Postup při realizaci adaptačního procesu nových zaměstnanců ve sjednané zkušební době, se závěrečným hodnocením
Postup při realizaci adaptačního procesu nových zaměstnanců ve sjednané zkušební době, se závěrečným hodnocením
Článek I. Adaptační proces 1) Adaptační proces ve smyslu tohoto pokynu je zahájení, průběh a vyhodnocení adaptace zaměstnance, jemuž vznikl nově pracovní poměr a byla s ním sjednána zkušební doba v souladu se zákoníkem práce. 2) Cílem adaptačního procesu je získání úvodních/vstupních znalostí, dovedností a praxe, potřebných pro výkon druhu práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat. Jedná se o socializační a vzdělávací proces, který má za cíl usnadnit přizpůsobení zaměstnance pracovnímu prostředí a odbornou přípravu na výkon sjednané práce. 3) Adaptační proces se člení na: a) orientaci v celém úřadu/organizaci: informace obecného rázu, společné pro všechny zaměstnance; stanovené postupy při komunikaci s jinými organizačními jednotkami a úseky úřadu/organizace a s vedoucími zaměstnanci; formálněadministrativní náležitosti těchto postupů; b) orientaci v organizační jednotce, do níž byl nový zaměstnanec zařazen: detaily a specifika, kterými se organizační jednotka vyznačuje, společné informace pro pracovní místa v rámci této organizační jednotky; pravidla komunikace v rámci vlastní organizační jednotky; c) orientaci na konkrétní pracovní místo: obsahově diferencované údaje podle charakteru práce na konkrétním pracovním místě. 4) Za obsah adaptačního procesu se považuje: instruktáž a praxe k adaptaci nového zaměstnance: úvodní a průběžná příprava zaměstnance na pracovní činnosti sjednané v pracovní smlouvě, vstupní vzdělávání, odborné vedení a konzultace při realizaci konkrétních pracovních úkolů.
(2
Článek II. Zahájení adaptačního procesu 1) Adaptační proces je zahájen dnem nástupu zaměstnance do práce, který byl sjednán v pracovní smlouvě a je ukončen nejpozději čtrnáct dnů před skončením sjednané zkušební doby. 2) Zaměstnanec při zahájení adaptačního procesu obdrží individuální „Adaptační program“, jehož obsah navazuje na obsah pracovních činností a další požadavky pracovního místa, které jsou stanovené popisem práce příslušného pracovního místa.
Článek III. Působnost vedoucího zaměstnance a mentora 1) Za průběh a vyhodnocení adaptačního procesu zodpovídá přímý nadřízený zaměstnance na základě dokumentace zpracované mentorem (rádce, poradce, školitel), který je zaměstnanci přidělen a jehož úkolem je zaměstnance v průběhu adaptačního procesu odborně vést, předávat mu pracovní zkušenosti, poskytovat rady, motivovat a usměrňovat ho tak, aby se plně orientoval v dané problematice pracovního místa a byl připraven po skončení a kladném vyhodnocení adaptačního procesu plnohodnotně zvládat druh práce, který má pro zaměstnavatele vykonávat. 2) Mentora na dobu adaptačního procesu určuje přímý nadřízený zaměstnance (např. vedoucí oddělení), v případě, že je mentorem tento přímý nadřízený, pak rozhoduje vedoucí/ředitel odboru. 3) Pozorování pracovních schopností a předpokladů zaměstnance a jejich vyhodnocování provádí mentor průběžně, po dobu celého adaptačního procesu, a to na základě plnění dílčích úkolů “Adaptačního programu” a před skončením sjednaného zkušebního období nového zaměstnance. 4) Hodnocení zaměstnance provádí mentor ve spolupráci s vedoucím zaměstnancem po prvním měsíci pracovního poměru, pak po třech týdnech a na závěr čtrnáct kalendářních dnů před koncem zkušební doby. Závěrečné písemné hodnocení po projednání přímo nadřízeného pracovníka se zaměstnancem se předkládá vedoucímu/řediteli odboru odboru. 5) Působnost vedoucích zaměstnanců, přímého nadřízeného a mentora: a) přímý nadřízený zaměstnance ve spolupráci s personálním odborem/oddělením: -
