[Oudhollandse spellen in Panorama Alkmaar. Harry van den Idsert won met deze foto de tweede prijs van de fotowedstrijd van de Alkmaarsche Courant

(vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 4 april 2005)

[Oudhollandse spellen in Panorama Alkmaar. Harry van den Idsert won met deze foto de tweede prijs van de fotowedstrijd van de Alkmaarsche Courant.]

Evaluatieverslag Kinderfestival op zondag 13 juni 2004

Pagina 1 van 31

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave ...............................................................................................1 Organisatie...................................................................................................2 Doel

......................................................................................................2

Activiteiten ..................................................................................................3 Datum en tijd................................................................................................6 Voorbereidingen..............................................................................................6 Coördinatoren................................................................................................9 Locatieafspraken .......................................................................................... 10 Lunchpakketten, ijs en popcorn of suikerspin............................................................ 12 Vergunningen ............................................................................................... 13 Regels

.................................................................................................... 13

Presentatie................................................................................................. 14 Publiciteit .................................................................................................. 14 Financiën ................................................................................................... 16 Verzorging ................................................................................................. 18 Veiligheid................................................................................................... 19 Positieve ervaringen ....................................................................................... 22 Als wij dit vooraf hadden geweten....................................................................... 23 Ten slotte.................................................................................................. 24 Overeenkomst met de gemeente Alkmaar ............................................................... 25 Dankzegging................................................................................................ 30 De inhoud van het Evaluatieverslag Kinderfestival op zondag 13 juni 2004 valt onder de verantwoording van het bestuur van de Stichting Vakantiebesteding Alkmaar. Alle foto’s in het Evaluatieverslag zijn gemaakt door Harry van den Idsert, behalve de foto op pagina 17; die is gemaakt met de digitale camera van Michiel Pop.


Pagina 2 van 31

Evaluatieverslag Kinderfestival op zondag 13 juni 2004 Organisatie a. Stichting Vakantiebesteding Alkmaar (JOL) en Stichting voor de Alkmaarse Scoutinggroepen en omgeving ( de Scoutinggroepen De Geuzen, Sint Laurentius, Marco Polo, Don Bosco, Graaf Daron en Dirk Duijvel). b. Verder deed de Veron mee op het Doelenveld. c. GOA organiseerde enkele activiteiten op het Arcadeplein (’ hoe wij spelen interessant kunnen maken voor gehandicapte kinderen’).

[Zaterdag 12 juni 2004: 6050 (!) lunchpakketten maken in de bakkerij van Jos Rood in Alkmaar.]

Doel Het doel was het organiseren van kinderactiviteiten door diverse Alkmaarse organisaties tijdens Alkmaar 750 jaar, waaraan zoveel mogelijk basisschoolkinderen konden meedoen. De gevarieerde activiteiten stonden in het teken van stadscultuur, droegen bij aan het stadsgevoel en leidden tot stadspromotie (mijn stad Alkmaar).

[5000 rugzakjes vullen…]


Pagina 3 van 31

Activiteiten Omgeving Kerkplein Piratenschip Glijkasteel Reuzenglijbaan Supersurvivalbaan Ballenbad de luxe Stoomblazende draak Limonadekoe (houten) Flappen Tapper (Wervelwind) Klepel hangen Vier op een rij Schandpaal (voor kinderen) Toverstok vangen Harry Potter-griezelkasteel van JOL-Bergerhof Fotobord griezel Fotobord tovenaar Hutten timmeren Burcht van JOL-Oudorperhout – schilderen; diverse zelfgemaakte spelletjes Oude beroepen Oudhollandse spellen (14 stuks) in Panorama Alkmaar Catering organisatie en uitreiking lunchpakketten (vanuit 2 partytenten) Infostand JOL; omroepen en losse kaartverkoop (vanuit partytent) E.h.b.o. Popcornstand (maximaal 1000 porties) Suikerspinstand (maximaal 1000 stuks) De Vest Poppenkast Storyteller Raadspelletjes - tegen betaling 2 Partytenten voor loterijprijzen Creatieve activiteiten Tekenen (zelf en kleurplaten) Knutselen met restjes stof Zonnekleppen maken Verfcentrifuge inclusief verf Kinderdisco/lichtshow/karaoke in de REAAL-zaal E.h.b.o. Ambulance op het Kerkplein (van 10:00 tot 12:00 Canadapleinoptreden Samba Salad; van 14:30 tot 16:45 uur Tekenfilms in de BP-zaal


Pagina 4 van 31

Arcadeplein Limonadekoe (houten) Megajump (vier ingebouwde trampoline) Zweefmolen voor 16 kinderen Draaimolen voor 14 Kinderen Kanoën Waterfietsen Zeilrondvaarten Presentatie Scouting vanuit de evenementenwagen van Deurwaarder E.h.b.o. - inclusief ambulance van het Rode Kruis Uitgifte van lunchpakketten (vanuit partytent) Catering organisatie (vanuit partytent) Vrijwilligers GOA met vier aangepaste spelen

Victoriepark Klimwand met tokkelbaan Limonadekoe de luxe (polyester) Touwknopen Minipionieren Touw slaan Puzzel Sleutelhanger maken Kompasspel Brandmerken in hout Primitief koken E.h.b.o. Uitgifte van lunchpakketten en catering (vanuit partytent)


Pagina 5 van 31

Doelenveld Lachspiegels Levend tafelvoetbalspel Vulcano Mega spiraalspel met helm Gladiatorenspel Reuzen jungletwister Limonadekoe (houten) Zenden door de Veron vanuit een enorme gepionierde houten toren Schminken Liegstoel Vuurbakken (marshmallows roosteren) Parachutespelen E.h.b.o. Diverse rondlopende themafiguren Ambulance op het Doelenveld (van 12:00 tot 14:00 uur) Popcornstand (maximaal 1000 porties) Suikerspinstand (maximaal 1000 stuks) Informatiestand Scouting, inclusief losse kaartverkoop Uitgifte van lunchpakketten (vanuit partytent) Catering organisatie (vanuit partytent)


Pagina 6 van 31

Datum en tijd a. Vanaf donderdagavond 10 juni zijn Michiel en Menno bezig geweest met onder andere het ophalen van prijsjes, Oudhollandse spellen, brandblussers, en een gigantische bestelling bij de VEN. b. Op zaterdag 12 juni vonden ’s morgens vroeg al diverse voorbereidende activiteiten plaats op nagenoeg alle locaties. Onder andere 6.050 lunchpakketten (= 18.150 broodjes) samenstellen in de bakkerij van Jos Rood in Alkmaar. Wij, inclusief Jos Rood, hebben ons behoorlijk verkeken op deze enorme klus. c. Zondag 13 juni 2004; het opbouwen begon vanaf 7:30 uur; om 9:00 uur was alles bedrijfsklaar. De kinderactiviteiten werden om 10:00 uur geopend door wethouder Hans Meijer en duurden tot 17:00 uur. En dat alles onder stralende weersomstandigheden. Daarna werd er gezamenlijk opgeruimd en nog even nagezeten.

[Schminkstraat op het Doelenveld.]

