PDF hosted at the Radboud Repository of the Radboud University Nijmegen

PDF hosted at the Radboud Repository of the Radboud University Nijmegen

The version of the following full text has not yet been defined or was untraceable and may differ from the publisher's version.

For additional information about this publication click this link. http://hdl.handle.net/2066/27466

Please be advised that this information was generated on 2015-12-21 and may be subject to change.

“TO INFORM AND INSPIRE” Beleidsplan voor de bibliotheekvoorziening van de Radboud Universiteit Nijmegen, 2006-2009

Universiteitsbibliotheek Nijmegen Maart 2006

Inhoudsopgave

Managementsamenvatting

1

1. Uitgangspunten

4

1.1 Strategisch plan, Radboud Universiteit Nijmegen, 2005–2009 1.2 Cluster Facilitair: missie en visie 1.3 Beleidsplan voor de bibliotheekvoorziening 2004-2005

4 5 6

2. Ons doel: de Universiteitbibliotheek als expertisecentrum

7

2.1 Onze visie en missie: de behoeften van onderwijs en onderzoek centraal 2.2 Achtergrond: de toekomstige rol van de universiteitsbibliotheek 2.3 Hoofdlijnen van beleid

7 7 8

3. Ons aanbod: innovatieve, klantgerichte diensten 3.1 Onze doelgroepen 3.2 De bibliotheek als fysieke publieksruimte 3.3 De virtuele bibliotheek: digitale informatie en zoeksystemen 3.4 Personalisatie 3.5 Informatievaardigheden 3.6 Institutional repository 3.7 Communicatie en activiteitenprogramma

10 10 10 11 13 14 15 17

4. Onze informatiebronnen: digitale en gedrukte collecties 4.1 Collectievorming 4.2 O ndersteuning collectievorming 4.3 Ontsluiting, de registratie van publicaties 4.4 Bewaarfunctie 4.5 Bijzondere collecties: oude drukken en erfgoedcollecties 4.6 Digitalisering van bijzondere collecties

19 19 20 21 22 23 24

5. Mensen, middelen en instrumenten 5.1 Personeel: de “lerende organisatie” 5.2 Communicatie binnen de UBN 5.3 Organisatie 5.4 Huisvesting 5.5 Ontwikkeling ICT 5.6 Financiën 5.7 Kwaliteit 5.8 Samenwerking

25 25 26 27 27 28 29 29 30

Bijlagen: A. Lijst van afkortingen

32

Woord vooraf Dit beleidsplan is opgesteld in opdracht van de directeur van het Cluster Facilitair van de Radboud Universiteit Nijmegen en omvat de overwegingen en doelen voor de bibliotheekvoorziening voor de jaren 2006 tot en met 2009. Het sluit aan bij het Beleidsplan voor de bibliotheekvoorziening 2004-2005 dat in 2003 in opdracht van het College van Bestuur werd opgesteld. Niet opgenomen in dit Plan is planvorming voor het Katholiek Documentatie Centrum (KDC) dat sinds 1 januari 2005 een eigen beleidsvoering kent.1 Voor het succes van een moderne organisatie is toegang tot goede informatiebronnen onontbeerlijk. De UBN heeft als belangrijkste doel: de ondersteuning van de RU in haar ambitie “tot de beste universiteiten van Europa te behoren” door haar klantgerichte, kwalitatief hoogwaardige en innovatieve dienstverlening ter ondersteuning van onderzoek en onderwijs. De universitaire bibliotheekvoorziening wil zich in de planperiode ontwikkelen tot een expertisecentrum voor de wetenschappelijke informatievoorziening. Bij de ontwikkeling van dit concept zijn leidinggevenden en medewerkers van de UBN direct betrokken geweest. Werkgroepen voor bepaalde thema’s hebben daarbij ook het advies van collega’s van andere onderdelen van de RU ingewonnen. Daaruit is een strategic review ontstaan over uitgangssituatie, omgeving en plaats van de bibliotheek als basis voor het beleidsplan. Van bijzonder belang voor de UBN zijn impulsen van beleidsontwikkelingsprocessen bij andere bibliothecaire instellingen in binnen- en buitenland. De UBN is actief lid van UKB, het samenwerkingsband van universiteitsbibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek en de Bibliotheek van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen, waarbinnen gezamenlijke richtlijnen voor de ontwikkeling van dienstverlening in de context van een netwerk van Nederlandse wetenschappelijke bibliotheken vastgesteld worden. Dit plan is echter specifiek voor de Nijmeegse situatie ontwikkeld. De UBN bestaat uit een centrale bibliotheek, waarin de humaniora collecties geïntegreerd zijn, en decentrale bibliotheken in verschillende faculteiten op de campus. Deze constructie maakt het mogelijk dat de informatievoorziening dicht bij de gebruikers kan plaatsvinden en optimaal afgestemd kan worden op de behoeften in de verschillende vakgebieden. Dit beleidsplan beschrijft een ambitieus programma. De opzet van dit programma wordt verder uitgewerkt in een business plan en in de jaarplannen van de afdelingen. De inhoud van het beleidsplan is richtinggevend voor de UBN-organisatie voor de planperiode en wordt in relatie tot de beschikbare financiële en personele middelen uitgevoerd. Als motto voor ons plan hebben wij een citaat van een docent bij de RU genomen: het is de taak van de UBN de universiteit te informeren en te inspireren - “to inform and inspire”. Graham Jefcoate Directeur, UBN Nijmegen, maart 2006

Zie Katholiek Documentatie Centrum, Beleidsplan 2005-2008. Het personeel en financieel management van het KDC is ondergebracht bij de Universiteitsbibliotheek, waarvan het KDC als afdeling functioneert. 1

Managementsamenvatting Dit beleidsplan is opgesteld in opdracht van het Cluster Facilitair van de Radboud Universiteit Nijmegen en omvat de overwegingen en doelen voor de bibliotheekvoorziening voor de jaren 2006 tot en met 2009. Dit beleidsplan is geen business plan. 1. Inleiding: strategie van de Radboud Universiteit Nijmegen De Universiteitbibliotheek (UBN) wil de ambitie van de Radboud Universiteit Nijmegen om “tot de beste universiteiten van Europa te behoren”, ondersteunen door tijdens de planperiode een expertisecentrum te worden voor de universitaire bibliotheek- en informatiefunctie. Basis voor de beleidsontwikkeling van de UBN zijn de strategische plannen van de RU en het Cluster Facilitair. 2. Ons doel: de universiteitsbibliotheek als expertisecentrum De kenmerken van de UBN als expertisecentrum zijn: • • • • • • • • • •

Wij zijn klantgericht. Wij zetten in op kwaliteit. Wij volgen het principe van best practice bij diensten en procedures. Wij zijn innovatief. Wij gebruiken onze expertise proactief. Wij bevorderen informatievaardigheden. Wij communiceren proactief met de academische gemeenschap en studenten. Wij zijn een lerende organisatie. Wij bevorderen samenwerking en partnerschap. Wij volgen de ingrijpende ontwikkelingen in de informatiemarkt.

3. Ons aanbod: innovatieve, klantgerichte diensten Onze doelgroepen Voor de UBN zijn de primaire doelgroepen: de universitaire gemeenschap (medewerkers en studenten van de RU); de organisatie-eenheden binnen de RU; maar ook de leden van de universitaire gemeenschap die geen gebruik maken van de diensten van de bibliotheek. Enquêtes/analyses van de wensen en eisen van de primaire doelgroepen worden periodiek uitgevoerd. De bibliotheek als fysieke publieksruimte De UBN streeft naar samenwerking met de faculteiten voor een fysieke integratie van de traditionele bibliotheekfunctie met het studielandschap. Het aanbod aan studieplekken wordt gedifferentieerd. De UBN streeft ernaar op alle locaties het beheer van de geïntegreerde studieomgeving te faciliteren. De virtuele bibliotheek: digitale informatie en zoeksystemen De website wordt in toenemende mate het belangrijkste communicatiemedium voor de UBN. Zij wordt op basis van onderzoek verder ontwikkeld en interactiever gemaakt. Er wordt een goede, structurele voorlichting over nieuwe systemen en zoekmogelijkheden opgezet. Een systeem voor authenticatie wordt ingevoerd.

1

Personalisatie Er wordt een behoefteonderzoek gehouden naar personalisatie van bibliotheekdiensten onder gebruikers. Op basis daarvan wordt een programma opgezet. Mogelijkheden voor personalisatie worden niet alleen in digitale diensten gezocht, maar ook in een meer actieve en persoonlijke benadering van wetenschappers en vakgroepen vanuit de bibliotheek. Informatievaardigheden Instructies in informatievaardigheden zijn gericht op vooraf gedefinieerde vaardigheden en worden in samenwerking met wetenschappelijke docenten verder ontwikkeld. Institutional repository De ontwikkeling van een institutional repository is speerpunt van beleid voor de UBN. De technische infrastructuur wordt opgezet. De bibliotheek benadert de onderzoekers van de RU om de repository gevuld te krijgen met hun publicaties. Deze ontwikkelingen vinden plaats in samenhang met het nationale programma DARE [Digital Academic Repositories]. Communicatie en activiteitenprogramma De rol van bibliotheek als fysieke plaats wordt door adequate activiteiten en aanbod onder de aandacht gebracht. Er worden introductiesessies voor nieuwe studenten, promovendi, etc. georganiseerd. Een programma van workshops/seminars (over actuele ontwikkelingen in de bibliotheek- en informatiewereld), tentoonstellingen en daaraan verbonden evenementen zal worden aangeboden. 4. Informatiebronnen: digitale en gedrukte collecties Collectievorming De digitale collectie zal verder toenemen. Naast de digitale zal ook de gedrukte collectie nog toenemen. De verhouding digitaal – gedrukt verschilt per wetenschapsgebied. De UBN initieert overleg binnen de RU over een nieuwe financierings- en besluitvormingsstructuur met betrekking tot ‘big deals’ en participeert daarin. Ondersteuning collectievorming De adviserende en ondersteunende rol van de UBN bij de collectievorming zal worden versterkt. De UBN ondersteunt de faculteiten door het actualiseren van collectievormingprofielen. Ontsluiting, de registratie van publicaties De UBN zal meer met wereldwijde standaarden voor ontsluiting gaan werken en kennis hierover ontwikkelen. De UBN kiest voor een Electronic Resource Management (ERM) Systeem. In de planperiode worden de achterstanden ingelopen in de verwerking van collecties. Bewaarfunctie De UBN zal een profiel voor de bewaarfunctie en een schenkingenbeleid ontwikkelen. De UBN zal de conserveringsstaat van de collectie in kaart brengen, waarbij inhoudelijk gefocust wordt op Nijmeegse zwaartepunten. De UBN zal een collectie-calamiteitenplan opstellen en implementeren. Bijzondere collecties: oude drukken en erfgoedcollecties De UBN voltooit en verbetert de ontsluiting van oude drukken door het wegwerken van achterstanden. Imprintinformatie aan catalogusbeschrijvingen wordt retrospectief toegevoegd.

