PEDOMAN TEKNIS
KEORGANISASIAN
PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI
PEDOMAN TEKNIS KEORGANISASIAN
PNPM Mandiri Perkotaan
Kotak Pengaduan : PO BOX 2222 JKPMT
SMS : 0817 148 048 atau e-mail ke :
[email protected] [email protected] Website : http://www.p2kp.org
PNPM Mandiri Perkotaan
PEDOMAN TEKNIS
KEORGANISASIAN
Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri Perkotaan Diterbitkan Oleh: Departemen Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Cipta Karya Seluruh atau sebagian buku ini dapat dikutip, diperbanyak dan dipublikasikan oleh siapapun tanpa harus meminta izin dari penerbit.
ii
DAFTAR ISI
iii
Bab 1
Pendahuluan
1
Bab 2
Struktur Organisasi
2
Bab 3
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM) 2. Pengawas UPK 3. Petugas Unit Pengelola Keuangan UPK)
5 5 6 7
Bab 4
Penempatan Petugas 1. Pengawas UPK 2. Manajer UPK 3. Petugas Pinjaman UPK 4. Pembuku UPK 5. Kasir UPK
13 13 14 15 15 16
Bab 5
Proses Pemberhentian Petugas 1. Atas Permintaan Sendiri 2. Diberhentikan oleh LKM 3. Meninggal Dunia
18 18 19 20
Bab 6
Anggaran Dasar LKM 1. Proses Pembuatan Anggaran Dasar Notariil 2. Isi Pokok Anggaran Dasar LKM
21 21 21
BAB 1
PENDAHULUAN
Manusia dalam memenuhi kebutuhan hidupnya kadang dapat dilakukan sendiri, namun seringkali harus diusahakan bersama sama. Dalam memenuhi kebutuhan secara bersama sama tersebut akhirnya mendorong manusia untuk hidup berkelompok atau bermasyarakat. Kelompok masyarakat yang dibentuk untuk memenuhi kebutuhan bersama atau untuk mencapai tujuan yang sama inilah yang disebut dengan organisasi. Dalam perkembangannya organisasi dapat dibedakan ke dalam organisasi profit dan non profit. Organisasi Profit adalah organisasi yang bertujuan untuk memperoleh laba dari kegiatan yang dilakukannya. Organisasi Non Profit adalah organisasi yang tidak bertujuan untuk mencari laba di dalam kegiatannya. Namun dalam pelaksanaannya organisasi non profit sering membentuk organisasi profit di dalamnya yang merupakan satu bagian dari Organisasi Non Profit dengan tujuan untuk memperoleh laba yang akan digunakan menunjang pencapaian tujuan umum organisasi non profit tersebut. Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM) adalah organisasi non profit, namun LKM memiliki Unit Pengelola Keuangan (UPK) yang bertujuan memperoleh laba untuk menunjang misi utama LKM yaitu menanggulangi kemiskinan dengan cara memberikan pinjaman bergulir yang dapat digunakan untuk meningkatkan pendapatan masyarakat miskin. Agar organisasi ini dapat menjalankan fungsinya secara baik dan efektif perlu dibuat pedoman mengenai keorganisasian LKM, yang mencakup Struktur Organisasi, Tugas dan Tanggung jawab, Proses Penempatan, serta Proses Pemberhentian masing-masing petugas.
1
BAB 2
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi atau pengorganisasian adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan sebuah sistem atau jaringan kerja dari tugas-tugas, komunikasi serta pelaporan. Suatu struktur organisasi hendaknya dapat mendistribusikan pekerjaan melalui sebuah divisi pekerjaan dan menyediakan koordinasi dari hasilhasil kinerja sehingga sasaran organisasi dapat terselenggara dengan baik. Merujuk Pedoman Umum PNPM Mandiri Perkotaan 2008 dan fungsi manajemen diatas dalam fungsinya sebagai Pengelola Pinjaman Bergulir, struktur Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM) dan Unit Pengelola Keuangan (UPK) disusun sebagaimana struktur LKM berikut :
Gambar 1. STRUKTUR LEMBAGA KESWADAYAAN MASYARAKAT (LKM) LKM
Sekretariat
Pengawas
Unit Pengelola Lingkungan
Penjelasan : LKM
Sekretariat
2
Unit Pengelola Keuangan
Unit Pengelola Sosial
: pimpinan kolektif 9 13 orang yang bersama masyarakat bertugas menyusun kebijakan dalam rangka penanggulangan kemiskinan : petugas yang diangkat oleh LKM yang bertugas mengelola administrasi organisasi dan keuangan LKM
Pengawas
:
Unit Pengelola Keuangan :
Unit Pengelola Lingkungan :
Unit Pengelola Sosial
:
anggota masyarakat yang diangkat LKM dan memiliki kemampuan untuk bertugas mengawasi kegiatan UPK unit kerja terdiri dari 2-4 orang tenaga yang diangkat oleh LKM untuk melakukan tugas mengelola kegiatan Pinjaman Bergulir unit kerja yang diangkat oleh LKM untuk melakukan tugas mengelola kegiatankegiatan infrastruktur / lingkungan unit kerja yang diangkat oleh LKM untuk melakukan tugas mengelola kegiatankegiatan sosial.
Gambar 2. STRUKTUR IDEAL UNIT PENGELOLA KEUANGAN (UPK) Manajer UPK
Pembuku
Petugas Pinjaman
Penjelasan : Manajer UPK Petugas Pinjaman
: :
Kasir
Pemimpin yang bertanggung jawab kepada LKM atas seluruh kegiatan UPK petugas UPK yang bertanggung jawab kepada Manajer UPK dalam menangani pinjaman dengan tugas mempromosikan, memeriksa,mengusulkan, membina peminjam dan menagih tunggakan yang ada.
3
Pembuku
:
Kasir
:
petugas UPK yang bertanggung jawab kepada Manajer UPK atas kegiatan pembukuan dan laporan keuangan petugas UPK yang bertanggung jawab kepada Manajer UPK atas pengelolaan kas UPK.
Gambar 3. STRUKTUR MINIMAL UNIT PENGELOLA KEUANGAN (UPK) Manajer UPK merangkap
Pembuku
Kasir
merangkap
Petugas Pinjaman
4
Penjelasan : Manajer UPK
:
Kasir
:
Pemimpin yang bertanggung jawab kepada LKM atas seluruh kegiatan UPK dan merangkap tugas sebagai Pembuku petugas UPK yang bertanggung jawab kepada Manajer UPK atas pengelolaan kas UPK dan merangkap tugas sebagai Petugas Pinjaman
BAB 3
URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
Organisasi yang baik harus membuat pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas antara pekerjaan atau jabatan yang berbeda agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan serta memudahkan dalam penilaian kinerja dari masing-masing pekerja atau jabatan yang ada. Pembagian tugas dan tanggung jawab ini disebut dengan uraian tugas dan tanggung jawab. Dalam kaitan dengan kegiatan Pinjaman Bergulir, uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing petugas adalah sebagai berikut : 1.
LEMBAGA KESWADAYAAN MASYARAKAT (LKM) Tugas dan tanggung jawab LKM adalah sebagai berikut : TUGAS LKM · LKM adalah pimpinan kolektif, sehingga segala keputusan LKM adalah berdasarkan rapat LKM atau keputusan kolektif · Merumuskan kebijakan dan kegiatan yang akan dilakukan LKM dengan persetujuan masyarakat dalam upaya penanggulangan kemiskinan di wilayahnya · Menyusun Rencana Anggaran Penerimaan dan Biaya LKM · Mengamati, mereview, dan menyetujui rencana usaha (business plan) dan anggaran UPK · Menggalang potensi sumber daya dari luar dalam rangka meningkatkan penanggulangan kemiskinan di wilayahnya. · Mengadakan koordinasi dan atau pertemuan dengan instansi pemerintah/swasta dalam rangka upaya penanggulangan kemiskinan di wilayahnya · Menerima dan mengalokasikan bantuan yang diterima dari pihak luar baik pemerintah maupun swasta · Bersama Pengawas dan Petugas UPK melakukan sosialisasi kepada masyarakat tentang program penanggulangan kemiskinan dan menggalang pasrtisipasi masyarakat. · Memilih dan mengangkat pengawas UPK dan menilai kinerjanya · Memilih dan mengangkat personil UPK dan menilai kinerjanya · Bersama Manajer UPK menandatangani contoh tanda tangan rekening tabungan UPK di Bank dan bersama Manajer UPK melakukan penarikan dana dari rekening tersebut untuk kegiatan pelayanan UPK.
5
TANGGUNG JAWAB LKM · · ·
·
· ·
2.
