PANDUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN DAN UKM
PANDUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN DAN UKM
I.
PENDAHULUAN Sebagai manusia yang sedang berproses untuk membentuk jatidirinya, mahasiswa membutuhkan
berbagai
sarana
dan
wahana
dalam
berorganisasi.
Organisasi
kemahasiswaan di Unnes merupakan kelengkapan nonstruktural yang terdapat di tingkat Universitas, Fakultas dan Jurusan. Organisasi kemahasiswaan diselenggarakan dari, oleh dan untuk mahasiswa di bawah tanggungjawab rektor. Seiring dengan maksud di atas, Organisasi kemahasiswaan di Universitas dimaksudkan sebagai upaya terciptanya mahasiswa yang bertaqwa, cerdas, kritis, santun, bermoral, demokratis, bertanggungjawab dan memiliki daya saing. Organisasi kemahasiswaan di tingkat Universitas mencakupi Kongres Keluarga Mahasiswa Universitas (KKMU), Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas (DPMU), Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM), Senator Keluarga Mahasiswa, Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas (BEMU), dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). Di tingkat fakultas, organisasi kemahasiswaan mencakupi Kongres Keluarga Mahasiswa Fakultas (KKMF), Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas (DPMF), dan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEMF). Adapun di tingkat jurusan, organisasi kemahasiswaan mencakupi Kongres Keluarga Mahasiswa Jurusan (KKMJ), dan Himpunan Mahasiswa (Hima). Organisasi kemahasiswaan tidak akan beroperasi tanpa adanya kegiatan yang menggerakkannya. Kegiatan kemahasiswaan diarahkan
untuk mengembangkan dan
meningkatkan potensi kepemimpinan, penalaran, minat dan kegemaran, minat dan teknologi, kerohanian dan kesejahteraan, seni, olahraga, serta pengabdian pada
masyarakat. Kegiatan kemahasiswaan tersebut diselenggarakan dengan berpegang pada prinsip etis, edukatif, religius dan humanis, serta berwawasan lingkungan. Sebagai bagian dari organisasi modern, maka kegiatan mahasiswa pun juga harus dapat mempertanggungjawabkan kegiatan yang sudah diselenggarakannya dalam bentuk tertulis. II. TUJUAN 1. Memberikan gambaran kepada panitia kegiatan dalam pencairan anggaran dan membuat laporan kegiatan yang telah dilakukan. 2. Menjaga ketertiban jalannya organisasi. 3. Mendokumentasikan kegiatan yang sudah diselenggarakan oleh organisasi. III. RUANG LINGKUP Buku saku ini meliputi panduan pembuatan laporan pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan, ketentuan LPJ, format LPJ, dan pembuatan dokumen pendukung. IV. KETENTUAN LPJ 1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan, harus dilaporkan secara tertulis (LPJ), kepada Pembantu Rektor III, paling lambat / minimal 6 (enam) hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan. 2. Lembaga Kemahasiswaan (LK) dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) yang telah selesai melaksanakan kegiatan, namun belum menyampaikan Laporan Pertanggung Jawabannya (LPJ), maka tidak diperkenankan mengajukan proposal berikutnya. 3. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus dijilid rapi disertai soft file. 4. Laporan Pertanggung Jawaban diserahkan ke Kepala Bagian Kemahasiswaan untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan ke Pembantu Rektor III untuk ditandatangani.
V. PROSEDUR 1. LK / UKM telah selesai melaksanakan kegiatan. 2. Ketua Pelaksana dan/atau penanggungjawab kegiatan menyusun LPJ kegiatan. 3. LPJ diberikan ke ketua LK/UKM untuk dievaluasi. 4. Jika disetujui, Ketua Pelaksana memberikan laporan ke Pendamping LK/UKM. 5. Pendamping LK/UKM mengevaluasi laporan kegiatan. 6. Pendamping LK/UKM memberikan hasil evaluasi laporan kepada ketua pelaksana. 7. Jika laporan diterima dengan perbaikan maka ketua Pelaksana wajib memperbaiki laporan dan setelah diperbaiki, menyerahkan kembali ke pendamping LK/UKM. 8. Jika laporan diterima, pendamping LK/UKM menandatangani laporan kegiatan. 9. Laporan diserahkan dan disimpan di Bagian Kemahasiswaan. VI. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN 1. Ukuran kertas : 8 x 14 inch (HVS) atau 210 x 297 mm (A4 Kwarto) 2. Margin : a. atas
= 4 inch
b. kiri
= 4 inch
c. kanan
= 3 inch
d. bawah
= 3 inch.
3. Tipe huruf : Times New Roman 4. Ukuran Huruf : 12 5. Spasi : 1 6. Paragraph : 1,5 7. Alignment : Justify (penjajaran/baris tulisan rata kanan dan kiri) 8. Diberi penomoran halaman
VII. MATERI PENULISAN A. Halaman Sampul Muka 1. Warna Sampul: a. LK
: Biru
b. UKM
: Kuning
2. Berisi: a. Logo Universitas Negeri Semarang b. Tulisan “Laporan Pertanggungjawaban” c. Judul Kegiatan dan Tema (jika ada) d. Nama LK / UKM e. Tulisan Universitas Negeri Semarang, f. Tahun
! " # $% $ &'( $ $# )
! " #$% $
)
B. Halaman isi Sistematika Penyusunan Proposal, harus berisi : 1. Latar belakang memuat segala hal yang melatarbelakangi dan alasan perlunya dilaksanakan kegiatan. 2. Nama dan Tema Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan tema (bila ada). Tema harus ada apabila kegiatan yang sifatnya berskala besar. 3. Tujuan Kegiatan Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi dan selaras dengan program kerja dan visi dan misi Universitas Negeri Semarang. 4. Sasaran Kegiatan Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti. 5. Waktu dan tempat Memuat : a. Hari/Tanggal : Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai lama waktunya b. Waktu : Pukul berapa sampai berapa c. Tempat : Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap 6. Deskripsi singkat Pelaksanaan Kegiatan Berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan. 7. Pelaksanaan acara dan/atau hasil Mencantumkan susunan acara secara rinci lengkap dengan alokasi waktu perkegiatan beserta Narasumber, hasil yang dicapai dan agenda tindak lanjut. 8. Rincian Penggunaan Anggaran
9. Susunan Kepanitiaan Personalia Kepanitiaan (harus mencantumkan Nomor Induk Mahasiswa). 10. Penutup Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua pihak yang membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan. 11. Lembar Pengesahan (Tanda Tangan harus Asli): a. Berisi tempat, tanggal pembuatan pada sudut atas (centering) b. Sebelah kiri Ketua umum LK / UKM c. Sebelah kanan Ketua Pelaksana Kegiatan d. Sebelah bawah kanan, menyetujui dosen pendamping LK / UKM e. Sebelah bawah kiri menyetujui koordinator bidang (PD3) f. Tengah bawah, mengetahui Pembantu Rektor III VIII. LAMPIRAN 1. Foto / dokumentasi kegiatan 2. Materi/Bahan Kegiatan 3. Fotocopi Kuitansi/nota penggunaan anggaran (adapun kuitansi/nota asli diserahkan ke bagian kemahasiswaan).