2

Digitalisering van bijzondere collecties Digitaliseringprojecten worden opgezet voor de erfgoedcollecties en oude drukken/kostbare werken. 5. Mensen, middelen en instrumenten Personeel: de “lerende organisatie” De UBN wil zich in de planperiode ontwikkelen tot een organisatie die tot veranderen bereid is en waarin flexibele medewerkers in zelfwerkende teams opereren. Professionele ontwikkeling vormt een structureel onderdeel van de functie-uitoefening. Communicatie binnen de UBN Elk lid van de UBN is actief betrokken bij de interne communicatie. Kernwoorden voor deze communicatie zijn: openheid, transparantie van besluitvorming, organisatie sensitiviteit. Instrumenten voor de interne communicatie worden verder ontwikkeld. Organisatie De UBN zal haar organisatie doelgericht ontwikkelen. De overlegstructuur wordt verbeterd. De UBN benut de HRM-middelen en -instrumenten van de RU optimaal om de gewenste ontwikkeling te bevorderen. Inventarisatie en analyse van de personele formatie zijn hiervoor noodzakelijk. Innovatieve activiteiten worden in toenemende mate in projectvorm uitgevoerd. Huisvesting De UBN onderzoekt de impact van digitalisering op magazijn- en andere ruimtes. Zij streeft naar een flexibele inzet van ruimte afgestemd op de behoeften van de gebruikers. Ontwikkeling ICT In 2006 zal het bibliotheeksysteem van de UBN worden vervangen. De inrichting van het Intranet krijgt vorm. De interne bedrijfsvoering wordt verder geautomatiseerd in aansluiting op RU-brede systemen. Financiën De UBN streeft naar meer transparantie bij financiële processen. Er wordt een bescheiden programma voor fondswerving ontwikkeld. Kwaliteit De UBN evalueert de impact van haar activiteiten regelmatig. De evaluatie wordt kwantitatief en kwalitatief opgesteld, door Key Perfomance Indicators (KPI’s) voor en rapportages over bepaalde activiteiten. De UBN ontwikkelt een duidelijke planning- en controlecyclus. Klankbordgroepen voor gebruikers worden opgericht. Samenwerking De UBN zal een nog nauwere samenwerking met faculteiten, met het UMC en met betrokken afdelingen van het Cluster Ondersteuning en binnen het Cluster Facilitair zoeken. De UBN moet een belangrijke, actieve en zichtbare rol spelen in nationale gremia als UKB en SURF. In het buitenland zal de UBN haar traditionele banden met Duitse bibliotheken versterken en actief aan de activiteiten van IFLA en LIBER deelnemen.

3

1. Uitgangspunten Basis voor de beleidsontwikkeling van de UBN zijn de strategische plannen van de RU en het Cluster Facilitair. Voortgebouwd wordt op het beleidsplan voor de bibliotheekvoorziening 2004-2005. 1.1 Strategisch plan, Radboud Universiteit Nijmegen, 2005–20092 De UBN wil bij de ontwikkeling van haar klantgerichte dienstverlening en wetenschappelijke informatievoorziening de ambitie van de Radboud Universiteit Nijmegen ondersteunen om “tot de beste universiteiten van Europa te behoren”. De RU neemt kwaliteit van onderwijs en onderzoek als belangrijkste uitgangspunt bij de realisering van deze ambitie. De UBN heeft in dit kader een duidelijke en belangrijke rol. Zij biedt klantgerichte en efficiënte diensten en een breed scala aan wetenschappelijke informatie(bronnen) van hoge kwaliteit. Hoewel de UBN in het Strategisch Plan van de Universiteit nergens letterlijk genoemd wordt, kan uit de context het belang dat het College van Bestuur van de RU hecht aan de bibliotheekvoorziening voor onderwijs en onderzoek, worden afgelezen. De speerpunten die genoemd worden, vormen de inspiratie en aanknopingspunten voor het strategische UBN-beleid voor de planperiode. Dit zijn o.a.: In hoofdstuk 2. Onderzoek: “Iedere onderzoeker functioneert het beste in een inspirerende en dynamische onderzoeksomgeving waar voortdurend uitwisseling van ideeën plaatsvindt met nationale en internationale collega’s van binnen en buiten het vakgebied.” (blz. 12) “Om goed voorbereid te zijn op de concurrentieslag om de onderzoeksmiddelen heeft de Radboud Universiteit de afgelopen jaren de nodige maatregelen genomen om de organisatie van onderzoek te versterken en onderzoekers te ondersteunen. Dit zal de komende jaren universiteitsbreed worden geoptimaliseerd.” (blz. 14) De UBN levert door het toegankelijk maken van (inter)nationale onderzoeksinformatie, haar zoeksystemen en haar multidisciplinaire collecties een duidelijke bijdrage aan de inspirerende en dynamische onderzoeksomgeving. Ook haar relatie tot andere nationale en internationale wetenschappelijke bibliotheken draagt bij aan de mogelijkheden van de onderzoekers bij de RU om zich breed te oriënteren. De UBN is onmiskenbaar van belang voor het versterken van de organisatie van het onderzoek. “Resultaten van wetenschappelijk onderzoek aan de Radboud Universiteit moeten een maatschappelijke betekenis krijgen en ook voor anderen dan de onderzoeker zelf belangwekkend zijn. ” (blz. 14) Door de inrichting van een institutionele repository draagt de UBN bij aan de maatschappelijke zichtbaarheid van de resultaten van wetenschappelijk onderzoek aan de Radboud Universiteit. Vanuit de institutionele repository kunnen diensten opgezet worden die het voor wetenschappers mogelijk maken ook buiten de universitaire gemeenschap hun

2

De kracht van kwaliteit: strategisch plan 2005-2009.

4

onderzoeksactiviteiten te communiceren. Hiermee wordt de waarde die de RU hecht aan de maatschappelijke betekenis van haar onderzoek tot uitdrukking gebracht. In hoofdstuk 3. Onderwijs: “Een afgestudeerde is in staat complexe problemen te analyseren en op te lossen, te oordelen op basis van beschikbare informatie en op basis van ethische overwegingen maatschappelijke verantwoordelijkheid te dragen.” (blz. 17) De cursussen informatievaardigheden die door de UBN verzorgd worden, dragen bij aan de realisatie van deze RU-doelstelling t.a.v. het onderwijs. “Het vakdisciplinair onderwijs sluit aan op internationale ontwikkelingen in het vakgebied.” (blz. 17) De wetenschappelijke informatie die via de UBN voor studenten en medewerkers laagdrempelig beschikbaar is, geeft de mogelijkheid om op de hoogte te blijven van internationale ontwikkelingen. De UBN geeft docenten en onderzoekers hiermee ook een belangrijk referentiekader. De UBN schept de voorwaarden om deze informatie in onderwijsprogramma’s te kunnen gebruiken. “Om in te spelen op deze veranderende studiehouding en actief te stimuleren dat studenten daadwerkelijk 35 uur per week aan hun studie besteden, wordt het aantal werkplekken op de campus sterk uitgebreid.” (blz. 19) De UBN levert hieraan een bijdrage door inrichting van studiewerkplekken in de centrale bibliotheek en de faculteitsbibliotheken. In samenwerking met de faculteiten wordt gestreefd naar een geïntegreerde studieomgeving waarbinnen een optimale combinatie van digitale en geprinte informatie t.b.v. studiedoeleinden wordt geboden. 1.2 Cluster Facilitair: missie en visie In het beleidsplan van het Cluster Facilitair3 worden missie en visie als volgt verwoord: “De Radboud Universiteit wil op het gebied van onderwijs en onderzoek tot één van de beste universiteiten van Europa behoren. De missie van het Cluster Facilitair hangt direct samen met de ambitie van de Radboud Universiteit: Het Cluster Facilitair ondersteunt onderwijs en onderzoek door het bieden van optimale voorzieningen en draagt bij aan een inspirerende werk- en leefomgeving voor studenten, medewerkers en gasten. Het Cluster Facilitair heeft een belangrijke taak bij het invullen van randvoorwaarden die nodig zijn voor de vormgeving van een hechte en succesvolle universitaire gemeenschap. De producten, zoals de opdrachtgevers en afnemers zich die wensen, staan centraal. De organisatie daarachter ontleent zijn bestaansrecht aan de kwaliteit van de dienstverlening. Werkzaamheden die voortkomen uit wettelijke kaders, normen en regels, worden zorgvuldig en gecoördineerd uitgevoerd.”

3

Beleidsplan 2006-2009 Cluster Facilitair, blz. 4

5

1.3 Beleidsplan voor de bibliotheekvoorziening 2004-20054 Het beleidsplan bouwt vanzelfsprekend voort op het vorige beleidsplan dat de periode 2004-2005 besloeg. De visie en missie in het huidige beleidsplan zijn identiek aan die uit het vorige. Aan sommige doelen uit het vorige plan wordt nog gewerkt. Zij komen dan ook terug in het huidige beleidsplan voor zover ze nog relevant zijn. Een analyse van de resultaten van het beleidsplan 2004-2005 vindt plaats in 2006.

4

Beleidsplan voor de bibliotheekvoorziening van de Katholieke Universiteit Nijmegen 2004-2005.

6

2. Ons doel: de Universiteitbibliotheek als expertisecentrum De UBN wil de ambities van de RU en de missie van het Cluster Facilitair door haar actieve en creatieve inzet ondersteunen. Wij willen ons zo als organisatie binnen de RU ontwikkelen tot een expertisecentrum voor de universitaire bibliotheek- en informatiefunctie. Onze kwaliteit moet blijken uit de tevredenheid van onze klanten over onze producten en diensten en de inhoudelijke expertise en professionaliteit van de medewerkers van de Universiteitsbibliotheek. 2.1 Onze visie en missie: de behoeften van onderwijs en onderzoek centraal In het ‘Beleidsplan voor de bibliotheekvoorziening van de Katholieke Universiteit Nijmegen 2004-2005’ zijn de navolgende visie en missie opgenomen. Deze visie en missie gelden ook voor het Beleidsplan 2006-2009: Visie “In een omgeving waarin kwalitatief hoogwaardig onderzoek plaatsvindt en modern studentgericht onderwijs gegeven wordt, is de Universiteitsbibliotheek de professionele partner die een geïntegreerde wetenschappelijke informatievoorziening biedt voor de Radboud Universiteit Nijmegen. Aangezien het aanbod van wetenschappelijke informatie qua omvang blijft groeien, in verschijningsvorm gedifferentieerd is en aangeboden wordt door een commerciële sector die steeds verder monopoliseert, werkt de Universiteitsbibliotheek nadrukkelijk samen met faculteiten en collega-instellingen in binnen- en buitenland, met als doel duurzame toegang tot wetenschappelijke informatie.” Missie “De bibliotheekvoorziening van de RU heeft als primaire doelgroep studenten en medewerkers verbonden aan de universiteit en vervult daarnaast ook een publieke taak. De Universiteitsbibliotheek geeft het partnerschap maximaal vorm door het bevorderen van een inzichtelijk en gedifferentieerd aanbod van wetenschappelijke informatie en realiseert een daarbij behorende adequate, zichtbare en laagdrempelige gebruikersondersteuning die vraaggericht, proactief en efficiënt is ingericht. De Universiteitsbibliotheek stelt de behoeften van onderwijs en onderzoek centraal. Zij onderhoudt nauwe relaties met de faculteiten om het aanbod van wetenschappelijke informatie en het daarbij behorende dienstverleningspakket af te stemmen. De bibliotheek maakt optimaal gebruik van betrouwbaar gebleken mogelijkheden op het terrein van de informatie- en communicatietechnologie.” 2.2 Achtergrond: de toekomstige rol van de universiteitsbibliotheek De omgeving waarin universiteitsbibliotheken zich moeten ontwikkelen, wordt gekenmerkt door razendsnelle veranderingen in de informatiemarkt en bij klanten, vooral: • • • • •

de verschuiving van gedrukte naar digitale media; de kostenstijging van wetenschappelijke informatie; de trend naar ‘big deals’ voor elektronische informatiebronnen; hogere verwachtingen en eisen van gebruikers; toenemende ‘personalisatie’ van diensten; 7

• •

de trend naar ‘open access’ diensten op de informatiemarkt. de verwachting van klanten dat de digitale bibliotheek overal bereikbaar is.

