PEMBANGUNAN SISTEM POINT OF SALES DAN INVENTORY PADA PT. ROBICOMP KOMPUTINDO UTAMA
Dewi Sartika Veronika Genestonlia Jacky Rudy
Binus University Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 (+62-21)53-69-69-69
[email protected] [email protected] [email protected]
Abstract The purpose of this study was to analyze information needs and designing the system Point of Sales and inventory with web based to support sales and checking stock at PT. Robicomp Komputindo Utama. Design method includes the design and development of Point of Sales and inventory conceptually. The analysis used is the collection of data by way of internships, interviews and literature. The results achieved in the form of Point of Sales application and checking web-based inventory that is directly connected from the center to the branch . The conclusions of this thesis is the Point of Sales system that is designed to allow data to be managed , stored , searched connected between the center and branches in real time as well as assist in monitoring the director of sales transactions in each branch in real time . In addition, the availability of access rights for each employee ensuring data security. (D, V, J)
Keywords: Point of Sales System, Inventory, Design, Real time, Web based Abstrak Tujuan penelitian, ialah untuk menganalisa kebutuhan informasi dan merancang sistem Point of Sales dan inventory untuk mendukung penjualan dan pengecekan stok pada PT. Robicomp Komputindo Utama yang berbasis web. Metode perancangan meliputi
perancangan serta pengembangan Point of Sales dan persediaan secara konseptual. Analisis yang digunakan adalah pengumpulan data dengan cara internship, wawancara dan studi pustaka. Hasil yang dicapai berupa aplikasi Point of Sales berbasis web dan pengecekan persediaan barang yang langsung terhubung dari pusat ke cabang. Simpulan dari skripsi ini adalah sistem Point of Sales yang dirancang memungkinkan data untuk dikelola, disimpan, dicari yang terhubung antara pusat dan cabang secara real time serta membantu direktur dalam memantau transaksi penjualan di setiap cabang secara real time. Selain itu tersedianya hak akses untuk setiap karyawan sehingga terjaminnya keamanan data. (D, V, J)
Kata Kunci : Sistem Point of Sales, Inventory, Perancangan, Real time, Berbasis web
BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Setiap perusahaan tentunya memiliki tujuan yang sama yaitu memperoleh laba (keuntungan). Berbagai strategi dan teknik telah banyak digunakan dalam upaya untuk memperoleh keuntungan dan mendukung kemajuan bisnis. Demikian juga dengan persaingan yang terjadi, banyak cara atau metode yang digunakan perusahaan pada lingkungan usaha yang tumbuh dan berkembang ini. Cara yang sering dilakukan oleh perusahaan agar tetap dapat bertahan dalam persaingan adalah dengan jalan meningkatkan efisiensi kerja. Salah satu langkah yang dapat ditempuh adalah dengan melakukan komputerisasi fungsi-fungsi dari usaha perusahaan untuk memperoleh suatu informasi mengenai keadaan dan perkembangan perusahaan tersebut (Winarno, 2010). Aktivitas penjualan merupakan salah satu tujuan utama perusahaan. Untuk itu, setiap perusahaan harus mampu mengawasi pelaksanaan penjualan dalam perusahaan itu dengan baik sehingga dari kegiatan penjualan yang terkendali itu, perusahaan dapat memaksimalkan keuntungannya (Darudiato, 2007). Seiring dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia bisnis, keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal ini dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu perusahaan. Jika dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki kelebihan, seperti pengolahan data yang cepat, akurat dan mendukung pengolahan data dalam skala besar.PT. Robicomp Komputindo Utama masuk ke dunia industri pada tahun 1985 dengan menyediakan maintainance service Informasi Teknologi yang termasuk dalam IT Hardware, Software dan Networking. Produk dari PT. Robicomp Komputindo Utama meliputi PC & Notebook (Asus, Acer, HP, Dell, Toshiba), Communication, Security, dan Printing. Sekarang PT. Robicomp Komputindo Utama memiliki beberapa cabang diantaranya Roxy Mas, Harco Mangga Dua dan Mall Ambassador. Namun dalam menjalankan proses bisnisnya, penjualan di setiap cabang PT. Robicomp Komputindo Utama masih melakukan pencatatan dan penghitungan secara manual yang di simpan dalam Ms.Excel, selain itu setiap cabang harus melakukan pengecekan persediaan barang secara manual setiap harinya. Sehingga memiliki risiko yang tinggi terhadap kemungkinan kesalahan yang terjadi dan bagian pusat tidak dapat memantau secara langsung penjualan pada setiap cabang dan untuk mendapatkan laporan dari setiap cabang membutuhkan waktu yang lama. Untuk menghadapi persaingan dan mengatasi permasalahan yang ada, PT. Robicomp Komputindo Utama membutuhkan sistem transaksi penjualan berbasis web yang dapat memantau penjualan dan persediaan barang di setiap cabang secara real time dan data yang di dapat bisa akurat. Oleh karena itu, penulis memilih topik yang menjadi tujuan utama yang ingin ditingkatkan oleh PT. Robicomp Komputindo Utama dengan judul “Pembangunan Sistem Point of Sales dan Inventory pada PT. Robicomp Komputindo Utama”.
