Payment Business Process. Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

Sistem Informasi Perusahaan 9. The Acquisition/Payment Business Process

Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

Outline

Pengantar Proses bisnis akuisisi/pembayaran pada sistem nilai & rantai nilai perusahaan Model REA tingkatan proses bisnis dari proses akuisisi/pembayaran Kebutuhan informasi dan ukuran pada proses akuisisi/pembayaran Relationship queries pada proses akuisisi/pembayaran 2

Pengantar

Proses bisnis akuisisi/pembayaran kadang disebut juga sebagai:

Expenditure transaction cycle (siklus

transaksi pengeluaran/pembelanjaan) Pembelian untuk membayar mega-process

Untuk mengidentifikasi proses ini pada suatu perusahaan, harus dilihat substansinya 3

Proses akuisisi/pembayaran

Siklus transakasi akuisisi/pembayaran mencakup segala aktivitas yang berkaitan dengan pembayaran, perawatan (maintaining) dan pembayaran untuk barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan

Pembelian bahan mentah, component part Pembelian/pembayaran utilities, supplies, asuransi, perbaikan, perawatan, penelitian & pengembangan, professional & legal services, properti, pabrik, peralatan

Proses yang merupakan kasus khusus dari proses akuisisi/pembayaran tetapi biasanya dianggap sebagai proses terpisah:

Human resources business process (akuisisi dan pembayaran tenaga kerja)

Financing business process (akuisisi dan pembayaran modal

finansial)

4

Proses akuisisi/pembayaran pada sistem nilai perusahaan

Pada tingkatan ini, proses akuisisi/pembayaran adalah titik kontak antara perusahaan dan pemasok-pemasoknya (vendors). 5

Proses akuisisi/pembayaran pada rantai nilai perusahaan (1)

Tingkatan rantai nilai menjelaskan tentang interface antara proses akuisisi/pembayaran dengan proses bisnis lainnya Tujuan utama dari proses akuisisi/ pembayaran adalah untuk menyediakan berbagai resources yang dibutuhkan prosesproses bisnis lainnya pada saat mereka membutuhkannya

6

Proses akuisisi/pembayaran pada rantai nilai perusahaan (2)

Tujuan utama dapat dipecah lagi menjadi beberapa sasaran:

Membeli barang/jasa dari reliable vendors Membeli barang/jasa dengan kualitas tinggi atau paling tidak dengan kualitas yang diinginkan Membeli barang/jasa dengan harga terbaik Hanya membeli barang/jasa yang legal Menyediakan resources pada saat perusahaan membutuhkannya Hanya menerima barang yang dipesan saja Memonitor barang yang diterima agar tidak hilang, dicuri dan rusak Membayar barang yang diterima sesuai jadwal & tujuan penerimaannya 7

Proses akuisisi/pembayaran pada rantai nilai perusahaan (3) Rantai nilai parsial untuk suatu produsen (manufacturer)

Rantai nilai parsial untuk suatu distributor 8

REA Acquisition/Payment Business Process Level Pattern

9

REA Acquisition/Payment Business Process Level Pattern: Operating Assets

10

Instigation Events pada Pengeluaran/ Pembelanjaan (Expenditures)

Biasanya dimulai secara internal; dipicu oleh suatu kebutuhan

Mungkin pula dipicu secara eksternal, contoh: kebutuhan baru dirasakan setelah adanya kunjungan pemasok

Agen internal yang terlibat dalam instigation events pada siklus akuisisi biasanya adalah department supervisors (yang meng-identifikasi adanya kebutuhan dan mengotorisasi pengeluaran/pembelanjaan) dan purchasing agent (yang memproses daftar permintaan) Agen eksternal yang terlibat dalam instigation events pada siklus akuisisi biasanya adalah pemasok Untuk tujuan instigation events, biasanya tidak diperlukan identifikasi suatu barang/jasa secara spesifik; informasi tentang tipe barang/jasa yang dipromosikan biasanya 11 sudah cukup

Purchase/Requisition Event

Adalah suatu instigation event yang secara keseluruhan bersifat internal; biasanya melibatkan seorang department supervisor yang mengidentifikasi suatu kebutuhan akan barang/jasa dan mengkomunikasikan kebutuhan tersebut pada

purchasing department

Biasanya dilambangkan dengan dokumen daftar permintaan pembelian (purchase requisition document) atau layar data entry yang merangkum infromasi tentang event ini (contoh: department supervisor dan purchasing agent mana yang berpartisipasi, tanggal permintaan, tanggal dibutuhkannya barang/jasa, barang/jasa apa yang dibutuhkan, sumber/pemasok yang direkomendasikan, dst)

12

Purchase Requisition

13

Relational Tables Encompassing Purchase Requisition Event

14

Mutual Commitment Events pada Proses Akuisisi/Pembayaran

Melibatkan suatu perusahaan dan mitra bisnis eksternalnya yang bersama-sama menyetujui pertukaran resources pada suatu waktu tertentu di masa depan Tidak selalu terjadi pada suatu waktu diskrit; sering melibatkan serangkaian aktivitas Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agents Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah pemasok Untuk tujuan mutual commitment events, biasanya tidak diperlukan identifikasi suatu barang/jasa secara spesifik; informasi tentang tipe barang/jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup Idealnya, perusahaan ingin dapat melacak mutual commitment events dan instigation events yang memicunya

