PEDOMAN VENDOR
PETUNJUK MENGIKUTI PELELANGAN
PT PERKEBUNAN NUSANTARA VII BANDAR LAMPUNG
TAHUN 2016
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................................. ........ 1 CECKLIST FITUR VENDOR ............................................................................................................... 2 BAB I
4
PENGUMUMAN ............................................................................................................................. 4 1.1
MEMBUKA APLIKASI ...................................................................................................... 4
1.2
HALAMAN AWAL ........................................................................................................... 4
BAB II...
7
MENGIKUTI LELANG ...................................................................................................................... 7 2.1 2.1.1
FLOWCHART PROSES LELANG ....................................................................................... 7 HALAMAN LOGIN ...................................................................................................... 10
BAB III
11
PENDAFTRAN LELANG ................................................................................................................. 11 3.1 3.1.1 3.2 3.2.1
PROFIL ......................................................................................... ................................ 11 GANTI PASSWORD ...............................................................................................
11
INFORMASI .................................................................................................................. 12 BERITA .................................................................................................................
12
3.3
LAPORAN ..................................................................................................................... 12
3.31
KOMPOSISI PESERTA ............................................................................................... 12
3.4
VENDOR ...................................................................................................................... . 13
3.4.1 3.5
DATA VENDOR .....................................................................................................
13
VENDOR PENGADAAN ................................................................................................. 28
3.5.1
PENGUMUMAN VENDOR ....................................................................................
28
3.5.2
PENDAFTARAN LELANG .......................................................................................
30
3.5.3
PENAWARAN .......................................................................................................
31
3.6
LOGOUT ...................................................................................................................... . 49
User Manual Vendor
Page 1
CECKLIST FITUR VENDOR APLIKASI E – PROCUREMENT No 1
Menu Profil
Sub Menu Ganti Password
Keterangan Halaman
Ganti
Password
adalah
halaman
yang
digunakan
untuk
menganti password user apabila ingin lebih menjaga privasi keamannya 2
Informasi
Berita
Halaman berita ini adalah halaman yang menampilkan informasi
berita mengenai
informasi pengadaan berdasarkan instansi dan tahun
3
Laporan
Komposisi Peserta
Halaman Komopisi Peserta
adalah
halaman yang menampilkan
daftar
informasi komposisi peserta lelang dari informasi berdasarkan nama, peserta dan penawar yang ada pada pengadaan yang pernah diikuti 4
Vendor
Data Vendor
Halaman Daftar Perusahaan
adalah
halaman awal pembuka vendor setelah melakukan
registrasi
dan
sudah
dikonfirmasi lewat email yang terdaftar menjadi vendor 5
Vendor
Pengumuman
Halamana ini adalah halaman yang
Pengadaan
Lelang
menampilkan informasi pengumuman lelang yang bisa di ketahui oleh vendor
Pendaftaran Lelang Halaman Pendaftaran Lelang ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengadaan apa saja yang sedang ada dan vendor dapat mendaftarkan untuk
User Manual Vendor
Page 2
dapat mengikuti lelang Penawaran
Halaman Menu
Penawaran
halaman yang menampilkan
adalah daftar
penawaran dan detail tahapan lelang dari
pengadaan
yang
mendaftarkan sebagai peserta
sudah lelang
pada halaman sebelumnya
User Manual Vendor
Page 3
BAB I PENGUMUMAN
1.1
MEMBUKA APLIKASI Aplikasi E – Procurement adalah aplikasi berbasis web yang dapat diakses dengan cara menggunakan internet browser yang terkoneksi dengan jaringan internet.
1.2
HALAMAN AWAL Setelah selesai membuka aplikasi ini menggunakan internet browser user, kemudian akan muncul halaman Home/halaman awal aplikasi seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Halaman Awal Keterangan :
User Manual Vendor
Page 4
Apabila pada pelelangan umum maka akan ditampilakan pengumuman pengadaan seperti pada gambar diatas dapat ditampilkan seperti pada gambar dibawah ini.
Selanjutnya kllik pada dokumen pengumuman yang diberi arah panah warna merah seperti pada gambar diatas maka file tersebut dapat di lihat dan tampil seperti pada gambar dbawah ini.
User Manual Vendor
Page 5
tetapi jika pada pemilihan langsung atau penunjukan langsung maka akan ada undangan untuk vendor pada saat sesudah login terlebih dahulu.
