Peer review bij professionals:

Raad voor de rechtspraak en richt zich de rechtspraak in Nederland.

2007 - nr 4

op de praktijk en de ontwikkeling van

rechtstreeks

Rechtstreeks is een periodiek van de

‘Laat naar je kijken’; een ouderwetse verwensing waarbij de wijsvinger naar het eigen voorhoofd ging maar bedoeld was voor dat van de ander! Vandaag de dag is het een aansporing waarmee professionals ‘kunnen thuiskomen’.

Recent verschenen

2007 - nr 3 Strafrechter en strafketen: de gang van zaken, 1995-2006 2007 - nr 2 De strafrechter en de burger: Zij konden bijeen niet komen… 2007 - nr 1 Leken en rechtspraak: moet, mag en wil de burger meedoen?

rechtstreeks Peer review bij professionals: je laten bekijken door gelijken

2007 - nr 4

Colofon Redactieadres Redactie Rechtstreeks Raad voor de rechtspraak Afd. Ontwikkeling Postbus 90613 2509 LP Den Haag E-mail: [email protected] Ontwerp Koeweiden Postma, Amsterdam Druk Spinhex & Industrie, Amsterdam Oplage 4200 exemplaren Toezending Rechtstreeks wordt gratis toegezonden aan hen die tot de doelgroep behoren. Zij die menen voor toezending in aanmerking te komen worden verzocht hun naam, postadres en hun functie kenbaar te maken aan de redactie (zie redactieadres). ISSN 1573-5322 © Staat der Nederlanden (Raad voor de rechtspraak) Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, in een voor anderen toegankelijk gegevensbestand worden opgeslagen of worden openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Raad voor de rechtspraak. De toestemming wordt hierbij verleend voor het verveelvoudigen, in een gegevensbestand toegankelijk maken of openbaar maken waarvoor geen geldelijke of andere tegenprestatie wordt gevraagd en ontvangen en waarbij deze uitgave als bron wordt vermeld.

rechtstreeks Peer review bij professionals: je laten bekijken door gelijken

2007 - nr 4

rechtstreeks 4/2007 redactioneel

Rechtstreeks is een periodiek van de Raad voor de rechtspraak en richt zich op de praktijk en de ontwikkeling van de rechtspraak in Nederland. Het blad stelt zich ten doel wetenschappelijke inzichten en bijdragen aan het publieke debat over de rechtspraak ter kennis te brengen van allen die beroepshalve bij de rechtspraak betrokken zijn. Opname in Rechtstreeks betekent niet dat de inhoud het standpunt van de Raad voor de rechtspraak weergeeft. Redactieraad Mr. Th. Groeneveld (voorzitter) Lid Raad voor de rechtspraak Drs. M.J.G. Brackel Hoofd Kabinet & Communicatie Raad voor de rechtspraak Mr. W. Duitemeijer Raadsheer-plaatsvervanger Gerechtshof Arnhem Prof. mr. dr. A.M.P. Gaakeer Bijzonder hoogleraar Rechtstheorie Faculteit der Rechtsgeleerdheid, Erasmus Universiteit Rotterdam Rechter Rechtbank Middelburg Prof. mr. J.L.M. Gribnau Bijzonder hoogleraar Kwaliteit van fiscale regelgeving, Universiteit Leiden en hoofddocent fiscale methodologie, Universiteit van Tilburg Dr. J.W. de Keijser Senior onderzoeker Nederlands Studiecentrum Criminaliteit en Rechtshandhaving (NSCR), Leiden Mr. J.J.M. de Laat Vice-president inhoudelijk adviseur, sector kanton Rechtbank Utrecht Mr. Th.C.M. Willemse Rechter Rechtbank Zutphen

Redactie Dr. A. Klijn (eindredacteur) Adviseur wetenschappelijk onderzoek Raad voor de rechtspraak Mr. drs. E.C.M. Bouman Beleidsadviseur Raad voor de rechtspraak M.I. Scholtz (secretaris) Programmamanager wetenschappelijk onderzoek Raad voor de rechtspraak

Redactioneel “Er is geen vooruitgang in de kunst, zomin als er vooruitgang is in het bedrijven van de liefde. Er zijn slechts verschillende manieren om het te doen”. Dit citaat vormt een centraal argument in een poging minister Plasterk ervan te weerhouden peer review 1 in de kunst te introduceren. Een domme zet van hem voortvloeiend uit de ten onrechte gemaakte vergelijking met het domein der wetenschap. Daar kan het omdat vooruitgang daar een doel is en er min of meer objectieve referentie mogelijk is in dat opzicht. Het citaat deed me onmiddellijk denken aan de rechtspraak. Verschillende manieren van doen bestaan daar naast elkaar. Die verschillen zijn het axioma van de praktijk. Objectieve vooruitgang daarin boeken; velen van u zullen die mogelijkheid sterk betwijfelen. Wat valt er onder die omstandigheden van peer review binnen de rechtspraak te verwachten? Een antwoord valt wellicht voor een deel te ontlenen aan de ervaringen met dit mechanisme bij andere professionals. “Peer review is vooral de organisatie van de jaloezie en betreft zelden de organisatie van de kwaliteit van de vernieuwing.” Nog een zinsnede uit het artikel. Weer een prikkel

voor mijn geheugen, ditmaal voert die mij terug naar het jaar 1989. De plek: het Harmoniegebouw van de universiteit Groningen. Daar vond in de laatste maand van dat jaar een congres plaats onder de titel: De forumfunctie bij de sociaal-wetenschappelijke bestudering van het recht, georganiseerd door de Vereniging voor de sociaal-wetenschappelijke bestudering van het recht (VSR) en de Nederlandse Vereniging voor Kriminologie (NVK). Centraal stond daar de vraag in welke opzichten het forum der gelijken functioneerde zoals het volgens de leer zou moeten doen: waken over de kwaliteit van de kennisproductie. Een van de bijdragen handelde over de 2 kritiek-cultuur in onze kringen. Kringen, want er bleek een heel duidelijk verschil in stijl van omgang met elkaars producten bij de sociale wetenschappers en de juristen. Aldus concludeerde de auteur op basis van recensies uit het vakblad van de VSR enerzijds en die verschenen in het Nederlands Juristenblad en Rechtsgeleerd Magzijn Themis. De sociale wetenschappers waren veel negatiever ten aanzien van elkaar en vooral ook vaker grievend van toon. Het verbaast niemand dat de auteur vervolgens concludeert dat zo’n cultuur de vooruitgang

1 Georganiseerde jaloezie in: NRC/Handelsblad 23 november 2007. 2 F. Strijbosch, De kritiek-cultuur in de sociale wetenschap van het recht, in: F. P.H. Dijksterhuis & J. Griffiths (red) De forumfunctie bij de sociaal-wetenschappelijke bestudering van het recht, Wolters-Noordhoff, Groningen 1990, pp81-97. 2

3

rechtstreeks 4/2007 redactioneel

van de wetenschap niet bepaald stimuleert. ”De kunst van het bewonderen is niet ieder van nature gegegeven, maar kan met enige moeite wel worden geleerd”. Dat was toen aan dovemansoren gezegd, althans wat de sociologen betreft. In dat betoog ging de auteur na wat de oorzaak van dat verschil in omgangscultuur zou kunnen zijn. Hij zocht het in het gegeven dat de rechtsgeleerdheid, meer dan de sociale wetenschap, werd beoefend binnen goed georganiseerde vakgebieden, die een goede omgeving bieden voor onderzoekprogramma’s. Studies zouden gekenmerkt worden door cumulativiteit en ambachtelijkheid. Dat weten de betrokkenen klaarblijkelijk te waarderen. Tijdens de discussie daarover gebeurde er echter iets grappigs. Er bleek een heel wat meer banaal gegeven ten grondslag te liggen aan het opgemerkte verschil, zo liet een NJB-medewerker/recensent weten. De redactie van het blad hanteerde namelijk het regime dat er per jaar niet meer ruimte in het blad beschikbaar was dan voor om en nabij 50 recensies. Binnen die ruimte moest de aandacht uitgaan naar die studies die de recensenten als een bijdrage aan het vakgebied beschouwden. Kortom: een positieve selectie. Geen wonder dat in de ogen van buitenstaanders daar alleen maar veren in het achterlijf gestoken dan wel aaien over de intellectuele bol werden gegeven. Daar werd toen hartelijk om gelachten en ook, althans in onze sociologenkring, wat besmuikt over gedaan. Waar bleef de

4

rechtstreeks 4/2007

kritische geest? Het betoog nu in het kader van de Redactioneel weer eens herlezend, treft echter de wijsheid die in de reeds geciteerde conclusie besloten ligt. Met die conclusie raken we het thema van dit nummer: het elkaar kritisch de maat nemen omwille van de kwaliteit in het werk. Peer review vormde het onderwerp van een congres dat in het voorjaar 2007 werd georganiseerd door de Stichting Viadicte (daarover leest u meer in dit nummer). Wij, van de Rechtspraak, gingen er naar toe om eens te zien wat de buren zoal uitspookten op dat terrein. Kijken bij de buren: de medici, de notarissen en de advocaten. Vanzelfsprekend kon vervolgens een blik op het eigen presteren niet achterwege blijven. Was Rechtstreeks een virtueel medium dan had ik geen moment geaarzeld Frans Bromet als gastredacteur te strikken om het geheim van hun succes te ontlokken. Vooralsnog zult u het al lezend moeten doen. Albert Klijn

5

rechtstreeks 4/2007

rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie

Kiki Lombarts

Kiki Lombarts is wetenschappelijk onderzoeker bij het AMC/UvA afdeling Sociale Geneeskunde en tevens zelfstandig adviseur kwaliteitsbeleid medisch specialisten. Zij promoveerde in 2003 aan de Universiteit van Amsterdam op het proefschrift Visitatie of medical specialists: studies on its nature, scope and impact.

Karlijn Overeem

Karlijn Overeem is arts-onderzoeker bij het AMC/UvA, afdeling Sociale Geneeskunde en de Radboud Universiteit Nijmegen, afdeling Kwaliteit van Zorg. Zij rondde in 2005 haar studie geneeskunde af. Zij volgt op dit moment tevens de huisartsopleiding.

Peer review in de medische professie Kiki Lombarts & Karlijn Overeem 1

Inleiding

Kwaliteit is de afgelopen decennia een dominant begrip geweest in de discussies over en de vormgeving van het gezondheidszorgbeleid. De zorg voor die kwaliteit vindt voor het medisch beroep plaats binnen de kaders van zelfregulering. Dit betekent dat de medische professie van de wetgever de ruimte heeft gekregen haar eigen professionele standaarden te bepalen en zelf toe te zien op de naleving ervan. De rechtvaardiging voor deze ruimte voor zelfregulering vindt de professie in haar primaat op medische kennis en de hieruit voortvloeiende verantwoordelijkheid voor de verantwoorde toepassing ervan. Deze verantwoordelijkheid omvat de bewaking en verbetering van de kwaliteit van het professioneel handelen. Anders gezegd, de arts is als geen ander in staat de kwaliteit van zorg te bepalen en te controleren. Het moet duidelijk zijn dat het recht op zelfregulering vanzelfsprekend noch absoluut is. Zelfregulering staat onder druk door ontwikkelingen van zowel buiten de professie (zoals de noodzakelijke kostenbeheersing, de introductie van marktwerking in de gezondheidszorg en de steeds luidere roep om transparantie) als ook van binnen de beroepsgroep (denk aan fouten en medische missers). Zelfregulering kan alleen (voort)bestaan bij de gratie van het vertrouwen dat het Nederlandse volk heeft in de medische professie. De professie zal dit vertrouwen dus moeten (blijven) verdienen. De mate waarin ze hierin slaagt, bepaalt de mate van zelfregulering. Zelfregulering is dus het resultaat van een onderhandelingsproces tussen de professie en de overheid (als volksvertegenwoordigers). De totstandkoming van het medisch specialistisch kwaliteitsbeleid heeft in deze onderhandelingen een niet onaanzienlijke rol gespeeld. Voor deze bijdrage is het relevant te stellen dat de huidige vorm en inhoud van intercollegiale

6

7



kwaliteitscontrole binnen de medische professie slechts begrepen en verklaard kan worden tegen de achtergrond van de veranderende politieke en maatschappelijke ontwikkelingen. Binnen het medisch specialistisch kwaliteitsbeleid anno 2007 vindt die kwaliteitscontrole via twee programma’s plaats. Beide voldoen ze aan het uitgangspunt ‘van specialisten, voor specialisten’, of, peer review. Het eerste programma betreft de kwaliteitsvisitatie van medisch specialistische maatschappen of vakgroepen en wordt uitgevoerd door de medisch wetenschappelijke verenigingen. Dit programma heeft een historie van enkele tientallen jaren en wordt inmiddels breed gedragen door de medische beroepsgroep. Het tweede programma betreft de evaluatie van het individueel functioneren van medisch specialisten (IFMS) dat plaats vindt onder verantwoordelijkheid van de medische staven van de ziekenhuizen. Het IFMS systeem is nog volop in ontwikkeling maar nu al niet meer weg te denken uit het medisch specialistisch kwaliteitsbeleid. Voor beide peer review programma’s geldt dat continue kwaliteitsverbetering het primaire doel is, ook wel een formatief doel genoemd. Er is nadrukkelijk geen sprake van een summatief doel dat beoogt om disfunctionerende artsen op te sporen en hier sancties aan te verbinden. Deze formatieve benadering beoogt het kwaliteitsniveau van de gehele beroepsgroep op een (steeds) hoger peil te brengen, passend bij het adagium ‘van goed naar beter’. Dit is wezenlijk anders dan de summatieve aanpak waarbij vanuit het strikte onderscheid tussen ‘goed’ en ‘slecht’ de aanvliegroute – en de gevolgen – van de kwaliteitstoetsing wordt bepaald. In deze bijdrage bespreken we de twee peer review programma’s. We vangen aan met het volwassen kwaliteitsvisitatieprogramma en beschrijven de opkomst, groei en vernieuwing ervan. Daarna nemen we het recent gestarte IFMS programma onder de loep. We beantwoorden voor beide peer review programma’s de volgende vragen: • Hoe is het programma tot stand gekomen? • Wat wordt getoetst door de collega’s? • Op basis van welke normen? • Wat is het resultaat van de intercollegiale toetsing? • Wat zijn (mogelijke) consequenties?

2

De kwaliteitsvisitatie

Visitatie van medisch specialisten kan worden gedefinieerd als ‘een ter plaatse te verrichten onderzoek waarbij leden van de beroepsgroep in georganiseerd verband de wijze van uitoefening van het beroep door collega’s beoordelen, waar mogelijk op grond van vooraf gestelde normen of eisen’. Een visitatie vindt plaats onder verantwoordelijkheid van (een van) de (29) medisch wetenschappelijke vereniging(en). De verenigingen formuleren zelf de normen, voeren de visitaties uit, stellen de rapporten vast en bepalen welke consequenties verbonden worden aan de bevindingen. Het bezoek ter plaatste kost gewoonlijk een dag. Maatschappen of andersoortige verbanden worden eens per vijf jaar gevisiteerd.1 De verenigingen beogen met de kwaliteitsvisitatie de kwaliteit van de medisch specialistische zorg(verlening) verder te verbeteren en toezicht te houden op het professioneel handelen van collega’s. Bij de introductie van de kwaliteitsvisitatie eind jaren tachtig werd de aandacht gericht op (rand)voorwaarden en structuren voor de medische praktijkvoering, later verschoof de aandacht naar de processen en uitkomsten van zorg. Deze verschuiving lichten we hieronder toe. 2.1 Opkomst, groei en vernieuwing In 1989 werd de eerste praktijk gevisiteerd ‘op kwaliteit’ door de Nederlandse Vereniging voor Heelkunde. Dit had veel te maken met de nieuwe politieke wind die eind tachtiger jaren door ons land waaide en – na een tijdperk van gedetailleerde planning en regulering – ruimte bood aan marktwerking, deregulering en zelfregulering. Voor het Nederlandse kwaliteitsbeleid betekende dit dat zorgaanbieders – zorginstellingen en professionals – expliciet verantwoordelijk werden gesteld voor het leveren van kwalitatief verantwoorde patiëntenzorg. De medische professie pikte de handschoen op door de kwaliteitsvisitatie te introduceren.2 Na de start van de chirurgen in 1989 volgden al snel de andere medisch wetenschappelijke verenigingen. Halverwege de jaren negentig was de kwaliteitsvisitatie breed geïntroduceerd in medischspecialistisch Nederland en had zij een prominente plaats gekregen in het kwaliteitsbeleid van de meeste wetenschappelijke verenigingen. De overheid steunde het initiatief van de medisch specialisten van harte en bekrachtigde haar nieuwe koers van zelfregulering door de presentatie van een geheel nieuw wettelijk kwaliteitsraamwerk. In slechts een paar jaar tijd werden vijf voor de kwaliteit van zorg relevante wetten uitgevaardigd. Voor de ontwikkeling van visitatie was de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG) het meest relevant, omdat daarin de individuele herregistratie van medisch specialisten, waaraan visitatie kan worden gekoppeld, werd geregeld. 1M edisch specialisten werken veelal in georganiseerd verband, in een maatschap of vakgroep. Teneinde de leesbaarheid te vergroten is in dit artikel gekozen voor de meest gebruikte naamgeving: de maatschap. 2 In Nederland kennen we naast de kwaliteitsvisitaties ook (sinds 1966) de opleidingsvisitaties. Deze hebben tot doel te beoordelen of klinieken hun bevoegdheid tot het opleiden van artsen tot specialisten kunnen behouden dan wel verkrijgen. De opleidingsvisitaties worden in deze bijdrage verder niet besproken.

8

9


In de periode 1995 - 2000 wordt veel ervaring opgedaan met het visiteren van maatschappen. De aandacht is dan gericht op ‘de omstandigheden waaronder zorg werd verleend’. De visitatiecommissies bestuderen de door de collega’s ingevulde vragenlijsten over de maatschaps- en praktijksamenstelling en over hun wijze van (samen)werken en praktijk organisatie. Tijdens de visitatie wordt hierover gesproken met de collega’s en ook met de verpleegkundige staf, polikliniek medewerkers, de Raad van Bestuur/directie, leden van het medisch stafbestuur en verwijzend huisartsen. Daarnaast lopen de visitatiecommissies een inspectieronde door de praktijk en bestuderen zij een aantal patiëntendossiers. Aan het einde van het bezoek worden de bevindingen mondeling gerapporteerd aan de gevisiteerde collega’s, welke later in een visitatierapport terug te lezen zijn. Door de bank genomen zijn specialisten eind negentiger jaren zeer positief over de visitatie als professioneel kwaliteitsinstrument maar er worden ook kritische noten over de visitatie gekraakt. Deze zou “te oppervlakkig” zijn, de visitatiecommissie “niet kritisch genoeg” of “ongeïnteresseerd” en het rapport “leverde geen nieuwe inzichten op”. Meer aandacht voor feitelijke patiëntenzorg, complicaties en recidieven zou de visitatie zinvoller maken, aldus de gevisiteerden. In retrospect bleken deze opvattingen de volgende fase van de ontwikkeling van visitatie in te luiden. De signalen over het afnemen van de toegevoegde waarde van de visitatie na een aantal ‘visitatieronden’ werden opgepikt door de Orde van Medisch Specialisten die vervolgens een project initieerde om te komen tot vernieuwing van het visitatiemodel. Ook maatschappelijke ontwikkelingen noopten tot een heroriëntatie op de visitaties, zoals de discussies over medische fouten en over een onveilige gezondheidszorg. In 2 jaar tijd ontwikkelden, testten en evalueerden de wetenschappelijke verenigingen van chirurgen, kinderartsen en gynaecologen een nieuw visitatiemodel en de bijbehorende toetsingsinstrumenten. Inmiddels visiteert circa de helft van alle medisch wetenschappelijke verenigingen volgens dit nieuwe model dat in de volgende paragraaf wordt beschreven. Op dit moment worden jaarlijks enkele honderden kwaliteitsvisitaties uitgevoerd door alle wetenschappelijke verenigingen gezamenlijk. 2.2 Kwaliteitsvisitatie nieuwe stijl Het fundament van het nieuwe visitatiemodel zijn de vier kwaliteitsdomeinen die in elke visitatie worden getoetst: 1) evaluatie van zorg, 2) professionele ontwikkeling, 3) het maatschapsfunctioneren 4) het patiëntenperspectief. Voor deze kwaliteitsdomeinen is gekozen omdat specialisten er verantwoordelijkheid voor (kunnen) dragen. Voor elk kwaliteitsdomein


kunnen meerdere kwaliteitsaspecten worden onderscheiden en voor toetsing van elk van deze kwaliteitsaspecten zijn meetinstrumenten voorhanden. (zie Box 1) Van de te visiteren maatschappen wordt verwacht dat zij ter voorbereiding van de visitatie zelf de kwaliteit van de verschillende kwaliteitsdomeinen in kaart brengen met behulp van de aangeboden instrumenten.3 Box 1 Kwaliteitsdomeinen, -aspecten en meetinstrumenten binnen de kwaliteitsvisitatie nieuwe stijl Kwaliteitsdomein

Kwaliteitsaspecten

Instrumenten

1 Evaluatie van zorg 1.1 Evaluatie zorguitkomsten 1.1a 1.1b 1.2 Evaluatie van zorgprocessen 1.2a 1.2b 1.3 Evaluatie van het 1.3a management van 1.3b zorgprocessen 1.3c

bespreking complicatieregistratie medical audit; evaluatie van de toepassing van (EB) richtlijnen medical audit; de toepassing van (EB) richtlijnen dossieronderzoek (inhoudelijk) KISZ-lijst dossieronderzoek (procedureel) huisartsenenquête

2 Patiëntenperspectief 2.1 Evaluatie patiëntenmening 2.1a Patiëntenenquête 2.2 Evaluatie van 2.2a Bespreking van (het management patiëntenklachten van) patiëntenklachten 3 Maatschapsfunctioneren 3.1 Evaluatie van het 3.1a Quick Scan (QS) voor het maatschapsfunctioneren maatschapsfunctioneren 4 Professionele ontwikkeling 4.1 Evaluatie van vakinhoudelijke 4.1a Visitatievragenlijst en interview kennis en vaardigheden met de maatschap 4.2 Individueel functioneren 4.2a Multisource feedback (MSF) 4.2b Appraisal en assessment (A&A) 4.3 Wetenschap en innovatie 4.3a visitatievragenlijst en interview met maatschap 4.4 Opleiding, onderwijs 4.4a visitatievragenlijst en interview met maatschap en anderen (assisten- ten, verpleging, huisartsen)

De sterke nadruk op zelfevaluatie is nieuw en sluit aan bij de verantwoordelijkheid die maatschappen primair zelf dragen voor de kwaliteit van zorg die zij leveren. De resultaten van de zelfevaluaties en de hieruit voortvloeiende voorstellen voor verbeteracties worden aan de visitatiecommissies voorgelegd en besproken tijdens de visitatie. Het gesprek kan 3 Voor wie geïnteresseerd is in de instrumenten, een beschrijving ervan is te vinden in: Fossen JA, Hagemeijer JW, Koning JS, van Logtestijn SI, Lombarts MJMH. Kwaliteitsvisitatie Nieuwe Stijl. Handboek voor wetenschappelijke verenigingen. Alphen aan den Rijn, Van Zuiden Communications, 2005.

