Ostatní portálové aplikace

Univerzitní informační systém Slovenská zemědělská univerzita v Nitře

Ostatní portálové aplikace

Svazek 9

Verze: Datum: Autor:

1.20 10. března 2016 Jitka Šedá, Martin Tyllich

Obsah Seznam obrázků

5

1 Helpdesk pro UIS 1.1 Funkce a uživatelská nastavení helpdesku 1.2 Seznam uživatelských rolí v helpdesku . . 1.3 Kanály helpdesku . . . . . . . . . . . . . 1.4 Správa virtuálních helpdeskových kanálů 1.5 Zakládání kanálů helpdesku . . . . . . . . 2 Portál člena orgánu 2.1 Členové orgánu . . . . . . 2.2 Plánovaná jednání orgánu 2.3 Přehled historických členů 2.4 Zápisy . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

9 9 11 11 23 24

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

27 27 28 29 29

3 Portál pracovních příležitostí 3.1 Správa společností . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Praxe studentů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Správa praxí a přehled společností . . . . . . . . . . . . . . 3.4 Zpětná evidence praxí a společností . . . . . . . . . . . . . 3.5 Správa Portálu pracovních příležitostí . . . . . . . . . . . . 3.6 Portál pracovních příležitostí z pohledu studenta . . . . . . 3.7 Portál pracovních příležitostí z pohledu správce společnosti

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

31 31 33 34 35 36 36 40

4 Portál SIF a OSSA 4.1 Základní údaje . . 4.2 Správa osob . . . . 4.3 Ostatní telefony . 4.4 Místnosti . . . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

49 49 49 51 52

5 Správa ePrůzkumů 5.1 Tvorba otázek a jejich typy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Výsledky průzkumu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

53 56 59

6 Správa karet 6.1 Identifikační karty . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 Vydávání, rušení a aktivace karet . . . . . . 6.3 Sestavy identifikačních karet . . . . . . . . . 6.4 Historie vydaných karet . . . . . . . . . . . . 6.5 Seznam osob bez fotografie . . . . . . . . . . 6.6 Prohlížení skladu fotografií . . . . . . . . . . 6.7 ITIC karty na výměnu . . . . . . . . . . . . . 6.8 Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru 6.9 Datové soubory . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.10 Vkládání fotografií do databáze . . . . . . . 6.11 Hromadné vkládání fotografií do databáze .

63 63 63 67 67 68 68 68 69 69 70 71

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . . . . . . . . . . a jednání . . . . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . . . . . . . . .

. . . .

. . . .

. . . . . . . . . . .

. . . .

. . . .

. . . . . . . . . . .

. . . .

. . . .

. . . . . . . . . . .

. . . .

. . . .

. . . . . . . . . . .

. . . .

. . . .

. . . . . . . . . . .

. . . .

. . . .

. . . . . . . . . . .

. . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

3

6.12 6.13 6.14 6.15 6.16 6.17 6.18

Sklad fotografií . . . . . . . . . . . . . Převzetí karet do výroby . . . . . . . . Označení vyrobených karet . . . . . . Správa licencí . . . . . . . . . . . . . . Ověření platnosti identifikačních karet Užívané ID karty . . . . . . . . . . . . Speciální karty . . . . . . . . . . . . .

Rejstřík

4

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

72 73 73 74 75 75 75 79

Seznam obrázků 1: Přehled kanálů helpdesku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2: Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu – individuální přidělení . . . . . . 3: Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu – hromadné přidělení . . . . . . . . 4: Nastavení kategorií požadavků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5: Nastavení důvodů zamítnutí požadavku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6: Nastavení eskalačního řetězce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7: Zadání nového požadavku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8: Přehled mých požadavků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9: Přidělování požadavků řešitelům . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10: Řešené požadavky v kanálu helpdesku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11: Historie požadavků kanálu helpdesku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12: Vyhledávání požadavků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13: Statistika požadavků kanálu dle času . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14: Statistika požadavků kanálu dle zadavatelů . . . . . . . . . . . . . . . . . 15: Nastavení virtuálních kanálů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16: Portál člena orgánu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17: Členové orgánu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18: Plánovaná jednání orgánu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19: Přehled historických členů a jednání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20: Správa společností . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21: Praxe studentů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22: Ukončení probíhající praxe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23: Přehled společností zaregistrovaných v Portálu pracovních příležitostí . . 24: Pozice nabízené společnostmi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25: Moje praxe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26: Nastavení životopisu a poptávky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27: Formulář pro registraci nové společnosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28: Potvrzení úspěšného ověření e-mailové adresy . . . . . . . . . . . . . . . . 29: Seznam registrovaných studentů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30: Změna údajů evidovaných o společnosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31: Evidence nabízených pozic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32: Portál SIF a OSSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33: Správa osob . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34: Ostatní telefony . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35: Místnosti pracoviště . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36: Správa ePrůzkumů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37: Aktivace ankety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38: Tvorba otázek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39: Otázka typu celé číslo: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku . 40: Otázka typu hodnotová škála: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41: Logická otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku . . . . . 42: Otázka typu odstavec textu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku 43: Otázka typu více hodnot z výčtu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10 12 13 14 14 15 17 18 19 20 22 23 24 24 25 27 28 28 29 32 34 35 37 38 39 40 41 43 44 45 46 49 50 51 52 53 54 55 56 57 57 58 58 5

44: Otázka typu jedna hodnota z výčtu – zobrazení v dotazníku . . . . . . 45: Sdružená otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku . . . 46: Otázka typu jedna hodnota z výčtu – selectbox: a) zakládací formulář, zobrazení v dotazníku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47: Správa karet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48: Založení požadavku na novou kartu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49: Aktivace karty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50: Sestavy identifikačních karet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51: Příklad sestavy karet k prodloužení platnosti . . . . . . . . . . . . . . 52: Historie vydaných karet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53: Seznam osob bez fotografie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54: Prohlížení skladu fotografií . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55: ITIC karty na výměnu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56: Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru . . . . . . . . . . . . . . 57: Hromadné vkládání fotografií do databáze . . . . . . . . . . . . . . . . 58: Převzetí karet do výroby . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59: Označení vyrobených karet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60: Správa licencí ISIC/ITIC karet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61: Ověření platnosti identifikačních karet . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62: Správa typů identifikačních karet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63: Správa speciálních karet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64: Aktivace nové speciální karty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65: Oprávnění přístupu pro speciální karty . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

. . . . b) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58 59 60 64 65 66 68 69 70 70 71 71 72 72 73 74 74 75 76 77 77 78

Vážení uživatelé, devátý svazek příručky Univerzitního informačního systému SPU je určen zejména uživatelům, které se na pracovištích věnují správě výpočetní techniky (OSVT) a systémové agendy (OSSA), ústavním referentům zabývající se vědecko-výzkumnou evidencí, orgánům univerzity, systémovým integrátorům a pracovníkům provozu aplikací. Nástojem pro sběr a monitoring uživatelem hlášených požadavků a poruch se zabývý kapitola Helpdesk pro UIS. Sledován je průběh řešení celého problému, včetně zainteresovaných osob. Členové orgánů mají dostupné aplikace popisované v kapitole Portál člena orgánu. Jejich funkce je ovlivněna přidělenou funkcí členům orgánů. Kromě zobrazení členů zvoleného orgánu lze v aplikacích plánovat jednání, sledovat přehled historických členů a jednání a evidovat zápisy z jednotlivých jednání. V kapitole Portál pracovních příležitostí jsou popsány aplikace podporující spolupráci univerzity, resp. jejích studentů se společnostmi mimo univerzitní prostředí. Aplikace jsou určeny jak správcům, tak studentům a zástupcům společností. Kapitola Portál SIF a OSSA je určen systémovým integrátorům a pracovníkům ústavů, kteří v příslušných aplikacích mohou zaměstnancům nastavovat telefonní čísla, čísla kanceláří, e-mailové adresy a případně nastavovat adresu pracoviště. V kapitole Správa ePrůzkumu je popsána aplikace k sestavování a správě anket elektronického průzkumu. Popsán je i způsob tvorby jednotlivých otázek, které lze při tvorbě anket použít. Kapitola Správa karet je věnována aplikacím pro výdej a výrobu identifikačních karet používaných na SPU. Některé části jsou určeny provozním pracovníkům, jiné uživatelům, kteří s kartami pracují (především systémový integrátoři a studijní referentky). Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů

7

1 Helpdesk pro UIS Helpdesk pro UIS umožňuje přehledně spravovat portál uživatelské podpory. Je nástrojem pro sběr a monitoring uživatelem hlášených požadavků, poruch apod. (v textu je používáno společné označení – požadavek). Součástí evidence požadavků je evidence průběhu jejich řešení a výsledků. Helpdesk je napojen na univerzitní poštovní systém, prostřednictvím kterého jsou automaticky zasílány upozorňující e-maily osobám zapojeným do řešení problému. Základem celého systému jsou tzv. kanály, které slouží k zadávání požadavků. Toto rozdělení umožňuje rozdělit uživatele, kteří mají do helpdesku přístup. Ať se jedná o zadavatele požadavků nebo o jejich řešitele. Dále umožňuje základní rozdělení úkolů, například požadavky na odstranění chyby, provozní požadavky, nové náměty. Oprávnění jsou stanovovány pro jednotlivé kanály a osoby.

1.1 Funkce a uživatelská nastavení helpdesku Následující výčet popisuje jednotlivé kroky v helpdesku od vložení požadavku až po jeho ukončení a vzájemnou akceptaci uživatelem a řešitelským týmem. 1. Uživatel zadá požadavek do kanálu helpdesku. 2. Správce kanálu přidělí požadavek řešiteli, ihned jej vyřeší a ukončí, nebo jej odmítne. 3. Řešitel na požadavku pracuje sám nebo s dalšími řešiteli. Názory a postup řešení je zaznamenáván v komentářích, které může sledovat i zadavatel požadavku. 4. Řešitel se domnívá, že je požadavek splněn. K požadavku vloží závěr řešení a podá návrh k akceptaci. Zadavatel je s řešením spokojen a akceptaci potvrdí. Pokud není spokojen, výsledek neakceptuje a tím vrátí požadavek k dořešení. 5. Po akceptaci požadavku zadavatelem následuje akceptace osobou řešitelského týmu s rolí AC (viz strana 11). I tato osoba může vrátit požadavek k dořešení. V průběhu řešení požadavku jsou helpdeskovým systémem zasílány automatické e-maily zadavateli a řešitelům požadavku. V předmětu e-mailu je uveden řetězec „Helpdesk (zkratka označující helpdeskový kanál): operace – název požadavku“, například e-mail s předmětem „Helpdesk (uis-provoz): Řešitel požadavku – Profilové předměty“ informuje o tom, že uživatel byl stanoven řešitelem požadavku v helpdeskovém kanálu uis-provoz, název požadavku je Profilové předměty. E-maily se zasílají v následujících případech:

9

1 HELPDESK PRO UIS

Obrázek 1

Přehled kanálů helpdesku

Akce Požadavek zadán Požadavek nebyl řešiteli přidělen Požadavek zadavatelem smazán Požadavek administrátorem smazán Požadavek administrátorem zamítnut Odpovědnost k požadavku nastavena Řešitel požadavku nastaven Řešitel požadavku zrušen Řešitelem navržena akceptace Řešitelem zrušena akceptace Zadavatelem potvrzena akceptace Požadavek nebyl akceptován ani ukončen Komentář vložen nebo změněn 10

E-mail zaslán osobám v eskalačním řetězci (strana 13) osobám v eskalačním řetězci administrátorovi kanálu zadavateli požadavku zadavateli požadavku vychází z preferencí (strana 11) řešiteli požadavku zrušenému řešiteli požadavku zadavateli požadavku zadavateli požadavku řešitel s rolí AC (strana 11) řešiteli požadavku vychází z preferencí

1 HELPDESK PRO UIS

Automatické zasílání některých typů informací z helpdesku lze ovlivnit preferencemi. Nastavují se v aplikaci Preference, na niž je odkaz umístěn v nápovědném textu nad seznamem kanálů (obr. 1). Nastavení se provádí pro celý helpdesk. • Zasílání e-mailu o změnách v komentářích požadavku – primárně je nastaveno na neinformovat. Je možné zvolit zasílání informací o všech požadavcích, o mnou zadaných požadavcích, mnou řešených požadavcích nebo mnou řešených a odpovědných požadavcích. Zvolit lze pouze jednu variantu. • Zasílání e-mailu o odpovědných požadavcích v helpdesku – pokud bude označena možnost „ano“, pak budou zasílány informace o všech požadavcích s přidělenou odpovědností. • Zasílat v e-mailu o akceptaci řešení vašeho požadavku úplnou historii – pokud bude označena možnost „ano“, pak bude zpráva o akceptaci požadavku doplněna o celou historii řešení daného požadavku, tj. bude obsahovat zadání požadavku a všechny komentáře.

