PANDUAN PEMBANGUNAN SITUS WEB PEMDA PESERTA USDRP ( Edisi April 2010 )
Landasan Hukum : 1. Keputusan Presiden No. 50/2000, tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia. 2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2001, tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika Indonesia. 3. Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informasi No. 65/2002, tentang pengemabangan layanan pemerintah secara elektronis pada berbagai instansi pemerintah, baik di pusat dan daerah. 4. Kerangka kerja Teknologi Informasi Nasional ( National IT Framework/NITF ). 5. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2003, tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia. 6. Instruksi Presiden Republik Indonesia No. 3 Tahun 2003, tentang Strategi dan Kebijakan Pengembangan e-Government. 7. Panduan Penyelenggaraan Situs Web Pemerintah Daerah – Depkominfo, 5 Agustus 2003 8. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informasi No. 28/2006, tentang Penggunaan Nama Domain go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintah Pusat dan Daerah. 9. Undang Undang No. 14 Tahun 200, tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Pembangunan situs web merupakan salah satu strategi ( strategi 6 ) Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government , yaitu melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan yang realistik dan terukur. Pembangunan situs web pemda merupakan tingkat pertama dari empat tingkatan ( webpresence, interaction, transaction dan transformation/integration ) dalam tahapan pengembangan e-Government di Indonesia dengan sasaran agar masyarakat Indonesia dapat dengan mudah memperoleh akses kepada informasi dan layanan pemda, serta ikut berpartisipasi di dalam pengembangan demokrasi di Indonesia dengan menggunakan media internet. Situs web pemda dapat dikatakan sebagai perubahan bentuk penggunaan media komunikasi dengan memanfaatkan teknologi informasi komunikasi ( Information Comummnication Technology – ICT ).
Tahapan pembangunan /peningkatan Situs Web Pemda Peserta USDPR : 1. Pembentukan Organisasi Tim Pengelola/Manajemen Situs Web 2. Menentukan Isi Situs Web 3. Desain Situs Web 4. Publikasi Situs Web pada Internet 5. Penambahan Isi Situs Web 6. Pemutakhiran Isi Situs Web Secara rincian tahapan di atas dapat dilihat pada lampiran 1.
1. Pembentukan Organisasi Tim Pengelola/Manajemen Situs Web Pada saat ini manajemen informasi cenderung kearah publikasi elektronis dan meninggalkan pelayanan secara analog (non elektronik). Kehadiran teknologi media online menyebabkan perlunya seorang eksekutif yang menangani manajemen secara keseluruhan pada tingkat tertinggi. Situs web yang efektif merupakan salah satu strategi yang harus dijalankan oleh organisasi yang bergerak di bidang media online. Manajemen situs web pemda akan lebih baik dan lebih lugas jika terdapat keterpaduan antara penerbitan elektronik dengan unit-unit kerja di lingkungan Pemda, yang materinya disajikan melalui situs web bersangkutan. Di dalam strategi penyelenggaraan situs web, penting untuk memastikan bahwa berbagai tugas manajemen yang diperlukan bagi pengelolaan situs web yang efektif telah teridentifikasi , dan tanggungjawab pelaksanaan telah teralokasi serta dipahami dengan jelas oleh para pengelola. Pada suatu organisasi kecil yang masih menggunakan aturan webmaster tradisional, mungkin hanya diperlukan satu orang sebagai penanggungjawab untuk menangani persoalan stratejik dan implementasi praktis situs web pemda. Hal tersebut sudah harus diubah cara penanganannya. Adanya kompleksitas pada publikasi secara elektronik melalui media online, dan bertambahnya kepentingan pemda provinsi, kabupaten, dan kota untuk memberikan informasi kepada masyarakat, maka diperlukan adanya persyaratan standar struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi penanggungjawab situs web pemda di dalam melakukan pengawasan dan pemantauan.
Adapun organisasi tim pengelola situs web pemda sebaiknya terdiri atas : a.
Pelindung Gubernur/Bupati/Walikota
b.
Penanggungjawab Situs Web Eselon tertinggi pada organisasi structural Pemerintah Daerah
c.
Manajer Satu Eselon satu tingkat dibawah eselon tertinggi pada organisasi structural Pemerintahan Daerah Tugas :
Koordinasi Pengelola yang meliputi antara lain tugas pengelolaan arsitektur informasi secara menyeluruh, perencanaan dan penilaian kemampuan pemakaian ( usability ), perencanaan isi, yang dapat membantu pengembangan pengalaman pengguna situs web yang memenuhi tujuan pembuatan situs web.
