PENENTUAN MODEL MANAJEMEN PROYEK: Pendekatan Studi Kasus (PT Bakrie Telecom, tbk.)
PROYEK AKHIR Oleh: TENGKU REZA SYAHREZAL NIM : 29106397
Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2008
ABSTRAK
Penentuan Model Manajemen Proyek: Pendekatan Studi Kasus (PT Bakrie Telecom, tbk) TENGKU REZA SYAHREZAL NIM: 29106397 Tanggal Lulus Ujian Akhir: 6 Juni 2008 Tanggal Wisuda : 19 Juli 2008 Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung, 2008 Pembimbing: Dr. Ir. Aries Feizal Firman, MBA. Penggunaan manajemen proyek pada era globalisasi ini, bagi perusahaan-perusahaan penyedia layanan telekomunikasi menjadi sangat penting. Dengan perubahan teknologi IT dan telekomunikasi yang berkembang sangat cepat, perusahaan juga harus memiliki strategi manajemen proyek yang matang untuk dapat mengikuti perkembangan ini. Selain perumusan strategi juga diperlukan pembentukan bisnis proses yang tepat untuk dapat membuat alur yang tepat bagi organisasi yang terbentuk. Dengan adanya bisnis proses untuk menunjang manajemen proyek yang dikembangkan sesuai dengan bertumbuhnya sistem IT yang ada yang mampu membantu perusahaan agar lebih efektif dan efisien dalam mengelola bisnisnya, maka proyek tersebut perlu dikerjakan oleh sumber daya manusia (manajer proyek, dan semua yang aktif berkecimpung di dalam proyek) yang kompeten untuk dapat menyelesaikan proyek yang berkualitas dan sesuai waktu dan biaya yang ditetapkan sebelumnya. Penyelesaian sebuah proyek harus sesuai dengan kontrak yang dibuat sebelumnya. Pada dasarnya kontrak ini akan berbeda sesuai dengan model manajemen proyek yang digunakan. Saat ini PT Bakrie Telecom, tbk. menggunakan model manajemen proyek non-turnkey, dimana ada model lainnya seperti turnkey dan managed service yang dapat dipilih sesuai kebutuhan perusahaan. Pemilihan model ini akan sangat bergantung dengan struktur organisasi perusahaan dan kemampuan manajemen proyek perusahaan. Riset ini menggunakan model PMMM (Project Management Maturity Model) sebagai alat bantu menilai kematangan manajemen proyek yang digunakan pada PT Bakrie Telecom, tbk. Dengan menggunakan PMMM dapat dianalisa lima dimensi utama yaitu common language, common processes, singular methodology, benchmarking dan continuous improvement, yang akhirnya akan menghasilkan suatu hasil penilaian yang dapat dianalisa untuk menentukan model manajemen proyek yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan PT Bakrie Telecom, tbk. Dengan pendekatan studi kasus, maka riset ini akan menunjukkan model yang tepat bagi PT Bakrie Telecom, tbk. yang akan menjadikan bisnis proses didalamnya lebih mudah dan tepat guna. Key issues : Turnkey, Non-Turnkey, Managed Services, dan Maturity Model
iii
ABSTRACT Project Management Model Determination: Case Study Approach (PT Bakrie Telecom, tbk.) TENGKU REZA SYAHREZAL NIM: 29106397
Date graduated from final test : June 6, 2008 Graduation date : July 19, 2008 Master program, Bandung Institute of technology Counselor: Dr. Ir. Aries Feizal Firman, MBA. In this globalization era, the enforcement of project management becomes severely more important for telecommunication services providers. Due to the rapid development in IT and telecommunication now days, companies are also forced to have a falsified project strategies in order to counterbalance with these rapid-growth happening in our society. Forming a proper business process is another crucial factor which will stand as the guideline of shaping a proper path for the organization as well as to affirm project management that will help the company to become more effective and efficient in persisting their business. Project management itself, evolving side –by-side with the IT system evolution. Having said so, this project demands highly competence human resources (project manager and all staff that related to the project) to dealt with the project with quality and accomplished the project punctually in timing and precisely on budgeting, as they were agreed previously. The accomplishment of a project abides by the previous contract made. The type of the contract chosen depends on the project management model applied. At present, PT Bakrie Telecom, tbk. is using a non-turnkey project management model amongst the model choices of turnkey and managed service. The model preference will most likely dependable towards the company’s organization