Era Baru Komputerisasi
POS
(Point of Sales)
Era Baru Komputerisasi
POS
(Point of Sales) PAULUS BAMBANGWIRAWAN
ERA BARU KOMPUTERISASI POS Oleh: Paulus Bambangwirawan Edisi Pertama Cetakan Pertama, 2006 Hak Cipta © 2006 pada penulis, Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekam lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit.
GRAHA ILMU Candi Gebang Permai Blok R/6 Yogyakarta 55511 Telp. : 0274-4462135;0274-4462135 Fax. : 0274-4462136 E-mail :
[email protected]
Bambangwirawan, Paulus Era Baru Komputerisasi POS/Paulus BambangwirawanEdisi Pertama - Yogyakarta; Graha Ilmu, 2007 x + 212 hlm, 1 Jil.: 23 cm. ISBN - 13 : 978-979-756-258-8 ISBN - 10 : 979-756-258 1. Komputer
I. Judul
Kata Pengantar Pembaca yang budiman, Buku ini dipersembahkan untuk para Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang beranjak maju dan berkembang seiring dengan perkembangan jaman, teknologi dan globalisasi. Semua dituntut semakin cepat, tepat dan akurat, dengan bantuan teknologi komputer penulis mengharapkan dapat membantu para pengusaha kita untuk tetap bertahan dan berhasil di era persaingan bebas ini. Perkembangan teknologi komputer dari tahun ke tahun semakin canggih dan yang dulunya kita kenal dengan versi DOS, masuk ke era Windows dan sekarang disebut teknologi berbasis Visual. Makin akrab menyentuh kehidupan kita, dari pekerjaan profesional, alat rumah tangga, hobi sampai ke permainan anak anak. Memang kita rasakan banyak manfaat dan keuntungan yang dapat diperoleh, karena kecanggihan komputer dalam hitung menghitung, khususnya untuk memproses data dengan jumlah yang banyak dan rumit. Awalnya kita mengenal yang bisa diproses hanya berupa data, bekembang bisa memproses menggunakan foto digital dan juga suara. Istilah yang paling mutahir adalah teknologi Multimedia yang sarat dengan penggunaan teknologi Komputer. Buku ini adalah generasi ke tiga yang mengikuti perkembangan teknologi yang diuraikan diatas. Pertama pada tahun 1994 penulis mengembangkan program Siupik (sistem Informasi Untuk Pengusaha dan Industri kecil) yang menggunakan Foxpro2.5 teknologi berbasis DOS dan komputer dengan prosesor 486, yang dipergunakan untuk bidang usaha Industri Kecil, Apotik, Perdagangan Eceran atau Grosir dsb. Kedua pada tahun 1996 dan dengan munculnya komputer Pentium I, penulis mencoba mengembangkannya lebih lanjut dan menggunakan teknologi Visual Foxpro5 berbasis WIndows 95. Bukunya berjudul komputerisasi RETAILS diterbitkan pada awal tahun 1998 dan Buku komputerisasi SIUPIK malah baru terbit pada awal tahun 2000, yang keduanya dipublikasi oleh Penerbit Elexmedia Komputindo.