Membangun tim dan hubungannya dengan organisasi. Manajer Situs harus menjadi pimpinan dalam mengidentifikasi ‘staf kunci’ yang mempunyai tanggungjawab atas pemeliharaan situs web, isi, disain, penerbitan standar pengembangan situs web bersangkutan. Harus ada hubungan organisasi yang jelas dan efektif dengan
-
Penanggungjawab situs web pemerintah daerah;
-
Sumberdaya editorial;
-
Pers/publikasi off-line;
-
Pusat Informasi;
-
Tim pembuat kebijakan;
-
Penulis dan penyedia informasi;
-
Staf yang menyediakan layanan publik;
-
Penanggungjawab sistem, jaringan, dan intranet;
-
Penanggungjawab pelatihan.
Bantuan online. Manajer Situs adalah penanggungjawab pengaturan suatu layanan dan bantuan online bagi pengunjung situs web, serta kemampuan akses melalui hubungan pada homepage situs web.
Promosi Situs Web. Manajer Situs bertanggungjawab atas deskripsi dan hubungan dengan situs web instansi dari situs-situs web yang sesuai (situs direktori, mesin pencari, subyek dari spesifik situs web), penggunaan notifikasi e-mail yang baik, serta mendorong penempatan media
tradisional pada URL (Uniform Resource Locator) pada setiap kesempatan (brosur, poster, laporan cetak, dan sebagainya).
d. Tim Pengelola Sejumlah pegawai Pemda yang mampu, serta memepunyai standar kompetensi di bidang teknologi informasi. Tugas :
Menentukan spesifikasi teknis yang mendukung pencapaian tujuan pembuatan situs web, teramasuk spesifikasi persyaratan server, spesifikasi disain situs web secara keseluruhan, pemeliharaan, dan persyaratan keamanan (security ).
Melakukan tugas operasional situs, pemantauan dan pemeliharaan standar-standar situs web dan pemutakhiran informasi situs web, serta memastikan situs web selalu dapat diakses.
Bertanggungjawab dalam pemasukan data yang telah disiapkan dan diverifikasi oleh Tim Asistensi.
e. Tim Asistensi Para eselon satu tingkat dibawah eselon tertinggi pada organisasi struktural pemda, mewakili unitunit kedinasan yang ada di daerah. Tugas :
Menyediakan dan memverifikasi data dari masing-masing unit-unit kedinasan untuk dapat dipublikasikan pada situs web.
Struktur organisasi, ukuran, dan jumlah tim yang terlibat pada suatu pengelolaan situs web pemda akan bervariasi tergantung pada kebutuhan organisasinya.
Anggaran pembangunan situs web pemda dapat ditempatkan pada anggaran Kantor Pengelolaan Data Elektronik ( KPDE ) atau Sekratariat Daerah yang membawahi kehumasan. Sedangkan anggaran untuk pembangun situs web dinas/SKPD dapat ditempatkan pada anggaran KPDE atau dinas/SKPD terkait dengan berkoordinasi dengan KPDE.
2. Menentukan Isi Situs Web Unsur terpenting dari sebuah tampilan yang efektif situs web di internet adalah isi (content) dan disain yang baik serta menarik. Organisasi yang ada di Pemda hendaknya mengembangkan situs-situs web dengan isi yang selalu baru serta ditulis dengan baik, jelas, dan singkat yang memenuhi kebutuhan masyarakat luas maupun pemangku kebijakan, serta mudah diakses. Suatu informasi mutakhir yang dipublikasikan pada situs web di internet hendaknya bersamaan dengan publikasi yang ada di media lain. Sebuah situs web pemda mempunyai persyaratan minimal untuk isi. Pengelola situs web pemda harus mampu menetukan apa yang diharapkan oleh para pengguna mengenai apa yang seharusnya ada di situs web. Organisasi-organisasi yang ada di pemda sendirilah yang akan menentukan bagaimana sebaiknya mengatur isi dengan memperhatikan masyarakat pengguna situs web bersangkutan. Pada saaat ini sudah banyak situs web pemerintah yang dapat dilihat di internet dengan beraneka ragam tampilan. Sesuai dengan Panduan Penyelenggaraan Situs Web Pemda yang telah diterbitkan oleh Kementrian Komunikasi dan Informasi pada bulan Agustus 2003, situs web pemda diharapkan antara lain mampu untuk menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Situs web pemda diharapkan banyak dikunjungi dan diminati oleh banyak orang, dan merupakan kebanggaan tersendiri bila situs web pemda bukan hanya dibuka oleh masyarakat di daerahnya sendiri, tetapi juga oleh masyarakat di seluruh Indonesia dan diluar negeri. Berdasarkan INPRES No. 3 Tahun 2003, Menteri Negara Komunikasi dan Informasi dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai tugas, fungsi dan kewenangan masing-masing guna terlaksananya pengembanga e-Government secara nasional dengan berpedoman pada Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Pembangunan situs web merupakan salah satu strategi (strategi 6) Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government, yaitu melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan yang realistic dan terukur. Terdapat 11 (sebelas) parameter (kecepatan/speed, homepage, isi/contents, konteks, ukuran kualitas interaksi/usability, kemudahan dibaca/readability, mobilitas data, ketepatan/accuracy, layanan publik, hits penggunaan platform) yang digunakan untuk penilaian situs web pemerintah, salah satu parameternya yaitu, minimum konten/isi. Begitu pula dengan USDRP yang memasuki minimum konten situs web pemda sebagai salah satu indicator kinerja pelaksana USDRP di kota/kabupaten peserta.