structure and project management capability. This research is utilizing the PMMM (Project Management Maturity Model) as an assisting instrument in order to gain few judgments towards the falsification of the project management implemented in PT Bakrie Telecom, tbk.With PMMM, we can analyze five core dimension which are: common language; common processes; singular methodology; benchmarking and continuous improvement which will precede to a result value that can be analyze in order of determining which project management model that would be properly best-suited PT Bakrie Telecom, tbk. requirements. With the case study approach, this research will establish the rectify model for PT Bakrie Telecom, tbk. which will construct the ongoing business process within to become even more efficient and effective. Key issues : Turnkey, Non-Turnkey, Managed Services, and Maturity Model
iv
PENENTUAN MODEL MANAJEMEN PROYEK: Pendekatan Studi Kasus (PT Bakrie Telecom, tbk)
Oleh: TENGKU REZA SYAHREZAL NIM: 29106397
Program Studi Manajemen Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung
Menyetujui
Pembimbing Akademik:
(Dr. Ir. Aries Feizal Firman, MBA)
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas semua berkat dan pimpinanNya, sehingga periset dapat menyelesaikan laporan proyek akhir mengenai penentuan model manajemen proyek dengan pendekatan studi kasus (PT Bakrie Telecom, tbk). Laporan Proyek Akhir ini disusun sebagai salah satu persyaratan kurikulum pendidikan di Magister Administrasi Bisnis (MBA), Institut Teknologi Bandung.
Periset menyadari dalam penyusunan laporan proyek akhir ini masih banyak kekurangan dan ketidaksempurnaan. Hal ini disebabkan keterbatasan kemampuan, pengetahuan dan pengalaman periset. Untuk itulah dengan kerendahan hati periset sangat menghargai kritik dan saran yang membangun. Periset berharap laporan proyek akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak dan dapat dilakukan riset selanjutnya berdasarkan laporan proyek akhir ini.
Dalam kesempatan ini, periset ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, membimbing, mendorong, memberi semangat dan mendoakan selama periset melakukan penelitian dan menyusun laporan proyek akhir hingga dapat terselesaikan dengan baik. Ucapan terima kasih tersebut ditujukan kepada : 1. Bapak Dr. Ir. Aries Feizal Firman, MBA., selaku dosen pembimbing utama dan Bapak Harimukti Wandebori, MBA, Ph.D., selaku dosen pembimbing kedua yang dengan kesabarannya memberikan bimbingan, pengarahan dan bantuan di sela-sela kesibukannya. 2. Seluruh Fasilitator dan pengajar MBA, ITB. Terima kasih untuk pembelajaran dan pengalaman dengan proses yang sangat berarti selama perkuliahan. 3. Pimpinan dan staf Program MBA, ITB. 4. Pimpinan dan staf Perpustakaan MBA dan SBM ITB. Ibu Rika dan Minar, Terima kasih untuk persahabatan dan kebersamaan. v
5. Bapak John Welly, Bapak Rudy Bekti, Bapak Dermawan Wibisono, sebagai nara sumber wawancara dari pakar akademisi. 6. Bapak Achmad Setyawan, sebagai pembimbing lapangan, Terima kasih untuk kesempatan dan bimbingan selama penulis melaksanakan penelitian di PT Bakrie Telecom, tbk. 7. Bapak Martayedo Idris, Bapak Supariyadi, Ibu Yulia, dan Bapak Yusron Hakim, sebagai nara sumber dari PT Bakrie Telecom, tbk. 8. Bapak Ir. Bambang B., MT., Bapak Erras Hermawan, ST, MT., Bapak Zaki dari NEC, dan Bapak Anton dari Huawei Telecommunication sebagai nara sumber wawancara dari pakar praktisi.
Yang terakhir dan terpenting, 1. Kedua Orang Tuaku, Terima kasih untuk doa yang tiada henti. Proyek Akhir ini kudedikasikan untuk Kalian. 2. Keluarga besar H. M. Khambali T. S., SH., atas doa dan kesabarannya. 3. Istriku tercinta Nurul Shakuntala Murti, SIP. Yang selalu menemani dan memberi semangat, juga untuk anak-anakku tercinta Tengku Khairan Syahrashad. dan Cleo Reizzelv, terimakasih atas cinta kasih kalian. 4. Rekan-rekan MBA ITB, Angkatan 36 Terima kasih untuk bantuan, dukungan dan persabatan selama perkuliahan, serta angkatan lainnya yang memberikan masukan secara langsung ataupun tidak langsung. Semoga Tuhan melimpahkan berkah-Nya kepada semua pihak yang telah banyak membantu selama masa penelitian dan penyusunan riset ini. Akhir kata periset berharap hasil riset ini dapat berguna bagi semua pihak yang membutuhkan. Apabila terdapat saran atau perntanyaan dapat menghubungi periset pada alamat email
[email protected].
