Collection Business Process. Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

Sistem Informasi Perusahaan The Sales/Collection Business Process Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

Outline

Pengantar Proses sales/collection pada sistem nilai perusahaan Proses sales/collection pada rantai nilai perusahaan Model REA tingkatan proses bisnis untuk proses

sales/collection

Kebutuhan informasi dan berbagai ukuran dalam proses sales/collection Queries hubungan untuk proses sales/collection

2

Pengantar

Proses bisnis sales/collection kadang disebut juga sebagai siklus transaksi pendapatan (revenue transaction cycle) atau order to

cash mega-process

Istilahnya dapat berbeda-beda dari perusahaan ke perusahaan Untuk identifikasi proses sales/collection pada suatu perusahaan lakukan analisis substansinya 3

Sales/Collection Process in an Enterprise Value System

Pada tingkatan ini, proses sales/collection adalah titik kontak antara pelanggan dan perusahaan

4

Sales/Collection Business Process in Enterprise Value Chains

Tingkatan value chain menjelaskan interfaces antara proses sales/collection dan proses bisnis lainnya

5

REA Sales/Collection Business Process Level Pattern (1) REA ontology mengidentifikasi pola pada tiap siklus transaksi yang terdiri dari: •Instigation events •Mutual commitment event •Economic exchange event •Resources •Agen •Berbagai relasi

6

REA Sales/Collection Business Process Level Pattern (2)

Pola REA membantu analisa proses bisnis dengan cara menekankan pada:

What (resources yang terlibat dalam event) Who (agen internal dan eksternal) yang terlibat pada tiap event

Where dan when biasa disimpan sebagai atribut dari tiap

event

Resources, events dan agents yang terlibat dalam proses sales/collection dapat bervariasi dari

perusahaan ke perusahaan Pola umum yang akan dibahas ini dapat dengan mudah disesuaikan dan diaplikasikan untuk memenuhi kebutuhan dari jenis perusahaan apapun. 7

Sales/Collection Process Events

Instigation Events dalam Revenue Cycle

Dapat dimulai secara internal (event pemasaran seperti sales calls, kampanye periklanan, atau promosi) Dapat dimulai secara eksternal (customer inquiries) Agen internal yang terlibat dalam instigation events pada revenue cycle biasanya adalah karyawan sales/marketing atau customer service representatives Agen eksternal yang terlibat dalam instigation events pada revenue cycle biasanya adalah customers Biasanya identifikasi suatu produk atau jasa untuk tujuan istigation events tidak perlu secara spesifik dilakukan; informasi tentang jenis produk atau jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup memadai 8

Customer Inquiry Event

Suatu instigation event yang dimulai secara eksternal; biasanya melibatkan customer menghubungi perusahaan, bisa lewat telepon ataupun email, menanyakan harga dan ketersediaan suatu produk atau jasa Pada event ini data biasanya tidak dikumpulkan; pertanyaan customer akan dijawab dan bila customer tidak langsung melakukan pemesanan, customer tersebut akan ditambahkan pada daftar sales call milik sales representative terkait Bila data ingin dikumpulkan, maka akan sama dengan pengumpulan data untuk sales calls 9

Sales Call Event

Suatu instigation event yang dimulai secara internal; biasanya melibatkan seorang sales representative menghubungi customer; biasanya melalui telepon ataupun bertemu secara langsung, untuk menjelaskan berbagai fitur dari satu atau lebih produk atau jasa Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen laporan sales call atau layar data entry yang merangkum informasi tentang event tersebut (contoh: sales representative dan customer mana yang berpartisipasi, tanggal, waktu mulai, waktu selesai, lokasi, produk dan/atau jasa apa yang dipresentasikan, dan reaksi customer terhadap produk dan/atau jasa tersebut, dsb) 10

Laporan Sales Call

11

Relational tables Encompassing Sales Call Event

12


Mutual commitment events dalam revenue cycle

Melibatkan perusahaan dan suatu mitra bisnis eksternal yang menyetujui untuk melakukan pertukaran resources pada suatu waktu (di kemudian hari) yang telah ditetapkan Tidak selalu terjadi pada suatu waktu; sering melibatkan serangkaian aktivitas Agen internal biasanya adalah sales atau customer service representative dan/atau order entry clerk yang membantu customer dan mengumpulkan order data Agen eskternal biasanya adalah customers Biasanya identifikasi suatu produk atau jasa untuk tujuan mutual commitment events tidak perlu secara spesifik dilakukan; informasi tentang jenis produk atau jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup memadai Idealnya, suatu perusahaan ingin dapat men-trace mutual commitment events kepada instigation event yang memulainya 13

Sale Order Event

Suatu mutual commitment event, dimana perusahaan setuju untuk mengirimkan barang pada customer dan customer setuju untuk membayar dengan harga tertentu untuk barang tersebut Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen sales order atau layar data entry yang merangkum informasi tentang event ini (contoh: tanggal pemesanan, waktu pengiriman yang dijanjikan, cara pembayaran, jumlah uangnya, sales representative dan customer mana yang berpartisipasi, produk apa yang dipesan customer, dsb) 14

