Ouders in de rol van stakeholders

Ouders in de rol van stakeholders Hoe ouders een actieve rol kunnen spelen binnen de beleidscyclus

Auteur: Karin Poerstamper

Inleiding De trend waarbij vo-scholen meer autonomie krijgen en de overheid een stapje terug doet heeft als gevolg dat de rol van belanghebbenden, oftewel de ouders, belangrijker wordt in het verantwoordingsproces. In dit kader is nieuwe wetgeving in voorbereiding die op 1 augustus 2010 van kracht wordt. Schoolbesturen worden dan verplicht om inzichtelijk te maken op welke wijze zij de horizontale verantwoording vormgeven. De onderwijsinspectie gaat er op toezien dat scholen zich adequaat verantwoorden naar de ouders. De wijze waarop deze verantwoording plaatsvindt zal in belangrijke mate overgelaten worden aan de school. In verschillende scholen zijn in de afgelopen jaren methoden ontwikkeld waar zowel scholen als ouders tevreden over zijn. Er blijken vele manieren te zijn î groot- of juist kleinschalig, formeel of informeel î om de dialoog met ouders aan te gaan. Hieronder worden enkele mogelijkheden beschreven, inclusief achtergronden en praktijkervaringen. Onderzoeksvragen De hoofdvragen die in het kader van dit project worden gesteld, luiden als volgt: 1.

Wat is er nodig aan randvoorwaarden en visie opdat ouders hun rol als stakeholder kunnen vervullen?

2.

Welke werkwijzen, organisatievormen en competenties leiden ertoe dat ouders daadwerkelijk in de beleidscyclus als stakeholders een rol spelen?

3.

Wat betekent de rol van ouders als stakeholders binnen een gelaagde schoolstructuur (bestuur, schoolleiding, teamleiding)?

4.

Hoe verhoudt de rol van ouders als stakeholders zich tot de medezeggenschapsstructuur en andere ouderorganen?

Dit document is als volgt opgebouwd: Onder elke onderzoeksvraag vindt u een tweetal kopjes, te weten: do’’s en don’’ts praktijk en literatuur. Aan het einde van het document vindt u een aantal casusbeschrijvingen.

1

1. Wat is er nodig aan randvoorwaarden en visie opdat ouders hun rol als stakeholder kunnen vervullen? Do’s en dont’s De praktijk Uit de pilots en de literatuur op de scholen kan een aantal do’’s en don’’ts worden geformuleerd: - Ouders moeten zich niet hoeven aanpassen aan de structuur/beleidscyclus van de school. De school moet zich aanpassen aan ouders door bijvoorbeeld: y

klankbordbijeenkomsten te organiseren voor de (grote) groep ouders die graag wil meedenken en –– praten, maar voor wie een vaste vergaderverplichting een brug te ver is,

y

rekening te houden met belangstellingsverschillen tussen ouders. De groep belangstellende ouders wordt doorgaans kleiner wanneer de thematiek verder van het eigen kind af staat: kind Æ klas Æ afdeling Æ locatie Æ scholengemeenschap of bestuurlijk verband. Maak gebruik van deze differentiatie in belangstelling.

- Maak zichtbaar waar ouders aanwijsbaar invloed hebben uitgeoefend in het beleid en de praktijk van de school. - Geef tevens beperkingen aan. Voorbeeld: ouders willen vaak dat docenten beter (telefonisch) bereikbaar zijn. Hoewel dit inderdaad vaak beter kan, blijkt dit in de praktijk vaak moeilijk op te lossen. - Maak onderscheid tussen verantwoording enerzijds en dialoog (of organiseren na de feedback) anderzijds.

Oudermatrix Om bovenstaande te realiseren kan de volgende matrix als hulpmiddel worden gebruikt. In deze matrix wordt weergegeven hoe de school op verschillende niveaus de collectieve dialoog met ouders kan vormgeven. Het gaat hier niet om het individuele contact ouder-school maar om de rol die ouders als groep belanghebbenden (‘‘stakeholders’’) hebben bij goed onderwijs. In de matrix is weergegeven welk onderwerp op welk niveau aan de orde kan zijn. De vormgeving van de dialoog kan verschillend zijn en sluit aan bij de vorm die het beste bij de school past, in de 2e rij is een aantal voorbeeldvormen opgenomen. In de casusbeschrijving vindt u een ingevulde matrix van een pilotschool Onderwerpen/niveau

Leerjaar/team(unit)niveau

School/locatie

bestuursniveau

onderbouw/ bovenbouw/sector Vormen van dialoog met ouders

Contactouders per klas

Klankbordgroep

Ouderraad/

als stakeholder

Leerjaarouders

(vaste samenstelling)

Klankbordgroepen

Ouderavond

Ouderpanel

Identiteitsraad

(wisselend) Thema-avond Missie en visie/identiteit/strategie wat voor school willen wij zijn? welke waarden vinden we belangrijk? waarom bestaat de school (bestaansrecht)? imago school

2

speelt de school voldoende in op behoeften omgeving? Ouderenquête Kwaliteit onderwijs onderwijstijd doorstroom/uitstroom absentiebeleid huiswerkondersteuning Onderwijskundige vernieuwingen (b.v. extra vakken, TTO, leerpleinen) Begeleiding vervolgonderwijs /decanaat School en opvoeding Sociale veiligheid op school Alcohol, drugs, roken: gezondheid mediagebruik Loverboys/sexualiteit Omgangs- en gedragsregels School en zorg leerlingenzorg in en rond de school beleid bij dyslectie en gedragsproblemen zorgprofiel school/passend onderwijs School en organisatie/faciliteiten ict/leermiddelen/ schoolboeken ouderbijdrage huisvesting buitenschoolse activiteiten Onderwijsproces Klas/docent onderwijsopbrengst docentvaardigheden Pedagogisch klimaat Didactische aanpak Mentoraat Roostering/uitval Communicatie met ouders Schoolexamens

3

Do’s en don’ts Afbakening bevoegdheden en samenwerkingsrelatie - Zorg voor duidelijkheid over de rol die ouders spelen in verschillende contexten (benoem de rol van partner naast die van consument etc.). - Zorg dat rechten en verantwoordelijkheden duidelijk zijn. - Maak duidelijk dat de schoolleiding ouders als een gelijkwaardige partner beschouwt. - Richt het partnerschap in op het realiseren van doelen die aansluiten bij het gezamenlijk belang. - Evalueer het partnerschap op gezette tijden. Gebruik eenvoudige instrumenten om de ouderbetrokkenheid te meten, onderzoek waardoor betrokkenheid eventueel wordt belemmerd en wat het effect is van ouderbetrokkenheid op de resultaten van de leerlingen. Gebruik voor dit laatste punt een manier van onderzoek die niet in conflict is met al bestaande gegevens. - Maak duidelijk hoe het proces verloopt: welke bronnen en welke procedures worden gehanteerd bij de beleidsontwikkeling? Verbinding school en thuis - Benoem de behoefte van de school voor wat betreft de input van ouders en geef aan dat de school de input van ouders waardeert. Indien de school dit expliciet aangeeft, ontstaat een grotere participatiebereidheid. Ouders krijgen het gevoel dat ze kunnen bijdragen, dat ze nodig zijn en gewaardeerd worden. - Zorg voor verbinding tussen school en thuis. Vraag naar ervaringen van ouders thuis, bijvoorbeeld ten aanzien van het maken van huiswerk, en koppel hun eigen ervaringen aan een meer algemeen doel zoals het verbeteren van de eindexamenresultaten. - Zorg ervoor dat ouders het belang van hun bijdrage zien door hen te laten nadenken over wat nieuw beleid op een bepaald thema betekent voor het algemene schoolbelang en voor hun eigen kind. Communicatie - Zorg voor persoonlijk contact. Dit is de meest effectieve vorm van communicatie. Schakel eventueel een groot deel van het (docenten)corps in voor het aangaan van het eerste contact, bijvoorbeeld door ouders persoonlijk in plaats van schriftelijk uit te nodigen voor een bijeenkomst. Zorg in dat geval voor scholing van de docent. - Communicatie vormt de sleutel tot succes. Zorg ervoor dat de communicatie tussen school en ouders tweezijdig en gelijkwaardig is. - Zorg ervoor dat ouders zich welkom en gewaardeerd voelen. - Probeer een brug te slaan tussen culturele verschillen en taalbarrières en pas de communicatie daar op aan. - Benoem eventueel een functionaris die als opdracht heeft verbinding te leggen tussen ouders en school (schoolleiding en/of personeel in het algemeen). - Creëer een omgeving waarin de autonomie van ouders behouden blijft. - Maak een notitie over het beleid ten aanzien van ouderbetrokkenheid in ‘‘oudertaal’’ om ouders te informeren over het beleid van de school op dit gebied. - Ouders kunnen verschillende rollen hebben (zie onderzoeksvraag 4). Indien een ouder kiest voor een andere rol (bijvoorbeeld de rol van consument in plaats van die van partner) zou de school(leider) er in een gesprek voor kunnen kiezen de ouder als partner te blijven aanspreken. - Vraag op informele wijze ook ouders die niet aan een formeel overlegorgaan van de school deelnemen naar hun mening. Houding van de schoolleiding - Wees niet bang om ouders te vragen mee te denken over het oplossen van ingewikkelde problemen. - Sta open voor de behoeften en de houding van ouders.