Bandung, Juni 2008
Periset vi
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN SAMPUL
i
HALAMAN PENGESAHAN
ii
ABSTRAK
iii
ABSTRACT
iv
KATA PENGANTAR
v
DAFTAR ISI
vii
DAFTAR TABEL
x
DAFTAR GAMBAR
xi
DAFTAR GRAFIK
xiv
DAFTAR PERSAMAAN KATA
xv
DAFTAR LAMPIRAN
xvii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Riset
1
1.2. Profil Perusahaan
5
1.2.1. Sejarah Perusahaan
6
1.2.2. Visi, Misi, dan Values Perusahaan
8
1.2.3. Struktur Organisasi
9
1.3. Lingkup Bidang Usaha
11
1.3.1. Teknologi
12
1.3.2. Keunggulan Bakrie Telecom
13
1.3.3. Kelemahan Bakrie Telecom
14
1.3.4. Target Perusahaan
15
1.3.5. Tantangan Bisnis
16
1.4. Tujuan Riset
18
1.5 Ringkasan Metode Riset
18 vii
1.6. Cakupan Riset
19
1.7. Struktur Riset
20
BAB II STUDI LITERATUR DAN LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Project Management
22
2.1.1. Turn Key Project
24
2.1.2. Non-Turn Key Project
27
2.1.3. Managed Services
28
2.2. Sejarah Maturity Model pada Management Project
33
2.2.1. Project Management Maturity Model (PMMM)
35
2.2.2. Organization Project Management Maturity Model (OPM3)
38
2.2.3. Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model (P3M3)
42
2.2.4. PRINCE2 Maturity Model (P2MM) 2.3. Studi Literatur Awal
44 45
BAB III METODOLOGI 3.1. Conceptual Framework
60
3.2. Keuntungan Menggunakan Maturity Model Dalam Manajemen Proyek
61
3.3. Penggunaan PMMM Pada Manajemen Proyek Bakrie Telecom
63
3.4. Teknik Pengumpulan Data
64
3.5. Rencana Analisa Data Menggunakan Triangulation
65
BAB IV STUDI KASUS 4.1. Analisa Hasil Assessment
67
4.1.1 Analisa Dimensi PMMM
67
4.1.1.1 Analisa Dimensi Common Language
67
4.1.1.2 Analisa Dimensi Common Processes
75
viii
4.1.1.3 Analisa Dimensi Singular Methodology
83
4.1.1.4 Analisa Dimensi Benchmarking
99
4.1.1.5 Analisa Dimensi Continuous Improvement
108
4.1.1.6 Analisa Resiko
117
4.1.2. Analisa Kesenjangan
120
4.2. Analisa Penggunaan Model Manajemen Proyek
121
4.3. Preliminary Model dengan Variabel dan Dimensi
122
4.4. Pilot Case
125
4.5. Revisi Model Pilot Case
127
4.6. Case Final
131
BAB V ANALISA TEMUAN 5.1. Analisa Pattern Matching
134
5.2. Studi Literatur Pendukung
139
5.2. Model Akhir (Emerging Model)
150
BAB VI KESIMPULAN DAN REKOMENDASI 6.1. Kesimpulan
153
6.2. Kontribusi dan Implikasinya Terhadap Riset dan Prakteknya
155
6.3. Keterbatasan Riset
157
6.4. Rekomendasi Riset Selanjutnya
157
DAFTAR PUSTAKA
xviii
LAMPIRAN
xxii
ix
DAFTAR TABEL
Tabel I.1. Operator telekomunikasi di Indonesia
3
Tabel II.1. Perbedaan opsi kontrak Public-Private Partnership
32
Tabel II.2. Tingkatan maturity pada P3M3
43
Tabel II.3. Perbedaan mendasar antara P2MM dan P3M3
45
Tabel II.4. Sumber konflik utama dan rekomendasi untuk meminimalkan konsekuensi disfungsional
49
Tabel II.5. Perbedaan karakteristik eTOM dan ITIL
52
Tabel II.6. Harapan perubahan pada fokus model bisnis
56
Tabel IV.1. Hasil analisa tingkat 1PMMM dari BTEL
73
Tabel IV.2. Hasil analisa tingkat 2 PMMM dari BTEL
81
Tabel IV.3. Hasil analisa tingkat 3 PMMM dari BTEL
96
Tabel IV.4. Perbedaan antara Project Office dengan Center Of Excellence
104
Tabel IV.5. tingkat resiko pada PMMM
117
Tabel IV.6. Variabel-variabel dari model manajemen proyek
122
Tabel IV.7. Keuntungan dari penggunaan model turnkey dibandingkan dengan model lainnya di BTEL
133