Rental Contract Event

Suatu mutual commitment event, dimana perusahaan setuju untuk memindahkan kepemilikan atas suatu produk pada seorang customer untuk suatu periode waktu yang telah ditetapkan dan memberikan hak pada customer tersebut untuk menggunakan produk untuk suatu tujuan yang telah ditentukan dengan imbalan pembayaran pada harga tertentu Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen rental contract yang merangkum informasi tentang kesepakatan ini (tanggal kontrak, jumlah uang, produk yang akan disewakan, waktu sewa, cara pembayaran, sales representative dan customer mana yang berpartisipasi, dsb) 15

Service Contract Event

Suatu mutual commitment event, dimana perusahaan setuju untuk memberikan satu atau lebih jasa untuk seorang customer untuk waktu tertentu dengan harga tertentu dengan imbalan pembayaran pada harga tertentu Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen service contract yang merangkum informasi tentang kesepakatan ini (tanggal kontrak, jasa yang diberikan perusahaan, jumlah uang, periode pemberian jasa, cara pembayaran, sales representative atau customer mana yang berpartisipasi, karyawan atau tipe karyawan seperti apa yang akan memberikan jasa, dsb) 16

Dokumen Sale Order

17

Dokumen Service Agreement

18

Relational Tables Encompassing Sales Order Event

19


Economic Decrement Events dalam Revenue Cycle

Merepresentasikan aktivitas untuk memperoleh penghasilan; penyerahan resources untuk mendapatkan resources lainnya (biasanya uang) Tidak selalu terjadi pada suatu waktu; dapat melibatkan serangkaian aktivitas aliran kerja (seperti memilih, mengemas, mengirimkan dst) Resources bervariasi untuk jenis usaha yang berbeda

Persediaan (tipe persediaan dapat men-subtitusi persediaan), tenaga kerja/Labor (tipe jasa dapat men-substitusi tenaga kerja/labor), penggunaan asset secara sementara (seperti pada penyewaan)

Agen internal yang terlibat biasanya adalah salespeople, karyawan bagian pengiriman, karyawan yang memberikan jasa Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah customers atau klien

20

Sale Event

adalah suatu economic decrement event dimana kepemilikan atas satu atau lebih produk dipindahkan dari perusahaan kepada customer. Pemindahan dapat terjadi secara langsung (contoh penjualan kaus di suatu toko) ataupun dengan cara dikirim/transit (contoh pengiriman video game untuk pembelian melalui suatu toko online) Biasanya dilambangkan dengan bill of sale, sale invoice atau dokumen (atau data entry screen) lain yang merangkum informasi tentang perpindahan kepemilikan (contoh tanggal, jumlah uang, produk yang dipindahkan kepemilikannya, cara pembayaran, sales representative serta customer mana yang berpartispasi, dsb) Sales yang terjadi secara transit biasanya juga dilambangkan dengan suatu packing list (berisi jumlah produk yang dikirimkan) dan bill of lading (yang menjelaskan jumlah, dimensi, dan berat paket dari produk yang dikirmkan) 21

Rental Event

Adalah suatu economic decrement event, dimana kepemilikan atas satu atau lebih produk dipindahkan dari suatu perusahaan pada seorang customer untuk jangka waktu tertentu dengan tujuan dan harga yang disetujui Biasanya terjadi untuk jangka waktu tertentu (tidak terjadi pada suatu waktu tertentu) Biasanya dilambangkan dengan dokumen atau layar data entry yang merangkum informasi tentang perpindahan kepemilikan atas produk pada customer dan kapan produk akan dikembalikan kepada perusahaan (tanggal, waktu, agen penyewaan, customer yang terlibat, dsb) 22

Service Engagement Event

Adalah suatu economic decrement event, dimana ada satu atau lebih agen perusahaan yang memberikan satu atau beberapa jenis jasa pada seorang customer Dapat terjadi pada suatu jangka waktu tertentu, ataupun pada suatu waktu tertentu Biasanya dilambangkan dengan service invoice atau dokumen atau layar data entry yang mengindikasikan bahwa jasa telah diberikan dan merangkum informasi tentang performansi (contoh: tanggal, waktu, jenis jasa yang diberikan, karyawan yang memberikan jasa, untuk customer yang mana, mungkin juga catatan yang dibuat oleh karyawan tersebut tentang jasa yang diberikan, dsb) 23

Sale Invoice

24

Picking List

25

Packing List

26

Bill of Lading

27

Relational Tables Encompassing Sale Event

28


Economic Increment Events dalam Revenue Cycle

Hampir selalu merupakan suatu Cash Receipt event

Suatu economic increment event, dimana agen eksternal memindahkan kepemilikan atas uang (atau yang ekivalen dengan uang) pada suatu perusahaan Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen remittance advice atau layar data entry yang merangkum informasi tentang event tersebut (tanggal, jumlah uang, customer yang memberikan uang, karyawan yang memproses cash receipt, sale atau akitivitas yang menghasilkan pendapatan lain yang terlibat, dsb) Resource biasanya adalah uang (resource tingkatan tipe – biasanya daftar cash account yang dimiliki perusahaan) Agen internal biasanya adalah kasir, accounts receivable clerks, atau personil keuangan Agen eksternal biasanya adalah customer atau klien 29

