Overzicht inschatting projectrisico's versie Projectnaam
Projectfase Risicoanalysedatum Deelnemers risicoanalyse
2013.0 Waterberging Oude Polder van Pijnacker WillemJan van Liere Definitiefase 4/1/2015 Jos de Bijl Koos van der Zanden Gerard Kransse WillemJan van Liere Peter Jol
Projectomvang - IP (euro) 1 Risicoreservering (euro) Risicoreservering (%)
€ 1,470,000 € 32,125 2.2%
Projectleider
20 2 9.3%
Projectduur (maanden) Risicoreservering (maanden) Risicoreservering (%)
1) volgens SSK raming
Risico's Financien Tijd Kwaliteit Imago Omgeving/milieu
Aantal 1 1 0 1 0
Score 3.0 3.0 #DEEL/0! 3.0 #DEEL/0!
Totale score 3.0 3.0 #DEEL/0! 3.0 #DEEL/0!
Gemiddeld 0.6
Gemiddeld #DEEL/0!
Totaal #DEEL/0!
Toelichting
Gevolg
Beheersmaatregel
SMARTe formulering
Uitge voerd
* Imago schade richting gemeente *uitloop in planning * VV overtuigen van de verbetering
In VV notiite duidelijk verwoorden wat de beweegreden en meerwaarde is van de wijziging (Nienke, okt 2014).
4 Meerkosten tov oude locatie (1ste raming) zijn niet specifiek benoemd waardoor discussie met gemeente over kostenverdeling.
De gemeente heeft niet voldoende krediet gereserveerd voor de uitvoering van dit project.
Er zal door de gemeente extra krediet aangevraagd moeten worden om de kosten te dekken
7 Archeologische vondsten
Middel grote trefkans op archeologische vondsten is geconstateerd uit bureauonderzoek.
bij de uitvoering eventueel archeologische begeleiding. Dus meer kosten
1. Duidelijk in kaart brengen wat de 1. nee meerkosten voor de gemeente inhouden 2. ja. zodat dit op tijd meegenomen kan worden in de krediet aanvraag (wordt genomen na VO). 2. Afspraken gemaakt met Gemeente dat meerkosten gedekt worden door Gemeente. Is vastgelegd in uitvoeringsovereenkomst. 1. Nadere informatie over archeologische 1. nee gegevens nagaan bij Gemeente (Nienke) 2. nee 2. Risico meenemen in bestek als object onvoorzien.
> Er is geen maximum t.a.v. meerkosten locatiewijziging meegenomen in de uitvoeringsovereenkomst. > In realisatiefase komen grote wijzingen.
Onderlinge frustraties bij beide partijen. Extra managementaandacht om issues op te lossen.
Beleidsaspecten niet meegenomen in de aanvraag
1) Ontwerp aanpassen 2) Vertraging aanbesteding voorbelastingsbestek Terug naar de VV (vertraging)
Watervergunning wordt niet afgegeven
Gevraagde uivoeringskrediet is onvoldoende Uivoeringskrediet is aangevraagd o.b.v. om realisatie te dekken (>10% boven het IP) schetsontwerpniveau Hogere eenheidsprijs voor klei
Marktwerking (prijzen voor klei sterk afhankelijk van aanbod op dat moment)
Kredietophoging via post onvoorzien
Meerwerkclaims door verschillende aannemers in hetzelfde gebied
Logistieke problemen door verschillende aannemers die voor verschillende opdrachtgevers werken
Grotere kans op meerwerkclaims door stagnatie / onderlinge frictie
Onrechtmatige aanbesteding
Werk wordt door gemeente als OG op de markt HHD ook OG maken waardoor meer gezet terwijl HHD ook OG is voor bepaalde overheadkosten onderdelen
1. nee
Kosten risico's Kans x Gevolg
Effect
Opmerkingen/toelichting
%
(euro)
(mndn)
(euro)
(maanden)
(j/n)
(maanden)
5%
7,500
2
375
0.1
j
0.1
20140911: risico aangescherpt.
