České dráhy
ČD Sei 600/4
Předpis o účetnictví
ÚČTOVÁNÍ MEZD
České dráhy, a. s.
ČD Sei 600/4
Předpis o účetnictví ÚČTOVÁNÍ MEZD
Schváleno rozhodnutím předsedy představenstva a generálním ředitelem Českých drah, a. s. dne 17.12.2003 č.j. 57 913/2003-O1/3
Účinnost od 1. ledna 2009
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
2
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
OBSAH ZÁZNAM O ZMĚNÁCH ..........................................................................................................................5 ROZSAH ZNALOSTÍ ...............................................................................................................................7 SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK ......................................................................................9 ČÁST PRVNÍ..........................................................................................................................................11 ÚVODNÍ USTANOVENÍ .........................................................................................................................11 K a p i t o l a I.................................................................................................................................11 Úvodní ustanovení .....................................................................................................................11 Okruh závaznosti předpisu.....................................................................................................11 Odpovědnost za udržování předpisu .....................................................................................12 ZRUŠOVACÍ USTANOVENÍ ..................................................................................................................12 K a p i t o l a II................................................................................................................................12 Základní pojmy ...........................................................................................................................12 Tarifní (základní) mzdy...........................................................................................................13 Mzda za práci přesčas ...........................................................................................................14 Mzda za práci ve zvláštních případech ..................................................................................14 Mzdové zvýhodnění, příplatky a doplatky ..............................................................................14 Náhrady mezd pro pracovně právní účely .............................................................................14 Průměrný výdělek...................................................................................................................15 Srážky ze mzdy ......................................................................................................................16 Druhové znaky........................................................................................................................17 Pořízení měsíčních dat pro vyúčtování ..................................................................................17 K a p i t o l a III...............................................................................................................................18 Povinnosti mzdové účtárny ........................................................................................................18 K a p i t o l a IV ..............................................................................................................................20 Informační technologie ...............................................................................................................20 Rozsah zpracování.................................................................................................................20 ČÁST DRUHÁ........................................................................................................................................21 ÚČTOVÁNÍ MEZD..................................................................................................................................21 K a p i t o l a I.................................................................................................................................21 Popis činnosti .............................................................................................................................21 K a p i t o l a II................................................................................................................................21 Převod do účetnictví...................................................................................................................21 K a p i t o l a III...............................................................................................................................22 Kontrolní činnosti a opravy .........................................................................................................22 Mapování extrakčního souboru ..............................................................................................22 ČÁST TŘETÍ ..........................................................................................................................................24 ARCHIVACE ..........................................................................................................................................24 K a p i t o l a I.................................................................................................................................24 Úschova účetních písemností ....................................................................................................24 K a p i t o l a II................................................................................................................................24 Ochrana osobních údajů ............................................................................................................24 ČÁST ČTVRTÁ ......................................................................................................................................26 ČÍSELNÍKY.........................................................................................................................................26 K a p i t o l a I................................................................................................................................26 Kódy a číselníky ........................................................................................................................26 Přehled číselníků ...................................................................................................................26 K a p i t o l a II................................................................................................................................27 Související předpisy ...................................................................................................................27 K a p i t o l a III...............................................................................................................................28 Utajení ........................................................................................................................................28
3
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
4
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
ZÁZNAM O ZMĚNÁCH
1)
Změna číslo
Předpis
účinnost od
opravil
dne
podpis
č.j.
1)
1.
1. 6. 2006
Černohorská
2.
1. 3. 2007
Černohorská
3.
1. 3. 2008
Křížová
4.
1.1.2009
Křížová
Držitel tohoto výtisku je odpovědný za včasné a správné provedení schválených změn a provedení záznamu na této stránce
5
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
6
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
ROZSAH ZNALOSTÍ Organizační složka
Funkce Ředitelé ekonomických útvarů
GŘ ČD a.s.
Znalost Informativní
Vedoucí oddělení účtáren, včetně mzdové Úplná účtárny Zaměstnanci účtáren, včetně mzdové účtárny Zaměstnanci útvaru práce a mzdy
Informativní
Ostatní zaměstnanci jejichž činnost souvisí se soustavou ekonomických informací Organizační složky ČD a.s.
Vedoucí organizační složky
Informativní
Vedoucí zaměstnanci na úseku ekonomiky
Informativní
Účetní ve všech účtárnách
Úplná
Zaměstnanci určení vedoucím OS nebo vedoucím ekonomického útvaru Zaměstnanci PaM Ostatní zaměstnanci ekonomických útvarů a Informativní útvarů jejichž činnost souvisí se soustavou ekonomických informací
7
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
8
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK APS CS
Automatizované pracoviště strojmistra, klient-server
ČD
České dráhy, a. s.
