (data, applications, and technology) as a proposal to the Rose In Pangandaran’s hotel, to improving the quality of service to customers in accordance with vision, mission, and strategy the company. The method in this research is used analyzed information systems services to customers by using Achitechtur Enterprie Planning (EAP). The results of the data, after conducted the registration of candidates entities data is 33 data entities and an ER diagram. Then after the data architecture for a future enterprise was build so that the boost of business and then the data is directed to determine and define the applications is needed to produce 8 pieces applications to modify the Existing applications (10%), 3 pieces of the application to replace the Existing application-related (40%) and the remaining 4 applications (50%) had to be developed from scratch because not having Existing applications. Keywords: Enterprise Architecture Planning, Architecture Data, Application Architecture, Technology Architecture, Hotel. perkembangannya, ini dibuktikan dengan banyaknya pengusaha yang terjun dan terlibat dalam bisnis ini, sehingga seolah-olah terkesan menjadi suatu persaingan yang tak bisa terhindarkan. Masing-masing pihak berusaha meningkatkan pelayanan dan mutu yang lebih baik sekaligus fasilitas yang diberikan. Seiring dengan perkembangan jaman, tuntutan akan adanya layanan mutu yang lebih baik, usah perhotelan ini membutuhkan sistem informasi terintegrasi yang dapat membantu dalam menjalani fungsi bisnis tersebut. Pembangunan dan pengembangan sistem informasi ini harus selaras dan sesuai dengan arah strategi perusahaan, banyak
1.
PENDAHULUAN Sektor pariwisata mengalami kemajuan pesat dan memiliki prospek yang cerah dimasa depan. Hal ini tidak pernah terlepas dengan namanya perkembangan teknologi, yang mampu menyediakan suatu sistem yang baik sehingga sektor pariwisata mengalami peningkatan yang cukup baik. Salah satu penunjang usaha utama dalam sektor pariwisata adalah usaha perhotelan yang menyediakan sarana dan prasarana. Dengan pengelolaan dan manajemen yang baik, bisnis perhotelan akan mampu menunjang dunia usaha kepariwisataan menjadi sektor andalan.Pada saat ini sektor pariwisata telah membuktikan
1
kasus pengelolaan sistem informasi mengalami kegagalan dalam mencapai sasaran perusahaan karena penerapannya berjalan tidak sesuai dengan arah dan tujuan serta kebutuhan perusahaan. Model yang akan di bangun adalah model architechture enterprise dengan penerapan metodologi Enterprise Architechture Palnning (EAP), meliputi tiga pemodelan arsitektur, yaitu: Arsitektur Data, Arsitektur Aplikasi, Arsitektur Teknologi. Ruang lingkup pembahasan di batasi pada kegiatan oprasional hotel, tanpa membahas metode-metode pada bagian akuntansi dan keuangan.
tidak dilakukan kegiatan merancang sistem, basis data dan jaringan. Pekerjaan merancang dan implementasi sistem dilakukan sesudah proses pendefinisian EAP telah selesai. 3. Merencanakan, yaitu arsitektur mendefinisikan apa yang dibutuhkan dan rencana pendukung mendefinisikan kapan arsitektur akan diimplementasikan. . 3. METODOLOGI Metode yang digunakan untuk menganalisis sistem informasi pelayanan kepada konsumen yang sedang berjalan adalah menggunakan EAP. EAP dibagi menjadi 4 (empat) lapisan yang terdiri dari 7 (tujuh) komponen seperti pada gambar 1. Sehingga hasil dari pemodelan EAP berupa blueprint (data, aplikasi, dan teknologi) yang dapat dijadikan landasan perbaikan dan pengembangan sestem yang ada.