4

- Erken en waardeer de input van ouders. Keuze van thema’’s - Geef ouders de gelegenheid bij te dragen aan thema’’s die hen interesseren. - Slecht de barrière van niet-deskundigheid (wel of geen onderwijskundige achtergrond) door in eerste instantie te focussen op thema’’s die niet direct gerelateerd zijn aan onderwijskundige aspecten. - Werk eventueel samen in buitenschoolse projecten. - Zorg voor erkenning van een gezamenlijk belang. Dit geeft richting en vormt een solide basis. - Wees als bestuur voorwaardenscheppend in het contact met ouders en geef beleidsrichtlijnen (voor ouderbetrokkenheid). - Zorg dat het bestuur zich bewust is van zijn actieve taak: goed luisteren en het gesprek aangaan over onderwerpen waar de organisatie een spiegel en klankbord van ouders nodig heeft.

Literatuur Uit Belgisch onderzoek (Verhoeven, 2006) komt naar voren dat de toenemende autonomie van scholen leidt tot de wens van een partnerschap tussen een school en de ouders. In de praktijk blijkt echter dat ouders en school soms in een machtsstrijd zijn verwikkeld. Dit is een ongelijke strijd, aangezien niet alle ouders over dezelfde hoeveelheid resources beschikken. Sociale klasse blijkt een belangrijke differentiërende factor te zijn die de wijze waarop ouders betrokken zijn bij de school van hun kind in grote mate bepaalt. De resultaten van het onderzoek tonen verder aan dat er veel verschillende vormen van ouderbetrokkenheid bestaan. Verhoeven onderscheidt vier groepen ouders: 1.

de voortrekkers; een leidende groep ouders,

2.

de dienstbare ouders; verlenen hand- en spandiensten en investeren veel tijd,

3.

de ouders als vrienden; de goede relatie tussen directie en/of leraren en de ouders leidt ertoe dat ouders en school samen buitenschoolse activiteiten organiseren,

4.

de afstandelijke ouders; kiezen bewust en weloverwogen voor de school en stellen een groot vertrouwen in expertise van leraren en directie. Dit type ouders beschikt vaak over een grote hoeveelheid sociaal en cultureel kapitaal die niet automatisch wordt aangewend in de relatie met de school. Betrokkenheid komt dus niet vanzelf tot stand, maar moet geactiveerd worden. Een belangrijke motivatie om deze ouders te activeren is als hun kind leer- of andere problemen heeft.

In Denemarken bestaat de meerderheid van het schoolbestuur sinds 1990 verplicht uit ouders. Uit studies blijkt echter dat zowel in Denemarken als in Zweden er onder ouders weinig animo is om te participeren in een schoolbestuur. Deense onderzoekers verklaren dit door het feit dat de verplichting een politiek besluit was. Andere negatieve factoren zijn dat politici geen duidelijke doelstellingen hebben voor schoolbesturen en er slechts minimaal contact is tussen de politiek en de schoolbesturen. Hoewel politici dus hebben geprobeerd om de invloed van ouders op scholen te vergroten, lijkt de invloed hierdoor paradoxaal genoeg juist te zijn afgenomen. In Zweden speelt nog dat er sprake is van een gebrek aan communicatie tussen ouders en schoolbesturen en hun achterban. Onduidelijkheid over de rechten en verantwoordelijkheden van schoolbesturen maakt dat deze een zwakke positie hebben. Uit Belgisch onderzoek (Verhoeven, 2006) blijkt dat de directeur een zeer belangrijke invloed uitoefent op de verhouding tussen de ouders en de school (bij onderzoeksvraag 2 meer over competenties van schoolleiders). Daarnaast komt naar voren dat ook de samenstelling van de ouders als groep van belang is voor de relatie tussen de ouders en de school. Schoolsucces en -grootte kwamen uit deze analyse ook als verklarende kenmerken naar voren. Communicatie en het aangaan van een directe relatie met de ouders speelt dus een belangrijke rol. (Kristofferson, The paradox of parental influence in Danish schools. A Swedish perspective, (2007) en Local school boards with parents in majority – a new way for school development in Sweden?)

5

Ook in Australië is onderzoek gedaan naar de vraag hoe ouders het beste bij de school betrokken kunnen worden (Muller, Fam School partnership Muller Final report, 2006). Volgens dit onderzoek kunnen succesfactoren in algemene zin worden omgevormd tot meer specifieke manieren om ouders te betrekken bij de beleidscyclus. Ouders bleken het bijvoorbeeld prettig te vinden om de ‘‘hands-on experiences of activities’’ te ervaren die hun kind ook dagelijks ervaart. De drempel voor ouders om betrokken te raken, kan worden verlaagd door activiteiten aantrekkelijk en niet te lastig te maken. Zo werd tijdens het project in Australië een ouderconferentie georganiseerd met een excellente gastspreker, een aantrekkelijke lokale gast en een geheel verzorgde maaltijd. Tevens werd informatief materiaal verstrekt. Hiermee werd niet alleen de drempel verlaagd, maar werd ook recht gedaan aan de behoefte van ouders om deskundig te kunnen worden zonder dat de school daarbij belerend overkomt. Een grote meerderheid van ouders gaf na het project in een ouderenquête aan nu meer te weten over wat voor activiteiten er in het algemeen in een school spelen (60%), meer te weten over wat en hoe er wordt onderwezen (62%) en een positieve invloed te ervaren op de educatie die hun kind krijgt (69%). Hieruit blijkt dat zowel school als ouders voordeel hebben van ouderparticipatie en dat het educatieve welbevinden van leerlingen hierdoor is gestegen.

6

2. Welke werkwijzen, organisatievormen en competenties leiden ertoe dat ouders daadwerkelijk in de beleidscyclus als stakeholders een rol spelen? De praktijk Vanuit de praktijk is een aantal do’’s en don’’ts te noemen: - Basisvoorwaarde om ouders daadwerkelijk de rol van stakeholders te kunnen laten vervullen is een nieuwsgierigheid vanuit de school naar de opvattingen van ouders en een bereidheid hieraan consequenties voor beleid en/of praktijk te verbinden. - Organisatievormen: zorg voor personele verbindingen tussen de verschillende niveaus waarop ouders betrokken zijn bij beleid en praktijk, zowel aan de kant van de school als aan de kant van de ouders. Voorkom dat ouderraden, klankbordgroepen, medezeggenschapsraden en andere organisatievormen volkomen los van elkaar opereren (bijvoorbeeld door het ontbreken van kennisuitwisseling). - Competenties: een belangrijke competentie is dat scholen kunnen omgaan met de soms wat geprikkelde en onderling tegenstrijdige opvattingen van ouders. - Werkwijze: voorkom te open en wijdlopige discussies. Geef bijvoorbeeld bij een presentatie van een zelfevaluatie of inspectierapportage aan ‘‘wat de school ervan vindt en wat ermee wordt gedaan’’. Verzamel hierop aanvullende opvattingen en verbetersuggesties.

