PANDUAN INSTALASI MESIN ABSENSI ONLINE Sistem Informasi e‐TKD Provinsi DKI Jakarta Versi 1.0
Hal | 1
DAFTAR ISI A. PENDAHULUAN ........................................................................................................................ 3 B. PENGATURAN DATABASE (ODBC) ........................................................................................... 4 C. MESIN ABSENSI ONLINE .......................................................................................................... 8 1. Mendaftarkan Mesin Absensi Anda ..................................................................................... 8 2. Mendata Lokasi Kerja Yang Dicakupi Oleh Mesin .............................................................. 11 3. Meregister Pegawai Yang Akan Absen Di Mesin ............................................................... 12 4. Mendownload Software Sinkronisasi Absen ..................................................................... 14 5. Menginstal Sofware Absensi Online .................................................................................. 16
Hal | 2
A. PENDAHULUAN Sebagaimana diamanatkan dalam pergub 215 tahun 2010 tentang Tunjangan Kinerja Daerah (TKD) di Provinsi DKI Jakarta terutama dalam hal peningkatan kedisiplinan kehadiran (absensi) pegawai maka dibangunlah suatu sistem absensi online yang terintegrasi dengan web e‐ TKD yang beralamat di www.bkd.jakarta.go.id Sejalan dengan hal itu maka disusunlah manual ini yang akan memberikan panduan bagi seluruh SKPD/UKPD yang telah memiliki mesin absensi elektronik untuk dapat mengonlinekan mesinnya sehingga bisa terhubung ke web e‐TKD secara realtime online. Panduan ini berisi langkah detail dan juga contoh gambar halaman yang akan ditemui oleh pengguna sehingga diharapkan akan lebih memperjelas langkah yang dilakukan. Adapun garis besar dari manual ini adalah : 1. Untuk dapat mengonlinekan mesin absensinya terlebih SKPD/UKPD harus mengatur database dikomputer absensinya agar dapat terbaca oleh aplikasi e‐TKD sesuai langkah di point B pada panduan ini 2. Setelah pengaturan database selesai dilakukan maka SKPD/UKPD dipersilahkan untuk meregister online mesin absensinya untuk mendapatkan nomer seri, tipe model dan no identifikasi mesin dari web e‐TKD. Mesin yang akan dionlinekan bisa lebih dari satu di lokasi yang berbeda. Adapun langkah detailnya diterangkan di point C.1 pada panduan ini. 3. Berikutnya yang perlu dilakukan pendaftaran lokasi kerja yang akan dilingkupi oleh tiap mesin yang akan online tersebut. Pemetaan lokasi kerja ini bertujuan agar data absensi pegawai tidak salah masuk ke lokasi yang salah. Langkah detail dari hal ini dapat dilihat di poin C.2 4. Setelah mendaftarkan mesin dan memetakan lokasi kerjanya yang perlu dilakukan berikutnya adalah mendaftarkan pegawai yang akan absen di mesin tsb. Hal ini akan menunjangn tingginya flexibiliatas absensi di lapangan, langkahnya diterangkan di poin C.3 5. Setelah semua perihal mesin selesai maka baru SKPD dan UKPD dipersilahkan untuk mendownload sofware sesuai merk/type yang didaftarkan yang dipandu di poin C.4 6. Dan langkah terakahir adalah instalasi sofware yang akan secara otomatis mengirimkan data absensi pegawai dari database yang tercatat di mesin.