ČSSZ
Česká správa sociálního zabezpečení
DZ
Druhový znak
ELDP
Evidenční list důchodového pojištění
FÚ
Finanční úřad
GŘ
Generální ředitelství
MD
Ministerstvo dopravy
MF
Ministerstvo financí
MU
Mzdová účtárna
NKÚ
Národní kontrolní úřad
OON
Ostatní osobní náklady
OSSZ
Okresní správa sociálního zabezpečení
OS
Organizační složka
PaM
Práce a mzda
PKS
Podniková kolektivní smlouva
PPV
Pracovně právní vztah
PZS
Provozní záznam služeben
SAP
Systems Applications Products in Data Proccessing
Sei
Soustava ekonomických informací
SR
Služební rukověť
ÚJ
Účtující jednotka
9
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
VČ
Výkonové číslo
ZP
Zdravotní pojišťovna
10
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ Kapitola I Úvodní ustanovení
1. Předpis o účtování mezd sjednocuje:
• postupy účtování mezd • postupy předávání dat mezi projekty, které navazují na automatizované zpracování úlohy 14030 Mzdy a personalistika 2. Stanoví zásady a odpovědnost při sběru dat a zpracování informací automatizo-
vaného výpočtu mezd a vybraných personálních oblastí. Automatizované zpracování vychází z ustanovení paragrafů Zákoníku práce, z Podnikové kolektivní smlouvy (dále jen PKS) a z Řádu pro odměňování pro příslušný rok. 3. Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na sběru prvotních dat pro automatizované
zpracování mezd jsou plně odpovědni za úplné a správné pořízení dat, za zpracování mzdových dokladů a za jejich předání do MÚ. 4. Mzdové účtárny v součinnosti s personalisty a zaměstnanci útvarů PaM jsou odpovědné za zpracování těchto podkladů a výpočet mezd. Dále v součinnosti s finančními účtárnami jsou spoluodpovědné za správné a úplné předání dat do účtování mezd v systému SAP R/3, do centrální sítě rozborů a do peněžních ústavů (banky,pojišťovny, spořitelny). Odpovídají také za včasné předání výstupů finančním úřadům, správám sociálního zabezpečení a zdravotním pojišťovnám. 5. Vedoucí zaměstnanci hospodářského vedení organizačních útvarů nebo jimi pově-
ření pracovníci, provádí kontrolu dodržování tohoto předpisu podřízenými zaměstnanci a ze zjištěných závad vyvozují odpovídající závěry. OKRUH ZÁVAZNOSTI PŘEDPISU
Předpis je závazný: •
pro zaměstnance všech ekonomických útvarů organizačních složek ČD a.s.
• pro mzdové účetní, zaměstnance útvarů PaM a pro kontrolní útvary v oblasti ekonomiky • pro vedoucí zaměstnance všech organizačních složek
11
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
ODPOVĚDNOST ZA UDRŽOVÁNÍ PŘEDPISU 6. Za udržování tohoto předpisu odpovídá odbor účetnictví GŘ ČD, a.s. Změny a doplňky schvaluje ředitel odboru účetnictví GŘ. 7. Za udržování programové dokumentace projektů uvedených ve směrnici M 53:
14030 Mzdy a personalistika, 14031 Rozbory mezd a personálních údajů pro OS, 14032 Rozbory mezd a personálních údajů pro GŘ, 14037 Platební styk organizace s fyzickými osobami odpovídá hlavní programátorské pracoviště SVT BRNO, s r.o., 8. SVT BRNO s.r.o. zapracovává programové změny do úlohy 14030 Mzdy a per-
sonalistika a návazných úloh podle požadavků metodiků mzdového účetnictví odboru účetnictví GŘ. Postupy pořízení mzdových dat, zpracování mezd, převodu do účetnictví, přenosu do rozborů GŘ jsou popsány v uživatelských příručkách k jednotlivým úlohám a v následujících kapitolách tohoto předpisu. ZRUŠOVACÍ USTANOVENÍ 9. Dnem účinnosti tohoto předpisu se ruší platnost předpisu Sei 600/4 Účtování
mezd, schválené Generálním ředitelem ČD s.o. č.j. 55 256/99-O1/3 a platnost předpisu Sei 110 Mzdy v železniční dopravě, schválené Generálním ředitelem ČD s.o. č.j. 55003/99-01/3.
