Seminar Nasional Ilmu Komputer dan Aplikasinya – SNIKA 2007
22/11/2007
PEMANFAATAN LAYANAN SMS DALAM PENDAFTARAN RENCANA STUDI MAHASISWA Daniel Adinugroho Rosita Herawati Computer Science Faculty Soegijapranata Catholic University, Semarang, Indonesia
[email protected]
Abstrak Sebagai salah satu teknologi telephone genggam yang praktis, flexible dan murah, SMS (Short Messaging Service) dapat dimanfaatkan menjadi teknologi untuk mengakses sistem informasi. Dengan mengintegrasikan teknologi SMS dengan sebuah server sistem informasi, user dapat dengan mudah mengakses informasi melalui SMS. Dalam penelitian ini, dicoba untuk mengembangkan sebuah sistem informasi berbasis SMS untuk pendaftaran rencana studi mahasiswa. Diharapkan layanan ini dapat memberikan kemudahan dan fleksibilitas bagi mahasiswa dalam melakukan proses pendaftaran rencana studinya.
Kata Kunci: SMS, KRS 1. PENDAHULUAN
SMS. SMS juga dapat disimpan sesuai dengan
SMS (Short Messaging Service) adalah salah
kebutuhan. Alasan-alasan ini lah yang membuat
satu fasilitas pada telepon genggam yang paling
layanan SMS menjadi lebih populer dari pada
banyak diminati masyarakat. Teknologi pengirim
layanan telephone. Pada perkembangannya, kelebihan-kelebihan
pesan ini bersifat mudah, flexible dan praktis. Keunggulan lainnya dari SMS adalah proses
yang
pengiriman SMS tetap dapat dilakukan, meskipun
dimanfaatkan
telephone genggam tujuan sedang dalam keadaan
berkirim pesan. Salah satu implementasi dari
off (dimatikan) atau sedang di luar jangkauan
pemanfaatan kepopuleran SMS di masyarakat
service operator. Dan untuk sementara operator
adalah digunakannya SMS sebagai alat untuk
jaringan telephone akan menyimpan pesan tersebut
mengakses
sampai
online
mengintegrasikan teknologi SMS dengan sebuah
(dinyalakan) kembali. SMS juga tidak harus segera
server sistem informasi, user dapat dengan mudah
dibaca dan dibalas pada saat SMS tersebut
mengakses informasi melalui SMS. Salah satu
diterima. Tidak seperti telephone, yang menuntut
contoh penerapannya dalam dunia pendidikan
untuk langsung diterima saat panggilan telephone
adalah
dilakukan. Selain bersifat urgent, biaya pemakaian
instansi pendidikan dapat menyediakan sistem
telephone
genggam
tujuan
telephone lebih tinggi dari pada biaya pengiriman
-1-
dimiliki
teknologi untuk
SMS
hal-hal
sistem
layanan
informasi
ini, lain
dapat selain
informasi.
akademik.
juga untuk
Dengan
Sebuah
Seminar Nasional Ilmu Komputer dan Aplikasinya – SNIKA 2007 informasi
nilai/Indeks
Prestasi
(IP)
maupun
22/11/2007
1. Pull service
informasi kegiatan berbasis SMS.
Pengiriman informasi yang disebabkan
Selain memberikan informasi, SMS juga
oleh adanya permintaan dari pengguna.
dapat dimanfaatkan untuk melakukan registrasi.
Layanan ini merupakan layanan yang umum
Dengan menggambil kasus yang ada di lingkungan
diberikan oleh penyedia content. Informasi
Universitas Katolik Soegijapranata, penelitian ini
yang dikirim didasarkan pada kata kunci
akan
(keyword)
mengembangkan
layanan
SMS
untuk
yang
dikirim
oleh
pengguna.
pendaftaran rencana studi mahasiswa. Diharapkan
Sebagai contoh, pengiriman Nomor Induk
layanan ini dapat memberikan kemudahan dan
Mahasiswa (NIM) seorang mahasiswa UNIKA
fleksibilitas bagi mahasiswa dalam melakukan
Soegijapranata
proses pendaftaran rencana studinya. Meskipun
mendapatkan informasi mengenai hasil ujian
demikian layanan ini bukan merupakan pengganti
semua mata kuliah yang ditempuh pada
dari sistem yang sudah ada, tetapi merupakan
semester ayng baru berlalu.
pelengkap untuk memperlancar proses pendaftaran
ke
nomor
3848
akan
Sebuah penyedia content tidak harus
rencana studi mahasiswa.
mempunyai
banyak
nomor
untuk
menyediakan berbagai layanan, tetapi cukup satu nomor saja dan layanan yang tersedia
2. Teknologi SMS
dapat dibedakan dari jenis keyword yang dikirimkan oleh pengguna.
