1 1 of 53 Panduan Menggunakan Sistem Informasi Akademik Sekolah Kebutuhan Sistem Sistem Informasi Akademik Sekolah membutuhkan hardware dan software m...
Panduan Menggunakan Sistem Informasi Akademik Sekolah Kebutuhan Sistem Sistem Informasi Akademik Sekolah membutuhkan hardware dan software minimum sebagai berikut:
Hardware 1. Prosesor Intel Pentium 4 atau yang lebih tinggi 2. Memori 1GB atau yang lebih tinggi 3. Monitor dengan resolusi minimum 1024x768. Disarankan minimum 1280x800 atau yang lebih tinggi 4. Perangkat masukan 1. Keyboard 2. Mouse/Touchpad 5. Printer deskjet atau laser
Software Server 1. 2. 3. 4.
Sistem Operasi Windows XP, Windows 7, Windows 8, atau yang lebih tinggi atau Linux Web Server Apache 2 Database Server MySQL Modul PHP 5
Client 1. Sistem Operasi Windows XP atau yang lebih tinggi atau Linux 2. Web Browser atau program penjelajah web. Disarankan Mozilla Firefox 15 atau yang lebih tinggi 3. PDF Reader. Disarankan terintegrasi dengan web browser dalam bentuk add on Disarankan agar pengguna mengakses program dari komputer client yang terpisah dengan server untuk melakukan transaksi. Komputer client dihubungkan dengan komputer server melalui jaringan LAN atau internet. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi resiko kerusakan data akubat virus dan sebagainya. Apabila pengguna ingin menggunakan jasa web hosting untuk server program, maka pengguna cukup menyediakan komputer client dan hubungan internet. Pengguna dapat mengakses program dari mana pun.
1 of 53
Instalasi dan Konfigurasi Program Instalasi Server Server yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: Server Web Server web bertugas melayani permintaan dari klien. Klien dalam hal ini adalah browser web atau program penjelajah web. Sistem Informasi Akademik Sekolah menggunakan Apache sebagai server web. Apache membutuhkan modul PHP Hypertext Prepocessor atau PHP untuk mengeksekusi script program. PHP juga melakukan permintaan penulisan, pembacaan, pembaruan, dan penghapusan data kepada server database. Server Database Server database melayani permintaan dari program. Permintaan tersebut antara lain adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Permintaan pembuatan data baru atau insert Permintaan data yang telah ada atau select Permintaan perubahan data yang telah ada atau update Permintaan penghapusan data yang telah ada atau delete
Sistem Informasi Akademik Sekolah menggunakan MySQL sebagai server database. Apache, PHP, dan MySQL harus dipersiapkan terlebih dahulu sebelum instalasi program dilakukan.
Instalasi Program Program dimasukkan ke dalam root document dari server web atau dimasukkan ke dalam sebuah direktori tertentu. Direktori tersebut harus mempunyai permission untuk executing script sehingga program dapat dijalankan. Database impor ke MySQL dengan menggunakan aplikasi seperti phpMyAdmin. Konfigurasi pada program diarahkan ke database tersebut beserta nama pengguna atau username dan password. Pengguna tersebut harus mempunyai hak akses untuk: 1. 2. 3. 4.
select insert delete update
Prinsip Umum Modul dan Data
2 of 53
Pada hampir semua modul, Sistem Informasi Akademik Sekolah memungkinkan pengguna mengubah status data menjadi "aktif" atau "nonaktif". Status "aktif" mengandung pengertian bahwa data tersebut digunakan oleh sistem. Data dapat ditampilkan pada laporan, ekspor, atau digunakan sebagai master oleh data lain. Status "nonaktif" mengandung pengertian bahwa data tersebut hanya berfungsi sebagai konsep. Data dengan status "nonaktif" dapat diubah menjadi "aktif" dan dapat digunakan seperti biasa. Pada beberapa modul, program mengunci data untuk kasus tertentu. Data yang dikuci tidak bisa diubah atau dihapus. Penguncian data tersebut dimaksudkan untuk mencegah administrator mengubah data tertentu sementara data tersebut seharusnya tidak diubah. Contoh nyata adalah jenis biaya. Ketika data tersebut telah digunakan, maka data tersebut tidak boleh diubah dan tidak boleh dihapus. Akan tetapi, sebelum data tersebut digunakan, pengguna tetap dapat mengubah atau menghapus data tersebut. Pada modul administrator, pengguna tidak bisa memblokir, menonaktifkan, atau menghapus dirinya sendiri. Hal tersebut bertujuan untuk mencegah kekosongan administrator sehingga menyebabkan Sistem Informasi Akademik Sekolah tidak dapat digunakan karena administrator merupakan tulang punggung dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah.
Akun Pengguna Pengguna Sistem Informasi Akademik Sekolah dibagi menjadi 3 yaitu administrator, guru, dan siswa.
Administrator Administrator adalah tulang punggung dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah. Administrator dapat melakukan semua hal termasuk menghapus seluruh data dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah. Dengan demikian, tingkat keamanan akun administrator harus tinggi. Administrator harus mengisi alamat email dan pertanyaan keamanan yang disediakan oleh program dan memberikan jawaban serahasia mungkin. Password administrator harus panjang dan aman yang terdiri dari kombinasi huruf, angka, dan lambang. Administrator bisa membuat akun administrator lain. Akun administator tersebut bisa saling memblokir dan menghapus. Meskipun demikian, administrator tidak bisa memblokir atau menghapus akunnya sendiri.
Guru Guru dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah mempunyai wewenang untuk mengubah data-data dirinya dan memberikan nilai mata pelajaran tertentu kepada siswa yang diajarnya. Dengan demikian, keamanan akun guru juga sangat penting. Guru juga diwajibkan untuk mengisi alamat email, pertanyaan keamanan serta password yang panjang dan aman.
3 of 53
Siswa Siswa dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah merupakan pengguna yang diberi kewenangan terbatas. Kewenangan tersebut hanya sebatas mengubah data pribadi beserta fotonya. Meskipun demikian, keamanan akun siswa tidak boleh diremehkan karena apabila akun tersebut dibuka orang lain, maka orang tersebut dapat mengacaukan data siswa dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah. Siswa juga diwajibkan untuk mengisi alamat email, pertanyaan keamanan serta password yang panjang dan aman.
Data Master Data master merupakan data yang diperlukan oleh program untuk sebuah proses tertentu. Dalam sebuah proses, program bisa mengguanakan puluhan data master sekaligus tergantung dari kompleksitas proses tersebut. Sebelum menggunakan Sistem Informasi Akademik Sekolah, pengguna harus melengkapi data-data master terlebih dahulu. Sistem Informasi Akademik Sekolah mempunyai lebih kurang 48 data master. Sebagian besar merupakan data yang relatif statis. Meskipun demikian, pengguna tetap dapat mengubah bata tersebut apabila diperlukan. Beberapa data master yang dinamis antara lain adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Profil Sekolah Master Pejabat Master Gedung Master Ruangan Master Fasilitas Master Jurusan Master Administrator Master Guru Master Kelas Master Kurikulum Master Mata Pelajaran Master Siswa
Selain data master di atas, program juga memerlukan data pada konfigurasi. Sebelum pengguna memasukkan data pada konfigurasi tersebut, program akan menggunakan konfigurasi standard yang disesuaikan dengan keadaan rata-rata sekolah. Meskipun demikian, sangat disarankan agar pengguana memasukkan data konfigurasi sehingga hasilnya akan lebih baik. Berikut ini akan dibahas tentang data master yang ada di dalam program Sistem Informasi Akademik Sekolah.
Profil Sekolah Profil sekolah berisi data-data sebagai berikut:
4 of 53
Field
Type
Null Default Comments
kode_hukum
varchar(10)
No
kode_yayasan
varchar(20)
No
nama_badan_hukum varchar(100) No nama
varchar(100) No
tanggal_pendirian
date
No
telepon
varchar(20)
No
faksimili
varchar(20)
No
email
varchar(50)
No
website
varchar(50)
No
alamat_1
varchar(100) No
kode_pos
varchar(20)
No
negara
varchar(50)
No
propinsi
varchar(50)
No
daerah
varchar(50)
No
pejabat_1
varchar(50)
No
jabatan_1
varchar(50)
No
jabatan_1_en
varchar(50)
No
no_id_pejabat_1
varchar(20)
No
pejabat_2
varchar(50)
No
jabatan_2
varchar(50)
No
jabatan_2_en
varchar(50)
No
no_id_pejabat_2
varchar(20)
No
no_akta
varchar(50)
No
nama_akta
varchar(255) No
tanggal_akta
date
No
no_sah
varchar(50)
No
tanggal_sah
date
No
logo
varchar(100) No
start_no_identitas
varchar(100) No
0
no_identitas
varchar(100) No
0
aktif
tinyint(1)
1
No
Mengisi Profil Sekolah Profil sekolah berbeda dengan data master lain. Profil sekolah hanya perlu diisi 1 baris (record)
5 of 53
saja. Apabila pengguna mengisi profil sekolah dengan beberapa baris, maka program hanya akan menggunakan data yang pertama saja. Sangat disarankan agar pengguna tidak membuat lebih dari 1 baris data. 1. Kode Badan Hukum Hanya diisi jika ada 2. Kode Yayasan Hanya diisi jika ada 3. Nama Badan Hukum Hanya diisi jika ada 4. Nama Sekolah Nama resmi sekolah 5. Tanggal Pendirian Cukup jelas 6. Telepon Cukup jelas 7. Faksimili Cukup jelas 8. Email Cukup jelas 9. Website Cukup jelas 10. Alamat Alamat surat-menyurat sekolah 11. Kode Pos Kode pos untuk alamat sekolah 12. Negara Cukup jelas 13. Propinsi Cukup jelas 14. Daerah Cukup jelas 15. Pejabat 1 Pejabat 1 sekolah (dapat diisi dengan nama kepala sekolah) 16. Jabatan 1 Jabatan untuk pejabat 1 (dapat diisi dengan "Kepala Sekolah") 17. Jabatan 1 (Bahasa Inggris) Jabatan untuk pejabat 1 dalam bahasa Inggris 18. Nomor identitas pejabat 1 Nomor KTP atau SIM pejabat 1 19. Pejabat 2 Pejabat 2 sekolah (dapat diisi dengan nama wakil kepala sekolah) 20. Jabatan 2 Jabatan untuk pejabat 2 (dapat diisi dengan "Wakil Kepala Sekolah") 21. Jabatan 2 (Bahasa Inggris) Jabatan untuk pejabat 2 dalam bahasa Inggris 22. Nomor Identitas Pejabat 2 Nomor KTP atau SIM pejabat 2
6 of 53
23. No Akta Nomor akta pendirian pekolah 24. Nama Akta Nama dalam akta pendirian sekolah 25. Tanggal Akta Pendirian Tanggal akta pendirian sekolah 26. Nomor Pengesahan Nomor pengesahan sekolah 27. Tanggal Pengesahan Tanggal pengesahan sekolah 28. Logo Logo sekolah 29. Aktif Selatu diisi dengan "aktif" Setelah semua data tersebut diisi, lanjutkan dengan memilih tombol "Simpan".