Tabel V.1. Pattern matching antara variabel proyek turnkey dengan kemampuan BTEL
135
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar I.1. Milestones PT Bakrie Telecom, Tbk
8
Gambar I.2 Struktur organisasi manajemen tingkat atas dari Bakrie Telecom
10
Gambar I.3 Struktur organisasi PT Bakrie Telecom, tbk. khusus bagian Network Services
11
Gambar I.4. Life cycle dari sebuah proyek
20
Gambar II.1 Variabel utama dalam sebuah manajemen proyek
22
Gambar II.2. Hubungan antara sebuah proyek dengan para stakeholders.
23
Gambar II.3. Aplikasi model-model managed services sesuai dengan tingkat resiko
29
Gambar II.4 Aplikasi model-model managed services sesuai dengan kepemilikan proyek
30
Gambar II.5. Efek keakuratan dari hasil pembelajaran
35
Gambar II.6. Perencanaan strategi dasar perusahaan
36
Gambar II.7. 5 tingkatan dari Project Management Maturity Models
37
Gambar II.8. OPM3 menjembatani jurang diantara strategi perusahaan dan kesuksesan sebuah proyek
39
Gambar II.9. Elemen dasar dari OPM3: Knowledge, Assesment dan Improvement 39 Gambar II.10. Lingkaran Proses dari penggunaan OPM3
40
Gambar II.11. Konstruksi proses dari OPM3
41
Gambar II.12 Organizational Project Management Maturity meningkat sesuai kematangannya dalam manajemen proyek
42
Gambar II.13. Proses PMO dalam berorganisasi
48
Gambar II.14. Siklus culture shock
49
Gambar II.15. TOM sebagai model bisnis proses
53
xi
Gambar II.16. Perkembangan teknologi sistem Informasi dan komunikasi yang berlipat
54
Gambar II.17. Framework dari penggunaan proses end-to-end dari Etom
55
Gambar II.18. Sebuah hirarki dari sistem
58
Gambar II.19. Pentingnya sebuah sistem didalam organisasi
58
Gambar III.1 Conceptual Framework riset studi kasus
60
Gambar III.2. Manajemen proyek yang kompetitif
62
Gambar III.3. Pelaksanaan Proyek Jaringan Telekomunikasi
63
Gambar IV.1. Total Quality Management Framework.
70
Gambar IV.2. Siklus kehidupan pada project management maturity tingkat 2
76
Gambar IV.3. Beberapa komponen untuk memiliki kemampuan bertahan hidup
78
Gambar IV.4. The Hexagon of excellent dari karakteristik metodologi tunggal
85
Gambar IV.5. Proses-proses yang secara total terpisah
86
Gambar IV.6. Proses-proses yang terintegrasi secara total
87
Gambar IV.7. Langkah untuk membentuk strategi perubahan
88
Gambar IV.8. Proses-proses yang terintegrasi pada era abad ke-21
89
Gambar IV.9. konsep benchmarking
102
Gambar IV.10. Kesempatan-kesempatan dalam meningkatkan proses-proses yang ada secara kuantitatif
106
Gambar IV.11. Kesempatan-kesempatan dalam meningkatkan proses-proses yang ada secara kualitatif
107
Gambar IV.12. Faktor-faktor yang mendukung continuous improvement
110
Gambar IV.13. Lima tingkatan dari maturity
113
Gambar IV.14. Opsi struktur matriks organisasi BTEL
126
Gambar IV.15. Opsi struktur organisasi BTEL akhir
132
Gambar V.1. 4 jenis budaya korporat berdasarkan formalisasi dan sentralisasi
139
xii
Gambar V.2. Struktur organisasi tradisional
140
Gambar V.3. Pembagian struktur organisasi manajemen proyek berdasarkan departemen
141
Gambar V.4. Struktur orgasisasi line-staff
141
Gambar V.5. Struktur organisasi murni berdasarkan produk
142
Gambar V.6. Organisasi matriks murni
142
Gambar V.7. Modifikasi organisasi matriks
143
Gambar V.8. Klasifikasi biaya
144
Gambar V.9. Aplikasi outsourcing didalam organisasi
