PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI SISTEM KONTROL
TUNGGAKAN PELANGGAN DI BAGIAN FUNGSI PENGAWASAN
KREDIT PT PLN (PERSERO) RAYON CIMAHI KOTA (DEVELOPING APPLICATION PROGRAM OF ACCOUNT RECEIVABLE’S
CONTROL SYSTEM IN CREDIT CONTROL FUNCTION OF
PT PLN PERSERO RAYON CIMAHI KOTA)
TUGAS AKHIR
Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Oleh : RENI MARTHA 095211023
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahiim,
Alhamdulillah dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT,
Tuhan semesta alam yang Maha Pengasih dan Maha Pemurah, atas rahmat, ridha, hidayah dan karunia-Nya sehingga Tugas Akhir dengan judul “Pembuatan Program Aplikasi Sistem Kontrol Tunggakan Pelanggan di Fungsi Pengawasan Kredit PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota” dapat
diselesaikan tepat pada waktunya. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah
satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung. Limpahan berkat, rahmat serta anugerah kiranya tercurah bagi semua pihak yang telah memberikan bantuannya dalam menyusun laporan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari, laporan ini jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan kemampuan, pengetahuan dan pengalaman penulis baik dari segi materi maupun penyajian. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun yang diharapkan sebagai bahan perbaikan di masa yang akan datang. Semoga kelak di kemudian hari laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat dijadikan referensi bagi pihak yang berkepentingan.
Bandung, Juli 2012
Penulis
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama
: Reni Martha
Tempat, Tanggal Lahir
: Bengkulu, 31 Maret 1991
Jenis Kelamin
: Perempuan
Status
: Belum menikah
Agama
: Islam
Kewarganegaraan
: Indonesia
Hobi
: Badminton, mendengarkan musik, bernyanyi,.
Karakter
: Pekerja keras, optimis dan berkeingintahuan tinggi
Motto
: Be the best of your self, not only be your self
Alamat
: Jl. Tsanawiyah No. 59 RT 01/ RW 05, Cimahi Selatan
Telepon
: 022-61118332, 085322509471
E-mail
:
[email protected]
KEMAMPUAN 1.
Kemampuan Administrasi (surat menyurat baik dalam Bahasa Indonesia maupun Inggris, penanganan surat dan arsip, penanganan telepon).
2.
Kemampuan Akuntansi (Journal, worksheet, ledger, bank reconciliation, trial balance, income statement, owners equity statement, balance sheet).
3.
Mampu mengoprasikan komputer terutama program MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Publisher, dan MS Access.
4.
Mampu mengetik dengan kecepatan 40 kata/menit dengan angka keakuratan 98%.
5.
Mampu berkomunikasi dalam 2 bahasa dengan cukup baik ( Indonesia dan Inggris ).
PENGALAMAN ORGANISASI 1.
Anggota Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga POLBAN.
2.
Pengurus Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga Departemen Humas Luar POLBAN.
UCAPAN TERIMA KASIH
Selama
penyusunan
laporan
ini
penulis
banyak
mendapatkan
bantuan.Ucapan terima kasih khusus, serta penghargaan setinggi-tingginya penulis sampaikan kepada Allah SWT yang telah memberikan kasih sayang, rezeki,
kesabaran, kekuatan dan kesehatan sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan lancar.
Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada semua pihak yang
selalu memberikan dukungan guna terselesaikannya penulisan Laporan Tugas
Akhir ini, diantaranya:
1. Kedua Orangtuaku tercinta, yang selalu memberikan dukungan dan doa yang tulus, semoga penulis senantiasa dapat menjadi kebanggaan mereka. 2. Drs. Mukaram, M.Ed.M. selaku dosen pembimbing yang selalu memberikan koreksi dan bimbingan.
3. Bapak Lucky, selaku staff IT yang telah membantu dalam pembuatan program aplikasi sistem control tunggakan pelanggan. 4. Bapak M.Edi Suparta, Supervisor Fungsi Administrasi PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota selaku pembimbing yang selalu mendukung dan memberikan masukan dalam pembuatan Tugas Akhir. 5. Bapak Deddy Sobarna Sutaji selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung. 6. Dra. Sri Surjani Tjahjawati selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis DIII. 7. Bapak Surono, BA., SE selaku Wali Dosen 3 AB DIII. 8. Seluruh Seluruh dosen dan staff administrasi Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis atas ilmu dan pendidikan yang telah diberikan. 9. Bapak Pipin Aripin selaku Manajer PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota.