User Manual Vendor
Page 6
BAB II MENGIKUTI LELANG 2.1
FLOWCHART PROSES LELANG
User Manual Vendor
Page 7
VENDOR
PANITIA
Lihat Pengumuman menu/pengumuman lelang
Download Dokumen menu/pengumuman lelang/dokumen lelang Pendaftaran Lelang menu/pendaftaran lelang
Pemasukan Prakualifikasi menu/penawaran/pemasukan prakualifikasi
Evaluasi Prakualifikasi
Pengumuman hasil Prakualifikasi menu/penawaran/pengumuman hasil prakualifikasi Evaluasi Prakualifikasi Tiap Peserta
Aanwijzing menu/penawaran/pemasukan harga penawaran
Aanwijzing
Tahap Pemasukan Penawaran Input Harga Penawaran menu/penawaran/pemasukan harga penawaran
Cetak berkas Penawaran menu/penawaran
Unggah File Digital Penawaran menu/penawaran/pemasukan harga penawaran
Sistem Otomatis Melakukan Enkripsi Penyandian Dokumen
A
User Manual Vendor
Page 8
VENDOR
PANITIA A
Pembukaan Penawaran
Evaluasi Administrasi
Evaluasi Teknis
Pengumuman Hasil Evaluasi Sampul I
Pembukaan Penawaran Sampul II
Evaluasi Biaya
Penetapan Pemenang
Pengumuman Pemenang
Sanggahan
Jawaban Sanggahan
Batal Lelang
Penilaian Ulang Tidak
Penunjukan Pemenang
User Manual Vendor
Page 9
2.1.1 HALAMAN LOGIN Halaman ini adalah halaman awal pembuka aplikasi E – Procurement dengan memasukkan username dan password seperti pada gambar : dibawah ini.
Gambar : Halaman Login Keterangan :
Untuk dapat login terlebih dahulu masukkan username, password dan verification Code dan klik tombol
User Manual Vendor
Page 10
BAB III PENDAFTRAN LELANG 3.1
PROFIL
3.1.1
GANTI PASSWORD
Halaman Ganti Password adalah halaman yang digunakan untuk menganti password user apabila ingin lebih menjaga privasi keamannya seperti pada gambar : dibawah ini.
Gambar : menu ganti password Keterangan :
: Berfungsi untuk menyimpan data
: Berfungsi untuk membatalkan proses mengubah password
User Manual Vendor
Page 11
3.2
INFORMASI
3.2.1
BERITA Halaman berita ini adalah halaman yang menampilkan informasi berita mengenai informasi pengadaan berdasarkan instansi dan tahun seperti pada gambar dibawah ini.
3.3
LAPORAN
3.31
KOMPOSISI PESERTA
Halaman Komopisi Peserta adalah halaman yang menampilkan daftar informasi komposisi peserta lelang dari informasi berdasarkan nama, peserta dan penawar yang ada pada pengadaan yang pernah diikuti seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Form Komposisi Peserta
User Manual Vendor
Page 12
3.4
VENDOR
3.4.1
DATA VENDOR
Halaman Daftar Perusahaan adalah halaman awal pembuka vendor setelah melakukan registrasi dan sudah dikonfirmasi lewat email yang terdaftar menjadi vendor seperti pada gambar : dibawah ini.
Gambar : Form Data Perusahaan Keterangan : : berfungsi untuk mengubah/melengkapi data perusahaan
: berfungsi untuk mengembalikan kehalalman awal/home
: berfungsi untuk mengubah password
User Manual Vendor
Page 13
: berfungsi untuk menampilkan informasi sejarah perusahaan
Administrasi
: berfungsi untuk menampilkan data administrasi perusahaan yang terdiri dari : ijin usaha, akta pendiri, SPT Tahunan, dan Neraca seperti pada gambar dibawah ini. -
Ijin Usaha
Berikt ini penjelasan mengenai
yang befungsi untuk menampilkan informasi
ijin usaha apa saja yang ada pada perusahaan seperti pada gambar dibawah ini.
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload dokumen : berfungsi untuk membuat ijin usaha baru seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 14
Jika sudah diisi data ijin usaha perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya dengan klik -
Akta Pendiri
: berfungsi untuk menampilkan informasi akta pendiri dari perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
: berfungsi untuk melihat data yang sudah di upload : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengupload dokumen : berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 15
Jika sudah diisi data klasifikasi perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya dengan klik
: berfungsi untuk menampilkan perubahan akta pendiri badan usaha perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
: berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 16
-
SPT Tahunan : berfungsi untuk menampilkan laporan SPT Tahunan perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
: berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini
-
Neraca : berfungsi untuk menampilkan data neraca perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
: berfungsi menampilkan tampilan perubahan pada data neraca perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 17
: berfungsi untuk menampilkan dokumen yang telah di upload oleh vendor
: berfungsi untuk mengupload dokumen
: berfungsi untuk mengubah data
Klasifikasi
: berfungsi untuk menampilkan data klasifikasi perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan :
User Manual Vendor
Page 18
: berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
Jika sudah diisi data klasifikasi perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
Pemilik : berfungsi untuk menampilkan data pemilik perusahaan
User Manual Vendor
Page 19
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
Jika sudah diisi data pemilik perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
User Manual Vendor
Page 20
Pengurus : Berfungsi untuk menampilkan data pengurus perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 21
Jika sudah diisi data pengurus perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
Tenaga Ahli
: berfungsi untuk menampilkan data tenaga ahli yang dimiliki perusahaan, dapat berstatus karyawan tetap/kontrak eksklusive/jangka waktu tertentu.
