PEMERINTAH KABUPATEN OGAN ILIR LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Jalan Raya Lintas Timur Km.35 Indralaya Telpon: 0711-580398 Email:
[email protected] Website: www.lpse.oganilirkab.go.id
PETUNJUK PELAYANAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) PEMERINTAH KABUPATEN OGAN ILIR Nomor : 11 / LPSE.OI /XII / 2013 A. DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten OKU Timur, Kabupaten OKU Selatan dan Kabupaten Ogan Ilir di Provinsi Sumatera Selatan; 2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; 4. Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010 yang disempurnakan dengan Peraturan Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah’ 5. Peraturan Kepala LKPP Nomor 03 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 6. Peraturan Bupati Ogan Ilir Nomor 03 Tahun 2012 tentang Implementasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Ogan Ilir; 7. Peraturan Bupati Ogan Ilir Nomor 12 Tahun 2013 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Ogan Ilir. B. LATAR BELAKANG Dalam rangka meningkatkan pelayanan di lingkungan LPSE Pemerintah Kabupaten Ogan Ilir perlu disusun suatu petunjuk layanan dengan mempertimbangkan kelancaran proses pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan oleh para pengguna aplikasi e-Procurement. C. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud dan tujuan petunjuk layanan/operasional di lingkungan LPSE untuk memberikan kemudahan kepada pengguna untuk mengakses aplikasi e-Procurement, sehingga pelaksanaan pengadaan barang/jasa berjalan sebagaimana mestinya dan tetap berpedoman pada Peraturan Perundangundangan yang berlaku. D. RUANG LINGKUP 1. Unit pelayanan yang melaksanakan kegiatan ini adalah Layanan Pengadaan Secara Elektronik; 2. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Layanan Pengadaan Secara Elektronik; 3. Pengguna pelayanan adalah pengguna aplikasi e-Procurement yaitu: Administrator LPSE, Helpdesk LPSE, Verifikator LPSE, ULP, PA/KPA, PPK, PPTK dan Penyedia Barang/Jasa; 4. Keluaran (output) pelayanan adalah terselenggaranya kegiatan pelayanan terhadap pengguna aplikasi e-Procurement.
1
E. PENGERTIAN ISTILAH 1. e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis website / internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) melalui lpse.oganilirkab.go.id dengan induk domain website www.oganilirkab.go.id; 2. Layanan Pengadaan Secara Elektronik selanjutnya disingkat LPSE adalah pengelola/pelaksana teknis yang melayani proses pengadaan barang/jasa dalam pelaksanaan sistem dan domain/sub domain eProcurement; 3. LPSE Pusat adalah unit kerja yang dibentuk oleh dan berada di bawah tanggung jawab Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang bertugas secara khusus untuk mengelola dan mengembangkan sistem e-Procurement; 4. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah selanjutnya disingkat LKPP, adalah lembaga pemerintah yang mempunyai tugas untuk melakukan pengembangan kebijakan di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah; 5. Pejabat Pembuat Komitmen selanjutnya disebut PPK, adalah pejabat yang diangkat oleh Bupati atau Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa; 6. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan selanjutnya disebut PPTK, adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa; 7. Unit Layanan Pengadaan selanjutnya disebut ULP, adalah unit layanan yang diangkat oleh Bupati Ogan Ilir untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa di lingkungan Pemerintah Kabupaten Ogan Ilir; 8. Pejabat Pengadaan adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan; 9. Penyedia adalah badan usaha atau orang perseorangan yang memenuhi syarat-syarat pendirian badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa dan telah terdaftar dalam sistem e-Procurement pada pusat-pusat layanan; 10. Pengguna adalah semua pihak yang menggunakan sistem e-Procurement; 11. User ID adalah nama atau pengenal unik sebagai identitas diri dari Pengguna yang digunakan untuk beroperasi di dalam sistem e-Procurement; 12. Password adalah kumpulan karakter atau string yang digunakan oleh Pengguna untuk memverifikasi User ID kepada sistem e-Procurement; 13. Umpan balik adalah tanggapan atas pengunaan aplikasi e-Procurement yang dilakukan oleh pengguna aplikasi e-Procurement; 14. Verifikasi adalah kegiatan pemeriksaan terhadap kebenaran pelaporan dokumen yang disampaikan oleh calon penyedia barang/jasa; 15. Monitoring lelang adalah kegiatan pemantauan terhadap aktivitas lelang melalui website LPSE oleh LPSE; 16. Admin LPSE adalah staf LPSE yang diberikan wewenang untuk memegang kendali aplikasi eProcurement, serta memberikan User ID dan Password kepada Pengelola LPSE dan Koordinator ULP/Pejabat Pengadaan, serta Pengguna LPSE (Rekanan/Penyedia Barang dan Jasa). F. PROSEDUR RENCANA UMUM PENGADAAN(RUP) 1. Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) menyampaikan RUP ke Pengelola LPSE; 2. RUP yang sudah diterima diteliti untuk dientry dan diupload di sistem RUP pada website LKPP sebelum dilaksanakan pengadaan barang/jasa oleh SKPD.
