DAFTAR ISI. Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional

DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN ....................................................................................................................... 1 2. PENGELOLAAN BERITA .........................................................................................................2 3. PENGELOLAAN DAFTAR HYPERLINK ...............................................................................9 4. PENGELOLAAN FAQ (FREQUENTLY ASKED QUESTIONS) ......................................... 12 5. PENDAFTARAN AGENCY ..................................................................................................... 14 6. PERSETUJUAN REKANAN .................................................................................................... 20 6.1. Detail Proses Persetujuan Rekanan .......................................................................................................... 21 6.1.1. Proses (1) Mendaftar ..........................................................................................................21 6.1.2. Proses (2) Verifikasi Formulir Pendaftaran dan Berkas Pendukung ...........................................22 6.1.3. Proses (3) Login ................................................................................................................22 6.1.4. Proses (4) Persetujuan Pendaftaran .......................................................................................24 6.1.5. Proses (5) Mengirim Notifikasi Tanda Ditolak ......................................................................27 6.1.6. Proses (6) Menerima Notifikasi Tanda Ditolak......................................................................27 6.1.7. Proses (7) Membuat User ...................................................................................................28 6.1.8. Proses (8) Mengirim Notifikasi Untuk Download LPSE-Client ...............................................28 6.1.9. Proses (9) Download LPSE-client ........................................................................................28 6.1.10. Proses (10) Install Aplikasi LPSE-Client.............................................................................28 6.1.11. Proses (11) Isi Form dan Kirim ...........................................................................................28 6.1.12. Proses (12) Persetujuan Data ..............................................................................................28 6.1.13. Proses (13) Mengirim Notifikasi untuk Perbaikan Data..........................................................29 6.1.14. Proses (14) Menerima Notifikasi untuk Perbaikan Data .........................................................29 6.1.15. Proses (15) Mengirim Certificate via Email ............................................................................29 6.1.16. Proses (16) Update Certificate..............................................................................................29 7. PENGELOLAAN DATA PEGAWAI ........................................................................................ 30 8. PENGELOLAAN DATA MASTER .......................................................................................... 32 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7.

Propinsi/Kab/Kota .................................................................................................................................... 32 Bentuk Usaha ............................................................................................................................................... 35 Jenis Ijin......................................................................................................................................................... 37 Kualifikasi ..................................................................................................................................................... 39 Sumber Dana ................................................................................................................................................ 41 Metode & Tahap .......................................................................................................................................... 44 Email Template ............................................................................................................................................ 47

9. PENGELOLAAN UTILITY ..................................................................................................... 51 9.1. Transfer File ................................................................................................................................................. 51 9.2. Email Queue ................................................................................................................................................. 54 10. MENGGANTI PASSWORD ..................................................................................................... 57 11. LOGOUT ................................................................................................................................... 59 12. LUPA PASSWORD .................................................................................................................... 60

Petunjuk Pengoperasian – Daftar Isi

i


1.

Pendahuluan

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik (electronic government procurement atau PPE), yaitu dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. Proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan dan peluang usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah. Aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Nasional dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik. Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik meliputi e-Lelang Umum (e-Regular Tendering), eLelang Penerimaan (e-Reverse Tender), e-Pembelian (e-purchasing), e-Penawaran Berulang (e-Reverse Auction), dan e-Seleksi (e-Selection). e-Lelang Umum (e-Regular Tendering) adalah pelelangan umum dalam rangka mendapatkan barang/jasa, dengan penawaran harganya dilakukan satu kali pada hari, tanggal, dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan, untuk mencari harga terendah tanpa mengabaikan kualitas dan sasaran yang telah ditetapkan, dengan mempergunakan media elektronik yang berbasis pada web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. Untuk dapat mengikuti lelang, sebuah perusahaan harus mendaftar terlebih dahulu sebagai rekanan. Proses pendaftaran ini ditangani oleh administrator PPE (Pejabat Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara Elektronik). Buku panduan ini akan membahas proses-proses yang terlibat di dalam proses pendaftaran rekanan yang melibatkan PPE.

Petunjuk Pengoperasian - Pendahuluan

1


2.

Pengelolaan Berita

Aktor

: PPE

Penjelasan

: PPE mempunyai wewenang untuk merilis berita-berita seputar pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh Bappenas. Berita-berita ini ditampilkan di halaman utama aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

Pra Kondisi

: Login (lihat Bab 6.1.3. Proses (3) Login).

Alur Proses

: Mulai

(3) Pengelolaan data berita

(1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE, klik link

Selesai

(2) Halaman ‘Berita’ ditampilkan Keterangan Proses (3) Pengelolaan Data Berita Ada 3 macam pengelolaan data berita, yaitu: 1. Menambah data berita. Untuk menambah data berita, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Berita’, klik tombol 2. Isikan data-data berita berikut ini:

. Halaman ‘Edit Berita’ ditampilkan.

• Judul, adalah judul dari berita. • Attachment, adalah dokumen yang menyertai berita. Untuk menyertakan dokumen, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Klik link 2. Klik tombol

. Halaman ’Upload Dokumen’ ditampilkan. . Dialog ’Choose File’ ditampilkan.

3. Pilih file dan klik tombol

.

• Isi, adalah isi dari berita. Teks dalam isi berita ini dapat diformat bentuknya. Sebelum memformat, sorot dulu huruf/kata/kalimat/yang akan diformat kemudian klik tombol/fungsi untuk memformat isi email. Tombol atau fungsi ini mirip dengan yang ada di aplikasi pengolah kata / word processor lainnya, seperti Microsoft Word atau OpenOffice.org Writer. Beberapa tombol/fungsi yang umum digunakan antara lain: •

, digunakan untuk mengubah font/bentuk huruf. Klik combo box tersebut dan pilih salah satu font yang tersedia.

•

, digunakan untuk mengubah ukuran huruf. Klik combo box tersebut dan pilih salah satu ukuran yang tersedia.

•

, digunakan untuk mengubah style huruf. Klik combo box tersebut dan pilih salah satu style yang tersedia.

•

, digunakan untuk menebalkan huruf.

•

, digunakan untuk membuat huruf menjadi miring.

Petunjuk Pengoperasian – Pengelolaan Berita

2

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional •

, digunakan untuk memberi garis dibawah huruf.

•

, digunakan untuk membuat huruf ditulis sebagai subscript/letaknya lebih bawah daripada huruf normal lainnya.

•

, digunakan untuk membuat huruf ditulis sebagai superscript/letaknya lebih atas daripada huruf normal lainnya.

•

, digunakan untuk meratakan paragraf ke kiri.

•

, digunakan untuk meratakan paragraf ke tengah.

•

, digunakan untuk meratakan paragraf ke kanan.

•

, digunakan untuk meratakan paragraf ke kiri dan kanan.

•

, digunakan untuk membuat satu baris/paragraf menjadi berurutan angka.

•

, digunakan untuk membuat satu baris/paragraf menjadi berurutan dengan simbol bulatan/simbol lainnya.

•

, digunakan untuk menggeser satu baris/paragraf ke kiri.

•

, digunakan untuk menggeser satu baris/paragraf ke kanan.

•

, digunakan untuk memberi warna pada teks. Klik tombol ini, halaman pop up ‘Select Color’ ditampilkan. Pilih warna yang sesuai.

•

, digunakan untuk memberi warna pada background teks. Klik tombol ini, halaman pop up ‘Select Color’ ditampilkan. Pilih warna yang sesuai.