10

11


dan bijvoorbeeld gaan over de uitkomsten van het dossieronderzoek en het voornemen van de groep om beter te documenteren of patiënten geïnformeerd zijn over risico’s en mogelijke complicaties van een ingreep. Na de visitatie ligt er voor de betrokken professionals uiteraard nog de taak om de voornemens ook waar te maken. In een volgende visitatie zal de commissie hiernaar vragen. Ook buiten de context van de kwaliteitsvisitatie kunnen de meeste kwaliteitsinstrumenten worden gebruikt. Met behulp van de set van evaluatie-instrumenten kunnen maatschappen zelfstandig invulling geven aan de opzet van een systeem van continue kwaliteitsverbetering van het eigen professioneel handelen. Idealiter zou een wetenschappelijke vereniging, en in het verlengde hiervan de visitatiecommissie, een uitspraak willen kunnen doen over de geleverde kwaliteit van zorg. Dat is echter (nog) niet mogelijk; daarvoor zullen eerste rigide kwaliteitsindicatoren en -normen ontwikkeld moeten worden. Met de huidige grote belangstelling voor de ontwikkeling en het gebruik van prestatie-indicatoren, niet op de laatste plaats door de Inspectie voor de Gezondheidszorg, zal men mogelijk over een aantal jaar wel aan de behoefte van inzicht in de kwaliteit van zorg kunnen voldoen. Tot die tijd richten de visitatiecommissies zich op de beoordeling van de zorg voor kwaliteit van maatschappen. Voor elk van de vier kwaliteitsdomeinen wordt op een vijfpuntsschaal uitgedrukt hoe serieus en systematisch men bezig is de kwaliteit van elk van de kwaliteitsdomeinen te bewaken, verbeteren en verankeren (zie voor een voorbeeld met betrekking tot scores in het domein ‘patiëntenperspectief’ box 2).

Box 2 Scores in het kwaliteitsprofiel tav de patiëntenenquête 1 2 3 4 5

patiëntenenquête is niet door de maatschap uitgevoerd patiëntenenquête is voor alle specialisten uitgevoerd, en de resultaten zijn in de maatschap besproken resultaten zijn besproken, prioriteiten zijn gesteld en vervolg-/verbeteracties zijn gepland de geplande acties zijn uitgevoerd en (worden) geëvalueerd patiëntenenquête wordt jaarlijks gedaan en de resultaten zijn gekoppeld aan het maatschapsjaarplan en -jaarverslag


Systematische aandacht voor de zorg voor kwaliteit is immers geen garantie voor goede kwaliteit van zorg. Het formuleren van visitatieaanbevelingen voor verbetering blijft daarom een belangrijke component van het visitatierapport.

Box 3 Het kwaliteitsprofiel van de kwaliteitsvisitatie nieuwe stijl

Evaluatie van zorg

2

Patiëntenperspectief

1

4

Professionele Ontwikkeling

3

Maatschapsfunctioneren

2.3 Resultaat, consequenties en inkadering

Deze scores kunnen (visueel) worden samengevat in het professioneel kwaliteitsprofiel (zie Box 3). Dit profiel heeft de vorm van een web waardoor in één oogopslag de prestaties van de gevisiteerde maatschap in termen van ‘systematische aandacht voor de kwaliteit van zorg’ duidelijk worden. Hoe groter het oppervlak van het web, des te steviger het kwaliteitssysteem van een maatschap. De betekenis hiervan moet echter worden genuanceerd.

De formatieve doelstelling van visitatie (leren en verbeteren) maakt dat elke visitatie resulteert in aanbevelingen voor verbetering. Deze worden door de visitatiecommissie geformuleerd en na bespreking in de voltallige visitatie- of kwaliteitscommissie namens de beroeps vereniging vastgesteld. Doorgaans zullen de aanbevelingen betrekking hebben op aspecten van de zorgverlening of het maatschapfunctioneren die niet optimaal verlopen of geregeld zijn maar geen (directe) bedreiging vormen voor de te leveren kwaliteit. Omdat ze op lange termijn mogelijk wel een negatief effect hebben op de kwaliteit, wordt van maatschappen verwacht dat aanbevelingen voor verbetering worden opgevolgd. In de reguliere visitatiecyclus wordt de implementatie van aanbevelingen daarom na 5 jaar getoetst. Indien de visitatiecommissie echter beoordeelt dat de implementatie van de aanbevelingen niet kan

12

13


wachten tot het volgende, reguliere visitatiebezoek of indien de aanbevelingen niet worden opgevolgd zal een wetenschappelijke vereniging tot actie over willen gaan en een maatregel toepassen. Mogelijke maatregelen zijn het schriftelijk laten rapporteren van de voortgang van de implementatie van aanbevelingen, een her-visitatie na 1 of 2 jaar, het ondersteunen van maatschappen bij het realiseren van veranderingen of het doen van een melding van vermeend ondermaats presteren aan bijvoorbeeld de voorzitter van de medische staf van het gevisiteerde ziekenhuis.Welke maatregelen opgelegd (kunnen) worden is aan de verenigingen zelf ter bepaling. Voor alle maatregelen geldt dat een vereniging ze slechts kan opleggen voor zover ze statutair zijn vastgelegd. Overigens blijkt uit onderzoek dat in de praktijk circa 50% van alle visitatieaanbevelingen door maatschappen wordt opgevolgd. Los van de uitkomst van de visitatie heeft deelname aan de kwaliteitsvisitatie gevolgen voor de individuele medisch specialist. Sinds januari 2005 is deelname – (nog) niet het resultaat! – aan het kwaliteitsvisitatieprogramma van de eigen beroepsvereniging door het Centraal College Medische Specialismen verplicht gesteld. Niet meedoen betekent op termijn verlies van (her)registratie in het specialistenregister. 2.4 Introductie individueel functioneren De laatste herzieningen van het kwaliteitsvisitatiemodel hebben een nieuwe impuls gegeven aan de zorg voor kwaliteit van de medisch-specialistische beroepsuitoefening. Heel expliciet heeft de professie in dit moderniseringstraject opnieuw gekozen voor behoud van de maatschapgerichte benadering van visitatie. Bekend is immers dat het realiseren van teamprestaties andere kwaliteiten van mensen vergt dan het bereiken van individuele topprestaties; een groep van goede specialisten maakt nog geen goede groep. Het is duidelijk dat het leveren van kwalitatief goede zorg het resultaat is van goede onderlinge samenwerking, gedeelde verantwoordelijkheden en gezamenlijke inzet. Dit laat onverlet dat het bieden van goede zorg begint bij het goed functioneren van individuele professionals. Individuele evaluatie is daarmee een logisch en onontbeerlijk onderdeel van het kwaliteitsbeleid van de medische professie.

14


3

Evaluatie IFMS

De vraag naar en de druk op transparantie neemt toe. De maatschappelijke trend is dat (publiekelijk) verantwoording afgelegd dient te worden over het handelen, of dat nu gaat over de kwaliteit van het onderwijs (denk aan de scores van de Cito toetsen die lagere school leerlingen behalen), het openbaar vervoer (rapportage van het aantal treinen dat ‘op tijd’ rijdt) of de gezondheidszorg. In de gezondheidszorg neemt dat onder meer de vorm aan van onderzoeken en krantenberichten over onveilige ziekenhuizen (jaarlijks 1735 vermijdbare doden), tv-programma’s over fouten en medische missers en het publiceren van vergelijkende overzichten van de ‘beste ziekenhuizen’ of ‘de beste dokters’ (denk aan de jaarlijkse top 100 in de Elsevier en het AD). In dit tijdsgewricht past dat ook individuele artsen zich verantwoorden voor (de resultaten van) hun handelen. Overigens is de zorg voor professionele kwaliteit niet alleen een strategische keuze maar bovenal een professioneel imperatief. Duidelijk is dat artsen hun competenties moeten blijven ontwikkelen om kwalitatief goede zorg te kunnen blijven leveren. 15 jaar geleden betekende dit dat de medisch specialist hoofdzakelijk beoordeeld werd op zijn vakinhoudelijke kennis en kunde. Dat is echter niet langer voldoende. De eisen die nu worden gesteld aan de medisch specialist betreffen naast het medisch expert zijn ook zijn communicatieve en samenwerkingsvaardigheden, zijn empathisch en reflectief vermogen en de bijdrage die hij levert aan de organisatie van het ziekenhuis waar hij werkt en aan de staat van de volksgezondheid (preventie). Het evalueren van professioneel functioneren wordt gezien als het middel om deze continue competentieontwikkeling te sturen en te stimuleren. De medisch wetenschappelijke verenigingen en de Orde van Medisch Specialisten dragen de collectieve professionele verantwoordelijkheid toe te zien op de kwaliteit van het handelen van hun leden. 3.1 Evaluatiesysteem IFMS De Orde van Medisch Specialisten installeerde in 2005 de Commissie Individueel Functioneren van Medisch Specialisten (IFMS) met de opdracht na te denken over de mogelijkheden om het individueel functioneren van medisch specialisten op een verantwoorde manier te evalueren. Ter uitvoering van haar opdracht heeft de commissie IFMS twee parallelle trajecten geïnitieerd en begeleid: het project IFMS en het wetenschappelijk onderzoek IFMS. Doelstelling van het project was het in nauwe samenwerking met medisch specialisten ontwikkelen, introduceren

15


en testen van een systeem voor evaluatie van het individueel functioneren van specialisten. Samen met de medisch specialisten van 8 perifere klinieken is dit project uitgevoerd. Het onderzoek was, en is nog steeds, gericht op het aanleveren van wetenschappelijke evidentie voor alle bouwstenen van het te ontwikkelen systeem en het evalueren van (de implementatie, bruikbaarheid en acceptatie van) alle geïntroduceerde elementen. De uitvoering van project en onderzoek zijn hand in hand gegaan; het iteratieve karakter van deze aanpak heeft zowel de ontwikkeling van het systeem als de evaluatie ervan bepaald en versterkt. De combinatie van beide trajecten heeft geresulteerd in de totstandbrenging van een ‘verantwoord evaluatiesysteem’. Naast de eis van een ‘verantwoorde evaluatie’ zijn er ook andere uitgangspunten waaraan het systeem moet voldoen. Kernpunten zijn dat het primair moet gaan om (continue) kwaliteitsverbetering van het professioneel handelen en dat het systeem ‘veilig’ moet zijn voor alle deelnemers. Het professioneel handelen werd daarbij gedefinieerd in zeven kerncompe tenties: medisch handelen, communicatie, samenwerking, kennis en wetenschap, maatschappelijk handelen, organisatie en professionaliteit.4 We beschrijven hier in grote lijnen het tot stand gebrachte evaluatiesysteem als resultaat van zowel onderzoek als project. Op dit moment wordt dit systeem ingevoerd bij enkele tientallen Nederlandse ziekenhuizen. Een continue monitoring is van belang om (de verdere ontwikkeling van) het systeem verder te kunnen perfectioneren en de gevolgen ervan te kunnen evalueren.


evaluatiemethoden bleven er na analyse en selectie aan de hand van criteria als a) verwachte (tijds)belasting, b) bruikbaarheid, c) inclusie van de zeven competentiedomeinen, d) kwaliteitsbevordering en e) wetenschappelijke onderbouwing, twee evaluatiemethoden over: peer assessment (collegiale toetsing) en portfolio. Peer assessment bleek het best bruikbaar te zijn in de klinische praktijk. De effectiviteit van de verschillende methoden in termen van ‘het verbeteren van het functioneren’ is tot nu toe enkel onderzocht via zelfrapportage van artsen. De grootste tevredenheid van de beoordeelde artsen werd gerapporteerd voor portfolio en – wederom – peer assessment. Onderzoek laat zien dat tweederde van de artsen aangeeft op grond van evaluatieresultaten van peer assessment het eigen functioneren te hebben verbeterd. 3.3 Onderdelen van het evaluatiesysteem

3.2 Literatuurstudie

Het IFMS evaluatiesysteem bestaat uit drie onderdelen. Het professioneel functioneren van de specialist wordt in kaart gebracht met behulp van diverse methoden en instrumenten. De verzamelde gegevens worden vervolgens in een evaluatiegesprek met een – daartoe getrainde – collega besproken. De conclusies van dit gesprek worden neergelegd in een persoonlijk ontwikkelingsplan waarin de specialist ook verbeterpunten voor het eigen functioneren formuleert. In de periode die daarna volgt – de follow up – wordt van de specialist verwacht dat hij/zij deze verbeterpunten opvolgt.

Om een verantwoorde basis te creëren voor het ontwerp van een evaluatiesysteem voor het individueel functioneren van medisch specialisten is een systematische review uitgevoerd naar effectieve en bruikbare methoden en valide en betrouwbare instrumenten om artsen te beoordelen. Dit leverde 62 artikelen op. Bruikbaarheid werd hierbij gedefinieerd als de mate waarin de evaluatie met beperkte tijd en middelen kan worden uitgevoerd en resultaten oplevert die de betreffende arts aanzetten tot verbetering. Effectiviteit werd in vier nivo’s onderscheiden, te weten: tevredenheid van de beoordeelde, het opstellen van verbeterpunten, een daadwerkelijke verbetering van het functioneren en – het hoogste nivo – het realiseren van een daadwerkelijke verbetering van de kwaliteit van zorg. Uit het systematische literatuuronderzoek bleek dat voor de beoordeling van het professioneel functioneren veel methoden beschikbaar zijn, o.a.: video-observatie, simulatiepatiënten, het samenstellen van een portfolio en beoordeling door collega’s, medewerkers en patiënten (peer assessment). Echter, veel methoden zijn (nog) niet goed onderzocht en niet goed bruikbaar in de praktijk, onder meer door de hoge kosten die eraan verbonden zijn (zoals video-observatie en het gebruik van simulatiepatiënten) en/of door een grote tijdsinvestering. Van alle in kaart gebrachte

Het portfolio In het portfolio toont de arts zelf aan dat hij “fit to practise” is door inzicht te geven in zijn eigen professioneel functioneren. In een portfolio gaat het om het rapporteren over verricht werk en de feedback die men hierop heeft ontvangen, de vooruitgang die is geboekt en het opstellen van een verbeterplan dat aanzet tot (continu) leren. Anders gezegd, het is een combinatie van iemands curriculum vitae, een beschrijving van zijn huidige activiteiten en een zelfevaluatie. Het is concreet voor te stellen als een ordner met 7 tabbladen waarin voor elk van de 7 professionele competentiegebieden relevante documentatie is opgenomen over het eigen functioneren. De specialist beoordeelt zelf welke documentatie hij/zij relevant vindt (wat kan/wil ik laten zien). Niet alle gewenste gegevens zullen (direct) beschikbaar zijn; de specialist is veelal afhankelijk van (de registratie door) het ziekenhuis als het gaat over bijvoorbeeld productie, complicatiecijfers, MIP-meldingen (Meldingen Incidenten Patientenzorg) of resultaten van patiëntenenquêtes op naam van de betreffende specialist. Box 4 illustreert welke documentatie in het portfolio zou kunnen worden opgenomen. De tijdsinvestering voor het samenstellen van het portfolio bedraagt in de praktijk gemiddeld 2¾ uur voor één medisch specialist.