Era Baru Komputerisasi Pos
Dengan menggunakan teknologi Visual Foxpro5 ada keterbatasan dengan menggunakan foto digital, karena pada saat itu sistem itu hanya mendukung menggunakan gambar file dengan format BMP (Bits Map Picture), yang ukuran filenya sangat besar dan media penyimpanan data (memory) serta kecepatan Prosesor masih belum memuaskan (memadai). Juga karena keterbatasan teknologi memory pada saat itu, sehingga buku komputerisasi RETAILS mengalami hambatan yang sangat mengganggu para pembaca yang ingin mendapatkan demo Programnya, karena untuk setup programnya diperlukan sebanyak 5 buah Disket ukuran 3.5”. Sedangkan saat itu CD/R atau CD/RW masih langkah dan relatif Mahal. Generasi Visual Foxpro6 ke atas sudah memungkinkan untuk menggunakan gambar file dengan format lain, yaitu seperti JPG, GIF dsb, yang ukuran filenya lebih kecil. Ditambah lagi dengan perkembangan komputer yang semakin cepat dan Memory yang semakin besar, maka penulis mencoba memodifikasi atau mengembangkan program yang pernah dibuat sebelumnya dengan menambah sentuhan gambar digital dan hasilnya adalah POS (POINT OF SALES), yang khusus ditujuan untuk para pengusaha/ pedagang eceran maupun Grosir. Dengan menggunakan gambar digital, maka menurut intuisi dan keinginan penulis, agar pemakai program akan lebih terbantu dalam hal mengurangi kesalahan yang tidak sengaja (trivial human errror). Selain itu juga Informasinya menjadi lebih jelas dan akurat. Pada buku POS (Point Of Sales) ini penulis mencoba untuk menunjukan kepada para pembaca sebagian manfaat dari kecanggihan teknologi yang ada dan dikembangkan menggunakan Visual Foxpro7, selain pengoperasiannya jauh lebih mudah dengan fasilitas gambar digital ini, proses pencarian atas suatu objek menjadi lebih mudah, cepat, tepat dan akurat. Pembaca tidak perlu menguasai tentang komputer maupun akuntansi. Buku ini akan menuntun pembaca tahap demi tahap mengenal program POS (Point Of Sales) dan cara menjalankannya, serta pembaca secara bertahap akan langsung merasakan kecanggihan yang tersirat di dalam program tersebut. Diharapkan pembaca langsung merasakan perbedaan antara cara kerja secara manual atau teknologi lama dengan otomatisasi yang dilalukan oleh komputer lewat program ini. Terutama dari segi waktu, manajemen dan kevi
Pengantar
rapian data yang dimiliki, serta yang terpenting adalah nyaman dan gampang menggunakannya. Kami sadar bahwa penulisan buku dan program POS ini masih perlu penyempurnaan, oleh karena itu segala kritik dan saran atas kekurangan tentang isi buku dan program POS ini sangat kami harapkan dari para pembaca, untuk dapat kami perbaiki pada kesempatan berikutnya. Pada kesempatan ini, Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang menunjang sampai terwujud penyusunan buku ini, berupa bantuan tenaga dan moral, masukan atau saran mengenai Perangkat Lunak dan mengenai isi buku ini.
Jakarta, 10 Mei 2007
Paulus Bambangwirawan, Dipl.-Inform. Penulis
vii
Era Baru Komputerisasi Pos
Sistimatika Mempelajari Pos Data yang direkam dan diproses oleh sistem POS terintegrasi antara yang satu dengan yang lainnya. Untuk dapat menjalankan Sistem POS ini, ikutilah petunjuk langkahlangkah berikut ini : 1. Melengkapi data-data untuk master, seperti : Master Group, Produk dan Pemakai. (BAB-3) 2. Sekarang bisa mulai mencatat transaksi penjualan Produk. Pastikan, kode Produk dengan fotonya sudah tercatat. (BAB-4) 3. Laporan laporan yang diperlukan untuk penjualan sudah dapat dibuat, dengan menjalankan fasilitas yang tersedia pada menu POS (BAB5). 4. Jika ada penambahan barang, tapi bukan karena pembelian, maka Anda dapat menggunakan transaksi Stok Masuk pada modul Gudang (Bab 6.1.). 5. Jika ada pengurangan barang, tapi bukan karena penjualan, maka Anda dapat menggunakan transaksi Stok Keluar pada modul Gudang (Bab 6.2.). 6. Jika Anda ingin mencatat data Informasi mengenai pemasok dan produk yang disuplai, dapat dilakukan dengan program VENDOR (BAB-7). 7. Informasi mengenai Langganan, dapat dilakukan dengan program CUSTOMER tidak dibahas pada buku ini. Alasannya, karena cara kerjanya sama seperti VENDOR (BAB7). 8. Dalam usaha, baik itu pembelian atau penjualan tentu langsung ada effeknya dengan kondisi keuangan. Untuk mencatat uang kontan (cash) masuk atau keluar dapat anda gunakan transaksi Kas dan untuk transaksi via Bank dapat anda gunakan transaksi Bank. (Bab 8). 9. Mengelola Data Pemakai gunakan program USER(BAB-9) dan 10. Mengubah Profile Perusahaan, yaitu nama yang tampil untuk titel Perusahaan pada report dilakukan dengan program PROFILE (BAB10) 11. Sebagai sarana penunjang lainnya adalah program Utility (BAB11).