10. Seluruh staf PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota yang tidak dapat penulis
sebutkan satu per satu yang telah memberikan doa, dukungan, bantuan dalam menyelesaikan laporan ini.
Limpahan berkat, rahmat serta anugrah kiranya tercurah bagi semua pihak
yang telah memberikan bantuannya dalam menyusun Laporan Tugas Akhir ini.
Bandung, Juli 2012
Penulis
ABSTRAK Fungsi Pengawasan kredit adalah fungsi yang melakukan perencanaan,
persiapan, pelakasanaan dan pengendalian dalam kegiatan pemutusan sementara,
penyambungan kembali, pemutusan rampung bagi pelanggan yang terlambat membayar piutang pelanggan dan menyelesaikan penghapusan piutang ragu-ragu.
Untuk mencapai fungsi maksimalnya, fungsi pengawasan kredit membutuhkan
suatu sistem yang dapat digunakan untuk melakukan kontrol terhadap tunggakan pelanggan. Untuk itu dibuatlah program aplikasi sistem kontrol tunggakan
pelanggan yang diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang
terjadi di fungsi pengawasan kredit. Hasil dari pembuatan program aplikasi ini
adalah form-form yang terdiri dari form entry, form tindak lanjut, form laporan, dan sebagai hasil akhir dari program ini adalah rekap yang berisi persentasi jumlah pelanggan penunggak, nilai uang, dan jumlah tunggakan yang lunas dan belum lunas. Manfaat dari program aplikasi ini adalah membantu fungsi pengawasan kredit dalam melakukan pemantauan piutang pelanggan serta hasil kinerja para petugas/pegawai dalam pencapaian target kinerja. Untuk dapat menggunakan program aplikasi ini, petugas pengawasan kredit perlu melakukan penyesuaian melalui pelatihan penggunaan aplikasi dengan mempelajari buku manual pedoman sistem kontrol tunggakan pelanggan.
Kata kunci: aplikasi, kontrol, pelanggan, program, sistem, tunggakan
ABSTRACT
Credit Control is a function that does the planning, preparation, implementation
and control
the activities of
temporary disconnection,
reconnection, disconnection completed for customers who are late paying the
account receivable and complete elimination of doubtful accounts receivable. To achieve they maximum function, this function need an system that can be used to control customers’re account receivable. So an application program of account receivable’s control system was made which is expected to help solve problems in
the credit control function. The results of this application program are forms,
consist of the entry form, a form of follow-up, the report form, and as the end result of this program is a recap that contains the percentage of customers’re account receivable, value for money, and amount of account receivable that has paid and has not been paid. The benefits of this application program is to assist the credit control function to control the customer’s account receivable and the performance of the officers / employees in the achievement of performance targets. To be able to use this application program, credit control officer training necessary to make adjustments through the use of applications by studying the manual book of this application program. Keywords: applications, customers, control, program, system, account receivable
DAFTAR ISI Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................... ii UCAPAN TERIMA KASIH ........................................................................... iii
ABSTRAK ..........................................................................................................v ABSTRACK ...................................................................................................... vi DAFTAR ISI ................................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR .........................................................................................x
TABEL ........................................................................................... xii DAFTAR
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xiii BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................1 1.1 Latar Belakang.............................................................................................1 1.2 Identifikasi Masalah ....................................................................................3 1.3
Tujuan dan Manfaat ....................................................................................3 1.3.1 Tujuan ................................................................................................3 1.3.2 Manfaat ..............................................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................6 2.1
