P001

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001 PROSEDUR KAWALAN AKSES

1.0

Halaman: 1 / 11 No. Semakan: 04 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Kawalan Akses dilaksanakan.

2.0

SKOP Skop prosedur ini merangkumi semua jenis tugas yang dilaksanakan di laluan keluar / masuk dalam kampus.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 -

Manual Kualiti Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (tatatertib) Pelajar-pelajar 2005 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia Arahan Tetap Operasi (S.O.P)

UPM/OPR/BKU/AT01/SOP 4.0

TERMINOLOGI / SINGKATAN : PGH KB PK PPK PO PT Anggota Pelawat PYB

5.0

-

Pengarah Ketua Bahagian Pegawai Keselamatan Penolong Pegawai Keselamatan Penyelia Operasi Penyelia Tadbir Pengawal Keselamatan Kanan / Pengawal Keselamatan Orang Luar Pegawai Yang Bertanggungjawab

TANGGUNGJAWAB PGH, KB, PK, PPK, PT,PO, Anggota, Pelawat dan PYB bertanggungjawab menentukan prosedur Kawalan Akses ini dilaksanakan.

Halaman: 2 / 11

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

No. Semakan: 04 BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001 PROSEDUR KAWALAN AKSES

6.0

No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

CARTA ALIR

Mula

7.1

Taklimat

7.2

Ambil Alih Tugas dan Terima Tugas

7.3

Laksana Tugas

7.4

Tindakan

7.5

Ada Kes?

7.6

Tidak

Ya Majukan Laporan

7.7

Tindakan PO

7.8

Buat Laporan dan Serah Tugas

Tamat

7.9

7.10

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001 PROSEDUR KAWALAN AKSES 7.0


PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab

7.1

Mula

7.2

Taklimat 7.2.1 Anggota menerima taklimat dan tempat tugas ketika baris masuk tugas.

7.3

PO

Ambil Alih Dan Terima Tugas 7.3.1 Mengambil alih tugas di tempat tugas daripada anggota terdahulu.

Anggota

7.3.2 Memastikan peralatan tugas di tempat tugas mencukupi dan berkeadaan baik. Jika tidak, kemukakan laporan kepada PO.

Anggota

Anggota 7.3.3 Anggota dikehendaki menerima dan menandatangani Buku Laporan Tugas (serah dan terima tugas). Anggota 7.3.4 Anggota yang mula bertugas dikehendaki melapor (menggunakan alat perhubungan) ke Pusat Kawalan selepas menerima tugas. Anggota 7.3.5 Anggota yang tamat tugas dikehendaki melapor diri ke Pusat Kawalan selepas serah menyerah tugas.

7.4

Laksana Tugas 7.4.1 Beri Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus Pas Pelawat dan Pas Kenderaan (a) Anggota hendaklah meminta pengenalan diri pelawat dan mengisikan butir-butir pelawat di dalam Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT)

Anggota


(b) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) diserahkan kepada pelawat sebagai bukti kebenaran memasuki kampus bersama Pas Pelawat dan Pas Kenderaan. (c) Pelawat dikehendaki menyerahkan semula Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) , Pas Pelawat dan Pas Kenderaan kepada Anggota Keselamatan apabila keluar dari kawasan kampus di laluan keluar. (d)

Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) akan dikumpul oleh anggota keselamatan untuk diserahkan kepada PO.

(e) Bagi Pos kawalan yang mempunyai satu laluan keluar dan masuk anggota keselamatan dikehendaki mengambil dokumen pengenalan diri pelawat sebelum memberikan Borang Kebenaran Pelawat memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT),Pas Pelawat dan pas kenderaan kepada pelawat. (f) Bagi Pos Kawalan dimana anggota keselamatan yang mengambil dokumen pengenalan diri pelawat hendaklah memulangkan semula dokumen pengenalan diri pelawat tersebut apabila pelawat menyerahkan semula Borang Kebenaran Pelawat memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/KAMPUS), Pas Pelawat dan pas kenderaan ketika keluar kawasan kampus. (g) Pas Pelawat dan Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus dikecualikan pada hari terbuka, majlis atau aktiviti rasmi universiti, Kolej Mohd Rashid, para tetamu yang telah dikenalpasti dan diberi kebenaran oleh pihak Pengurusan Universiti atau Bahagian Keselamatan seperti tetamu kehormat universiti.