4 Deze competenties zijn ook wel bekend onder de noemer: CanMeds rollen; ze zijn opgesteld door de Royal College of Physicians, Canada. 16

17



Box 4 De 7 professionele competentiegebieden en voorbeelden voor documentatie in het portfolio van de medisch specialist. Competentie-gebieden Doel documentatie

Documenten die inzicht bieden in het professioneel functioneren op dit competentie-gebied

I Medisch handelen

Het inzichtelijk maken van uw • bespreking complicaties functioneren als klinisch vakman • inzicht in prestatie-indicatoren of -vrouw en uw prestaties als goed hulpverlener

II Communicatie

Het inzichtelijk maken van de kwaliteit en effectiviteit van uw communicatieve vaardigheden

• resultaten patiëntenenquêtes

III Samenwerking het inzichtelijk maken van de • beschrijving van de huidige werkomgeving, kwaliteit en effectiviteit van uw van de maatschaps-/vakgroepsstructuur, werkrelaties van overlegvormen met collega’s en medewerkers • visitatierapport IV Kennis en wetenschap Het inzichtelijk maken van uw • overzicht van gevolgde bij- en nascholing inspanningen op het terrein van en wetenschappelijke publicaties continue medische educatie en • deelname vakinhoudelijke activiteiten uw bijdrage aan de kennis- wetenschappelijke vereniging (WV) vermeerdering van anderen • overzicht van participatie aan onderwijs en opleiding van artsen V Maatschappelijk handelen

Het inzichtelijk maken van uw • participatie in maatschappelijke organisaties handelen binnen de wettelijke • overzicht van eventuele klachten en/of kaders, uw inspanningen in de MIP meldingen en de eventuele verbeterpreventieve sfeer en uw functio- acties in vervolg daarop neren in geval van klachten

VI Organisatie Het inzichtelijk maken van uw • beschrijving van eventuele bestuurs-/ bijdrage(n) aan een goed management- en/of opleiderstaken in het functionerende en verantwoorde ziekenhuis (inclusief functieomschrijving) organisatie en een goede en de eventuele evaluatieresultaten hiervan persoonlijke balans • overzicht van uw bijdragen aan ziekenhuis- en/of stafcommissies VII Professionaliteit

18

Het inzichtelijk maken van • overzicht van uw huidige werkbelasting integer, betrokken en ethisch • gezondheidszaken die uw professioneel handelen en goed zelfinzicht handelen (zouden kunnen) beïnvloeden

Reflectie is een wezenlijk onderdeel van een portfolio. Reflectie is zowel een beoogd doel als een natuurlijk gevolg van het kijken naar het eigen functioneren. Reflectie kan worden beschouwd als ‘het herstructureren van bestaande kennis en ervaringen’. Het helpt gebruikelijke werkwijzen en denkpatronen ‘bloot te leggen’ en ‘bewust bekwaam’ te worden: weten wat men doet, waarom men het doet en wat de gevolgen zijn van het eigen handelen. In feite gaat het om een zelfbeoordeling. De specialist formuleert zelf een antwoord op de vraag: alle verzamelde documentatie over mijn functioneren op de 7 professionele competentie domeinen overziend, wat vind ik dan mijn sterke punten en welke aspecten van mijn professioneel functioneren kunnen worden verbeterd? Deze reflectie wordt gekoppeld aan concrete actie(s) om de kans op het realiseren van verbeteringen zo groot mogelijk te maken. De medisch specialist wordt daarom gevraagd zichzelf aan de hand van het portfolio een aantal specifieke en haalbare doelen voor het komend jaar te stellen. In feite hebben we het dan over een Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP). Hoewel reflectie en zelfbeoordeling een belangrijke vaardigheid zijn voor ‘levenslang leren’, laat de literatuur ook duidelijk zien dat de bekwaamheid van artsen om zichzelf goed te kunnen beoordelen niet perfect is. Daarom moet ook worden geput uit andere bronnen, zoals evaluatie en feedback door personen die zicht hebben op het werk van de medisch specialist. Peer assessment De waarnemingen en de mening van de werkomgeving bieden waardevolle informatie die net zo veel of net zo weinig ‘objectief’ is als de door het individu zelf verzamelde gegevens; ze zijn ook zeker zo relevant. Tijdens het evaluatiegesprek moet de mening van de werkomgeving daarom ook expliciet meegenomen worden. Er zijn verschillende manieren waarop Peer Assessment kan worden uitgevoerd. De methode van MultiSource Feedback (MSF) maakt gebruik van vragenlijsten en verzamelt zo vooral kwantitatieve gegevens over het functioneren van een specialist. Daarnaast heeft de respondent de mogelijkheid om extra opmerkingen toe te voegen. Binnen de Appraisal methode worden aan de hand van open vragen kwalitatieve gegevens verzameld. Multisource Feedback MSF is van Canadese makelij en sinds 1997 in dat land in gebruik, in sommige provincies zelfs verplicht voor alle artsen. In concreto wordt aan acht collega’s, acht medewerkers (verpleegkundigen, secretaressen, laboranten, managers e.a.) en 25 patiënten gevraagd een vragenlijst in te vullen over het functioneren van de betreffende specialist. Er zijn 3 verschillende MSF-vragenlijsten in gebruik: voor medisch specialisten, voor medewerkers

19


en voor patiënten. Patiënten worden bijvoorbeeld bevraagd over communicatie, respectvolle bejegening en ontvangen informatie; medewerkers over samenwerking, toegankelijkheid en ontvangen scholing en collega’s over diagnostische en therapeutische vaardigheden, het bijhouden van de medische literatuur en de overdracht van patiënten. De medisch specialist evalueert ook zichzelf. Voor ons project zijn de Canadese vragenlijsten vertaald. De medisch specialist selecteert zelf de collega’s en medewerkers van wie hij/zij feedback wenst te ontvangen. De ratio hierachter is dat het systeem gericht is op ontwikkeling en zelfverbetering en dat de specialist om deze reden personen selecteert die daadwerkelijk zicht hebben op zijn of haar functioneren. Eerder onderzoek heeft laten zien dat er geen verschil bestaat tussen de beoordeling door zelf-geselecteerde personen en at random geselecteerde personen. (zie Box 5). Box 5 Onderzoek Ramsey In 1993 voerde Ramsey et al een studie uit onder 313 internisten in de Verenigde Staten. Aan zowel internisten zelf als hun afdelingshoofden werd gevraagd om vijftien collega’s (respondenten) te noemen die feedback konden geven. De respondenten dienden aan te geven of zij de te evalueren internist persoonlijk kenden en hoe lang zij al een werkrelatie hadden met elkaar. Een regressie-analyse toonde aan dat er geen bias optrad als de internist zelf zijn respondenten selecteerde. Tevens werd de evaluatie door respondenten niet beinvloed door de werkrelatie die zij mogelijk hadden met de te evalueren internist.

Het (web-based) invullen en verwerken van alle vragenlijsten wordt ondersteund door daarvoor ontwikkelde software. Het resultaat is een feedbackrapport dat alle scores van alle partijen samenvat voor de geëvalueerde specialist. Het feedbackrapport wordt door zowel de geëvalueerde specialist als diens collegiale gespreksleider gebruikt ter voorbereiding op het evaluatiegesprek. Onderzoeken in Canada laten zien dat op basis van de feedback twee van de drie deelnemers aangeeft een verbetering te initiëren in zijn/haar professioneel functioneren. De resultaten van ons onderzoek wijken hier niet veel van af. De appraisal methode Appraisal is afkomstig uit het Verenigd Koninkrijk en is daar sinds 2001 voor alle artsen verplicht. Het kenmerkende van de appraisal methodiek is dat uitsluitend kwalitatieve omgevingsfeedback wordt verzameld. De gespreksleider speelt hierin een sturende rol: hij/zij gaat op basis van het portfolio van een te evalueren specialist selectief navraag doen

20


over het functioneren van de medisch specialist. Hij benadert hiertoe gericht 5 tot 10 personen. Dit kunnen directe collega’s zijn maar ook polikliniekassistenten, verpleegkundigen of managers. Aan hen worden twee open vragen gesteld: noem sterke punten van deze specialist en formuleer concrete verbetertips voor hem of haar. De gespreksleider vat de ontvangen feedback samen in drie sterke punten en drie verbeterpunten. Gemiddeld kost deze dataverzameling de gespreksleider zo’n 3,5 uur. De samenvatting wordt besproken tijdens het evaluatiegesprek. Het evaluatiegesprek Onderzoek heeft ons geleerd dat een mentor en een gesprek essentieel zijn voor acceptatie van de feedback en het bespreken van de resultaten van de evaluatie. Tijdens het collegiale evaluatiegesprek staat de geëvalueerde medisch specialist centraal. Het streven is dat hij aan het einde van het gesprek een completer beeld heeft van het eigen professionele functioneren, bekrachtigd is in de persoonlijke sterke punten en een concreet, realistisch en haalbaar plan heeft voor de verbetering van het professioneel functioneren. De gespreksleider stelt zich geheel ten dienste van dit streven, en dus van de te evalueren medisch specialist, op. De medisch specialist is primair zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van zijn eigen verbeterplan. Wellicht is ondersteuning nodig vanuit het ziekenhuis. Deze ‘nazorg’ wordt aan de ziekenhuizen zelf overgelaten. Na verloop van tijd, bij voorkeur na één jaar, wordt geëvalueerd in hoeverre de geformuleerde plannen behaald zijn. Dit tweede gesprek wordt gevoerd door een andere collega uit de medische staf. De specialisten-deelnemers aan het project IFMS evalueerden hun eerste ervaringen met het IFMS systeem overwegend positief. Van de deelnemers zegt een ruime meerderheid deelname aan IFMS aan te bevelen bij collega’s en een meerderheid verwacht dat de evaluatie zal leiden tot een verbetering van het eigen professioneel functioneren. 3.4 Resultaat, consequenties en inkadering Ook bij het IFMS systeem staat de formatieve doelstelling centraal. Reflectie, feedback en het opstellen en uitvoeren van concrete verbeterplannen moeten leiden tot verbetering van het professioneel functioneren. Of dit ook wordt bereikt is aan de specialist zelf. Het opzetten en onderhouden van een IFMS systeem is primair de verantwoordelijkheid van de medische staf van een ziekenhuis. Uiteraard is ook de Raad van Bestuur belanghebbende

21


in deze, maar een terughoudende opstelling van de Raad verdient de voorkeur. Met een periodieke rapportage over voortgang van de gesprekken, en derhalve niet over de inhoud van de individuele gesprekken, zou volstaan kunnen worden. Dit geldt vanzelfsprekend niet voor die situaties waar er sprake is van disfunctioneren, maar het zal vermoedelijk zelden of nooit voorkomen dat gevallen van disfunctioneren voor het eerst via een IFMS systeem geïdentificeerd zullen worden. Participatie in een IFMS evaluatiesysteem is vrijwillig. De kans dat individuele beoordeling leidt tot verbetering van het professioneel functioneren is het grootst indien de specialist gemotiveerd en bereid is zichzelf te (laten) beoordelen. Toch ligt verplichte deelname op termijn voor de hand, via 2 wegen. De Inspectie voor de Gezondheidszorg overweegt om ‘het operationeel hebben van een IFMS evaluatiesysteem’ evenals ‘de participatiegraad van de medische staf’, op te nemen in de set van ziekenhuis prestatie-indicatoren. Daarnaast is het niet ondenkbaar dat het Centraal College voor de Medische Specialisten op termijn de evaluatiegesprekken tot verplicht onderdeel gaat maken van de individuele (vijfjaarlijkse) herregistratie van medisch specialisten. Hoewel er een stimulerende werking kan uitgaan van dit soort voorstellen, moet gewaakt worden voor een (verdere) toename van bureaucratie zonder duidelijke, bewezen toegevoegde waarde voor de kwaliteit van het specialistisch handelen.

22


4

Slot

Al bijna 20 jaar staat visitatie op de kwaliteitsbeleidsagenda van medisch specialisten. Heden ten dage is zij niet meer weg te denken uit het professionele kwaliteitsrepertoire. Evaluatie van het individueel functioneren van medisch specialisten zou heel goed dezelfde weg kunnen gaan volgen. Anno 2008 zijn specialisten gewend aan peer review en met het ontwikkelen van accurate en breed gedragen kwaliteitsmodellen neemt de toegevoegde waarde ervan voor de gebruiker(s) toe. Aan de maatschappelijke vraag naar meer transparantie kan in geen enkele sector worden ontkomen. Wanneer deze vraag naar transparantie leidt tot de ontwikkeling van een verantwoord evaluatiesysteem kan het voor meerdere partijen winst opleveren. Voor de patiënt kan het leiden tot groter vertrouwen in de door artsen geleverde zorg. De arts zelf krijgt bovendien voortdurend input van buitenaf om zichzelf te verversen en te verbeteren. Het is cruciaal dat hij hierin wordt gevoed en begeleid door collega’s. Juist hierin ligt de grootste kracht van kwaliteitsbenaderingen zoals de kwaliteitsvisitatie en IFMS. Want natuurlijk kent en onderschrijft elke arts de uitspraken ‘meten is weten’ en ‘het kan altijd beter’, maar de grootste stimulans gaat hoogstwaarschijnlijk uit van het gegeven dat peer review, peer pressure impliceert. De kritische blik van de collega is en blijft een krachtige interventie in het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de zorg.

23

rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat

rechtstreeks 4/2007

Lineke Minkjan

is sinds 2000 bestuurssecretaris bij de Koninklijke Notariële Beroeps organisatie (KNB). Zij is tevens hoofd van de afdeling praktijkuitoefening. Haar werkterrein omvat dossiers die te maken hebben met de status van de KNB als publiekrechtelijke beroepsorganisatie, zoals concept-verorde ningen, besluiten, kwaliteit en integriteit, WID/MOT-handhaving, voorts archiefbewaarplaatsen, mededingingsrecht en mediation. Voordien werkte zij geruime tijd bij de Nederlandse Orde van Advocaten.

Peer review bij het notariaat Lineke Minkjan 1

Blink!

Het J. Paul Getty Museum te Los Angeles kreeg in het najaar van 1983 een marmeren Griekse kouros uit de zesde eeuw voor Christus aangeboden. Nu zijn er van dit soort beelden maar zo’n 200 bewaard en deze was nagenoeg punt gaaf. De prijs van dit exemplaar bedroeg 10 miljoen dollar. Het museum wilde het beeld dolgraag aanschaffen, maar men was een beetje achterdochtig immers hoezo duikt opeens zo’n prachtig exemplaar op? Men ging daarom niet over een nacht ijs en liet dus allerlei onderzoek doen. Advocaten moesten de herkomst documenten checken. Die leken in orde: het beeld was afkomstig uit een particuliere Zwitserse collectie van een arts en die had het weer gekocht van een gerenommeerde kunsthandelaar gespecialiseerd in Griekse kunst. Ook het onderzoek van een geoloog van de Universiteit van California, die met geavanceerde röntgenapparatuur het beeld bekeek en met chemisch onderzoek het patina nauwkeurig onderzocht, leverde geen aanwijzingen op dat het beeld fake was. Dus uiteindelijk viel de beslissing: het museum kocht het beeld. Maar dan… Trots laat men echte deskundigen naar de aanwinst kijken. Wat blijkt? Onafhankelijk van elkaar ontdekken deze “in a blink of an eye’’ dat er iets niet klopt met het beeld. De een vindt dat de tenen niet kloppen met de datering, een ander vindt het beeld te gaaf en te ‘vers’ en een derde vindt de kleur niet goed. En inderdaad, verdere naspeuring brengt uiteindelijk aan het licht dat de papieren vals zijn. Het einde van het verhaal vormt de conclusie dat het beeld een goed nagemaakt samenstelsel van twee beelden bleek te zijn. In de huidige catalogus van het museum leest men bij gevolg over het beeld: “dateert van ongeveer 530 voor Christus of is een moderne vervalsing”. Dit smakelijke verhaal is het begin van het boek: Blink! The power of thinking without thinking, (Malcolm Gladwell, Bay Back Books, 2005). Een aanrader voor ieder die zich bezighoudt met de vraag wat dat nu eigenlijk is: het timmermans’ oog of dat van de meester! Daarover gaat dit nummer en ik richt mij hier, uiteraard, op de beroepsgroep van de notarissen.

24

25


2

Toetsing van processen, resultaten en personen

Eerst even een meer algemene observatie. De organisatiewetenschap maakt onderscheid tussen meting, regulering, standaardisering en sturing van ‘throughput’ (de productie processen), van ‘output’ (prestaties) en van ‘input’ (kwaliteit van productiefactoren, zoals grondstoffen en arbeid). In de industrie werd, vooral aanvankelijk, de voorkeur gegeven aan standaardisatie en sturing van productieprocessen en werden afdelingen afgerekend op de nauwkeurigheid van het naleven van die normen. Alleen waar dit niet mogelijk was door de aard van de productieprocessen, werden output-normen ontwikkeld en afdelingen op hun uiteindelijke prestaties beoordeeld. Wanneer ook outputmeting moeilijk is, wordt – bij wijze van spreken als laatste redmiddel – op de input gestuurd. Dat is vooral het geval bij professionele organisaties, zoals zorginstellingen, universiteiten en onderzoeksorganisaties: strenge selectie aan de poort (artsexamen, stages, proefschrift), maar eenmaal binnen heeft de professional, soms noodgedwongen, het vertrouwen en wordt hij niet voortdurend lastig gevallen met allerlei bureaucratische procesvoorschriften. De laatste jaren is echter ook daar een toenemende trend naar outputmeting en worden er allerlei criteria ontwikkeld om de ‘productie’ te meten, bijvoorbeeld in het onderwijs: aantallen verwerkte scholieren en studenten, doorstroomsnelheid, gemiddelde Citoscores en studentencijfers, aantallen publicaties en pagina’s, waardering van tijdschriften waarin wordt gepubliceerd, etcetera. Gevolg is dat professionals zich gaan richten naar die normen waar ze aan worden gemeten. Recentelijk zijn de klachten over bureaucratie en ‘beroepszeer’ niet van de lucht en wordt 1 terugverlangd naar ruimte voor en erkenning van ‘beroepseer’ . Bij het notariaat zien we vergelijkbare trends.


3

Kwaliteitstoetsing

Procestoetsing: windowdressing? Ruim tien jaar geleden is de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) begonnen met het ontwikkelen van beleid op het gebied van kwaliteitszorg binnen het notariaat. Men stelde een losbladig model-kwaliteitshandboek beschikbaar met daarin beschreven aan welke kwaliteitsnormen een notariskantoor zou moeten voldoen, met verschillende procedures en processen. Omdat dit initiatief weinig follow up kreeg, sloeg het maar beperkt aan.

Box 1 De Kwaliteitsnorm van de KNB inzake vrijwillige audits, 2003 De kwaliteitsnorm heeft zes onderdelen. Daarin staan de activiteiten waarover men binnen het kantoor afspraken moet maken. De indeling van de kwaliteitsnorm volgt het primaire proces in een notariskantoor: • oriëntatie en opdrachtfase, • voorbereiden, • het passeren van de akte, en • de nazorg. Daaraan vooraf gaat de norm over kantoororganisatie algemeen: • zo moet de organisatiestructuur zijn beschreven en • taken en bevoegdheden moeten zijn vastgelegd. En de kwaliteitsnorm eindigt met het onderdeel ondersteunende processen: • zo moeten er functioneringsgesprekken zijn, • een beveiligingsplan van de elektronische gegevens, en • een goede bibliotheek.

In 2003 publiceerde de KNB een geactualiseerd boekje: De kwaliteitsnorm van de KNB. Alle notarissen en kandidaat-notarissen ontvingen het en de toezending ging gepaard met toelichtingen in de ringvergaderingen in alle arrondissementen en veel aandacht in het Notariaat Magazine. Op het KNB-Intranet kwamen vervolgens voorbeelden en modellen beschikbaar voor de in te voeren procedures. In 2004 werden ruim tien notarissen en kandidaat-notarissen opgeleid tot ‘auditor’ en werd begonnen met kwaliteitsaudits op notariskantoren die zich daarvoor vrijwillig opgaven. Wat houdt zo’n audit in? Eerst gaan de auditors kijken: heeft het kantoor – liefst in een handboek – geregeld wat op grond van de kwaliteitsnorm van de KNB moet worden geregeld? 1 Aldus dr. F. van Waarden, in Een liberaliseringsparadox: Leidt liberalisering tot minder vrijheid voor de vrije beroepen? Inleiding voor het congres van 3 juli 2006. 26

27


Zijn de nodige processen en procedures beschreven? Dan gaan zij na of het kantoor zich ook aan die letter houdt. Met allerlei mensen van kantoor worden gesprekken gevoerd: met notarissen, kandidaat-notarissen, notariële medewerkers, secretaresses, receptionistes, de boekhouder. Als het allemaal klopt krijgt het kantoor een certificaat. Eventueel een certificaat dat maar een paar maanden geldig is, zodat men de gelegenheid krijgt de ontbrekende zaken alsnog in orde te brengen. Uiteindelijk doel van het kwaliteitssysteem is uiteraard verbeteringen te bewerken in de kwaliteit van het kantoor. Inmiddels werken veel kantoren met kwaliteitssystemen, of onderdelen ervan. Met name de kantoren die zijn aangesloten bij de franchiseorganisaties Formaat en Netwerk. Maar ook ‘gewone’ kantoren werken op de beschreven manier. Het KNB-bestuur is er steeds van uit gegaan dat dergelijke kwaliteitsaudits op den duur verplicht zouden worden. Maar toen het daarvoor een voorstel aan de ledenraad deed, werd de behandeling steeds opgeschort. Toen het uiteindelijk op stemmen aankwam, wees de meerderheid van de leden het voorstel af. Er is toen een commissie benoemd die met een oplossing moest komen. De commissie concludeerde dat de kwaliteitsaudits te veel op de kantoororganisatie waren gericht. Ze vond het slechts windowdressing. In hun advies van januari 2006 schrijven ze dat het voorstel voor periodieke kwaliteits audits, waarbij onderzoekers kantoren toetsen aan ‘De kwaliteitsnorm van de KNB’, enerzijds te ver gaat omdat zij veel bedrijfsorganisatorische normen bevat die weliswaar nuttig zijn, maar niet verdedigd kunnen worden met een beroep op het publiek belang dat is gemoeid met de publieke taak van de notaris. Anderzijds gaat het voorstel niet ver genoeg, omdat het als het ware alleen de buitenkant van de kwaliteit betreft, en niet de inhoudelijke kwaliteit en integriteit van de notariële dienstverlening. Kwaliteit en integriteit worden verzekerd door beroeps- en gedragsregels die zijn neergelegd in de Wet op het notarisambt (Wna) en de daarop berustende regels. Daaraan moeten kantoren worden getoetst en dat kan door (intervisie of) peer reviews.


doordat hij rechtsverhoudingen vastlegt en wilsverklaringen formaliseert. Bovendien let hij op de belangen van anderen dan de direct betrokkenen. De notaris zorgt dus voor rechts zekerheid en hij voorkomt gerechtelijke procedures. Deze speciale positie van de notaris in het rechtsverkeer ontstaat niet vanzelf. En zij blijft ook niet vanzelf gehandhaafd. Er is voortdurend waakzaamheid nodig opdat de kwaliteit en integriteit van de notariële beroepsuitoefening op peil blijven, zowel op het niveau van de beroepsorganisatie als bij de kantoren, als bij de individuele notaris en kandidaat-notaris. Daartoe moet de Notariële Beroepsorganisatie de randvoorwaarden leveren. De invoering van meer marktwerking in het notariaat in 1999 via de Wna heeft het er niet gemakkelijker op gemaakt. De Commissie Hammerstein, die als taak kreeg de werking van de wet te evalueren, rapporteerde de effecten van een en ander in haar rapport: ‘Het beste van twee werelden’ (2005). In haar reactie daarop (gedateerd 6 februari 2006) schrijft de regering: “De Commissie stelt (echter) wel vast dat een marktgeoriënteerde beroepsuitoefening als gevolg kan hebben dat de kwaliteit en integriteit van de notariële beroepsuitoefening en de betekenis daarvan voor het rechtssysteem minder als een vaststaand gegeven worden beschouwd. In het rapport worden door de Commissie zorgen geuit over de invloed die prijsconcurrentie in het notariaat heeft op de integriteit en de kwaliteit van de ambtsuitoefening. (…) Gelet op de indicaties die de Commissie heeft vergaard, is het kabinet het wel eens met de Commissie dat versterking van de aandacht van de beroepsgroep voor het handhaven van de kwaliteit en integriteit noodzakelijk is. Notariële dienstverlening is een terrein waar de onzichtbare hand van de markt niet altijd het hoogste goed realiseert.” (TK 23 706, nr. 3, p. 4). Overigens kan daarbij aangetekend worden dat niet alleen de toegenomen marktwerking van invloed kan zijn op de kwaliteit en de integriteit van het notariaat, ook de toenemende rol van de criminaliteit en met name de georganiseerde criminaliteit is een factor van betekenis. Op steeds brutaler wijze komt deze op in de bovenwereld.

