Přehled problematiky související s ochranou osobních údajů na úřadě
Obsah: 1. Úvod 2. Sankce 3. Přehled týkající se pořizování, použití a zveřejňování osobních údajů, a s tím souvisejících soukromých a veřejných listin, záznamů z ústních jednání a podobizen v rámci správního řízení, řízení o správě daní a poplatků, jednání zastupitelstva a rady obce 1. Úvod Vždy je třeba mít na paměti Listinu základních práv a svobod, z níž vyplývá, že úřady mohou činit pouze to, co jim stanoví zákon, tj. požadovat takové listiny a údaje, které zákon stanoví. Nikdo nesmí být úřadem nucen k tomu, co mu zákon neukládá, a tedy nemůže být nucen ani k poskytování údajů, jestliže to zákon nestanoví. Osobní údaje se pořizují, používají a zveřejňují v souvislosti se zakládáním listin do spisů ve správních řízeních nebo i mimo ně, s nahlížením do spisů, rozesíláním rozhodnutí a poskytováním informací o řízení, a v souvislosti s pořizováním, používáním a zveřejňováním listin, které jsou součástí nebo podkladem usnesení a zápisů ze zastupitelstva, rady obce, komisí či výborů. Existuje zákon o ochraně osobních údajů – zákon č. 101/2000 Sb., právo na ochranu soukromí – institut občanského práva, zásada neveřejnosti jednání známá ze správního řádu, ale existuje také právo na informace podle zákona o svobodném přístupu k informacím, právo nahlížet do spisů nebo do usnesení podle zákona o obcích, právo nahlížet do veřejné datové sítě funkcionářů a vedoucích úředníků podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, právo na údaje z katastru nemovitostí, kde se kromě rodného čísla dočte kdokoliv jakýkoliv údaj z kupní či jiné smlouvy, existuje povinnost vymáhat pokuty uložené správním rozhodnutím z majetku a příjmů dlužníka, které je třeba zjišťovat. S ochranou osobních údajů souvisí kamerové systémy a měření rychlosti. Souvisí s tím poskytování osobních údajů jiným úřadům nebo dožádání osobních údajů na jiných úřadech o osobách, které spáchali přestupky, za účelem jejich identifikace. Otázkou je využití registru obyvatel pro potřebu našeho úřadu, spolupráce s městskou policií a Policií ČR. Důležité je také poskytování osobních úřadů pro potřeby obce jako soukromé osoby apod. K použití osobních údajů v případech, kdy to zákon nestanoví, je třeba souhlas osoby, které se týká. Co jsou to kategorie osobních dat Osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Citlivým údajem je osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a
1 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
sexuálním životě subjektu údajů a jakýkoliv biometrický nebo genetický údaj subjektu údajů, Anonymním údajem je takový údaj, který buď v původním tvaru nebo po provedeném zpracování nelze vztáhnout k určenému nebo určitelnému subjektu údajů, Subjektem údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují, Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace. Shromažďováním osobních údajů je systematický postup nebo soubor postupů, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování. Uchováváním osobních údajů udržování údajů v takové podobě, která je umožňuje dále zpracovávat. Blokováním osobních údajů vytvoření takového stavu, při kterém je osobní údaj určitou dobu nepřístupný a nelze jej jinak zpracovávat. Likvidací osobních údajů se rozumí fyzické zničení jejich nosiče, jejich fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení z dalších zpracování,
Správcem je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Zpracováním osobních údajů může správce zmocnit nebo pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak, Zpracovatelem je každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje podle tohoto zákona, Zveřejněným osobním údajem osobní údaj zpřístupněný zejména hromadnými sdělovacími prostředky, jiným veřejným sdělením nebo jako součást veřejného seznamu, Evidencí nebo datovým souborem osobních údajů je jakýkoliv soubor osobních údajů uspořádaný nebo zpřístupnitelný podle společných nebo zvláštních kritérií, Příjemcem je každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny. (Za příjemce se nepovažuje subjekt, který zpracovává osobní údaje podle § 3 odst. 6 písm. g), tj ze zákonem stanovených důvodů, např. bezpečnost, obrana, veřejný pořádek a vnitřní bezpečnost). Povinnosti správce Správce provádí zpracování osobních údajů, které mu ukládá zvláštní zákon nebo je takových osobních údajů třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona. Potom je povinen zajistit zpřístupnění informací, týkajících se zejména účelu zpracování, kategorií osobních údajů, kategorií subjektů údajů, kategorií příjemců a doby uchování. Toto zpřístupnění by mělo být i dálkovým přístupem nebo jinou vhodnou formou. Ochrana osobních údajů Zveřejňování informací brání ochrana osobních údajů. Osobním údajem je podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Osobní údaje lze zpracovávat pouze se souhlasem subjektu údajů.