Voorbereidingen  eerste brief naar de gemeente op 17 januari 2001;  e-mail met programmavoorstellen naar de gemeente op 22 april 2002;  presentatie van de programmavoorstellen op het Canadaplein op 20 juni 2002;  1e voorbespreking in het stadhuis op 17 oktober 2002;  1e commissievergadering in buurthuis “De Eendracht” op 19 november 2002;  2e voorbespreking in het stadhuis op 28 november 2002;  3e voorbespreking in het stadhuis op 16 januari 2003;  2e commissievergadering in buurthuis “De Eendracht” op 31 maart 2003;  bespreking met Peter van der Stoop over een plan van aanpak op 8 april 2003;  4e voorbespreking in het stadhuis op 10 april 2003;  gesprek met Kees Nieuwint van De Vest op 23 april 2003;  gesprek met Henk Foekema en Noëlle Visser (over podium op het Canadaplein) op 24 april 2003;  diverse data JOL-Bergerhof voor het maken van het Harry Potter-griezelkasteel, inclusief inrichting;


Pagina 7 van 31

                                 

gesprek met Erik Braun en Michiel Pop op 14 mei 2003 in Heerhugowaard (ons programma is officieel een feit); 3e commissievergadering in buurthuis “De Eendracht” op 19 mei 2003; proefopstelling burcht Oudorperhout tijdens de JOL; proefopstelling Harry Potter-griezelkasteel tijdens de JOL; bespreking met Ronald Gunst over een plan van aanpak op 1 oktober 2003; drukwerk besteld bij het projectbureau Alkmaar 750 jaar op 6 oktober 2003; inventarisatielijst sponsoring in natura en bestelling t-shirts naar het projectbureau Alkmaar 750 jaar op 15 oktober 2003; 4e commissievergadering in buurthuis “De Eendracht” op 30 oktober 2003; 5e commissievergadering in buurthuis “De Eendracht” op 20 november 2003; akkoord op 13 december 2003 van bakker Jos Rood als hoofdsponsor van de Kinderlunch (3 x 5000 minibroodjes); akkoord op 16 januari 2004 van Burgering Dozen voor het leveren van 500 dozen voor het inpakken van de rugzakjes; 5e voorbespreking in het stadhuis op 16 februari 2004 met Noëlle Visser (onder andere over het veiligheidsplan van de gemeente); akkoord op 16 februari 2004 van Nic. Oud Direct Mail voor het sealen van het losse drukwerk; op 24 februari 2004 5400 rugzakjes ‘Alkmaar 750 jaar’ besteld bij Projectbureau Alkmaar 750 jaar (€ 0,88 excl. BTW); akkoord op 27 februari 2004 van de SNS Bank voor een beperkte openstelling op zondag 13 juni voor inname kasgeld (ging later toch niet door); bespreking van de begroting in Scoutinggebouw van De Geuzen op 10 maart 2004; akkoord op 23 maart 2004 van Rode Kruis Alkmaar voor inzet van de verlangde e.h.b.o.-ers; akkoord op 9 april 2004 van Super De Boer voor levering van een grote hoeveelheid frisdrank; orderbevestiging voor akkoord huren spelattracties op 14 april 2004 teruggestuurd naar Koppers Special Promotions; telefonisch akkoord op 15 april 2004 van Noëlle Visser dat Campina 6600 plakjes kaas levert; bespreking op 19 april 2004 met Sacha Zuiderduin in het stadhuis over de communicatie van het persbericht; bespreking op 19 april 2004 met Noëlle Visser in het stadhuis over de inzet van het kaasdragersgilde (wij waren pertinent tegen); akkoord op 19 april 2004 van Sonneveld over gebruik water; elektriciteit; toiletten en terras; akkoord op 21 april 2004 van Super De Boer over gratis levering van 192 liter frisdrank en over alle andere aankopen 10 % korting; op 23 april 2004 akkoord van Jos Rood voor de levering van de 525 ontbijt- en lunchpakketten; bespreking op 26 april 2004 met Coen Buitink en Jan Piet Admiraal over het drukwerk; op 29 april 2004 telefonisch akkoord over inzet van ambulance als attractie tijdens het Kinderfestival; akkoord op 29 april 2004 van Nuon voor het leveren van alle benodigde extra elektriciteit; vooraankondiging programmaboekje en affiches op 11 mei 2004 naar alle Alkmaarse basisscholen gestuurd; op 13 mei 2004 ontvingen wij bericht van de gemeente dat men niet ons drukwerk wil maken – ondanks afspraken; akkoord op 13 mei 2004 van REAAL Verzekeringen over gebruik bedrijfsrestaurant voor presentatie op 3 juni 2004; schriftelijke toezegging op 13 mei 2004 ontvangen van het Clusius College voor het broodjes smeren op 12 juni 2004; gesprek op het stadhuis met de Evenementencommissie op 18 mei 2004; gesprek op het stadhuis op woensdag 19 mei met Erik Braun en Rob (repro) over onze voorstellen om het drukwerk goedkoper te maken (programmaboekjes voor de scholen via het stadhuis; betaalde boekjes via de repro van REAAL Verzekeringen; bonnen en kleurplaten via stadhuis; affiches met sponsors via REAAL Verzekeringen; plattegronden via de Alkmaarse Courant;


Pagina 8 van 31



 

   

  

   

op woensdagmiddag 25 mei samen met Han van Baekel (Nuon), Eric Koppers (attracties), Rob Thirij (Thide’s) en Hans Balvers (Stadsbeheer) met Scouting en JOL alle locaties bekeken en de stroom,-, attracties- en geluidsvoorzieningen onderling afgestemd; op donderdagmiddag 26 mei 2004 een bezoek gebracht aan de bakkerij van Jos Rood (Marconistraat) en de routing van het broodjes smeren en inpakken doorgenomen; op donderdagmiddag 26 mei 2004 ruim 10.000 programmaboekjes (!) naar alle Alkmaarse scholen en twee scholen voor gehandicapte kinderen in Bergen gestuurd;

op woensdagmiddag 2 juni 2004 met Gijsbert Vervoorn (Sonneveld) afspraken gemaakt over opslag en andere zaken; vrijwilligersavond in het bedrijfsrestaurant van REAAL Verzekeringen op donderdag 3 juni 2004; op vrijdag 4 juni 2004 voor ruim 525 vrijwilligers en medewerkers frisdrank, koffie, thee besteld bij Super De Boer; op vrijdag 4 juni 2004 op eigen initiatief wethouder Hans Meijer uitgenodigd voor de opening op het Canadaplein op zondagochtend 13 juni – en voor de opening van het scoutingkamp in het Victoriepark op zaterdagavond 12 juni [reactie ontvangen van de secretaresse dat wethouder Meijer alleen bij de opening op het Canadaplein aanwezig kan zijn]; op 8 juni de kleurplaat van Jos Rood, informatie van Scouting en de popcorn/suikerspin- en ijsbon naar Nic. Oud gebracht; donderdagavond 10 juni 2004 Oudhollandse spellen halen uit Heiloo; vrijdag 11 juni 2004 druk in de weer met het halen van diverse spullen (brandblussers; gesealde setjes; bestelling VEN; bestelling Stoel van Klaveren; frisdrank) en opbouw disco en creatief in De Vest; zaterdag 12 juni 2004; 5000 kinderlunchpakketten en 525 ontbijt en 525 lunchpakketten verzorgen; opbouw van diverse attracties in de stad; ZONDAG 13 JUNI 2004: KINDERFESTIVAL! op maandag 21 juni 2004 aanbieding 2 cheques ter waarde van ieder € 806,07 aan het MCA Familiehuis en de kinderafdeling van het MCA – jammer dat de pers er geen aandacht aan schonk; op dinsdag 22 juni 2004 2 cheques ter waarde van ieder € 970,07 aan het MCA Familiehuis en de kinderafdeling van het MCA verstrekt – hiermee kwamen uiteraard de beide cheques van 21 juni te vervallen;


Pagina 9 van 31





 

overeenkomst organisatie Kinderfestival in tweevoud met bijlagen (draaiboek, programma en begroting – uitgave 3 februari 2004) ter attentie van Erik Braun afgegeven op het stadhuis op 7 oktober 2004; op 15 oktober 2004 de door de burgemeester getekende overeenkomst organisatie Kinderfestival ontvangen; na telefonisch overleg met Michiel bleek dat hij ook een exemplaar had ontvangen; 8 december 2004; bericht ontvangen dat de gemeente de betaalde parkeerontheffingen terugbetaald (het gaat om € 40,00); 10 mei 2005; brief namens het College van burgemeester en wethouders van Alkmaar ontvangen; het resterende bedrag van de ons toegekende subsidie valt niet toe aan de organisatie, maar aan de gemeente.