10%
50,000
4
5,000
0.4
j
0.4
20140911: Kans van 10% naar 5% obv uitvoeringsovereenkomst. Aanname bedrag is 10% van meerkosten
10%
15,000
1
1,500
0.1
n
0.0
20140911: risico is nog actueel en nieuwe beheersmaatregelen toegevoegd.
20%
10,000
1
2,000
0.2
j
0.2
20140911: nieuw risico ingebracht + beheersmaatregelen benoemd.
ja/nee
1 Opgetreden scopewijziging wordt niet VV is het niet eens met de nieuwe locatie van goedgekeurd door de VV (uitvoeringskrediet, de berging en de wijze van samenwerking met dec 2014). de gemeente. Ontwerpkrediet is aangevraagd op andere locatie.
15 Interpretatieverschillen tussen Gemeente en Delfland over verrekeningen meerwerk / scopewijzigingen Delflland o.b.v. Uitvoeringsovereenkomst.
Kans
Tijd
Oorzaak
Kritieke pad
2013.0
Risico / ongewenste gebeurtenis
Tijd
Definitiefase
versie
Financiën
1/04/15
Projectfase
Tijd
Waterberging Oude Polder van Pijnacker
Risicoanalysedatum
Financiën
volg nr.
Projectnaam
Overleg met V&H
15%
15,000
3
2,250
0.5
j
0.5
Collegiale toets op raming en inschrijfprijzen van vergelijkbare projecten gebruiken Accepteren
10%
100,000
4
10,000
0.4
j
0.4
25%
30,000
0
7,500
0.0
1) Planningen van HHD en gem. P-N op elkaar afstemmen 2) Coordinatieplicht opnemen in contract
10%
20,000
3
2,000
0.3
Voorleggen aan JVI
10%
15,000
1
1,500
0.1
0
0.0
0.0 j
0.3
0.0 0.0
Gemiddelde score niet acceptabele risico's (rood) Aantal niet acceptabel risico's (rood)
€ 32,125
totaal kritiek pad (mnd)
0.0
1.9
Risicomatrices Kans i) < 5% ii) 5 - 20% iii) > 20%
a) < 50.000 euro 1 2 4
Effect op financien b) 50.000 - 100.000 euro 2 3 5
Kans i) < 5% ii) 5 - 20% iii) > 20%
a) < 3 mnd 1 2 4
Effect op tijd b) 3 - 6 mnd 2 3 5
Kans i) < 5% ii) 5 - 20% iii) > 20%
a) beperkte functionele storing (nauwelijks aanpassing nodig) 1 2 4
Effect op kwaliteit b) significante functionele storing (aanpassing nodig) 2 3 5
Kans i) < 5% ii) 5 - 20% iii) > 20%
a)geringe schade 1 2 4
Effect op imago b) serieuze schade 2 3 5
a) beperkte impact 1 2 4
Effect op omgeving/milieu b) significante impact 2 3 5
Kans i) < 5% ii) 5 - 20% iii) > 20%
en c) >100.000 euro 4 5 6
c) > 6 mnd 4 5 6
eit c) ernstige functionele storing (omvangrijke aanpassing nodig) 4 5 6
o c) grote schade 4 5 6
milieu c) ernstige impact 4 5 6
Checklist-steekwoorden zie "RISICO-CHECKLIST ALGEMEEN" van HHD d.d. 20-10-2002 Organisatie programma van eisen plan van aanpak aannamen, uitgangspunten, randvoorwaarden scopestabiliteit risicomanagement planning (incl. afhankelijkheden (binnen en buiten project) en kritieke pad) verantwoordelijkheden, taken, bevoegdheden en afspraken (intern) verantwoordelijkheden, taken, bevoegdheden en afspraken (extern) communicatie naar projectteam en betrokken derden opdrachtgever, programmamanager (professionaliteit) projectmedewerkers (beschikbaarheid, professionaliteit, teamwisseling) professionaliteit derde partijen … Financiën business case begroting budgettering financieringsysteem kostenoverzicht en -inzicht meerwerk / claims tariefs- en prijswijzigingen faillisement betalingsgedrag … Techniek en ruimtelijk technologie (bewezen, innovatief) ontwerp uitvoering Arbo / V&G complexiteit klimaat / weer milieu (geluid, geur, overlast, ecologie/natuur, visueel) inpassing in plannen (intern, extern) omgeving / omwonenden (bijv. bereikbaarheid) ondergrond (klic, archeologie, draagkracht/zettingen, grondwater) …
