A D M I N I S T R A S IA R S I P
ADMINISTRASI ARSIP OIeh ' Rudihsrto Sanusi'
Abstrnct 'the srchiue in the unit grows uerg quLcklg fucause of the.ctctlvles or ss tlrc result rl admLnstrstLon processqnd tntarnal communiccrtion as nBLI externql. Sn utew ol the sudden uolume ol papers, Lt becomesnacessarg to deuelope a sgstem to keep the srchlue lunction under e more heavg inflow of papers/docurnents Ln order to malntain easg and rqtiona,L ccczss to the archlue in the future.
Pendahuluan Pcrtumbuhanarsip dalam su,atur"nit sangatcepat sekali.karclta ter"jadidari transaksikegiatzur ataupul li.uil dari suatuprosesadminitra-si clankornunikzr^si biril, irttcmal maupun ekstemal.Melihat ledakan iu'sip ini. maka perlu dibLratkan peclomiu-t supayaarsiptcrsebutdi I'cnrLrclian hari I'ang mengaturpenvimpanannya" dapatditcmukankcrnbalidenganmudahdar-r cepal. Sctiap unit kerja diu'i suatu lembagaatau kiurtor, baik s\\'asla mallplnl perr"rerintah. pasti memiliki arsip karenaarsip merupakanproduk dari Luritkerja tersebut.Arsip teqadi karenaadanyatransaksikegiatanatauplur ha-sildari suatu prosesadminiskasi dan komunikasi baik intemal mauprmekstemal.Oleh karena arsipdihasilkandari serulutkegiatantansaksibaik intemaln.raupun ekstcmalnrakir pertumbuhannya pm sangatcepat sekali,sehinggadiperlukrmpengaturanI'au seksamaterhadappencatatan.penyrmpanan. terutamasistemtemu kembali dari arsip tersebut..ladi scluruhkegiatanyang dimulai dari pencalatan. penvirtrpiutan" dzurtemubalik dapatdikatakansebagaiadminisnasi arsip. Achninistrasiarsip1'angbaik sangatdiperlukanoleh badanpemerintah.apalagi pennahaanswastayang selalupenuhpersaingandi antarabadzurusahascjenisyang pada dasamyaselalu mengutamakanpelayananyang cepat dan tepat. Untuk pelavaneu'r yang cepatdan tepattersebutsalahsatunyaharusdidukungolel.rsistcm admrniskasi arsip yang terstruktur atau tersusunrapi. Dengan dernikian zrkan membantupensahaanswastatersebutdalam menjaringkonsumen1"anglebih Stalnon akatlenrikl\rsatKorlputcrtlKIllt),\ \ 1 l l l ) c n g i r i anra d i lr. c r n b a gIa' e r r d i d i k al nnt e rS t r r d i
3(r
Vleditcl,
ADMINISTRASI ARSIP
banyak.karenakonsumennyaharusdipuaskandenganpelayananyang diberikan. Melalui arsip yang tersusLrl secarasistematis,maka akan mempermudahdan mempercepat arsiptertentuditemukankembalibila sewaktu-waktu diperlukan. penyimpanan, Dari kegiatanyang dilakukansepertipencatatan. dan temu balik ciapatdikatakanbahwa administrasiarsip memiliki persamaan dengcurtala keria rutin perpustaliaan.[Ial 1'angrnembedakanistilah kearsipandenganperpustakaan adalah: I ) Bahwa berkas arsip dihasilkansebagaiproduk transaksidan selama transaksi.Koleksinyadisimpansckaligusdihasilkanoleh transaksir':urg teriadi pada suatu r"rnitkerja. scdangkankoleksi perpustakaan dibina derrgancaramemilih bahanpustaka1'angdapatdiperolehdari manasaja. 2) Bila berkas arsip rusak. maka materi yang rusak tidak dapat diganti denganataupun diperolehdari tempallain. sedangkan bagi perpustakaan bahan pustaka yang hilang atau rusak masih dapat cliperolehbentuk aslinyaataudalambentuklain (mic'ro/ilm,conputarfilc, ('D RO,'11"clan sebagaini'a) dari toko buku.penerbit.ataupun clari perpr-rstaltaan lain. 3) Teknik pengkatalogan dan pengklasifikasian berkasarsipberbecla dengarr bahan pustaka di pcrpustakaan.Bcrkas arsip disusr"urnrcnul'ut isi infornrasidalarnkaitannyadenganorganisasiscrtalungsi baclantcmpat arsipbernaung. Di pcrpustakaansetiap bahan pustaliadikatalogdan diklasilikasi nrenurut peraturan katnlogdanbagan/ daftarklasifikasiyangsudahada.
