PANDUAN TATA CARA INTEGRASI DATA PTAI PADA SISTEM PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI (PDPT) DAN PENGELOLAAN NOMOR INDUK DOSEN NASIONAL A. Pendahuluan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) merupakan kumpulan data penyelenggaraan Pendidikan Tinggi seluruh Perguruan Tinggi yang terintegrasi secara nasional. PDPT menjadi salah satu instrument pelaksanaan penjaminan mutu. Dalam pasal 56 ayat 2 UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi menyebutkan bahwa Pangkalan Data Pendidikan Tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berfungsi sebagai sumber informasi bagi: 1. Lembaga akreditasi, untuk melakukan akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi; 2. Pemerintah, untuk melakukan pengaturan, perencanaan, pengawasan, pemantauan, dan evaluasi serta pembinaan dan koordinasi Program Studi dan Perguruan Tinggi; dan 3. Masyarakat, untuk mengetahui kinerja Program Studi dan Perguruan Tinggi. Pencantuman PDPT dalam bab secara khusus pada UU No. 12 Tahun 2012 menunjukkan bahwa eksistensi PDPT ini sangat penting. Dalam sistem PDPT diinformasikan tentang Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN), Nomor Urut Pendidik Nasional (NUPN), data transaksi akademik dosen dan mahasiswa, dan lain-lain Penyusunan panduan teknis integrasi data PTAI pada sistem PDPT ini dimaksudkan sebagai panduan bagi PTAI tentang mekanisme pengelolaan data PTAI dan pengelolaan NIDN. B. Dasar Hukum 1. Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undangan-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan sebagaimana diubah dengan PP No. 32 Tahun 2013. C. Ketentuan Umum PDPT a. Data yang diunggah dalam data PDPT, yang meliputi dosen tetap, dosen tidak tetap, pimpinan perguruan tinggi dan unit kerja, adalah dosen/pegawai tetap yang home base-nya pada PTAI pengaju. b. Ketentuan mengenai dosen tetap mengacu kepada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 84 Tahun 2013 tentang Pengangkatan Dosen Tetap Non Pegawai Negeri Sipil pada Perguruan Tinggi Negeri dan Dosen Tetap pada Perguruan Tinggi Swasta. c. Bagi Dosen atau PNS yang diperbantukan (DPK) agar diajukan oleh perguruan tinggi tempat dosen tersebut bertugas. Sedangkan bagi dosen DPK yang saat ini sudah mempunyai NIDN agar mengajukan perpindahan home base dari PTAIN asal ke PTAI/PTU/PTN tempat dosen bertugas. d. Status dosen DPK adalah dosen tetap pada program studi di PTAI/PTU/PTN tempat bertugas.
D. Pengajuan Identitas Dosen pada PDPT. Dalam Undang-Undang No. 12 Tahun 2012 disebutkan bahwa yang disebut dengan dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Mengingat pentingnya posisi tersebut, pemberian identitas menjadi sangat diperlukan. Identitas dosen dibagi menjadi dua bentuk, yaitu: Pertama, Nomor Induk Dosen Nasional, disingkat NIDN. NIDN diberikan kepada dosen tetap pada perguruan tinggi. Yang disebut dengan dosen tetap adalah dosen yang bekerja penuh waktu, yang memenuhi persyaratan umum dan persyaratan khusus, yaitu: 1. Persyaratan Umum Dosen Tetap a. usia paling tinggi 50 tahun; b. bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa; c. setia pada Pancasila sebagai dasar Negara, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, dan Negara Kesatuan Republik Indonesia; d. tidak pernah dihukum karena melakukan tindak pidana berdasarkan putusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap; e. sehat jasmani, rohani, dan dapat menjalankan tugas sebagai dosen; dan f. tidak terikat sebagai dosen PNS/dosen tetap non PNS pada perguruan tinggi lain dan/atau sebagai pegawai tetap pada lembaga lain. 2. Persyaratan Khusus a. memiliki kualifikasi akademik minimum lulusan program magister atau setara dalam bidang ilmu dan teknologi yang sesuai dengan bidang penugasannya; dan b. lulus seleksi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi dan/atau Badan Penyelenggara PTS. Kedua, Nomor Urut Pendidik Nasional, disingkat NUPN. NUPN diberikan kepada dosen yang berstatus tidak tetap. Ketentuan pengajuan kedua jenis identitas tersebut adalah sebagai berikut: 1. Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN) NIDN berfungsi sebagai identitas dosen se Indonesia. Untuk itu, bagi semua dosen yang mengajar baik di perguruan tinggi negeri maupun swasta harus mempunyai NIDN. NIDN juga menjadi identitas untuk segala urusan yang menyangkut dengan statusnya sebagai dosen. Mekanisme pengajuannya adalah sebagai berikut: a. Jika dosen berstatus sebagai PNS, dokumen yang disertakan/dilampirkan adalah sebagai berikut; 1) Kartu identitas dosen berupa KTP/NIK (kartu tanda penduduk/nomor induk kependudukan) asli terbaru. Jika photo copy, harus dilegalisir pihak berwenang.
