PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH PASIR GUDANG
TAKLIMAT SISTEM PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH (SPKWS)
KANDUNGAN TAKLIMAT
• Pengenalan Sistem • Tujuan, Skop & Objektif Sistem • Justifikasi Keperluan Sistem • Perbandingan Kaedah (Manual / Sistem)
• Spesifikasi Dalam Melaksanakan Sistem • Ciri-Ciri Sistem • Modul & Sub-Modul (Kandungan Sistem) • Penyelenggaraan Data Sistem (ID Penyedia)
PENGENALAN SPKWS
• Sistem perakaunan berkomputer yang dibangunkan oleh Bahagian Akuan, KPM.
• Telah menerima kelulusan daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan telah dipersetujui oleh pihak KPM untuk diperluaskan ke semua sekolah-sekolah.
• Pembangunan dan pelaksanaan sistem telah dijalankan secara berfasa dan kini dalam proses peralihan sepenuhnya kepada sistem.
TUJUAN SPKWS
• Menyelenggara perakaunan kumpulan wang sekolah (KWS) secara berelektronik atas talian (online).
• Menyimpan data-data perakauanan KWS secara lebih efisien dan efektif.
SKOP SPKWS
• Pengumpulan maklumat transaksi terimaan dan bayaran.
• Penghasilan laporan bagi maklumat-maklumat perakaunan KWS untuk diserahkan kepada pihak yang berkenaan. (cth. : Pejabat Audit Sekolah, KPM)
OBJEKTIF SPKWS • Mengurangkan kerja pembantu tadbir di sekolah-sekolah khususnya dengan proses kerja yang lebih mudah, cepat dan efisien melalui sistem berkomputer. • Meningkatkan kawalan dalaman pengurusan perakaunan KWS dengan penyediaan resit dan baucar terus melalui sistem.Juga Pemantauan secara online oleh pihak berkaitan melalui ID Pengguna mengikut autoriti yang diberikan.
• Penyata kewangan tahunan sekolah terus dapat dijana secara elektronik.
JUSTIFIKASI KEPERLUAN SPKWS
• Penyediaan Penyata Kewangan Tahunan yang sempurna.
• Penyelenggaraan dan penyimpanan rekod kewangan yang efisien dan efektif. Juga penyeragaman format dokumen kewangan.
• Mengurangkan Laporan Audit Berteguran dan Tanpa Pendapat.
PERBANDINGAN KAEDAH (MANUAL / SPKWS) - Penyelenggaraan Bil
Perkara
Manual
SPKWS
1. Tempoh perekodan Purata 5 minit bagi setiap 1 saat - dikemaskini secara di Buku Tunai. perekodan transaksi terimaan automatik sebaik sahaja data dan bayaran. terimaan dan bayaran dikunci masuk ke dalam sistem. •
2. Penyediaan Penyata ● Akaun Tahunan Sekolah ●
Pindahan data ke PATSKOM Masa diperlukan anggaran 60 minit untuk proses data manual dikunci masuk ke dalam sistem PATSKOM bagi menjana Penyata Akaun Tahunan Sekolah.
Masa diperlukan 1 saat – dijana secara automatik.
- samb. Bil.
Perkara
Manual
3. Pengesahan dan Dilakukan semasa Pengurus kelulusan transaksi Sekolah berada di sekolah kewangan oleh sahaja. Pengurus Sekolah.
4. Pemantauan prestasi perbelanjaan sekolah oleh Ketua PTJ / Bah. Kewangan / JPN.
SPKWS Pengurus Sekolah boleh akses / sahkan transaksi pada bila-bila masa dan dimana jua secara online.
Laporan prestasi perbelanjan Ketua PTJ/ Bah. Kewangan / perlu disediakan secara JPN boleh akses/pantau manual utk dihantar kepada sekolah pada bila-bila masa Ketua PTJ / Bah. Kewangan / dan dimana jua secara JPN. online.
5. Penyediaan 100% dokumen yang perlu, Dokumen disedia / dibeli daripada Kewangan Sekolah pembekal.
76% dokumen disediakan secara elektronik. 24% dokumen disedia / dibeli daripada pembekal.
PERBANDINGAN KAEDAH (MANUAL / SPKWS) - Dokumentasi Bil.
Dokumen Kewangan
Manual
SPKWS
1. Terimaan a.Daftar Stok Buku Resit (Pejabat) b.Daftar Stok Buku Resit (Murid) c.Resit Pejabat d.Resit Murid
√ √ √ √
x √ x √
2. Perolehan & Bayaran a.Pesanan Sekolah b.Daftar Bil c.Baucar Bayaran d.Daftar Stok Buku Cek e.Daftar Stok Cek Batal
√ √ √ √ √
√ x x √ x
- samb. Bil.
