1.
Pendahuluan
Sistem manajemen hotel atau yang sering disebut Hotel Management System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) yang bertujuan membantu manajemen hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran tamu (guest payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan pelayanan yang lebih baik (good of service). Hasil lain yang dicapai dengan pemakaian sistem manajemen adalah efisiensi dalam operasional sehari-hari hotel. Hotel Timor Dili merupakan salah satu usaha yang bergerak di bidang jasa perhotelan yang ada di Timor Leste, merupakan hotel yang sedang berkembang dan terus berupaya untuk meningkatkan layanan serta standar kualitas hotel dari berbagai sisi antara lain sisi pemanfaatan teknologi informasi manajemen. Selama ini, sistem informasi manajemen yang ada di hotel Timor Dili masih dilakukan dengan cara melakukan pencatatan pembukuan sehingga sistem tersebut perlu dibenahi. Beberapa sistem yang dinilai perlu dibenahi adalah sistem pemesanan kamar, chek in, mendata tagihan tamu guest folio, chek out dan pembayaran tamu. Sistem tersebut perlu dibenahi dengan sistem baru yang terkomputerisasi berbasiskan web yang dinilai efisien. Berangkat dari keadaan tersebut, sejalan dengan kemajuan teknologi, maka teknologi komputer dimanfaatkan untuk membangun sistem informasi manajemen hotel pada hotel Timor Dili, karena dengan memanfaatkan teknologi tersebut akan memberikan kemudahan kepada tamu untuk melakukan pemesanan kamar. Sesuai dengan latar belakang tersebut akan dilakukan penelitian dengan topik “Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Hotel Berbasis Web (Studi Kasus : Hotel Timor Dili)”, yang membahas tentang pemesanan kamar dan fasilitas hotel. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan masukan dan tambahan yang dapat dipertimbangkan dan digunakan oleh manajemen hotel, terutama dalam meningkatkan pelayanan kepada tamu hotel.
2.
Kajian Pustaka
Pada penelitian berjudul sistem informasi manajemen perhotelan puri Indrakila Hotel dan Cottage Ungaran, tertulis bahwa dengan adanya sistem informasi manajemen perhotelan dapat memudahkan petugas front desk hotel dalam menangani semua informasi kamar, tamu dan pengunjung hotel, serta membuat beragam laporan yang diperlukan sehingga pelayanan kepada tamu dan pengunjung menjadi lebih maksimal, cepat, dan akurat, untuk dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik mengenai hotel [1]. Penelitian lainnya tentang sistem informasi reservasi pada hotel Safari Ende, yang membahas tentang bagaimana suatu sistem pengolahan reservasi perhotelan yang mampu memberikan kemudahan perkembangan hotel tersebut seperti bagaimana interface sistem yang dapat memudahkan pengguna (operator/bagian resepsionis) dari suatu hotel untuk mengakses sistem tersebut. Serta dianggap sangat perlu untuk pihak hotel harus memiliki pengolahan
1
database yang baik agar dikemudian hari dapat melihat informasi yang dibutuhkan dari kegiatan suatu hotel [2]. Penelitian berjudul Sistem Informasi Reservasi Sewa Kamar Hotel Berbasis Web (Studi Kasus Hotel Karlita Tegal), menjelaskan bagaimana meningkatkan layanan serta standar kualitas hotel dari berbagai sisi antara lain sisi pemanfaatan teknologi infomasi dengan menggunakan aplikasi berbasis Web. Sistem informasi reservasi dikembangkan dengan waterfall model, dan dibangun dengan bahasa pemrograman PHP dan PhpMyAdmin sebagai sebuah tools untuk membantu mengelola basis data MySql serta text editor Notepad++. Sistem informasi reservasi dapat memberikan kemudahan bagi receptionist dan pelanggan hotel dalam melakukan pemesanan kamar. Selain itu pengunjung juga dapat memperoleh segala informasi fasilitas dan berita yang ada di Hotel Karlita [3]. Berdasarkan penelitian-penelitian yang pernah dilakukan terkait sistem informasi manajemen Hotel, maka dilakukan penelitian untuk membangun sistem informasi manajemen hotel, dengan hotel Timor Dili sebagai objek penelitian. Sistem yang dibangun diimplementasikan pada resepsionis hotel. Penelitian tentang sistem informasi manajemen hotel membahas tentang pemesanan kamar dan fasilitas hotel. Sistem Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan memanfaatkan dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Dasar dari informasi adalah data, kesalahan