Maatschappelijk (zie lijst HHD) imago verwachtingen bij alle stakeholders (omgeving) communicatie en verwachtingenmanagement omgeving bestuur politiek ... ... ... ... Ruimtelijk onder Techniek gezet Bestuurlijk of politiek (zie lijst HHD) … … … … … … … … … … … Juridisch contracten verzekeringen ontheffingen en vergunningen vergunningsprocedures wetgeving aanbesteding onteigening grondverwerving planologische inpassing welstand claims fouten (intern, extern) …
Stappenplan invullen tabblad “risicobeoordeling”
AANPASSEN op kolom "uitgevoerd"
De cijfers uit onderstaand stappenplan corresponderen met de cijfers in het screenshot van het risico-analyse format op de laatste pagina. 1. Beschrijf het risico, ofwel een ongewenste gebeurtenis, zo specifiek mogelijk. Rangschik de gebeurtenissen naar categorie (organisatie, financiën, techniek, maatschappelijk, ruimtelijk, juridisch). In het tabblad „checklist-steekwoorden‟ staan per categorie steekwoorden die je helpen bij het bedenken van ongewenste gebeurtenissen. 2. Beschrijf de oorzaak van de gebeurtenis. De oorzaak geeft antwoord op de vraag waarom de gebeurtenis optreedt. Hulpmiddel: Tussen gebeurtenis (1) en oorzaak (2) moet altijd het woord ‘omdat’ , ‘doordat’ of ‘vanwege’ kunnen worden geplaatst! 3. Beschrijf de gevolgen van de gebeurtenis. Hulpmiddel: Tussen gebeurtenis (1) en gevolg (3) moet altijd het woord ‘waardoor’ kunnen worden geplaatst. Let op: beschrijf de gevolgen zo gedetailleerd mogelijk! Schrijf dus niet: “project loopt vertraging op”, maar bijvoorbeeld “er moet een nieuwe vergunningprocedure worden doorlopen”. Dat er met het doorlopen van een nieuwe procedure tijd gemoeid is, is logisch, en komt tot uitdrukking in kolom 7. 4. Geef aan of een risico endogeen of exogeen is. De stelregel die je kunt hanteren: Kan ik met mijn projectteam het risico beïnvloeden: endogeen. Heeft het projectteam er geen grip op: exogeen. 5. Geef de kans van optreden van het risico aan. Het gaat om de optredingskans zonder rekening te houden met het treffen van de beheersmaatregelen. 6. Geef de gevolgen in geld van het optreden van een risico. Het gaat om de gevolgen zonder rekening te houden met het treffen van de beheersmaatregelen 7. Geef de gevolgen in tijd van het optreden van een risico. Het gaat om de gevolgen zonder rekening te houden met het treffen van de beheersmaatregelen 8. Gebruik de tabellen uit het tabblad 'risicomatrices' om in de kolommen K t/m O een getal van 1 t/m 6 in te vullen. Doe dit op basis van de kans die je in kolom H hebt ingeschat. Als het risico bijvoorbeeld een kans van optreden heeft van 15%, dan zal de effectscore -afhankelijk van de effectgrootte- 2, 3 of 5 zijn. Let wel: als een risico bijvoorbeeld geen effecten zal hebben op 'imago', vul dan in die kolom niks in. Op die manier wordt deze ook niet meegenomen in het spinnenweb en geeft deze geen vertekend beeld. NB: Indien een risico op alle vlakken lage -groene- effectscores heeft (1 of 2), zet hem dan niet in de lijst, maar verplaats hem naar onder in de lijst met acceptabele risico's zie in figuur 8a. Deze risico's worden dan niet verwerkt in het spinnenweb; de reden om deze niet mee te tellen is omdat er "oneindig" veel acceptabele risico's te bedenken zijn, die als ze allemaal zouden worden verwerkt een vertekend beeld zouden opleveren. Toch is het soms goed om ze ergens neer te zetten. Het kan immers zijn dat lopende het project de beoordeling van deze risico's anders worden ingeschat. Bij een latere update van de risico-analyse zou het dus kunnen zijn dat een risico dat eerst acceptabel laag was, nu toch in het overzicht moet worden opgenomen. 