Customer Statement with Remittance Advice

30

Relational Tables Encompassing Cash Receipt Event

31


Economic Decrement Reversal Events

Adalah suatu event dimana economic decrement events sebelumnya dinegasikan atau ditiadakan Walaupun mekanismenya sama, event ini secara inheren berbeda dengan economic increment

events

Mendapatkan kembali sesuatu yang sebelumnya dengan senang hati diserahkan (maka hal yang tadinya dengan senang hati diterima harus dikembalikan) tidak sama dengan mendapatkan sesuatu yang diinginkan dengan imbalan sesuatu yang harus diserahkan

Resources, agen iternal dan agen eksternal adalah sama seperti pada economic decrement events 32

Sale Return Event

Adalah suatu economic event, dimana kepemilikan atas produk yang sebelumnya dpindahkan dari penjual kepada pembeli, dikembalikan dari pembeli kepada penjual Walaupun suatu resource (atau resource type) akan naik, karakteristik sale returns berbeda dengan economic increment events lainnya, atau secara umum event ini bukan sesuatu yang diinginkan terjadi. Substansi event tersebut adalah meniadakan economic decrement aslinya. Maka event seperti ini disebut sebagai economic decrement-reversal events. Biasanya dilambangkan dengan otorisasi sales return, dokumen laporan penerimaan dan credit memo atau layar data entry yang merangkum informasi tentang event tersebut (contoh: tanggal, jumlah dan jenis produk yang diterima dari customer, jumlah uang, customer mana yang terlibat serta karyawan mana yang memproses pengembalian tersebut, dsb)

33

Sale Return Authorization

34

Receiving Report

35

Credit Memorandum

36

Relational Tables Encompassing Sale Return Event

37

Kebutuhan informasi & berbagai ukuran pada proses sales/collection

Informasi dari proses sales/collection mendukung proses pengambilan keputusan oleh banyak

information customers Information customer adalah seseorang yang

membutuhkan informasi Kebutuhan informasi dapat digolongkan menjadi

Pengguna internal membutuhkan informasi tentang fenomena internal Pengguna internal membutuhkan informasi tentang fenomena eksternal Pengguna eksternal membutuhkan informasi tentang fenomena internal Pengguna eksternal membutuhkan informasi tentang fenomena eksternal 38

Sales/Collection Process Relationships (1)

Relasi fulfillment

Relasi Duality

Antara events Sale (atau Rental or Service engagement) dan Cash Receipt (atau Receipt of Bartered Goods/Services)

Relasi Reversal

Antara events pemasaran, Sales Call, atau Customer Inquiry dan Sale Order events Antara events Sale Order dan Sale (atau Rental atau Service engagement)

Antara events Sale dan Sale Return

Relasi Participation

Antara tiap event dan tiap agen internal dan eksternal

39

Sales/Collection Process Relationships (2)

Relasi Proposition

Relasi Reservation

Antara events pemasaran, Sales Call, atau Customer Inquiry dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type) Antara Sale Order, Rental Contract, atau Service Contract dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type) Juga antara Sale Order, Rental Contract, atau Service Contract dan Cash

Relasi Stock flow

Antara Sale (atau Rental atau Service Engagement) dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type) Antara Sale Return dan Inventory (dan Inventory Type) Antara Cash dan Cash Receipt 40

Resource Query Types

Informasi status terinci pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk tiap resource instance Informasi status terinci pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resource instances yang memenuhi kriteria tertentu Rangkuman informasi status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk semua resource instances Rangkuman informasi status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resource instances yang memenuhi kriteria tertentu

41

Revenue Cycle Resource Queries

Suatu daftar dari tiap inventory item atau item type yang ditawarkan untuk dijual oleh suatu perusahaan Suatu daftar dari semua inventory item atau item types yang memiliki karakteristik tertentu

(contoh: semua buku, mainan anak dengan harga jual pada rentang harga tertenu, dsb)

Persediaan yang dimiliki (quantity on hand) dari suatu inventory item type pada tanggal tertentu Nilai biaya total dari persediaan yang dimiliki pada tanggal tertentu Suatu daftar dari semua cash accounts yang dimiliki suatu perusahaan pada tanggal tertentu Saldo pada suatu cash account tertentu pada tanggal tertentu Saldo total pada semua cash account pada tanggal tertentu 42

Contoh Resource Type Query Cash (Resource Type) CashAccountID AccountType Ca123501 Checking Ca789125 Savings Ca351235 Petty Ca351327 Petty

Location st 1 Local Bank 1st Local Bank Onsite - Cashier Desk drawer Onsite - CEO Assistant's File Cabinet

Inventory Type (Resource Type) Item ID Description UnitOfMeasure Standard Cost BIS1 Big Stuff Each $20.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 TTP12 Tiara Each $10.00

List Price $50.00 $70.00 $72.00 $110.00 $96.00 $25.00

DateAccountEstablished April 1, 2010 April 1, 2010 April 15, 2010 April 22, 2010

SELECT Description, UnitOfMeasure, ListPrice FROM InventoryType WHERE ListPrice < 70;

43

Contoh Resource Type Query Cash (Resource Type) CashAccountID AccountType Ca123501 Checking Ca789125 Savings Ca351235 Petty Ca351327 Petty

