Pemanfaatan Koleksi Deposit Pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Oleh : LELY EMILIYANA, S.Sos. NIP : 19750101 200112 2 002
POLITEKNIK NEGERI MEDAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN TINGGI REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat-Nyalah saya masih diberi kesehatan dan kesempatan sehingga saya dapat menyelesaikan makalah dengan judul
“Pemanfaatan Koleksi Deposit Pada Perpustakaan Politeknik Negeri
Medan”. Adapun penyusunan makalah ini untuk mengetahui pemanfaatan koleksi deposit pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan. Saya menyadari masih banyak kesalahan dalam peyusunan atau pun isi dari makalah ini. Maka dari itu saya meminta maaf atas kesalahan serta kata-kata yang tidak tepat yang terdapat dalam makalah ini. Demikianlah makalah ini disusun, semoga dapat memberikan manfaat bagi semua. Akhir kata saya ucapkan terima kasih.
Medan, Agustus 2014
Penyusun
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i DAFTAR ISI ........................................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ................................................................................................................... 1 1.1 Rumusan Masalan ............................................................................................................... 2 1.2 Tinjauan Penulisan .............................................................................................................. 2 1.3 Ruang Lingkup .................................................................................................................... 2 1.4 Metode Penelitian ............................................................................................................... 2 BAB II ISI 2.1 Pengertian Koleksi Deposit ................................................................................................ 3 2.2 Jenis-jenis Koleksi Deposit ................................................................................................ 5 2.3 Layanan Pengguna ............................................................................................................. 6 2.3.1 Sistem Layanan Pengguna .............................................................................................. 6 2.3.1.1 Layanan Terbuka ......................................................................................................... 7 2.3.1.2 Layanan Tertutup ......................................................................................................... 8 2.4 Tata Cara Pelayanan Koleksi Deposit ................................................................................ 9 BAB III PENUTUP 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Polmed ............................................................................. 11 3.2 Visi dan Misi Politeknik Negeri Medan ........................................................................... 11 3.3 Struktur Organisasi ........................................................................................................... 11 3.4 Jenis-jenis Koleksi Deposit .............................................................................................. 13 3.5 Layanan Pengguna ........................................................................................................... 13 3.6 Fungsi dan Tujuan Layanan Koleksi Deposit .................................................................. 14 3.7 Tata Cara Layanan Koleksi Deposit ................................................................................ 14 3.8 Petugas Bagian Koleksi Deposit ...................................................................................... 17 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................. 18 DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................19
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era informasi dan teknologi sekarang ini, terdapat berbagai bentuk informasi yang disajikan, baik dalam bentuk tercetak maupun berbentuk elektronik. Sehingga banyak orang memerlukan informasi yang secara praktis dan cepat, baik dapat diperoleh melalui perpustakaan maupun tempat lain yang menyediakan segala informasi misalnya saja Warung Internet (Warnet). Dengan beragamnya tempat pencarian alternatif yang menyajikan informasi yang dibutuhkan, mengharuskan perpustakaan selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas informasi yang dimilikinya. Dan informasi tersebut tidak harus terbaru, namun dapat memenuhi kebutuhan akan informasi yang dibutuhkan. Sehingga perpustakaan mengharuskan mengadakan layanan tersendiri dalam pemenuhan koleksi tertentu, seperti layanan koleksi deposit yang memiliki karakteristik tersendiri. Pada koleksi deposit ini merupakan koleksi yang memiliki khazanah ilmu pengetahuan yang merupakan hasil karya ilmiah dari suatu daerah atau instansi tertentu. Oleh karena itu, kegiatan deposit dapat dilakukan di perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk melestarikan hasil-hasil karya dari civitas akademika. Dengan adanya pengumpulan hasil-hasil karya ilmiah tersebut, maka perpustakaan memiliki koleksi lengkap tentang perguruan tinggi, karya civitas akademikanya maupun terbitan dari perguruan tinggi tersebut. Dilihat dari sisi lain juga pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi tersebut baik untuk kebutuhan studi maupun penelitian. Melihat pentingnya peranan pada koleksi deposit bagi pengguna khususnya pengguna yang akan mengadakan penelitian, maka dalam hal ini perpustakaan berusaha memberikan pelayanan kepada pengguna dengan sebaik-baiknya agar informasi yang terkandung didalamnya dapat dimanfaatkan. Untuk itu peneliti ingin mengetahui lebih jauh tentang pemanfaatan dan pelayanan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dalam membantu pengguna untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini objek permasalahan yang akan dikaji 1
dalam penelitian ini adalah bagaimana pelayanan dan pendayagunaan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan bagi pengguna yang akan mencari informasi.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka peneliti merumuskan masalah dalam penelitian ini yaitu bagaimana pelayanan dan pemanfaatan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan bagi pengguna yang akan mencari informasi.
