P001 PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

Halaman: 1/9

PENERBIT UPM Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001

No. Semakan: 07

PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH

No. Isu: 02 Tarikh: 13/01/2017

1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan cara memproses manuskrip karya asli bagi memastikan keberkesanan pengurusan manuskrip dan mutu hasil kerja mencapai piawaian penerbitan Penerbit UPM.

2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi cara perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian pengurusan manuskrip karya asli hingga diterbitkan.

3.0

TANGGUNGJAWAB Ketua Penerbit bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi semasa proses pengurusan manuskrip dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam proses ini wajib mematuhi prosedur ini.

4.0

DOKUMEN RUJUKAN Nombor / Kod Rujukan -

Tajuk Dokumen Chicago Manual of Style APA Format and Style Gaya Dewan Kamus Dewan Istilah Dewan Oxford Learners Dictionary Akta Kontrak 1950

Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 Akta Hak Cipta 1987 A Guide To Book Production OPR/ PUPM/GP01/Penyediaan Garis Panduan Penyediaan Manuskrip OPR/ PUPM/GP02/Percetakan Garis Panduan Percetakan UPM/OPR/ PUPM/AK01 Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip Arahan Kerja Urus Perjanjian UPM/OPR/ PUPM/AK02 Penerbit-Pengarang UPM/OPR/ PUPM/AK03 Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip UPM/OPR/ PUPM/AK04 Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku Karya Asli -

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’


Halaman: 2/9


No. Semakan: 07

PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH 5.0

No. Isu: 02 Tarikh: 13/01/2017

TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AF CIP Dami

: : :

FA ISBN JKPEN KP LHDN PNM PAP Pengarang Penilai PP PPP PPEN PPSR PPT PR PSR PTPO PTJ SAS TNC(P&I)

: : : : : : : : : : : : : : : : : : : :

Ahli Fotografi Cataloguing-in-Publication Data Contoh buku sebagai cadangan bentuk buku yang sebenarnya akan terbit. Final Artwork International Serial Book Numbers Jawatankuasa Penerbitan Universiti Ketua Penerbit Lembaga Hasil Dalam Negeri Perpustakaan Negara Malaysia Pembantu Am Pejabat Penulis buku Pakar bidang Pegawai Penerbitan Penolong Pegawai Penerbitan Pembantu Penerbitan Penolong Pegawai Seni Reka Penolong Pegawai Tadbir Pereka Pegawai Seni Reka Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) Pusat Tanggungjawab Softwork Accounting System Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)



Halaman: 3/9


No. Semakan: 07

PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH 6.0

No. Isu: 02 Tarikh: 13/01/2017

PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab

Carta Alir

Perincian

Rekod/ Dokumen Rujukan

6.1 Mula

KP

6.2 Terima manuskrip

PP/PPP

PP/PPP

Borang OPR/PUPM/BR01

(b) Semak dan teliti manuskrip serta pastikan lengkap (bahagian awalan, bahan teks, bahagian akhiran dan ilustrasi).Tandakan pada Senarai Semak Penyerahan Manuskrip

Senarai Semak OPR/PUPM/SS01 Garis Panduan OPR/PUPM/GP01

6.3 (a) Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, nombor kad pengenalan, alamat surat menyurat, emel, bidang manuskrip).

6.3 Manuskrip Karya Asli

PPP

(b) Buka fail buku.

PP/PPP

6.4 Manuskrip Karya Suntingan (Terus ke Langkah 6.9)

PP/PPP

KP/PP/PPP

6.2 (a) Terima manuskrip dan Borang Penyerahan Manuskrip daripada Pengarang.

6.4 (a) Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, alamat surat menyurat, e-mel,) dan failkan borang penyerahan ke dalam fail.

UPM/PUPM/10010/7/No. Fail/ Tajuk Buku)

UPM/PUPM/10010/7/2 Projek Terbitan Bersama

(b) Terus ke Langkah 6.9. 6.5 Penilaian Manuskrip

A

6.5 Kenal pasti manuskrip yang perlu dinilai. (a) Manuskrip berbentuk senarai rujukan, modul pengajaran dan buku kerja TIDAK perlu dinilai. (b) Kenal pasti Penilai Manuskrip (i) Pastikan Penilai adalah pakar bidang. (ii) Pastikan Penilai adalah bukan dari kalangan Penulis. (iii) Sekiranya melantik semula Penilai, Penilai tersebut dinilai sekurang-kurangnya pada skala ‘memuaskan’.