Dokumen Kewangan
Manual
SPKWS
3. Panjar Wang Runcit a.Baucar Pendahuluan/Tambahan b.Baucar Kecil c.Baucar Rekupmen d.Buku Tunai PWR e.Surat Perakuan Panjar Akhir Tahun
√ √ √ √ √
x √ x x x
4. Penyelenggaraan Buku Tunai a.Buku Tunai ( terimaan & bayaran ) b.Rekod Subsidiari
√ √
x x
5. Penyata Penyesuaian Bank
√
x
- samb. Bil.
Dokumen Kewangan
6. Laporan a.Penyata Penerimaan dan Pembayaran b.Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan c.Kunci Kira-kira d.Nota Kepada Akaun
JUMLAH DOKUMEN KEWANGAN PERATUS (%)
Manual
SPKWS
√ √ √ √
x x x x
21/21 (100 %)
5/21 (24%)
PERBANDINGAN KAEDAH (MANUAL / SPKWS) - Ilustrasi
SPESIFIKASI DALAM MELAKSANAKAN SISTEM
Perkakasan / Peralatan
Perisian Pengguna
• Keperluan minumum Pentium II ++ • Papan Kekunci / Keyboard • Tetikus / Mouse • Pencetak / Printer • Rangkaian Internet
• Windows 98 ke atas • Internet Explorer 5.5 ke atas • Java Runtime Environment • Adobe Reader • Skrin Resolusi 1024 x 768
• ID Pengguna mengikut autoriti dan kebenaran akses • (Pentadbir Sistem / Pengurusan / Operasi)
CIRI-CIRI SISTEM
MODUL & SUB-MODUL (KANDUNGAN SISTEM) SPKWS telah dilengkapi dengan 15 buah modul . Pengguna sistem diperingkat sekolah hanya
dibenarkan mengakses 14 buah modul (kecuali Modul Pentadbir Sistem) dengan tahap capaian mengikut kategori ID Pengguna (Penyedia / Pelulus). Menerusi modul-modul tersebut, dituruti beberapa
sub-modul mengikut keperluan dalam tindakan / transaksi kewangan yang berkaitan.
SENARAI 15 MODUL (Kandungan Sistem)
1. Modul Pentadbir Sistem 2. Modul Carian 3. Modul Permulaan
- samb. -
4. Modul Terimaan 5. Modul Daftar Bil 6. Modul Bayaran
- samb. -
7. Modul Deposit
8. Modul Panjar Wang Runcit 9. Modul Pindah Peruntukan
- samb. -
10. Modul Penutupan 11. Modul Pelarasan 12. Modul Penyesuaian Bank
- samb. -
13. Modul ABT / ABB 14. Modul Laporan 15. Modul Laporan Eksekutif
SENARAI SUB-MODUL (Modul Berkaitan Sahaja)
- samb. -
- samb. -
- samb. -
- samb. -
- samb. -
- samb. -
- samb. -
- samb. -
- samb. -
- samb. -
- samb. -
PENYELENGGARAAN DATA SISTEM (TAHAP CAPAIAN - ID PENYEDIA)
Pengguna dengan tahap capaian
ID Penyedia berperanan bagi tindakan-tindakan berikut :
KEKERAPAN TINDAKAN (TAHAP CAPAIAN – ID PENYEDIA)
Harian Permulaan Penggunaan Sistem
Bulanan
Tahunan
- samb. -
Tindakan : Permulaan Penggunaan Sistem
Keterangan : Kunci masuk maklumat asas yang berkaitan. Tindakan diambil hanya sekali sahaja.
Modul Terlibat : Modul Permulaan
- samb. Modul Terimaan Mengikut Bilangan Urusniaga
Modul Daftar Bil
Modul Bayaran Tindakan : Harian
Modul PWR
Mengikut Bilangan Keperluan
Modul Pindah Peruntukan
Modul Pelarasan
- samb. -
Tindakan : Bulanan
Menjana buku tunai setiap akhir bulan
Menyediakan Penyata Penyesuaian Bank
Modul Penutupam
Modul Penyesuaian Bank
- samb. -
Tindakan : Tahunan Maklumat ABB & ABT Menghantar ABB & Mendaftar ABT
Modul Terlibat : Modul ABB / ABT
Penyata Tahunan Kewangan Menjana Laporan Tahunan
Modul Terlibat : Modul Laporan