Coördinatoren  Algemeen coördinator namens de scoutinggroepen: Michiel Pop.  Locatiecoördinatoren:  Doelenveld: Jan Piet Admiraal  Arcadeplein: Mirjam van der Laan  Victoriepark: Bart Oud & Coen Buitink  Algemeen coördinator namens de Stichting Vakantiebesteding Alkmaar (JOL): Menno Thirij  Coördinatoren:  De Vest: Ineke van den Idsert en Mariska Dijkstra  BP-zaal (film): Wil Bakkum  Harry Potter-griezelkasteel: Roland Kebel  Burcht: Jos Schaper  Hutten timmeren: Jos Schaper  Spelen Kerkplein, Gasthuisstraat, Bagijnenstraat, Canadaplein, Kerkstraat: Ronald Gunst  Raad-spelletjes en uitgifte prijzen van het 21-spel: Didan Westra  Loterij (21-spel); de heer en mevrouw Wokke  Lunchpakketten, catering: Pieter Wehnes en Regina Westra  Penningmeester namens de gemeente: Erik Braun.  Penningmeester kleine uitgaven: Michiel Pop.  Algemeen secretaris: Menno Thirij.


Pagina 10 van 31

[Het ‘kloppend hart’ van het Kinderfestival namens de JOL; noem het desnoods de regiekamer.]

Locatieafspraken a. Locaties  Kerkplein, Gasthuisstraat, Bagijnenstraat, Kerkstraat, Canadaplein en De Vest: (beneden- en bovenfoyer, REAAL-zaal, BP-zaal): JOL. Een gedeelte van het terras van Sonneveld mocht gebruikt worden om een partytent te plaatsen voor het omroepen, losse kaartverkoop en de catering. Op het Canadaplein vond ‘Zomer op het plein’ met ‘Samba Salad’ plaats; via een aanvullende bijdrage van de gemeente zouden wij maximaal € 3.000,-- bijdragen in de realisatie van het kinderprogramma. De maximale bijdrage bedroeg symbolisch € 750,--.  Doelenveld en Ramen: de Scoutinggroepen De Geuzen, Dirk Duijvel, Graaf Daron, Don Bosco en Sint Laurentius  Arcadeplein: Scoutinggroep Marco Polo – de Kanaalkade moest open blijven voor hulpdiensten en het openbaar vervoer. Ook was GOA aanwezig met 4 groepsspelen.  Victoriepark: de Scoutinggroepen De Geuzen, Dirk Duijvel, Graaf Daron, Don Bosco en Sint Laurentius. b. Afspraken over opbouwen en opruimen  Kerkplein, Gasthuisstraat, Bagijnenstraat, Kerkstraat en het Doelenveld waren op zaterdag 12 juni deels beschikbaar (lees autovrij!) voor onze voorbereidingen.  Wij hebben op advies van Noëlle Visser een voorstel gemaakt voor wegafsluitingen– zie hiervoor onze ‘Toelichting op aanvraag vergunning’.  Het opruimen op zondagmiddag vond plaats vanaf 17:30 uur. Rond 20:30 uur was alles opgeruimd.


Pagina 11 van 31

[Stokbrood bakken in het Victoriepark.] c.

d.

e.

f.

Huur  BP-zaal, REAAL-zaal, beneden- en bovenfoyer van De Vest  Oudhollandse spellen  Spelattracties via Koppers  Eco-toiletten (slechts € 25,-- per stuk!) Kleed-, toilet- en doucheruimten op zaterdag 12 en op zondag 13 juni  Kerkplein, Gasthuisstraat en Bagijnenstraat overdag in De Vest en Sonneveld en een Eco-toilet.  Doelenveld Ecotoilet en De Harmonie (vanaf 9:30 uur).  Arcadeplein een evenementenwagen, inclusief geluid van Deurwaarder. Toiletwagen is uiteindelijk via de gemeente gehuurd bij WC Leek. De kosten zijn omgeslagen over organisatie Kinderfestival en Slag in de Rondte.  Victoriepark 6 toiletten via Eco-toilet. Stroomvoorziening  Kerkplein, Gasthuisstraat en Bagijnenstraat werden via vaste aansluitingen en een aggregaat van Nuon van elektriciteit voorzien. Op zondag ook vanaf een buitenaansluiting aan het plafond bij Sonneveld. Het Harry Potter-griezelkasteel met twee aparte aansluitingen vanuit de bibliotheek.  Op het Doelenveld werd via een elektriciteitskast en met medewerking van Nuon een aggregaat geplaatst.  Op het Arcadeplein werd via een elektriciteitskast en met medewerking van Nuon een aggregaat geplaatst.  Victoriepark vanuit de openbare verlichting en met medewerking van Nuon een aggregaat geplaatst.  Alle bekabeling en verdeling van krachtstroom verzorgde Nuon. Geweldig! Watervoorziening  Kerkplein, Gasthuisstraat en Bagijnenstraat. Zaterdag met jerrycans vanuit de bibliotheek. Op zondag vanuit Sonneveld via een slang.  Doelenveld via een standpijp met enkele kranen.  Arcadeplein vanuit een centrale aansluiting op het plein.  Victoriepark vanuit het brugwachtershuisje en Parkhof.


Pagina 12 van 31

g.

h.

Overnachting organisatie gedurende de nacht van zaterdag op zondag  Scouting in eigen tenten in het Victoriepark  JOL-Bergerhof in het Harry Potter-griezelkasteel  JOL-Oudorperhout in de zelfgemaakte burcht  Scouting Doelenveld in een eigen tent. Fietsenstalplaats Fijn dat de fietsenstalling ‘De Overdekte’ op zondagochtend al om 9:00 uur open was

Lunchpakketten, ijs en popcorn of suikerspin a. Lunchpakketten Op alle locaties verstrekten wij vanuit partytenten vanaf 12:00 uur tot 12:30 uur lunchpakketten (aan alle kinderen die vooraf een kaart hadden gekregen) en een lunchpakketbon konden overleggen. Wij gingen uit van 5000 lunchpakketten (op = op). Het lunchpakket was verpakt in een kunststof rugtasje voorzien van het Alkmaar 750-logo en bevatte: minikrentenbol; 2 minibroodjes met plakje kaas en hagelslag; tegoedbon voor suikerspin of popcorn en een tegoedbon voor een ijsje. Ook bevatte het rugtasje informatie van scouting en een kleurplaat van bakkerij Jos Rood. Alle losbladige informatie was gratis gesealed door Nic. Oud. b. IJsje eten Tegen inlevering van een ijskaartje (dat aanwezig was in het kinderlunchpakket) kregen de kinderen een ijsje bij Laan (Koorstraat 45-47); Marx-O-Larry’s (Mient 24); De Mient (Mient 20); Febo (Laat 156); Hap-Wat (Gedempte Nieuwesloot 69c); De Vlaamse Hoek (Payglop 1-c); Merksnack De Stolp (Gedempte Nieuwesloot 1). Kinderen die een programmaboekje kochten kregen ook een ijsje. De organisatie rekende na afloop, via Erik Braun, af met de betrokken winkeliers (€ 0,50 per ingeleverd ijskaartje). Totaal 3895 ijsjes!

