Pedagógiai innováció a Göcsej Kapujában pályázat keretében Készítette: Pete Istvánné

Erdei iskola

A TÁMOP – 3.1.4 – 08/2-2009-0160 Pedagógiai innováció a Göcsej Kapujában pályázat keretében Készítette: Pete Istvánné 1

Bevezetés

Az erdei iskola projekt egy iskolai szervezési projekt, amelynek az előkészítése iskolai környezetben, megvalósítása az iskola területén kívül, vagy az iskolai környezetben zajlik.

Az erdei iskolai program a tanulói képességek fejlesztését és a tananyag elsajátítását a tanulók aktív, cselekvő együttműködésére építi, a megismerés tárgy pedig

a

helyszín természeti,

épített

kulturális

környezete.

Nem csak

természetmegismerő programra szerveződik, hanem időt és figyelmet fordít az emberi környezet, az emberek tevékenységének hatására a környezetre, illetve annak időben és térben való változására.

Fő célja, hogy a gyerekek számára tudatosítsa, hogy az ember a természet része, csak akkor van esélye a boldogulásra, ha együttműködik környezetével, és nem uralkodni akar felette, ami a természet törvényeinek megértését és az élet minden formájának elismerését feltételezi.

Az erdei iskolában nem csak a gyerekek, hanem a pedagógusok is kilépnek a hagyományos iskolai szerepekből. Mássá válik az ismeret- és értékátadáshoz való viszonyuk, megváltoznak a tanítási-tanulási helyzetek. A tanulás folyamatát a tanulók aktív, együttműködő megismerőtevékenysége jellemzi.

1. osztályban: A megismerési módszerek alapozása Tapasztalatszerzés a környezetről, a megfigyeltek pontos megfogalmazása szóban Az élettelen természet alapismeretei A nap időtartama, a napszakok váltakozása, jellemzői; az időjárás elemeinek megfigyelése, a víz megjelenési formái a természetben; a tavasz jellemző időjárása Az élő természet alapismeretei Az élő és élettelen közti különbség; a közvetlen környezetben, túrák során előforduló gyakori növények megfigyelése (mérete, alakja, színe, illata, jellemző részei, élőhelye) 2

A közvetlen környezetben gyakran előforduló állatok, társállatok megfigyelése (mérete,

alakja,

színe,

szaga,

hangja,

mozgása,

táplálkozása,

jellemző

tevékenységei, szaporodása) Testünk és életműködésünk Érzékszerveink szerepe a környezet megismerésében, az évszaknak és az időjárásnak megfelelő önálló öltözködés, önálló tisztálkodás, a balesetek megelőzésének módja Közlekedés A gyalogos közlekedés legfontosabb szabályai, veszélyhelyzetei

2. osztályban: Megfigyelés, leírás, összehasonlítás, csoportosítás, vizsgálódás a közvetlen környezetben lévő tárgyak, élőlények érzékelhető tulajdonságai körében Becslések, egyszerű mérések alkalmilag választott és szabvány egységekkel tanítói segítséggel, a tapasztalatok kifejezése élőszóban, rajzban, írásban tanítói segítséggel Az élettelen természet alapismeretei Az érzékszerveink szerepe a környezetünk megismerésében, a környezetben előforduló

anyagok

hőmérsékletének,

érzékelhető

felületének,

tulajdonságainak

keménységének,

(színének,

alakjának,

rugalmasságának,

ízének,

szagának) megfigyelése; megmérhető és nem megmérhető tulajdonságok; az anyagok csoportosítása; az anyagok tulajdonságai és felhasználásuk, hatásuk közötti kapcsolat; élelmiszerek Az élő természet alapismeretei Tapasztalatszerzés a különböző élőhelyek (település, kert, erdő, mező, víz, vízpart) élővilágáról A termesztett növények megfigyelése, leírása, vizsgálata, csoportosításuk felhasználásuk szerint; növényi táplálékaink; gyümölcsök, zöldségek szerepe az egészséges táplálkozásban A vadon élő és a tenyésztett, kedvtelésből vagy társként tartott állatok megfigyelése, viselkedésük megfigyelése, leírása, összehasonlítása

3

Tájékozódási alapismeretek Az erdei iskola környékének megfigyelése (közterületek, közlekedési eszközök, üzletek, a szabadidő eltöltésének helyei, intézmények, nevezetes és érdekes épületek, helyek, felszíni formák)

3. osztályban: Az élő természet alapismeretei A víz, vízpart növény és állatvilágának megfigyelése; a mező növény és állatvilága, a mező életközössége Megfigyelések, vízminták, növények gyűjtése, állatok tanulmányozása Az élettelen természet alapismeretei Az időjárás, az időjárás elemei, időjárás megfigyelése Tájékozódás a földrajzi környezetben Felszíni formák, a folyók és a szél felszínformáló munkája. Tájékozódás iránytű segítségével, a fő és mellék világtájak, a térkép, alaprajz – a szálláshely és az erdei iskola településének alaprajza, társadalmi, gazdasági élete