2 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
Bez tohoto souhlasu je může zpracovávat: a) jestliže provádí zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti, b) jestliže je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, c) pokud je to nezbytně třeba k ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů. V tomto případě je třeba bez zbytečného odkladu získat jeho souhlas. Pokud souhlas není dán, musí správce ukončit zpracování a údaje zlikvidovat, d) jedná-li se o oprávněně zveřejněné osobní údaje v souladu se zvláštním právním předpisem. Tím však není dotčeno právo na ochranu soukromého a osobního života subjektu údajů, e) pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce, příjemce nebo jiné dotčené osoby; takové zpracování osobních údajů však nesmí být v rozporu s právem subjektu údajů na ochranu jeho soukromého a osobního života, f) pokud poskytuje osobní údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné anebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazení, nebo, g) jedná-li se o zpracování výlučně pro účely archivnictví podle zvláštního zákona. Ten, kdo hodlá jako správce zpracovávat chráněné osobní údaje nebo změnit registrované zpracování podle tohoto zákona, je povinen tuto skutečnost písemně oznámit Úřadu před zpracováváním osobních údajů.
2. Sankce Podle zákona o ochraně osobních údajů: Přestupky 1. Fyzická osoba, která a) je ke správci nebo zpracovateli v pracovním nebo jiném obdobném poměru, b) vykonává pro správce nebo zpracovatele činnosti na základě dohody, nebo c) v rámci plnění zvláštním zákonem uložených oprávnění a povinností přichází u správce nebo zpracovatele do styku s osobními údaji, se dopustí přestupku tím, že poruší povinnost mlčenlivosti . 2. Fyzická osoba se jako správce nebo zpracovatel dopustí přestupku tím, že při zpracování osobních údajů a) nestanoví účel, prostředky nebo způsob zpracování [§ 5 odst. 1 písm. a) a b)] nebo stanoveným účelem zpracování poruší povinnost nebo překročí oprávnění vyplývající ze zvláštního zákona, b) zpracovává nepřesné osobní údaje [§ 5 odst. 1 písm. c)], c) shromažďuje nebo zpracovává osobní údaje v rozsahu nebo způsobem, který neodpovídá stanovenému účelu [§ 5 odst. 1 písm. d), f) až h)], d) uchovává osobní údaje po dobu delší než nezbytnou k účelu zpracování [§ 5 odst. 1 písm. e)], e) zpracovává osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů mimo případy uvedené v zákoně (§ 5 odst. 2 a § 9), f) neposkytne subjektu údajů informace v rozsahu nebo zákonem stanoveným způsobem (§ 11), 3 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
g) odmítne subjektu údajů poskytnout požadované informace (§ 12 a 21), h) nepřijme nebo neprovede opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování osobních údajů (§ 13), i) nesplní oznamovací povinnost podle tohoto zákona (§ 16 a 27). 3. Fyzická osoba se jako správce nebo zpracovatel dopustí přestupku tím, že při zpracování osobních údajů některým ze způsobů uvedených výše v bodě 2 a) ohrozí větší počet osob svým neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života, nebo b) poruší povinnosti pro zpracování citlivých údajů (§ 9). Výše pokut: Za přestupek podle bodu 1 lze uložit pokutu do výše 100 000 Kč. Za přestupek podle bodu 2 lze uložit pokutu do výše 1 000 000 Kč. Za přestupek podle bodu 3 lze uložit pokutu do výše 5 000 000 Kč. Jiné správní delikty 1. Právnická osoba nebo fyzická osoba podnikající podle zvláštních předpisů se jako správce nebo zpracovatel dopustí správního deliktu tím, že při zpracování osobních údajů a) nestanoví účel, prostředky nebo způsob zpracování [§ 5 odst. 1 písm. a) a b)], nebo stanoveným účelem zpracování poruší povinnost nebo překročí oprávnění vyplývající ze zvláštního zákona, b) zpracovává nepřesné osobní údaje [§ 5 odst. 1 písm. c)], c) shromažďuje nebo zpracovává osobní údaje v rozsahu nebo způsobem, který neodpovídá stanovenému účelu [§ 5 odst. 1 písm. d), f) až h)], d) uchovává osobní údaje po dobu delší než nezbytnou k účelu zpracování [§ 5 odst. 1 písm. e)], e) zpracovává osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů mimo případy uvedené v zákoně (§ 5 odst. 2 a § 9), f) neposkytne subjektu údajů informace v rozsahu nebo zákonem stanoveným způsobem (§ 11), g) odmítne subjektu údajů poskytnout požadované informace (§ 12 a 21), h) nepřijme nebo neprovede opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování osobních údajů (§ 13), i) nesplní oznamovací povinnost podle tohoto zákona (§ 16 a 27). 2. Právnická osoba jako správce nebo zpracovatel se dopustí správního deliktu tím, že při zpracování osobních údajů některým ze způsobů podle odstavce 1 a) ohrozí větší počet osob svým neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života, nebo b) poruší povinnosti pro zpracování citlivých údajů (§ 9). Výše pokut: Za správní delikt podle bodu 1 se uloží pokuta do výše 5 000 000 Kč. Za správní delikt podle bodu 2 se uloží pokuta do výše 10 000 000 Kč.