PengertianArsip Istilah arsip sendiri berasaldari bahasaYunani yaitu Archailtn ,r'angberarli kantor. Schelenbergrnemberikandefinisi arsip sebagaiberkas pranataumurn lnaupunswastayang dinilai perlu disimpansecarapenxanenuntuk tuiuan acuan danpenelitiandantelahdisirnpanataudipilahuntukdisimpanpadasebuahlembaga kearsipan. MenurutUndang-l.lndang No.7tahunl97l, dikatakznbahn'aarsipmerupakan: a. Naskah-naskahyang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badanpemerintahandalam bentuk corak apa plul. baik dalam
Meditek
37
A D M I N I S T R A S IA R S I P
keadaan tunggal maupun berkclompok dalani rangka pelaksanaan kegiatanpemerintahan. yang dibuat dan diterimaoleh badan-badan b. Naskah-naskah swastaatau perorangan.dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaantunggal maupuuberkelon-rpok. dalarnrangkapelaksanaan kehidupankebangsaan.
_<_
Arsio Dinamis
-
>\
Aktif Non Aktif
Arsip Statis
ur,sipnrcnurutfun54linyu Gumbar I .Iani,;-ieni,s Strmber:Zulkifli Amsyah.: tVunajeman Kcar,sipun. ,Iakarto: GruntediuPustaku(/tanu. 1995. Menurutfungsinyaarsipdapatdibagimenjadidua(lihatGaunbar l): laitr"r: l ) Arsip dinamis. merupakan arsip yang dipergunakansecaralangsung
dalarn perencanaan.pelaksanaan.dan penyelenggaraankehidupan padaumumny'a.Dapatdikatakanbahwaarsipdinamisadalalr kebangsaan semua arsip yang rnasih beradadi berbagaikantor, baik pemerintah maupun swasta. karena masih dipergunakansecara langsungdalam pelaksanaan nielakukanperencanaan. dan kegiatanadminitrasilainnya. Arsip dinamisini dalambahasaInggrisdisebutrecord.
2) Arsip statis.adalaharsipyang tidak dipergunakansecaralangsunguntuk perencanaan,penyelenggaraan kehidupankebangsaanpada umumnya atau dapat dikatakanarsip statis adalah arsip-arsipyang disimpan cli Arsip Nasional.Arsip statisini cialambahasa Inggrisdisebuturc'hicva.
38
Meditek
A D M I N I S T R A S IA R S I P
Arsip diniunisjugaterbagilagi menjadidu4 yaitu: l) Arsip akti1. yaitu arsip yang masih aktif dipergunakanatau serins dipakai.Nilai guna dari arsip aktif biasanya5 (lima) tahundari tanggal arsip tersebut dikeluarkan, tetapi masing-masing badan usaha mempunyaikebijakantersendirimengenaiusia arsip aktif'.dimanaarsip aktiftersebutnantinyaakan dinyatakansebagaiarsiparsipnonaktif. lagi. 2) Arsip r-ronali.tif. adalaharsip1'angsudahkurangdipergunakan Scbr-raharsip setelah habis mesa nonaktilirya"meil
ADMINISTRASI ARSIP Pengertiany'ang paling mendasartentangarsip adalahsctiapcatatanvan[i tertulis. tercetak.atar-rketikan. dalam bentuk huruf. angka atau garttbar.)'altg vang dat infi'rmra-si mempuryai arli tuiuan tencntu sebagaibahankomr"urikasi. terckam pada kertas. Sernua infbrmasi 1-angterekarntersebut akan siurgat membantu bagi rnanajcmetr suatu badan usaha dalarn ttrenctapkan lieputusan-keputusan. seperliapakahperlu menaikkanhargapokok suatuproduk pembuatan produk ataumturgkinbahkanakanmenghentikan ataur-ncnurunkannya tefientukarenatidakbegitulakudi pasaran. Semuakeputusanyang akan ditetapkansalahsatunyakarenadidukmg oleh sistem administrasiarsip yang baik sehinggaarsip-arsipy*g diinginlian dapat cliternr"rlian kenibaliuntukdikaii ulang.Infbmasiyangterkandurgdalamarsip-arsip karenal-nemuat tersebutakan menyaiikaninfbnnasiyang pisti dan saugatakr"uat, ir-rfbnnasimengenaitransalisiyang telah terladi dalarn suatu periode teftentu. Adanyaintbrmasiyangpastidansarrgatakuratiniakan membuatpihaknianajemen badanusahatersebutmcmbuatperamalanbisnisdan diharapkanramalantersebut tidakbergeserterlalu.jauhdarirealitasvangdiharapkan, Dalam administrasiarsip tidak ada perattrar tefientu yang lnenghauuskan yang berhubungan disebutarsiparis)mengikuti denganarsip(selanjtrtnya seseorang peraturantertentu dalam mencatatdan menyimpanarsip tersebut.I{al utama dan penting dalam administrasiarsip adalah bahwa arsip tersebuthans mudah ditemukankembali apabilasuatu saat diperlukankembali. Untuk menciptakan sistcm tcrnr"rtralik 1'angiktral dalarn administrasiarsip tidak ada hukun.ratau