• •

, digunakan untuk menggambar garis lurus. , digunakan untuk memasukkan gambar. Untuk memasukkan gambar, lakukan langkahlangkah berikut ini: , dialog ‘Insert Image’ ditampilkan. 1. Klik tombol 2. Isikan data-data berikut ini: • Image URL, adalah alamat tempat gambar berada. Isikan URL gambar dan klik untuk melihat gambar. tombol • Alternate text, adalah teks yang akan ditampilkan sebagai pengganti gambar jika gambar tidak dapat ditampilkan. • Layout – Alignment, adalah pengaturan peletakan gambar, apakah rata kiri (left), rata kanan (right), atau lainnya. Klik combo box alignment.

dan pilih salah satu

• Layout – Border Thickness, adalah pengaturan ketebalan garis tepi gambar. • Spacing – Horizontal, adalah spasi jarak horizontal antara gambar dengan obyek lainnya. • Spacing – Vertical, adalah spasi jarak vertical antara gambar dengan obyek lainnya. 3. Klik tombol •

.

, digunakan untuk memasukkan tabel. Untuk memasukkan tabel, lakukan langkah-langkah berikut ini: , dialog ‘Insert Table’ ditampilkan. 1. Klik tombol 2. Isikan data-data berikut ini: • Rows, adalah jumlah baris dalam tabel.


3

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional • Cols, adalah jumlah kolom dalam tabel. • Width, adalah lebar tabel. Klik combo box tabel yang tersedia.

dan pilih salah satu satuan lebar

• Layout – Alignment, adalah pengaturan peletakan tabel, apakah rata kiri (left), rata kanan (right), atau lainnya. Klik combo box alignment.


• Layout – Border Thickness, adalah pengaturan ketebalan garis tepi tabel. • Spacing – Cell Spacing, adalah jarak spasi antar cell (kotak-kotak dalam tabel). • Spacing – Cell Padding, adalah jarak antara tepi cell dengan teks di dalam cell (kotakkotak dalam tabel). 3. Klik tombol •

.

, digunakan untuk menampilkan isi email dalam bentuk kode-kode HTML. Untuk menampilkan kode-kode HTML, klik tombol . Klik kembali tombol untuk menampilkan kembali isi email dalam bentuk sebenarnya (WYSIWYG / What You See Is What You Get).

•

, digunakan untuk copy huruf/sebagai pengganti Ctrl+C.

•

, digunakan untuk copy dan menghapus huruf/sebagai pengganti Ctrl+X.

•

, digunakan untuk paste huruf yang telah di-copy/sebagai pengganti Ctrl+V.

•

, digunakan untuk memperbesar editor/area halaman untuk menulis isi email. Klik tombol ini, halaman pop up ‘Fullscreen HTMLArea’ ditampilkan. Ketikkan isi email di halaman ini. Setelah selesai, klik tombol

pada pojok kanan halaman.

.

3. Klik tombol

2. Mengubah data berita. Untuk mengubah data berita, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Berita’, klik link berita yang datanya akan diubah. Halaman ‘Edit Berita’ ditampilkan. 2. Ubah data-data berita. .

3. Klik tombol

3. Menghapus data berita. Untuk menghapus data berita, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Berita’, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping berita yang akan dihapus.Klik beberapa check box jika ingin menghapus beberapa berita. 2. Klik tombol

.


4

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional Tampilan Aplikasi

:

1. Berita-berita di halaman utama aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.


5

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Halaman ‘Berita’.

3. Halaman ‘Edit Berita’.

4. Halaman ‘Upload Dokumen’.


6

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 5. Dialog ‘Choose File’.

6. Halaman pop up ‘Select Color’.

7. Dialog ‘Insert Image’.


7

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 8. Dialog ‘Insert Table’.

9. Isi email dalam bentuk kode HTML.

10. Halaman pop up ‘Fullscreen HTMLArea’.


8


3.

Pengelolaan Daftar Hyperlink

Aktor

: PPE

Penjelasan

: PPE mempunyai wewenang untuk mengelola daftar hyperlink yang ditampilkan di halaman utama aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. Hyperlink-hyperlink tersebut dapat dikategorikan ke dalam beberapa macam, antara lain hyperlink yang berhubungan dengan e-procurement dan hyperlink yang berhubungan dengan daftar black list.

Pra Kondisi


Alur Proses

: Mulai

(3) Pengelolaan daftar hyperlink

(1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE, klik link

Selesai

(2) Halaman ‘Daftar Hyperlink’ ditampilkan Keterangan Proses (3) Pengelolaan Daftar Hyperlink Ada 3 macam pengelolaan daftar hyperlink, yaitu: 1. Menambah data hyperlink. Untuk menambah data hyperlink, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Daftar Hyperlink’, klik tombol 2. Isikan data-data berita berikut ini:

. Halaman ‘Edit Hyperlink’ ditampilkan.

• Jenis, adalah jenis dari hyperlink, apakah termasuk dalam kategori black list, link e-procurement, atau lainnya. Klik combo box

dan pilih salah satu jenis yang tersedia.

• Judul, adalah judul dari hyperlink. • URL, adalah alamat dari hyperlink. • Keterangan, adalah penjelasan mengenai hyperlink. 3. Klik tombol

.

2. Mengubah data hyperlink. Untuk mengubah data hyperlink, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Daftar Hyperlink’, klik link judul hyperlink yang datanya akan diubah. Halaman ‘Edit Hyperlink’ ditampilkan. 2. Ubah data-data hyperlink. 3. Klik tombol

.

3. Menghapus data hyperlink. Untuk menghapus data hyperlink, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Daftar Hyperlink’, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping hyperlink yang akan dihapus.Klik beberapa check box jika ingin menghapus beberapa hyperlink. Petunjuk Pengoperasian – Pengelolaan FAQ (Frequently Asked Question)

9

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Klik tombol Tampilan Aplikasi

. :

1. Halaman utama aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

2. Halaman ‘Daftar Hyperlink’.

Petunjuk Pengoperasian – Pengelolaan FAQ (Frequently Asked Question)

10


3. Halaman ‘Edit Hyperlink’.


11


4.

Pengelolaan FAQ (Frequently Asked Questions)

Aktor

: PPE

Penjelasan

: PPE menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan melalui forum FAQ. Forum FAQ ini terdapat pada halaman utama aplikasi LPSE Nasional.

Pra Kondisi


Alur Proses

: Mulai

(1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE, klik tab

(5) Klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping tulisan ‘Sudah Pernah?’ jika pertanyaan tersebut sudah pernah diajukan dan sudah dijawab

menu (6) Isikan jawaban

(2) Halaman ‘Frequently Asked Questions’ ditampilkan

(7) (3) Klik link disamping pertanyaan

Klik tombol Selesai

(4) Halaman ‘Jawab’ ditampilkan

Keterangan Proses (2) Halaman ’Frequently Asked Questions’ Pertanyaan-pertanyaan di halaman ini mempunyai 2 status jawaban, yaitu yang belum dijawab dan yang sudah dijawab. Pertanyaan yang belum dijawab akan tampil dengan tulisan tebal (bold) dan tertera link disampingnya yang digunakan untuk menjawab pertanyaan. Sedangkan pertanyaan yang sudah dijawab akan tampil dengan tulisan yang tidak tebal dan tertera link disampingnya yang digunakan untuk mengubah jawaban. Keterangan Proses (3) Klik Link untuk menjawab pertanyaan yang belum pernah dijawab, PPE dapat juga klik link Selain klik link untuk mengubah jawaban yang pernah dimasukkan. Selanjutnya muncul halaman ’Jawab’ seperti Proses (4) Halaman ’Jawab’.