Pelanggan ...................................................................................................6
2.2
Pengawasan ................................................................................................9 2.2.1 Tujuan dan Manfaat Pengawasan ....................................................10 2.2.2 Unsur Pengawasan...........................................................................11 2.2.3 Proses yang Dilakukan ....................................................................12
2.3 Piutang .......................................................................................................13 2.3.1 Kebijakan Penagihan .......................................................................14 2.3.2 Penggunaan Komputer dalam Pengelolaan Piutang Usaha .............14 2.4 Sistem ........................................................................................................16 2.5 Perancangan Program ................................................................................19 2.5.1 Data..................................................................................................20
2.5.2 Pengolahan Data (Data Processing) ...............................................22 2.5.3 Proses Pembuatan Program .............................................................24 2.5.4 Flow Chart Sistem ...........................................................................25
2.5.5 Data Flow Diagram (DFD) .............................................................28
2.5.7 Software yang Digunakan................................................................32
2.5.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ...............................................30
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN .........................................................37 3.1 Rancangan Proyek ....................................................................................37 3.1.1 Gambarn Umum Perusahaan ...........................................................37
3.1.2 Visi Misi dan Moto Perusahaan ......................................................38
3.1.3 Struktur Organisasi ..........................................................................39 3.1.4 Job Description ...............................................................................39 3.1.5 Kondisi Awal ...................................................................................41 3.2
Prosedur Kerja ..........................................................................................43
3.3 Hasil Kegiatan ...........................................................................................46 3.3.1 Perancangan Desain Aplikasi ..........................................................46 3.3.2 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) .......................................47 3.3.3 Perancangan Desain Form ...............................................................50 3.3.4 Perancangan Struktur Database .......................................................53 3.3.5 PerancanganRelationship ................................................................56 3.3.6 Pembuatan Tabel dan Query ...........................................................57 3.3.7 Pembuatan Form ..............................................................................63 3.3.8 Pembuatan Laporan .........................................................................70 3.3.9 Kelebihan dan Kekurangan .............................................................75 3.4
Pembahasan ..............................................................................................75 3.4.1 Pengawasan Kredit di PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota .......76 3.4.2 Perancangan Program Aplikasi Sistem Kontrol Tunggakan Pelanggan ........................................................................................76 3.4.3 Pembuatan Program Aplikasi Sistem Kontrol Tunggakan Pelanggan ........................................................................................77
3.4.4 Kelebihan dan Kekurangan .............................................................80
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .........................................................81 4.1 Kesimpulan ...............................................................................................81 4.2 Saran .........................................................................................................82
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Nomor