Minimum Isi (Contents) sesuai Kriteria Penilaian Depkominfo Isi minimal pada setiap situs web pemda sesuai dengan penilaian Depkominfo adalah: a. Selayang Pandang Menjelaskan secarasingkat tentang keberadaan Pemda bersangkutan (sejarah, motto, daerah, lambing dan arti lambing, lokasi dalam bentuk peta, visi dan misi). b. Pemerintahan Daerah Menjelaskan struktur organisasi yang ada di Pemda bersangkutan (eksekutif, legislatif) beserta nama, alamat, telepon, e-mail dari pejabat daerah. Jika memungkinkan biodaat dari Pimpinan Daerah ditampilkan agar masyarakat luas mengetahuinya. c. Geografi Menjelaskan antara lain tentang keadaan topografi, demografi, cuaca dan iklim, sosial dan ekonomi, budaya dari daerah yang bersangkutan. Semua data dalam benruk numeris atau statistic harus mencantumkan nama instansi dari sumber datanya. d. Peta Wilayah dan Sumberdaya Menyajikan batas administrasi wilayah dalam bentuk peta wilayah (sebaiknya digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional Bakosurtanal, atau instansi pemerintah lainnya yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta), dan juga sumberdaya yang dimiliki oleh daerah yang bersangkutan dalam bentuk peta sumberdaya (digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta) yang dapat digunakan untuk keperluan para pengguna. e. Peraturan/Kebijakan Daerah Menjelaskan Peraturan Daerah (Perda) yang telah dikeluarkan oleh PEmda bersangkutan. Melalui situs web Pemda inilah semua Perda yang telah dikeluarkan dapat disosialisasikan kepada masyarakat luas. f.
Berita
Berita dari lingkungan lembaga pemda setempat, bukan diambil dari surat kabar lokal. Diharapkan berita situs web pemda menjadi acuan atau referensi untuk berita yang diterbitkan oleh surat kabar lokal. Selain enam isi minimal tersebut diatas, situs web pemerintah juga harus mampu melakukan interaksi dengan masyarakat malalui komunikasi dua arah antar pengelola situs web dan pengunjung melalui:
a. Forum Diskusi Merupakan fitur pada situs web yang dapat digunakan oleh pengguna yang terdaftar untuk bertukar informasi antar sesama pengguna ataupun dengan pengelola situs web. Forum diskusi dapat dikelompokkan dalam beberapa forum sesuai dengan topik diskusi. b. Saran/Komentar Pengunjung pada Buku Tamu Merupakan fitur pada situs web yang dapat digunakan oleh pengguna (tidak harus terdaftar) untuk menyampaikan masukkan kepada pengelola situs web. Fitur ini dapat juga merupakan tahap awal dari bentuk pengaduan masyarakat melalui situs web. 3. Desain Situs Web Selain isi dari suatu situs web, hal yang perlu ditangani oleh pengelola situs web pemda adalah desain situs web standar penyajian (visualisasi) yang meliputi homepage dan navigasi, bentuk standar teks dan tampilan grafis yang digunakan. Situs web pemda harus mempunyai navigasi yang baik sehingga mudah untuk digunakan. Perancang situs web harus menggunakan navigasi yang efektif untuk dapat melihat situs web secara keseluruhan. Informasi dan layanan pada situs web hanya akan digunakan jika pengunjung sudah terbiasa menggunakannya. Pengelola situs web pemda harus memperhatikan beberapa hal, yaitu: a. Homepage sebagai panduan untuk membuka situs web dapat ditemukan pada URL (Uniform Resource Locator) yang menyatakan nama host dengan tempat server (contoh, www.samarindakota.go.id bukan www.samarindakota.go.id/samarinda.html ); b. Terdapat link ke homepage dari setiap halaman (web page) pada situs web; c. Menu navigasi utama dapat dibuka dari homepage; d. Seksi utama (salah satu isi situs web) dari situs web dapat dengan mudah di ‘klik’ dari homepage; e. Logo atau simbol dari Pemda sebaiknya terdapat pada setiap halaman web dan selalu akan mempunyai link ke homepage. Homepage pada suatu situs web identik dengan sampul suatu buku yang dipublikasi. Suatu bentuk homepage yang menarik akan mempunyai kesan tersendiri bagi pengunjung situs web untuk ingin mengetahui lebih jauh tentang isi dari situs web yang bersangkutan. Suatu homepage dari situs web pemda minimal menyangkut hal-hal sebagai berikut: a. b. c. d.