Rumusan Masalah Permasalahan yang sedang dihadapi PT. Robicomp Komputindo Utama adalah : -
Perhitungan hasil transaksi penjualan harian yang masih manual sehingga mengakibatkan terjadi kesalahan dalam akumulasi transaksi penjualan akhir dilihat dari data dibawah ini, setiap bulan data yang mempunyai kesalahan dalam angka penjualan barang tidak dibawah 5%. 100% 80% 60% 40% 20% 0%
Data Transaksi Penjualan Ap Ju Au Oc De Fe Ap r- n- g- t- c- b- r13 13 13 13 13 14 14
Data yang mempunyai kesalahan dalam angka penjualan barang
Gambar 1.1 Akurasi Pencatatan Transaksi Penjualan
-
-
Pengecekan ketersediaan barang masih bersifat manual, sehingga membutuhkan waktu 30 menit untuk mengetahui ketersediaan barang. Waktu 30 menit diukur dari pencarian barang pada gudang cabang 10 menit jika barang tidak tersedia pada gudang cabang, maka bagian gudang cabang akan menghubungi bagian gudang pusat untuk mengecek barang yang di butuhkan. Proses pengecekan barang pada pusat menghabiskan waktu 20 menit. Bagian pusat susah memantau transaksi penjualan harian pada setiap cabang secara real time.
Tujuan Penelitian Dengan dibangunnya sebuah aplikasi sistem point of sales dan inventory berbasis web dapat mempermudah dalam melakukan transaksi penjualan di setiap cabang secara real time dan mempermudah dalam pengecekan persediaan barang,
BAB 2 METODE PENELITIAN Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan terdiri dari : Metode pengumpulan data -
Internship
-
Wawancara
-
Studi Pustaka
Metode Analisis dan Perancangan dengan menggunakan System Development Life Cycle.
Cara Melakukan Penelitian Penulis melakukan pengumpulan data dengan melakukan internship di PT.Robicomp Komputindo Utama pada tanggal 7 Juli 2014 sampai 29 Agustus 2014. Lalu melakukan wawancara dengan wakil direktur yang bernama Tim untuk mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan dan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Kemudian melakukan studi pustaka di Binus Library untuk mendapatkan berbagai informasi, seperti dari buku-buku maupun jurnal-jurnal sebagai landasan teori, untuk acuan dalam pembahasan sistem point of sales dan inventory pada PT. Robicomp Komputindo Utama. Setelah itu, melakukan analisis dan perancangan dengan menggunakan System Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari tahapan-tahapan sebagai berikut : -
-
-
Project Planning Melakukan internship, wawancara, dan studi pustaka untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dalam perencanaan membangun aplikasi yang diperlukan pada perusahaan. Analysis Setelah membuat perencanaan, maka dilanjutkan dengan melakukan analisis dengan data dan informasi yang di dapat pada perencanaan, mengenai sistem yang sedang berjalan dan permasalahan yang dihadapi pada perusahan dengan tujuan untuk mendapatkan hasil analisis mengenai aplikasi yang akan dibangun untuk perusahaan. Design Setelah dianalisis, selanjutnya melakukan perancangan sistem point of sales dan inventory dengan tahapan sebagai berikut : Design the support service architecture and deployment environment : Membuat desain multitier architecture untuk aplikasi yang dibangun dapat di akses beberapa pihak dan centralized architecture yang merupakan pusat server unuk menjalankan sistemnya dengan penggunaan jaringan internet. Design the software architecture : Membuat desain softwarenya dengan use case diagram untuk menggambarkan interaksi antara actor dan sistem. Selain itu membuat multilayer diagram untuk menampilkan aliran data dan prosesnya. Design the use case realizations : Setelah membuat desain software architecture, selanjutnya menjelaskan use case yang dibuat secara detail dengan menggunakan
diagram, seperti activity diagram, use case description, class diagram, updated class diagram dan package diagram. Design the database : Melakukan perancangan database menggunakan class diagram, persistence object dan struktur data untuk mendukung sistem. Design the system and user interfaces : Selanjutnya membuat rancangan sistem dan user interface sesuai dengan tahapan-tahapan diatas. Design the system security and controls : Setelah melakukan tahapan-tahapan diatas, pada tahap ini membuat kontrol keamanan untuk melindungi integritas data pada sistem.
