PaedDr. Olga Medlíková listopad 2011 TIME MANAGEMENT

PaedDr. Olga Medlíková

listopad 2011

Akce je součástí projektu NSZM ČR „ROZMArIN“, který je realizován za finanční pomoci Revolvingového fondu Ministerstva životního prostředí.

TIME MANAGEMENT

ANOTACE materiál se zaměřuje na zmapování návyků práce s časem a dále na cesty a způsoby, jak dosáhnout efektivnějšího time managementu včetně osvědčených tipů v této oblasti.

Obsah modulu: 1. Desatero time managementu 2. Historie a podstata TM 3. Osobnost a práce s časem 4. Plánování času 5. Řízení času 6. Práce s prioritami 7. Tipy pro lepší TM

1


listopad 2011

DESATERO TIME MANAGEMENTU „Work smarter, not harder!“ A. Lakein

1.

ROVNOVÁHA PRÁCE – ŽIVOTNÍ STYL (výkon, který člověk vytváří, a zdroje, které k tvorbě výkonu používá, musejí být vyrovnané)

2.

NETŘÍŠTĚTE ENERGII (člověk si musí umět proaktivně vybrat, na co zaměří svoji energii, netříštit ji do mnoha nárazově atraktivních činností)

3.

NAPLNĚNÍ ROLÍ (v každé fázi života člověk více naplňuje určité role – má si je vědomě vybrat)

4.

KVALITNÍ VIZE (znamená, že člověk aktivně směřuje k rozmyšlenému dlouhodobému záměru)

5.

„SOCIÁLNÍ PAVOUK“ (s kvalitou a kvantitou svých vztahů – vztahovou sítí – by měl být člověk spokojen, a pokud není, měl by na ní pracovat)

6.

ÚSPORY ČASU (každý člověk může na základě efektivních změn ve svých návycích ušetřit čas)

7.

VYTVÁŘEJTE MODELY (model je návod, jak věci dělat snáze, rychleji, funkčněji)

8.

CHRÁNĚNÝ ČAS (každý člověk potřebuje čas pro sebe – doma i v pracovním procesu)

9.

ČAS PRO LIDI (pokud okolí respektuje chráněný čas, je třeba mu dát na základě domluvy svůj čas k dispozici)

10.

KOTVY

(kotva je motivátor, důvod, proč „přežít“ nějaký úkol, časový úsek nebo nepříjemnou situaci)

2


listopad 2011

TIME MANAGEMENT 4. GENERACE aneb - proč to chceme stihnout + máme na to zdroje? 1. 2. 3. 4.

generace – CO generace - CO + KDY generace - CO + KDY + JAK generace - PROČ

Stále můžeme najít kolem sebe lidi, kteří myslí a žijí v 1., 2., 3. generaci TM, zdaleka ne každý se nachází ve čtvrté nebo vyšší generaci. Je v pořádku, jestliže jsme schopni respektovat diverzitu rozdílných přístupů k času. Problém, který může nastat ve firmě, týmu nebo např. rodině bývá spojen s tím, že různí členové těchto kolektivů preferují přístup jiné generace TM. Např. pokud je vedoucí nastaven na přístup 2. generace (CO a KDY se má udělat) a dostane jako podřízeného člověk 4,5 generace (PROČ a KAM), budou mít mezi sebou stálé rozpory. Zdravý TM je založen na tomto principu:

SEBEPOZNÁNÍ

+

PLÁNOVÁNÍ

(kdo jsem, jak pracuji a myslím) (kam směřuji)

+

ŘÍZENÍ (jak tam dojdu)

Pyramida vitality DYNAMIKA

STABILITA

EFEKTIVITA

UŽITEČNOST

3


listopad 2011

OSOBNOST A PRÁCE S ČASEM “Není hanba klopýtnout přes kámen. Ale bylo by hanbou se zastavit nebo na témže kameni klopýtnout podruhé.” Cicero Cvičení: Zamyslete se nad sebou a nad osobou, se kterou nejvíce spolupracujete nebo žijete. Určete, jestli jste spíše typ A nebo typ B, případně zda v sobě spojujete některé prvky obou charakteristik. Poté si totéž uvědomte u druhé posuzované osoby. Následně zvažte, zda vaše přístupy se spíše doplňují nebo naopak se ruší, vadí si či se od sebe spíše vzájemně učíte... Důležité: při tomto posuzování není dobře nebo špatně, pouze jinak!!!