Buku panduan ini merupakan versi 1.0 yang akan terus disempurnakan di versi berikutnya. Jika terdapat masukan, kritikan dan kekurang jelasan atau kesulitan dalam mengikuti langkah yang diberikan pada buku panduan ini kami juga menyertakan alamat kontak hotline dukungan teknis TKD pada halaman terakhir. Silahkan untuk anda manfaatkan secara optimal Terimakasih dan Selamat Bekerja Hal | 3
B. PENGATURAN DATABASE (ODBC) Hal pertama yang harus anda lakukan sebelum melakukan instalasi software adalah melakukan pengaturan cara pembacaan database mesin absen elektoronik di komputer anda. Pengaturan ini berfungsi agar nantinya software absensi yang kami berikan dapat membaca database mesin absen elektronik anda dengan benar. Hal ini disebut sebagai Pengaturan Open Data Base Connectivity (ODBC). Adapun langkah untuk melakukan pengaturan ini : WINDOWS XP
WINDOWS VISTA
Jika komputer absensi anda mengunakan Sistem Operasi Windows XP maka silahkan ikuti langkah dibawah ini :
Jika komputer absensi anda menggunakan Sistem Operasi Windows Vista maka silahkan ikuti langkah dibawah ini : 1. Masuk ke Control Panel > pilih Administrative 1. Masuk ke Control Panel > pilih Administrative Tools Tools
2. Silahkan klik Data Source (ODBC)
2. Silahkan klik Data Source (ODBC)
Hal | 4
WINDOWS XP
WINDOWS VISTA
3. Pilih tab system DSN > Klik tombol Add
3. Pilih tab system DSN > klik Tombol Add
4. Jika database mesin absensi anda berbentuk micosoft access (.mdb) maka silahkan pilih Microsoft Access Driver (*.mdb, *.aacdb) selain itu silahkan sesuaikan dengan jenis database anda [lihat extension filenya (*.???)] > selesai klik tombol Finish
4. Jika database mesin absensi anda berbentuk micosoft access (.mdb) maka silahkan pilih Microsoft Access Driver (*.mdb, *.aacdb) selain itu silahkan sesuaikan dengan jenis database anda [lihat extension filenya (*.???)] > selesai klik tombol Finish
Hal | 5
WINDOWS XP 5. Isikan Data Source Name : SyncAbsensi Isikan Description : SinkronisasiAbsenTKD Pilih tombol Select
WINDOWS VISTA 5. Isikan Data Source Name : SyncAbsensi Isikan Description : SinkronisasiAbsenTKD Pilih tombol Select
6. Silahkan arahkan ke letak database mesin 6. Silahkan arahkan ke letak database mesin absensi anda [biasanya ada di C:\program absensi anda [biasanya ada di C:\program files\nama software mesin] > Selesai klik files\nama software mesin] > Selesai klik tombol OK tombol OK
Jika anda tidak mengetahui letak database anda silahkan anda menghubungi vendor penyedia mesin absen. Selain letak pastikan anda juga bisa membuka file database tersebut, jika ternyata database tersebut terkunci maka anda harus tanyakan login name dan paswordnya
Jika anda tidak mengetahui letak database anda silahkan anda menghubungi vendor penyedia mesin absen. Selain letak pastikan anda juga bisa membuka file database tersebut, jika ternyata database tersebut terkunci maka anda harus tanyakan login name dan paswordnya
Hal | 6
WINDOWS XP 7. Otomatis akan kembali ke tampilah ODBC namun dengan tulisan database telah terisikan [pastikan letak database sudah anda arahkan pada database yang benar]; Jika database absensi menggunakan pasword maka silahkan klik tombol Advanced
WINDOWS VISTA 7. Otomatis akan kembali ke tampilah ODBC namun dengan tulisan database telah terisikan [pastikan letak database sudah anda arahkan pada database yang benar]; Jika database absensi menggunakan pasword maka silahkan klik tombol Advanced