PP/PPP

(c) Dapatkan persetujuan Penilai, melalui telefon atau emel dalam tempoh 20 hari bekerja.

PPP

(d) Hantar surat pelantikan, manuskrip dan Borang Penilaian kepada Penilai untuk dinilai dalam tempoh 8 (lapan) minggu melalui pos atau emel.

Borang OPR/PUPM/BR02/ Penilaian

PP/PPP (e) Pantau tempoh penilaian dari semasa ke semasa. Sekiranya melebihi 6 (enam) minggu hantar peringatan melalui surat/emel/telefon. KP/PP/PPP

(f) Terima laporan Penilai dan failkan. Nilai prestasi penilai.

KP/PPT

(g) Bayar Penilai. 6.6 (a) Jika ’Ya’ ikut Langkah 6.7.

KP/PP

6.6 Terima?

(b) Jika ’Tidak’ ikut Langkah 6.8.

KP/PPP B

C


Borang OPR/PUPM/BR09/ Nilai Penilai/Penyunting


Halaman: 4/9


No. Semakan: 07

PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH Tanggungjawab

Carta Alir

Tarikh: 13/01/2017

Perincian

B

PPP

No. Isu: 02


C

6.7 (a) Sedia dan hantar surat, salinan laporan penilaian dan manuskrip yang telah dinilai kepada Pengarang untuk dibuat pembetulan dalam tempoh 4 (empat) minggu melalui pos atau emel.

6.7 Pembetulan Pengarang

(b) Pantau tempoh pembetulan pengarang. Sekiranya melebihi 3 minggu hantar peringatan melalui surat/emel/telefon. PP/PPP (c) Terima pembetulan manuskrip daripada pengarang. KP/PP 6.8 Maklum Penolakan

KP/PPP

6.8

(a) Hantar surat penolakan berserta manuskrip dan laporan penilaian kepada pengarang. (b) Proses tamat.

D

PP/PPP

6.9 Sedia Carta Perbatuan

A

6.9 (a) Rancang pergerakan bermula dari proses penyuntingan hingga proses cetak. Gantt Chart (b) Serah carta perbatuan kepada PP/PSR.

PP/PSR/PPP PP/PPP

KP/PP/PPP

(c) Pantau carta perbatuan: (i) Kenal pasti manuskrip yang berkemungkinan lewat diterbitkan. (ii) Labelkan tag merah pada doket manuskrip yang dikenal pasti dan diletakkan di Zon Merah. (iii) Rancang semula carta perbatuan bermula daripada proses semasa. 6.10 Proses Editorial

KP/PP/PPP

6.10 (a) Kenal pasti manuskrip perlu disunting dan sedia doket. Borang (i) Manuskrip dalam bidang Bahasa Arab, Cina Tamil dan OPR/PUPM/BR03/ sebagainya serta manuskrip karya suntingan TIDAK perlu Penyuntingan disunting. Arahan Kerja (b) Serah manuskrip kepada PP/Penyunting Luar untuk disunting UPM/OPR/ dalam tempoh 8 minggu. Keluarkan surat lantikan bagi PUPM/ Penyunting Luar. AK01 (i) Nilai prestasi Penyunting sekiranya Penyunting Luar.

KP/PP/PPP

(c) Pantau tempoh penyuntingan. Hantar peringatan jika melebihi tempoh 6 minggu.

PP/PSR/PPSR/ PPEN/PR/AF PP/PSR/PPP

(d) Mula proses reka bentuk dan reka letak tidak melebihi 6 minggu. (e) Pantau kerja reka bentuk dan reka letak.

PSR/PPSR/PR (f) Mula reka bentuk kulit buku dalam tempoh 2 (dua) minggu. PSR PP/PPP

(g) Pantau proses reka kulit buku. (h) Serah dua cadangan reka bentuk kepada pengarang untuk membuat pilihan.