9. Deze wordt in de sheet automatisch berekend door 5 en 6 te vermenigvuldigen, hier hoef je dus niks in te vullen. Het totaal van deze kolom ( zie in figuur 9a) is het risicobedrag dat je kunt invullen in je SSK-raming. 10. Deze wordt in de sheet automatisch berekend door 5 en 7 te vermenigvuldigen, hier hoef je dus niks in te vullen. 11. Geef aan of de eventuele tijdsvertraging van een risico op het kritieke pad ligt, met andere woorden of de opleverdatum van een project door het optreden van het risico direct vertraging oploopt. Indien dat het geval is, typ hier een „j‟. Indien het optreden van een risico niet direct tot een uitloop van de oplevertermijn leidt, vul hier een „n‟ in. 12. Deze wordt in de sheet automatisch berekend afhankelijk van het antwoord bij 11. Het totaal van deze kolom ( zie in figuur 12a) is de geschatte risico op tijdsvertraging. 13. Nadat je alle risico‟s hebt benoemd die je kunt bedenken, is het zaak de longlist in te korten tot een behapbare shortlist. Immers je kan je tijd maar een keer besteden, en er zijn buiten het beheersen van risico‟s ook nog andere projecttaken, dus het is nodig om te prioriteren. Er zijn echter geen vaste regels over hoe die prioritering in zijn werk gaat. Er kunnen vele factoren op van invloed zijn, zoals: - Wat is het allerbelangrijkst in je project. Is het vooral van belang dat het budget niet wordt overschreden? Zorg dan dat je de risico‟s met de grootste financiele gevolgen (zie kolom 9) in je uiteindelijke lijst opneemt. Is echter vooral de planning halen belangrijk, dan moet je je richten op de risico‟s die een grote vertraging kunnen veroorzaken (kolom 12) - Hoeveel moeite kost het om een risico te verkleinen. Soms kan het zijn dat je met een relatief simpele beheersmaatregel (bijvoorbeeld het opstellen van een overeenkomst of het doen van een onderzoek) een risico snel uitgesloten kan worden. Echter het kan ook andersom zijn, dat je zelfs na grote inspanning de kans op het optreden van een risico slechts een klein beetje omlaag brengt. Je moet dus ook kijken naar het effect dat je beheersmaatregelen kunnen hebben. -
Weeg zowel de absolute als relatieve impact van tijd en geld op het totaal van je project.
- Zorg ervoor dat je aan het einde van deze stap een behapbare lijst met risico‟s overhoudt. Een indicatie voor grote projecten is circa 20-25, voor kleinere projecten kun je wellicht met 10-15 af. - Haal de risico‟s waar je niet op gaat sturen uit je lijst en plaats ze bij de „acceptabele risico‟s (kolom 8a). Zodoende ben je ze niet kwijt en kun je ze in latere fasen van je project gemakkelijk herbeoordelen en meenemen in een actualisatie van je risico-analyse. 14. Ga voor elk risico dat na de prioriteringsslag van 13 is overgebleven, benoemen welke beheersmaatregelen je gaat treffen. Van belang is dat er een actiehouder wordt benoemd, die de verantwoordelijkheid krijgt de beheersmaatregel uit te voeren. 15. In deze kolom kun je extra opmerkingen kwijt. Een mogelijkheid is om een soort logboek bij te houden welke beheersmaatregelen je hebt getroffen en wanneer, en mogelijk ook wat daarvan de gevolgen zijn voor de kans van optreden van het risico. Bij een latere actualisatie van de risicoanalyse kun je dan aan de hand van het logboek eenvoudig bepalen wat de actuele kans en effecten van het risico zijn. Indien het risico door de beheersmaatregelen acceptabel laag is geworden, kan hij uit de lijst worden gehaald. 16. "Uitgevoerd"......................?