Resultaattoetsing: waarom eigenlijk? Het antwoord op de vraag is simpel: vanwege de rechtszekerheid. De notaris vervult een belangrijke en unieke functie in ons stelsel van rechtsbescherming en rechtszekerheid. Hij is openbaar ambtenaar en onpartijdig adviseur en hij verschaft zekerheid in het rechtsverkeer

Het notariaat kent als professie een ruime mate van ‘professionele autonomie’. Om die autonomie te onderstrepen is de KNB in 1999 een openbaar lichaam geworden in de zin van artikel 134 van de Grondwet (art. 60 Wna). ‘De keuze voor een publiekrechtelijke organisatie is vooral ingegeven door de wens de beroepsgroep der notarissen en kandidaatnotarissen in staat te stellen – en daartoe zoveel mogelijk zelf de middelen te geven – om de orde in de eigen gelederen, de goede uitoefening van het ambt, de vakbekwaamheid, de financiële administratie en andere onderwerpen die voor haar bestaan en ontwikkeling van belang zijn, verbindend te regelen voor alle vakgenoten…’ (TK 23 706, nr. 3, p. 12).

28

29

Zo werden bestuur en ledenraad het eens over een systeem van inhoudelijke toetsing of peer reviews en moest een nieuwe commissie daarmee aan de slag.


Voor de Commissie Hammerstein stond het belang van de professionele autonomie buiten discussie. Wél is door individuele commissieleden bij herhaling gewezen op de zwakke stee in het notariële bouwwerk: de kwaliteitsbewaking. Anders dan de advocatuur, waar er meestal reacties zijn van de tegenpartij en de rechter, kent het notariaat weinig checks and balances. Wij kennen weliswaar de verplichting tot permanente educatie met de daaraan verbonden studiepunten, maar een toetsing op met name de professionaliteit, op de omgang van de notarieel jurist met zijn ‘freies Ermessen’, bestaat niet. Het notariaat is een beroep van vertrouwen, een vertrouwen, dat meer dan voorheen toetsbaar moet worden gemaakt om geloofwaardig te blijven. Van vele zijden, niet alleen vanwege de Commissie Hammerstein, is dan ook aangedrongen op een adequater en effectiever ‘eigen’ toezicht, op een beter toezicht uit eigen kring, dus door de KNB. Juist waar het niet gaat om ‘afvinken’ maar om kwesties van ‘freies Ermessen’, zijn de beroepsgenoten, de peers, veel beter toegerust dan externe partijen. De regering heeft het standpunt van de Commissie Hammerstein onderschreven. Zij verwoordt het als volgt: ‘Het is van belang dat de KNB toetsbare criteria ontwikkelt waaraan een notariskantoor moet voldoen, wil van een goed functionerend kantoor gesproken worden. Vervolgens kan de kwaliteit worden getoetst door intercollegiale audits of peer reviews te organiseren. Een bij herhaling negatieve score kan leiden tot verscherpt toezicht en, indien misstanden worden geconstateerd, tot voorlegging aan de tuchtrechter. Waar het gaat om de ontwikkeling van een dergelijk kwaliteitssysteem, is er naar de mening van het kabinet een duidelijke taak voor de KNB’ (TK 23 706, nr. 3, p. 5). Resultaattoetsing: hoe? De KNB interpreteert deze aanbeveling van het kabinet als volgt. De beroepsorganisatie moet een model voor intercollegiale toetsing ontwikkelen. Met ‘intercollegiale toetsing’ wordt bedoeld het toetsen van vakinhoudelijke professionaliteit en kennis aan bestaande standaarden en criteria bij notarissen en kandidaat-notarissen door collega’s. Het gaat hierbij niet primair om de wijze waarop het kantoor is georganiseerd, maar om de professionaliteit en kennis van de notaris en kandidaat-notaris in zijn beroepsuitoefening. De reviews zullen moeten worden uitgevoerd door beroepsgenoten: notarissen en kandidaatnotarissen die als auditor bij de KNB staan ingeschreven. Dit kunnen auditoren zijn die nu al ingezet worden in het kader van de vrijwillige kwaliteitsaudits maar ook nieuw opgeleide onderzoekers. Ook oud-notarissen en oud-kandidaat-notarissen komen in aanmerking, mits zij niet langer dan een periode van drie jaar uit de praktijk zijn.

30


Een onderzoeksteam kan uit twee personen bestaan. Bij de samenstelling ervan moet ook het soort kantoor dat wordt onderzocht in ogenschouw worden betrokken: een notaris van een eenmanskantoor moet geen groot interdisciplinair kantoor onderzoeken, en andersom. Ook moet op de regionale spreiding worden gelet, zodat bij voorkeur geen collega’s uit hetzelfde arrondissement elkaar onderzoeken. De gehele praktijk komt aan de beurt, dus geen onderzoeken toegespitst op specialismen, maar op de drie werkgebieden van het notariaat: het onroerend goed, de rechtspersonenpraktijk en familie- en erfrecht. Over de vraag wàt moet worden getoetst bestaat in grote trekken overeenstemming, het gaat om de professionaliteit en kennis. Maar op het punt hóe de KNB hieraan invulling moet geven, staat het notariaat nog aan het begin. Het streven is in elk geval naar een systeem dat zo praktisch mogelijk is, kantoren minimaal belast en dat organisatorisch en financieel ook haalbaar is. Bovendien vraagt intercollegiale toetsing om een minimale herkenbaarheid van werkwijzen in het notariaat. Als wij overgaan tot een geïnstitutionaliseerde vorm van intercollegiale toetsing, is het belangrijk om de toetsing inhoud te geven en tegelijkertijd het systeem flexibel te houden om zo bureaucratisch werken te voorkomen. Duidelijk moet bovendien zijn, dat de kantoren er zelf ook iets aan hebben. Het gaat om kwaliteitsverbetering en – borging, die het gehele notariaat ervaart. In september 2006 zijn bestuur en ledenraad het eens geworden over een systeem dat uit drie delen bestaat: 1 een kwaliteitsonderzoek waarin collega’s (peers) de vakinhoudelijke professionaliteit en kennis gaan toetsen bij notarissen en kandidaat-notarissen. Zij gaan daarvan verslag doen en moeten ook feedback geven; 2 een door de KNB in te stellen ‘vliegende brigade’, die in voorkomende gevallen nader onderzoek op notariskantoren zal verrichten, een soort super-audit; 3 met als sluitstuk: de tuchtrechter. Het komt de kwaliteit en de integriteit immers ook ten goede, als snel en effectief wordt opgetreden tegen overtredingen van de regels. Wij hinken hier dus op twee benen (als dat nog hinken heet): het gaat om bevordering van en toezicht op kwaliteit. Het doel is zowel educatief als gericht op handhaving. Educatief, omdat we de leden willen helpen en zij moeten dus goed feedback krijgen. Daarnaast is het gericht op handhaving, niet op opsporing, maar misstanden moeten wel aan de tuchtrechter worden voorgelegd. De rotte peren moeten uit het ambt worden verwijderd.

31


4

De eerste aanzet

De WID/MOT onderzoeken Eén onderdeel van dit kwaliteitstoezicht is inmiddels uitgewerkt. Dat betreft de naleving van de Wet identificatie bij dienstverlening (WID) en de Wet melding ongebruikelijke transacties (Wet MOT). Deze wetten zijn in 2003 ook van toepassing geworden op de vrije beroepen, zoals advocatuur en notariaat. In 2005 kreeg het Bureau Financieel Toezicht (BFT) de taak toezicht te houden op de naleving van de WID en de Wet MOT door de vrije beroepen. Een discussiepunt daarbij werd al snel of de onderzoekers de bevoegdheid hadden inzage te nemen in cliëntendossiers van deze geheimhouders. Artikel 5:20 Algemene wet bestuurs2 recht regelt de medewerkingsplicht en het verschoningsrecht. De KNB heeft toen besloten zelf voor een deel van het toezicht haar eigen verantwoordelijkheid te nemen als publiekrechtelijke beroepsorganisatie, overigens net als de Nederlandse Orde van Advocaten. In november 2006 heeft de ledenraad de uitvoering van WID/MOT onderzoek in een Verordening op de kwaliteit vastgesteld; deze verordening trad in maart 2007 in werking. In april 2007 werd een begin gemaakt met het opleidingstraject van de WID/MOT auditoren, waarbij het uitgangspunt steeds is geweest dat deze in een later stadium ook zullen doorgroeien naar de uitvoering van de intercollegiale toetsing. Het theoretische deel van hun opleiding werd verzorgd door de KNB en het BFT en werd gevolgd door een proefronde WID/MOT onderzoeken, waarna de bevindingen geëvalueerd werden. In dit opleidingstraject is veel aandacht besteed aan auditvaardigheid en rapportage om te bereiken dat er vergelijkbare conclusies worden getrokken, en deze eenduidig verwoord worden. Na de evaluatie daarvan is een groep van 21 auditoren in het KNB- auditorenregister opgenomen. Vanaf oktober voeren deze auditoren de eerste reeks onderzoeken uit in het kader van de Verordening op de kwaliteit (onderdeel WID-MOT). Dat betekent dat zij onderzoek doen naar de naleving van de WID en Wet MOT op de kantoren. De kantoren die getoetst worden zijn geselecteerd door middel van een steekproef, waarbij vooraf bepaald is hoeveel kantoren zowel totaal als per ring bezocht worden en de verdeling naar kantoorgrootte is vastgesteld. De auditoren zijn steeds uit een ander arrondissement afkomstig dan dat waarin het kantoor dat zij auditeren gevestigd is. Naar eigen voorkeur gaan zij vergezeld van een assistent. Er worden twee kleine kantoren, of één middelgroot kantoor op een dag bezocht. Grote kantoren worden door meerdere auditoren bezocht.


Nu is WID/MOT toetsing uit de aard der zaak relatief beperkt en uit zowel de rapportage als de uitgesproken opvatting van menig auditor blijkt dat de intercollegiale toetsing/peer review als adequater instrument wordt beschouwd om de stand van zaken op het gebied van kwaliteit en integriteit binnen het bezochte kantoor vast te stellen. Positief is ook, dat de gedachte achter de peer review praktijk, die tijdens de opleiding van de auditoren ter sprake werd gebracht, eigenlijk direct werd herkend als een methode die kwaliteitstoetsing het gewenste perspectief biedt. Zowel inhoudelijk, als over een ruimere tijdsspanne gerekend, biedt het model de gewenste mogelijkheden tot aanpassing aan maatschappelijke en beroepsmatige actualiteit waarbij naast organisatorische elementen en de naleving van wettelijke verplichtingen ook meer abstracte kwesties als beroepsethiek en Belehrung in voldoende mate aan bod kunnen komen. De onderzoeken zullen niet worden toegespitst op specialismen, maar de drie werkgebieden van het notariaat; het onroerend goed, de rechtspersonenpraktijk en het familie- en erfrecht, zullen de revue kunnen passeren. De peer reviewer kan uit het scala van lopende en afgesloten dossiers zaken ter bespreking kiezen die zowel de continuïteit als de actualiteit belichamen. De KNB kan dan bijvoorbeeld gedurende een bepaalde periode een aandachtsgebied benoemen. De in beginsel driejaarlijks terugkerende audit krijgt daardoor nadrukke lijk niet het karakter van een herhalingsoefening. Ontwikkeling en vaststelling van de criteria Om criteria vast te stellen werd een commissie in het leven geroepen, waarvan de leden werden gerecruteerd uit de beroepsgroep, en in juni vond een eerste conferentie plaats. De deelnemers stonden voor de uitdagende taak in één dag een reeks toetsbare criteria vast te stellen voor kwaliteits- en integriteitstoetsing in de vorm van peer reviews en bovendien de criteria te toetsen. De aldus vastgestelde criteria werden in september door de ledenraad besproken. In oktober 2007 werden de 19 criteria door middel van een gesprekssimulatie getoetst aan de hand van een voor dit doel samengesteld proefdossier. Samen vormen de criteria een binnencirkel van zeventien aan de opdracht gerelateerde criteria, waar omheen een schil van 2 meer abstracte criteria werd gedacht. De eerstgenoemde zeventien criteria vallen uiteen in drie hoofdgroepen, te weten de beoordeling van de opdracht; de voorlichting en de bevestiging van de opdracht en tenslotte de uitvoering en afronding van de opdracht. Daarbinnen wordt de mogelijkheid geboden de notariële praktijk in al z’n gevarieerdheid ter sprake te brengen.

2 Artikel 5:20 – 1. Een ieder is verplicht aan een toezichthouder binnen de door hem gestelde redelijke termijn alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen bij de uitoefening van zijn bevoegdheden. – 2. Zij die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift verplicht zijn tot geheimhouding, kunnen het verlenen van medewerking weigeren, voor zover dit uit hun geheimhoudingsplicht voortvloeit. 32

33


De twee genoemde criteria bieden de mogelijkheid tot een werkelijk inhoudelijk gesprek, en de vragen zijn dan ook opzettelijk abstract gehouden. Bij de criteria is een toelichting gemaakt waarin verschillende handvatten zijn opgenomen die de mogelijkheid bieden het criterium te toetsen. Dit is geen vaststaande lijst, maar we stellen ons dit als een dynamische toelichting voor. Box 2 Toetsbare criteria peer review I

Beoordeling opdracht

1 2 3 4 5 6

De notaris vergewist zich ervan dat de door hem te verrichten werkzaamheden niet in strijd zijn met het recht of de openbare orde of anderszins niet kunnen worden verricht. De notaris vergewist zich ervan of niet gangbare bepalingen, bedingen of voorwaarden deel uitmaken van de gevraagde overeenkomst/akte. De notaris vergewist zich ervan of er overigens bijzondere omstandigheden zijn. De notaris vergewist zich ervan of extra advies van een deskundige nodig is (fiscaal, taxateur, tolk). De notaris vergewist zich ervan of er aanleiding is voor acties buiten de oorspronkelijke opdracht. Identificatie vindt op de juiste wijze plaats.

II Voorlichting & Opdrachtbevestiging 7 8 9

De cliënten worden adequaat voorgelicht over de gevraagde werkzaamheden en de gevolgen die daaruit kunnen voortvloeien. De cliënten worden adequaat voorgelicht over de kosten. De opdracht wordt aan de cliënten bevestigd.

III Uitvoering & afronding van de opdracht 10 Met de cliënten wordt begrijpelijk gecommuniceerd. Zo nodig worden toelichtingen meegestuurd. 11 Afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 12 Concept-akten en overige stukken worden tijdig toegestuurd. 13 Er is een systeem van termijnbewaking. 14 Er is voldoende tijd beschikbaar voor de behandeling van een zaak, de afwikkeling van een akte en de toelichting daarop. 15 De relevante recherches worden verricht. 16 Er zijn interne inhoudelijke controles. 17 Het dossier wordt zowel juridisch als feitelijk afgesloten. IV Besef van kwaliteit en integriteit 18 Het kantoor heeft afspraken gemaakt om de kwaliteit van de werkzaamheden te waarborgen. 19 Het kantoor heeft afspraken gemaakt om de integriteit van de werkzaamheden te waarborgen.

34


Wij proberen daarbij zoveel mogelijk het idee van Blink! in stand te houden. Er wordt niet met afvinklijsten gewerkt, maar er wordt aan de hand van enkele duidelijke en toetsbare criteria in de richting van een daadwerkelijk intercollegiaal gesprek gewerkt. De intercollegiale toetsing De auditor zal dan ook zeker niet alle criteria bespreken. In onze opzet wordt het peer review kantoorgewijs gevoerd, door met verschillende notarissen en kandidaat-notarissen van het kantoor diverse criteria te bespreken. De reden hiervoor is de belasting voor het kantoor gering te houden, en daarmee de bereidheid tot deelname levend te houden. Het is uiteraard van belang dat de opgelegde toetsing gedragen wordt door de kantoorgenoten. Uit de eerste resultaten van de WID/MOT- audits komt overigens herhaaldelijk naar voren dat de geaudi teerden een inhoudelijk gesprek met een ervaren vakgenoot op waarde weten te schatten, en regelmatig wordt met de WID/MOT- auditor van mening gewisseld over uiteenlopende onderwerpen uit de praktijk bezijden de WID en de MOT. Dat heeft ons in de overtuiging gesterkt dat we de goede richting gekozen hebben. Voorafgaand aan het gesprek wordt via een korte vragenlijst wat basisinformatie opgevraagd, zodat de auditor zich een beeld van het kantoor kan vormen, en kan bepalen wie hij wil spreken. Eenmaal op het kantoor gearriveerd zal de auditor eerst een inleidend informatief gesprek voeren met de notaris of contactpersoon, waarna met verschillende medewerkers kan worden gesproken, onder wie de boekhouder. Tijdens deze gesprekken doet de auditor al snel een gedegen indruk van de praktijk in het kantoor op, en uit deze eerste bron zullen al vragen aan de oppervlakte komen die in het afsluitende gesprek aan de orde zullen komen, en geluiden worden gehoord die een rol zullen spelen in de dossierkeuze. Op basis van de repertoria, deels geleid door de gevoerde gesprekken, en deels geleid door financiële en andere informatie, kiest de auditor uit de repertoria een aantal dossiers die hij wil inzien. De auditor leest zich in een aantal dossiers in en formuleert voor zichzelf vragen en een richting ten behoeve van het gesprek dat volgt. Hierin wordt, samen met de notaris en met de dossierbehandelaar, het dossier doorgenomen. Toetsbaar zijn de diverse wettelijke verplichtingen en verordeningen, waaronder WID/MOT. Hierbij komen de eerste zeventien criteria aan bod die samen de opdrachtcyclus vormen. Niet alle criteria zullen besproken worden. Misschien blijkt dat juist een tweetal criteria te weinig aandacht krijgt in het kantoor, en de rest in orde is. Die – op Blink! gebaseerde – bevindingen bepalen dan de richting van de rest van het dossieronderzoek. Van de auditor wordt dus een grote mate van flexibiliteit verwacht.

35


Tijdens het dossieronderzoek mag de nadruk, met uitzondering van de toetsing van de naleving van de WID en de Wet MOT, niet te zeer liggen op de afweging GOED/FOUT. De praktijk is zelden of/of. Het gaat er eerder om te kunnen bepalen waarom iets niet klopt, een recherche niet heeft plaatsgevonden, een dossier geen samenhang vertoont, er geen schriftelijke bevestigingen in de dossiers zitten etc. Is er sprake van een incident of van structuur? Op welk gebied zou verbetering mogelijk zijn? Zijn de afwijkingen details, of raken ze juist de essentie van het beroep? Is de organisatie in lijn met de praktijk? De behandelaar werkt op aanwijzing en onder verantwoordelijkheid van de notaris. Zijn rol is dus toelichtend. Het dossieronderzoek is de tweede bron waaruit zaken opborrelen die tijdens het eindgesprek ter sprake kunnen worden gebracht. De peer reviewer heeft de juiste vragen gesteld doordat hij het dossier “herkent”. Het intercollegiaal gesprek Het afsluitende gesprek dient bij voorkeur plaats te vinden in bijzijn van alle notarissen en kandidaat-notarissen die verbonden zijn aan het betreffende kantoor. Hiermee kan worden benadrukt dat kwaliteit en integriteit als een gezamenlijke inspanning moet worden gezien. Immers, de notaris en kandidaat-notaris worden in hun kantooromgeving ‘getoetst’. Daarnaast is de verwachting dat er aldus later meer onderling over wordt doorgepraat. De auditor heeft zich nu een beeld gevormd op basis van een aantal objectieve gegevens, gesprekken met de diverse medewerkers, en dossieronderzoek. Objectief heeft hij een aantal tekortkomingen of aandachtspunten geconstateerd, en relateert die aan wet of verordening. Deze kunnen kort worden genoemd in het eindgesprek, of in het rapport worden vermeld. Dit is vrij eenvoudig aan een verbeterpunt te koppelen, of in een aanbeveling te vatten.