Over deze trends bestaat grote consensus in de universitaire bibliotheekwereld. Enkele van deze trends worden hieronder verder uitgewerkt. In een bericht van de British Library wordt voorspeld dat in het jaar 2020 in het Verenigd Koninkrijk nog slechts 10% van de nieuwe wetenschappelijke publicaties uitsluitend in gedrukte vorm zal verschijnen. 40% zal alleen digitaal beschikbaar komen, terwijl 50% zowel in geprinte als elektronische vorm verschijnt.5 Binnen de wetenschappelijke communicatie speelt publiceren in open access een steeds belangrijkere rol. De betekenis hiervan wisselt sterk per vakgebied. Ook deze ontwikkeling is van belang voor de bibliotheekfunctie. De ‘Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities’ opgesteld in oktober 20036 heeft de ambitie om deze ontwikkeling internationaal te stimuleren en op die manier wetenschappelijke informatie breed en zonder financiële drempels voor wetenschappers toegankelijk te maken. Een groot aantal universiteiten in binnen- en buitenland heeft de verklaring inmiddels ondertekend. Het inspelen op deze veranderingen is voor de wetenschappelijke bibliotheken een grote uitdaging, met name op het gebied van collectievorming en bedrijfsvoering. Op het seminar “University Libraries: Imagine the Future” dat op 22 september 2005 bij de heropening van de gerenoveerde en met de Humaniora collecties uitgebreide Centrale Bibliotheek van de Radboud Universiteit Nijmegen is gehouden, heeft dagvoorzitter Anja Smit, executive consultant bij het Amerikaanse Nelinet, op grond van de veranderende omgeving aanbevelingen gedaan voor meer samenwerking tussen universiteitsbibliotheken, concentratie op wensen en behoeften van studenten en medewerkers, beschikbaarheid van diensten op de desktop van klanten, de inrichting van bibliotheekruimtes als ruimtes voor gebruikers en de ontwikkeling van prestatie- en kwaliteitsstandaarden. Als verwachte toekomstige ontwikkelingen kwamen op deze bijeenkomst naar voren: de verschuiving van gedrukte naar digitale informatie, het bieden van toegang tot informatie, ongeacht of die in de eigen collectie aanwezig is, de veranderende relatie met onderzoekers en docenten, een meer proactieve rol van de bibliotheekmedewerkers en “accountability”. 2.3 Hoofdlijnen van beleid De ontwikkelingen die in de vorige paragraaf zijn benoemd, leiden voor de bibliotheekvoorziening van de Radboud Universiteit tot de volgende prioriteiten in de planperiode: • Een tweesporenbeleid voor de collectievorming: zowel digitaal als gedrukt materiaal wordt verzameld. De verhouding digitaal – gedrukt verschilt per wetenschapsgebied (de “hybride” bibliotheek). • Open access wordt als een belangrijke nieuwe publicatievorm voor wetenschappelijke informatie gestimuleerd en de bibliotheek richt een archief (institutional repository) in voor de wetenschappelijke output van de Radboud Universiteit. • Informatie wordt aangeboden onafhankelijk van de locatie en in toenemende mate toegesneden op de belangen van de gebruikers. 5 6

http://www.bl.uk/news/2005/pressrelease20050629.html?EMK_WEB_BMri09_LK13_2005_09_06 http://www.zim.mpg.de/openaccess-berlin/berlin_declaration.pdf

8

Daarbij wil de bibliotheek zich ontwikkelen tot expertisecentrum. Onderscheidende kwaliteiten hiervan zijn: •

•

•

•

• • • • •

•

Wij zijn klantgericht: Ons werk concentreert zich op de behoeften van onze gebruikers. Het onderkennen van die behoeften gebeurt proactief in samenwerking en partnerschap met de faculteiten en gelieerde onderzoeksinstituten. De UBN biedt een universiteitsbrede informatiedienstverlening ten dienste van de afzonderlijke eenheden. Wij volgen het principe van best practice door nationaal en internationaal aanvaarde standaarden toe te passen op onze diensten en procedures. Wij streven naar kwaliteit door middel van geschikte planningsmethoden, een goede organisatie en het stellen en bewaken van doelen. Wij gebruiken proactief onze kennis en expertise over ontwikkelingen binnen de informatievoorziening, zowel op nationaal als internationaal niveau, om innovatie te initiëren in het belang van betere gebruikersdiensten ten dienste van onderwijs en onderzoek. Het is ons doel om ervoor te zorgen dat wetenschappelijke staf en studenten beschikken over alles wat nodig is om adequaat gebruik te kunnen maken van de wetenschappelijke informatie die zij in studie, onderzoek en toekomstige carrières nodig hebben. Wij bevorderen informatie- en daarmee verwante vaardigheden. Wij communiceren proactief met de academische gemeenschap en studenten over de inhoud van de bibliotheekcollecties en de bijbehorende dienstverlening. Wij zijn een lerende organisatie. Wij waarderen de professionele kennis en de persoonlijke betrokkenheid van ons personeel; wij zien professionele ontwikkeling als een voortdurend proces; wij investeren in mensen. Wij bevorderen samenwerking en partnerschap. Wij zoeken naar kansen om kennis en deskundigheid te delen door efficiënte samenwerking met bibliotheken en andere instellingen in Nederland en in het buitenland. Wij volgen de ingrijpende ontwikkelingen in de informatiemarkt op de voet door actief te participeren binnen (inter)nationale beroepsorganisaties en overlegorganen op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening. Deze samenwerking is leidend en mede bepalend voor (beleids)ontwikkelingen in de eigen organisatie. De ontwikkeling naar een expertisecentrum impliceert een veranderingsproces. Deze ambitie staat in relatie met kwaliteitsmanagement. Dat vraagt om andere en nieuwe benaderingswijzen en een flexibele insteek ten opzichte van ontwikkelingen.

9

3. Ons aanbod: innovatieve, klantgerichte diensten Uitgangspunt voor onze ambities zijn de behoeften van onze gebruikers. Die willen wij kennen. Zij zijn bepalend voor ons beleid. 3.1 Onze doelgroepen Overwegingen Voor de UBN zijn de primaire doelgroepen: de universitaire gemeenschap (medewerkers en studenten van de RU); de organisatie-eenheden binnen de RU; maar ook de leden van de universitaire gemeenschap die geen gebruik maken van de bibliotheek. De UBN streeft ernaar een partner te zijn voor haar primaire klanten (studenten en medewerkers van de RU). Voor het UMC zijn in het ‘Beleids- en bedrijfsplan Bibliotheek Medische Wetenschappen 1999-2002’ de volgende doelgroepen vastgesteld: “De Bibliotheek Medische Wetenschappen verzorgt primair de wetenschappelijke en documentaire informatievoorziening ter ondersteuning van het onderwijs en onderzoek van de Faculteit der Medische Wetenschappen en de opleidings- en patiëntenzorgtaken van het Academisch Ziekenhuis St. Radboud. Haar dienstenpakket wordt dan ook primair afgestemd op deze gebruikersgroepen.”7 Voor de UBN is ook de wetenschappelijke gemeenschap buiten de RU van groot belang, waaronder partners en potentiële partners onder universiteitsbibliotheken, andere wetenschappelijke instituten in Nederland en het buitenland. Alumni van de RU spelen in toenemende mate een belangrijke rol bij de beleidsontwikkeling van de RU. Het algemene publiek speelt bij de UBN een secundaire, maar niet onbelangrijke rol. Potentiële sponsoren van de UBN zijn een belangrijke doelgroep voor de externe communicatie. Het directe contact met klanten, die de bibliotheek in grote mate virtueel gebruiken, neemt af. Dit maakt het noodzakelijk extra te investeren in onderzoek naar gewoonten en wensen van de klanten. Ook is extra inspanning nodig wat betreft het actief voorlichten van klanten over nieuwe ontwikkelingen. Doelen Enquêtes/analyses van de wensen en eisen van de primaire doelgroepen aan de UBN worden periodiek uitgevoerd. De UBN verzamelt actief informatie over de persoonlijke doelen en verwachtingen van haar primaire doelgroepen. Deze informatie en feedback van klanten (opmerkingen, wensen, complimenten) worden geëvalueerd en dienen als input voor het ontwikkelen en verbeteren van onze producten en diensten. 3.2 De bibliotheek als fysieke publieksruimte Overwegingen Universitaire bibliotheken moeten hun aanwezigheid in de fysieke en virtuele ruimte opnieuw definiëren. De digitalisering van informatie en de zich ontwikkelende verwachtingen van gebruikers hebben gevolgen voor de aard van gebruik van de fysieke bibliotheeklocatie. Vooral in de faculteiten waarin veel literatuur digitaal beschikbaar is, zal de fysieke bibliotheek in de komende jaren meer evolueren naar een studentenbibliotheek. Studenten gebruiken de fysieke bibliotheek voornamelijk als studie- en ontmoetingsplek en 7

Beleids- en bedrijfsplan Bibliotheek Medische Wetenschappen 1999-2002

10

voor het zoeken naar informatie. Hierbij verwachten ze deskundigheid van het aanwezige personeel. Studenten hebben behoefte aan gedifferentieerde studieplekken (individuele- en groepswerkplekken; stilte- en overlegplekken). In een digitale situatie willen ze op alle studieplekken de mogelijkheid hebben om een computer te gebruiken. Zij willen de informatie op locatie optimaal voor digitale doeleinden kunnen gebruiken (integratie in scripties, powerpoint-presentaties etc.). Wetenschappelijke medewerkers benadrukken de vraagbaak- en helpdeskfunctie bij bibliotheekbezoek. Op de fysieke locaties waar sprake is van een “hybride” situatie (zowel print als elektronisch) komt de attenderings- of zgn. browsefunctie van de bibliotheek optimaal tot haar recht. Medewerkers en studenten van faculteiten zijn gehecht aan de fysieke bibliotheeklocatie in de faculteit. Zij willen bibliotheekzaken in “hun” bibliotheek kunnen afhandelen. Nabijheid en persoonlijk contact zijn voor hen belangrijk. De fysieke bibliotheek moet een plek zijn waar klanten graag naartoe gaan o.a. om elkaar te ontmoeten. Dit stelt eisen aan de inrichting en de voorzieningen. In de Centrale Bibliotheek wordt het gebruik van de leeszalen nader bekeken, b.v. in het kader van de mogelijke ontwikkeling van “learning centres”. Doelen De UBN formuleert een aantal kernelementen voor de inrichting en maakt deze tot uitgangspunt voor de inrichting van al haar bibliotheeklocaties. Daardoor kan ook campusbrede herkenbaarheid van bibliotheekvestigingen ontstaan. In samenwerking met de faculteiten streeft de UBN naar een fysieke integratie van de traditionele bibliotheekfunctie met het studielandschap. Alle studieplekken bieden de mogelijkheid om gedrukte en elektronische informatie in de bibliotheeklocatie te combineren. Het aanbod aan studieplekken (individuele- en groepswerkplekken; stilte- en overlegplekken) wordt gedifferentieerd. De bibliotheek streeft ernaar in samenwerking met de faculteiten op alle locaties het beheer van de geïntegreerde studieomgeving te faciliteren. In samenhang met de voornemens uit het ICT beleidsplan van de RU8 wordt in de bibliotheekruimte gezorgd voor aansluiting op het draadloze netwerk van de RU. De UBN onderzoekt de mogelijkheid om in de bibliotheken goede publieksvoorzieningen op te nemen voor het digitaliseren van gedrukte informatie, zoals kleurenscanners, inclusief de software om teksten en afbeeldingen e.d. te kunnen manipuleren. Ook wordt onderzocht of er faciliteiten voor het bekijken/beluisteren van multimediale bestanden in de bibliotheken ondergebracht kunnen worden. Op voldoende werkstations in de UBN worden officetoepassingen aangeboden. Bibliotheekmedewerkers op locatie zijn deskundig m.b.t. de zoeksystemen en kunnen kleine technische problemen met apparatuur oplossen. Ze beantwoorden vragen vriendelijk, accuraat, klantgericht en professioneel. Hierbij wordt tot een bepaald niveau ook vakinhoudelijke deskundigheid verwacht. 3.3 De virtuele bibliotheek: digitale informatie en zoeksystemen Overwegingen Meer en meer wordt de wetenschappelijke informatie in digitale vorm aangeboden. De ontwikkeling tot aanbieding in uitsluitend digitale vorm zet zich vooral door bij de 8