[Mmmm, lekker zo’n gratis ijsje.]


Pagina 13 van 31

c.

Popcorn of suikerspin Tegen inlevering van een popcorn- of suikerspinkaartje (dat aanwezig was in het kinderlunchpakket) kregen de kinderen een zakje zoete of zoute popcorn of een suikerspin. Totaal 2000 zakjes popcorn en 2000 suikerspinnen!

Vergunningen a. Op 18 mei 2004 vond een gesprek plaats met de Evenementencommissie. Gelukkig dat Menno een afschrift van de Toelichting op de Vergunning mee had, anders viel er niets te bespreken. Tijdens het Kinderfestival beschikten wij niet over een vergunning met (rand)voorwaarden – die lag nog op het Stadskantoor… b. De organisatie mocht NIET in de parkeergarage van De Vest parkeren vanaf zaterdagochtend tot en met zondagavond. Wij gaven aan onze vrijwilligers het advies: kom op de fiets of parkeer op Overstad. Voor het Doelenveld was een parkeerverbod afgekondigd. c. Voor enkele (vracht)auto’s gold een parkeerontheffing. Belachelijk dat wij voor de ontheffingen op vrijdag en zaterdag € 5,-- per dag per auto moesten betalen. En € 5,-- voor een ontheffing op maandag 14 juni om onze spullen uit De Vest te kunnen halen. Hierover heeft Menno een klachtenbrief geschreven aan wethouder Victor Kloos met het verzoek om teruggaaf van € 40,-- voor betaalde parkeerontheffingen. d. Toegangspaaltjes tot de stad zouden wij zelf mogen bedienen met een pasje. Niets meer van vernomen.

Regels 

absoluut rookverbod bij, in en op de attracties, nog beter voor het gehele spelgebied – geldt ook voor de aanwezige leiding; dit moet vooraf bekend worden gemaakt via de media;  geen alcoholgebruik totdat alles is opgeruimd;  geen verkoop van waren of consumpties door derden;  afspraak = afspraak; wijs kinderen en volwassenen op onze regels als zij zich er niet aan houden;  verboden voor honden, behalve blindengeleidehonden;  geen fietsen en skateboarden in de spelgebieden toegestaan;  rommel in de vuilcontainers;  geen straatmuzikanten in de spelgebieden toegestaan;  door de Evenementencommissie voorgeschreven bepalingen. Het is ons niet bekend welke bepalingen opgenomen waren in de Evenementenvergunning (kosten € 220,00), simpelweg omdat wij die nooit hebben ontvangen.


Pagina 14 van 31

[Met Scoutinggroep Marco Polo veilig het water op in een vlet en/of zeilboot bij het Arcadeplein.]

[Zwieren en zwaaien in de draaimolen

Presentatie a. Opening In verband met de Zondagswet (ja, echt, die bestaat) mochten wij nauwelijks geluid produceren tot 13:00 uur. Wethouder Hans Meijer opende om 10:00 uur met microfoon het Kinderfestival met zijn en onze kinderen. Een confettibom werd daarbij tot ontploffing gebracht. De omroepinstallatie gebruikten wij alleen in dringende gevallen en vanaf 13:00 uur ging echt het geluid open! b. Prijzen Bij voorbeeld van de raadspelletjes ging de inschrijving in de computer. Van het 21-spel werden de prijsjes direct uitgedeeld in de foyer van De Vest. Jammer dat de Winkeliersvereniging W.B.A., ondanks rappel, niets van zich liet horen! Inname van de prijsjes op zaterdag 12 juni bij het Harry Potter-griezelkasteel leverde niet veel op. Erik Braun stelde 100 kinderboeken beschikbaar voor de raadspelletjes. c. Sluiting Uit het programma en de media bleek duidelijk dat het programma om 17:00 uur was afgelopen. d. Slagzin Wij namen de slagzin: “Alkmaar 750 jaar, vieren we met elkaar!” over. e. Omwonenden waren geïnformeerd via de media. f. Herinnering aan activiteit voor de vrijwilligers? Een rugtas met logo: 440 stuks. En voor de JOL-leiding een t-shirt, en voor de scouts een cap; beiden voorzien van het logo ‘Alkmaar 750 jaar’.

Publiciteit a. Mond-tot-mondreclame; affiches op scholen en in de bibliotheken; persbericht; regionale radio/tv; wijkbladen; programmaboekje via school. Menno Thirij en Coen Buitink gingen over de communicatie in overleg met het Projectbureau Alkmaar 750. b. Erik Braun informeerde of de raadsleden beschikbaar waren voor het verkopen van lootjes. Van Erik begrepen wij dat de raadsleden niet stonden te trappelen voor Alkmaar 750-activiteiten We plaatsten de oproep in de krant en alleen de heer en mevrouw Wokke meldden zich aan! Zij verkochten op het Canadaplein 4200 (!) lootjes. Scouting bracht op het Doelenveld van 497 lootjes geld in het laatje. c. Plattegrond van het Doelenveld; De Vest; plattegronden van de straten rondom de Grote Kerk; Arcadeplein en Victoriepark waren beschikbaar via Michiel Pop. Zijn op formaat A0 ingetekend. Kopieën op A3-formaat waren beschikbaar.


Pagina 15 van 31

d. e. f. g. h.

Op alle locaties konden deelnamebewijzen worden gekocht voor het symbolische bedrag van € 1,50. Uitreiking lunchpakketten vanaf 12:00 uur en inlevering van de tegoedbon op het programma (op = op) was duidelijk gecommuniceerd), zowel in de pers als naar alle Alkmaarse basisscholen. Het is ons niet bekend hoeveel nieuwe leden de Alkmaarse Scoutingclubs erbij hebben gekregen. Wij maakten ons eerste draaiboek op 19 november 2002 en het veertiende exemplaar op 9 juni 2004. Vanaf 26 november 2002 tot en met het Kinderfestival maakten wij 16 begrotingen, inclusief programmaoverzichten.

[Op het Doelenveld worden de eerste lunchpakketten uitgedeeld.]

Limonadekoeien BOEren en buitenlui,

’melk’ zelf je limonade


Pagina 16 van 31

Financiën A Inkomsten A1 Eigen bijdrage van de kinderen die een losse kaart aanschaften voor € 1,50 A2 Sponsor(s) – de waarde hiervan is niet in geld uit te drukken! A3 Subsidie(s) € 50.000,-- van de gemeente Alkmaar, exclusief BTW (die kon verrekend worden). Daarbij komt nog de bijdrage van € 750,-- inclusief BTW voor het optreden van Samba Salad ter gelegenheid van ‘Zomer op het Plein’. A4 Opbrengst loterij 21-spel A5 Opbrengst raadspelletjes en eventueel een kleingeldbak (1, 2, en 5 Eurocenten verzamelen) Verantwoording van alle inkomsten: JOL

Aantal

Subtotaal

Kaarten x 1,50 Loterij Raadspelletjes Gift

411 4.200 80 Totaal

616,50 840,00 8,00 7,57 1.472,07

Victoriepark

Aantal

Subtotaal

Kaarten x 1,50

76 Totaal

114,00 114,00

Arcadeplein

Aantal

Subtotaal

101 Totaal

151,50 0,51 152,01

Aantal

Subtotaal

68 497 Totaal

102,00 99,40 0,66 202,06

TOTAAL

Gestort 1.940,14

Kaarten x 1,50 Gift

Doelenveld Kaarten x 1,50 Loterij Gift

Kinderafdeling MCA

970,07

MCA Familiehuis

970,07


Pagina 17 van 31

[Uitreiking van de cheques aan de Kinderafdeling van het MCA en aan het MCA Familiehuis.] B B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 B11 B12 B13 B14 B15 B16 B17 B18 B19 B20 B21