2. LANDASAN TEORI A. Arsitektur Enterprise Menurut O’Rouke, dkk. (2003), pengertian arsitektur adalah rencana dari segala jenis srtuktur, baik fisik maupun konseptual, baik nyata maupun maya. Sedangkan pengertian enterprise menurut Osvalds, (2001) umumnya sering disamakan dengan pengertian organisasi atau perusahaan, sehingga enterprise bukan hanya perusahaan yang berorientasi kepada profit saja, tetapi juga bisa berupa organisasi non-profit atau nirlaba seperti pemerintah, institusi pendidikan ataupun organisasi amal. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa arsitektur enterprise merupakan cara untuk menggambarkan model operasional enterpriseyang mencakup aspek perencanaan bisnis, operasional bisnis, otomasi, hingga infrastruktur teknologi informasi pendukungnya. Arsitektur enterprise memiliki4 (empat) komponen (domain) utama yaitu arsitektur bisnis, arsitektur informasi, arsitektur teknologi, dan arsitektur aplikasi. Sehubungan dengan keempat komponen ini, produk arsitektur enterprise akan berupa grafik, model, dan narasi yang menjelaskan lingkungan dan rancangan enterprise. B. Enterprise Architecture Planning (EAP) Menurut Spewak (1992), Perancangan arsitektur enterprise adalah proses mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi yang mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut. Beberapa hal yang menjadi penekanan dalam pengertian EAP adalah : 1. Arsitektur-arsitektur, yaitu bersifat jamak, karena terdapat tiga jenis arsitektur dalam perencanaannya, yaitu arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Arsitektur dalam konteks ini serupa dengan blueprint dan gambar atau model. Dalam perencanaan arsitektur enterprise, arsitektur mendefinisikan dan menggambarkan data, aplikasi dan teknologi yang diperlukan untuk mendukung bisnis. 2. Mendefinisikan bisnis dan mendefinisikan arsitekturnya, sehingga dalam pelaksanaannya
Gambar 1 Lapisan Perencanaan Arsitektur Enterprise (Spewak, 1992) 4. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisis Rantai Nilai Identifikasi terhadap area fungsional utama dari Hotel Rose Inn Pangandaran digunakan metodologi konfigurasi rantai nilai. Area fungsional dari Hotel Rose Inn Pangandaran yang teridentifikasi kemudian direpresentasikandengan menggunakan diagram rantai nilai seperti gambar di bawah ini
Gambar 2 Rantai Nilai Hotel Rose Inn Pangandaran B. Arsitektur Data 1. Entitas Data Diperoleh dengan mengidentifikasi entitasentitas yang mengacu pada kondisi fungsi bisnis
2
yang telah teridentifikasi melalui analisis rantai nilai gambar 2. Tabel 1 Daftar Entitas Data
2.
Hubungan Entitas Data Dengan Proses Setelah entitas data terbentuk tahapan selanjutnya pada fase arsitektur data adalah menghubungkan entitas ke fungsi bisnis agar teridentifikasi entitas data mana yang dibuat,didapatkan, diperbarui atau dihapus oleh fungsi bisnis terkait dalam bentuk sebuah matriks. Matriks ini diberikan penanda “C”(Create), “U”(Use) seperti di jelaskan pada Tabel 2.
D. Arsitektur Teknologi Dalam melakukan pembangunan arsitektur teknologi dengan pendekatan EAP, langkah awal yang perlu dilakukan adalah melakukan identifikasi prinsip dan landasan teknologi. Langkah ini bertujuan untuk mengidentifikasikan prinsip dasar untuk landasan teknologi dan landasanpotensial yang dibutuhkan untuk mendukung sebuah lingkungan shared-data dalam enterprise. Dalam arsitektur teknologi ini menggunakan teknologi berbasis Client-Server. Hasil identifikasi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Implementasi aplikasi serta basis data menggunakan teknologi berbasis ClientServer. 2. Implementasi aplikasi-aplikasi baru yang bertugas menyediakan informasi secara online dan tepat dilakukan dengan menggunakan teknologi internet dan teknologi berbasis web. 3. Aplikasi menyediakan antarmuka pengguna yang berbasis grafis (graphical user interfaceatau GUI). 4. Aplikasi yang bersifat operasional kunci dan terlibat erat dengan operasi-operasi kritis harus memiliki kemampuan untuk error checking dan recoverable. 5. Informasi yang tersedia secara online akan dikelola agar tetap tersedia. Apabila sudah melampaui kurun waktu tertentu, maka akses untuk melihat arsip disediakan melalui aplikasi yang bersangkutan. Teknologi search engine juga diterapkan untuk menunjang ketersediaan informasi ini. 6. Aplikasi yang sudah ada sedapat mungkin di optimalkan penggunaannya 7. Akses ke jaringan perusahaan, aplikasi dan data diatur melalui hierarki penggunaan dan dilindungi dengan password.