8. Isikan Nama Pengguna (LoginName) dan Pasword database anda > Selesai klik tombol OK
8. Isikan Nama Pengguna (LoginName) dan Pasword database anda > Selesai klik tombol OK
Sampai tahap ini langkah pengaturan database (ODBC) di komputer anda telah selesai anda lakukan. Tahap berikutnya adalah silahkan anda untuk : 1. Mendaftarkan mesin absensi anda di web e‐ TKD 2. Mendaftarkan lokasi kerja yang tercakupi oleh mesin tersebut 3. Mendaftarkan pegawai yang akan absen di mesin tersebut Penjelasan detail langkah – langkah diatas dapat anda baca pada bab selanjutnya dari buku panduan ini
Hal | 7
C. MESIN ABSENSI ONLINE 1. Mendaftarkan Mesin Absensi Anda Sebelum anda memulai langkah selanjutnya ada hal yang harus kami jelaskan terkait pendaftaran Mesin absensi ini yakni pada bulan sebelumnya (Februari 2010) melalui website e‐TKD kami sudah meminta UKPD/SKPD untuk mendaftarkan mesin absensi anda, dan dari hasil pendaftaran tersebut sudah berhasil mendata sekitar 2900 mesin absensi di tiap – tiap SKPD/UKPD. Namun anda perlu tahu bahwa pendaftaran tersebut hanya bersifat sensus kesiapan SKPD/UKPD dalam hal pengadaan mesin absensi elektronik sebagai evaluasi persiapan penerapan absen online per April 2010 sesuai dengan amanat Pergub 215 tahun 2010 tentang TKD. Sehingga pada saat itu meski anda sudah mendaftarkan mesin anda namun absensi anda belum dapat online dengan e‐TKD Dan pada bulan maret 2010 ini kami meminta anda untuk mendaftarkan mesin absensi elektronik anda kembali, namun kali ini bukan sebagai sensus namun sudah langsung ke proses online kan mesin absensi elektronik anda satu persatu. Adapun untuk pendaftarannya adalah sebagai berikut : NO
INSTRUKSI
1.
Silahkan arahkan browser anda ke web e‐TKD dengan alamat www.bkd.jakarta.go.id > masukkan ID pengguna dan Pasword anda kemudian klik Tombol Masuk
2.
Pada menu utama halaman rekap SKPD silahkan pilih menu Mesin Absensi
CONTOH GAMBAR
Hal | 8
3.
Jika mesin anda sudah pernah online dengan e‐ TKD maka anda akan dapat melihat daftar mesin tsb. Namun bila halaman kosong yang anda temui silahkan kilk tombol Register Mesin Absensi
4.
Akan muncul form pendaftaran mesin absensi. Lokasi Mesin : Sebutkan nama UKPD anda; Lokasi Mesin Absen; mesin no [bila lebih dari 1mesin] Contoh : Kel.Gambir – JAKPUS;Gd. Kantor kel‐ Ruang TU; Mesin no.1
5.
Tipe Mesin : Pastikan tipe/merk mesin ada di daftar yang kami sediakan > silahkan pilih JANGAN LANJUTKAN !! Bila tipe mesin anda belum ada dalam daftar ini. Kesalahan pemilihan tipe mesin akan berakibat pada kegagalan penarikan data absensi. Mohon sabar untuk menunggu pengumuman berikutnya dari kami tentang progress tipe mesin yang sudah siap online ke e‐TKD Identitas personal : Jika database anda menggunakan NRK maka pilih 0, jika NIP pilih 1. Jika terdapat NIP dan NRK kami sarankan anda pilih 0 (NRK) Untuk mengetahui identitas personal yang digunakan di mesin absensi anda silahkan buka database absensi di komputer dan silahkan cek apakah terdapat NIP atau NRK
6.
Hal | 9
7.
Jika data mesin sudah lengkap terisi maka secara otomatis kami akan memproduksi nomer seri mesin. Mohon untuk 3 item penting ini anda catat : 1. Nomer seri 2. Model Database 3. Identitas Personal Ketiga hal tersebut nanti akan ditanyakan saat anda menginstal software sinkronsisasi absen dengan e‐TKD
Hal | 10
2. Mendata Lokasi Kerja Yang Dicakupi Oleh Mesin NO 8.
9.