1.2 Seznam uživatelských rolí v helpdesku Uživatelská role poskytuje uživateli práva k příslušné aplikaci a povoluje mu tak provádět určitou sadu operací v rámci konkrétního kanálu. Osobě, která založí helpdeskový kanál, je automaticky přidělena role administrativy (správa kanálu). Správce kanálu dál definuje jeho uživatele a uživatelům role. Přiděluje se taková kombinace rolí, aby uživatelům umožňovala provádět potřebné úkony. Helpdesk rozlišuje několik uživatelských rolí, jejichž význam je následující: Správa kanálu (administrativa) – uživatelé s touto rolí mohou jako jediní provádět nastavení kanálu, tj. nastavovat uživatele a jejich role, sestavovat eskalační řetězec, definovat důvody odmítnutí požadavků, stanovovat kategorie požadavků, a bez udání důvodu mohou požadavek zrušit (i v průběhu jeho řešení). Akceptace řešení – role umožňuje provést akceptaci požadavku, který akceptoval zadavatel úkolu. Dohled nad plněním problému – role umožňuje pouze sledovat plnění požadavků, tj. sledovat komentáře k řešení požadavku. Odmítnutí požadavku – ve fázi přidělování požadavků mohou uživatelé s touto rolí požadavek odmítnout. Přiřazování problémů – uživatelé s touto rolí rozdělují požadavky jejich řešitelům. Řešení problémů – uživatelé s touto rolí se stávají řešiteli požadavků nebo odpovědnou osobou. Komentátor – role umožňuje k řešeným požadavkům vkládat komentáře, aniž by uživatelé byli řešiteli požadavků. Zadávání problémů – role umožňuje uživatelům pouze zadávat nové požadavky.

1.3 Kanály helpdesku Na obrázku 1 je uveden přehled kanálů helpdesku. Každý uživatel vidí pouze kanály, ve kterých mu byla přidělena nějaká role, minimálně role „dohled nad plněním problémů“ . V seznamu jsou rovněž zobrazeny virtuální kanály založené uživatelem. Do kanálu se vstupuje přes ikonu . Další ikony v tabulce slouží jako rychlé odkazy do často používaných aplikací zvoleného kanálu: Zadat požadavek – formulář pro zadání požadavku do zvoleného kanálu. Více o aplikaci Zadání nového požadavku na straně 16. 11

1 HELPDESK PRO UIS

Řešené požadavky – seznam aktuálně řešených požadavků zvoleného kanálu.

Obrázek 2

Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu – individuální přidělení

Nastavení kanálu helpdesku Aplikaci Nastavení kanálu v nabídce portálu zvoleného kanálu helpdesku má přístupnou pouze správce kanálu a osoby s přidělenou rolí (správa kanálu). Umožňuje spravovat uživatele helpdeskového kanálu, jejich role, kategorie požadavků, důvody odmítnutí požadavků a eskalační řetězce. Nastavení ovlivňuje výsledný efekt používání helpdeskového kanálu, a proto je velice důležité jej provést ihned po založení kanálu. Řešitelé a dohled – aplikace umožňuje individuálně nebo hromadně nastavit uživatele helpdeskového kanálu a přidělit oprávnění (řešitele, pozorovatele, zadavatele požadavků apod.). • Individuální přidělování uživatelů probíhá přes dohledávací pole umístěné pod seznamem již přidělených uživatelů (obr. 2). Dohledané osobě je nutné ihned přidělit alespoň jednu roli, která osobě přidělí oprávnění k příslušným aplikacím helpdesku. Pokud role není přidělena, nebude osoba po opuštění aplikace uložena do seznamu uživatelů kanálu. Role se přidělují postupným označením polí ve sloupcích, které odpovídají přidělovaným rolím. Seznam rolí je uveden pod tabulkou s uživateli a jejich význam je popsán na straně 11. Přidělení rolí je nutné potvrdit tlačítkem Uložit změny . Uživatel se z kanálu 12

1 HELPDESK PRO UIS

Obrázek 3

Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu – hromadné přidělení

odebere odebráním všech udělených rolí, tj. odznačí se všechny checkboxy v tabulce a tento nový stav se uloží tlačítkem Uložit změny . • Hromadné přidělování uživatelů probíhá přes parafikátor nebo kvalifikátor (parametrický kvalifikátor), který umožňuje přidělit obecnou skupinu uživatelů (nebo blíže specifikovanou jedním parametrem), která je v každém okamžiku aktuální (obr. 3). Skupině je nutné ihned přidělit alespoň jednu roli ze stejného důvodu jako u individuálního přidělování uživatelů a stejným způsobem se také skupina uživatelů odebírá. Kategorie – aplikace umožňuje tvorbu číselníku kategorií požadavků, ze kterého volí zadavatel při zakládání požadavku. Nová kategorie se přidá výběrem požadované položky v nabídce Kategorie a stisknutím tlačítka Přidat (obr. 4). Správu nabídky zajišťují uživatelé s oprávněním helpdesk-k v aplikaci Správa kategorií pro Helpdesk. Seznam kategorií dostupných v daném kanále helpdesku poskytuje přehledová taa ve sloupci Poř. měnit pořadí, ve kterém se mají bulka, kde lze pomocí šipek kategorie uživatelům nabízet. Pomocí ikony ve sloupci Ozn. je možné vybranou kategorii označit a stisknutím tlačítka Odebrat označené ze seznamu odebrat. Odebrat lze pouze takovou kategorii, do které nebyl v daném kanálu zařazen žádný požadavek. Jakmile je daná kategorie alespoň jednou použita, nelze ji smazat. Důvody odmítnutí – aplikace umožňuje evidenci číselníku důvodů, které udává správce kanálu při zrušení nebo odmítnutí požadavku. Nový důvod odmítnutí se přidá přes pole Název (obr. 5). Seznam důvodů je řazen abecedně. Jakmile je daný důvod alespoň jednou použit, nelze jej smazat. Eskalace – principem eskalace je maximální kontrola nad rozdělováním požadavků, resp. cílem je rozdělení požadavků ke zpracování v co nejkratším časovém úseku. 13

1 HELPDESK PRO UIS

Obrázek 4

Obrázek 5

Nastavení kategorií požadavků

Nastavení důvodů zamítnutí požadavku

Od okamžiku zadání požadavku je počítána doba do první reakce – přidělení úkolu. Jakmile do určité doby pověřená osoba úkol nepřidělí žádnému řešiteli ani jej nevyřeší, je automaticky zaslána informativní zpráva (eskalace úkolu) určeným osobám. Když tyto osoby nezajistí přidělení požadavku některému řešiteli, je zaslána další eskalační zpráva dalším určeným osobám. V aplikaci Eskalace se nastavují osoby, kterým jsou zasílány eskalační e-maily, a hodinové rozdíly mezi zasílanými eskalačními e-maily (tzv. odstup). Seznam osob a časových rozdílů je označován jako eskalační řetězec. V eskalačním řetězci mohou být zařazeni jak jednotlivé osoby, tak pomyslné skupiny osob.

14

1 HELPDESK PRO UIS

Nastavení eskalačního řetězce probíhá přes formulář (obr. 6), ve kterém se dohledá osoba a přidělí se jí časový odstup. Seznam osob lze řadit klikáním na ikony a . Pořadí osob v eskalačním řetězci je důležité. Podle daného pořadí se rozesílají e-maily. Časový odstup pro konkrétní osobu se počítá jako součet časových odstupů osob uvedených v seznamu nad touto konkrétní osobou. Pokud má být eskalační e-mail zaslán více osobám (skupině) v jednotlivém okamžiku, musí být dodrženy následující body: 1. Členové skupiny musí být uvedeni v seznamu za sebou. 2. První člen skupiny má nastaven počet hodin odstupu od předchozího člena eskalačního řetězce. 3. Ostatní členové skupiny mají nastaven odstup na nula hodin. Eskalační řetězec se zobrazuje všem uživatelům kanálu v záložce Základní údaje.

Obrázek 6

+

Nastavení eskalačního řetězce

Autopřidělování – aplikace umožňuje zaevidovat jednu osobu, které budou automaticky přidělovány nové požadavky. Současně je nastavena jako odpovědná osoba. Osobu lze odebrat a následně přidělit jinou. Základní údaje o kanálu helpdesku Aplikace Základní údaje přehledně zobrazuje popis zvoleného kanálu, jméno správce kanálu, eskalační řetězec a statistiku požadavků (počet monitorujících pracovníků, celkový počet požadavkům, počet ukončených a neukončených požadavků atd.).