Bertanggung jawab kepada masyarakat kelurahan/desa atas kinerja LKM secara keseluruhan Memastikan semua kebijakan dan kegiatan yang dirumuskan telah dilaksanakan oleh UP-UP dibawahnya Memastikan bahwa penggalangan sumber daya dari luar telah terlaksana dan terkumpul memadai untuk mendukung kegiatan penanggulangan kemiskinan di wilayahnya. Memastikan koordinasi dengan instansi pemerintah / swasta di wilayahnya telah terselenggara dengan baik dan bantuan dari pihak pemerintah/swasta telah diterima dan dialokasikan sesuai kesepakatan Memastikan aset organisasi diamankan secara benar, baik secara fisik maupun pencatatannya Memberikan laporan serta mempertanggungjawabkan pengelolaan dana yang dikelolanya kepada seluruh stakeholder, seluruh warga masyarakat di wilayahnya melalui media warga, media informasi, maupun laporan pertanggungjawaban tahunan
PENGAWAS UPK Tugas dan tanggung jawab Pengawas adalah sebagai berikut: TUGAS PENGAWAS · Melaksanakan monitoring, evaluasi dan audit terhadap UPK untuk mengukur kinerja operasional (kepatuhan) maupun kinerja keuangan berdasarkan indikator yang berlaku. · Mengarahkan UPK dalam mengelola Pinjaman Bergulir agar sesuai dengan kebijakan dan ketentuan yang telah dibuat oleh LKM · Melakukan pengawasan / pemeriksaan terhadap seluruh kegiatan pengelolaan pinjaman bergulir baik di UPK maupun di KSM · Bekerja sama dengan LKM, relawan dan para perangkat desa untuk mensosialisasikan kegiatan pinjaman bergulir · Bekerja sama dengan relawan dan para perangkat kelurahan/desa untuk membantu pengumpulan angsuran pinjaman.
6
TANGGUNG JAWAB PENGAWAS ·
· ·
· · · ·
· ·
3.
Bertanggung jawab kepada LKM atas terselenggaranya pengawasan, monitoring, evaluasi dan audit terhadap UPK dan melaporkan hasil kegiatan tersebut dalam kesempatan pertama setelah kegiatan Memastikan program dan pelayanan pinjaman bergulir UPK tepat sasaran dan sesuai dengan kebutuhan peminjam (KSM) Memastikan bahwa danadana hasil penggalangan dari pemerintah/ swasta telah diadministrasikan dan disalurkan oleh UPK sesuai ketentuan/kesepakatan. Memberikan teguran, saran atau perbaikan kepada UPK berdasarkan hasil pemeriksaan atau audit Memastikan tersedianya Laporan Keuangan pengelolaan pinjaman bergulir UPK secara benar, tepat waktu dan transparan. Memastikan bahwa kinerja UPK tercapai sesuai dengan indikator pencapaian yang disyaratkan Memberikan usulan kepada LKM mengenai sanksi yang akan diberikan kepada petugas UPK baik berupa surat peringatan, skorsing maupun pemberhentian jika diketahui bahwa petugas tersebut telah melakukan penyimpangan kepatuhan maupun keuangan Memberikan masukan kepada LKM atas rencana perekrutan petugas baru UPK Memegang teguh kerahasiaan hasil - hasil pemeriksaan dan bertanggung jawab atas penggunaannya
PETUGAS UNIT PENGELOLA KEUANGAN (UPK) Tugas dan tanggung jawab Petugas UPK (Manajer, Petugas Pinjaman, Pembuku dan Kasir UPK) adalah sebagai berikut : TUGAS MANAJER UPK : · Menyusun rencana usaha (business plan) tahunan UPK · Menyusun rencana anggaran pendapatan dan biaya tahunan UPK · Mengarahkan dan memotivasi petugas UPK dalam kegiatan masingmasing agar kinerja UPK dapat mencapai indikator yang ditentukan
7
·
· · · · · · ·
· · · ·
· · ·
·
8
Melakukan pengawasan dan pembinaan kepada seluruh personil UPK agar melaksanakan pekerjaan sesuai tugas dan tanggung jawabnya Melakukan verifikasi dan analisis terhadap usulan pinjaman yang disampaikan oleh petugas pinjaman UPK. Memberikan putusan pinjaman berupa persetujuan atau penolakan usulan pinjaman Mengawasi penggunaan pinjaman dan melakukan pembinaan kepada KSM peminjam Melakukan pemeriksaan pembukuan dan kas sebelum akhir hari. Memfasilitasi penyetoran dan pengambilan tabungan KSM di bank/UPK Menyetujui pengeluaran biaya UPK Bersama LKM menandatangani contoh tanda tangan Rekening UPK di Bank dan bersama-sama LKM melakukan penarikan dana rekening tersebut sesuai dengan kebutuhan. Memelihara aset UPK Mengevaluasi kegiatan UPK Melakukan tugas dan tanggung jawab petugas pembuku jika UPK tidak memiliki personil pembuku Memberikan bantuan dan akses informasi tentang kegiatan pengelolaan pinjaman bergulir atas pemeriksaan yang dilakukan oleh pengawas, auditor independen maupun dari pemerintah Bersama pembuku menandatangani surat-menyurat dan laporan UPK Atas persetujuan LKM melakukan tindakan keluar UPK misalnya koordinasi dengan instansi pemerintah/swasta. Memberikan bimbingan tentang hal - hal yang diperlukan untuk menunjang kinerja Pinjaman Bergulir kepada KSM dan anggotanya misalnya Pengelolaan Ekonomi Rumah Tangga, Kewirausahaan dan sebagainya. Melakukan usulan-usulan perubahan ketentuan pengelolaan pinjaman bergulir yang dinilai dapat lebih memajukan UPK
TANGGUNG JAWAB MANAJER UPK · ·
· · ·
Bertanggung jawab kepada LKM mengenai kinerja operasional dan keuangan UPK serta pencapaian indikator yang ditentukan Memberikan Laporan Keuangan bulanan (paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya) dan tahunan (paling lambat tgl 5 Januari) kepada LKM. Bertanggung jawab kepada LKM tentang kinerja personil UPK. Menggantikan tugas-tugas petugas UPK apabila yang bersangkutan berhalangan masuk. Dalam hal petugas UPK hanya 2 orang, maka Manajer UPK bertanggung jawab rangkap sebagai Pembuku.
TUGAS PETUGAS PINJAMAN UPK · Melakukan promosi pinjaman dan tabungan kepada masyarakat · Melakukan pendampingan kepada calon peminjam yang terdaftar dalam sasaran utama baik mengenai pemahaman prosedur pinjaman, pengisian proposal (usulan), maupun pembinaan ekonomi rumah tangga peminjam. · Melakukan analisis terhadap proposal (usulan) pinjaman yang diterima sesuai prosedur dan menggunakan blanko yang ditetapkan · Mengusulkan besar pinjaman, jasa pinjaman, besar angsuran dan jangka waktu pinjaman kepada Manajer sesuai prosedur dan menggunakan blanko yang ditetapkan · Melakukan pembinaan dan pengawasan kepada peminjam · Melakukan penagihan atau penarikan angsuran secara terus menerus, terlebih kepada peminjam yang telah memiliki tunggakan · Memelihara aset dan inventaris UPK secara umum, dan khususnya yang secara langsung dipergunakan setiap hari · Membuat usulan kepada manajer untuk memindahbukukan tabungan tanggung renteng KSM peminjam bagi KSM yang menunggak setiap akhir bulan berjalan · Membuat usulan kepada Manajer UPK untuk penyelamatan pinjaman bagi peminjam yang merasa kesulitan dalam membayar angsuran pinjaman. · Memberikan usulan kepada Manajer UPK mengenai perubahanperubahan ketentuan Pinjaman Bergulir yang dinilai dapat memajukan UPK
9
TANGGUNG JAWAB PETUGAS PINJAMAN UPK ·
·
· · ·
Bertanggung jawab kepada Manajer UPK bahwa usulan pinjaman telah dilakukan sesuai dengan ketentuan dan berdasarkan hasil pemeriksaan kepada peminjam Bertanggung jawab kepada Manajer UPK bahwa pinjaman bergulir UPK mencapai kinerja yang memuaskan dan memenuhi indikatorindikator yang ditentukan Bertanggung jawab kepada Manajer UPK tentang selesainya laporanlaporan Pinjaman Bergulir secara benar dan tepat waktu. Bertanggung jawab atas segala kerugian UPK yang disebabkan oleh kesalahan yang bersangkutan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh manajer
TUGAS PEMBUKU · Mencatat setiap transaksi yang terjadi ke dalam buku-buku dan kartu yang telah ditetapkan, tepat pada tanggal transaksi dan sesuai dengan ketentuan pedoman teknis pembukuan. · Melaksanakan penutupan buku setiap akhir hari kerja dan mencatat pada Buku Besar dan Kartu yang dibutuhkan · Mengelola buku-buku dan kartu yang ada di UPK · Melakukan tutup buku akhir bulan dan akhir tahun serta menyelesaikan pembuatan Laporan Keuangan (Neraca dan Laba Rugi) secara benar dan tepat waktu · Mengumumkan Laporan Keuangan kepada masyarakat minimal di 5 tempat yang strategis secara tepat waktu · Membuat laporan lain yang diperlukan sehubungan dengan Pinjaman Bergulir. · Memberikan usulan perubahan-perubahan ketentuan pengelolaan UPK yang dinilai dapat memajukan UPK kepada Manajer UPK · Bertanggung jawab atas kerugian UPK yang disebabkan oleh yang bersangkutan · Melakukan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh manajer UPK
10
TANGGUNG JAWAB PEMBUKU · · · · ·
Bertanggung jawab kepada Manajer UPK atas terselenggaranya pembukuan UPK yang baik dan benar Menyelesaikan laporan bulanan, triwulan, tahunan dan laporanlaporan secara benar dan tepat waktu. Bersama dengan Kasir bertanggung jawab atas penyimpanan sisa Kas UPK di peti besi (brandkast) Bersama dengan Manajer UPK bertanggung jawab atas kelancaran dan ketertiban administrasi dan surat menyurat di UPK Bertanggung jawab atas ketertiban pengarsipan bukti kas dan pembukuan UPK.