3. Mendefinisikan Arsitektur Informasi Setelah mendapatkan sebuah pemahaman tentang proses bisnis dan data yang diperlukan untuk mendukungnya, dilanjutkan dengan menentukan bagaimana data akan dikelola untuk mendukung proses-proses tersebut. Pemetaan matriks yang hasilnya kemudian diidentifikasi sebagai kandidat aplikasi, setelah melakukan penataan ulang arsitektur informasi, dapat dilihat pada Tabel 3. C. Arsitektur Aplikasi Arsitektur aplikasi merupakan definisi dari aplikasi yang akan mengelola data dan menyedikan informasi kepada orang-orang yang menjalankan fungsi bisnis yang ada dalam enterprise. Langkah awal pada tahapan ini adalah mendaftar kandidatkandidat aplikasi yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis dan mengelola data, kemudian kandidat tersebut diperiksa untuk diidentifikasi adanya aplikasi yang memiliki fungsi yang tumpang tindih antara satu dengan lainnya. Daftar kandidat aplikasi mengacu pada kondisi fungsi bisnis yang telah terdefinisi sebelumnya melalui analisis rantai nilai gambar 2. Deskripsi sistem aplikasi :
3
8.
9. 10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Implementasi basis data dilakukan dengan menggunakan teknologi basis data relasional, dan aksesnya menggunakan Standard Query Language (SQL). Teknologi internet digunakan untuk keperluan komunikasi dengan masyarakat luar. Komunikasi di dalam enterprise, untuk keperluan koordinasi, informationsharing, pelaporan dll., dapat memanfaatkan teknologi surat elektronik (e-mail). Untuk meminimasi redundancy data dan menjamin konsistensi data, maka aplikasiaplikasi harus beroperasi sedemikian rupa sehingga data hanya diakuisisi satu kali saja yaitu langsung pada sumbernya dan hasil akuisisi ditandai dengantimestamp. Setiap metadata pada data, dokumen, pelaporan, dan berbagai bentuk informasi lainnya harus memiliki setidaknya: waktu dibuat, waktu diakses, waktu dimodifikasi, nama pembuat, nama pihak yang menyetujui, nama pihak yang mengelola, dan nama dokumen/identifier. Pihak pengelola adalah yang memiliki tanggung jawab tertinggi atas ketersediaan data dan ijin untuk akses, sedangkan pihak lain bertanggung jawab dari sisi isinya. Data dari berbagai format (hardcopy, gambar, dsb) dikonversikan baik melalui digitalisasi, gambar ulang, ataupun teknologi multimedia yang terintegrasikan. Lokasi penyimpanan data dipusatkan pada satu tempat. Pengelolaan data dilakukan secara terpusat, sedangkan aksesnya diatur sesuai dengan alokasi dan kebutuhan. Untuk menjamin keberlangsungan bisnis, backupping data dilakukan secara rutin dan hasilnya disimpan di tempat yang cukup berjauhan namun mudah dikelola dari pusat basis data. Komputer dan server diklasifikasikan dan diidentifikasi berdasarkan spesifikasi teknik kapasitas kerjanya. Pengguna dan alokasi penggunaan komputer dan server dilakukan dengan menyesuaikan antara beban kerja yang diestimasikan dengan klasifikasi tersebut. Setiap pengguna, alokasi penggunaan, dan lokasi komputer didokumentasikan sesuai dengan indentifikasi komputer tersebut. Setiap komputer, server, dan aplikasi saling diidentifikasikan alokasinya. Pemeliharaan atas setiap komputer dan server dilakukan secara rutin. Untuk pemeliharaan piranti lunak pada komputer dan server
tersebut, diterapkan dengan alat bantu piranti lunak aplikasi yang mengotomasikan pemeliharaan tersebut termasuk juga updating anti-virus dan scanning virus.
Gambar 3 Topologi Jaringan Hotel Rose Inn Pangandaran E. Rencana Implenetasi Pada metode EAP, urutan yang didasarkan pada dorongan data ini harus disesuaikan untuk mengakomodir kebutuhan bisnis. Ada beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan prioritas implementasi aplikasi. Kriteria tersebut mencakup: a. kebutuhan dan tingkat pentingnya implementasi dari aplikasi terkait b. keberadaan dari sistem existing c. tingkat resiko dari implementasi aplikasi d. keuntungan potensial yang akan didapatkan, serta e. dampak terhadap organisasi. Akomodasi kebutuhan bisnis dapat didasarkan pada portofolio aplikasi yang dibuat berdasarkan arsitektur aplikasi yang telah didefinisikan sebelumnya. Tiap-tiap aplikasi memiliki peran-peran bagi enterprise seperti pada gambar 4.