ICT Beleidsplan RU 2005-2009, blz. 22-23

11

tijdschriften en zoeksystemen voor wetenschappelijke informatie. Er zijn wat dit betreft wel aanzienlijke verschillen tussen vakgebieden: in sommige gebieden (natuurwetenschappen, medische wetenschappen, onderdelen van sociale wetenschappen) is er een trend naar een situatie waarin uitsluitend digitaal wordt aangeboden, in andere vakgebieden (humaniora, rechtsgeleerdheid en onderdelen van managementwetenschappen) is veel meer sprake van een “hybride” situatie. De website van de UBN wordt hierdoor steeds belangrijker als primaire toegang tot wetenschappelijke informatie. Zij biedt directe toegang tot elektronische informatie en indirecte toegang tot informatie in andere vormen. De website zal daarom verder ontwikkeld moeten worden. Vanwege het toenemende aantal buitenlandse studenten en medewerkers wordt het Engelse gedeelte van de website steeds belangrijker. In deze digitale omgeving past ook een professioneel opgezette elektronische informatiebalie, waarin de klanten een duidelijk punt aantreffen waar ze terecht kunnen met hun vragen en opmerkingen, waarin de vraagafhandeling optimaal gestructureerd wordt, en waarin gestelde vragen en gegeven antwoorden bewaard blijven voor een betere toekomstige informatieverschaffing. Zowel medewerkers als studenten willen de bibliotheekvoorzieningen zoveel mogelijk onafhankelijk van tijd en plaats kunnen raadplegen. Op de campus is dit goed geregeld, maar de toegang tot bibliotheeksystemen vanaf plekken buiten de campus wordt als problematisch ervaren. Aan een goed systeem voor authenticatie is dringend behoefte. Doelen De UBN ontwikkelt de website op basis van onderzoek. De structuur van de website wordt, samen met een klantenpanel, kritisch bekeken. Daarbij wordt nagegaan of de website op onderdelen klantgerichter kan worden ingericht door bijvoorbeeld een functionele scheiding aan te brengen tussen informatie over de dienstverlening enerzijds en full-text en zoeksystemen anderzijds. De Engelse versie van de website wordt verder ontwikkeld. De website wordt interactiever gemaakt. Waar mogelijk worden klanten uitgenodigd hun mening achter te laten, vragen te stellen, opmerkingen te maken etc. In dit kader past ook de ontwikkeling van een digitale informatiebalie waarin de vraagafhandeling duidelijk gestructureerd wordt en opgedane kennis bewaard blijft. Op korte termijn wordt een systeem voor authenticatie opgezet waarmee het voor studenten en medewerkers van de RU mogelijk wordt op een makkelijke manier vanaf plekken buiten de campus bij de informatie te komen die via de bibliotheek wordt aangeboden.9 De UBN zet een goede, structurele voorlichting op over nieuwe systemen en zoekmogelijkheden. Middels presentaties in de faculteiten en middels klantenkringen worden de gebruikers permanent betrokken bij ontwikkelingen t.a.v. de bibliotheek. De UBN onderzoekt mogelijkheden informatie uit haar catalogus en andere informatiesystemen prominent in het Internet (b.v. Google Scholar) gepresenteerd te krijgen.

9

ICT Beleidsplan RU 2005-2009, blz. 23

12

In het digitale systeem worden functies ontwikkeld die analoog zijn aan de attenderings- en browsefuncties van klassieke collecties. 3.4 Personalisatie Overwegingen De laatste jaren is er in de bibliotheekwereld veel aandacht besteed aan het onderwerp “personalisatie”. Meestal gaat het daarbij om het volgende: klanten kunnen eigen selecties maken van zoeksystemen, full-text tijdschriften, zoekresultaten, zoekacties, attenderingen. Als zij inloggen op een bibliotheekportal komen ze in die omgeving terecht. Een andere mogelijkheid is dat gebruik gemaakt wordt van profielen van gebruikers. Op basis van zijn profiel komt de gebruiker binnen in een bepaalde omgeving. Deze kan hij dan verder weer zelf aanpassen. Personalisatie hoeft niet betrekking te hebben op individuele klanten. Het concept is ook toepasbaar op groepen: studenten die eenzelfde opleiding of cursus volgen, vakgroepen etc. Personalisatie wordt vaak gezien als een mogelijkheid voor de bibliotheek om klanten op een meer proactieve manier te benaderen. En het wordt gezien als een middel om de overvloed aan informatie voor klanten te helpen beheersen. Op dit gebied zijn veel succesvolle projecten uitgevoerd. Maar er is ook kritiek. Het blijkt namelijk dat de mogelijkheden waarbij klanten zelf een account met kenmerken in moeten stellen, nauwelijks gebruikt worden. Verder wordt gesteld dat de personalisatie van bibliotheeksystemen vaak op het verkeerde niveau gebeurt: dergelijke diensten moeten worden ingebouwd in meer natuurlijke webomgevingen van medewerkers en studenten: portals op het niveau van de universiteit. Wat betreft personalisatie is de situatie in de bibliotheekvoorziening van de RU als volgt: de UBN is bezig met de implementatie van een bibliotheekportal in Metalib. In dit systeem zijn mogelijkheden voor personalisatie beschikbaar. Gebruikers moeten daarvoor zelf een account aanmaken in Metalib en vervolgens kunnen zij selecties maken van zoeksystemen etc. die voor hen van belang zijn. Mogelijkheden voor personalisatie hoeven niet alleen in digitale diensten gezocht te worden, maar kunnen ook een meer actieve en persoonlijke benadering van wetenschappers en vakgroepen vanuit de bibliotheek betreffen. Doelen Als basis voor een programma voor personalisatie wordt een behoefteonderzoek gehouden onder gebruikers waarbij de belangrijkste vragen zijn in welke werk- of studieomgeving gepersonaliseerde bibliotheekdiensten het beste kunnen worden aangeboden en bij welke diensten op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening behoefte aan personalisatie bestaat. Als de antwoorden op bovenstaande vragen bekend zijn, onderzoekt de bibliotheek op welke wijze en met behulp van welke systemen zij haar diensten op een gepersonaliseerde manier aan kan bieden. Hierin speelt Metalib een rol. Voor het onderbrengen van gepersonaliseerde bibliotheekdiensten in omgevingen van gebruikers (BlackBoard, portals) zijn studie en ontwikkeling nodig. Er worden presentatiebijeenkomsten over nieuwe ontwikkelingen georganiseerd. Deze krijgen expliciet een interactief karakter: het gaat er niet alleen om wetenschappers te informeren over nieuwe mogelijkheden, het gaat er ook om kennis op te doen over hun

13

werkwijzen en praktijken op het gebied van wetenschappelijke communicatie en daarover een zinvolle uitwisseling te hebben. Informatiemedewerkers spelen hierin een belangrijke en meer actieve rol dan tot nu toe het geval is. Een ander aanknopingspunt voor een directe, actieve en persoonlijke benadering van gebruikers is het moment waarop nieuwe wetenschappelijke medewerkers in dienst treden. 3.5 Informatievaardigheden Overwegingen Aan de RU wordt in alle faculteiten in het eerste studiejaar instructie in informatievaardigheden verzorgd. Deze is in het algemeen ingebed in het studieprogramma. Deze instructie is per faculteit opgezet en geregeld. Dat gebeurt steeds in partnerschap met de wetenschappelijke staf. In latere fases van de studie is het aanbod aan instructies in informatievaardigheden wisselend. Bij het opzetten van instructie in informatievaardigheden zijn standaarden meer en meer belangrijk geworden. Die van de Association of College and Research Libraries (ACRL)10 zijn het meest bekend. Deze normen betreffen: • • • • •

het onderkennen, afbakenen en verwoorden van een informatiebehoefte; het effectief en efficiënt opsporen van informatie; de kritische evaluatie van informatie en bronnen; het effectief gebruik van informatie; de bekendheid met economische, wettelijke en sociale vraagstukken en het volgen van ethische en wettelijke normen bij gebruik van informatie.

Deze normen hebben veel invloed gehad bij het inrichten van onderwijs in informatievaardigheden. Ze gaven de bibliotheekinstructie een duidelijke plaats binnen een groter kader van academische vaardigheden en maakten tegelijk duidelijk dat een gezamenlijke inspanning van wetenschappelijke staf en bibliotheek nodig is om ze te realiseren. In 2005 heeft de bibliotheek een inventarisatie laten maken van opvattingen over onderwijs in informatievaardigheden zoals die leven bij bibliotheekmedewerkers, facultaire docenten, onderwijsdirecteuren en een centrale beleidsmedewerker op het gebied van onderwijs. De genoemde ACRL normen zijn hierbij als uitgangspunt gehanteerd. Daarbij is een aantal punten naar voren gekomen: • • • •

10

Informatievaardigheden worden als relevant in het kader van de academische vorming beschouwd. Instructie hierin wordt als nuttig en noodzakelijk gezien. De ACRL normen worden breed herkend en gezien als relevant. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor onderwijs in informatievaardigheden ligt bij de faculteit. Van daaruit kan deze gedelegeerd worden naar opleiding en docent. Het onderwijs in informatievaardigheden dient gestalte te krijgen in een partnerschap tussen facultaire bibliotheek en faculteit. De centrale bibliotheekorganisatie kan hierbij een faciliterende rol spelen.

Information Literacy Competency Standards for Higher Education. ACRL, 2000

14

•

Informatievaardigheden dienen te worden opgenomen in de eindtermen van het universitaire onderwijs. Niet direct duidelijk is op welk niveau men dit wenst: universiteit, faculteit, opleiding, cursus.

Vanuit de literatuur zijn aanvullend de volgende uitgangspunten bekend: • • •

Onderwijs in informatievaardigheden dient geïntegreerd te worden aangeboden in inhoudelijk georiënteerde cursussen of in cursussen waarin een breder scala aan onderzoeksvaardigheden en/of academische vaardigheden aan bod komt. Onderwijs in informatievaardigheden dient geïntegreerd te zijn in het reguliere onderwijsprogramma. Onderwijs in informatievaardigheden dient geëvalueerd te worden.

Doelen Gezien het belang dat in brede universitaire kring gehecht wordt aan informatievaardigheden streeft de bibliotheek een substantiële inspanning op dit gebied na. Instructies op dit gebied worden in samenwerking met wetenschappelijke docenten opgezet en ingebed in het curriculum. Ze kunnen deel uitmaken van een grotere cursus (inhoudelijk of gericht op onderzoeks- of andere academische vaardigheden). Is dit niet het geval, dan is er een duidelijke link met dit soort cursussen. De verantwoordelijkheid voor de instructie ligt bij de wetenschappelijk docenten. De UBN verzorgt trainingen in zoekvaardigheden. Instructies zijn gericht op vooraf gedefinieerde vaardigheden. Hierbij wordt uitgegaan van de relevante onderdelen van de normen van de ACRL. De vaardigheden worden getoetst. De bibliotheek streeft ernaar om in samenwerking met wetenschappelijke docenten instructies te (blijven) ontwikkelen, in eerste instantie in de volgende fases: • • • •

het eerste studiejaar; de voorbereiding op de bachelor thesis; de voorbereiding op de master’s thesis; onderwijs aan promovendi. In deze instructie kunnen ook alternatieve publicatiemogelijkheden voor deze groep aan bod komen (open access).