SMS adalah salah satu teknologi yang dimiliki oleh telepon genggam dan berfungsi sebagai
2. Push service
pengirim pesan singkat antar pengguna telepon genggam (Mulyanta, 2005). SMS dapat dikirimkan
Penggiriman informasi tanpa adanya
melalui lintas jaringan/operator. Teknologi SMS
permintaan dari user. Layanan ini akan
ditetapkan
ETSI
sangat bermanfaat jika perubahan informasi
(http://www.etsi.org) pada dokumentasi GSM 03.04
yang dikirim oleh penyedia content selalu
dan GSM 03.38.
dibutuhkan oleh pengguna. Contohnya, harga
melalui
standar
saham, SMS humor, zodiac, dan lain-lain.
Layanan SMS yang disediakan oleh operator
Mengingat
telepon selular namun dikelola oleh pihak ketiga
beban
biaya
SMS
(third party), disebut sebagai VAS SMS (Value
ditanggungkan kepada pengguna, biasanya
Added Service SMS). VAS SMS merupakan suatu
pada jenis layanan ini calon pengguna
layanan tambahan SMS yang bernilai lebih. Dimana
diharuskan
pengguna
melakukan
dahulu. Demikian pula bila seorang pengguna
permintaan informasi melalui SMS yang ditujukan
merasa sudah tidak membutuhkan layanan
ke 4 digit angka (short number) tertentu. Dan dalam
tersebut untuk satu dam lain hal, maka
jangka waktu tertentu informasi yang diinginkan
penyedia
sampai ke pengguna telepon genggam tersebut.
menyediakan fasilitas penutupan (unregister).
telepon
genggam
dapat
melakukan
content
registrasi
pun
terlebih
diwajibkan
Terdapat 2 (dua) jenis layanan yang dapat (penyedia
Layanan VAS SMS ini telah banyak dikenal
content/isi) dalam memberikan informasi yang
oleh masyarakat. Jenis informasi yang ditawarkan
dimilikinya, yaitu:
oleh para penyedia layanan VAS SMS pun sangat
diberikan
oleh
content
provider
beragam. Dari informasi mengenai dunia hiburan
-2-
Seminar Nasional Ilmu Komputer dan Aplikasinya – SNIKA 2007
22/11/2007
sampai ke dunia pendidikan. Tidak hanya kuis-kuis
Proses pengisian KRS menjadi lebih efektif dan
di televisi saja, dunia pendidikan pun sudah banyak
efisien. Proses dapat dilakukan dimanapun selama
memanfaatkan layanan ini. Seperti yang dilakukan
koneksi internet tersedia. Disamping itu juga dapat
Unika Soegijapranata, salah satu universitas swasta
mengurangi
di Semarang yang memberikan kemudahan bagi
penginputan data. Dengan jumlah mahasiswa yang
mahasiswa dan orang tua/wali mahasiswa untuk
cukup besar, proses KRS yang bila dilakukan
mengakses sistem informasi akademik dengan
secara manual akan memakan waktu cukup lama,
menggunakan SMS.
sekarang menjadi jauh lebih singkat dengan tingkat
Layanan
VAS
SMS
ini
umumnya
tingkat
kesalahan
pada
proses
kesalahan yang juga mengecil.
menggunakan SMS Gateway karena request yang harus ditangani biasanya cukup besar dan juga nomor yang digunakan cukup singkat yaitu 4 digit sehingga mudah diingat.
3. Analisis Sistem KRS Pendaftaran Rencana Studi atau yang lebih dikenal sebagai pengisian KRS adalah kegiatan
Gambar 1. KRS Online Fakultas Ilmu Komputer
terjadwal mahasiswa pada setiap awal semester.