INSTRUKSI
CONTOH GAMBAR
Setelah mesin terdaftar maka anda diminta untuk memetakan lokasi kerja mana saja yang akan absen di mesin itu, untuk melakukannya > tekan tombol Register Lokasi Kerja Lokasi Kerja : Pegawai dari UKPD apa saja yg akan absen dimesin ini. Satu mesin absensi boleh lebih dari satu lokasi kerja. Namun lokasi kerja hanya bisa jika unit tersebut merupakan UKPD. Jika bagian dari UKPD spt seksi sudin maka menginduk di UKPD (sudin) Anda akan diminta untuk memilih lokasi kerja dari daftar yang kami telah sediakan. Satu lokasi kerja bisa didaftarkan di lebih dari satu mesin > klik lokasi yang anda pilih
10.
Setelah lokasi dipilih maka akan tertera data lokasi kerja yang baru saja anda daftarkan > setelah selesai klik tombol Register
11.
Jika masih ada lokasi kerja yang akan dicakupi oleh mesin absen ini maka silahkan kembali lakukan langkah pendaftarlan loakasi kerja diatas. Jika tidak maka anda bisa melihat list lokasi kerja yang dapat dicakupi oleh mesin yang anda daftarkan. Lokasi kerja akan menentukan bahwa hanya pegawai di lokasi kerja yang anda daftarkan saja yang dapat melakukan sinkronisasi absen ke e‐TKD dari mesin tersebut
Hal | 11
3. Meregister Pegawai Yang Akan Absen Di Mesin NO
INSTRUKSI
12.
Setelah lokasi diregister maka langkah berikutnya adalah mendaftarkan pegawai yang akan absen di mesin tersebut, untuk melakukannya silahkan lik tombol Register Pegawai
13.
Maka anda akan diminta untuk memasukkan NRK dari pegawai yang akan absen di mesin tersebut > kemudian klik register Teruskan langkah diatas pada semua data pegawai yang harus absen di mesin ini
14.
Sampai setelah semua terdata maka data mesin absensi sudah siap. Mohon perhatikan : Jangan sampai anda salah mengetikkan NRK pegawai yang anda daftarkan Jika total pegawai dibagi ke 2 atau lebih mesin absensi, melalui menu ini silahkan diatur pegawai mana yang akan absen di mesin 1 dan mana yang akan absen di mesin 2 Atau jika ada pegawai yang menumpang ke dan atau dari mesin absensi ukpd lain makan disinilah pengaturannya
CONTOH GAMBAR
Hal | 12
15.
Contoh kasus: Andi Pegawai seksi sudin dukcapil yang berlokasi kerja di kecamatan A dengan mesin absensi mandiri, namun Budi pegawai seksi sudin yang berlokasi kerja kecamatan B masih numpang mesin absensi milik kecamatan. Solusi: Operator Sudin Dukcapil mendaftarkan mesin mandiri dengan lokasi kerja di kecamatan A dan mendaftarkan Andi di mesin tersebut Sedangkan untuk Budi, kasusnya operator kecamatan B harus mendaftarkan mesin dengan lokasi kerja sudin dukcapil terlebih dahulu, maka di daftar sudin mesih tersebut akan muncul, baru kemudian sudin dapat mendaftarkan si Budi ke mesin kecamatan B tersebut. Catatan : penentuan pegawai mana absen di mesin mana hanya dapat dilakukan oleh UKPD Lokasi Jabatan dalam kasus ini adalah sudin, karena ada kemungkinan pegawai tersebut dipindah2kan.