Vanuit centraal niveau wordt voorlichting gegeven aan onderwijsdirecteuren en andere bij het onderwijsbeleid betrokkenen over het belang van informatievaardigheden en de rol die de bibliotheek hierbij kan spelen. Hierin wordt ook de discussie over eindtermen geëntameerd. 3.6 Institutional repository Overwegingen Een institutional repository is een digitaal archief van de wetenschappelijke output van een organisatie. Door de UBN is de afgelopen jaren in het kader van het DARE-project van SURF [Digital Academic Repositories] gewerkt aan de ontwikkeling van een repository van de RU en de inbedding daarvan in een nationale en internationale infrastructuur. Er is een tijdelijke repository ingericht om de pilots in op te kunnen nemen. In de subfaculteit Biologie is een pilot project uitgevoerd waarin antwoorden zijn gezocht op vragen die

15

spelen bij de ontwikkeling van een universitaire repository. De repository moet nu definitief worden ingericht. Dit laatste heeft ook landelijke prioriteit. SURF heeft onlangs een beroep gedaan op de Colleges van Bestuur van de Nederlandse universiteiten om het optimaliseren van de infrastructuur en de bijbehorende processen van een institutional repository mogelijk te maken.11 Naast de technische inrichting zal ook het werkproces voor de invoer moeten worden ontwikkeld. Daarbij speelt de koppeling met Metis (het onderzoeksinformatiesysteem van de Nederlandse universiteiten) een belangrijke rol. De UBN gaat onderzoeken hoe zij vanuit haar deskundigheid kan bijdragen aan verbetering van de methoden van gegevensinvoer met betrekking tot wetenschappelijke publicaties in Metis. Metis en DARE zijn belangrijk binnen de universiteitsbrede wetenschappelijke communicatie. Het is een taak van de UBN om hieraan pro-actief en planmatig richting te geven. Omdat er bij de inrichting van de repository gebruik wordt gemaakt van internationale standaarden, zal de UBN kennis moeten opdoen over gebruik van deze standaarden (Dublin Core, XML). Behalve publicaties zijn waarschijnlijk ook andere bestanden geschikt voor opname in de repository, bijvoorbeeld datasets. Belangrijk in dit kader is het verloop van het DONOR project van het ITS (Data Onderwijskundig Nederland Online Research; hierin gaat het om de opname van onderwijskundige datasets in een repository). Bij positief resultaat is het mogelijk de datasets van dit project op te nemen in de repository van de RU. Tenslotte zal de opgenomen content ook beschikbaar gesteld moeten worden op een heldere, uniforme manier. Op dit moment is de repository alleen te raadplegen via het landelijke DAREnet. In het landelijke DARE programma wordt ook expliciet aandacht besteed aan duurzame opslag van het materiaal in de repositories. Doelen De UBN benoemt de ontwikkeling van een institutional repository en de vulling hiervan met wetenschappelijke output van onderzoekers van de RU als speerpunten van haar beleid. De UBN benadert de onderzoekers van de RU om de repository gevuld te krijgen met hun publicaties. De nadruk wordt hierbij gelegd op de actuele wetenschappelijke productie. De UBN regelt – in samenwerking met organisatieonderdelen van de RU die betrokken zijn bij Metis – methodes voor de invoer van metadata en full-text objecten in de repository. De bibliotheek streeft ernaar ook datasets op te nemen in de repository. Een definitieve repository voor de RU wordt ingericht en een zoekinterface hiervoor wordt ontwikkeld. De UBN participeert in een landelijk DARE II-programma waarvoor door SURF middelen worden aangevraagd.

11

Brief van SURF aan het CvB, d.d. 28 september 2005, kenmerk OZ 05.3930

16

De UBN geeft actief voorlichting aan de onderzoekers van de RU over auteursrechtelijke aspecten van publiceren, over het publiceren in open access media en over opname van publicaties in de repository. Er wordt een etalagefunctie ontwikkeld voor wetenschappers van de RU waarvan de publicaties zijn opgenomen in de repository. Hiermee kunnen zij een lijst van opgenomen publicaties in een webpagina tonen. In samenwerking met andere universiteiten en organisaties in Nederland wordt beleid ontwikkeld om de publicaties in de repository duurzaam te bewaren. 3.7 Communicatie en activiteitenprogramma Overwegingen In het Engels worden activiteiten met betrekking tot de externe communicatie vaak als “outreach” beschreven. Daartoe behoren: het beeld naar buiten, een programma van tentoonstellingen/evenementen, de presentatie van actuele en erfgoedcollecties, fondswerving. Primaire doelgroepen voor de externe communicatie zijn: de universitaire gemeenschap; de organisatie-eenheden binnen de RU; alumni; de wetenschappelijke gemeenschap buiten de RU, waaronder partners en potentiële partners bij UB’en, andere wetenschappelijke instituten in Nederland en in het buitenland; alumni van de RU; potentiële sponsoren; het algemene publiek. Als hoofdlijnen bij de externe communicatie kunnen volgende punten gelden: •

•

•

•

Ondersteuning voor de strategische visie van de RU (nadruk op onderzoek en onderwijs, ambitie tot de leidende universiteiten in Nederland te behoren); aandacht voor de strategische lijnen van het Cluster Facilitair; aandacht voor de ambities van de UBN. Het centrale belang van de UBN bij de realisering van de ambities van de RU zal benadrukt worden. Advocacy: voorlichting over de rol van UBN en haar functies. Het Cluster Facilitair stelt als een doel van de communicatie vast: “Creëren van een positieve houding/uitstraling ten opzichte van de dienstverlening en de producten”. Een primair doel van externe communicatie moet zijn dat de collecties, dienstverlening en programma’s van de UBN intensiever gebruikt worden. Voorlichting over de omgeving waarin de UBN zich ontwikkelt, en de uitdagingen en kansen die deze omgeving biedt: Bovendien is het voor de UBN nodig bij alle stakeholders actief te werven. Doel: het centrale belang van de UBN voor de universitaire gemeenschap uit te leggen en te bevestigen. Een uniform en positief beeld van UBN op de campus – centrale en decentrale locaties – zal worden nagestreefd. Een motiverend beeld wordt aangeboden: medewerkers van UBN en RU zijn trots op de UBN, de collecties en diensten.

Doelen De UBN streeft naar een uniform en herkenbaar beeld in de middelen die zij gebruikt in de voorlichting. Op het gebied van de externe communicatie zoekt de UBN samenwerking met het Cluster Facilitair.

17

De externe communicatie vindt vooral plaats via digitale media, onder andere de website. Fysieke communicatiemiddelen worden echter ook nog ingezet. Vooral het persoonlijke contact blijft belangrijk. Het potentieel van de bibliotheek als fysieke plaats zal door adequate activiteiten en aanbod geëxploiteerd worden. Activiteiten als tentoonstellingen zullen in de website zichtbaar worden gemaakt. De e-mail nieuwsbrieven voor gebruikers worden op een uniforme wijze aangeboden. Er is nog een rol voor gedrukt materiaal, vooral (een) brochure(s) voor bezoekers en voor extern gebruik. UBN streeft ernaar haar profiel bij VOX en andere organen te vergroten. Onderzocht wordt welke behoeften er bij studenten bestaan aan voorlichting over de bibliotheek en hoe daar het beste aan tegemoet gekomen kan worden. Er worden workshops/seminars over actuele ontwikkelingen in de bibliotheek- en informatiewereld georganiseerd. Een programma van tentoonstellingen (max. 3-4 jaarlijks) wordt aangeboden in samenwerking met het KDC en andere partners. De infrastructuur hiervoor wordt opgesteld. Een programma van geassocieerde evenementen (lezingen, rondleidingen, avondevenementen, private views, enz.) wordt ontwikkeld. Er worden introductiesessies aan nieuwe studenten, promovendi, etc. aangeboden. Voor andere doelgroepen worden bezoeken en rondleidingen georganiseerd. Over de toekomst van de huidige Stichting Vrienden van de UBN wordt nagedacht in samenhang met de ontwikkeling van een programma voor fondswerving. Er wordt een adviserende programmacommissie ingesteld die de directie bij de besluitvorming en de coördinatie van activiteiten voor externe communicatie zal ondersteunen. Leden hiervan zullen zijn: medewerkers van de UBN en waar mogelijk andere relevante RU instellingen. De impact van de programma's wordt regelmatig geëvalueerd.

18

4. Informatiebronnen: digitale en gedrukte collecties 4.1 Collectievorming Overwegingen Uitgevers richten zich in toenemende mate op het leveren van digitale producten. In de wetenschappelijke bibliotheken verschuift het accent daarom verdergaand naar digitale collectievorming. Bibliografieën zijn al veelal digitaal beschikbaar. Tijdschriften komen in toenemende mate digitaal op de markt, waarbij het duidelijk is dat commerciële uitgevers inzetten op overgang van gedrukt naar “electronic only”. De trend dat uitgevers hun elektronische tijdschriften in pakketvorm aanbieden (“big deals”) zet zich voort. Encyclopedische naslagwerken worden steeds meer ook in digitale vorm uitgegeven. Het gedrukte boek vindt echter nog geen adequate elektronische vervanger. Het e-book is weliswaar in ontwikkeling, maar kan voorlopig alleen worden gezien als mogelijke vervanger voor handboeken, studieboeken en boeken waarin kort naar feitelijke informatie wordt gezocht. Leveranciers van e-books voor academisch gebruik (NetLibrary, Ebrary) hanteren businessmodellen die qua kosten en campusgebruik van de e-books nog problemen opleveren. E -books zijn veelal nog digitale versies van het gedrukte boek. Daadwerkelijke vernieuwend zullen e-books zijn die op basis van digitale en multimediale technieken worden gepubliceerd en geen gedrukte pendant meer kennen. In de medische en exacte wetenschappen vindt het publiceren van nieuwe onderzoeksresultaten voornamelijk in wetenschappelijke tijdschriften plaats, waarvan er vele al in elektronische vorm toegankelijk zijn. In de alfa en gamma wetenschappen zijn wetenschappelijke studies in boekvorm naast tijdschriftartikelen nog steeds van belang. Monografische studies worden nog bij voorkeur in gedrukte vorm gelezen. Wetenschappelijke tekstuitgaven, literaire teksten, beschrijvende en beschouwende studies en boeken met uitgebreid beeldmateriaal blijken in gedrukte vorm geprefereerd te worden boven een elektronische versie. Dat neemt niet weg dat digitale functionaliteiten de doorzoekbaarheid van teksten en hele tekstcorpora vergemakkelijken. Daar waar keuze mogelijk is tussen digitaal of print zal een afweging nodig zijn op basis van de volgende factoren: • • •

•

De elektronische variant moet door de zoekfunctionaliteit een duidelijke meerwaarde hebben ten opzichte van de gedrukte versie. Integratie met andere digitale bestanden en catalogi moet technisch mogelijk zijn: bibliografische zoeksystemen moeten bijvoorbeeld geïntegreerd kunnen worden met full-text. De prijsstelling speelt een rol. In digitale collectievorming gelden andere kostenprincipes dan bij klassieke collectievorming: het prijspeil van bijvoorbeeld digitale toegang tot naslagwerken is door de jaarlijkse abonnementskosten veelal hoger dan de eenmalige aankoop van de gedrukte versie. De kwaliteit van tekst- en beeldmateriaal moet goed zijn in de digitale versie.