15

1 HELPDESK PRO UIS

Zadání nového požadavku Aplikace Zadání nového požadavku slouží ke vkládání nových požadavků. Kromě popisu problému může být součástí požadavku odkaz na aplikaci a soubor s přílohou. Požadavek se zakládá přes formulář na obrázku 7, vložení požadavku se musí potvrdit tlačítkem Zadat požadavek . Význam položek formuláře: • Název – název vystihující problém uživatele. • Popis – popis problému uživatele. • URL – odkaz na aplikaci, která je předmětem šetření. Podle nastavení kanálu může být odkaz povinný, ale i přes tuto podmínku lze požadavek vložit i bez odkazu. Kliknutím na URL, které je součástí požadavku, se otevře příslušná stránka. • Priorita – vyjadřuje prioritu řešení podle pocitu zadavatele požadavku. • Kategorie – vyjadřuje oblast problému a její zadání slouží k prvotnímu třídění požadavků. Nastavení kategorie není povinné, zjednodušuje však správci kanálu rozhodování při přidělování požadavku řešiteli. • Příloha – může upřesnit problém. Přílohou může být jeden nebo více souborů (max. 3 na osobu) do velikosti 10 MiB a může obsahovat například screenshot obrazovky aplikace, směrnici. Příloha není povinná. Přílohu lze přidat nebo změnit i později během řešení problému. O vložení nové nebo dodatečné přílohy jsou uživatelé informováni e-mailem. Počet vkládaných příloh ovlivňuje vývojový tým (nastavuje se v řízení instalací). Přehled mých požadavků Aplikace Přehled mých požadavků obsahuje seznam požadavků založených uživatelem. Umožňuje sledovat stav požadavků, včetně komentářů. Seznam lze omezit podle jeho řeěitelů, stavu, priority a kategorie – volbu je nutné potvrdit tlačítkem Omezit (obr. 8). Vybrané sloupce přehledu požadavků je možné zobrazit nebo naopak skrýt pomocí odkazů umístěných nad tabulkou, přičemž nastavení je ukládáno v uživatelském profilu a sdíleno mezi jednotlivými kanály helpdesku, včetně virtuálních. S požadavky lze provádět následující operace: Detaily – kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti o požadavku, včetně zadaného URL. Kliknutím na URl se otevře příslušná stránka. Komentáře k požadavku – kliknutím na ikonu se zobrazí formulář k vložení komentáře. Text vepsaný do pole se uloží tlačítkem Přidat komentář nebo tlačítkem Přidat komentář a vrátit se na seznam , které slouží k uložení formuláře a návratu zpět k seznamu požadavků. Řešitelé mohou současně s komentářem vkládat hodinovou náročnost úkolu nebo se přepnout na provozní informace k požadavku či změnu jeho stavu (správce helpdesku se může navíc přepnout na editaci nebo změnu stavu požadavku). Komentáře si mezi sebou mohou psát jednotliví řešitelé daného požadavku, případně zadavatel úkolu. U jednotlivých komentářů se zobrazuje jméno autora, datum, hodina vložení příspěvku a ikona pro stažení uložené přílohy. Posledně vložený komentář lze opravit. Řešitelům je informace o vložení nového komentáře automaticky zasílána e-mailem i s URL adresou na požadavek v helpdesku. Export do RTF – kliknutím na ikonu se zobrazí celá historie požadavku, včetně komentářů v textové podobě pro další využití. Text se automaticky otevře v produktu MS Word.

16

1 HELPDESK PRO UIS

Obrázek 7 Zadání nového požadavku

Odsouhlasení požadavku – ikona je zobrazena od okamžiku, kdy řešitel označí požadavek za zpracovaný a požaduje jeho akceptaci a následné ukončení. Úkol je možné akceptovat (ukončit), nebo vrátit k doplnění. Editace požadavku – změny v požadavku lze provádět do doby, než je přidělen řešiteli. Změnit přílohy – autor a řešitelé požadavku mohou v průběhu řešení vkládat nové přílohy. Součet velikostí všech vložených souborů nesmí překročit celkovou kvótu 10 MiB a zároveň je omezen počet vložených souborů na max. 3 na osobu. Přílohy, které autor vložil, může zároveň i odstranit. Přílohy vložené ostatními uživateli smazat nelze. * – Smazat požadavek – požadavek lze smazat do doby, než je přidělen řešiteli. Požadavek se označí ve sloupci Ozn. a stiskne se tlačítko Zrušit požadavek . Ve sloupci Příznak je barevnou ikonou znázorněn stav požadavku (např. nabízen k ukončení) nebo jeho změna (např. v jeho komentáři). Kliknutím na ikonu se některé příznaky přestanou zobrazovat. Legenda vysvětlující jednotlivé ikony stavu, priorit a operací se zobrazí

^ 17

1 HELPDESK PRO UIS

kliknutím na odkaz Legenda umístěný pod seznamem požadavků.

Obrázek 8

Přehled mých požadavků

Přidělování požadavků řešitelům Aplikace Přidělování požadavků obsahuje všechny, které doposud nebyly přiděleny žádnému řešiteli. Umožňuje přidělení jednotlivých požadavků řešitelům. Aplikace je zobrazena uživatelům s rolí S (přiřazování problémů). Do aplikace existuje rychlý vstup ze seznamu kanálů (viz obr. 1) kliknutím na uvedený počet nepřidělených požadavků – sloupec Nepřiděleno. U každého požadavku je uvedena sada ikon: Detaily – kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti požadavku, včetně URL a tlačítek: Přidělit požadavek – kliknutím na tlačítko se zobrazí formulář pro přidělení požadavku, jehož součástí jsou podrobnosti o požadavku, menu pro zvolení kategorie požadavku, úrovně závažnosti, osobu, která bude mít za řešení požadavku odpovědnost, dále seznam řešitelů kanálu, ze kterého lze označením zvolit libovolný počet osob pro řešení požadavku, a pole pro vepsání komentáře. Po vyplnění a uložení formuláře je požadavek přidělen k řešení. Pokud není přidělen řešitel, automaticky je jako řešitel nastavena osoba zodpovědná za požadavek. Řešitele lze zpětně měnit (odebírat, přidávat) přes provozní informace požadavku (viz strana 21). Odmítnout požadavek – kliknutím na tlačítko se zobrazí podrobnosti o požadavku, menu pro zvolení důvodu odmítnutí a pole pro případné vepsání slovního vyjádření. Důvod i vyjádření se zobrazí autorovi požadavku. Po uložení důvodu je požadavek bez řešení přeřazen do historie. Požadavek vyřešen – kliknutím na tlačítko se zobrazí podrobnosti o požadavku a formulář pro zvolení kategorie, závažnosti, odpovědnosti, pro označení řešitelů a vložení závěru. Po vyplnění formuláře se požadavek tlačítkem Ukončit požadavek označí za vyřešený. Přidělit – kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro přidělení požadavku konkrétním řešitelům (viz výše). Odmítnout – kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro odmítnutí požadavku a vložení důvodu odmítnutí (viz výše). Vyřešeno – kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro označení požadavku za ukončený s vložení závěru o řešení (viz výše). 18

1 HELPDESK PRO UIS

Obrázek 9

Přidělování požadavků řešitelům

Příloha – ikona se zobrazuje v případě, že je k požadavku přiložen soubor (text, obrázek apod.). Kliknutím na ikonu se soubor otevře. Pro úspěšné otevření přílohy je nutné mít nainstalovaný potřebný SW. Řešené požadavky v kanálu helpdesku Aplikace Řešené požadavky obsahuje seznam požadavků, kterým byl přidělen řešitel a které doposud nebyly ukončeny a akceptovány. Seznam lze omezit podle odpovědnosti, řešitele, kategorie řešení, stavu požadavku a priority řešení. Vybrané sloupce přehledu požadavků je možné zobrazit nebo naopak skrýt pomocí odkazů umístěných nad tabulkou, přičemž nastavení je ukládáno v uživatelském profilu a sdíleno mezi jednotlivými kanály helpdesku, včetně virtuálních. Tabulku lze kliknutím na název sloupce seřadit

19

1 HELPDESK PRO UIS

podle závažnosti, priority a data zadání požadavku. Dále je možné seznam exportovat do MS Excel nebo vygenerovat výkaz do MS Excel. Význam jednotlivých sloupců seznamu: Ozn. – správce kanálu může kterýkoliv požadavek označit a následně tlačítkem Odstranit označené požadavky zrušit bez udání důvodu. Zrušené požadavky jsou k dohledání v záložce Historie. Sled. – ikona ve sloupci Sledované umožňuje označit požadavek za sledovaný – . . Všechny požadavky jsou implicitně označené jako nesledované – Přízn. – ikona ve sloupci Příznak vyjadřuje změny, které byly provedeny v průběhu řešení požadavku. Příznak je reprezentován jednou nebo více ikonami. Příznak změ, ny v komentářích nebo v provozních informacích lze zrušit kliknutím na ikonu resp. . Ikona informuje o předání požadavku k akceptaci. Kliknutím na ikonu je požadavek o akceptaci zrušen. Ostatní ikony nemají žádnou funkci, mají pouze informativní charakter. Název požadavku – název určil autor požadavku, nelze jej změnit.

Obrázek 10

Řešené požadavky v kanálu helpdesku

Kat. – text vyjadřující kategorii požadavku, kterou určil autor požadavku. Kategorii může změnit uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Číselník kategorie sestavuje správce kanálu v záložce Nastavení kanálu. Termín řešení – obsahuje datum, prostřednicvím kterého je řešitel infomován o termínu, do kdy by měl být požadavek vyřešen. Slouží pouze jako informativní údaj. Termín je možné vkládat a editovat v informacích o požadavku. Stav – ikony představující stav zpracování požadavku se mění automaticky v závislosti na provedených operacích během řešení požadavku. Správce kanálu může stav měnit přes nabídku, která se zobrazí kliknutím na ikonu ve sloupci Stav. Záv. – ikony ve sloupci Závažnost představují důležitost s jakou se k řešení požadavku musí při jeho řešení přistupovat. Závažnost určuje autor požadavku, změnit ji může uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později přes v seznamu řešených požadavků. ikonu Prior. – ikony ve sloupci Priorita doporučují pořadí řešení jednotlivých požadavků v rámci daného kanálu helpdesku. Prioritu určuje autor požadavku.

20

1 HELPDESK PRO UIS

Řešitelé – sloupec obsahuje jména uživatelů, kterým byl požadavek přidělen k řešení. Řešitele k požadavku přiděluje uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později může skladbu řešitelů upravit přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Odp. – sloupec obsahuje jméno uživatele, kterému byla k požadavku přidělena odpovědnost. Odpovědnost přiděluje uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce v sePřidělování požadavků, později může odpovědnou osobu změnit přes ikonu znamu řešených požadavků. Příl. – ikony ve sloupci Příloha značí, že součástí požadavku je dokument doplňující informace k problému. Ikona obsahuje označení typu souboru. Kliknutím na ikonu se soubor otevře. K úspěšnému otevření souboru je nutné mít nainstalovaný odpovídající SW. Příloha nemusí být součástí požadavku. Změnit přílohy – zadavatelé požadavku nebo jejich řešitelé mohou v průběhu řešení vkládat nové přílohy, opět jsou limitován jejich počtem a velikostí. Odstranění přílohy je dostupné pouze uživateli, který tuto přílohu vložil, ostatní uživatelé cizí přílohu smazat nemohou. Operace – význam operací, které lze s aktuálně řešeným požadavkem provádět: Komentáře k požadavku – přes ikonu mohou jednotliví řešitelé daného požadavku, případně zadavatel úkolu vkládat komentáře k řešení úkolu. Více o komentářích na straně 16. Provozní informace – přes ikonu je možné o požadavku získat informace provozního charakteru, jako je: • seznam řešitelů – informace o tom, kdo a kdy řešitele určil, řešitele lze ze seznamu odebírat a do seznamu přidávat. • průběh řešení požadavku – informace o tom, kdy byl požadavek zadán a s jakými původními údaji, kdo a kdy požadavek přidělil, kdo a kdy přidal komentář, kdy byl podán požadavek na akceptaci, kdy bylo ukončení požadavku akceptováno apod. Pod provozními požadavky je uveden odkaz přechod na komentáře k požadavku. Kliknutím na něj se zobrazí vložené komentáře k řešení požadavku. Export do RTF – kliknutím na ikonu se zobrazí celá historie požadavku, včetně komentářů v textové podobě pro další využití. Text se automaticky otevře v produktu MS Word. Příloha – ikona se zobrazuje v případě, že je k požadavku přiložen soubor (text, obrázek apod.). Kliknutím na ikonu se soubor otevře. Pro úspěšné otevření přílohy je nutné mít nainstalovaný potřebný SW. Návrh na ukončení požadavku – ikona umožňuje podat návrh na ukončení požadavku. Návrh může podat řešitel, odpovědná osoba nebo uživatel helpdesku s rolí AC (akceptace řešení). V návrhu na ukončení se vyplní závěr k požadavku (je povinnou položkou, bez něj nelze požadavek navrhnout na ukončení), jeho náročnost v hodinách, počet hodin účtovaných zákazníkovi, počet konzultačních hodin, stručný popis úkonu pro evidenci (vyplňuje se v případě, že původní název požadavku je nevhodný nebo zavádějící) a poznámka pro osobu evidující požadavky. Potvrzení ukončení požadavku – ikona slouží k ukončení požadavku. Ukončení může potvrdit uživatel s rolí AC, ale pouze u požadavku, který byl odsouhlasen zadavatelem požadavku. Ukončený požadavek je automaticky zařazen do záložky Historie.