Meditck
39
A D M I N I S T R A S IA R S I P
peraturanyang mengharuskanmemakaicaratertentukarenacaratersebutdianggap baik. Setiap badan usaha pasti membuat peraturansendiri-sendirimengenai pencatatandan per-ryimpanan arsip,karenabentuk userhayang dijalankansetiap badanusahaberbeda-beda disesuaikandenganjenis usaha1,angdijalaninva.I{al yang paling penlingbagi seoraurg arsiparisadalahmembuatrnanual / pcclllan / standarsehinggasiapapun yangnantinyaakanmenggunukan ataumcngolaharsip tersebutakanselaluberpegangpadamanual yangtelahditetapkan. Adapur isi dari manualtersebutadalahprosedur I ) Pencatatan. 2) Mengindeksclannrengabjadyang nantinyamcrnbcntuksltsLrnan )ang teratur dalam 3) Penyirnpanan . Melalui urlsur-unsurini scmuaarsip viurg tersirnpanakan ntudahclitentukan kembalisecarahcmartrvaktu. Bcrikutini disaiikanprosessuratmasuk/ keluarsantpaipen\intpaniur:
lndcks SuratmasulJ € keluau'
&
Penrimpanan
Oumbur2.Prose.s ,;trrulntusukd(tnkeltnr Agenda : Dalam agendaini terdapatkolom-kolomyangmencatatketerangan i yang data terdapat pacla surat masuklkeluar. Agenda surat masuk sebaiknl,a dipisahkandenganagendasuratkeluar.Age-nda dapatdipakaiuntukmencariulang scbtrahdokr"uncn.tetapi kwang efektif karena isi agenda tersusLutsccara kronologis. ladi hiuryadapat nrcrrunjukkan tanggalsurat lnasuk/keluar..ladi sttsllnimkonologis tcrsebuttidak banyakmembantlrdalammcncmukankenrbali sebuahdokumeu. Fungsi utama dari agendaini sebagaialat untuk ntembantu mencatatbanyaknyasurat masuk/kcluar(statistik)per harinya atau dalant satu periodetcrtentu.
40
Mcditck
A D M I N I S T R A S IA R S I P
menurutablad. hirus ditcntukan Mengindeks : Sebelumdokumendisusur-r dalrulu istilah-istilah yang digunakan sebagaikata tangkap (kqurn'd) daiarn istilahini disebutrnengindeks. Dalarl pcnyusutandokumen.Kegiatanmenentukiur pendckatan. yang rlenggunakan Lrerbagai digunakan dapat istilah ruengindeks. Misalnya namaorang.nama instansi.subjek(isi dokumen).gcogralis.dan lain Pendekatanapapunyangdigunakanadalahbaik teupi hatusnvaselalu sebagain,"-a. angkaataubilangan(seperti konsistendcnganyang sudahdijalankan.Penggunaan nomortaburgan/ sampaisaatini mzsihdigunakanoleh llomor induli mahasiswir, Indonesia walaupunbank tersebutsudahmenggunalian sebagianbesarbank di sistem berbantuankomputer) dalam mengindekssangattidak dianjurkeut.karena tidak murgkin mengingatnomor tabunganyangdimilikinya. Contohnra seseorang jika seorangnasabahi-ngin rnengetahiriiumlah saldo yang dimilikinyLr.rnaka lersebtrt nomortahunganyangdimilikny'a.Na-sabah pctugasbankakanmerranyakan nluna. Lain haln-v-a dengzur sendiri. pasti tidak ingat dengannomol'tabungamrya kiucnasiapapr.mjuga akanselaluingatnamanyasendin. Benkutini iltstrasi clari peuyusunan dokumeusecaranrunerik. Fllltl
0 7 8 8I 3 0 2 01
l'tllturr
I lihat078813002
l-rtlitrt l-.rsrrl
lDl.rrllNJ\(r.lr)
0 7 8 8l 3 0 0 2r I ll,.i'l
I'rlrttrr.t
G u m b u r - l. u
I r i , L l l lI t \ { t l
l i h u t 0 7 t i 8l l o l 0 I
G tut t n r tbbut trt. l . l t
Gambar 3 a & b . Pcnyusunandokuntcn secaranumerik dan alfbbetis