dalam mengambil atau memasukkan data, dan kesalahan dalam mengolah data akan menyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi. Jadi data yang didapatkan dan dimasukkan harus valid (benar) hingga bentuk pengolahannya, agar bisa menghasilkan informasi yang dapat dipercaya [4]. Informasi dibutuhkan oleh manajemen untuk menghindari proses enthropi. Proses enthropi adalah proses berakhirnya keberadaan suatu sistem manajemen yang didahului kondisi tanpa pola dan tidak menentu. Informasi adalah hasil pengolahan data yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga processing systems atau information processing systems atau information generating systems. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Data sebagai bahan baku informasi adalah gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka, atau simbol tertentu yang memiliki arti. Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin berupa informasi bagi tingkat yang lainnya. Data diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap dianggap sebagai input, diproses kembali melalui model, dan begitu seterusnya membentuk suatu siklus [4]. 2
Hotel Hotel merupakan gedung yang digunakan sebagai tempat penginapan dengan tujuan penginapan dan menyediakan jasa pelayanan secara professional bagi para tamu termasuk penyediaan makanan, minuman, dan fasilitas lainnya [5]. Jenis-jenis hotel Penentuan jenis hotel tidak terlepas dari kebutuhan pelanggan dan ciri atau sifat khas yang dimiliki wisatawan [6] : (1) City Hotel : Hotel yang berlokasi di perkotaan, biasanya diperuntukkan bagi masyarakat yang bermaksud untuk tinggal sementara (dalam jangka waktu pendek). City Hotel disebut juga sebagai transit hotel karena biasanya dihuni oleh para pelaku bisnis yang memanfaatkan fasilitas dan pelayanan bisnis yang disediakan oleh hotel tersebut; (2) Residential Hotel : Hotel yang berlokasi di daerah pinggiran kota besar yang jauh dari keramaian kota, tetapi mudah mencapai tempat-tempat kegiatan usaha. Hotel ini berlokasi di daerah-daerah tenang, terutama karena diperuntukkan bagi masyarakat yang ingin tinggal dalam jangka waktu lama. Dengan sendirinya hotel ini diperlengkapi dengan fasilitas tempat tinggal yang lengkap untuk seluruh anggota keluarga; (3) Resort Hotel : Hotel yang berlokasi di daerah pengunungan (mountain hotel) atau di tepi pantai (beach hotel), di tepi danau atau di tepi aliran sungai. Hotel seperti ini terutama diperuntukkan bagi keluarga yang ingin beristirahat pada hari-hari libur atau bagi mereka yang ingin berekreasi; (4) Motel (Motor Hotel) : Hotel yang berlokasi di pinggiran atau di sepanjang jalan raya yang menghubungan satu kota dengan kota besar lainnya, atau di pinggiran jalan raya dekat dengan pintu gerbang atau batas kota besar. Hotel ini diperuntukkan sebagai tempat istirahat sementara, bagi mereka yang melakukan perjalanan dengan menggunakan kendaraan umum atau mobil sendiri. Oleh karena itu hotel ini menyediakan fasilitas garasi untuk mobil. Manajemen Hotel Manajemen Hotel (Perhotelan) adalah studi dan praktek efektif serta seni untuk menjalankan bisnis hotel, restoran dan bisnis pariwisata lainnya yang berhubungan dengan bidang perjalanan supaya akan lebih lancar, nyaman, berkualitas sehingga memenuhi bahkan melebihi harapan konsumen, yang pada tujuannya adalah menghasilkan margin keuntungan yang lebih besar bagi perusahaan. Tanpa manajemen perhotelan yang efektif, tidak akan ada standar untuk pelayanan di hotel atau agen perjalanan. Manajemen hotel melibatkan kombinasi berbagai keterampilan yang bisa dijelaskan sebagai berikut : [7]. (1) Manajemen pemasaran : Manajemen pemasaran berhubungan dengan agen perjalanan dan operator wisata serta Klien lainnya, Periklanan dan hubungan Masyarakat juga biasanya ditangani oleh manajemen pemasaran; (2) Pengembangan sumber daya manusia : Salah satu departemen yang paling penting dari setiap staf hotel adalah manajemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia yang tepat dapat membedakan antara menjalankan hotel dengan sangat baik atau buruk pada suatu Industri perhotelan. Manajer sumber daya manusia dapat mengontrol hotel hampir secara keseluruhan. Hal ini membuat pentingnya manajemen sumber daya manusia untuk hotel; (3)
3