21

1 HELPDESK PRO UIS

Upravit – upravit údaje požadavku, jako jsou změna kategorie, závažnosti, termín řešení a odpovědná osoba, může uživatel s přidělenou rolí A – správa kanálu nebo S – přiřazování problémů. Zadáno – datum zadání požadavku. Zadal – jméno autora požadavku. Kliknutím na jméno se zobrazí základní údaje o autorovi uvedené ve stránce Lidé na SPU.

^

Legenda vysvětlující jednotlivé ikony stavu, priorit a operací se zobrazí kliknutím na odkaz Legenda umístěný pod seznamem požadavků.

Obrázek 11

Historie požadavků kanálu helpdesku

Historie požadavků kanálu helpdesku Aplikace Historie obsahuje vyřešené, odmítnuté a odstraněné požadavky. Seznam lze omezit podle způsobu řešení požadavků, kategorie, do které byly požadavky zařazeny, stavu požadavku a doby řešení (za poslední týden, za poslední rok apod.). Seznam požadavků lze kliknutím na název sloupce seřadit podle závažnosti, priority, data zadání nebo data ukončení požadavku. Pro každý požadavek lze zobrazit podrobnosti řešení, jeho řešitele, odpovědnou osobu, komentáře, provozní informace (kdy, kdo a co s požadavkem provedl). Dále je možné veškeré informace o požadavku exportovat ve formátu RTF a dále zpracovávat například v MS Word. Vyhledávání požadavků Aplikace Vyhledávání umožňuje vyhledávat požadavky podle názvu, podle textu v popisu požadavku, v komentáři nebo v závěru. Vyhledávání je přístupné osobám s rolí A (správce kanálu), U (řešení problémů), M (dohled nad plněním problému), AC (akceptace řešení). Vyhledávání probíhá ve všech požadavcích všech kanálů bez ohledu na jejich stav řešení požadavku, včetně historických požadavků. Do vyhledávacího pole se vepíše celé slovo, podle kterého se má záznam dohledat, nebo část slova doplněný znakem *. Například pro řetězec „tex*“ budou dohledány evidované požadavky, ve kterých budou uvedena slova jako text, textový, textu apod. Dohledáno může být více požadavků (obr. 12), které vyhověly zadanému řetězci. Jejich seznam lze omezit na požadavky právě řešené, vyřešené, ukončené nebo odmítnuté. Pro zvolený požadavek je možné zobrazit jeho podrobnosti a textový soubor obsahující veškeré evidované údaje o požadavku. Soubor se po kliknutí na ikonu otevře v MS Word.

22

1 HELPDESK PRO UIS

Obrázek 12

Vyhledávání požadavků

Statistika požadavků Aplikace Statistika požadavků obsahuje statistické údaje zvoleného kanálu rozdělené podle časových období (za poslední den, týden, měsíc, rok a celkový počet, případně zvolené časové období) a zadavatelů. Dostupná je uživatelům s rolí A (správce kanálu) a AC (akceptace řešení). Statistika dle času – v tabulce na obrázku 13 jsou zobrazeny počty nově vložených a ukončených požadavků a spotřebovaných hodin za různá časová období. Pro stejná časová období je uvedena hodinová náročnost pro řešení uvedených typů požadavků. Kromě nabízených časových období lze zvolit i vlastní časový interval, pro něhož se údaje zobrazí v dalším sloupci s názvem Interval (například na obr. 13 ). V případě, že bude do formuláře zadáno pouze datum „od“, pak budou do statistiky zahrnuty požadavky od zadaného do aktuálního data, pokud bude vloženo pouze pole „do“, budou zahrnuty všechny požadavky až do zadaného data. Kliknutím na číselnou hodnotu se zobrazí seznam odpovídajících požadavků. Statistika dle zadavatelů – v tabulce na obrázku 13 jsou zobrazeny počty požadavků za různá časová období od jednotlivých uživatelů kanálu. Zobrazují se uživatele, kteří do zvoleného kanálu helpdesku vložili alespoň jeden příspěvek. Stejně jako v předešlé statistice lze zvolit vlastní časový interval a zobrazit seznam požadavků odpovídající zvolenému časovému období. Kliknutím na jméno autora požadavku se otevře jeho osobní stránka v aplikaci Lidé na SPU. Pokud uživatel v daném časovém období nevložil žádný požadavek, pak je uvedena nula. Ve sloupci Celkem, je uveden celkový počet požadavků vložených zvoleným uživatelem.

1.4 Správa virtuálních helpdeskových kanálů Aplikace Správa virtuálních helpdeskových kanálů, která je přístupná z přehledu kanálů a požadavků a také z preferencí uživatele, umožňuje spravovat tvz. virtuální kanály helpdesku. Virtuální kanál je fakticky neexistující kanál sdružující požadavky z jednoho 23

1 HELPDESK PRO UIS

Obrázek 13

Obrázek 14

Statistika požadavků kanálu dle času

Statistika požadavků kanálu dle zadavatelů

či více reálných helpdeskových kanálů a každý uživatel helpdesku si jich může založit prakticky libovolný počet dle svých potřeb. S virtuálními kanály se pracuje stejně jako s reálnými kanály, pouze je třeba si uvědomit, že agregují požadavky a jejich atributy z jednotlivých reálných kanálů. Rovněž pro virtuální kanály nejsou dostupné některé funkce jako například Nastavení kanálu, Statistika nebo Historie. Nový virtuální kanál se založí přes formulář na obrázku 15, kde se vyplní název virtuálního kanálu a následně se zvolí reálné kanály, které mají být do virtuálního kanálu zařazeny. Přehled všech virtuálních kanálu, které má uživatel vytvořeny je zobrazen v přehledové tabulce, kde je možné jednotlivé virtuální kanály mazat jejich označením ve sloupci Upravit. a stisknutím tlačítka Odebrat nebo editovat kliknutím na ikonu

1.5 Zakládání kanálů helpdesku Kanály helpdesku se zakládají v aplikaci Zakládání kanálů helpdesku, která je umístěna v nabídce Provoz systému. Aplikace je přístupná pouze uživatelům s právem „helpdeska“. Více informací o zakládání helpdeskových kanálů naleznete v 18. svazku dokumentace UIS – Provoz.

24

1 HELPDESK PRO UIS

Obrázek 15

Nastavení virtuálních kanálů

25

2 Portál člena orgánu Aplikace Portál člena orgánu je přístupná každému, kdo je členem některého univerzitního nebo fakultního orgánu a jeho členství je zaevidováno v UIS. Funkce některých aplikací portálu se může lišit podle role v orgánu, například předseda může plánovat jednání, člen si plánovaná jednání může pouze prohlížet. Evidenci orgánů a jejich členů provádí systémový integrátor univerzity nebo fakulty. V úvodní obrazovce je uveden přehled orgánů, kterých je uživatel členem. Historická členství se zobrazí tlačítkem Historické členství . Další informace o orgánu, jako seznam členů, termíny plánovaných jednání, zápisy apod. lze získat kliknutím na ikonu (obr. 16).

Obrázek 16

Portál člena orgánu

2.1 Členové orgánu Aplikace Členové zobrazuje přehled současných členů orgánu (obr. 17). Kliknutím na jméno je možné zobrazit informace o jejich osobě zveřejněné v aplikaci Lidé na SPU Seznam obsahuje i externí členy z jiných škol, uvedeno je však pouze jejich jméno, role a termín jejich členství. Uvedeným členům je možné zaslat e-mail: • individuální – kliknutím na ikonu ve sloupci E-mail se otevře aplikace Poštovní schránka s formulářem pro sepsání a odeslání e-mailové zprávy, vyplněna je adresa zvolené osoby; • vybraným členům – označením checkboxu ve sloupci Ozn. se zvolí osoby, kterým bude zpráva adresována, a stisknutím tlačítka Zaslat e-mail všem označeným se otevře formulář pro sepsání a odeslání zprávy, seznam příjemců je sestaven z označených osob; • všem členům – stisknutím tlačítka Zaslat e-mail všem členům se otevře formulář pro sepsání a odeslání zprávy, seznam příjemců je sestaven ze všech členů orgánu. ve sloupci Rozvrh je možné zobrazit aktuální rozvrh výuky člena Přes ikonu orgánu. 27

2 PORTÁL ČLENA ORGÁNU

Obrázek 17

Obrázek 18

Členové orgánu

Plánovaná jednání orgánu

2.2 Plánovaná jednání orgánu Aplikace Plánovaná jednání umožňuje plánovat jednání orgánu. Součástí plánu může být soubor s programem. Plán je zobrazen všem členům orgánu. Pokud je přiložen program jednání, lze jej otevřít kliknutím na ikonu ve sloupci Program. Nový plán může přidat předseda nebo tajemník orgánu přes formulář na obrázku 18. Vybraná jednání, která ještě neproběhla, je možné smazat tlačítkem Odebrat označené jednání . Historická jednání lze dohledat v záložce Historie.

28

2 PORTÁL ČLENA ORGÁNU

2.3 Přehled historických členů a jednání Aplikace Historie zobrazuje přehled členů, jejichž členství již bylo ukončeno, bez ohledu na to, zda se jednalo o interní nebo externí členy. Dále zobrazuje přehled historických jednání. Tato jednání byla plánována v aplikaci Plánovaná jednání.

Obrázek 19

Přehled historických členů a jednání

2.4 Zápisy Aplikace Zápisy je vstupem do složky Dokumentového serveru, ve které je možné uchovávat soubory se zápisy. Do složky lze vstoupit i z aplikace Dokumentový server. Složka je umístěna v hlavní složce univerzity nebo fakulty ve složce s názvem Orgány univerzity apod. Správcem složky orgánu je jeho předseda. Má tedy ke složce přiděleno právo Super a může vkládat dokumenty, zakládat podsložky apod. Tajemník orgánu má přiděleno právo Zakládání a mimo jiné může také vkládat dokumenty. Podrobný popis práv a funkce Dokumentového serveru je uveden v 11. svazku dokumentace UIS – Osobní management.