Susturanpadagambar3 a merupakanllle utamadimanasemLtabcrkas-berl.,as tcrsinrpan.Kalaupur tetapdigurakan arrgkaataubilangansebagai katu tungkup maka han:s dibuatkanlagi suatususunankartu tarnbahanyang biasaurladiscbtrt acuansilangyangisrnyamentiuli sebagaikiulu acuar.Kartu acuanini merupakan
Ivlcditck
"il
, { D M I N I S T R A S IA I I , S I P
atau mengacukepadaanghaatau bilangandalani susunandoktunenberdasarkan nurenk. Krutu acuanini disusunsecaraalfabetis(LihatGzunbar 3 b) Dari contoh di atas terlihat contoh kartu acuanyang nrengharuskan seorang arsiparisurtuk bekerla dua kali peftanla untuk mengindeksdan menvtsun dokumenberdasarkan angka:keduaharusmembuatdan menvusrutkautuacuan. 'fambahan lagi. hal var-tssangatmerugikanbila dokunrendisusunmenllrutangka adalah bila slsunan angka tersebut terlalu panjang sehingga sLrlit ulttLrk rnenibedakan susunanaurgkaterakhirantara 0021dengan0201.(l.ihat Gambar 3.a).karenabila terlalu panJarlgmaka deretanbilangcurtersebuttidak kasatmata (rnudahtcrlihat dan nrudahdibedakan)lagi sehinggadapatmcngakibatkan salalr sLlsull.
Mengabjad : adalahntenvlNru.r dokumendari urutiur A - 1,.Mengab.iadadalalt vang lial sangatmudahdikerialian. karenaabiaddiketrihuioleh sctial'r ora1lg',1111L1 clapatmembacaatall menulis. Mcskipur susLulzur hunrtlhurul'dalanr ab.iadtidali pmal-r ben-rbah. nanrLlnr"urtuktnengabjadmasih dipcrlLrlianperatLlran pcgangiul 'lcrdapat (konsisten). sllpayadiperolehsLrsunan duaperaturan dalan )ang taalazas mengabjad. vaitusltsurankatadcrri katadanhurufdenrihurLrl'l]crikutini disalikan ncrbedaannr a. lhl'ti tlcnti hrt'trl
Kcrtudt'nti kutLt
Matararn
Matalam
Mata Kaki M a t aA r r
Mata UIur Mata kaki M a t aA i r
( iaurbar4. 'l'atacaranrengabjad berdasarkan su-suar urcnurutkatadeuriltatadan hurul'dcuri lrr.rnrf
12
Mcditek
ADMINISTRASI ARSIP Dan susuniurdi atasdapatdikatalianbahwadalamsusunankatademi kata klta yang pendeksclalumendahuluri katayang lebihpanjang.Padasusunanhurul pun;angpcndckkatatetapimemperhatikan dernrhru'uftidarl,nternpedulikan rrutiur huruf bcrikutnyadari slrsuuiulalfirbetis.Dan duacaradi atas.tidak adacarar irng terbaiktetapiyangpentingjika salahsatucaradigurakan.maka caratersebuthanr: terus digunakansecarakonsisten Dengan suswumbembjadyang jelas maka memudahkanbagi penyusundan pcmakaiurhili mencnrukankembalidokunen yangdiingirilian. l<emudtan . Dclkuncn- dokurtcnyiurutelahdrrndeks. disrmpan Penl'iurpanan rnengabyad berdasarkzur ab.iadvang .lipcrgunal'andaliurt scsrrai..lenganperaturcur Bahasalndoncsiaderrgzurunrtiulhurufsebagaibenkut:a-b-c-cl-e-l'-g-h-i-i -k- l-nr-n-o-p-q-r-s-t-u' \'-w- \-y z. arsipans isi darinranLrilrang haru:dibuittolehseoriurg I)emikian kesehlruhiur Sclain l'uri di atas masih ada bcberapahal yaurgperlu diperlratikandalam pcnallgiman eu'srp. ) altu: I ) Ruzurgan luils [.us ruargan harus mendapatpcrhatiankhwus. karena percncatraan pet'tunrbuhiur arsip" olch dari ccpatnva bcrasal aug rulurglulmcnrpuuyaipengaruh l ' lu-s ruanganharusmcrnperhitutgkarr karcnaitu dalammerencanakan - Ilanyalcrl'a jurnlaharsipyangakandisrmpan - Banyakperlarnbahar-rnya clalamsatuperiodetertentu(hari/minggu/bulan/tahtur) J) Tataltmng Ruang penyimpananarsip sebaiknyaditata dengzurbaik karena mernpunyai pengaruhterhadap: - WaktLrrang diperlukanuntrilr,menemulian kembalisuatuarsip - Bcrapaseringkita menrlukpadainfomrasr\ang diarsipkan - Siapasaiayangalianmencanarsipyangakanditemtrkurkenrblli Apabiladirasadanpcrludibuatkanderrahlernariarsrp.