Pracovní typy Typ A

Typ B

Pocit naléhavosti.

Uvolněný (relaxovaný).

Soutěživý.

Při rozhodování si nechává čas na rozmyšlenou.

Chodí/pohybuje se rychle.

Chodí pomalu.

Rychle jí.

Přemýšlivý.

Nenávidí odklady.

Umí naslouchat.

Cítí se vinen, když odpočívá.

Má hodně odpočinkových hobby.

Netrpělivý.

Trpělivý.

Problematické oblasti pracovních typů Typ A

Typ B

Kontrola práce Pouští se do práce bez promyšlení souvislostí (čas, lidé rozpočet)

Cíle Často chybí jasné cíle v práci, kariéře i obecně v životě.

Delegování Má tendenci se rozmýšlet.

Delegování Shledává složitým nebo dává vágní instrukce.

Plánování Velice dobré dlouhodobé vize, ale často

Plánování 4


listopad 2011

chybí detailnější plánování, které ho nudí.

Nerad plánuje, spíše nechává věci, aby se děly.

Lidé Nemá dost času pro ostatní, může být ostrý a agresivní. Ne vždy dobrý člen týmu.

Lidé Ačkoliv dokáže vycházet dobře s lidmi, má problémy říci “ne” a s konfrontováním lidí. Pokouší se vyhnout konfliktům.

Odpočinek Zřídka odpočívá - cítí se pak vinen. Koníčky rychlé a agresivní, méně týmové sporty.

Jakost Velice důkladný ale občas to přehání.

Priority Všechno se mu zdá být prioritní. Má tendenci proletět dnem se spoustou částečně udělaných úkolů, ale málokterým dokončeným.

Rady pro A 1. zaveďte život do rovnováhy práce - rodina - koníčky - zdraví - odpočinek 2. stanovte si dosažitelné cíle 3. naplánujte si jejich dosažení 4. delegujte 5. více odpočívejte 6. najděte si čas pro lidi 7. učte se říkat ne

Rady pro B 1. stanovujte si početně větší cíle 2. přestaňte odkládat 3. buďte více asertivní 4. nestaňte se perfekcionisty

Shrnutí: často máme tendenci brát velmi úkorně jiné chování než je to naše. Respektujte jinakost!

5


listopad 2011

Cvičení:

OKRUH ZÁJMŮ

OKRUH PŮSOBNOSTI

Shrnutí: v okruhu působnosti bychom měli mít méně než v okruhu zájmů – znamená to, že si umíme vědomě vybrat, zaměřit se na priority. Jednejte proaktivně (cíleně, vědomě), nikoliv reaktivně (na základě situace, impulsu)!

6


listopad 2011

Cvičení: Zamyslete se, jak vysoká je vaše spokojenost se svou kondicí a doplňte uvedenou tabulku. Do sloupce Co mohu dělat si zapište pouze konkrétní závazky, které jsou pro vás splnitelné – mají hodnotu SMART (specifické, měřitelné, akceptovatelné, reálné, termínované). Vysvětlení jednotlivých kondicí: duchovní (úvahy o životní cestě, cílech, hodnotách, tabu, meditace...) duševní (přemýšlení, učení se, kulturní aktivity …) fyzická (pohyb, životospráva, péče o tělo) společenská (navazování vztahů, péče o ně, kontakty, setkávání se s lidmi)