Literatuur Organisatievormen Uit literatuuronderzoek (Muller, 2006) blijkt dat de manier van communicatie en benaderingswijzen door de school cruciaal is voor de betrokkenheid van ouders in het algemeen. Om ouders echt een rol te geven als stakeholders is een aantal competenties van belang. Vanuit de school zijn voorwaarden voor succes: luisteren, de wil om advies in te winnen en daar iets mee te doen, het oprecht verwelkomen van ouders in deze rol, het ingaan op behoeften van ouders en het creëren van een open en vruchtbare cultuur. In een ander onderzoek (Sieber e.a., 2007) komen verschillende vormen van ouderbetrokkenheid ter sprake: 1.

Themabijeenkomsten, ouderplatforms en klankbordgroepen Schoolleiders en/of bestuurders gaan in gesprek. Persoonlijk contact is van belang. Vaak functioneren deze bijeenkomsten als denktank waar wordt gesproken over schoolontwikkeling, inhoud en kwaliteit van het onderwijs.

2.

Versnellingskamer De versnellingskamer is een manier om snel te komen tot nieuw beleid. Er wordt gebrainstormd over verschillende onderwerpen, waarna de focus wordt gelegd op een beperkt aantal onderwerpen. In de focussessie vindt een discussie plaats tussen ouders, docenten en schoolleiding in gemengde groepen. De conclusies van de sessie zijn input voor beleid. Terugkoppeling vindt plaats naar de deelnemers maar ook naar een grotere achterban.

3.

Schoolbezoeken door bestuur Het schoolbestuur bezoekt scholen en gaat in gesprek met verschillende ouders.

4.

Ledenraad Per school zijn één of verschillende ouders vertegenwoordigd. Via die lijn kunnen ouders betrokken raken bij onderwerpen die er op school toe doen.

5.

Algemene ledenvergaderingen Het bestuur informeert over onderwerpen als financiën, onderwijs, organisatie en ontwikkeling. Leden kunnen zelf ook onderwerpen aandragen.

6.

(Gemeenschappelijk)Medezeggenschapsraad (G)MR

7.

Informatieverstrekking aan ouders: (interactieve) website met jaarverslagen, schoolplan etc. en digitale discussieplatforms.

7

8.

Oudercontactpersonen Deze vorm van ouderbetrokkenheid komt nog weinig voor, behalve op specifieke terreinen als bijvoorbeeld vertrouwenspersonen en contactpersonen voor allochtone ouders.

9.

Ouderverenigingen en ouderraden

10. Raadplegingen Ouderraadplegingen leveren informatie die in de meeste gevallen richtinggevend is voor het beleid. Soms is dit alleen een analyse van de gegevens. Het bestuur of het bovenschools management neemt het vervolgens op zich om grote trends aan te sturen, uitkomsten te laten meewegen in het beleid van de organisatie en te monitoren. In ‘‘Ouderpanels in het vmbo en praktijkonderwijs’ van Van Rooijen e.a. (2004-2005) wordt het instrument ouderpanel geïntroduceerd als extra overlegorgaan naast de formele (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad. Het is niet de bedoeling dat het ouderpanel –– of een andere vorm in het kader van horizontale verantwoording –– de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad of de ouderraad of oudervereniging vervangt. De samenstelling van een ouderpanel is anders dan die van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad, ouderraad of oudervereniging. Er is hier vaak sprake van een beperkte groep, terwijl ouderpanels meestal wisselend van samenstelling zijn. Ouderpanels hebben dus een groter bereik. Ook is de functie van een (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad, ouderraad of oudervereniging en ouderpanel verschillend. De ouderraad of oudervereniging gaat vaak over organisatorische zaken, zoals feesten en onderwijsondersteunende activiteiten. Bij het tot stand komen van ouderpanels zouden de ouderraad of oudervereniging wel een rol kunnen spelen als schakel tussen ouders en school. Het ouderpanel is voor de ouderraad of oudervereniging dan ook een goede gelegenheid om kennis te nemen van de meningsvorming over tal van onderwerpen bij (een deel van) de achterban. De (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad richt zich op de formele besluitvorming in de school op verschillende beleidsterreinen. Werkwijzen vanuit de literatuur 1.

Samenwerkingsrelaties tussen ouders, school en de lokale gemeenschap zouden in een samenhangend programma voor een langere periode ontwikkeld moeten worden om tot een integrale en planmatige aanpak van ouderbetrokkenheid op schoolniveau te komen.

2.

Zorg voor een geïntegreerde aanpak. Sluit aan bij bestaand beleid en koppel nieuw beleid aan andere aanpalende beleidsterreinen. Geef informatie en zorg voor draagvlak. Breng het schoolplan onder de aandacht van de ouders.

3.

Creëer een echte schoolgemeenschap (community) door vanuit gezamenlijke waarden te werken en ouders mee te laten denken en mee te laten beslissen.

4.

Zorg voor een duurzame samenwerking.

5.

Betrek naast ouders ook andere stakeholders uit de omgeving om tot een ‘‘learning community’’ te komen en daarmee de kwaliteit van de school te verbeteren en het wederzijds vertrouwen te stimuleren.

6.

Vraag regelmatig naar meningen en opvattingen, verwachtingen en bevindingen van ouders over het onderwijs (bijvoorbeeld door middel van een enquête), bespreek de uitkomsten en gebruik deze als input voor nieuw beleid.

Competenties van schoolleiders vanuit de literatuur Uit de verschillende bestudeerde onderzoeken kan een aantal competenties van schoolleiders worden gedestilleerd. Muller (2006) onderscheidt vijf sleutelkenmerken voor schoolleiders: 1. De wil van de schoolleider om advies in te winnen en te luisteren, 2. De bereidheid gehoor te geven aan ideeën van ouders,

8

3. De bereidheid ouders echt te verwelkomen, 4. De bereidheid om op zoek te gaan naar de werkelijke behoeften van ouders en zich niet te baseren op aannames, 5. De inspanning om tot een open en ‘‘inclusive culture’’ te komen. Hieronder een opsomming van competenties van schoolleiders die in de bestudeerde literatuur worden genoemd. De schoolleider: - is visionair, creatief, open en geduldig, - is realistisch en neemt kleine stappen, - toont leiderschap en is helder over de doelen, - heeft samenbindend vermogen, - kan op menselijke wijze leiding geven en is niet betweterig, waardoor het partnerschap de kans krijgt tot bloei te komen, - kan anderen empoweren, - kan erkennen dat goede ideeën van anderen kunnen komen, - kan (door scholing, sturing en support) docenten voorbereiden op hun nieuwe rol in contact met ouders en daarmee een cultuurverandering op gang brengen, - maakt duidelijk dat hij ouders als echte partners ziet, - staat open voor de behoeften en houding van ouders. Wat tevens een rol speelt is: - de flexibiliteit van het schoolsysteem, - de mate waarin de schoolleider formele macht heeft, - de mate waarin de schoolleider over managementkwaliteiten beschikt, - de mate waarin de schoolleider de intrinsieke wil heeft om waarde te geven aan het partnerschap met ouders.

9

3. Wat betekent de rol van ouders als stakeholders binnen een gelaagde schoolstructuur (bestuur, schoolleiding, teamleiding)?

De praktijk Veel scholen kennen een gelaagde schoolstructuur met meerdere vestigingen/locaties en daarbinnen weer verschillende afdelingen of sectoren. Telkens zijn dan twee vragen aan de orde: 1.

Op welk niveau (laag) is het (vanuit de visie) wenselijk dat ouders als stakeholder betrokken zijn?

2.

Op welke wijze organiseren we de uitwisseling/communicatie wanneer ouders op meerdere niveaus als stakeholder participeren.

Vanuit de praktijk is een aantal do’’s en don’’ts te noemen: -

Sluit aan bij de wens van ouders (en vaak ook de school) om op een zo concreet en praktisch mogelijk niveau betrokken te zijn. Dat is eerder het locatie- dan het centrale niveau. Binnen het locatieniveau is, mede afhankelijk van de omvang en complexiteit, het afdeling- of zelfs jaarlaag-niveau te verkiezen.

