SISTEM INFORMASI PASCA SARJANA MAGISTER TEKNIK ELEKTRO UNIVERSITAS GUNADARMA : SUSBSISTEM PELAPORAN 1
Eka Pratiwi Indrayani (10107574) Dr. Tubagus Maulana Kusuma, SKom., MEngSc. 1 Jurusan Sistem Informasi Universitas Gunadarma
[email protected] 2 Universitas Gunadarma Jalan Margonda Raya No 100 Depok 16124
[email protected] 2
ABSTRAK Banyaknya informasi yang dibutuhkan dan tersebarnya informasi tersebut di berbagai tempat sehingga mengakibatkan data akademik sulit untuk dilakukan pengelolaan. Dengan itu program studi Pascasarjana Teknik Elektro Universitas Gunadarma membutuhkan suatu tempat yang mampu menampung informasi tersebut dalam satu tempat dan kemudian menyajikannya dalam bentuk laporan. Satu tempat tersebut adalah Sistem Informasi Pascasarjana Teknik Elektro. Dengan memanfaatkan teknologi web, perancangan sebuah Sistem Informasi Pascasarjana Teknik Elektro dengan subsistem pelaporan yang ada di dalamnya dapat dilakukan. Subsistem ini dapat menyajikan suatu laporan yang berkaitan dengan kegiatan akademik yang sedang berjalan maupun dalam hal perencanaan akademik di masa datang dan didukung oleh visualisasi berupa gambar diagram perbandingan. Oleh karena itu pelaporan ini dapat digunakan pengguna sistem untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Kata Kunci : Sistem Informasi, Laporan, PHP, CodeIgniter, MySQL ABSTRACT The amount of information needed and the spread of this information in various places so that the resulting data is difficult to do academic management. Accordingly Postgraduate Course of Electrical Engineering University Gunadarma need somewhere that can accommodate the information in one place and then represent it in a report. One such place is an Information Systems of Electrical Engineering Post-Graduate. By leveraging web technology, designing an Information Systems of Electrical Engineering Post-Graduate with reporting subsystem that is in it to do. This subsystem can provide a report relating to the ongoing academic activities and in terms of academic planning in the future and is supported by the visualization of an image comparison chart. Therefore users can use this reporting system to assist in decision making. Keywords : Information System, Report, PHP, CodeIgniter, MySQL
PENDAHULUAN Teknologi informasi kini semakin hari semakin dimanfaatkan untuk mempercepat serta meningkatkan tersedianya informasi secara tepat dan akurat. Terlebih dengan diciptakannya teknologi web dan pemrograman web sehingga memungkinkan untuk membuat suatu sistem berbasis web. Teknik elektro merupakan salah satu program pascasarjana di Universitas Gunadarma. Sistem standalone dan belum terintegrasi yang dimiliki program akademik pascasarjana telah berjalan sejak didirikannya program ini. Namun seiring dengan waktu berjalan, program pendidikan ini semakin banyak diminati dan berkembang sehingga memerlukan suatu sistem informasi yang dapat mencakup seluruh kegiatan akademik. Berdasarkan hal tersebut dibuatlah suatu sistem informasi terintegrasi berbasis web yang memiliki subsistem pelaporan yang menghasilkan informasi yang berguna di dalamnya. Kelebihan sistem ini selain terintegrasi adalah memiliki tingkatan pengguna yang dilengkapi dengan username dan password. Selain itu pengguna tidak perlu untuk meng install sebuah program pada komputer untuk dapat menjalankan sistem ini, dikarenakan sistem ini cukup diakses melalui web browser seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, dan web browser lainnya. Subsistem pelaporan yang ada dalam sistem informasi ini dapat menyajikan suatu laporan yang berkaitan dengan kegiatan akademik yang sedang berjalan maupun dalam hal perencanaan akademik di masa datang. Laporan disajikan dalam bentuk dokumen dan diagram. Oleh karena itu subsistem pelaporan ini dapat digunakan pengguna sistem untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Tujuan dari penelitian ini adalah perancangan, pengimplematasian, serta uji coba subsistem pelaporan pada sistem informasi pascasarjana sehingga dapat menghasilkan suatu informasi yang berguna untuk pemakai sistem dalam hal ini adalah pihak intern program pascasarjana teknik elektro.
