1
PEDOMAN SEDERHANA KUALIFIKASI MINIMAL USAHA BENIH HORTIKULTURA YANG MAMPU MEMENUHI KRITERIA UNTUK BISA SERTIFIKASI MANDIRI (ISO 9001:2008)
IKATAN PRODUSEN BENIH HORTIKULTURA (IPBH) 2013
2 A. LATAR BELAKANG Industri perbenihan hortikultura di Indonesia mengalami kemajuan yang signifikan, terutama industri lokal (berbasis permodalan dalam negeri) sejak satu dekade terakhir. Dengan dibatasinya impor benih hortikultura yang secara teknis bisa diproduksi di Indonesia memacu industri perbenihan nasional terus berkembang. Ditambah keinginan kuat dari pelaku-pelaku usaha perbenihan hortikultura yang ingin mandiri, semakin menambah usaha produksi benih di dalam negeri terus bertambah. Tanggung jawab terhadap konsistensi mutu benih, pada hakekatnya merupakan tanggungjawab antara pihak produsen terhadap konsumen (petani). Pemerintah yang selama ini berperan terhadap pengawasan dan sertifikasi benih sebenarnya secara perhitungan bisnis bukan termasuk pihak yang bertanggungjawab penuh terhadap mutu benih, meskipun sertifikat mutu benih sebelum era sertifikasi mandiri dikeluarkan oleh pemerintah melalui Unit Pelaksana Teknis Pengawasan dan Sertifikasi Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura (UPTPSBTPH). Menjelang diterapkannya regulasi tentang keharusan perusahaan benih terutama hortikultura untuk melakukan sertifikasi mandiri, maka kebutuhan akan pembenahan perusahaan dalam rangka penerapan sertifikasi mandiri, ke depan sudah menjadi kebutuhan yang harus dipenuhi. Prasyarat untuk sertifikasi mandiri tersebut bagi perusahaan benih hortikultura adalah diterapkannya Standart Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Sebenarnya SMM ISO 9001:2008 tidak mengatur jumlah personil SDM yang harus dipenuhi oleh sebuah perusahaan (benih), yang penting adalah konsistensi dari personil SDM yang ada untuk mengawal proses manajemen di perusahaan sehingga menjamin penerapan SMM ISO 9001:2008 secara optimal. Namun tuntutan pihak LSSM (Lembaga Sertifikasi Sistim Mutu) perbenihan hortikultura memiliki kriteria tersendiri (meskipun hanya tersirat) tentang bagaimana sebuah perusahaan benih hortikultura itu seharusnya berdiri. Oleh karena itu IPBH (Ikatan Produsen Benih Hortikultura) sebagai wadah komunikasi pelaku usaha perbenihan hortikultura (Jawa Timur), mencoba menyusun KUALIFIKASI MINIMAL USAHA BENIH HORTIKULTURA YANG MAMPU MEMENUHI KRITERIA UNTUK BISA SERTIFIKASI MANDIRI, berdasarkan pengalaman empiris pelaku usaha perbenihan hortikultura yang telah menerapkan SMM ISO 9001:2008. Dengan harapan besar, semoga perusahaan benih skala menengah dan kecil (anggota IPBH) akan terus termotivasi untuk bisa menerapkan SMM ISO 9001:2008 secara konsisten sehingga mampu berkembang menjadi perusahaan benih kelas middle up yang diperhitungkan oleh pesaing, dan juga sebagai wujud kesiapan sebuah perusahaan benih yang berhak untuk melakukan sertifikasi mandiri.
3 B. PEMENUHAN PERSYARATAN ISO 9001:2008 I. Apa itu ISO ? International Organization for Standardization’ Suatu badan internasional yang beranggotakan organisasi standar nasional lebih dari 161 negara Sekretariat berlokasi di Jenewa, Swiss Menyediakan dan mempromosikan standar internasional yang dibutuhkan oleh pasar
II.
Apa itu SMM ISO 9001:2008 ?
Merupakan standar yang paling populer :
Diterima di 161 negara (Desember 2001)
Jumlah sertifikat 510.616 (Desember 2001)
Standar yang diakui secara internasional Mencakup seluruh aspek manajemen Merupakan sistem manajemen mutu yang siap pakai Bersifat generik Dapat dibuktikan penerapannya
III.