Uitgaven Brandstofkosten Verblijfskosten van de organisatoren Huur accommodatie (De Vest) Huur overig spelmateriaal Aanschaf spelmateriaal en verbruiksmateriaal Huur geluidsapparatuur Herinnering (voor de kinderen en de vrijwilligers) Lunchpakketten voor de deelnemers – grotendeel bekostigd via sponsoring Consumpties voor de vrijwilligers Secretariaatskosten Bedankjes Foto’s E.h.b.o. via Rode Kruis Alkmaar Vergoeding Veron Vergoeding muziekkorpsen Beveiliging Vergunningen (ook SENA muziekrechten en BUMA/Stemra) Diversen (onder andere waterslang, walkietalkies) Consumpties en versnaperingen voor de deelnemers Voorschot kleine kas Onvoorzien (onder andere schadeclaims)


Pagina 18 van 31

Verzorging a. Vervoer (medewerk(st)ers; materiaal) Alles in eigen beheer en/of via sponsoring geregeld. Menno en Michiel hebben een gedeeltelijke brandstofvergoeding ontvangen. b. Consumpties (bege)leid(st)ers In eigen beheer (alcoholvrij) – tegen inlevering van consumptiebonnen. Catering via ziekenhuis voor het avondeten op zaterdagavond 12 juni . Catering voor de e.h.b.o.-ers en ingehuurd personeel (onder andere van Koppers) (deels geregeld via sponsoring). Deelnemerslijst vrijwilligers, o.a. voor het controleren op aanwezigheid en de uitgifte van ontbijt- en lunchpakketten en consumptiebonnen. c. Speluitlegkaarten Keurig verzorgd en geplastificeerd. d. Plattegronden Via Michiel Pop waren van alle locaties plattegronden op A0-formaat gemaakt met daarop de attracties. De plattegronden hingen op de verschillende locaties. e. Wie presenteert het programma? Verschilde per locatie - Canadaplein: Menno. f. Foto’s; video Op iedere locatie zijn foto’s gemaakt. Namens de JOL heeft Harry van den Idsert in ieder geval op alle locaties (en ook van het broodjes smeren op zaterdag 12 juni) foto’s gemaakt. Met een van de foto’s heeft Harry zelfs een prijs gewonnen van het Noordhollands Dagblad (zie omslagfoto). Michiel Pop verzamelt alle digitale foto’s, krantenknipsels en filmbeelden van RTV Noord-Holland en maakt er over enige tijd een compilatie van op dvd. Uiteraard krijgen een aantal personen in ieder geval een houdexemplaar. g. Herinnering voor de vrijwilligers Rugtas Alkmaar 750 jaar. T-shirts voor de JOL-leiding en een cap en balpen voor de Scouts. h. Afvoer afval Afvalcontainers via sponsoring van GP Groot voor het bouwhout voor het hutten bouwen, asrestanten, papiercontainers en restafval. Ook werd het verpakkingsafval dat ontstond tijdens het smeren van de broodjes bij bakkerij Jos Rood opgehaald. De gemeentereiniging zorgde ervoor dat op maandagochtend 14 juni al het zwerfafval werd opgeruimd.

[Creatief aan de slag in de bovenfoyer van De Vest.]


Pagina 19 van 31

Veiligheid a. E.h.b.o.  Omgeving Grote Kerk:

b.

c.

4 e.h.b.o.-ers van het Rode Kruis Harry Potter-griezelkasteel had eigen e.h.b.o.-voorzieningen  De Vest: 2 e.h.b.o.-ers van het Rode Kruis  Doelenveld: 2 e.h.b.o.-ers van het Rode Kruis  Arcadeplein: 2 e.h.b.o.-ers van het Rode Kruis, inclusief de Rode Kruiscaravan  Victoriapark: 2 e.h.b.o.-ers van het Rode Kruis Op de locaties omgeving Grote Kerk en Doelenveld stond een aantal uren een ambulance als publiekstrekker. Onderlinge contacten  Omgeving Grote Kerk: 2 walkietalkies  De Vest: 1 walkietalkie  Doelenveld: 3 walkietalkies  Arcadeplein: 3 walkietalkies  Victoriapark: 3 walkietalkies Walkietalkieverbinding tussen de diverse coördinatoren van de diverse locaties en ook tussen de e.h.b.o.-ers van het Rode Kruis. Michiel Pop (coördinator Scouting) en Menno Thirij (coördinator JOL) beschikten ook over een walkietalkie. Brandblussers – geleend van BBA  Omgeving Grote Kerk: Harry Potter-griezelkasteel: 5 stuks burcht: 2 stuks  De Vest: standaard aanwezig  Doelenveld: bij het marshmallows maken: 4 stuks  Arcadeplein: n.v.t.  Victoriapark: 1 bij het broodbakken, 1 bij het brandmerken, 2 voor het kampvuur (op zaterdagavond) en als reserve

[De zelfbouwburcht van JOL-Oudorperhout: lengte 13 m; breedte 12 m; hoogte 3 m, de torens waren 5 m hoog. In de burcht hutten timmeren en diverse spelletjes.]


Pagina 20 van 31

[Een impressie van de topdrukte op het Kerk- en Canadaplein.] d.

e.

Route voor hulpdiensten  Omgeving Grote Kerk:  De Vest:  Doelenveld:  Arcadeplein:  Victoriapark: Overige veiligheden  Omgeving Grote Kerk:



De Vest:



Doelenveld:



Arcadeplein:



Victoriapark:

via Paternosterstraat, via Langestraat; via St. Sebastiaanstraat, Kerkplein via Molenbuurt en Verlengde Dubbelebuurt via Ramen, Doelenveld via Kwakelkade en Noorderstraat via Wageweg en Bierkade De coördinatoren van de JOL waren herkenbaar aan een geel ‘Alkmaar 750 jaar’ t-shirt. Alle vrijwilligers droegen een wit ‘Alkmaar 750 jaar’ t-shirt. Uitvoerig Calamiteitenplan was aanwezig. De coördinatoren van de JOL waren herkenbaar aan een geel ‘ Alkmaar 750 jaar’ t-shirt. Alle vrijwilligers droegen een wit ‘Alkmaar 750 jaar’ t-shirt. De scouts waren herkenbaar aan hun scoutuniform en een gele ‘Alkmaar 750 jaar’ cap. Ontruimingsplan was aanwezig. De scouts waren herkenbaar aan hun scoutuniform en een gele ‘Alkmaar 750 jaar’ cap. De veiligheid van de kinderen op het water was gewaarborgd doordat gevraagd werd naar een zwemdiploma op de spelkaart; de vrijwillige brandweer was aanwezig; de kinderen droegen een zwemvest. Oversteek Kanaalkade naar het Arcadeplein via de Ringersbrug was geregeld door de verkeerslichten in werking te stellen. De scouts waren herkenbaar aan hun scoutuniform en een gele ‘Alkmaar 750 jaar’ cap. Ontruimingsplan was aanwezig. Oversteek Friese Brug was geregeld door Scouts met een fluorescerend hesje.


Pagina 21 van 31

[Het Harry Potter-griezelkasteel had op een gegeven moment een wachttijd van ruim driekwartier, maar dat was het wachten meer dan waard.]