K a p i t o l a II Základní pojmy 10. Mzdou se rozumí peněžitá plnění nebo plnění peněžité hodnoty (naturální mzda)
poskytovaná zaměstnavatelem zaměstnanci za práci. Za mzdu se nepovažují plnění poskytovaná podle zvláštních předpisů v souvislosti se zaměstnáním, zejména náhrady mzdy, odstupné, cestovní náhrady, výnosy z kapitálových podílů (akcií) nebo obligací a odměna za pracovní pohotovost. Zaměstnavatel je povinen přidělovat zaměstnanci práci podle pracovní smlouvy, platit mu za vykonanou práci mzdu a vytvářet podmínky pro úspěšné plnění jeho pracovních úkolů. Mzda zaměstnance nesmí být nižší než minimální mzda. Výše minimální mzdy je stanovena nařízením vlády. Hodnoty minimální mzdy jsou součástí algoritmu pro výpočet mzdy. Mzdy poskytované na základě pracovního poměru zahrnují: a) tarifní mzdy , a to ve formě časové mzdy (měsíční nebo hodinové) b) individuální smlouvy o výši mzdy (smluvní mzda) c) příplatky a mzdová zvýhodnění, doplatky a jiná obdobná plnění d) odměny e) naturální požitky, které se poskytují jako součást mzdy, popřípadě peněžité náhrady za ně
12
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
f) jiná mzdová plnění poskytovaná podle obecně závazných nebo vnitřních mzdových předpisů nebo ustanovení PKS. Za OON se považují odměny za : •
práci dle dohod o provedení práce
•
práci dle dohod o pracovní činnosti
•
odměny za znalecké posudky, vynálezy, zlepšovací návrhy, odměny za práci žáků
•
odstupné TARIFNÍ (ZÁKLADNÍ) MZDY
11. Tarifní mzda se stanovuje formou měsíčního tarifu, který odpovídá příslušnému
tarifnímu stupni. Hodinový mzdový tarif se uplatní tehdy, jestliže to vyžaduje použitá forma mzdy, příp. charakter práce nebo pracoviště a při přepočtu měsíční tarifní mzdy na hodinu výkonu práce přesčas. Mzdové tarify (měsíční i hodinové) jednotlivých tarifních stupňů jsou uvedeny v příloze PKS - Řádu pro odměňování zaměstnanců ČD, a.s.. 12. Zaměstnanci, kterému se snižuje tarifní mzda nebo zvyšuje tarifní mzda přísluší její nová výše ode dne účinnosti tohoto rozhodnutí. 13. Tarifní mzda a jiné mzdové složky mohou být nahrazeny individuální smlouvou
(dohodou) o výši mzdy a podmínkách pro její výplatu, která se sjednává podle zásad a podmínek stanovených Řádem pro odměňování zaměstnanců ČD,a.s. 14. V případě, kdy zaměstnanec s měsíční tarifní mzdou, pracuje v turnuse a neod-
pracuje všechny směny stanovené turnusem (dovolená, nemoc a jiné povolené volno) pak se výše tarifní mzdy vypočítá podle vztahu:
M m = ----------- x h N kde: m = poměrná část tarifní mzdy M = měsíční tarifní mzda N = stanovená pracovní doba rozpisem směn h = skutečně odpracované hodiny
13
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
MZDA ZA PRÁCI PŘESČAS 15. Vyplácí se podle PKS a příslušných článků Řádu pro odměňování zaměstnanců ČD, a.s. Pokud bylo ve smlouvě (dohodě) o mzdových nárocích již přihlédnuto k případné práci přesčas, náhradní volno nebo zvýšená mzda se poskytuje nad limit 150 hodin za rok.
MZDA ZA PRÁCI VE ZVLÁŠTNÍCH PŘÍPADECH 16. Mzda za práci ve svátek se vypočítá ve smyslu Řádu pro odměňování zaměst-
nanců ČD, a.s. Svátkem se rozumí státní svátky a ostatní dny považované za svátky podle obecně závazných právních předpisů. Pro poskytování dovolené na zotavenou zaměstnancům s pracovní dobou nerovnoměrně rozvrženou a pro výpočet poměrné dovolené slouží tabulky uvedené v příloze Podnikové kolektivní smlouvy. 17. Účast na nařízeném školení a nařízeném studiu při zaměstnání za účelem prohloubení kvalifikace k výkonu práce, sjednané v pracovní smlouvě, a účast na nařízených lékařských prohlídkách je odměňována jako výkon práce v časové mzdě. Obdobně se postupuje i v případě odborného školení, pravidelného poučování a přezkušování nařízeném zaměstnavatelem jako povinnost vyplývající z výkonu dohodnutého druhu práce podle příslušných předpisů. Při odměňování účasti na školení a studiu při zaměstnání, v nichž má zaměstnanec získat předpoklady stanovené právními předpisy nebo požadavky nezbytné pro řádný výkon práce, sjednané v pracovní smlouvě se postupuje podle obecně platných právních předpisů. Zaměstnanci rekvalifikovaní na základě vnitřního předpisu zaměstnavatele, jejichž rekvalifikace se uskutečňuje v pracovní době, jsou po dobu účasti na ní odměňováni náhradou mzdy ve výši průměrného výdělku. 18. Odměňování při prostojích je upraveno Řádem pro odměňování zaměstnanců
ČD, a.s.. Rozhodující při odměňování je, zda zaměstnanec byl převeden na jinou práci. Mzda nepřísluší při zaviněném prostoji, kdy zaměstnanec není převeden na jinou práci nebo když zaměstnanec odmítá vykonávat práci na kterou byl převeden. MZDOVÉ ZVÝHODNĚNÍ, PŘÍPLATKY A DOPLATKY 19. Účelem příplatků a mzdových zvýhodnění je ohodnotit specifické podmínky za
nichž je práce vykonávána, které se zpravidla nevyskytují u všech zaměstnanců nebo se vyskytují pouze pro omezenou dobu. Příplatek za praxi se poskytuje za dobu trvání pracovního poměru určenému okruhu zaměstnanců. Příplatky a mzdová zvýhodnění se poskytují za odpracovanou dobu a podle podmínek stanovených platným Řádem pro odměňování zaměstnanců ČD, a.s.. NÁHRADY MEZD PRO PRACOVNĚ PRÁVNÍ ÚČELY 20. Náhrada mzdy při dovolené se vztahuje na všechny zaměstnance v pracovním
poměru. Nárok dovolené upravuje Zákoník práce a Podniková kolektivní smlouva na příslušný rok.