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 22
Jika sudah diisi data tenaga ahli perusahaan kemudian klik tombol
dan
apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
User Manual Vendor
Page 23
Pengalaman
: Berfungsi untuk meampilkan pengalaman perusahaan seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 24
Jika sudah diisi data pengalaman perusahaan kemudian klik tombol
dan
apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
Peralatan
: berfungsi untuk menampilkan peralatan yang ada pada perusahan seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data User Manual Vendor
Page 25
: berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini
Jika sudah diisi data peralatan perusahaan kemudian klik tombol
dan apabila
ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol
DRT
: berfungsi menampilkan data perusahaan yang sudah aktif sebagai rekanan pada pengadaan seperti pada gambar dibawah ini.
: berfungsi untuk menampilkan pemberitahuan bahwa masa berlaku masih aktif pada kelengkapan dokumen administrasi
User Manual Vendor
Page 26
: berfungsi menampilkan data surat penetapan menjadi rekanan untuk vendor yang sudah menjadi DRT
Daftar Dokumen
: berfungsi untuk menampilkan semua dokumen yang telah di upload oleh vendor seperti pada gambar dibawah ini
Jika ingin mendownload dokumen yang sudah di upload oleh vendor dengan klik tombol
User Manual Vendor
.
Page 27
3.5
VENDOR PENGADAAN
3.5.1
PENGUMUMAN VENDOR Halamana ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengumuman lelang yang bisa di ketahui oleh vendor seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : menu pengumuman lelang/ undangan lelang Keterangan :
Kemudian klik untuk dapat mengetahui pengadaan yang telah di undang sebagai peserta pada pengadaan yang sedang ada dapat dilihat seperti
pada gambar dibawah ini.
Jika sudah diklik pada seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
maka akan tampil
Page 28
User Manual Vendor
Page 29
3.5.2
PENDAFTARAN LELANG
Halaman Pendaftaran Lelang ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengadaan apa saja yang sedang ada dan vendor dapat mendaftarkan untuk dapat mengikuti lelang seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Form Pengadaan Keterangan :
Apabila ingin mendaftarkan lelang ke pengadaan dengan klik pada tombol
User Vendor hanya dapat mendaftar ikut lelang paket yang sesuai dataSUB BIDANG USAHA yang dimiliki vendor dan telah diverifikasi oleh Administrator
Data PENGURUS telah diisi minimal 1 pengurus yang bersetatus penanggung jawab dan telah diverifikasi oleh administrator.
User Manual Vendor
Page 30
3.5.3 PENAWARAN Halaman Menu Penawaran adalah halaman yang menampilkan daftar penawaran dan detail tahapan lelang dari pengadaan yang sudah mendaftarkan sebagai peserta lelang pada halaman sebelumnya seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Form Penawaran Keterangan : 1. Sesuaikan dulu distrik/unit yang ingin di cari 2. Kemudian dicari berdasarkan nama pekerjaan atau email perusahaan 3. Setelah itu Klik langsung pada pengadaan yang bertuliskan berwarna biru pada tabel yang yang ada arah panah warna merah kemudian akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 31
Gambar : Form Penawaran Pengadaan Keterangan :
1. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi
Pada tahapan ini, yang di lakukan pertama adalah dengan klik pada akordion
maka akan tapil menu pilihan tahapan yang sedang aktif yaitu
Sebelum memasukkan dokumen prakualifikasi terlebih dahulu mengisi pada
melengkapi administrasi dengan memilih pengalaman perusahaan dengan klik
pada
User Manual Vendor
dan akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
Page 32
Jika sudah di pilih kemudian klik
dan langkah selanjutnya memilih tenaga
ahli perusahaan tersebut dengan mengklik pada
maka akan muncul seperti
pada gambar dibawah ini.
Jika sudah memilih tenaga ahli perusahaan kemudian klik
.