Master Pejabat Master pejabat menyimpan data detil dari semua pejabat sekolah. Sebuah record mewakili satu pejabat. Satu orang mungkin memegang 2 jabatan atau lebih sekaligus. Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir adanya rangkap jabatan dalam sebuah sistem secara bersamaan. Field
Type
Null Default Comments
nama
varchar(50)
No
jabatan
varchar(100) No
nomor_sk_pengangkatan varchar(50)
No
tanggal_sk_pengangkatan date
No
tanggal_pelantikan
date
No
tanggal_mulai_bekerja
date
No
tahun_akhir_jabatan
year(4)
No
aktif
tinyint(1)
No
1
Membuat Data Pejabat Baru Untuk membuat data pejabat baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar pejabat yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data pejabat sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data pejabat. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.
7 of 53
Mengubah Data Pejabat Pengguna dapat memperbarui data pejabat yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar pejabat. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data pejabat. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Pejabat Pengguna dapat menghapus data pejabat yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data pejabat yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Master Gedung Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir penggunaan beberapa gedung sekolah. Setiap gedung memiliki data-data yang berbeda. Master gedung harus diisi sebelum pengguna mengisi master ruangan. Setiap gedung diberi kode yang unik (berbeda satu sama lain). Kode tersebut diperlukan agar data gedung dapat digunakan oleh modul lain tanpa mengalami masalah apapun. Apabila pengguna tidak sengaja menghapus sebuah gedung, maka pengguna dapat membuat data gedung baru dengan kode yang sama dengan gedung yang terhapus. Dengan demikian, data pada modul lain seperti modul ruangan yang menggunakan data tersebut akan menggunakan data gedung baru secara otomatis tanpa memerlukan perubahan sama sekali. Adapun struktur dari data gedung adalah sebagai berikut: Field
Type
Null Default Comments
gedung_id
varchar(20)
No
nama
varchar(100) No
alamat
text
No
jumlah_lantai int(11)
No
panjang
double
No
lebar
double
No
tinggi
double
No
aktif
tinyint(1)
No
1
Membuat Data Gedung Baru Untuk membuat data gedung baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar gedung yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data gedung sama sekali, program akan
8 of 53
menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data gedung. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Gedung Pengguna dapat memperbarui data gedung yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar gedung. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data gedung. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Gedung Pengguna dapat menghapus data gedung yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data gedung yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut. Penghapusan hanya dilakukan apabila data tersebut benar-benar tidak digunakan untuk selamanya.
Master Ruangan Master ruangan digunakan oleh beberapa modul seperti ruang kelas, ruang belajar, ruang ujian, ruang bimbingan konseling, dan lain-lain. Setiap ruangan memiliki data-data yang berbeda. Master ruangan harus diisi sebelum pengguna membuat jadwal pelajaran, jadwal ujian, jadwal bimbingan, dan lain-lain. Setiap ruangan diberi kode yang unik (berbeda satu sama lain). Kode tersebut diperlukan agar data ruangan dapat digunakan oleh modul lain tanpa mengalami masalah apapun. Apabila pengguna tidak sengaja menghapus sebuah ruangan, maka pengguna dapat membuat data ruangan baru dengan kode yang sama dengan ruangan yang terhapus. Dengan demikian, data pada modul lain yang menggunakan data tersebut akan menggunakan data ruangan baru secara otomatis tanpa memerlukan perubahan sama sekali. Pengkodean ruangan diharapkan menyertakan unsur kode gedung dan kode lantai untuk memudahkan pencarian ruangan secara nyata. Apabila ruangan telah dikodekan sebelumnya, maka pengguna cukup merapikan kode tersebut dengan format yang standard. Adapun struktur data dari ruangan adalah sebagai berikut: Field
Type
Null Default Comments
9 of 53
Field ruangan_id
Type Null Default Comments varchar(20) No
nama
varchar(50) No
gedung
varchar(20) No
lantai
int(11)
No
kapasitas_belajar int(11)
No
kapasitas_ujian
int(11)
No
aktif
tinyint(1)
No
1
Kapasitas belajar berbeda dengan kapasitas ujian karena pada umumnya pada saat ujian, siswa diberi jarak yang lebih jauh dengan siswa lain. Kapasitas tersebut disesuaikan dengan kebijakan sekolah, jumlah siswa, dan ketersediaan ruangan. Menambah Data Ruangan Baru Untuk membuat data ruangan baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar ruangan yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data ruangan sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data ruangan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Ruangan Pengguna dapat memperbarui data ruangan yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar ruangan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data ruangan. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Ruangan Pengguna dapat menghapus data ruangan yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data ruangan yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut. Penghapusan hanya dilakukan apabila data tersebut benar-benar tidak digunakan untuk selamanya.
Master Fasiliitas
10 of 53
Master fasilitas ditampilkan pada halaman depan. Master ini tidak digunakan dalam transaksi akademik sehingga tidak bersifat mandatori. Sebelum membuat data pada master fasilitas, pengguna disarankan untuk memeriksa kategori fasilitas yang ada di dalam sistem. Apabila kategori tersebut belum sesuai, maka pengguna diwajibkan untuk menyesuaikannya terlebih dahulu. Untuk membuka data kategori fasilitas, pilih menu "Master". Program akan menampilkan daftar data master. Pilih "Kategori Fasilitas" yang ada di dalam daftar tersebut. Pengguna dapat menggunakan operasi "Tabah", "Ubah" atau "Hapus" untuk menyesuaikan kategori fasilitas dengan data asli yang ada di sekolah. Adapun struktur data dari fasilitas adalah sebagai berikut: Field
Type
Null Default Comments
fasilitas_id
bigint(20)
No
kategori_fasilitas varchar(50)
No
nama
varchar(100) No
spesifikasi
text
No
jumlah
int(11)
No
aktif
tinyint(1)
No
1
Membuat Data Fasilitas Baru Untuk membuat data fasilitas baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar fasilitas yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data fasilitas sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data fasilitas. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Fasilitas Pengguna dapat memperbarui data fasilitas yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar fasilitas. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data fasilitas. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Fasilitas Pengguna dapat menghapus data fasilitas yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data fasilitas yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut.
11 of 53
Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Master Jurusan Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir sekolah dengan berbagai macam jenis untuk semua tingkatan. Beberapa sekolah seperti SMA dan SMK mempunyai jurusan. Jurusan tersebut berhubungan dengan mata pelajaran yang diberikan kepada siswa pada jurusan tersebut serta metode pembelajarannya. Untuk sekolah yang penjurusannya tidak dimulai dari awal, maka siswa pada tingkat awal belum masuk ke dalam jurusan tertentu. Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir kasus tersebut. Dengan demikian, atribut jurusan pada data siswa tidak wajib diisi meskipun pada sekolah yang mempunyai jurusan. Pada sekolah yang mempunyai jurusan, pada tingkat yang sama, siswa akan mendapatkan mata pelajaran yang berbeda dengan jurusan lain. Meskipun nama mata pelajarannya sama (misalnya Matematika), akan tetapi kode mata pelajarannya harus dibedakan karena materinya mungkin akan berbeda. Setiap jurusan diberi kode yang unik. Kode tersebut akan digunakan oleh modul lain seperti siswa, kelas, mata pelajaran, biaya pendidikan, dan lain-lain. Adapun struktur data dari jurusan adalah sebagai berikut: Field
Type
Null Default Comments
jurusan_id
varchar(20)
No
nama
varchar(100) No
nama_en
varchar(50)
No
nama_sesi
varchar(50)
No
bidang_keahlian
varchar(100) No
kompetensi_umum text
No
kompetensi_khusus text
No
pejabat
varchar(50)
No
jabatan
varchar(50)
No
telepon_pejabat
varchar(50)
No
format_nis
varchar(100) No
telepon
varchar(50)
No
faksimili
varchar(50)
No
operator
varchar(50)
No
telepon_operator
varchar(50)
No
keterangan
text
No
12 of 53
Field denda_1
Type int(11)
Null Default Comments No 0
denda_2
int(11)
No
0
aktif
tinyint(1)
No
1
Sedangkan isian yang ditampilkan pada form jurusan adalah sebagai berikut: 1. Kode Jurusan Kode dari jurusan 2. Nama Nama resmi jurusan 3. Nama (Bahasa Inggris) Nama jurusan dalam bahasa Inggris 4. Nama Sesi Sesi adalah satuan waktu dari periode Kegiatan Belajar Mengajar, misalnya "semester" atau "catur wulan". Nama sesi ini tergantung kepada kebijakan pemerintah 5. Bidang Keahlian Bidang keahlian untuk jurusan yang bersangkutan 6. Kompetensi Umum Keahlian umum yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa pada jurusan yang bersangkutan 7. Kompetensi Khusus Keahlian khusus yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa pada jurusan yang bersangkutan 8. Pejabat Pejabat struktural pada jurusan yang bersangkutan. Hanya diisi jika ada 9. Jabatan Jabatan struktural untuk pejabat pada poin 8. Hanya diisi jika ada 10. Telepon Pejabat Telepon atau handphone untuk pejabat pada poin 8. Hanya diisi jika ada 11. Format NIS Format Nomor Induk Siswa. Format ini hanya digunakan untuk informasi dan tidak digunakan oleh program untuk membuat nomor induk siswa secara otomatis. Jika format NIS tersebut sama dengan format NIS sekolah, maka format NIS untuk semua jurusan dapat diisi dengan isian yang sama 12. Telepon Telepon kantor jurusan yang bersangkutan. Jika jurusan tidak mempunyai nomor telepon sendiri, isian tersebut dapat diisi dengan nomor telepon sekolah 13. Faksimili Faksimili kantor jurusan yang bersangkutan. Jika jurusan tidak mempunyai nomor telepon sendiri, isian tersebut dapat diisi dengan nomor telepon sekolah 14. Operator Nama operator Sistem Informasi Akademik jurusan yang bersangkutan. Jika jurusan tidak mempunyai operator sendiri, isian tersebut dapat diisi dengan operator Sistem Informasi Akademik Sekolah. Jika sebuah jurusan mempunyai lebih dari satu orang operator, maka operator diisi dengan kepala atau ketua dari operator untuk jurusan tersebut 15. Telepon Operator
13 of 53
Nomor telepon operator sebagaimana dimaksud pada poin 14 16. Keterangan Informasi tambahan jika diperlukan 17. Aktif Selalu diisi dengan "aktif" untuk data yang digunakan Disarankan untuk menggunakan kode yang mewakili jurusan tersebut dan menyamakan panjang kode dari semua jurusan. Membuat Data Jurusan Baru Untuk membuat data jurusan baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jurusan yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jurusan sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jurusan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Jurusan Pengguna dapat memperbarui data jurusan yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jurusan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jurusan. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Jurusan Pengguna dapat menghapus data jurusan yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jurusan yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Master Administrator Sistem Informasi Akademik Sekolah merupakan sistem multi user atau banyak pengguna. Tidak hanya guru dan siswa, administrator juga bisa lebih dari satu orang untuk jurusan yang sama. Pada versi 1.0, program tidak menempatkan administrator pada jurusan atau kelas tertentu. Selain itu, super user dan adminsitrator mempunyai wewenang yang sama. Seorang administrator dapat mendaftarkan administrator lain. Sistem akan mencatat siapa yang mendaftarkan administrator tersebut. Selain itu, seorang administrator juga dapat mengubah data dan password administrator lain, mengaktifkan, menonaktifkan, memblokir, membuka blokir, serta mengubah foto profil administrator lain. Pada versi selanjutnya, wewenang ini hanya diberikan kepada super user.