připraví a předá novému zaměstnanci popis pracovních činností, podrobně ho seznámí s jeho obsahem, vysvětlí působnost, odpovědnost, pravomoci a podstatu jednotlivých úkolů/pracovních činností; (3
-
-
-
zajistí, nejlépe formou vstupního školení, prokazatelné seznámení nového zaměstnance se všemi rozhodujícími skutečnostmi spojenými s úřadem/ organizací, organizační jednotkou a pracovním místem, právními a dalšími předpisy, jejichž znalost je rozhodující pro výkon činností na pracovním místě; zajistí proškolení nového zaměstnance v zásadách bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, požární ochrany a používání výpočetní techniky; uvede nového zaměstnance na pracoviště, systematicky a podrobně ho seznámí s pracovním místem, pracovním prostředím a spolupracovníky; zajistí vybavení zaměstnance příslušným zařízením, vybavením a pracovními pomůckami; určí mentora, který povede adaptaci nového zaměstnance, mentorem může být přímý nadřízený nebo vybraný odborník z pracoviště; provádí na závěr adaptačního procesu na základě vyhodnoceného dotazníku, za účasti mentora, pohovor se zaměstnancem; předá, po schválení vedoucím/ředitelem odboru, doklady o průběhu a hodnocení zkušebního období nového zaměstnance personálnímu odboru/ oddělení; navrhuje, v případě úspěšného uzavření adaptačního procesu, prostřednictvím vedoucího/ředitele odboru, personálnímu odboru/oddělení přiznání osobního příplatku adaptovanému zaměstnanci.
b) působnost mentora: -
-
zpracuje, s přihlédnutím k obsahu pracovních činností pracovního místa, plán adaptačního procesu nového zaměstnance, kterého seznámí s obsahem a harmonogramem adaptace, včetně termínu ukončení a vyhodnocení výsledků; vede, v souladu s plánem, adaptaci zaměstnance a zodpovídá za její průběh; kontroluje průběžně plnění jednotlivých úkolů plánu adaptačního procesu; sleduje termín ukončení adaptačního procesu, aby byl uzavřen před skončením zkušební doby; provede vyhodnocení zaměstnance prostřednictvím dotazníku (viz příloha A); provede společně s přímým nadřízeným závěrečný pohovor se zaměstnancem; veškeré písemné podklady o průběhu a ukončení adaptace předá nadřízenému zaměstnanci.
Článek IV. Doporučená dokumentace 1) Dokumentace doporučená pro vedení evidence průběhu adaptačního procesu: (4
a) individuální program/plán adaptačního procesu; b) přehledy výkonů běžné praxe v adaptačním procesu; c) průběžná (dílčí) hodnocení; d) závěrečné hodnocení zaměstnance v adaptačním procesu; e) záznam o adaptačním procesu; f) charakteristika zaměstnance v závěru adaptačního procesu; g) formulář hodnocení zaměstnance pro účely případného pokračování pracovního poměru na dobu neurčitou.
Článek VII. Dotazník hodnocení zaměstnance 1) Pro účely vyhodnocení adaptace zaměstnance se používá dotazník „Hodnocení adaptačního procesu nově přijatého zaměstnance na závěr zkušební doby“ (viz příloha A). 2) Pomocí dotazníku dle odst. 1) je hodnocen výsledek adaptačního procesu nově přijatého zaměstnance, s nímž byla sjednána zkušební doba, a to za období od vzniku pracovního poměru do doby nejpozději čtrnácti dnů před skončením zkušební doby. 3) Na závěr adaptačního procesu provede mentor prostřednictvím dotazníku klasifikaci zaměstnance. 3) Hodnotící znaky hodnocení: 1. plnění plánu adaptace: Plnění plánu adaptačního procesu. 2. znalost předpisů: Úroveň znalostí právních předpisů, vnitřních předpisů a směrnic souvisejících s výkonem práce a zaměstnaneckým vztahem. 3. plnění pokynů: Plnění pokynů a pracovních příkazů nadřízeného zadávaných ústně i písemně, včetně plnění závěrů z porad. 4. kvalita práce: Úroveň a kvalita zpracování uložených pracovních úkolů a odváděné práce. 5. zodpovědnosti a přístup k práci: Míra zodpovědnosti a přístup k pracovním povinnostem.
(5
6. spolupráce na pracovišti: Spolupráce se zaměstnanci na pracovišti a mezi pracovišti, způsob jednání a pomoc kolegům.