TUGAS KASIR · Melakukan perencanaan kas untuk hari kerja berikutnya. · Menatakerjakan uang kas UPK pada awal hari kerja, saat operasi dan akhir hari. · Membayarkan pinjaman yang telah mendapatkan persetujuan atau putusan Manajer · Membayarkan penarikan tabungan tanggung renteng dan pengeluaran biaya lainnya yang telah mendapat persetujuan Manajer · Menerima setoran tabungan, angsuran atau pelunasan pinjaman dan jasa pinjaman atau setoran lainnya · Melakukan penyetoran dan penarikan uang kas/tunai ke dan dari Bank dan atau lembaga keuangan formal · Memelihara aset dan inventaris UPK secara umum, dan khususnya yang secara langsung dipakainya · Menyimpan sisa uang kas (saldo kas) dan perincian kas ke dalam brankas bersama-sama dengan pembuku · Memberikan usulan perubahan-perubahan ketentuan pengelolaan UPK yang dinilai dapat memajukan UPK kepada Manajer UPK
11
TANGGUNG JAWAB KASIR · · · · ·
12
Bertanggung jawab kepada Manajer UPK mengenai pengelolaan kas UPK Bertanggung jawab atas kecukupan kas untuk kegiatan UPK Bersama Pembuku bertanggung jawab atas sisa kas yang disimpan di peti besi (brankas). Bertanggung jawab atas segala kerugian UPK yang disebabkan oleh kesalahan yang bersangkutan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh manajer
BAB 4
PENEMPATAN PETUGAS
Setelah diketahui struktur organisasi LKM serta tugas dan tanggung jawab masingmasing dalam pengelolaan pinjaman bergulir, tahapan berikutnya adalah menempatkan orang-orang yang memenuhi kriteria sesuai dengan jabatan tersebut serta proses penempatannya. Penempatan orang-orang dalam LKM sudah ada dalam Pedoman Pembentukan LKM. Oleh sebab itu, dalam pedoman teknis ini tidak dibahas lagi untuk menghindari adanya pengulangan dan kesalahan yang dapat menimbulkan permasalahan di belakang hari. Pembahasan akan dimulai dari penempatan Pengawas dan selanjutnya penempatan UPK. 1. PENGAWAS UPK : Tugas umum pengawas UPK adalah mewakili LKM dalam melakukan pengawasan, monitoring, evaluasi dan audit terhadap UPK. Untuk dapat menjalankan fungsi tersebut, maka calon Pengawas hendaknya memenuhi kriteria sebagai berikut : a. Mampu melakukan pembukuan b. Mampu melakukan pemeriksaan atau audit c. Memiliki kemauan kerja tim yang tinggi d. Diutamakan penduduk wilayah kelurahan/desa setempat e. Diutamakan yang memiiki pengalaman mengelola kegiatan pinjaman mikro atau kecil f. Bersedia untuk melakukan tugas Pengawasan UPK tanpa insentif ataupun jika ada nilainya tidak sesuai dengan aturan standar penggajian pada umumnya (insentif akan diberikan berdasarkan kemampuan UPK memperoleh laba tahunan). Proses Penempatan Pengawas : a. LKM mengumumkan kebutuhan Pengawas UPK beserta kriterianya melalui papan informasi atau media warga b. LKM melakukan identifikasi di masyarakat untuk mendapatkan orang-orang yang berpotensi dijadikan Pengawas UPK c. LKM melakukan pendekatan kepada calon Pengawas yang berpotensi tersebut untuk memperoleh kesediaannya diangkat sebagai Pengawas d. Melalui seleksi, LKM menentukan beberapa calon Pengawas untuk diajukan dalam rapat LKM.
13
e.
Calon pengawas terpilih disosialisasikan kepada masyarakat melalui media masyarakat (papan info atau media warga). Dalam jangka waktu 7 hari tidak ada keberatan maka dajukan dalam rapat LKM
f.
LKM melakukan rapat untuk memilih 2 - 3 orang yang akan diangkat sebagai Pengawas UPK LKM menerbitkan Surat Pengangkatan sebagai Pengawas UPK kepada ketiga orang terpilih tersebut.
g.
2. MANAJER UPK Manajer UPK adalah petugas UPK yang diangkat oleh LKM dan memperoleh honor berdasarkan pendapatan bulanan UPK. Manajer UPK bertanggung jawab atas pengelolaan Pinjaman Bergulir dan juga atas kinerja petugasnya. Oleh karena itu untuk menduduki jabatan Manajer UPK diperlukan kriteria : a. Memiliki kemampuan manajemen yang baik b. Memiliki pengalaman dalam mengelola pinjaman mikro atau kecil c. Memiliki kemampuan dan pengalaman dalam pembukuan d. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik e. Memiliki kemauan kerja tim yang tinggi f. Diutamakan penduduk wilayah keluarahan/desa setempat Proses Penempatan: a. LKM mengumumkan kebutuhan Manajer UPK beserta kriterianya melalui papan informasi atau media warga b. LKM melakukan seleksi administrasi pelamar c. LKM melakukan seleksi/tes terhadap calon Manajer UPK. d. LKM melakukan rapat untuk menetapkan seorang dari beberapa calon terpilih yang akan diangkat sebagai Manajer UPK. e. LKM menerbitkan Surat Pengangkatan sebagai Manajer UPK kepada calon terpilih.
14
3. PETUGAS PINJAMAN UPK Petugas Pinjaman UPK diangkat oleh LKM dan memperoleh honor berdasarkan pendapatan bulanan UPK. Petugas Pinjaman UPK bertanggung jawab mengelola pinjaman bergulir yang diberikan oleh UPK kepada KSM. Secara garis besar tugas mengelola pinjaman tersebut adalah meliputi pemberian penjelasan kepada KSM dan warga masyarakat tentang Pinjaman Bergulir, melakukan pemeriksaan kepada peminjam dan usahanya, mengusulkan besar pinjaman, membina peminjam dan menagih tunggakan. Untuk menunjang tugas-tugas tersebut, maka untuk Petugas Pinjaman UPK diperlukan kriteria : a. Memiliki pengalaman mengelola pinjaman mikro atau kecil b. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik c. Memiliki kemampuan menganalisis permohonan pinjaman d. Memiliki kemauan kerja tim yang tinggi e. Diutamakan penduduk wilayah kelurahan/desa setempat Proses Penempatannya : a. LKM mengumumkan kebutuhan Petugas Pinjaman UPK beserta kriterianya melalui papan informasi atau media warga b. LKM melakukan seleksi administrasi pelamar c. LKM melakukan seleksi/tes terhadap calon Petugas Pinjaman UPK d. LKM melakukan rapat untuk menetapkan seorang dari beberapa calon terpilih yang akan diangkat sebagai Petugas Pinjaman UPK. e. LKM menerbitkan Surat Pengangkatan sebagai Petugas Pinjaman UPK kepada calon terpilih.
4. PEMBUKU UPK Pembuku UPK diangkat oleh LKM dan memperoleh honor berdasarkan pendapatan bulanan UPK. Pembuku UPK bertanggung jawab mengelola pembukuan dan Laporan UPK. Secara garis besar tugas Pembuku adalah mengelola pembukuan, menutup pembukuan setiap hari kerja, menutup pembukuan pada setiap akhir bulan, membuat Laporan Keuangan bulanan, menutup pembukuan tiap akhir tahun dan membuat Laporan Keuangan tiap akhir tahun.
15
Untuk menunjang kegiatan Pembuku UPK tersebut diperlukan kriteria : a. Memiliki pengalaman mengelola pembukuan b. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik c. Memiliki ketelitian dan kerapian dalam bekerja d. Memiliki kemauan kerja tim yang tinggi e. Diutamakan penduduk wilayah kelurahan/desa setempat Proses Penempatannya : a. LKM mengumumkan kebutuhan Pembuku UPK beserta kriterianya melalui papan informasi atau media warga b. LKM melakukan seleksi administrasi pelamar c. LKM melakukan seleksi/tes terhadap calon Pembuku UPK d. LKM melakukan rapat untuk menetapkan seorang dari beberapa calon terpilih yang akan diangkat sebagai Pembuku UPK. e. LKM menerbitkan Surat Pengangkatan sebagai Pembuku UPK kepada calon terpilih.