12


:

1. Halaman ’Home LPSE Nasional’ untuk PPE.

2. Halaman ’Frequently Asked Questions’.

3. Halaman ‘Jawab’.


13


5.

Pendaftaran Agency

Aktor

: PPE

Penjelasan

: PPE melakukan pendaftaran agency sehingga agency tersebut dapat menggunakan aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

Pra Kondisi

: Login.

Alur Proses

: Mulai

(8) Halaman ‘Data Agency’ yang baru ditampilkan

(1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE, klik tab menu

(2) Halaman ‘Daftar Agency’ ditampilkan (3) Klik tombol

(4) Halaman ‘Data Agency’ ditampilkan (5) Isikan data-data Agency

(6) Halaman ‘Daftar Agency’ ditampilkan kembali dengan data agency yang baru

(9) Klik tombol (10) Halaman ‘Data Agency’ yang baru dengan daya yang dapat diedit ditampilkan

(11) Klik link untuk memasukkan data penanggung jawab Agency

(12) Halaman ‘Edit Pegawai/User’ ditampilkan (13) Masukkan data-data Pegawai/User sebagai Penanggung Jawab Agency

Selesai (7) Klik link Agency yang baru Keterangan Proses (5) Mengisi Data-data Agency Isikan data-data Agency berikut ini: 1. Nama Agency, adalah nama dari agency. Data ini harus diisi. 2. Alamat, adalah alamat dari agency.

Petunjuk Pengoperasian – Pendaftaran Agency

14

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 3. Propinsi, adalah propinsi dimana agency berada. Isikan data propinsi dengan klik combo box dan pilih salah satu propinsi yang tersedia. Pilihan propinsi akan mempengaruhi daftar pilihan kabupaten/kota pada combo box Kab/Kota dibawahnya. 4. Kab/Kota, adalah kabupaten/kota dimana agency berada. Isikan data kabupaten/kota dengan klik dan pilih salah satu kabupaten/kota yang tersedia. combo box 5. Telepon, adalah nomor telepon agency. Data ini harus diisi. 6. Fax, adalah nomor faksimili agency. 7. Jenis Agency, adalah jenis dari agency, apakah BHMN, BUMN, Departemen atau lainnya. Isikan data jenis agency dengan klik combo box agency yang tersedia. Data ini harus diisi. 8. Website, adalah alamat web di internet dari agency. 9. Tanggal Pendaftaran, adalah tanggal agency tersebut mendaftar. 10. Nomor SK Penunjukan, adalah nomor SK penunjukan sebagai agency. Setelah selesai mengisi data-data agency, klik tombol

dan pilih salah satu jenis

.

Keterangan Proses (8) Halaman ‘Data Agency’ yang baru Di halaman ini, dapat juga dilakukan penghapusan data agency. Untuk menghapus data agency, klik tombol

.

Keterangan Proses (13) Memasukkan Data Pegawai/User sebagai Penanggung Jawab Agency Masukkan data-data pegawai/user penanggung jawab agency berikut ini: 1. Nama Pegawai, adalah nama dari pegawai/user penanggung jawab agency. Data ini harus diisi. 2. NIP, adalah Nomor Induk Pegawai dari pegawai/user penanggung jawab agency. Data ini harus diisi. 3. Nama User, adalah nama user dari pegawai penanggung jawab agency yang digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. 4. Password Baru, adalah password dari pegawai/user penanggung jawab agency yang digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. 5. Ulangi Password. Masukkan password sekali lagi. 6. Alamat, adalah alamat pegawai/user penanggung jawab agency. 7. Telepon, adalah nomor telepon pegawai/user penanggung jawab agency. 8. Email, adalah alamat surat elektronik (electronic mail/e-mail) pegawai/user penanggung jawab agency. 9. Pangkat, adalah pangkat pegawai/user penanggung jawab agency. 10. Jabatan, adalah jabatan pegawai/user penanggung jawab agency. 11. Golongan, adalah golongan pegawai/user penanggung jawab agency. 12. Aktif. Jika pegawai/user penanggung jawab agency sudah tidak aktif bekerja, klik check box ( ) hingga tanda √ hilang. 13. Data Pengangkatan pegawai/user penanggung jawab agency menjadi PPK/Panitia/Admin Agency yang meliputi: • Nomor SK, adalah nomor SK Pengangkatan pegawai/user penanggung jawab agency menjadi PPK/Panitia/Admin Agency. • Masa Berlaku SK, adalah masa berlakunya SK Pengangkatan pegawai/user penanggung jawab agency menjadi PPK/Panitia/Admin Agency. • Grup pegawai, adalah grup dimana pegawai/user penanggung jawab agency bertugas. Setelah selesai mengisi data-data pegawai/user penanggung jawab agency, klik tombol Petunjuk Pengoperasian – Pendaftaran Agency

. 15

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional Data Satuan Kerja masih kosong. Untuk memasukkan data satuan kerja dari penanggung jawab Agency, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Setelah selesai mendaftarkan Agency, logout dari aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. Proses logout lihat di Bab 7. Logout. 2. Login kembali ke dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Nasional dengan Nama User dan Password adalah nama dan password penanggung jawab Agency tersebut. Halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk penanggung jawab Agency ditampilkan. . Halaman ‘Daftar Satuan Kerja’ ditampilkan

3. Klik tab menu

. Halaman ‘Edit Satuan Kerja’ ditampilkan. 4. Klik tombol 5. Isikan data Satuan Kerja berikut ini: • • • • • •

Nama Satuan Kerja, adalah nama dari satuan kerja. Data ini harus diisi. Alamat, adalah alamat dari satuan kerja. Data ini harus diisi. Kode Pos, adalah kode pos dari alamat satuan kerja. Telepon, adalah nomor telepon dari satuan kerja. Faximile, adalah nomor faksimili dari satuan kerja. Kontak Personal, adalah nama orang wakil perusahaan yang bisa dihubungi.

. Halaman ‘Daftar Satuan Kerja’ kembali ditampilkan dengan data satuan kerja 6. Klik tombol yang baru. 7. Logout dari dari aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. 8. Login kembali ke dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Nasional sebagai PPE. 9. Lakukan langkah-langkah yang ada dalam diagram alur proses diatas dan isikan Satuan Kerja penanggung jawab Agency. Tampilan Aplikasi

:

1. Halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE.


16

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Halaman ‘Daftar Agency’.

3. Halaman ‘Data Agency’.

4. Halaman ‘Daftar Agency’ dengan data agency yang baru.


17

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 5. Halaman ‘Data Agency’ yang baru.

6. Halaman ‘Data Agency’ yang baru dengan daya yang dapat diedit.

7. Halaman ‘Edit Pegawai/User’.

8. Halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk penanggung jawab Agency.


18

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 9. Halaman ‘Daftar Satuan Kerja’.

10. Halaman ‘Edit Satuan Kerja’.


19


6.