1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui sejauh mana Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memberikan pelayanan dan pengunaan koleksi deposit. 2. Untuk mengetahui sejauh mana pengguna memanfaatkan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan. 3. Untuk mengetahui usaha dan tata cara pelayanan koleksi deposit yang dilakukan dan kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam pelayanan yang diberikan dan penggunaanya.
1.4 Ruang Lingkup Dalam penulisan penelitian ini, ruang lingkup yang dikaji meliputi koleksi deposit, pelayanan dan penggunaan koleksi deposit pada Layanan Koleksi Deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.
1.5 Metode Penelitian Dalam pengumpulan data tulisan ini, penulis menggunakan metode : 1. Metode Studi Kepustakaan (Library Research Method) Peneliti membaca dan mempelajari litratur yang relevan sesuai dengan penelitian yang dibahas. 2. Metode Penelitan Lapangan (Field Research Method) Peneliti melakukan observasi/pengamatan langsung ke objek yang diteliti pada bagian Layanan Koleksi Deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dan melakukan wawancara dengan petugas perpustakaan.
2
BAB II KAJIAN TEORITIS PEMANFAATAN KOLEKSI DEPOSIT 2.1 Pengertian Koleksi Deposit Deposit merupakan istilah yang tidak asing lagi, dimana orang berpendapat bahwa istilah deposit identik dengan tempat penyimpanan, namun dalam hal ini sesuatu atau benda yang disimpan berbeda menurut profesi dan keahlian penyimpanannya. Misal saja pegawai suatu bank berpendapat bahwa deposit adalah deposito yaitu penyimpanan uang pada sebuah bank. Disisi lain bila pada profesi seorang dokter istilah deposit diartikan sebagai tempat penyimpanan lemak didalam jaringan tubuh manuasia. Namun dalam hal ini bukanlah deposit yang akan dibahas, melainkan deposit atau penyimpanan bahan pustaka pada suatu perpustakaan. Menurut Ensyclopedi Umum (1990:263) yang dimaksud dengan deposit adalah “Penyimpanan atau Deposito”. Maka setelah dilihat dari defenisi deposit bahwa koleksi deposit adalah koleksi yang disimpan dan dikumpulkan pada tempat atau ruangan tertentu agar koleksi yang ada didalamnya terhindar dari kerusakan, kehilangan dan penduplikasian serta agar tetap lestari. Pada suatu perpustakaan koleksi deposit merupakan koleksi yang khusus, dimana sifat pelayanan berbeda dengan koleksi biasa. Pada umumnya koleksi deposit dapat dipinjamkan, karena sifatnya yang khusus maka dilakukan usaha pelestarian terhadap koleksi ini. Sebagai contoh di Indonesia perpustakaan yang menjalankan fungsi sebagai pusat deposit adalah Perustakaan Nasional RI. Koleksi deposit adalah kumpulan dari semua karya cetak dan karya rekam bangsa yang diserahkan oleh para penerbit dan pengusaha rekam kepada Perpustakaan Nasional RI sebagai hasil dari pelaksanaan udang-undang No. 4 tahun 1990 dan peraturan-peraturan pelaksanaanya. Karya cetak dan karya rekam tersebut wajib dilestasrikan, sebagai warisan budaya bangsa dan bukti peradaban bangsa Indonesia (Nelwaty,2002:19). Dalam kaitan pelestarian tersebut, koleksi deposit dapat dimanfaatkan oleh bangsa Indonesia dari genersi ke generasi untuk kepentingan umum dan penelitian. Oleh karena itu kewajiban menyimpan dan melestarikan bahan pustaka menjadi perioritas utama dari koleksi ini. Hal tersebut sesuai dengan tugas pokok Perpustakaan Nasional RI yaitu melaksanakan pengumpulan dan penyimpanan bahan pustaka tercetak dan terekam 3