2
G. PROSEDUR PELAYANAN 1. Pendaftaran Pengelola LPSE dan Pengurus ULP a. Admin LPSE menerima salinan SK Penunjukan sebagai Pengelola LPSE terdiri dari Helpdesk dan Verifikator LPSE, Pengurus ULP (Koordinator, Sekretaris, Ketua Pokja dan Anggota Pokja ULP) yang ditunjuk; b. Admin LPSE mendaftarkan pihak-pihak yang tersebut dalam SK Penunjukan sebagai Pengelola LPSE (Helpdesk dan Verifikator) dan Pengurus ULP (Koordinator, Sekretaris, Ketua Pokja dan Anggota Pokja ULP) untuk mendapatkan User ID dan Password aplikasi e-Procurement; User ID dan Password dikirim melalui email c. Jika hanya lupa password LPSE dapat langsung dikirimkan melalui e-mail dengan fasilitas lupa password di website LPSE Kabupaten Ogan Ilir dan jika lupa password di email Pengelola LPSE (Helpdesk dan Verifikator) dan Pengurus ULP (Koordinator, Sekretaris, Ketua Pokja dan Anggota Pokja ULP) dapat diperbaiki lupa password pada web email yang bersangkutan, atau membuat surat permohonan kepada LPSE tentang perubahan email, User ID atau Password. 2. Pendaftaran Pejabat Pembuat Komitmen ( PPK) pada LPSE a. Admin LPSE menerima asli/salinan SK Penunjukan sebagai PPK yang ditunjuk oleh Bupati atau Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran; b. Admin LPSE menginput data PPK yang tersebut dalam SK Penunjukan untuk diberikan User ID dan Password aplikasi di LPSE Kabupaten Ogan Ilir; c. Jika hanya lupa password LPSE dapat langsung dikirimkan melalui email dengan fasilitas lupa password di website LPSE Kabupaten Ogan Ilir dan jika lupa password di email PPK dapat diperbaiki lupa password pada web email yang bersangkutan, atau membuat surat permohonan kepada LPSE tentang perubahan email, User ID atau Password. 3. Pendaftaran Penyedia Barang/Jasa (Rekanan) pada LPSE a. Admin LPSE menerima asli/salinan SK Penunjukan sebagai Admin Perusahaan calon pengguna yang ditunjuk oleh Direktur Perusahaan pada saat Registrasi Penyedia di Kantor LPSE Kabupaten Ogan Ilir; b. Admin LPSE mencatatkan admin perusahaan tersebut untuk diberikan User ID dan Password aplikasi di LPSE Kabupaten Ogan Ilir bila Tanda Lulus Verifikasi Perusahaan telah diberikan. User ID dan Password dikirimkan melalui email admin perusahaan yang bersangkutan; c. Langkah pertama Pendaftaran Penyedia adalah dengan membuka website LPSE Kabupaten Ogan Ilir melalui Mozilla Fire Fox ketik: lpse.oganilirkab.go.id, lalu klik menu: [MENDAFTAR SEBAGAI PENYEDIA BARANG/JASA], lalu masukkan alamat email admin perusahaan, Download Formulir Pendataran dan Formulir Keikutsertaan. Lalu klik tombol [MENDAFTAR] kemudian buka email tersebut, ikuti petunjuk langkah pada email untuk pengisian Data Perusahaan; d. Jika Data Perusahaan sudah diisi dengan benar, lalu konfirmasi kembali Mendaftar; e. Untuk mendapatkan User ID dan Password, Pengurus Perusahaan harus datang langsung ke Kantor LPSE dengan membawa Dokumen Asli dan Fotocopy Perusahaan yang dipersyaratkan oleh LPSE; f. Setelah dilakukan VERIFIKASI oleh Verifikator LPSE terhadap Dokumen Asli dan Fotocopy Data Perusahaan