Právnická osoba za správní delikt neodpovídá, jestliže prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které bylo možno požadovat, aby porušení právní povinnosti zabránila. Při rozhodování o výši 4 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
pokuty se přihlíží zejména k závažnosti, způsobu, době trvání a následkům protiprávního jednání a k okolnostem, za nichž bylo protiprávní jednání spácháno. Odpovědnost právnické osoby za správní delikt zaniká, jestliže správní orgán o něm nezahájil řízení do 1 roku ode dne, kdy se o něm dozvěděl, nejpozději však do 3 let ode dne, kdy byl spáchán. Na odpovědnost za jednání, k němuž došlo při podnikání fyzické osoby nebo v přímé souvislosti s ním, se použijí ustanovení o odpovědnosti a postihu právnické osoby. Pokuty podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů Úřad na ochranu osobních údajů též projednává přestupky a ukládá pokuty podle zákona o střetu zájmů za použití a zpracování údajů v registru k jinému než zákonem stanovenému účelu a též přestupky spočívající v uvedení zjevně nepravdivých údajů do návrhu na zahájení řízení pro porušení povinností veřejných funkcionářů před soudem.
Trestnost poskytování osobních údajů Kdo, byť i z nedbalosti, neoprávněně sdělí, zpřístupní, jinak zpracovává nebo si přisvojí osobní údaje o jiném shromážděné v souvislosti s výkonem veřejné správy, se dopouští trestného činu.
3. Přehled týkající se pořizování, použití a zveřejňování osobních údajů, a s tím souvisejících soukromých a veřejných listin, záznamů z ústních jednání a podobizen v rámci správního řízení, řízení o správě daní a poplatků, jednání zastupitelstva a rady obce Informování občanů o jednání rady a zastupitelstva Občané mají dále právo nahlížet do usnesení a zápisů z jednání zastupitelstva obce, do usnesení rady obce, výborů zastupitelstva obce a komisí rady obce a pořizovat si z nich výpisy podle zákona o obcích. Mají právo na informace o činnosti obce podle zákona o svobodném přístupu k informacím. Při přípravě zápisů a usnesení a jejich zveřejňování je třeba dbát na ochranu osobnosti i osobních údajů. Anonymizování osobních údajů Ze stanovisek publikovaných na stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů vyplývá, že osobní údaje je potřeba chránit při projednávání dispozic s majetkem města, způsobů vymáhání dluhů a informací občanů o činnosti obce na zasedáních zastupitelstva města a dále jiným způsobem v místě obvyklým. Např. při publikaci přijatých usnesení v místním tisku nebo na internetových stránkách města. anonymizovat osoby nebo rozsah informací omezit tak, aby publikované sdělení ještě plnilo svůj účel V případě majetkových dispozic stačí přesně identifikovat nemovitost a uvést, jak bylo rozhodnuto – pronajmout, prodat apod. Ohledně zveřejňování osobních údajů dlužníků nejde o zákonem stanovený postup a navíc o dvojí sankce. Pokud není možné osobní údaje při zveřejňování anonymizovat nebo jejich rozsah omezit tak, aby publikované sdělení ještě plnilo svůj účel, je nutné si pro tuto formu zpracování (tj. zveřejnění) vyžádat souhlas dotčených osob podle § 5 odst. 5 zákona č. 101/2000 Sb. Město má zákonnou povinnost a musí umožňovat nahlížet do usnesení rady města a do zápisů z jednání a usnesení zastupitelstva města. Tuto povinnost však město nemá vůči každému. Zpřístupnění zápisů či usnesení včetně osobních údajů všem uživatelům internetu nebo všem čtenářům zpravodaje by bylo narušením práva osob na soukromí.
