P001

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001 PROSEDUR KAWALAN AKSES

1.0

Halaman: 1 / 13 No. Semakan: 06 No. Isu: 02 Tarikh: 15/09/2015

TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Kawalan Akses dilaksanakan.

2.0

SKOP Skop prosedur ini merangkumi semua tugas yang dilaksanakan di laluan masuk dan keluar dalam kampus.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 -

Manual Kualiti Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (tatatertib) Pelajar-pelajar 2005 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Lalu Lintas Jalan) 2015 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia -Kementerian Keselamatan Dalam Negeri ( Surat Pekeliling Agensi Persendirian Bil.2 Tahun 2007) Arahan Tetap Operasi (S.O.P)

UPM/OPR/BKU/AT01/SOP 4.0

5.0

TERMINOLOGI / SINGKATAN : PGH PK PPK PO PT Anggota

-

Pelawat PYB

-

Pengarah Pegawai Keselamatan Penolong Pegawai Keselamatan Penyelia Operasi Penyelia Tadbir Polis Bantuan/Pengawal Keselamatan Kanan / Pengawal Keselamatan Orang Luar Pegawai Yang Bertanggungjawab

TANGGUNGJAWAB PGH, PK, PPK, PT, PO, Anggota, Pelawat dan PYB bertanggungjawab menentukan Prosedur Kawalan Akses ini dilaksanakan.

Halaman: 2 / 13

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

No. Semakan: 06 BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001 PROSEDUR KAWALAN AKSES 6.0

No. Isu: 02 Tarikh: 15/09/2015

CARTA ALIR

Mula

7.1

Taklimat

7.2

Ambil Alih Tugas dan Terima Tugas

7.3

Laksana Tugas

7.4

Tindakan

7.5

7.6

Ada Kes?

Ya Majukan Laporan

Buat Laporan dan Serah Tugas

Tamat

7.7

7.8

7.9

Tidak

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001 PROSEDUR KAWALAN AKSES 7.0


PROSES TERPERINCI Tindakan

7.1

Mula

7.2

Taklimat

Tanggungjawab

7.2.1 Anggota menerima taklimat dan penempatan tugas ketika baris masuk tugas. 7.3

PO

Ambil Alih Dan Terima Tugas 7.3.1 Mengambil alih tugas di tempat tugas daripada anggota terdahulu.

Anggota

7.3.2 Memastikan peralatan tugas di tempat tugas mencukupi dan berkeadaan baik. Jika tidak, kemukakan laporan kepada PO.

Anggota

7.3.3 Anggota dikehendaki menerima dan menandatangani Buku Laporan Tugas (serah dan terima tugas).

Anggota

7.3.4

Anggota yang mula bertugas dikehendaki melapor (menggunakan alat perhubungan) ke Pusat Kawalan selepas menerima tugas.

Anggota

7.3.5 Anggota yang tamat tugas dikehendaki melapor diri ke Pusat Kawalan selepas serah menyerah dan tamat tugas.

Anggota

Laksana Tugas 7.4

7.4.1 Urusan pelawat memasuki kawasan kampus. 7.4.1.1 Pos Kawalan ( Mempunyai laluan masuk sahaja) (i) Anggota hendaklah meminta pengenalan diri pelawat dan mengisikan butir-butir pelawat di dalam Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) dan memulangkan semula pengenalan diri pelawat setelah Borang Kebenaran Pelawat memasuki kampus lengkap diisi.

Anggota



(ii) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) diserahkan kepada pelawat sebagai bukti kebenaran memasuki kampus bersama Pas Pelawat dan Pas Kenderaan.

Anggota

(iii) Pelawat dikehendaki menyerahkan semula Pas Pelawat dan Pas Kenderaan kepada Anggota Keselamatan apabila keluar dari kawasan kampus di mana –mana laluan keluar.

Pelawat

(iv) Salinan kedua (2) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) akan dikumpul oleh anggota untuk diserahkan kepada PO.

Anggota

7.4.1.2 Pos Kawalan ( Mempunyai satu laluan masuk dan keluar sahaja) (i)

Anggota dikehendaki mengambil dokumen pengenalan diri pelawat sebelum memberikan Borang Kebenaran Pelawat memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT), Pas Pelawat dan pas kenderaan kepada pelawat.

Anggota

(ii) Dokumen pengenalan diri pelawat hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan akan dipulangkan semula apabila pelawat keluar dari kawasan kampus.

Anggota

(iii) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) diserahkan kepada pelawat sebagai bukti kebenaran memasuki kampus bersama Pas Pelawat dan Pas Kenderaan.