Persetujuan Rekanan

PPE terlibat dalam proses pendaftaran rekanan. Keterlibatan PPE tersebut dapat dilihat melalui diagram alir pendaftaran rekanan berikut:

Publik

PPE

Certificate Agent

Mulai

(1) Mendaftar

(2) Verifikasi formulir pendaftaran dan berkas pendukung

(3) Login

(4) Persetujuan pendaftaran Ya

Tidak (6) Menerima notifikasi tanda ditolak

(5) Mengirim notifikasi tanda ditolak

Selesai

(9) Download LPSE-client

(7) Membuat user

(8) Mengirim notifikasi untuk download LPSEclient

(10) Install aplikasi LPSEClient A

Petunjuk Pengoperasian – Persetujuan Rekanan

20


Publik

PPE

Certificate Agent

A

(11) Isi form dan kirim

(3) Login

(12) Persetujuan data Tidak

Ya

(13) Mengirim notifikasi untuk perbaikan data

(14) Menerima notifikasi untuk perbaikan data

(15) Mengirim certificate via email

(16) Update certificate

Selesai

6.1. 6.1.1. Aktor

Detail Proses Persetujuan Rekanan Proses (1) Mendaftar : Publik.

Penjelasan

: Publik mendaftar untuk menjadi rekanan. Selain mendaftar secara manual (download form pendaftaran, mengisi form pendaftaran, mencetak, mengirim ke panitia), publik juga harus mendaftar secara online. Pendaftaran secara manual dimulai dengan download formulir pendaftaran. Pendaftaran secara manual dimulai dengan download formulir pendaftaran, mengisi formulir pendaftaran, dan mencetak formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap tersebut. Kemudian publik memasukkan form pendaftaran ke dalam amplop tertutup disertai dengan dokumen penunjang (asli dan fotokopi): 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan. 2. NPWP. 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/Sertifikat Badan Usaha (SBU)/ijin usaha sesuai bidang masing-masing. 4. Akta pendirian perusahaan/akta perubahan terakhir. 5. Surat penunjukan dari direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang sebagai admin (jika sebagai perwakilan dari


21

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang). 6. Surat penunjukan dari direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan untuk membawa dokumendokumen diatas. Kemudian publik mengirimkan berkas-berkas diatas ke: Sekretariat Panitia Pengadaan Barang & Jasa BAPPENAS Bappenas – Gedung Plaza Bumi Daya Lt. 22 Jl. Imam Bonjol 61 - Jakarta Pusat 10310 Telp. 021 39832082 Pra Kondisi

6.1.2. Aktor

: Tidak ada.

Proses (2) Verifikasi Formulir Pendaftaran dan Berkas Pendukung : PPE.

Penjelasan

: PPE melakukan verifikasi terhadap formulir pendaftaran dan berkas pendukung yang telah dikirimkan publik. Proses ini tidak termasuk di dalam sistem.

Pra Kondisi

6.1.3. Aktor

: Publik telah mengirim formulir pendaftaran dan berkas pendukung.

Proses (3) Login : PPE.

Penjelasan

: PPE melakukan login agar dapat mengakses menu-menu pada aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

Pra Kondisi

: Tidak ada.

Alur Proses

: Mulai

(3.1) Pada halaman utama aplikasi LPSE Nasional, isikan Nama User dan Password PPE pada bagian ’Login ke LPSE’

Tidak Nama user dan password diterima? Ya (3.3) Halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE ditampilkan

(3.2) Klik tombol

Selesai Tampilan Aplikasi

:

1. Halaman utama LPSE Nasional.


22



23

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Halaman Home LPSE Nasional untuk PPE.

6.1.4. Aktor

Proses (4) Persetujuan Pendaftaran : PPE.

Penjelasan

: PPE menyetujui/menolak pendaftaran yang dilakukan publik. Jika disetujui, maka publik menjadi rekanan.

Pra Kondisi

: PPE telah melakukan verifikasi formulir pendaftaran dan berkas pendukung.

Alur Proses

: Mulai

(4.3) Klik nama perusahaan untuk melihat data rekanan

(4.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE, klik tab menu (4.2) Halaman daftar rekanan ditampilkan

(4.4) Halaman ‘Data Rekanan’ ditampilkan (4.5) Klik tombol Selesai

Keterangan Proses (4.4) Halaman ‘Data Rekanan’ Pada halaman ‘Data Rekanan’, ada beberapa operasi data yang dapat dilakukan, yaitu: 1. Mengubah data. Untuk melakukan perubahan data rekanan, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Klik tombol . Halaman ‘Data Rekanan’ yang dapat diedit ditampilkan. 2. Ubah data rekanan sesuai keperluan. Data rekanan yang dapat diubah adalah data Nama dan Alamat. untuk menyimpan perubahan data atau klik tombol 3. Klik tombol membatalkan perubahan data. 2. Menghapus data. Untuk menghapus data rekanan, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Klik tombol

untuk

. Halaman ‘Data Rekanan’ yang dapat diedit ditampilkan.


24

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Klik tombol ditampilkan.

. Message box untuk menanyakan apakah data rekanan benar-benar dihapus untuk benar-benar menghapus data rekanan atau klik tombol

3. Klik tombol

untuk membatalkan. 3. Memberlakukan status ‘black list’ terhadap rekanan. . Halaman ‘Data Rekanan’ untuk keperluan black list ditampilkan. 1. Klik tombol 2. Isikan data-data black list berikut ini: • Waktu Mulai Black List. Isikan waktu mulainya status black list pada kotak isian Waktu dengan klik tombol kalender ( ). Sebuah kalender ditampilkan. Pilih bulan, tahun, dan tanggal. Tanggal mulai akan tertera pada kotak isian. • Waktu Selesai Black List. Isikan waktu berakhirnya status black list pada kotak isian Waktu disamping Waktu Mulai dengan klik tombol kalender ( ). Sebuah kalender ditampilkan. Pilih bulan, tahun, dan tanggal. Tanggal selesai akan tertera pada kotak isian. • Alasan. Isikan alasan mengapa perusahaan tersebut di-black list. untuk menyimpan status black list atau klik tombol 3. Klik tombol membatalkan status black list. Tampilan Aplikasi

untuk

:


2. Halaman daftar rekanan.


25


3. Halaman ‘Data Rekanan’.


26

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 4. Halaman ‘Data Rekanan’ yang dapat diedit.

5. Halaman ‘Data Rekanan’ untuk keperluan black list.

6. Kalender.

6.1.5. Aktor

Proses (5) Mengirim Notifikasi Tanda Ditolak : PPE.

Penjelasan

: Jika PPE menolak pendaftaran publik untuk menjadi rekanan, PPE mengirimkan email berisi penolakan kepada publik. Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis.

Pra Kondisi

6.1.6. Aktor

: PPE menolak pendaftaran rekanan.

Proses (6) Menerima Notifikasi Tanda Ditolak : Publik.


27

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional Penjelasan

: Publik menerima email berisi penolakan pendaftaran sebagai rekanan dari PPE. Proses ini tidak termasuk di dalam sistem.

Pra Kondisi

6.1.7. Aktor

: PPE telah mengirim email penolakan.

Proses (7) Membuat User : PPE.

Penjelasan

: Jika PPE menyetujui pendaftaran publik untuk menjadi rekanan, PPE membuat account user di database untuk publik tersebut. Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis.

Pra Kondisi

6.1.8. Aktor

: PPE menyetujui pendaftaran rekanan.

Proses (8) Mengirim Notifikasi Untuk Download LPSE-Client : PPE.

Penjelasan

: PPE mengirim mail kepada rekanan yang berisi pemberitahuan untuk melakukan download aplikasi LPSE-Client. Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis.