Článek VIII. Hodnotící stupnice a metody hodnocení 1) V podmínkách hodnocení nově přijatých zaměstnanců, kteří procházejí adaptačním procesem, byla zvolena kombinace metody hodnocení na posuzovací stupnici (viz dotazník) spojená s verbálním zdůvodněním tohoto hodnocení, obě doplněné o pohovor hodnotitele s hodnoceným zaměstnancem. 2) Metoda hodnocení na posuzovací stupnici je metoda hodnocení kvalitativních jevů, u nichž lze rozlišovat různé stupně. Opírá se o standardní soubor hodnotících kritérií a jednotnou posuzovací škálu. Pro účely hodnocení v odboru byla zvolena klasifikační stupnice 1 – 5, přičemž: c)
hodnotící (klasifikační) stupně:
1 = vynikající 2 = velmi dobré 3 = dobré (tj. průměrné!) 4 = přijatelné 5 = neuspokojivé d) bodové vyhodnocení dotazníku na základě stanovení klasifikace jednotlivých znaků: 1 vynikající 2 velmi dobré 3 dobré 4 přijatelné 5 neuspokojivé
6 – 8 bodů 9 – 14 bodů 15 – 20 bodů 52 – 66 bodů 67 – 75 bodů
e) výklad hodnotících stupňů v adaptačním procesu:
• 1 vynikající: Vykázal nadstandardní výsledky. Nemá žádné zvláštní nedostatky. • 2 velmi dobré: Vykázal lepší výsledky, než je běžně očekávaný standard. • 3 dobré: Hodnocení odpovídá standardu, je spíše průměrné. Možnosti dalšího zlepšování lze hledat například ve formách rozvíjení a prohlubování znalostí a dovedností potřebných pro výkon práce.
• 4 přijatelné: Nedosáhl plně požadavků, které jsou běžně kladeny na zaměstnance na tomto pracovním místě. Existuje však určitý potenciál dalšího rozvoje.
(6
• 5 neuspokojivé: Nedosáhl požadovaných parametrů. Doporučuje se zvážit pokračování zaměstnance v dosavadní činnosti. 3) Metoda verbální jako volný písemný pracovní posudek (viz dotazník v příloze A) je zařazena jako komentář. V rámci hodnocení adaptačního procesu jí byla určena role doplňujícího vyjádření k hodnocení jednotlivých znaků hodnocení na posuzovací stupnici. 4) Pohovor se zaměstnancem je při hodnocení adaptačního procesu důležitým faktorem. V průběhu pohovoru vedoucí zaměstnanci získávají mj. zpětnou vazbu, která může mít vliv na další formování adaptačního procesu i na systém řízení organizační jednotky.
Článek IX. Pohovor se zaměstnancem 1) Přímý nadřízený zaměstnance, na základě vyhodnoceného dotazníku ve smyslu Článku VII., s komentářem mentora, provede společně s mentorem pohovor se zaměstnancem. 2) Obsahem pohovoru je vyhodnocení celého adaptačního procesu, plnění programu adaptace, hodnocení zaměstnance a otázka dalšího působení zaměstnance v organizační jednotce/úřadu/organizaci. 3) Výsledky adaptačního procesu zapíše mentor do “Formuláře vyhodnocení adaptačního procesu” (viz příloha B) obdobným způsobem, jako při vyplňování formuláře v příloze 1. 4) V případě pokračování pracovního poměru zaměstnance jsou v rámci pohovoru stanoveny v Části 1. “Formuláře vyhodnocení adaptačního procesu” pracovní cíle a úkoly plánu vzdělávání hodnoceného.
Článek X. Závěry adaptačního procesu 1) Po vyplnění “Formuláře vyhodnocení adaptačního procesu” je tento vytisknut a uložen pro účely kontroly plnění cílů a úkolů stanovených dle článku VIII. tohoto postupu. 2) Kontrola plnění úkolů stanovených v odst. 4, Článku IX, probíhá při periodickém pracovním hodnocení zaměstnanců.
(7
Příloha A
Dotazník Hodnocení adaptačního procesu nově přijatého zaměstnance na závěr zkušební doby
(8
Dotazník Hodnocení adaptačního procesu nově přijatého zaměstnance na závěr zkušební doby Pomocí tohoto dotazníku je hodnocen výsledek adaptačního procesu nově přijatého zaměstnance, s nímž byla sjednána zkušební doba, a to za období od vzniku pracovního poměru do doby nejpozději čtrnácti dnů před skončením zkušební doby. Hodnotíte prostřednictvím stanovených šesti hodnotících znaků. U každého hodnotícího znaku vyberte stupeň hodnocení, který odpovídá aktuální situaci v době hodnocení vedoucího zaměstnance. číslo
hodnotící škála *)
hodnotící znak 1
1
Plnění plánu adaptačního procesu.