14 of 53
Password administrator dienkripsi secara berlapis sehingga meningkatkan keamanannya. Apabila administrator lupa password, administrator dapat menggunakan fasilitas "Lupa Password" dengan mengirimkan tautan ke email atau dengan menggunakan pertanyaan rahasia. Jawaban dari pertanyaan rahasia juga dienkripsi sehingga meningkatkan keamanan. Adapun struktur data dari administrator adalah sebagai berikut: Field
Type
Null Default Comments
karyawan_id varchar(20)
No
login
varchar(20)
No
password
varchar(42)
No
nama
varchar(50)
No
agama
varchar(3)
No
jenis_kelamin varchar(3)
No
status_sipil
No
varchar(5)
jumlah_anak int(11)
No
0
jabatan
varchar(50)
No
telepon
varchar(50)
No
handphone
varchar(50)
No
email
varchar(100) No
alamat
text
No
negara
varchar(50)
No
propinsi
varchar(50)
No
daerah
varchar(50)
No
blokir
tinyint(1)
No
0
aktif
tinyint(1)
No
1
Membuat Data Karyawan Baru Untuk mendaftarkan sebuah akun administrator baru, pilih tombol "Tambah" di bawah daftar administrator. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jurusan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. ID login adalah identitas yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem. Identitas tersebut harus unik antara satu akun dengan akun yang lain. Apabila pengguna menggunakan ID login untuk dua kun atau lebih, maka proses tersebut akan digagalkan oleh sistem. Mengubah Data Administrator Pengguna dapat memperbarui data administrator yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada
15 of 53
daftar administrator. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data administrator. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Administrator Pengguna dapat menghapus data administrator yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data administrator yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut. Pengguna tidak mungkin dapat menghapus, menonaktifkan, atau memblokir akunnya sendiri.
Master Guru Master guru merupakan data yang sangat penting karena data ini digunakan oleh banyak modul seperti modul mata pelajaran, jadwal pelajaran, serta digunakan pada beberapa modul e-learning. Sebagai data master yang penting, guru harus mempunyai identitas yang bersifat tetap. Untuk guru Pegawai Negeri Sipil (PNS), Nomor Induk Pegawai (NIP) merupakan nomor unik sehingga dapat digunakan sebagai identitas. Untuk guru yayasan atau guru honorer, sekolah wajib membuat kode tersendiri untuk guru tersebut. Panjang kode disarankan sama untuk semua guru yang tidak mempunyai NIP namun tidak harus sama panjangnya dengan NIP. Sebelum membuat data master guru, pengguna disarankan untuk meninjau beberapa data master sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Agama Jenjang Golongan Jabatan (untuk Jabatan Fungsional Guru) Ikatan Status Guru Status Aktivitas Guru Status Kerja
Master tersebut harus disesuaikan terlebih dahulu. Perubahan data master tersebut dapat menggunakan operasi "Tabah", "Ubah" atau "Hapus". Apabila seorang guru berubah status dari guru honorer menjadi guru PNS, disarankan agar pengguna mengubah identitas guru tersebut sesegera mungkin. Setelah identitas guru tersebut diubah, pengguna juga harus mengubah data-data yang terkait dengan guru tersebut seperti mata pelajaran, jadwal pelajaran, kehadiran, dan lain-lain karena sistem tidak secara otomatis menggantinya.
16 of 53
Apabila pengguna tidak mengijinkan guru tertentu untuk masuk ke dalam sistem, pengguna cukup memblokir guru tersebut. Guru yang diblokir tidak dapat masuk ke sistem namun datanya tetap dapat digunakan pada semua modul Sistem Informasi Akademik Sekolah. Adapun struktur data dari guru adalah sebagai berikut: Field
Type
Null Default Comments
guru_id
varchar(20)
No
login
varchar(20)
No
level
int(10)
No
password
varchar(42)
No
auth
varchar(42)
No
pertanyaan
varchar(100) No
jawaban
text
nama
varchar(100) No
nama_lengkap
varchar(100) No
nip
varchar(20)
No
tempat_lahir
varchar(50)
No
tanggal_lahir
date
No
agama
varchar(2)
No
jenis_kelamin
char(3)
No
status_sipil
varchar(5)
No
jumlah_anak
int(11)
No
ktp
varchar(50)
No
telepon
varchar(50)
No
handphone
varchar(50)
No
email
varchar(100) No
alamat
text
No
negara
varchar(50)
No
propinsi
varchar(50)
No
daerah
varchar(50)
No
homebase
varchar(50)
No
gelar
varchar(50)
No
jenjang
varchar(5)
No
keilmuan
varchar(255) No
lulusan_pt
varchar(255) No
100
No
0
17 of 53
Field golongan
Type varchar(10)
Null Default Comments No
jabatan
varchar(10)
No
ikatan
varchar(5)
No
status_guru
varchar(5)
No
status_aktivitas_guru
varchar(5)
No
status_kerja
varchar(5)
No
nuptk
varchar(30)
No
guru_bimbingan_konseling tinyint(1)
No
0
semester_keluar
varchar(5)
No
tanggal_bekerja
date
No
nama_bank
varchar(50)
No
nama_akun
varchar(50)
No
nomor_akun
varchar(50)
No
blokir
tinyint(1)
No
0
aktif
tinyint(1)
No
1
Sedangkan isian pada form guru adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
ID Guru ID Login Nama Nama Lengkap NIP Tempat Lahir Tanggal Lahir Agama Jenis Kelamin Status Sipil Jumlah Anak Nomor KTP Telepon Handphone Email Alamat Negara Propinsi Daerah Homebase Gelar
Jenjang Keilmuan Lulusan Perguruan Tinggi Golongan Jabatan Fungsional Guru Ikatan Status Guru Status Aktivitas Guru Status Kerja NUPTK Guru Bimbingan Konseling Semester Keluar Tanggal Bekerja Nama Bank Nama Akun Nomor Akun Diblokir Aktif
ID login harus sama dengan ID guru agar guru dapat masuk ke Sistem Informasi Akademik Sekolah. Beberapa isian dapat diabaikan untuk dilengkapi oleh guru setelah guru tersebut masuk ke dalam sistem. Guru tidak bisa mengubah ID guru dan ID login. Membuat Data Guru Baru Untuk membuat data guru baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar guru yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data guru sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data guru. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Guru Pengguna dapat memperbarui data guru yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar guru. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data guru. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Guru Pengguna dapat menghapus data guru yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data guru yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
19 of 53
Data guru yang meninggal dunia tidak perlu dihapus melainkan diubah Status Aktivitas Guru tersebut menjadi "Meninggal" dan diatur menjadi "nonaktif". Hal tersebut bertujuan agar data-data akademik sebelumnya yang berhubungan dengan guru tersebut dapat dibaca secara lengkap setelah guru tersebut meninggal dunia.
Master Kelas Kelas adalah kelompok belajar siswa. Kelas merupakan data yang wajib ada karena menyangkut jadwal pelajaran, kehadiran siswa, dan nilai akademik siswa. Setiap kelas harus diberi kode unik. Apabila sekolah telah mempunyai kode kelas sebelumnya, pengguna dapat menggunakan kode tersebut dengan penyesuaian. Apabila sekolah belum mempunyai kode kelas, pengguna diwajibkan untuk menyusun kode tersebut sebelum memasukkannya ke dalam sistem. Kode kelas disarankan mengandung unsur tingkat, jurusan, dan kode urut kelas yang dapat berupa angka atau huruf. Misalnya 2IPA1, 2IPA2, 2IPA3, 2IPS1, 3IPS1, 3IPS2, dan sebagainya di mana angka pertama menunjukkan tingkat sedangkan angka di belakang kode jurusan menunjuukan nomor urut kelas untuk tingkat dan jurusan tersebut. Untuk kelas yang belum mempunyai jurusan, kode jurusan dapat diganti dengan kode lain misaalnya SMA sehingga menjadi 1SMA1, 1SMA2, dan sebagainya. Pada saat siswa naik ke jenjang berikutnya, siswa tersebut harus dimasukkan ke dalam kelas yang baru. Data kelas tidak berubah kecuali jika terjadi penambahan kelas yang disebabkan oleh penambahan jumlah siswa secara signifikan atau perubahan distribusi siswa pada masing-masing jurusan untuk tingkat yang sama. Struktur kelas, seperti waki kelas, ketua kelas, dan sebagainya, diatur di dalam modul tersendiri. Hal tersebut bertujuan agar data struktur kelas tersebut dapat dilihat di masa yang akan datang meskipun siswa yang bersangkutan tidak berada di kelas tersebut. Adapun struktur data dari kelas adalah sebagai berikut: Field
Type
kelas_id varchar(20)
Null Default Comments No
nama
varchar(100) No
tingkat
bigint(20)
No
jurusan varchar(20)
No
ruangan varchar(20)
No
aktif
No
tinyint(1)
1
Sedangkan isian pada form kelas adalah sebahai berikut: 1. Kode Kelas Kode kelas yang bersangkutan 2. Nama
20 of 53
Nama kelas yang bersangkutan 3. Tingkat Tingkat untuk kelas yang bersangkutan. Lihat di master tingkat 4. Jurusan Jurusan untuk kelas yang bersangkutan. Jika kelas tersebut tidak mempunyai jurusan, cukup dikosongkan saja 5. Ruangan Ruangan kelas standar untuk kelas yang bersangkutan. Untuk sekolah yang menggunakan ruangan per mata pelajaran dan tidak menyediakan ruangan khusus untuk kelas, maka ruangan tersebut dapat dikosongkan 6. Aktif Selalu isi dengan "aktif" untuk kelas yang aktif. Jika sebuah kelas tidak digunakan pada periode tersentu, kelas tersebut dapat diatur menjadi "nonaktif" agar tidak muncul pada modul lain Membuat Data Kelas Baru Untuk membuat data kelas baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar kelas yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data kelas sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data kelas. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Kelas Pengguna dapat memperbarui data kelas yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar kelas. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data kelas. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Kelas Pengguna dapat menghapus data kelas yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data kelas yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Master Kurikulum Master kurikulum hanya digunakan pada modul mata pelajaran. Kurikulum akan membedakan sebuah mata pelajaran dengan mata pelajaran lain berdasarkan kurikulum tertentu. Membuat Data Kurikulum Baru