4. osztályban: A kertben és a szántóföldön A közvetlen környezetben termesztett zöldségfélék, gyümölcsök, gyümölcsfák, virágos növények, szántóföldi növények megfigyelése, az évközben tanultak felelevenítése Állatok a környezetünkben A faluban tenyésztett állatok megfigyelése – disznó, tehén, tehénfejés, frissen fejt tej megkóstolása, lovak, ménes, baromfiudvar Testi, lelki egészségünk Kirándulások, túrák során a gyógy- és gyomnövények felismerése, gyűjtése Személyi higiénia, önálló fürdés, mosakodás; terítés, asztal leszedése, hálószoba, közös helyiségek takarítása, tisztán tartása Tájékozódás a földrajzi környezetben Tájékozódás a szálláshely környékén, a településen iránytű segítségével, térképvázlat, túraútvonal készítése Hazánk nagy tájainak földrajza, jellemzői, nemzeti parkok

4

Az erdei iskolai program során alkalmazott módszertani elemek: Alkalmazhatóak az elemi természettudományos megismerés módszerei, eszközei, megalapozhatóak az egészséges és környezettel harmonikus életvezetési szokások. A tanulók elsajátítják a vizsgálódásokhoz, mérésekhez szükséges eszközök balesetmentes,

rendeltetésszerű

használatát,

környezetkímélő

kezelését.

Megkülönböztetik a lényeges tulajdonságokat a lényegtelentől, a jellemző kiválasztják,

tulajdonságokat

azok

alapján

általánosítanak,

majd

elvonatkoztatnak. Önállóan vagy csoportosan problémákat fogalmaznak meg, majd

megoldásokat

ajánlanak,

egyszerű

jelenségeket,

folyamatokat,

összefüggéseket állapítanak meg. A környezethez alkalmazkodó oktatás során azok a tanulási formák válnak be, amelyek nagyobb tanulói önállóságot, egyéni, páros és csoportos munkát igényelnek. Az elvégzett munka sokféle személyhez szóló értékelési forma alkalmazását kívánja meg.

Az erdei iskolai program során több kooperatív tanulási módszert alkalmazunk, melyek kifejezetten kedveznek a környezeti nevelésnek: -

megfigyelés

-

szövegértelmezés, lényegkiemelés és annak megvitatása

-

páros munka: tényanyag gyűjtése és jegyzetelés

-

jegyzetek, feladatmegoldások összehasonlítása, elemzése

-

új ismerethez kapcsolódó kérdések megfogalmazása csoportmunkával

-

információrögzítés együttműködéssel

-

esszé kidolgozása csoportosan

-

tesztkészítés, tesztértékelés

-

adatgyűjtés,

feldolgozás

és

azok

felhasználásával

kiselőadás

tartása

csoportmunkával -

szituációs játékok

Az erdei iskolai program során használt legfontosabb eszközök: Tanulói eszközök: -

megfelelő öltözet, lábbeli

-

könnyű hátizsák 5

-

jegyzetfüzet, erdei iskolai napló, íróeszköz, rajzeszközök

-

gyűjtő dobozkák (papír, műanyag, fém)

-

kulacs, bicska

-

elemes lámpa

-

térkép

-

iránytű

-

kézi nagyító

-

távcső

-

zsineg

-

mérőszalag

-

esetleg fényképezőgép

Tanári eszközök: -

elsősegély doboz

-

erős kötél

-

rajzlapok, csomagoló papír

-

színes kréta

-

gipsz

-

irattűző kapocs

-

növény és állathatározó

-

kalapács

Az iskola pedagógiai programja tartalmazza a lehetőség szerint évenként megszervezett erdei iskolát, az intézmény tantestülete kiemelt fontosságúnak tartja a gyerekek fejlődése szempontjából a környezeti nevelést. Az iskola igazgatója a nevelőtestület tagjai közül választott két pedagógussal valósítja meg a projektet. Külső segítség az erdei iskola helyszínéről a programszervező. A projekt elsődleges támogatói a gyerekek szülei, akik szintén bevonhatóak a szervezésbe.

Az eredményes munka feltétele a tanulók előzetes felkészítése, érzelmi ráhangolása. Ezt a tantestület a tanév során folyamatosan végzi. Mivel az erdei iskolai program tervezett időpontja általában a tanév vége, május, ezért a tényleges ismeretátadás folyamata erre az időszakra már lezajlik. Az erdei iskolában inkább az ismétlés, a tananyag kiegészítése, a vizsgálódás, kísérletezés, 6

az ismeretek megszilárdítása, a tanultak gyakorlati alkalmazása, a szerzett tapasztalatok, elsajátított ismeretek feldolgozása, csoportosítása, rögzítése a cél. A projekt megvalósítása külön eszközbeszerzést nem igényel, a szükséges eszközök, felszerelések a helyszínen rendelkezésre állnak, illetve rendelkezik velük az iskola.