dan telah dinyatakan lengkap dan benar, maka Verifikator akan memberikan tanda setuju dan diberikan TANDA LULUS VERIFIKASI di LPSE, lalu berkas asli dikembalikan ke Pengurus Perusahaan/Rekanan/Penyedia, dan berkas dokumen fotocopy diserahkan pada Admin LPSE untuk diberikan User ID dan Password; g. User ID dan Password untuk Penyedia Barang/Jasa akan diberikan melalui email perusahaan yang bersangkutan; h. User ID dan Password yang diberikan harus dipergunakan untuk [LOGIN] mengakses website LPSE Kabupaten Ogan Ilir sebagai Penyedia yang selanjutnya dipergunakan untuk pengisian Data Perusahaan secara lengkap, dan untuk [LOGIN] mengikuti proses pemilihan penyedia barang dan jasa sesuai dengan ketentuan ULP dan LPSE;
3
i. Jika hanya lupa Password Login di LPSE dapat langsung dikirimkan melalui email dengan fasilitas lupa password di website LPSE Kabupaten Ogan Ilir dan jika lupa password di email perusahaan dapat diperbaiki lupa password pada web email yang bersangkutan, atau membuat surat permohonan kepada LPSE tentang perubahan email bermaterai dengan datang langsung di kantor LPSE dan membawa Dokumen Asli Perusahaan, setelah Data Perusahaan dinyatakan benar maka Password akan diberikan melalui email baru perusahaan yang bersangkutan pada kolom inbox/surat masuk atau kolom SPAM. 4. Verifikasi Dokumen Penyedia Barang/Jasa (Perusahaan Calon Rekanan) a. Calon Penyedia datang ke LPSE dengan membawa berkas: 1). Formulir Pendaftaran (harus sudah diisi); 2). Formulir Keikutsertaan (harus sudah diisi); 3). Formulir Pernyataan Kebenaran Dokumen; 4). Dokumen penunjang, yang terdiri dari: i. Asli dan salinan Kartu Tanda Penduduk (KTP) Direktur / Pemilik Perusahaan / Pejabat yang berwenang di perusahaan; ii. Asli dan salinan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Direktur / Pemilik Perusahaan / Pejabat yang berwenang di perusahaan; iii. Asli dan salinan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) / Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK) / Sertifikat Badan Usaha (SBU) / Ijin Usaha sesuai bidang masing-masing iv. Asli dan salinan Akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir (bila ada). v. Asli dan salinan Surat Izin Tempat Usaha /SITU/HO. 5. Sosialisasi Aplikasi LPSE a. Kepala LPSE dapat melakukan sosialisasi aplikasi e-Procurement ke semua satker/PPK/ULP, baik tanpa diminta maupun dengan permohonan dari satker tersebut; b. Dengan pertimbangan jumlah dan kemampuan personil LPSE, Kepala LPSE dapat meminta bantuan pembicara kepada LPSE Pusat dalam sosialisasi yang akan dilaksanakan. 6. Pelatihan Aplikasi LPSE a. Kepala LPSE menerima permohonan dari calon p engguna untuk mengadakan pelatihan aplikasi e-Procurement Pemerintah Kabupaten Ogan Ilir; b. Kepala LPSE meminta trainer LPSE untuk mempersiapkan segala sesuatu untuk mengadakan pelatihan sebagaimana dimohonkan oleh calon pengguna; c. Atas persetujuan Kepala LPSE, trainer LPSE dapat meminta pendampingan dari trainer LPSE Pusat. 