5. KASIR UPK Kasir UPK diangkat oleh LKM dan memperoleh honor berdasarkan pendapatan bulanan UPK. Kasir bertanggung jawab mengelola keuangan yang ada di UPK. Secara garis besar tugas kasir adalah bertanggung jawab terhadap kas UPK, menjaga kecukupan kas untuk pelayanan UPK, mengelola kas selama operasional UPK dan bertanggung jawab atas sisa kas yang ada. Untuk menunjang tugastugas Kasir maka diperlukan kriteria : a. Memiliki kejujuran dan rasa tanggung jawab yang tinggi b. Memiliki kemampuan mengelola keuangan yang baik c. Memiliki kemauan kerja tim yang tinggi d. Diutamakan penduduk wilayah kelurahan/desa setempat
16
Proses Penempatannya : a. LKM mengumumkan kebutuhan Kasir UPK beserta kriterianya melalui papan informasi atau media warga b. LKM melakukan seleksi administrasi pelamar c. LKM melakukan seleksi/tes terhadap calon Kasir UPK d. LKM melakukan rapat untuk menetapkan seorang dari beberapa calon terpilih yang akan diangkat sebagai Kasir UPK. e. LKM menerbitkan Surat Pengangkatan sebagai Kasir UPK kepada calon terpilih.
17
BAB 5
PROSES PEMBERHENTIAN PETUGAS
Secara umum proses pemberhentian semua jabatan Pengawas UPK, Manajer UPK, Petugas Pinjaman UPK, Pembuku UPK dan Kasir UPK relatif sama yaitu : 1. Atas permintaan sendiri 2. Diberhentikan oleh LKM a. Secara fisik dan psikis tidak mampu lagi melaksanakan tugas-tugasnya b. Terlibat kasus pidana 3. Meninggal dunia 1.
18
ATAS PERMINTAAN SENDIRI Pemberhentian pengawas dan pengelola pinjaman bergulir atas permintaan sendiri merupakan proses pemberhentian yang disebabkan oleh dan atas permintaan yang bersangkutan. Untuk dapat memenuhi keinginan tersebut LKM sebaiknya membuat aturan sebagai berikut : a. Permohonan pemberhentian harus dilakukan secara tertulis dengan menyebutkan alasan pemberhentian yang diinginkannya b. Permohonan dilakukan dalam waktu yang cukup (2 minggu) sebelum pemberhentiannya, agar LKM berkesempatan untuk mencari pengganti dan membimbing tugas-tugas yang harus dilaksanakan c. LKM melakukan pemeriksaan terhadap tugas-tugas dan tanggung jawab yang telah dilaksanakan termasuk melakukan uji petik ke lapangan apakah petugas tersebut tidak melakukan penyimpangan atau penyalahgunaan keuangan. d. Sebelum diberikan surat keputusan pemberhentian maka petugas yang bersangkutan harus bersedia membuat surat pernyataan bahwa apabila terdapat kerugian atau penyalahgunaan keuangan yang dilakukannya maka yang bersangkutan sanggup untuk mengganti dalam waktu yang tidak terlalu lama. e. Berdasarkan pemeriksaan, LKM melakukan rapat untuk memutuskan apakah permintaan tersebut dapat disetujui atau tidak. f. Apabila rapat LKM menyetujui permohonan pemberhentian tersebut, maka dibuatkan Surat Keputusan Pemberhentian dengan hormat dan disertai ucapan terima kasih.
2.
DIBERHENTIKAN OLEH LKM Pemberhentian pengawas dan pengelola pinjaman bergulir oleh LKM dapat disebabkan beberapa hal antara lain : a. Secara fisik dan psikis petugas tidak mampu lagi melaksanakan tugastugasnya b. Yang bersangkutan menyalahgunakan wewenang dan melakukan penyelewengan di UPK c. Yang bersangkutan terlibat kasus kriminal dan asusila a.
Secara fisik dan psikis tidak mampu lagi melaksanakan tugastugasnya Apabila petugas UPK secara fisik dan psikis telah tidak mampu melaksanakan tugas - tugas yang diberikan kepadanya (misalnya mengalami cacat karena kecelakaan atau kemudian menjadi lupa ingatan) maka LKM hendaknya melakukan rapat untuk memutuskan apakah petugas tersebut perlu diganti atau tidak. Apabila rapat LKM memutuskan untuk mengganti, maka perlu dicarikan pengganti dan kepada petugas yang diganti diberikan Surat Keputusan Pemberhentian dengan hormat disertai ucapan terima kasih.
b.
Yang bersangkutan menyalahgunakan wewenang dan melakukan penyelewengan di UPK Apabila Pengawas dan pengelola pinjaman bergulir terbukti melakukan penyalahgunaan wewenang (misalnya, sebagai pembuku yang bersangkutan kemudian memutus pemberian pinjaman tanpa seijin dan sepengetahuan Manajer UPK, atau menyalahgunakan setoran angsuran pinjaman KSM) maka LKM memerintahkan Pengawas untuk melakukan pemeriksaan intensif terhadap penyalahgunaan wewenang atau penyelewengan yang sejenis atau lainnya. Kemudian LKM melakukan rapat untuk memutuskan apakah yang bersangkutan diberhentikan atau tidak.
19
Untuk memutuskan diberhentikan atau tidak perlu diperhatikan apakah telah dilakukan tahapan - tahapan pembinaan kepada yang bersangkutan sebagai berikut : 1. Teguran lisan 2. Teguran Tertulis 3. Surat Peringatan 4. Surat skorsing/non aktif Apabila jenis-jenis pembinaan tersebut telah dilakukan dan telah diberi tenggang waktu yang cukup (14 hari) untuk membela diri sebelum dikeluarkan Surat Keputusan Pemberhentian, perlu dilakukan pemeriksaan terhadap tugas-tugas yang telah dilakukan dan uji petik ke lapangan untuk mengetahui apakah masih ada penyimpangan lain baik yang sejenis atau penyimpangan yang lain atau tidak. Selama dilakukan investigasi tersebut kepada petugas yang bersangkutan dapat diberikan surat skorsing atau non aktif. Apabila tidak dijumpai penyimpangan lainnya, kepada petugas yang bersangkutan diminta membuat surat pernyataan bahwa sanggup mengganti kerugian apabila ternyata dikemudian hari ditemukan penyimpangan oleh yang bersangkutan. LKM kemudian membuat Surat Keputusan Pemberhentian tidak dengan hormat. c.
3.
20
Terlibat kasus kriminal atau asusila Apabila petugas terlibat kasus pidana karena kriminal atau asusila dengan kemungkinan hukuman badan, maka penyelesaiannya hampir sama dengan pemberhentian karena penyelewengan di atas. Namun langkah-lngkahnya mungkin tidak perlu melihat tahapan pembinaan kepada yang bersangkutan akan tetapi langsung investigasi untuk menemukan penyimpangan lain.
MENINGGAL DUNIA Apabila petugas meninggal dunia, maka kepada keluarga yang bersangkutan diberi Surat Keputusan Pemberhentian karena meninggal dunia dengan ucapan terima kasih. Tindakan investigasi perlu dilakukan lebih dahulu sebelum membuat Surat Keputusan tersebut.
BAB 6
ANGGARAN DASAR LKM
Anggaran Dasar LKM merupakan pedoman dasar kegiatan LKM. Melalui Anggaran Dasar (AD) diatur hal-hal pokok mengenai LKM antara lain bentuk lembaga, nama lembaga, kedudukan, jangka waktu, tujuan, visi dan misi, kegiatan lembaga, organisasi, keanggotaan, keuangan, serta uraian dasar/pokok dari kegiatan yang dilaksanakan. Hal-hal yang lebih rinci atau petunjuk teknis kegiatan diatur dalam Anggaran Rumah Tangga, yang dibuat tersendiri namun merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Anggaran Dasar. Anggaran Dasar harus notariil (dibuat oleh Notaris). Dengan demikian Anggaran Dasar tersebut menjadi suatu bukti Otentik yang secara yuridis diakui sebagai alat bukti tertulis yang terkuat.
PROSES PEMBUATAN ANGGARAN DASAR NOTARIIL : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
LKM menyelenggarakan rapat pleno, memilih Pimpinan Rapat dan Notulis, membuat agenda rapat serta tata tertib rapat. Rapat pleno kemudian memutuskan susunan BKM, serta hal-hal pokok yang perlu dituangkan dalam Anggaran Dasar Hasil rapat LKM tersebut dituangkan dalam Notulen Rapat yang diketahui oleh Pimpinan Rapat, dilampiri dengan Daftar Hadir peserta Rapat Pleno. Notulen Rapat dan Daftar Hadir tersebut kemudian dibawa oleh LKM kepada Notaris untuk dibuatkan Anggaran Dasar Notariil. Notaris akan memastikan hal-hal yang perlu dituangkan dalam Akta, kemudian akan membuat Akta Pendirian LKM dan Anggaran Dasarnya. Apabila yang diajukan merupakan perubahan dari Anggaran Dasar LKM yang sudah ada, maka Notaris akan membuat Akta Perubahan dari Akta Pendirian yang selama ini sudah ada bukan Akta Pendirian baru.