21 of 53
Untuk membuat data kurikulum baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar kurikulum yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data kurikulum sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data kurikulum. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Kurikulum Pengguna dapat memperbarui data kurikulum yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar kurikulum. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data kurikulum. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Kurikulum Pengguna dapat menghapus data kurikulum yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data kurikulum yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Master Mata Pelajaran Master mata pelajaran merupakan master yang sangat penting karena berhubungan dengan data akademik siswa termasuk jadwal pelajaran, kehadiran siswa dan guru, dan nilai akademik siswa. Setiap mata pelajaran harus diberi kode yang unik. Sebuah mata pelajaran yang umum seperti Matematika, meskipun diajarkan di semua tingkat dan jurusan, namun harus diberi kode yang berbeda untuk semua tingkat dan jurusan. Kelas yang berbeda dengan tingkat dan jurusan yang sama akan mendapatkan mata pelajaran yang sama. Sebuah mata pelajaran yang sudah tidak digunakan lagi tidak boleh dihapus melainkan cukup dengan mengaturnya menjadi "nonaktif". Hal tersebut bertujuan agar data akademik tersebut dapat tetap dibaca pada masa yang akan datang. Adapun struktur data mata pelajaran adalah sebagai berikut: Field
Type
Null Default Comments
mata_pelajaran_id
varchar(20) No
nama
varchar(50) No
nama_en
varchar(50) No
jurusan
varchar(20) No
22 of 53
Field tingkat
Type int(11)
Null Default Comments No
sesi
varchar(5)
No
kurikulum
varchar(5)
No
urutan
int(11)
No
kompetensi_umum text
No
kompetensi_khusus text
No
guru_pengampu
varchar(20) No
jumlah_jam
int(11)
No
aktif
tinyint(1)
No
1
Sedangkan isian pada form mata pelajaran adalah sebagai berikut: 1. Kode Mata Pelajaran Kode mata pelajaran yang bersangkutan 2. Nama Nama mata pelajaran yang bersangkutan 3. Nama (Bahasa Inggris) Nama mata pelajaran yang bersangkutan dalam bahasa Inggris 4. Jurusan Jurusan untuk mata pelajaran yang bersangkutan. Kosongkan jika tidak ada 5. Tingkat Tingkat untuk mata pelajaran yang bersangkutan 6. Sesi Sesi untuk mata pelajaran yang bersangkutan 7. Kurikulum Jenis kurikulum untuk mata pelajaran yang bersangkutan 8. Urutan Urutan untuk mata pelajaran yang bersangkutan pada setiap tingkat dan jurusan 9. Kompetensi Umum Keahlian umum yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa yang telah mengikuti mata pelajaran yang bersangkutan 10. Kompetensi Khusus Keahlian khusus yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa yang telah mengikuti mata pelajaran yang bersangkutan 11. Guru Pengampu Guru pengampu untuk mata pelajaran yang bersangkutan. Jika mata pelajaran tersebut diajar oleh beberapa orang guru, guru pengampu cukup diisi oleh seorang guru (misalnya ketua tim untuk guru mata pelajaran tersebut) 12. Jumlah Jam 13. Jumlah jam pelajaran dalam periode tertentu (bulanan atau mingguan, tergantung dari definisi jam pelajaran pada masing-masing sekolah) 14. Aktif Selalu isi dengan "aktif" untuk mata pelajaranyang aktif. Jika sebuah mata pelajaran tidak
23 of 53
digunakan pada periode tersentu, mata pelajaran tersebut dapat diatur menjadi "nonaktif" agar tidak muncul pada modul lain Membuat Data Mata Pelajaran Baru Untuk membuat data mata pelajaran baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar mata pelajaran yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data mata pelajaran sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data mata pelajaran. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Mata Pelajaran Pengguna dapat memperbarui data mata pelajaran yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar mata pelajaran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data mata pelajaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Mata Pelajaran Pengguna dapat menghapus data mata pelajaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data mata pelajaran yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Master Siswa Master siswa merupakan data paling penting dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah. Tanpa adanya master siswa, seluruh transaksi akademik tidak dapat dilakukan karena siswa merupakan entitas utama dalam sistem. Semua siswa diberi kode yang sama dengan Nomor Induk Siswa atau NIS. Nomor induk tersebut harus bersifat unik untuk setiap siswa dalam semua angkatan. Pada umumnya, pemberian Nomor Induk Siswa untuk semua sekolah sudah benar sehingga tidak akan dibahas lebih lanjut dalam panduan ini. Data siswa yang keluar atau meninggal dunia tidak perlu dihapus melainkan cukup diatur statusnya sehingga data-data akademik yang berhubungan dengan siswa tersebut dapat diakses di masa yang akan datang. Untuk siswa yang keluar harus diblokir sehingga tidak dapat lagi mengakses akunnya.
24 of 53
Adapun struktur data dari siswa adalah sebagai berikut: Field
Type
Null Default Comments
siswa_id
varchar(20)
No
login
varchar(20)
No
level
int(11)
No
password
varchar(42)
No
nama
varchar(100) No
status_awal
varchar(5)
No
status_siswa
varchar(5)
No
tingkat
bigint(20)
No
sesi
varchar(5)
No
jurusan
varchar(20)
No
kelas
varchar(10)
No
jenis_kelamin
varchar(3)
No
golongan_darah
varchar(5)
No
tempat_lahir
varchar(50)
No
tanggal_lahir
date
No
agama
varchar(2)
No
warga_negara
varchar(5)
No
kebangsaan
varchar(50)
No
status_sipil
varchar(2)
No
no_identitas
varchar(50)
No
telepon
varchar(50)
No
handphone
varchar(50)
No
email
varchar(100) No
alamat
varchar(255) No
rt
varchar(10)
No
rw
varchar(10)
No
kode_pos
varchar(6)
No
negara
varchar(50)
No
propinsi
varchar(50)
No
daerah
varchar(50)
No
telepon_asal
varchar(50)
No
alamat_asal
varchar(255) No
120
25 of 53
Field rt_asal
Type varchar(10)
Null Default Comments No
rw_asal
varchar(10)
No
kode_pos_asal
varchar(6)
No
negara_asal
varchar(50)
No
propinsi_asal
varchar(50)
No
daerah_asal
varchar(50)
No
anak_ke
int(11)
No
1
jumlah_saudara
int(11)
No
1
nama_ayah
varchar(50)
No
agama_ayah
varchar(2)
No
pendidikan_ayah
varchar(5)
No
pekerjaan_ayah
varchar(5)
No
hidup_ayah
varchar(5)
No
nama_ibu
varchar(50)
No
agama_ibu
varchar(2)
No
pendidikan_ibu
varchar(5)
No
pekerjaan_ibu
varchar(5)
No
hidup_ibu
varchar(5)
No
telepon_ortu
varchar(50)
No
handphone_ortu
varchar(50)
No
email_ortu
varchar(100) No
alamat_ortu
varchar(255) No
rt_ortu
varchar(10)
No
rw_ortu
varchar(10)
No
kode_pos_ortu
varchar(6)
No
negara_ortu
varchar(50)
No
propinsi_ortu
varchar(50)
No
daerah_ortu
varchar(50)
No
nama_wali_murid
varchar(50)
No
jenis_kelamin_wali_murid varchar(3)
No
agama_wali_murid
varchar(2)
No
pendidikan_wali_murid
varchar(5)
No
pekerjaan_wali_murid
varchar(5)
No
telepon_wali_murid
varchar(50)
No
26 of 53
Field handphone_wali_murid
Type varchar(50)
Null Default Comments No
email_wali_murid
varchar(100) No
alamat_wali_murid
varchar(255) No
rt_wali_murid
varchar(10)
No
rw_wali_murid
varchar(10)
No
kode_pos_wali_murid
varchar(6)
No
negara_wali_murid
varchar(50)
No
propinsi_wali_murid
varchar(50)
No
daerah_wali_murid
varchar(50)
No
sekolah_asal
varchar(50)
No
jenis_sekolah_asal
varchar(20)
No
alamat_sekolah_asal
varchar(255) No
kode_pos_sekolah_asal
varchar(6)
No
negara_sekolah_asal
varchar(50)
No
propinsi_sekolah_asal
varchar(50)
No
daerah_sekolah_asal
varchar(50)
No
jurusan_sekolah_asal
varchar(50)
No
nilai_sekolah_asal
varchar(10)
No
nilai_ujian_akhir_nasional double
No
tahun_lulus_sekolah_asal year(4)
No
ijazah_sekolah_asal
varchar(50)
No
nomor_sk_masuk
varchar(50)
No
tanggal_sk_masuk
date
No
tahun_masuk
year(4)
No
semester_masuk
varchar(10)
No
nomor_sk_keluar
varchar(50)
No
tanggal_sk_keluar
date
No
catatan_keluar
text
No
biaya_studi
varchar(2)
No
nama_bank
varchar(50)
No
nomor_rekening
varchar(50)
No
autodebet
varchar(2)
No
blokir
tinyint(1)
No
0
aktif
tinyint(1)
No
1
27 of 53
Sedangkan isian pada form data siswa adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44.
Nomor Induk Siswa ID Login Nama Status Awal Status Siswa Tingkat Sesi Jurusan Kelas Jenis Kelamin Golongan Darah Tempat Lahir Tanggal Lahir Agama Warga Negara Kebangsaan Status Sipil Nomor Identitas Telepon Handphone Email Alamat RT RW Kode Pos Negara Propinsi Daerah Telepon Asal Alamat Asal RT Asal RW Asal Kode Pos Asal Negara Asal Propinsi Asal Daerah Asal Anak Ke Jumlah Saudara Nama Ayah Agama Ayah Pendidikan Ayah Pekerjaan Ayah Hidup Ayah Nama Ibu
Agama Ibu Pendidikan Ibu Pekerjaan Ibu Hidup Ibu Telepon Orang Tua Handphone Orang Tua Email Orang Tua Alamat Orang Tua RT Orang Tua RW Orang Tua Kode Pos Orang Tua Negara Orang Tua Propinsi Orang Tua Daerah Orang Tua Nama Wali Murid Jenis Kelamin Wali Murid Agama Wali Murid Pendidikan Wali Murid Pekerjaan Wali Murid Telepon Wali Murid Handphone Wali Murid Email Wali Murid Alamat Wali Murid RT Wali Murid RW Wali Murid Kode Pos Wali Murid Negara Wali Murid Propinsi Wali Murid Daerah Wali Murid Sekolah Asal Jenis Sekolah Asal Alamat Sekolah Asal Kode Pos Sekolah Asal Negara Sekolah Asal Propinsi Sekolah Asal Daerah Sekolah Asal Jurusan Sekolah Asal Nilai Sekolah Asal Nilai Ujian Akhir Nasional Tahun Lulus Sekolah Asal Ijazah Sekolah Asal Nomor SK Masuk Tanggal SK Masuk Tahun Masuk Semester Masuk Nomor SK Keluar Tanggal SK Keluar Catatan Keluar
29 of 53
93. 94. 95. 96. 97. 98.