Anggota

Pelawat

Anggota

Anggota

Anggota

Anggota



7.4.2 Periksa Pas Sementara (a) Pastikan pekerja-pekerja kontraktor yang masuk ke kawasan kampus mempamerkan Pas Sementara yang masih sah tempohnya.

Anggota

7.4.3 Bantu Beri Tunjuk Arah Kepada Pelawat (a)

Beri bantuan kepada pelawat dengan memberi pandu arah ke tempat yang hendak dituju jika perlu.

Anggota

7.4.4 Periksa Kenderaan (a) Buat pemeriksaan pelekat kenderaan UPM pada kenderaan yang masuk ke dalam kampus melalui laluan masuk.

Anggota

(b) Buat pemeriksaan ke atas kenderaan yang keluar dari kampus di laluan keluar.

Anggota

(c) Buat pemeriksaan ke atas kad pemilik kenderaan pelajar.

Anggota

7.4.5 Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Kolej (a)

Pelajar dan pelawat di benarkan untuk keluar / masuk di kawasan Kolej bermula 0600 pagi hingga 1200 tengah malam.

(b)

Staf dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar masuk kawasan kolej selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf dikehendaki mempamerkan kad staf atau pelekat kenderaan untuk masuk ke kawasan kolej.

Pelawat/staf

Pelawat/staf

(c) Pelajar yang balik lewat akan direkodkan di dalam Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWAT).

Anggota

(d) Pelajar dibenarkan untuk keluar masuk mulai jam 0230 pagi hingga 0600 pagi untuk tujuan bersahur di sepanjang bulan Ramadhan dengan mengambil Pas Ramadhan dan direkodkan di dalam buku keluar / masuk.

Anggota



7.4.6 Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Fakulti (a) Pelajar,staf dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar masuk di kawasan fakulti selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf dan pelajar dikehendaki mempamerkan kad staf atau pelekat kenderaan untuk masuk ke kawasan fakulti.

Anggota

Anggota

(b) Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan Fakulti di kecualikan pada waktu puncak seperti berikut: i) Hari Bekerja  0730 hingga 0830  1245 hingga 1430  1645 hingga 1800 ii) Aktiviti rasmi Universiti  Majlis Konvokesyen  Hari Pendaftaran Pelajar Baru  Majlis-majlis Khas Universiti

7.5

iii) Majlis-majlis Persendirian  Majlis Perkahwinan  Aktiviti-aktiviti yang dibuat oleh agensi-agensi luar. Tindakan 7.5.1 Periksa Kenderaan (a) Sekiranya didapati staf/ pelajar /Agensi Luar tiada pelekat kenderaan berkenaan anggota keselamatan hendaklah mengambil tindakan dengan mengeluarkan Notis Kesalahan Lalaulintas Anggota hendaklah memaklumkan kepada Pelajar/Staf/Agensi Luar untuk memohon pelekat kenderaan UPM. (b) Jika didapati ada kenderaan yang membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran, anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama dengan barangan yang di bawa keluar dan mengambil butir-butir diri pemandu dan kenderaan. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)

Anggota

Anggota


(c) Jika di dapati tiada kad pemilik kenderaan anggota dikehendaki menahan pemandu dan kenderaan tersebut serta mengambil butir-butir diri pemandu. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) (d) Periksa kenderaan staf dan pelajar yang keluar dari kawasan kampus selepas waktu pejabat dan hari cuti (Sabtu dan Ahad termasuk cuti umum) dan Jika didapati ada membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran, anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama dengan barangan yang di bawa keluar dan mengambil butir-butir diri pemandu dan kenderaan. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)


Anggota

Anggota

7.5.2 Tidak Mempunyai Pas Sementara (a) Orang awam atau pembekal yang bekerja di dalam kawasan kampus atau yang selalu berurusan dengan UPM perlu membuat permohonan Pas Sementara di Bahagian Keselamatan. (b) Anggota hendaklah meminta pengenalan diri orang berkenaan dan mengisi di dalam Borang kebenaran memasuki kampus (Rujuk klausa 7.4.1 Prosedur Kawalan Akses) (c)

Mengarahkan orang tersebut untuk memohon Pas sementara di Bahagian Keselamatan.