ISI POKOK ANGGARAN DASAR LKM : 1. Dasar Pembuatan Akta (Hasil Notulen rapat LKM dan Daftar Hadir) 2. Bentuk badan hukum lembaga yang didirikan (dalam hal LKM adalah perhimpunan, bukan koperasi, yayasan atau perseroan terbatas) 3. Nama LKM, kedudukan dan jangka waktu didirikan 4. Tujuan, visi, misi LKM serta kegiatan utama yang dilakukan LKM
21
5. 6. 7.
8. 9. 10. 11.
22
LKM serta tugas dan tanggung jawab masing-masing (termasuk pengawas UPK) Keanggotaan LKM, apabila perlu diatur Keuangan LKM, termasuk aturan bahwa dana pinjaman bergulir hanya digunakan untuk kegiatan pinjaman bergulir, pendapatan UPK hanya untuk membiayai operasional UPK, pengaturan pembagian laba tahunan UPK yang juga bisa digunakan untuk BOP LKM, operasional Pengawas, dana lingkungan dan dana sosial dan memperkuat posisi modal UPK. Rapat-rapat yang perlu dilakukan serta tingkat kekuatan keputusannya Perincian kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan LKM Hal-hal tambahan misalnya mengenai status kekayaan LKM, pembubaran, penggabungan dan pengambilalihan LKM lain (jika ada) Penutup
LAMPIRAN
ANGGARAN DASAR LEMBAGA KEUANGAN MIKRO......................................................................
DESA..................................................KECAMATAN................................................
. KABUPATEN DATI II....................................PROPINSI...............................................
BAB I NAMA, TEMPAT KEDUDUKAN, DAN WILAYAH KERJA Pasal 1 (1) Perkumpulan ini bernama LKM ..
.......................................... (2) LKM berkedudukan di Desa
............................ Kecamatan......................
........
Kabupaten Dati II ............
..................... Propinsi..............................................
...
(3) Wilayah kerja LKM meliputi Desa......
............... Kecamatan............................
.
dan sekitarnya.
BAB II AZAS DAN TUJUAN Pasal 2 (1) LKM....................
berazaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. (2) Tujuan : a)
Mengembangkan kesejahteraan anggota pada khususnya dan kemajuan lingkungan kerja pada umumnya dalam rangka mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur,
b)
Berperan sebagai Lembaga Keuangan Mikro yang menggerakkan dan menghimpun tabungan para anggota guna menciptakan modal bersama sebagai sumber pelayanan kredit untuk tujuan produktif dan kesejahteraan dengan tingkat bunga yang layak.
c)
Mengembangkan sikap anggotanya untuk hidup hemat, bijaksana dalam penggunaan uang dan membangun pertumbuhan ekonomi keluarga secara bertahap dan berencana.
d)
Mendorong dan menumbuhkan usaha-usaha produktif anggota dalam rangka peningkatan pendapatan dan kesejahteraan keluarga.
e)
Mengembangkan jiwa dan semangat yang tulus untuk bekerjasama saling menolong dalam upaya memperbaiki taraf hidup para anggota dan keluarganya.
f)
Ikut serta memajukan kehidupan sosial ekonomi masyarakat di lingkungan wilayah kerja dan sekitarnya.
23
BAB Ill USAHA DAN KEGIATAN Pasal 3 Untuk mencapai tujuan tersebut
LKM
melakukan
usaha-usaha
sebagai
berikut :
1.
Mengusahakan pemupukan modal yang berasal dari tabungan para anggota dan usaha-usaha lain yang tidak bertentangan dengan ketentuan hukum yang berlaku.
2.
Memberikan pelayanan kredit kepada para anggota untuk tujuan-tujuan produktif dan kesejahteraan, dengan pelayanan yang mudah, cepat, dan tepat dengan tingkat bunga yang layak.
3.
Mengusahakan program pendidikan secara teratur dan terus menerus bagi para anggota, untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan anggota dalam pengelolaan usaha, meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan para anggota dan keluarganya.
BAB IV KEANGGOTAAN Pasal 4 1.
Yang dapat diterima menjadi anggota adalah mereka yang telah dewasa dan memiliki penghasilan sendiri, bertempat tinggal di wilayah kerja LKM dan sekitarnya, serta tidak sedang terlibat dalam kegiatan yang dilarang oleh undang-undang.
2.
Keanggotaan seseorang dinyatakan sah apabila : a) Telah mengajukan permohonan secara tertulis, b) Mendapat rekomendasi dari seorang Pengurus atau 2 (dua) orang anggota, c) Mendapat persetujuan Rapat Pengurus, d) Telah mengikuti pendidikan pra anggota, e) Memahami dan menerima AD/ART, f) Melunasi Uang Pangkal, g) Melunasi Tabungan Pokok dan h) Melunasi Tabungan Wajib bulan pertama.
3.
LKM dapat menerima anggota luar biasa dan calon anggota dengan syarat-syarat khusus yang diatur lebih lanjut dalam Anggaran Rumah-Tangga dan Pola Kebijakan Pengurus.
4.
Keanggotaan bersifat sukarela tanpa membedakan suku, agama, jenis kelamin dan latar belakang kedududkan sosial lainnya dan didasarkan atas kesadaran dan kesungguhan untuk bekerjasama saling menolong dengan anggota lainya dalam kegiatan LKM.
5.
Tata cara penerimaan dan pemberhentian anggota diatur dalam Anggaran Rumah-Tangga dan Pola Kebijakan Pengurus. BAB V HAK DAN KEWAJIBAN ANGGOTA Pasal 5
1.
Setiap anggota mempunyai satu hak suara dan berhak untuk bicara dan menyampaikan usul di dalam maupun diluar Rapat Anggota.
2.
Setiap anggota mempunyai hak untuk memilih dan dipilih sebagai Pengurus dan Pengawas.
3.
Setiap anggota mempunyai hak untuk menelaah pembukuan LKM pada setiap saat atau pada saat Rapat Anggota. Pasal 6
24
1.
Setiap anggota wajib menjunjung tinggi nama baik dan kehormatan LKM.
2.
Setiap anggota wajib mematuhi ketentuan yang ada di dalam Anggaran Dasar dan aggaran Rumah Tangga, keputusan-keputusan rapat, serta peraturan lainnya
BAB VI KELOMPOK ANGGOTA Pasal 7 1.
LKM yang beranggota lebih dari 100 orang membentuk Kelompok Anggota atas dasar ikatan pemersatu yang kuat (Kelompok Swadaya Masyarakat atau KSM) yang beranggota antara 8 sd 15 orang. KSM memilih sendiri secara musyawarah Pengurus KSM yang terdiri atas Ketua, Sekretaris dan Bendahara. KSM menetapkan program kerja dan jadwal pertemuan yang sesuai dengan kebutuhan dan kesepakatan para anggotanya.
2.
Fungsi pengelolaan keuangan dilakukan oleh pengurus KSM. Pengurus KSM bertanggungjawab atas kegiatan kelompoknya, pembinaan, pengembangan dan monitoring usaha para anggotanya serta menjamin kelancaran lalu lintas transaksi keuangan antara LKM dengan anggota kelompoknya.
3.
Pembentukan KSM disahkan oleh Pengurus LKM dan dilaporkan dalam Rapat Anggota.
BAB VII PENGURUS Pasal 8 Untuk mengelola LKM, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan kepada anggota, maka perlu dibentuk Pengurus. 1.
Pengurus LKM dipilih dari dan oleh anggota, didalam Rapat Anggota.
2.
Yang dapat dipilih menjadi pengurus adalah mereka yang memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: a. b. c. d.
Memiliki sifat jujur, mempunyai nama baik dilingkungan masyarakat Mempunyai waktu, Memiliki kemauan untuk menjadi pengurus, Memiliki kemampuan untuk mengelola LKM
Pasal 9 1.
Masa jabatan pengurus selama 5 (lima) tahun. Seseorang dapat dipilih menjadi anggota Pengurus maksimum dua kali masa jabatan.
2.
Bilamana seorang anggota pengurus berhenti sebelum masa jabatannya habis, maka Rapat Anggota memilih dan mengangkat penggantinya.
3.
Pengurus sekurang-kurangnya 5 (lima) orang, terdiri atas Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Anggota.
4.
Lima orang yang terpilih sebagai Pengurus bermusyawarah untuk menentukan sendiri kedudukan dan pembagian tugas diantara mereka.
5.
Sebelum memangku jabatannya Pengurus yang terpilih megucapkan sumpah atau janji di depan Rapat Anggota.
25
Pasal I0 1.
Pengurus berkewajiban dan bertugas untuk: a) b) c) d)
Mengelola organisasi dan usaha LKM dengan sebaik-baiknya Melakukan upaya dan kegiatan pelayanan bagi kemajuan para anggota Melakukan segala perbuatan hukum untuk dan atas nama LKM Mewakili LKM di luar dan di dalam pengadilan.
2.
Pengurus atas persetujuan Rapat Anggota dapat mengangkat Manajer dan karyawan purna waktu untuk mengelola kegiatan usaha LKM. Manajer dan karyawan diberi imbalan yang layak sesuai dengan kemampuan LKM.
3.
Pengurus wajib mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada Rapat Anggota.
4.