-

Wanneer er daarnaast gekozen wordt voor ook een ‘‘centraal niveau’’, bijvoorbeeld een centrale ouderraad, is een combinatie afstemming van agenda’’s nodig. Wat wordt waar besproken en besloten? Overlap is nodig, maar afbakening ook, om te voorkomen dat onderwerpen dubbel besproken worden of erger: leiden tot verschillende afspraken.

-

Het voorgaande punt laat zich het beste regelen door minstens één persoon op beide niveaus te laten opereren. Om praktische (agenda-) redenen zal dit veelal iemand zijn binnen de school en niet een ouder.

In de casusbeschrijvingen kunt u meer lezen over hoe scholen in de praktijk invulling geven aan de ‘‘ouders als stakeholder’’ in een gelaagde schoolstructuur.

10

4. Hoe verhoudt de rol van ouders als stakeholders zich tot de medezeggenschapsstructuur en andere ouderorganen? De praktijk De inbreng van ouders als stakeholders via onder meer ouderraden klankbordgroepen is te beschouwen als een vorm van informeel overleg, in tegenstelling tot de medezeggenschapsraadstructuur, die als formeel overleg geldt. Van belang is dat de ouders in de medezeggenschapsraad goed gevoed worden met informatie en thema’’s die in de ouderraden/klankbordgroepen spelen. Dit kan door verslagen uit te wisselen of enkele malen per jaar gezamenlijk overleg te hebben. Met name ouders in de medezeggenschapsraad hebben nogal eens het gevoel te ‘‘zweven’’ en ervaren een grote afstand tussen de dagelijkse schoolpraktijk en het formele overleg. Een andere oplossing is om een ‘‘linking-pin’’ constructie aan te brengen. Een ouder uit de medezeggenschapsraad neemt dan tevens - al dan niet als waarnemer - zitting in een ouderraad of klankbordgroep van een afdeling of vestiging. De medezeggenschapsraadouder is dan direct op de hoogte wat er speelt. Wel is dan belangrijk dat er passend gebruik wordt gemaakt van deze informatie. De rol die de medezeggenschapsraad speelt is immers een andere dan die van de klankbordgroep. Het overleg in de klankbordgroep kan leiden tot een toezegging van de schoolleider of afdelingsleider om bestaand schoolbeleid te wijzigen. Dit hoeft lang niet altijd, maar kan soms wel leiden tot een voorgenomen besluit dat in een later stadium wordt voorgelegd aan de medezeggenschapsraad waar ouders (en/of personeel) dan instemming of adviesrecht mogen geven. Beide ouderrollen hoeven elkaar dus niet te bijten, maar liggen vooral in elkaars verlengde. Wat begint met informeel overleg kan leiden tot een wijziging van het schoolbeleid na formeel overleg. Een andere ontwikkeling die hier speelt is de mogelijkheid om op vestigingsniveau een deelraad in te stellen. De medezeggenschapsraad op schoolniveau blijft bestaan voor vestigingsoverstijgende beleidszaken. Op vestigingsniveau kunnen dan alle beleidszaken worden besproken die daar spelen. Op deze wijze kan er ook een directere koppeling plaatsvinden tussen bijvoorbeeld klankbordgroepen op afdelingsniveau en de oudergeleding in de medezeggenschapsraad.

Literatuur Ouders kunnen verschillende rollen vervullen in de school. Dit wordt in de literatuur op verschillende wijze beschreven en leidt tot het volgende overzicht: Rollen van ouders in de school: - Ouders in de rol van klant of consument: ouders worden geïnformeerd over algemene zaken of specifieke zaken die hun kind betreffen, - Ouders in de rol van vrijwilliger: ouders ondersteunen de school op vrijwillige basis, passend bij hun interesse en deskundigheid, - Ouders in de rol van opvoeder: ouders worden aangesproken op hun rol als opvoeder waarbij zij hun kind steunen, sturen en stimuleren bij diens ontwikkeling, educatie en schoolloopbaan, - Ouders in de rol van belanghebbende: ouders denken en beslissen mee op organisatie- en beleidsniveau en zijn een gelijkwaardige partner, - Ouders in de rol van bestuurder, - Ouders als ‘‘leverancier’’ van kinderen, - Ouder als participant of leverancier van diensten.

11

Casusbeschrijvingen Casusbeschrijving Dockingacollege in Dokkum Ouders als stakeholders; een praktijkvoorbeeld van de eerste stappen Het kader Op de vmbo-locatie van het Dockingacollege in Dokkum is een ouderraad actief. Deze telt achttien leden en heeft een veelzijdige functie, namelijk enerzijds het verlenen van hand- en spandiensten bij buitenlesactiviteiten. Anderzijds is het een contactorgaan waar over de kwaliteit van het onderwijs wordt gesproken. In de visie van het Dockingacollege geeft de dialoog tussen school en ouders over de kwaliteit van het onderwijs meerwaarde aan het kwaliteitsbeleid van de school. Algemeen directeur Henk Stam: ‘‘Wij willen graag dat onze kwaliteit verbetert en zijn ervan overtuigd dat ouders daar een waardevolle bijdrage aan kunnen leveren, doordat zij vanuit een specifiek en eigen perspectief naar de school en haar ontwikkeling kijken. Wij willen dat ouders meedenken, we willen de mening van ouders peilen en hen consulteren, omdat dit de horizon van de organisatie verbreedt. Ouders houden ons scherp, waardoor onze plannen beter worden.’’ Uit onderzoek op verschillende scholen blijkt dat veel leidinggevenden de ambitie hebben om ouders sterker bij het kwaliteitsbeleid van de school te betrekken vanuit een visie die te vergelijken is met die van het Dockingacollege. Uit datzelfde onderzoek blijkt ook dat dit niet gemakkelijk is. In de praktijk blijken ouders vaak sterk te reageren vanuit de emotionele betrokkenheid bij hun eigen kind. Het gevolg hiervan is dat de gespreksonderwerpen vaak door incidenten worden bepaald. Natuurlijk kan de school dit veralgemeniseren naar beleid of visie, maar tegelijkertijd bestaat de overtuiging dat er een meer structurele dialoog over de onderwijskwaliteit te voeren zou moeten zijn. Tegelijkertijd toont het onderzoek aan dat veel ouders terughoudend zijn ten aanzien van hun rol in het kwaliteitsbeleid. Ze geven aan geen verstand te hebben van onderwijs en er vanuit te gaan dat docenten en schoolleiding dat wel in voldoende mate hebben. Zij voelen zich geen eigenaar van de school en vinden dat de inspectie haar rol als bewaker van de onderwijskwaliteit moet behouden. Ambitie op locatieniveau en ideeën over de aanpak De hierboven beschreven tegenstelling komt ook naar voren in het onderzoek dat werd gehouden op het vmbo van het Dockingacollege. Locatiedirecteur Afke Wijngaarden wilde echter toch proberen deze kloof te dichten door ouders bij de kwaliteitszorgcyclus van de school te betrekken. Dit betekent dat ouders betrokken zijn bij de formulering van de gewenste kwaliteit, beleidskeuzes, uitvoering, evaluatie van de resultaten en bezinning op de behaalde resultaten. Het gaat hierbij om consulteren, informeren en verantwoording afleggen. De aanpak richtte zich op drie vragen: 1.

Waar kunnen we ouders bij betrekken?

2.

Welke vormen van betrokkenheid werken het beste en in welke situaties?

3.

Op welke manieren kunnen we die verschillende vormen het beste aanpakken?