14
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
21. Za dobu čerpání dovolené přísluší zaměstnanci náhrada mzdy ve výši průměrné-
ho výdělku. Náhradu mzdy za nevyčerpanou dovolenou lze poskytovat pouze za podmínek uvedených v Zákoníku práce nebo při skončení pracovního poměru. 22. Náhrady mzdy při překážkách v práci se poskytují zaměstnancům ve výši prů-
měrného výdělku za pracovní volno poskytnuté organizací na : • plnění veřejných funkcí , občanských povinností a jiných úkonů v obecném zájmu • účast na školení a studiu při zaměstnání vyplývající z právních předpisů, nebo sjednané v pracovní smlouvě podle Zákoníku práce • plnění úkolů členům dobrovolných závodních požárních sborů pro zajištění požární bezpečnosti organizace pokud jsou tyto práce vykonávány v pracovní době. • náhrady mzdy při nepříznivých povětrnostních vlivech (povodeň) • náhrady mzdy za volno po nehodové události • náhrady mzdy při dárcovství krve • náhrady mzdy za svátky • náhrady mzdy za kondiční ozdravné pobyty • náhrady mzdy za sportovní a kulturní akce • náhrada mzdy za prvních 14 kalendářních dnů pracovní neschopnosti – náleží za pracovní dny a vypočítává se z průměrného redukovaného výdělku
PRŮMĚRNÝ VÝDĚLEK 23. Průměrný výdělek se zjišťuje pro každý pracovní vztah samostatně. Zjišťuje se
z hrubé mzdy zúčtované zaměstnanci k výplatě v rozhodném období a z doby odpracované v rozhodném období. Pokud není stanoveno jinak, je rozhodným obdobím předchozí kalendářní čtvrtletí. Jako mzda se pro účely zjišťování průměrného výdělku posuzuje i odměna nebo jiný příjem poskytovaný zaměstnanci za práci v jeho zaměstnání konaném v jiném pracovním vztahu než v pracovním poměru. Způsob a podmínky zjišťování průměrného výdělku jsou stanoveny v Zákoníku práce a platné Podnikové kolektivní smlouvě. 24. Kromě mezd se v úloze 14030 Mzdy a personalistika zpracovávají další příjmy a
platby zaměstnanců: • Odměny poskytované členům statutárních orgánů a částky refundované jiným organizacím. • Mzda k refundaci za veřejné funkce a pod. • Paušální náhrady např. za služební telefon, za čištění a údržbu stejnokrojů nebo OOPP, cestovních výdajů, kancelářských potřeb • Náhrady cestovného v zahraničí a tuzemsku
15
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
• Příplatky na stravování • Dary z veřejných sbírek • Náhrady za ztrátu na výdělku po dobu trvání pracovní neschopnosti a zaměstnancům ČD po skončení pracovní neschopnosti, za bolestné a za ztížení společenského uplatnění • Poplatky - za složenky, resp. za odesílání mezd na účty zaměstnanců, za lékařské služby atd. • Náhrada škody za poškozené oděvní součásti • Jednorázové sociální výpomoci návratné a nenávratné • Dávky nemocenského pojištění vyplácené dle legislativy před 1.1.2009 SRÁŽKY ZE MZDY Z příjmu zaměstnance lze bez dohody se zaměstnancem srazit: • pojistné na sociální zabezpečení a pojistné na veřejného zdravotního pojištění, • daň z příjmu fyzických osob, • zálohu na daň z příjmů fyzických osob, • zálohu na mzdu, kterou je zaměstnanec povinen vrátit z důvodu, že nebyly splněny podmínky pro přiznání této mzdy • částky postižené výkonem rozhodnutí nařízeným soudem, soudním exekutorem, správcem daně, orgánem správního úřadu, jiného státního orgánu nebo orgánu územního samosprávního celku zmocněným k tomu zvláštním právním předpisem. • přeplatky na dávkách důchodového pojištění a státní sociální podpory a neprávem přijaté částky dávek sociálního zabezpečení, pokud je zaměstnanec povinen tyto přeplatky a neprávem přijaté částky vrátit na základě vykonatelného rozhodnutí podle zvláštních předpisů • nevyúčtovanou zálohu na náhradu cestovních výdajů • vyplacenou náhradu mzdy za dovolenou na zotavenou, na níž zaměstnanec ztratil nárok, popř. na níž mu nárok nevznikl 25. Ostatní srážky a platby ze mzdy lze provést jen na základě dohody mezi zaměst-
