L1
LAMPIRAN 1
KUISIONER
Strategic Match Pada factor domain bisnis, Strategic match fokus kepada tingkatan bagaimana SAPCRM dapat mendukung dari tujuan atau target atau menjadi satu kesatuan dengan bisnis strategis yang telah dicanangkan perusahaan (PT. XL Axiata Tbk.). Lingkari nilai pada tabel sebelah kiri sesuai dengan jawaban anda
FAKTOR DOMAIN BISNIS CRM – Strategic Match Proyek SAP-CRM tidak memiliki hubungan secara langsung atau tidak 0
langsung terhadap pencapaian target atau tujuan yang dicanangkan oleh korporat atau suatu departemen Proyek SAP-CRM tidak memiliki hubungan secara langsung atau tidak
1
langsung terhadap pencapaian target atau tujuan yang dicanangkan oleh korporat atau suatu departemen, tapi akan tercapai operasional yang lebih efektif Proyek SAP-CRM tidak memiliki hubungan secara langsung atau tidak langsung terhadap pencapaian target atau tujuan yang dicanangkan oleh
2
korporat atau suatu departemen, tapi proyek SAP-CRM merupakan suatu system awal dari urutan system lain yang dapat mencapai sebagian target atau tujuan strategi korporat atau departemennya. Proyek SAP-CRM tidak memiliki hubungan secara langsung atau tidak langsung terhadap pencapaian target atau tujuan yang dicanangkan oleh
3 korporat atau suatu departemen, tapi proyek SAP-CRM merupakan system awal dari urutan system lain yang dapat mencapai target atau tujuan strategi korporat
L2 atau departemennya. Proyek SAP-CRM memiliki hubungan secara langsung terhadap pencapaian 4
sebagian target atau tujuan yang dicanangkan oleh korporat atau suatu departemen Proyek SAP-CRM memiliki hubungan secara langsung terhadap pencapaian
5 target atau tujuan yang dicanangkan oleh korporat atau suatu departemen
Competitive Advantage Pada faktor domain bisnis, competitive advantage fokus kepada bagaimana SAP-CRM memiliki suatu nilai unik atau tidak terhadap suatu tingkat keunggulan bersaing dari SAP-CRM yang diimplementasikan PT. XL Axiata Tbk.terhadap kompetitornya. Lingkari nilai pada tabel sebelah kiri sesuai dengan jawaban anda. FAKTOR DOMAIN BISNIS CRM – Competitive Advantage Proyek SAP-CRM tidak menciptakan akses atau pertukaran data antara 0
perusahaannya (PT. XL Axiata Tbk. ), konsumennya, pemasoknya, dan kolaborasi kesatuannya Proyek SAP-CRM tidak menciptakan akses atau pertukaran data antara perusahaannya (PT. XL Axiata Tbk. ), konsumennya, pemasoknya, dan
1
kolaborasi kesatuannya, tetapi menambahkan posisi kompetitifnya atas perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasionalnya yang
merupakan
bagian dari performa yang kompetitif. Proyek SAP-CRM tidak menciptakan akses atau pertukaran data antara 2 perusahaannya (PT. XL Axiata Tbk. ), konsumennya, pemasoknya, dan
L3 kolaborasi kesatuannya, tetapi menambahkan posisi kompetitifnya atas perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasionalnya yang
merupakan
kunci dari area strateginya. Proyek SAP-CRM menyediakan sebagian tingkat akses atau pertukaran data dan 3
secara merata meningkatkan posisi kompetitif dari perusahaan (PT. XL Axiata Tbk. ) Proyek SAP-CRM menyediakan sebuah tingkat menengah untuk akses atau pertukaran data dan secara garis besar meningkatkan posisi kompetitif
4 perusahaan (PT. XL Axiata Tbk. ) dengan menyediakan suatu tingkat layanan yang melebihi dari competitor – competitor utamanya. Proyek SAP-CRM menyediakan tingkat akses atau pertukaran data yang lebih tinggi dan sangat meningkatkan posisi kompetitif perusahaan (PT. XL Axiata 5 Tbk.) dengan menyediakan suatu tingkat layanan yang tidak tertandingi oleh competitor – kompetitornya.