5 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
Informování občanů sousedních obcí o správním řízení vedeném naším úřadem Správní řízení je většinou neveřejné, veřejné je výjimečně. Do spisu je možno nahlížet pouze účastníkům řízení a případně osobám, které prokážou právní zájem na řízení.) Podle zákona o obcích je obec povinna informovat občany o činnosti orgánů obce na zasedání zastupitelstva obce a dále jiným způsobem v místě obvyklým. (Zastupitelstvo ani rada obce sousední obce ale není povinna ani oprávněna projednávat správní rozhodnutí jiných správních orgánů, např. našeho úřadu, ani nemá informovat o postupech svých občanů či majitelů nemovitostí ve správním řízení vedeným naším úřadem nebo jiným správním orgánem a zveřejňovat, který orgán vydal jaké správní rozhodnutí ve věcech týkajících se občanů obce či majitelů nemovitostí v obci. Zastupitelstvo nebo rada projednává a usnáší se na postupu obce jakožto účastníka řízení. ) Informování členů zastupitelstva Členové zastupitelstva jsou oprávněni požadovat od zaměstnanců obce zařazených do obecního úřadu, jakož i od zaměstnanců právnických osob, které obec založila nebo zřídila, informace ve věcech, které souvisejí s výkonem jejich funkce; informace musí být poskytnuta nejpozději do 30 dnů. Použití a pořízení dokumentů osobní povahy Podle občanského zákoníku nemohou být mimo úřední účely pořízeny, ale ani použity písemnosti osobní povahy, podobizny, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy týkající se fyzické osoby nebo jejích projevů osobní povahy bez toho, že by k nim daná osoba dala svolení. Svolení není třeba pouze v případě, použijí-li se písemnosti osobní povahy, podobizny, obrazové snímky nebo obrazové a zvukové záznamy k účelům úředním na základě zákona. Právo na ochranu osobnosti Fyzická osoba má právo se zejména domáhat, aby bylo upuštěno od neoprávněných zásahů do práva na ochranu její osobnosti, aby byly odstraněny následky těchto zásahů a aby jí bylo dáno přiměřené zadostiučinění. Na náhradu nemajetkové újmy v penězích má fyzická osoba nárok tehdy, kdyby byla ve značné míře snížena důstojnost fyzické osoby nebo její vážnost ve společnosti, má fyzická osoba též právo na náhradu nemajetkové újmy v penězích, pokud by se nejevilo postačujícím zadostiučinění. Výši náhrady určí soud s přihlédnutím k závažnosti vzniklé újmy a k okolnostem, za nichž k porušení práva došlo. Použití dokumentů úřední povahy V případě, že obec informuje občany o tom, že projednala, resp. vzala na vědomí došlou poštu a v ní rozhodnutí jiných správních orgánů, např. Městského úřadu Vlašim, a odvolání účastníků řízení, nejedná se o to, že by neoprávněně použila písemnosti osobní povahy, neboť příslušná rozhodnutí či odvolání jsou úřední povahy. Písemnosti úřední povahy ale nemají být použity k zveřejňování. Součásti spisu ze správního řízení slouží účastníkům řízení pro řízení v jejich věci. Právo na finanční odškodnění při nactiutrhání K náhradě nemajetkové újmy v penězích by muselo dojít k snížení důstojnosti dotčené osoby ve značné míře, když by nepostačilo zadostiučinění, ale jenom v případě, že by se jednalo o zneužití osobních písemností. Informace o vydaných rozhodnutích a odvoláních není soukromé osobní povahy, ale povahy úřední. Obec není povinna žádné zadostiučinění a peněžitou náhradu poskytovat. Navíc požadavek finančního zadostiučinění je v rozporu se zákonem, protože zadostiučiněním je omluva, kdežto finanční náhrada v penězích se týká 6 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
jenom případů, když omluva nestačí. To ale nic nemění na tom, že rozhodnutí jiných správních orgánů neslouží k zveřejnění ani k informování veřejnosti. Obec má informovat o své činnosti, nikoliv o činnosti jiných orgánů či osob. Úřední dokumenty, úřední záznamy nelze pořizovat ani používat za soukromoprávními účely, ale za úředními účely, jinak k jejich použití nebo pořízení musí být souhlas všech účastníků. Poskytování informací o řízení podle zákona o svobodném přístupu k informacím Důvodem pro zveřejňování údajů o činnosti jiných orgánů není ani zákon o svobodném přístupu k informacím (zákon č. 106/1999 Sb.) Obce a jejich orgány jsou povinny poskytovat informace