KONDICE

co mě posiluje

co mě oslabuje

co mohu dělat

duchovní

duševní

fyzická

společenská

Cvičení: Zamyslete se, jak jste spokojeni s naplňování svých životních rolí. Můžete si k nim třeba psát %, která vyjádří, kolik času dané roli věnujete. Součet všech rolí nemusí dávat 100% - toto posouzení je pocitové, jeho cílem je spíše uvědomění si, kterým rolím dává člověk v konkrétní životní etapě přednost. DÍTĚ OTEC/MATKA 7


listopad 2011

PARTNER/PARTNERKA MANAŽER/MANAŽERKA SOUROZENEC SOUSED KOLEGA/KOLEGYNĚ KAMARÁD/KAMARÁDKA atd. Jste spokojeni s naplnění svých životních rolí? Pokud ano, vaše práce tady končí. Jestliže nikoliv, odpovězte si na následující otázky: 1. CHCI ZMĚNU? 2. VÍM JAK JÍ DOSÁHNOUT? 3. CO K TOMU POTŘEBUJI? 4. KDY ZAČNU?

Shrnutí: všechny složky kondice ovlivňují náš výkon a v time managementu bychom na ně měli myslet a pracovat s nimi. Spokojený člověk je výkonný člověk – a spokojení jsme tehdy, jestli naplňujeme důležité životní role včetně péče o sebe. Nezapomínejte na péči o sebe – pokud chcete výkon, starejte se o vykonavatele!

8


listopad 2011

PLÁNOVÁNÍ ČASU „Zacházení s prostorem a časem je výrazem vnitřního uspořádání mysli.“ 1. verze:

MISE/POSLÁNÍ (dlouhodobý záměr, meta, něco, k čemu směřuje firma nebo jednotlivec ve vzdálené budoucnosti; není časově ohraničená)

VIZE (rozpracování mise/poslání do konkrétnější podoby, ani zde není časová hranice, jde o záměr, který rozvíjí misi)

STRATEGICKÉ CÍLE (konkretizace mise a vize a jejich rozpracování do jasných cílů v rámci jednoho roku. Lze mít i jeden strategický cíl na jeden rok, pokud je velmi náročný, běžné jsou 2-3 strategické cíle. Můžete mít připraveny i cíle č. 4 a č. 5 pro případ, že věci půjdou snadno a chcete mít rezervu. Obecně je lepší mít méně strategických cílů a splnit je, než mnoho cílů, ze kterých splníme jen některé.)

Č. 1 Č. 2 Č. 3 Č. 4 Č. 5

ÚKOLY 9


listopad 2011

(konkretizace cílů do podoby úkolů měsíce, příp. i kratších časových úseků, vždy musí být jasně definovány a mít stanoven čas splnění)

k cíli č. 1

k cíli č. 2

k cíli č. 3

2. verze:

STAV (analýza situace)

CÍL

PROCESY

(cíle pro jeden rok)

(konkrétní kroky k naplnění cíle)

10


listopad 2011

Shrnutí: plánování je znakem záměrné práce s časem, vize zajišťuje, že držím směr.

11


listopad 2011

ŘÍZENÍ ČASU „Zasej smysl pro čas, sklidíš čas pro smysl.“

SYMPTOMY ŠPATNÉHO ŘÍZENÍ ČASU: 1. neustále přetížený program, více než 55 pracovního hodin týdně, častá práce po večerech a víkendech, málo dovolené 2. stálé zpoždění s termíny, neplnění časových harmonogramů 3. nedostatečné řešení problémů do hloubky 4. ukvapená rozhodnutí 5. strach delegovat nebo akceptovat iniciativu druhých 6. krátkodobý pohled, “hašení” denních krizí 7. neschopnost odmítnout, na co už nemám 8. dlouhý seznam lidí, kteří čekají na schůzku 9. pocit, že nemáte situaci pod kontrolou 10. perfekcionismus 11. stres 12. málo nebo žádný čas na rodinu, společenské události, zábavu a sport Cvičení:

24 hodin - váš disponibilní čas

12


listopad 2011

Časové úspory: 1. spojování činností – dopravu s učením se angličtině, jídlo se vztahy...; 2. modelování – model, „mustr“, návod, jak něco udělat. Lidé se silným smyslem pro hodnotu času, používají hodně modelů, ať už svých nebo převzatých. Modelem může být např. předpřipravený formulář, do kterého pouze doplňujete, návod ke zprovoznění tiskárny, standard, který někdo popsal a vy ho využíváte; 3. specializované činnosti – nakupujeme činnosti, které za nás - firmu nebo jednotlivce - vykonává někdo jiný (správa webu, účetní operace, úklid...); 4. využití malých časových úseků – čekání na spojení při videokonferenci, u lékaře v čekárně, na metro... - člověk takto „ztratí“ přes hodinu denně. Cestou je využití těchto úseků k odpočinku, úvahám, čistění sms zpráv, jídlu... Užitečně si můžete odpočinout pomocí tzv. Jacobsonovy progresivní relaxace a je ji možno aplikovat kdekoliv, protože je velmi nenápadná. Jde o napínání a uvolňování jednotlivých svalových skupin, díky kterému se uvolňují svalová spasma; 5. delegování – je to v zásadě manažerský proces, i když ho můžeme aplikovat kdekoliv. Své pravomoci předáváme druhým, zadáváme jim úkoly, vytvoříme podmínky pro jejich splnění; 6. odmítání - schopnost říct „ne“ tehdy, když člověk opravdu nemůže a navíc vhodným způsobem, je svého druhu umění. Také jeden z významných nástrojů time managementu, protože každý z nás je za sebe odpovědný a nemá překračovat své hranice. Krátkodobě to sice běžně děláme, ale kdo tuto strategii aplikuje dlouhodobě, ubližuje významně sám sobě.

Paretovo pravidlo 80/20 Známé Paretovo pravidlo mluví o vztahu úsilí a efektu – když jsme v pohodě, za 20% času vykonáme 80% práce – ale platí i opačná tendence – když nejsme v kondici, zvládneme za 80% času pouze 20% výkonu!

20% ÚSILÍ PRODUKUJE 80% EFEKTU

Shrnutí: často nám v lepším využití času brání jenom zažitý návyk. Nebojte se měnit stereotypy. I malá změna v zajetém režimu může přinést kvalitnější čas! 13


listopad 2011

PRÁCE S PRIORITAMI „Když nevím, do kterého přístavu chci doplout, není pro mě žádný vítr ten pravý.“ Seneca

Seznam priorit důležitost

důležité

důležité a nutné nutnost

0

nutné

DN - důležité a nutné úkoly Koncepční či strategické záležitosti, které nesnesou odklad. Nelze je přesunout, nemůže je splnit nikdo jiný. D – důležité úkoly Úkoly či situace podstatné pro zachování vztahů, úkoly, které nespěchají, ale potřebují čas na zamyšlenou, nespěchat, ujasnit si strategii. Z podstaty nepřesunutelné, většinou dlouhodobě zaměřené. N – nutné úkoly Záležitosti „hořlavé“, které spěchají, systém „včera bylo pozdě“. Často i nepodstatné, ale se silným aktuálním tlakem. 0 – úkoly, které nejsou nutné ani důležité Činnosti zábavné, rutinní, únikové, umožňující odklad.