15

Purchase Order Event

Adalah suatu mutual commitment event dimana pemasok sepakat untuk menyediakan barang bagi perusahaan, dan perusahaan sepakat untuk membayar barang tersebut dengan harga tertentu Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen pesanan pembelian (purchase order document) or layar data entry yang merangkum informasi tentang event ini (contoh: tanggal pemesanan,tanggal pengiriman yang dijanjikan, cara pembayaran, jumlah uang, pemasok dan purchasing agent mana yang berpartisipasi, produk mana yang dipesan, dst.) 16

Rental Order Event

Adalah suatu mutual commitment event, dimana pemasok sepakat untuk mentransfer kepemilikan atas suatu barang untuk suatu jangka waktu tertentu dan memberikan hak pada perusahaan untuk menggunakan barang untuk tujuan tertentu; sebagai imbalannya perusahaan sepakat untuk membayar pada harga yang ditentukan Biasanya dilambangkan dengan suatu rental contract document yang merangkum informasi tentang kesepakatan tersebut (contoh: tanggal kontrak, jumlah uang, barang yang disewakan, periode sewa, cara pembayaran, pemasok dan purchasing agent yang berpartisipasi, dst.) 17

Service Order Event

Adalah suatu mutual commitment event, dimana pemasok sepakat untuk melakukan satu atau lebih jasa untuk suatu perusahaan selama jangka waktu yang disetujui dan dibayar oleh perusahaan dengan harga yang disepakati Biasanya dilambangkan dengan suatu service contract document yang merangkum informasi tentang kesepakatan tersebut (contoh: tanggal kontrak, jumlah uang, jasa yang akan diberikan oleh pemasok, jangka waktu pelaksanaan, cara pembayaran, purchasing agent dan pemasok mana yang berpartisipasi, dst.) 18

Purchase Order

19

Relational Tables Encompassing Purchase Order Event

20

Economic Increment Events pada Siklus Akuisisi

Merepresentasikan penerimaan barang atau jasa oleh perusahaan sebagai imbalan atas pemberian resource lain (biasanya uang) Tidak selalu terjadi pada suatu waktu diskrit; dapat melibatkan serangkaian aktivitas aliran kerja Resources dapat berbeda untuk berbagai jenis bisnis yang berbeda

Inventory (Inventory type dapat menggantikan Inventory), Jasa (Tipe Jasa bisa menggantikan Jasa, penggunaan asset secara sementara (seperti pada kasus penyewaan))

Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agents dan receiving clerks Agen eksternal yang terllibat biasanya adalah pemasok atau

vendors

21

Purchase (aka Acquisition) Event

Adalah suatu economic increment event, dimana kepemilikan atas satu atau lebih barang ditransfer dari suatu pemasok ke perusahaan. Transfer dapat terjadi secara langsung (purchasing agent pergi membeli kertas ke toko peralatan kantor) atau dengan cara dikirim (pemasok mengirimkan barang pada perusahaan) Biasanya dilambangkan dengan suatu receiving report document atau layar data entry yang merangkum informasi tentang transfer kepemilikan (contoh: tanggal, jumlah uang, barang yang ditransfer kepemilikannya, cara pembayaran, purchase agent dan pemasok mana yang berpartisipasi, dst. Informasi tentang supplier invoice juga dapat disertakan, tetapi tidak boleh digunakan sebagai representasi eksklusif dari event ini (karena biasanya terdapat perbedaan waktu antara transfer dan penerimaan supplier invoice)

22

Rental Acquisition Event

Adalah economic increment event, dimana kepemilikan atas barang ditransfer oleh pemasok kepada perusahaan untuk jangka waktu, dan maksud serta harga yang disepakati Biasanya terjadi untuk suatu jangka waktu tertentu Biasanya dilambangkan dengan dokumen atau layar data entry yang merangkkum informasi tentang transfer kepemilikian barang dari pemasok ke perusahaan dan juga pengembalian barang kepada pemasok (contoh: tanggal, waktu, nama barang, pemasok dan karyawan yang terlibat, dst.) 23

Service Acquisition Event

Adalah economic increment event, dimana suatu pemasok melakukan satu atau beberapa jenis jasa untuk perusahaan Dapat untuk jangka waktu atau suatu waktu tertentu Biasanya dilambangkan dengan dokumen yang mengindikasikan penerimaan jasa (atau yang ekivalen dengan layar data entry) yang merangkum informasinya (contoh: tanggal, waktu, jenis jasa yang disediakan, pemasok dan karyawan yang terlibat, mungkin pula beberapa catatan tentang mutu jasa yang diberikan, dst.) 24