selengkapnya, baik yang diterbitkan di Indonesia maupun di luar negeri sebagai khasanah kebudayaan bangsa dalam arti yang luas serta melaksanakan pelayanan untuk kepentingan pembangunan nasional dan kemajuan bangsa. Hal ini dapat dilihat dari fungsi Perpustakaan Nasional (Sulistyo-Basuki, 1992:44) sebagai berikut : 1. Mengumpulkan setiap bahan pustaka yang diterbitkan sebuah negara 2. Mengumpulkan atau memilih bahan pustaka terbitan lain mengenai negara bersangkutan 3. Menyusun bibliografi nasional artinya daftar buku yang diterbitkan disebuah negara. Bibliografi yang diterbitkan ada yang bersifat mutahir artinya mencakup periode mutakhir, misalnya pada tahun 1987 menerbitkan bibliografi yang mencakup terbitan tahun 1987. Ada pula bibliografi retrosfektif artinya bibliografi dengan cakupan waktu ke belakang 4. Menjadi pusat informasi negara bersangkutan. Biasanya jasa ini diberikan atas permintaan 5. Berfungsi sebagai antar pinjam perpustakaan di negara yang bersangkutan serta antar negara bersangkutan dengan negara lain. Umumnya perpustakaan nasional tidak meminjamkan buku langsung ke pembaca melainkan harus melalu perpustakaan lain 6. Sebagai tugas tambahan biasanya perpustakaan nasional memberikan jasa penterjemahan, latihan kerja bagi pustakawan, mencatat hak cipta atas buku. Menurut
(Sulistyo-Basuki,
1992:45)
ketentuan
perundang-undangan,
tugas
perpustakaan nasional adalah : 1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pendayagunaan bahan pustaka yang diterbitkan di Indonesia sebagai koleksi deposit nasional 2. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, pengembangan serta pendayagunaan bahan pustaka dengan mengutamakan bidang-bidang ilmu sosial dan kemanusiaan terbitan asing 3. Melaksanakan penyusunan dan penerbitan bibiografi nasional 4. Melaksanakan tugas sebagai pusat kerjasama antar perpustakaan di dalam negeri maupun diluar negeri 5. Memberikan jasa referensi studi, jasa bibliografi dan informasi ilmiah 6. Melaksanakan urusan tata usaha perpustakaan nasional Dilihat dari kutipan diatas, bahwa perpustakaan nasional adalah perpustakaan yang melakukan tugas penyimpanan, pemeliharaan dan pelestarian koleksi deposit nasional. Ini berarti semua koleksi terbitan dan rekaman yang merupakan hasil karya yang baik diterbitkan didalam maupun diluar negeri tentang Indonesia menjadi koleksi deposit menurut ketentuan perundang-undangan.
4
2.2 Jenis-jenis Koleksi Deposit Diketahui bahwa koleksi deposit merupakan koleksi yang ditempatkan pada tempat tertentu yang khusus dan mempunyai sifat khusus didalam melayankannya agar terhindar dari kehilangan, kerusakan, dan penduplikasian oleh pihak tertentu. Jenis-jenis koleksi deposit sangat bervariasi ada yang berupa karya cetak dan berupa karya rekam. Menurut PP No. 70 Tahun 1991 RI tentang pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam pada pasal 1 (1994:34) yang dimaksud dengan karya cetak dan karya rekam adalah : “Karya cetak adalah semua jenis terbitan dari setiap karya cetak atau artistik yang tercetak atau digandakan dalam sistem buku, majalah, surat kabar, peta, brosur dan sejenisnya yang diperuntukkan bagi umum”. Sedangkan “Karya rekam adalah rekaman dari setiap intelektual atau artistik yang direkam dan digandakan dalam sistem pita piringan dan sistem lain sesuai perkembangan teknologi yang diperuntukkan bagi umum”. Dari defenisi kedua kutipan tersebut adalah bahwa karya cetak dan karya rekam adalah sama-sama terbitan atau rekaman dari karya intelektual dan karya yang mengandung nilai artistik yang digandakan dan diperuntukkan bagi umum, namun berbeda sistem penyajiannya. Melihat adanya variasi dalam penyajian sistem karya cetak dan karya rekam, maka jenis kedua karya terebut dapat dilihat secara terperinci pada PP No. 70 Tahun 1991 RI tentang pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 tentang karya cetak dan karya rekam pada pasal 5 dan pasal 10 yang terdiri dari : Pada pasal 5, yang termasuk dalam karya cetak terdiri dari : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.
Buku fiksi Buku non fiksi Buku rujukan Karya artistik Karya ilmiah yang dipublikasikan Majalah Surat kabar Peta Brosur Karya cetak yang ditetapkan oleh Kepala Kepustakaan Nasional.
5
Sedangkan yang termasuk karya rekam pada pasal 10 terdiri dari : a. b. c. d. e. f.