UNIKA Soegijapranata
Selama ini pengisian KRS masih banyak yang dilakukan secara manual. Proses pengisian KRS secara manual ini harus melalui beberapa tahapan
4. Desain Prosedur mKRS
yang cukup menyita waktu. Seperti yang terjadi di
Proses
Unika Soegijapranata. Tahap pertama, mahaiswa
mahasiswa
(BAAK).
mengisi
Tahap
formulir
tetap mengharuskan mahasiswa untuk hadir secara
berikutnya,
tersebut
fisik di kampus. Hal ini menimbulkan kesulitan
dengan
tersendiri bagi sebagian mahasiswa, terutama yang
bimbingan dosen wali. Tahap yang terakhir adalah
berasal dari luar pulau Jawa. KRS online pun belum
menyerahkan kembali satu copy formulir KRS
dapat menyelesaikan seluruh masalah yang ada.
tersebut ke BAAK. Petugas administrasi BAAK akan
Koneksi
meng-input-kan formulir tersebut ke dalam darabase
ini. Jaringan telepon genggam di Indonesia lebih
memanfaatkan komputer dan bahkan Internet untuk
luas
proses pengisian KRS. Proses komputerisasi ini administrasi
maupum
belum
mKRS) dipandang dapat menyelesaikan kesulitan
Akhir-akhir ini, banyak universitas yang mulai
universitas,
masih
KRS dengan memanfaatkan SMS (mobile KRS,
oleh jurusan/program studi.
baik
Indonesia
Untuk itu, dikembangkannya sebuah sistem
oleh dosen pembimbing/wali dan sudah disahkan
keuntungan
di
mereka yang tinggal di daerah pelosok.
dilakukan jika formulir KRS tersebut sudah disetujui
banyak
internet
memadahi, sehingga menimbulkan kesulitan bagi
universitas. Tahapan terakhir ini hanya dapat
memberikan
penggunaan
yang maksimal. Pengisian KRS dengan komputer
(rangkap) tiga lembar di Biro Administrasi Akademik Keuangan
dan
Internet ternyata tidak memberikan keuntungan
harus mengambil formulir KRS yang berjumlah dan
komputerisasi
dan
lebih
Masyarakat
bagi
menggunakan
mahasiswa.
-3-
populer
Indonesia telephone
daripada
juga
internet.
lebih
genggam
dari
familiar pada
Seminar Nasional Ilmu Komputer dan Aplikasinya – SNIKA 2007
22/11/2007
komputer. Sehingga mahasiswa tidak perlu hadir
akademik lain yang hanya memberikan informasi,
secara fisik di kampus. Cukup dengan mengirimkan
layanan mKRS tidak hanya layanan informatif tetapi
sebuah sms yang berisi kata kunci “KRS”, Nomor
ada proses memasukan data yang membutuhkan
Induk Mahasiswa (NIM) dan kode-kode mata kuliah
validitas data.
yang akan ditempuh pada semester tersebut ke sebuah nomer, maka proses KRS akan selesai. Walaupun
hanya
dengan
mengirimkan
sebuah SMS, sistem mKRS juga tetap melakukan beberapa pengujian sebagai proses validasi data. Proses pengujian dilakukan di dua tempat yaitu server SMS dan server mKRS. Server SMS sebagai tempat pertama kali menerima pesan dengan kata kunci
“KRS”,
akan
memerika
apakah
sms
mengandung lebih dari tiga jumlah kata dengan perincian kata kunci “KRS’, NIM mahasiswa dan Gambar 2. Halaman Registrasi mKRS
minimal satu kode mata kuliah. Apabila jumlah kata dalam pesan sms kurang dari tiga maka dianggap ada kesalahan, sehingga sms tidak akan dikirmkan
Proses Registrasi ini juga dimanfaatkan untuk
ke server mKRS dan langsung ditangani oleh server
memberitahukan kepada mahasiswa kode-kode
SMS. Hanya sms yang mempunyai jumlah kata
mata kuliah yang akan tersedia pada setiap
lebih dari tiga saja yang dikirmkan ke server mKRS
semesternya. Juga informasi mengenai kalendar
untuk diproses lebih lanjut.
akademik.
Sedangkan proses pengujian pertama yang dilakukan di server mKRS berkaitan dengan UKP (Uang Kuliah Pokok) yang harus dibayar oleh mahasiswa setiap awal semester. Pengujian lain terhadap prasyarat dan ketersediaan mata kuliah juga dilakukan. Bahkan, seorang mahasiswa tidak dapat melakukan KRS yang kedua bila yang pertama telah dianggap sukses. Untuk mahasiswa yang melakukan revisi terhadap KRS diharuskan untuk menunggu sampai masa Revisi KRS dimulai. Baru pada periode Revisi KRS, mahasiswa tersebut dapat mengirimkan revisinya berkali-kali sampai akhir periode Revisi KRS yang telah ditentukan. Untuk mKRS
ini,
menjamin mahasiswa
keamanan diharuskan
dari
sistem
melakukan
registrasi nomor handphonenya terlebih dahulu. Registrasi ini diperlukan sehingga pengisian KRS tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang selain yang
bersangkutan.