Tot slot enkele nabranders: - Een risico-analyse is een statisch iets, in feite is het een momentopname. Het verdient aanbeveling om de risico-analyse dus periodiek te actualiseren. Sla hem dan op onder een andere naam/datum, zodat je later altijd nog terug kan kijken hoe de risico‟s zich gedurende het project hebben „ontwikkeld‟. - Hoewel er een vast format is, blijft een risico-analyse altijd subjectieve elementen houden. Zo is het inschatten van een kans van optreden en effecten vaak meer een gevoel dan absolute wiskunde. Wees je daarvan bewust en wordt dus geen „excel-manager‟ - Onderstaand format is door PIB gekozen als een eerste aanzet voor risicomanagement, en er is gepoogd om een relatief eenvoudig format van te maken. Dit betekent dus ook dat er beperkingen zijn, en dat er altijd vragen zullen zijn om het format aan te passen. Andere organisaties zoals Rijkswaterstaat hebben aparte software voor risicomanagement (en ook fulltime risicomanagers in dienst), waarin veel meer mogelijkheden zijn, zoals het inschatten van de kansreductie door het uitvoeren van beheersmaatregelen, een systeem waarin iedere actiehouder zijn eigen acties op beheersmaatregelen moet documenteren, etc. - Het advies is om eerst een paar jaar met dit format te gaan werken, en dan geleidelijk aanpassingen aan te brengen al naar gelang er behoefte aan is.
Projectrisico's Rioolgemaal Scheveningen; fase Definitief Ontwerp Risico-oorzaak
Risico / ongewenste gebeurtenisOorzaak
Juridisch/ Wettelijk
De grondverwervingsaspecten zijn niet voor aanvang van de uitvoering geregeld.
Juridisch/ Wettelijk
Technisch
Er lopen bestuurlijke trajecten n.a.v. overeenkomsten op dat terrein of omdat binnen Delfland het project van de grondverwervingsaspecten afgesplitst wordt. Er ontstaat onenigheid tussen de Er bestaan verschillen van aannemer en Delfland tijdens de interpretatie over de uitvoering van het project. uitvoeringsovereenkomst. De damwand is moeilijk De ondergrond is te hard. trillingsvrij in te brengen.
Technisch
Stankoverlast na het inbedrijfstelling van het gemaal gedurende de eerste weken.
De lavafilterinstallatie heeft een inwerktijd nodig.
Technisch
Er vindt overstort plaats van rioolwater op het oppervlaktewater. Schade aan bestaande bebouwing.
De aansluitwerkzaamheden lopen uit.
Bergbezinkbassins zijn langere tijd buiten bedrijf (kunnen niet worden geledigd). Wijziging op bestaand bestemmingsplan zijn niet tijdig afgerond.
Aansluitwerkzaamheden duren langer dan verwacht.
Technisch
Technisch
Juridisch/ Wettelijk
Bouwactiviteiten veroorzaken schade aan de omgeving.
Er komen bezwaren van bewoners binnen/ belangengroepen zijn niet geïnformeerd over het project.
Financieel
De begroting wordt niet geaccordeerd door het bestuur van Delfland (Verenigde Vergadering), of projectbudget moet worden opgehoogd.