Biaya Studi Nama Bank Nomor Rekening Autodebet Diblokir Aktif
ID login harus sama dengan Nomor Induk Siswa. Membuat Data Siswa Baru Untuk membuat data siswa baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar siswa yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data siswa sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data siswa. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Siswa Pengguna dapat memperbarui data siswa yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar siswa. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data siswa. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Siswa Pengguna dapat menghapus data siswa yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data siswa yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Pendataan Transaksi Akademik Pendatan transaksi akademik merupakan proses memasukkan data setiap transaksi akademik ke dalam sistem. Data tersebut akan simpan dan diolah oleh program sesuai dengan tempatnya. Pendataan transaksi akademik dilakukan setiap saat tergantung pada waktu terjadinya transaksi tersebut. Semua transaksi akademik di dasarkan pada tahun pelajaran tertentu. Data tersebut dapat dibuka kembali pada tahun pelajaran berikutnya selama data tersebut masih ada. Pada program Sistem Informasi Akademik Sekolah, developer menempatkan beberapa modul di bawah menu "Pendataan Akademik" yang sama dengan modul pada master yaitu "Kelas", "Siswa", dan "Mata Pelajaran". Penempatan modul tersebut karena master tersebut bersifat dinamis terutama master siswa yang bertambah setiap tahunnya.
30 of 53
Pendataan transaksi akademik diawali dengan memasukkan data tahun pelajaran baru. Data tahun pelajaran harus dibuat sebelum pengguna membuat data lain seperti jadwal pelajaran, jadwal ujian, jadwal bimbingan, jenis biaya, dan lain-lain.
Tahun Pelajaran Tahun pelajaran merupakan data yang wajib ada sebelum memulai transaksi akademik. Data tersebut digunakan oleh semua modul transaksi akademik pada program Sistem Informasi Akademik Sekolah. Apabila data tahun pelajaran belum dibuat, maka semua transaksi akademik tidak dapat dilakukan. Dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah, sebuah data tahun pelajaran digunakan oleh semua tingkat, angkatan, jurusan, dan kelas. Dalam sebuah sistem harus ada sebuah tahun pelajaran yang diatur sebagai "Periode Berjalan" untuk memberitahukan kepada sistem bahwa tahun pelajaran tersebut digunakan secara standard oleh beberapa modul. Data tahun pelajaran pada "Periode Berjalan" harus aktif. Disarankan agar data tahun pelajaran dibuat jauh sebelum memasukinya untuk menunjang data akademik lain. Setiap tahun pelajaran diberi kode unik. Format standard dari kode tersebut adalah 5 angka yang terdiri dari 4 angka tahun dan 1 angka sesi. Sebagai contoh, Semester Ganjil Tahun Pelajaran 2012/2013 diberi kode 20121 sedangkan Semester Genap Tahun Pelajaran 2012/2013 diberi kode 20122. Demikian seterusya. Adapun struktur data dari tahun pelajaran adalah sebagai berikut: Field
Type
Null Default Comments
tahun_id
varchar(5)
No
nama
varchar(255) No
tanggal_bayar_mulai
date
No
tanggal_bayar_selesai
date
No
tanggal_autodebet_mulai date
No
tanggal_autodebet_selesai date
No
tanggal_sekolah_mulai
date
No
tanggal_sekolah_selesai
date
No
tanggal_uts_mulai
date
No
tanggal_uts_selesai
date
No
tanggal_uas_mulai
date
No
tanggal_uas_selesai
date
No
tanggal_batas_nilai
date
No
31 of 53
Field proses_buka
Type int(11)
Null Default Comments No 0
proses_tutup
int(11)
No
catatan
text
No
default
tinyint(1)
No
0
aktif
tinyint(1)
No
1
0
Sedangkan isian form data tahun pelajaran adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
Kode Tahun Nama Tanggal Bayar Mulai Tanggal Bayar Selesai Tanggal Autodebet Mulai Tanggal Autodebet Selesai Tanggal Sekolah Mulai Tanggal Sekolah Selesai Tanggal UTS Mulai Tanggal UTS Selesai Tanggal UAS Mulai Tanggal UAS Selesai Tanggal Batas Nilai Proses Buka Proses Tutup Catatan Status Default Aktif
Beri centang pada "default" untuk periode berjalan. Perlu dicatat bahwa hanya boleh ada 1 tahun pelajaran yang diatur sebagai periode berjalan. Membuat Data Tahun Pelajaran Baru Untuk membuat data tahun pelajaran baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar tahun pelajaran yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data tahun pelajaran sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data tahun pelajaran. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Tahun Pelajaran Pengguna dapat memperbarui data tahun pelajaran yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada
32 of 53
daftar tahun pelajaran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data tahun pelajaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Tahun Pelajaran Pengguna dapat menghapus data tahun pelajaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data tahun pelajaran yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Anggota Kelas Data anggota kelas menunjukkan posisi seorang siswa pada periode tertentu. Data anggota kelas tetap dapat dibuka di masa yang akan datang meskipun siswa yang bersangkutan tidak lagi berada pada kelas tersebut. Data anggota kelas merupakan data penting yang digunakan oleh beberapa modul seperti nilai akademik siswa, struktur kelas, kehadiran siswa, jadwal bimbingan, modul e-learning, dan modul-modul yang diakses oleh siswa. Tanpa data anggota kelas, modul-modul tersebut tidak dapat digunakan. Isian pada form data anggota kelas adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Tahun Pelajaran Siswa Kelas Sesi
Selain menyimpan informasi di atas, program juga menyimpan informasi jurusan dan tingkat yang diambil dari data kelas. Informasi tersebut berguna bagi program untuk menentukan jurusan dan tingkat terutama apabila kelas tersebut dihapus oleh pengguna. Apabila seorang siswa pindah dari satu kelas ke kelas lain, maka sistem hanya akan mencatat data terakhir untuk periode tersebut. Dengan demikian, data-data yang berhubungan dengan anggota kelas sebelum perubahan dilakukan tidak dapat dibuka lagi. Mengatur Anggota Kelas Untuk mengatur anggota kelas, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar anggota kelas yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data anggota kelas sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.
33 of 53
Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data anggota kelas. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Anggota Kelas Pengguna dapat memperbarui data anggota kelas yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar anggota kelas. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data anggota kelas. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Anggota Kelas Pengguna dapat menghapus data anggota kelas yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data anggota kelas yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Struktur Kelas Struktur kelas merupakan data tambahan dari kelas. Data tersebut berubah setiap periode meskipun data kelas tidak berubah. Data struktur kelas harus bisa diakses di masa yang akan datang. Dengan demikian, data struktur kelas tidak bisa digabungkan menjadi satu tabel dengan tabel kelas. Isian pada form data struktur kelas adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Tahun Pelajaran Kelas Wali Kelas Ketua Kelas Wakil Ketua Kelas Sekretaris Kelas Bendahara Kelas
Data wali kelas diambil dari data guru sedangkan data ketua kelas, wakil ketua kelas, sekretaris kelas, dan bendahara kelas diambil dari data anggota kelas yang telah dibuat sebelumnya. Data tersebut diperbarui ketika pengguna mengubah pilihan tahun pelajaran dan kelas. Apabila data struktur kelas diubah, maka sistem hanya akan menyimpan data terakhir untuk kelas tersebut pada periode yang bersangkutan sedangkan data sebelum perubahan tidak akan disimpan.
Jadwal Pelajaran
34 of 53
Jadwal pelajaran merupakan data penting yang digunakan oleh beberapa modul. Jadwal pelajaran juga berhubungan dengan modul-modul yang diakses oleh guru dan siswa. Jadwal pelajaran baru dapat dibuat setelah pengguna melengkapi data-data sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.
Tahun Pelajaran Kelas Mata Pelajaran Guru dan Ruangan
Tanpa data-data tersebut, jadwal pelajaran tidak dapat dibuat karena isian tersebut bersifat wajib. Sistem tidak mengatur jadwal pelajaran secara otomatis. Pengguna memasukkan jadwal pelajaran yang telah selesai dibuat baik secara manual maupun dengan menggunakan program penjadwalan lain. Disarankan agar sekolah telah menyusun jadwal sebelum tahun pelajaran dimulai. Pengguna dapat menyalin jadwal pelajaran dari periode sebelumnya jika sudah ada. Setelah jadwal tersebut disalin, pengguna disarankan agar memeriksa dan menyesuaikan jadwal tersebut dengan kondisi sebenarnya. Apabila pengguna menyalin jadwal pelajaran untuk periode yang sama lebih dari satu kali, maka akan terjadi tumpang tindih data di program. Membuat Data Jadwal Pelajaran Baru Untuk membuat data jadwal pelajaran baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jadwal pelajaran yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jadwal pelajaran sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jadwal pelajaran. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menyalin Data Jadwal Pelajaran Untuk menyalin jadwal pelajaran dari sebuah periode ke periode lain, pengguna dapat memilih sebuah periode tertentu. Apabila pada periode tersebut belum terdapat jadwal pelajaran, program mempersilakan pengguna membuat jadwal baru atau menyalin jadwal pelajaran dari periode lain. Untuk memulai penyalinan, pilih tautan yang berbunyi: "Klik di sini untuk menyalin dari semester sebelumnya". Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form untuk menyalin jadwal pelajaran. Pilih tahun pelajaran yang akan dijadikan sumber dan tujuan. Tentukan pula apakah data yang disalin adalah semua kelas atau kelas tertentu saja. Lanjutkan dengan memilih tombol "Salin". Semua jadwal yang dari tahun pelajaran sumber akan disalin ke tahun pelajaran tujuan sesua dengan kelas yang dipilih. Mencetak Berita Acara Kegiatan Belajar Mengajar Sistem Informasi Akademik Sekolah menyediakan fasilitas untuk mencetak blangko berita acara
35 of 53
Kegiatan Belajar Mengajar (KBM). Berita acara tersebut dapat dicetak sebanyak jumlah pertemuan. Blangko tersebut kemudian diisi dan ditandatangani oleh guru dan perwakilan siswa pada saat Kegiatan Belajar Mengajar dilaksanakan. Mengubah Data Jadwal Pelajaran Pengguna dapat memperbarui data jadwal pelajaran yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jadwal pelajaran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jadwal pelajaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Jadwal Pelajaran Pengguna dapat menghapus data jadwal pelajaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jadwal pelajaran yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Jadwal Ujian Sistem Informasi Akademik Sekolah juga menyediakan modul jadwal ujian. Berbeda dengan jadwal pelajaran, pada modul ini tidak disediakan fasilitas penyalinan jadwal dari periode sebelumnya. Hal tersebut mengingat jumlah siswa yang mungkin berbeda untuk setiap periode sehingga menyebabkan perbedaan yang cukup besar pada jumlah lokal ujian. Sebuah kelas mungkin akan dibadi menjadi beberapa lokal ujian tergantung dari banyaknya siswa pada kelas tersebut dan kapasitas ujian masing-masing ruangan. Masing-masing lokal ujian dibuat sebagai jadwal ujian yang terpisah dengan lokal ujian yang lain. Siswa dari sebuah kelas mungkin akan bergabung dalam satu ruangan dengan siswa dari kelas lain dengan alasan efiisensi. Peserta ujian ditentukan setelah jadwal ujian dibuat. Peserta ujian untuk jadwal tertentu diambil berdasarkan jurusan dan tingkat sesuai dengan mata pelajaran tersebut sehingga peserta tersebut dapat bercampur dengan siswa dari kelas lain. Membuat Jadwal Ujian Baru Untuk membuat data jadwal ujian baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jadwal ujian yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jadwal ujian sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jadwal ujian. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.