Meditelr
-+-i
A D M I N I S T R A S IA I I S I I )
-i) Proteksi Semua arsip yang tersirnpan harus diberikan perlindungandari bahaya kebakaran.baniir. pencurian.termausuknrsalcryadoklmren1'angdisc'blbkarrolch asanlyangberasaldarikertasdokumenvangbersangkutan. -{1Retensi,\'sip -l'idik Yang dir-naksuddcnganretensiarsip adalahpemusnahanarsip. ada peraturankhususmengenaipemusnahan arsip.tapi )alrg berlakusccaraunur adalaharsip y'iurgsr-rdzrh berusia5 (lima) tahunaliandimasukkiuikc dalarnarsip nonaktif. Setelah5 (lirna) tahunmcnjadi arsip nonaktif maka arsip tersebutl'risa climusnahkan. .lika lernlragatersebutrnempunyaianggarurr arg cukLrpbesardaliurr hal pernelihatnn arsil-r.nralia ersip vang altan dinrusnahkan tcrlcbih clahulu ('D dibrratkarr cluplikatnladalambentukmihrfilmRO\1.file korrrpLrtcr dengan nrenggturaliat1.\'c'ut7t7( t'.ataudalambentuliyanglainnya.
PENUTUP Keberadaanersip drur suatu urit kerja sturtulenrbagabaik swastanraLrpurl pemerintahtidak dapatdipungkirikarcnanrcn:paliartriursaksikcgiatandari proses aclmnistrasidan komrurikasibaik ekstcrnalmaupunintenral.Llrrtr"rli itu arsipperh,r distsuu secarasistematissupayamudahditemukankembali,Padaerkhirnya bergr.na untuli menrbantupihak nriurajemensuatulembagaurcncntriliiurkeputusan\ ur4t akandiiunbil. Mclihat penlingnl'aarsip sebagaisalahsatualat urlrili nrcngambilkeputusml. rnakadirasaperlu urtuk rncmbuatsuatumanuaVpeclonrarvstzurdar untuk rrcngatu sistem administrasiarsip yang baik. Secarasederhanaisinva rneliputi : agcndru indeks.abjad.dantrleny ir.npanan. prerlurnempertimbangkan pula hal laiml'a SelainsatunranuaVpedomarVstandar yangberupa: perencanazm proteksi. hns ruangan.tataruang. danretensialsip.
Kepustakaan l. Anrsy'ah.Zulkilli. IlunuientcnK(dr.\'ipun. Jakarta. (ilarrrcrlilI)ustul,rr r t a n r a . I I 995, 2. Basuki. Sulistyo.Tcknik dun ,lustt DokumcntusiJakarta: (iranredia Pustakatltarna.I992, 44
Meditek
A D M I N I S T R A S IA R S I P
finc'y'clopecliu,4mericanu. 3. Posncr.l:.rnst.'Arcltives'. Lill' K.'l'nlu SusununMengabiud..fakarta: KilP lrSiil. 4. Sorrradikarta. c ) 9 5 . I R. Ilanugemcnlol Architc,r.New York. 1965. -5.Schclenberg.'f'heodclre Chic,ago.1957. . ltrint'iplasund tac'hniquc,s. 6. itltxlern,.1r't'hiva,s
Meditek
li