viii
Daftar Isi KATA PENGANTAR DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN...................................................................... 1.1. Fungsi................................................................................... 1.2. Sarana dan Fasilitas.............................................................. 1.3. Proses Gudang (Inventory).................................................. 1.4. Proses Penjualan (Sales)...................................................... 1.5. Jenis Basis Data................................................................... 1.6. Menentukan Kode 1.6.1. Panjang Kode.......................................................... 1.6.2. Jenis Data Kode...................................................... 1.6.3. Model Kode............................................................ 1.7. Barcode................................................................................ 2.
MENGINSTAL DAN MENJALANKAN PROGRAM POS 2.1. Installasi program................................................................. 2.2. Installasi via Start\Run......................................................... 2.3. Installasi via Window Explorer............................................ 2.4. Membuat Shortcut................................................................ 2.5. Memanggil Menu Utama .................................................... 2.6. Keluar dari Program POS....................................................
3. MASTER ................................................................................ Fungsi ................................................................................ Data ................................................................................ Cara akses............................................................................ Tombol ................................................................................ Cara Kerja............................................................................ 1. Menambah data pada Master [Add]............................ 2. Mengubah/Update data pada Master [Edit]................ 3. Menyimpan data baru atau yang dikoreksi pada Master [Save].............................................................. 4. Membatalkan penyimpanan data baru atau yang dikoreksi pada Master [Cancel]..................................
Era Baru Komputerisasi Pos
5. Menghapus data pada Master [Delete]........................ 6. Melihat data pada Master [Next, Prev,Top, Bottom]........................................................................ 7. Menentukan Foto pada Master [Update]..................... 8. Membesarkan Foto pada Master [Zoom].................... 9. Mencetak data pada Master [Print].......................... 10. Keluar dari Program Master[Quit].............................. 3.1. Group (Master Kelompok Produk)................................... Fungsi.......................................................................... Data............................................................................. Cara akses.................................................................... Database yang terlibat................................................. Cara Kerja................................................................... 1. Menambah data Kelompok Produk [Add].............. 2. Mengubah/Update data Kelompok Produk [Edit].. 3. Menyimpan data Kelompok Produk baru atau yang dikoreksi [Save]...................................................... 4. Membatalkan penyimpanan data Kelompok Produk baru atau yang dikoreksi [Cancel].......................... 5. Menghapus data Kelompok Produk [Delete].......... 6. Melihat data Kelompok Produk ............................. 7. Mencetak data Kelompok Produk [Print]............... 8. Keluar dari Program Group [Quit].......................... 3.2. Promas (Master Produk)...................................................... Fungsi.......................................................................... Data............................................................................. Cara akses.................................................................... Database yang terlibat................................................. Cara Kerja................................................................... 1. Menambah data Produk[Add]................................. 2. Mengubah/Update data Produk [Edit].................... 3. Menyimpan data Produk baru atau yang dikoreksi [Save]...................................................... 4. Membatalkan penyimpanan data Produk baru atau yang dikoreksi [Cancel].................................. 5. Menghapus data Produk [Delete]............................ 6. Melihat data Produk [Next, Prev,Top, Bottom]......