Nieuwe modellen voor wetenschappelijk publiceren, zoals “open access publishing”, zijn op initiatief van onderzoekers en bibliotheken in ontwikkeling. De kern van open access is wereldwijde, elektronische verspreiding van peer-reviewed, wetenschappelijke tijdschriftartikelen zonder prijs- of copyrightbarrière. De universiteitsbibliotheken in Nederland zijn in het DARE-project nauw betrokken bij opzetten van digitale archieven 19

voor het bewaren en beschikbaar stellen van de wetenschappelijke publicaties van de eigen instelling. Bij de RU staat de collectievorming van oudsher direct in relatie tot het onderzoek en onderwijs in de faculteiten, doordat de facultaire stafleden de selectie maken voor de aan te schaffen literatuur. De kosten voor collectievorming stijgen jaarlijks met percentages van ten minste 6%. Indexering van literatuurbudgetten is van groot belang om de collectievorming op gelijk niveau te houden en om te voorkomen dat de literatuurvoorziening door noodgedwongen annuleringen of verminderde boekaanschaf beneden een kritisch minimum komt. Er ligt bovendien een spanningsveld tussen de vakspecifieke collectievorming in de faculteiten en de financiering van landelijk afgesloten big deals: een deel van de facultaire literatuurbudgetten wordt door de big deals voor een aantal jaren geblokkeerd. Een jaarlijkse pricecap, 19% btw en de mate van verrekening van het UKB-kostenmodel bepalen per big deal de hoogte van het jaarlijks stijgende facultaire aandeel in deze kosten. Het is daarom nodig dat de Radboud Universiteit op korte termijn de financierings- en besluitvormingsstructuur rond landelijk besloten pakketlicenties herziet. De kosten van collectievorming zijn koersgevoelig. Stijging van munteenheden zoals de dollar hebben zware consequenties voor de bekostiging van de literatuurvoorziening. Doelen Hoewel de omvang van de digitale collectie verder toe zal nemen, wordt in de planperiode voor collectievorming een twee sporenbeleid gevolgd, dat wil zeggen dat digitale collectievorming (met name bibliografieën, tijdschriften) en gedrukte collectievorming (vooral boeken) naast elkaar plaatsvinden (de zogenaamde “hybride” bibliotheek). De mate waarin zal per wetenschapsgebied verschillen. In de planperiode wordt een pilot gestart met betrekking tot E -books, indien de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De door de faculteiten aangestuurde literatuuraanschaf is een sterke kant van de wijze waarop collectievorming bij de Radboud Universiteit plaatsvindt. Vakspecifieke selectie blijft de verantwoordelijkheid van de faculteiten. De UB heeft een ondersteunende en informerende rol ten aanzien van collectievorming en speelt een intermediaire rol bij landelijk af te sluiten pakketlicenties. De UBN dringt aan op indexering van collectievormingsbudgetten, zowel op centraal als op facultair niveau. De UBN initieert overleg binnen de RU over een nieuwe financierings- en besluitvormingsstructuur met betrekking tot landelijke “big deals”. 4.2 Ondersteuning collectievorming Overwegingen Bij de RU is de vakspecifieke collectievorming een directe verantwoordelijkheid van de faculteiten, te weten het vaststellen van het literatuurbudget in de facultaire begrotingen en het doen van de aanschafsuggesties voor de besteding van de facultaire literatuurbudgetten. De UBN adviseert en ondersteunt de faculteiten bij de collectievorming. De concerncollectie in de Centrale Bibliotheek omvat vooral algemene en interdisciplinaire werken en de patrimoniale researchcollectie.

20

Het afsluiten van licenties voor elektronische publicaties is tijdrovend en vergt kennis van de materie. Landelijke samenwerking hierin wordt zoveel mogelijk nagestreefd. In alle gevallen vergen het inzichtelijk maken van de inhoudelijke en financiële consequenties van de licenties, interne afstemming binnen de RU over de wenselijkheid tot aanschaf en de bekostiging, de keuze van het eventuele platform, als mede administratieve verwerking en toegankelijk maken voor de gebruiker veel inspanningen van de UBN. Brede erkenning van de problematiek rond het afsluiten van licenties is noodzakelijk: • •

De UBN moet de eigen organisatie verder aanpassen om in te spelen op de verwerking van licenties (collectievorming, ontsluiting, toegankelijk maken, beheer). Binnen UKB is versterking van de consortiumorganisatie nodig om landelijk af te sluiten licenties voor te bereiden en dubbel werk te voorkomen.

De Radboud Universiteit wil tot de beste universiteiten van Europa behoren. Het is van belang dat de collecties nauw aansluiten bij de behoefte vanuit het onderwijs en onderzoek in de faculteiten. De UBN zal de ondersteuning van de collectievorming en de instrumenten voor collectie-evaluatie verder moeten professionaliseren. Doelen De adviserende en ondersteunende rol van de UBN bij de collectievorming (testen van bestanden op inhoud en functionaliteit, vergelijken van aanbieders, financiële ondersteuning door middel van budgetbewaking, budgetgegevens, bestedingsvoorstellen, advisering) wordt in de planperiode versterkt. De bibliotheek speelt verder in op de ontwikkelingen ten aanzien van digitale collectievorming en streeft naar een daarop gerichte adequatere en efficiëntere verwerking en ondersteuning, o.a. via accountmanagement. Adequate en up-to-date bibliotheeksystemen zijn hierbij onontbeerlijk. De UBN dringt aan op versterking en verbetering van de UKB-consortiumorganisatie opdat de UBN de adviserende en ondersteunende rol richting faculteiten optimaal kan vormgeven. De UBN ondersteunt de faculteiten door het actualiseren van collectievormingprofielen. De UBN zet in samenwerking met (boek)leveranciers notification services op, dat wil zeggen de geautomatiseerde toezending aan de facultaire bestelcoördinatoren van vakgerichte, aan collectievormingprofielen gerelateerde aanschafsuggesties. De UBN verzamelt en analyseert gebruiksgegevens van de (digitale) collectie. 4.3 Ontsluiting, de registratie van publicaties Overwegingen Formele en inhoudelijke ontsluiting en beheer gaan in een toekomst met steeds meer digitale documenten verder veranderen (vgl. metadata voor het beschrijven van DAREpublicaties, Google Scholar). De UBN zal de ontwikkelingen actief en nauwgezet moeten volgen om goed op de veranderingen te kunnen reageren. Pakketlicenties voor tijdschriften en open access-publishing hebben al de beperkingen van de klassieke verwerking en ontsluiting in de acquisitie- en catalogussystemen aan het licht gebracht. De systemen zullen zo moeten worden ingericht dat er flexibeler kan worden ingespeeld op de 21

technologische ontwikkelingen, evolutie in standaarden en toekomstige nieuwe publicatievormen. Ook de uitgevers zullen hun productinformatie aan deze ontwikkelingen moeten aanpassen. Een Electronic Resource Management (ERM) Systeem waarin alle gegevens over elektronische documenten – van offerte tot definitief licentiecontract tot evaluatie gebruiksgegevens - worden bijgehouden is nodig voor efficiënte verwerking. De klassieke onderwerpsontsluiting zal in de planperiode voor gedrukt materiaal blijven bestaan. Voor ontsluiting van digitale informatie – bijvoorbeeld van publicaties in de repository, e-books en extra tijdschriften van “big deals” - zullen keuzes moeten worden gemaakt. Achterstanden in de verwerking van de klassieke collecties (Albertinum,12 voorraad schenkingen) moeten in de planperiode worden opgelost. Doelen De UBN gaat meer met wereldwijde standaarden voor ontsluiting werken (vgl. Dublin Core metadata voor documenten in de institutional repository). De UBN ontwikkelt breed in de organisatie kennis over standaarden. De UBN zoekt voor de verwerking van digitale producten naar passende catalogiseersystemen. Er wordt steeds een afweging van de kwaliteit van verschillende ontsluitingssystemen gemaakt. De UBN dringt bij de leveranciers aan op het aanleveren van juiste gegevens opdat verwerking van publicaties efficiënter kan plaatsvinden. De UBN maakt een keuze voor een Electronic Resource Management (ERM) Systeem. De UBN streeft ernaar dat in UKB-verband gezamenlijk tot testen en aankoop van een ERM-systeem wordt overgegaan, zowel in verband met de prijs als vanwege gezamenlijke vulling van de systemen. De UBN maakt infrastructurele keuzes wanneer digitale publicaties in de toekomst multimediaal worden opgezet. De klassieke onderwerpsontsluiting blijft in de planperiode voor gedrukt materiaal bestaan. Voor inhoudelijke ontsluiting van digitale informatie worden keuzes gemaakt. In planperiode worden de achterstanden in de verwerking van collecties weggewerkt. 4.4 Bewaarfunctie Overwegingen Door toename van wetenschappelijke literatuur in elektronische vorm is een heldere visie op de lokale bewaarfunctie nodig. Landelijke afstemming als mede het zeker stellen van de Nijmeegse zwaartepunten (erfgoedcollecties, gebieden Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen, publicaties eigen instelling) horen daarin thuis. Schenkingen aan de bibliotheek moeten passen in het bewaarprofiel. De kwaliteit van de schenking en verwerkingskosten moeten in een goede verhouding tot elkaar staan. In algemene zin dreigen publicaties uit vooral de periode 1860-1950 verloren te gaan door de verzuring van het papier. De kwetsbare periode binnen de RU-collectie betreft alleen al voor de jaren 1860-1920 naar schatting 250.000 titels (dat is ten minste 17% van de collectie). Het is van belang zicht te krijgen op de conserveringsstaat van de collectie en de mate waarin onderdelen door verzuring van het papier worden bedreigd of al ernstig zijn

De Orde der Dominicanen heeft in 1996 de bibliotheek van het Albertinum van bijna 100.000 delen geschonken aan de RU en – na aanvulling van de RU-collectie – aan andere universitaire instellingen in Nederland. 12

22

aangetast. In de regel wordt ouder en bijzonder materiaal in de Centrale Bibliotheek bewaard. Nieuwe technologische ontwikkelingen bieden nieuwe mogelijkheden voor de beveiliging van boeken en tijdschriften en het beheer van collecties. Doelen De UBN ontwikkelt een profiel voor de bewaarfunctie met aandacht voor Nijmeegse zwaartepunten en met inachtneming van binnen het UKB-samenwerkingsverband gemaakte afspraken op het gebied van het bewaren van oudere jaargangen van gedrukte tijdschriften. De UBN ontwikkelt een schenkingenbeleid. Universitaire medewerkers worden nadrukkelijk uitgenodigd hun publicaties aan de bibliotheek te schenken. De UBN brengt de conserveringsstaat van de collectie in kaart, waarbij inhoudelijk gefocust wordt op Nijmeegse zwaartepunten. Er zal een beroep worden gedaan op externe deskundigen. De UBN besteedt niet alleen aandacht aan de conservering, maar ook aan de preservering van historische materialen. De UBN stelt een collectie-calamiteitenplan op en implementeert dit. De UBN onderzoekt de mogelijkheden van aanpassing van de beveiliging van de boeken van de Centrale Bibliotheek op basis van nieuwe technologische ontwikkelingen. 4.5 Bijzondere collecties: oude drukken en erfgoedcollecties Overwegingen De Universiteitsbibliotheek draagt zorg voor het beheer van een grote boeken- en tijdschriftencollectie waartoe een in verhouding omvangrijke erfgoedcollectie behoort: oude drukken, kostbare werken, katholiek cultureel erfgoed (waaronder de KDCcollectie).13 Deze collecties groeien jaarlijks door aanschaf en schenkingen. Zij verdienen grotere bekendheid. Ten aanzien van de ontsluiting van de oude drukken is een achterstand ontstaan (ca. 7.000 titels). De ontsluiting en daarmee de toegankelijkheid voor gebruikers kan sterk worden verbeterd door imprintinformatie in de catalogus en opname in de Short Title Catalogue Netherlands (STCN), dat is de Nederlandse retrospectieve bibliografie 1540-1800, en de English Short Title Catalogue (ESTC), de retrospectieve bibliografie van de Engelstalige wereld 1476-1800. Aandacht is nodig voor nieuwe vormen van ontsluiting op collectieniveau, bijvoorbeeld door de opzet van “collection level description” (CLD) schema's volgens de principes van de “encoded archival description” (EAD) methodologie. Doelen De UBN voltooit en verbetert de ontsluiting van oude drukken door: • 13

het wegwerken van achterstanden;

Vgl. ook: Beleidsplan KDC 2005-2008.