A program szakmai, pedagógiai értékelésének módja: A folyamatos, naponkénti programértékelést be kell építeni az erdei iskola programjába. A tanévzáró értekezleten kell összességében, minden részletre kiterjedően értékelni a programot. A projekt részletes értékelésének szempontjai: helyszín, programok, gyerekek tevékenysége, tanári munka, külső segítők munkájának értékelése, stb. A levont következtetések, tapasztalatok beépítésre kerülnek a következő év erdei iskolai programjába.

7

1. Célkitűzés

A kiindulási helyzet - erdei iskola szervezési projekt - már tartalmaz egyfajta vázlatos célmeghatározást. Ahhoz azonban, hogy a projekt elérendő eredményei és munkafolyamatai tisztázásra kerüljenek - hogy a projekt céljai az ellenőrző, tájékoztató, kapcsolattartó, koordináló és kiválasztó funkciókat be tudják tölteni jól megfogalmazott, elérhető és mérhető - azaz operacionális célok felállítására van szükség.

A projektcsapat az első ülését a célok meghatározására, a célhierarchia képzésre szervezi. Jelen esetben maximális egyetértésről, célmegegyezésről beszélhetünk a projektcsapaton belül, hiszen a célok megfogalmazásában az egyes pedagógusok ugyanúgy részt vesznek, mint a projekt-team vezetője, az igazgató.

Az eredmények, határidők és ráfordítások mágikus háromszögében a különböző kreativitástechnikák

közül

a

brain

writingot

érdemes

választania

a

projektvezetőnek, hogy a tagok közül senkinek az elképzelése se maradjon ki.

Az intuitív eljárás során ötletek tömkelegét sikerül létrehozni, majd a felmerült elképzeléseket rendszerezni, eredmény- és eljáráscélokra kell bontani és utolsó lépésként felállítani a célhierarchiát is.

8

1.Eredménycélok

1.1. Professzionálisan megrendezett erdei iskola

- 1.1.1.

Sikeres saját programok

1.2. Új minőség az iskolai munkában

1.3. Az iskola kapcsolatrendszerének fejlesztése

-1.2.1. Jobb együttműködés a tanárok közt

-1.3.1. Jobb együttműködés a gyerekek és a tanárok közt

-1.2.2. Rendszerszemléletű gondolkodás

-1.3.2. Javuló együttműködés a szülők és a tanárok közt

-1.2.3. Hatékonyabb programszervezés

-1.3.3. A szülők aktívabb támogatása

- 1.1.3. A gyerekek aktív részvétele >90 %

-1.2.4. Pedagógiai eszköztár fejlesztése

-1.3.4. Az iskola külső kapcsolatrendszerének fejlesztése

-1.1.4. Felügyelet 24 órás biztosítása

-1.2.5. Módszertani ismeretek gyarapítása

-1.1.5.

-1.2.6. Szakemberek tapasztalatainak integrálása

- 1.1.2. Sikeres helyszíni programok

Jó hangulat a helyszínen

9

2. Eljáráscélok

2.1. Határidők

2.2. Költségek

-2.1.1. Jelentkezés egy hónapon belül

-2.2.1. Saját erő

-2.2.2.

támogatás

2.3. Projekt lebonyolítása

2.3.1. A program lebonyolítása

2.3.2. Projektszervezés

-2.3.1.1. Saját -2.3.2.1. program koncepciója Illetékességek tisztázása

-2.1.2. Időtartam 5 nap

-2.3.2.2. Programbizottság alakítása

2.3.3. Egyéb

-2.3.3.1. Utazás megszervezése

-2.3.3.2. Szülők megfelelő tájékoztatása

-2.3.3.3. Szükséges eszközök -2.1.3. Költség 1. részletének befizetése jan. 31.

-2.2.3. Pályázat

-2.2.4. Szülői befizetések

-2.3.1.3. A helyszín programjának koncepciója

-2.3.2.3. Egyetértés a projektcsapatban

-2.3.3.4. Játékszerek

-2.3.3.5. Orvosi igazolások beszerzése -2.1.4. Költség 2. részletének befizetése máj. 1.

-2.3.3.6. A felügyelet megszervezése

-2.1.5. Szülői befizetések minden hónap 15-ig

10

2. Fázistervezés

A céltervezés, célhierarchia felállítása után a projektcsapat következő fontos feladata a projekt életciklusának, a projektfázisoknak a felállítása.

A projekt életciklus szakaszok sorozata, amelyeken keresztül a projekt a kezdetektől a befejezésig eljut.

A projektszakasz (fázis) egy projekt lefolyásának időben elhatárolt része, amely objektíven elkülöníthető a többi szakasztól.