Gambar 4 Portopolio Aplikasi Sebuah penjadwalan pelaksanaan implementasi perlu dibuat dengan memperhatikan pada estimasi waktu implementasi, serta waktu dimulai dan diselesaikan. Implementasi aplikasiaplikasi yang telah didefinisikan haruslah sesuai dengan urutan aplikasi yang telah diidentifikasi. Penjadwalan implementasi aplikasi-aplikasi untuk studi kasus enterprise Hotel Rose Inn Pangandaran dipaparkan pada tabel gambar 5.
4
Tabel 2 Matriks Pengelompokan Kelas Data
Tabel 3 Pengaturan Kembali Arsitektur Informasi
5
3.
mempengaruhi terkait dengan sistem informasi Hotel Rose Inn Pangandaran. Arsitektur enteprise ini harus selalu di kelola dan di evaluasi secara berkesinambungan untuk mengikuti kebutuhan fungsi bisnis yang di perlukan di Hotel Rose Inn Pangandaran
DAFTAR PUSTAKA Aradea, MT. 2012. Diktat Kuliah Sistem Informasi. Tasikmalaya Aradea, MT. 2007. Diktat Kuliah Pengantar Teknologi Informasi. Tasimalaya Jurusan Teknik Informatika FT-UNSIL. 2012. Pedoman Kerja Praktek Dan Tugas Akhir. Dokumen Resmi Jurusan Teknik Informatika FT-UNSIL. Tasikmalya Nadien.2012.http://nadiendiena.wordpress.com/201 2/12/28/sistem-informasi-erhotelan// (diakses tanggal 22September2013) Surendro, K. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung : Informatika. Wijayanto, Asri. 2009. Pengertian enterprise architechture planning. Tersedia: http://hsifles.wordpress.com/2009/05/07/e nterprise-architecture-planning/(diakses tanggal 21 Mei 2013)
Gambar 5 Waktu Implementasi aplikasi 5.
KESIMPULAN Perencanaan arsitektur enterprise yang diterapkan dalam studi kasus sebuah Hotel yang terletak di Kabupaten Pangandaran, memberikan dokumentasi yang dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Hasil perencanaan Arsitektur Data yang dibuat, diperoleh sebanyak 30 entitas data dan sebuah diagram E-R untuk masing – masing area fungsi dari Hotel Rose Inn Pangandaran 2. Hasil perencanaan Arsitektur Aplikasiyang telah dibuat diperoleh sebanyak 8 aplikasi. Sebuah aplikasi (10%) di modifikasi dari aplikasi exsisting, 3 aplikasi (40%) di ganti di pisahkan dari aplikasi exsisting menjadi aplikasi dengan basis data dan dengan pengaturan akses kemudian 4 aplikasi (50%) dilakukan pengembangan baru. 3. Arsitektur teknologi, yang terdiri dari 18 prinsip teknologi, konfigurasi teknologi serta arsitektur bisnis dan distribusi landasan teknologi dengan aplikasi dan fungsi bisnis. 4. Dari penelitian ini, telah di hasil kan blueprint IT yang dapat menjadi dasar bagi pengembangan, pengelolaan dan penggunaan sistem informasi agar sesuai dengan visi misi Hotel Rose Inn Pangandaran dalam mendukung tujuan – tujuan bisnis enterprise.
6.
SARAN Saran-saran yang dapat disampaikan setelah melakukan aktifitas penerapan enterprise architechture palnning untuk perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi perhotelan di Hotel Rose Inn Pangandaran. 1. Pembuatan dan penerapan perencanaan arsitektur enterprise disarankan agar dilakukan oleh pihak-pihak terkait dalam enterprise yang mengerti seluk-beluk keberjalanan bisnis dari enterprise tersebut dan dibantu oleh tenaga ahli yang kompeten dalam bidang perencanaan sistem informasi. 2. Proses implementasi blueprint IT mengenai rancangan arsitektur enterprise yang telah dibuat, selain mempertimbangkan faktor IT terkini, harus mempertimbangkan juga faktor lainnya, misalnya budaya organisasi termasuk perubahan dan pengelolaannya, kesiapan organisasi serta hal lainnya yang dapat
6