Persoonstoets: alleen als inputtoetsing Voor zover bij de peer reviews de integriteit, onafhankelijkheid en onpartijdigheid aan de orde komen, toetsen de peer reviewers de resultaten en de wijze waarop die resultaten tot stand zijn gekomen. Het gaat dus om toetsing van ‘output’ en ‘throughput’, niet om de toetsing van de notaris als persoon. Op dit moment vindt geen toetsing plaats van de ‘persoon’ van degene die notaris wil worden. De commissie-Hammerstein beveelt daarom een toets aan tijdens de beroepsopleiding, waarbij de geschiktheid voor het ambt wordt getoetst. Deze toets gaat zich richten op eigenschappen als persoonlijke stevigheid, integriteit, onafhankelijkheid en onpartijdigheid, eigenschappen die de Wet op het notarisambt eist. Bij de uitwerking van deze aanbeveling zijn zowel de KNB als Justitie tot de conclusie gekomen dat een dergelijke persoonstoets zou moeten plaats vinden voorafgaand aan de benoeming tot notaris. De uitkomst van zo’n toets zou natuurlijk een grote impact hebben voor kandidaat-notarissen die niet geschikt zouden worden bevonden en die dan al zes jaar lang de stage en de beroepsopleiding hebben gevolgd. Daarom wordt daarnaast gedacht aan een ontwikkelassessment voor de kandidaat-notaris tijdens de stage. Heeft men echter deze selectie aan de poort overleefd, dan wordt de ‘persoon’ verder niet getoetst. De KNB heeft geen plannen in die richting.

Vervolgens inventariseert hij zijn bevindingen, vat ze samen, bijvoorbeeld in drie punten, en legt het verband met de op het kantoor heersende opvatting, interpretatie en vormgeving van de begrippen kwaliteit en integriteit. Deze conclusies maakt hij in die zin inzet van het eindgesprek, dat hij ze aangrijpt om de koppeling te maken met meer abstracte zaken als integriteit, beroepseer of de specifieke waarde en de daaruit voortvloeiende maatschappelijke verplichting van het notarisambt. Hierbij komen dan de zaken aan de orde die als kenmerkend voor het notarisambt worden gezien: Belehrung in de brede zin des woords en daarmee zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid, gezien het vertrouwen dat in het notariaat wordt gesteld; het recht op rechtszekerheid.

36

37


5

rechtstreeks 4/2007

Blink?

Ik kom nog een keer terug op dat verschijnsel. U zou zich kunnen afvragen hoe de ‘éénoogopslag-toets’ met betrekking tot kwaliteit en integriteit van een notaris zich verhoudt tot decimeter-dikke handboeken. De crux is natuurlijk daarin gelegen dat echte deskundigen moeten onderkennen waarop ze letten: wat zijn hun criteria? In het boek worden talloze manieren behandeld waarop dat kan. Ik geef nog één voorbeeld. Dat betreft een onderzoek naar echtparen en de kans op echtscheiding. Hoe kan men de kwaliteit van een relatie traceren en dus de kans op scheiding detecteren? De stelling is hier dat een relatie een bepaalde wetmatigheid kent. De bewuste onderzoeker heeft honderden filmpjes bekeken van echtparen die een kwartier lang met elkaar moeten discussiëren en van wie later wordt nagegaan of ze vijftien jaar laten nog bij elkaar zijn of zijn gescheiden. Wat blijkt nu hét bruikbare criterium? Of ze veel lachten met elkaar? Of ze elkaar bekritiseren? Nee, het beslissende criterium blijkt ‘minachting’. En als je dat eenmaal weet, dan hoef je maar heel even naar zo’n filmpje te kijken. Zodra je een vlaag van minachting ziet in de communicatie, dan weet je dat het mis is. Dát is, waarnaar we op zoek moeten: Naar die páár beslissende criteria, die alleen kunnen worden gevonden door ‘peers’.

38

39

rechtstreeks 4/2007

rechtstreeks 4/2007 Peer review in de advocatuur

Rob Creusen

Rob Creusen is in januari 2001 afgestudeerd aan de Hogeschool Brabant, Faculteit Economie & Management, Opleiding Management, Economie & Recht. In 2006 behaalde hij zijn mastertitel, Master of Information Management (MIM) aan de TIAS Business School te Tilburg. Sinds januari 2001 in dienst van Stichting Viadicte en werkzaam als kwaliteitsmanager voor diverse advocatenkantoren.

Marcel Schyns

Is partner bij Schyns Advocaten te Utrecht en gecertificeerd NMI mediator. Hij is oud-deken van de Utrechtse Orde van Advocaten en raadsheerplaatsvervanger (honorair) bij het Gerechtshof te ‘s-Hertogenbosch. Hij is tevens ingeschreven als NAI-arbiter en vervult daarnaast verschillende freelance-docentschappen.

Guido Schakenraad

Is vanaf 1978 advocaat bij het (vanaf 1982) eigen kantoor Schakenraad Advocaten te Eindhoven. Hij is docent bij de OSR, Personenschade in het bijzonder Arbeidsongevallen en Arbeidsomstandigheden. Was Kantonrechter plaatsvervanger en Lid van de Algemene Raad van de NOvA (portefeuille Kwaliteit), lid van de Raad van Toezicht Orde ’s-Hertogenbosch (laatstelijk als secretaris). Vanaf 1992 tot 2000 lid van de Raad voor Rechtsbijstand ’s-Hertogenbosch. Hij is sinds 2001 voorzitter van de Stichting Viadicte.

Peer review in de advocatuur Rob Creusen, Guido Schakenraad, Marcel Schyns1 1

Viadicte: om de kwaliteit(sbevordering)

In het najaar van 2006 vertrok een klein aantal advocaten van Schiphol voor een studiereis van 2 dagen naar Edinburgh. Dat gebeurde op uitnodiging van de Stichting Viadicte. Het programma was opgesteld door de Schotse gastheer prof. Alan Paterson (University of Strathclyde) en stond geheel in het teken van peer review. Het wie, wat en waarom van die reis, dat alles komt hieronder aan de orde. In de zeer recent door het WODC uitgebrachte eerste editie van de Trendrapportage advocatuur 2006 vormt kwaliteit een van de drie aspecten die centraal staan in de beschouwing. Onder dat hoofdstuk wordt onder meer aandacht besteed aan de instrumenten ten dienste van de kwaliteitsborging. Als voorbeelden van initiatief ontstaan op het niveau van de kantoren – de werkvloer dus – worden aangemerkt: de specialisatieverenigingen en de komst van de Stichting Viadicte. Van dit laatste initiatief wordt vermeld dat het een samenwerkingsverband is van 20 advocatenkantoren met als doel de bevordering van toetsbare kwaliteit van de kantoren en de certificering ervan. Het meer uitgebreide visitekaartje van de stichting treft u hieronder aan (zie Box 1). In 2003 heeft de Stichting een zogenaamd keurmerk – en in het spoor daarvan de keurmerkaudit – geintroduceerd. Dat keurmerk stelt eisen aan de bedrijfsvoering van het kantoor. Daarbij is het echter niet gebleven. De volgende stap door Viadicte gezet is de aandacht te richten op de borging van de kwaliteit op het niveau van de werkwijze van de advocaat als professional. En daarmee zijn we beland bij het onderwerp peer review en de reis naar Schotland.

1 Graag bedanken wij Peter van den Biggelaar, directeur Raad voor Rechtsbijstand ’s-Hertogenbosch, voor zijn input en advies bij het schrijven van dit artikel. 40

41


Box 1 Stichting Viadicte Doelstelling De statutaire doelstelling van Viadicte luidt: het bevorderen van toetsbare kwaliteit van de dienstverlenende advocaten alsook de certificering daarvan, in de meest ruimte zin van het woord. Daartoe worden zowel normen als instrumenten beheerd, inclusief die van ICT, waaronder (eigendoms)rechten van te ontwikkelen protocollen, expertstandaards met bijbehorende informatisering en software. Ontstaansgeschiedenis Een tiental advocatenkantoren bijgestaan door de Raad voor Rechtsbijstand ’s-Hertogenbosch wilden verbetering en borging van kwaliteit van hun dienstverlening realiseren op een wijze die verder gaat dan de algemeen geldende normstelling binnen de advocatuur. Zij willen zich in de markt onderscheiden door aantoonbaar op een hoog kwaliteitsniveau te werken, ook voor de gesubsidieerde rechtshulp. In september 2000 werd een analyse gemaakt van de administratieve organisatie binnen een advocatenkantoor. De vertrekpunten voor het formuleren van een toetsbare norm voor kwaliteitsbeleid kwamen voort uit deze analyse en kwamen voort vanuit reeds bestaande kwaliteitsmodellen, waaronder de NOvA Landelijke Minimumnormen 1998, het SERVQUAL-model, het ISO-model en het INK-model. Doch vooral de eigen inzichten en ervaringen die werden gedeeld tijdens diverse plenaire Viadicte-bijeenkomsten van advocatenkantoren zorgden voor het formuleren van een breed gedragen formulering van kwaliteit. Zo ontstond de eerste controle van de bedrijfsorganisatie in de vorm van een basisaudit de zogenoemde ‘Toetsing Basisnormen’ voor de werkprocessen van het advocatenkantoor en de ‘Nulmeting klanttevredenheid’ voor de tevredenheid van de cliënten. Het aandachtsterrein van de audit besloeg op dat moment alleen de normering voor de kantoorvoering. In de periode september 2001 tot mei 2002 werden een 15-tal kantoren begeleid in de implementatie van deze eerste kwaliteitsverkenning. In de periode mei 2002 – april 2003 zijn vervolgens de kwaliteitseisen verder uitgekristalliseerd tot het Keurmerk Advocatenkantoor ‘Met Recht Tevreden’. Het keurmerk werd succesvol geïntroduceerd tijdens het kwaliteitssymposium in april 2003 dat georganiseerd werd met de Raad voor Rechtsbijstand ’s-Hertogenbosch. De toekomst Sinds het introduceren van het keurmerk zet Stichting Viadicte zich in voor verdere landelijke uitrol van het keurmerk en begeleiding van advocatenkantoren bij het professionaliseren van het advocatenkantoor. Daarnaast ontwikkelt Stichting Viadicte ondersteunende kwaliteitsinstrumenten waaronder software voor financiële benchmarks, klachtenafhandeling en cliënttevredenheid, maar ook digitale kennismanagementsoftware voor onder andere internationaal echtscheidingsrecht. Tevens verzorgt Stichting Viadicte in binnen- en buitenland lezingen ter promotie van kwaliteitszorg in de advocatuur.

42


2

Peer review: collegiale dossiertoets

Als men over kwaliteit spreekt vliegen vele termen over de tafel; peer review is een daarvan. Maar ook die term kan in verschillende betekenissen worden gehanteerd. Wij verstaan onder peer review: een externe (vakinhoudelijke) collegiale dossiertoets. Vakinhoudelijke collegiale toetsing komt veel voor in de academische gemeenschap en meestal als het gaat om artikelen in wetenschappelijke tijdschriften. De werking van collegiale toetsing is gebaseerd op het vermoeden dat verschillende individuen kijkend naar hetzelfde op verschillende aspecten zullen letten. Hierdoor neemt de kans toe dat een fout of tekortkoming van de auteur ontdekt en gecorrigeerd wordt. Dat is uiteraard van belang omdat collegiale toetsing de enige vorm van kwaliteitsgarantie is; reguliere redacteuren missen immers doorgaans de kennis en vaardigheden om een specifieke publicatie op inhoudelijke kwaliteit te beoordelen. Het zijn bij de professionals dus de gelijken die een oordeel geven over kwaliteit van het werk. Binnen de advocatuur fungeren op dit moment mechanismen die gericht zijn op de kwaliteits beoordeling van de dienstverlening. Zo kennen we gezamenlijk vakinhoudelijk overleg over een casus, het discussiëren over oplossingsrichtingen en van toepassing zijnde literatuur etc; allemaal vormen van collegiale consultatie ofwel intervisie. Wat echter gemist wordt is het beoordelingselement. Dat is nu juist wat de externe collegiale dossiertoets wel tracht te bewerkstelligen: evaluatie van de geleverde dienst afgezet tegen gespecificeerde criteria en prestatieniveaus door een onafhankelijke persoon met significante huidige of recente praktische ervaring op de vakgebieden. In de reactie van de NOvA op het rapport van de Commissie Advocatuur heeft de Algemene Raad van Orde laten weten dat “op een termijn van circa vijf jaar alle advocaten deelnemen aan een of andere vorm van intervisie dan wel vakinhoudelijke intercollegiale toetsing”. De Stichting Viadicte heeft, vooruitlopend, met deze vorm van kwaliteitsborging inmiddels al enige ervaringen opgedaan. Daarover zo aanstonds meer. Eerst gaan we nader in op wat deze vorm van peer review inhoudt. In een notendop omschreven betreft de externe collegiale dossiertoets het beoordelen van een vijftal willekeurig geselecteerde dossiers per advocaat in civiele zaken; die dossiers zijn op het moment van beoordeling of in bewerking, zogenoemde “levende” dossiers, of reeds gearchiveerde zaken. Deze dossiers worden overgedragen aan een dossierbeoordelaar, de reviewer. Aan de hand van een twintigtal vooraf vastgestelde en kenbare criteria worden deze dossiers vervolgens beoordeeld door deze dossierbeoordelaar, die op basis van die

43


criteria ieder dossier een eindbeoordeling geeft naar de volgende maatstaf: “een behandeling zoals mag worden verwacht van een redelijk bekwaam advocaat handelend naar de gewone regelen van de kunst”. De reviewers nemen het gehele dossier door en geven niet alleen aan of aan de criteria is voldaan maar voorzien de beoordeelde advocaat ook van feedback. Deze feedback is niet enkel gericht op datgene wat minder goed werd bevonden, maar juist ook op wat uitstekend is uitgevoerd. Op die manier, zo veronderstellen we, draagt de feed back namelijk bij aan verbetering van de algehele kwaliteit van de juridische dienstverlening. De reviewers die deze toets uitvoeren zijn allemaal advocaten die speciaal zijn geselecteerd en getraind voor deze toetsvorm. Zij zijn niet enkel praktiserend als specialist, maar hebben ruime ervaring op een aantal voorkeursgebieden. De advocaten die reviews uitvoeren zijn geografische verspreid, volledig onpartijdig en staan onafhankelijk van de te beoordelen advocaat. Hier zal straks nader op ingegaan worden.


3

Naar Schotland

Maar waarom, als dit allemaal bekend is (of minstens bekend kon zijn) uit allerlei publicaties, op reis naar Schotland, zo zou een lezer zich kunnen afvragen. Het antwoord: om met eigen ogen te zien en dus zelf te ervaren wat de letter in praktijk inhoudt. Schotland, dat zullen de meeste lezers niet weten, heeft een al sinds jaren zeer actieve Scottish Legal Aid Board (SLAB). De contacten tussen die organisatie en Nederland dateren al van de vroege jaren negentig. In de fase van de voorbereiding van de Wet op de rechtsbijstand (die op januari 2004 in werking trad) waren die contacten van grote betekenis voor de inrichting van de gesubsidieerde rechtsbijstand. De bij die wet ingevoerde inschrijvingsvoorwaarden waaraan advocaten moesten voldoen, wilden ze deelnemen aan de gesubsidieerde rechtsbijstand, zijn mede gebaseerd op ervaringen die men in Schotland reeds had opgedaan met het reguleren van wat bij ons toen heette de ‘sociale praktijk’. Dat het de sociale praktijk is waarin dergelijke externe initiatieven ten aanzien van de professionele praktijk tot stand komen, is overigens geen toeval. Het is bekend dat het marktmechanisme alleen niet toereikend is om de kernwaarden van de dienstverlening veilig te stellen. Het Schotse systeem van gefinancierde rechtsbijstand houdt in dat van overheidswege een bijdrage wordt geleverd aan de kosten van een procesvertegenwoordiger rechtstreeks in verband met een te voeren proces. Het verzoek om een bijdrage moet worden gedaan via de advocaat waarop vervolgens wordt beslist door de Scottish Legal Aid Board. Het verzoek wordt getoetst aan vier criteria: financiële omstandigheden, kans op succes, bijkomende omstandigheden die het verlenen van rechtshulp redelijk doen zijn en subsidiariteit (kan de rechtsbijstand niet op andere wijze worden gefinancierd). De tegenpartij wordt in de gelegenheid gesteld bezwaar te maken. De Scottish Legal Aid Board – het equivalent van onze Raden voor rechtsbijstand – heeft veel contact met sociaal-wetenschappelijke onderzoekers die zich bezig houden met het functioneren van de wetgeving inzake de inrichting van de gesubsidieerde praktijk en in het bijzonder de kwaliteit van de dienstverlening. Op basis van dat onderzoek heeft men daar inmiddels een systeem van peer review geïntroduceerd (zie Box 2). Hieronder een korte beschrijving van de Schotse ervaringen.

44

45


Box 2 Peer review in Schotland Schotland kent in totaal 5 miljoen inwoners (in vergelijking tot Engeland met 50 miljoen inwoners). Ruim 450.000 inwoners zijn woonachtig in Edinburgh. Het totaal aantal kantoren in Schotland bedraagt 900. Van deze 900 advocatenkantoren houden 650 kantoren met in totaal 1500 advocaten (sollicitors) zich bezig met gesubsidieerde rechtsbijstand (legal aid). Bij de introductie van peer review in Schotland heeft de wens van de overheid om op het terrein van gesubsidieerde rechtsbijstand betere prestaties (value for money) te verkrijgen, een belangrijke rol gespeeld. Het motto ‘trust me I’m professional’ wordt ook in Schotland steeds minder geaccepteerd. Deelname aan het stelsel van de gesubsidieerde rechtsbijstand verplicht tot deelname aan de peer review. Een advocatenkantoor dient te beschikken over een certificaat. Dit certificaat wordt toegekend door de Law Society. Enkel die advocatenkantoren die beschikken over een zogenoemde ‘master policy’ ontvangen een certificaat. Peer review kent een cyclus van 3 jaar. De eerste cyclus is gestart in oktober 2003 en heeft tot nu toe enkel betrekking gehad op de civiele gesubsidieerde rechtshulp. Het betreft in de praktijk 1.500 advocaten die in drie jaar tijd allen op vijf dossiers zijn getoetst. In totaal zijn 694 advocatenkantoren geregistreerd die werkzaam zijn in de civiele rechtsbijstand; 665 daarvan doen daadwerkelijk civiele ‘toevoegingen’’. Bij 617 kantoren waren er geen probleem bij de review. 87 advocatenkantoren zijn op basis van uitkomsten intensief besproken en 36 kregen een extended review (met twee reviewers) 15 kantoren kregen een final review en 10 kregen een special review. Op het moment dat het advocatenkantoor niet slaagt gaan twee andere reviewers een audit uitvoeren bij het kantoor. De Legal Aid Board overhandigt een lijst met alle civiele toegevoegde zaken die het kantoor in behandeling heeft. De reviewers proberen zoveel mogelijk dossiers in te zien en te beoordelen. De “fail” resulteert in een verbeterperiode van één jaar. Daarna volgt de periode van de extended review en de final review. Op dit moment is men bezig te bezien hoe een dergelijke systematiek ook voor de strafrechtpraktijk ontwikkeld kan worden. Het betreft ruim 600 kantoren en 1488 eenmanskantoren.