2) Ijazah Asli atau foto copy yang telah dilegalisir, minimal Ijazah S1/D-4 dan S-2. Jika telah menyelesaikan Program Doktor, agar dilampirkan juga ijazah doktoralnya. Jika ijazah diterbitkan oleh Perguruan Tinggi Luar Negeri agar disertakan juga SK Penyetaraan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 3) SK Awal sebagai CPNS. 4) SK Fungsional sebagai Dosen/Tenaga Edukatif. 5) SK terakhir sebagai dosen. Bagi dosen yang telah mutasi/pindah dari instansi sebelumnya, agar mencantumkan SK mutasi. 6) Surat Pernyataan sebagaimana format A.1. 7) Dokumen pendukung lainnya. b. Jika dosen berstatus sebagai pegawai Non PNS, dokumen yang disertakan/dilampirkan adalah sebagai berikut: 1) Kartu identitas dosen berupa KTP/NIK (Kartu Tanda Penduduk/Nomor Induk Kependudukan) asli terbaru. Jika photo copy, harus dilegalisir pihak berwenang. 2) Ijazah Asli atau foto copy yang telah dilegalisir, minimal Ijazah S1/D-4 dan S-2. Jika telah menyelesaikan Program Doktor, agar dilampirkan juga Ijazah doktoralnya. Jika ijazah diterbitkan oleh Perguruan Tinggi Luar Negeri agar disertakan juga SK Penyetaraan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 3) SK sebagai dosen tetap, yang dikeluarkan oleh yayasan/lembaga penyelenggara dibuktikan di dalamnya hak dan kewajiban dosen antara lain: beban kerja dosen dan gaji, sebagaimana tertuang dalam Permendikbud 84 Tahun 2013 dengan format A.2 sebagaimana terlampir. Jika jabaran hak dan kewajiban tidak terdapat dalam SK, agar disertakan bukti tanda terima/gaji sebagai dosen tetap minimal 3 bulan terakhir, yang ditandatangani pejabat berwenang. 4) SK Jabatan Fungsional sebagai Dosen dari Kopertais. 5) SK terakhir sebagai dosen PTAI bersangkutan. Bagi dosen yang telah mutasi/pindah dari instansi sebelumnya atau lainnya, agar mencantumkan SK mutasi. 6) Surat Pernyataan sebagaimana lampiran format A.1. 7) Dokumen pendukung lainnya. c. Bagi Dosen Asing, dokumen yang diunggah adalah sebagai berikut: 1) Menyertakan surat perjanjian (MoU, LoA, atau sejenis) yang menyatakan dosen asing tersebut diterima di PTAI. 2) SK sebagai dosen yang dikontrak minimal 2 tahun 3) Photocopy Pasport dan Visa 4) Ijasah lengkap minimal S3/Doktor 2. Pengajuan Nomor Urut Pendidik Nasional (NUPN) a. SK dari Yayasan/Pimpinan PT sebagai Dosen Kontrak/Tidak Tetap yang menyatakan hak dan kewajiban dosen, sebagaimana tertuang dalam Permendikbud 84 Tahun 2013 tentang Pengangkatan Dosen Tetap Non PNS pada PTN dan Dosen Tetap PTS. b. Ijazah lengkap (mulai S-1/D-4), bagi lulusan PT luar negeri disertakan SK penyetaraan dari pihak yang diberi kewenangan.