vztahující se k jejich působnosti, a to samostatné i přenesené, ale nikoliv k působnosti jiných orgánů. Informace týkající se osobnosti, projevů osobní povahy, soukromí fyzické osoby a osobní údaje povinný subjekt poskytne jen v souladu s právními předpisy, upravujícími jejich ochranu. Pokud je požadovaná informace obchodním tajemstvím, povinný subjekt ji neposkytne. Při poskytování informace, která se týká používání veřejných prostředků, se nepovažuje poskytnutí informace o rozsahu a příjemci těchto prostředků za porušení obchodního tajemství. Informace o majetkových poměrech osoby, která není povinným subjektem, získané na základě zákonů o daních, poplatcích, penzijním nebo zdravotním pojištění anebo sociálním zabezpečení povinný subjekt podle tohoto zákona neposkytne. Povinný subjekt informaci o veřejné zakázce neposkytne, pokud např. jde o informaci vzniklou bez použití veřejných prostředků, která byla předána osobou, jíž takovouto povinnost zákon neukládá, pokud nesdělila, že s poskytnutím informace souhlasí. Informace, které získal orgán obce od třetí osoby při plnění úkolů v rámci kontrolní, dozorové, dohledové nebo obdobné činnosti prováděné na základě zvláštního právního předpisu, podle kterého se na ně vztahuje povinnost mlčenlivosti anebo jiný postup chránící je před zveřejněním nebo zneužitím, se neposkytují. Povinný subjekt poskytne pouze ty informace, které při plnění těchto úkolů vznikly jeho činností. Při poskytování informací ze správního řízení platí správní řád, podle něhož právo na informace o správním řízení mají pouze účastníci řízení podle § 36 odst.2 správního řádu. Poskytování údajů z evidence obyvatelstva Zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy v § 9 odst. 1 stanoví, že z informačních systémů veřejné správy nebo jejich částí, které jsou veřejnými evidencemi, rejstříky nebo seznamy, vydávají orgány veřejné správy, které jsou správci nebo provozovateli těchto systémů (dále jen "správci"), na požádání úplný nebo částečný výpis ze zápisu vedeného v elektronické podobě v tomto informačním systému. Z informačních systémů veřejné správy nebo jejich částí, které jsou neveřejnými evidencemi, rejstříky nebo seznamy, vydávají správci, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, na požádání úplný nebo částečný výpis ze zápisu vedeného v elektronické podobě v tomto informačním systému osobě, které se zápis přímo týká, nebo osobě, která je podle zvláštního právního předpisu oprávněna žádat informaci uvedenou v zápisu, a to v rozsahu tímto zvláštním právním předpisem stanoveném. Podle zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel Úřady jsou povinny si v rámci součinnosti ve správním řízení sdělovat místa trvalého pobytu osob, s nimiž vedou správní řízení, stanoví-li tak zákon. Ministerstvo je uživatelem veškerých údajů vedených v informačním systému evidence obyvatel, pokud je to nezbytné pro výkon jeho působnosti. Krajský úřad je zpracovatelem údajů vedených v informačním systému pro ministerstvo. Kraj a krajský úřad je uživatelem údajů z informačního systému o obyvatelích, kteří se přihlásili k trvalému pobytu nebo mají povolen pobyt ve správním obvodu příslušného krajského úřadu. Kraj a krajský úřad je uživatelem údajů o těchto obyvatelích ve stanoveném rozsahu, nelze-li záznam o poskytnutí údajů za podmínek stanovených tímto zákonem zpřístupnit; údaje, jichž je uživatelem, může kraj a krajský úřad využívat, jen jsou-li 7 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
nezbytné pro výkon jejich působnosti. Obecní úřad obce s rozšířenou působností je zpracovatelem údajů vedených v informačním systému pro ministerstvo, a to v rozsahu stanoveném zákonem. Obecní úřad obce s rozšířenou působností je uživatelem údajů z informačního systému o obyvatelích, kteří se přihlásili k trvalému pobytu nebo mají povolen pobyt ve správním obvodu příslušného obecního úřadu obce s rozšířenou působností. Obecní úřad obce s rozšířenou působností je uživatelem údajů o těchto obyvatelích v rozsahu stanoveném zákonem a údaje, jichž je uživatelem, může obecní úřad obce s rozšířenou působností využívat, jen jsou-li nezbytné pro výkon jeho působnosti. Ohlašovna je zpracovatelem údajů vedených v informačním