Manajemen keuangan : General Manajer hotel bertugas mengontrol keuangan, rumah tangga, kualitas pelayanan dan makanan, dekorasi, dan interior serta pembentukan norma-norma yang harus diikuti oleh staf sambil memberikan layanan mereka kepada para tamu; (4) Keterampilan hubungan antar manusia, dan ketangkasan : Salah satu contoh dari keterampilan hubungan antar manusia, dan ketangkasan adalah housekeeping yang bertugas melaporkan keadaan kamar yang masih dalam perbaikan/Maintenance, serta dapat melaporkan perbedaan jumlah orang / Pax dari data yang dilaporkan oleh Front Office pada saat Registration, perbedaan pax akan sangat menentukan dapat mempengaruhi harga kamar ataupun jumlah orang yang mengkonsumsi. Terdapat 3 (tiga) faktor yang diperlukan untuk menerapkan pemasaran jasa, yaitu [8] : (1) Instrumen Produk : Untuk memberikan kemudahan kepada wisatawan sebagai pemakai jasa, produk dijual dalam bentuk paket dengan memberikan pelayanan terpadu (integrated services); (2) Instrumen Distribusi : Untuk memenuhi kebutuhan wisatawan, mereka tidak perlu berhubungan langsung dengan perusahaan yang menjual jasa-jasa tersebut, tetapi cukup membeli melalui perantara seperti Tour Operator, Biro Perjalanan Wisata, Hotel Reservation Agent, Wholesaler, atau Representative Office; (3) Instrumen Promosi : Agar Calon wisatawan dapat informasi yang lengkap dan akurat tentang produk atau jasa yang hendak dijual, perlu ada promotion materials seperti brochures, leaflets, booklet, poster atau tourist map, sehingga dengan memiliki sumber informasi tersebut mereka dapat mempersiapkan perjalanan wisata dengan baik dan memuaskan. Fungsi Hotel Macam-macam fungsi hotel antara lain sebagai berikut [9] : (1) Tempat/sarana akomodasi untuk memenuhi kebutuhan tamu (wisatawan dan pelancong), sebagai tempat beristirahat/ tinggal sementara waktu selama dalam perjalanan yang jauh dari tempat asalnya; (2) Tempat pertemuan (rapat, seminar, konferensi, lokal karya dan sebagainya) bagi para pengusaha, pimpinan pemerintah, para cendekiawan, dan sebagainya; (3) Tempat bertemu, bergaul dan bersahabat bagi semua bangsa yang akan datang; (4) Tempat untuk bersantai, rekreasi, rileks atau menikmati kesenangan lainnya. Departemen Dalam Hotel Departemen-departemen dalam perusahan hotel dapat dikelompokkan sebagai berikut [10] : (1) Kantor Depan (Front Office) : Kegiatan pada kantor depan ini meliputi : (a) Pemesanan kamar; (b) Penerimaan tamu; (c) Pencatat data pribadi tamu (registration); (d) Penanganan surat dan informasi; (e) Penanganan barang bawaan tamu; (f) Pelayanan telepon; (g) Pelayanan rekening hotel (Front Office Cashiering); (h) Pelayanan lain-lain; (2) Tata Graha (House Keeping) : Tugas dari bagian tata graha ini adalah mengurus kamar-kamar hotel dan ruangan umum (Public Area). Adapun ruang lingkup kegiatan tersebut adalah : Pengaturan kamar, Ruangan tamu, Penyedia perlengkapan kamar, ruang umum, alat pembersih dan pakaian seragam karyawan hotel, Tambahan pelayanan tamu; (3) Tata Boga (Food and Beverage). Tugas dari bagian Tata Boga adalah menyediakan makanan kepada tamu hotel.
4
Pengertian Check-in dan Check-out Check-in merupakan proses transaksi antara tamu dan pihak pengelola hotel untuk menyewa kamar beserta fasilitasnya. Sedangkan Check-out merupakan proses dimana tamu melapor bahwa dirinya sudah tidak menyewa kamar lagi dan membayar rekening pembayaran dari total pembayaran keseluruhan [10]. Sistem Informasi Manajemen Perhotelan Kamus Besar Bahasa Indonesia [11] mendefinisikan kata manajemen sebagai penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Berdasarkan definisi tersebut, manajemen hotel dapat diartikan sebagai proses penggunaan sumber daya hotel secara efektif untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Sistem manajemen hotel atau yang sering disebut Hotel Management System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) yang bertujuan membantu manajemen hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran tamu (guest payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan pelayanan yang lebih baik (good of service). Hasil lain yang dicapai dengan pemakaian sistem manajemen adalah efisiensi dalam operasional sehari-hari hotel [12]. Aliran data yang dihasilkan sistem dapat dibagi dalam tiga katagori : (1) Level paling atas untuk kebutuhan top manager. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka panjang, sangat tidak pasti, environmental, perencanaan dan kebijaksanaan, dan laporan yang berbentuk ringkas; (2) Level menengah untuk midle manager. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka menengah, relatif lebih pasti, organizational, pelaksanaan kebijaksanaan dan perencanaan taktis, dan laporan relatif terperinci; (3) Level bawah untuk lower manager. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka pendek, sedikit pasti, departmental, pelaksanaan aktifitas harian dan pemeliharaan, dan laporan yang terperinci. Ruang lingkup sebuah sistem manajemen hotel sangatlah luas, tergantung kelengkapan fitur yang disediakan oleh program tersebut. Kelengkapan itu sendiri sangat tergantung pada tipe atau jenis hotel dan struktur organisasi perhotelan. Sistem manajemen hotel harus dapat menangani pekerjaan [12] : (1) Pada divisi kamar (room devision), terutama bagian kantor depan (front office), dan bagian tata graha (housekeeping); (2) Pada divisi accounting (accounting devision) untuk semua bagian accounting; (3) Pada divisi restoran dan bar (bar and restourant division); (4) Pada divisi marketing (marketing devision); (5) Pada divisi teknisi dan peralatan (engginering division). Program Aplikasi Hotel Mendirikan dan mengembangkan bisnis perhotelan memerlukan suatu sistem yang handal dan terintegrasi agar strategi dan tujuan bisnis yang direncanakan dapat diraih secara total. Dengan penerapan sistem perhotelan yang baik dan mampu mengurangi cost secara signifikan, mampu meningkatakan kinerja perusahaan dan menjaring customer loyality lebih banyak. 5
Program hotel hadir sebagai solusi penerapan manajemen hotel secara terintegrasi dan menyeluruh melalui software manajemen perhotelan yang handal. Program hotel ini dapat dikembangkan dimanapun termasuk hotel, apartemen, resort dan lain sebagainya. Dengan mengunakan program hotel, perusahaan dapat meningkatkan pelayanan kepada costumer secara lebih baik yang akan berdampak positif pula pada peningkatan profit/keuntungan perusahan [12]. Beberapa penerapan kebutuhan manajemen hotel dapat disesuaikan sebagai berikut [12] : (1) Data. Untuk mendukung jalannya aplikasi, dibentuk data pendukung sebagai berikut : (a) Tarif dan Jenis Kamar. Pencatatan tarif harga dan jenis sewa kamar yang ada pada hotel kamar, pencatatan nomor kamar yang ada pada hotel yang disertai harga modal, tarif harga jual; (b) Fasilitas Kamar. Pencatatan fasilitas yang ada pada tiap-tiap kamar; (c) Menu Makanan Restaurant/Mini Bar. Pencatatan jenis menu makanan dan minuman yang tersedia beserta daftar harga/modal. Pemesanan diberikan tagihan dalam bentuk Billing yang tercetak oleh printer; (d) Bank Data Tamu. Kumpulan nama tamu yang sudah menginap, akan komputer memberikan satu nomor kostumer; (e) Booking. Pemesanan kamar dengan pihak pengelola hotel untuk memesan kamar penginapan di hotel; (f) Daftar Rekanan. Daftar rekanan hotel yang diperbolehkan menjadi piutang; (g) Cara pembayaran. Teknik cara tamu membayar di kasir (cash, piutang); (h) Identitas Petugas. Daftar nama petugas/user; (i) Nama Negara. Tamu yang menginap berdasarkan asal/negara; (j) Satuan Barang. Transaksi barang makanan/minuman di restaurant; (k) Unit Kerja. Daftar unit kerja yang ada di hotel; (l) Daftar Tarif Biaya/Departemen; Daftar seluruh tarif biaya (tarif data elektronik); (m) Departemen Penerimaan. Pusat biaya pada kas penerimaan; (n) Kumpulan Register Penerimaan. Daftar penerimaan yang terintegrasi; (2) Transaksi. Input tagihan pada pencatatan transaksi terhadap : (a) Administrasi; (b) Kamar penginapan; (c) Restaurant/mini Bar (print of sales); (d) Bar/karaoke; (e) Laundry; (f) Rent Car; (g) Convention Hall; (h) Telepon; (3) Report (Laporan). (a) Tamu yang sedang menginap; (b) Daftar pemakaian kamar (kosong, berisi); (3) Uang kas masuk (harian/bulanan/tahunan); (4) Penerimaan petugas kasir dan laba (per departmen); (5) Piutang rekanan; (6) Register penerimaan.
3.
Metode dan Perancangan Sistem
Metode perancangan yang digunakan pada Perancangan Sistem Informasi Manajemen Hotel Timor Dili adalah Prototyping Model. Prototyping Model merupakan salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak digunakan. Prototyping Model dapat dilihat pada Gambar 1.