Film Kaset audio Piringan hitam Video disk Disket Sistem lain dengan perkembangan teknologi
Pada kutipan diatas dapat dinyatakan bahwa koleksi deposit itu tidak tergantung pada sistem saja seperti koleksi-koleksi lainnya melainkan koleksi yang bervariasi yang terdiri dari koleksi cetak rekam. 2.3 Layanan Pengguna
Kegiatan pelayanan pengguna pada dasarnya mengandung pengertian penyampaian dan penyebaran informasi dari berbagai bahan pustaka kepada pengguna perpustakaan. Pelayanan merupakan ujung tombak bagi suatu perpustakaan karena pada bagian inilah pengguna berhubungan secara langsung dengan pustakawan dari suatu perpustakaan. Oleh karena itu sikap dan penampilan pustakawan dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan. Selain itu citra perpustakaan ditentukan juga oleh pendapat masyarakat atas kesanggupan perpustakaan untuk mencapai suatu tujuan, dan bagaimana perpustakaan dapat membantu pengguna dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Tujuan perpustakaan memberikan pelayanan yang baik, apabila bahan pustaka yang dilayankan tersebut relevan dengan yang dibutuhkan oleh pengguna. Sehingga untuk hal ini diperlukan penyesuaian antar permintaan dan penemuan bahan pustaka. Seiring dengan penyediaan bahan pustaka yang dilakukan, fungsi perpustakaan tidak boleh menyimpang dari tujuan perpustakaan itu sendiri. Perpustakaan harus dapat memberikan informasi kepada penggguna untuk mengadakan penelitian. Selanjutnya perputakaan juga memberikan kesempatan kepada pembaca untuk rekreasi. 2.3.1 Sistem Layanan Pengguna Disetiap perpustakaan pelayanan menempati kedudukan yang paling terpenting oleh karena itu perlu adanya suatu sistem yang digunakan dalam pelayanan. Sehingga proses pemberian informasi benar-benar berjalan lancar. Penentuan suatu sistem pelayanan 6
didasarkan pada berbagai faktor, misalnya : jumlah koleksi, jumlah staf perpustakaan, tata ruang yang dimiliki perpustakaan, masyarakat yang dilayani atau pengguna dapat mengetahui peraturan dan tata tertib yang berlaku, dengan demikian antara pustakawan dan pengguna sama-sama mengetahui apa hak dan kewajibannya. Sistem pelayanan pengguna yang dikenal ada dua yaitu : sistem pelayanan terbuka (Open Access) dan sistem tertutup (Close Access). 2.3.1.1
Layanan Terbuka
Sistem layanan terbuka (Open Access) adalah suatu cara peminjaman yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruangan koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhannya. Pada sistem ini hendaknya pengguna mengenal pengelompokan koleksi yang dibuat perpustakaan, agar pengguna tidak berputar-putar mengelilingi rak apabila mencari satu rak koleksi. Dalam suatu sistem pelayanan sudah pasti ada keuntungan dan kelemahannya. Di suatu sistem ini memberikan keuntungan disisi lain juga mempunyai kelemahan. Menurut Lasa Hs (1994:5) keuntungan dan kelemahan sistem terbuka adalah sebagai berikut : a. Keuntungan sistem pelayanan terbuka : 1. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk memilih sendiri 2. Menghemat tenaga sebab dalam sistem ini pustakawan tidak perlu mengambilkan buku-buku yang akan dibaca maupun dikembalikan hari itu juga 3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak 4. Akan segera diketahui judul buku yang sudah dipinjam nama dan alamat peminjam 5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula ia dapat memilih judul yang relevan 6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antar pustakawan dan peminjam. b. Kelemahan sistem pelayanan terbuka : 1. Frekwensi kerusakan besar 2. Memerlukan ruangan yang lebih luas sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak longgar 3. Susunan buku menjadi tidak teratur, oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving 4. Pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering bingung.
7
Melihat keuntungan dan kelemahannya, sistem pelayanan ini cocok untuk perpustakaan besar karena pada pelayanan terbuka ini memerlukan ruangan yang luas untuk penempatan bahan pustaka dan ruang baca. Namun pustakawan dituntut untuk mengembalikan koleksi yang telah dibaca di tempat ke rak. Sistem pelayanan ini juga memberikan kebebasan pada pengguna untuk memilih judul koleksi yang dibutuhkan dan apabila koleksi yang dicarinya tidak ada, maka ia dapat memilih judul lain yang relevan. Untuk menentukan sistem mana yang paling cocok, kiranya tidak ada ketentuan yang mutlak untuk memilih salah satu sistem ini. Sebab apabila sebuah sistem pelayanan sudah dianggap cocok dengan suatu perpustakaan, belum tentu cocok dengan perpustakaan lain. Oleh karena itu sebaiknya dipilih sistem pelayanan yang cocok dengan kondisi setempat dan lebih efisien serta sedikit menimbulkan kerugian. 2.3.1.2
Layanan Tertutup
Pada sistem ini perpustakaan tertutup bagi pengguna dalam arti mereka tidak boleh mengambil koleksi ke rak secara langsung. Apabila pengguna membutuhkan suatu bahan pustaka maka mereka menuliskan judul, pengarang dan nomor panggil koleksi kemudian pustakawan akan mengambilkannya sesuai dengan apa yang diminta oleh pengguna.Dalam sistem pelayanan tertutup ini peranan katalog sangat penting. Karena sebelum pengguna memberikan judul apa yang akan dipinjamnya pengguna terlebih dahulu mencari di katalog. Sebab tidak semua pengguna tahu judul, pengarang dan nomor panggil dalam suatu buku. Selain itu pustakawan harus tanggap terhadap koleksi yang diinginkan oleh pengguna. Dengan demikian tidak jarang pengguna dan pustakawan hanya menyebutkan subjek atau pengarangnya saja. Menurut Lasa Hs (1994:4-5) keuntungan dan kelemahan sistem pelayanan tertutup adalah sebagai berikut : a. Keuntungan sistem tertutup 1. Daya tampung koleksi banyak, karena jajran satu rak denga rak lain lebih dekat 2. Susunan buku akan teratur dan tidak mudah rusak 3. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi b. Kelemahan sistem tertutup 1. Banyak energi terserap 2. Sering menimbulkan salah pengertian antara pustakawan dan peminjam 3. Antrian meminjam maupun mengembalikan berjubel. Keadaan ini berarti banyak membuang waktu.