Receiving Report

25

Vendor (Supplier) Invoice

26

Relational Tables Encompassing Purchase Event

27

Economic Decrement Events pada Siklus Akuisisi

Hampir selalu merupakan Cash Disbursement Event

Adalah suatu economic decrement event, dimana perusahaan mentransfer kepemilikan atas uang (atau yang ekivalen) pada pemasok Biasanya dilambangkan dengan suatu cek atau dokumen disbursement voucher atau layar data entry yang merangkum informasi tentang tentang event ini (contoh: tanggal, jumlah uang, pemasok yang menerima uang, karyawan yang melakukan otorisasi pembayaran, akuisisi atau event lain dimana terjadi cash disbursement, dst.) Resource biasanya adalah uang (type-level resource – biasanya adalah suatu daftar cash accounts yang dimiliki perusahaan) Agen internal yang terlibat biasanya asalah kasir, accounts payable clerks, atau karyawan keuangan lainnya Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah pemasok atau

vendors

28

Disbursement Voucher

29

Relational Tables Encompassing Cash Disbursement Event

30

Economic Increment Reversal Events

Adalah suatu events dimana economic increment events yang terjadi sebelumnya dibalikkan atau ditiadakan Walaupun mekanismena serupa, events tersebut secara inheren berbeda dengan economic decrement

events

Mengembalikan sesuatu yang diharapkan dapat memenuhi suatu kebutuhan, walaupun sebagai gantinya kita akan menerima kembali sesuatu yang kita serahkan sebelumnya, tidak sama dengan menyerahkan sesuatu sebagai ganti atas sesuatu yang lebih diinginkan

Resources, agen eksternal dan agen internal yang terlibat sama seperti pada economic increment events 31

Purchase Return Event

Adalah suatu economic event, dimana kepemilikan atas barang yang sebelumnya ditransfer dari pemasok ke perusahaan, dikembalikan dari perusahaan ke pemasok Walaupun suatu resource (atau resource type) akan turun, karakteristik purchase returns berbeda dari economic decrement events lainnya. Substansi event ini adalah peniadaan economic increment event orisinalnya. Events seperti ini disebut sebagai

economic increment-reversal events Biasanya dilambangkan dengan authorized request to return, packing list, dan dokumen debit memorandum atau layar data entry yang merangkum informasi tentang event ini (contoh:

tanggal, kuantitas barang yang dikembalikan ke pemasok, jumlah uang, dst.)

32

Request to Return

33

Packing List

34

Debit Memorandum

35

Relational Tables Encompassing Purchase Return Event

36

Berbagai Relasi pada Proses Akuisisi/Pembayaran (1)

Fulfillment relationships

Antara Purchase/Rentall/Service Acquisition & Cash Disbursement event (atau Disbursement of Bartered Goods/Services event)

Reversal relationships

Acquisition events

Duality relationships

Antara Purchase Requisition & Purchase Order events Antara Purchase Order event & Purchase/ Rental / Service

Antara Purchase & Purchase Return events

Participation relationships

Antara tiap event dan tiap agen internal dan eksternal

37

Berbagai Relasi pada Proses Akuisisi/Pembayaran (2)

Proposition relationships

Reservation relationships

Antara Purchase Requisition event dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type) Antara Purchase Order, Rental Contract, atau Service Contract dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type) Juga antara Purchase Order, Rental Contract, atau Service Contract dan Cash

Stockflow relationships

Antara Purchase (atau Rental atau Service Acquisition) dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type) Antara Purchase Return dan Inventory (atau Inventory Type) Antara Cash dan Cash Disbursement

38

Resource Query Types

Informasi terinci tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk tiap resource instance Informasi terinci tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resource instances yang memenuhi kriteria tertentu Rangkuman informasi tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk semua resource

instances

Rangkuman informasi tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resources instances yang memenuhi kriteria tertentu 39

Acquisition Cycle Resource Queries

Daftar untuk tiap inventory item atau item types yang biasa disimpan oleh suatu perusahaan Daftar untuk semua inventory item atau item type yang memiliki karakteristik tertentu Quantity on hand dari suatu inventory item type pada suatu waktu Nilai biaya total dari inventory on hand pada suatu waktu Daftar semua cash accounts yang dimiliki perusahaan pada suatu waktu Saldo dari cash account tertentu pada suatu waktu Saldo total dari semua cash accounts pada suatu waktu Daftar dari pasokan umum dan administratif serta service types yang data deskriptifnya disimpan perusahaan Daftar untuk semua aset tetao yang dimiliki perusahaan Nilai buku dari aset tetap terdepresiasi yang dimiliki perusahaan pada suatu waktu Umur rata-rata dari tiap mesin yang dimiliki perusahaan pada suatu waktu 40

Example Resource Tables Cash CashAccountID Ca123501 Ca351235 Ca351327 Ca789125 Ca987654

AccountType Checking Petty Petty Savings Imprest checking

Location DateAccountEstablished 1st Local Bank Thursday, April 01, 2010 Onsite Thursday, April 01, 2010 Cashier Onsite - Desk CEO Thursday, April 15, 2010 Assistant's File 1st Local Bank Thursday, April 22, 2010 1st Local Bank Thursday, April 01, 2010

Operating Assets Asset Description TagID OA1 BuildingOffice/Warehouse OA10 Manager task chair OA11 Task chair OA12 Task chair OA13 Task chair OA14 Task chair OA15 Toshiba tecra notebook OA16 Dell optima desktop OA17 Dell optima desktop OA18 Dell optima desktop OA19 Warehouse shelving OA2 Property OA20 Fax machine OA3 Executive desk OA4 Manager desk OA5 Manager desk OA6 Administrator desk OA7 Administrator desk OA8 Executive desk chair OA9 Manager task chair