6
Gambar 1 Bagan Model Prototyping [13]
Tahap-tahap perancangan sistem dengan menggunakan Prototype Model, dijelaskan sebagai berikut. Pada tahap Listen to customer, dilakukan proses wawancara dengan Ibu Justina da Cruz de Fatima selaku Supervisor front Desk Hotel Timor Dili. Data yang diperoleh dari hasil wawancara termasuk dokumen yang berkaitan dengan topik penelitian, juga mengenai sistem informasi perhotelan yang ada di Hotel Timor Dili mulai dari Kegiatan menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio) dan pembayaran tamu (guest payment). Berdasarkan wawancara dan survei, diperoleh proses bisnis hotel Timor Dili sebagai berikut : (1) Menerima pemesanan
kamar; Pelanggan menelpon hotel Timor Dili dan melakukan booking kamar sesuai dengan permintaan pelanggan. Pelanggan menunggu pengecekan ketersediaan kamar. Jika tidak tersedia kamar, pihak hotel akan memberitahukan pelanggan agar melakukan booking di hotel lain. Jika kamar tersedia, pelanggan melakukan deposit uang untuk pembayaran kamar dimuka. Resepsionis melakukan konfirmasi atas data pribadi pihak pelanggan; (2)Melakukan perubahan pemesanan kamar; Pelanggan melakukan perubahan atas reservasi kamar. Resepsionis akan mencatat perubahan pesanan kamar di komputer. Perubahan ini akan dikenakan charge sebesar 2 % atas depositnya; (3) Menyiapkan pesanan kamar; Sebelum pelanggan datang, petugas hotel merapihkan kamar yang dipesan sesuai dengan permintaan pelanggan, mengecek peralatan mandi, dan perlengkapan snack yang tersedia atau tidak. Jika tidak tersedia, akan ditulis dalam catatan persediaan hotel; (4) Menyerahkan pesanan kamar. Setelah itu pelanggan melakukan konfirmasi atas booking room yang dipesan lewat telepon. Resepsionis mengecek kembali data pelanggan apakah data tersebut adalah valid. Pelanggan melakukan check-in atas kamar yang dipesan. Resepsionis memberikan kunci kamar kepada pelanggan dan memberikan voucher breakfast kepada pelanggan; (5) Membayar tagihan. Pelanggan melakukan check-out setelah menggunakan kamar sesuai dengan dipesannya. Resepsionis mencetak tagihan pembayaran pelanggan dan memberikannya kepada pelanggan. Pelanggan melakukan pembayaran atas kamar hotel dan menyerahkan kunci kamarnya. Resepsionis mencatat pembayaran pelanggan di komputer hotel; (6) Merekonsiliasi kas. Resepsionis menyerahkan ringkasan pemesanan kamar ke bagian keuangan. Bagian keuangan memeriksa bukti tagihan pembayaran yang ada, dan menghitung jumlah nilai uang yang ada di tagihan pembayaran tersebut. Kemudian menghitung kas yang diterima dan membandingkan dengan nominal
7
yang tertera pada billing dan membuat laporan keuangan atas seluruh pendapatan hotel. Workflow proses bisnis hotel Timor Dili dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1 Workflow Proses Bisnis
Actor Pelanggan
-
Resepsionis Pelanggan Resepsionis Room Boy -
Pelanggan
Resepsionis Pelanggan Resepsionis Pelanggan Resepsionis Pelanggan Resepsionis -
Bagian keuangan
-
Activities Melakukan pesanan kamar Menelepon hotel timor dili Melakukan booking kamar Menunggu pengecekan kamar jika kamar tersedia Mendapat pemberitahuan dari resepsionis jika kamar tidak tersedia. Menerima pesanan kamar Melakukan deposit uang Mengkonfirmasikan data pesanan pelanggan Merubah pesanan kamar Melakukan konfirmasi perubahan kamar Membayar charge/denda atas perubahan pesanan. Mencatat perubahan pesanan kamar dan denda. Menyiapkan pesanan kamar Merapihkan kamar yang dipesan Mengecek peralatan mandi dan perlengkapan snack yang tersedia Mencatat ketidak tersediaan peralatan mandi dan snack Mendapatkan pesanan kamar Melakukan konfirmasi atas booking room Mengecek kembali data pelanggan apakah data tersebut adalah valid Melakukan check-in atas kamar yang dipesan Memberikan kunci kamar kepada pelanggan Memberikan voucher breakfast kepada pelanggan Membayar tagihan Melakukan check-out Mencetak billing pelanggan Melakukan pembayaran Menyerahkan kunci kamarnya Mencatat pembayaran pelanggan di komputer hotel Merekonsiliasi kas Menyerahkan ringkasan pemesanan kamar ke bagian keuangan Memeriksa bukti billing yang ada Menghitung jumlah nilai uang yang ada di billing tersebut Menghitung kas yang diterima membandingkan dengan nominal yang tertera pada billing Membuat laporan keuangan atas seluruh pendapatan hotel 8