A projektszakaszok funkcionális elkülönítése és az időtengely mentén történő rendezése egy folyamatos fázisprofilt eredményez. Ebben az ábrázolásban a szakaszátmenetek fontos esemény-orientált jelölnek ki az időtengelyen. Ezek a szakasz-metszéspontok döntési pontok is egyben - mérföldkövek, különleges jelentőségű események - amelyek választóvonalként a projekt továbbvitele szempontjából központi jelentőségűek.

A mérföldköveket az időbeli sorrend szerint érdemes definiálni. A projekt elején elvégzendő cél- és projektstruktúra-tervezés, valamint a mérföldkő-tervezés egyforma fontosságú.

A projektcsapatnak a fázistervek elkészítése előtt a következő fontos kérdéseket kell feltennie: -

Mennyi idő áll rendelkezésükre a projekt megvalósításához?

-

Pályázati lehetőségeket igénybe tudnak-e venni?

-

Mennyi a pályázatok átfutási ideje?

-

Résztvevők száma

-

A koncepcionális mérlegelésekre (résztvevők jelentkezési határidejére, anyagi források összegyűjtésére, illetve a részletes tervezésre, az erdei iskolai program koncepciójának kidolgozására, a projektstruktúra-terv, valamint a megvalósítható tanulmányterv, folyamat és határidő, költség, pénzügyi erőforrás tervezésre, kockázatelemzésre mennyi idő van.

11

-

Utókezelésre, a projektdokumentáció elkészítésére, archiválásra mennyi időt kell szánni.

Mivel jelen esetben szervezeti/szervezési projektről van szó, ezért legjobb megoldás a szervezeti/szervezési projektek standard fázismodell alkalmazása.

Az erdei iskola projekt fázisainak megállapítása: -

Koncepciós, definíciós fázis

-

Részletes tervezés fázisa

-

Az erdei iskolai program előkészítésének fázisa

-

Az erdei iskolai program lebonyolításának fázisa

-

Utókezelés, kiértékelés, archiválás fázisa

Az egyes szakaszok jellemzése: 1. fázis: Koncepciós, definíciós fázis: -

projektkezdés

-

feladat meghatározása

-

igényfelmérés

-

jelentkezési határidő

-

szálláshely lefoglalása

-

fázistervezés

-

gazdaságossági számítások

-

további eljárási koncepció kidolgozása

2. fázis: Részletes tervezés fázisa -

a projektszervezet megállapítása

-

az első megvalósítási terv kidolgozása (program - költségek határidők)

-

finanszírozási terv

-

gyerekek utaztatása

-

kockázatelemzés

-

további eljárás megállapítása

12

3. fázis: Az erdei iskolai program előkészítésének fázisa: -

pályázat

-

részletes erdei iskolai program kidolgozása

-

egyeztetések a szálláshely programfelelősével

-

fizetési részletek

4. fázis: Az erdei iskolai program lebonyolításának fázisa: -

odautazás lebonyolítása

-

szállás elfoglalása, berendezkedés

-

a megtervezett napi programok végrehajtása

-

csomagolás, szálláshely rendbetétele

-

hazautazás lebonyolítása

5. fázis: Utókezelés, kiértékelés, archiválás fázisa: -

program kiértékelése

-

esetleges utókalkuláció

-

projektdokumentáció elkészítése és archiválása

-

megállapítások, következtetések levonása a jövő évi erdei iskolai program számára

Vázlatos időtervezés:

Fázis

Becsült időtartam

1. Koncepciós/definíciós fázis

1,5 hónap

2. Részletes tervezés fázisa

2 hónap

3. Az erdei iskolai program előkészítésének

4,5 hónap

fázisa 4. Az erdei iskolai program lebonyolításának

6 nap

fázisa 5. Utókezelés, kiértékelés, archiválás fázisa

1 hónap

13

A mérföldkövek definíciója és jellemzése a fázismodellben:

1. fázis: Koncepciós/definíciós fázis: 

M1 Döntés az erdei iskolai program kivitelezhetőségéről

2. fázis: Részletes tervezés fázisa: 

M2 Döntés az erdei iskolai program koncepciójáról

3. fázis: Az erdei iskolai program előkészítésének fázisa: 

M3 Döntés a részletes erdei iskolai programról



M4 A költségek első részletének befizetése



M5 A költségek második részletének a befizetése

4. fázis: Az erdei iskolai program lebonyolításának fázisa: 

M6 Odautazás



M7 hazautazás

5. fázis: utókezelés, kiértékelés, archiválás fázisa: 

M8 Projektzáró értekezlet

A fázismodell ábrázolása oszlopdiagramként fő csomópontjaival

1

2

3

4

5

6

7

8

9

M1 definíciós fázis M2

részletes tervezés M3

M4

program előkészítés lebonyolítás M6 M7 M8 utókezelés

M5

14

Vázlatos ráfordítás-tervezés a fázismodellben

Teljesítmény-ráfordítások becslése az egyes fázisokra százalékban

Az erdei iskola projekt költségeinek 70%-a a lebonyolítás időpontjáig megjelenik, hiszen a részvételi díjat két részletben az erdei iskola előkészítésének fázisában kifizetjük. A költségek maradék 30 %-a fedezi az utazási költségeket, az erdei iskolában vásárolt apróságokat és a kísérőtanárok bérét.