4

De praktijk in Schotland

Gedurende het twee dagen durende bezoek aan Schotland hebben we ons uitvoerig laten informeren over peer review. Er is gesproken met diverse betrokkenen bij het systeem van peer review vanuit verschillende invalshoeken: bestuurlijk, uitvoerend, afnemer. Zo hebben we uitgebreide gesprekken gevoerd met bestuurders van de SLAB en de Law Society, hebben we twee advocatenkantoren bezocht om te spreken over hun ervaringen als gereviewd kantoor. Tot slot hebben we gesproken met enkele reviewers en met leden van de speciale beoordelings commissie. 4.1 Beoordelingscommissie en kwaliteitscriteria De peer review vindt plaats onder verantwoordelijkheid van een speciale commissie: de Quality Assurance Committee (QAC). De commissie bestaat uit 9 personen die paritair is samengesteld: 3 leden die de Law Society vertegenwoordigen, 3 de SLAB en 3 personen vanuit het publieke domein met ervaring op het gebied van kwaliteit. De belangrijkste taken van de QAC zijn: het uitzetten van de spelregels, het vaststellen van de uiteindelijk te hanteren criteria, het uiteindelijk nemen van beslissing en het optreden als gatekeeper en troubleshooter. De commissie is onafhankelijk. Voor het beoordelen van de (vakinhoudelijke) kwaliteit moest besloten worden wie als Peer (gelijke) in aanmerking komt. Hoogleraren, rechters, specialisten etc komen in beginsel in aanmerking omdat zij inhoudelijk dossiers van advocaten kunnen beoordelen. Bij de selectie moe(s)t ervoor gewaakt worden dat er geen risico bestaat op het ontstaan van een ‘battle of experts’. De systematiek van peer review is niet ontworpen om een discussie te creëren tussen experts op een bepaald vakgebied of de advocaat uitspraak X of voetnoot Y wel heeft opgemerkt in de behandeling van de kwestie. Het gaat hier om een oordeel van de gelijke. Bij de beoordeling van de kwaliteit wordt een maatstaf gehanteerd die 5 niveaus van kwaliteit onderkent: 1 Excellence 2 Competence plus (= gemiddeld) 3 Threshold Competence (= minimum) 4 Inadequate professional services (IPS) (= onvoldoende) 5 Non-performance (= waardeloos)

46

47


Kwaliteit is in deze benadering een continuüm en geen optimum. Slechte service – de niveaus 4 en 5 – is per definitie ontoelaatbaar. Het minimum niveau waaraan de dienstverlening moet voldoen is niveau 3: “Threshold competence”. De peer review systematiek is bedoeld om het kwaliteitsniveau van de rechtspraktijk minimaal op dat niveau te krijgen. In Schotland worden daarom geen specialisten maar slechts ervaren advocaten ingezet bij de uitvoering van de peer review. 4.2 Werving en training reviewers Het aanbod van kandidaten om peer reviewer te worden was groot. Redenen die werden aangegeven zijn: reviewers worden goed op de hoogte gehouden over recente bestuurlijke ontwikkelingen op het gebied van de advocaat, het is goed voor carrière (opstapje naar rechterlijke macht), het is betaald werk en je krijgt goede opleiding. Van groot belang werd ook geacht dat de reviewers geaccepteerd werden door de confrères. Naast dit aanzien bij de vakgenoten werd ook gelet op een goede geografische spreiding van het aanbod van reviewers. In het kader van de opleiding is veel geoefend met voorbeeldzaken, om zodoende te zorgen dat verschillen in beoordeling zichtbaar worden en uiteindelijk kunnen worden verkleind. Het is van belang om de reviewers gedegen te trainen in het beoordelen van dossiers en het geven van feedback. Omwille van een gedegen kwaliteitsniveau mogen de oordelen van de reviewers immers niet teveel van elkaar verschillen. De ene reviewer dient in principe het exact gelijke oordeel te vellen over een bepaald dossier als een andere reviewer. Om dat te bereiken werkt men met zogenoemde ‘double markings’: twee reviewers beoordelen dezelfde dossiers. Dat gebeurt in een kwart van de gevallen en de resultaten van reviewers worden nauwkeurig gevolgd en met elkaar vergeleken. Tijdens halfjaarlijkse bijeenkomsten van alle reviewers worden deze resultaten besproken en wordt ook per individu gekeken naar extra training om tot een consistenter totaal aan beoordelingen te komen. 4.3 Dossiers en logistiek De te beoordelen dossiers worden aselect geselecteerd door de Legal Aid Board. Per advocaat geldt een aantal van 5 ongeacht de kantoorgrootte. Het betreft lopende zaken. Uit de gehele range aan dossiers kan gekozen worden, dunne, dikke, afgerond, lopend, adviesdossiers etc.

48


Voor het opsturen van de dossiers naar de kantoren van de reviewers staat een termijn van één week voor de kleine kantoren en voor de dossiers van grote kantoren geldt een termijn van drie weken. De verdeling van de dossiers onder de beoordelaars gebeurt op basis van de windrichtingen; noordelijke dossiers gaan naar het zuiden en dossiers uit het westen gaan naar het oosten. Dat gebeurt omdat een reviewer nooit een concurrent mag zijn van het advocatenkantoor dat beoordeeld wordt. Het kantoor heeft altijd recht op inzage wie de dossiers beoordeelt en het kantoor heeft dan ook de mogelijkheid om een bepaalde reviewer te weigeren. Een goede logistiek is een belangrijke voorwaarde voor succes. Bijzondere aandachtspunten zijn het vertrouwelijk en deugdelijk vervoer van de stukken naast een goede registratie van welke dossiers naar wie worden verzonden. Strikt gehanteerde termijnen en vooral toezicht op het nakomen van de tijdafspraken is hier zeer van belang. Het is van belang dat bij de selectie van de dossiers gelet wordt op in welk stadium van voortgang het dossier zich bevindt. Indien in het dossier op korte termijn nog gewerkt zal worden mag de advocaat eisen dat een dossier, dat opgevraagd is ter beoordeling, binnen 36 uur terug moet zijn in verband met bijvoorbeeld zittingen etc. Tenslotte is het waarborgen van de geheimhouding en de vertrouwelijke behandeling van de dossiers van zeer groot belang. Het aanpassen van de gedragsregels omtrent geheimhouding maakt het beter mogelijk om reviews uit te voeren. Een ondertekend schriftelijk akkoord tussen advocaat en cliënt is een eenvoudiger te realiseren alternatief. Voor de pilot wordt aanbevolen dat advocaten in de aanvangsfase van een nieuwe zaak expliciet met de cliënt overeenkomen dat het dossier mogelijk onderworpen zal worden aan een professionele peer review. Dit kan door de cliënten een opdrachtbevestiging te laten ondertekenen of door het opnemen van de auditmogelijkheden in de algemene voorwaarden van het advocatenkantoor. De advocaten krijgen altijd te horen welke reviewer hen zal gaan beoordelen. Uiteraard is het kantoor in de mogelijkheid zijn bezwaar te uiten en het bureau te verzoeken een andere reviewer toe te wijzen. 4.4 Het kwaliteitsoordeel en de rapportage De reviewer beoordeelt de dossiers en vult de beoordelingsformulieren in. Op deze formulieren worden de minder goede en – nog belangrijker – de positieve opmerkingen over de behandeling van de gereviewde dossiers genoteerd. Alle formulieren tezamen worden samengevat in één eindbeoordeling. Deze eindbeoordeling wordt samen met de aantekeningen voorgelegd

49


aan de Quality Assurance Committee die uiteindelijk bepaalt of een advocaat of kantoor de peer review heeft doorstaan. Hierdoor behoudt de reviewer zijn onafhankelijkheid. Na een uitspraak van de QAC kan de beoordeelde in overleg treden en om uitleg vragen. Ongeveer 10 procent van de dossiers komen niet door de review. Indien de dossiers van de advocaat er niet doorkomen zakt het advocatenkantoor. De reden voor de focus op de advocatenkantoren is van praktische aard, namelijk de administratieve last om per advocaat te registreren zou enorm zijn. Indien het advocatenkantoor niet door de review komt volgen nieuwe uitgebreide onderzoeken. (Zie Box 2).


5

Nederlandse ervaringen

5.1 Uitgangspunten Afgaande op de boven beschreven ervaringen in Schotland heeft de Stichting Viadicte besloten in ons land ook met peer review te gaan experimenteren zowel in de gesubsidieerde als de commercieel betaalde praktijk en heeft daartoe enkele uitgangspunten geformuleerd voor de Nederlandse pilot en latere landelijke uitrol. De kwaliteit van de dossierbeoordelaar dient onomstreden te zijn. Daartoe dient een grondige selectie van ervaren advocaten die voldoende recent praktiseerden, een goede training vooraf als dossierbeoordelaar en adequate ( = marktconforme ) honorering van de dossierbeoordelaar. Daarnaast is kwaliteitsbewaking noodzakelijk: het voor een tweede keer laten beoordelen van een aantal dossiers en een regelmatige “update” van het bestand van de dossierbeoordelaars; een wisseling om de vijf jaar. De uiteindelijke beoordeling van een advocatenkantoor geschiedt door een onafhankelijk instituut. De dossierbeoordelaar rapporteert de bevindingen in vijf getoetste dossiers en het instituut geeft het uiteindelijke oordeel. Geheimhouding en het waarborgen van vertrouwelijke behandeling van gegevens is essentieel. Alleen geheimhouders mogen een dossier zien en in ieder te beoordelen dossier dient bescherming van de privacy van de betrokkenen te worden gewaarborgd. Voor een optimale bijdrage aan de kwaliteitsbevordering van het peer review systeem wordt het optimaal benutten van feedback als essentieel bevonden. Inmiddels heeft de Stichting Viadicte ten behoeve van dit experiment 10 reviewers geselecteerd en getraind en heeft de bevindingen van de pilot gepresenteerd tijdens het op 23 maart 2007 gehouden symposium te Eindhoven. 5.2 Incentives voor deelname Deelname geschiedt op basis van vrijwilligheid. De bereidheid tot deelname wordt allereerst getracht te bevorderen door uitgebreide positieve voorlichting. Algemene noemer daarbij is: “verbeter uw kwaliteit”; het gaat hier niet om “politie spelen”. In de voorlichting richting commerciële kantoren wordt tevens benadrukt, dat van deelname een voordeel valt te verwachten in de sfeer van de aanbestedingsprocedures bij cliënten evenals het beperken van claims en het terugdringen van premies van beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen.

50

51


Om vrijwillige deelname verder te bevorderen kan gedacht worden aan beloning bij deelname, bijvoorbeeld: 1 een extra (uren)toeslag in de gefinancierde rechtshulp voor de advocaat die heeft deelgenomen en de toets met goed gevolg heeft doorstaan; 2 korting op de premie beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor iedere advocaat, die zich onderwerpt aan de toets en die met goed gevolg heeft doorstaan; 3 korting op de landelijke en regionale hoofdelijke omslag voor iedere advocaat die meedoet; er zijn immers minder kosten te verwachten in de sfeer van klachten tuchtrecht en belasting Deken. Naast deze financiële prikkels voor deelname zal de uitgave van een keurmerk, dat zichtbaar is voor het publiek, ook de bereidheid tot deelname vergroten. Heeft men de toets met goed gevolg doorstaan, dan verzorgt de landelijke Orde het publiek maken van het verworven keurmerk (bijvoorbeeld met een landelijke publiek toegankelijke registratie). 5.3 Ervaringen Wat betekent nu zo’n peer review voor de advocaat in de praktijk? Hieronder de ervaring opgedaan door het kantoor van een van de auteurs. Het kantoor bestaande uit vier advocaten die ieder vijf dossiers hebben ingestuurd.


en welke advocaat is niet eigenwijs? Nadeel is wel, de mogelijk gemiste kans op verbetering door zelfreflectie. Een nabespreking met een dossierbeoordelaar lijkt mij het meest effectieve middel om verbetering in de toekomst na te streven. Idee daarbij is wat mij betreft, dat zo’n evaluatiegesprek onder leiding van een gespreksleider plaatsvindt om ook optimaal rendement te bewerkstelligen. Voor mijzelf sprekende kan ik wel achteraf zeggen, dat ik na deze beoordeling toch nog iets meer oplet, dat in mijn dossier blijkt van al mijn bevindingen en afwegingen door middel van telefoonbriefjes, correspondentie, aantekeningen en dergelijk. Je houdt in je achterhoofd, dat je dossier door een collega zou kunnen worden getoetst en dan is het maar inzichtelijk. Dit heeft in ieder geval als verbetering tot gevolg, dat in een dossier te allen tijde goed valt waar te nemen door een kantoorgenoot. Niet onvermeld mag blijven, dat het ook een positief effect heeft op de arbeidsvreugde (en kwaliteit van werken) dat de dossierbeoordelaar positieve opmerkingen maakt en complimenten uitdeelt over je werk. Als je vakgenoot lovend over je dossier spreekt, is dat zonder meer een stimulans. Dat smaakt naar meer. Al met al bevestigt dit experiment wat mij betreft, de wenselijkheid van een verdere verkenning van dit systeem voor de Nederlandse advocatuur.

De dossiers zijn beoordeeld door één van die dossierbeoordelaars en na enige weken geretourneerd. Het daarbij gebruikte beoordelingsformulier is vergelijkbaar met het formulier dat gebruikt wordt voor de beoordeling in Schotland. Ook de maatstaf die is aangelegd, is dezelfde als in Schotland. Gelukkig zijn de dossiers van mijn kantoor in orde bevonden en goed gewaardeerd. Het blijft niettemin een enigszins hachelijke aangelegenheid dat een eigen dossier de deur uitgaat en door een collega-advocaat op zijn merites wordt beoordeeld. Mijn werk wordt immers dan nog eens tegen het licht gehouden door een beroepsgenoot, die gemakkelijk alle sterke en zwakke kanten van mijn werk kan doorgronden en analyseren. Hij heeft ook een heel andere bril op dan die van mijn cliënt, de leek, die via een klant tevredenheidsonderzoek kenbaar kan maken of hij tevreden is met mijn dienstverlening. In dit experiment was geen ruimte ingebouwd voor een uitgebreide feedback. Ongetwijfeld heeft dat tot voordeel, dat een discussie achteraf met de dossierbeoordelaar wordt voorkomen

52

53


6

rechtstreeks 4/2007

Waar staan we en hoe verder?

De pilot biedt een goede uitgangspositie om verdere verkenningen te ondernemen en om ook een oplossing te verzinnen voor blinde vlekken. Met name valt te denken aan een peer review systematiek voor zaken die zich overwegend op een hoorzitting afspeelt, bijvoorbeeld een politierechterzaak of een BOPZ-zaak. Hier lijkt een dossiertoets weinig zinvol en zal er een andere oplossing gezocht moeten worden. Uiteindelijk zal Stichting Viadicte in samenwerking met ketenpartners zich inzetten om te komen tot landelijk uitrol van de pilot zodat het systeem officieel gelanceerd kan worden. De Nederlandse Orde van Advocaten heeft namelijk de gedachte van de externe collegiale dossiertoets ook voorzichtig omarmd in het kader van “kwaliteit”; niet in het kader van “permanente opleiding”. De Algemene Raad heeft aangekondigd aan dit instrument te denken in het kader van kwaliteitsbeleid.

54

55

rechtstreeks 4/2007

rechtstreeks 4/2007 Intercollegiale toetsing in de rechtspraak

Frits Bakker

Frits Bakker studeerde rechten in Groningen. Na de raio-opleiding en een rechterlijke loopbaan (civiel recht en strafrecht) werd hij president van de rechtbank Haarlem. Per 1 januari 2008 is hij benoemd tot president van de rechtbank Den Haag.

Intercollegiale toetsing in de rechtspraak

Het is zaliger (feedback) te geven dan te ontvangen

Frits Bakker 1

Inleiding 1

Zoals elke zichzelf respecterende professionele organisatie kent ook de rechtspraak een kwaliteitssysteem. Binnen dat systeem kent de rechtspraak verscheidene vormen van intercollegiale toetsing en intervisie. In deze bijdrage zal ik trachten inzicht te geven in deze aspecten van het kwaliteitssysteem en daarbij hun veronderstelde effectiviteit betrekken. Daarna rijst natuurlijk onverbiddelijk de vraag “doen we genoeg?”. Ik ga proberen een gemotiveerd antwoord op die vraag te geven. Bij het schrijven van deze bijdrage bleek mij pas echt goed wat een rommeltje het is in de rechtspraak – mijzelf niet uitgezonderd – op het punt van definiëring van toetsings- en consultatie-instrumenten. De Rechtspraak heeft de klok horen luiden, maar – oei – waar hangt de klepel? Eerst wil ik inzoomen op het begrip “collega” in de Rechtspraak. Anders dan bij professionals in de zgn. vrije beroepen geldt voor de rechterlijke organisatie dat de rechterlijke ambtenaren enerzijds kunnen en moeten worden aangemerkt als volledig onafhankelijke professionals, terwijl zij anderzijds toch werken in een vorm van ambtelijk hiërarchisch verband. Een sectorvoorzitter is als bestuurder en manager de leidinggevende van de rechters in zijn/haar sector. Als de sectorvoorzitter recht spreekt en lid is van een meervoudige kamer is hij/zij echter gewoon een collega-rechter met een gelijk stemrecht. Daarnaast is er nog het niveauverschil tussen de professionals, wat meebrengt dat “all animals are created equal, but some are more equal than others”. Naast de formele ambtelijke hiërarchie is er dus nog een informele professionele hiërarchie, waardoor niet altijd duidelijk is, of de collega-rechter geacht wil worden als collega te spreken of als professioneel meerdere.

1 Ik ben veel dank verschuldigd aan Hans de Geus van Prisma die deze bijdrage heeft meegelezen (zie ook 3.3.) en van de nodige correcties heeft voorzien. 56

57


Zo kan het voorkomen dat naar hun aard zeer verschillende toetsingsmechanismen binnen de Rechtspraak worden opgevat als vormen van “intercollegiale toetsing”. Ik zal hieronder een overzicht geven van de verschillende toetsingsinstrumenten binnen de Rechtspraak en daarbij steeds aangeven of er sprake is van toetsing van resultaat, toetsing van het werkproces of toetsing van de persoon van de professional. Tevens zal ik aangeven, in hoeverre de toetsing collegiaal van aard is, dan wel hiërarchisch.


2

Interne kwaliteitsinstrumenten

Laat ik beginnen met een overzicht van de bestaande interne instrumenten; intern, dit ter onderscheiding van een extern instrument zoals bijvoorbeeld het klantwaarderingsonderzoek of de klachtenprocedure. Het gaat dan om: a hoger beroep en cassatie; b beoordelingsgesprekken, evaluatie- en/of functioneringsgesprekken; c meelezen, nalezen en het werken in meervoudige setting; d coaching, opleiding en supervisie; e intervisie en interne exposure. 2.1 Hoger beroep en cassatie Door middel van de rechtsmiddelen en de piramidale opbouw van de rechtspraak wordt bereikt dat de hogere rechter een oordeel geeft over het werk van de lagere rechter. Dit is een van de weinige vormen van resultaatstoetsing in de Rechtspraak. De toetsing is naar haar aard niet collegiaal. Ten opzichte van de rechtbank wordt het gerechtshof niet voor niets aangeduid als de hogere rechter. Hier ligt een fundamenteel verschil met professionals in de vrije beroepen; hoger beroep is als toetsingsinstrument veel stringenter dan een “second opinion” en wordt veel frequenter toegepast dan tuchtzaken. Vanzelfsprekend moeten de uitspraken van de hogere rechter dus ook aan hogere eisen voldoen. Lagere rechters vinden het niet prettig te worden gecorrigeerd en zullen dus geneigd zijn fouten van de hogere rechter uit te vergroten. Het gezag van de hogere rechter kan daaronder dan weer lijden. De waarde van hoger beroep als toetsingsinstrument zou verder toenemen, indien er tussen appelrechters en eerste aanlegrechters zou kunnen worden gedebatteerd over uitspraken en rechtsvinding. Tegelijkertijd is dat lastig in de verhouding tussen hogere rechter en lagere rechter. Een goede uitwisseling van argumenten komt nog maar mondjesmaat tot stand. 2.2 Beoordelingsgesprek, evaluatie- en functioneringsgesprek Art. 46a van de Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren (verder: WRRA) spreekt over een ‘evaluatiegesprek (zie Box 1). Veelzeggend is (of lijkt) het onderscheid met art. 37 van het Besluit rechtspositie rechterlijke ambtenaren (verder: BRRA), waarin met betrekking tot de níet voor het leven benoemde rechterlijke ambtenaren is bepaald dat er met hen een functioneringsgesprek wordt gehouden. Voor deze ambtenaren bepaalt dit artikel ook dat ten aanzien van hen een beoordeling kan worden opgemaakt. De WRRA noemt de beoordeling niet.

