PEMERINTAH KABUPATEN NAGAN RAYA
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK Kantor Bupati Nagan Raya Lt. II, Telp/Fax. (0655) 7556369, Kode Pos 23761 Website: www.lpse.naganrayakab.go.id, email :
[email protected]
BIDANG ADMINISTRASI & SISTEM INFORMASI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SOP PELAYANAN KEPADA INSTANSI & ULP
Nomor Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif
01.1/LPSE-NR/2013 23 September 2013 25 November 2013 2 Januari 2014
1. TUJUAN a. Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses administrasi dan sistem informasi kepada Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Instansi yang menggunakan Jasa Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). b. Menentukan mekanisme kontrol atas Standar Operasional Prosedur terhadap Pelayanan Kepada ULP dan Instansi terhadap penggunaan Portal LPSE Kabupaten Nagan Raya. 2. RUANG LINGKUP a. SOP Penanyangan Rencana Umum Pengadaan (RUP). b. SOP Penanyangan Pengumuman Lelang. c. SOP Permintaan User Id dan Password Panitia/PPK. d. SOP Reset Password Panitia/PPK e. SOP Ubah Jadwal Lelang f. SOP Uji Forensik 3. SOP PELAYANAN KEPADA INSTANSI DAN ULP a. SOP Penayangan Rencana Umum Pengadaan (RUP) : 1. Kepala SKPK mengirim Surat Permintaan User Id Sub Admin PPE (yang menjadi Sub Admin PPE adalah PA/KPA) serta melampirkan Form Permohonan User Id Sub Admin PPE dan Fotokopi SK Pengangkatan Admin RUP. 2. Sub Admin PPE membuat User Id Admin RUP (banyaknya Admin RUP sesuai kebutuhan) 3. Admin RUP bertugas menginput data RUP ke Aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) pada website: http://inaproc.lkpp.go.id/sirup/
b. SOP Penayangan Pengumuman Lelang Pada Portal LPSE : 1. Pokja ULP menyampaikan Surat Pernohonan Penanyangan dan Hard Copy Pengumuman yang telah ditanda tangani serta Soft Copy dalam bentuk PDF disampaikan kepada LPSE. 2. Admin LPSE akan mengumumkan Softcopy tersebut setelah adanya persetujuan/ disposisi Ketua LPSE. 3. Hard Copy Pengumuman Lelang akan menjadi Arsip LPSE Kabupaten Nagan Raya.
c. SOP Permintaan User Id Panitia / PPK : 1. Instansi/institusi Mengajukan Surat tertulis kepada Ketua LPSE Kabupaten Nagan Raya dengan melampirkan : - Formulir Permintaan User Id Panitia Pengadaan Barang/ Jasa dan PPK (formulir bisa di unduh pada special content). Formulir harus diisi lengkap dengan mencantumkan Kode Satuan Kerja (Satker), No. HP dan email yang valid. - Foto Copy SK Pokja ULP, - Foto Copy SK Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). 2. Semua Berkas tersebut dimasukkan kepada Map dan diserahkan kepada Admin Agency LPSE Kabupaten Nagan Raya.
d. SOP Reset Password Panitia / PPK : 1. Membuat Surat Permohonan Reset Password. 2. Admin LPSE akan melakukan Reset Password setelah mendapatkan Surat Permohonan tersebut.