Fázis

Becsült teljesítmény-ráfordítás százalékban

1. Koncepciós/definíciós fázis

Kb. 2%

2. Részletes tervezés

Kb.8%

3. Az erdei iskola előkészítése

Kb. 60%

4. Az erdei iskola lebonyolítása

Kb. 10%

5. Lezárás és kiértékelés

Kb. 20%

15

A fázismodell ábrázolása a teljesítmény-ráfordításokkal oszlopdiagram formában

70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% lezárás és kiértékelés

erdei iskola lebonyolítás

erdei iskola előkészítése

részlettervezés

ráfordítás

koncepciós/definíciós fázis

ráfordítás

a fent kapott százalékos értékek alapján:

idő

16

3. Projektstrukturálás

A projektstrukturálás nem más, mint a projektnek, mint rendszernek egyedi összetevőkre, elemekre történő cél-, tevékenység és eredmény-orientált lebontása, és az ezen elemek között meglévő alapvető összefüggések feltárása.

A projektstruktúra-terv a projekten belüli utasítási és kommunikációs eszköztár kulcseleme. Teljes egészében tükrözi a projekt tárgyát és a munka tartalmát, meghatározza a munkaegységeket (részfeladat vagy munkacsomag) és azok kapcsolatát egymással, megteremti az átláthatóságot és elősegíti a projekt tárgyának közös és azonos látásmódját. A munkacsomag leírások pontosan meghatározzák a munka tartalmát, a célokat, az elérendő eredményeket, a felelősségi

viszonyokat,

a

határidőket

és

időtartamokat,

a

felhasznált

erőforrásokat, az esetleg szükséges előkészítő munkát, az előfeltételeket, a felhasználandó dokumentumokat, a költségeket, stb.

A projektek kifejezetten komplex tervek, magas szintű komplexitásuk miatt a legkevésbé sem átláthatók. A projektek sikeres megvalósítása ezért megköveteli kisebb, elkülöníthető, azaz könnyebben tervezhető, irányítható és ellenőrizhető egységekre történő felosztásukat.

A PST alapfelépítése: A projektstruktúra-terv kialakítása során a projektet hierarchikus módon részfeladatokra és munkacsomagokra bontjuk. A munkacsomag jellemzője, hogy további felosztásra nem kerül, a többi munkacsomaggal

kapcsolatos

viszonyát

tekintve

világosan

elhatárolt,

kapcsolódási pontjai ismertek.

A strukturálás alapelvei: A projektek struktúráját alapvetően az alábbi projektjellemzők tulajdonságai határozzák meg: -

a projekt fajtája

-

a projekt nagysága 17

-

a projekt időtartama

-

a projekt komplexitása

-

referenciaképesség (eredményérintettség, a folyamatokra gyakorolt hatás, stb.)

Az erdei iskola projektünkben a következő tevékenységek zajlottak le: Koncepciós/definíciós fázis: -

projektindítás, a feladatok meghatározása,

-

igényfelmérés (pozitív eredménnyel zárul, kellő számú jelentkező van)

-

jelentkezési határidő betartása

-

elegendő számú jelentkezés után megtörténik a szálláshely lefoglalása

-

elkészül a fázisterv

-

megtörténnek a gazdaságossági számítások (ha negatív eredménnyel zárulnak, az további intézkedések szükségességét vonja maga után)

-

további eljárási koncepció kidolgozása.

Döntések: -

Az erdei iskola a kellő számú jelentkező esetén megszervezhető - 1. Mérföldkő

-

A pályázaton kívül más anyagi lehetőségeket is kell még keresni.

-

A következő szakaszt, a Részletes tervezés fázisát el lehet kezdeni.

A projektszervezet kialakítása megtörténik. A következőkben az erdei iskola lebonyolítási koncepcióját dolgozza ki a projektcsapat. A koncepció a következő súlypontokat tartalmazza: -

Az erdei iskola időtartama

-

Az erdei iskola helyszíne

-

-

-

A szállást le kell foglalni

-

Odautazás, hazautazás megszervezése

-

Kísérőtanárok biztosítása

Az erdei iskola programjának kidolgozása -

Saját szervezésű programok

-

A helyszín programfelelőse által összeállított program

-

A programok összeegyeztetése, időbeliség meghatározása

Pályázat elkészítése 18

-

Egyéb költségcsökkentő rendezvény szervezése

-

Szülői hozzájárulások összegyűjtése

-

Az erdei iskolában használt eszközök, játékok kiválogatása, összegyűjtése

-

Orvosi igazolások beszerzése

-

Szülői értekezletek megszervezése -

Jelentkezés, szállás lefoglalása után

-

Utazás előtt egy héttel

A projektcsoport ülésén egy flipcharton rögzíti azokat a tevékenységeket, amelyeket a projektteamnek kell elvégeznie. Ezek a következők: 

Részletes tervezés (határidők, költségek, finanszírozás)



A saját programok megtervezése



Folyamatos kapcsolattartás, egyeztetések a szálláshely programfelelősével



Költségcsökkentő rendezvények (pl. SZM bál) megtervezése



Pályázat elkészítése



A program előkészítése (programszervezés tervezése, humán erőforrás tervezés, általános koordinálás és irányítási szolgáltatások, stb.)