InventoryType ItemID Description BIS1 Big Stuff HUS1 Huge Stuff LIS1 Little Stuff MIN1 Miniature Stuff TIS1 Tiny Stuff TTP12 Tiara

Acquisition Acquisition Asset Date Cost Category 4/1/2010 $200,000.00 Buildings 4/10/2010 $350.00 Furniture 4/10/2010 $175.00 Furniture 4/10/2010 $175.00 Furniture 4/10/2010 $175.00 Furniture 4/10/2010 $175.00 Furniture 4/15/2010 $3,000.00 Computers 4/15/2010 $2,000.00 Computers 4/15/2010 $2,000.00 Computers 4/15/2010 $2,000.00 Computers 4/16/2010 $10,000.00 Fixtures 4/1/2010 $300,000.00 Land 4/17/2010 $400.00 Communication sEquipment 4/10/2010 $2,000.00 Furniture 4/10/2010 $1,500.00 Furniture 4/10/2010 $1,500.00 Furniture 4/10/2010 $1,000.00 Furniture 4/10/2010 $1,000.00 Furniture 4/10/2010 $500.00 Furniture 4/10/2010 $350.00 Furniture

UnitOfMeasur Standard Cost List Price Each e $20.00 $50.00 Each $30.00 $70.00 Box of 6 $36.00 $72.00 Box of 24 $56.00 $110.00 Box of 12 $48.00 $96.00 Each $10.00 $25.00

Estimated Estimated IRSListed LifeYrs Salvage Property 40 $20,000.00 No 7 $50.00 No 7 $25.00 No 7 $25.00 No 7 $25.00 No 7 $25.00 No 5 $300.00 Yes 5 $200.00 Yes 5 $200.00 Yes 5 $200.00 Yes 40 $0.00 No 0 $0.00 No 3 $0.00 Yes 10 $200.00 No 10 $100.00 No 10 $100.00 No 10 $100.00 No 10 $100.00 No 7 $50.00 No 7 $50.00 No

41

Query to list each operating assets owned on a specific date

42

Query to list each operating assets owned on a specific date

43

Query to identify computers owned on a specified date

44

Event Query Types

Informasi terinci tentang tiap event instance

Informasi terinci tentang tiap event instance yang memenuhi kriteria tertentu

Contoh: event tipe tertentu yang terjadi selama periode waktu tertentu di lokasi tertentu

Rangkuman informasi untuk semua instances dari suatu event tipe tertentu pada suatu periode waktu tertentu

Contoh: apa yang terjadi, kapan dan dimana terjadinya, dst.

Contoh: total dari event instances selama periode waktu tertentu

Rangkuman informasi untuk instances dari event tipe tertentu untuk suatu periode waktu tertentu yang memenuhi kriteria tertentu

Contoh: rata-rata nilai uang dari event instances untuk suatu lokasi selama periode waktu tertentu

45

Acquisition Cycle Event Queries

Jumlah total purchase orders yang dilakukan selama periode waktu tertentu Jumlah total uang untuk suatu purchase order tertentu, akuisisi pasokan dan jasa umum dan administratif, akuisisi aset operasi, akuisisi inventory cash disbursement, atau purchase return Rata-rata atau total jumlah uang dari semua events akuisisi/ pembayaran tipe tertentu untuk suatu atau beberapa periode waktu tertentu Seller’s tracking number untuk suatu expected

Tanggal terjadinya suatu purchase event

purchase event

46

Contoh: Tabel-tabel Events Purchase Requisition (Instigation) Event Purch M axim um Budget Date Purch Recom m ended FK FK FK ReqID Date for this purchase Needed SuperID AgentID SupplierID R17 R18 R19 R20 R21

4/22/2010 $30,000 5/5/2010 5/6/2010 5/15/2010 5/18/2010

5/2/2010 5/23/2010 5/20/2010 5/25/2010 5/26/2010

E5 E5 E5 E5 E5

Purchase Order (Mutual Com m itm ent) Event Purchase OrderDate DateNeeded DollarTotal OrderID PO16 PO17 PO18 PO19 PO20 PO21

4/24/2010 5/5/2010 5/5/2010 5/6/2010 5/6/2010 5/16/2010

5/2/2010 5/8/2010 5/12/2010 5/10/2010 5/24/2010 5/24/2010

$28,450.00

E12 E12 E12 E12 E12

V7 V14 V7 V7

Purchase FK ReqID

Purchase FK AgentID

Supplier FK ID

R17 R18 R18 R19 R19 R20

E12 E12 E12 E12 E12 E12

V7 V14 V90 V14 V7 V14

Purchase (Economic Increment) Event

Receiving ReportID RR18 RR19 RR21 RR22 RR25

Date 4/30/2010 5/8/2010 5/10/2010 5/12/2010 5/12/2010

Dollar Receiving FK Amount ClerkID $28,450.00 E111 $1,100.00 E111 $3,240.00 E111 $2,000.00 E111 $480.00 E111

FK

Vendor Invoice#

SupplierID V7 V14 V14 V7 V90

Cash Disbursement (Economic Decrement) Event DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount 39 5/15/2010 $746.57 40 5/25/2010 $28,450.00 41 5/29/2010 $398.12