58

59


Box 1 Rechtspositie Wet Rechtspositie rechterlijke ambtenaren (Wrra) Art 46a 1 De functionele autoriteit besteedt aan de wijze waarop de voor het leven benoemde rechterlijk ambtenaar zijn taak vervult regelmatig aandacht door middel van het houden van evaluatiegesprekken. 2 Een gesprek als bedoeld in het eerste lid, vindt in elk geval plaats wanneer de functionele autoriteit dit wenselijk acht of de voor het leven benoemde rechterlijk ambtenaar hierom verzoekt. 3 Van een gesprek als bedoeld in het eerste lid, maakt de functionele autoriteit een schriftelijk verslag op. De voor het leven benoemde rechterlijk ambtenaar wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze omtrent dit verslag kenbaar te maken. Van deze zienswijze wordt melding gemaakt in het verslag. 4 Indien de voor het leven benoemde rechterlijk ambtenaar werkzaam is bij een gerechtshof of een rechtbank, wordt in het eerste tot en met derde lid onder functionele autoriteit verstaan: het bestuur van dat gerechtsho onderscheidenlijk die rechtbank, uitgezonderd het niet-rechterlijk lid van dit bestuur. Besluit rechtspositie rechterlijke ambtenaren (Brra) art 37 1 In dit artikel wordt onder rechterlijk ambtenaar verstaan: de niet voor het leven benoemde rechterlijk ambtenaar. 2 De functionele autoriteit besteedt aan de wijze van functievervulling van de rechterlijk ambtenaar regelmatig aandacht door middel van het houden van functioneringsgesprekken of het opmaken van beoordelingen, dan wel van beide. 3 Een beoordeling wordt in elk geval opgemaakt wanneer de functionele autoriteit dit wenselijk vindt of de rechterlijk ambtenaar dit aanvraagt. 4 Alvorens een beoordeling wordt vastgesteld, wordt deze met de rechterlijk ambtenaar besproken en wordt hem de gelegenheid geboden daarover zijn mening kenbaar te maken. 5 Onze Minister kan nadere regels stellen omtrent het opmaken en vaststellen van beoordelingen. 6 Onze Minister kan beleidsregels vaststellen inzake de functioneringsgesprekken.

Het evaluatiegesprek dateert als “uitvinding” uit de jaren ’90 van de vorige eeuw. De gedachte achter deze gesprekken was dat het voor iedere professional – en dus ook voor rechters – goed is periodiek te spreken over het eigen functioneren. Het woord “functioneringsgesprek” suggereert evenwel een zekere mate van hiërarchie, al is het alleen al, omdat het functioneringsgesprek – hoe zeer ook formeel tweezijdig van karakter – altijd met een leidinggevende wordt gehouden en kan resulteren in afspraken tussen medewerker en leidinggevende. Een functioneringsgesprek en de daarin gemaakte afspraken kunnen ook weer opmaat zijn voor een beoordelingsgesprek. Het was de bedoeling van de wetgever en de Rechtspraak dat het evaluatiegesprek meer collegiaal van aard zou zijn. De gedachte was dat de sectorvoorzitter (alleen?) als roostermaker leidinggevend was en als rechter collegiaal. In deze benadering komt aan de ene onafhankelijke en voor het leven benoemde rechter geen oordeel toe over het functioneren van de andere onafhankelijke en voor het leven benoemde rechter.


De feitelijke uitwerking van art. 46a WRRA is niet overal gelijk. Er zijn gerechten waar de woorden “evaluatiegesprek” en “functioneringsgesprek” inmiddels synoniem zijn.2 Er zijn ook gerechten waar het collegiale aspect onverminderd wordt benadrukt. Hieraan liggen verschillende culturen ten grondslag en verschillende opvattingen over de inhoud van het begrip “onafhankelijkheid” en over leiderschap. Naast de evaluatie- en functioneringsgesprekken werken sommige gerechten met een beoordelingssysteem. Beoordelingen van rechterlijke ambtenaren kunnen alleen op vrijwillige basis worden opgemaakt en liggen dan ten grondslag aan indicaties van de loopbaanmogelijkheden. Beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken hebben overwegend het karakter van resultaatstoetsing, zij het niet van het individuele product, maar van de totale prestatie van de professional. Bij de bespreking van de competenties van de rechter is er ook sprake van persoonstoetsing. Gedrags- en samenwerkingsaspecten komen – als het goed is – uitgebreid aan de orde. De gesprekken zijn in beide genoemde aspecten niet collegiaal van aard. Voor zover de evaluatiegesprekken langzamerhand het karakter van functioneringsgesprekken hebben gekregen, geldt daarvoor natuurlijk hetzelfde. Niet ondenkbaar is evenwel dat op enkele plaatsen nog een zodanige invulling aan deze gesprekken wordt gegeven dat daarin niet of nauwelijks de resultaten van de professional worden besproken en die gesprekken meer beschouwend van karakter zijn. Aspecten die betrekking hebben op de persoonlijke inbreng van de professional winnen dan aan gewicht en als de leidinggevende dan ook nog uitdrukkelijk afstand neemt van die positie en het gesprek als collega-rechter aangaat, kan het gesprek een meer persoonsgericht en collegiaal karakter krijgen. Zulke gesprekken hebben zeker waarde, maar in dat geval moeten er naar mijn oordeel naast de evaluatie gesprekken ook functioneringsgesprekken worden gehouden! 2.3 Meelezen, nalezen en het werken in een meervoudige setting Onder meelezen versta ik in dit verband het systeem, waarin de rechter die een vonnis heeft gemaakt dit vonnis met het dossier aan een andere rechter geeft, die het (concept)vonnis aan de hand van het dossier beoordeelt. Pas daarna wordt het vonnis uitgesproken. Onder nalezen versta ik het systeem, waarin een rechter uit de uitgesproken vonnissen een steekproef neemt, die vonnissen controleert en gesignaleerde fouten aan de rechter die het vonnis wees meedeelt.

2 Om deze reden is het woord “evaluatiegesprek” in de rechtbank Haarlem reeds enkele jaren geleden vervangen door “functioneringsgesprek” en geldt ten aanzien van functioneringsgesprekken voor alle medewerkers hetzelfde protocol. 60

61


Het meelezen komt in verschillende praktijkvarianten voor. Ik noem er een aantal: • de collega krijgt alleen het conceptvonnis en niet het dossier; de toetsing beperkt zich tot de vraag “is dit een logisch en begrijpelijk stuk”; • de collega krijgt ook het dossier; de toetsing is marginaal, niet “is dit de beste oplossing” maar “kan het zo”; • de collega krijgt ook het dossier; de toetsing is volledig. Verder zijn er verschillende oplossingen voor de situatie, waarin de meelezer het met de concipiënt niet eens is. De bekendste zijn: “de concipiënt neemt goede nota van de opmerkingen van de meelezer maar handelt daarmee naar eigen goeddunken” en “zonder instemming van de meelezer gaat het vonnis niet de deur uit”. In het laatste geval wordt de zaak vaak alsnog meervoudig behandeld. Meelezen is uitgevonden om het gemis aan meervoudige beoordeling van zaken te compenseren. Van oudsher wordt het werken in meervoudige setting gebruikt om de volgende doelen te bereiken: • betere kwaliteit (drie weten meer dan één); • coaching en opleiding; • intervisie. Een schriftelijk vonnis van een meervoudige handelskamer wordt door drie rechters gewezen. Dat betekent dat één van hen (of de griffier) een concept vervaardigd dat door de anderen volledig wordt getoetst, alvorens het wordt uitgesproken. Toen het meervoudig werken, zeker in de civiele- en bestuurssectoren, werd verlaten, ontstond het meelezen als surrogaat oplossing. Door de werkdruk werd volledig meelezen soms marginaal meelezen, of werd meelezen voornamelijk ingezet bij coaching en opleiding (wie bepaalt welke vorm van meelezen er gekozen wordt?). Als we dit nu uitsplitsen ontstaat het volgende beeld: 1 Meelezen heeft alleen betrekking op schriftelijk werk. Van toetsing die betrekking heeft op de inbreng van de professional als persoon is daarbij geen sprake. Meelezen heeft veel kenmerken van resultaatstoetsing. Dat is het overheersende element in opleidingsen coachingssituaties, waarin geldt dat het product niet de deur uitgaat, indien het niet door de opleider of senior is goedgekeurd. Je kunt er ook elementen van procestoetsing in herkennen. Bij meelezen kan sprake zijn van collegiale toetsing. Dat laatste is natuurlijk niet het geval in opleidingsen coachingssituaties. Daarnaast kan men zich koppels voorstellen, waarin de concipiënt en de meelezer zodanig verschillen in senioriteit en reputatie dat een vorm van informele professionele hiërarchie overheerst. Veel hangt in dit geval ook af van hetgeen gebeurt, indien concipiënt en meelezer van mening verschillen

62


(buiten opleidingsen coachingssituaties). Als de concipiënt vervolgens volledig vrij is het vonnis naar eigen inzicht te wijzen, overheerst het collegiale aspect. Als de oplossing wordt gevonden in het aanwijzen van een derde (en dus het samenstellen van een echte meervoudige kamer) is de toetsing wat minder collegiaal. 2 Als er meervoudig wordt gezeten en uitspraak wordt gedaan geldt voor het schriftelijk eindproduct hetgeen hiervoor is opgemerkt: veel aspecten van resultaatstoetsing en enkele elementen van procestoetsing. Daarnaast biedt de zitting echter ook veel mogelijkheden voor persoonstoetsing. Afhankelijk van de samenstelling van de kamer kunnen we daarbij spreken van vormen van collegiale toetsing of vormen van opleiding of coaching. Een traditionele meervoudige strafkamer bij een rechtbank bestaat niet zelden uit een ervaren voorzitter, een veel minder ervaren oudste bijzitter en een onervaren jongste bijzitter (kan ook een rechter in opleiding zijn of een honorair rechter-plv.). De ervaringsgraad van de griffier kan zeer verschillen. In een dergelijke situatie heeft het gesprek over het verloop van de zitting al snel het karakter van opleiding of coaching. Het kan echter ook voorkomen, vooral in appel, maar ook in eerste aanleg, dat de meervoudige kamer bestaat uit rechters met een min of meer gelijke ervaring en gelijk professioneel niveau. Het voorzitterschap is dan meer toeval en een werkelijke op intervisie gelijkende interactie kan ontstaan, zeker als daarop na afloop van de zitting uitdrukkelijk wordt gestuurd. Mits goed uitgewerkt zijn het meervoudig zitten en het meelezen dus zeer bruikbare vormen van intercollegiale toetsing. Beide instrumenten leiden niet zelden tot goede inhoudelijke discussie over de aanpak van zaken en allerlei juridische thema’s. Het meervoudig zitten heeft extra meerwaarde, als het na afloop ook kan gaan over de wijze waarop men heeft samengewerkt tijdens de zitting en over hoe men heeft “geraadkamerd”, of het minderheids standpunt voldoende ruimte heeft gekregen, of de gespreksleider iedereen voldoende het woord heeft gegeven enz. enz. Het is een zeer kwaliteitsbevorderend proces. Geen rechter wil van een collega te horen krijgen dat het wel jammer is dat hij zijn jurisprudentie niet heeft bijgehouden. Een grotere aansporing snel cursus te gaan volgen is nauwelijks denkbaar. Nalezen is in feite een wat ander instrument. Het gaat om het (schriftelijke) eindproduct en van persoonstoetsing is daarmee geen sprake. Het gaat om resultaatstoetsing en procestoetsing, een analyse van de gang van een zaak door het proces en een toets op het resultaat. In het algemeen zal het zo zijn dat juist de vakinhoudelijk sterkste rechter voor deze taak wordt aangewezen. Kritiek achteraf kan het beste komen van een persoon wiens deskundigheid onomstreden is en hoewel de rechter in kwestie waarschijnlijk vrij zal zijn zich die kritiek

63


aan te trekken of niet, kan men daarmee in veel gevallen toch waarschijnlijk niet van collegiale toetsing spreken. 2.4 Coaching, opleiding en supervisie Onder supervisie versta ik het inrichten en volgen van individuele leertrajecten, waarin onder leiding van een supervisor wordt ingegaan op de persoonlijke leervragen van een rechter ten aanzien van het rechterlijk werk. Het is een vorm van verlengde opleiding. Er wordt vanuit gegaan dat de gezel nog geen meester is. Onder coaching versta ik een begeleidingstraject, waarin een op zichzelf genomen volleerd rechter door een coach wordt ondersteund om in een bepaalde situatie beter te kunnen functioneren. In de Rechtspraak wordt het allemaal een beetje door elkaar heen gebruikt en vaak zijn er dan ook nog opleidingsfacetten aan die trajecten. Idealiter zou het er als volgt uit moeten zien: • een jurist die rechter wil worden volgt een opleidingstraject; dat traject is deels gericht op het ontwikkelen van rechterlijke vaardigheden, deels ook op het opdoen van kennis in een bepaald vakgebied; • een rechter die overstapt naar een andere sector, waarin hij/zij nog geen ervaring heeft volgt een opleidingstraject, gericht op het opdoen van kennis in dat vakgebied; • een rechter die de opleiding heeft voltooid, is daarmee nog geen volleerde rechter; hij/zij volgt een supervisietraject ter optimalisering van het rechterlijk functioneren; • een rechter die een bepaald facet van het functioneren beter moet ontwikkelen, volgt een coachingstraject dat daarop specifiek is gericht. In veel gerechten is een en ander – soms meer volledig soms meer rudimentair – zo geregeld, maar de supervisor heet soms coach of mentor en de coach opleider enz. Al deze trajecten hebben gemeen dat zij betrekking hebben op procestoetsing. Veel van het kwaliteitsbeleid binnen de rechtspraak is op deze procestoetsing gericht. De filosofie is dat een goed opgeleide rechter, die over alle benodigde kennis en vaardigheden beschikt, in een zaak die binnen de organisatie het juiste proces doorloopt, in beginsel altijd de juiste beslissing zal nemen. Al deze trajecten zijn naar hun aard niet collegiaal. De opleider, supervisor of coach is een professioneel meerdere die in deze trajecten met de betrokkene reflecteert op wat goed is en wat fout.


2.5 Intervisie en interne exposure Bij intervisie doet de rechter een beroep op zijn collega om mee te denken over persoon en functiegerichte vraagstukken en knelpunten uit de werksituatie van die rechter. Het meedenken vindt plaats door het stellen van vragen en niet zozeer door het aandragen van oplossingen. Door het stellen van vragen wordt de rechter geholpen te reflecteren op eigen gedrag en geholpen bij het zoeken en vinden van alternatieve oplossingen. Het verschil met eerder besproken kwaliteitsinstrumenten is dat intervisie geen toetsings instrument in eigenlijke zin is. In intervisie toetst een rechter weliswaar zijn of haar handelen en gedrag door dit bespreekbaar te maken met collega’s, maar een oordeel over dat gedrag of handelen vloeit uit de intervisie niet voort. Voor zover we over toetsing kunnen spreken is het zonder twijfel persoonstoetsing en deze is na haar aard collegiaal. Meestal blijft daarbij het juridisch element buiten beschouwing en gaat het vooral om bejegening. Intervisie wordt de laatste jaren veel toegepast in de Rechtspraak. Intervisie wordt op een aantal manieren toegepast. De bekendste methode is waarschijnlijk de “één op één methode”. Er wordt gewerkt met koppels van rechters (veelal wisselende koppels). Een van beiden observeert bij de zitting van de ander en na afloop wordt de zaaksbehandeling ter zitting besproken. Van belang hierbij is dat de geobserveerde rechter tevoren de aandachtspunten met de observator bespreekt. Deze methode kan bijzonder effectief zijn, vooral als het koppel goed is gekozen3 en beiden vaardig zijn in het geven en ontvangen van feedback. Deze methode kan ook blijven steken in beleefdheid en vrijblijvendheid, waarbij vooral debat over de juridisch-inhoudelijke aspecten van de zaak een “veilige” uitweg is voor degenen die zichzelf of anderen niet gemakkelijk ter discussie kunnen stellen. Vandaar dat in het beginstadium meestal gekozen wordt voor de begeleiding door gedragswetenschappers. Een andere gebruikte methode is de “incidentmethode”. In een kleine groep – dit kan een specifieke intervisiegroep zijn, maar ook een meervoudige kamer – wordt besproken, welk voorval een lid van de groep bezig houdt of heeft bezig gehouden en wordt getracht door middel van vraagstelling en advisering dat lid van de groep handvatten te bieden voor een adequate benadering van dit soort voorvallen in de toekomst. Ook hier geldt dat vertrouwen in de groep cruciaal is, omdat men zich kwetsbaar op moet durven stellen. Het risico bestaat dat de voorvallen die echt het bespreken waard zijn niet worden genoemd. Anderzijds is er wat meer groepsdwang en daardoor wat minder vrijblijvendheid.

3 Er moet enige chemie zijn en vooral vertrouwen, niet alleen in elkaars kwaliteiten, maar ook in het handhaven van de vertrouwelijkheid. 64

65


Een probleem bij intervisie is dat deze vorm van “peer review” vooral nuttig is, als hij met regelmaat wordt uitgevoerd. Het vergt dus enige organisatie, begeleiding bij de invoering, agendering en vooral voortgangscontrole. Waar dat goed geregeld is, wordt intervisie meestal in de rechtspraak ervaren als een waardevol en leerzaam instrument. Intervisie gaat niet samen met hiërarchie. Koppels of groepen moeten dus goed worden gekozen. De ervaren vicepresident kan geen intervisiekoppel vormen met de net begonnen “jongste rechter”. Van groot belang is voorts een goede protocollering. De geobserveerde rechter moet er zeker van zijn dat de observaties nooit onderwerp van bespreking kunnen zijn bij zijn eerstvolgende functioneringsgesprek. Een bijzondere vorm van intercollegiale toetsing wordt nog gevonden in de interne of externe publicatie van uitspraken. Een sector kent bijvoorbeeld een “rondzendmap”, waarin interessante uitspraken uit de sector worden verzameld, rond gezonden én van commentaar worden voorzien. Ditzelfde geldt voor externe publicatie – bijvoorbeeld op rechtspraak.nl – waarmee men zich als rechter bloot stelt aan commentaar, niet alleen van de maatschappij, maar ook van collega’s. Het is bekend dat sommige rechters daarom terughoudend zijn met het aanmelden van hun uitspraken voor publicatie. Stel dat je iets over het hoofd hebt gezien! Het is niet leuk daarop min of meer publiekelijk te worden gewezen. Een vorm van interne exposure is ook het wekelijks of tweewekelijks jurisprudentie-overleg, waarin wordt gedebatteerd over juridische vraagstukken en waarin rechters hun kennis met elkaar delen of soms ook meten.


3

Doen we genoeg of kan het beter?