Az utazás megszervezésének megtervezése



Az erdei iskolai program lebonyolításának biztosítása



A programok gondozása



Az anyagszükséglet megtervezése



Szükséges igazolások (orvosi igazolás) beszerzése



Projektzárás: utókalkuláció, kiértékelő ülés, projektiratok lezárása

Miután a fent felsorolt tervek elkészülnek, az összes projektfeladatot egy projektstruktúra-tervben foglalja össze a projektcsapat.

19

Projektstruktúra-terv táblázat

PST kód

Részfeladat, illetve munkacsomag

0.0.0.0

Erdei iskola

1.0.0.0.

Projektmenedzsment

1.1.0.0.

Projekttervezés

1.2.0.0.

Projektirányítás

2.0.0.0. 2.1.0.0 2.1.1.0. 2.2.0.0. 3.0.0.0.

Koncepciós / definíciós fázis Igényfelmérés Jelentkezési határidők Szálláshely lefoglalása Részletes tervezés fázisa

3.1.0.0.

Projektszervezet megállapítása

3.2.0.0.

Projektkoncepció kidolgozása

3.3.0.0.

Projektstruktúra-terv

3.4.0.0.

Határidők

3.5.0.0.

Költségek

3.6.0.0.

Finanszírozás

3.7.0.0.

Kockázatelemzés

4.0.0.0.

Erdei iskola program előkészítése

4.1.0.0.

Helyszín programja

4.2.0.0.

Saját szervezésű program

4.3.0.0.

Pályázat

4.4.0.0.

SZM bál megszervezése

4.5.0.0.

Orvosi igazolások beszerzése

4.6.0.0.

Szülői értekezletek megszervezése

5.0.0.0. 5.1.0.0.

Erdei iskolai program lebonyolítása Utazás lebonyolítása

5.1.1.0.

Odautazás

5.1.2.0.

Hazautazás

5.2.0.0.

Szálláshely elfoglalása

5.2.1.0.

Kipakolás

5.2.2.0.

Ágynemű felhúzása

20

5.2.3.0.

Felelősi rendszer kialakítása

5.3.0.0.

Napi programok végrehajtása

5.4.0.0.

Szálláshely elhagyása

5.4.1.0.

Csomagolás

5.4.2.0.

Szálláshely rendbetétele

6.0.0.0.

Utókezelés, kiértékelés, archiválás fázisa

6.1.0.0.

Program kiértékelése

6.2.0.0.

Utókalkuláció

6.3.0.0.

Pályázat elszámolása

6.4.0.0.

Projektdokumentáció elkészítése

6.4.1.0. 6.5.0.0.

Archiválás Megállapítások, következtetések levonása, beépítése a jövő évi projektbe

21

5. Kockázatelemzés

Minden projekt sikere nagymértékben függ attól, hogy a projekt tervezése, szervezése előtt és közben mennyire fordít figyelmet a projektcsapat a lehetséges kockázatokra.

Kockázatnak nevezzük azokat a lehetséges eseményeket és helyzeteket, amelyek a projektre nézve a tervezett eredménnyel szemben hátrányos következményekkel bírhatnak.

Egy felkészült projektcsapat a kockázatok bekövetkezését nem tétlenül, hanem tervezetten

várja,

a

kockázatokat

az

intézkedések

kiválasztásával

és

előkészítésével felismeri és preventív, tehát kármegelőző intézkedésekkel és korrektív, vagyis kárcsökkentő intézkedésekkel elhárítja.

A kockázatelemzést kellő időben el kell kezdeni és periodikusan, folyamatosan ismételni kell.

A kockázatelemzést és a kockázatmenedzsmentet már a projektindítás előtt el kell kezdeni, és a teljes projektfolyamatba be kell építeni a projektmenedzsment állandó részfeladataként.

A kockázatelemzés alapvetően három szakaszra osztható: -

kockázatazonosítás (a kockázatok felismerése)

-

kockázatcsoportosítás, kockázatértékelés

-

kockázatdokumentáció, a kockázatok jellemzése

Ezt követi az intézkedések tervezése és értékelése.