Setiap anggota pengurus diwajibkan menanggung segala kerugian yang diderita oleh LKM yang diakibatkan oleh kelalaiannya dalam melakukan tugas. Pasal 11
1.
Pengurus tidak menerima gaji.
2.
Kegiatan Pengurus dibiayai sesuai dengan kemampuan LKM,
3.
Pengurus dapat memperoleh balas bakti berupa Dana Pengurus yang merupakan alokasi dari SHU pada setiap akhir tahun buku. Cara pembagiannya diatur dan disepakati diantara Pengurus dan Pengawas.
BAB VIII PENGAWAS Pasal 12 Untuk memastikan 1. 2. 3. 4. 5.
LKM dikelola dengan baik dan benar, perlu dibentuk Pengawas.
Pengawas dipilih dari dan oleh anggota di dalam Rapat Anggota. Pengawas berjumlah 3 (tiga) orang yang terdiri dari : Ketua, Sekretaris dan Anggota. Pengawas yang terpilih bermusyawarah untuk menentukan kedudukan dan pembagian tugas di antara mereka sendiri. Masa jabatan Pengawas 5 (lima) tahun. Seseorang dapat dipilih sebagai Pengawas tidak boleh melebihi 2 (dua) kali masa jabatan. Pengawas mengucapkan sumpah atau janji didepan Rapat Anggota sebelum menduduki jabatannya. Pasal 13
1. 2. 3. 4.
26
Pengawas berwenang untuk melakukan pemeriksaan organisasi dan keuangan LKM dengan maupun tanpa pemberitahuan kepada Pengurus dan atau Manajer. Pengawas berwenang memberikan saran-saran perbaikan kepada Pengurus dan atau Manajer berdasarkan hasil-hasil pemeriksaan yang dilakukannya. Pengawas berwenang melakukan skorsing terhadap Pengurus apabila dari hasil pemeriksaannya terbukti terjadi penyimpangan yang merugikan para anggota. Pengawas berwenang untuk meminta Pengurus melakukan skorsing maupun memberhentikan manajer apabila dari hasil pemeriksaannya terbukti adanya penyelewengan oleh Manajer yang merugikan anggota.
Pasal 14 1. 2. 3. 4.
Pengawas berkewajiban untuk melakukan pemeriksaan organisasi maupun keuangan LKM yang dikelola oleh Pengurus maupun Manajer. Pengawas berkewajiban memberikan saran-saran perbaikan dalam pengelolaan organisasi dan keuangan LKM kepada Pengurus berdasarkan temuan hasil-hasil pemeriksaan. Pengawas berkewajiban memberikan laporan kegiatan, hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan yang telah diberikan kepada Pengurus dalam Rapat Anggota Pengawas wajib memegang teguh kerahasiaan hasil-hasil pemeriksaan dan menggunakannya secara bertanggung jawab. Pasal 15
1.
Pengawas tidak menerima gaji.
2.
Kegiatan Pengawas dibiayai sesuai dengan kemampuan LKM.
3.
Pengawas memperoleh balas bakti berupa bagian dari Dana Pengurus yang merupakan alokasi dari SHU pada setiap akhir tahun buku. Cara pembagian Dana Pengurus diatur dan disepakati di antara Pengurus dan Pengawas.
BAB IX RAPAT ANGGOTA Pasal 16 1.
Rapat Anggota merupakan kekuasaan tertinggi di dalam LKM. Setiap anggota wajib menghadiri Rapat Anggota.
2.
Rapat Anggota pertama pembentukan LKM mempunyai kekuasaan yang sama dengan Rapat Anggota selanjutnya.
3.
Rapat Anggota dilakukan secara teratur sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.
4.
Setiap keputusan yang diambil dalam Rapat Anggota sejauh mungkin diambil secara musyawarah untuk mufakat. Jika tidak dapat dicapai kata mufakat, maka keputusan diambil dengan pemungutan suara. Keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak.
5.
Pemungutan suara dilakukan secara tertulis.
27
BAB X SUMBER DANA LKM Pasal 17 1.
Sumber dana LKM berasal dari Modal Sendiri yang bersifat menanggung risiko dan Utang dari anggota maupun pihak ketiga.
2.
Modal sendiri terdiri atas tabungan para anggota yang berstatus Modal Sendiri, penyisihan dari Sisa Hasil Usaha, sumbangan-sumbangan yang tidak mengikat dan Modal Penyertaan.
3.
Modal Sendiri yang berasal dari tabungan anggota dan modal penyertaan memperoleh bagian dari SHU (dividen).
4.
Sumber-sumber dana yang termasuk Modal Sendiri adalah : a) Tabungan Pokok, b) Tabungan Wajib, c) Penyisihan dari SHU, d) Sumbangan-sumbangan yang tidak mengikat atau Hibah, e) Modal Penyertaan.
5.
Tabungan Pokok dan Wajib tidak dapat ditarik, kecuali anggota keluar dari keanggotaan LKM.
6.
Apabila LKM memerlukan dana dari pihak ketiga berupa utang maka berlaku ketentuan sebagai berikut : a) Utang dari pihak ketiga yang jumlahnya tidak melebihi 75% dari seluruh kekayaan LKM dapat diputuskan oleh Pengurus. b) Utang dari pihak ketiga yang jumlahnya melebihi 75% dari seluruh kekayaan LKM diperlukan persetujuan dari Rapat Anggota.
7.
Seluruh anggota LKM yang terdaftar pada saat perjanjian itu dibuat dan ikut memberikan persetujuan dalam Rapat Anggota, wajib ikut menanggung sama banyaknya.
BAB XI PELAYANAN KREDIT Pasal 18.
28
1.
Setiap anggota dan calon anggota LKM berhak untuk memperoleh pelayanan kredit.
2.
Tata cara pelayanan kredit diatur oleh Pengurus dalam Pola Kebijakan Perkreditan LKM.
3.
Untuk keperluan monitoring dan pemeriksaan, setiap pemberian kredit harus dilengkapi dengan dokumen legal administrasi antara lain : a) Surat permohonan kredit dari anggota b) Berita acara penilaian kredit dan keputusan yang diambil oleh Bagian Kredit atau Manajer LKM c) Surat Perjanjian Kredit yang dilampiri Jadwal angsuran kredit d) Pernyataan tanggung renteng dari seluruh anggota kelompok (bila perlu) e) Dokumen pengikatan atau Pernyataan penyerahan barang jaminan (kalau perlu) f) Surat kuasa eksekusi barang jaminan (kalau perlu)
BAB XII SISA HASIL USAHA Pasal 19 1.
Sisa hasil usaha LKM adalah pendapatan yang diperoleh selama satu tahun buku dikurangi biaya-biaya yang telah dikeluarkan.
2.
Biaya operasional LKM tidak boleh melebihi 50% dari seluruh pendapatan setelah dikurangi dengan biaya dana.
3.
Sisa hasil usaha LKM digunakan untuk : a) 20 % untuk dana cadangan risiko b) 15% untuk dana cadangan pemupukan modal. c) 10 % untuk jasa pengurus d) 5 % untuk dana pendidikan e) 5% untuk dana sosial f) 5% untuk dana kesejahteraan karyawan LKM g) 40 % dibagikan kepada anggota dalam bentuk dividen dan balas jasa pinjaman
BAB XIII PERUBAHAN ANGGARAN DASAR Pasal 20 1.
Perubahan terhadap Anggaran Dasar dapat dibicarakan dalam Rapat Anggota atas usul Pengurus atau sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) orang anggota LKM yang mempunyai hak suara.
2.
Perubahan terhadap Anggaran Dasar ini hanya dapat dilakukan apabila disetujui sekurang kurangnya 2/3 (dua pertiga) dari jumlah anggota yang hadir dan memiliki hak suara dalam Rapat Anggota.
3.
Bilamana terjadi perubahan terhadap Anggaran Dasar sebagaimana dimaksud pada ayat (1), maka Pengurus segera membuat berita acara atau catatan perubahan Anggaran Dasar dan disampaikan kepada seluruh anggota selambat-lambatnya satu bulan setelah terjadinya perubahan.
BAB XIV ATURAN TAMBAHAN Pasal 21 Apabila ada keputusan-keputusan yang disepakati oleh Rapat Anggota dan belum diatur dalam Anggaran Dasar ini, maka keputusan-keputusan tersebut dapat dimasukkan sebagai Pasal-pasal atau ayat baru pada BAB XIV Aturan Tambahan ini, yang bersifat mengikat dan harus dipatuhi oleh seluruh anggota LKM.
29
BAB XV PENUTUP Pasal 22 1.
Ketentuan-ketentuan yang ada dalam Anggaran Dasar ini mulai berlaku sejak ditetapkan oleh Rapat Anggota, sebagaimana dibuktikan oleh dokumen Berita acara Keputusan Rapat Anggota. Daftar hadir peserta rapat terlampir.
2.
Hal-hal mengenai tata laksana LKM akan diatur dalam Anggaran Rumah Tangga.
Ditetapkan di.................................................. Pada tanggal.................................................. Atas nama seluruh anggota LKM...................................... Ketua
(
30
Sekretaris
)
(
)
LAMPIRAN
ANGGARAN RUMAH TANGGA LEMBAGA KEUANGAN MIKRO................................................................