Berbeda
dengan
layanan
-4-
Seminar Nasional Ilmu Komputer dan Aplikasinya – SNIKA 2007
22/11/2007
yang satunya lagi adalah alamat IP yang dapat diakses dari server SMS, yaitu: 192.168.41.12/24. Alamat IP lokal diperlukan agar server mKRS dapat menyimpan dan menggunakan database KRS Online Fakultas Ilmu Komputer, sedangkan alamat IP yang satunya, digunakan untuk mernerima request dari server SMS dan memformulasikan responsnya. Namun, data KRS dari KRS Online maupun dari mKRS disimpan dalam satu database server. Dengan penggunaan satu database server yang sama, data dapat diupload dengan mudah ke dalam database universitas. Sebagai tambahan, penggunaan
database
mengurangi
pekerjaan
yang
sama
ini
sinkronisasi
juga
dengan
database universitas. Yang perlu dilakukan di awal persiapan adalah sinkronisasi data pembayaran UKP.
Pembayaran
UKP
menunjukan
bahwa
mahasiswa yang bersangkutan telah secara formal mengikuti semester yang akan berjalan. Hal ini juga Gambar 3. Informasi Kalendar Akademik dan Kode
berlaku untuk proses upload data. Mengingat KRS
Mata Kuliah yang ditawarkan
Online
sudah
pengiriman Meskipun layanan mKRS tidak mewajibkan
penggunaan
mahasiswa untuk hadir secara fisik di kampus,
didesain
data satu
ke
untuk
memudahkan
database
database
universitas,
pada
sistem
menyebabkan data tidak perlu lagi direkapitulasi.
konsultasi dengan dosen wali tetap diperlukan. Tetapi pertemuan konsultasi itu tidak harus di awal semester saja dan tentu saja layanan mKRS tidak menutup
akses
kepada
mahasiswa
6. KESIMPULAN
yang
Layanan SMS dapat dimanfaatkan sebagai
memerlukan saran atau nasihat dari dosen wali,
alat untuk melakukan pendaftaran rencana studi
karena mahasiswa tersebut dapat melakukannya di
mahasiswa.
akhir semester setelah ujian misalnya.
proses pengisian KRS menjadi lebih mudah dan
Keuntungan
yang
didapat
adalah
murah. Mahasiswa tidak perlu hadir secara fisik di lingkungan kampus untuk dapat mendaftarkan
5. Integrasi mKRS kedalam KRS Online
rencana studinya.
Untuk dapat mengintegrasikan layanan KRS
Sistem
Pendaftaran
Rencana
Studi
melalui SMS dengan layanan KRS Online, kedua
Mahasiswa dengan memanfaatkan layanan SMS ini
server
dapat
dapat diintegrasikan dengan mudah ke dalam
mKRS
sistem KRS Online Fakultas Ilmu Komputer karena
mempunyai dua buah alamat IP, satu adalah alamat
sistem ini adalah salah satu aplikasi front-end dari
IP jaringan lokal fakultas, yaitu: 192.168.1.6/24 dan
Sistem KRS Online. Sistem mKRS tidak memiliki
kedua
terhubung
satu
layanan sama
tersebut lain.
harus Server
-5-
Seminar Nasional Ilmu Komputer dan Aplikasinya – SNIKA 2007 database sendiri melainkan menggunakan database Sistem KRS Online. Agar mKRS ini dapat dimanfaatkan oleh banyak mahasiswa, perlu dijalin kerjasama yang lebih luas dengan seluruh operator ponsel yang ada.
7. DAFTAR PUSTAKA [1] ETSI, Teknologi SMS, http://www.etsi.org [2] SMS Akademik 3848 UNIKA Soegijapranata, http://www/unika.ac.id/info/umum/sms.html [3] Pressman, Roger S., Software Engineering: A Practitioner's
Approach,
McGraw-Hill
Professional, 2005
-6-
22/11/2007