PP/PPP/PPEN E

(i) Hantar Pruf 1 kepada Pengarang untuk semakan dalam tempoh 10 hari bekerja. Hantar peringatan sekiranya tidak dipulangkan


Borang OPR/PUPM/ BR09/Nilai Penilai/ Penyunting Arahan kerja UPM/OPR/PUPM/ AK03/Reka Letak Borang OPR/PUPM/ BR04/Reka letak Borang OPR/PUPM/ BR05/Reka kulit


Halaman: 5/9


No. Semakan: 07

PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH Tanggungjawab PP/PPP/PPEN/ PR

Carta Alir

No. Isu: 02 Tarikh: 13/01/2017

Rekod/ Dokumen Rujukan dalam tempoh yang ditetapkan. Arahan kerja UPM/OPR/ PUPM/AK04/ (j) Terima Pruf 1 daripada Pengarang dan pembetulan dibuat dalam Reka Kulit Buku tempoh 10 hari bekerja. Borang (k) Serah Pruf 2 kepada PP untuk disemak dalam tempoh 15 hari OPR/PUPM/ bekerja. BR10/Pantau Reka Letak (l) Mohon ISBN dan CIP daripada PNM. UPM/PUPM/ (m) Jika ada pindaan buat pembetulan Pruf 2 dalam tempoh 10 hari 100-10/ISBN bekerja. Perincian

E

PP/PPP/PPEN PP/PPP/PPEN

PPEN/PR A

PP PP Tidak

PPEN/PR

(n) Serah Pruf 3 kepada PP untuk disemak dalam tempoh 10 hari bekerja. (o) Sedia indeks dalam tempoh 5 hari bekerja. (p) Buat pembetulan Pruf 3 dan masukkan indeks.

PP/PPP

6.11 (a) Jika ‘Ya’ ikut Langkah 6.12. 6.11 Tepati Tempoh?

PP/PSR/PPSR/ PPEN/PR

PP/PSR/PR

(b) Jika ‘Tidak’ ulang Langkah 6.9.

Ya

6.12 Sedia Dami

6.12 (a) Terima teks lengkap dan reka bentuk kulit daripada PPEN/PR untuk disemak. (b) Serah kepada PR untuk sedia dami dan disemak dalam tempoh 3 hari.

PP/PSR 6.13 Urus Cetak

6.13 (a)

Cetak dalam (jika perlu) sekiranya cetakan hitam-putih tidak melebihi 200 naskhah.

KP/PP/PSR (b)

Garis Panduan OPR/PUPM/GP02/ Percetakan

Pantau proses cetak dalam tempoh 5 hari bekerja.

PP/PPEN/PAP i. KP/PP

(c) PSR/PPT

(d)

Pastikan cetakan dalam telah disiapkan dan hubungi syarikat yang ditetapkan. ii. Serah dami berserta ‘softcopy’ reka bentuk kulit dan teks yang telah dicetak. Cetak luar. i. Pelawa sekurang-kurangnya tiga sebut harga. ii. Sedia spesifikas. iii. cetak buku dan hantar berserta surat pelawaan Sebut Harga kepada Pencetak. iv. Hubungi Pencetak yang berjaya dan serah dami berserta ‘softcopy’ FA kepada Pencetak. Pantau proses cetak luar.

F


Borang OPR/PUPM/BR07/ Serah Cetak/Jilid Borang OPR/PUPM/BR06/ Sebutharga

Borang OPR/PUPM/BR07/ Serah Cetak/Jilid


Halaman: 6/9


No. Semakan: 07

PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH Tanggungjawab PP/PSR/PPT

Carta Alir

No. Isu: 02 Tarikh: 13/01/2017

Perincian


F

PP/PSR

6.14 (a) 6.14 Memuaskan

Terima dan semak buku yang telah siap dicetak. Nilai Pencetak.