Selanjutnya pada tahap Build/revise mock-up; setelah memperoleh data dan kebutuhan lainnya, langkah berikutnya adalah membangun perancangan sistem dengan menggunakan diagram-diagram Unifield Modelling Language (UML), setelah itu dilakukan pula perancangan database, dan perancangan antarmuka. Kemudian rancangan sistem akan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MYSQL. Pada tahap Customer test-drives mock up; dilakukan pengujian prototype yang sudah dibuat, untuk melihat sistem yang akan dikembangkan sudah memenuhi kriteria atau tidak. Apabila sudah memenuhi, maka akan dilanjutkan ke tahap berikutnya, namun apabila belum maka akan kembali ke tahap awal yaitu pengumpulan kebutuhan, dan membangun prototype kembali sesuai dengan apa yang diharapkan. Perancangan Sistem Setelah melakukan analisis kebutuhan sistem, tahap berikutnya adalah melakukan perancangan sistem. Perancangan sistem dibuat dengan menggunakan diagram-diagram UML (Unified Modeling Language). Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan interaksi antara actor dengan sistem. Untuk sistem informasi manajemen hotel Timor Dili ini akan dibuat dua buah use case diagram, yaitu untuk Manager dan resepsionis, ditunjukkan pada Gambar 2. Use Case Diagram manager menggambarkan tentang fungsionalitas dan hubungan antara manager dengan sistem. Manager memiliki beberapa interaksi dengan sistem yang bertugas untuk mengelola sistem dan pengaturan data sistem di antaranya adalah mengelola data administrasi hotel dan data karyawan, termasuk di dalamnya pengubahan, penambahan, serta penghapusan data. Hal yang pertama kali dilakukan adalah melakukan login, edit data, input data, dan delete data. Setelah fungsionalis manager selesai, manager melakukan logout. Use case diagaram resepsionis menunjukkan proses pertama yang dilakukan use case ini adalah masuk ke dalam alamat website resepsionis. Setelah masuk di halaman utama website, resepsionis dapat melihat data kamar, memasukkan data pemesanan kamar, memasukkan data check in, memasukkan data check out, memasukkan data pelayanan, dan memasukkan data pembayaran. Setelah melihat dan memasukkan semua data, maka terakhir logout sistem.
Gambar 2 Use Case Diagram Resepsionis dan Manager
9
Class Diagram Sistem Class diagram adalah diagram yang digunakan untuk menampilkan beberapa kelas yang sedang dikembangkan. Class Diagram Sistem pada Gambar 3 dapat dijelaskan sebagai berikut. Tabel tbl_kamar yaitu tabel yang berisi informasi tentang data kamar hotel. Tabel tbl_kamar memiliki relasi dengan tabel tbl_booking, tabel tbl_checkin, dan tabel tbl_jenis kamar. Sedangkan tabel tbl_checkin memiliki relasi dengan tabel tbl_checkin pelayanan. Relasi tabel tbl_kamar dengan tabel tbl_booking adalah One to Many dimana data booking untuk satu kamar dapat lebih dari satu, tetapi tanggal booking harus berbeda. Relasi tabel tbl_kamar dengan tabel tbl_checkin adalah One to Many dimana check in untuk satu kamar dapat lebih dari satu, tetapi tanggal checkin harus berbeda. Relasi tabel tbl_jenis kamar dengan tabel tbl_kamar adalah One to Many dimana data kamar untuk satu jenis kamar dapat lebih dari satu. Relasi tabel tbl_checkin dengan table tbl_checkin pelayanan adalah One to Many dimana data check in pelayanan dapat lebih dari satu untuk satu check in.
Gambar 3 Class Diagram Sistem
4.
Hasil Dan Pembahasan
Pada web sistem infomasi manajemen hotel, user dibagi menjadi dua tingkatan berdasarkan hak aksesnya yaitu: user manager (user yang bertugas mengatur dan memelihara website hotel), dan user resepsionis.
Gambar 4 Halaman Home
10
Untuk melakukan login diperlukan username dan password. Jika login valid, maka web akan menampilkan tampilan yang sesuai dengan hak akses saat login. User dengan hak akses sebagai manager dan resepsionis dapat melakukan aktivitas yang hampir sama, perbedaannya adalah manager dapat memanipulasi data karyawan dan data pelayanan. Pada tampilan form data jenis kamar, user manager/resepsionis mengisi maupun melakukan proses input, update, edit dan delete data-data jenis kamar seperti jenis kamar, harga, dan gambar. Tampilan halaman jenis kamar dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5 Halaman Jenis Kamar
Pada tampilan form data kamar, manager/resepsionis dapat menambah, melakukan proses edit dan menghapus data-data kamar seperti jenis kamar dan no kamar. Tampilan form data kamar dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Halaman Data Kamar
Pada tampilan form data booking, manager/resepsionis dapat melakukan proses input, update, edit, dan delete data-data nomor kamar, tanggal booking, tanggal check in, tanggal check out, nama pelanggan, negara, email, dan telepon. Tampilan form data booking dapat dilihat pada Gambar 7.