Pra Kondisi

6.1.9. Aktor

: PPE telah membuat account user di database untuk publik yang menjadi rekanan.

Proses (9) Download LPSE-client : Publik.

Penjelasan

: Rekanan melakukan download aplikasi LPSE-Client. Proses ini tidak termasuk di dalam sistem.

Pra Kondisi

: PPE telah mengirim email pemberitahuan download aplikasi LPSEClient.

6.1.10. Proses (10) Install Aplikasi LPSE-Client Aktor : Publik (telah menjadi rekanan). Penjelasan

: Rekanan menginstall aplikasi LPSE-Client.

Pra Kondisi

: Rekanan telah melakukan download aplikasi LPSE-Client.

6.1.11. Proses (11) Isi Form dan Kirim Aktor : Publik. Penjelasan

: Publik mengisikan data-data perusahaan pada aplikasi LPSE-Client.

Pra Kondisi

: Publik telah melakukan download aplikasi LPSE-Client.

6.1.12. Proses (12) Persetujuan Data Aktor : Certificate Agent.


28

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional Penjelasan

: Certificate Agent melakukan pencocokan data perusahaan yang dimasukkan oleh publik dan melakukan persetujuan terhadap data tersebut.

Pra Kondisi

: Publik telah mengisi data-data perusahaan pada aplikasi LPSE-Client dan mengirimkan data-data tersebut.

6.1.13. Proses (13) Mengirim Notifikasi untuk Perbaikan Data Aktor : PPE. Penjelasan

: Jika PPE tidak menyetujui data yang diisikan oleh publik yang menjadi rekanan, PPE mengirimkan email berisi notifikasi untuk memperbaiki isian data kepada publik yang menjadi rekanan. Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis.

Pra Kondisi

: PPE menolak pendaftaran rekanan.

6.1.14. Proses (14) Menerima Notifikasi untuk Perbaikan Data Aktor : Publik. Penjelasan

: Publik menerima email berisi notifikasi untuk memperbaiki data dari PPE. Proses ini tidak termasuk di dalam sistem.

Pra Kondisi

: PPE telah mengirim email notifikasi untuk perbaikan data.

6.1.15. Proses (15) Mengirim Certificate via Email Aktor : PPE. Penjelasan

: Jika PPE menyetujui data yang diisikan oleh publik yang menjadi rekanan, PPE mengirimkan certificate kepada publik yang menjadi rekanan melalui email. Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis.

Pra Kondisi

: PPE menyetujui data yang diisikan oleh publik yang menjadi rekanan.

6.1.16. Proses (16) Update Certificate Aktor : Publik. Penjelasan

: Publik menerima email berisi certificate dari PPE dan melakukan update certificate.

Pra Kondisi

: PPE telah mengirim certificate.


29


7.

Pengelolaan Data Pegawai

Aktor

: PPE

Penjelasan

: PPE mempunyai wewenang untuk mengelola data pegawai yang terlibat dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

Pra Kondisi

: Login.

Alur Proses

: Mulai

(3) Pengelolaan data pegawai


Selesai

menu (2) Halaman ‘Daftar Pegawai’ ditampilkan Keterangan Proses (3) Pengelolaan Data Pegawai Ada 3 macam pengelolaan data pegawai, yaitu: 1. Menambah data pegawai. Untuk menambah data pegawai, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Daftar Pegawai’, klik tombol 2. Isikan data-data berita berikut ini:

. Halaman ‘Edit Pegawai/User’ ditampilkan.

• Nama Pegawai, adalah nama panjang dari pegawai. Data ini harus diisi. • NIP, adalah Nomor Induk Pegawai dari pegawai. Data ini harus diisi. • Nama User, adalah nama user dari pegawai yang digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. Data ini harus diisi. • Password Baru, adalah password dari pegawai yang digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. • Ulangi Password. Masukkan password sekali lagi. • Alamat, adalah alamat rumah pegawai. • Telepon, adalah nomor telepon rumah pegawai. • Email, adalah alamat surat elektronik (electronic mail/e-mail) pegawai. Data ini harus diisi. • Pangkat, adalah pangkat pegawai. • Jabatan, adalah jabatan pegawai. • Golongan, adalah golongan. • Aktif. Jika pegawai sudah tidak aktif bekerja, klik check box (

) hingga tanda √ hilang.

• Data Pengangkatan pegawai menjadi PPK/Panitia/Admin Agency yang meliputi: • Nomor SK, adalah nomor SK Pengangkatan pegawai menjadi PPK/Panitia/Admin Agency. • Masa Berlaku SK, adalah masa berlakunya SK Pengangkatan pegawai menjadi PPK/Panitia/Admin Agency.

Petunjuk Pengoperasian – Pengelolaan Data Pegawai

30

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional • Grup pegawai, adalah grup dimana pegawai bertugas. Klik check box salah satu grup yang tersedia.

dan pilih

.

3. Klik tombol

2. Mengubah data pegawai. Untuk mengubah data pegawai, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Daftar Pegawai’, klik link nama pegawai yang datanya akan diubah. Halaman ‘Edit Pegawai/User’ ditampilkan. 2. Ubah data-data pegawai. .

3. Klik tombol

3. Menghapus data pegawai. Untuk menghapus data pegawai, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Daftar Pegawai’, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping pegawai yang akan dihapus.Klik beberapa check box jika ingin menghapus beberapa pegawai. .

2. Klik tombol Tampilan Aplikasi

:

1. Halaman ’Daftar Pegawai’.

2. Halaman ’Edit Pegawai/User’.

Petunjuk Pengoperasian – Pengelolaan Data Pegawai

31


8.

Pengelolaan Data Master

Aktor

: PPE

Penjelasan

: PPE mempunyai wewenang untuk mengelola data master yang dipakai dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. Ada 7 macam data master, yaitu: 1. Propinsi/Kab/rKota 2. Bentuk Usaha 3. Jenis Ijin 4. Kualifikasi 5. Sumber Dana 6. Metode & Tahap 7. Email templates : Login.

Pra Kondisi

8.1.

Propinsi/Kab/Kota

Penjelasan

: Propinsi/Kab/Kota adalah daftar propinsi dan kabupaten yang terdapat pada masing-masing propinsi yang terdapat di Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Alur Proses

: Mulai

(3) Pengelolaan data master Propinsi

(1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE, klik tab menu (2) Halaman data master Propinsi ditampilkan

(4) Pengelolaan data master Kabupaten/Kota Selesai

Keterangan Proses (3) Pengelolaan Data Master Propinsi Ada 3 macam pengelolaan data master propinsi, yaitu: 1. Menambah data master propinsi. Untuk menambah data master propinsi, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman data master Propinsi, klik tombol 2. Isikan data nama Propinsi. 3. Klik tombol

. Halaman ‘Edit Propinsi’ ditampilkan.

. Halaman ‘Edit Propinsi’ dengan data baru ditampilkan.

2. Mengubah data master propinsi. Untuk mengubah data master propinsi, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman data master Propinsi, klik link nama propinsi yang datanya akan diubah. Halaman ‘Edit Propinsi’ ditampilkan. Petunjuk Pengoperasian – Pengelolaan Utility

32

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Ubah nama propinsi. .

3. Klik tombol

3. Menghapus data master propinsi. Untuk menghapus data master propinsi, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman data master Propinsi, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping nama propinsi yang akan dihapus.Klik beberapa check box jika ingin menghapus beberapa propinsi. 2. Klik tombol

.