Pagina 22 van 31

Positieve     

                  

ervaringen – in willekeurige volgorde De vergaderingen met Erik (en Jelle). De constructieve contacten met Michiel. De bijeenkomst op 22 juni 2002 op het Canadaplein, waarbij de projecten werden vastgesteld – het Kinderfestival eindigde daarbij op de absolute eerste plaats. Scouting en JOL ontvingen gratis 24 stadsvlaggen. De gemeente stelde vier zelfopblazende figuren van elke acht meter hoog ter beschikking (een kaasdrager, de klaroenblazer van de Waagtoren, Trijntje Rembrands die het leven van de Spanjaarden in 1573 vergalde en Graaf Willem II die Alkmaar in 1254 stadsrechten verleende). Victoriepark: Trijntje Rembrands; Arcadeplein: kaasdrager; Doelenveld: klaroenblazer; Canadaplein: Graaf Willem II. Het Projectbureau plaatste de sky-tubes op zondagochtend 13 juni. De zelfwerkzaamheid van JOL-Oudorperhout (burcht) en JOL-Bergerhof (Harry Pottergriezelkasteel). Het verstrekken van een voorschot door de gemeente. De bijeenkomst voor alle organisatoren op 1 september 2003 in De Vest was heel verhelderend. Het binnenhalen van de vele sponsors in natura en/of diensten – vraag ons niet naar de ‘bloed, zweet en tranen-acties’. Leuk om zelf de tekst te mogen schrijven voor het Evenementenboekje en de website van Alkmaar 750 jaar. Drukwerk uiteindelijk geregeld via de gemeente – en een deel via REAAL Verzekeringen. Uitstekende samenwerking met Coen Buitink voor wat betreft het verzorgen van het drukwerk. Het bestellen van de kinderrugzakjes ging op het laatste moment nog goed en gelukkig voor de afgesproken prijs. De medewerking van Ronald Gunst voor het benaderen van alle JOL-vrijwilligers De toezegging door Noëlle dat de gemeente een bijdrage zou leveren in ‘Podium op het Canadaplein’ – later bevestigde Erik deze afspraak. Geweldig dat bakker Jos Rood onze hoofdsponsor werd. Nog zo één: Nuon – aanvullende elektriciteit geregeld. Prima geregeld dat het drukwerk voor de scholen via de gemeente werd verstuurd. De bijeenkomst met de Evenementencommissie – al liep de samenwerking met afdeling Verkeer erg stroef. Geweldige samenwerking met Hans Balvers namens de gemeente. De Scouting heeft een overkoepelende stichting kunnen oprichten. De 100 kinderboeken die Erik beschikbaar stelde als prijs voor de loterij. De vrijwilligersbijeenkomst op 3 juni 2004 in het bedrijfsrestaurant van REAAL Verzekeringen. De gift van € 1.940,14 aan twee goede doelen in Alkmaar.

21-spel 17 – 18 punten = prijsje 19 – 20 punten = prijs 21 punten = hoofdprijs


Pagina 23 van 31

Als wij dit vooraf hadden geweten – in willekeurige volgorde  Jammer dat het Projectbureau ons geen grote plattegronden van de verschillende locaties kon leveren.  Antwoorden op gestelde vragen verkregen wij soms pas na weken; Noëlle Visser deed er een keer zelfs 3 ½ maand over!  Noëlle zou ons op korte termijn voorzien van een afschrift van het veiligheidsdraaiboek zoals wij gezamenlijk hadden vastgesteld op 16 februari 2004. Ondanks diverse herinneringen nooit ontvangen.  Had Noëlle echt bestuurlijke dwang kunnen uitoefenen bij het bepalen wie de opening van het Kinderfestival mocht doen, omdat de gemeente Alkmaar onze activiteiten betaalde? Kom, laat ons niet lachen! Moet je kijken wat we allemaal zelf hebben geregeld!  Jammer dat de (jeugd)brandweer niet meedeed aan onze activiteiten.  Opgaaf van het aantal leerplichtige basisschoolkinderen had eind mei 2004 bijgesteld moeten worden.  Het herschrijven van de Overeenkomst met de gemeente kostte Menno en een jurist van Hooge Huys (tegenwoordig REAAL Verzekeringen, MT) vele uren.  Informatie over het afsluiten van het Noordhollands Kanaal liet veel te lang op zich wachten.  Panorama Alkmaar had voorrang boven onze gepande activiteiten – gelukkig konden wij wel gebruik maken van Panorama Alkmaar.  Ontbijt- en lunchpakketten voor de vrijwilligers waren niet geregeld – de VEN zou ons sponsoren.  Eco-toiletten waren niet geregeld – gelukkig zelf spotgoedkoop kunnen regelen (‘voor die prijs? dat is niet mogelijk!’)  Het totale gebrek aan sponsoring door de Alkmaarse winkeliers.  De bijeenkomst over de inzet van de kaasdragers en dat er daarna nog diverse keren op teruggekomen werd door Noëlle; onder andere het verwijt gekregen waarom Menno contact had opgenomen met de kaasvader – notabene Noëlle zou de kaasvader informeren, maar dat is nooit gebeurd. [De klimwand/tokkelbaan in het Victoriepark.] 

       

Waarom mochten onze sponsors niet op de site van Alkmaar 750 jaar? Erik noemde ze ‘softsponsors’ . Voor ons waren het stuk voor stuk KANJERS, oftewel ‘Vrienden van het Kinderfestival’ . Zie ook pagina 30. De bijeenkomst met Scouting en Erik, waarbij onze begroting werd doorgenomen – Menno had een positievere inbreng verwacht van Mirjam van der Laan en Bart Oud. Afstemming over het uiteindelijke programma kostte heel veel tijd. Het maken van de duizenden lunchpakketten, ondanks de inzet van tientallen vrijwilligers. Het schrijven van het Communicatieplan was een taak voor de afdeling Communicatie van het Projectbureau Alkmaar 750; deden we er nog ‘even’ bij. De bijeenkomst met de Evenementencommissie vond veel te kort voor het Kinderfestival plaats; en dat had weer gevolgen voor afspraken met leveranciers. We hadden meer dan alleen de heer en mevrouw Wokke verwacht als hulp vanuit de raad. Waarom betalen voor parkeerontheffingen? Na protest het bedrag uiteindelijk teruggekregen. Projectbureau Alkmaar stuurde informatie naar vervallen e-mailadressen.


Pagina 24 van 31

      

Een aantal ingezonden nota’s werden te laat betaald – wij kregen zelfs herinneringen van leveranciers. Geen vergunning ontvangen; wij wisten niet waar wij aan toe waren tijdens het Kinderfestival. Geen getekende Overeenkomst met de gemeente – uiteindelijk pas na afloop van het Kinderfestival ontvangen. De discussie rondom het autovrij maken van het Doelenveld. Michiel dreigde zelfs alle activiteiten te verplaatsen naar het Arcadeplein. De discussie over de Zondagswet – we hadden er nog nooit van gehoord. De watervoorziening in het Victoriepark had direct goed opgepakt moeten worden. Het tekort aan wimpellijnen – ondanks toezegging dat er voldoende exemplaren waren.

Ten slotte De organisatie van het Kinderfestival heeft de Stichting Vakantiebesteding Alkmaar zeven (!) volle ordners opgeleverd (en dat zal niet veel anders zijn bij de Scoutinggroepen), namelijk:  Adressen  Verslagen van draaiboeken, inclusief overeenkomst met de gemeente  Programma en (deel)begrotingen  Financiën  Krantenknipsels  Internetsite Alkmaar 750 jaar  Jubileumnieuwsbrief  Administratief draaiboek en checklisten van de JOL: i. Burcht (JOL-Oudorperhout) ii. Catering (via MCA en inzet ambulance) iii. Catering voor de organisatie iv. Drukwerk v. E.h.b.o. vi. Geluid buiten en in De Vest (via Thide’s) vii. Harry Potter-griezelkasteel(JOL-Bergerhof) viii. Hutten bouwen ix. Infostand (Stichting Vakantiebesteding Alkmaar) x. IJsjes xi. Loterij en raadspelletjes xii. Lunchpakketten xiii. Plattegronden (wat gebeurt waar) xiv. Reclame xv. Spelmaterialen huren xvi. Sponsors in natura xvii. Vergunningen xviii. Vervoer en parkeren xix. De Vest xx. Water en elektriciteit  Alle inkomende correspondentie – inclusief een inhoudsopgave van 23 pagina’s  Alle uitgaande correspondentie – inclusief een inhoudsopgave van 30 pagina’s Bovendien vele honderden foto’s en HERINNERINGEN die níemand ons kan afnemen.