36 of 53
Menentukan Peserta Ujian Peserta ujian harus ditentukan oleh pengguna karena sistem tidak secara otomatis menentukannya. Penentuan peserta ujian dilakukan dengan memilih beberapa orang siswa yang ada di dalam daftar dan memasukkannya sebagai peserta pada jadwal ujian yang dipilih. Pengguna juga dapat mengeluarkan seorang atau beberapa orang siswa dari sebuah jadwal ujian. Untuk menentukan peserta ujian, tampilkan daftar ujian secara keseluruhan. Apabila jumlah jadwal ujian lebih dari jumlah baris ke bawah sehingga menyebabkan beberapa data jadwal pelajaran data tidak ditampilkan, pengguna dapat memilih pengontrol pembagian halaman (pagination) atau dengan cara memasukkan nama jadwal ke dalam kotak pencarian. Setelah data tersebut ditampilkan, pilih tautan "Ubah" di sebelah kanan "Peserta". Angka di dalam kolom "Peserta" merupakan peserta dari jadwal ujian yang bersangkutan. Setelah memilih tautan "Ubah", program akan menampilkan sebuah dialog yang berisi daftar siswa yang terdiri dari 2 kolom. Kolom sebelah kiri adalah peserta untuk jadwal ujian yang bersangkutan sedangkan kolom sebelah kanan berisi semua siswa di luar dari peserta jadwal ujian tersebut. Nama siswa dalam "Daftar Siswa" yang ditampilkan dengan warna merah merupakan siswa yang belum masuk ke jadwal ujian manapun untuk mata pelajaran yang sama sedangkan nama siswa yang ditampilkan dengan warna hitam sudah masuk ke jadwal ujian lain untuk mata pelajaran yang sama. Dengan pembedaan warna ini, pengguna lebih mudah untuk membagi peserta ujian. Untuk memasukkan siswa ke sebagai peserta jadwal ujian tersebut, pilih beberapa orang siswa yang ada di dalam kolom "Daftar Siswa" kemudian pilih tombol "Masukkan". Untuk mengeluarkan siswa ke dari peserta jadwal ujian tersebut, pilih beberapa orang siswa yang ada di dalam kolom "Peserta Ujian" kemudian pilih tombol "Keluarkan". Pengguna tetap dapat mengubah peserta ujian setelah dialog tersebut ditutup dengan membuka kembali dialog tersebut dan menggunakan cara yang sama. Mengubah Data Jadwal Ujian Pengguna dapat memperbarui data jadwal ujian yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jadwal ujian. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jadwal ujian. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Jadwal Ujian Pengguna dapat menghapus data jadwal ujian yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jadwal ujian yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Jadwal Bimbingan
37 of 53
Jadwal bimbingan merupakan jadwal bimbingan konseling. Jadwal bimbingan dibagi menjadi beberapa jenis misalnya bimbingan per kelas, bimbingan per kelompok atau bimbingan per siswa. Jenis bimbingan dapat dilihat pada master bimbingan. Pada jadwal bimbingan per kelopmok dan per siswa, pengguna harus memasukkan Nomor Induk Siswa peserta bimbingan konseling. Pengguna dapat mengetikkan nama siswa dan sistem akan menampilkan siswa yang namanya sesuai dengan yang diketikkan. Pilih salah satu siswa dan program secara otomatis akan menambahkan Nomor Induk Siswa tersebut ke dalam daftar. Apabila pengguna memasukkan seorang siswa lebih dari satu kali, program secara otomatis akan menyaringnya sehingga tidak terjadi duplikasi pada saat disimpan. Pada jadwal bimbingan perkelas, pengguna cukup memasukkan kelas yang bersangkutan tanpa harus memasukkan siswa satu peserta. Membuat Jadwal Bimbingan Baru Untuk membuat data jadwal bimbingan baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jadwal bimbingan yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jadwal bimbingan sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jadwal bimbingan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Jadwal Bimbingan Pengguna dapat memperbarui data jadwal bimbingan yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jadwal bimbingan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jadwal bimbingan. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Jadwal Bimbingan Pengguna dapat menghapus data jadwal bimbingan yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jadwal bimbingan yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Kehadiran Kehadiran merupakan data kehadiran guru dan siswa pada jadwal pelajaran yang telah ditentukan. Data kehadiran guru dan siswa dapat dilihat oleh guru, siswa, dan wali murid. Kehadiran pada sebuah mata pelajaran dengan lebih dari satu kali jadwal dalam seminggu (jadwal
38 of 53
serial) tetap diisi menurut jadwal tersebut. Meskipun demikian, persentase kehadiran siswa merupakan persentase kumulatif dari semua kehadiran untuk mata pelajaran yang sama. Kehadiran siswa tergantung dengan kehadiran guru. Apabila data kehadiran guru belum dimasukkan, maka data kehadiran siswa belum bisa dimasukkan. Setelah kehadiran siswa dimasukkan, pengguna tetap dapat mengubah kehadiran guru namun tidak diperkenankan menghapusnya. Sebelum mengisi data kehadiran, pengguna disarankan untuk meninjau master kehadiran terlebih dahulu. Sistem secara standard mendefinisikan kehadiran siswa menjadi 4 macam yaitu sebagai berikut: No Kode
Nama Kehadiran
Nilai
Bobot
1 H
Hadir
1
1
2 I
Ijin
1
0.5
3 S
Sakit
1
0.5
4 A
Alpa
0
0
Sekolah dapat menggunakan bobot atau nilai untuk menghitung persentase kehadiran siswa. Program secara standard menggunakan nilai untuk menghitung persentase kehadiran siswa. Meskipun demikian, program tetap menyimpan bobot pada setiap kehadiran siswa. Pengguna dapat mengatur ulang nilai dan bobot kehadiran tersebut namun tidak diperbolehkan mengubah kode yang sudah ada (H, I, S, dan A) kecuali dengan mengajukan permintaan khusus kepada developer karena kode tersebut telah digunakan secara permanen oleh program. Untuk mengganti kode di atas, program harus diubah terlebih dahulu. Menambah Kehadiran Guru Untuk menambah kehadiran guru, pilih tautan "Tambah" di bawah kolom "Kehadiran" pada sebuah jadwal pelajaran yang ditampilkan pada modul kehadiran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form untuk menambah kehadiran guru. Pengguna juga dapat menambah kehadiran guru dengan membuka sebuah jadwal yang ditampilkan pada modul kehadiran kemudian memilih tombol "Tambah". Adapun isian yang terdapat pada form kehadiran guru tersebut adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Guru yang Mengajar Tanggal Jam Mulai Jam Selesai Catatan Aktif
Guru yang mengajar adalah guru yang benar-benar mengajar pada jadwal tersebut. Guru tersebut
39 of 53
mungkin berbeda dengan guru yang tercantum di dalam jadwal pelajaran. Setelah mengisi semua isian tersebut, lanjutkan dengan memilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menentukan Kehadiran Siswa Setelah kehadiran guru dibuat, pengguna dapat menentukan kehadiran siswa. Untuk menentukan kehadiran siswa, pilih tautan "Ubah" pada salah satu kehadiran guru. Program akan menampilkan sebuah form yang berisi kehadiran sisiwa. Secara standar, program langsung memilih "Hadir". Pengguna dapat mengubahnya sesuai dengan data asli. Setelah semua kehadiran tersebut diatur, pilih tombol "Simpan". Setelah kehadiran tersebut disimpan, pengguna tetap dapat mengubahnya di masa mendatang. Meskipun demikian, kehadiran siswa tidak bisa dihapus melalui program. Siswa yang tidak hadir tetapi dicatat di dalam sistem.
Nilai Akademik Siswa Sistem Informasi Akademik Sekolah juga menyimpan nilai akademik siswa untuk semua siswa pada semua tingkat, jurusan, kelas, dan periode. Nilai tersebut dapat dilihat oleh guru, siswa, dan wali murid. Guru yang diberi hak untuk masuk ke dalam sistem bisa memasukkan nilai mata pelajaran kepada siswa yang diajarnya. Akan tetapi, pengisian tersebut dibatasi oleh waktu. Di luar waktu yang telah ditentukan, guru tidak dapat memasukkan nilai tersebut. Pada kasus tersebut, maka administrator dapat membantu guru untuk memasukkan nilai tersebut dengan menggunakan akun administrator tanpa mengubah konfigurasi program. Nilai akademik siswa dapat dibuka pada masa yang akan datang meskipun siswa tersebut sudah tidak berada di kelas yang bersangkutan selama data mata pelajaran, anggota kelas, dan nilai akademik siswa tersebut masih ada. Nilai akademik siswa dapat ditampilkan per kelas maupun per siswa. Nilai tersebut dapat ditampilkan setelah pengguna memilih tahun pelajaran tertentu. Komponen penilaian dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah terdiri dari Tugas 1, Tugas 2, Tugas 3, Tugas 4, Tugas 5, Ujian 1, Ujian 2, Ujian 3, Ujian 4, Ujian 5, UTS, dan UAS. Komponen tersebut tidak harus ada semua. Sekolah mungkin hanya menggunakan beberapa ujian dan tugas. Nilai akhir merupakan hasil perhitungan dari setiap komponen penilaian yang ada. Formula dari penilaian tersebut tidak didefinisikan di dalam program standard. Meskipun demikian, sekolah bisa mengajukan permohonan kepada developer untuk membuat formula standard sehingga guru dan siswa tidak perlu menghitung nilai akhir secara manual.
Predikat Nilai Predikat nilai merupakan predikat nilai siswa. Setiap nilai dengan rentang tertentu akan diberi predikat tertentu. Predikat tersebut mungkin akan berbeda setiap tahunnya. Predikat nilai digunakan pada pencetakan Laporan Hasil Evaluasi Belajar Siswa yang diselenggarakan secara periodik. Dengan demikian, prestasi siswa akan lebih terukur. Membuat Data Predikat Nilai Baru
40 of 53
Untuk membuat data predikat nilai baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar predikat nilai yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data predikat nilai sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data predikat nilai. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Predikat Nilai Pengguna dapat memperbarui data predikat nilai yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar predikat nilai. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data predikat nilai. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Predikat Nilai Pengguna dapat menghapus data predikat nilai yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data predikat nilai yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Ektra Kurikuler Kegiatan ekstra kurikuler merupakan kegiatan sekolah di luar kurikulum pendidikan. Jenis kegiatan ditentukan oleh masing-masing sekolah. Sistem Informasi Akademik Sekolah juga mencatat jadwal kegiatan ekstra kurikuler sekolah. Dengan demikian, siswa dapat mengetahui jadwal kegiatan tersebut tanpa harus membaca pengumuman di dinding atau di papan pengumuman. Informasi yang disajian pada Sistem Informasi Akademik Sekolah juga lebih terstruktur dan lengkap. Selain siswa, wali murid juga mengetahui kediatan siswa. Wali murid dapat mengetahui kelas mana saja yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Wali murid juga mengetahu waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian, seluruh kegiatan ekstra kurikuler menjadi lebih transparan. Membuat Data Ekstra Kurikuler Baru Untuk membuat data ekstra kurikuler baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar ekstra kurikuler yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data ekstra kurikuler sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data ekstra kurikuler.