CheckNbr 41234 41235 41236

VI4167 821536 821983 VI5213 312353

CashAcctID Ca123501 Ca123501 Ca123501

FK

FK

Invoice Cash DisbID Amount $28,450.00 40 $1,100.00 $3,240.00 $2,000.00 $480.00

APClerkID E36 E36 E36

FK

Purchase Return (Economic Increment Reversal) Event Purchase Dollar Packing Debit Receiving Dept Shipping FK FK FK FK ReturnID Date Amount Slip# Memo# ReportID SupplierID SuperID ClerkID PR3 5/17/2010 $480.00 22 3 RR25 V90 E5 E41

FK

PayeeID E23 V7 E41

47

Query untuk mengetahui tanggal dan jumlah uang dari Purchase Order #18 Tabel mana yang dibutuhkan? Purchase Order (Mutual Commitment) Event Purchase OrderDate DateNeeded DollarTotal OrderID PO16 PO17 PO18 PO19 PO20 PO21

4/24/2010 5/5/2010 5/5/2010 5/6/2010 5/6/2010 5/16/2010

5/2/2010 5/8/2010 5/12/2010 5/10/2010 5/24/2010 5/24/2010

$28,450.00

Purchase ReqIDFK

Purchase AgentIDFK

Supplier IDFK

R17 R18 R18 R19 R19 R20

E12 E12 E12 E12 E12 E12

V7 V14 V90 V14 V7 V14

Seperti apa Access QBE-nya?

Operator relational algebra mana yang dipakai?

Project, Select Bagaimana SQL statement-nya? SELECT PurchaseOrderID, OrderDate, DollarTotal FROM PurchaseOrder WHERE PurchaseOrderID=18;

Bagaimana hasilnya?

48

Agent Queries

Informasi terinci tentang status tiap agent instance pada suatu atau beberapa titik waktu Informasi terinci tentang status semua agent instances yang memenuhi kriteria tertentu pada suatu atau beberapa titik waktu Rangkuman informasi status semua agent instances suatu atau beberapa titik waktu Rangkuman informasi status agent instances yang memenuhi kriteria tertentu suatu atau beberapa titik waktu 49

Acquisition Cycle Agent Queries

Daftar semua purchase agents, accounts payable clerks, inventory clerks, atau supervisors dari suatu perusahaan Daftar karyawan yang memiliki karakteristik tertentu (contoh: semua accounts payable clerks yang memiliki minimum fidelity bond tertentu Daftar karyawan yang tinggal di kota atau provinsi tertentu Daftar semua nama dan telepon karyawan untuk suatu pohon telepon darurat 50

Contoh Tabel-tabel Agen Shipping Clerk (Internal Agent) ShippingClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E41 Amy Milano 8892 Eddy Ave. 555-9557 January 3, 1964 Department Supervisor (Internal Agent) DeptSupervisorID Name Address Telephone DateOfBirth E5 Patrick Wellesley 53125 Fenton Dr. 555-1112 March 4, 1958 Accounts Payable Clerk (Internal Agent) APClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E36 Diane Bowersox 9115 Wolfgang Ct. 555-7244 September 15, 1963 Receiving Clerk (Internal Agent) ClerkID Name Address E247 E251

Telephone DateOfBirth

Kenneth Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 Rita Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891

April 14, 1945 May 22, 1948

Supplier (External Agent) SupplierID Name V7 Joe’s Favorite Vendor V14 Reliable Rudy’s V90 Trina’s Trinkets

Address 89056 Ransom Hwy. 34125 Michigan Ave. 1612 Myway Rd.

Telephone PerformanceRating 555-7655 Excellent 555-1199 Very Good 555-2424 Very Good

51

Carilah Suppliers dengan Performance Rating “Very Good” Tabel mana yang dibutuhkan? Supplier (External Agent) SupplierID Name V7 Joe’s Favorite Vendor V14 Reliable Rudy’s V90 Trina’s Trinkets

Address 89056 Ransom Hwy. 34125 Michigan Ave. 1612 Myway Rd.

Telephone PerformanceRating 555-7655 Excellent 555-1199 Very Good 555-2424 Very Good

Operator relational algebra mana yang dipakai?

Select Bagaimana SQL statement-nya?

Seperti apa Access QBE-nya?

SELECT * FROM Supplier WHERE PerformanceRating=“Very Good”;

Bagimana hasilnya?

