Pas op… van onderen!!! Organisatie- en talentontwikkeling bij de Gemeente Amersfoort VNG CVA - eendaagse Arbeidszaken
Waarom: Missie/visie “De samenleving is volop in verandering, onze rol en ons takenpakket passen wij daarop aan” We weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten en ondersteunen wij de inwoners en partners om kansen te grijpen en problemen op te lossen.
Hoe: Strategische O&T thema’s
Lerende organisatie
Goede werkgever
Resultaat Flexibele organisatie
Talentvolle organisatie
Hoe: Sturingsfilosofie Opgavengericht De gewenste maatschappelijke effecten, samenhang, flexibiliteit en slagkracht staan centraal. Dienstverlening De klant, het product en permanent verbeteren staan centraal. - Eén dienstverleningsconcept - Eén gezamenlijke frontoffice
Opgavengericht: werken in netwerken
Opgavengericht: horizontaal werken
Stedelijke Programma’s
Gebiedsgerichte opgaven
Veranderaanpak • Al doende leren • Beginnen waar energie zit • Pilots afgebakend en klein • Vanuit één visie • Zekeren met top (directie) • Trektocht ipv reis
Bron: Hans Vermaak
Permanent verbeteren: Lean Six Sigma
Achtergrond Lean Six Sigma • Oorsprong in kwaliteitsdenken: effectief én efficiënt • Focus op processen en procesbeheersing • Samenvoeging van twee aanvullende methodieken
Lean Thinking
Six Sigma
Traditioneel
vs.
Lean Six Sigma
Focus op eigen organisatie
Focus op klant
Functionele afdelingen
Procesgerichte teams
Problemen oplossen
Oorzaken wegnemen
Fouten wijten aan mensen
Zoeken naar grondoorzaken in processen
Leidinggevenden dirigeren
Leidinggevenden leren en faciliteren
Korten op budget
Elimineren van verspillingen
Kennis afschermen
Kennis delen
Beslissingen gebaseerd op gevoel
Beslissingen gebaseerd op feiten
De eerste stappen • Gestart bij afdeling Burgerzaken in 2009 • Al doende leren: op eigen kracht • Resultaten op alle drie de gebieden: doorlooptijd, bewerkingstijd én kwaliteit • Olievlekwerking door initiële successen • Ontwikkeling van medewerkers: eigen opleiding • Inzicht in succesfactoren: aanpak
Aanpak afgestemd op omgeving
De Caluwé: vijf betekenissen van ‘veranderen’ Veranderen = machtsspel Veranderen = rationeel proces
Veranderen = belonen en straffen
Veranderen = leren Veranderen = wegnemen blokkades
Reflectie In de zaal zijn de verschillende kleuren neergelegd. Ga staan bij de kleur van de voorkeursstijl voor veranderen van • Jezelf • Je organisatie • De aanpak bij grote ontwikkelingen
Wat levert Lean Six Sigma dan op? Proces
Doorlooptijd
Kwaliteit
Baliebezoeken Burgerzaken
Wachttijd: 12 Æ 3 min Max. wachttijd: 75 Æ 25 min
35 % meer mogelijkheden om op afspraak te komen
Meldingen Openbare Ruimte
Afhandeling: 19 Æ 8 dgn Aantal langlopend: 17 Æ 6 %
Melding 1* goed: 52 Æ 83 %
Kwijtscheldingsverzoeken
Afhandeling: 3 mnd Æ 3 wkn
Navraag ontbrekende stukken: 11 wkn Æ 1 dag
Aanvraag Levensonderhoud
Afhandeling: 19 Æ 7 dgn
Voorschotten: 35 Æ 6 % Dossier 1* goed: 79 Æ 96 %
Wat levert Lean Six Sigma dan op?
Maar ook… in de praktijk
prestatie huidige situatie
tijd
Niet iedereen is enthousiast
Homan: organisatie als verzameling petri-schaaltjes
Onze betekenisgeving • Realiseer: het is geen planbaar/maakbaar proces • Je kunt alleen maar interventies doen en die volgen • Wat helpt: aantal en kwaliteit relaties • Het échte gesprek vindt bij het koffieapparaat plaats • Biedt lonkend perspectief, zorg voor gezamenlijke taal
Reflectie Hoe pas jij dit als veranderaar toe, hoe stap je in de petri-schaaltjes binnen je organisatie? Bespreek dit kort met je buurman/buurvrouw
6. Permanent verbeteren 5. Medewerkers
4. Leidinggevenden
3. Sturen & verantwoorden
2. (Keten)processen
Amersfoortse LSS-principes 1. Missie
Vragen? Opmerkingen? Ideeën? Roy Vermeulen en Joost Klein Velderman zijn bereikbaar via 14 033 of
[email protected]