Anggota

Anggota

Anggota



7.5.3 Keluar / Masuk Kolej (a) Kakitangan:(i) Kakitangan yang tinggal dalam kawasan kolej dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej pada bila-bila masa dengan syarat mempunyai Pelekat Kenderaan atau Kad Kakitangan sebagai bukti. (ii) Kakitangan yang tinggal diluar dimana ingin memasuki dan keluar di kawasan kolej selepas waktu pejabat atau cuti hendaklah mempamerkan kad staf atau pelekat kenderaan.

Anggota

Anggota

(b) Pelajar:Pelajar tidak dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali mendapat kebenaran bertulis dari Pengetua / Felo / Pengurus / Pegawai Bahagian Keselamatan.

Anggota

c) Pelawat:Pelawat tidak dibenarkan masuk di kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali ada kes kecemasan.

Anggota

(d) Teksi:Teksi yang masuk ke kawasan kampus perlu mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT).

Anggota



7.5.4 Keluar Masuk ke Fakulti a)

Pelajar dan staf yang ingin memasuki dan keluar fakulti selepas waktu pejabat dan waktu cuti hendaklah mempamerkan Kad Staf atau Pelekat kenderaan

(b) Pelawat yang mendapat kebenaran masuk dan keluar ke Fakulti selepas waktu pejabat dan cuti dihendaki mengisi Borang Kebenaran memasuki Kampus (OPR/BKU/BR02/KAMPUS) (Rujuk Klausa 7.4.1 Prosedur Kawalan Akses) 7.6

7.7

7.8

7.9

Anggota

Ada Kes ? 7.6.1 Jika ada kes ikut langkah 7.7.

Anggota

7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9.

Anggota

Majukan Laporan 7.7.1 Sekiranya ada kes berlaku hubungi Penyelia Operasi.

Anggota

7.7.2 Anggota dikehendaki membuatm embuat laporan kejadian.

Anggota

Tindakan PO 7.8.1 PO dikehendaki mengambil tindakan susulan terhadap kes tersebut.

PO

7.8.2 PO dikehendaki memajukan laporan kepada PK/PPK.

PO

Buat Laporan Dan Serah Tugas 7.9.1 Anggota yang bertugas dikehendaki membuat laporan tugas di dalam Buku Laporan Tugas Harian serta serah tugas kepada anggota pengganti seterusnya.

7.10

Anggota

Tamat

Anggota



REKOD KUALITI

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

1

UPM/BKU/LAPORAN KEJADIAN LAPORAN KEJADIAN

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

PT(P/O)

PYB

Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Dokumen dan Rekod

Kuasa Melupus PGH

Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)

kekal

2

UPM/BKU/KAWALAN AKSES

PT

PYB

KAWALAN AKSES Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BRO2/PELAWAT) Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWAT) Borang Pemeriksaan Kenderaan (OPR/BKU/BR02/PEMERIKSAAN) 3

Buku Laporan Tugas harian

Kabinet Fail Unit Kawalan Akses

PGH

3 tahun

PT

PYB

Kabinet Fail Unit Kawalan Akses 3 tahun

PGH



SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

PGH

WP

03/01/2011

02

01

2/2011

Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-2/2011

PGH

WP

08/08/2011

02

02

2/2012


PGH

WP

30/01/2012

02

03

5/2012


PGH

WP

14/08/2012

02

04

3/2013

MSKP Bil 1/2013

PGH

WP

30/04/2013

P001

Recommend Documents