2
Úroveň znalostí právních předpisů, vnitřních předpisů a směrnic souvisejících s výkonem práce a zaměstnaneckým vztahem.
3
Plnění pokynů a pracovních příkazů nadřízeného zadávaných ústně i písemně, včetně plnění závěrů z porad.
4
Úroveň a kvalita zpracování uložených pracovních úkolů a odváděné práce.
5
Míra zodpovědnosti a přístup k pracovním povinnostem.
6
Spolupráce se zaměstnanci na pracovišti a mezi pracovišti, způsob jednání a pomoc kolegům.
2
3
4
Součty jednotlivých známek hodnocení **) Celkový součet známek hodnocení ***) Celkový výsledek hodnocení dotazníku ****)
Verbální vyjádření hodnotitele k výsledkům hodnocení jednotlivých hodnotících znaků: text
*) **) ***) ****)
Vyznačte křížkem (x) Váš stupeň hodnocení u každého jednotlivého hodnotícího znaku Sečtěte v každém ze sloupců počet hodnocených znaků (x) a vynásobte je známkou příslušného sloupce Sečtěte všechny známky z předcházejícího řádku Vyhodnoťte podle tabulky bodového rozpětí a vypište výsledek celkového hodnocení dotazníku
(9
5
Příloha B
Formulář vyhodnocení adaptačního procesu zaměstnance
(10
Název organizační jednotky úřad/organizace adresa
Formulář
vyhodnocení adaptačního procesu zaměstnance Adaptace od ...... do .....
příjmení, jméno, tituly mentor název pracovního místa organizační jednotka kód pracovního místa druh práce sjednaný v pracovní smlouvě plán adaptace projednán dne platová třída charakteristika platové třídy
Program/plán adaptačního procesu: text
(11
Část 1: Vyhodnocení dotazníku (výsledky hodnocení zaměstnance podle jednotlivých hodnotících kategorií)
Hodnocení adaptačního procesu nově přijatého zaměstnance na závěr zkušební doby: Stupeň hodnocení:
Část 2: Kontrola plnění plánu adaptačního procesu Vyhodnocení plnění úkolů plánu adaptace: stupeň hodnocení č.
název úkolu plánu vzdělávání
termín plnění
plnění
1
2
3
4
5
Část 3: Pohovor hodnotitele s hodnoceným zaměstnancem (verbální hodnocení s přihlédnutím k výsledkům dotazníků a pohovoru)
Plnění plánu adaptačního procesu (popište): Úroveň znalostí právních předpisů, vnitřních předpisů a směrnic souvisejících s výkonem práce a zaměstnaneckým vztahem: text Plnění pokynů a pracovních příkazů nadřízeného zadávaných ústně i písemně, včetně plnění závěrů z porad: text Úroveň a kvalita zpracování uložených pracovních úkolů a odváděné práce: text Míra zodpovědnosti a přístup k pracovním povinnostem: text
(12
Spolupráce se zaměstnanci na pracovišti a mezi pracovišti, způsob jednání a pomoc kolegům: text Sebehodnocení hodnoceného: text Celkový obraz působení hodnoceného v rámci zkušební doby: text
Část 4: Závěry a návrh hodnotitele Hodnotitel na základě hodnocení navrhuje: text
Část 5: Stanovení pracovních cílů a úkolů plánu vzdělávání hodnoceného (stanovení pracovních cílů a stanovení úkolů do plánu vzdělávání zaměstnance na období do příštího pracovního hodnocení) 1) Pracovní cíle dohodnuté pro následné období (např.: zvláštní úkoly a zadání související s náplní práce): č.
název dohodnutého pracovního cíle
(13
termín plnění
2) Úkoly do plánu vzdělávání dohodnuté pro následné období (např.: osobní vzdělávání, školení, rozvoj): č.
název dohodnutého vzdělávání
V ………… dne Podpis hodnotitele:
V …………. dne Podpis hodnoceného:
V …………. dne Podpis vedoucího/ředitele odboru:
(14
termín plnění