Keterangan Proses (4) Pengelolaan Data Master Kabupaten/Kota Ada 3 macam pengelolaan data master kabupaten/kota, yaitu: 1. Menambah data master kabupaten/kota. Untuk menambah data master kabupaten/kota, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman data master Propinsi, klik link nama propinsi yang akan ditambahkan data kabupaten/kotanya. Halaman ‘Edit Propinsi’ ditampilkan. dibawah tabel Kabupaten/Kota. Halaman ‘Edit Kabupaten/Kota’ 2. Klik tombol ditampilkan. 3. Isikan data-data kabupaten/kota berikut ini: • Nama Kabupaten/Kota, adalah nama dari kabupaten/kota. • Status Administratif, adalah status administratif dari kabupaten/kota, apakah berupa kabupaten atau berupa kota. Klik radio button ( ) hingga muncul tanda • disamping salah satu pilihan status administrative. .

4. Klik tombol

2. Mengubah data master kabupaten/kota. Untuk mengubah data master kabupaten/kota, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Edit Propinsi’, klik link nama kabupaten/kota yang datanya akan diubah. Halaman ‘Edit Kabupaten/Kota’ ditampilkan. 2. Ubah nama kabupaten/kota. .

3. Klik tombol

3. Menghapus data master kabupaten/kota. Untuk menghapus data master kabupaten/kota, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada halaman ‘Edit Propinsi’, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping nama kabupaten/kota yang akan dihapus.Klik beberapa check box jika ingin menghapus beberapa kabupaten/kota. 2. Klik tombol

.

Petunjuk Pengoperasian – Pengelolaan Utility

33


:


2. Halaman data master ’Propinsi’.

3. Halaman ‘Edit Propinsi’.

4. Halaman ‘Edit Propinsi’ dengan data baru ditampilkan.


34

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 5. Halaman ‘Edit Kabupaten/Kota’.

8.2.

Bentuk Usaha

Penjelasan

: Bentuk usaha adalah macam-macam bentuk usaha yang dimilik rekanan dan dapat menjadi prasyarat kualifikasi untuk mengikuti lelang

Alur Proses

: (4) Halaman data master ‘Bentuk Usaha’ ditampilkan

Mulai (1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE, klik tab menu

(5) Pengelolaan data master Bentuk Usaha

(2) Halaman data master untuk Propinsi ditampilkan

Selesai

(3) Klik link Keterangan Proses (5) Pengelolaan Data Master Bentuk Usaha Ada 3 macam pengelolaan data master bentuk usaha, yaitu: 1. Menambah data master bentuk usaha. Untuk menambah data master bentuk usaha, lakukan langkahlangkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Bentuk Usaha, ketikkan nama bentuk usaha pada kotak isian dibawah kolom ’Bentuk Usaha’. Lakukan langkah ini untuk masing-masing data bentuk usaha, 1 kotak isian untuk 1 data master bentuk usaha. 2. Klik tombol

.

2. Mengubah data master bentuk usaha. Untuk mengubah data master bentuk usaha, lakukan langkahlangkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Bentuk Usaha, ubah langsung nama bentuk usaha pada kotak isian yang tersedia. 2. Klik tombol

.

3. Menghapus data master bentuk usaha. Untuk menghapus data master bentuk usaha, lakukan langkahlangkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Bentuk Usaha, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping masing-masing data master bentuk usaha yang akan dihapus.


35

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Klik tombol Tampilan Aplikasi

. :


2. Halaman data master untuk Propinsi.


36

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 3. Halaman data master ’Bentuk Usaha’.

8.3.

Jenis Ijin

Penjelasan

: Jenis ijin adalah macam-macam ijin yang dapat menjadi prasyarat kualifikasi dari rekanan yang berminat untuk mengikuti lelang.

Alur Proses

: (4) Halaman data master ‘Jenis Ijin’ ditampilkan

Mulai (1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPE, klik tab menu

(5) Pengelolaan data master Jenis Ijin


Selesai

(3) Klik link Keterangan Proses (5) Pengelolaan Data Master Jenis Ijin Ada 3 macam pengelolaan data master jenis ijin, yaitu: 1. Menambah data master jenis ijin. Untuk menambah data master jenis ijin, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Jenis Ijin, ketikkan nama jenis ijin pada kotak isian dibawah kolom ’Jenis Ijin’. Lakukan langkah ini untuk masing-masing data jenis ijin, 1 kotak isian untuk 1 data master jenis ijin. 2. Klik tombol

.

2. Mengubah data master jenis ijin. Untuk mengubah data master jenis ijin, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Jenis Ijin, ubah langsung nama jenis ijin pada kotak isian yang tersedia. Petunjuk Pengoperasian – Pengelolaan Utility

37

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Klik tombol

.

3. Menghapus data master jenis ijin. Untuk menghapus data master jenis ijin, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Jenis Ijin, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping masingmasing data master jenis ijin yang akan dihapus. .


:



3. Halaman data master ’Jenis Ijin’.


38


8.4.

Kualifikasi

Penjelasan

: Kualifikasi adalah macam-macam jenis kualifikasi ijin usaha yang dapat menjadi prasyarat kualifikasi dari rekanan yang berminat untuk mengikuti lelang.

Alur Proses

: Mulai


(4) Halaman data master ‘Kualifikasi’ ditampilkan

menu

(5) Pengelolaan data master Kualifikasi


Selesai

(3) Klik link Keterangan Proses (5) Pengelolaan Data Master Kualifikasi Ada 3 macam pengelolaan data master kualifikasi, yaitu: 1. Menambah data master kualifikasi. Untuk menambah data master kualifikasi, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Kualifikasi, klik tombol ditampilkan. 2. Isikan data-data master kualifikasi berikut ini:

. Halaman ’Edit Kualifikasi’

• Kode, adalah kode dari data master kualifikasi. • Kualifikasi, adalah nama dari data master kualifiasi. 3. Klik tombol

.

2. Mengubah data master kualifiasi. Untuk mengubah data master kualifiasi, lakukan langkah-langkah berikut ini:


39

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 1. Pada halaman data master Kualifiasi, klik link dari data master kualifikasi yang akan diubah datanya. Halaman ’Edit Kualifikasi’ ditampilkan. 2. Ubah nama dari data master kualifikasi. .

3. Klik tombol

3. Menghapus data master kualifikasi. Untuk menghapus data master kualifikasi, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Kualifikasi, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping masing-masing data master kualifikasi yang akan dihapus. .


:




40

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 3. Halaman data master ’Kualifikasi’.

4. Halaman ‘Edit Kualifikasi’.

8.5.

Sumber Dana

Penjelasan

: Sumber dana adalah sumber keuangan yang digunakan untuk mendanai pengadaan barang/jasa.

Alur Proses

: Mulai


(4) Halaman data master ‘Sumber Dana’ ditampilkan (5) Pengelolaan data master Sumber Dana


Selesai

(3) Klik link Keterangan Proses (5) Pengelolaan Data Master Sumber Dana Ada 3 macam pengelolaan data master sumber dana, yaitu: 1. Menambah data master sumber dana. Untuk menambah data master sumber dana, lakukan langkahlangkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Sumber Dana, isikan data-data master sumber dana berikut ini: • Kode Sumber Dana, adalah kode dari sumber dana yang digunakan untuk pengadaan barang dan jasa. • Nama Sumber Dana, adalah nama dari sumber dana yang digunakan untuk pengadaan barang dan jasa. Ketikkan nama sumber dana pada kotak isian dibawah kolom ’Sumber Dana’. Masukkan data-data diatas untuk masing-masing data sumber dana, 1 baris kotak isian (Kode dan Nama Sumber Dana) untuk 1 data master sumber dana.