8
Melihat keuntungan dan kelemahan sistem tertutup ini, pelayanan ini sangat cocok dengan perpustakaan kecil. Sebab pada sistem pelayanan tertutup ini tidak memerlukan ruangan yang luas karena jajaran antara rak dengan rak lain bisa lebih dekat, tidak memerlukan meja baca diruang koleksi dan tidak memerlukan banyak pustakawan untuk melayaninya. 2.4 Tata Cara Pelayanan Koleksi Deposit Pada prinsipnya pemberian pelayanan adalah sama yaitu menyampaikan informasi kepada pengguna yang membutuhkannya. Pelayanan di perpustakaan merupakan hal yang paling utama, oleh sebab itu penentuan sistem pelayanan di perpustakaan harus ditentukan secara tepat. Tujuan penentuan sistem pelayanan ini agar pengguna dapat mengetahui tata cara penggunaan koleksi sehingga antara pustakawan dan pengguna terjalin hubungan yang baik dan sama-sama tahu hak dan kewajibannya. Disamping itu juga harus diperhatikan apakah sistem pelayanan itu cocok dengan ukuran gedung/luas gedung, jumlah pustakawan, jumlah koleksi dan jenis koleksi yang akan dilayankan. Namun sistem pelayanan ini juga mempunyai kelemahan karena pengguna tidak dapat mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkannya, sementara pengguna tidak tahu secara pasti judul apa dan pengarang siapa yang membuat tentang informasi yang dibutuhkannya, karena pengguna koleksi ini hanya pada waktu tertentu saja tidak seperti koleksi biasa. Sekalipun sistem pelayanan deposit ini adalah sistem tertutup, tetapi semua orang dapat menggunakan jasa layanannya. Sebagai contoh Perpustakaan Daerah Sumatera Utara melayani anggotanya sendiri diluar anggota perpustakaan itu. Peraturan penggunaan koleksi deposit menurut pedoman kerja Perpustakaan Daerah Sumatera Utara (1992:12) adalah : -
Menggunakan buku tamu Menggunakan kartu katalog untuk menemukan informasi yang diperlukan Koleksi deposit tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang Mengisi formulir yang telah tersedia Catatlah judul, pengarang, nomor induk koleksi pada formulir peminjaman yang telah disediakan Menyerahkan pada petugas formulir yang telah diisi beserta kartu anggota/pengenal Petugas mencari buku sesuai dengan nomor induk buku Buku yang sudah digunakan diserahkan kembali kepada petugas untuk disusun kembali dirak dan membuat statistik buku yang dibaca.
9
Tetapi bagi perpustakaan-perpustakaan lain tata cara/aturan pelayanan koleksi deposit dibuat sesuai dengan aturan yang berlaku di perpustakaan tersebut. Dimana perpustakaan berusaha semaksimal mungkin agar tata cara/aturan pelayanan koleksi deposit itu tidak membebani pengguna dalam menggunakan koleksi, ini dan lebih bersifat efisien serta sedikit menimbulkan kerugian. Namun prinsipnya tata cara/aturan pelayanan koleksi deposit disetiap perpustakaan adalah sama, dimana setiap pengguna diwajibkan harus mempunyai kartu anggota dan menyerahkannya kepada pustakawan sebelum menggunakan koleksi deposit sebagai pertinggal. Hal ini dilakukan untuk menghindari kehilangan dan kerusakan terhadap koleksi.
10
BAB III PEMANFAATAN KOLEKSI DEPOSIT PADA PERPUSTAKAAN POLMED 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Polmed Perpustakaan Politeknik Negeri Medan didirikan pada tahun 1983, yaitu satu tahun setelah berdirinya Politeknik. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan berada di lantai II Gedung Pusat Daya Penunjang, yang mempunyai luas ruangan ± 460
.