Judul Gambar
Halaman
2.1
Keterkaitan antar Komponen dan Karakteristik Sistem
19
2.2
Jenjang Data Menurut Amsyah
21
2.3
Jenjang Data Menurut Sutabri
21
2.4
Proses Pengolahan Data
23
2.5
Relasi Entitas Satu ke Banyak
31
2.6
Relasi Entitas Banyak ke Banyak
32
2.7
Relasi Entitas Satu ke Satu
32
2.8
Tampilan Project Microsoft Visual Basic 6.0
34
3.1
Bagan Susunan Organisasi PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota pada Area Cimahi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa
Barat Dan Banten
39
3.2
Prosedur Kerja
45
3.3
Rancangan Menu Program Aplikasi
47
3.4
DFD Level 0
48
3.5
DFD Level 1
48
3.6
DFD Level 2
49
3.7
Rancangan Form LogIn
50
3.8
Rancangan Form Input Penerima TUL VI-01
51
3.9
Rancangan Form Input Tindak Lanjut
52
3.10
Rancangan Form Laporan Penerima TUL VI-01
52
3.11
Rancangan Form Laporan Tindak Lanjut
53
3.12
Rancangan Form Rekap Tunggakan Pelanggan
53
3.13
Rancangan Form Rekap Tindak Lanjut
54
3.14
Relationship
57
3.15
Tabel LogIn
58
3.16
Tabel Master
59
3.17
Tabel Tagihan
59
3.18
Tabel Tindak_Lanjut
60
3.19
Tabel Jumlah TUL VI-01
60
3.20
Query Tagihan
61
3.21
Query Tindak Lanjut
62
3.22
Query Tindak Lanjut Petugas
62
3.23
Form LogIn
64
3.24
Form Menu Utama
65
3.25
Form Input Penerima TUL VI-01
65
3.26
Form Input Tindak Lanjut
66
3.27
Form Laporan Penerima TUL VI-01
67
3.28
Form Laporan Tindak Lanjut
68
3.39
Rekap Tunggakan Pelanggan
69
3.30
Rekap Tindak Lanjut
69
3.31
Contoh Laporan Riwayat Penerimaan TUL VI-01
71
3.32
Contoh Laporan Penerima TUL VI-01 berdasarkan
Periode dan Pelunasan 3.33
72
Contoh Laporan Penerima TUL VI-01 Berdasarkan Jumlah yang Diterima
72
3.34
Contoh Tampilan Form Laporan Tindak Lanjut
73
3.35
Rekap Tunggakan Pelanggan
74
3.36
Rekap Tindak Lanjut
74
3.37
Rekap Kinerja Petugas
74
DAFTAR TABEL
Nomor 2.1
Judul Tabel
Halaman
Perbedaan Company-Centric View dan Customer-Centric View
8
2.2
Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem
26
2.3
Bagan Simbolik
27
2.4
Empat Elemen Penyusun DFD
28
2.5
Simbol DFD
29
2.6
Elemen-elemen ERD
30
3.1
Daftar Perancangan Tabel
54
3.2
Daftar Perancangan Query
56
DAFTAR LAMPIRAN
Nama
Keterangan
LAMPIRAN A
Surat Rekomendasi Pembuatan Program Aplikasi
LAMPIRAN B
Formulir Absensi Bimbingan
LAMPIRAN C
Surat Pernyataan Telah Dilaksanankan Uji Coba
LAMPIRAN D
Formulir Uji Coba
LAMPIRAN E
Surat Pernyataan akan Digunakannya Program Aplikasi
LAMPIRAN F
Transkrip Wawancara
LAMPIRAN G
Surat Keputusan
LAMPIRAN H
Bukti Kehadiran Sidang
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI.
Amsyah, Zulkifli. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Hutabarat, Jemsly & Martani Huseini.2006.PFI:Manajemen Kontemporer.Jakarta:Elex Media Komputindo
Strategik
Jerry J. Weygandt, , Donald E.Kieso, Paul D. Kimmel.2005.Accounting Principles.Edisi Ketutjuh.USA:John Wiley & Sons, Inc.
Jusup, Haryono.2001.Dasar-dasar Akuntansi.Edisi Enam.Yogyakarta:STIE
Kanuk, Leslie Lazar, Leon G Schiffman.2000.Consumer Behavior.Sevent Edition.New Jersey: Prentice-Hall,Inc. Menejemen
Komaruddin Sastradipoera.2001.Asas-asas Perkantoran.Bandung:Kappa Sigma
L. Massie, Joseph.1985.Dasar-dasar Manajemen.Edisi Ketiga.Jakarta:Erlangga Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro.2008.Manajemen Perkantoran Modern.Cetakan Kedua.Jakarta:Penaku. Laudon, Kenneth. C. & Jane. P. Laudon. (2008). Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta: Salemba Empat. Madcoms.2005.Panduan Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Crystal Report.Yogyakarta:ANDI Mills,
Geoofrey,etc.1984.Manajemen
Perkantoran
Modern.Edisi
Ketujuh.Binarupa Aksara Moeljono Djokosantoso.2003.Budaya Korporat Korporasi.Jakarta:Elex Media Komputindo Nitisusastro, Mulyadi.2009.Kewirausahaan Kecil.Bandung:Alfabeta
&
dan
Keunggulan
Manajemen
Usaha
Nugroho, Eko.2008.Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta:ANDI Nuraida,Ida.2008.Manajemen Administrasi Perkantoran.Yogyakarta:Kanisius Odgers, P. 2005.Administrative Office Management.Edisi Ketigabelas. Thomson: South-Western
Quible, Z.K.2001. Administrative Office Management, An Introduction. Edisi Ketujuh.Prentice Hall:Upper saddle River.New Jersey
Sedarmayanti.2009.Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung:Mandar Maju
Sukoco, Badri Munir.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.Jakarta: Erlangga
Sutabri, Tata.2005.Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta:ANDI Sutanta,Edhy.2003.Sistem Informasi Manajemen.Edisi Pertama.Yogyakarta:Graha Ilmu
Weston, J. Fred dan Eugene F. Brigham.1990.Dasar-dasar Manajemen Keuangan.Edisi Kesembilan.Jakarta:Erlangga