Location st 1 Local Bank 1st Local Bank Onsite - Cashier Desk drawer Onsite - CEO Assistant's File Cabinet

Inventory Type (Resource Type) Item ID Description UnitOfMeasure Standard Cost BIS1 Big Stuff Each $20.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 TTP12 Tiara Each $10.00

List Price $50.00 $70.00 $72.00 $110.00 $96.00 $25.00

DateAccountEstablished April 1, 2010 April 1, 2010 April 15, 2010 April 22, 2010

SELECT * FROM Cash WHERE DateAccountEstablished < April 20, 2010;

44

Event Query Types

Informasi terinci tentang tiap event instance

Informasi terinci tentang tiap event instance yang memenuhi kriteria tertentu

Contoh: events dari tipe tertentu yang terjadi selama periode waktu tertentu pada suatu lokasi tertentu

Rangkuman informasi untuk semua instances dari suatu event type untuk suatu periode waktu tertentu

Contoh: apa yang terjadi, kapan serta dimana event tersebut terjadi, dst.

Contoh: total dari event instances selama suatu periode waktu tertentu

Rangkuman informasi hanya untuk instances dari suatu event type untuk suatu periode waktu tertentu yang memenuhi kriteria tertentu

Contoh: nilai uang rata-rata dari event instances untuk suatu lokasi selama periode waktu tertentu 45

Revenue Cycle Event Queries

Lokasi dari suatu sales call Jumlah total sales calls, sale orders, sales, dst yang terjadi pada suatu lokasi selama periode waktu tertentu Jumlah uang untuk suatu sale order, sale, cash receipt atau sale return tertentu Total atau rata-rata jumlah uang dari semua sale orders, sales, cash receipts atau sale returns untuk satu atau beberaoa periode waktu tertentu Total atau rata-rata jumlah uang dari semua sale orders, sales, cash receipts atau sale returns di lokasi tertentu untuk satu atau beberapa periode waktu tertentu Pajak penjualan yang dikenakan pada suatu sale event tertentu Shipper’s tracking number untuk suatu shipment sale event Tanggal terjadinya suatu sale event Lama suatu sales call (waktu selesai dikurangi waktu mulai)

46

Event Tables

Sales Call (Instigation) Event Sales Call ID Date StartTime 42 5/4/2010 9:12 a.m. 43 5/4/2010 9:27 a.m. 44 5/5/2010 10:30 a.m.

EndTime Location SalesRepIDFK CustomerIDFK 10:00 a.m. Customer E23 C2323 10:35 a.m. Ours E26 C4731 11:15 a.m. Customer E23 C6125

Sale Order (Mutual Commitment) Event Sale Order Date Dollar Total Order ID Date Needed 14 5/4/2010 5/7/2010 $1,100.00 15 5/4/2010 5/12/2010 $3,050.00 16 5/6/2010 5/9/2010 $4,305.00 17 5/8/2010 5/17/2010 $8,280.00

Sales Tax $0 $0 $0 $0

Shipping Charge $0 $0 $0 $0

Sales CallIDFK 42 43 42 43

Sales RepIDFK E23 E26 E23 E26

Customer IDFK C2323 C4731 C2323 C4731

Sale (Economic Decrement) Event Sale Date Dollar PickListID PackListID BOL# SalesRepIDFK CustomerIDFK CashReceiptIDFK ID Total 12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20 13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20 15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323

Cash Receipt (Economic Increment) Event CashReceiptID Date Dollar Total CashAccountIDFK CustomerIDFK CashierIDFK RA20 5/19/2010 $3,060.00 Ca123501 C2323 E111 RA21 5/24/2010 $3,050.00 Ca123501 C4731 E111 RA22 5/31/2010 $25,000.00 Ca123501 E111

Sales Return (Economic Decrement Reversal) Event Sale Dollar Receiving Credit Credit Receiving ReturnID Date Amount ReportNo. Memo# MgrID SaleIDFK CustomerIDFK ClerkIDFK SR1 5/12/2010 $140.00 RR25 1 E16 12 C2323 E247

47

Query to identify date and location of Sales Call #44 Tabel mana yang dibutuhkan? Sales Call (Instigation) Event FK FK Sales Call ID Date StartTime EndTime Location SalesRepID CustomerID 42 43 44

5/4/2010 9:12 a.m. 10:00 a.m. Customer E23 5/4/2010 9:27 a.m. 10:35 a.m. Ours E26 5/5/2010 10:30 a.m. 11:15 a.m. Customer E23

C2323 C4731 C6125

Bagaimana Access QBE-nya?

Operator relational algebra mana yang tepat? Project, Select Bagaimana SQL statementnya? SELECT SalesCallID, Date, Location FROM SalesCall WHERE SalesCallID=44;

Bagaimana hasilnya?

48

Sales for a specified time period (e.g. for an income statement) Tabel mana yang dibutuhkan? Sale (Economic Decrement) Event Sale Date Dollar PickListID PackListID BOL# SalesRepIDFK CustomerIDFK CashReceiptIDFK ID Total 12 13 14 15

5/5/2010 5/7/2010 5/8/2010 5/10/2010

$1,100.00 $3,050.00 $2,100.00 $2,205.00

15 16 17 18

15 16 17 18

15 16 17 18

E23 E26 E23 E23

C2323 C4731 C2323 C2323

RA20 RA21 RA20

Operator relational algebra mana yang tepat?