De onderliggende vraag was: hoe kunnen we de kracht van de emotionele betrokkenheid van ouders benutten in de dialoog over de onderwijskwaliteit? Beleidskeuzes aan de school en ouders informeren. Uit het eerder genoemde onderzoek was al gebleken dat ouders er van uitgaan dat zij de professionaliteit graag aan de professionals laten. Ouders worden wel graag geïnformeerd over het ‘‘wat en hoe’’ van het beleid, maar ze vinden het over het algemeen moeilijk om daarin een consulterende rol te vervullen. Daarom werd ervoor gekozen om hier zo goed mogelijk op aan te sluiten. De beleidskeuzes werden aan de school overgelaten

12

en de ouders werden hierover geïnformeerd en vervolgens geconsulteerd over de gewenste effecten vanuit ouderperspectief. Welke stappen zijn gezet Nadat het kader was vastgesteld, werd eerst het locatiebeleidsplan tegen het licht gehouden. Op organisatieniveau was een visie geformuleerd en er was een schoolplan. De locatie koos hieruit haar eigen speerpunten en ontwikkelde locatiegebonden beleid. Het plan Het beleidsplan van de vmbo-locatie bleek sterk activiteitgeoriënteerd te zijn. Het accent lag vooral op het ‘‘wat en hoe’’ en niet zo zeer op de bijdrage aan het realiseren van de schoolbrede visie. De eerste slag was om de doelen te heroriënteren. Hoe konden deze zo geformuleerd worden dat er verbinding zou komen met de visie? Om deze vraag te kunnen beantwoorden was intern eerst een vertaalslag nodig. De vraag bij elke actie uit het activiteitenplan was steeds: - Als we deze actie relevant vinden, wat moet deze actie dan bijdragen aan de realisatie van de schoolbrede visie? Vervolgens werd ouders de vraag gesteld: - Dit is onze geplande actie, dit is wat we er in het licht van onze visie mee willen bereiken. Wanneer is onze actie, in het licht van de visie, geslaagd? De antwoorden op deze vraag kunnen gebruikt worden als indicatoren op basis waarvan er geëvalueerd wordt. Anders gezegd: de ouders wordt in dit geval niet gevraagd of zij willen meedenken over de visie of de manier waarop de school haar kwaliteit moet verbeteren, maar hen wordt gevraagd te formuleren wat de gewenste effecten zijn van de beoogde acties. De inhoud Afke Wijngaarden heeft leiding gegeven aan een avond waarop ouders ten aanzien van verschillende beleidspunten bevraagd werden. Om een beeld te schetsen van het resultaat van deze bespreking hebben we een beschrijving gemaakt van inhoud, proces en vervolg ten aanzien van één van de onderwerpen, te weten: ‘‘pedagogisch klimaat’’. De vragen die de ouders voorgelegd kregen, waren: 1. Wanneer zijn wij tevreden? 2. Welke vragen stellen we (ter evaluatie) aan het eind van het schooljaar aan de leerlingen? In de schoolbrede visie van het Dockingacollege staat: ‘‘Wij zorgen voor een goed pedagogisch klimaat’’. De locatie-eigen interpretatie hiervan is dat leerlingen een veilig onderwijsklimaat ervaren, waarin respect en geborgenheid centraal staan. Voor het komend jaar wil men op de locatie de bestaande schoolregels duidelijker communiceren en beter handhaven. Daar worden verschillende activiteiten voor gepland. Op de vraag ‘‘Wanneer zijn wij tevreden?’’ is door ouders geantwoord: - Als leerlingen plezier hebben, - Als er duidelijkheid is, - Als de leerlingen in hun waarde worden gelaten, - Als er naar de leerlingen geluisterd wordt, - Als er rechtvaardigheid is, - Als leerlingen zich ontwikkelen tot volwassenheid/zelfstandigheid, - Als de talenten van leerlingen worden gezien en herkend.

13

Op de vraag ‘‘Welke vragen stellen we (ter evaluatie) aan het eind van het schooljaar aan de leerlingen?’’ werd geantwoord: - Kun je jezelf zijn op school? - Word je eerlijk behandeld? - Heb je voldoende geleerd dit jaar? - Hebben ze gezien waar je goed in bent? Dit geeft aan wat ouders hierin belangrijk vinden en wat het kader voor de uitvoering zou moeten zijn. Afke Wijngaarden zegt hierover: ‘‘Deze uitkomsten hebben inhoudelijk niet zozeer nieuwe input voor ons beleid gegeven als wel bevestiging dat we op de juiste koers zitten en dat is het belangrijkste winstpunt’’. Het proces Het meedenken over de evaluatievragen leverde een goede en vooral actieve discussie op, vooral ook toen de vergelijking met de eigen schooltijd van de ouders werd gemaakt. Er ontstond meer discussie dan tijdens de ‘‘gewone’’ vergaderingen. Ouders werden na afloop bevraagd over het proces en hun rol daarin, mede omdat er voor een andere werkwijze en inhoud was gekozen dan gebruikelijk was. Hun reactie was zeer positief. De volgende dag heeft Afke de flip-over met de antwoorden van de ouders enkele dagen in de personeelskamer gezet. ‘‘Docenten reageerden verrast dat de ouders met dezelfde antwoorden kwamen als het team.’’ Het vervolg Vanzelfsprekend worden de kwaliteitsindicatoren waar ouders aan hebben bijgedragen gebruikt als kader voor de in te zetten ontwikkeling in het primaire proces en gebruikt in de tussentijdse toetsing van de voortgang en leerlingenprestaties. Tevens wordt de bijdrage van ouders gebruikt in de bevraging van leerlingen aan het eind van het jaar. Daarna vindt een terugkoppeling van de resultaten plaats naar de ouders en het team. De uitkomsten daarvan en van de gemeten onderwijsresultaten worden weer meegenomen in het activiteitenplan voor volgend schooljaar. In de volgende vergadering stond het onderwerp ‘‘identiteit’’ centraal. Hier werden ouders op vergelijkbare wijze bij betrokken. Daarnaast vond tijdens deze bijeenkomst informatieoverdracht plaats over de gesprekscyclus en de wijze waarop de bijdragen van ouders over het verwoorden van de gewenste kwaliteit, verbonden is aan het onderwijsleerproces en daarmee aan het professioneel handelen en de professionele ontwikkeling van de docent. Doel hiervan is dat ouders een beeld krijgen van de wijze waarop de school de visie, het beleid en het personeelsbeleid aan elkaar verbindt en op welke wijze de bijdrage van de ouders daar een rol in speelt. Werkkader Visie Wij willen graag dat onze kwaliteit verbetert en zijn ervan overtuigd dat ouders daar een waardevolle bijdrage aan kunnen leveren, doordat zij vanuit een specifiek en eigen perspectief naar de school en haar ontwikkeling kijken. Wij willen dat ouders meedenken, we willen de mening van ouders peilen en we willen hen consulteren, omdat dit de horizon van de organisatie verbreedt. Ouders houden ons scherp, waardoor onze plannen beter worden. Kaders in de uitvoering Bij alles wat op het niveau van de locatie besloten wordt, kunnen de ouders van de locatieouderraden betrokken worden. Het accent ligt daarbij op het primaire proces.

14

Vormen van dialoog met ouders als stakeholders Onderwerpen

Ouderraad

(Vrijwilligers)bestuur

MR

informeren

vaststellen

instemming

Niveau Missie en visie/ identiteit/strategie Missie Visie

informeren

vaststellen

instemming

Strategisch beleid

informeren

vaststellen

instemming

Gewenst imago school

informeren

vaststellen

instemming

Feitelijk imago

peilen

informeren

Schoolplan

vaststellen

instemming instemming

Prestatie-indicatoren SP

informeren, peilen

vaststellen

Locatieplan

consulteren, peilen

informeren

Prestatie-indicatoren LP

consulteren, peilen

informeren

Inhoud ouderenquête

consulteren

informeren

peilen (zie locatieplan)

informeren

Kwaliteit onderwijs/zorg Realisatie onderwijsvisie

informeren

Leerlingentevredenheid

Informeren, peilen

informeren

informeren

Oudertevredenheid

consulteren

informeren

informeren

Personeelstevredenheid

(selectief) informeren

informeren

informeren

Tevredenheid vervolgonderwijs

Voor zover van

informeren

toepassing voor bb locaties, informeren Tevredenheid toeleverend onderwijs Oordeel inspectie

informeren, peilen

Visitatie

peilen

Resultaten IDU

informeren

Resultaten schoolplan Resultaten locatieplan

delen

Verbeteracties (aanpassing

informeren, peilen

vaststellen

informeren

delen

instemming

schoolplan)