41


.

2. Mengubah data master sumber dana. Untuk mengubah data master sumber dana, lakukan langkahlangkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Sumber Dana, ubah langsung nama sumber dana pada kotak isian yang tersedia. 2. Klik tombol

.

3. Menghapus data master sumber dana. Untuk menghapus data master sumber dana, lakukan langkahlangkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Sumber Dana, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping masing-masing data master sumber dana yang akan dihapus. .


:



42

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Halaman data master untuk Propinsi.

3. Halaman data master ’Sumber Dana’.


43


8.6.

Metode & Tahap

Penjelasan

: Metode dan tahap merupakan metode dan tahap-tahap lelang yang dipakai oleh aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

Alur Proses

: Mulai


(4) Halaman data master ‘Metode & Tahap Lelang’ ditampilkan (5) Pengelolaan data master Metode & Tahap


Selesai

(3) Klik link Keterangan Proses (5) Pengelolaan Data Master Metode & Tahap Ada 3 macam pengelolaan data master metode dan tahap, yaitu: 1. Menambah data master metode dan tahap. Untuk menambah data master metode dan tahap, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Metode & Tahap Lelang, pilih peraturan yang menaungi metode dan tahap lelang dengan cara klik combo box tersedia.

dan pilih salah satu peraturan yang

. Halaman ’Edit Metode & Tahap’ ditampilkan. 2. Klik tombol 3. Isikan data-data master metode dan tahap lelang berikut ini: • Kategori, ada beberapa kategori lelang yang dapat dipilih, misalnya Pengadaan Barang – Jasa, Konsultasi, dan lain-lain. Klik combo box kategori yang tersedia.


• Metode Pengadaan, ada beberapa metode yang dapat dipilih, misalnya Pelelangan Umum, Pelelangan Terbatas, dan lain-lain. Klik combo box metode pengadaan yang tersedia.


• Metode Kualifikasi, ada beberapa metode kualifikasi yang dapat dipilih, yaitu Pra Kualifikasi dan Pasca Kualifikasi. Klik combo box yang tersedia.

dan pilih salah satu metode kualifikasi

• Metode Dokumen, ada beberapa metode kualifikasi dokumen yang dapat dipilih, yaitu Satu File, Dua File atau Dua Tahap. Klik combo box dokumen yang tersedia.

dan pilih salah satu metode kualifikasi

• Metode Evaluasi, ada beberapa metode evaluasi yang dapat dipilih, misalnya Sistem Gugur, Sistem Nilai, dan lain-lain. Klik combo box dokumen yang tersedia.


dan pilih salah satu metode

44

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional • Tahap-tahap lelang. Untuk masing-masing tahap lelang, tulisakan data-data tahap-tahap lelang pada tabel bawah lelang berikut ini: • Nomor Urut tahap, adalah nomor urutan ditampilkannya tahap. • Nama

Tahap,

adalah

nama

tahapan

lelang.

Klik

combo

box

dan pilih nama tahap yang tersedia. • Kode

Tahap,

adalah

kode

tahapan

lelang.

Klik

combo

box

dan pilih kode tahap yang tersedia. .

4. Klik tombol

2. Mengubah data master metode dan tahap. Untuk mengubah data master metode dan tahap, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Metode dan Tahap Lelang, klik link lelang dibawah kolom ’ID Metode’ dari data master metode dan tahap yang akan diubah datanya. Halaman ’Edit Metode & Tahap’ ditampilkan. 2. Ubah data-data master metode dan tahap. .

3. Klik tombol

3. Menghapus data master metode dan tahap. Untuk menghapus data master metode dan tahap, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Metode dan Tahap Lelang, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping masing-masing data master metode dan tahap yang akan dihapus. .


:



45


3. Halaman data master ’Metode’.


46

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 4. Halaman ’Edit Metode’.

8.7.

Email Template

Penjelasan

: Email template adalah format dasar email yang dapat digunakan oleh user untuk mengirim email kepada user lainnya.

Alur Proses

: Mulai


(4) Halaman data master ‘Email Template’ ditampilkan (5) Pengelolaan data master Email Template


Selesai

(3) Klik link Keterangan Proses (5) Pengelolaan Data Master Email Template Ada 3 macam pengelolaan data master email template, yaitu: 1. Menambah data master email template. Untuk menambah data master email template, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Email Template, klik tombol ditampilkan. 2. Isikan data-data master email template berikut ini:

. Halaman ’Edit Email Template’

• Kode, adalah kode dari data master email template. • Deskripsi, adalah penjelasan dari data master email template. • Template, ketikkan template email. Petunjuk Pengoperasian – Pengelolaan Utility

47


.

2. Mengubah data master email template. Untuk mengubah data master email template, lakukan langkahlangkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Email Template, klik link dari data master email template yang akan diubah datanya. Halaman ’Edit Email Template’ ditampilkan. 2. Ubah nama dari data master email template. .

3. Klik tombol

3. Menghapus data master email template. Untuk menghapus data master email template, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pada halaman data master Email Template, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping masing-masing data master email template yang akan dihapus. .


:



48


3. Halaman data master ’Email Template’.


49

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 4. Halaman ‘Edit Email Template’.


50


9.

Pengelolaan Utility

Aktor

: PPE

Penjelasan

: PPE mempunyai wewenang untuk mengelola utilitas aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional untuk proses transfer file dan proses antrian email.

Pra Kondisi

: Login.

9.1.

Transfer File

Penjelasan

: File-file yang dimasukkan melalui aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional akan ditransfer secara otomatis ke suatu server. Di server inilah file-file tersebut akan disimpan. Jika user ingin melakukan download suatu file, file tersebut akan diambil dari server ini. PPE mempunyai wewenang untuk melakukan konfigurasi transfer file ini, antara lain menentukan komputer mana yang menjadi server, direktori tempat menyimpan file, alamat URL bagi user yang akan melakukan download file, dan lain-lain.

Pra Kondisi

: Login.

Alur Proses

: Mulai


(4) Halaman ‘Edit Informasi Server’ ditampilkan

(5) Isikan/ubah data-data informasi server untuk file transfer (2) Halaman ‘File Transfer’ ditampilkan

(3) Klik tombol

(6) Lakukan tes

Selesai

Keterangan Proses (2) Halaman ‘File Transfer’ Di halaman ini tertera daftar status transfer file yang dilakukan di dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. Data yang ditampilkan yaitu: • ID, adalah ID dari proses transfer file. • File Name, adalah nama file yang ditransfer. • Status, adalah status saat ini dari proses transfer file. • Received, adalah waktu sampainya file di server. • Size, adalah ukuran file yang ditransfer.


51

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional Data ini juga dapat dilihat dengan cara klik link transfer file dibawah kolom ID. Sebuah halaman pop up untuk menutup halaman pop up tersebut. ‘Transfer Log Status’ ditampilkan. Klik tombol Keterangan Proses (4) Halaman ‘Edit Informasi Server’ Di halaman ini, tersimpan konfigurasi server yang digunakan untuk proses transfer file. Konfigurasi tersebut meliputi data-data berikut ini: • Enabled, adalah keterangan apakah proses transfer file ini akan diaktifkan atau tidak. Untuk mengaktifkan proses transfer file, klik combo box transfer file, klik combo box

. Sebaliknya untuk menonaktifkan proses

.