Hal | 13
4. Mendownload Software Sinkronisasi Absen NO
INSTRUKSI
16
Setelah anda mendaftarkan semua pegawai maka silahkan untuk mendownload software absensi Sebelum anda download periksa kembali dan pastikan : Tipe yang anda pilih sudah sesuai dengan merk mesin absen anda Identitas personal (pilih NIP atau NRK) sudah sesuai dengan yang digunakan dalam database anda Jika anda telah yakin maka silahkan klik tombol download software. Namun bila anda tidak yakin dan ingin mengedit kembali data anda silahkan klik edit data. Software yang didownload sangat bergantung dari data mesin absensi yang anda daftarkan. Jadi sebelum anda download pastikan pendaftaran anda semua benar agar software yang ditarik tidak salah. Setelah anda klik donwload makan akan muncul jendela dialog dengan pilihan tombol : Open, Save dan Cancel Silahkan pilih Save (simpan)
17
CONTOH (GAMBAR)
Hal | 14
18
Tentukan tempat dimana anda akan menyimpan downloadan software tesebut misalkan di folder my document, nama file tidak anda ubah yakni Absensi Synchronizer Kemudian pilih tombol save
19
Sekarang dari windows explorer silahkan buka lokasi tempat anda menyimpan hasil download tadi (misal di My Document) dengan nama Absensi Synchronizer.zip File ini kami kompres ukurannya (zip) agar anda dapat lebih lancar dalam mendownload Sehingga untuk membuka file ini harus di dekompress (unzip) dulu, caranya : Klik kanan di file kemudian pilih extract here Maka selanjutnya file akan terbuka dan dapat anda cek dengan nama setup.exe
Hal | 15
5. Menginstal Sofware Absensi Online
NO
INSTRUKSI
20
Setelah anda mendownload dan membuka file tersebut maka silahkan untuk klik file setup.exe
21
Maka akan muncul jendeal instalasi silahkan untuk klik Next
22
Kemudian akan ada pertanyaan lokasi anda menginstal program ini silahkan langsung klik next saja Software otomatis akan terinstal di lokasi defaultnya yakni di c:/Program Files/
CONTOH (GAMBAR)
Hal | 16
23
Berikutnya anda diminta untuk mengisikan beberapa data, jangan bingung karena data – data ini ini sudah anda miliki di web saat anda mendaftark mesin absensi. Silahkan untuk membuka website e‐TKD kembali dimenu mesin absensi
24
Isikan di jendela instalasi berdasarkan informasi yang ada di website : Serial Number = Nomer seri Database Model No. = Model database Person Identity Type No = Identitas Personal Proxy Address = isikan hanya jika koneksi internet di kantor anda menggunakan proxy (tanya kepada petugas yang mengerti akan hal ini) Setelah semua terisi silahkan klik NEXT
25
26
Akan muncul jendela konfirmasi bahwa software siap untuk diinstal.. silahkan klik NEXT untuk memulai instalasi
Hal | 17
27
Selanjutnya proses instalasi dimulai, ditandai dengan garis yang bergerak – gerak ke kanan Mohon sabar menunggu sampai semua proses selesai dan jangan memencet apapun
28
Jika instalasi sukses maka akan muncul jendela konfirmasi Instalation Complete Silahkan klik tombol Close untuk mengakhiri instalasi. Anda sudah selesai. Silahkan cek status mesin absensi anda pastikan statusnya online (dengan catatan anda harus terhubung ke internet) Pada kasus tertentu pada saat instalasi akan muncul jendela permintaan untuk menginstal .Net Framework Versi 2.0 Hal ini terjadi karena di komputer anda sofware tersebut belum pernah terinstal sedangkan sofware sinkronisasi abseni ini membutuhkan adanya .net Framework v.2 tesebut. Jika anda terhubung dengan internet silahkan klik yes maka secara otomatis akan dipandu ke link download software dari microsoft Namun bila anda tidak bisa terkoneksi dengan internet silahkan hubungi dukungan teknis TKD untuk dipandu perihal software ini Untuk anda yang berhasil mendownload dari internet maka anda akan mendapatkan file dotnetfx35setup silahkan klik dan instal software tersebut baru kemudian anda ulangi lagi untuk menginstal aplikasi mesin absensi online e‐ TKD kami
29
30
Hal | 18
JIKA TERDAPAT KESULITAN SILAHKAN MENGHUBUNGI :
TIM DUKUNGAN TEKNIS e – TKD Chatting Online : di link Dukungan Teknis web www.bkd.jakarta.go.id Email
:
[email protected]
Telp Hotline
: 021 ‐3822433 dan 021 – 3822533
HP/SMS
: 0812 8179 9262
Hal | 19