A kockázatelemzés dokumentációjának a következő pontokat kell tartalmaznia: -

a kockázat rövid leírása

-

a kockázat kiváltó okai

-

az okok és a kockázat bekövetkezésének időpontjai

-

a különböző események hatásösszefüggései

-

a költségek, határidők, eredményminőség, stb. hordereje 22

-

feltételezett keretfeltételek

Erdei iskola projektünk is hordoz magában kockázati tényezőket. A projektcsapat már a tervezés időszakában felvázolt néhány kockázati eseményt, pl.: -

a kísérőtanárok közül valaki megbetegszik, vagy egyéb akadályoztatása miatt nem tudja vállalni a gyerekek felügyeletét

-

az erdei iskolai program csak szabadban megtartott foglalkozást, kirándulást tartalmaz, rossz idő esetén milyen más programokkal lehet ezt helyettesíteni

-

az erdei iskolában a gyerekekkel, a gyerekek közül valakivel baleset történik, megbetegszik, stb.

Ahogy a projekt a tervezéstől az előkészítésig halad előre, időről időre merülhetnek fel még egyéb kockázati tényezők. A projektcsapat a kockázatokat mind összegyűjti, elemzi és preventív módon megpróbálja azokat elhárítani. Példaként egy kockázati tényezőt elemzek a mi formanyomtatványunk alapján:

23

Formanyomtatvány a kockázat dokumentációhoz:

Kockázatelemzés: 2010. január 10-én Projekt: Erdei iskola Folyamat: Részletes tervezés fázisa Projektelemző csapat: Erdei iskola projektcsapat

Helyzetelemzés/kockázatelemzés: Az erdei iskolai projekt egyik legfontosabb követelménye a gyerekek felügyeletének biztosítása. A 22 tanuló mellé két kísérőtanárt kell biztosítania az iskolának. Lehetséges ok: Előfordulhat, hogy az előzetesen felkért személyek közül valaki megbetegszik, vagy egyéb magánéleti probléma miatt nem tudja vállalni a gyerekek felügyeletét. Lehetséges, hogy ez a tény csak az utazás előtti napon, vagy napokban derül ki. Hatások mértéke: Ez a kockázati tényező súlyosan érinti a projektet, hiszen egy kísérőtanárral felelőtlenség lenne elengedni a gyerekeket. Ezt a felelősséget sem az igazgató, sem a másik kísérőtanár nem vállalja magára. Keretfeltételek: A probléma megoldására intézkedési tervet kell kidolgozni lehetőség szerint többféle variációval.

Lehetséges hatásösszefüggések/megjegyzések: A kísérőtanárok helyettesítésének megoldása nélkül a projekt eredményességének hatásfoka csökken, maga a projekt megvalósítása is veszélybe kerül. Az utazás meghiúsulása anyagi veszteséget jelent az iskolának és szülőknek, pedagógiai hatása pedig felbecsülhetetlen.

Következő megbeszélés: 2010. február 8-án, a projektcsapat ülésén az iskolában.

24

A kockázati tényezők alapos feltérképezése alapján születhetnek meg a döntések a projekt sikerét fenyegető kockázatok kizárására, valamint a projekt lebonyolítása folyamán fellépő kisebb horderejű kockázatok kezelése és kézben tartására.

25

6. Dokumentáció

Minden projekt fontos részfeladata a megfelelő dokumentálás. A dokumentáció meghatározza és leírja, hogy -

hogyan keletkeznek a dokumentumok a tervezési, végrehajtási, vizsgálati valamint a projektlezárási tevékenység eredményeként,

-

hogyan

kell

a

dokumentumokat

megjelölni,

regisztrálni,

elosztani,

adminisztrálni és iktatni, archiválni.

A dokumentumok kötelező érvényű - az az információ, amelyet írásban lefektettek, kötelezi ennek az információnak a használóját - és megőrzendő információhordozók, vagyis a hivatalos irat várható bizonyítékául szolgál valaminek, pl. szerződés, jegyzőkönyv.

Az információhordozók lehetnek hagyományosan papír alapúak, de napjainkban egyre inkább terjednek a digitális, pl. CD-ROM, mikrofilm változatai is.

Nagyon fontos az iratok megjelölése, azonosítása is. Minél több hivatalos irat keletkezik egy projektben, annál fontosabb ezeknek az iratoknak az egységes azonosítása, mivel: -

egyébként az iratok nem foghatók fel a tevékenységek eredményeként, tehát az irat kiállítója nem tudja bizonyítani a helyes és maradéktalan feldolgozást.

-

egyébként az iratok nem módosíthatók.

-

egyébként az iratok nem találhatóak meg.

Az iratok azonosítása alapvetően kétfajta megjelöléssel történik: -

számozással, pl. folyamatos sorszámmal

-

tartalmi megjelöléssel, pl. néhány a tartalomról jelzést adó kulcsszó megadásával.

A tartalmi megjelölést osztályozó iratazonosításnak is nevezik.

Az iratok ügykezelésének legfőbb feladata a fizikai valóságban rendelkezésre álló iratoknak egy dokumentációs helyen való rendben tartása. Az iratok ügykezelése a következő tevékenységeket foglalja magába: 26

-

átvétel

-

iktatás

-

másolás

-

elosztás

-

archiválás

-

megsemmisítés

Az intézmény életében minden évben visszatérő tevékenység az erdei iskola projekt

megszervezése.