7. Penggunaan Aplikasi di Luar Lingkungan a. Kepala LPSE menerima permohonan dari pengguna di luar lingkungan instansi pemerintah Kabupaten Ogan Ilir untuk menggunakan aplikasi e-Procurement Pemerintah Kabupaten Ogan Ilir; b. Terhadap instansi pemohon staf LPSE melakukan pemeriksaan infrastruktur, yaitu: i. Jaringan ii. Perangkat Keras c. Berdasarkan hasil pemeriksaan sebagaimana dimaksud huruf b, Kepala LPSE dapat menyatakan kesanggupan untuk membentuk Sub Agency di instansi pemohon; d. Dengan persetujuan Kepala LPSE, Staf LPSE membuat Sub Agency, User ID dan Password untuk Admin Sub Agency. 8. Umpan Balik (Error, Request) terhadap Aplikasi LPSE a. Helpdesk menerima dan mencatat segala umpan balik dari pengguna aplikasi e-Procurement; b. Helpdesk melakukan klarifikasi kepada admin LPSE agar dilakukan pengecekan teknis (aplikasi dan jaringan) apakah umpan balik tersebut masih dalam lingkup wewenang LPSE atau LPSE Pusat; c. Jika masih dalam lingkup wewenang LPSE maka admin LPSE wajib segera melakukan perbaikan; d. Jika umpan balik masuk ke dalam wewenang LPSE Pusat, maka helpdesk segera menindak lanjuti menghubungi helpdesk LPSE Pusat. 4
b. Berkas di atas oleh Penyedia dimasukkan ke dalam map yang berbeda, yaitu: 1). Map Pertama, berisi Formulir Pendaftaran (harus sudah diisi), Formulir Keikutsertaan (harus sudah diisi), Salinan Dokumen Penunjang, Asli Surat Kuasa (jika yang menyerahkan selain pimpinan perusahaan); 2). Map Kedua, berisi Asli Dokumen Penunjang. c. Jika calon Penyedia (pimpinan perusahaan) tidak dapat hadir maka calon penyedia dapat menunjuk orang lain (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan proses verifikasi ke LPSE dengan disertai surat kuasa kepada orang lain tersebut (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan perbuatan hadir ke LPSE, membawa dan menunjukkan berkas sebagaimana disebutkan pada angka 1 kepada Verifikator LPSE; d. Verifikator LPSE menerima Map Pertama dan Map Kedua dari calon Penyedia / kuasanya, serta mencocokkan data registrasi (data identitas dan data perusahaan) yang telah dimasukkan ke dalam website LPSE oleh calon Penyedia; e. Verifikator memastikan dan memeriksa kelengkapan, validitas, kesesuaian berkas (Map Kesatu dan Map Kedua), sesuai tersebut pada angka 3; Verifikator LPSE memeriksa atau mencocokkan: 1). Dokumen penunjang asli dengan dokumen penunjang salinan; 2). Formulir pendaftaran dengan dokumen penunjang; 3). Formulir keikutsertaan dengan dokumen penunjang; dan 4). Data registrasi (data identitas dan data perusahaan) yang telah dimasukkan ke dalam website LPSE oleh calon Penyedia dengan dokumen penunjang. Dalam hal ini verifikator diharapkan dapat melakukan pengecekan atas unsur-unsur kelayakan (eligibility) calon Penyedia yang mencakup: - konsistensi data antar berkas dalam Dokumen Penunjang terlampir; - kesesuaian format dan substansi serta keabsahan berkas-berkas penunjang; - kesesuaian terhadap ketentuan (baik ketentuan usaha maupun pengadaan) yang berlaku; - pengecekan terhadap indikasi pemalsuan dokumen, penyimpangan ketentuan, persekongkolan dan KKN.