Project, Select

Bagaimana SQL statement-nya?


SELECT Sum(DollarTotal) FROM Sale WHERE Date BETWEEN 5/1/2010 AND 5/7/2010;

Bagaimana hasilnya?

49

Agent Query Types

Informasi status terinci pada suatu atau beberapa waktu untuk tiap agent instance Informasi status terinci pada suatu atau beberapa waktu hanya untuk agent instance yang memenuhi kriteria tertentu Rangkuman informasi status pada suatu atau beberapa waktu untuk semua agent instances Rangkuman informasi status pada suatu atau beberapa waktu hanya untuk agent instance yang memenuhi kriteria tertentu 50

Revenue Cycle Agent Queries

Suatu daftar tantang semua salespeople, kasir, inventory clerks, atau credit managers untuk suatu perusahaan Suatu daftar tentang semua karyawan yang memiliki karakteristik tertentu

Contoh: semua waiters dan waitresses yang sekurang-kurangnya berumur 21 tahun, semua staff auditors yang lulus ujian CPA, semua salespeople yang dibayar berdasarkan komisi, dst. 51

Contoh Agent Tables Customer (External Agent) Customer ID Name Address Telephone Credit Rating C2323 Needmore Stuff 86906 Enterprise Court 555-8989 A+ C2831 Targeted One 41352 Price Ln. 555-1771 B+ C4731 Gottahave Moore 1207 Emperor Dr. 555-5688 B C6125 Don’t Wantmuch 3421 Carradine St. 555-9098 A+

Cashier (Internal Agent) CashierID Name Address Telephone DateOfBirth E111 Missy Witherspoon 1710 Crestwood Dr. 555-9392 May 11, 1960 E222 Eponine Eldridge 1003 Zenker Dr. 555-9099 July 29, 1972

Receiving Clerk (Internal Agent) ClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E247 Kenneth Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 April 14, 1945 E251 Rita Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 May 22, 1948

Sales Rep ID E23 E26 E30

Name Jimmy Vitale Cyndie North Wayland Stindt

Sales Representative (Internal Agent) Address Telephone DateOfBirth 425 ConAir Drive 555-5678 Aug 18, 1962 122 Front St. 555-6353 Apr 4, 1961 3506 Carthan St. 555-0621 December 29, 1973

52

Identify Customers with Credit Rating of “A” or “A+” Tabel mana yang dibutuhkan? Customer (External Agent) Customer ID Name

Address

Telephone Credit Rating

C2323 C2831 C4731 C6125

86906 Enterprise Court 41352 Price Ln. 1207 Emperor Dr. 3421 Carradine St.

555-8989 555-1771 555-5688 555-9098

Needmore Stuff Targeted One Gottahave Moore Don’t Wantmuch

A+ B+ B A+

Operator relational algebra apa yang sesuai?

Select Bagaimana SQL statement-nya?


SELECT * FROM Customer WHERE CreditRating=A OR CreditRating=A+;

Bagaimana hasilnya?

53

Duality Relationship Query Types

Identifikasi apakah suatu exchange telah selesai dilakukan Identifikasi exchanges yang telah selesai pada periode waktu tertentu Identifikasi exchanges yang belum selesai pada periode waktu tertentu Kalkulasi jumlah klaim, contoh: prepaid expenses, payables, unearned revenues, atau receivables, dalam jumlah total atau untuk suatu exchange event tertentu Kalkulasi dari total atau rata-rata waktu jeda antara beberapa events yang terlibat dalam satu atau lebih exchanges

54

Revenue Cycle Duality Queries

Kalkulasi dari outstanding receivable balance untuk suatu sale (atau service engagement)

invoice

Kalkulasi dari total accounts receivable suatu waktu tertentu Kalkulasi dari prepaid revenue pada suatu waktu tertentu

Aging of accounts receivable Kalkulasi dari rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk mencairkan receivables 55

Contoh Tabel Duality & Reversal

Relationship Sale (Economic Decrement) Event Sale Date Dollar PickListID PackListID BOL# SalesRepIDFK CustomerIDFK CashReceiptIDFK ID Total 12 13 14 15

5/5/2010 5/7/2010 5/8/2010 5/10/2010

$1,100.00 $3,050.00 $2,100.00 $2,205.00

15 16 17 18

15 16 17 18

15 16 17 18

E23 E26 E23 E23

C2323 C4731 C2323 C2323

RA20 RA21 RA20

Cash Receipt (Economic Increment) Event FK FK FK CashReceiptID Date Dollar Total CashAccountID CustomerID CashierID RA20 RA21 RA22

5/19/2010 $3,060.00 5/24/2010 $3,050.00 5/31/2010 $25,000.00

Ca123501 Ca123501 Ca123501

C2323 C4731

E111 E111 E111

Sales Return (Economic Decrement Reversal) Event Sale Dollar Receiving Credit Credit Receiving FK FK FK ReturnID Date Amount ReportNo. Memo# MgrID SaleID CustomerID ClerkID SR1