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan mempunyai jumlah buku teks sebanyak 4126 judul dan 12438 eksemplar, jumlah course note atau diktat sebanyak 763 judul dan 3720 eksemplar. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memiliki berbagai macam koleksi, antara lain: buku teks, buku referensi, buku fiksi, tugas akhir, majalah, koran dan jurnal. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan menyediakan sarana dan prasarana untuk memberi kemudahan bagi pengguna dalam mengakses berbagai informasi yang dibutuhkan. 3.2 Visi dan Misi Politeknik Negeri Medan Visi Politeknik Negeri Medan Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang berkualitas dan terdepan di Asia Tenggara pada tahun 2020 dalam pendidikan dan pelatihan vokasi serta pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk menghasilkan tenaga profesional yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. Misi Politeknik Negeri Medan 1) Memajukan pendidikan dan pelatihan yang menghasilkan tenaga profesional dengan standar mutu nasional dan internasional. 2) Melaksanakan penelitian terapan untuk pengembangan aplikasi Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK). 3) Menerapkan IPTEK untuk memajukan kewirausahaan, meningkatkan kesejahteraan masyarakat bangsa dan negara.
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan merupakan suatu unit kerja yang didalamnya terdapat sekelompok pustakawan dan pegawai perpustakaan. Adanya pembagian kerja, 11
tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas, merupakan prasyarat keberhasilan pencapaian tujuan perpustakaan. Secara makro Perpustakaan Politeknik Negeri Medan merupakan Unit Pelayanan Teknis (UPT) yang mempunyai kedudukan setingkat tetapi degan peranan yang berbeda dengan unit pelayanan teknis lainnya dalam struktur organisasi Politeknik Negeri Medan. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dilayani oleh 12 (dua belas) staf yang terdiri dari 3 (tiga) orang dengan latar belakang ilmu perpustakaan dan 9 (sembilan) orang dengan latar belakang ilmu yang berbeda. Kegiatan kerja perpustakaan terbagi dalam beberapa bagian. Pada struktur organisasi dapat diketahui dengan jelas gambar kedudukan dan tugas yang dilakukan dalam satu unit kerja atau instansi. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan juga mempunyai struktur organisasi yang dapat dilihat dari gambar berikut : STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI MEDAN
Ka. UPT PERPUSTAKAAN
Sekr. UPT PERPUSTAKAAN
Pelayanan Pengguna
Pelayanan Teknis Pengadaan
Sirkulasi
Pengolahan
Koleksi
Perawatan
Referensi Fotocopy
Gambar : Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (Sumber : Perpustakaan Politeknik Negeri Medan)
12
3.4 Jenis-jenis Koleksi Deposit Pengadaan koleksi deposit perpustakaan merupakan salah satu kegiatan kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan oleh perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan informasi pada pengguna agar tujuannya dapat tercapai, yaitu mendukung memperlancar dan meningkatkan kwalitas dalam melaksanakan kegiatan perguruan tinggi. Salah satu tugas utama yang sangat penting bagi perpustakaan perguruan tinggi adalah menyediakan koleksi yang dibutuhkan bagi civitas akademika sesuai denga tujuan dan fungsinya. Oleh sebab itu perpustakaan berusaha semaksimal mungkin agar kebutuhan koleksi tersebut selalu tersedia di perpustakaan. Adapun koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, sebagai berikut : 1. Hasil Penelitian dan Pengabdian Dosen/Pegawai 2. Tugas Akhir Mahasiswa 3. Terbitan berkala, seperti majalah, jurnal, bulletin dan terbitan pemerintah lainnya. Mengingat pentingnya informasi yang ada pada koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan maka pada saat sekarang ini sebagian koleksi deposit telah dipublikasikan dalam bentuk online. Sehingga dapat ditelusur dan dibaca oleh pengguna melalui web perpustakaan. 3.5 Layanan Pengguna Pelayanan yang diberikan oleh Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan terbitan berkala, layanan deposit. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memberikan jam layanan deposit sama dengan jam layanan lainnya. Adapun jadwal buka layanan perpustakaan adalah sebagai berikut : Jadwal Layanan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan Hari
Buka
Tutup
Senin s/d Jum’at
08.00 WIB
16.30 WIB
Sabtu
08.00 WIB
15.30 WIB
Perpustakaan yang baik dapat juga dilihat dari sisi pelayanannya, pengguna dapat menilai langsung apakah perpustakaan tersebut baik, semakin baik pelayanan yang
13
diberikan pustakawan kepada pengguna, maka diharapkan pengguna merasa betah di perpustakaan, kondisi ini merupakan bagian dari tujuan perpustakaan. Melalui pelayanan perpustakaan, pengguna dapat memperoleh informasi secara optimal dan memanfaatkan berbagai fasilitas yang tersedia. Tujuan perpustakaan memberikan pelayanan merupakan hal yang penting karena dengan adanya pelayanan yang efektif, maka pengguna dapat memperoleh informasi yang dibutuhkannya dengan cepat. Dan tujuan memberikan pelayanan kepada pengguna dapat terlaksana dengan baik, apabila bahan pustaka yang akan dilayankan tersebut relevan dengan yang dibutuhkan pengguna. Dalam hal ini harus ada kesesuaian antara permintaan dan penemuan bahan pustaka.