41 of 53
Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Ekstra Kurikuler Pengguna dapat memperbarui data ekstra kurikuler yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar ekstra kurikuler. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data ekstra kurikuler. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Ekstra Kurikuler Pengguna dapat menghapus data ekstra kurikuler yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data ekstra kurikuler yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Keuangan Sistem Informasi Akademik Sekolah juga mencakup informasi keuangan. Informasi keuangan yang dimaksud di dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah adalah keuangan yang berhubungan dengan biaya pendidikan yang dibebankan kepada siswa atau wali murid. Informasi tersebut meliputi: 1. Jenis Biaya 2. Informasi dan Catatan Angusran/Cicilan 3. Informasi Biaya yang Belum Dibayar Dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah, setiap biaya yang dimasukkan ke dalam sistem dapat dicicil. Meskipun demikian, sekolah dapat menerapkan kebijakan agar siswa atau wali murid membayarnya sekaligus. Pasa setiap pembayaran, program menyediakan modul cetak kuitansi. Kuitansi tersebut baru dianggap sah jika ditandatangani oleh administrator yang menerimanya dan dibubuhi stempel dari sekolah. Teknis pembayarannya diserahkan kepada masing-masing sekolah. Sekolah dapat melihat informasi penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh siswa atau wali murid untuk setiap jenis biaya. Sekolah juga bisa melihat jumlah yang belum dibayar baik oleh masing-masing siswa maupun berdasarkan jenis biaya tertentu. Sebelum melakukan tarnsaksi pembayaran, pengguna harus memasukkan jenis biaya ke dalam sistem terlebih dahulu. Jenis biaya tersebut akan menjadi
Jenis Biaya Sekolah harus menentukan jenis biaya yang dibebankan kepada masing-masing siswa atau wali murid. Jenis biaya tersebut dibedakan berdasarkan:
42 of 53
1. 2. 3. 4.
Tahun Masuk atau Angkatan Jurusan Kelas Tahun Pelajaran
Meskipun sekolah menetapkan bahwa jumlah biaya pendidikan untuk setiap angkatan tidak berubah selamanya, akan tetapi pengguna harus memasukkan jenis biaya tersebut setiap tahun akademiknya. Hal tersebut bertujuan untuk meningkatkan fleksibilitas program sehingga apabila sekolah membuat kebijakan perubahan jumlah tersebut. Jenis biaya dapat dibah sebelum digunakan untuk bertransaksi. Setelah digunakan untuk bertransaksi, jenis biaya tersebut dikunci oleh sistem secara otomatis sehingga tidak dapat diubah atau dihapus. Pastikan bahwa data-data yang terdapat pada masing-masing jenis biaya sudah lengkap dan benar sebelum digunakan untuk bertransaksi karena setelah digunakan. Membuat Data Jenis Biaya Baru Untuk membuat data jenis biaya baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jenis biaya yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jenis biaya sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jenis biaya. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Data Jenis Biaya Pengguna dapat memperbarui data jenis biaya yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jenis biaya. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jenis biaya. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Jenis Biaya Pengguna dapat menghapus data jenis biaya yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jenis biaya yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Transaksi Pembayaran Sistem Informasi Akademik Sekolah mencatat transaksi pembayaran yang dilakukan oleh siswa
43 of 53
atau wali murid. Data tersebut disimpan di dalam sistem secara terstruktur. Setelah data dimasukkan, sistem menyediakan kuitansi yang dapat dicetak sebagai bukti yang akan dipegang oleh siswa atau wali murid. Pama modul transaksi pembayaran juga dapat diketahui berapa jumlah cicilan dan sisa pembayaran. Data tersebut dapat dibuka oleh siswa dan wali murid. Siswa dan wali murid hanya bisa membaca data yang telah dimasukkan oleh administrator dan tidak dapat melakukan perubahan atau penambahan data. Membuat Data Pembayaran Baru Untuk membuat data pembayaran, pengguna terlebih dahulu harus memilih siswa berdasarkan tahun masuk, jurusan, dan kelas. Selanjutnya sistem akan menampilkan jenis pembayaran apa saja yang dibebankan kepada siswa tersebut. Untuk membuat data pembayaran, pilih tautan "Tambah" pada jenis biaya yang akan dibayar. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form pembayaran. Masukkan jumlah pembayaran ke dalam form. Apabila dibutuhkan, masukkan keterangan pada tempat yang disediakan. Lanjutkan dengan memilih tombol "Simpan". Setelah data berhasil disimpan, program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi data pembayaran. Di halam tersebut juga disediakan tautan untuk mencetak kuitansi pembayaran. Untuk menampilkan kuitansi tersebut, pilih gambar mesin pencetak (printer) pada data yang akan dicetak. Selanjutnya cetak halaman tersebut menggunakan mesin pencetak yang telah tersambung dengan komputer pengguna. Mengubah Data Pembayaran Setelah data pembayaran dibuat, program memperbolehkan pengguna untuk mengubahnya. Perubahan tersebut tentu saja untuk memperbaiki kesalahan. Setelah data tersebut diubah, maka data yang diakui adalah data yang tertulis secara fisik pada kuitansi yang dipegang oleh siswa atau wali murid yang ditandatangani oleh administrator serta dibubuhi stempel sekolah. Program juga mencatat siapa yang membuat dan terakhir mengubah data tersebut. Untuk mengubah data pembayaran, pilih gambar pena yang ada pada daftar cicilan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data pembayaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Data Pembayaran Pengguna dapat menghapus data pembayaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data cicilan yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut. Apabila satu jenis biaya dicicil hingga 2 kali, maka penghapusan satu buah cicilan hanya akan
44 of 53
mengurangi jimlah cicilan yang telah dibuat. Untuk menghapus semua data pembayaran untuk jenis biaya tersebut, pengguna harus menghapus semua cicilan yang telah dimasukkan.
Ekspor Data Program Sistem Informasi Akademik Sekolah menyediakan fasilitas untuk mengekspor data ke format lain. Format data yang didukung antara lain adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Extensible Markup Language (XML) Hypertext Markup Language (HTML) Microsoft Excel 2003 Microsoft Word (HTML Table)
Extensible Markup Language (XML) Format XML terbagi menjadi 2 yaitu XML biasa dan XML mentah. Format XML mentah berisi data dalam bentuk kode. Sebagai contoh: data siswa mempunyai atribut propinsi. Maka nilai dari atribut tersebut hanya diwakili dengan kode propinsi sebagaimana tercantum pada master propinsi. Demikian pula dengan atribut yang lain. Dengan demikian, data XML mentah dapat diolah oleh program lain apabila diperlukan. Format Hypertext Markup Language (HTML) Format HTML disediakan untuk keperluan publikasi menggunakan halaman web. Data tersebut disajikan dalam bentuk tabel. Pengguna dapat mengolah data tersebut untuk membuang atribut yang tidak diperlukan dengan menggunakan editor HTML baik berbasis desktop maupun berbasis web. Format Microsoft Excel Format Microsoft Excel 2003 merupakan format yang dibuat oleh PHP Writer. Format tersebut dapat dibuka oleh Microsoft Excel 1997, Microsoft Excel 2000, Microsoft Excel 2002, Microsoft Excel 2003, Microsoft Excel 2007, dan Microsoft Excel 2010. Seluruh data pada semua sel dianggap sebagai string meskipun data tersebut adalah angka atau tanngal dan waktu. Pengguna dapat mengkonversi data tersebut untuk pengolahan lebih lanjut dengan menggunakan Microsoft Excel. Format Microsoft Word Format ini sebenarnya adalah format HTML namun disimpan dengan ekstensi DOC. Format ini disediakan untuk pencetakan menggunakan program Microsoft Word. Pengguna dapat mengolah data tersebut sebagaimana data Microsoft Word biasa. Apabila pengguna ingin menyimpannya sebagai sebuah dokumen terpisah, sangat disarankan agar pengguna membuat sebuah dokumen baru menggunakan Microsoft Word kemudian menyalin data tersebut ke dokumen baru yang dibuat oleh pengguna.
Berita Sistem Informasi Akademik Sekolah juga menyediakan fasilitas untuk membuat informasi yang
45 of 53
disajikan dengan gaya artikel. Informasi tersebut bersifat umum dan terbuka bagi siapa saja yang mengakses halaman tersebut tanpa memerlukan otentifikasi sebagai pengguna program. Isi berita bertipe "longtext" sehingga dapat memuat data dengan jumlah yang sangat panjang. Berita juga dapat diisi dengan tautan gambar, tabel, video, dan sebagainya. Untuk menulis berita tersebut, program menyediakan editor HTML dan file manager sehingga memudahkan pengguna untuk mengunggah gambar dari komputer pribadi (PC) ke server dan memasukkannya ke dalam berita. Sebuah berita dapat ditampilkan di halaman depan sehingga berita tersebut akan langsung ditampilkan pada saat pengunjung mengunjungi halaman tersebut tanpa harus memilih berita terlebih dahulu. Berita tersebut harus aktif. Apabila berita tersebut tidak aktif, maka program akan menampilkan berita lain. Membuat Berita Baru Baru Untuk membuat berita baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar ekstra kurikuler yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada berita sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form berita. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Mengubah Berita Utama Berita utama adalah berita yang ditampilkan secara langsung di halaman depan tanpa harus dibuka oleh pengujung. Untuk mengatur sebuah berita menjadi berita utama, pilih tautan "Utama" pada berita yang akan dipilih. Berita utama ditandai dengan warna hijau pada baris tersebut. Apabila pengguna memilih berita lain sebagai berita utama, maka berita sebelumnya yang menjadi berita akan menjadi berita biasa, atau dengan kata lain bahwa program hanya memperbolehkan pengguna mengatur sebuah berita sebagai berita utama. Mengubah Berita Pengguna dapat memperbarui berita yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar ekstra kurikuler. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan berita. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya. Menghapus Berita Pengguna dapat menghapus berita yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada berita yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai
46 of 53
dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.
Profil Administrator Sistem Informasi Akademik Sekolah memungkinkan administrator mengubah data-data dirinya termasuk ID login, email, password, nama, dan lain-lain. Untuk alasan keamanan, sangat disarankan agar administrator mengubah password secara berkala. Password yang digunakan juga harus panjang dan aman. Mengubah Data Administrator Untuk mengubah data administrator, pengguna dapat memilih submenu "Profil Admin". Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi data-data administrator. Di sebelah kanan terdapat sebuah foto dengan rasio 2x3. Untuk mengubah data dan foto tersebut, pilih tombol "Ubah" di bagian bawah data administrator. Pada saat dipilih, program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form data administrator. Ubah isian pada form tersebut untuk menggantinya. Apabila pengguna mengosongkan "Password", maka program akan tetap menggunakan password lama. Untuk mengubah foto, pilih sebuah gambar dengan format JPEG. Simpan dengan memilih tombol "Simpan". Apabila pengguna memilih sebuah foto, maka program akan mengunggah foto tersebut ke server sehingga proses penyimpanan membutuhkan waktu lama tergantung dari besarnya file foto dan kecepatan internet. Mengubah Pertanyaan Keamanan Pertanyaan keamanan adalah sebuah pertanyaan yang diajukan oleh program untuk mengidentifikasi pengguna saat pengguna tersebut lupa password. Pertanyaan tersebut bersifat pribadi sehingga diharapkan hanya pengguna yang bersangkutanlah yang bisa menjawabnya. Pengguna harus memilih sebuah pertanyaan dan menjawab pertanyaan tersebut. Jika jawaban dibiarkan kosong, maka akun tersebut dapat dibuka oleh orang lain dengan mudah.