52

Duality Relationship Query Types

Identifikasi apakah suatu exchange tertentu telah selesai dilakukan Identifikasi exchanges yang telah selesai dilakukan pada periode waktu tertentu Identifikasi exchange yang belum selesai dilakukan pada suatu periode waktu tertentu Kalkulasi jumlah claim, contoh: prepaid expenses, payables, unearned revenues, atau receivables, secara total ataupun untuk suatu exchange event tertentu Kalkulasi rata-rata atau total jeda waktu antar events yang terlibat dalam satu atau lebih exchanges 53

Acquisition Cycle Duality Queries

Kalkulasi outstanding payable balance untuk suatu purchase Kalkulasi total accounts payable pada suatu waktu Kalkulasi prepaid expenses pada suatu waktu Jangka waktu accounts payable Kalkulasi rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk membayar vendor invoices 54

Contoh Tabel Relasi Duality &

Reversal Purchase (Economic Increment) Event

Receiving ReportID Date RR18 4/30/2010 RR19 5/8/2010 RR21 5/10/2010 RR22 5/12/2010 RR25 5/12/2010

Dollar Receiving Vendor Amount ClerkIDFK SupplierIDFK Invoice# $28,450.00 E111 V7 VI4167 $1,100.00 E111 V14 821536 $3,240.00 E111 V14 821983 $2,000.00 E111 V7 VI5213 $480.00 E111 V90 312353

Invoice Cash Amount DisbIDFK $28,450.00 40 $1,100.00 $3,240.00 $2,000.00 $480.00

Cash Disbursement (Economic Decrement) Event DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNbr CashAcctIDFK APClerkIDFK 39 $746.57 41234 E36 5/15/2010 Ca123501 40

5/25/2010

$28,450.00 41235

41

5/29/2010

$398.12 41236

Ca123501 Ca123501

PayeeIDFK E23

E36

V7

E36

E41

Purchase Return (Economic Increment Reversal) Event Purchase Dollar Packing Debit Receiving Dept Shipping ReturnID Date Amount Slip# Memo# ReportIDFK SupplierIDFK SuperIDFK ClerkIDFK PR3

5/17/2010 $480.00

22

3

RR25

V90

E5

E41

55

Querying for Accounts Payable

Secara konseptual

Nilai uang dari akuisisi barang dan jasa (kecuali tenaga kerja) yang belum lunas dibayar

Secara praktis

Total akuisisi hingga tanggal neraca tertentu dikurangi total cash disbursements hingga tanggal neraca tersebut. Juga dikurangi dengan purchase returns/discounts hingga tanggal neraca tersebut Hanya mengikutsertakan ending date constraint (merefleksikan data kumulatif dari awal berdirinya perusahaan hingga tanggal neraca) Gunakan tanggal akuisisi untuk menentukan akuisisi mana yang akan disertakan Gunakan tanggal cash disbursement dan relasi duality untuk menentukan cash disbursements mana yang akan disertakan. Pastikan untuk mengagregasikan cash disbursements yang sesuai dengan purchase sebelum mengurangkannya dari purchase amount

Catatan: Akuisisi – Cash disbursements dari Vendors tidak dapat diterima karena kurang bermakna dibandingkan dengan menggungakan relasi duality

Mungkin akan dibutuhkan operator outer join dan fungsi Nz dari Access (untuk akuisisi tanpa cash disbursements yang sesuai) 56

Accounts Payable Query Steps

57


58


59


60

Accounts Payable Query Steps with Nz

61

Accounts Payable Query Steps with Nz

62

Stockflow Relationship Query Types

Resources apa dan jenis mana yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu economic event? Berapa kuantitas resource atau resource type yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu economic event? Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu economic event? Kapan suatu event menaikkan atau menurunkan resource atau resource type? Dimana suatu event menaikkan atau menurunkan resource atau resource type? 63

Acquisition Cycle Stockflow Queries

Inventory tipe apa yang dinaikkan oleh suatu purchase event? Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang dinaikkan oleh suatu purchase event? Inventory tipe mana yang diturunkan oleh suatu purchase return event? Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang diturunkan oleh suatu purchase return event? Berapa biaya per unit yang ditagihkan untuk suatu inventory type pada suatu purchase event? Berapa biaya per unit yang diberikan sebagai kredit untuk suatu inventory type pada suatu purchase return event? Berapa nilai uang total dari purchases untuk suatu periode waktu? (catatan: Bila nilai total purchase disimpan dalam tabel purchase event, maka relasi stockflow tidak perlu digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi ini) Berapa nilai rata-rata uang pada purchases untuk suatu inventory type pada suatu periode waktu? 64

Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost Tabel yang dipakai: Purchase (Economic Increment) Event

Receiving ReportID RR18 RR19 RR21 RR22 RR25

Date 4/30/2010 5/8/2010 5/10/2010 5/12/2010 5/12/2010

Dollar Amount $28,450.00 $1,100.00 $3,240.00 $2,000.00 $480.00

Receiving Vendor FK FK ClerkID SupplierID Invoice# E111 V7 VI4167 E111 V14 821536 E111 V14 821983 E111 V7 VI5213 E111 V90 312353

Invoice Cash FK Amount DisbID $28,450.00 40 $1,100.00 $3,240.00 $2,000.00 $480.00

Stockflow1 Relationship (Purchase – Inventory Type) PurchaseID ItemID PurchaseQuantity ActualUnitCost