3.6 Fungsi dan Tujuan Layanan Koleksi Deposit Layanan koleksi deposit memiliki fungsi dan tujuan yang sama yaitu untuk meningkatkan salah satu layanan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan. Adapun fungsi lainnya yaitu membantu pengguna dalam pencarian koleksi yang diinginkan, menjamin koleksi deposit agar tetap berada ditempatnya. Dengan adanya layanan deposit, kecil kemungkinan terjadi kehilangan koleksi, karena tidak dapat dipinjam melainkan hanya boleh dibaca ditempat.
3.7 Tata Cara Layanan Koleksi Deposit Pelayanan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan merupakan pelayanan terbuka. Bahan pustaka tidak dapat dipinjam, hanya boleh dibaca ditempat. Namun, perpustakaan menyediakan mesin fotocopy, apabila pengguna ingin mengkopi bahan pustaka bisa melalui pustakawan dengan batas ketentuan hanya bisa mengkopi maksimal 10 halaman saja. Berikut peraturan pengunjung layanan deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, yaitu : 1. Pengguna koleksi deposit adalah anggota Perpustakaan Politeknik Negeri Medan yang masih aktif 2. Pengguna koleksi deposit harus menunjukkan Kartu Tanda Anggota (KTA) dan meletakkannya pada tempat yang telah tersedia dibagian layanan deposit 3. Mengisi daftar pengunjung 4. Koleksi deposit tidak boleh dipinjam untuk dibawa keluar perpustakaan. 14
Adapun tata cara pelayanan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut : 1. Meletakkan Kartu Tanda Anggota (KTA) pada tempat yang telah tersedia dibagian layanan deposit 2. Mengisi buku pengunjung 3. Melihat bahan pustaka yang dibutuhkan pada daftar yang telah tersedia 4. Apabila telah ditemukan lalu mencari langsung ke rak. Dalam hal ini tidak ada batas maksimal hanya saja sekali ambil hanya boleh satu bahan pustaka, kemudian setelah selesai lalu mengembalikannya ke rak, dan boleh mengambil bahan pustaka yang lain lagi 5. Apabila pengguna ingin mengkopi bahan pustaka bisa melalui pustakawan dengan batas ketentuan hanya bisa mengkopi maksimal 10 halaman saja.
Buku Pengunjung Layanan Koleksi Deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
PROGRAM STUDI No.
Nama ME
EN
SI
EL
EK
TK
MI
CE
AK
BK
AB
TPJJ
MRKG
MICE
LAINLAIN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
15
DATA PENGUNJUNG PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI MEDAN UNTUK KOLEKSI DEPOSIT TAHUN 2013 BULAN ME
EN
SI
EL
EK
TK
MI
CE
AK
BK
AB
TP JJ
MR KG
MI CE
Lai nlain
Jumlah
Hari Efektif
Rata Rata
JANUARI
2
10
1
24
22
8
5
2
26
153
5
1
-
-
-
259
24
11
FEBRUARI
-
1
1
1
1
4
-
-
32
33
42
-
-
-
8
123
24
5
MARET
4
102
12
23
47
44
9
4
287
105
86
6
1
-
13
743
23
32
APRIL
45
73
46
77
85
149
34
10
128
20
309
-
5
-
7
988
26
38
MEI
2
45
56
66
74
90
22
1
308
72
242
1
2
2
6
989
24
40
JUNI
8
54
54
65
109
42
92
2
302
242
98
-
-
2
-
1070
19
56
JULI
8
31
62
34
104
77
103
6
321
131
96
1
-
-
-
974
25
39
AGUSTUS
11
21
35
59
34
54
38
7
88
10
8
-
-
-
1
366
20
18
78SEPTEMBER
-
9
6
42
14
45
2
6
15
19
18
2
1
-
-
179
25
7
OKTOBER
5
6
2
7
109
20
2
-
41
6
10
2
2
-
1
213
25
9
NOPEMBER
14
-
5
6
14
-
6
-
55
4
4
8
-
-
-
116
25
5
DESEMBER
1
14
-
11
6
13
-
-
20
5
2
-
-
-
-
72
24
3
100
366
280
415
619
546
313
38
1623
800
920
21
11
4
36
6092
284
263
JURUSAN
JUMLAH
Total Pengunjung Perpustakaan Periode Januari - Desember 2013 yaitu : 36443
Pada tabel dibawah ini, merupakan data koleksi deposit yang dibaca untuk tahun 2013. Pemanfaatan Koleksi Deposit Tahun 2013 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Januari Pebruari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nopember Desember
Jumlah Pengunjung 259 123 743 988 989 1070 974 366 179 213 116 72
Jumlah buku yang dibaca 767 379 2219 2974 2947 3200 2942 1088 547 649 338 226
Jumlah
6092
18276
Bulan
16