Kerangka ISO 9001:2008
Leadership Sarana Pendukung
Document Control
Pengendalian Proses
4
IV.
Perubahan Mendasar dari Perusahaan yang Telah Menerapkan SMM ISO 9001:2008 1. Sasaran mutu lebih terinci 2. Berdasarkan kepada proses bisnis 3. Persyaratan kompetensi 4. Lebih fokus pelanggan 5. Analisa data dan cara perolehannya 6. Lebih menekankan kepada perbaikan terus menerus
V.
Pihak yang berkepentingan (stake holder) pada perusahaan :
1. Customer memenuhi persyaratan menjamin ketersediaan harga dapat dipercay
2. Share holder profit, citra, reputasi, 3. Employees kepuasan kerja, pengembangan karier, K-3, 4. Community kode etik, lingkungan, peraturan, 5. Suppliers
kejelasan persyaratan,
kelanjutan bisnis,
metode pembayaran,
5
VI.
STRUKTUR ISO 9001:2008
0 Pengantar 1 Ruang Lingkup 2 Acuan 3 Istilah & Definisi 4 Sistem Manajemen Mutu 5 Tanggungjawab Manajemen 6 Manajemen Sumber Daya 7 Realisasi Produk 8 Pengukuran, Analisis & Peningkatan
VII.
PRINSIP DASAR SEDERHANA ISO 9001:2008
tulis apa yang dikerjakan
(write what you do) ++
kerjakan apa yang ditulis
(do what you write)
periksa dan tinjau
(review and verify !)
C. BAGAIMANA MEMULAI MENERAPKAN ISO 9001:2008 PADA PERUSAHAAN ANDA ? I.
UP DATE SISTIM ADMINISTRASI PERUSAHAAN BENIH ANDA Maksudnya disini adalah sebuah perusahaan benih apapun nama identitas perusahaan pastikan memenuhi ketentuan regulasi yang ada dari sisi regulasi perbenihan hortikultura jelas yaitu tentang up date TDPBB (Tanda Daftar Pengedar Benih Bina), dari sisi regulasi perdagangan dan perindustrian (status perusahaan, CV/PT/UD, dll), dan dari sisi regulasi perpajakan seperti NPWP, dll.
6 II.
UP DATE STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN ANDA Sekurang-kurangnya untuk mengisi struktur perusahaan benih hortikultura menjelang diterapkannya ISO 9001:2008, yaitu : 1. Seorang pimpinan / top management (apapun namannya, Manager, Direktur, dll) 2. Seorang yang bertanggungjawab di bagian Produksi (Nama struktur mengikuti struktur top management). Bagian Produksi membawahi sekurang-kurangnya : - Bagian Produksi Lapang (Kebun). - Bagian Prosesing Benih (termasuk gudang, simpan kemas). Dalam Keterbatasan SDM penanggungjawab produksi bisa dirangkap Bagian produksi lapang (kebun). 3. Seorang yang bertanggungjawab di bagian QC (Quality Control) Bagian QC, setidak-tidaknya terdiri dari : - Pemeriksa Lapang (Field Inspector) - PCB (Pengambil Contoh Benih) - Analis Benih Laboratorium Dalam keterbatasan SDM Pemeriksa Lapang Bisa merangkap PCB dan merangkap pula penanggungjawab QC, namun analis benih diusahakan ada dan terpisah SDMnya dari divisi QC yang lain. 4. Seorang yang bertanggungjawab dalam administrasi , SDM, dan Keuangan. 5. Seorang yang bertanggungjawab dalam bidang pemasaran. Bagian pemasaran sekurang-kurangnya terdiri dari : - Koordinator Pemasaran - Distribusi/administrasi pasar - Tim Pemasaran. 6. Seorang yang bertanggungjawab di bidang Litbang atau R & D Bidang ini bagi produsen benih hortikultura sangat penting, disamping representasi dari produk varietas yang kita produksi, dalam sistim Sertifikasi Mandiri, dengan adanya Litbang yang masuk dalam ruang lingkup ISO 9001:2008, maka ada tambahan kewenangan selain kewenangan sertifikasi benih yaitu bisa melakukan Uji Kebenaran Varietas Sendiri dalam sistim Pendaftaran Varietas Hortikultura dari regulasi yang terkini di Indonesia.