Apabila sudah melengkapi semua administrasi kemudian dapat dilihat maupun di cetak kualifikasi untuk dapat mengetahui apakah sudah masuk kedalam dokumen
kualifikasi atau belum dengan mengklik pada
maka muncul seperti
pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 33
Adapun penjelasan dari dokumen pernyataan minat pada rincian penawaran di pengadaan yang anda sudah mendaftarkan dapat dilihat dan di cetak dengan mengklik
pada
maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 34
Apabila sudah terisi semua pada tahapan kualifikasi dan pemasukan dokumen
prakualifikasi maka bisa dilihat atau dicetak dengan klik pada
seperti pada gambar dibawah ini.
Jika sudah mengisi administrasi kualifikasi pada pengadaan umum Prakulaifikasi untuk proses pemasukan dokumennya dengan cara klik
User Manual Vendor
Page 35
kemudian prosesnya seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 36
Jika sudah memberi centang/menyetujui dan mengupload dokumen parakulifikasi diatas dari yang sudah dicetak dan ditanda tangani oleh penyedia/vendor
kemudian klik tombol
dan apabila ingin membatalkan atau kembali ke
halaman sebelumnya maka klik tombol
User Manual Vendor
.
Page 37
2. Proses Aanwijzing
Kemudian Pada tahapan ini, yang di lakukan pertama adalah dengan klik pada akordion
maka akan tapil menu pilihan tahapan yang sedang aktif selanjutnya yaitu
Setelah itu jika pada tahapan aanwijzing sudah aktif maka kemudian klik pada jika tahapannya sudah aktif, maka bisa diproses seperti pada gambar di bawah ini
Keterangan : Jika ada pertanyaan pada pengadaan yang telah dibuat dengan klik tombol untuk dapat mengajuakan pertanyaan seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 38
Apabila sudah mengisi klik tombol
maka muncul seperti gambar dibawah
ini
: Berfungsi untuk mengedit pertanyaan : Berfungsi untuk menghapus pertanyaan : Berfungsi untuk mengembalikan ke halaman tahapan lelang
User Manual Vendor
Page 39
3. Pemasukan Penawaran
Pada tahapan selanjutnya sudah aktif dapat dilakukan pemasukan penawaran kemudian akan muncul
dengan klik pada
seperti pada gambar dibawah ini.
Klik tombol
untuk melanjutkan memasukkan penawaran jika tidak ada
spesifikasi yang dimasukkan seperti pada gambar diatas, maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 40
Jika sudah memberi penawaran dan mengupload dokumen seperti gambar diatas kemdian klik tombol
dan
halaman sebelumnya maka klik tombol
jika ingin membatalkan atau kembali ke .
Setelah menginputkan rincian penawaran bisa di klik pada untuk dapat menampilkan surat penawaran sampul I seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 41
Apabila ingin mencetak dengan klik tombol klik tombol
dan apabila ingin menyimpan
Dan apabila ingin menampilkan dan mencetak isian kualifikasi dengan klik pada
maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 42
User Manual Vendor
Page 43
Dan jika sudah lanjutkan untuk mencetak pernyataan minat dengan klik pada seperti pada gambar dibawah ini
User Manual Vendor
Page 44
User Manual Vendor
Page 45
4. Masa Sanggah Prakualifikasi
Pada tahapan ini jika pada proses umum prakualifikasi sudah aktif dapat di lihat pada akordion kemudian klik pada maka akan bisa di proses seperti pada gambar dibawah ini.
Apabila jika ada sanggahan dapat mengajukan pertanyaan barudengan klik pada maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.
Jika sudah klik tombol menu sebelumnya klik tombol
User Manual Vendor
dan jika ingin membatalkan proses atau kembali ke
Page 46
5. Auction
Apabila tahapan auction ini jika muncul pada tahapan lelenag pada menu penawaran di awal kalau pada pengadaan yang menggunakan fungsi auction saja dan jika tidak maka tidak muncul fungsi auctionnya
pada tahapan auction yang sudah aktif, maka dapat diproses dengan klik pada
akan muncul seperti pada gambar dibawah ini
Keterangan :
: berfungsi untuk menginputkan harga penawaran dengan sebanyak – banyaknya sampai batas waktu yang telah ditentukan pada kolom dibawah ini.
User Manual Vendor
Page 47
Jika penawaran peserta ada yanga terendah maka akan muncul notification seperti pada gambar dibawah ini
Apabila ingin mengemballikan ke halaman sebelumnya dengan cara klik tombol
User Manual Vendor
Page 48
3.6
LOGOUT Halaman Logout ini adalah halaman untuk menutup aplikasi yang sedang berjalan dengan klik tombol
yang ada arah panah warna merah
seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar : Form Logout
Apabila sudah klik tombol
pada gambar di atas maka akan keluar dan
kembali ke halaman utama login.
User Manual Vendor
Page 49