RR18 RR18 RR18 RR18 RR19 RR21 RR22 RR25

BIS1 LIS1 HUS1 TIS1 MIN1 MIN1 BIS1 TTP12

100 200 150 300 20 60 100 48

$20.00 $35.50 $29.00 $50.00 $55.00 $54.00 $20.00 $10.00



65

Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost

66


67


68

Fulfillment Relationship Query Types

Identifikasi commitment events atau instigation events yang belum dipenuhi Identifikasi commitment events atau instigation events yang sudah dipenuhi Identifikasi dari commitment events yang tidak didahului oleh instigation events, atau identifikasi economic events yang tidak didahului oleh commitment events Kalkulasi lama jeda antara instigation & commitment events atau antara commitment & economic events Identifikasi penyebab commitments events dan/atau

economic events

Identifikasi hasil instigations events dan/atau

commitment events 69

Acquisition Cycle Fulfillment Queries

Identifikasi purchase orders yang belum terpenuhi Idnetifikasi purchase requisitions yang sudah dipenuhi (atau purchase requisitions yang menghasilkan purchase orders) Kalkulasi jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi purchase requisitions untuk suatu periode waktu tertentu Identifikasi purchase order yang berkaitan dengan suatu purchase 70

Calculation of Average Number of Days to Fulfill Purchase Requisition

Tabel yang dibutuhkan Purchase Requisition PurchReqID Date M axBudget DateNeeded SupervisorID R17 4/22/2010 forPurchas $30,000.00 5/2/2010 E5 R18 5/5/2010 $1,400.00 5/23/2010 E5 R19 5/6/2010 $5,500.00 5/20/2010 E5 R20 5/15/2010 $200.00 5/25/2010 E5 R21 5/18/2010 $7,500.00 5/26/2010 E5

PurchaseAgentID E12 E12 E12 E12 E12

Purchase Order PurchaseOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal PurchaseReqID PO16 4/24/2010 5/2/2010 $28,450.00 R17 PO17 5/5/2010 5/8/2010 $1,100.00 R18 PO18 5/5/2010 5/12/2010 $200.00 R18 PO19 5/6/2010 5/10/2010 $3,240.00 R19 PO20 5/6/2010 5/24/2010 $2,000.00 R19 PO21 5/16/2010 5/24/2010 $220.00 R20

PurchAgentID E12 E12 E12 E12 E12 E12

Recomm endedSupplier V7 V14 V7 V7

SupplierID V7 V14 V90 V14 V7 V14

71

Calculation of Average Number of Days to Fulfill Purchase Requisition

72

Proposition Relationship Query Types

Resources apa atau resource types mana yang di-propose oleh instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan? Berapa kuantitas dari suatu resource or resource type yang di-propose suatu instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan? Kapan suatu instigation event mem-propose untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource or resource type tertentu? 73

Acquisition Cycle Proposition Queries

Inventory type mana yang dibutuhkan seperti yang tertera pada suatu purchase requisition event? Berapa biaya per unit yang diestimasi untuk suatu inventory type pada suatu purchase requisition event tertentu? Berapa kali suatu inventory type tertentu diminta selama periode waktu tertentu? Berapa tipe inventory yang diminta pada suatu purchase requisition event tertentu? 74

Query to calculate number of times an item has been requisitioned during a time period Tabel yang dibutuhkan: Purchase Requisition PurchReqID Date M axBudget DateNeeded SupervisorID R17 4/22/2010 forPurchas $30,000.00 5/2/2010 E5 R18 5/5/2010 $1,400.00 5/23/2010 E5 R19 5/6/2010 $5,500.00 5/20/2010 E5 R20 5/15/2010 $200.00 5/25/2010 E5 R21 5/18/2010 $7,500.00 5/26/2010 E5

PurchaseAgentID E12 E12 E12 E12 E12

Recomm endedSupplier V7 V14 V7 V7

PropositionPurchaseRequisitionInventoryType PurchRequistionID ItemID QuantityNeeded EstimatedUnitCost R17 BIS1 100 $20.00 R17 HUS1 150 $30.00 R17 LIS1 200 $36.00 R17 TIS1 300 $48.00 R18 MIN1 20 $56.00 R18 TTP12 20 $10.00 R19 BIS1 100 $20.00 R19 MIN1 60 $56.00 R20 TTP12 20 $10.00 R21 LIS1 200 $36.00



75

Query to calculate number of times an item has been requisitioned during a time period

76

Reservation Relationship Query Types

Resources apa atau resource types mana yang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event? Berapa kuantitas suatu resource atau resource type yang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event? Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type yang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event? Kapan suatu event setuju untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu? Dimana suatu event setuju untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?

77

Acquisition Cycle Reservation Queries

Inventory type mana yang disetujui oleh suatu commitment event tertentu untuk dinaikkan? Berapa jumlah tiap inventory type yang disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan? Berapa biaya per unit yang dikenakan untuk tiap inventory type pada suatu commitment event tertentu? Berapa nilai uang total dari purchase orders untuk suatu periode waktu tertentu? (Catatan: bila jumlah uang total disimpan dalam tabel purchase order event, maka tidak perlu menggunakan relasi reservation untuk memenuhi kebutuhan informasi ini) Berapa rata-rata nilai uang dari purchase orders untuk suatu inventory type tertentu pada suatu periode waktu tertentu? 78

Participation Relationship Query Types

Agen-agen mana yang berpartisipasi pada suatu event? Berapa events dari tipe tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi? Berapa nilai uang total dari events tipe tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi untuk suatu periode waktu tertentu Kapan suatu event tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi, terjadi? Dimana suatu event tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi, terjadi? 79