Uitvoering onderwijs Absentiebeleid

peilen

Huiswerkondersteuning

peilen

Onderwijskundige vernieuwingen

peilen

Begeleiding studie en beroepskeuze

peilen

Processen opvoeding Sociale veiligheid op school

consulteren

Alcohol, drugs, roken: gezondheid

consulteren

Mediagebruik

peilen

Loverboys/seksualiteit

consulteren

Omgangs- en gedragsregels

consulteren

instemming

15

Processen zorg Leerlingenzorg in en rond de school

informeren, peilen

Beleid bij dyslectie en

informeren, peilen

instemming

gedragsproblemen Zorgprofiel school/passend

consulteren

vaststellen

instemming

vaststellen

instemming

onderwijs Processen/faciliteiten en organisatie ICT/leermiddelen/

informeren, peilen

schoolboeken Ouderbijdrage

consulteren

Huisvesting

informeren, peilen

Buitenschoolse activiteiten

informeren, peilen

Onderwijsproces klas/docent Onderwijsopbrengst

peilen

Docentvaardigheden

peilen

Pedagogisch klimaat

informeren, peilen

Didactische aanpak

informeren, peilen

Mentoraat

informeren, peilen

Roostering/uitval

informeren, peilen

Communicatie met ouders

consulteren

Schoolexamens

Uitgangspunten van onze aanpak (PLAN) De gewenste kwaliteit: ouders informeren en consulteren Door de emotionele betrokkenheid bij hun kinderen zijn ouders uitstekend in staat om te verwoorden welke bijdrage ze van de school wensen in de ontwikkeling van hun kinderen. Ouders kunnen daarom in de planfase geïnformeerd worden over bepaalde activiteiten om vervolgens geconsulteerd te worden met de vraag: ‘‘Als we dit gaan doen, wat zou dan in uw beleving het effect op uw kind kunnen of moeten zijn?’’. De informatie die dit oplevert kan de school gebruiken om gewenste resultaten van de activiteiten te toetsen aan hetgeen de ouders inbrengen, maar ook om de formulering van gewenste resultaten aan te vullen en/of aan te scherpen. Een andere mogelijkheid is dat ouders met hun bijdrage input voor de evaluatie leveren waarmee na afloop onderzocht wordt of de gewenste resultaten bereikt zijn, door bijvoorbeeld te helpen om enquêtevragen te bedenken. De exacte formulering kan dan weer door de school gedaan worden. (Do) Uitvoering: ouders informeren Er van uitgaande dat ouders geïnteresseerd zijn in het verloop van de betreffende activiteit, worden zij tussentijds op de hoogte gesteld van het verloop, bijzonderheden en de eerst waargenomen effecten. Natuurlijk is het in deze fase raadzaam open te staan voor advies van ouders. Zij horen wellicht van hun kinderen hoe ze bepaalde activiteiten ervaren en kunnen daarom waardevolle informatie aanleveren. Daar kan de school ook gericht op sturen, zodat ouders de informatie van twee kanten krijgen.

16

(Check) Evaluatie: verantwoording afleggen*) en consulteren Ouders hebben vanuit betrokkenheid bijgedragen. Het is dus in relationeel opzicht niet meer dan netjes om ze op de hoogte te stellen van de bevindingen uit de evaluatie. Verantwoording afleggen gaat echter nog een stap verder. Bij het afleggen van verantwoording geeft de school ook informatie over de oorzaken van succes of tegenvallende resultaten. Dit biedt weer een aanknopingspunt om ouders nader te consulteren. *) Het begrip ‘‘verantwoording afleggen’’ suggereert een verticale relatie. Op het Dockingacollege wordt daarom de term ‘‘delen’’ gebruikt. (Act) Conclusies trekken en acties plannen: informeren en consulteren Op grond van de evaluatie kunnen conclusies getrokken worden. Op basis hiervan kiest de school ervoor om bijvoorbeeld het niveau van de gewenste resultaten bij te stellen, door te gaan op de ingeslagen weg of een succesvol proces vast te leggen. In een goede relatie is het vanzelfsprekend om ouders te informeren over het vervolg, maar ook in deze fase kunnen ouders geconsulteerd worden. Bijvoorbeeld over de prioriteitstelling van de evaluatiegegevens. Wat vinden ouders het belangrijkst en waarom? En wat is de betekenis hiervan voor de te trekken conclusies? Informeren, consulteren en verantwoording afleggen; hoe kunnen we ouders daar op effectieve wijze bij betrekken? Informeren Ons uitgangspunt is dat als je informatie op een effectieve manier kunt overdragen, je aan moet sluiten bij de wijze waarop de ouders dit het gemakkelijkst en plezierigst doen. Uit ons onderzoek blijkt dat leidinggevenden meestal op een sterk verbale manier informatie aan ouders verstrekken. Dit is echter niet de wijze waarop alle ouders het beste geïnformeerd kunnen worden. Het zoeken naar andere vormen is een belangrijk aspect van de voorbereiding voor de leidinggevende. Wanneer deze toch kiest voor de verbale aanpak, probeer dan steeds de verbinding te leggen met de beleving van ouders. Dit kan bijvoorbeeld door ouders te vragen hoe zij bepaalde zaken in hun eigen middelbare schooltijd ervaren hebben. Wil je informatie verschaffen over didactische veranderingen, laat ouders dan aan den lijve ervaren hoe dat werkt. Werk met beeldmateriaal of zet docenten en eventueel leerlingen in om bepaalde werkwijzen te demonstreren. Consulteren Ons uitgangspunt is dat activiteiten als consulteren het beste vormgegeven kunnen worden in werkvormen die in kleine groepjes worden gedaan, waarna plenair wordt geïnventariseerd. De kunst is om hierbij precies de goede vragen aan de ouders te stellen. Desgewenst worden deze activiteiten voorafgegaan door een informatieve ronde waarbij ouders de gelegenheid krijgen om vragen te stellen of door activiteiten waarmee ouders zich op het onderwerp kunnen oriënteren. Voorbeeldvragen zijn: - Wat hebben leerlingen hiervoor nodig? - Waar gaan we leerlingen op bevragen na afloop? - Wanneer zijn wij tevreden over de resultaten? Verantwoording afleggen/delen Ons uitgangspunt is dat het van belang is dat ouders niet overvallen worden met (cijfermatige) gegevens. We denken dit te kunnen doen door inhoudelijke informatie zo mogelijk vooraf te verschaffen. Daarnaast is het belangrijk om de gegevens te beperken tot de kern en te focussen op het vervolg, waarbij de volgende vragen van belang zouden kunnen zijn: - Wat doen de bevindingen ons? - Waardoor wordt het succes of het tegenvallend effect veroorzaakt? - Welke lessen kunnen we trekken voor het vervolg? - Welke keuzes zijn daarin te maken? - Wat spreken we af?

17

Casusbeschrijving CSG Reggesteyn in Nijverdal en Rijssen Ouder als stakeholders; vormgeven van klankbordgroepen Scholengemeenschap Reggesteyn in Nijverdal en Rijssen heeft een traditie van ouderbetrokkenheid door de jaren heen. De vestigingen geven hier vaak een eigen invulling aan. Op de ene vestiging heeft de betrokkenheid meer het karakter van doeactiviteiten (vanuit de community-gedachte) terwijl op de andere vestiging meer het beleidskarakter voorop staat, bijvoorbeeld met een ouderraad op vestigingsniveau. Sam Terpstra, voorzitter van het college van bestuur, vond aanleiding om opnieuw te formuleren waartoe de inbreng van ouders dient: welk doel beogen we hiermee? Met behulp van CPS heeft hij de visie opnieuw geformuleerd en omgezet in een plan van aanpak dat momenteel wordt uitgevoerd. Kern hiervan is dat de inbreng van ouders zo dicht mogelijk bij het onderwijsproces wordt georganiseerd op het niveau van de unitleider (onderbouw havo/vwo, bovenbouw havo/vwo, vmbo) via klankbordgroepen. De ouderraad op vestigingsniveau zal dan verdwijnen. Visie De school beschouwt ouders als belangrijke partners bij het begeleiden van leerlingen in hun leerproces en hun persoonlijke ontwikkeling. Ouders zijn in hun rol als partner direct belanghebbende (stakeholders) bij de school. Dan gaat het niet alleen om de ervaringen met het eigen kind, maar ook breder om de ervaringen met het onderwijs in de breedte, de invulling van de pedagogische taak, het pakket aan activiteiten, de leerlingenbegeleiding etc. Op deze wijze komt de rol van de ouders in de kwaliteitszorg in beeld. De inbreng van ouders wordt dus gezien als een belangrijk middel om de kwaliteit van het onderwijs positief te beïnvloeden. Ouders worden als gelijkwaardige partners aangesproken. CSG Reggesteyn hanteert drie hoofdinstrumenten om de rol van ouders in de kwaliteitszorg vorm te geven: 1.

