PENEMUAN AUDIT EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM POLITEKNIK METrO KUANTAN 17- 18 MAC 2016
1
KOMPONEN PENILAIAN A. Keperluan Utama Pelaksanaan
B. Ruang Tempat Kerja/ Pejabat
C. Tempat Umum
D. Keselamatan Persekitaran
E. Kawasan Persekitaran Pejabat
F. Tempat Khusus 2
KOMPONEN A A1. Dasar/ Polisi EKSA A2. Struktur JK Pelaksana A3. Penglibatan Pengurusan Atasan A4. Penilaian A5. Pengiktirafan
A6. Pembudayaan Kreativiti & Inovasi A7. Tindakan Penjimatan/Go Green 3
KOMPONEN B – FIZIKAL B1. Lantai : Berkeadaan baik & Program Pemantauan
B2. Dinding & Siling : Berkeadaan baik & Perhiasan
B3. Lampu & Soket : Berkeadaan baik
4
KOMPONEN B – KEPERLUAN UMUM B4. Susun Atur Peralatan
B5. Keadaan Peralatan B6. Pelabelan & Papan Tanda/ Tanda Arah B7. Perhiasan B8. Keperluan Umum 5
KOMPONEN B – RUANG KERJA B9. Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja B10. Bilik Pegawai B11. Stor Peralatan Pejabat B12. Bilik Fail
B13. Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi B14. Bilik Pemandu B15. Bilik Server/Terperingkat 6
KOMPONEN C – TEMPAT UMUM C1. Lobi Utama/ Ruang Hadapan C2. Kaunter Utama
C3. Ruang Menunggu C4. Laluan Utama/Koridor C5. Bilik Mesyuarat 7
KOMPONEN C – TEMPAT UMUM C6. Perpustakaan/ Pusat Sumber C7. Surau/ Bilik Solat
C8. Lif C9. Pantri/ Tempat Minum C10. Tandas 8
KOMPONEN D – KESELAMATAN PERSEKITARAN D1. Pelan Tindakan Kecemasan D2. Pendawaian/ Kabel D3. Peralatan Pencegahan Kebakaran D4. Laluan/Tangga Kecemasan D5. Kunci 9
KOMPONEN E – KAWASAN PERSEKITARAN
Tempat Meletak Kenderaan
Kawasan Persekitaran
10
KOMPONEN F – TEMPAT KHUSUS Bilik Kuliah
Bilik/ Pejabat Pensyarah
Bilik MPP
Makmal Komputer
Bengkel/ Dapur dan Restoran
Bilik Gunasama (Contoh: Bilik makmal, Komputer dll) 11
90-100%
80-89.9%
0-79.9%
Cemerlang (Layak dipersijilkan)
Baik (Layak dipersijilkan selepas penambahbaikan) Kurang Memuaskan (Belum Layak dipersijilkan)
HASIL PENEMUAN AUDIT
13
ZON WESTERN AUDITOR:
HASLINA BINTI AHMAD MUZAKIR
NURUL SAFAWATI BINTI ABD AZIZ
BILIK PEMANDU
SEBELUM
SELEPAS
ULASAN : PERUBAHAN TELAH DILAKUKAN DENGAN MENUKAR RUANG BILIK KEPADA BILIK REHAT
MEJA KERJA BILIK PEMANDU
SEBELUM
SELEPAS
ULASAN : RUANG KERJA YANG KEMAS DAN BERSIH
DAPUR LATIHAN
SEBELUM
SELEPAS
ULASAN : RAK PERALATAN TELAH DILABELKAN DENGAN BAIK
1
2
ULASAN : 1. STOR PERALATAN PINGGAN MANGKUK TELAH DISUSUN DAN DILABEL DENGAN BAIK 2. SOP MAJORITI PERALATAN TELAH DIWUJUDKAN
LOBI UTAMA
1
2
3
ULASAN : 1. STOR PERALATAN UTAMA TELAH DISUSUN DENGAN KEMAS DAN TERATUR 2. STOR LINEN RESTORAN LATIHAN TELAH DISUSUN MENGIKUT KATEGORI DENGAN KEMAS DAN TERSUSUN 3. LABELING PENJIMATAN AIR DAN ETIKA PENGGUNAAAN TANDAS DI LOBI TELAH DISEDIAKAN
HASIL PENEMUAN AUDIT (PERLU PENAMBAHBAIKAN)
20
BASEMENT
1
2
3
ULASAN : 1. LONGKANG MASIH DIPENUHI AIR 2. RUANG BILIK YANG TIDAK BERSIH DAN SURAM 3. CLAM DAN PAPAN TANDA BERADA DITEMPAT YANG TIDAK SEPATUTNYA
LOBI
1
2
3
ULASAN : 1. PASU BUNGA HIASAN YANG TIDAK BERIMEJ KORPORAT 2. MEJA KAUNTER UTAMA YANG BERSELERAK DAN TIDAK KEMAS 3. BUKU PELAWAT YANG TIDAK DIKEMASKINI
ARAS PENTADBIRAN
1
2
3
ULASAN : 1. BARANG PERIBADI PERLU DI ALIHKAN 2. RAK HEP YANG TIDAK KEMAS DAN TIDAK TERSUSUN 3. MEJA KERJA PA PENGARAH YANG MASIH TIDAK KEMAS DAN TIDAK TERSUSUN
ARAS PENTADBIRAN
1
4
2
3
ULASAN : 1. LACI ALAT TULIS YANG PERLU DISUSUN DENGAN RAPI LAGI 2. ART WALL YANG TIDAK DIGANTUNGKAN 3. PENUTUPAN RUANG TERBUKA DENGAN FAIL 4. LIPAS DI JUMPAI DALAM LACI BILIK PENGARAH
RUMUSAN SYOR
PENAMBAHBAIKAN •
Suasana EKSA masih tidak ketara dan tiada tanda atau makluman ketika memasuki setiap zon.