Management Information Pada faktor domain bisnis, bagaimana tingkatan SAP-CRM memberikan data dan informasi kepada manajemen terhadap aktifitas utama dalam PT. XL Axiata Tbk yang telah didefinisikan dalam MISCA (Management Informaiton System Core Activites). Lingkari nilai pada tabel sebelah kiri sesuai dengan jawaban anda,. FAKTOR DOMAIN BISNIS CRM – Management Information Proyek SAP-CRM tidak memiliki keterhubungan dengan manajemen informasi 0 pendukung dari aktifitas utamanya (MISCA)
L4 Proyek SAP-CRM tidak memiliki keterhubungan dengan manajemen informasi pendukung dari aktifitas utamanya (MISCA), tetapi memberikan beberapa data 1 terhadap fungsi yang merupakan bagian dari aktifitas utama perusahaan (PT. XL Axiata Tbk.) Proyek SAP-CRM tidak memiliki keterhubungan dengan manajemen informasi pendukung dari aktifitas utamanya (MISCA), tetapi memberikan informasi 2 terhadap fungsi yang secara langsung mendukung aktifitas utama perusahaan (PT. XL Axiata Tbk.) Proyek SAP-CRM tidak memiliki keterhubungan dengan manajemen informasi pendukung dari aktifitas utamanya (MISCA), tetapi memberikan informasi 3
penting terhadap fungsi yang diidentifikasikan sebagai aktifitas utama perusahaan (PT. XL Axiata Tbk.). Informasi tersebut beroperasi dalam bentuk karakter. Proyek SAP-CRM sangatlah penting untuk mendukung manajemen informasi
4 pendukung dari aktifitas utamanya (MISCA) dalam masa depan. Proyek SAP-CRM sangatlah penting untuk mendukung manajemen informasi 5 pendukung dari aktifitas utamanya (MISCA) dalam periode saat ini
Competitive Response Pada faktor domain bisnis, competitive response mengukur suatu tingkatan dimana jika terjadi suatu kegagalan dalam implementasi atau penundaan SAP-CRM, dapat memberikan dampak yang merugikan PT. XL Axiata Tbk. Hal ini juga dimungkinkan oleh kompetitor yang telah mengimplementasi system yang sama dalam aktifitas bisnis kompetitornya.
L5 Lingkari nilai pada tabel sebelah kiri sesuai dengan jawaban anda. FAKTOR DOMAIN BISNIS CRM - Competitive Response Proyek SAP-CRM dapat ditunda selama sekurang – kurangnya 12 bulan tanpa memperngaruhi posisi kompetitif, atau system – system dan prosedur – prosedur 0 yang sudah ada dapat menghasilkan secara garis besar hasil yang sama dan tidak akan mempengaruhi posisi kompetitifnya Penundaan proyek SAP-CRM tidak mempengaruhi posisi kompetitif, dan biaya 1
tenaga kerja yang minimal diekspektasikan dapat terjadi untuk memberikan secara garis besar hasil yang sama Penundaan proyek SAP-CRM tidak memperngaruhi posisi kompetitif, akan
2
tetapi biaya tenaga kerja dapat meningkat untuk menghasilkan hasil yang sama secara garis besar Jika proyek SAP-CRM ditunda, perusahaan (PT. XL Axiata Tbk.) masih mampu memberikan respon terhadap perubahan yang dibutuhkan tanpa mempengaruhi posisi kompetitifnya; kurangnya system yang baru, perusahaan
3 secara garis besar tidak akan disulitkan dengan kemampuan yang sudah ada dalam merespon secara berulang kali dan secara efektif untuk berubah dalam lingkungan kompetitif Penundaan proyek SAP-CRM mungkin mengakibatkan pada ketidak unggulan dalam bersaing terhadap perusahaan (PT. XL Axiata Tbk. ), atau kehilangan 4