BAB 3 HASIL DAN BAHASAN Setelah mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi PT. Robicomp Komputindo Utama, penulis melakukan analisis dan membuat perancangan sistem point of sales dan inventory berbasis web untuk membantu bagian pusat memantau transaksi penjualan di setiap cabang secara real time dan mempermudah bagian gudang pusat, bagian gudang cabang dalam pengecekan ketersediaan barang serta data yang didapat bisa akurat. Berikut merupakan user interface pada sistem point of sales dan inventory yang dibangun.
-
User Interface POS
Gambar 3.1 User Interface Login
Gambar 3.2 User Interface Main Page
Gambar 3.3 User Interface POS Transaction
Gambar 3.4 User Interface POS – Struck
Gambar 3.5 User Interface View Sales by Date
Gambar 3.6 User Interface Close Cash
Gambar 3.7 User Interface Close Cash Print
Gambar 3.8 User Interface Product Index
Gambar 3.9 User Interface Product by All Locations
Gambar 3.10 User Interface Create Transfer Request
-
User Interface Inventory
Gambar 3.11 User Interface Login
Gambar 3.12 User Interface Create New Product
Gambar 3.13 User Interface Create Transfer Order
Gambar 3.14 User Interface Transfer Order Index
Gambar 3.15 User Interface Transfer Order Update Inventory
Gambar 3.16 User Interface View Stock Logs
Gambar 3.17 User Interface View Stock Level All Product
Pada tiap cabang POS (Roxy, Harco Mangga Dua, Ambassador) melakukan koneksi internet melalui router yang terpasang dengan jaringan kabel. Dengan adanya koneksi internet maka dapat mengakses domain web POS. Ketika mengakses web POS, server akan menjalankan setiap pemanggilan atau pemrosesan data, kemudian terhubung dengan database untuk mengambil data yang di minta dan mengirimnya kembali ke tampilan web. Berikut merupakan network diagram sistem point of sales dan inventory yang dibangun.
Gambar 3.18 Network Diagram
BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan Setelah melakukan analisis dan perancangan pada PT. Robicomp Komputindo Utama, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut: -
Sistem Point of Sales dan Inventory yang dibangun dapat membantu perusahaan dalam memantau transaksi penjualan secara real time dan proses pengecekan persediaan barang yang terhubung dari pusat ke cabang. Serta data yang di kelola dan disimpan terjamin keamanannya.
-
Penulisan skripsi tidak membahas pembelian barang ke supplier, melainkan hanya membahas penjualan barang ke pelanggan dan persediaan barang yang di kirim dari pusat ke cabang.
-
Wawancara yang dilakukan untuk mengetahui informasi mengenai proses bisnis yang sedang berjalan dan permasalahan yang dihadapi perusahaan hanya dari satu pihak yaitu wakil direktur. Sehingga informasi yang diperoleh kurang detail.
4.2 Saran Berikut saran dari penulis berikan demi kemajuan PT. Robicomp Komputindo Utama: -
-
Memantau transaksi penjualan di cabang untuk melihat penjualan produk yang sering terjual dan produk yang jarang terjual untuk bahan pertimbangan apakah produk yang jarang terjual masih ingin dilanjutkan penjualannya atau tidak. Memperluas pembahasan skripsi dengan membahas pembelian barang ke supplier dan pengembalian barang dari cabang ke pusat serta dari pusat ke supplier.
-
Melakukan wawancara tidak hanya dari satu pihak, melainkan beberapa pihak, yaitu dari tingkatan low, middle dan high dalam perusahaan. Sehingga mendapatkan informasi yang lebih detail .
REFERENSI Darudiato, S. (2007). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi PT Maju Bersama (Studi Kasus: Penjualan dan Piutang Usaha). Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2007 (SNATI 2007) ISSN: 1907-5022. Winarno, H. (2010). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Moowh Outlet. Yogyakarta.
RIWAYAT PENULIS Dewi Sartika lahir di kota Tembilahan pada 11 Desember 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada 2015. Veronika Genestonlia lahir di kota Balai Karimun pada 09 Februari 1994. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada 2015. Jacky lahir di kota Singkawang pada 29 Desember 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada 2015.