11
Gambar 7 Halaman Data Booking
Pada tampilan form check in, manager/resepsionis dapat menambah, melakukan proses edit, menghapus, maupun melihat data pelayanan, tagihan check in, dan dapat melihat menu check out, jika memilih button check out yang tersedia pada form check in. Data-data check in antara lain nomor kamar, tanggal check in, tanggal check out, nama pelanggan, negara, email dan telepon. Tampilan form check in dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8 Halaman Check In
Pada tampilan form pelayanan, manager dapat menambah, maupun melakukan proses edit dan hapus data-data pelayanan, nama pelayanan, tarif, dan keterangan. Tampilan form pelayanan dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9 Halaman Pelayanan
12
Pada tampilan form check out, hanya dapat menghapus data-data no kamar, jenis kamar, check in, check out, total tagihan nama, negara, email, dan telepon. Tampilan form check out dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10 Halaman Check Out
Pada tampilan form pembayaran, manager/resepsionis dapat menambah, mengubah maupun menghapus data-data tanggal bayar, jumlah pembayaran, keterangan, nama pelanggan, negara, email, dan telepon. Tampilan form pembayaran dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11 Halaman Pembayaran
Pada tampilan form karyawan, manager dapat menambah, mengubah maupun menghapus data-data tanggal masuk, jabatan, nama karyawan, no identitas, alamat, telepon, tempat lahir, tanggal lahir, status pernikahan, agama, jenjang pendidikan, jurusan dan universitas. Tampilan form karyawan dapat dilihat Gambar 12.
Gambar 12 Halaman Karyawan
13
Pengujian Sistem Setelah tahapan perancangan dan pembuatan aplikasi, maka pada tahap akhir dilakukan pengujian aplikasi untuk mengetahui aplikasi yang dibuat dapat berjalan dengan baik. Pengujian sistem yang dilakukan meliputi pengujian validasi, pengujian performance, dan pengujian aplikasi pada user. Validasi Dalam menguji validitas proses bisnis suatu sistem, diperlukan pengujian sistem dengan cara memasukkan sejumlah data pada unit sistem yang utama, yang telah diintegrasikan menjadi satu kesatuan dalam sistem ini, yaitu pengujian pada unit sistem login, pencarian dan mengunggah informasi, sehingga dengan menguji tiap unit sistem, secara tidak langsung pengujian sistem keseluruhan juga telah dilakukan karena semua unit sistem tersebut memiliki output yang saling terkait satu sama lain. Tabel 2 menunjukkan tabel pengujian validitas sistem yang telah dilakukan. Tabel 2 Hasil Pengujian Validitas
No 1 2
Point Pengujian Proses Login Jenis Kamar
Validasi Input Valid Valid
3
Data Kamar
Valid
4
Data Booking
Valid
5
Data Check in
Valid
6
Data Pelayanan Data Check out Data Pembayaran Data Karyawan Laporan Jenis Kamar Laporan Data Kamar Laporan Data Booking Laporan Data Check in Laporan Data Check out
Valid
7 8 9 10 11 12 13
14
Status Uji Login Berhasil Data berhasil ditambah, ditampilkan, diubah, dan dihapus Data berhasil ditambah, ditampilkan, diubah, dan dihapus Data berhasil ditambah, ditampilkan, diubah, dan dihapus Data berhasil ditambah, ditampilkan, diubah, dan dihapus.
Valid
Data berhasil ditambah, ditampilkan, diubah, dan dihapus. Data berhasil ditampilkan, dan dihapus. Data berhasil ditambah, ditampilkan, diubah, dan dihapus. Data berhasil ditambah, ditampilkan, diubah, dan dihapus. Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid Valid Valid
14
15
Laporan Data Pembayaran Laporan Data Jenis Pelayanan Laporan Data Karyawan Logout
16
17 18
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilakn
Valid
Logout Berhasil
Hasil Evaluasi Prototype Pada prototype 1 dilakukan evaluasi dengan hasil sebagai berikut: (1) Evaluasi Prototype 1 : (a) Login belum ada pesan kesalahan; (b) Tabel jenis kamar perlu ditambahkan gambar; (c) Tabel jenis kamar perlu ditambahi keterangan yaitu berapa kamar yang tersedia. Hasil evaluasi prototype 1 dikembangkan menjadi prototype 2. Kemudian pada prototype 2 dilakukan evaluasi. Hasilnya adalah sebagai berikut: (2) Evaluasi Prototype 2 : (a) Halaman data kamar ditambah link top page atau kembali ke atas; (b) Form booking kamar perlu validasi dan pemesanan untuk memasukkan email dan telepon; (c) Form check in kamar perlu validasi dan pemesanan untuk memasukkan email dan telepon. Hasil evaluasi prototype 2 dikembangkan menjadi prototype 3. Kemudian pada prototype 3 dilakukan evaluasi. Hasilnya