kesempatan dalam bersaing, atau mungkin mengurangi keberadaan keberhasilan aktifitas dalam perusahaan .karena tidak adanya system yang dibutuhkan
L6 Penundaan proyek SAP-CRM akan mengakibatkan pada ketidak unggulan dalam bersaing terhadap perusahaan (PT. XL Axiata Tbk.), atau kehilangan 5 kesempatan dalam bersaing, atau akan mengurangi keberadaan keberhasilan aktifitas dalam perusahaan .karena tidak adanya system yang dibutuhkan
Organizational Risk Pada faktor domain bisnis, organizational risk fokus kepada bagaimana PT. XL Axiata Tbk serta korporat atau department terkait dengan SAP-CRM mampu menerima perubahan – perubahan yang terjadi dalam pengimplementasian SAP-CRM. Lingkari nilai pada tabel sebelah kiri sesuai dengan jawaban anda. Jika nilai yang diambil antar 1 sampai 4 maka beri tanda 9 pada setiap tabel yang sesuai dengan jawaban anda. FAKTOR DOMAIN BISNIS CRM – Organizational Risk Domain Bisnis dari organisasi memiliki rencana yang telah diperhitungkan dengan baik untuk mengimplementasikan system SAP-CRM. Manajemen sesuai dengan tempatnya, dan proses – proses serta prosedur – prosedur 0 didokumentasikan. Perencanaan cadangan ada untuk proyek tersebut, ada project champion-nya, dan SAP-CRM atau nilai tambah kompetitifnya didefinisian dengan jelas untuk pasar yang dipahami.
L7 Untuk nilai 1 sampai 4 dapat diadopsi untuk situasi – situasi yang menggabungkan elemen – elemen dari kesiapan dengan elemen – elemen resiko. Daftak dibawah ini dapaat digunakan untuk tujuan penilaian ini : Ya
Tidak Tidak Tahu
1 Rencana domain bisnis yang terformulasi dengan baik sampai Manajemen domain bisnis pada tempatnya Rencana contingency pada tempatnya. 4 Proses dan prosedur pada tempatnya. Pelatihan bagi para pengguna terencana. Adanya manajemen unggulan. Produknya ditentukan dengan baik. Kebutuhan pasar diketahui dengan jelas. Domain bisnis dari organisasi tidak memiliki rencana untuk implementasi SAP-CRM. Manajemen tidak jelas mengenai tanggung jawabnya. Proses dan prosedur tidak didokumentasikan. Tidak ada perencanaan cadangan. 5 Tidak ada pendefinisian project champion untuk inisiasinya. SAP-CRM atau nilai tambah kompetitifnya tidak didefinisikan dengan baik. Tidak mengertinya pemahaman terhadap pasar.
L8 Strategic IS Architecture Pada faktor domain teknologi, strategic IS architecture mengevaluasi apakah proyek SAP-CRM merupakan suatu kesatuan dari strategi yang dibuat oleh divisi IT dari PT. XL Axiata Tbk. kedalam sebuah rencana system informasinya atau blueprint. Lingkari nilai pada tabel sebelah kiri sesuai dengan jawaban anda,. FAKTOR DOMAIN TEKNOLOGI CRM – Strategic IS Architecture 0
SAP-CRM tidak memiliki keterhubungan dengan blueprint Penundaan proyek SAP-CRM tidak mempengaruhi posisi kompetitif, dan biaya
1
tenaga kerja yang minimal diekspektasikan dapat terjadi untuk memberikan secara garis besar hasil yang sama Penundaan proyek SAP-CRM tidak memperngaruhi posisi kompetitif, akan
2