File Manager Sekilas tentang Kams File Manager versi 2.0 Kams File Mannager ini sangat cocok untuk semua aplikasi berbasis web yang menyediakan modul untuk mengunggah file dan mengaturnya. Kams File Manager dibuat dengan bahasa PHP pada sisi server dan JavaScript pada sisi client. Kams File Manager menggunakan library jQuery dan jQuery UI sehingga tampilannya menjadi lebih menarik karena ditambah dengan beberapa effect. Kams File Manager memungkinkan pengguna untuk mengatur letak penyimpanan file serta mengatur URL dari file yang dipilih untuk disesuaikan dengan aplikasi lain. Untuk direktori file,
47 of 53
Kams File Manager menggunakan alamat absolute sehingga lebih aman karena program hanya akan mengakses sebuah direktori tertentu. Untuk URL file, Kams File Manager memperbolehkan pengguna menggunakan alamat relative atau absolute. Jika diperlukan, pengguna disarankan untuk menggunakan file .htaccess untuk mengatur ulang URL dari file. Kams File Manager mempunyai puluhan fungsi operasi file dan direktori yang umum. Selain itu, Kams File Manager juga menyediakan fungsi untuk mengubah gambar, file teks, dan dapat menampilan gambar, memutar video dan audio, serta menanyangkan file shock wave dan file PDF. Kams File Manager menggunakan istilah "base" yang mengacu kepada direktori root untuk penyimpanan file. Jika sebuah nama file atau direktori diawali dengan "base", maka nama tersebut akan diganti dengan alamat absolut dari direktori root.
Kebutuhan Sistem 1. Server web Apache 2 2. PHP 5 Adapun modul tambahan dari PHP adalah sebagai berikut: 1. PHP GD untuk pengolahan gambar 2. PHP ZIP untuk mengompres dan mengekstrak file 3. PHP EXIF untuk informasi gambar (pilihan) 3. Browser dengan dukungan JavaScript dan framework jQuery serta jQuery UI
Tampilan Kams File Manager Jendela Kams File Manager terbagi menjadi 2 yaitu daerah direktori untuk menampilkan direktori dan daerah file untuk menampilkan direktori dan file yang berada pada direktori yang sedang dibuka. Daerah direktori menampilkan direktori secara bertingkat terhitung dari direktori root untuk penyimpanan file. Kams File Manager secara otomatis akan menambah anak di bawah sebuah daftar direktori jika pengguna membuka sebuah direktori yang berada satu tingkat di bawahnya. Kams File Manager menyediakan dua macam tampilan untuk file yaitu tampilan dengan tabel dan tampilan dengan gambar kecil (thumbnail). Pada tampilan dengan gambar kecil, Kams File Manager menampilkan ikon sesuai dengan ekstensi dari file tersebut. Khusus untuk file dengan format gambar seperti PNG, JPEG, dan GIF, Kams File Manager menampilkan isi dari file tersebut meskipun pengguna mengubah ekstensi dari file tersebut. Meskipun demikian, pengguna dapat memilih untuk menonaktifkan thumbnail. Kams File Manager juga menampilkan gambar yang yang ada di dalam sub direktori di bawahnya. Dengan demikian, pengguna bisa mengetahui isi dari sebuah direktori meskipun direktori tersebut belum dibuka. Jika pengguna mengubah ekstensi file gambar (JPG, JPEG, PNG, dan GIF) menjadi TXT atau HTML, Kams File Manager tetap akan mengenali bahwa file tersebut merupakan file gambar, bukan file teks. Dengan demikian, Kams File Manager akan menampilkan context menu sebagaimana context menu pada file gambar. Pengguna juga tetap dapat menampilkan gambar
48 of 53
tersebut serta mengubahnya. Kams File Manager menyediakan context menu pada kedua tampilan. Context menu tersebut berbeda-beda untuk direktori atau file dengan ekstensiter tentu. Beberapa ekstensi tertentu seperti gambar, video, audio, flash, atau PDF, mendapat perlakuan khusus. Kams File Manager juga menyediakan context menu untuk daerah file. Context menu tersebut berhubungan dengan direktori yang sedang dibuka serta berhubungan dengan beberapa file dan direktori yang dipilih. Pada saat pengguna memilih satu atau beberapa file kemudian mengubah tipe tampilan dari tabel menjadi thumbnail atau sebaliknya, Kams File Manager tetap menjaga pilihan pengguna selama perubahan dilakukan dengan AJAX tanpa memuat ulang halaman secara keseluruhan. Dengan cara ini, pengguna bebas untuk mengubah tampilan kapanpun diperlukan tanpa kehilangan pilihan file.
Fungsi dan Operasi pada Kams File Manager versi 2.0 Berikut ini merupakan fungsi yang ada pada Kams File Manager 1. Create New File Fungsi untuk membuat file baru pada sebuah direktori 2. Create New Directory Fungsi untuk membuat direktori baru pada sebuah direktori 3. Select File * Fungsi ini merupakan fungsi yang ddapat dihubungkan dengan aplikasi lain seperti editor HTML atau form lainnya 4. Open Directory Membuka sebuah direktori 5. Copy File Menyimpan alamat sebuah file yang akan disalin ke direktori lain. File baru akan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy File" dilakukan 6. Copy Selected File Menyimpan alamat beberapa file yang dipilih yang akan disalin ke direktori lain. File baru akan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy File" dilakukan 7. Copy Directory Menyimpan alamat sebuah direktori yang akan disalin ke direktori lain. Direktori baru akan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy Directory" dilakukan 8. Copy Selected Directory Menyimpan alamat beberapa direktori yang dipilih yang akan disalin ke direktori lain. Direktori baru akan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy File" dilakukan 9. Cut File Menyimpan alamat sebuah file yang akan dipindahkan ke direktori lain. File baru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut File" dilakukan 10. Cut Directory Menyimpan alamat sebuah direktori yang akan dipindahkan ke direktori lain. Direktori baru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut Directory" dilakukan 11. Cut Selected File
49 of 53
12.
13.
14.
15.
16. 17. 18. 19.
20. 21. 22. 23. 24.
25. 26. 27.
Menyimpan alamat beberapa file yang dipilih yang akan dipindahkan ke direktori lain. File baru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut Selected File" dilakukan Cut Selected Directory Menyimpan alamat beberapa direktori yang dipilih yang akan dipindahkan ke direktori lain. Direktori baru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut Selected Direktory" dilakukan Move File Memindahkan sebuah file ke direktori lain. File akan langsung dipindahkan tanpa memerlukan proses "Paste File" Move Directory Memindahkan sebuah direktori ke direktori lain. Direktori akan langsung dipindahkan tanpa memerlukan proses "Paste File" Move Selected File Memindahkan beberapa file yang dipilih ke direktori lain. File akan langsung dipindahkan tanpa memerlukan proses "Paste File" Move Selected Directory Memindahkan beberapa direktori yang dipilih ke direktori lain. Direktori akan langsung dipindahkan tanpa memerlukan proses "Paste File" Compress File Mengompres sebuah file dengan format ZIP dengan nama tertentu Compress Directory Mengompres semua file dalam sebuah direktori dengan format ZIP dengan nama tertentu Compress Selected File Mengompres beberapa file yang dipilih dengan format ZIP dengan nama tertentu Compress Selected Directory Mengompres semua file yang ada dalam beberapa direktori yang dipilih dengan format ZIP dengan nama tertentu Paste File Menyalin atau memindahkan file yang terlah dipilih pada proses "Copy File" Paste Directory Menyalin atau memindahkan direktori yang terlah dipilih pada proses "Copy Directory" Rename File Mengubah nama sebuah file tertentu Rename Directory Mengubah nama sebuah direktori tertentu Rename First Selected File Fungsi ini sama dengan "Rename File" dan "Rename Directory" yang dapat diakses dari toolbar setelah memilih sebuah file atau direktori tertentu. Apabila pengguna memilih beberapa file atau direktori, maka program hanya mengambil satu pilihan pertama. Program secara otomatis mendeteksi apakah pilihan pertama merupakan file atau direktori. Fungsi ini disediakan bagi pengguna yang menggunakan browser yang tidak mendukung context menu Delete File Menghapus sebuah file tertentu Delete Selected File Menghapus beberapa file yang dipilih Delete Directory Menghapus direktori
50 of 53
28. Delete Selected Directory Menghapus beberapa direktori yang dipilih 29. Display File Properties Menampilkan informasi dari sebuah file 30. Display Directory Properties Menampilkan informasi dari sebuah direktori 31. Download File Mengunduh sebuah file tertentu 32. Extract File Mengekstrak sebuah file ZIP ke direktori tertentu 33. Extract First Selected File Fungsi ini sama dengan "Extract File" yang dapat diakses dari toolbar setelah memilih sebuah file tertentu. Apabila pengguna memilih beberapa file atau direktori, maka program hanya mengambil satu file pilihan pertama dan mengabaikan direktori yang dipilih. Fungsi ini disediakan bagi pengguna yang menggunakan browser yang tidak mendukung context menu. Perlu diingat bahwa JavaScript tidak dapat menentukan apakah file tersebut merupakan file hasil kompresi atau tidak karena PHP tidak memeriksana terlebih dahulu. Sebelum menampilkan daftar, PHP hanya menganggap bahwa file dengan ekstensi .zip mempunyai tipe MIME application/zip namun tidak benar-benar memeriksa ininya. PHP akan memeriksa file tersebut pada saat pengguna mengekstraknya. Jika file gagal diekstrak, maka Kams File Manager akan memberitahukannya kepada pengguna 34. Edit File Mengubah isi sebuah file teks 35. Preview Image Menampilkan gambar dari sebuah file bertipe "image" 36. Up Directory Membuka direktori di atasnya 37. Upload File Mengunggah sebuah atau beberapa file yang dipilih 38. Check File Memilih semua file yang ada di dalam sebuah direktori yang sedang dibuka 39. Uncheck File Membatalkan semua pilihan baik yang dipilih secara manual maupun yang dipilih dengan operasi "Check File" 40. Rotate Clockwise Memutar gambar searah jarum jam 41. Rotate Counterclockwise Memutar gambar berlawanan arah jarum jam 42. Flip Vertical Membalik gambar secara vertikal 43. Flip Horizontal Membalik gambar secara horizontal 44. Resize Image Mengubah dimensi gambar. Kams File Manager menyediakan pilihan untuk mengubah rasio atau mempertahankan rasio dengan melakukan pemotongan gambar demi mempertahankan rasio 45. Play Audio Embed Memainkan file audio dengan tag <EMBED>
51 of 53
46. Play Audio HTML5 Memainkan file audio dengan tag