e. SOP Ubah Jadwal Lelang Eproc : 1. Panitia mengajukan Permohonan tertulis kepada Ketua LPSE Kabupaten Nagan Raya untuk melakukan perubahan jadwal lelang eproc (Format Surat dan Lampirannya bisa di unduh di special content). 2. Penjelasan lainnya bisa dilihat pada format yang diunduh. Bagan SOP Ubah Jadwal Lelang Eproc bisa dilihat pada Halaman Lampiran di bawah
f. SOP Uji Forensik 1. Pokja ULP mengirimkan Surat Permohonan Bantuan kepada Ketua LPSE Kabupaten Nagan Raya untuk membuka file penawaran yang tidak bisa dibuka sesuai form yang telah disediakan (Form Uji Forensik bisa diunduh di Special Content). 2. Help Desk LPSE akan mencoba membuka file penawaran tersebut, jika berhasil maka akan diberitahukan kepada Pokja ULP. Jika Tidak maka diteruskan kepada Admin untuk dicoba buka kembali dan apabila bisa dibuka maka admin akan memberitahukan Help Desk bahwa file tersebut bisa dibuka. Apabila tidak berhasil dibuka maka LPSE Kabupaten Nagan Raya akan mengeluarkan Berita Acara (BA) Permohonan Uji Forensik terhadap file rhs yang tidak dapat dibuka untuk diteruskan kepada LKPP. 3. Help Desk LPSE akan mengirimkan permohonan Uji Forensik disertai BA kepada LKPP untuk di lakukan Pengujian dan Analisa dan selanjutkan jika telah selesai pada LKPP akan disampaikan klarifikasi kepada Pokja ULP. Bagan SOP Uji Forensik bisa dilihat pada halaman Lampiran di bawah
3. KEWAJIBAN POKJA ULP : 1. Menyerahkan Hard Copy Summary Report Lelang yang sudah selesai kepada Help Desk LPSE Kabupaten Nagan Raya sebagai Arsip. 2. Untuk Lelang Non Eproc yang ditayangkan di LPSE Kabupaten Nagan Raya Hard Copy diserahkan ke Help Desk LPSE Kabupaten Nagan Raya sebagai Arsip.
Ketua LPSE Kabupaten Nagan Raya Dto.
SAID NAZARUDDIN PJ, S.Sos Penata Tk. I NIP. 19760607 200312 1 006
SOP Uji Forensik File RHS
Penanganan Dokumen Penawaran yang Tidak Dapat Dibuka ULP
Admin
Helpdesk
LKPP
Mulai
Tidak dapat Membuka Dokumen Penawarani
Mengirimkan Surat/ email Permohonan Bantuan Membuka Dokumen Penawaran Penyedia
Menerima Permohonan Bantuan Membuka Dokumen Penawaran
Melakukan Pengujian Pembukaan Dokumen Penawaran
Berhasil?
Tidak
Ya
Menerima Klarifikasi
Selesai
Memberitahukan Kepada Pokja Dokumen dapat Dibuka
Ya
Melakukan Pengujian Pembukaan Dokumen Penawaran
Berhasil ?
Tidak Membuat BA Permohonan Uji Forensik Dokumen Penawaran
Menerima Klarifikasi Hasil Analisa File Dokumen Penawaran
Melakukan Pengujian Dokumen Penawaran
Mengirimkan email Permohonan Uji Forensik disertai BA Hasil Analisa File Dokumen Penawaran
Hasil Analisa File Dokumen Penawaran
Membuat dan Mengirimkan Hasil Analisa File Dokumen Penawaran
SOP Uji Forensik File RHS
Keterangan :
Proses
Keputusan
Dokumen (fisik/ elektronik)
Operasi yang Dlakukan Manual
Awal dan Akhir Alur
Lanjut ke Hal Berikutnya
Syarat Uji Forensik : Dilengkapi ID Lelang, Nama Lelang, Ukuran File, Hash Key File pada Server dan Kunci Private Dokumen serta User ID dan Password Pokja
SOP Ubah Jadwal Pelelangan
Ubah Jadwal Pelelangan ULP
Helpdesk LPSE
Admin LPSE Keterangan :
Mulai
Proses
Keputusan Mengajukan permohonan perubahan jadwal
Menerima permohonan perubahan jadwal Dokumen (fisik/ elektronik)
Operasi yang Dlakukan Manual
Mengirimkan email tersebut kepada Admin
Awal dan Akhir Alur
Selesai
Konfirmasi Penyelesaian Perubahan Jadwal
Melakukan perubahan jadwal Lanjut ke Hal Berikutnya
Syarat Usulan Perubahan Jadwal: Dilengkapi Kode Lelang, Nama Lelang, Tahap yang akan diubah, Jadwal semula, jadwal menjadi dan user id & nomor hp panitia