systému pro ministerstvo, a to v rozsahu stanoveném zákonem. Obec a obecní úřad jsou uživateli údajů z informačního systému o obyvatelích, kteří se přihlásili k trvalému pobytu nebo mají povolen pobyt ve správním obvodu příslušného obecního úřadu, a to v rozsahu stanoveném zákonem; údaje, jichž je uživatelem, může obec a obecní úřad využívat, jen jsou-li nezbytné pro výkon jejich působnosti. Ministerstvo, krajské úřady a obecní úřady obcí s rozšířenou působností poskytují údaje z informačního systému v rozsahu nezbytně nutném a za podmínek stanovených tímto zákonem nebo zvláštním právním předpisem. Údaje z informačního systému mohou poskytovat i způsobem umožňujícím dálkový přístup, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis. Ministerstvo, krajský úřad, obecní úřad obce s rozšířenou působností nebo ohlašovna územního obvodu místa trvalého pobytu poskytuje údaje vedené v informačním systému obyvateli staršímu 15 let na základě písemné žádosti poskytuje k jeho osobě v rozsahu stanoveném zákonem. Ohlašovna sdělí vlastníkovi objektu nebo jeho vymezené části na jeho žádost jméno, popřípadě jména, příjmení a datum narození občana, k němuž vede údaj o místě trvalého pobytu, odpovídající adrese jím vlastněného objektu nebo jeho vymezené části. Zaměstnanci ministerstva, krajů nebo obcí a zaměstnanci a příslušníci policie jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, se kterými se seznámili při provádění tohoto zákona nebo v přímé souvislosti s ním. Tato povinnost trvá i po skončení pracovněprávního nebo služebního poměru. Povinnosti zachovávat mlčenlivost mohou být zproštěny osoby uvedené v odstavci 1 pouze tím, v jehož zájmu tuto povinnost mají, anebo ve veřejném zájmu vedoucím zaměstnancem, a to písemně s uvedením rozsahu a účelu; tím není dotčena povinnost oznamovat určité skutečnosti orgánům příslušným podle zvláštních právních předpisů. Zjišťování údajů o dlužnících a poskytování údajů o dlužnících Výkon správních rozhodnutí je součástí správního řízení. Finanční odbor vydá exekuční příkaz v případě, že tomu odpovídají zjištěné příjmové i majetkové poměry dlužníka. Finanční odbor pro vydání exekučního příkazu zjišťuje účty vedené u bank, zaměstnavatele, zda dlužník bere důchod, sociální a nemocenské dávky, stipendia, zda je vlastníkem movitých či nemovitých věcí. Důvody pro placení pokut ve splátkách nebo pro prominutí nebo odepsání pohledávky na pokutách uložených ve správním řízení nestanoví rada ani zastupitelstvo, ale zákon o správě daní a poplatků. O žádostech o splátky, prominutí a odpisy podle zákona o správě daní a poplatků nerozhoduje rada ani zastupitelstvo v samostatné působnosti jako o své majetkové záležitosti, ale městský úřad. Proto v případě, že ve správním řízení rozhoduje městský úřad v přenesené působnosti jako o záležitosti státu, tak ve vymáhacím řízení rozhoduje městský úřad o pohledávce na pokutě plynoucí do rozpočtu města jako o záležitosti státu a nikoliv města. Přitom podle zákona o obcích o svém majetku včetně pohledávek rozhoduje zastupitelstvo a rada a z peněz města se hradí náklady exekuce. Vymáhací řízení je neveřejné. Vzhledem k neveřejnosti řízení je možno pro orgány samosprávy vyhotovit a předem projednat pouze přehled pohledávek a stav jejich vymáhání, 8 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
nikoliv spis (§ 24 ZSDP). Pracovníci správce daně, jakož i třetí osoby, které byly jakkoliv zúčastněny na daňovém řízení, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o tom, co se při daňovém řízení nebo v souvislosti s ním dozvěděli, zejména o poměrech daňových subjektů jak osobních, tak i souvisejících s podnikáním. Pracovníci správce daně mohou informace získané v daňovém řízení poskytnout jinému pracovníku téhož nebo jiného správce daně a poskytovat souhrnné údaje o výši daňové povinnosti, stavu nedoplatků, povolených posečkáních, splátkách a prominutích, výši a včasnosti převedených částek apod. u jednotlivých daní jejich příjemcům, jimž výnos těchto daní náleží podle zákonného rozpočtového určení. Z toho nevyplývá právo našeho úřadu na součinnost s finančním úřadem při zjišťování údajů o dlužnících potřebných pro vydání exekučního příkazu. Pracovníci správce