tetapi biaya tenaga kerja dapat meningkat untuk menghasilkan hasil yang sama secara garis besar Jika proyek SAP-CRM ditunda, perusahaan (PT. XL Axiata Tbk.) masih mampu memberikan respon terhadap perubahan yang dibutuhkan tanpa mempengaruhi posisi kompetitifnya; kurangnya system yang baru, perusahaan
3 secara garis besar tidak akan disulitkan dengan kemampuan yang sudah ada dalam merespon secara berulang kali dan secara efektif untuk berubah dalam lingkungan kompetitif Penundaan proyek SAP-CRM mungkin mengakibatkan pada ketidak unggulan dalam bersaing terhadap perusahaan (PT. XL Axiata Tbk. ), atau kehilangan 4 kesempatan dalam bersaing, atau mungkin mengurangi keberadaan keberhasilan aktifitas dalam perusahaan .karena tidak adanya system yang dibutuhkan
L9 Penundaan proyek SAP-CRM akan mengakibatkan pada ketidak unggulan dalam bersaing terhadap perusahaan (PT. XL Axiata Tbk.), atau kehilangan 5 kesempatan dalam bersaing, atau akan mengurangi keberadaan keberhasilan aktifitas dalam perusahaan .karena tidak adanya system yang dibutuhkan
Definitional Uncertainty Pada faktor domain teknologi, menafsirkan bagaimana tingkat requirements dan atau spesifikasi yang diketahui. Serta menafsirkan kompleksifitas dari area yang terkait dengan SAP-CRM dan probabilitas perubahan – perubahan yang tidak rutin. Lingkari nilai pada tabel sebelah kiri sesuai dengan jawaban anda. FAKTOR DOMAIN TEKNOLOGI CRM – Definitional Uncertainty Requirements yang ada pasti dan absah. Spesifikasi yang ada pasti dan absah. 0
Area yang diinvestigasikan sangat jelas. Tingkat kemungkinan atas perubahan tidak ada. Requirements yang ada secara rata – rata pasti. Spesifikasi yang ada secara rata
1
– rata pasti. Tidak ada persetujuan secara formal. Area yang diinvestigasikan sangat jelas. Tingkat kemungkinan atas perubahan rendah dan tidak rutin. Requirements yang ada secara rata – rata pasti. Spesifikasi yang ada secara rata
2
– rata pasti. Area yang diinvestigasikan sangat jelas. Tingkat kemungkinan atas perubahan cukup rendah dan tidak rutin. Requirements yang ada secara rata – rata pasti. Spesifikasi yang ada secara rata
3
– rata pasti. Area yang diinvestigasikan sangat jelas. Tingkat kemungkinan atas perubahan cukup sering dan sering mendadak.
L10 Requirements yang ada tidak pasti. Spesifikasi yang ada tidak pasti. Area yang 4
diinvestigasikan cukup kompleks. Tingkat kemungkinan atas perubahan sering terjadi, bahkan terjadi pada periode proyeknya. Requirements tidak diketahui. Spesifikasi tidak diketahui. Area yang diinvestigasikan mungkin sangat kompleks. Tingkat kemungkinan atas
5 perubahan dapat terjadi, tetapi kuncinya adalah requirement yang tidak diketahui.
Technical Uncertainty Pada faktor domain teknologi, technical uncertainty menafsirkan kesiapan dari domain teknologi PT. XL Axiata Tbk dalam mengerjakan proyek SAP-CRM. Penfasiran pada technical uncertainty meliputi keahlian yang dibutuhkan, ketergantungan perangkat keras, ketergantungan perangkat lunak, dan perangkat lunak aplikasinya. Lingkari nilai pada tabel sebelah kiri sesuai dengan jawaban anda, untuk setiap bagian dalam kelompok A, B, C, D.