•
Terdapat barang atau alat yg tidak berkaitan disimpan di lokasi yang tidak sesuai contohnya di bilik elektrik.
•
Label PIC masih belum di letakkan di lokasi yang sepatutnya.
•
Penambahbaikan pada bahagianbahagian tertentu bangunan contohnya siling, pintu, lampu, penghawa dingin, cat dinding dan tandas.
•
Latihan khusus kepada pekerja pembersihan dan pengawal keselamatan untuk memberi maklumat asas berkaitan EKSA.
•
Promosi yang lebih giat perlu dilakukan contohnya “screen saver” dan televisyen di aras G.
•
Aktiviti “poly green” perlu dijalankan dengan lebih aktif supaya semua warga PMKU lebih peka dengan isu penjimatan (air & elektrik) dan kitar semula.
•
Keseragaman perlu diwujudkan mengikut zon. Kesesuaian dan ketetapan perlu dibuat oleh ketua/pengerusi zon bagi memudahkan PIC untuk melakukan penambahbaikan.
•
Sudut EKSA secara maya; disyorkan supaya diwujudkan tarikh akhir kemaskini dan juga bilangan pelawat yang melayari.
ZON EASTERN AUDITOR:
MARHAINI BINTI MARHAMIN
SAMSIDA AZILA BINTI ISHAK
KAWASAN BILIK SUIS & ICT
Cadangan: Masalah: 1.Relocate borang pembersihan. 2.Wayar di bilik ICT dalam keadaan tidak terurus.
1.Memastikan borang pembersihan berada di kawasan tandas. 2.Kemas dan pastikan wayar dalam keadaan selamat.
TANDAS LELAKI & PEREMPUAN
Cadangan:
Masalah: 1. Kepala paip tercabut / hilang. Walau bagaimanapun, paip masih boleh digunakan dengan elok. 2.Syiling rosak dan membahayakan pengguna. 3. Peralatan di bilik janitor tidak disusun dengan kemas.
1. Gantikan kepala paip yang hilang untuk memastikan keseragaman paip di semua tandas. 2. Syiling perlu diselenggara dengan segera. 3. Peralatan di bilik janitor perlu disusun dengan kemas. Dicadangkan supaya disediakan penyangkut untuk menggantung peralatan supaya mudah dicapai dan disusun semula selapas guna.
PEJABAT PENSYARAH
PEJABAT PENSYARAH Cadangan:
Masalah: 1.
2. 3.
4.
Susun atur perabot masih belum seragam. Masih tiada pelabelan di rak. Meja pensyarah yang masih kosong (belum bertuan) dijadikan tempat longgokan barang. Fail HEP masih belum diselenggara mengikut Arahan Keselamatan.
1. 2. 3. 4.
Susun perabot mengikut pelak Eksa Kemaskini pelabelan di rak. Pastikan meja kosong dikemas. Selenggara dan kemaskini fail HEP.
PEJABAT KJ (Akademik)
• • •
•
Masalah : Peti kunci tidak diselenggara mengikut Arahan Keselamatan. Masih terdapat rekod kunci boleh diakses oleh pelajar. Tiada kawalan keatas pengambilan dan pemulangan kunci. Perlukan pelabelan mengikut Arahan Keselamatan
• • • •
Cadangan : Selenggara kunci dan kotak kunci mengikut Arahan Keselamatan. Pensyarah tidak boleh menyuruh pelajar mengambil kunci bagi pihak pensyarah. Kemaskini dan selia buku log pengambilan kunci. Kemaskini kawalan pengambilan kunci dan sediakan kawasan spesifik menyimpan kunci kotak kunci.
BILIK PEPERIKSAAN
Masalah:
1) Komputer dan mesin pencetak gunasama tiada SOP. 2) Almari tidak disusun kemas dan tiada label. Sisih dan keluarkan toner terpakai, stok kertas serta kotak kosong. 3) Wayar komputer berselerak dan susun atur meja dalam keadaan tidak selamat.