Acquisition Cycle Participation Queries

Pada supplier yang mana, suatu purchase tertentu dilakukan? Oleh purchase agent yang mana suatu purchase order dilakukan? Berapa purchase orders yang dilakukan oleh seorang purchase agent tertentu pada periode waktu tertentu? Berapa jumlah uang total (atau rata-rata) dari purchases yang dilakukan oleh tiap purchasing agent selama periode waktu tertentu? Kapan suatu purchase diterima, dan oleh receiving clerk yang mana (sertakan nomor identifikasi, nama, dan nomor telepon)? Pada supplier yang mana sebagian besar purchase returns dilakukan? 80

Query for date and receiving clerk associated with specific purchase

Tabel yang dibutuhkan: Purchase ReceivingReportID RR18 RR19 RR21 RR22 RR25

Date DollarAmount ReceivingClerkID 4/30/2010 $28,450.00 E247 5/8/2010 $1,100.00 E247 5/10/2010 $3,240.00 E247 5/12/2010 $2,000.00 E251 5/12/2010 $480.00 E247

Receiving Clerk ReceivingClerkID Name E247 Kenneth Barki E251 Rita Barki


Address 4312 Monticello Dr. 4312 Monticello

VendorInvoice InvoiceAmount CashDis burseme VI4167 # $28,450.00 40 821536 $1,100.00 821983 $3,240.00 VI5213 $2,000.00 312353 $480.00

Telephone 556-4891 556-4891

DateOfBirth 4/14/1945 5/22/1948

81

Query for date and receiving clerk associated with specific purchase

82

Multiple-Relationship Acquisition Cycle Queries

Purchase orders mana yang sudah sebagian dipenuhi?

Membutuhkan relasi stockflow, reservation, dan

fulfillment-purchaseorder-purchase

Berapa nilai uang total dari accounts payable untuk suatu supplier tertentu pada suatu waktu?

Membutuhkan relasi duality, participation-supplierpurchase, dan participation-supplier-cash disbursement

Pada requisition yang mana, suatu vendor tertentu direkomendasikan sebagai recommended supplier?

Membutuhkan relasi proposition dan participation-

purchaserequisition-supplier

83

Multiple-Relationship Acquisition Cycle Queries

Purchase agent yang mana yang memesan suatu inventory type tertentu dari supplier tertentu? Membutuhkan relasi reservation, participationsupplier-purchaseorder, dan participation-

purchaseagent-purchaseorder Berapa nilai uang total dari purchases untuk suatu inventory type tertentu yang dilakukan pada suppliers tertentu di daerah tertentu? Membutuhkan relasi stockflow-purchaseinventory dan participation-supplier-purchase

84

Accounts Payable per Supplier Tabel yang dibutuhkan: Purchase ReceivingReportID RR18 RR19 RR21 RR22 RR25

Date DollarAmount ReceivingClerkID 4/30/2010 $28,450.00 E247 5/8/2010 $1,100.00 E247 5/10/2010 $3,240.00 E247 5/12/2010 $2,000.00 E251 5/12/2010 $480.00 E247


VendorInvoice InvoiceAmount CashDis burseme VI4167 # $28,450.00 40 821536 $1,100.00 821983 $3,240.00 VI5213 $2,000.00 312353 $480.00

Cash Disbursement DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNumber 39 5/15/2010 $746.57 41234 40 5/25/2010 $28,450.00 41235 41 5/29/2010 $398.12 41236

CashAccountI APClerkID D Ca123501 E36 Ca123501 E36 Ca123501 E36

PayeeID E23 V7 E41

Purchase Return Purch Date Dollar Packing Debit Receiving SupplierID Dept Shipping ReturnID Amount Slip# Memo# Report# SupervisorID ClerkID PR3 5/17/201 $480.00 22 3 RR25 V90 E5 E41 0

85

Accounts Payable per Supplier Batasi purchase date dan jumlahkan purchase dollar amount untuk tiap supplier

86

Accounts Payable per Supplier

Gabungkan (join) tabel purchase dan cash disbursement dan batasi cash disbursement date

87


Jumlahkan cash disbursements untuk tiap supplier

88


Gabungkan (join) tabel purchase dan purchase return; Batasi purchase return date

89

Accounts Payable per Supplier Jumlahkan purchase returns untuk tiap supplier

90

Accounts Payable per Supplier Gabungkan purchases dan purchase returns untuk tiap supplier untuk mendapatkan unreturned purchases

91

Accounts Payable per Supplier Gabungkan unreturned purchases dan cash disbursements untuk tiap supplier untuk mendapatkan unpaid purchases

Hasil untuk 31 Mei 2010

92

Rangkuman

Telah dibahas:

Proses akuisisi/pembayaran dan bagaimana proses tersebut pada tingkatan sistem nilai dan rantai nilai Pola extended REA pada tingkatan proses bisnis Dokumen-dokumen yang biasanya digunakan untuk merepresentasikan events serta resources and agen yang terkait Contoh-contoh tabel relational database untuk siklus akuisisi dan input data untuk berbagai tabel tersebut Tipe-tipe queries untu proses akuisisi/pembayaran yang mungkin dibutuhkan untuk mendukung pengambil keputusan pada berbagai area fungsional Contoh-contoh queries dari berbagai tipe

93

Payment Business Process. Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

Recommend Documents