L11 FAKTOR DOMAIN TEKNOLOGI CRM – Technical Uncertaimty A. Keterampilan yang dibutuhkan Tidak perlu ketrampilan baru, baik staff dan manajer. Keduanya 0 memiliki pengalaman 1
Beberapa ketrampilan baru untuk staff, tapi tidak untuk manajer
2
Beberapa ketrampilan baru untuk staff dan untuk manajer Beberapa ketrampilan baru untuk staff dan dan ketrampilan baru
3 yang untuk manajer Ketrampilan baru untuk staff dan beberapa ketrampilan baru untuk 4 manajer 5
Ketrampilan baru untuk staff dan untuk manajer
B. Ketergantungan terhadap perangkat keras 0
Perangkat keras digunakan dengan aplikasi yang sama Perangkat keras digunakan, namun SAP-CRM merupakan aplikasi
1
yang berbeda Perangkat keras ada dan telah diuji coba, tetapi tidak secara
2
operasional
3
Perangkat keras ada, tetapi belum digunakan didalam perusahaan
4
Beberapa fitur utama belum diuji atau diimplementasi
5
Requirement utama belum ada didalam konfigurasi MIS
C. Ketergantungan terhadap perangkat lunak (diluar perangkat lunak aplikasi)
L12 0
Perangkat lunak standar, atau langsung atau tanpa dibutuhkan pemogramman
1
Perangkat
lunak
standar,
atau
langsung
tetapi
dengan
pemmrograman yang kompleks 2
Beberapa interfaces antara perangkat lunak dibutuhkan, dan pemrogramman yang kompleks juga mungkin dibutuhkan
3
Beberapa fitur baru dibutuhkan dalam menjalankan SAP-CRM, beberapa
interfaces
antar
perangkat
lunak
yang
kompleks
dibutuhkan 4
Fitur – fitur yang belum mendukung saat ini dibutuhkan, pengembangan dalam perusahaan dengan status “state of the art” dibutuhkan
5
Pengembangan yang signifikan dalam status “state of the art” dibutuhkan
D. Perangkat Lunak Aplikasi
0
Program yang ada hanya membutuhkan modifikasi minimal. Program tersedia secara komersial dan hanya membutuhkan modifikasi yang minimal, atau program sudah tersedia di dalam
1
perusahaan hanya saja dibutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau perangkat lunak akan dibangun di dalam perusahaan dengan kompleksitas yang minimal.
2
Program tersedia secara komersial dan membutuhkan modifikasi
L13 yang agak banyak, atau perangkat lunak akan di bangun sendiri oleh perusahaan, hanya saja dibutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau perangkat lunak akan dibangun di dalam perusahaan dengan kompleksitas yang minimal. Perangkat 3
lunak
tersedia
secara
komersial
tetapi
tingkat
kompleksitasnya tinggi, atau perangkat lunak akan di bangun sendiri dengan tingkat kesulitan sedang. Tidak memiliki perangkat lunak, dan juga tidak tersedia secara
4
komersial. Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks dengan tingkat kesulitan yang sedang. Tidak memiliki perangkat lunak, dan juga tidak tersedia secara
5
komersial. Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks, walaupun dikontrakkan ke pihak luar perusahaan.
IS Infrastructure Risk Pada faktor domain teknologi, IS infrastructure menafsir suatu tingkatan resiko investasi non-proyek yang dubutuhkan untuk mengakomodasi SAP-CRM. Dimana lingkup investasinya melibatkan administrasi data (contoh : requirement kamus data baru), komunikasi (contoh : bentuk baru dari kemampuan komunikasi dibutuhkan), dan system yang terdistribusi (seperti metode baru untuk akses data). Lingkari nilai pada tabel sebelah kiri sesuai dengan jawaban anda.
L14 FAKTOR DOMAIN TEKNOLOGI CRM SAP-CRM ini menggunakan fasilitas dan layanan yang ada. Tidak ada investasi dalam fasilitas prasyarat sistem informasi yang dibutuhkan (misal: manajemen 0 database); tidak ada biaya awal yang bukan merupakan bagian SAP-CRM yang secara langsung diantisipasi. Perubahan pada satu elemen sistem pelaksanaan layanan komputer dibutuhkan 1
untuk SAP-CRM. Investasi-investasi awal yang terkait pada SAP-CRM di luar biaya langsung proyek ini relatif kecil. Dibutuhkan sedikit perubahan pada beberapa elemen sistem layanan komputer. Beberapa investasi awal dibutuhkan untuk mengakomodasikan SAP-CRM,
2 kemungkinan diperlukan beberapa investasi berikutnya untuk integrasi lebih lanjut SAP-CRM ke dalam mainstream dari lingkungan sistem informasi. Dibutuhkan sedikit perubahan yang cukup pada beberapa elemen sistem layanan 3
komputer.