• Colocation Server, adalah nama komputer yang menjadi server. • FTP User, adalah nama user yang harus login ke komputer server untuk dapat menjalankan proses transfer file. • Password, adalah password dari user. • Confirm Password. Masukkan password sekali lagi. • Home Directory, adalah direktori di server tempat meletakkan file yang sudah ditransfer dari aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. • Download URL, adalah alamat URL darimana file akan di-download. • Retry, adalah keterangan berapa kali sistem harus mencoba kembali untuk melakukan transfer file jika transfer file gagal dilakukan. Jika selama beberapa kali retry itu transfer file tetap gagal dilakukan, maka jika user akan melakukan download file tersebut, file akan diambil dari aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. • Delay (Detik), adalah keterangan berapa detik jeda waktu antara suatu percobaan transfer dengan percobaan transfer berikutnya. Setelah selesai mengisi/mengubah data-data informasi server, klik tombol

.

Keterangan Proses (6) Melakukan Tes Server untuk Transfer File Untuk melakukan tes terhadap data informasi server yang telah dimasukkan, klik tombol


.

52


:

1. Halaman ’File Transfer’.

2. Halaman pop up ‘Transfer Log Status’.

3. Halaman ‘Edit Informasi Server’.


53


9.2.

Email Queue

Penjelasan

: PPE mengelola email-email yang dikirim melalui aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. Sebelum dibuat, email-email ini akan diantrikan dulu melalui SMTP Server untuk kemudian dikirimkan kepada penerima.

Pra Kondisi

: Login.

Alur Proses

: Mulai

(5) Klik tombol


(6) Halaman ‘Edit Informasi Mail Queue’ ditampilkan

(2) Halaman ‘File Transfer’ ditampilkan

(7) Isikan/ubah data-data informasi mail queue

(3)

(8) Lakukan tes pengiriman email

(4) Halaman ’Email Queue’ ditampilkan

Selesai

Klik link

Keterangan Proses (4) Halaman ‘Email Queue’ Di halaman ini tertera daftar status email-email yang dikirim. Data yang ditampilkan yaitu: • ID, adalah ID dari proses pengiriman email. • To, adalah alamat email kemana email tersebut ditujukan. • Subject, adalah judul email. • Retry, adalah keterangan berapa kali email tersebut telah berusaha dikirimkan. Misalnya, ditetapkan bahwa retry adalah sebanyak 10 kali. Jika suatu email gagal dikirimkan, maka sistem akan mencoba untuk mengirim mail sampai maksimal 10 kali usaha pengiriman. Email yang gagal dikirim dapat disebabkan oleh beberapa kemungkinan, misalnya alamat penerima salah. Untuk itu, email yang gagal dikirim karena disebabkan oleh beberapa kemungkinan itu dapat dihapus. Untuk menghapus, klik check box ( ) hingga muncul tanda √ disamping email yang akan dihapus dan klik tombol

.

Jika ada email yang sudah dikirimkan sebanyak keterangan ‘retry’, PPE dapat mencoba untuk mengirimkan ulang email tersebut. Untuk mengirim ulang email, klik check box ( ) hingga muncul . tanda √ disamping email yang akan dikirim ulang dan klik tombol


54

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional Di halaman ini dapat juga dicari penyebab mengapa email gagal terkirim. Untuk mengetahui penyebabnya, klik link email dibawah kolom ‘Id’. Halaman ‘Mail’ ditampilkan. Pada bagian ‘Exception’ ditampilkan error yang menjadi penyebab email gagal terkirim. Keterangan Proses (6) Halaman ‘Edit Informasi Email Queue’ Di halaman ini, tersimpan informasi mail queue. Informasi tersebut meliputi data-data berikut ini: • SMTP Server, adalah nama komputer/alamat IP computer yang menjadi server email. • Default Sender, adalah nama pengirim. • Retry, adalah keterangan berapa kali sistem harus mencoba kembali untuk mengirim email jika pengiriman email gagal dilakukan. Jika selama beberapa kali retry itu pengiriman email tetap gagal dilakukan, maka PPE dapat mencoba untuk mengirim kembali. • Delay (Detik), adalah keterangan berapa detik jeda waktu antara suatu percobaan pengiriman email dengan percobaan pengiriman email berikutnya. Setelah selesai mengisi/mengubah data-data informasi mail queue, klik tombol

.

Keterangan Proses (8) Melakukan Tes Pengiriman Email Untuk melakukan tes pengiriman email, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Isikan data-data berikut: • To, ketikkan alamat email kemana email tersebut ditujukan. • Subject, ketikkan judul email. • Isi Email, ketikkan isi email. Teks dalam isi email ini dapat diformat bentuknya. Sebelum memformat, sorot dulu huruf/kata/kalimat/yang akan diformat kemudian klik tombol/fungsi untuk memformat isi email. Tombol atau fungsi ini mirip dengan yang ada di aplikasi pengolah kata / word processor lainnya, seperti Microsoft Word atau OpenOffice.org Writer. Lihat Bab 2. Pengelolaan Berita untuk keterangan masing-masing tombol/fungsi. 2. Klik tombol . Tampilan Aplikasi

:

1. Halaman ’Email Queue’.


55

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Halaman ‘Mail’.

3. Halaman ‘Edit Informasi Mail Queue’.


56


10. Mengganti Password Aktor

: PPE

Penjelasan

: PPE dapat mengganti password agar lebih mudah diingat.

Pra Kondisi

: Login.

Alur Proses

: Mulai (4) Isikan Password Baru


(2) Halaman ‘Mengganti Password’ ditampilkan

(5) Isikan Password Baru sekali lagi

(6) Klik tombol Selesai

(3) Isikan Password Lama Tampilan Aplikasi

:


Petunjuk Pengoperasian – Mengganti Password

57

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 2. Halaman ‘Mengganti Password’.

Petunjuk Pengoperasian – Mengganti Password

58


11. Logout Aktor

: PPE.

Penjelasan

: Setelah selesai menggunakan aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional, PPE dapat logout.

Pra Kondisi

: Selesai menggunakan aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

Alur Proses

: Klik tombol di kanan atas aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

Tampilan Aplikasi

:

1. Aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

Petunjuk Pengoperasian - Logout

59


12. Lupa Password Aktor

: PPE.

Penjelasan

: Ada kalanya user lupa akan password sehingga tidak bisa login ke dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional.

Pra Kondisi

: Tidak ada.

Alur Proses

: Mulai

(1) Pada halaman utama aplikasi LPSE Nasional, klik link

(3) Isikan Nama User dan alamat email yang digunakan saat mendaftar ke aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional (4)

(2) Halaman ‘Lupa Password’ ditampilkan

Klik tombol (5) Sistem mengirim password baru ke alamat e-mail yang telah dimasukkan sebelumnya

Selesai Keterangan Proses (5) Sistem Mengirim Password Baru Setelah sistem telah mengirim passwrod baru, sebuah halaman yang menginformasikan pengiriman password baru ditampilkan. Untuk kembali ke halaman utama, klik tombol

Petunjuk Pengoperasian – Lupa Password

.

60


:

1. Halaman utama aplikasi LPSE Nasional.

2. Halaman ’Lupa Password’.


61

Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional 3. Halaman informasi pengiriman password baru.


62

DAFTAR ISI. Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional

Recommend Documents