5/12/2010 $140.00

RR25

1

E16

12

C2323

E247

56

Accounts Receivable Query Steps

Secara konseptual

Nilai uang dari sales atau service engagements yang cash receipt-nya belum selesai, disesuaikan untuk tiap sale returns atau sale discounts

Secara praktis

Total sales/service engagements through balance sheet date dikurangi dengan total cash receipts through balance sheet date untuk sales/service engagements yang sesuai. Juga kurangkan sales returns & discounts through balance sheet date Hanya sertakan ending date constraint (balance sheet item reflects cumulative data from beginning of company through balance sheet date) Gunakan tanggal sale/service engagement untuk menentukan revenues

mana yang harus diikutsertakan Gunakan tanggal cash receipt dan hubungan duality untuk menentukan cash receipts mana yang akan diikutsertakan. Pastikan bahwa agregasi cash receipts untuk sale yang sama telah dilakukan sebelum dikurangkan dari

sale amount

Mungkin membutuhkan outer join dan fungsi Nz pada Access (untuk sales yang tidak memiliki cash receipts yang sesuai) Catatan: Sales dikurang Cash receipts dari Customers tidak bisa diterima (karena mungkin ada non-sale related CR dari customer) 57

Accounts Receivable Step 1: Total Sales through Balance Sheet Date Tanggal “hard-wired”

Tanggal sebagai parameter

58

Accounts Receivable Step 2: Total Cash Receipts for Sales through Balance Sheet Date

2a: Identifikasi cash receipt-nya

2b: Jumlahkan cash receiptnya

59

Accounts Receivable Step 3: Total Sale Returns through Balance Sheet Date

Identifikasi dan jumlahkan

60

Accounts Receivable Step 4: Calculate A/R as sales minus applicable cash receipts and sale returns

61

Accounts Receivable Result without Nz (null to zero) function Sampai dengan 31 Mei 2010

Sampai dengan 15 Mei 2010

62

Adjusted Accounts Receivable Step 4 (using Nz to control null values)

63

Stockflow Relationship Query Types

Resources atau resources types apa yang naik atau turun akibat suatu economic event? Berapa kuantitas dari suatu resource atau resource type yang naik atau turun akibat suatu economic event? Berapa nilai uang suatu resource atau resource type yang naik atau turun akibat suatu economic event? Kapan suatu event menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu? Dimana suatu event menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu? 64

Revenue Cycle Stockflow Query Types

Inventory type mana yang diturunkan oleh suatu sale event tertentu? Berapa jumlah tiap inventory type yang diturunkan oleh suatu event sale tertentu? Inventory type mana yang dinaikkan oleh suatu sale return event? Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang naik akibat suatu sale return event tertentu? Berapa harga jual yang ditetapkan untuk inventory type pada suatu sale event tertentu? Berapa harga jual yang diberikan sebagai kredit untuk suatu inventory type pada sale return event tertentu? Berapa jumlah nilai total uang dari sales untuk suatu periode waktu tertentu?

(catatan: jika jumlah total sale amount disimpan pada tabel sale event, maka tidak harus menggunakan hubungan stockflow untuk memenuhi kebutuhan informasi ini)

Berapa nilai rata-rata uang dari sales dari suatu inventory type pada suatu periode waktu tertentu?

65

Query to find dollar value of sales of a specified inventory type for a specified time period Tabel-tabel yang digunakan: S ale S aleID D ate D o llarT o tal P ickL istID 12 5/5/2010 $1,100.00 15 13 5/7/2010 $3,050.00 16 14 5/8/2010 $2,100.00 17 15 5/10/2010 $2,205.00 18

P ac kL istID 15 16 17 18

BOL# 15 16 17 18

S alesR ep ID E 23 E 26 E 23 E 23

C u sto m erID C 2323 C 4731 C 2323 C 2323

C ash R eceip tID R A 20 R A 21 R A 20

StockflowSaleInventory SaleID ItemID QuantitySold ActualUnitSellingPrice 12 LIS1 2 $70.00 12 TIS1 10 $96.00 13 BIS1 40 $60.00 13 HUS1 13 $50.00 14 MIN1 20 $105.00 15 MIN1 21 $105.00 Inventory Type ItemID Description BIS1 Big Stuff HUS1 Huge Stuff LIS1 Little Stuff MIN1 Miniature Stuff TIS1 Tiny Stuff TTP12 Tiara

UnitOfM easure Standard Cost List Price Each $20.00 $50.00 Each $30.00 $70.00 Box of 6 $36.00 $72.00 Box of 24 $56.00 $110.00 Box of 12 $48.00 $96.00 Each $10.00 $25.00

66

Query to find dollar value of sales of a specified inventory type for a specified time period

67


68


69

Query to identify highest and lowest selling inventory during a specific time period

70


71


72

Fulfillment Relationship Query Types

Identifikasi komitmen atau instigation events yang belum terpenuhi (unfulfilled) Identifikasi komitmen atau instigation events yang telah terpenuhi (fulfilled) Identifikasi commitment events yang tidak didahului dengan instigation events, atau identifikasi economic events yang tidak didahului oleh commitment events Kalkulasi lama jeda waktu antara instigation & commitment events atau antara commitment & economic events Identifikasi penyebab commitment event dan/atau economic