adalah sebagai berikut (3) Evaluasi Prototype 3 : (a) Jumlah pembayaran tidak bisa diubah, dengan tujuan agar resepsionis tidak dapat memanipulasi data pembayaran; (b) Perlu halaman print untuk pembayaran. Hasil evaluasi prototype 3, dikembangkan menjadi prototype 4 yang telah dibahas pada bagian Pembahasan Web Sistem Informasi Manajemen Hotel. Pengujian Pengguna Untuk menguji kegunaan dari aplikasi yang telah dibuat, maka dilakukan implementasi aplikasi yang telah dibuat, kemudian pengguna memberikan penilaian melalui kuisioner yang telah diberikan. Analisis kualitas aplikasi yang dilakukan berdasarkan nilai dengan menggunakan skala 1-5, dengan rincian sebagai berikut: Skala 1 untuk sangat kurang; Skala 2 untuk kualitas kurang; Skala 3 untuk kualitas cukup; Skala 4 untuk kualitas baik; dan Skala 5 untuk kualitas sangat baik. Tabel 3 Penggujian Pengguna
No
Obyek Pengujian
Pengguna
1
Interface (Tampilan)
3
2
Menu Booking
3
3
Menu Check in
4
4
Menu Check out
4
5
Menu Pembayaran
3
6
User Friendly (Kemudahan Penggunaan)
4
15
Tabel 3 menunjukkan hasil pengujian pengguna sistem. Subyek yang menguji aplikasi menilai interface dengan nilai 3 (Kualitas Cukup); Menu booking, subyek yang menguji aplikasi menilai dengan skala 3 (Kualitas Cukup); Menu check in, subyek yang menguji aplikasi menilai 4 (Kualitas Baik); Menu check out, subyek yang menguji aplikasi menilai 4 (Kualitas Baik); Menu pembayaran, subyek yang menguji aplikasi menilai 3 (Kualitas Cukup); Kemudahan yang diberikan, Subyek yang menguji aplikasi menilai kemudahan yang diberikan dengan skala 4 (Kualitas Baik). Berdasarkan seluruh pengujian yang dilakukan maka Sistem Informasi Manajemen Hotel Timor Dili yang dibangun dapat diimplementasikan dengan baik, dan bermanfaat bagi Hotel Timor Dili.
5.
Simpulan
Berdasarkan hasil perancangan, implementasi, dan pengujian yang telah dilakukan, sistem informasi yang dibangun dapat diimplementasikan pada manajemen Hotel Timor Dili. Sistem informasi manajemen hotel berbasis web ini dapat membantu pihak hotel dalam mengelola berbagai informasi hotel seperti informasi data pemesanan, informasi data kamar, informasi data check in, informasi data check out, informasi data tamu dan informasi data pembayaran. Pengguna sistem informasi manajemen Hotel Timor Dili ini yaitu bagian resepsionis dan manajer hotel, masing-masing bagian saling berhubungan dengan menggunakan media intranet sehingga data yang dikelola adalah data yang up to date. Saran untuk penelitian selanjutnya dalam pembuatan sistem informasi manajemen hotel Timor Dili ini dapat disertakan juga sistem untuk pembayaran online agar proses pemesanan lebih mudah.
6.
Daftar Pustaka
[1]
Khusniatiy, 2007. Sistem Informasi Manajemen Perhotelan Dengan Aplikasi Visual Basic Studi Kasus Pada Hotel Puri Indrakila Hotel dan Cottage Ungaran. Jurusan Matematika. Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam. Universitas Negeri : Semarang. Jehan, 2010. Sistem Informasi Reservasi Pada Hotel Safari Ende. Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer. STMIK AMIKOM : Yogyakarta. Ismail, 2011. Sistem Informasi Reservasi Sewa Kamar Hotel Berbasis Web Studi Kasus Hotel Karlita Tegal. Program Studi Teknik Informatika, Jurusan Matematika. Universitas Diponegoro UNDIP: Semarang. Supriyanto, Aji, 2005. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. Wardhana, Dhian Wisnu, 2004, analysis CRM terhadap Hotel Quality, Program Study Magister Manajemen Jogjakarta, Thesis. Tarmoezi, Trizno, 2000, Hotel Front Office, Kesaint Blanc. Jakarta. Komar, Richard, 2006, Hotel Management (Manajemen Hotel), Penerbit : Grasindo, Jakarta. W. Lazar dan E.J.Kelly (2006) Definisi pemasaran hotel. Retrieved September 11, 2012. From: http://jurnal-sdm.blogspot.com /2009/11/pemasaran-hotel-hotel-marketing.html.
[2]
[3]
[4] [5] [6] [7] [8]
16
[9] [10] [11]
[12] [13]
Arief, Abd Rahman, 2005, Ilmu perhotelan dan restoran, Bandung, Graha Ilmu. Dimyati, Aan Surachlan SH, Pengetahuan Dasar Perhotelan, Cetakan III, CV. Devin Galan, Jakarta, 1992. PBDEPDIKNAS (Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional), 2008, KBBI Daring: Kamus Besar Bahasa Indonesia, http:bahasa.kemdiknas.go.id/kbbi (diakses tanggal 10 september 2012). http://iamzeda.wordpress.com/2011/03/17/sistem-informasi-manajemen perhotelan/. Pressman, Roger S, 2001. Software Engineering a Practitioner’s Approach. New York : McGraw-Hill Higher Education.
17