29

3 Portál pracovních příležitostí Portál pracovních příležitostí má sloužit ke snazší a hlubší spolupráci partnerských organizací (dále jen společností) s pracovišti univerzity a studenty a absolventy SPU. Aplikace Portál pracovních příležitostí umožňuje registraci společností, které mají o spolupráci zájem, jejich správu, dále poskytuje přístup správcům registrovaných společností, evidenci nabídek pracovních pozic (praxe, brigáda, částečný úvazek při studiu atd.), přístup studentům ke zveřejněným informacím společností včetně jejich nabídek. Novou společnost lze zaregistrovat přes formulář (obr. 27), který je dostupný z veřejného portálu UIS v aplikaci Nabídky spolupráce. Registrace probíhá ve více krocích. V prvním kroku se vyplní formulář a po jeho uložení se odešle kontrolní zpráva na uvedenou e-mailovou adresu zástupce společnosti. Ve druhém kroku musí zástupce společnosti potvrdit přijetí zprávy kliknutím na odkaz, jež je součástí zprávy. Třetím krokem je potvrzení registrace pracovníkem fakulty (správcem Portálu pracovních příležitostí), čímž je zástupci společnosti uvedenému ve formuláři založen externí poměr na univerzitě, zřízen přístup do UIS a odeslán automatický e-mail s loginem (heslo se neposílá). Zástupce společnosti se nyní může přihlásit do Osobní administrativy UIS pomocí hesla zadaného do registračního formuláře a v aplikacích Portálu pracovních příležitostí může zkontrolovat a upravit údaje evidované o společnosti, zaevidovat další osoby, které budou společnost zastupovat, zobrazit seznam studentů zaregistrovaných v Portálu pracovních příležitostí, vložit pozice nabízené studentům, zobrazit studenty přihlášené na nabízené pozice a potvrdit nebo zamítnout jejich přihlášku. Studenti si mohou zobrazit seznam společností zaregistrovaných v Portálu pracovních příležitostí, zobrazit si jejich kontaktní údaje a nabídky, na které mohou ihned podat přihlášku a průběžně sledovat její stav. Dále mohou nastavit zobrazování preferencí týkajících se potencionálních nabídek nebo nastavit zobrazení studijních výsledků a životopisu. V kapitole jsou nejdříve uvedeny aplikace pro správu portálu, které jsou nástrojem správce, následuje popis aplikací z pohledu studenta a z pohledu společnosti nabízející spolupráci.

3.1 Správa společností Aplikace Správa společnosti, dostupná uživatelům s právem „praxe-firmy“, zobrazuje seznam společností, které projevily zájem o spolupráci se studenty a absolventy SPU nebo zatím žádají o registraci do Portálu pracovních příležitostí nebo jim byla registrace zrušena. Lze zde prohlížet podrobnosti o jednotlivých společnostech a měnit jejich stav. Seznam je možné omezit podle stavu, ve kterém se evidence společnosti nachází. Význam některých sloupců seznamu: Stav – ikona vyjadřuje stav spolupráce se společností. Kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro změnu stavu. Nejsou nabízeny všechny varianty stavů, ale jejich seznam odpovídá aktuálnímu evidenčnímu stavu společnosti. Po zvolení a potvrzení požadované akce se vypíše informace o jejím úspěšném provedení. Společnost žádá o spolupráci – zástupce společnosti vyplnil a uložil registrační formulář, e-mailová adresa nebyla doposud ověřena. Správce Portálu pracovních příležitostí nyní může potvrdit nebo zrušit registraci společnosti. 31

3 PORTÁL PRACOVNÍCH PŘÍLEŽITOSTÍ

Ověřena platnost e-mailové adresy společnosti – zástupce společnosti potvrdil spolupráci v automaticky zaslaném e-mailu a nyní čeká na potvrzení registrace. Správce Portálu pracovních příležitostí nyní může potvrdit nebo zrušit spolupráci se společností. Společnost je registrovaná – registrace společnosti je potvrzena správcem Portálu pracovních příležitostí. Správce Portálu pracovních příležitostí nyní může pouze zrušit spolupráci se společností. Společnost požaduje zrušit spolupráci – hlavní zástupce společnosti podal návrh na ukončení spolupráce s univerzitou ve své aplikaci Zrušit spolupráci (viz strana 44). Správce Portálu pracovních příležitostí nyní může zrušit nebo opět aktivovat spolupráci se společností. Společnost je zrušena – správce Portálu pracovních příležitostí zrušil spolupráci se společností, nyní může znovu potvrdit spolupráci se společností. Společnost nepotvrdila spolupráci – registrace byla zamítnuta před ověřením platnosti e-mailové adresy. Správce Portálu pracovních příležitostí nyní může vystavit požadavek na spolupráci se společností. Společnost nepotvrdila spolupráci – zástupce společnosti neodpověděl na automatický e-mail do 14 dnů od jeho doručení, žádost byla automaticky zrušena. Správce Portálu pracovních příležitostí nyní může vystavit požadavek na spolupráci se společností.

Obrázek 20

^ 32

Správa společností

Pokud správce Portálu pracovních příležitostí vystaví nový požadavek na spolupráci se společností, jejíž požadavek byl zru-


šen před ukončením procesu registrace, je společnosti zaslána zpráva k ověření e-mailové adresy. Společnost odmítla spolupráci (zrušeno referentkou) – správce portálu zrušil spolupráci se společností, nyní může vystavit nový požadavek na spolupráci se společností. Podrobnosti – zobrazují evidované údaje o společnosti, seznam aktuálních nabídek na praxi a seznam realizovaných praxí (praxe, na něž se přihlásili studenti), který lze omezit podle stavu přihlášky. Ikona u e-mailu informuje o stavu ověření adresy zástupcem společnosti, kliknutím na ověřenou adresu lze odeslat e-mail. Operace – ve sloupci jsou zobrazovány ikony umožňující správu společnosti a provádění jednotlivých operací s registrovanými společnostmi. Některé ikony jsou zobrazovány na základě stavu společnosti. Osoby – aplikace umožňuje správu osob, které mají za danou společnost přístup do Portálu pracovních příležitostí. Aplikace zobrazuje seznamy navržených, schválených a zamítnutých osob dané společnosti pro přístup do Portálu pracovních příležitostí. Osobu navrhl zástupce společnosti, správce Portálu pracovních příležitostí ji zde může schválit nebo zamítnout kliknutím na ikonu ve sloupci Schválit nebo Zamítnout. Správce portálu má rovněž možnost přidat ke společnosti nového správce. Poslat e-mail – kliknutím na ikonu lze přes Poštovní schránku UIS odeslat zprávu na evidovanou kontaktní e-mailovou adresu společnosti. Poslat znovu registrační e-mail – kliknutím na ikonu je na kontaktní e-mailovou adresu společnosti odeslán registrační e-mail s údaji pro dokončení registrace společnosti. Ikona je zobrazována pouze u společností, které projevili zájem o spolupráci, ale dosud nepotvrdili e-mailovou adresu. Hodnocení společnosti studenty – prostřednictvím této ikony lze zobrazovat dosavadní výsledky hodnocení společnosti studenty. Ikona je zobrazována pouze u společností, u kterých již některý ze studentů praxi absolvoval a tuto praxi následně ohodnotil. Editace údajů o společnosti – ikona umožňuje správci portálu upravovat evidované údaje o společnosti, které do systému vložil správce společnosti při jejím založení. U společností, které dosud nepotvrdily svoji registraci v zaslaném aktivačním e-mailu, je možné provádět i změnu údajů kontaktní osoby. Záznam o společnosti, která dosud nezadala žádnou pracovní nabídku, může správce portálu odstranit jejím označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat společnost z evidence . Provedením této operace dojde k vymazání společnosti z databáze. Zároveň jsou ukončeny externí poměry všech správců společnosti.

3.2 Praxe studentů Aplikace Praxe studentů slouží pro individuální dohledávání praxí studentů. Po zadání jména studenta a stisknutí tlačítka Dohledat se zobrazí přehled všech praxí, které jsou pro studenta evidovány. V závislosti na stavu, ve kterém se jednotlivé praxe nacházejí, jsou zobrazovány ikony ve sloupcích Hodnocení, Ukončit, a lze provádět příslušné operace. Podrobnější informace o firmě nebo pracovní pozici je možné získat po kliknutí na jméno firmy, resp. název pracovní pozice. Aplikace je dostupná uživatelům s právem „praxe-e“.

33


Obrázek 21

Praxe studentů

3.3 Správa praxí a přehled společností Aplikace Správa praxí a přehled společností poskytuje správci portálu přehled společností a jejich nabídek na spolupráci, podaných přihlášek na praxi, seznam probíhajících praxí a jejich správu, přehled ukončených praxí včetně udělených hodnocení a také seznam všech registrovaných společností. Aplikace je přístupná uživatelům s právem „praxe-e“. Nabízené praxe Záložka Nabízené praxe slouží k zobrazení přehledu všech nabídek praxí, které byly do systému zadány jednotlivými registrovanými společnostmi. Pro každou společnost je ve sloupci Praxe zobrazen celkový počet podaných přihlášek ze strany studentů, počet aktuálně probíhajících a úspěšně ukončených praxí. Po kliknutí na uvedené hodnoty se zobrazí podrobný seznam přihlášek a praxí. Prostřednictvím filtru umístěného nad tabulkou je možné výpis omezit pouze na aktuálně nabízené pozice. Přihlášky na praxe Aplikace Přihlášky na praxe poskytuje seznam všech podaných přihlášek na praxe. V seznamu jsou zobrazeny všechny aktuálně podané přihlášky čekající na schválení správci společností, a rovněž přihlášky, která byly ze strany společností zamítnuty. Pomocí filtru umístěného nad tabulkou se výpis omezí podle jednotlivých stavů přihlášky. Přihlášky schválené ze strany společnosti jsou k dohledání v záložce Probíhající praxe. Probíhající praxe Aplikace Probíhající praxe umožňuje správci Portálu pracovních příležitostí prohlížet seznam všech aktuálně probíhajících praxí studentů. Pro každou pozici je uveden název firmy, která pozici nabízí a jméno studenta, který se na tuto pozici přihlásil. Podrobnější informace o firmě nebo pracovní pozici je možné získat po kliknutí na jméno firmy, resp. název pracovní pozice. Kliknutím na příslušnou ikonu ve sloupci Ukončit je zobrazen formulář, prostřednictvím kterého může správce portálu vybranou probíhající praxi úspěšně nebo neúspěšně ukončit (obr. 22). Po zadání data ukončení a stisknutí tlačítka Ukončit praxi se zobrazí dotazník hodnocení studenta na praxi, který je nutné vyplnit a 34


uložit tlačítkem Odeslat dotazník. Ukončené praxe jsou následně k dohledání v záložce Ukončené praxe.

Obrázek 22

Ukončení probíhající praxe

Ukončené praxe V seznamu zobrazovaném v záložce Ukončené praxe jsou zahrnuty všechny absolvované praxe (úspěšné i neúspěšné). U praxí, pro které bylo vloženo hodnocení studenta, jsou zobrazovány ikony, prostřednictvím kterých lze vložené hodnocení prohlížet nebo vytisknout. Podrobnější informace o firmě nebo pracovní pozici je možné získat po kliknutí na jméno firmy, resp. název pracovní pozice. Přehled společností Seznam v záložce Přehled společností obsahuje všechny společnosti zaregistrované v Portálu pracovních příležitostí. Kliknutím na název společnosti lze získat podrobné informace o společnosti, včetně kontaktních údajů.