Anggota

(iv) Pelawat dikehendaki menyerahkan semula Pas Pelawat dan Pas Kenderaan kepada Anggota Keselamatan apabila keluar dari kawasan kampus di laluan keluar.

Pelawat


7.4.1.3


(v) Anggota hendaklah memulangkan semula dokumen pengenalan diri pelawat tersebut apabila pelawat menyerahkan semula , Pas Pelawat dan Pas Kenderaan ketika keluar kawasan kampus.

Anggota

(vi) Salinan kedua (2) Borang Kebenaran Pelawat memasuki kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) akan dikumpul oleh anggota untuk diserahkan kepada PO

Anggota

Pas Pelawat dan Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) dikecualikan pada hari terbuka , majlis atau aktiviti rasmi universiti, atau para tetamu yang telah dikenalpasti dan diberi kebenaran oleh pihak Pengurusan Universiti atau Bahagian Keselamatan seperti tetamu kehormat universiti.

Anggota

7.4.2 Periksa Pas Sementara (a) Pastikan Orang awam, pekerja kontrak dan pembekal yang berurusan atau bekerja di UPM yang masuk ke kawasan kampus mempamerkan Pas Sementara yang masih sah tempohnya.

Anggota

7.4.3 Bantu Beri Tunjuk Arah Kepada Pelawat (a) Beri bantuan kepada pelawat dengan memberi pandu arah ke tempat yang hendak dituju jika perlu.

Anggota



7.4.4 Periksa Kenderaan (a) Buat pemeriksaan pelekat kenderaan UPM pada kenderaan yang masuk ke dalam kampus melalui laluan masuk.

Anggota

(b) Buat pemeriksaan ke atas kenderaan yang keluar dari kampus di laluan keluar.

Anggota

(c) Buat pemeriksaan ke atas kad pemilik kenderaan pelajar.

Anggota

7.4.5 Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Kolej (a)

Pelajar dan pelawat di benarkan untuk keluar / masuk di kawasan Kolej bermula 0600 pagi hingga 1200 tengah malam.

Anggota

(b) Staf, kontraktor dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar masuk di kawasan kolej selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf dan kontraktor dikehendaki mempamirkan Kad Staf, Pas Sementara atau Pelekat Kenderaan dan pelawat dikehendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) untuk masuk ke kawasan Kolej.

Anggota

(c) Pelajar yang balik lewat akan direkodkan di dalam Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWAT).

Anggota

(d) Pelajar dibenarkan untuk keluar masuk mulai jam 0230 pagi hingga 0600 pagi untuk tujuan bersahur pada bulan Ramadhan dengan mengambil Pas Ramadhan dan direkodkan di dalam buku rekod.

Anggota

Anggota



(e) Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan kolej dikecualikan pada waktu puncak seperti berikut:

Anggota

(i) Hari Bekerja  0730 hingga 0830  1245 hingga 1430  1645 hingga 1800 (ii) Aktiviti rasmi universiti, fakulti, Kolej, jabatan, persatuan dan aktiviti pelajar. (iii) Majlis-majlis persendirian oleh orang persendirian atau Agensi Luar. 7.4.6 Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Fakulti (a) Pelajar, staf, kontraktor dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar dan masuk di kawasan fakulti selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf, Pelajar dan Kontraktor dikehendaki mempamirkan Kad Staf, Kad Matrik ,Pas Sementara atau Pelekat Kenderaan dan pelawat dikehendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) untuk masuk ke kawasan fakulti.

Anggota

(b) Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan fakulti di kecualikan pada waktu puncak seperti berikut:

Anggota

(i) Hari Bekerja  0730 hingga 0830  1245 hingga 1430  1645 hingga 1800 (ii) Aktiviti rasmi universiti, fakulti, Kolej, jabatan, persatuan dan aktiviti pelajar (iii) Majlis-majlis persendirian oleh orang persendirian atau Agensi Luar.


7.5


Tindakan 7.5.1 Periksa Kenderaan (a) Sekiranya didapati staf/pelajar/Agensi luar tiada pelekat kenderaan UPM, ambil tindakan berikut:

Anggota

(i) Anggota bertugas dikehendaki mengeluarkan Notis Pemberitahuan Kesalahan Lalulintas kepada pesalah tersebut.

Anggota

(ii) Anggota hendaklah memaklumkan kepada Pelajar/ Staf/Agensi Luar supaya memohon pelekat Kenderaan UPM.