daně jsou povinni na dožádání poskytovat z informací získaných v daňovém řízení a) orgánům sociálního zabezpečení seznam daňových subjektů v oboru daní z příjmů a údaje o výši příjmů a výdajů jednotlivých osob, majících příjmy z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti, b) orgánům, rozhodujícím o dávkách státní sociální podpory, a Ministerstvu práce a sociálních věcí údaje pro stanovení rozhodného příjmu osob, které jsou poplatníky daně z příjmů; jde-li o poplatníky, kteří dosahují příjmy z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti, datum zahájení a ukončení této činnosti a dále údaj o tom, zda poplatník daně z příjmů má základ daně z příjmů snížený o nezdanitelnou část základu daně z příjmů z důvodu vyživovaného dítěte, manželky nebo manžela, c) soudům údaje o základu daně z příjmů, z podnikání a jiné samostatné výdělečné činnosti, z kapitálového majetku, z pronájmu a ostatních příjmů fyzické osoby pro účely rozhodnutí o výživném, d) úřadům práce údaje o výši příjmů a výdajů jednotlivých daňových subjektů a údaje o výši uplatněné slevy na dani z příjmů za zaměstnance - osoby se zdravotním postižením, na které zaměstnavatel uplatnil slevu na dani, e) statistickým orgánům údaje pro vedení statistických registrů a informace stanovené zvláštním zákonem, f) katastrálním úřadům identifikační údaje vlastníků a jiných osob oprávněných z právních vztahů k nemovitostem pro účely správy katastru nemovitostí České republiky, g) příslušné organizační složce Ministerstva financí údaje vyžádané na základě zvláštního právního předpisu o boji proti legalizaci výnosů z trestné činnosti nebo zvláštního právního předpisu o provádění mezinárodních sankcí za účelem udržování mezinárodního míru a bezpečnosti, ochrany základních lidských práv a boje proti terorismu, h) zdravotním pojišťovnám seznam daňových subjektů v oboru daní z příjmů včetně údajů o výši příjmů a výdajů jednotlivých osob majících příjmy z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti, i) orgánům, které rozhodly o poskytnutí rozpočtových prostředků nebo prostředků fondů, údaje o výši a důvodech, pro které byl stanoven odvod neoprávněně použitých nebo zadržených rozpočtových prostředků nebo prostředků fondů, j) Ministerstvu financí údaje o výši stanoveného odvodu neoprávněně použitých nebo zadržených prostředků státního rozpočtu nebo státních fondů, k) Ministerstvu průmyslu a obchodu a Ministerstvu financí údaje nezbytné ke kontrole investičních pobídek, l) správci dědictví údaje o plnění daňových povinností zůstavitele, m) servisním technikům údaje z databáze pokladen podle zákona o registračních pokladnách, 9 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
n) příslušnému archivu pro splnění povinností spojených s archivnictvím. o) živnostenským úřadům ve lhůtě 7 dnů ode dne doručení žádosti, potvrzení o tom, zda ohlašovatel živnosti nebo žadatel o koncesi má nebo nemá na svém osobním účtu evidovány daňové nedoplatky z tohoto podnikání. Ochrana dat a zákon o střetu zájmů Veřejný funkcionář podává formou čestného prohlášení oznámení o osobním zájmu jiných vykonávaných činnostech majetku nabytém v průběhu výkonu funkce příjmech, darech a závazcích Do 30. 6. následujícího roku (tj. poprvé za rok 2007 - rok účinnosti zákona) k 30. 6. 2008 (následující rok po účinnosti zákona) je povinen veřejný funkcionář přesně, úplně a pravdivě písemně oznámit podnikání a to, že v průběhu výkonu funkce nabyl vlastnická nebo jiná věcná práva k nemovitostem, včetně ceny nemovitosti nebo ceny jiného věcného práva, za niž nemovitost nebo právo nabyl, a způsobu jejich nabytí, vlastnická práva k věcem movitým, jiná práva nebo jiné majetkové hodnoty, včetně způsobu nabytí věci, práva nebo jiné majetkové hodnoty, pokud souhrnná cena věcí, práv nebo jiných majetkových hodnot, nabytých v průběhu kalendářního roku přesáhla částku 500 000 Kč; do tohoto souhrnu se nezapočítávají věci, práva nebo jiné majetkové hodnoty, jejichž cena je nižší než 25 000 Kč, cenné papíry nebo práva s nimi spojená, pokud celková výše kupní ceny cenných papírů od jednoho emitenta nebo práv s nimi spojených v době nabytí přesahuje částku 50 000 Kč anebo částku 100 000 Kč v případě více