Periodieke oudertevredenheidonderzoeken Eens in de drie jaar worden de ouders bevraagd op een groot aantal aspecten van het functioneren van de schoolgemeenschap. Dit onderzoek geeft inzage in de opvattingen en ervaringen van ouders over een groot aantal thema’’s. Deze informatie kan de leiding en de medewerkers helpen de kwaliteit van de school –– vanuit het perspectief van de ouders - te verbeteren.

2.

Jaarverslag In het jaarverslag legt de leiding van de school verantwoording af aan de ouders over de resultaten van de school en over de mate waarin de doelstellingen gerealiseerd worden. Met ingang van het kalenderjaar 2009 wordt een dergelijk jaarverslag gemaakt. CSG Reggesteyn participeert in het landelijke project ‘‘Vensters voor verantwoording’’, dat als leidraad voor de horizontale verantwoording functioneert.

3.

Klankbordgroepen voor ouders klankbordgroepen bieden de mogelijkheid om als unitleider met ouders in gesprek te gaan over zaken die door de ouders via hun kinderen of op basis van eigen waarneming ervaren worden. Het voordeel van deze methode is het directe contact met de unitleider, de mogelijkheid om mondeling zaken in te brengen en de (deels) open agenda.

Binnen Reggesteyn is het een bewuste keuze om de klankbordgroepen niet op het niveau van de vestiging of op bestuursniveau te organiseren ,maar zo dicht mogelijk bij het onderwijsproces. De unitleider is verantwoordelijk voor het onderwijs in de betreffende afdeling (onderbouw havo/wvo, bovenbouw, vmbo) en kan dan ook het beste als ‘‘draaipunt’’ worden gebruikt. Voor het project ‘‘Ouders als stakeholders’’ is het met name interessant om te bezien hoe de klankbordgroepen gaan functioneren. Is dit inderdaad een effectief middel voor de unitleider om de kwaliteit van het onderwijs

18

te verbeteren? Lukt het om ouders in de rol van sparringpartner te krijgen? Hoe wordt voorkomen dat het klankbord een ‘‘klachtbord’’ wordt? Plan van aanpak In het plan van aanpak is voor alle vestigingen van Reggesteyn een kader geformuleerd waarbinnen de klankbordactiviteiten gestalte dienen te krijgen. Hierover staat het volgende in het plan van aanpak: ‘‘Het is wenselijk dat in elke unit door de unitleider een klankbordgroep voor ouders in het leven geroepen wordt als podium om gedurende het schooljaar een paar keer (drie à vier keer) met ouders van gedachten te wisselen over hun ervaringen. Het is voor de unitleider een belangrijke informatiebron, naast de informatie vanuit de leerlingen en het overleg met het personeel. Vaste onderwerpen zijn: - de kwaliteit van de lessen, - mentoraat en begeleiding, - toetsen, examens etc., - sfeer en activiteiten, - vakken aanbod, - rooster en andere praktische zaken. De unitleider is voorzitter van de klankbordgroep en draagt zorg voor een verslag. De unitleider rapporteert in het overleg met de collega-unitleiders en vestigingsdirecteur over wat besproken is in de ouderklankbordgroepen. In het managementteam van de vestiging wordt de informatie vanuit de klankbordgroepen besproken en worden eventuele acties vastgesteld en afspraken gemaakt over afhandeling. De vestigingsdirecteur ziet toe op de afhandeling. In de school wordt naar het personeel toe gecommuniceerd over het besprokene. Ouders worden via de ouderinfo op de hoogte gehouden van het besprokene in de klankbordgroepen voor ouders.’’ Rol vestigingsdirecteur In dit plan is het van belang dat er ook op vestigingsniveau afstemming plaats vindt. Daarom is afgesproken dat de vestigingsdirecteur twee keer per jaar met de ouders uit de klankbordgroepen spreekt over de gang van zaken in de vestiging. Hij organiseert dat door de klankbordgroepen (of een delegatie daaruit) bijeen te roepen en met hen in gesprek te gaan. De ouders in de medezeggenschapsraad (van die vestiging) worden eveneens uitgenodigd. Onderwerpen die in het plan van aanpak genoemd worden, zijn: - de christelijke identiteit, - sfeer en activiteiten, - de praktische organisatie, waaronder de huisregels, - de omgang met de leerlingen, - de gang van zaken in de klankbordgroepen. Rol unitleider Een belangrijke succesfactor is dat de unitleider de klankbordgroepen op effectieve wijze gebruikt. In het plan van aanpak wordt gewezen op de noodzaak van ‘‘rolvast’’ gedrag van de unitleider. Klankbordgroepen zijn essentieel in de kwaliteitszorg en bieden informatie voor de schoolleiding. Dat betekent dat volgens het plan van aanpak dat: - een klankbordgroep geen ‘‘klachtenclub’’ is, - persoonlijke informatie (over medewerkers, specifieke leerlingen etc.) hier niet thuishoort, - het niet een situatie is van ‘‘u vraagt en wij draaien’’, - de verantwoordelijkheden en rollen helder dienen te zijn, - er wel goed gecommuniceerd en teruggekoppeld wordt wat er wel en niet met de input gedaan wordt.

19

Relatie met medezeggenschap De klankbordgroepen zijn een vorm van informeel overleg binnen de vestigingslocatie. De oudergeleding van de medezeggenschapsraad is een vorm van formeel overleg op schoolniveau. Het plan van aanpak is daarom ook uitgebreid besproken met de oudergeleding van de medezeggenschapsraad. Hierbij was ook aan de orde hoe de afstemming tussen dit informeel en formeel overleg zou dienen plaats te vinden. De oudergeleding had de wens om meer ‘‘aan de basis’’ geïnformeerd te worden en de klankbordgroepen vormen hiervoor een mooi middel. In het plan van aanpak is daarom uitgesproken dat het gewenst is dat een ouder uit de medezeggenschapsraad tevens deel uitmaakt van een van de klankbordgroepen. Ook neemt de oudergeleding van de medezeggenschapsraad deel aan het overleg van de vestigingsdirecteur met de delegatie uit de klankbordgroepen. Op deze wijze wordt via een ‘‘linking-pin’’ constructie bereikt dat de oudergeleding in de medezeggenschapsraad altijd optimaal geïnformeerd wordt. De verwachting is dat het regelmatig zal voorkomen dat een onderwerp eerst via de klankbordgroepen wordt besproken (signaalfunctie van de ouders). De unitleider pakt een onderwerp op en dit kan leiden tot aanpassing van het schoolbeleid (via de vestigingsdirecteur). Op het moment dat sprake is van een voorgenomen beleidswijziging zal het onderwerp aan de orde komen in de medezeggenschapsraad. Voor de oudergeleding is het dan geen verrassing en kan de input uit de klankbordgroep worden meegenomen in het formele overleg in de medezeggenschapsraad. Ouders maken deel uit van de medezeggenschapsraad. We zijn als school gezegend met een actieve en betrokken oudergeleding. Toch zijn veel onderwerpen voor de ouders relatief abstract. Het is daarom belangrijk om bij de voorbereiding, presentatie en bespreking van de onderwerpen steeds expliciet het perspectief van de leerlingen te benoemen. Het is in dat kader wenselijk dat de ouders in de medezeggenschapsraad ook deel uit maken van een van de klankbordgroepen. De ouders van de medezeggenschapsraad nemen deel aan het overleg van de Vestigingsdirecteur met de delegatie uit de klankbordgroepen. Uitwerking plan van aanpak Het plan van aanpak is in 2008/2009 uitvoerig besproken met alle belanghebbenden binnen de organisatie (vestigingsdirecteuren, unitleiders, ouders, medezeggenschapsraad). In 2009/2010 zijn alle vestigingsdirecteuren bezig om binnen de verschillende units de klankbordgroepen te formeren en activeren. Hierbij is gewerkt volgens onderstaand stappenplan: 1.

