PEMERINTAH KABUPATEN GARUT DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS CILAWU Jln. Raya Garut-Tasikmalaya KM.8
KEBIJAKAN PUSKESMAS CILAWU NOMOR: 800/ / PKM/ 2015 TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS Menimbang
: a. bahwa pentingnya sistem pengendalian dokumen untuk memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian dalam pelaksanaannya, b. bahwa sebagi pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas,
Mengingat
:
1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Peundang- undangan ( lembar Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembar Negara Nomor 2851) ; 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah ( Lembar Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah beberapa kali diubah, terahir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008, Tambahan Lembar Negara Republik Indonesia Nomor 4844) ; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 79 tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kota ( Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembar Negara Republik Indonesia Nomor 4593 4. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembar Negara Republik Indonesia Nomor 4741 ) ; 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah; 6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah; 7. Kepmenkes nomor: 269/ Menkes/ Per / III/ 2008, Tentang Rekam Medik; 8. Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 23 Tahun 2008 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas Daerah Kabupaten Garut ( Lembaran Daerah Kabupaten Garut Tahun 2008 Nomor 38), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 6 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 23 Tahun 2008 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas Daerah Kabupaten Garut ( Lembaran Daerah Kabupaten Garut Tahun 2009 Nomor 6 ) ; 9. Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 24 Tahun 2008 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Garut ( Lembaran Daerah Kabupaten Garut Tahun 2008
Nomor 39 ) ; 10. Peraturan Bupati Nomor 316 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Garut 11. Manajemen Kearsipan, Alamsyah, Gramedia Pustaka Utama,1995. 12. Sistem kearsipan, Manajemen Perkantorkan, Depkes.RI.2009. 13. Standar Akreditasi Puskesmas Kriteria 2.3.11. Elemen Penilaian 4, MEMUTUSKAN MENETAPKAN : KEBIJAKAN
1. Pengendalian dokumen Puskesmas Cilawu dengan sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. 2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas, 3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunitunit pelayanan, 4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah. 5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas. 6. Kelompok dokumen kelompok jenis- jenis dokumen/ rekaman (contoh kelompok SPO),
Kesatu
:
PENGENDALIAN DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS CILAWU WAJIB MENTAATI SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN YANG TELAH DITENTUKAN DIDALAM KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN INI,
Kedua
:
Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut: A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan: 1. Administrasi Manajemen dengan kode: A., a. Bab I, (A/I), b. Bab II, (A/II), c. Bab III, (A/ III), 2. Pelayanan Upaya kode : B, a. Bab IV, (B/ IV), b. Bab V, (B/ V), c. Bab VI, (B/ VI), d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan upaya (contoh upaya KIA= B/ KIA, upaya promkes = B/ Promkes, dan lain- lain), 3. Pelayanan Klinis kode : C, a. Bab VII, (C/ VII), b. Bab VIII, (C/ VIII), c. Bab IX, (C/ IX), 4. Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
5. Daftar tilik disingkat: Dt, 6. Kerangka Acuan disingkat: KA, 7. Surat Keputusan disingkat: SK, 8. Kebijakan disingkat: Kb, 9. Dokumen ekternal disingkat: Dek, 10. Manual Mutu disingkat MM. 11. Pedoman Mutu disingkat PM, 12. Audit Internal disingkat AI. B. Penyimpanan Dokumen/ arsip. 1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan sekurangkurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya, 2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda: a. Umum: resep umum, b. Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan, c. Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/ Jampersal untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi, 3. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Kabupaten Garut, 4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program, C. Sistem penomoran: 1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Garut 2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan, 3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean, 4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen: Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B: Kode pelayanan upaya, IV: Bab IV, SPO: Standar Prosedur Operasional,6: bulan 6/ Januari , 13 tahun 2015, 005: nomor urut SPO), Ketiga
:
Kebijakan ini berlaku mulai diberlakukan kebijakan ini, dengan ketentuan apabila ada kekeliruan akan dilakukan perubahan sebagaimana mestinya.
Garut, 2 Januari 2015 Kepala UPTD Puskesmas Cilawu
Hj.Nia Soniawaty NIP. 197204172003122005
LAMPIRAN : KEBIJAKAN UPTD PUSKESMAS CILAWU NOMOR: :800/ / PKM/ 005 FORMAT- FORMAT YANG DISTANDARKAN
1.
Format Standar Prosedur Operasional, (SPO),
2.
Format rekam klinis,
3.
Format resep,
4.
Format rujukan ekternal,
5.
Format rujukan internal,
6.
Format persetujuan tindakan (Inform Consent),
7.
Format penolakan tindakan,
8.
Format permintaan rujukan ekternal,
9.
Format penolakan rujukan ekternal
10. Format permintaan pulang paksa, 11. Format penolakan pasien pulang,
Garut, 2 Januari 2015. Kepala UPTD Puskesmas Cilawu
dr Hj.Nia Soniawaty NIP. 19720172003122005