23

• • •

het toevoegen van imprintinformatie aan catalogusbeschrijvingen (retrospectief); aansluiten bij het Short Title Catalogue Netherlands (STCN)- project en het English Short Title Catalogue (ESTC); een pilot project voor ontsluiting met behulp van “collection level descriptions”.

4.6 Digitalisering van bijzondere collecties Overwegingen Onderdelen van de collectie zijn of worden gedigitaliseerd om de erfgoed collecties breder toegankelijk te maken, zoals het succesvolle en gewaardeerde scanproject van 35.000 titelpagina’s van oude drukken en 350 Jugendstilboekbanden die nu via linking in de catalogus wereldwijd online ter inzage zijn. Deze digitale objecten moeten duurzaam worden opgeslagen. Doelen Gebruikmakend van moderne digitaliseringtechnieken zullen bescheiden digitaliseringprojecten worden opgezet voor de erfgoedcollecties en oude drukken/kostbare werken, zoals: • • • •

afronding scannen titelpagina’s oude drukken; digitalisering van 8.500 portretten in oude drukken; digitalisering op verzoek van faculteiten i.v.m. onderwijs en onderzoek; de ontwikkeling van een standaard opslagsysteem voor de duurzame opslag van gedigitaliseerde objecten en publicaties. Dit wordt afgestemd met vergelijkbare projecten bij het KDC en met de ontwikkeling van de institutional repository.

Voor digitaliseringprojecten wordt fondswerving opgezet.

24

5. Mensen, middelen en instrumenten 5.1 Personeel: de “lerende organisatie” Overwegingen De hoofdprincipes bij ons personeelbeleid zijn: • • • •

flexibele, klantgerichte werkpatronen; investering in mensen; verbeterde communicatie; een veilige en inspirerende werkomgeving.

Een “lerende organisatie” anticipeert en reageert voortdurend op veranderingen en ontwikkelingen in de omgeving. Omdat de UBN het innovatieve, klantgerichte aanbod centraal stelt, is het noodzakelijk dat zij de komende jaren investeert in de ontwikkeling van de arbeids- en organisatiecultuur. De omgeving moet veilig zijn. Medewerkers hebben de ruimte om van fouten te leren en krijgen tijd en gelegenheid om zich nieuwe kennis en competenties eigen te maken. De werkomgeving nodigt uit tot het nemen van initiatieven. In het kader van flexibele, klantgerichte werkpatronen wordt verbetering van werkprocessen en werkhouding, gefocust op de gebruikers en gestimuleerd door de ontwikkelingen in de informatiemarkt, nagestreefd. Dat vraagt van de organisatie als geheel en van de individuele medewerkers een permanent proces van reflectie op producten en diensten. Door het stimuleren van samenwerking en het delen van kennis worden taken minder werkplekgebonden. Flexibiliteit, variatie en samenwerking zijn kernbegrippen. In dit kader zal de pilot met zelfwerkende teams, zoals die bij de afdeling Publieksdiensten van de Centrale Bibliotheek is ingevoerd, waar mogelijk en wenselijk worden verbreed naar de gehele UB organisatie. Een zelfwerkend team is als team verantwoordelijk voor adequate dienstverlening aan de klanten. De UBN wil binnen de gegeven organisatorische kaders, zo veel mogelijk financiële middelen inzetten om te investeren in de medewerkers. Dit is een voortzetting van haar huidige personeelsbeleid. Professionele ontwikkeling vormt een structureel onderdeel van de functie-uitoefening, zodat medewerkers de externe ontwikkelingen kunnen bijhouden of zich zelf verder kunnen ontplooien en ontwikkelen. Vanwege de rol die de UBN speelt in het onderwijs in informatievaardigheden is het noodzakelijk dat door middel van interne scholing en door werving de zoekvaardigheden bij bibliotheekmedewerkers op peil worden gehouden. Daarbij is er een trend dat kennis van het vakgebied steeds belangrijker wordt. Doelen De UBN wil zich in de planperiode ontwikkelen tot een organisatie die tot veranderen bereid is en waarin professionele, flexibele medewerkers in zelfwerkende teams opereren. De UBN zet een intern overzicht voor professionele ontwikkeling op voor de hele organisatie, waarin aandacht wordt besteed aan digitale ontwikkelingen, interne communicatie, functies en competenties. De UBN stimuleert het bijhouden van ontwikkelingen in de snel veranderende bibliotheek door middel van interne cursussen. Competenties die horen bij een pro-actieve houding worden vastgesteld, waarbij nadrukkelijk aandacht wordt besteed aan de ontwikkeling van de attitudes die hiervoor nodig zijn. Kennis van vakspecifieke zoeksystemen voor wetenschappelijke informatie wordt bevorderd. Voor sommige functies zal ook domeinkennis als competentie nodig zijn. 25

5.2 Communicatie binnen de UBN Overwegingen De hoofdprincipes bij de communicatie binnen de UBN zijn: • • •

Actieve betrokkenheid van elk lid van de UB-organisatie bij zowel het brengen als het halen van informatie die voor het werk nodig is; Transparantie over de besluitvorming; Goede, duidelijke en tijdige interne communicatie bij een veranderingsproces.

Het gaat hier over alle informatie die wordt uitgewisseld tussen de leden van de organisatie, die voor het uitvoeren van de werkzaamheden nodig is en die bijdraagt aan een optimale dienstverlening aan de klanten. Bij communicatie in een veranderingsproces kan men twee aspecten onderscheiden: enerzijds is het noodzakelijk dat over het veranderingsproces gecommuniceerd wordt, anderzijds vraagt een nieuwe manier van werken ook een nieuwe manier waarop gecommuniceerd wordt. Van belang is dat communicatie altijd op tijd, volledig en duidelijk is. Interne communicatie staat niet op zichzelf, maar is verbonden met de doelen en de cultuur van de organisatie. Van groot belang is de onderlinge samenhang binnen de organisatie, dat medewerkers zicht hebben op deze samenhang (ketenbesef). In de veranderende organisatie willen we benadrukken dat niet alleen brengen, maar ook halen van informatie belangrijk is. Dat vraagt een pro-actieve houding van de medewerkers en bereidheid om kennis te delen. Naast de noodzakelijke top-down informatie zal ook horizontale en diagonale informatie-uitwisseling gestimuleerd worden, zodat de uit te voeren plannen ook bottom-up gevoed worden. Voor het uitwisselen van informatie stelt de organisatie verschillende instrumenten ter beschikking. Daarnaast functioneert er een efficiënt ‘vergadergebouw’ voor de structurele overlegvormen en besluitvormingsprocessen. Belangrijke instrumenten van interne communicatie zijn: • • • • • •

overleg over beleid en uitvoering van beleid; werkoverleg; jaargesprek; Intranet; nieuwsbrieven; consultatie OC-leden uit de UBN.

Doelen Elk lid van de UB-organisatie is actief betrokken bij de interne communicatie, zowel bij het brengen als bij het halen van informatie die voor het werk nodig is. De onderlinge communicatie geschiedt in een cultuur waarin de nadruk ligt op initiatief nemen, samenwerken en kennis delen. Instrumenten voor de interne communicatie worden verder ontwikkeld. Het Intranet wordt ingezet als het medium waar informatie van en over de organisatie te vinden is. In het jaargesprek is de interne communicatie een vast onderdeel.

26

In de organisatie worden resources vrijgemaakt voor de ondersteuning van de interne communicatie. De interne communicatie wordt regelmatig geëvalueerd. 5.3 Organisatie Overwegingen Zoals eerder verwoord, vinden er in de komende jaren binnen de informatievoorziening zowel op nationaal als internationaal niveau ingrijpende veranderingen plaats. Deze zullen de UBNorganisatie in de planperiode niet onberoerd laten. Het is noodzakelijk hierop te anticiperen. De verandering van de omgeving impliceert ook dat de organisatie in structuur en cultuur zal moeten veranderen. Deze veranderingen worden planmatig aangepakt, met een voorkeur voor fasering en geleidelijkheid. In de organisatie is er voor alle medewerkers duidelijkheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Om aan de veranderingen sturing te kunnen geven zal een analyse worden gemaakt van de personeelsformatie op het gebied van functies en competenties. Op basis daarvan zullen verdere plannen worden voorgesteld en uitgewerkt. De UBN streeft ernaar dat de organisatievormen bij de klantgerichte en innovatieve doelen aansluiten. Bij de ontwikkeling van beleid en de implementatie ervan steunt de UBN op de kennis en vaardigheden van haar medewerkers. De hoofdprincipes bij het organisatiebeleid zijn: • •

De organisatie doelgericht in te richten. Organisatieveranderingen planmatig te ontwikkelen.

Doelen De overlegstructuur wordt verbeterd, waardoor een grotere transparantie over de besluitvorming mogelijk wordt. Over de toekomstige rol van het managementoverleg wordt nagedacht. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden zijn helder. In de planperiode worden voor alle functies competentieprofielen vastgesteld. De UBN benut de HRM-middelen en -instrumenten van de RU optimaal om de gewenste ontwikkeling te bevorderen. Inventarisatie en analyse van de personele formatie zijn hiervoor noodzakelijk. Voor de uitvoering van het beleidsplan worden werkgroepen ingesteld. Innovatieve activiteiten worden in projectvorm uitgevoerd. 5.4 Huisvesting Overwegingen De UBN heeft in 2005 de geheel gerenoveerde Centrale Bibliotheek in gebruik genomen. Bij de faculteiten zijn de bibliotheken van FNWI en Managementwetenschappen onlangs vernieuwd. Majeure investeringen in de Centrale Bibliotheek zijn voor de planningperiode niet voorzien. De UBN werkt nauw samen met faculteiten bij de ruimteplanning in andere locaties. De gevolgen die de digitalisering en andere ontwikkelingen in de informatiemarkt hebben voor de ruimtelijke ontwikkeling van de bibliotheek, moeten worden onderzocht.