Pagina 25 van 31

Overeenkomst met de gemeente Alkmaar

De ondergetekenden:

OVEREENKOMST organisatie Kinderfestival

1. De gemeente Alkmaar, hierna te noemen de Gemeente, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester mevrouw drs. M. van Rossen; en 2. Stichting Vakantiebesteding Alkmaar (de JOL) *** gevestigd te Alkmaar, hierna te noemen de JOL, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer M. Thirij; Nemen in aanmerking dat: -

de Gemeente in het jaar 2004 in het kader van Alkmaar 750 jaar haar zevenhonderdenvijftig jarig bestaan als stad viert, gedurende welk jaar allerlei evenementen worden georganiseerd;

-

de JOL een deel van het door de Gemeente georganiseerde en gecoördineerde evenementenprogramma ‘Alkmaar 750 jaar’ zal organiseren;

-

het programma onderdeel zal uitmaken van het evenement Kinderfestival welk evenement zal worden opgenomen in het evenementenprogramma ‘Alkmaar 750 jaar’;

-

het Kinderfestival mede door andere organisaties en uitvoerders wordt uitgevoerd, zoals de Scoutinggroepen De Geuzen, Sint Laurentius, Marco Polo, Don Bosco, Graaf Daron en Dirk Duijvel. Ook doet de Veron mee;

-

de Gemeente daartoe aan de JOL en de andere instellingen en organisaties onder meer een bedrag aan geldmiddelen ter beschikking stelt, onder de voorwaarden zoals vermeld in deze overeenkomst;

en komen overeen als volgt: Artikel 1 Evenement 1.1 De JOL zal in 2004 een deel van het evenement Kinderfestival organiseren, hierna te noemen het Evenement. Het totale Evenement, inclusief dat van andere organisaties en uitvoerders staat beschreven in het voorlopig draaiboek, voorlopig programma en voorlopige begroting (gedateerd 3 februari 2004) dat bij deze overeenkomst is gevoegd (Bijlage 1 en 2). De JOL is bevoegd van het overeengekomen programma af te wijken als dit door onvoorziene omstandigheden nodig is. Onder onvoorziene omstandigheden wordt onder meer verstaan: weersafhankelijkheid, onuitvoerbaarheid door ontbreken medewerking derden of op last van politie, brandweer of de Gemeente. 1.2

Het Evenement dat de JOL organiseert vindt plaats op zondag 13 juni 2004 vanaf 10:00 tot ongeveer 17:00 uur op de locaties: Gasthuisstraat, Bagijnenstraat, Kerkstraat, Kerkplein, Canadaplein en in theater De Vest. Het spreekt voor zich dat de JOL voldoende tijd en ruimte krijgt op zaterdag 12 juni 2004 vanaf ongeveer 8:00 uur om het Evenement op te (laten) bouwen. Op zondag 13 juni 2004 geldt hetzelfde voor het opruimen vanaf ongeveer 17:00 uur.


Pagina 26 van 31

1.3

Het evenement is bedoeld om kinderen in de leeftijd van 4 tot met 12 à 13 jaar een aangename en zinvolle tijdsbesteding te bieden (= doelstelling). De uitwerking naar inhoud en vorm dient in grote lijnen in overeenstemming te zijn met het voorlopig draaiboek, programma en begroting zoals genoemd in lid 1. De JOL informeert de Gemeente geregeld over de voortgang en wijzigingen van het draaiboek, programma en begroting; uiteraard in overleg met andere organisaties en uitvoerders van het Evenement.

Artikel 2 Bijdrage Gemeente 2.1 Voor de uitvoering van het Evenement zal de Gemeente financieel bijdragen tot een bedrag van maximaal € 50.000,-- (zegge vijftigduizend Euro), exclusief BTW voor de door de JOL en andere organisaties en uitvoerders gemaakte of te maken kosten. Indien de organisatoren van het Evenement en de Gemeente een hogere bijdrage overeenkomen, dan maakt de schriftelijke bevestiging daarvan onderdeel uit van deze overeenkomst. BTW-aftrek (voor zover mogelijk) vindt plaats door de Gemeente na overlegging van alle originele nota’s en/of kwitanties. 2.2

Het bedrag als genoemd in lid 1 wordt verhoogd met een bijdrage van de Gemeente van maximaal € 3.000,-- (zegge drieduizend euro) als bijdrage voor de kinderoptredens op het Canadaplein op zondagmiddag 13 juni 2004 onder de noemer “Podium op het Canadaplein”. Een en ander is op 24 april 2003 besproken en aldus besloten met Noëlle Visser, Henk Foekema en Menno Thirij. Inmiddels vernam de JOL van Noëlle Visser op 20 november 2003 dat “Podium op het Canadaplein” de JOL op zondagmiddag 13 juni 2004 niet meer dan symbolisch € 750,-- (zegge zevenhonderdenvijftig euro) in rekening zal brengen.

2.3 Uitbetaling van een voorschot van € 5.000,-- (zege vijfduizend euro) voor het Evenement is door de Gemeente overgemaakt op rekeningnummer 8049475 ten name van de heer M.H.A. Pop in Heerhugowaard. De heer Pop beheert de kleine kas en betaalt alleen uit als:  een bon aanwezig is;  het bedrag op de begroting staat;  het begrote bedrag niet overschreden wordt. Na afloop van het Evenement vindt aan de Gemeente verantwoording van het voorschot plaats. 2.4

De Gemeente draagt ook zorg voor het vervullen van de voorwaarden die nodig zijn om het Evenement fysiek mogelijk te maken. Dit betreft een door de Gemeente te sluiten evenementenverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering voor schade aan personen en/of zaken voor de door de JOL georganiseerde activiteiten. Verder zal de Gemeente zorgdragen voor eventueel vereiste vergunningen voor de uitvoering van het Evenement. Daarnaast kan de JOL in overleg met de Gemeente gebruik maken van de Gemeentelijke Diensten voor wat betreft brandweer, politie en Stadsbeheer (afzettingen, dranghekken, reinigingsdienst). De Gemeente verzorgt in overleg met de JOL al het drukwerk. Bovendien bemiddelt de Gemeente bij, of zorgt voor het tijdig verkrijgen van voldoende elektriciteits- en wateraansluitingen op de diverse locaties.

2.5

Uitkering van het in lid 1 bepaalde bedrag vindt plaats na overlegging van deugdelijk gespecificeerde kostencalculaties, voorzien van offertes van de betreffende leverancier van de gedeclareerde diensten of producten.


Pagina 27 van 31

2.6 Het bedrag als bedoeld in lid 1 wordt voldaan onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat de JOL het geld alleen gebruikt voor de realisering van het Evenement en het toegewezen deel van het Evenement ook daadwerkelijk organiseert, bij gebreke waarvan de Gemeente het al dan niet als voorschot betaalde bedrag kan terugvorderen en, ingeval van bevoorschotting, niet gehouden is tot verdere betaling over te gaan.

Artikel 3 Begroting 3.1 De Gemeente aanvaardt geen enkele financiële aansprakelijkheid van het Evenement voor zover dit haar toegezegde bijdragen als genoemd in artikel 2.1 en 2.2 overschrijdt en is niet gehouden om eventuele financiële overschrijdingen en/of tekorten te dekken of aan te vullen, mits vooraf schriftelijk overeengekomen.