Minden

évben

más

helyszínen,

más

tevékenységformákkal, de azonos tervezési, szervezési folyamatokon keresztül valósul meg a projekt. A projekt előkészítése időben is hosszú folyamat, szinte az egész tanéven keresztülhúzódik. Természetesen sok irat keletkezik ezen időszak alatt, aminek a dokumentálása rendkívül fontos. Mivel a projekt tervezési, szervezési folyamatában ismétlődő tevékenységekkel találkozunk, ezért nagyon jól használható az intézmény ezen projektjeire kidolgozott iratszükséglet-mátrix, ami nem más, mint az azonosítás céljából történő tartalom és forma szerinti iratcsoportosítás. Ennek a mátrixnak lényeges előnye, hogy megnevezi azokat a különböző irattípusokat, amelyeket a projekt részfeladatának végrehajtása érdekében el kell készíteni, ki kell bocsátani , át kell adni, át kell venni és gondozni kell. Az intézmény iratszükséglet-mátrixa a következő iratfajtákat tartalmazza:

Iratfajták Tárgy, tartalom

Szerződés Pályázati

Megrendelők

adatlap Szállás lefoglalás Program, szállás biztosítása

X X X

Orvosi vizsgálat Humán erőforrás biztosítása

adatlapok X

Pályázatok Utazás

Statisztikai

X X X

X

27

Az iratszükséglet-mátrix megkönnyíti a projektcsapat munkáját. Nagyon jól használható: -

mintára

-

utókeresésre

-

határidő, felelős visszakeresésére

-

ha a szervezetbe új ember érkezik

-

egységes dokumentációra

A projektcsapat a dokumentálást külön gyűjtőbe, az intézmény egyéb hivatalos irataitól elkülönített iktatószámon, a tartalmi megjelölést használva végzi. Ez az eljárásmód felel meg leginkább a világos, pontos rendszerezésnek és a gyors visszakeresés követelményének.

28

7. Projektlezárás és - értékelés

A projektzárás két dolgot jelent: -

a projekteredmények átadása és átvétele

-

a megszerzett tapasztalatok dokumentálása és átadása

A projektzárás része a költségek és a pénzügyi helyzet felmérése és a projektzáró beszámoló elkészítése. A tapasztalatok megőrzése érdekében és a folyamatos javítás elvével összhangban a zárás felülvizsgálatát egy projektzáró ülés keretében célszerű végrehajtani. Az ülésen a projektcsapat tagjai kiértékelik, hogy milyen mértékig sikerült elérni a célokat, kezdeményezik az eltérések, az okok és a problémák kivizsgálását. Itt van lehetőség a fejlődést segítő ajánlások és javaslatok megtételére, a kritika és dicséret megfogalmazására. A projektzáró ülésen a következő kérdések kerülnek a felszínre: -

Elértük-e a kitűzött célokat (határidők, költség, eredmények)? Ha nem, mik azok a legfontosabb okok, ami miatt nem sikerült elérni a célokat?

-

Mi volt a jó, mi volt a rossz a projektben? Milyen volt a csapatklíma? Milyen volt az együttműködés a külső munkatársakkal?

-

Milyen következtetések vonhatók le a tapasztalatokból a jövőbeni projektek számára? Dokumentálták-e a tapasztalatokat? Hogyan érhetők el ezek a dokumentumok? Mit tartalmaz a projektzáró-beszámoló? Kik vesznek részt az elkészítésében?

-

Milyen munkákat kell még, milyen határidővel elvégezni? Kik ezeknek a munkáknak a felelősei? Milyen költség keletkezik még? Ki viseli ezeket a költségeket?

-

A projektcsapat és a projektvezető felmentése.

Az erdei iskola szakmai, pedagógiai értékelésének módja: A folyamatos, naponkénti programértékelést be kell építeni az erdei iskola programjába. A tanévzáró értekezleten, vagy egy külön értekezleten kell összességében, minden részletre kiterjedően értékelni a programot. A részletes értékelés szempontjai: - helyszín - programok 29

- gyerekek tevékenysége - tanári munka - segítők munkájának értékelése

A projektvezető szétosztotta a feladatokat a projekttagok között. Az utókezelés, kiértékelés, archiválás fázisában nagyon sok az adminisztratív munka. Más-más projekttag végzi a tartalmi munka adminisztrálását, a pályázati beszámolót és a költségelszámolást, utókalkulációt. A projektzáró ülésen az írásos beszámolók meghallgatása után a projekttagok szóbeli véleményükkel, észrevételeikkel kiegészítik az elhangzottakat, majd az összes vélemény figyelembevételével készül el a végleges beszámoló. A legfontosabb feladata projektzáró ülésnek a tapasztalatok, következtetések levonása és a használható elemek beépítése a következő évi erdei iskolai projektbe.

30