27

Doelen De UBN onderzoekt de impact van digitalisering op magazijn- en andere ruimtes. De UBN streeft naar flexibele inzet van ruimte afgestemd op de behoeften van de gebruikers. Bij de ruimtelijke planning wordt nauw samengewerkt met de faculteiten. 5.5 Ontwikkeling ICT Overwegingen Meer en meer worden systemen ontwikkeld voor onderdelen van bibliotheekprocessen in plaats van complete systemen voor alle onderdelen. Voor ieder onderdeel kan een ander product worden gekozen. Om te voorkomen dat gegevens meerdere keren moeten worden ingevoerd wordt de koppeling tussen de diverse systemen steeds belangrijker, en daarmee het gebruik van wereldwijde, open standaarden. De techniek van Service-Oriented Architecture en de daarbij behorende webservices maken gebruik van deze standaarden. Onderzocht moet worden in hoeverre deze technieken toegepast kunnen worden bij de UBN. Daarbij moet worden aangesloten bij de informatiearchitectuur van de RU. Ook speelt de afhankelijkheid van de leveranciers hierbij een grote rol. Steeds meer documenten worden aangekocht in elektronische vorm. Het huidige acquisitiesysteem is niet ingericht op de verwerking van dit soort materialen. Het wordt daarom van steeds groter belang om hiervoor een ander systeem te gaan gebruiken. Internationaal is een standaard ontwikkeld. Aan de hand van die standaard worden door diverse leveranciers producten (Electronic Resource Management systems; ERM) ontwikkeld waarvan de bruikbaarheid onderzocht kan worden. Omdat technologische ontwikkelingen elkaar snel opvolgen is een periode van vier jaar te lang om deze ontwikkelingen nu al allemaal in kaart te kunnen brengen. Een regelmatige update van de technologie en beoordeling van de gevolgen daarvan voor de UBN kunnen dit opvangen. Doelen In 2006 wordt het bibliotheeksysteem (LBS) van de UBN vervangen. Belangrijke onderdelen die gerealiseerd moeten worden in het nieuwe systeem zijn: • • •

de mogelijkheid om bestelgegevens geheel elektronisch te verwerken; een goede rapportagetool; de mogelijkheid om via elektronische kanalen met de gebruikers te communiceren.

Ontwikkelingen op het gebied van metadata maken dat er binnen de UBN meer kennis moet komen met betrekking tot deze nieuwe zaken. Het gaat bijvoorbeeld om metadatastandaarden als MARC21 en catalogiseersystemen. De inrichting van het Intranet moet vorm krijgen. Het moet het centrale punt worden voor de communicatie binnen de UBN. Voor zover mogelijk moet worden aangesloten bij de centrale voorzieningen, maar ervaringen met het huidige Content Management Systeem (CMS) leren dat veel zaken buiten deze voorziening moeten worden opgelost.

28

De website en applicaties die buiten het CMS voor de website vallen (b.v. Metalib, zaken binnen de repository), moeten zodanig worden aangeboden dat er voor de gebruiker een eenduidig beeld is van het aanbod van de UBN. Een Electronic Resource Management System (ERM) wordt aangeschaft na onderzoek hiernaar in samenwerking met andere bibliotheken. Automatisering van interne processen wordt verder ontwikkeld. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van open standaarden, zodat koppeling met diverse systemen gerealiseerd kan worden. De UBN heeft bij het UCI aangegeven mee te willen doen aan een pilot voor de invoering van een nieuwe centrale agenda. De verwachting is dat dit in de loop van 2006 zal plaatsvinden. 5.6 Financiën Overwegingen Tot nu toe heeft de UBN nog niet voldoende transparantie in de financiële processen kunnen realiseren. Verbetering is nodig. De UBN heeft en houdt een klein beheerteam en streeft naar efficiëntie en samenwerking binnen het Cluster Facilitair. Alle processen die geen directe relatie hebben met het bibliotheekproces zullen conform de richtlijnen van het Cluster Facilitair worden uitgevoerd, waarbij ook zoveel mogelijk van de concernsystemen gebruik wordt gemaakt. Bij de raakvlakken tussen de bibliotheek- en financiële processen wordt in samenwerking gezocht naar bruikbare interfaces. Fondswerving zal in de toekomst een rol krijgen bij de UBN. Doel: additionele middelen te verwerven voor innovatieve projecten en “value added” activiteiten die niet uit reguliere toewijzingen van het CvB kunnen worden betaald. Kosten/baten analyse moet aan de basis liggen van een programma voor fondswerving. Over de toekomstige rol van de huidige Stichting Vrienden van de UBN zal in relatie tot een strategie voor fondswerving nagedacht worden. Doelen De UBN streeft naar meer transparantie in financiële processen. De UBN sluit aan bij de financiële processen op concern- en clusterniveau. Een bescheiden programma voor fondswerving wordt ontwikkeld op basis van een analyse van kansen en mogelijkheden voor de UBN. 5.7 Kwaliteit Overwegingen De hoofdprincipes van ons kwaliteitsbeleid zijn: • •

Wij meten en evalueren onze producten en diensten kwantitatief en kwalitatief. Resultaten van evaluaties worden in de besluitvormingsprocessen meegenomen.

Kwaliteitsmanagement is een belangrijk instrument om een klantgerichte, efficiënte en door medewerkers gedragen organisatie te ontwikkelen. Communicatie en evaluatie met diverse 29

klantengroepen enerzijds en de UBN als lerende organisatie anderzijds beogen een dynamisch samenspel/partnerschap dat continu uitgedaagd wil worden door kwaliteitsverbetering. De UBN heeft behoefte aan een programma voor het meten en evalueren van haar producten en diensten. De instrumenten die daarvoor nodig zijn, beschrijven resultaten kwantitatief (door adequate statistiek) en kwalitatief (door rapportages). Evaluaties van resultaten kunnen dan in de besluitvormingsprocessen worden meegenomen en als rapportages aan klanten teruggemeld (b.v. klachten/complimenten analyses). De UBN heeft behoefte aan een aantal key performance indicators (KPI’s) om haar producten en diensten te evalueren, te verbeteren en te innoveren. KPI’s kunnen worden ingevoerd op de gebieden van collectievorming, diensten en ondersteunde activiteiten. Daartoe behoren: klantanalyses, gebruiksgegevens van de (digitale) collectie, klanttevredenheid, enz. Een duidelijke planning- en controlecyclus is noodzakelijk. Voor de begroting en jaarrekening wordt verder gewerkt aan de opzet van een activiteitenbegroting. Elke medewerker van de UBN moet bekend zijn met de doelstellingen van de UBN en zijn eigen bijdrage daaraan. De UBN neemt het INK-model als referentiekader waarbij zowel op hoofd- als deelprocessen kwaliteitskringen worden benoemd die volgens de Plan – Do – Check – Act of Demingcirkel functioneren. Onderzocht wordt of het mogelijk is de bibliotheekcommissies in toenemende mate te betrekken bij de evaluatie van performance. Additionele klankbordgroepen voor gebruikers worden opgericht. Doelen De UBN evalueert regelmatig de impact van haar activiteiten. De UBN neemt daarbij het INKmodel als referentiekader. De evaluatie is kwantitatief en kwalitatief, door key perfomance indicators (KPI’s) voor en rapportages over bepaalde activiteiten. De UBN ontwikkelt een duidelijke planning- en controlecyclus. De activiteitenbegroting wordt verder ontwikkeld. De UBN draagt er zorg voor dat al haar medewerkers bekend zijn met de doelstellingen van de UBN en de eigen bijdragen daaraan. Additionele klankbordgroepen voor gebruikers (o.a. een klankbordgroep voor studenten) worden opgericht. De mogelijkheid van een audit of externe evaluatie wordt onderzocht. 5.8 Samenwerking Overwegingen De samenwerking met andere instellingen en instituten is van wezenlijk belang voor de UBN. Alleen door effectieve samenwerking kan zij toegang tot nodige resources verschaffen. In Nederland werken wetenschappelijke bibliotheken traditioneel nauw samen, b.v. bij de collectievorming. De UBN zal ook impulsen voor veranderingen, innovatie en ontwikkelingen opdoen buiten de RU. Deze kan zij in de RU verder ontwikkelen. De samenwerking bij multi- en bilaterale projecten is belangrijk. Bovendien zal de Nijmeegse bijdrage aan bibliothecaire ontwikkelingen meer zichtbaar worden. Doelen De UBN zoekt een nog nauwere samenwerking met betrokken afdelingen van het Cluster Ondersteuning en binnen het Cluster Facilitair. Het partnerschap tussen UBN en UCI wordt geïntensiveerd.

30

De UBN intensiveert de samenwerking met de faculteiten en het UMC. Hier spelen vooral de hoofden van de decentrale bibliotheken een sleutelrol maar zij zullen door de directie van de UBN sterker ondersteund worden. Over nieuwe functies voor bibliotheekcommissies wordt nagedacht. De UBN moet een belangrijke, actieve en zichtbare rol spelen in nationale gremia als UKB en SURF. Bij wetenschappelijke bibliotheken in Nederland worden in toenemend mate besluiten op nationaal niveau gevormd (b.v. bij licenties voor e-publicaties of projecten als DARE). De UBN moet bij belangrijke ontwikkelingen op een adequate manier deelnemen. Ontwikkelingen bij het DARE- programma zijn prioriteiten voor UBN. In het buitenland versterkt de UBN haar traditionele banden met Duitse bibliotheken, vooral die in Nordrhein-Westfalen. Nadruk wordt ook gelegd op de kansen die door samenwerkingsovereenkomsten van de RU met anderen buitenlandse bibliotheken worden aangeboden, b.v. de Katholieke Universiteit Leuven. De UBN zal de actieve deelname aan IFLA en LIBER handhaven en waar mogelijk versterken. Doel: kennis van internationale normen en standaarden te verbeteren. De UBN onderzoekt de kansen en mogelijkheden van samenwerking met commerciële uitgevers (cf. digitalisering, fondswerving). De UBN zoekt contact met – o.a. Nijmeegse bedrijven. Vooral de rol van campusbedrijven wordt onderzocht. De kansen voor samenwerking met andere instituten buiten de wetenschappelijke sector in Nijmegen en Gelderland (b.v. openbare bibliotheken) worden onderzocht.

31

BIJLAGE A. Lijst van afkortingen ACRL

Association of College and Research Libraries

CF

Cluster Facilitair van de RU

CLD

Collection Level Description

CMS

Content Management System

DARE

Digital Academic Repositories. Project van de Nederlandse universiteiten, gesteund door Surf, met als doel archivering en beschikbaarstelling van wetenschappelijke output

DONOR

Data Onderwijskundig Nederland Online Research; project van het ITS in het kader van het DARE project.

EAD

Encoded Archival Description

E-books

Electronic books

ERM

Electronic Resource Management

ESTC

English Short Title Catalogue

FNWI

Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatie van de RU

HRM

Human Resource Management

ICT

Informatie- en communicatietechnologie

IFLA

International Federation of Library Associations

INK

Instituut Nederlandse Kwaliteit

ITS

Onafhankelijk instituut verbonden aan de Radboud Universiteit Nijmegen, gespecialiseerd in beleidsonderzoek, beleidsadvisering en kennisoverdracht

KDC

Katholiek Documentatie Centrum

KPI's

Key Performance Indicators

LBS

Lokaal Bibliotheeksysteem

LIBER

Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche

MARC21

Machine Readable Cataloging Format 21. Formaat voor catalogiseren voor geautomatiseerde catalogi

32

Metis

Onderzoek informatie systeem van de Nederlandse universiteiten

OC

Onderdeelcommissie

RU

Radboud Universiteit Nijmegen

STCN

Short Title Catalogue Netherlands

SURF

Samenwerkingsorganisatie van het hoger onderwijs en onderzoek op het gebied van netwerkdienstverlening en informatie- en communicatietechnologie (ICT)

UBN

Universiteitsbibliotheek Nijmegen

UCI

Universitair Centrum voor Informatievoorziening RU

UKB

Samenwerkingsverband van de Nederlandse universiteitsbibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek en de bibliotheek van de KNAW

UMC

Universitair Medisch Centrum St Radboud

XML

Extensible Markup Language

33