Nama Pemda; Logo atau symbol Pemda; Alamat kantor, nomor telepon dan fax, alamat e-mail Pemda; Suatu gambar dalam bentuk citra (image) yang memberikan informasi tentang sesuatu yang menarik dari daerah yang bersangkutan (landmark), bisa berbentuk pemandangan, gedung monumental, atau produk unggulan; e. Suatu teks kalimat yang berhubungan dengan keberadaan situs web pemda (jargon); f. Kontak e-mail (alamat e-mail Manajer Situs) untuk menyampaikan suatu permintaan atau keterangan;
g. Link dengan isi yang tersedia pada situs web pemda; h. Fasilitas pencarian. Data dan informasi pada situs web disajikan dalam bentuk teks. Beberapa ketentuan yang berhubungan dengan pembuatan teks antara lain: a. Informasi yang disajikan harus dalam bentuk format teks/HTML; b. Teks disajikan dalam bentuk yang lebih kontras dibandingkan dengan latar belakang berwarna ynag digunakan; perancang harus menghindari latar belakan yang terlalu mendetil; c. Teks tidak boleh menggunakan flash; teks harus selalu dalam bentuk statis. Penyajian teks menggunakan huruf yang sudah terdapat pada perangkat lunak yang digunakan. Beberapa aturan di dalam pemilihan huruf untuk teks pada situs web, antara lain: a. b. c. d. e.
4.
Ukuran huruf tidak diatur/dispesifikasi; Pada umumnya, huruf yang digunakan untuk teks adalah Arial, Helvetica, Times New Roman; Huruf kapital dan miring dapat digunakan di dalam pembuatan teks; Huruf yang berwarna jangan menggunakan warna putih, sebab tidak dapat dicetak; Warna huruf yang digunakan harus kontras dengan warna latar belakang untuk memudahkan di dalam pembacaan. Publikasi Situs Web pada internet
a.
Menentukan Nama Domain Menggunakan nama resmi nama daerah bersangkutan atau singkatannya, diikuti singkatan nama kepemerintahan daerah. Untuk Pemerintah Provini singkatan yang digunakan adalah ‘prov’, Pemerintah Kabupaten singkatannya adalah ‘kab’, Pemerintah Kota singkatannya adalah ‘kota’. Sebagai contoh : - Nama situs web Pemprov Kalimantan Timur adalah www.kaltimprov.go.id - Nama situs web pemkab Penajam Paser Utaran adalah www.penajamkab.go.id - Nama situs web pemkot Tarakan adalah www.tarakankota.go.id Permohonan/pendaftaran nama domain go.id untuk situs resmi pemerintahan daerah diajukan kepada menteri Komunikasi dan Informatika. Permohonan/pendaftaran nama domain go.id, harus ditandatangani oleh Sekretaris Daerah untuk pemerintahan ditingkat pemerintah daerah. Permohonan/pendaftaran nama domain go.id untuk situs resmi pemerintah daerah dapat dilakukan sendiri atau melalui pihak ketiga. Permohonan/pendaftaran nama domain go.id untuk situs web pemerintah daerah dapat dilakukan secara elektronik melalui situs www.depkominfo.go.id, dengan syarat-syarat tertentu. Secara lengkap dapat dilihat pada lampiran 2,3 dan 4.
b.