14


listopad 2011

Cvičení: Legenda: tým: manažer malé firmy, má k dispozici asistentku + 4 kolegy čas: odhad času, za který tuto činnost sám zvládne typ: D, DN, N, 0

úkoly

typ

čas

jak řešit

domluvený oběd se spolužákem, který prý nyní pracuje v televizi (ČT 1) nevyřízené písemnosti za 4 dny nepřítomnosti příprava a domluvený pracovní oběd s generálním ředitelem velké banky (potenciální partner, o kterého firma velmi stojí) příprava prezentace, která se koná za týden (zajištění podkladů + vlastní vytvoření prezentace) prolistovat tisk + zjistit, co se píše o firmě příprava a pravidelná porada vedení (příprava, aktivní účast, zápis) práce na projektu s týmem lidí z firmy, pozvaní i specialisté zvenčí, termín uzávěrky do 6 dnů návštěva vernisáže fotografií z obnovy regionu s návazným rautem řešení dlouhotrvající neshody mezi kolegy objednávky, faktury, administrativa

15


listopad 2011

2hodinová lekce anglické konverzace návrhy na zlepšení elektronické prezentace firmy pro IT odborníka domluvená schůzka se zástupci tisku k akci pořádané firmou už po osmé neshody s dětmi o nepořádku doma aktivní pobývání s rodinou

péče o kondici – cvičení (fitness)

Našli jste chyby?

PRIORITY: PREZENTACE (A SEBEPREZENTACE) (ujasnit si, v čem jsem dobrý, svoji silnou a slabou stránku a pracovat na nich, pečovat o sebe, posilovat svou image, spoluvytvářet brand firmy, diferenciátor – odlišnost od druhých...) VZTAHY (pečovat o vztahy, navazovat nové, umět odmítnout, když někoho nechci pustit do svého životního prostoru, umět pomoci...) PROCESY (jasně komunikovat, umět si získat informace, nalézat efektivnější cesty, jak věci řešit, rozšiřovat portfolio nástrojů a technik, které k tomu budou pomáhat...) PÉČE O ZDROJE (hlídat poměr výkon-zdroje, vytvořit si dostatečný prostor pro odpočinek, chránit svoje zdroje, pečovat o všechny složky kondice...)

Shrnutí: priority se mění, v různých fázích života jsou přirozeně rozdílné. Uvědomujte si svůj posun v prioritách a vnímejte ho u druhých!

16


listopad 2011

TIPY PRO LEPŠÍ TM NÁSTROJE A ŘEŠENÍ PRO LEPŠÍ TIME MANAGEMENT ; „Plánovač“ si zvolte podle své osobnosti (papír, elektronické médium, nástěnka, kombinace…). Pokud je kombinujete, nezapomeňte na aktualizaci a synchronizaci dat!

; Plánujte jen 60%. Plánování s rezervami dává větší volnost a flexibilitu. ; Management výjimek – když se odměna stane „satisfaktorem“ – je očekávaná, běžná, ztrácí svůj motivační potenciál. Nečekaná odměna, výjimka naopak znamená posílení zájmu a výkonu. ; Znamení pro „NERUŠIT!“ – znamená chráněný čas, čas pro sebe.

; Určete doby, kdy je možné s vámi mluvit – neboli čas pro lidi. Jestliže vám ostatní vyšli vstříc tím, že vám nechají chráněný čas, musíte jim na oplátku poskytnout svůj čas.

; Zaveďte si diář a zálohujte si data (čas, úkoly, termíny, osobní data...) ; Seznam úkolů pro jednotlivé osoby s termíny plnění – personář. ; Úkoly si zadávejte písemně, ne víc než 10 na den, splněné odškrtat. Lepší je menší množství úkolů a splnit než hodně úkolů a nesplnit. ; Seřaďte úkoly dle důležitosti – když splníme nebo vyřešíme napřed náročné úkoly, máme silnou motivaci pro další práci, zvýšilo se „chtění“, výkon. ; Co jste nestihli dnešní den, převeďte jako první úkoly dne