3.4 Zpětná evidence praxí a společností Aplikace Zpětná evidence praxí a společností, dostupná všem uživatelům s právem „praxe-e“, umožňuje zpětnou evidenci proběhlých praxí studentů, které dosud nejsou v Portálu pracovních příležitostí evidovány. Zpětná evidence praxí Záložka Zpětná evidence praxí slouží ke zpětné evidenci praxí studentů, jejich správě, vložení a tisku hodnocení. Nový záznam o praxi se přidá prostřednictvím formuláře umístěného v horní části stránky. V poli Společnost jsou nabízeny všechny společnosti registrované do Portálu pracovních příležitostí a společnosti evidované v aplikaci Zpětná

35


evidence společnosti. Praxi je možné zaevidovat jako ukončenou nebo probíhající. Pro ukončenou praxi je povinnost vyplnit datum ukončení. V tabulce umístěné pod formulářem pro založení nového záznamu je zobrazen přehled zpětně evidovaných praxí zadaných v systému. Každý řádek obsahuje informaci o stavu praxe, název společnosti a pozice, jméno praktikanta a odpovědné osoby. U ukončených praxí je zobrazeno datum ukončení, u probíhajících je ve sloupci Ukončit pro ukončení praxe. zobrazena ikona Prostřednictvím ikon ve sloupci Hodnocení je možné vkládat hodnocení studenta na praxi formou elektronického dotazníku, prohlížet zadaná hodnocení nebo je tisknout. Ikony pro práci s hodnocením jsou zobrazovány pouze u ukončených praxí. Zpětná evidence společností Záložka Zpětná evidence společností slouží ke zpětnému zaevidování společností, ve kterých realizovali studenti své odborné praxe a které zároveň nejsou zaregistrovány přímo v portálu praxí. Společnosti evidované v této aplikaci jsou nabízeny pouze v aplikaci Zpětná evidence praxí. Nová společnost se založí vyplněním připraveného formuláře a stisknutím tlačítka Přidat . Seznam všech zpětně evidovaných společností je zobrazen v přehledové tabulce. Prostřednictvím ikony ve sloupci Upravit je možné měnit evidované údaje o společnosti. Společnosti, u kterých dosud nejsou evidovány žádné proběhlé praxe, se ze seznamu odeberou označením příslušného políčka ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat .

3.5 Správa Portálu pracovních příležitostí Nastavení oznamování při událostech Aplikace Nastavení oznamování při událostech slouží ke správě zasílání e-mailových zpráv při událostech, které nastávají při práci v Portálu pracovních příležitostí. Aplikace je dostupná uživatelům s právem „praxe-a“, kteří mohou nastavovat uživatele, kterým bude oznámení zasíláno. V tuto chvíli je možné zasílání upozornění nastavit při: • registraci nové společnosti do portálu; • ukončení probíhající praxe studenta; Pomocí připraveného formuláře se nejprve dohledá uživatel, kterému má být oznámení při události zasíláno. Následně se označením příslušných políček vyberou události, při kterých bude oznámení zasláno. Nastavení se uloží po stisknutí tlačítka Přidat . Přehled všech osob, kterým je zasíláno upozornění z nějakých oblastí portálu, zobrazuje tabulka umístěná pod formulářem. Oblasti, ze kterých je upozornění konkrétnímu užive sloupci Oblasti. vateli zasíláno, je možné prohlížet a měnit po kliknutí na ikonu

3.6 Portál pracovních příležitostí z pohledu studenta Aplikace Portál pracovních příležitostí poskytuje studentům přehled společností a jejich nabídek na spolupráci, umožňuje podat přihlášku na praxi na zvolenou pozici a zveřejnit společnostem některé informace o jejich studiu a preferencích ke spolupráci. Aplikace je dostupná z Portálu studenta.

36


Podání přihlášky na praxi Přihlášku na praxi lze podat v záložkách Přehled společností a Nabízené pozice, kde je v podrobnostech o nabízené pozici umístěno tlačítko Odeslat přihlášku na praxi . Jeho stisknutím je přihláška předána zástupci společnosti k posouzení. Pokud tlačítko není k dispozici, je uveden výčet důvodů, proč se na praxi nelze přihlásit. Přehled všech přihlášek lze zobrazit v záložce Moje praxe, kde je možné přihlášku zrušit. Přihlášku může podat pouze student, který má v aktuálním studijním období zapsán předmět typu odborná praxe.

Obrázek 23

+

Přehled společností zaregistrovaných v Portálu pracovních příležitostí

Přehled společností Seznam v aplikaci obsahuje všechny společnosti zaregistrované v Portálu pracovních příležitostí (obr. 23), omezit jej lze na společnosti nabízející alespoň jednu pracovní pozici. Kliknutím na název společnosti lze získat podrobné informace o společnosti, včetně kontaktních údajů. Počet nabídek je uveden ve sloupci Poč. nab., přehled všech nabídek

37


zvolené společnosti se zobrazí kliknutím na ikonu ve sloupci Nabídky. V podrobnostech nabízené pozice je umístěno tlačítko k odeslání přihlášky, po jeho stisknutí se zájem o praxi zobrazí správci společnosti, který musí rozhodnout. Stav přihlášky na praxi je možné sledovat v záložce Moje praxe nebo přihlášku zrušit (viz strana 39). Úplný seznam nabídek všech společností lze zobrazit v aplikaci Nabízené pozice. Nabízené pozice Seznam v aplikaci obsahuje všechny pracovní nabídky společností zaregistrovaných v Portálu pracovních příležitostí (obr. 24). Nabídky lze omezit podle oborů, ve kterých společnosti působí, podle kraje, ve kterém bude probíhat výkon praxe, a také dle dostupnosti nabídky uchazeči. Kliknutím na ikonu ve sloupci Podrobné informace se zobrazí podrobnosti o pracovní nabídce a tlačítko Odeslat přihlášku na praxi pro podání přihlášky. U každé nabídky je uvedeno, o jaký typ praxe se jedná. Na nabídky typu „povinná praxe“ si může student podat přihlášku pouze tehdy, pokud má v aktuálním studijním období zapsán speciální předmět typu odborná praxe. V každém semestru, ve kterém má student předmět zapsán, může absolvovat pouze jednu praxi. Kliknutím na název společnosti se zobrazí podrobné informace o společnosti, včetně kontaktních údajů. Všechny nabídky konkrétní společnosti lze zobrazit v aplikaci Přehled společností.

Obrázek 24

38

Pozice nabízené společnostmi


Moje praxe Aplikace umožňuje zobrazit současné a proběhlé praxe, jejich zobrazení lze omezit podle stavu přihlášky. O každé pozici lze kliknutím na ikonu ve sloupci Detail zobrazit podrobnosti. U úspěšně absolvované praxe lze pomocí dotazníku ohodnotit společnost a samotnou praxi v ní. Dotazník se zobrazí po kliknutí na ikonu ve sloupci Hodnotit společnost. Přihlášky na praxi, které čekají na schválení lze zrušit tlačítkem Zrušit označené přihlášky .

Obrázek 25

Moje praxe

Nastavení životopisu a poptávky Aplikace Nastavení umožňuje nastavit informace, které se budou zobrazovat zástupcům společnosti (obr. 26): Nastavení životopisu – odkaz Vytvořit životopis vede do aplikace Životopisné údaje, kde je možné naplnit údaje, jež se budou zobrazovat v životopise. Struktura a způsob zveřejnění životopisu jsou řízeny centrálně. Nastavení poptávky – zde je možné: • zobrazovat profil společnostem – výběrem položky „ano“ bude společnostem registrovaným do Portálu pracovních příležitostí zveřejněn profil studenta. Správci společnosti pak mohou prostřednictvím aplikace Seznamy studentů (viz strana 42) prohlížet zveřejněné profily a kontaktovat studenty s nabídkou spolupráce. • zobrazit moje studijní výsledky – výběrem položky „ano“ budou společnosti zveřejněny studijní výsledky studenta ve stejné podobě, jako jsou prezentovány v aplikaci Portál studenta – E-index – Podrobný přehled za celé studium; • nastavit preferovaný obor – zvolit lze jeden nebo více oborů, které jsou pro výběr pracovní pozice upřednostňovány; • nastavit preferovaný kraj – zvolit lze jeden nebo více krajů, v nichž je požadováno získání pracovní pozice. Podle kraje si mohou společnosti vybírat studenty na nabízené pozice. Změnu nastavení je nutné vždy uložit. Aktuální nastavení – v tabulce je uvedeno aktuální nastavení způsobu zobrazování informací v Portálu pracovních příležitostí.

39


Obrázek 26

Nastavení životopisu a poptávky

3.7 Portál pracovních příležitostí z pohledu správce společnosti Aplikace Portál pracovních příležitostí umožňuje zástupcům společnosti nastavit a zobrazit evidované údaje o společnosti, zaregistrovat další zástupce společnosti, evidovat nabízené pracovní pozice a prohlížet karty s životopisnými a studijními údaji studnetů, kteří podali přihlášku na praxi, a rozhodovat o přidělení pozice. Dále poskytuje přehled studentů zaregistrovaných do Portálu pracovních příležitostí. Registrace společnosti Registrační formulář slouží pro podání žádosti i registraci externí organizace do Portálu pracovních příležitostí. Registrační formulář (obr. 27) je dostupný po kliknutí na odkaz Registrace společnosti do portálu pracovních příležitostí z hlavní stránky Univerzitní informační systém. Formulář je rozdělen do několika částí. Význam jednotlivých částí formuláře je následující: Základní údaje – název společnosti a její IČO. Sídlo společnosti – stát, město (dohledává se v číselníku), ulice, a PSČ sídla společnosti. Kontaktní údaje – telefon v mezinárodním formátu, e-mailová adresa a adresa webové stránky společnosti. Další informace – sféra činnosti společnosti, kategorie dle počtu zaměstnanců, minimálně jeden obor působnosti, logo v podobě souboru PNG nebo JPG, popis společnosti.

40


Obrázek 27

Formulář pro registraci nové společnosti

41


Informace o kontaktní osobě – na základě zde uvedených informací je v informačním systému univerzity založen účet pro zástupce společnosti, proto je vhodné věnovat pozornost jejich vyplnění. Všechny zde uvedené položky jsou povinné: • jméno, příjmení, pohlaví; • pracovní pozice; • datum narození – datum slouží společně se jménem a příjmením k jednoznačné identifikaci osoby. Při založení externího poměru se z něj sestavuje tzv. umělé rodné číslo; • telefon zástupce společnosti; • e-mail zástupce společnosti – platnost e-mailové adresy se kontroluje, po uložení formuláře je na ni automaticky odeslána zpráva s unikátním odkazem. Kliknutím na odkaz se ve webovém prohlížeči otevře stránka, která potvrdí úspěšné ověření e-mailové adresy; • přihlašovací heslo – pro kontrolu jeho správnosti je nutné heslo vložit dvakrát a je potřeba si jej zapamatovat, z důvodu bezpečnosti ho nelze zaslat e-mailem společně s přihlašovacím jménem. Pokud bude zadáno příliš triviální heslo, bude uživatel při ukládání formuláře vyzván k použití složitějšího hesla (pravidla pro korektní tvar hesla jsou součástí zadávacího pole). Heslo bude spárováno s přihlašovacím jménem, které je vygenerováno po potvrzení registrace ze strany univerzity, a zasláno současně s potvrzením registrace na e-mail zástupce společnosti.

^

Pokud je zástupce společnosti uživatelem UIS z dřívější doby (byl nebo je studentem či zaměstnancem SPU), pak bude používat původní přihlašovací údaje.