nancem a zaměstnavatelem. Jedná se o uspokojení nároku organizace vůči zaměstnanci na peněžité plnění z titulu náhrady škody nebo neoprávněného majetkového prospěchu. Srážky nelze provádět z vyplacených dávek nemocenského pojištění. Srážky ze mzdy nesmí činit více, než kdyby byl prováděn výkon rozhodnutí podle občanského soudního řádu. Dohoda musí být uzavřena písemně. 26. Ustanovení o srážkách z příjmů z pracovně právních vztahů jsou uvedena v §
145 -150 zákona č. 262/2006 Sb. Zákoník práce
16
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
27. Vyplacené mzdové prostředky se zahrnují do nákladů organizace - tzv. nákladové
mzdy. Jsou vedené na účtu 521. 28. Mzdové prostředky, ze kterých se uhrazují odměny za práci a obdobná plnění
poskytnutá na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr se zahrnují do OON (Ostatních osobních nákladů). Vykazují se na samostatných analytických účtech 521/1200 až 521/1900. DRUHOVÉ ZNAKY 29. K vyjádření specifických částí mezd a odměn za práci byly zavedeny číselné kódy
- Druhové znaky. Číselník - jmenný seznam druhových znaků (dále jen DZ) je součástí centrálně šířených ekonomických číselníků. Do účetnictví se všechny částky vyjádřené DZ nepřenáší, část jich slouží pro účely evidence a statistiky. Kódování druhových znaků (DZ) dle 1. číslice : 0xx - pomocné a evidenční částky Kč nebo hodiny 1xx - tarifní (základní) mzdy 2xx - příplatky 3xx - náhrady mzdy 4xx - odměny 6xx - ostatní osobní náklady 7xx - výplaty nezahrnované do mzdových prostředků organizace 8xx - dávky nemocenského pojištění 9xx - daně, pojištění, srážky Popis DZ , odkazy na využití právní normy a použití DZ pro mzdové a personální účely je aktualizován v uživatelské příručce úlohy 14030 Mzdy a personalistika.
POŘÍZENÍ MĚSÍCNÍCH DAT PRO VYÚČTOVÁNÍ 30. Pořízení dat pro výpočet vyúčtování lze rozdělit do tří způsobů zpracování:
a) Všechna data se formou druhových znaků pořídí přímo v této úloze. b) Většina dat se pořídí v úloze zaznamenávající docházku zaměstnance. Tato úloha pak sloučí data do standardního textového souboru, který se načte činností „Zpracování DZ z docházkových úloh“. Takto načtená data se doplní o DNP a případně další mzdové složky.
17
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
c) Zaměstnancům s "jednodušší" docházkou se v úloze 14030 pořídí DZ nepřítomností a zbytek docházky se dogeneruje a případně doplní o další složky mezd.
K a p i t o l a III Povinnosti mzdové účtárny 31. Obecně žádný předpis povinnosti mzdových účetních nevymezuje. Vyplývají z charakteru práce. Rozsah agendy ovlivňují podklady pro zpracování mezd (tj. v jakém stadiu zpracování do MÚ přicházejí, jak je rozdělena pravomoc a pracovní povinnosti mezi personálním útvarem a MÚ). Dalším kriteriem pro stanovení povinností je zpracování agendy se mzdou přímo nesouvisející (např. likvidace cestovních náhrad a pod.). Za stanovení rozsahu povinností MÚ odpovídá vedoucí vnitřní organizační složky ČD. 32. Mzdové účetní mají povinnost zúčastnit se odborných školení, na které budou
zaměstnavatelem vyslány a sledovat změny v právních předpisech. 33. Při nástupu zaměstnance si MÚ vyžádá osobní dotazník zaměstnance a zápočtový list od předchozího zaměstnavatele.
• Předá zaměstnanci k vyplnění a podpisu prohlášení k dani z příjmu fyzických osob, které po vrácení uschová ve své evidenci včetně všech potřebných doložených potvrzení. Z údajů na zápočtovém listu zjistí zda a jaké srážky má provádět z jeho mzdy. • Pokud zaměstnanec požádá, aby mu byla mzda poukazována na účet u peněžního ústavu a oznámí mzdové účetní název ústavu a číslo svého účtu, je mzdová účetní povinna odeslat zaměstnanci mzdu na tento účet.
34. Při ukončení PPV zaměstnance, má mzdová účetní za povinnost:
• V zápočtovém listu doplnit všechny potřebné údaje ve smyslu § 313 Zákoníku práce. Údaje o výši průměrného výdělku a o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti je zaměstnavatel povinen uvést na žádost zaměstnance v odděleném potvrzení • Vystavit zaměstnanci na jeho žádost potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a funkčních požitků a o sražených zálohách na daň za příslušné zdaňovací období na předepsaném tiskopise, a to do 10 dnů od ukončení PPV.