c. Surat pernyataan dosen yang bersangkutan yang sesuai dengan SK Dirjen Dikti Nomor : 108/DIKTI/Kep/2001. d. Melampirkan SK jabatan fungsional dosen (jika ada) E. Perpindahan Home Base Yang dimaksud dengan perpindahan home base adalah perpindahan status dosen sebagai dosen tetap pada program studi ke program studi lainnya, baik dalam satu perguruan tinggi maupun antar perguruan tinggi. Tatacara dan dokumen yang dilampirkan dalam pergantian home base dijelaskan sebagai berikut: 1. Pindah Homebase Antar PT (extern) a. SK Lolos Butuh dari PT lama tempat bertugas. Bagi dosen DPK, agar melampirkan Keputusan sebagai dosen DPK yang menyebut/menunjuk PTAI tempat tugas. b. SK Dosen Tetap pada PT baru yang memuat hak dan kewajiban antara calon dosen dengan yayasan. c. Surat Pernyataan sesuai dengan lampiran A.1. d. Rekomendasi Kopertais. Jika berbeda atau antar Kopertais maka surat rekomendasinya dikeluarkan oleh kedua Kopertais tersebut (Kopertais awal dan tujuan). 2. Pindah Homebase Intra PT (intern) a. Surat Keputusan penempatan dari pimpinan perguruan tinggi/yayasan yang memuat hak dan kewajiban dari dosen yang bersangkutan. b. Surat pernyataan sebagai dosen tetap pada progran studi baru sesuai dengan lampiran A.1 3. Pindah dari Guru ke Dosen a. Melampirkan surat lolos butuh dan penerimaan dari PTAI tempat tugas sebagaimana diatur dalam : SE MENPAN RI : SE/15/M.PAN/4/2004 dan SE Ditjen Pendis : SE/DJ.I/Kp/07.6/13/2009 tanggal 05 Agustus 2009. b. Guru yang telah mempunyai NUPTK dan atau tersertifikasi pada saat perpindahan ke dosen, harus melampirkan surat keterangan lolos butuh dari unit pengelola pendidikan dari Kantor Wilayah Kemenag setempat, dan keterangan pencabutan NUPTK dari Dinas Pendidikan setempat atau lembaga yang menerbitkan NUPTK. F. Penutup 1. Seluruh dokumen tersebut pada poin D dan E di-scan dan disimpan dengan format jpg, png, atau pdf. 2. Dokumen yang tidak memenuhi ketentuan sebagaimana disebut di atas akan ditolak, yang berakibat data pemerolehan NIDN menjadi tertunda. 3. Demikian panduan teknis ini disusun agar dijadikan pedoman. Direktur Pendidikan Tinggi Islam ttd Prof. Dr. H. Dede Rosyada, M.A NIP: 19571005 198703 1 003
Format A.1: Surat Pernyataan Dosen Tetap
SURAT PERNYATAAN DOSEN TETAP Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama
: …………………………………………………
Tempat/Tanggal Lahir
: …………………………………………………
Alamat
: ………………………………………………… …………………………………………………
Pendidikan (Sebutkan nama PT-nya) a. Dalam Negeri
: …………………………………………………
b. Luar Negeri
: …………………………………………………
Pekerjaan
: …………………………………………………
Pengkat/Golongan
: …………………………………………………
Jabatan
: …………………………………………………
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : 1. Saya tidak bekerja penuh waktu pada instansi negeri/swasta atau perguruan tinggi swasta lainnya; 2. Saya bersedia bekerja secara penuh waktu sebgai dosen tetap pada …………………….. dalam mata kuliah : a. …………………………………….. b. …………………………………….. c. …………………………………….. 3. Ijazah yang kami peroleh didapatkan dari proses pendidikan yang benar; Bersama ini turut saya lampirkan : (1) (2) (3) (4) (5)
Fotocopy ijazah S1 dan yang lebih tinggi (S2,S3); Fotocopy SK Penyetaraan ijazah lulusan dari Luar Negeri dari Ditjen Dikti; Fotocopy SK jabatan akademik dari Pemerintah (bagi yang sudah memiliki); Fotocopy SK Pensiun (bagi pensiunan) Riwayat hidup. ……………………,………………. 200 Yang menyatakan, Ttd dan meterai 6000
(…………………………..)
Format A.2: Contoh SK Dosen Tetap Yayasan
KOP ----------------------------------------------------------------------------------------------KEPUTUSAN KETUA YAYASAN/LEMBAGA … Nomor: TENTANG PENGANGKATAN DOSEN TETAP a.n.……
KETUA YAYASAN/LEMBAGA……, Menimbang
: ……………………
Mengingatkan : …………………… Memperhatikan : ……………………
MEMUTUSKAN Menetapkan : Pengangkatan sebagai Dosen Tetap atas nama… PERTAMA : Mengangkat Saudara …sebagai Dosen Tetap pada Program Studi… Jurusan/Fakultas …. dengan beban kerja minimal setara dengan12 SKS dengan gaji pokok sebesar Rp…… (dalam huruf…) perbulan serta tunjangan lainnya terhitung mulai tanggal…… KEDUA
: Memberikan tugas akademik kepada yang bersangkutan sesuai tri dharma Perguruan Tinggi yang meliputi pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. KETIGA : Menentukan masa kerja yang bersangkutan terhitung sejak tanggal … KEEMPAT : Mewajibkan yang bersangkutan untuk tunduk dan menaati peraturan yang berlaku. KELIMA : Melarang yang bersangkutan bekerja sebagai pegawai tetap pada institusi lain. KEENAM : Jika di kemudian hari terdapat kesalahan dan/atau kekeliruan, maka Keputusan ini akan ditinjau kembali. KETUJUH : Keputusan ini berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di : ……………….. Pada tanggal : ……………….. Rektor/Ketua,
(Nama, tanda stempel basah)
tangan
dan