(b)

Jika ‘Ya’ ikut Langkah 6.15

(c)

Jika ‘Tidak’ ikut Langkah 6.16

Ya Tidak

PP/PPEN

PP

6.15 Rekod penerimaan buku dan masukkan ke dalam sistem IRS

6.15 Rekod Terima

6.16 Jika ada kesilapan buku dipulangkan kepada Pencetak untuk cetak semula.

6.16 Tindakan Pembetulan

6.17 Tamat

D


Borang OPR/PUPM/BR08/ Nilai Pencetak


Halaman: 7/9


No. Semakan: 07


No. Isu: 02 Tarikh: 13/01/2017

7.0 REKOD Bil

Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai Rekod

1.

UPM/PUPM/100-10/7/ No.Fail/ (Tajuk Buku)

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail KP/PYB

Tanggungjawab Menyelenggara PPP

Tempat dan Tempoh Simpanan Seksyen Editorial

Kuasa Melupus Ketua PTJ

Fail Buku 



  

  



 



  2.

UPM/PUPM/ISBN-CIP  

Kekal

Borang Serah Manuskrip OPR/PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP atau OPR/PUPM/BR11/SUBMIT Senarai Semak OPR/PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP Surat akuan terima manuskrip Surat kepada Penilai Borang Penilaian Manuskrip OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN atau OPR/PUPM/BR12/REVIEW Salinan Laporan Penilaian daripada Penilai Surat pengarang jalankan pembetulan Borang Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka LetakOPR/PUPM/BR04/REKA LETAK Senarai Semak Dami OPR/PUPM/SS02/SEMAK DAMI Borang Penyerahan Kerja Mencetak Buku OPR/PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID Borang Pantau Kerja Reka Letak (OPR/PUPM/BR10/PANTAU REKA LETAK) Gantt Chart Salinan Dokumen Perjanjian KP/PYB

PPEN

Seksyen Editorial

Ketua PTJ Rincih

Borang Mohon ISBN Borang Mohon CIP

5 tahun



Halaman: 8/9


No. Semakan: 07


Bil

Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai Rekod

3.

OPR/PUPM/BR06/BORANG SEBUT HARGA  

4.

5.

6.

 7.

KP/PYB

PPT

Tempat dan Tempoh Simpanan Seksyen Pentadbiran

Kuasa Melupus Ketua PTJ

Seksyen Pentadbiran

Ketua PTJ

5 tahun

Surat bayaran saguhati penilai Surat bayaran penyunting luar KP/PYB

PPEN

Seksyen Editorial

Ketua PTJ

Kekal

Dokumen perjanjian asal

UPM /PUPM/100-10//Reka Bentuk Kulit 

PPT

Tarikh: 13/01/2017

5 tahun

UPM/ PUPM/ 100-10/Perjanjian Asal Buku 

Tanggungjawab Menyelenggara

Spesifikasi Surat tawaran mencetak

UPM/ PUPM/400-3/Bayaran Perkhidmatan Manuskrip/Jurnal  

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail KP/PYB

No. Isu: 02

KP/PYB

PSR

Borang Penyerahan Untuk Kerja Reka Bentuk Kulit Buku (OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU Mock-up kulit yang dipilih

Deraf manuskrip asal, pruf dan dami

Seksyen Media Kreatif

Ketua PTJ

1 tahun

KP/PYB

PPP


Seksyen Editorial 3 bulan

Ketua PTJ


Halaman: 9/9


No. Semakan: 07


No. Isu: 02 Tarikh: 13/01/2017

8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Diluluskan/ diluluskan semula

Tarikh Kuat Kuasa

02

01

-

Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 12

Ketua PTJ

WP

22/08/2011

02

02


Ketua PTJ

WP

09/05/2012

02

03


Ketua PTJ

WP

30/11/2012

02

04


Ketua PTJ

WP

30/04/2013

02

05


Ketua PTJ

WP

30/05/2014

02

06


Ketua PTJ

WP

14/07/2015

02

07

Mesyuarat Secara Edaran pada 15 November 2016

TPKD PP

TWP PP

13/01/2017

OPR (PUPM): 1/2012 OPR (PUPM): 2/2012 OPR (PUPM): 2/2013 OPR (PUPM): 1/2014 OPR (PUPM): 1/2015 OPR (PUPM) 1/2016


P001 PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH

Recommend Documents