f. Jika berkas (Map Kesatu dan Map Kedua) tidak lengkap dan/atau tidak valid dan/atau tidak sesuai, maka verifikator LPSE wajib menghentikan proses verifikasi dan mengembalikan Map Kesatu dan Map Kedua kepada calon Penyedia/kuasanya tersebut; Cek Kelengkapan : Berkas telah sesuai yang dipersyaratkan. Cek Validitas : Berkas masih dalam masa berlaku. Cek Kesesuaian : Berkas nyata sesuai dengan data registrasi Online. g. Verifikator LPSE harus menjelaskan kepada calon P enyedia/kuasanya mengenai ketidaklengkapan dan/atau tidak validnya dan/atau tidak sesuainya berkas tersebut, dan meminta calon Penyedia untuk melengkapi dan/atau memperbaharui dan/atau menyesuaikan berkas dan/atau data registrasinya; h. Jika berkas yang diberikan oleh calon Penyedia lengkap, valid dan sesuai, maka verifikator wajib segera memberikan persetujuan kepada Penyedia tersebut dan mengembalikan Map Dokumen Asli, serta Map Dokumen Salinan disimpan oleh verifikator LPSE untuk disimpan sebagai arsip; i. Verifikator memberikan Kartu Tanda Lulus Verifikasi di LPSE Kabupaten Ogan lir kepada Rekanan/Penyedia, yang dicetak dalam rangkap 3, masing-masing untuk Rekanan/Penyedia, Admin LPSE dan Arsip Verifikator; j. Verifikator LPSE akan memberikan 1 lembar Kartu Tanda Lulus Verifikasi LPSE kepada Admin LPSE, dan Admin LPSE menetapkan User ID dan Password kepada Penyedia setelah berkas penyedia telah dinyatakan lengkap, valid dan sesuai;
5
k. Dalam website, verifikator LPSE melakukan proses persetujuan verifikasi dan Admin LPSE akan mengirimkan email yang berisi User ID dan Password kepada Penyedia/Rekanan; l. Verifikator LPSE wajib memberitahukan kepada Penyedia bahwa User ID dan Password telah dikirim melalui email dan meminta Penyedia segera memberitahukan bahwa email tersebut telah diterima; m. Verifikator LPSE wajib memberitahukan kepada Penyedia bahwa Penyedia berkewajiban untuk selalu memperbaharui data identitas dan data perusahaan di dalam website LPSE bila terjadi perubahan dikemudian hari. 9. Penanganan/Tindak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan (Helpdesk) a. Pengaduan/keluhan/masukan dari pengguna pelayanan yang berkaitan dengan pelayanan LPSE dan aplikasi e-procurement di lingkungan LPSE disampaikan kepada Kepala LPSE; b. Kepala LPSE mendelegasikan wewenang kepada staf Bagian Layanan Pengguna LPSE untuk menindak lanjuti pengaduan/keluhan/masukan; c. Staf Bagian Layanan Pengguna LPSE beserta staf LPSE menindaklanjuti pengaduan/ keluhan/masukan; d. Penyampaian pengaduan/keluhan/masukan dapat dilakukan sebagaimana tersebut dibawah ini beserta cara staf bagian layanan penguna memberikan tanggapan: 1). Tahapan melalui e-mail a). Masyarakat (pengguna) dapat mengirimkan pertanyaan melalui email ke alamat
[email protected]. b). Staf Bagian Layanan Pengguna secara rutin akan membuka email. c). Proses menjawab pertanyaan, kritik dan saran yang dilakukan: i. Menjawab semua email yang masuk untuk memberitahukan status pertanyaan yang telah diajukan oleh pengguna layanan; ii. Mencatat dan mendokumentasikan email balasan yang telah dikirimkan sebagai balasan atas pertanyaan yang diajukan oleh pengguna layanan. d). Staf Bagian Layanan Pengguna melihat catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) di website LPSE apakah pertanyaan serupa sudah ada atau belum, jika sudah ada dan sudah terjawab maka Helpdesk merujuk tanya jawab tersebut. e). Jika di dalam catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) belum ada pertanyaan serupa maka staf Bagian Layanan Pengguna dapat menjawab pertanyaan tersebut. f). Jika pertanyaan yang diajukan oleh pengguna layanan tidak dapat langsung dijawab maka hal yang dilakukan adalah: i. Memasukkan pertanyaan yang belum terjawab ke dalam status pending; ii. Memasukkan pertanyaan dalam status pending ke daftar pertanyaan yang belum terjawab; iii. Menjawab email yang masuk untuk memberitahukan bahwa status pertanyaan yang dikirim oleh pengguna layanan masih dalam proses pending; iv. Mencatat dan mendokumentasikan email ke dalam folder dengan status pending. 