Beberapa
investasi
awal
dibutuhkan
untuk
mengakomodasikan SAP-CRM, kemungkinan diperlukan beberapa investasi berikutnya untuk integrasi lebih lanjut proyek implementasi TI ke dalam mainstream dari lingkungan sistem informasi. Dibutuhkan sedikit perubahan yang cukup pada berbagai area, terhadap beberapa sistem layanan komputer. Beberapa investasi awal yang cukup besar dalam
staf,
software,
hardware,
dan
manajemen
dibutuhkan
untuk
4 mengakomodasikan SAP-CRM. Investasi ini tidak termasuk dalam biaya proyek secara langsung, tetapi mewakili investasi fasilitas TI untuk menciptakan lingkungan yang dibutuhkan pada proyek implementasi TI
L15 tersebut
Dibutuhkan sedikit perubahan substansial di beberapa area terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer. Investasi awal yang dapat dipertimbangkan dalam staf, piranti lunak, perangkat keras, dan manajemen 5
dibutuhkan untuk mengakomodasikan SAP-CRM. Investasi ini tidak termasuk dalam biaya proyek secara langsung, tetapi mewakili investasi fasilitas SI untuk menciptakan lingkungan yang dibutuhkan untuk proyek implementasi SAPCRM.
L16
LAMPIRAN 2
PROSES BISNIS LEAD MANAGEMENT
L17 No 1
Penjelasan dari Proses Inbound Lead
Responsibility Konsumen
Pertanyaan konsumen mengenai layanan XL melalui email atau telepon 2
New Customer?
Contact
Contact management mengecek mengenai prospect yang ada
Management
ke dalam sistem dengan mencari di dalam database. Jika iya, lanjut ke aktivitas 3 Jika tidak, lanjut ke aktivitas 5 3
Gather Account Details
Contact
Contact Management akan membutuhkan untuk
Management
mengumpulkan seluruh informasi yang memungkinkan mengenai prospect seperti sector industri dan region. 4
5
Create Account and Contact Person
Master Data
Membuat account dan contact person kedalam sistem
Team
Create Lead
Contact
Membuat Lead dengan informasi yang dikumpulkan dari
Management
konsumen, contohnya produk yang disukai, orisinil produk 6
Distribute Lead
Contact
Sales Representative secara otomatis menentukan berdasarkan
Management
tanggung jawab tenaga kerjanya terhadap account-nya. Untuk memicu pendistribusiannya, contact management harus
L18 No
Penjelasan dari Proses
Responsibility
merubah status lead menjadi “Distributed” 7
Manual Qualification of Lead
Sales
Sales Representative akan mengakses sistem untuk melihat informasi secara detil atas lead tersebut. Sales representative harus mengkualifikasi lead berdasarkan criteria tertentu. 8
Lead Qualified?
Sales
Sales Representative mengkualifikasi lead. Jika lulus, lanjutkan ke aktifitas 10. Jika tidak, lanjutkan ke aktifitas 9. 9
Reject lead and fill in reason
Sales
Lead tidak sesuai atau tidak lulus. Status dari lead akan diubah menjadi “Rejected by Sales”. Pemakai sistem akan mengelola alasan atas penolakan tersebut. 10
Opportunity Management Lead terkualifikasi sebagai calon transaksi. Oppurtunity dibuat sebagai lanjutan dari lead yang terkualifikasi. Status Lead secara otomatis akan berubah menjadi “Accepted by Sales”. Berlanjut pada proses Opportunity Management. Continue with Opportunity Management process.
Sales
L19
LAMPIRAN 3
PROSES BISNIS OPPORTUNITY MANAGEMENT
L20 Penjelasan dari Proses
Responsibility
No 1
Create Opportunity from Lead
Sales
Sales Representative secara manual mengkualifikasi lead dan membuat opportunity dari lead. 2
New location/branch?
Sales
Sales Representative memastikan apakah lead pada lokasi atau cabang yang baru. Jika ya, berlanjut pada aktifitas 3. Jika tidak, berlanjut pada aktifitas 4. 3
4
Create account and contact for each location/branch
Master Data
Membuat account dan contact person didalam sistem.