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Sistem didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu. ”Sistem adalah kumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan” (Kadir, 2003). Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.
Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Komponen sistem informasi yang disebut blok bangunan yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Ke‐enam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen Sistem Informasi Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
Blok Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Blok kendali Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Manajemen Laporan Schedule Report Jadwal laporan dihasilkan secara berkala, baik itu harian, mingguan ataupun bulanan, yang didistribusikan secara luas kepada pengguna. Angka penjualan dan berbagai informasi produk misalnya, akan memerlukan pelaporan rutin. Laporan mengandung banyak informasi, namun hanya beberapa yang relevan atau berguna. Penggunaan sistem informasi, dapat digunakan secara cepat pada proses ini, terutama menyangkut keadaan saat itu. (Sukirno, 2006). On Demand Report Laporan berdasarkan permintaan sifatnya tidak terjadwal, dan diproduksi berdasarkan permintaan. Laporan jenis ini muncul untuk jenis keadaan tertentu. Misalnya kebutuhan informasi untuk menanggapi keluhan pelanggan tertentu. Laporan jenis ini tidak teratur dan dapat dihasilkan dengan cepat. Keadaan ini tidak terduga sebelumnya (Sukirno, 2006).
Exception Report Manajemen pengecualian memerlukan fokus pada situasi yang tidak terkendali. Laporan pengecualian adalah bagian dari fungsi kontrol dalam suatu organisasi, perlunya sinyal tindakan korektif, seperti terlambatnya pengiriman material dan pemasok. Kesalahan pelaporan akan terjadi, seperti memo kenaikan tiba-tiba terhadap barang atau proses tertentu, hal ini akan masuk ke dalam laporan pengecualian (Sukirno, 2006). Predictive Report Meramalkan masa depan sangatlah sulit, namun beberapa teknik seperti analisis deret waktu, korelasi, dan regresi serta simulasi latihan adalah metode yang dapat digunakan. Pelaporan secara efektif memenuhi kebutuhan untuk sensitifitas dan sangat penting bagi perencanaan (Sukirno, 2006). Summary Report Laporan jenis ini meringkas informasi dari berbagai sumber. Ringkasan dipertukarkan antar tingkat organisasi, dan memainkan peran penting bagi proses komunikasi (Sukirno, 2006).
HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan Basis Data Tahap awal dalam melakukan perancangan adalah perancanganbasis data pascasarjana. Basis data subsistem pelaporan dibentuk dari 18 (delapan belas) tabel yang saling berhubungan. Pada perancangan ini, dilakukan normalisasi untuk mendapatkan bentuk normal dari basis data. Proses normalisasi dilakukan dengan 3 (tiga) langkah. Pertama adalah menentukan bentuk tidak normal, lalu yang kedua adalah bentuk normal kesatu (1NF) dan terakhir adalah bentuk normal kedua (2NF). Bentuk normal kedua telah menggambarkan basis data secara keselurahan dan tidak ada field yang rangkap. Gambar 1. berikut adalah bentuk normal kedua (2NF) dari basis data pascasarjana.
Ket : *primary key **foreign key
Gambar 1. Bentuk Normal 2NF
Perancangan Proses Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem.
Gambar 2. Use Case Diagram Subsistem Pelaporan
Gambar 2. menggambarkan interaksi antara aktor dalam hal ini adalah admin dan user dengan use case di dalam suatu subsistem pelaporan. Pada subsistem pelaporan admin dan user memiliki hak yang sama untuk mengakses laporan. Laporan yang dapat diakses pengguna adalah laporan mahasiswa aktif, laporan mahasiswa tidak aktif, laporan tesis, laporan absen, laporan blanko, laporan nilai, laporan mahasiswa per angkatan, laporan mahasiswa per semester, laporan mahasiswa lulus, laporan mahasiswa belum lulus, laporan trend peminatan, laporan jumlah mahasiswa berdasarkan jenis kelamin (laki-laki dan perempuan), dan laporan jumlah kehadiran mahasiswa pada semester berjalan. Laporan disajikan dalam bentuk tabel pada layar, dalam format dokumen PDF dan juga dalam bentuk diagram pie ataupun batang yang disediakan pada beberapa laporan yaitu laporan mahasiswa lulus dan belum lulus, laporan trend peminatan, laporan mahasiswa berdasarkan jenis kelamin, laporan IPK rata-rata mahasiswa per peminatan dan angkatan, dan laporan kehadiran.
Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan aktivitas pengguna sistem terhadap subsistem pelaporan. Gambar 3. adalah salah satu activity diagram dari laporan yang tersedia dalam subsistem pelaporan.
Gambar 3. Activity Diagram Laporan Tren Peminatan
Laporan dapat diakses setelah pengguna berhasil masuk ke dalam sistem dengan username dan password yang valid. Lalu sistem akan menampilkan halaman menu utama. Setelah menu utama tampil maka pengguna dapat memilih menu report dan dilanjutkan dengan memilih menu report peminatan. Pada halaman report peminatan, pengguna diminta untuk memasukkan periode tahun dari tahun sekian sampai sekian. Akan tampil penyajian laporan tren peminatan dalam bentuk sebuah diagram batang setelah disubmit. Data laporan ini didapat dari tabel tbl_mahasiswa dalam basis data dan melakukan query hitung jumlah mahasiswa dimana tahun masuk sekian dikelompokkan berdasarkan peminatan yang ada pada program studi Teknik Elektro pascasarjana.
Sequence Diagram
Gambar 4. Sequence Diagram Subsistem Pelaporan
User mengirim pesan kepada sistem untuk melakukan login. Sistem merespon pesan dengan melakukan pengecekan dari login user
Jika validasi benar maka sistem
mengirimkan pesan kembali kepada user bahwa login berhasil. User dapat masuk ke dalam subsistem pelaporan lalu pengaksesan laporan.
Perancangan Antar Muka Antar Muka Halaman Login Sebelum pengaksesan laporan, pengguna tentu harus melewati halaman login untuk masuk ke dalam sistem. Dalam halaman login, pengguna diminta untuk memasukkan username dan password seperti terlihat pada gambar 5. Lalu klik tombol login untuk masuk. Setelah itu sistem akan menampilkan halaman menu utama sebagai tampilan awal.
Gambar 5. Antar Muka Halaman Login
Antar Muka Laporan Tren Peminatan
Gambar 6. Antar Muka Laporan Tren Peminatan
Penyajian laporan ini menggunakan diagram batang sebagai visualisasinya. Hal tersebut karena kebutuhan pengguna yang membutuhkan suatu perbandingan yang nyata dari setiap peminatan.
Antar Muka Laporan Tren IPK Rata - rata
Gambar 7. Antar Muka Laporan Tren IPK Rata – rata
Gambar 8. Diagram Batang Tren IPK Rata – rata Laporan tren IPK rata – rata ditampilkan dalam bentuk tabel dan diagam batang.
Pada gambar 7. laporan IPK rata – rata bedasarkan peminatan dan angkatan. Selanjutnya dari tabel tersebut dapat divisualisasikan dalam bentuk diagram batang (gambar 8.).
Hasil Uji Coba Kecepatan Akses Laporan pada Browser dan Besar Ukuran File
Tabel 1. Kecepatan Akses Laporan Browser Laporan
Laporan
Mozilla Firefox (sec)
Internet Explorer (sec)
Google Chrome (sec)
1.00
0.82
1.90
1.19
1.12
1.55
3.95
2.23
1.47
2.77
2.20
1.86
Laporan Nilai
1.31
1.02
1.41
Laporan Absen
1.43
1.14
1.41
Laporan Blanko
1.32
1.22
1.32
Laporan Tesis
1.48
1.27
1.95
per
1.84
1.63
1.39
per
1.17
1.11
1.53
Tren
1.73
1.03
2.29
Mahasiswa Aktif Laporan Mahasiswa Tidak Aktif Laporan Mahasiswa Lulus (chart) Laporan Mahasiswa Belum
Lulus
(chart)
Laporan Mahasiswa Angkatan Laporan Mahasiswa Semester Laporan
Peminatan (chart) Laporan
Rata-
2.26
1.09
1.44
1.81
1.21
1.95
1.73
1.28
1.50
Jumlah
23.99
18.37
22.97
Rata - rata
1.71
1.31
1.64
rata IPK (chart) Laporan Jenis
Tren Kelamin
(chart) Laporan Kehadiran (chart)
Waktu rata – rata dalam menampilkan laporan di subsistem pelaporan pada browser Mozilla Firefox adalah 1.71 detik, Internet Explorer adalah 1.31 detik, Google Chrome adalah 1.64. Hasil waktu detik tersebut didapat dari pengukuran dengan menggunakan alat bantu stopwatch. Dapat dilihat dari angka – angka tersebut bahwa subsistem ini lebih cepat berjalan pada browser Internet Explorer. Besar ukuran file pada aplikasi subsistem pelaporan ini adalah ± 9.66 Mb.