18
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
• Do 8 dnů odeslat příslušné správě sociálního zabezpečení evidenční list důchodového pojištění. • Do 8 dnů od vyžádání vystavit zaměstnanci potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů za kalendářní rok, z nichž bylo sraženo pojistné • Pokud zaměstnanec nenastupuje bezprostředně do dalšího zaměstnání a očekává se, že mu budou vyplaceny doplatky mzdy nebo může dojít k onemocnění zaměstnance v ochranné lhůtě, potom se ELDP odešle až když jsou tyto skutečnosti známé. • Vypracovat a odeslat příslušné OSSZ podklad pro výplatu dávek nemocenského pojištění po 1.1.2009.
35. Povinnosti mzdové účetní související s ukončením kalendářního měsíce :
• zpracovat mzdy a dávky nemocenského pojištění • vytisknout výplatní listiny a jejich rekapitulaci, vyplnit a odeslat potřebné příkazy pro bankovní ústavy • zaslat příslušnému finančnímu úřadu oznámení o dani z příjmů vybírané srážkou • zaslat oznámení o platbách pojistného příslušné zdravotní pojišťovně • vypracovat přehled o výši pojistného na sociální zabezpečení a o vyplacených dávkách v nemoci, resp. přehled o vyměřovacím základu • zpracovat účtování mezd a ostatních náležitostí pro účtárnu OS - výstup pro účetnictví SAP R/3 • zpracovat výstup údajů pro GŘ
36. Po skončení kalendářního roku nastává pro mzdovou účetní období zvýšeného
pracovního výkonu, neboť kromě v předchozích bodech povinna:
běžných
pracovních
úkolů
uvedených
• uzavřít mzdové listy a připravit je k archivaci • vydat zaměstnancům, kteří o to požádají, potvrzení o zdanitelných příjmech a sražených zálohách na daň z příjmů • na základě prohlášení zaměstnanců k dani z příjmů zpracovat roční vyúčtování této daně • zpracovat roční výkazy k vyúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků pro příslušný finanční úřad
19
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
• nejpozději do konce dubna zpracovat ELDP, dát je zaměstnancům podepsat, předat kopii zaměstnanci, druhou kopii založit do archivu a originál odeslat na příslušnou správu sociálního zabezpečení • připravit k archivaci, popřípadě ke skartaci veškeré písemnosti za uplynulý rok podle pokynů k archivaci tohoto předpisu a skartačního řádu ČD a.s. • zpracovat roční údaje pro statistické výkazy, nebo pro rozbory hospodaření OS pokud jsou od OS vnitřním předpisem vyžadovány
K a p i t o l a IV Informační technologie ROZSAH ZPRACOVÁNÍ
37. Mzdy se zpracovávají podle technologie projektu, který je rozdělen na úlohy
14030 Mzdy a personalistika, 14031 Rozbory mezd a personálních údajů pro OS, 14032 Rozbory mezd a personálních údajů pro GŘ, 14037 Platební styk organizace s fyzickými osobami, a to z údajů zapsaných v kmenových údajích zaměstnance a v provozních záznamech jednotlivých docházkových úloh. Typové docházkové úlohy jsou PZS a APS. 38. Po přenesení údajů z docházkových úloh do úlohy 14030 Mzdy a personalistika doplní mzdová účetní tyto údaje o další složky mzdy a provede výpočet mezd, jednotlivým zaměstnancům podle algoritmů základní úlohy Mzdy a personalistika. Základní datovou jednotkou úlohy 14030 Mzdy a personalistika jsou části mezd označené druhovými znaky (DZ). Číselník DZ je součástí centrálně šířených číselníků. Návod k používání jednotlivých DZ je v uživatelské příručce dodávané s instalací každé verze úlohy. V číselníku DZ je u jednotlivých DZ uvedeno účtování, podle kterého se při převodu do účetnictví SAP R3 mzdy zaúčtují v souladu s SR 80 Účtový rozvrh Českých drah.
20
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
ČÁST DRUHÁ ÚČTOVÁNÍ MEZD Kapitola I Popis činnosti Po skončení všech činností týkajících se zpracování mezd se v úloze Mzdy a personalistika zahájí činnost „účtování“ přes Výstupy/Výstup pro účetnictví SAP R/3 Převod do účetní evidence. Částky mezd s DZ, které v převodovém můstku mají uvedeny nenulové účty se na tyto účty převedou. Dále se vytvoří kontrolní opis účtů a jejich součty za jednotlivé účty a jejich analytiky pro finanční účtárnu. Vytvořený výstup do účetnictví, se předá do finanční účtárny k odeslání do centrálního zpracování. 39.