Identifikasi hasil dari instigation event dan/atau commitment

event

events

73

Revenue Cycle Fulfillment Queries

Identifikasi sale orders yang belum dipenuhi Identifikasi sales calls yang sukses

atau sales calls yang menghasilkan orders

Kalkulasi jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi sale orders untuk suatu periode waktu tertentu 74

Query to calculate number of days to fill selected sales orders Sale Order SaleOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal SalesTax ShippingCharge SalesCallID 14 5/4/2010 5/7/2010 $1,100.00 $0.00 $0.00 42 15 5/4/2010 5/12/2010 $3,050.00 $0.00 $0.00 43 16 5/6/2010 5/9/2010 $4,305.00 $0.00 $0.00 42 17 5/8/2010 5/17/2010 $8,280.00 $0.00 $0.00 43

SalesRepID E23 E26 E23 E26

CustomerID C2323 C4731 C2323 C4731

FulfillmentSaleOrderSale SaleOrderID SaleID 14 12 15 13 16 14 16 15

Sale SaleID Date DollarTotal PickListID 12 5/5/2010 $1,100.00 15 13 5/7/2010 $3,050.00 16 14 5/8/2010 $2,100.00 17 15 5/10/2010 $2,205.00 18

PackListID 15 16 17 18

BOL# 15 16 17 18



CashReceiptID RA20 RA21 RA20

75

Query to calculate number of days to fill selected sales orders

76

Query to calculate number of days to fill selected sales orders

77

Proposition Relationship Query Types

Resources atau resource types mana yang diusulkan instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan? Berapa kuantitas suatu resource atau resource type yang diusulkan instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan? Kapan suatu instigation event mengusulkan untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource or resource type tertentu? 78

Revenue Cycle Proposition Queries

Inventory types mana yang dipresentasikan pada sales call event? Berapa harga jual yang diusulkan untuk suatu inventory type pada sales call event tertentu? Bagaimana reaksi terhadap setiap inventory type yang dipresentasikan pada sales call event tertentu? Apakah ada inventory types yang tidak pernah dipresentasikan pada semua sales call event? Berapa tipe inventory yang dipresentasikan pada suatu sales call event tertentu? 79

Query to identify inventory items with no positive customer reactions

SalesCall SalesCallID Date StartTime 42 5/4/2010 9:12 AM 43 5/4/2010 9:27 AM 44 5/5/2010 10:30 AM

EndTime 10:00 AM 10:35 AM 11:15 AM

Location SalesRepID Customer E23 Ours E26 Customer E23

PropositionSalesCallInventoryType SalesCallID ItemID CustomerReactiontoProduct 42 BIS1 Negative 42 HUS1 Negative 42 LIS1 Positive 42 MIN1 Undecided 42 TIS1 Positive 43 BIS1 Positive 43 HUS1 Positive 43 LIS1 Undecided 43 MIN1 Negative 43 TIS1 Negative 44 BIS1 Negative 44 HUS1 Negative 44 LIS1 Negative 44 MIN1 Negative 44 TIS1 Negative

CustomerID C2323 C4731 C6125

InventoryType ItemID Description BIS1 Big Stuff HUS1 Huge Stuff LIS1 Little Stuff MIN1 Miniature Stuff TIS1 Tiny Stuff TTP12 Tiara

UnitOfMeasur Standard Cost List Price Each e $20.00 $50.00 Each $30.00 $70.00 Box of 6 $36.00 $72.00 Box of 24 $56.00 $110.00 Box of 12 $48.00 $96.00 Each $10.00 $25.00

80


81


82

Reservation Relationship Query Types

Resources atau resource types apa yang disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan atau diturunkan? Berapa kuantitas suatu resource atau resource type yang disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan atau

diturunkan? Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type yang disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan atau diturunkan? Kapan suatu event berkomitmen untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu? Dimana suatu event berkomitmen untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?

83

Revenue Cycle Reservation Queries

Inventory types mana yang disetujui oleh suatu commitment event tertentu untuk dinaikkan? Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang disetujui oleh suatu commitment event tertentu untuk diturunkan? Berapa harga jual yang di-quote untuk tiap inventory pada suatu commitment event tertentu? Berapa total nilai uang dari sale orders untuk suatu periode

waktu tertentu? (catatan: bila jumlah total uang disimpan pada tabel sale order event, maka penggunaan reservation relationship tidak diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi ini) Berapa nilai uang rata-rata dari sale orders untuk suatu inventory type tertentu untuk suatu periode waktu tertentu?