Team
Gather Information from Customer
Sales
Sales Representative akan mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan dari konsumen dan mengelolanya kedalam opportunity. 5
Generate Initial Quotation
Sales
Sales Representative dapat menghasilkan quotasi awal dalam bentuk dokumen PDF dan mengirimkannya ke konsumen via e-mail MS Outlook jika diperlukan. 6
Request for manager approval Sales Representative akan mengubah status opportunity
Sales
L21 Penjelasan dari Proses
Responsibility
No menjadi “Request for approval”. Sebuah e-mail notifikasi akan dikirimkan kepada Sales Manager dengan otomatis. 7
Rejected by Sales Manager
Sales Manager
Sales Manager menolak permintaan survei dan dengan otomatis mengirim e-mail notifikasi kepada Sales Representative. 8
Sales Manager change header status to “Request for
Sales Manager
Survey” Melakukan transaksi dengan PM dalam R/3 untuk membuat notifikasi untuk Work Order. 9
Need Survey?
Project
Project Management memutuskan apakah lokasi ini butuh survei atau tidak. Jika ya, berlanjut pada aktifitas 9. Jika tidak, berlanjut pada aktifitas 8. 10
Change Notification status to “Survey not Needed” Project Management mengubah status notifikasi dalam R/3. Dengan ini dengan otomatis meng-update kolom status survey opportunity yang bersangkutan menjadi “Survey not Needed”.
Project
L22 Penjelasan dari Proses
Responsibility
No 11
Create Work Order from Notification
Project
Work Order dibuat berdasarkan notifikasi R/3. 12
Upload Survey Summary
Project
Hasil survei akam di upload kedalam notifikasi dalam R/3. Hasil survei yang terikat dengan notifikasinya akan disimpan kedalam Z-table dalam R/3. Z-table ini akan direplikasikan kedalam Z-table milik CRM. Ini akan secara otomatis mengupdate kolom status opportunity bersangkutan menjadi “Survey Completed”. 13
Attach Complete Survey Result
Project
Hasil survei yang lengkap akan dilampirkan dalam notifikasi dalam R/3. Lampiran ini tidak akan disinkronisasikan ke kolom CRM Opportunity. 14
All Survey request completed
Project
Setelah semua permintaan survey selesai dengan lengkap, status kolom akan berubah secara otomatis menjadi “All survey completed”. 15
Input pricing based on survey result and Vendor CPE, if needed Setelah Solution akan di beritahukan dan telah memasukkan
Solution
L23 Penjelasan dari Proses
Responsibility
No harga yang dibutuhkan. Solution akan mengubah statusnya menjadi “Submit Pricing”. 16
Quotation Management
Sales
L24
LAMPIRAN 4
PROSES BISNIS QUOTATION MANAGEMENT
L25 No 1
Penjelasan dari Proses Create Quotation from Opportunity
Responsibility Sales
Ketika semua permintaan survey untuk menyelesaikan opportunity telah lengkap, sales representative membuat quotation. 2
Input Pricing
Sales
Sales representative akan mamasukkan informasi harga untuk setiap produk dalam quotation. 3
Need Approval?
System
SIstem akan menentukan apakah dibutuhkan approval. Jika ya, berlanjut pada aktifitas 4. Jika tidak, berlanjut pada katifitas 5. 4
Approved by corresponding manager?
Corresponding
Manajer yang bersangkutan akan menjawab melalui Portal
Manager
Inbox. Jika setuju, berlanjut pada aktifitas 5. Jika tidak, kembali pada aktifitas 1. 5
Generate quotation and send to customer Setelah harga quotation disetujui oleh manajer sales terkait. Sales representative dapat menghasilkan quotation dalam bentuk dokumen PDF dan mengirimkannya kepada konsumen.
Sales
L26 No 6
Penjelasan dari Proses Is customer accept?