3.1 Wat leert het overzicht? Het voorgaande leert ons dat de interne resultaatstoetsing in de rechtspraak maar beperkt is ontwikkeld. We hebben: hoger beroep, functioneringsgesprekken en meervoudig zitten of meelezen. Bij de functioneringsgesprekken worden individuele producten van de rechter in kwestie niet op kwaliteit beoordeeld. Voor het hoger beroep geldt dat er in relatief weinig zaken beroep wordt ingesteld en dat vaak moeilijk te beoordelen is of de uitspraak van de eerste rechter goed of fout was. Nieuwe feiten vertroebelen vaak het beeld. Het beste instrument is zonder twijfel de meervoudige behandeling of de afgeleide daarvan: het meelezen. Mijn taxatie is evenwel dat dit landelijk gemiddeld – in eerste aanleg – in niet meer dan 10% tot 15% van de zaken het geval is. Interne procestoetsing is redelijk goed ontwikkeld. De rechtspraak heeft een intern kwaliteitssysteem (RechtspraaQ) dat gericht is op de vervolmaking van de processen. Ik licht dat hieronder nog nader toe. Hét credo is toch wel dat een goed proces “altijd” leidt tot een goed product. Vooral in de verhouding tussen de Raad voor de rechtspraak en de gerechten wordt de kwaliteit van de processen op vele manieren getoetst. Wat overblijft aan persoonstoetsing is beperkt: vormen van supervisie, coaching en intervisie. 3.2 Is het genoeg? Ik zal met de deur in huis vallen: we doen nog lang niet genoeg, of – beter – we doen het nog lang niet goed genoeg. In een gesprek met een oudere rechter (single) over de bijzondere aspecten van het rechterschap, zei deze met een groot zelfinzicht tegen mij: “weet je, jij wordt tenminste nog thuis gecorrigeerd, dat heb ik ook al niet”. Als je een vak uitoefent, waarin je weinig wordt tegen gesproken – of dat nu neurochirurg, tandarts of rechter is – moet je moeite doen de tegenspraak te organiseren. Rationeel weten we dat wel en je hoort iedere captain of industry zeggen dat hij geen jaknikkers om zich heen wil hebben, maar als je steeds minder tegenspraak krijgt, wordt de resterende feedback toch steeds moeilijker verteerbaar en ondanks de mooie – en welgemeende – woorden is de praktijk toch soms dat de niet-jaknikkers toch snel de raad van bestuur moeten verlaten. Rechters zijn gewend het laatste woord te hebben en de knoop door te hakken met de woorden “nee, over de uitspraak ga ik verder niet meer met u in discussie”. Dit wordt in de heersende opleidingscultuur ook

66

67


aangeleerd. Anders dan bij veel vrije beroepsbeoefenaren kan over de inhoudelijke kwaliteit van het werk ook niet worden geklaagd.4 Het correctiemechanisme van het hoger beroep is een luxe die veel vrije beroepsgroepen niet hebben. Ik denk tenminste dat veel artsen of andere zorgverleners die een ingrijpende of zelfs fatale fout maken graag over zo’n voorziening zouden beschikken en zeker als de regeling zou inhouden “over fouten tijdens de operatie kan niet worden geklaagd, indien deze door een beter gekwalificeerde arts achteraf nog (min of meer) kunnen worden hersteld.” 5 In het kader van deze bijdrage wil ik niet stilstaan bij het moeilijk te overschatten belang van een feilloos (toegankelijk, snel en goedkoop) appelsysteem, of het belang van degelijke en gerichte externe toetsing van de vakinhoudelijke kwaliteit.6 Ik wil volstaan met te benadrukken dat een organisatie die zozeer het risico loopt dat haar professionals onvoldoende tegengas krijgen, haar uiterste best moet doen alle interne controlemechanismen piekfijn op orde te hebben. In de rechtspraak is de kwaliteitstoetsing dus in wezen opgebouwd op basis van het beginsel van de onaantastbaarheid van de rechter en zijn/haar uitspraak en het correctiesysteem van het hoger beroep. Gegeven de beperkingen van het appelsysteem spannen de Raad voor de rechtspraak en gerechtsbesturen zich in om de kwaliteit van het personeel en de processen op een zo hoog mogelijk niveau te krijgen. Het uitgangspunt is: “als wij zorgen voor een goed geselecteerde, goed opgeleide rechter die over alle noodzakelijke rechterlijke competenties beschikt 7 en als we zorgen voor goede werkprocessen en goede niet rechterlijke medewerkers, dan zal ook het product goed zijn”. Dit is een zinvolle redenering die zeker in de meeste gevallen geldt. In het kader van deze redenering wordt op dit moment in de rechtspraak serieus werk gemaakt van min of meer verplichte permanente educatie. Er is een tendens zichtbaar om duidelijk omschreven opleidingseisen te stellen aan bepaalde rechterlijke functies.


Dat past ook bij het zoeken naar vormen van specialisatie, welke overigens weer niet altijd makkelijk te combineren zijn met het recht op roulatie van de rechter en de cultuur van generalisatie en frequent rouleren (waar ook het nodige voor te zeggen valt). Uniforme werving en selectie en uniforme opleidingsprogramma’s garanderen dat rechters bij hun benoeming over de juiste kennis en vaardigheden beschikken. Intervisie en supervisie moeten in dit kader garanderen dat rechters kennis en vaardigheden ook toepassen, dat zij zich blijven ontwikkelen en dat zij blijven binnen de kaders van de professionele standaard van de beroepsgroep. Als dit systeem perfect werkt, mag worden aangenomen dat 98% van de productie aan de stellen kwaliteitseisen voldoet. Voor de resterende 2% moet dan nog een oplossing worden gevonden. De rechtspraak kent een eigen kwaliteitssysteem – RechtspraaQ – dat sterk rond dit principe – bij een goede selectie, goede opleiding en goede processen is de kwaliteit verzekerd – is opgebouwd. Kortom, alles is in gereedheid om op basis van interne toetsingsmechanismen (nagenoeg) perfect werk af te leveren. Nu is een probleem dat de rechtspraak in zekere zin ook een non-interventiecultuur kent. Onder het motto “wat gij niet wilt dat u geschiedt…” wordt nog wel eens wat feedback “onder de baret gehouden”. Het argument is vaak de onafhankelijkheid, maar in feite kan heel goed een rol spelen dat mensen die niet van tegenspraak houden ook terughoudend zijn bij het tegenspreken. Bij het organiseren van intervisie zien we vaak dat het kort na een (her)start een tijd prima loopt, maar daarna toch langzaam weer verloopt, tenzij een leidinggevende strakke voortgangscontrole organiseert. Bij supervisie zien we vaak dat vol enthousiasme supervisoren (vaak onder de titel “mentor” en “coach”) worden aangewezen, maar dat ook dit 2 jaar later is weggezakt, omdat de nieuwe rechters er toch niet zoveel behoefte aan hadden en omdat de senioren toch al zo weinig tijd hadden enz. Men doet het deels, omdat het moet en niet omdat men de noodzaak ervan ziet, of – mooier nog – het leuk vindt om te doen. 3.3 Wat kan er beter?

4 Er is een klachtenregeling, maar deze sluit de inhoud van het rechterlijk werk uitdrukkelijk uit; daarvoor is hoger beroep. Dit is om een twee redenen een logische constructie: 1) het gerechtsbestuur dat over de klachten oordeelt, mag wettelijk gezien, niet treden in de rechterlijke beoordelingsvrijheid en 2) onwenselijk is de situatie, waarin het bestuur bijvoorbeeld een inhoudelijke klacht gegrond zou achten (wegens: foutieve beslissing), terwijl een tijd later het Hof zou besluiten dat de beslissing van de rechter correct was; het appelsysteem is nu eenmaal een gesloten systeem. 5 Dat is immers de situatie in de Rechtspraak: als een hof een foute uitspraak van een rechtbank vernietigt en de juiste uitspraak doet, heeft dat geen enkele consequentie voor de rechtbank (of voor de Staat). 6 Er is wel externe toetsing, maar deze maakt onderdeel uit van het klantwaarderingsonderzoek en is daarmee noodzakelijkerwijze nogal algemeen van aard. Er is ook sprake van externe toetsing in de vorm van reacties in de (vak)pers op gepubliceerde uitspraken; het dan wel om individuele zaken, maar daar is het manco dat de “beoordelaar” meestal het dossier niet kent. 7 Inclusief het vermogen tot reflectie en de bereidheid het eigen gedrag transparant te laten zijn en ter discussie te stellen.

Duidelijkheid over toetsing Als we het arsenaal aan instrumenten beschouwen, kunnen we ons allereerst de vraag stellen, of er in de Rechtspraak voldoende duidelijkheid en openheid bestaat over toetsings mechanismen. Die duidelijkheid en openheid is vanzelfsprekend mede van belang voor de noodzakelijke veiligheid die de medewerker moet ervaren bij de toepassing van de instrumenten. Ik geloof dat ik dit het beste aan de hand van een voorbeeldje kan illustreren:

68

69


Carla begint als rechter in de strafsector. Zij zit in de meervoudige kamer en zit regelmatig zaken voor. Zij doet dat op grondige en – helaas – ook langdurige wijze. De eerste 2 zittingen lopen uit. Er is geen tijd voor nabespreking met de voorzitter. Wel vraagt Carla de volgende dag (steeds) aan haar collega-bijzitter en kamergenoot, wat zij van haar optreden vond. De collega – die Carla een hartstikke aardige meid vindt en zich haar eigen eerste zittingen nog als de dag van gisteren herinnert – stelt Carla gerust: “Het gaat prima. Je hebt alles behandeld en iedereen kwam goed aan het woord. Ik doe het zelf inmiddels allemaal wat korter, maar ja ik krijg dan ook het verwijt dat ik kort door de bocht ben. Nee hoor, niks mis mee.” Na de derde zitting is er even tijd om na te praten met de voorzitter, Charles. Hij prijst Carla, omdat haar grondige en uitgebreide benadering helemaal aansluit bij zijn eigen opvattingen en bij de cultuur in het team. Carla moet zich niets aantrekken van het uitlopen van de zittingen. Dat komt door foutieve planning. Als gevolg van de productiedruk “van boven” worden er gewoon teveel zaken op een zitting gezet. De volgende twee zittingen zit Carla bij een andere voorzitter, Petra. Zij merkt dat deze een heel andere en veel bondiger aanpak heeft. Zij bespreekt ook met Petra haar optreden ter zitting na. Petra vindt dat Carla het in de helft van de tijd zou kunnen doen, maar vindt ook dat zij de onafhankelijkheid van Carla moet respecteren. Zij zegt: “Er zijn meer manieren om een zaak ter zitting aan te pakken. Je merkt wel dat ik zo mijn manier heb. Als je je daar beter bij voelt, kun je daar iets van overnemen, maar jouw manier is ook goed en je hebt recht op je eigen aanpak.” Carla houdt de koers vast. Na 6 maanden is er een interim-functioneringsgesprek met de teamvoorzitter. Deze wil de “langdradige” cultuur in het team aanpakken en vindt dat de zaaksbehandeling wel 30% sneller kan, als men alle overtollige vragen schrapt. Tot haar verbazing krijgt Carla nu ineens kritiek. Zij moet zich niet zo richten naar de heersende cultuur en kan een voorbeeld nemen aan haar kamergenoot die het toch ook een stuk sneller kan. Bovendien heeft ze toch van Petra wel gehoord hoe het moet? Arme Carla!


algemeen op een glijdende schaal bevindt, ergens tussen helemaal goed en helemaal fout, gelukkig meestal dichter bij helemaal goed. b Er behoort duidelijkheid te zijn over de rol van de senior. Is Charles een supervisor van Carla, een opleider of gewoon een oudere collega? Een opleider en (in wat mindere mate of op andere wijze) een supervisor behoren duidelijkheid te geven over de kwaliteit van het werk van de jonge professional en deze te helpen bij verdere professionalisering. Hij/zij benoemt wat “goed” is en wat “fout”. Hij/zij gaat daarbij niet uit van zijn eigen opvattingen, maar van de professionele standaard. De sectorvoorzitter behoort te hebben geregeld wat Charles’ positie precies is en als Charles supervisor is, behoort hij met Carla te bespreken: “Jij doet het net zoals ik en dat vind ik dus wel fijn om te zien, maar we hebben in het team afgesproken dat we niet meer zo uitgebreid ingaan op de aangifte en het strafblad en dat we het laten bij de conclusies van de rapportage, tenzij die punten in geschil zijn. Wij doen dat dus allebei niet goed. Zullen we samen eens nader onderzoeken op welke wijze we meer tegemoet kunnen komen aan hetgeen wij als standaard hebben afgesproken?” Als Petra iets hoort te zeggen (misschien moet zij eerder naar Charles verwijzen) is dat: “Zoals ik het doe, hebben we het afgesproken in het team en daar moet je je dus op richten. Natuurlijk is er ook voor jou individuele vrijheid om dat stramien in te vullen, maar je moet wel bij de standaard blijven.”

Natuurlijk zal een dergelijke situatie zich nergens meer voordoen in de rechtspraak. Dit is volkomen hypothetisch. Ik gebruik het voorbeeld om een paar normen te benoemen:

c Een collega/kamergenoot behoort open te zijn over wat hij/zij constateert. Onder het motto “zachte heelmeesters maken stinkende wonden” is het veel beter de collega vooruit te helpen door eerlijk te zeggen wat je vindt dan de collega zogenaamd te sparen. De collega had moeten zeggen: “Alle begin is moeilijk Carla, dus trek het je niet teveel aan, maar het moet echt een flink stuk korter. We hebben daarover in de teamvergadering afspraken gemaakt.” Dat biedt voor Carla ook de opening naar het collegiale gesprek: “kun je niet eens naar mijn zitting komen kijken met als aandachtspunt “korter” en dan samen met mij langs de weg van intervisie bekijken, hoe ik het anders zou kunnen doen?”

a De leidinggevende moet er voor zorgen dat er duidelijkheid bestaat over welk optreden ter zitting van Carla wordt verwacht. Zonder die duidelijkheid raakt Carla in verwarring en is het functioneringsgesprek een onverwachte koude douche. Ten onrechte wordt hier wel geschermd met het containerbegrip “onafhankelijkheid”. Een groep – onafhankelijke – professionals hoort te bepalen wat de standaard is. De invulling van de standaard is aan de individuele professional. Ook voor professionals en dus ook voor rechters geldt dat hun optreden – afgezet tegen de standaard – vaak “goed” en soms “fout” is en zich in het

Vastere paden In essentie is de situatie op dit moment zo dat een potentiële rechter grondig wordt geselecteerd en opgeleid en vervolgens – na bij Koninklijk Besluit voor het leven tot rechter te zijn benoemd – wordt losgelaten. Er zijn her en der nog allerlei vervolgtrajecten of vervolg trajecten, maar die stellen niet allemaal heel veel voor. Van een hertoetsing van rechters is al helemaal geen sprake. In een aantal beroepsgroepen zijn vormen van supervisie verplicht, hetzij om na de opleiding een bepaald beroep te mogen uitoefenen, hetzij om het recht te

70

71


behouden dat beroep te mogen uitoefenen. De supervisor is speciaal getraind en opgeleid en daarmee gecertificeerd. Zo kan men bijvoorbeeld alleen NVRG 8-gecertificeerd systeemtherapeut worden, nadat men 75 sessies supervisie heeft “ondergaan”, waarbij het lid in opleiding zelf zijn keuze kan maken uit een lijst van specifiek daartoe erkende supervisoren. Bij de leden in opleiding gaat het – voor alle duidelijkheid – niet om mensen die net uit de schoolbanken komen, maar om ervaren psychologen, psychiaters en andere zorgverleners die de opleiding tot systeemtherapeut reeds hebben afgerond. De supervisie staat ook los van het tijdens de opleiding bespreken van individuele prestaties van therapeuten in opleiding. In andere beroepsgroepen is normaal dat men na verloop van tijd opnieuw aantoont nog steeds aan de eisen te voldoen. Een voorbeeld: men kan alleen het vliegbrevet behouden, indien er weer een keer gevlogen is met een ervaren instructeur. Het zou dus niet opmerkelijk zijn, indien ook in de rechtspraak supervisie op enige wijze verplicht onderdeel zou uitmaken van een rechterscurriculum, net zoals permanente educatie, en als op enige wijze werd bijgehouden en getoetst of de rechter nog steeds aan de eisen voldoet. In het rechterscurriculum zou na de opleiding ruimte kunnen worden ingeruimd voor een zeker aantal uren supervisie. Naast de verplichte permanente educatie zou van een rechter mogen worden gevergd dat hij/zij na een aantal jaren rechterschap andermaal een aantal supervisie-uren doorloopt. Een ander vast pad heeft betrekking op de intervisie. Intervisie is nog te vrijblijvend geregeld. De grote valkuil is dat het primaire proces altijd voorrang heeft en dat intervisie niet altijd hoog genoeg op de prioriteitenlijst staat. Zeker voor degenen die wat moeite hebben met intervisie is een excuus dan snel gevonden. Net als permanente educatie moet ook intervisie worden genormeerd. Net als goed opleiden, is ook goed supervisie of intervisie geven een kunst. Intervisie en supervisie kan en moet worden aangeleerd. Van opleiders wordt verwacht dat zij een daarop gerichte cursus hebben gevolgd. Dat zou ook moeten gelden voor senioren die als supervisor worden ingezet en – breder – voor alle rechters die participeren in intervisie. Een goed rechter is niet automatisch een goede begeleider. Op dit punt worden er binnen de rechtspraak nog te weinig eisen gesteld.


Een breder blikveld Omdat vreemde ogen dwingen, maar ook minder bevooroordeeld beschouwen, is het verstandig rechters van andere colleges te betrekken bij de uitvoering van de kwaliteits instrumenten. Als het gaat om de resultaatstoeting (meelezen en nalezen) staat een collegarechter “van buiten” mogelijk vrijer bij het geven van feedback dan een kamer- of ganggenoot. Bovendien komt de discussie over het resultaat op een hoger niveau, als daarbij ook de werkwijze van een ander college wordt betrokken. Is dat eng? Ja dat kan eng zijn. Je weet van je teamgenoot welke interventie – maar ook non-interventie – je kunt verwachten en van een buitenstaander weet je dat niet. Die non-interventiecultuur vraagt echter om een bredere blik. Een aardig voorbeeld ter illustratie: niet lang geleden zat ik als president een strafzitting voor. Het vonnis werd onder mijn eindverantwoordelijkheid gewezen. Nadien werd het vonnis nagelezen en bleken daarin – helaas – enkele onjuistheden te staan.9 Ik kwam daar bij toeval achter, want men had het niet kies gevonden mij dit onder de neus te wrijven. Raio’s en rio’s hoor ik met regelmaat vragen: “hoe ga je nu om met de situatie dat je het (echt) beter weet dan je opleider?” Mijn antwoord is dan dat men geselecteerd is op intellect en tact en dat ik verwacht dat men een weg weet te vinden om bij het standpunt te blijven zonder de opleider te schofferen. De wederopmerking is dan steevast “makkelijker gezegd dan gedaan” en uit mijn eigen opleidingsituatie herinner ik me nog terdege de woede van een opleider, toen ik probeerde voet bij stuk te houden. Vaak moet in dit soort situaties een mentor of een eindverantwoordelijk bestuurder worden ingeschakeld. Een collega van buiten staat meer vrij, vreest geen (sociale) repercussies en is niet belast door vooroordelen. Ook intervisie zou om dezelfde redenen aan waarde winnen, als ook collega’s van buiten de eigen rechtbank daarbij zouden worden betrokken. Niet alleen de bredere blijk speelt dan een rol, maar ook dat intervisie tussen twee collega’s die elkaar goed kennen iets afgezaagds en voorspelbaars krijgt. Een onbekende collega stelt andere vragen, deelt andere ervaringen en brengt een nog onbekende persoonlijkheid in het gesprek in. Goede afspraken Het is een open deur, maar goede afspraken rond de verhouding tussen instrumenten, zoals intervisie, supervisie en coaching – die vertrouwelijkheid vergen – en beoordelings- en functioneringsgesprekken zijn van het grootste belang. Dat betekent dat zeer goed moet worden overwogen, bij wie een informatieverzoek in het kader van een functioneringsgesprek wordt uitgezet. Tevoren moet ook helder worden afgesproken voor wie informatie uit enig toetsingsinstrument beschikbaar is. Een goede afspraak is daarbij niet automatisch hetzelfde als een goede set regels op papier!

8 Nederlandse Vereniging voor Relatie- en Gezinstherapie.

9 Om de indruk van rechterlijke dwaling weg te nemen: geen essentiële fouten.

72

73


Goede afspraken spelen ook op een ander gebied een rol. De professionele standaard moet helder zijn. Ieder gesprek is onmogelijk, indien de rechter iedere reflectie op gedrag of handelen kan afweren met het schild van de onafhankelijkheid en de stelling “ik doe het zo en niet anders en ik blijf het zo doen en niet anders”. In een omgeving, waarin iedereen zijn/haar eigen professionele standaard definieert is geen zinvolle collegiale toetsing mogelijk.


4

Conclusie

In de rechtspraak wordt het nodige ondernomen op het gebied van de interne toetsing van de kwaliteit. De nadruk ligt daarbij op de toetsing van werkprocessen. De resultaatstoetsing van het individuele product wordt belemmerd door de regel dat alleen aan de hogere rechter een oordeel toekomt over het werk van de lagere rechter in combinatie met het feit dat slechts in weinig zaken appel wordt ingesteld. Terecht zet de rechtspraak daarom in eerste aanleg meer in om meervoudige rechtspraak en meelezen als afgeleide daarvan. Het gesprek over de persoonlijke competenties kan nog aanzienlijk worden verdiept. Rechters worden na de formele opleiding nog te snel “in het diepe gegooid”. Structurele supervisie in de startfase verdient aanbeveling. Voorts verdient intervisie een hoge plaats op de prioriteiten agenda. In het algemeen kan worden gezegd dat er binnen de Rechtspraak meer duidelijkheid moet komen over de aard en toepassing van de diverse interne kwaliteitsinstrumenten en dat het verstandig is bij de toepassing daarvan vooral ook over de grenzen van het eigen gerecht te kijken. Betekent dat extra werk, extra geld (ook voor de inhuur van (gedrags)deskundigheid) en extra organisatie? Jazeker en daardoor moeten we ons ook vooral niet laten weerhouden. De Rechtspraak kan zich nauwelijks fouten veroorloven en het kwaliteitsinstrumentarium is dus van het grootste gewicht.

74

75

rechtstreeks 4/2007

76

Peer review bij professionals:

Recommend Documents