Cadangan: 1) Peralatan / mesin perlu diletakkan SOP. 2) Almari perlu dikemas dan dilabel. Sisih dan keluarkan toner terpakai, stok kertas serta kotak kosong. 3)Perlu memastikan kawasan serta meja kerja sentiasa bersih dan kemas. Kemaskan wayar komputer dengan cable wrap.
RUANG GUNASAMA
Masalah: 1) Sebahagian rak / almari separuh masih belum dilabel. 2) Barang kemas tetapi kategori barang bercampur. 3) Terdapat banyak fail dan dokumen yang disimpan. Pastikan sama ada ianya masih digunakan atau perlu disisih. Fail yang masih belum digunakan dicadangkan untuk digunakan semula dan tidak dibuang.
Cadangan: 1) Kemaskan barang dan asingkan mengikut kategori. 2) Rak / almari perlu dikemas dan dilabel. 3) Sisih fail atau dokumen yang tidak digunakan lagi dan susun rak dengan kemas. Fail yang masih belum digunakan dicadangkan untuk digunakan semula dan tidak dibuang.
BUKU PANDUAN TELEFON
Masalah: 1) Senarai nombor telefon masih belum disediakan.
Cadangan: 1) Perlu mewujudkan Buku Direktori Telefon dan telefon sentiasa dalam keadaan bersih dan buku direktori hendaklah disusun dengan kemas pada setiap masa.
PANTRI
Masalah: 1.Tiada tatacara penggunaan peralatan guna sama seperti microwave dan toaster. 2. Terdapat barang-barang yang tidak diperlukan di bawah meja. 3. Terdapat kerusi pelajar dan kerusi lipat rekreasi di pantri.
Cadangan: 1.
Perlu mengadakan SOP bagi setiap peralatan guna sama.
2.
Kawasan pantri perlu dikemaskan.
3.
Pulangkan semula kerusi pelajar dan rekreasi ke tempat sewajarnya.
SURAU Masalah: 1) Susunan meja yang tidak teratur. 2) Susunan kain sembahyang tidak teratur.
Cadangan: 1) Perlu mengemas susun atur di dalam surau.
ZON FUSION AUDITOR:
MOHD FADLY BIN LAMRI
SHAHIRAH BINTI MUHAMMAD ZIN
Tingkat 6 (Audit EKSA 1)
Tingkat 6 – ruang gunasama
Tingkat 5, BK
Pasu BK6 - sisih
Tandas Tingkat 5
Tingkat 4
Perpustakaan
Ruang kerja (meja, laci) pegawai tidak mematuhi garis panduan EKSA
BKB 5
Tingkat 4
Makmal komputer
Kesan selotape kotorkan lantai MK1
MK 5
Koridor tingkat 4
Siling berlubang
Ruang bilik server, Tingkat 4 Tetulang fail
BKB 4
Menghalang fire extinguisher Meja perlu sisih & susun
Bilik MPP
Siling berlubang
Surau perempuan tingkat 4
Bilik Kuliah berteknologi BKB – Tingkat 3
RUMUSAN SYOR
PENAMBAHBAIKAN •
Suasana EKSA masih tidak ketara dan tiada tanda atau makluman ketika memasuki setiap zon.
•
Terdapat barang atau alat yg tidak berkaitan disimpan di lokasi yang tidak sesuai contohnya di bilik elektrik.
•
Label PIC masih belum di letakkan di lokasi yang sepatutnya.
•
Penambahbaikan pada bahagianbahagian tertentu bangunan contohnya siling, pintu, lampu, penghawa dingin, cat dinding dan tandas.
•
Latihan khusus kepada pekerja pembersihan dan pengawal keselamatan untuk memberi maklumat asas berkaitan EKSA.
•
Promosi yang lebih giat perlu dilakukan contohnya “screen saver” dan televisyen di aras G.
•
Aktiviti “poly green” perlu dijalankan dengan lebih aktif supaya semua warga PMKU lebih peka dengan isu penjimatan (air & elektrik) dan kitar semula.
•
Keseragaman perlu diwujudkan mengikut zon. Kesesuaian dan ketetapan perlu dibuat oleh ketua/pengerusi zon bagi memudahkan PIC untuk melakukan penambahbaikan.
•
Sudut EKSA secara maya; disyorkan supaya diwujudkan tarikh akhir kemaskini dan juga bilangan pelawat yang melayari.
MARKAH AUDIT ZON
MARKAH MOCK AUDIT (%)
MARKAH AUDIT DALAMAN PERTAMA (%)
WESTERN
48.36
70.60
EASTERN
58.00
72.50
FUSION
50.82
72.35
KESELURUHAN
52.40
71.80
55
PENEMUAN KESELURUHAN Secara keseluruhannya, didapati POLITEKNIK METrO KUANTAN adalah KURANG MEMUASKAN dan perlu penambahbaikan untuk mematuhi kehendak kriteria pensijilan EKSA MAMPU.
TINDAKAN SETERUSNYA: Melaksanakan tindakan penambahbaikan
57
SEKIAN Terima Kasih
58