2). Tahapan melalui telepon a). Masyarakat (pengguna) dapat mengirimkan pertanyaan melalui telepon ke nomor 0711580398; b). Staf Bagian Layanan Pengguna akan mengangkat telepon dengan maksimal 3 kali deringan; c). Menyapa penelpon dengan salam pembuka ”Selamat Pagi/Siang, dengan Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik di sini ada yang bisa kami bantu?”; d). Menanyakan dan mencatat identitas penelpon dalam formulir daftar pertanyaan sekurangkurangnya memuat: nama, alamat dan nomor telepon yg dapat dihubungi; e). Menanyakan keperluan dan mencatat pertanyaan penelepon; f). Staf Bagian Layanan Pengguna melihat catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) di website LPSE apakah pertanyaan serupa sudah ada atau belum, jika sudah ada dan sudah terjawab maka staf Bagian Layanan Pengguna merujuk tanya jawab tersebut; g). Jika di dalam catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) belum ada pertanyaan serupa maka staf Bagian Layanan Pengguna dapat menjawab pertanyaan tersebut; h). Jika pertanyaan tidak dapat langsung dijawab maka staf Bagian Layanan Pengguna akan mengeskalasikan pertanyaan tersebut kepada bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten untuk menjawab; 6
i). Hasil tanya jawab antara pengguna dengan bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten di catat oleh staf Bagian Layanan Pengguna pada FAQ website LPSE; j). Jika bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten untuk menjawab tidak dapat dihubungi maka staf Bagian Layanan Pengguna akan mencatat pertanyaan tersebut pada catatan/dokumen pertanyaan (FAQ), dan berjanji akan mengirimkan jawaban kepada pengguna LPSE tersebut melalui email / telepon. 3). Tahapan untuk pengguna layanan yang datang langsung (walk-in user) a). Masyarakat (pengguna) datang ke kantor LPSE menuju ke ruang/meja Bagian Layanan Pengguna (helpdesk); b). Staf Bagian Layanan Pengguna mencatat identitas pelapor, sekurang-kurangnya: nama, alamat dan nomor telepon yg dapat dihubungi; c). Jika staf Bagian Layanan Pengguna dapat menjawab pertanyaan (permasalahan) maka akan dijawab; d). Jika pertanyaan (permasalahan) tidak dapat langsung dilayani oleh staf Bagian Layanan Pengguna maka pertanyaan (permasalahan) tersebut dieskalasikan kepada bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten; e). Staf Bagian Layanan Pengguna meminta Wakil dari bagian/penanggung jawab yang bersangkutan untuk datang langsung ke ruang penerimaan tamu dan menyelesaikan sesuai dengan kapasitasnya; f). Jika pertanyaan (permasalahan) yang diajukan masih belum bisa diselesaikan juga, pengguna layanan dapat disarankan untuk meninggalkan kantor LPSE dan menjanjikan akan memberikan jawaban kemudian hari. e. Terhadap segala pertanyaan yang belum terjawab oleh Bagian Layanan Pengguna (helpdesk) dan/atau bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten di LPSE, maka helpdesk dapat menghubungi Bagian Layanan Pengguna (helpdesk) LPSE Pusat melalui: Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Gedung Smesco Lt. 17, Jln. Gatot Subroto Kav.94 Jakarta – 12780 Telepon: (021) 799 6033 / 976 05950, Faksimili: (Call) (021) 799 6033, Layanan SMS: 0818 158 003, Email:
[email protected] Website: http://www.lkpp.go.id 10. Monitoring Lelang a. Staf LPSE mencatat informasi dan jadwal lelang dan segala perubahannya yang diumumkan di website LPSE oleh panita pengadaan; b. Untuk mencegah kealpaan terhadap jadwal lelang maka staf LPSE dapat mengingatkan secara lisan kepada panitia pengadaan atas jadwal lelang yang telah dibuat; c. Pelaksanaan monitoring terhadap suatu lelang dilakukan sampai dengan lelang tersebut dinyatakan selesai/telah melalui tahap akhir dalam aplikasi e-procurement; d. Pencatatan atas pelaksanaan monitoring lelang disusun sedemikian rupa dan dilaporkan kepada LPSE Pusat. 11. Pemeliharaan Perangkat TI (Teknologi Informasi) a. Staf LPSE bertanggung jawab untuk melakukan pemantauan, perbaikan terhadap kondisi perangkat TI: 1) Jaringan; 2) Perangkat Lunak; dan 3) Perangkat Keras; b. Untuk keperluan pemeliharaan perangkat TI, staf LPSE dapat membuat jadwal rutin untuk keperluan tersebut; c. Staf LPSE akan melakukan pemberitahuan kepada Pengguna terhadap kegiatan pemeliharaan dan/atau perbaikan perangkat TI minimal 3 (tiga) hari sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan; d. Pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam huruf b oleh Staf LPSE diletakkan di dalam website LPSE; e. Staf LPSE menampung dan mencatat keluhan dari Pengguna atas penggunaan aplikasi eprocurement; f. Segera setelah menerima keluhan sebagaimana dimaksud dalam huruf d, oleh Staf LPSE disampaikan kepada LPSE Pusat; g. Penyampaian keluhan kepada LPSE Pusat melalui sarana email ke alamat
[email protected]. 7
12. Pengumunan Rencana Umum Pengadaan a. Pengelola LPSE akan memuat dan menampilkan Rencana Umum Pengadaan dari SKPD setelah menerima Surat Permohonan Pemuatan di website LPSE dari SKPD atau dari ULP; b. Pemuatan RUP dilakukan oleh Admin LPSE dengan menggunakan Format Scanner dan/atau format Pdf terhadap daftar RUP yang ditandatangani kepala SKPD (PA/KPA) dan stempel; c. Isi RUP sekurang-kurangnya adalah: 1) Nama dan alamat Pengguna Anggaran; 2) Paket pekerjaan yang akan dilaksanakan; 3) Lokasi pekerjaan; dan 4) Perkiraan besaran biaya. d. Isi substansi Rencana Umum Pengadaan (RUP) adalah tanggungjawab SKPD/PA/KPA yang bersangkutan dan tidak menjadi tanggung jawab LPSE. 13. Pengisian Data Elektronik Pengadaan Barang/Jasa a. Admin LPSE segera melakukan pengisian Data Pengelola LPSE, dan Kepanitiaan Pengadaan (ULP), Kelompok Kerja / POKJA ULP, serta mempersiapkan pemberian User ID dan Password masing-masing pengelola LPSE yaitu : Admin Agency, Helpdesk dan Verifikator LPSE, dan Pengurus ULP yakni : Sekretaris ULP dan Ketua-ketua Pokja ULP; b. Admin Agency LPSE segera melakukan pengisian Nama SKPD, alamat SKPD ke dalam sistem SPSE; c. Admin Agency LPSE segera melakukan pengisian Data SKPD, Data Satker, Kode Anggaran, Program dan Kegiatan masing-masing SKPD ke dalam sistem SPSE. 14. Pengumunan Pelelangan/Tendering a. Pembuatan Paket Lelang dilakukan melalui klik [Login non penyedia] sebagai Pokja ULP, dengan pengisian data sesuai dengan tampilan Daftar Paket, Buat Paket, dan Tambah Paket; b. Membuat dan Mengumumkan Lelang, dimulai dengan pembuatan Lelang Baru, pengisian data kategori, pemilihan metode lelang, syarat kualifikasi dan jadwal lelang diisi secara lengkap lalu klik [simpan]; c. Pengumuman P elelangan pengadaan barang/Jasa disampaikan kepada khalayak melalui website Pemerintah Kabupaten Ogan Ilir dan/atau website LPSE Kabupaten Ogan Ilir, paling lama 7 (tujuh) hari; d. Pengumuman Pelelangan pengadaan barang/jasa diterima LPSE dari ULP/Ketua Pokja ULP dalam bentuk hardcopy kemudian akan dilakukan scanner atau dalam bentuk softcopy untuk ditayangkan dalam format Pdf pada website LPSE; e. Sebelum diumumkan, maka bahan pengumuman pelelangan diterima LPSE telah ditandatangani Ketua Pokja ULP dan distempel lalu diperiksa oleh Verifikator LPSE, sehingga siap untuk ditayangkan; f. Pengumuman Pelelangan Umum sekurang-kurangnya memuat: 1). Nama dan alamat ULP yang akan mengadakan pelelangan; 2). Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilelangkan; 3). Nilai total Harga Perkiraan Sendiri (HPS); 4). Syarat-syarat peserta pelelangan; 5). Tanggal, hari dan waktu pengambilan atau Download Dokumen Pengadaan pada website LPSE 6). Jadwal pelaksanaan pengadaan/pelelangan pekerjaan berupa tahapan pelelangan disampaikan secara lengkap untuk ditayangkan pada website LPSE. 15. Upload Dokumen Pengadaan Barang/Jasa a. Dokumen pengadaan barang/jasa yang diterima dari PA/KPA/PPK SKPD yang telah diteliti oleh ULP/Ketua Pokja ULP segera diupload ke dalam website LPSE oleh ULP yang mendapat User ID dan Password; b. Setelah data isian pada halaman Lelang Baru selesai dan setelah klik tombol [simpan], maka tombol upload Dokumen Lelang akan muncul, lalu upload Dokumen Lelang dan [simpan]; c. Data Isian Elektronik LPSE yang sudah diisi lengkap akan bekerja secara otomatis oleh sistem e-procurement sesuai dengan tahapan jadwal yang telah diupload oleh ULP; d. Dokumen Pengadaan yang diupload disajikan pada website LPSE dalam format Pdf atau word.doc/rtf. 8
16. Pendaftaran dan Pengambilan (Download) Dokumen Lelang a. Untuk login sebagai Pengguna pada website LPSE Kabupaten Ogan Ilir, gunakan User ID dan Password yang sudah diberikan Admin LPSE pada email konfirmasi pendaftaran perusahaan; b. Ikuti menu yang tertera di bagian atas mulai dari Home, Data Penyedia dan seterusnya; c. Setelah data-data perusahaan diisi, lalu pilih menu Daftar Paket, isi Data yang ada pada kolom lalu pilih: Upload Dokumen Lelang; d. Seseorang dilarang mewakili lebih dari satu perusahaan dalam pendaftaran dalam Download Dokumen Lelang; e. Apabila terjadi perpanjangan masa lelang atau dilakukan pelelangan ulang, maka pengumuman pelelangan melalui website LPSE dapat diperpanjang dan atau diulang atas permintaan ULP. 17. Pemberian Penjelasan Pelelangan (Anwijzing) a. Pada pelelangan semi e-procurement, pemberian penjelasan (Anwiijzing) dilakukan secara langsung oleh ULP/Pokja ULP bersama PPK (bila diperlukan) kepada calon penyedia; b. Pada pelelangan secara e-procurement dilakukan secara elektronik melalui internet pada website LPSE baik ULP/Pokja ULP dapat didampingi PPK, terhadap Penyedia yang telah MENDAFTAR LELANG sebelumnya di LPSE pada Form menu pemberian penjelasan untuk Panitia/ULP/Pokja ULP dan Form menu Kirim Pertanyaan untuk calon Penyedia barang/jasa; c. Batas waktu pemberian penjelasan/jawaban dan pertanyaan Penyedia (tanya jawab) secara otomatis akan dibuka dan ditutup secara online oleh sistem LPSE; d. Lampiran Berita Acara Pemberian Penjelasan dapat di copy on screen pada layar komputer website LPSE menu masa pemberian penjelasan dokumen. Menu Panitia/ULP
Menu Penyedia
18. Pengiriman Dokumen Kualifikasi a. Pengiriman Dokumen Kualifikasi dari penyedia disampaikan secara online melalui website LPSE Kabupaten Ogan Ilir, dengan mengikuti petunjuk isian pada login sebagai Penyedia, pada halaman informasi lelang lalu pilih dan klik: [EDIT/KIRIM DATA]; b. Setelah melakukan pengisian data perusahaan secara lengkap, maka pilih dan klik tombol: [KIRIM]; c. Baik metode pelelangan Pra Kualifikasi dan Pasca Kualifikasi satu file atau dua file, cara pengiriman dokumen kualifikasi hampir sama yakni dengan membuka halaman informasi lelang, mengisi data perusahaan, lalu kirim. 19. Pengiriman Dokumen Addendum Pengiriman Dokumen Addendum Kualifikasi oleh Panitia/ULP/Pokja ULP dilakukan secara online melalui website LPSE Kabupaten Ogan Ilir, pada halaman view lelang, lalu klik tombol upload addendum pilih file addendum yang akan dikirimkan ke website LPSE. 20. Pengiriman Dokumen Penawaran a. Dokumen penawaran dari penyedia disampaikan secara online melalui website LPSE Kabupaten Ogan Ilir dengan menggunakan User ID dan Password [login penyedia] yang telah diberikan; b. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen, maka Dokumen Penawaran yang dikirimkan merupakan dokumen yang sudah dienkripsi dengan menggunakan program Apendo yang tersedia pada sistem website LPSE;
9
10