Anggota

(b) Jika didapati ada kenderaan yang membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran, anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama - sama dengan barangan yang di bawa keluar dan mengambil butir-butir diri pemandu serta kenderaan. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN). (c) Jika di dapati pelajar tiada kad pemilik kenderaan anggota dikehendaki menahan pemandu dan kenderaan tersebut serta mengambil butir-butir diri pemandu. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)

Anggota

Anggota



(d) Periksa kenderaan staf dan pelajar yang keluar dari kawasan kampus selepas waktu pejabat dan hari cuti (Sabtu dan Ahad termasuk cuti umum) dan jika didapati membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran,anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama dengan barangan, pemandu dan kenderaan. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)

Anggota

7.5.2 Tidak Mempunyai Pas Sementara (a) Orang awam, pekerja kontrak dan pembekal yang bekerja di dalam kawasan kampus atau yang selalu berurusan dengan UPM perlu mempunyai Pas Sementara . (b) Anggota hendaklah meminta pengenalan diri orang berkenaan dan mengisi butir-butir pengenalan diri di dalam Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT). (c) Mengarahkan orang awam, pembekal dan pekerja kontrak tersebut untuk memohon Pas Sementara di Bahagian Keselamatan.

Pembekal Orang Awam Pekerja Kontrak

Anggota

Anggota

7.5.3 Keluar / Masuk Kolej (a) Staf:(i) Staf yang tinggal dalam kawasan kolej dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej pada bila-bila masa dengan syarat mempunyai Pelekat Kenderaan atau Kad Staf sebagai bukti.

Anggota

(ii) Staf yang tinggal diluar dimana ingin memasuki dan keluar di kawasan kolej selepas waktu pejabat atau cuti hendaklah mempamirkan Kad Staf atau Pelekat Kenderaan.

Anggota


(b)


Pelajar:Pelajar tidak dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali mendapat kebenaran bertulis dari Pengetua / Felo / Pengurus / Pegawai Bahagian Keselamatan.

(c)

Anggota

Pelawat:Pelawat tidak dibenarkan masuk di kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali ada kes kecemasan atau kebenaran.

Anggota

(d) Teksi:Teksi yang masuk ke kawasan kampus perlu mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT).

Anggota

7.5.4 Keluar/ Masuk ke Fakulti (a)

(b)

Pelajar dan staf yang ingin memasuki dan keluar ke fakulti selepas waktu pejabat dan waktu cuti hendaklah mempamirkan Kad Staf, Kad Matrik atau Pelekat kenderaan Pelawat yang mendapat kebenaran dibenarkan masuk dan keluar ke fakulti selepas waktu pejabat dan cuti dan dihendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) .

Anggota

Anggota


7.6

7.7

7.8

No. Semakan: 06 No. Isu: 02 Tarikh: 15/09/2015

Ada Kes ? 7.6.1 Jika ada kes ikut langkah 7.7.

Anggota

7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.8

Anggota

Majukan Laporan 7.7.1 Hubungi Penyelia Operasi.

Anggota

7.7.2 Membuat laporan kejadian menggunakan Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)

Anggota

Buat Laporan Dan Serah Tugas 7.8.1 Anggota yang bertugas dikehendaki membuat laporan tugas di dalam Buku Laporan Tugas Harian serta serah tugas kepada anggota pengganti seterusnya.

7.9

Halaman: 11 / 13

Tamat

Anggota


8.0


REKOD KUALITI

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

1

UPM/BKU/LAPORAN KEJADIAN Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

PT(P/O)

PYB

Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Dokumen dan Rekod

Kuasa Melupus PGH

kekal

2

UPM/BKU/KAWALAN AKSES

PT

PYB

Kawalan Akses 

 

3

Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BRO2/PELAWAT) Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWAT) Borang Pemeriksaan Kenderaan (OPR/BKU/BR02/PEMERIKSAAN)

Buku Laporan Tugas harian

Kabinet Fail Unit Kawalan Akses

PGH

3 tahun

PT

PYB

Kabinet Fail Unit Kawalan Akses 3 tahun

PGH

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001 PROSEDUR KAWALAN AKSES 9.0


SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

PGH

WP

03/01/2011

02

01

2/2011

Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-2/2011

PGH

WP

08/08/2011

02

02

2/2012


PGH

WP

30/01/2012

02

03

5/2012


PGH

WP

14/08/2012

02

04

3/2013

MKSP Bil 1/2013

PGH

WP

30/04/2013

02

05

4/2014

MKSP Bil 1/2014

PGH

WP

18/07/2014

02

06

14/2015

MKKP 2/2015

PGH

WP

15/09/2015

P001

Recommend Documents