Artikel 4 Marketing en Communicatie 4.1 De Gemeente verzorgt de communicatie, waaronder publiciteit en public relations voor het Evenement in haar publiciteitscampagne Alkmaar 750 jaar. 4.2.

De JOL kan zelf publiciteit verzorgen voor het Evenement. De JOL dient het Evenement daarbij te verwijzen naar Alkmaar 750 jaar.

4.3

De JOL dient in haar publicitaire uitingen wat betreft het Evenement te verwijzen naar c.q. aan te sluiten bij de publiciteitscampagne Alkmaar 750 jaar.

4.4

Voor publicitaire uitingen verzorgd door de Gemeente dient de JOL zelf de benodigde informatie volledig en digitaal aan te leveren, met inachtneming van de gestelde deadlines.

Artikel 5 Logo Alkmaar 750 jaar 5.1 De JOL dient in alle publicitaire uitingen gebruik te maken van het logo van Alkmaar 750 jaar op een duidelijk zichtbare plaats. 5.2

Alle externe publiciteit die de JOL maakt tijdens Alkmaar 750 jaar dient in overleg te gaan met de Gemeente.

5.3

De Gemeente is exclusief gerechtigd tot het beheren van de huisstijl waaronder het logo Alkmaar 750 jaar, zoals vermeld op deze overeenkomst.

5.4

Het is de JOL niet toegestaan het logo Alkmaar 750 jaar te gebruiken voor merchandising, tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring van de Gemeente.

Artikel 6 Sponsoring 6.1 Het staat de JOL vrij aanvullende sponsoring in natura of financiën voor het Evenement te werven.

Artikel 7 Afstemming Evenement 7.1 De Gemeente zal het Evenement opnemen in het evenementenprogramma Alkmaar 750 jaar en zoveel mogelijk afstemmen met andere evenementen tijdens Alkmaar 750 jaar.


Pagina 28 van 31

7.2

De Gemeente en de JOL verplichten zich wederzijds elkaar tijdig, dat wil zeggen uiterlijk binnen een week, van informatie en benodigdheden te voorzien die noodzakelijk zijn voor een goede profilering en realisatie van het Evenement.

Artikel 8 Duur overeenkomst / (tussentijdse) beëindiging 8.1 Deze overeenkomst gaat in direct na ondertekening door partijen en eindigt van rechtswege na plaatsvinden van het Evenement en de daarop volgende financiële verantwoording en afrekening van het Evenement. Door ondertekening omvat deze overeenkomst ook alle rechtshandelingen en/of financiële uitgaven van voor de datum van ondertekening. Uiteraard alleen voor zover deze betrekking hebben op de organisatie van het Evenement. 8.2

Deze overeenkomst eindigt van rechtswege als één der partijen in staat van faillissement is verklaard, uitstel van betaling heeft aangevraagd of heeft besloten tot liquidatie.

8.3

Deze overeenkomst kan tussentijds door één van partijen worden opgezegd indien de andere partij na daartoe schriftelijk in gebreke te zijn gesteld in gebreke blijft haar verplichtingen voortvloeiende uit deze overeenkomst binnen een redelijke termijn na te komen.

8.4

Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde dan ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan om de rechten die zij aan de overeenkomst kunnen ontlenen, speciaal wat betreft het gebruik van het logo van de andere partij, op enigerlei wijze uit te oefenen.

Artikel 9 Contactpersoon 9.1 Beide partijen zullen een vertegenwoordiger aanwijzen die als contactpersoon voor de naleving van deze overeenkomst zal functioneren. 9.2

Namens de gemeente treedt als contactpersoon op de heer E. Braun.

9.3

Namens de JOL treedt als contactpersoon op de heer M. Thirij.

Artikel 10 Overdraagbaarheid 10.1 Het is partijen niet toegestaan hun rechten en/of plichten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een derde, tenzij de andere partij daartoe voorafgaand schriftelijke toestemming verleent.

Artikel 11 Geschillen 11.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 11.2

Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één partij als zodanig wordt beschouwd, zullen zo veel mogelijk in onderling overleg worden opgelost.

11.3

Indien partijen in onderling overleg niet tot een oplossing van een geschil geraken, zullen de geschillen bij uitsluiting worden beslecht door de bevoegde rechter te Alkmaar.

Artikel 12 Slotbepalingen 12.1 De bijlagen, genummerd 1 tot en met 2, behorende bij deze overeenkomst vormen een integraal onderdeel van de overeenkomst.


Pagina 29 van 31

12.2

Alle wijzigingen of aanvullingen op deze overeenkomst dienen schriftelijk door partijen te worden overeengekomen.

12.3

Indien en voor zover delen van deze overeenkomst en bijlagen geen rechtskracht hebben, dan blijven de overige bepalingen in stand.

Aldus overeengekomen in tweevoud te Alkmaar op 19 april 2004.

Gemeente

Initiatiefnemer

____________________

_________________

Mevrouw drs. M. van Rossen

de heer M. Thirij

*** Met de Stichting voor de Alkmaarse Scoutinggroepen en omgeving ( de Scoutinggroepen De Geuzen, Sint Laurentius, Marco Polo, Don Bosco, Graaf Daron en Dirk Duijvel) is eenzelfde Overeenkomst afgesloten op 19 april 2004. Initiatiefnemer daarvoor was de heer M.H.A. Pop.

N.B. Op 15 oktober 2004 ontvingen wij de door de burgemeester getekende overeenkomst.

[Heerlijk ravotten in de ballenbak.]


Pagina 30 van 31

Dankzegging Om de Alkmaarsche Courant van maandag 14 juni 2004 te citeren “Wat een feest!” Na ruim twee jaar (!) voorbereiding trakteerden de Stichting Vakantiebesteding Alkmaar (JOL) en de Stichting voor de Alkmaarse Scoutinggroepen en omgeving de jarige stad Alkmaar op zondag 13 juni op een origineel en gevarieerd Kinderfestival. De belangstelling was overweldigend, getuige het feit dat ruim 8000 kinderen zich urenlang bij, in en met talloze attracties vermaakten. Dat daarbij lange wachtrijen ontstonden werd als vanzelfsprekend op de koop toegenomen.

De organisatie van het Kinderfestival bedankt hierbij de ‘Vrienden van het Kinderfestival’ Gemeente Alkmaar Bakkerij Jos Rood Medisch Centrum Alkmaar Super De Boer Rode Kruis afdeling Alkmaar Openbare Bibliotheek Alkmaar REAAL Verzekeringen Nic. Oud Direct Mail Burgering Dozen GP Groot Deurwaarder Bouwgroep 't Fopwinkeltje VEN De Kraak Woltheus Cruises Nuon Sonneveld Eten & Drinken

De Vest De Harmonie Clusius College BBA Theo Groothuizen Cysonet IJssalon Laan IJssalon De Mient IJssalon Marx-O-Larry's Febo Alkmaar Snackbar Automatic Hap-Wat Snackbar Vlaamse Hoek Merksnack De Stolp Ko Hartog DHL ECO Toilet en natuurlijk alle vrijwilligers

Wij durven gerust te stellen dat door uw bijdrage het Kinderfestival zo’n succes is geworden en daarvoor zeggen wij

BEDANKT! Met het Kinderfestival schreven wij GESCHIEDENIS! Menno Thirij Michiel Pop


Pagina 31 van 31

[Oudhollandse spellen in Panorama Alkmaar. Harry van den Idsert won met deze foto de tweede prijs van de fotowedstrijd van de Alkmaarsche Courant

Recommend Documents