Dari struktur perusahaan yang telah ada secara minimalis diatas maka akan menjelma menjadi struktur pengelola ISO 9001:2008 secara minimalis pula yaitu : 1. Top Manajemen, akan dijabat pimpinan tertinggi perusahaan. 2. Wakil Manajemen (Manager Representatif), bisa dijabat oleh salah seorang yang berkompeten dalam bidang ISO 9001:2008, memiliki akses ke seluruh bagian dalam struktur organisasi perusahaan, dan menjadi motor penggerak bagi kelangsungan berjalannya ISO 9001:2008 di perusahaan. 3. Kepala Auditor Internal merangkap anggota, bisa dijabat oleh salah seorang dalam struktur perusahaan. 4. Anggota Auditor Internal.
7 5. Anggota Auditor Internal. Auditor Internal bisa mewakili unsur produksi lapang, prosesing benih, QC, pemasaran, dll, idealnya jumlahnya minimal 3 (ganjil). 6. Document Control / Pengendali Dokumen, bisa dijabat bagian administrasi. Pengelola ISO bisa ditambah yang lain sampai mencapai 8 orang personal atau lebih secara merata dengan mempertimbangkan tingkat pendidikan dan kompotensi ISO 9001:2008. III.
PENETAPAN KOMITMEN TOP MANAGEMENT Komitmen untuk melaksanakan ISO 9001:2008 artinya ketetapan bersama dari manajemen perusahaan yang dipimpin oleh Top Management untuk menetapkan kapan dimulainya penerapan ISO 9001:2008, dengan melihat kelengkapan dokumen di masingmasing bagian secara nyata dan konsisten. Karena belum mendapat sertifikat LSSM, maka dokumen yang dimaksud adalah banyak berkaitan dengan dengan dokumen sertifikasi dari UPTPSBTPH seperti yang telah dilakukan sebelumnya oleh perusahaan. Contohnya , jika perusahaan menetapkan dimulai ISO 9001:2008 adalah tanggal 1 Januari 2013, maka mulai tanggal 1 Januari 2013 seluruh dokumen sertifikasi BPSB harus terarsip dengan baik, dokumen uji laboratorium internal dan eksternal harus terekam dengan baik dengan standart pengujian yang ada, dokumen administrasi prosesing harus terekam dengan baik, dll.
IV.
PENETAPAN TIM PENGELOLA ISO 9001:2008 Tim pengelola ISO sebagaimana disampaikan pada bagian II tersebut diatas ditetapkan oleh perusahaan , ada Surat Keputusannya dari Pimpinan Perusahaan. Tim ini bertanggungjawab untuk : 1. Menyusun Dokumen Mutu dan Dokumen turunan dibawahnya sampai Panduan Kerja (PK) pada bagian / unit yang terkecil sekalipun. 2. Melakukan identifikasi dokumen dan sistim kerja per bagian di perusahaan untuk kemudian bersama-sama menetapkan diagram alir proses produksi dan keterkaitan dengan proses yang lain di QC sampai dengan pemasaran di perusahaan. 3. Melakukan Pra Audit (Bagi Auditor Internal) dan Audit Internal secara berkala dan terjadwal sebelum dan sesudah dilakukan Audit Eksternal oleh LSSM. 4. Mengumpulkan, mendokumentasikan dan mensosialisasikan regulasi/peraturan perbenihan yang harus selalu ter up date. 5. Memelihara dan memperbaharui dokumen jika ada revisi-revisi.
V.
PELAKSANAAN PELATIHAN TENTANG KESADARAN MUTU 1. Salah satu atau lebih tim pengelola ISO seyogyanya ada yang telah mengikuti Training Penyusunan Dokumen Mutu ISO 9001:2008 (dibuktikan dengan sertifikat). 2. Sekurang-kurangnya tim pengelola ISO telah mengikuti Training Pengenalan dan Pemahaman ISO 9001:2008 Standar BSN (Badan Starndardisasi Nasional) waktunya
8
3. 4.