DESA................................................KECAMATAN.................................................. KABUPATEN.............................................. PROPINSI............................................
BAB I KEANGGOTAAN Pasal 1 1.
Permohonan untuk menjadi anggota LKM diajukan oleh calon anggota kepada Pengurus secara tertulis dengan menggunakan formulir yang sudah disediakan untuk keperluan itu.
2.
Seorang calon anggota baru bisa dianggap menjadi anggota penuh dengan segala hak dan kewajibannya, jika ia telah melunasi Uang Pangkal sebesar Rp
.. Tabungan Pokok sebesar Rp................................dan Tabungan Wajib bulan pertama sebesar Rp
., dan telah memperoleh Buku Anggota dengan catatan tentang setoran-setoran tersebut.
3.
Anggota Luar Biasa adalah warga masyarakat yang hanya ingin memanfaatkan jasa tabungan LKM.
4.
Anggota Luar Biasa tidak mempunyai hak suara, hak untuk memilih dan dipilih serta hak untuk memperoleh kredit.
5.
Anggota Luar Biasa dapat memilih jenis-jenis produk tabungan yang sesuai dengan kebutuhannya selain Tabungan Pokok dan Wajib.
BAB II PENGURUS Pasal 2 Pengurus LKM yang dimaksud dalam Anggaran Dasar BAB VII
Pasal 8 sd 11 yaitu:
1.
Berjumlah 5 (lima) orang atau lebih dan berjumlah ganjil.
2.
Setelah lewat masa jabatan yang pertama, setiap tahun seperlima dari jumlah anggota Pengurus mengundurkan diri.
3.
Anggota Pengurus yang mengundurkan diri adalah yang paling lama memegang jabatan. Apabila diantara mereka ada yang diangkat menjadi anggota Pengurus pada hari yang sama maka pengunduran diri akan dilakukan dengan undian, kecuali ada kesepakatan diantara mereka.
4.
Rapat Anggota Tahunan LKM akan mengisi lowongan jabatan anggota Pengurus yang mengundurkan diri.
31
BAB Ill WEWENANG DAN TUGAS PENGURUS Pasal 3 1.
Pengurus berwenang menetapkan Pola Kebijakan Umum LKM, meliputi : a) Pola kebijakan tabungan, meliputi : 1) Jenis produk tabungan, 2) Karakteristik, keunggulan dan daya tarik tabungan, 3) Prosedur pelayanan tabungan, 4) Jasa atau bunga tabungan, 5) Promosi dan pemasaran tabungan, 6) Batas maksimum tabungan yang dimiliki oleh seorang anggota. 7) Ketentuan tentang insentif, bonus dan hadiah tabungan, 8) Tatacara penarikan tabungan, 9) Perlindungan atau asuransi tabungan, 10) Biaya layanan tabungan, 11) Sistim administrasi tabungan, 12) Monitoring, evaluasi dan pengendalian tabungan. 13) Tabungan sebagai salah satu jaminan kredit. b) Pola kebijakan perkreditan meliputi : 1) Jenis produk kredit, 2) Kriteria anggota yang dapat memperoleh layanan kredit, 3) Prosedur kredit, 4) Jumlah maksimum untuk setiap jenis kredit, 5) Jangka waktu untuk setiap jenis kredit, 6) Suku bunga untuk setiap jenis kredit, 7) Cara pengembalian untuk setiap jenis kredit, 8) Sistim angsuran untuk setiap jenis kredit, 9) Perlindungan atau asuransi kredit, 10) Sistim pengamanan/jaminan untuk setiap jenis kredit, 11) Biaya layanan kredit untuk setiap jenis kredit, 12) Ketentuan untuk wajib tabung bagi setiap pencairan kredit, 13) Ketentuan mengenai monitoring dan pengawasan kredit. 14) Ketentuan yang berkaitan dengan penanganan kredit bermasalah. c) Kebijakan perihal jumlah maksimum tabungan yang dapat dimiliki oleh seorang anggota, dengan ketentuan bahwa seorang anggota tidak diperbolehkan memiliki jumlah tabungan melebihi 25% (dua puluh lima persen) dari jumlah seluruh tabungan anggota LKM. d) Kebijakan mengenai penerimaan dan pemberhentian anggota. e) Kebijakan mengenai penerimaan pegawai. f) Kebijakan mengenai anggaran belanja LKM termasuk jumlah balas-karya yang dapat diberikan kepada pengurus dan para pegawai. g) Kebijakan mengenai pengelolaan perkantoran, administrasi umum dan keuangan. h) Kebijakan perihal tatacara pemungutan kembali kredit serta penghapusan kredit atau sisa kredit anggota yang sudah tidak mungkin lagi dikembalikan dengan persetujuan Rapat Anggota. i) Kebijakan mengenai kegiatan program pendidikan dan promosi. j) Kebijakan-kebijakan lain yang sewaktu-waktu dikuasakan oleh Rapat Anggota untuk disusun dan digariskan oleh Pengurus.
2.
32
Pengurus mengusahakan agar dalam kantor LKM selalu ditempelkan Laporan Keuangan LKM yang terakhir yang sudah ditandatangani oleh Pengawas.
3.
Setiap anggota Pengurus yang secara berturut-turut tidak hadir dalam 3 kali rapat rutin Pengurus tanpa memberikan alasan yang dapat diterima, maka anggota Pengurus yang bersangkutan dianggap telah meninggalkan jabatannya.
4.
Pengurus mempunyai wewenang untuk mengisi jabatan yang lowong apabila ada anggota Pengurus yang mengundurkan diri di tengah jalan. Setiap lowongan dalam keanggotaan Pengurus akan diisi selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak terjadinya lowongan tersebut. Pengisian lowongan anggota Pengurus dilakukan dalam Rapat Pengurus dengan musyawarah dan mufakat. Anggota Pengurus baru dipilih dengan jumlah suara lebih dari separoh jumlah anggota Pengurus yang masih ada, untuk selanjutnya dimintakan pengesahan dari Rapat Anggota berikutnya. Pasal 4
Kebijakan mengenai Program
Pendidikan
dan Promosi ditetapkan oleh Pengurus.
1.
Program Pendidikan antara lain : a) Pendidikan bagi calon-calon anggota LKM b) Pendidikan bagi anggota-anggota LKM, c) Pendidikan bagi calon Pengurus LKM, d) Pendidikan bagi calon Pengawas LKM, e) Pendidikan bagi Pengurus LKM, f) Pendidikan bagi Pengawas LKM.
2.
Program Promosi antara lain : 1) Promosi kepada kelompok-kelompok calon anggota potensial (misal organisasi-organisasi wanita) yang ada di wilayah kerja LKM dan sekitarnya. 2) Promosi kepada individu yang dianggap potensial yang ada di wilayah kerja LKM 3) Sistim bonus dan hadiah, 4) Berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan social kemasyarakatan di wilayah kerja LKM. 5) Mengadakan acara-acara kesenian, budaya, wisata bagi masyarakat di wilayah kerja LKM dan sekitarnya.
BAB IV JABATAN DAN URAIAN TUGAS KEPENGURUSAN Pasal 5 1.
Jabatan dalam kepengurusan dan uraian tugasnya adalah
sebagai berikut:
a) KETUA : menjalankan tugas-tugas : 1) Memimpin Rapat Anggota dan Rapat Pengurus, 2) Menandatangani surat menyurat dan surat-surat berharga, 3) Mewakili kepentingan LKM kedalam dan keluar. 4) Memimpin pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. b) WAKIL KETUA : menjalankan tugas-tugas : 1) Mewakili Ketua bilamana Ketua berhalangan dalam melaksanakan tugasnya. 2) Memimpin Panitia Pendidikan dalam menyusun dan menyelenggarakan program pendidikan. c) SEKRETARIS : menjalankan tugas-tugas : 1) Membuat dan memelihara Berita Acara dan notulen lengkat Rapat Anggota dan Rapat Pengurus. 2) Bertanggungjawab membuat undangan Rapat. 3) Bertanggungjawab tentang penyelenggaraan surat menyurat dan pengarsipannya.