Penempatan Situs Web pada server Web Situs web yang ditempatkan pada server web yang dikelola sendiri server dan Infrastruktur jaringan internet disiapkan, dimiliki dan dikelola oleh Pemda. Situs Web yang ditempatkan pada server Penyedia Jasa Hosting Shared Hosting Menggunakan server hosting bersama-sama dengan pengguna lain. Satu server dipergunakan oleh lebih dari satu nama domain. Artinya dalam satu server tersebut terdapat beberapa account yang dibedakan antara account satu dan lainnya dengan username dan password. Dedicated Server Penggunaan server yang dikhususkan untuk aplikasi yang lebih besar dan tidak bisa dioperasikan dalam shared hosting. Dalam hal ini, penyediaan server ditanggung oleh perusahaan hosting yang biasanya bekerja sama dengan penyedia jasa hosting. Colocation Server Penyewaan tempat untuk meletakkan server yang dipergunakan untuk hosting. Server disediakan oleh pemda yang biasanya bekerja sama dengan penyedia jasa hosting
5.
Penambahan Isi Situs Web Salah satu indikator kinerja USDRP yang terkait dengan komponen pembaruan perkotaan dan pengembangan kelembagaan adalah “ Pemutakhiran situs web pemda dua kali dalam setahun dan minimum informasi yang harus terdapat di dalam situs web pemda”.
Minimum isi ( Content ) sesuai Indikator Kinerja USDRP Minimum isi situs web pemerintah kota/kabupaten peserta USDRP, sesuai dengan indikator kinerja USDRP melipui : A. Program/kegiatan Pembangunan Dokumen Rencana Kegiatan Pembangunan Daerah (RKPD) kota/kabupaten yang telah di hasilkan. B. Dokumen RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah) Dokumen RPJMD kota/kabupaten yang elah dihasilkan. C. Ringkasan APBD Laporan ringkasan APBD kota/kabupaten dan perubahannya yang telah dihasilkan. D. Laporan Audit Tahunan Laporan hasil pemeriksaan atas pencatatan pembukaan dan data-data yang terkait di dalam pelaksanaan suatu proyek atau kegiatan pemda yang dianggarkan selama satu periode satu tahun anggaran hasilnya berisi opini atau pendapat atas kewajaran hasil pemeriksaan.
E. Daftar Paket Kontrak pada tahun berjalan Merupakan daftar paket pengadaan barang dan jasa yang akan dilaksanakan pada tahun berjalan.
F. Daftar Paket Terkontrak Merupakan daftar paket pengadaan barang dan jasa yang telah terkontrak. Format daftar paket terkontrak pada dasarnya sama dengan format daftar paket kontrak pada tahun berjalan dengan menambahkan kolom untuk informasi pemenang kontrak dan nilai kontraknya, serta jangka waktu pelaksanaannya. 6.
Pemutakhiran Isi situs Web Berdasarkan cara pemutakhiran data dan informasinya, terdapat dua model situs web pemerintah daerah yaitu : a. Situs web dengan model statis (tradisional) b. Situs web dengan model dinamis Situs web dengan model statis adaah web yang cara pemutakhirannya dilakukan secara manual, yaitu mengganti dan menambah halaman web dengan secara langsung pada halaman bersangkutan, sedang situs web model dinamis melakukan pemutakhirannya secara otomatis dengan dukungan suatu aplikasi yang dikenal sebagai Content Management System (CMS). CMS adalah suatu aplikasi yang memberikan kemudahan di dalam proses distribusi informasi. Pada organisasi pengelolaan situs web pemerintah daerah, secara internal implementasi-nya dapat dalam bentuk intranet, sedang secara eksternal implementasinya dilakukan melalui internet dengan menggunakan website. Didalam pengelolaan situs web pemerintah daerah, penggunaan aplikasi CMS dimaksudkan untuk mempermudah di dalam : a. Menajemen data, karena CMS mempunyai basisdata sehingga semua isi yang terdapat di setiap halaman situs web dapat tersimpan dengan baik, mudah dicari, sertadapat dibuat indeks, b. Melakukan perubahan secara langsung isi situs web yang diinginkan melalui grup pengguna. Perubahan yang dilakukan tidak secara manual, melainkan dengan cara memasukan peubahan data yang diinginkan melalui interface khusus pada browser. c. Melakukan pemutakhiran dan pemeliharaan dengan menggunakan “template based” yang memisahkan data isi dan desain tampilan. Jika terdapat perubahan, hanya file bersangkutan yang diganti tanpa mengganti semua halaman satu persatu. d. Melakukan standarisasi isi dan tampilan karena antara data dan tampilan terpisah, sehingga secara visual setiap halaman dapat dikontrol secara mudah.’