De projectkostenraming is hoger dan nu bekend bij het bestuur van Delfland door nieuwe raming en nog niet in raming verwerkte wijzigingen of omdat deze onvolledig is uitgevoerd.
Ruimtelijk/ Geografisch
Geurproductie vanuit nieuwe gemaal.
Afvalwater vanuit visverwerking havenbedrijf gaat nu ook via dit gemaal.
itief Ontwerp Gevolg
Endo/exogeen
Beheersmaatregel
Risico-eigenaar
Gaandeweg de uitvoering of in de nazorgfase ontstaat ruis/vertraging.
onbekend
Pas mogelijk wanneer Jan een beslissing heeft genomen. Dan kan een beheersmaatregel worden geformuleerd.
De aannemer legt het werk stil tot de problematiek is opgelost waardoor het project vertraging oploopt. De damwand moet anders worden ingebracht. Dit levert risico's op zoals schade aan de omgeving met extra kosten. Imagoschade en claim van het zwembad (minder bezoekers).
endogeen
Snel reageren, in overleg treden. Directie UAV Vooral niet afwachten.Geen verdere actie vooraf mogelijk. Is een feit. Er is een maatregel bedacht om het risico te beperken: voorboren.
Vissterfte in oppervlaktewater.
endogeen
Er worden claims ingediend.
endogeen
Er vindt overstort plaats van rioolwater.
endogeen
endogeen
endogeen
De planning loopt uit en het oude Exogeen gemaal moet langer blijven draaien, dit brengt extra kosten met zich mee.
Tijdelijk (koolstof)filter plaatsen. Wordt aandacht aan besteed. Communiceren van te voren naar bewoners en (gebruikers) zwembad Ontwerp wordt aangepast om risico weg te halen.
Piet van Rosmalen/ Ruud
Nul-metingen en opnames. Ontwerp is in DO-fase al geoptimaliseerd. Klachten/ schade-afhandeling correct behandelen door Delfland Ontwerp wordt aangepast om risico weg te halen.
Directie UAV
Monitoren en communiceren als Ruud het anders loopt dan gepland (Er is al naar alternatieven gekeken, beheersmaatregel is al genomen)
1 Het ontwerp moet herzien exogeen worden om goedkoper te kunnen zijn. 2. Er is vertraging bij de start van de uitvoering of het project wordt tijdelijk stilggelegd waardoor oude gemaal langer gebruikt moeten worden. Dit brengt extra kosten met zich mee. Geurhinder in de omgeving endogeen levert imagoschade.
Aanvraag goed en tijdig indienen.
Jan
Ontwerp wordt aangepast om risico te beperken (extra filter).
Gemiddelde risicoscore
50,000
4
3
10%
70,000
3
3
7%
100,000
2
5
14%
43,333
2
8%
70,000
2
3
7%
80,000
3
3
8%
65,000
2
3
7%
70,000
4
3
Omgeving/milie u
16%
Imago
(mndn)
Kwaliteit
(euro)
Tijd
%
Deadline
Financien
Effect
Tijd
Effect
Financiën
Kans
3
3
3
3
5
5
3
3
3
3
[risicoscore: 1.. 6]
3
3
3
3
3
3
5%
7% Gemiddelde risicoscore Aantal risico's
75,000
5
46,667
2
3
3.3 8
3
3.0 3
3 3.0 4
3 3.3 6
3 3.3 7
Kosten risico's kans x gevolg
kritieke pad (j/n)
Opmerkingen/ toelichting
Financiën (euro)
Tijd (maanden)
Tijd (maanden)
0
0.0
7,750
0.6
j
0.558
6,650
0.3
j
0.266
6,500
0.1
j
0.143
6,067
0.3
j
0.280
5,600
0.2
j
0.160
5,200
0.2
j
0.169
5,200
0.2
j
0.176
4,550
0.3
j
0.254
0.000
Totaal (euro)
3,750
0.2
j
0.225
3,033
0.1
j
0.130
54,300
Totaal kritieke pad (mndn)
2