Informatie aan alle bestaande ouderraden, klankbordgroepen, leerlingenraden etc.,

2.

Informatie breed in de school (ouders, leerlingen, personeel),

3.

4.

Uitwerken van praktische handleiding voor de klankbordgroepen: -

agenda,

-

werkwijze,

-

communicatie, etc.

Uitwerken van praktische instructie voor de unitleiders: Hoe geef ik op een goede manier leiding aan de klankbordgroepen?; Hoe blijf ik in mijn rol en houd ik de klankbordgroep in de juiste rol? Verzorgen van instructie aan unitleiders en vestigingsdirecteuren,

5.

Praktische planning voor schooljaar 2009-2010: per vestiging een praktische planning van de klankbordgroepen: aantal, soort, overlegmomenten etc.

Meting In 2009 is via gesprekken met vestigingsdirecteuren, unitleiders en ouders in de medezeggenschapsraad gemeten hoe men de ouderbetrokkenheid in de oude situatie ervaart en welke verwachtingen men heeft van de nieuwe werkwijze. Eind 2010 zal opnieuw worden geïnventariseerd of de verwachtingen zijn uitgekomen en of sprake is van een positieve impuls op de kwaliteit van het onderwijs. Tussentijds wordt de voortgang gemonitord en zal blijken waar do’’s en don’’ts liggen.

20

Casusbeschrijving RSG Pantarijn in Wageningen Vormgeven aan dialoog binnen een gelaagde structuur Binnen de regionale scholengemeenschap Pantarijn in Wageningen wordt gewerkt in een gelaagde structuur. Pantarijn is een openbare scholengemeenschap met in totaal vier locaties in Wageningen (locatie mavo/havo/vwo en een locatie vmbo/pro), Rhenen (locatie mavo/kbl) en Kesteren (locatie mavo). Per locatie is er een ouderraad actief. De ouders kiezen de ouderraad tijdens ouderavonden. Ouderraad De ouderraad overlegt regelmatig met de locatieleiding om het contact tussen ouders en school te versterken. De leden van de ouderraden hebben geen binding met de ouders in de medezeggenschapsraad. De medezeggenschapsraad was georganiseerd op schoolniveau (brinnummer), maar Pantarijn gaat nu deelraden op locatieniveau instellen om meer ouderbetrokkenheid in de medezeggenschapsraad te krijgen. Het bleek namelijk dat het schoolbeleid te ver afstond van de ouders. Op elke locatie zijn er uit elke klas twee klassenouders die samen met de andere ouders van hetzelfde leerjaar samenkomen om zaken te bespreken die wel/niet goed gaan in de klas. De klassenouder heeft daarnaast contact met de mentor van de eigen klas. De klassenouders per leerjaar worden drie keer per jaar voor overleg bijeengeroepen door de contactleerjaarouder. Er wordt zoveel mogelijk geprobeerd om problemen, klachten, signalen etc. op dit niveau (met de teamleiders) af te handelen. Indien dit niet lukt, speelt de contactouder deze door naar de ouderraad. De ouderraad heeft op elk leerjaar dus een aanspreekpunt via de contactouders en weet dus precies wat er leeft. De ouderraad overlegt circa zeven tot negen keer per jaar met de schoolleider. GOR De ouderraden hebben in de vorm van een gemeenschappelijke ouderraad (GOR) overleg met de voorzitter van de centrale directie over schoolbrede Pantarijn onderwerpen. Deze onderwerpen zijn veelal leerlinggerelateerd en spelen voor heel Pantarijn. De bestemming en hoogte van de ouderbijdrage is een voorbeeld van een onderwerp dat tijdens deze bijeenkomsten aan de orde komt. Ouderraden op locatieniveau De vergaderingen met de locatieleiding worden genotuleerd en voorzien van een actielijst. De ouderraad controleert ook de uitvoering van de actiepunten. De verslagen verschijnen op de website van de school. De ouderraden hebben ook themacommissies, zoals financiën (ouderbijdrage). Onderwerpen die aan de orde komen zijn zoals gezegd veelal leerlinggerelateerd: - schoolboeken, - veiligheid op school (veiligheidsplan), - 70 minuten rooster, - onderwijstijd, - leerlingenzorg, - ict, - verkeersveiligheid, - absentie/schoolverzuim, - gezond leven/alcohol, - examenregels (inzage resultaten), - communicatie met ouders (takenboekjes), - meedenken met het opzetten van ouderavonden. Pantarijn is tevreden met de input van ouders op verschillende niveaus. Het is opvallend hoe wijdvertakt het netwerk van ouders is. Daardoor kan de ouderraad zich positioneren als hét orgaan dat weet wat er bij ouders speelt.

21

De ouderraad is dus sterk gelegitimeerd. Vanuit die houding wordt opbouwend, maar kritisch, overleg gevoerd met de school. Een nadeel van deze opzet kan zijn dat een reactieve houding kan ontstaan. De ouderraad reageert vooral op waargenomen signalen, klachten, problemen etc. en heeft kortom een signalerings- of horzelfunctie. Een andere term die wel eens wordt gebezigd is de waakhondfunctie. Pantarijn probeert om gezamenlijk een proactieve agenda neer te zetten, waarbij meer beleidsmatige zaken de agenda bepalen. Concreet voorbeeld hiervan is de oudertevredenheidspeiling die eens in de drie jaar plaatsvindt. De centrale directie overlegt samen met de centrale ouderraad van te voren welke onderwerpen en welke vraagstelling hiervoor van belang zijn en koppelt de resultaten terug naar de ouderraad. Een ander sprekend voorbeeld is de fysieke integratie van praktijkonderwijs en vmbo. De ouderraad heeft hiervoor met veel vasthoudendheid gepleit voor bevordering van sociale integratie van de proleerlingen. De sterke gelaagdheid van ouderbetrokkenheid zorgt ervoor dat er een cultuur is op school waarbij het normaal is dat mentoren, teamleiders en schoolleiders luisteren naar de wensen en behoeften van ouders en hen serieus nemen. Een belangrijke succesfactor is dat de centrale directie deze visie ook heeft verwoord en uitstraalt.

22

Volledige literatuurlijst ‘Ouders als stakeholders’ Aafke Bouwman en Ton van den Hout, Ouders in beeld, CPS, 2007 Cees de Wit, Ouders als educatieve partner, Q primair, 2005 Frans de Vijlder, Meervoudige publieke verantwoording, Q-primair, 2005 Bas Naber e.a., Governance: tussen bewijzen en vertrouwen, OCW, 2006 Van Dartel, AVS en Jerome Schellings, De formele positie van ouders in het onderwijs, CNV, 2007 Michielsen en De Goeij, Onderwijs besturen… “samen met ouders”, KBO, 2006 Henk Sieber, De bestuurlijke betrokkenheid van ouders in het onderwijs, AVS, 2007 Muller, Family School partnership Muller Final report, 2006 Kristofferson, The paradox of parental influence in Danish schools. A Swedish perspective, 2007 Kristofferson, Local school boards with parents in majority – a new way for school development in Sweden? Verhoeven, Ouders en scholen: partnerschap of (ongelijke) strijd?, 2006 De Gier, Ouderbetrokkenheid in internationaal perspectief, ITS (Radboud Nijmegen), 2006 Listening to parents: a short guide, Family and Parenting Institute (FPI London), 2007 Van Rooijen, Ouderpanels in het vmbo en praktijkonderwijs, KPC, 2004-2005 Bordewijk e.a., Ouderbetrokkenheid thuis: sleutel voor schoolsucces, 2007 Frederik Smit e.a., Types of parents and school strategies aimed at the creation of effective partnership, ENARPE/International Journal, 2007 Fiegel, Engaging parents in education, US Department of Education, 2007

23