následujícího. ; Počítejte s časovými rezervami – jednak kvůli různým zdržením, ale také je třeba vzít v úvahu vlastní únavu, nečekaná vyrušení, situace, které se nečekaně zkomplikují atd. ; Dávejte si přestávky (obvykle stačí 15 minut). Během pauzy je dobré vystřídat aktivity (př. místo dosavadního sezení u počítače jít se projít po budově), aby se člověk osvěžil změnou a protáhl tělo. ; Naučte se odmítat. ; V každém spěchu je trocha strachu – neposilujte nežádoucí chování – strach je negativní emoce a ty negativně ovlivňují výkon. ; Pozor na odkládání – odkládání znamená vymýšlení důvodů, proč něco nešlo, následně vztek, že to ještě nemám hotové nebo dohady s druhou osobou, proč to není hotové...- negativní spirála. 17


listopad 2011

; Pokuste se sladit práci se svou biorytmickou křivkou – to předpokládá znát svůj biorytmus, vědět, kdy jsem nejvíc a nejméně výkonný, a přizpůsobovat svůj časový rozvrh těmto skutečnostem. ; Navykněte si nějaký uklidňující rituál, cviky, relaxační prvky – prodýchat se, uvolnit se krátkým cvičením, projít se před jednáním. ; Odměňujte se – lidská bytost funguje na principu odměn, nikoliv na principu trestů. Kotvy – odměny jsou úžasný motivátor, kterým si zajišťujeme chuť do práce a výdrž. ; Písemnosti berte do ruky jen jednou – zamezíte tím úkazu „přelévajících se dun“ čili hromad papíru přesouvaných z jedné strany stolu na druhou. Písemnost zpracujte, předejte k vyřízení, vyhoďte – podle situace. ; Netypické časy schůzek – běžně si schůzky většinou domlouváme na celou nebo na půl (9,00 nebo 8,30). Změňte to a určete čas schůzky na 9,20 nebo na 8,45 hod.- prostě na netypický čas. ; Víceletý diář – na trhu jsou diáře na rok, ale i na tři roky nebo dokonce na pět let – hodí se zejména těm, kteří potřebují plánovat s velkým předstihem nebo rychlou orientaci v aktivitách minulého období. ; Vyberte médium pro záznam, bude-li papírové, pište tužkou – tužka se dá vymazat, aniž musíte škrtat, a diář zůstává stále přehledný.

; Barevné odlišování akcí a aktivit – pracujeme jednak s různým laděním mozkových hemisfér a také i s určitou rutinou. Mnohobarevnost je záležitostí pravé hemisféry, kdežto černo-bílá barevnost a text je věcí levé hemisféry.

Shrnutí: úkolem uvedených tipů je upozornit na časté chyby a poskytnout náměty na změnu. Reálně dokážeme dlouhodobě změnit 2-3 skutečnosti. Vyberte si jedno doporučení a to zaveďte do svých zvyklostí.

18


listopad 2011

DOPORUČENÁ LITERATURA Bělohlávek, F.: Organizační chování, Rubico, Praha 1996 Dvořák, Šedivá: Vademecum dokonalé sekretářky, Management Press, Praha 1996 Hájek, J.: Malá kniha o šéfech, Management Press, Praha 1996 John, F., Peters-Kuhlinger, G.: Jak úspěšně zvládnout tlak a stres v práci, Grada, Praha 2006 Knoblauch, J., Woltje, H.: Time management, Grada, Praha 2006 Medlíková, O.: Jak řešit konflikty s podřízenými, Grada Publishing, Praha 2007 Pacovský P.: Člověk a čas, Grada Publishing, Praha 2006 Plamínek, J.: Vedení lidí, týmů a firem, Grada, Praha 2002 Plamínek, J.: Sebeřízení, Grada, Praha 2004 Škorňová + kol.: Abeceda asistentky a sekretářky, Computer Press, Brno 2003 Šuleř, O.: Manažerské techniky I, Rubico, Olomouc 1995 Šuleř, O.. Manažerské techniky II, Rubico, Olomouc 1997 Whitmore,J.: Koučování, Management Press, Praha 1994

19

PaedDr. Olga Medlíková listopad 2011 TIME MANAGEMENT

Recommend Documents