Responsibility Sales
Jika ya, berlajut pada aktifitas 8. Jika tidak, berlanjut pada aktifitas 7. 7
Record Quotation as Lost
Sales
Ubah status dari quotation menjadi “Lost” jika degosiasi dengan konsumen gagal. 8
Send sales order form to be signed by customer
Sales
Sales Order Form akan dihasilkan dalam bentuk dokumen PDF dan dikirimkan kepada konsumen. 9
Attached signed sales order form to quotation
Sales
Ketika form sales order ditandatangani, form tersebut akan dilampirkan dengan quotation yang telah disetujui, sales representative akan merubah status kolomnya menjadi “PO Received”. 10
Verify Sales Order and enter technical information
Solution
Solution akan meninjau quotation, sales order form dan mengelola semua informasi yang bersifat teknis. Solution akan mendistribusikannya kepada Project untuk implementasi. 11
Determine Project Leader and set header status to “Project Implementation”
Project
L27 No
Penjelasan dari Proses
Responsibility
Admin Project akan menentukan project leader secara manual dan mengubah kolom status menjadi “Project Implementation”. Bertransaksi dengan PM dalam R/3 untuk membuat notifikasi. 12
Create project definition from notification
Project
Project leader akan menrima e-mail notifikasi dengan otomatis. Project leader akan membuat definisi project berdasarkan notifikasi tersebut. 13
Project Management
Project
14
Fill in technical information to be sent to CARE and NCC
Project
Informasi teknis akan menjadi ada dalam R/3 dan direplikasikan kedalam produk CRM quotation. 15
BA sign off and attach signed BA to Quotation Item
Sales
Ketika BA telah ditandatangani oleh konsumen, sales representative akan melampirkannya dengan quotation dan merubah satus produk menjadi “BA Completed”. 16
Contract Management
Channel
Admin Sales akan mendapatkan e-mail notofikasi dengan
Management
otomatis ketika status produk menjadi “BA Completed”. Admin sales akan membuat kontrak berdasarkan produk – produk tersebut.
L28
LAMPIRAN 5
No 1
PROSES BISNIS CONTRACT MANAGEMENT
Penjelasan dari Proses
Responsibility
Create Contract
Channel
Ketika sebuah status produk quotation telah diubah menjadi
Management
“BA Completed”, admin sales akan menerima sebuah e-mail notifikasi dengan otomatis. Admin sales dapat membuat sales contract berdasarkan notifikasi tersebut untuk proses transaksi selanjutnya. Hanya produk dengan status “BA Completed” dapat dipindahkan kedalam contract. 2
Maintain Contract
Channel
Produk – produk dapat dipilih dari quotation dan
Management
ditambahkan untuk diteruskan menjadi contract. Semua
L29 No
Penjelasan dari Proses
Responsibility
perubahan terhadap contract juga akan direplikasikan ke R/3. 3
Replicate to R/3
Channel
Contract dan delta baru yang dibuat akan direplikasikan ke
Management
R/3 untuk tujuan penagihan.
L30
LAMPIRAN 6
JABATAN
REKAPITULASI KUISONER
DOMAIN BISNIS MANAGEMENT COMPETITIVE ORGANIZATIONAL INFORMATION RESPONSE RISK
STRATEGIC MATCH
COMPETITIVE ADVANTAGE
Sales Support
3
3
2
4
0
Account Manager
4
3
5
5
0
Account Manager
4
4
4
4
1.5
Account Manager
4
5
4
4
0
Commercial Support Project
2
3
4
4
0
Admin Sales Support
2
3
4
4
0
BPA - Master Data
5
0
4
4
0
Technical Support
4
3
4
5
0
Account Manager
5
5
5
4
5
Sales Support
5
4
5
5
0
L31
JABATAN
STRATEGIC IS ARCHITECTURE
DEFINITIONAL UNCERTAINTY
DOMAIN TEKNOLOGI TECHNICAL UNCERTAINTY SKILLS HARDWARE SOFTWARE
APPLICATION
IS INFRASTRUCTURE RISK
IT ERP - Project Management
3
2
5
4
2
2
2
SAP CRM Analyst
4
3
2
1
2
2
4
Lead Engineer ERP BA
4
3
3
1
2
2
3
ERP Technical Manager
5
4
5
1
0
3
2
ERP Application Manager
3
3
4
0
0
2
4
L32
LAMPIRAN 7
SURAT SURVEI