146
Gambar V.10. Kategori dari dokumen prosedur didalam work breakdown structure
147
Gambar V.11. Sebuah contoh aplikasi EAI middleware menghubungkan beberapa sistem informasi bisnis didalam perusahaan Gambar V.12. Proses yang berjalan dalam model manajemen proyek DN&C
148 149
Gambar V.12. Emerging struktur organisasi BTEL dan hubungannya dengan vendor
151
xiii
DAFTAR GRAFIK
Grafik I.1. Blended ARPU industri telekomunikasi Indonesia tahun 2005
14
Grafik IV.1. Hasil penilaian PMMM tingkat 1 pada 3 region di BTEL
74
Grafik IV.2. Hasil penilaian PMMM tingkat 2 pada 3 region di BTEL
84
Grafik IV.3. Hasil penilaian PMMM tingkat 3 pada 3 region di BTEL
98
Grafik IV.4. hasil penilaian PMMM tingkat 5 pada region Jakarta di BTEL
116
xiv
DAFTAR PERSAMAAN KATA
Benchmarking
Sebuah usaha peningkatan kinerja, proses yang sistematis dan berkelanjutan melalui evaluasi produk, jasa dan proses kerja dengan melakukan perbandingan terhadap perusahaan lain.
BOO
Singkatan dari Build-Own-Operate
BOT
Singkatan dari Build-Operate-Transfer
BOOT
Singkatan dari Build-Own-Operate-Transfer
BTO
Singkatan dari Build-Transfer-Operate
B(L/O)T
Singkatan dari Build-Lease/Own-Transfer
CMM
Singkatan dari Capability Maturity Model
COE/PO
Singkatan dari Center of Excellence/ Project Office
EPM
Singkatan dari Enterprise Project Management
eTOM
Singkatan dari enhanced Telecom Operations MAPTM, yaitu sebuah katalog standar dari beberapa kategori elemen proses dan sebuah framework proses perusahaan untuk industri ICT.
ICT
Singkatan dari Information Communication Technologies.
ITIL
Singkatan dari Information Technology Infrastructure LibraryTM , yaitu sebuah panduan yang bukan merupakan standar untuk manajemen layanan IT/ICT
Managed services
Sebuah model manajemen proyek yang ditangani secara keseluruhan dari persiapan, pembangunan hingga operasional proyek oleh sebuah kontraktor utama untuk seluruh penyelesaian proyek dan berhubungan sebagai partner dengan pemilik proyek
MBNQA
Singkatan dari Malcolm Balridge National Quality Award
Non-Turnkey
Sebuah model manajemen proyek yang ditangani oleh beberapa kontraktor dan supplier dipetunjuk pemilik proyek untuk seluruh penyelesaian proyek
Pattern Matching
Sebuah metode mencocokkan hasil riset dengan beberapa variabel. xv
PMBOK
Project Management Book of Knowledge, merupakan standar penanganan manajemen proyek yang dibuat oleh Project Management Institute Inc. dari Amerika Serikat.
PMO
Singkatan dari Program/ Project Management Office
PPP
Singkatan dari Public-Private Partnership
PRINCE
Merupakan standar penanganan manajemen proyek yang dibuat oleh OGC dari Inggris.
P1M3
Kata lain dari PMMM, singkatan dari Project Management Maturity Model
P2M3
Singkatan dari PRINCE Project Management Maturity Model
P3M3
Singkatan dari Portfolio, Programe, & Project Management Maturity Model
OPM3
Singkatan dari Organization Project Management Maturity Model
QoS
Singkatan dari Quality of Services
Triangulation
Sebuah metode penguatan hasil pencarian dan penemuan data
TQM
Singkatan dari Total Quality Management
Turnkey
Sebuah model manajemen proyek yang ditangani oleh sebuah kontraktor utama untuk seluruh penyelesaian proyek
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman Lampiran A
i
Lampiran B
ii
Lampiran C
iii
xvii