PENUTUP Kesimpulan Subsistem Pelaporan pada Sistem Informasi Pascasarjana telah berhasil dilakukan perancangan sampai dengan tahap uji coba. Laporan akademik yang disajikan terdapat 14 (empat belas) laporan yaitu laporan mahasiswa aktif dan tidak aktif, laporan tesis, laporan nilai, laporan absen, laporan blanko, laporan mahasiswa per angkatan dan per semester, serta laporan mahasiswa lulus dan belum lulus. Disajikan pula dalam subsistem ini pelaporan mengenai tren atau kecenderungan terhadap suatu informasi dalam progam akademik Pascasarjana Teknik Elektro. Laporan tersebut diantaranya laporan tren peminatan, tren jenis kelamin, rata – rata IPK, dan kehadiran. Laporan tren memberikan gambaran yang jelas akan perbandingan suatu informasi karena didukung dengan visualisasi menggunakan diagram. Dapat dilihat pada bagian uji coba sebelumnya bahwa
subsistem pelaporan ini akan berjalan lebih cepat pada browser Internet Explorer. Perancangan aplikasi subsistem pelaporan ini membutuhkan ukuran file sebesar ± 9.66 Mb (Mega Byte), ukuran file sebesar itu tidak akan memakan ruang memori yang besar pada komputer. Subsistem pelaporan memiliki kekurangan dengan belum disajikannya laporan tren lain seperti tren rata – rata lama masa studi mahasiswa.
Saran Seperti telah disebutkan sebelumnya bahwa subsistem pelaporan ini masih terdapat kekurangan. Kekurangan tersebut yaitu belum disajikannya laporan tren rata – rata lama masa studi mahasiswa dan tidak menutup kemungkinan pula laporan lain untuk perencanaan program studi sekaligus sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan. Oleh karena hal tersebut, maka diharapkan kepada pembaca yang memiliki kemampuan agar dapat memperbaiki kekurangan dari subsistem pelaporan pada Sistem Informasi Pascasarjana Teknik Elektro Universitas Gunadarma agar lebih baik di masa mendatang.
DAFTAR PUSTAKA [1]
A. Suhendar, Hariman Gunadi, Visual Modelling Menggunakan UML dan Rasional Rose, Informatika, Bandung, 2004.
[2]
Basuki, Awan Pribadi, Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter, Lokomedia, Yogyakarta, 2010.
[3]
Bahtiar, Agus, PHP SCRIPT MOST WANTED, Andi, Yogyakarta, 2008.
[4]
Irawan,
Irfan.,
diakses
04
Agustus
2011,
Normalisasi
Data,
http://www.scribd.com/doc/25209601/Normalisasi-Data. [5]
Kadir, Abdul, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2003.
[6]
Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Graha Ilmu. 2005.
[7]
Siswoutomo, Wiwit, Teknik Pemrograman Internet Menggunakan Postnuke, Andi, Yogyakarta, 2005.
[8]
Solichin, Achmad, diakses 12 juni 2011, MySQL 5 Dari Pemula Hingga Mahir, http://achmatim.net/2010/01/30/buku-gratis-mysql-5-dari-pemula-hinggamahir/.
[9]
Sukirno, Sadono, Pengantar Bisnis, Edisi Pertama, Kencana, Jakarta, 2006.