5. 6.
biasanya 2 hari. Artinya training ini bagi Tim Pengelola ISO sifatnya wajib, dan bagi struktur lain yang terlibat di perusahaan sifatnya dianjurkan (bukti sertifikat). Pelatihan Audit Internal bagi calon Auditor Internal, biasanya satu paket dengan pelatihan pemahaman ISO 9001:2008 (bukti sertifikat). Pelatihan Analis Benih Hortikultura bagi Analis Benih, jika ada event Pelatihan Analis Benih Hortikultura atau dalam bentuk magang ke BPSB atau Balai Besar Pengujian Mutu Benih Hortikultura dan Tanaman Pangan, CImanggis, Bogor (bukti sertifikat). Pelatihan Sertifikasi Benih Hortikultura bagi Tim Pengelola ISO 9001:2008 terutama bagian produksi, prosesing benih dan QC (bukti sertifikat). Pelatihan-pelatihan penunjang lainnya seperti, prosesing benih, pemulian benih, regulasi benih, marketing, administrasi produksi benih, dll bisa dilaksanakan secara bertahap seiring dengan proses menjalankan ISO 9001:2008.
VI.
IDENTIFIKASI PROSES BISNIS Melakukan identifikasi proses bisnis dari bahan-bahan yang telah dikumpulkan oleh Tim Pengelola ISO 9001:2008, disepakati bersama oleh semua bidang dan dituangkan dalam bentuk dokumen.
VII.
DESAIN SISTIM, PENDOKUMENTASIAN DAN PENERAPAN SECARA KONSISTEN Melakukan Desain sistim, melengkapi dokumen mutu, menetapkan sasaran mutu per bagian dan melaksanakan dengan konsisten serta melakukan dokumentasi / pengarsipan pada setiap elemen kerja secara konsisten pula. Tidak ada pedoman standart, namun ISO 9001:2008 mensyaratkan harus ditetapkan sesuai dengan kondisi perusahaan, pencapaian kerja tidak mengatur tentang prestasi kerja namun mensyaratkan harus ada pendokumentasian sehingga mampu telusur. Ibaratnya setiap butir benih yang diproduksi harus jelas dokumen pendukungnya sesuai dengan regulasi yang ada, sehingga ketika ditelusuri akan berujung pada bagian awal proses sertifikasi benih.
VIII.
PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL Audit Internal dilakukan oleh Auditor Internal yang telah melaksanakan pelatihan Audit Internal ISO 9001:2008. Audit tidak bisa dilaksanakan oleh bagian yang sama, artinya jika auditornya dari bagian QC maka dia tidak bisa melakukan audit di bagian QC, harus diacak sehingga memungkinkan Auditor mengaudit bagian yang lain. Hal ini untuk menjaga obyektifitas hasil audit. Lebih baik ditemukan sebanyak-banyaknya permasalahan atau penyimpangan atau dalam bahasa ISO ketidaksesuaian pada saat audit internal sehingga jika dilakukan audit eksternal, sistim sudah memastikan terlaksana dengan baik.
IX.
TINJAUAN MANAJEMEN Dari hasil audit internal, maka top manajemen akan melakukan perbaikan-perbaikan ke semua bidang teraudit dan menyempurnakan sistim yang ada menjawab temuantemuan secara terukur dan ter up date.
9
X.
MELAKUKAN SERTIFIKASI Setelah prasayarat terpenuhi semua, maka segera dilakukan proses administrasi sertifikasi pada lembaga LSSM, untuk kemudian dilakukan proses audit eksternal oleh pihak LSSM, melakukan perbaikan-perbaikan sampai pihak LSSM menyatakan bahwa pelaksanaan ISO 9001:2008 di perusahaaan kita sesuai. Dengan LSSM nanti akan ada MOU, kita ikuti tahapan-tahapan sertifikasi sesuai dengan MOU.