84

Participation Relationship Query Types

Agen mana yang berpartisipasi pada suatu event tertentu? Berapa events dari suatu tipe tertentu yang melibatkan seorang agen tertentu? Berapa nilai uang total dari event tipe tertentu yang melibatkan seorang agen tertentu pada suatu periode waktu tertentu Kapan suatu event tertentu yang melibatkan seorang agen tertentu terjadi? Dimana suatu event tertentu yang melibatkan seorang agen tertentu terjadi? 85

Revenue Cycle Participation Queries

Untuk customer yang mana suatu sale tertentu dilakukan? Oleh salesperson yang mana suatu sale order diterima? Berapa sales calls yang dilakukan oleh seorang salesperson selama suatu periode waktu tertentu? Berapa total (atau rata-rata) jumlah uang pada sales yang dilakukan oleh tiap salesperson selama periode waktu tertentu? Kapan suatu pengiriman dilakukan untuk customer tertentu? Dimana tiap sales call tertentu dilakukan untuk suatu customer tertentu 86

Query for number of sales calls made by each salesperson during a time period SalesCall SalesCallID Date StartTime 42 5/4/2010 9:12 AM 43 5/4/2010 9:27 AM 44 5/5/2010 10:30 AM

EndTime 10:00 AM 10:35 AM 11:15 AM

Location SalesRepID Customer E23 Ours E26 Customer E23

SalesRepresentative SalesRepID Name E23 Jimmy Vitale E26 Cyndie North E30 Wyland Stindt

CustomerID C2323 C4731 C6125

Address Telephone 425 ConAir Dr. 555-5678 122 Front St. 555-6353 3506 Carthan St. 555-0261

DateOfBirth August 18, 1962 April 4, 1961 December 29, 1973

87

Query for number of sales calls made by each salesperson during a time period

88

Multiple-Relationship Revenue Cycle Queries

Sale orders mana yang telah sebagian dipenuhi?

Membutuhkan relasi stockflow, reservation, dan fulfillment-

sale-order-sale

Berapa nilai total uang dari accounts receivable untuk suatu customer pada suatu waktu?

Membutuhkan relasi duality, participation-customer-sale, dan participation-customer-cash receipt

Inventory types mana yang telah dipresentasikan pada suatu customer tertentu pada sales calls selama periode waktu tertentu?

Membutuhkan relasi proposition dan participation-customer-

sales-call 89

More Multiple-Relationship Revenue Cycle Queries

Salesperson mana yang mempresentasikan suatu inventory type tertentu pada customer tertentu?

Berapa jumlah total uang yang dihasilkan dari sales suatu inventory pada customers di suatu daerah tertentu?

Membutuhkan relasi proposition, participation-customer-sales call, dan participation-salesperson-sales-call

Membutuhkan relasi stockflow dan participation-customer-sale

Di daerah mana sales calls yang melibatkan inventory type tertentu paling sukses dilakukan?

Membutuhkan relasi proposition, fulfillment-sales-call-sale-order, dan reservation

90

Query to identify partially filled sale orders Sale Order SaleOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal SalesTax ShippingCharge SalesCallID 14 5/4/2010 5/7/2010 $1,100.00 $0.00 $0.00 42 15 5/4/2010 5/12/2010 $3,050.00 $0.00 $0.00 43 16 5/6/2010 5/9/2010 $4,305.00 $0.00 $0.00 42 17 5/8/2010 5/17/2010 $8,280.00 $0.00 $0.00 43

FulfillmentSaleOrderSale SaleOrderID SaleID 14 12 15 13 16 14 16 15

Sale SaleID Date DollarTotal PickListID 12 5/5/2010 $1,100.00 15 13 5/7/2010 $3,050.00 16 14 5/8/2010 $2,100.00 17 15 5/10/2010 $2,205.00 18

ReservationSaleOrderInventoryType SaleOrderID ItemID QuantityOrdered QuotedUnitPrice 14 LIS1 2 $70.00 14 TIS1 10 $96.00 15 BIS1 40 $60.00 15 HUS1 13 $50.00 16 MIN1 41 $105.00 17 LIS1 120 $69.00 StockflowSaleInventory SaleID ItemID QuantitySold ActualUnitSellingPrice 12 LIS1 2 $70.00 12 TIS1 10 $96.00 13 BIS1 40 $60.00 13 HUS1 13 $50.00 14 MIN1 20 $105.00 15 MIN1 21 $105.00

PackListID 15 16 17 18

BOL# 15 16 17 18

InventoryType ItemID Description BIS1 Big Stuff HUS1 Huge Stuff LIS1 Little Stuff MIN1 Miniature Stuff TIS1 Tiny Stuff TTP12 Tiara





CashReceiptID RA20 RA21 RA20

UnitOfMeasur Standard Cost List Price Each e $20.00 $50.00 Each $30.00 $70.00 Box of 6 $36.00 $72.00 Box of 24 $56.00 $110.00 Box of 12 $48.00 $96.00 Each $10.00 $25.00

Query membutuhkan penggunaan relasi fulfillment, reservation, dan stockflow

91

Query to identify partially filled sale orders

92


93


94


95


96


97


98

Ringkasan

Kita telah membahas:

Proses sales/collection (revenue) process serta bagaimana posisi proses tersebut dalam tingkatan value system dan

value chain Pola extended REA pada tingkatan business process Berbagai dokumen yang biasa dipakai untuk mewakili events serta resources dan agents yang terkait Berbagai contoh tabel relational database untuk revenue cycle dan data input untuk berbagai tabel tersebut Berbagai jenis queries untuk proses sales/collection untuk mendukung pengambil keputusan dalam berbagai area fungsional Beberapa contoh tipe-tipe queries untuk resources, event, agent dan relasi

99

Collection Business Process. Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

Recommend Documents