Po uložení formuláře je vypsána informace o úspěšném odeslání formuláře a o následném zaslání zprávy o registraci na e-mailovou adresu zástupce společnosti. Součástí zprávy je odkaz, prostřednictvím kterého je nutné potvrdit registraci společnosti. Po potvrzení registrace pracovníkem fakulty (správcem Portálu pracovních příležitostí), je zástupci společnosti uvedenému ve formuláři založen externí poměr na univerzitě, zřízen přístup do UIS a odeslán automatický e-mail s loginem (heslo se neposílá).

^

Základní principy používání Univerzitního informačního systému, informace o prvním přihlášení a možnost uživatelského nastavení jsou uvedeny v 1. svazku dokumentace UIS – Všichni uživatelé, který je uložen v aplikaci Dokumentace UIS.

Jakmile je výše uvedeným způsobem zřízen přístup do informačního systému, může se zástupce společnosti přihlásit do Osobní administrativy UIS pomocí hesla zadaného do registračního formuláře a v nastavení Portálu pracovních příležitostí může zkontrolovat a upravit údaje evidované o společnosti, zaevidovat další osoby, které budou společnost zastupovat, zobrazit seznam studentů zaregistrovaných v Portálu pracovních příležitostí, vložit pozice nabízené studentům, zobrazit studenty přihlášené na nabízené pozice a potvrdit nebo zamítnout jejich přihlášku. Seznam registrovaných studentů Aplikace Seznam studentů nabízí seznam studentů registrovaných do Portálu pracovních příležitostí, kteří v nastavení studentské části Portálu pracovních příležitostí vyslovili 42


Obrázek 28

Potvrzení úspěšného ověření e-mailové adresy

souhlas se zařazením do seznamu. Studenty lze filtrovat podle jimi preferovaného kraje (obr. 29). O každém novém uchazeči jsou zástupci společnosti informování e-mailovou zprávou. Význam některých sloupců seznamu: Fotografie – kliknutím na fotografii se otevře osobní stránka studenta v aplikaci Lidé na SPU. O zveřejnění fotografie rozhoduje student. Jméno – kliknutím na jméno se otevře osobní stránka studenta v aplikaci Lidé na SPU. Životopis – přes příslušnou ikonu lze zobrazit nebo vytisknout životopis zvoleného studenta. Životopis sestavuje student. Závěrečná práce – kliknutím na ikonu se otevře osobní stránka studenta s přehledem závěrečných prací vypracovaných na SPU. Studijní výsledky – kliknutím na ikonu se zobrazí přehled vykonaných zkoušek zvoleného studenta. O zveřejnění výsledků rozhoduje student. E-mail – kliknutím na ikonu lze otevřít formulář poštovní schránky pro odeslání e-mailové zprávy, v adresátovi je vyplněna univerzitní e-mailová adresa studenta. Nastavení informací o společnosti, loga a zástupců společnosti Aplikace Nastavení obsahuje následující záložky, které umožňují zobrazení nebo nastavení některých údajů o společnosti: Informace o společnosti – údaje evidované o společnosti, pocházejí z registračního formuláře, upravit je lze v následujících záložkách. Změna údajů – změnit lze většinu evidovaných údajů o společnosti, je možné nastavit nového zástupce společnosti (volí se z osob evidovaných u společnosti), u evidovaných členů lze změnit pozici a kontakt (obr. 30). Logo společnosti – nové logo lze vložit v podobě souboru ve formátu PNG nebo JPG. Evidence osob – v záložce lze registrovat další osoby zastupující společnost. Uložením vyplněného formuláře je osoba navržena mezi zástupce společnosti, návrh musí schválit správce Portálu pracovních příležitostí. Současně se schválením bude osobě založen externí poměr, účet v UIS a odeslán automatický e-mail s přihlašovacím jménem. Seznam osob čekajících na schválení registrace a seznam již evidovaných osob je uveden níže. Osoby společnosti zde lze odebrat, současně jim bude zrušen externí poměr

43


Obrázek 29

Seznam registrovaných studentů

a přístup do aplikace Portál pracovních příležitostí. Zástupce společnosti (správce) je možné smazat až po jeho nahrazení jinou osobou v záložce Změna údajů. Zrušení spolupráce – aplikace je zobrazena hlavnímu zástupci společnosti, který zde může podat žádost o zrušení spolupráce s univerzitou. Stisknutím tlačítka Zrušit spolupráci je zaslána informace správci Portálu pracovních příležitostí, který může spolupráci ukončit a současně společnosti zrušit přístup do Portálu pracovních příležitostí. Evidence nabízených pozic V aplikaci Nabízené pozice je možné evidovat pracovní pozice (obr. 31), které se budou pod jménem společnosti nabízet studentům (viz aplikace na straně 38) a sledovat přihlášky uchazečů o pozice. Povinným údajem při zakládání nové nabídky je její název, místo výkonu praxe a termín, do kdy se má studentům nabídka zobrazovat, případně typ nabídky. Na praxe typu „odborná praxe“ se mohou přihlásit pouze studenti, kteří mají zapsán speciální předmět odborná praxe. Zatržením volby Společná pro celou společnost je nabídka označena jako společná a následně ji mohou spravovat všichni správci společnosti. Není-li atribut nastaven, může nabídku spravovat pouze správce, který nabídku založil. Vložené nabídky lze dodatečně upravovat a mazat. Mazat lze pouze takové nabídky, na které se dosud nepřihlásil žádný ze studentů. V přehledu nabídek lze zobrazit seznam studentů, kteří na zvolenou pozici podali přihlášku. Pro uchazeče, kteří vyjádřili souhlas, je možné zobrazit životopis a studijní výsledky (seznam předmětů s výsledku rozdělených podle studijních období – semestru). Zástupce společnosti zde může rozhodnout, kterému uchazeči bude pozice pro praxi přidělena a kteří studenti budou odmítnuti. Realizované praxe V aplikaci Realizované praxe jsou evidovány všechny realizované praxe studentů. Je rozdělena do dvou záložek: 44


Obrázek 30

Změna údajů evidovaných o společnosti

Aktuální praxe – v záložce je zobrazen přehled aktuálně probíhajících praxí ve vaší společnosti. Každý řádek obsahuje informaci o pozici, na níž praxe studenta probíhá ve sloupci E-mail se otevře aplikace a jméno praktikanta. Kliknutím na ikonu Poštovní schránka s formulářem pro sepsání a odeslání e-mailové zprávy studentovi. Ikona je určena pro hodnocení studenta na praxi formou elektronického dotazníku. Pomocí tlačítek umístěných pod seznamem aktuálně probíhajících praxí ve společnosti lze praxe vybraných studentů označit za úspěšně či neúspěšně absolvované. Tlačítkem Zrušit praxi je možné praxe vybraných studentů zcela zrušit a umožnit tak studentům přihlásit se na jinou nabídku praxe. Ukončené praxe jsou následně k dohledání v záložce Ukončené praxe. 45


Obrázek 31

46

Evidence nabízených pozic


Ukončené praxe – záložka zobrazuje přehled všech praxí, které byly ve společnosti realizovány a byly úspěšně či neúspěšně absolvovány. Zobrazený přehled je možné omezit podle úspěšnosti absolvování praxe.

47

4 Portál SIF a OSSA Aplikace Portál SIF a OSSA umožňuje evidovat telefonní čísla, čísla kanceláří a e-mailové adresy pracovníkům daného ústavu nebo jiného pracoviště, dále evidovat další telefonní čísla přidělená k místnosti a kontrolovat seznam místností pracoviště, včetně vybavení učeben. Do aplikace mají přístup osoby s právem „sif-a“, které se přiděluje na určitý subjekt (univerzita,fakulta, ústav apod.). Přístup do aplikace mají systémoví integrátoři, kteří oprávnění dále přidělují určeným osobám na ústavech a dalších pracovištích. Pokud uživatelé mají právo k více pracovištím, volí po vstupu do aplikace to, se kterým budou pracovat.

Obrázek 32

Portál SIF a OSSA

4.1 Základní údaje Aplikace Základní údaje obsahuje základní údaje evidované o pracovišti, jako jsou adresa, adresa webové stránky, telefonní čísla, kontaktní e-mail, jméno vedoucího a sekretářky. Tyto údaje jsou prezentovány ostatním uživatelům v Portálu veřejných informací v aplikaci Pracoviště a upravit je může systémový integrátor, pokud se jedná o personální zařazení, je přebíráno z personálního systému. Seznam zaměstnanců a externích pracovníků obsahuje název pracovního zařazení, označení kanceláře, přidělené telefonní číslo a e-mailovou adresu, kontaktní údaje a označení kanceláře lze upravit v následující aplikaci Správa osob.

4.2 Správa osob Aplikace Správa osob umožňuje evidovat telefonní čísla, čísla kanceláří a e-mailové adresy pracovníkům daného pracoviště. Evidence se provádí přes ikony ve sloupci Operace: Evidence telefonního čísla – telefonní čísla se přidávají přes formulář, ve kterém se zvolí evidovaná předvolba, do pole Telefon se vloží čísla, která nahradí znak X v předvolbě, a zvolí se typ telefonu. Uložené telefonní číslo lze upravit (používá se 49

4 PORTÁL SIF A OSSA

například při změně klapky) nebo smazat. Pokud má uživatel více telefonních čísel, lze nastavit jejich pořadí, ve kterém se budou zobrazovat v ostatních aplikacích. Evidence čísla kanceláře – místnost se dohledá přes vyhledávací pole a tlačítkem Přidat místnost se zvolenému pracovníkovi zaeviduje. Pokud má uživatel více kanceláří, lze nastavit jejich pořadí, ve kterém se budou zobrazovat v ostatních aplikacích.

Obrázek 33

Správa osob

Evidence e-mailové adresy – do připraveného pole se vepíše e-mailová adresa a formulář se uloží. Adresu lze opravit, že se smaže a vloží znovu. Evidence adresy pracoviště – pokud má pracoviště evidováno více adres, lze zde zvolit adresu, na kterém sídlí pracoviště zvoleného pracovníka. Adresy pracovišť se evidují v aplikaci Evidence pracovišť. Editovat je může systémový integrátor.

50


Vizitkové funkce – pokud je evidováno variantní označení pracovního zařazení zvoleného zaměstnance, lze je změnit. Pokud evidováno není, je možné navrhnout změnu označení aktuálního pracovního zařazení. Součástí návrhu je i anglický název zařazení. Navrženou změnu názvu musí potvrdit vedoucí pracoviště v aplikaci Portál vedoucího – Personalistika – Vizitkové funkce. Opravu názvu pracovního zařazení musí provést pracovníci personálního oddělení.

Obrázek 34

+

Ostatní telefony

4.3 Ostatní telefony V aplikaci Ostatní telefony je možné evidovat telefonní čísla příslušející zvolenému pracovišti, která nejsou přiřazena konkrétní osobě, ale jsou pouze umístěny v určitých místnostech, například v učebnách, zkušebnách, zasedacích místnostech. Přes formulář je možné přidávat nová telefonní čísla. Význam jeho položek je: • Popis – popis by měl být výstižný a co nejstručnější, například učebna Q 07, serverovna E, telefonní ústředna Q, školicí centrum. • Typ – upřesňuje o jaký telefon se jedná, například telefon, fax, modem. • Předvolba – pokud je uvedena, volí se z menu. Usnadňuje správné vložení telefonního čísla. 51


• Telefon – pole má obsahovat pouze číslice, doplňuje se tolik číslic, kolik je jich v předvolbě nahrazeno znakem X. • Místnost – dohledávání probíhá přes vyhledávací pole ze všech místností podle jejího označení. • Veřejný telefon – atribut ovlivňuje zveřejnění telefonního čísla v oficiálních seznamech. Pokud je nastaven na Ne, nebude se v těchto seznamech zobrazovat.