40. V činnosti „účtování“ se pro každý DZ se tvoří 2 nebo 4 věty. Věta se vytvoří po-
kud Kč na DZ jsou nenulové a pokud syntetický nebo analytický účet je nenulový. Pro každou položku je uvedena její pozice v účetním příkazu. 41. Pro převod sociálního a zdravotního pojištění hrazeného zaměstnavatelem jsou
příslušné syntetické a analytické účty uloženy v pomocném souboru, který je přístupný v servisních činnostech „Změny dalších údajů“ - Čísla účtů zdravotního a sociálního pojištění. Zde se zpracuje vyměřovací základ za všechny zaměstnance OS a vypočítá příslušné pojistné.
K a p i t o l a II Převod do účetnictví 42. Převod do účetnictví a výpočet (zúčtování) mezd je nutno zpracovat s ekonomic-
kým číselníkem příslušným na daný měsíc. Je nepřípustné provádět změny číselníku DZ v době mezi výpočtem (zúčtováním) mezd a převodem do účetnictví. Nedodržení této zásady má za následek nesoulad mezi stranami MD a D příslušných účtů. 43. Účtující jednotka je odpovědná za příjem dat z jednotek nižší úrovně a jakékoliv
chyby musí být prošetřeny a systematicky řešeny. 44. Pokud MÚ neodesílá převod elektronickou cestou, zpracovává převod na médi-
um. Při výstupu ze zpracování úlohy 14030 vytvoří dále sestavu 7083 Protokol pro výstup do účetnictví, ve kterém je označen odesílatel, položky MD a D, případně chybová zpráva, pokud se položky nerovnají. Protokol vytiskne a předává spolu s médiem.
21
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
45. Po vložení účetních dat do odesílajícího systému ÚJ jsou data mapována do for-
mátu SAP pro přímý vstup do SAP pomocí programu mapování kmenových dat. 46. Soubor pro zavedení do SAP je komprimován a odeslán do sběrného místa. V místě odeslání je nutno udržovat kopii pro případ poškození během přenosu. 47. Ve sběrném místě je soubor pro vstup do SAP validován a je ověřováno použití
správné verze kmenových dat, zda jsou data za správné období a či je úplný. Pokud nevyhoví validaci je odeslán zpět ÚJ a musí být znovu vytvořen a odeslán. 48. Za tyto postupy odpovídají vedoucí účetní organizačních složek, pokud některou
z těchto povinností prokazatelně nepostoupí vedoucím mzdových účtáren. 49. Vedoucí mzdové účetní ale vždy zodpovídají za včasné, úplné a správné předání
výstupu z mezd (převodu na účty) do zpracování účetnictví účtující jednotky.
K a p i t o l a III Kontrolní činnosti a opravy 50. Při vytváření výstupu z úlohy 14030 Mzdy a personalistika do účetnictví je automatizovaně kontrolována vazba mezi číslem služebny a číslem střediska. Je-li nalezena neexistující vazba, je o tom uživatel informován v sestavě 4669 a výstup pro účetnictví se nevytvoří. Je nutné opravit kmenové údaje, přepočítat vyúčtování a znovu spustit výstup údajů pro účetnictví. Jsou-li data v pořádku chybová sestava 4669 se nevytvoří. 51. Pro kontrolní činnost je nutno vytisknout sestavu 4670 sestava účetních příkazů - seznam příkazů, při nesouladu mezi stranami MD a D je třeba prověřit zda výpočet zúčtování mezd a převod do účetnictví byl proveden se stejným číselníkem DZ a jeho převodovým můstkem. 52. Po provedeném převodu do účetnictví není přípustné provádět ruční opravy účto-
vání. Oprava musí být provedena vždy nejprve ve zpracování mezd a potom se provede následný převod do účetnictví. Dříve, než jsou odeslána data u odesílajícího systému účtující jednotky a zaúčtována do SAP, prochází fázemi extrakce a mapování. Extrakční soubor může být vytvořen (odeslán) pouze pokud v odesílajícím systému nejsou žádné chyby. Sběrné místo nepřijme soubor obsahující chyby.
MAPOVÁNÍ EXTRAKČNÍHO SOUBORU 53. Cílem procesu mapování je reprezentovat data odesílajícího systému za dané účetní období v souboru pro vstup do SAP, který může být v SAP bez chyb zpracován.
22
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
Dosahuje se toho: 1. Mapovacími tabulkami 2. Mapovacími algoritmy 54. Mapování zachytává formální chyby, chyby výskytu (mapovací tabulka nemůže
najít reprezentaci v odesílajícím systému - neexistující výkonové číslo) a chyby souvislosti (jestliže jsou platná data použita v nesprávném kontextu - výkonové číslo existuje, ale pro daný pracovní úsek je neplatné). 55. Chyby v účtování projdou rozhraním do SAP a mohou být odstraněny později
pomocí opravných vstupů během následujícího období. Opravy v účtování provádí vždy účtující jednotka.