D. MELENGKAPI HARD WARE Sebagai sebuah perusahaan benih, sebagaimana yang disyaratkan ketika memperbaharui nomor TDBB setiap tahun yang sekarang namanya Kompetensi Produsen Benih Hortikultura, maka sewajarnya, perusahaan benih yang akan menerapkan SMM ISO 9001:2008 pun harus memenuhi criteria minimal layaknya sebuah produsen benih hortikultura. Melengkapi perangkat keras perusahaan, maka lingkungan kerja menjadi persyaratan yang tidak bisa diabaikan dalam menerapkan ISO 9001:2008. Oleh karena itu setidak-tidaknya yang harus ada adalah : 1. Ruang Pimpinan Perusahaan. 2. Ruang kerja yang mencover kegiatan administrasi, kepegawaian dan keuangan yang representative. 3. Ruang kerja bagian produksi yang mengendalikan administrasi produksi. 4. Ruang administrasi prosesing benih yang biasanya menyatu dengan gudang prosesing dan penyimpanan benih. 5. Ruang administrasi laboratorium pengujian mutu benih. 6. Menguasai Laboratorium pengujian mutu benih dan perangkat standart pengujian mutu benih. Investasi yang wajib ada : a. Alat pengukur kadar air (metode moisture meter (digital), atau metode oven maka harus ada oven yang representif, serta pelengkapnya seperti desicator, cawan, alat pemotong/penghancur benih). b. Germinator Type manual c. Pengukur temperature dan kelembaban (harus ada juga di gudang penyimpanan dan di Green house tempat menguji daya berkecambah benih). d. Material untuk Uji Daya Berkecambah Benih metode kertas, berikut cawan-cawan petri (petri disk). e. Timbangan digital 2-3 desimal. f. Meja kerja. g. Seed box. Yang dianjurkan ada : a. Seed devider untuk horti yang cocok yaitu type soil divider, jika tidak ada tetapkan memakai metode paroan dalam rangka pengambilan contoh kerja. b. Electric Germinator c. Timbangan analitik 4 desimal.
10
7. Green House minimalis yang mampu menampung seed box –seed box untuk pengujian daya berkecambah benih, minimal (ukuran 2x3 m). 8. Alat sederhana Sterilisasi pasir untuk media pengujian daya berkecambah benih metode pasir , bisa dibuat dari drum bekas yang dimodifikasi. 9. Gudang prosesing dan penyimpanan benih. 10. Alat-alat prosesing benih. 11. Alat pengambil contoh benih (trier) 12. Alat-alat ukur seperti timbangan yang harus telah di kalibrasi. 13. Alat-alat untuk kemas / packing benih.
E. MANFAAT PENERAPAN ISO 9001:2008 BAGI PERUSAHAAN Manfaat ke dalam : 1. 2. 3. 4. 5.
Ada SOP yang standart di semua bagian. Ada sistim kerja yang konsisten. Ada budaya kerja yang obyektif dan rasional. Ada hasil kerja yang efektif dan efisien. Ada mekanisme kerja yang continue.
Manfaat ke luar : 1. 2. 3. 4. 5.
Kepercayaan dan kepuasan pelanggan. Jaminan mutu dan pelayanan purna jual. Meningkatkan image yang positif pada perusahaan. Menaikkan daya saing perusahaan. Sebagai alat ukur standart pada mutu.
Manfaat Khusus sebagai Perusahaan benih yang telah sertifikasi mandiri : 1. Bisa melakukan sertifikasi benih sendiri secara terukur sesuai kemampuan produksi dan kapasitas pasar. 2. (Jika R & D masuk ruang lingkup) Bisa melakukan Uji Kebenaran Varietas sendiri dalam rangkaian mekanisme Pendaftaran Varietas Hortikultura. F. PENUTUP Dengan hanya sekitar 8-10 orang SDM yang handal (di luar SDM paruh waktu/harian), yang secara structural saya istilahkan minimalis, bisa menghasilkan out put perusahaan benih hortikultura yang berstandart ISO 9001:2008 yang telah memenuhi syarat sebagai Perusahaaan benih yang telah Sertifikasi mandiri, margin keuntungan perusahaan ada di depan mata. PT. BCA Jember, CV. ASA Malang, CV. AURA Seed Kediri, PT. SHS Cabang Pujon, ………………… siapa menyusul ? ***oOo***
11