emitentů, jiný podíl v obchodní společnosti, než je uveden v písmenu c), pokud hodnota tohoto podílu přesahuje částku 50 000 Kč anebo částku 100 000 Kč, jde-li o podíly u více obchodních společností. Veřejný funkcionář je povinen v oznámení o majetku uvést za stejných podmínek i majetek, který nabyl jeho manžel a který patří do společného jmění manželů. Veřejný funkcionář je povinen přesně, úplně a pravdivě písemně oznámit, že během výkonu funkce získal jakékoliv peněžité příjmy nebo jiné majetkové výhody, zejména dary, s výjimkou darů uvedených v oznámení o majetku podle § 10, odměny, příjmy z podnikatelské nebo jiné samostatné výdělečné činnosti, dividendy nebo jiné příjmy z účasti nebo činnosti v podnikajících právnických osobách, pokud souhrnná výše příjmů nebo jiných majetkových výhod přesáhne v kalendářním roce 100 000 Kč; za peněžitý příjem nebo jinou majetkovou výhodu se pro tento účel nepovažují plat, odměna nebo další náležitosti, na které má veřejný funkcionář nárok v souvislosti s výkonem funkce podle zvláštních právních předpisů; do tohoto souhrnu se nezapočítávají dary, jejichž cena je nižší než 10 000 Kč. Veřejný funkcionář je povinen v oznámení uvést výši, druh a zdroj každého příjmu. Rovněž je povinen uvést, že má nesplacené finanční závazky, zejména půjčky, úvěry, nájemné, závazky ze smlouvy o nájmu s právem koupě nebo směnečné závazky, pokud souhrnná výše závazků přesáhla k 31. prosinci kalendářního roku, za nějž se oznámení podává, částku 100 000 Kč. Veřejný funkcionář je povinen v oznámení uvést výši a druh závazku včetně toho, vůči komu takový závazek má. Do registru má každý právo nahlížet. Zneužití údajů k jinému účelu než ke zjištění případného střetu zájmů nebo porušení povinnosti mlčenlivosti je přestupek, k jehož projednání je kompetentní Úřad pro ochranu osobních údajů. Ochrana dat pro účely zaměstnání Ze stanovisek publikovaných Úřadem pro ochranu osobních údajů vyplývá toto. Osobní údaje týkající se rasového původu, politických názorů, náboženského nebo jiného přesvědčení, pohlavního života nebo odsouzení za trestné činy, uvedené v článku 6 Úmluvy o ochraně 10 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
jednotlivců se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat, by měly být shromažďovány a ukládány pouze ve zvláštních případech v rozsahu vymezeném vnitrostátními právními předpisy a v souladu s náležitými, jimi stanovenými, ochrannými opatřeními. Pokud taková ochranná opatření chybějí, měla by být tato data shromažďována a ukládána jen s výslovným a informovaným souhlasem zaměstnanců. Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání smí být dotazován pouze na zdravotní stav a být lékařský vyšetřován za účelem: a) stanovení vhodnosti zaměstnance nebo uchazeče o zaměstnání pro jeho současné nebo budoucí zaměstnání; b) splnění požadavků preventivního lékařství; nebo c) přiznání sociálních výhod. Zdravotní data nesmějí být shromažďována ze zdrojů jiných než od příslušného zaměstnance s výjimkou, kdy udělil svůj výslovný a informovaný souhlas nebo je to v souladu s ustanoveními vnitrostátních právních předpisů. Ochrana zdravotních dat Ze stanovisek publikovaných Úřadem pro ochranu osobních údajů vyplývá toto.Zdravotní data, na která se vztahuje lékařské tajemství, by měla být ukládána pouze personálem, který je vázán pravidly lékařského tajemství. Informace by měly být sdělovány pouze ostatním zaměstnancům personálního útvaru, pokud je to nezbytné pro jeho rozhodování a v souladu s ustanoveními vnitrostátních právních předpisů. Zdravotní data, na která se vztahuje lékařské tajemství, by měla být ukládána odděleně od ostatních kategorií osobních údajů uvedených zaměstnavatelem. Měla by být učiněna bezpečnostní opatření, aby se předešlo přístupu jiných osob, než těch, které vykonávají lékařskou službu. Právo subjektu na přístup k jeho zdravotním datům by nemělo být omezováno kromě případů, kdy by přístup k takovým datům mohl subjekt údajů vážně poškodit, a v takovém případě mu smějí být data sdělena prostřednictvím lékaře, kterého si vybere.
Zpracovala:
JUDr. Eva Šromová, právník Městského úřadu Vlašim, listopad 2007
11 Městský úřad Vlašim, Odbor kancelář vedení úřadu, Oddělení obrany