23
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
ČÁST TŘETÍ ARCHIVACE A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ Kapitola I Úschova účetních písemností 56. Archivace dokladů se řídí obecně závaznými předpisy. Lhůty vyplývají z jednotlivých obecně závazných právních předpisů, z nichž pro mzdovou účtárnu jsou podstatné:
zákon 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v platném znění, který ukládá archivovat mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 let následujících po roce kterého se týkají zákon 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, který ukládá povinnost účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvodu pojistného uschovávat podobu 10 let následujících po roce kterého se týkají. 57. Prvotní doklady s údaji vstupních informací odeslaných z provozních středisek, VJ archivuje MÚ po dobu 3 let 58. Pro úschovu a skartaci písemností sociálně ekonomických informací je v ČD a.s.
rozhodující Skartační řád pro vyřazování písemností. 59. Sestavy, které mají charakter písemností účetní evidence, se ukládají po dobu předepsanou rovněž zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb.
K a p i t o l a II Ochrana osobních údajů 60. Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na sběru osobních údajů pro automatizova-
ný výpočet mezd se řídí zákonem č. 101/2000 Sb, o ochraně osobních údajů v informačních systémech a prováděcími pokyny č.j. S-4170/00-O10/1. Zákon upravuje ochranu osobních údajů, zejména povinnosti související s ochranou informací při provozování informačního systému, který nakládá s osobními údaji a odpovědnost provozovatele informačního systému a dalších osob, které se účastní provádění činností souvisejících s provozováním takového informačního systému. 61. Povinností informatiků a výše uvedených zaměstnanců je zachovat mlčenlivost o osobních údajích jednotlivých zaměstnanců a svým jednáním neumožnit třetím osobám přístup k těmto datům. Výjimku tvoří pouze případy požadavků na sdělení údajů orgánům činných v trestním řízení, kontrolním orgánům ČD zmocněným k vyžado24
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
vání statistických a strategických dat, orgánům státní správy (FÚ, ZP, ČSSZ ) a auditorům. 62. Další povinností je:
• zajistit ochranu informací i celého systému před náhodným nebo neoprávněným zničením, náhodným poškozením, jakož i před neoprávněným přístupem nebo zpracováním • stanovit práva a povinnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k informačnímu systému • učinit opatření, aby po skončení pracovního poměru mezi zaměstnancem a provozovatelem nemohly být informace, s nimiž zaměstnanec při plnění svých úkolů přichází do styku, využity. 63. Při ukončení provozu informačního systému v účtující jednotce je vedoucí této
jednotky povinen předat data a celý systém nástupnické účtující jednotce, nebo jinému stanovenému útvaru, aby informace, s nimiž informační systém nakládal, nemohly být zneužity. 64. Přístup ke zpracování osobních dat mají pouze zaměstnanci, kteří s těmito daty pracují a mají podepsané „Prohlášení o zachování mlčenlivosti“.
25
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
ČÁST ČTVRTÁ ČÍSELNÍKY Kapitola
I
Kódy a číselníky PŘEHLED ČÍSELNÍKŮ 65. Seznam ekonomicko-personálních číselníků, načítaných měsíčně do úlohy 14030 Mzdy a personalistika :
SR71 - číselník ÚJ, služeben a nákladových středisek SR73 - číselník zaměstnání SR79 - číselník klasifikace výkonů SR76 - číselník zdravotních pojišťoven SR10 – číselník personálních míst číselník druhových znaků číselník povolání číselník států číselník PSČ (poštovní směrovací čísla) číselník stupňů dosaženého vzdělání číselník oborů vzdělání číselník center zdravotní preventivní péče číselník lékařů číselník světadílů číselník krajů a okresů číselník okrsků závodní preventivní péče číselník zdravotnických zařízení číselník pořizovacích míst číselník výplatních míst
26
Sei 600/4 - Účinnost od 1.1. 2009
K a p i t o l a II Související předpisy
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 262/2006 Sb., Zákoník práce Zákon 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění Podniková kolektivní smlouva Českých drah, a.s. Řád pro odměňování zaměstnanců ČD a.s., platný pro příslušný rok, který je přílohou Podnikové kolektivní smlouvy Českých drah, a.s. Ostatní přílohy Podnikové kolektivní smlouvy Sei 600/1 - Předpis o účetnictví SR 71 - Číselník účtujících jednotek včetně přílohy č. 4 SR 73 - Číselník zaměstnání v železniční dopravě SR 76 - Identifikační čísla plátců zdravotního pojištění SR 79 - Klasifikace výkonů a nákladů železniční dopravy SR 80 - Účtový rozvrh
27
Sei 600/4 - Účinnost od 1. 1. 2009
K a p i t o l a III Utajení
66. V celé síti ČD platí zákaz publikace údajů převáděných do účetnictví, zákaz předávání zpracovaných výstupních informací třetím osobám, mimo oprávněným zaměstnancům ČD, MD, FÚ, NKÚ atd., a to ve smyslu kapitoly XIII. Základního předpisu o účetnictví Sei 600/1.
28