33
d) BENDAHARA : mempunyai tugas-tugas : 1) Sebagai Pimpinan Pelaksana Harian sebelum LKM mempunyai tenaga Manajer dan Karyawan Purna Waktu. 2) Bersama ketua menandatangani surat-surat berharga, yang dapat diperjual belikan atau dipindahtangankan dalam usaha LKM; 3) Menyimpan dan memelihara semua arsip yang lengkap mengenai segala transaksi keuangan LKM, menyimpan dengan baik semua buku, bon, surat berharga, dan barang-barang tanggungan jaminan sedemikian rupa sehingga setiap saat tersedia untuk diperiksa oleh Pengawas. 4) Bertanggungjawab atas terselenggaranya sistim pembukuan LKM yang standar dan penyusunan laporan keuangan LKM berupa Neraca dan Laporan Laba Rugi selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari setelah bulan berakhir dan menempelkannya di kantor LKM; 5) Menyusun Laporan Keuangan tahunan sebagai bagian dari laporan pertanggungjawaban Pengurus didalam Rapat Anggota selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari setelah tahun pembukuan berakhir yang telah ditandatandani oleh sekurang-kurangnya dua orang anggota Badan Pemeriksa dan ditempelkan paling kurang satu bulan lamanya di tempat yang mudah dilihat di kantor LKM. 6) Menerima semua pembayaran atas nama LKM dan menyimpannya di tempat aman yang telah ditentukan oleh Pengurus. 7) Melakukan tugas-tugas lain, seperti menandatangani surat Perjanjian Kredit dan lain-lain yang berkaitan dengan tugas-tugas bendahara. 8) Setelah LKM memiliki tenaga Menejer dan karyawan purna waktu, tugas-tugas Bendahara secara bertahap sebagian atau seluruhnya dapat dilimpahkan kepada Manajer. Pelimpahan wewenang dan tugas Bendahara kepada Menejer LKM, tidak mengurangi tanggung jawab Bendahara sebagai anggota Pengurus didepan Rapat Anggota. e) ANGGOTA PENGURUS : Melakukan tugas-tugas yang diberikan oleh Ketua. f) PANITIA KREDIT : Melaksanakan pelayanan kredit kepada anggota sesuai dengan Pola Kebijakan Kredit yang telah ditetapkan oleh Pengurus. g) PANITIA PENDIDIKAN : Melaksanakan kegiatan pendidikan dan promosi sesuai dengan kebijakan dan program yang telah ditetapkan oleh Pengurus. BAB V PENGAWAS Pasal 6 1.
Setelah lewat masa jabatan pertama, setiap dua tahun sepertiga dari jumlah anggota Pengawas mengundurkan diri.
2.
Anggota Pengawas yang mengundurkan diri adalah yang paling lama memegang jabatan. Apabila diantara mereka ada yang diangkat menjadi Pengawas pada hari yang sama maka pengunduran diri akan dilakukan dengan undian, kecuali ada kesepakatan diantara mereka.
3.
Rapat Anggota Tahunan LKM akan mengisi lowongan jabatan anggota Pengawas yang menguridurkan diri. Pasal 7
34
1.
Setiap anggota Pengawas yang secara berturut-turut tidak hadir dalam 3 kali rapat gabungan Pengurus dan Pengawas tanpa memberikan alasan yang dapat diterima, maka anggota Pengawas yang bersangkutan dianggap telah meninggalkan jabatannya.
2.
Setiap lowongan dalam keanggotaan Pengawas akan diisi dalam waktu selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak terjadinya lowongan tersebut. Pengisian lowongan anggota Pengawas dilakukan dalam Rapat Gabungan Pengurus dan Pengawas dengan musyawarah dan mufakat. Anggota Pengawas baru dipilih dengan jumlah suara lebih dari separoh jumlah anggota Pengawas yang masih ada, untuk selanjutnya dimintakan pengesahan dari Rapat Anggota berikutnya.
BAB VI PEMILIHAN KEPENGURUSAN Pasal 8 1.
Pengurus membentuk Panitia Pencalonan sekurang-kurangnya 30 (tiga puluh) hari sebelum Rapat Anggota diadakan. Panitia Pencalonan berjumlah 3 (tiga) orang, terdiri dari satu orang anggota Pengurus dan dua orang anggota yang tidak duduk dalam kepengurusan LKM. Tugas Panitia Pencalonan adalah menyusun daftar calon, menghubungi dan menanyakan kesediaan masing-masing calon, mengajukan calon-calon tersebut untuk dipilih dalam Rapat Anggota sesuai lowongan yang tersedia.
2.
Panitia Pencalonan memimpin acara pemilihan.
3.
Sesudah nama-nama calon diumumkan, Panitia Pencalonan memberi kesempatan kepada peserta Rapat Anggota untuk mengusulkan tambahan calon bilamana ada.
4.
Panitia Pencalonan memimpin acara pemilihan Pengurus dan Pengawas dari calon-calon yang telah disahkan oleh Rapat Anggota, tanpa menentukan jabatan masing-masing calon. Pemilihan dilakukan dengan pemungutan suara menggunakan surat suara secara bebas dan rahasia.
5.
Hanya anggota yang mempunyai hak suara yang dapat memilih
6.
Hasil pemilihan ditentukan berdasarkan suara terbanyak. Apabila dua calon atau lebih mendapat suara yang sama, pemungutan suara diulangi, kecuali di antara mereka menyatakan mengundurkan diri sebagai calon.
7.
Pencalonan maupun pemilihan dilakukan untuk kelompok-kelompok berikut a) Untuk pemilihan pertama memilih 5 (lima) orang atau lebih yang berjumlah ganjil untuk jabatan Pengurus, dan 3 (tiga) orang untuk jabatan Pengawas. b) Setelah masa jabatan yang pertama pemilihan dilakukan setiap tahun hanya untuk mengisi jabatan yang lowong.
BAB VII PENASEHAT Pasal 8 1.
Pengangkatan dan pemberhentian Penasehat yang beranggotakan paling banyak 3 (tiga) orang diusulkan oleh Pengurus untuk memperoleh pengesahan dari Rapat Anggota.
2.
Pengurus wajib memberitahukan secara tertulis pengangkatan maupun pemberhentian Penasehat kepada yang bersangkutan paling lambat dua minggu sejak keputusan Rapat Anggota.
3.
Penasehat bertugas untuk memberikan nasehat, pertimbangan, konsultasi, usul dan saran atas permintaan Pengurus.
35
BAB VIII TABUNGAN ANGGOTA Pasal 9 1.
Tabungan Pokok, Tabungan Wajib dan jenis Tabungan lain yang disepakati oleh Rapat Anggota sebagai modal sendiri dicatat dalam Buku Anggota sesuai unit perhitungan saham.
2.
Nilai satu unit saham sama dengan
3.
Anggota yang selama satu tahun penuh tidak menyetorkan Tabungan Wajib perlu segera mendapatkan penanganan oleh Pengurus agar segera diketahui penyebabnya. Apabila yang bersangkutan tidak bersedia menyetor Tabungan Wajibnya walaupun memiliki kemampuan dan setelah diberikan penjelasan oleh Pengurus tidak juga bersedia, maka keanggotaannya harus dihentikan dan seluruh Tabungannya dikembalikan dengan dikenai biaya administrasi 25% dari jumlah tersebut.
Tabungan Wajib per anggota per bulan.
BAB IX KREDIT Pasal 1 0 1.
Tingkat bunga kredit ditetapkan oleh Pengurus dengan mempertimbangkan pasaran biaya dana, biaya operasional, tingkat risiko, proyeksi SHU dan jenis produk kreditnya.
2.
Apabila Pengurus menetapkan kebijakan mengenai perubahan tingkat bunga kredit, ketentuan baru itu hanya dikenakan terhadap kredit-kredit baru yang dicairkan setelah tanggal ditetapkan.
BAB X SISA HASIL USAHA Pasal 1 1
36
1.
Pengurus dapat mengajukan usulan alokasi penggunaan SHU yang berbeda dari ketentuan yang tercantum dalam Anggaran Dasar dengan dengan mengemukakan alasan dan pertimbangannya. Rapat Anggota dapat menerima atau menolak usulan tersebut. Apabila usulan ditolak, alokasi penggunaan SHU dikembalikan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar.
2.
Selambat-lambatnya satu bulan setelah perhitungan pembagian dividen dan balas jasa pinjaman diumumkan, Bendahara harus membayarkan secara tunai kepada anggota atau menambahkan k e d a l a m ta b u n g a n m a s i n g - m a s i n g a n g g o ta s e s u a i d e n g a n p i l i h a n n y a .
BAB XI PERUBAHAN TERHADAP ANGGARAN RUMAH TANGGA Pasal 12 1.
Perubahan terhadap Anggaran Rumah Tangga dapat dibicarakan dalam Rapat Anggota atas usul Pengurus atau sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) orang anggota LKM yang mempunyai hak suara
2.
Perubahan terhadap Anggaran Rumah Tangga ini hanya dapat diadakan oleh Rapat Anggota berdasarkan keputusan setidak-tidaknya 2/3 (dua pertiga) dari jumlah anggota yang hadir dan mempunyai hak suara dalam Rapat Anggota Tahunan atau yang khusus diadakan untuk itu.
3.
LKM menyimpan buku amandemen/perubahan terhadap Anggaran Rumah Tangga yang selalu tersedia untuk diperiksa oleh anggota dan siapa saja yang mendapat ijin untuk itu.
4.
Amandemen/perubahan terhadap Anggaran Rumah Tangga ini hanya dapat diterima selama tidak bertentangan dengan : a) Undang-undang Perkoperasian yang berlaku b) Anggaran Dasar LKM
ANGGARAN RUMAH TANGGA ini diterima dan disahkan oleh Rapat Anggota yang diadakan pada tanggal.................................................. di desa................................................................................ Kecamatan..................................... Kabupaten................................................................................. Propinsi ....................................................
Ditandatangani oleh:
Ketua
(
..}
Sekretaris
(
)
37