Dari data di atas, maka dapat dianalisa bahwa rata-rata pengunjung koleksi deposit per bulan adalah 6092 : 12 = lebih kurang 508 orang. Sedangkan koleksi deposit yang digunakan (dibaca) rata-rata per bulan adalah 18.276 eksemplar. Hal ini menunjukkan bahwa koleksi deposit yang digunakan pengunjung rata-rata 3 judul per orang. 3.8 Petugas Bagian Koleksi Deposit Koleksi perpustakaan harus senantiasa berkembang, demikian juga sumber daya manusianya. Oleh karena itu perpustakaan membutuhkan pustakawan yang cukup dan ahli dalam mengolah perpustakaan. Sri Rahyani Zulaikha dalam “Media Informasi” (2005:5) menyarankan seorang pustakawan itu harus mengandung unsur-unsur sebagai berikut : a. Expertise/keahlian yang membentuk kemampuan khusus dalam berbagai bidang yang relevan dengan tugasnya b. Disiplin yang tinggi dan dinamis, yang menjadi dasar keuletan dalam melaksanakan tugas c. Etos kerja berkaitan dengan spirit, stamina, ketabahan, dan keuletan dalam melaksanakan tugas d. Kecermatan dan ketelitian sebagai upaya untuk tidak melakukan kesalahan e. Percaya diri merupakan aset penting dan mendasar untuk melaksanakan semua perilaku dalam melakanakan tugas f. Kualitas merupakan kelengkapan individu untuk mengembangkan imajinasi yang kaya dengan berbagai alternatif baru yang diperlukan untuk membuat perubahanperubahan. Pada layanan deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memiliki petugas (pustakawan) sebanyak 2 (dua) orang, dengan perincian sebagai berikut :
No.
Nama
Pendidikan
1.
Mahyudin Sitorus, S.E.
Sarjana
2.
Syafrizal
SMA
17
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya, penulis berkesimpulan sebagai berikut : 1. Koleksi deposit adalah salah satu koleksi yang khusus, yang memerlukan sifat dan pelayanan yang khusus. 2. Pelayanan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan menggunakan sistem pelayanan terbuka (Open Access) untuk memudahkan pengguna menemukan bahan pustaka yang dibutuhkannya. 3. Dengan adanya koleksi deposit maka koleksi perpustakaan semakin bervariasi, dimana akan terkumpul koleksi berupa karya ilmiah, Hasil Penelitian dan Pengabdian Dosen, dan Tugas Akhir Mahasiswa. 4. Dalam hal pelayanan koleksi deposit, perpustakaan menyediakan mesin fotocopy. Apabila pengguna ingin mengkopi bahan pustaka bisa melalui pustakawan dengan batas ketentuan hanya bisa mengkopi maksimal 10 halaman saja.
4.2 Saran Seyogyanya pelayanan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan menggunakan sistem pelayanan tertutup (Closed Access) untuk menjaga kelestarian koleksi agar terhindar dari kerusakan, kehilangan dan penduplikasian serta susunan koleksi tetap teratur dan rapi.
18
DAFTAR PUSTAKA Arif, ikhwan. 2003. “Konsep dan perencanaan dalam Automasi Perpustakaan” Dalam Makalah Seminar Sehari :Membangun Jaringan Perputakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan” http://1073443876_MakalahAP.doc06/04/20070 Ensiklopedi Umum. 1990. Deposit. Yokyakarta : kaisius. Indonesia. Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 1994. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Direktorat Jenderal Pendidika Tinggi. Indonesia. Undang-undang, Peraturan. 1992. Keputusan Presiden RI No. 11 tahun 1989, undang-undang RI No. 11 Tahun 1991. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI. Lasa, Hs. 1994. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Gaja Mada University. Nelwaty dan Lily Suarni. 2002. Pedoman Teknis Pengembangan Koleksi Layanan Perpustakaan RI. Jakarta : Proyek Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan RI. http://www.pnri.go.id/uploaded_files/pdf/manuals_and_standarts/manuals/normal/2004 130105629.pdf.09/04/2007 Siregar. A. Ridwan dan Rasiman. 2004. Buku Panduan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Medan : USU Press. Sulistyo-Basuki. 1992. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. Zulaikha, Sri Rohyati. 2000. Ekstensi Perpustakaan di Era Information City (Masyarakat Informasi). Dalam Media Informasi Vol.XIII No.5 Tahun 2000.
19