4.4 Místnosti Aplikace zobrazuje učebny a místnosti přidělené danému pracovišti. Pokud je u místnosti evidované vybavení, je možné ho zobrazit kliknutím na . Zobrazení je možné ovlivnit podle budovy a podlaží, ve kterém se místnost nachází. Volba budovy a podlaží ve filtru se potvrdí tlačítkem Vybrat .

Obrázek 35

52

Místnosti pracoviště

5 Správa ePrůzkumů Aplikace Správa ePrůzkumů umožňuje sestavit a spravovat ankety elektronického průzkumu. Pro každou anketu lze nastavit termín jejího zveřejnění, otázky lze tematicky dělit do sekcí, lze nastavit respondenty, kterých se anketa skutečně týká, dále je možné nastavit další osoby, které se budou podílet na tvorbě otázek nebo vyhodnocení ankety, zobrazit výsledky ankety a náhled na anketu v podobě, v jaké se nabízí respondentům.

Obrázek 36

Správa ePrůzkumů

Do aplikace Správa ePrůzkumů mají přístup osoby s oprávněním pruzkumy-a (umožňuje zakládat a aktivovat průzkumy, měnit zadavatele průzkumu), pruzkumy-b (umož53

5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ

ňuje zakládat, spravovat průzkumy, neumožňuje je aktivovat) nebo osoby, kterým byla přidělena role k průzkumu. Nový průzkum se založí vyplněním formuláře na obrázku 36, význam jeho položek je: • Název – je povinným údajem, měl by vystihovat téma ankety. • Odkdy–Dokdy – datum odkdy dokdy se anketa bude nabízet respondentům. • Zadavatel – osoba, která průzkum zadala. Má stejná práva ke správě ankety (plný přístup k přehledu a exportu výsledků průzkumu), jako uživatel, který anketu založil. • Průvodní text – je povinným údajem, kterým jsou respondenti osloveni a požádání o vyplnění ankety. Může být uveden například důvod průzkumu, způsob jeho využití, místo prezentace výsledků. K editaci je možné použít HTML editor, který umožňuje formátování textu. • Patička – text umístění na konci ankety, je vhodné do něj umístit například poděkování za vyplnění dotazníku. K editaci je možné použít HTML editor. • Anonymní – atribut určuje, zda bude anketa anonymní, u vyplněných dotazníků se nebudou zobrazovat jména respondentů. Seznam na obrázku 36 obsahuje ankety, kde je uživatel správcem. Pro každou založenou anketu je nutné vložit otázky, stanovit respondenty a po kontrole anketu zveřejnit. Význam sloupců seznamu: Ozn. – dokud nejsou pro anketu definované otázky nebo respondenti, lze ji označit a smazat. Aktivní – ikona zobrazená v tomto sloupci vyjadřuje stav průzkumu. Otázky – v aplikaci se sestavují otázky ankety, nabízeno je několik typů otázek, lze nastavit závislost mezi otázkami. Více o tvorbě a typech otázek na straně 56. Respondenti – v aplikaci se definují skupiny respondentů pomocí kvalifikátorů nebo parafikátorů, kterým se anketa zpřístupní a kterým bude zaslán informativní emailová zpráva o otevření ankety. Role – aplikace umožňuje nastavit role uživatelům, kteří se mohou podílet na správě průzkumu. Význam jednotlivých rolí: • pozorovatel – role umožňuje uživateli prohlížet průběžné i konečné výsledky průzkumu; • řešitel – role navíc uživateli umožňuje před aktivací průzkumu podílet se na tvorbě otázek. Náhled – aplikace poskytuje náhled na anketu ve stejné podobě, jako je nabízena uživatelům. Otázky jsou rozděleny do sekcí. Otázky, na nichž závislá další podoba dotazníku, jsou viditelně označeny. Otázku je možné vyplnit, odpovědi zde ukládat nelze. Aktivovat – aktivovat lze anketu, která má definované otázky a respondenty průzkumu. Součástí potvrzení aktivace elektronické ankety je možnost zaslat respondentům informační e-mail.

Obrázek 37

54

Aktivace ankety


Odpov./Resp. – hodnoty udávají počet respondentů, kteří se průzkumu zúčastnili a skutečný počet respondentů, kterým byl průzkum určen. % odpovědí – procentuální vyjádření počtu zúčastněných vůči celkovému počtu respondentů. Výsledky – aplikace postupně zobrazuje jednotlivé vyplněné dotazníky průzkumu, jež je možné postupně procházet. Uveden je datum vyplnění a v případě neanonymního průzkumu i jméno respondenta. Dále jsou k dispozici základní statistiky k jednotlivým otázkám průzkumu a možnost exportu výsledků do MS Excel. Více o výsledcích průzkumu naleznete na straně 59. Upravit – aplikace umožňuje upravit základní informace o průzkumu, formulář obsahuje stejné položky jako formulář pro založení nového průzkumu.

Obrázek 38

Tvorba otázek

55


5.1 Tvorba otázek a jejich typy Dotazník průzkumu je možné rozdělit do několika částí (sekcí), které mohou obsahovat tematicky laděné otázky. Prvním krokem je založení sekcí dotazníku, které se následně plní otázkami. Sekce lze jednoduše řadit klikáním na ikony ve sloupci Poř. (obr. 38) nebo měnit jejich název a průvodní text přes ikonu ve sloupci Upravit. Pokud v sekci není žádná otázka, je možné ji smazat. Při zakládání nové otázky se nejprve zvolí typ otázky a volba se musí potvrdit tlačítkem Vybrat typ otázky . Pak se ve formuláři vyplní požadované údaje včetně možných odpovědí. Pokud má zobrazení otázky záviset na odpovědi na předchozí otázku, určí se její závislost přes ikonu ve sloupci Závislosti. Závislost lze nastavit jen u otázek, které ještě nemají nastavenu závislost k některé jiné otázce. Zároveň lze nastavovat závislost pouze u otázek, které pocházejí z následujících sekcí dotazníku anebo se v rámci zvolené sekce nacházejí pod zvolenou otázkou. V přehledu jsou jednotlivé otázky pro větší přehlednost rozděleny do sekcí. Nastavení závislosti se provede zaškrtnutím políčka ve sloupci Varianta u odpovědi na variantní otázku, při jejímž výběru se má závislá otázka zobrazit. Pokud tedy uživatel zvolí při vyplňovaní dotazníku u variantní otázky právě tuto variantu, bude mu závislá otázka zobrazena a bude mu umožněno na ni odpovídat. V jiném případě zůstane závislá otázka skryta. Pokud nebude vybrána žádná odpověď, na které má být otázka závislá, bude taková otázka chápána jako nezávislá a zobrazí se vždy.

Obrázek 39

Otázka typu celé číslo: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku

Následující výčet obsahuje typy možných otázek a jejich použití: Celé číslo – vyplňuje se pouze znění otázky (obr. 39), odpověď se v dotazníku vyplňuje do textového pole, akceptována je pouze číselná hodnota. Hodnotová škála – kromě znění otázky je možné vyplnit popisky vysvětlující význam jednotlivých stupňů škály (obr. 40), podle volby typu otázky může obsahovat 3, 4 nebo 5 stupňů. V dotazníku se zobrazuje otázka a stupnice pro výběr odpovědi. Logická hodnota – vyplňuje se pouze znění otázky (obr. 41), odpověď se v dotazníku vyjadřuje volbou možnosti Ano a Ne. Odstavec textu – vyplňuje se pouze znění otázky (obr. 42), odpovědí v dotazníku je text vypsaný do připraveného textového pole.

56


Obrázek 40

Obrázek 41

Otázka typu hodnotová škála: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku

Logická otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku

Řetězec znaků – tvorba otázky je stejná jako u typu otázky odstavec textu, pouze v zobrazení otázky je podstatně menší pole vhodné pro vyplnění velmi krátkého textu (slova, slovního spojení apod.). Více hodnot z výčtu – vyplňuje se znění otázky a možné odpovědi (obr. 43). V dotazníku je možné zvolit jednu nebo více odpovědí. 1 hodnota z výčtu – vyplňuje se znění otázky a možné odpovědi (obr. 38 a 44), maximum je 30 odpovědí. V dotazníku se pak volí pouze jedna odpověď. Sdružená otázka – vkládá se společná otázka, několika podotázek a možné odpovědi společné pro všechny podotázky (obr. 45). V dotazníku se pak pro každou podotázku volí jedna odpověď.

57


Obrázek 42

Otázka typu odstavec textu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku

Obrázek 43

Otázka typu více hodnot z výčtu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku

Obrázek 44

Otázka typu jedna hodnota z výčtu – zobrazení v dotazníku

1 hodnota z výčtu – selectbox – vyplňuje se znění otázky a možné odpovědi (obr. 46). V dotazníku se odpovědi volí z roletkového menu. 58


Obrázek 45

Sdružená otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku

5.2 Výsledky průzkumu Výsledky průzkumu je možné prohlížet prostřednictvím aplikace Přehled výsledků ePrůve sloupci zkumů, které je dostupná ze správy průzkumů po kliknutí na ikonu Výsledky. Aplikace umožňuje prohlížet jednotlivé vyplněné dotazníky průzkumu, poskytuje základní statistiky k jednotlivým otázkám, zobrazuje přehled textových odpovědí na zvolenou otázku a umožňuje exportu výsledků průzkumu do MS Excel k případnému dalšímu zpracování. Přehled vyplněných dotazníků Záložka slouží k zobrazení všech vyplněných odpovědních archů zvoleného ePrůzkumu. Jeden odpovědní arch představuje u elektronického průzkumu jednoho respondenta. Každý arch je označen svým identifikačním číslem, případně jménem respondenta, jdeli o neanonymní průzkum. Pokud existuje více než deset vyplněných archů, jsou archy 59


Obrázek 46

Otázka typu jedna hodnota z výčtu – selectbox: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku

rozděleny do skupin po deseti. Mezi skupinami pak můžete přecházet pomocí zobrazených navigačních šipek. Statistika Tato záložka umožňuje prohlížení statistik otázek, které mají jinou než textovou odpověď. V prvním sloupci tabulky jsou zobrazeny všechny možnosti odpovědí, které měli respondenti u otázky k dispozici. Druhý sloupec udává, kolik respondentů danou možnost zvolilo. Ve třetím sloupci je zobrazeno procento z počtu osob, které odpověděly na otázku. Každý řádek tabulky představuje jednoho respondenta. Ve sloupci Dotazník je uvedeno číslo dotazníku, ze kterého odpověď pochází. Přehled textových odpovědí Prostřednictvím této záložky je možné prohlížet odpovědi na otevřené otázky. V připraveném formuláři je třeba zvolit otázku, ke které chcete zobrazit přehled textových odpovědí respondentů průzkumu a stisknout tlačítko Vybrat otázku . V nabídce jsou pouze otázky, ke kterým existuje alespoň jedna odpověď. Následně jsou v tabulce zobrazeny všechny odpovědi respondentů na zvolenou otázku. Export výsledků Tato část aplikace umožňuje exportovat veškeré odpovědi respondentů na otázky průzkumu. Export je prováděn do formátu pro tabulkový procesor MS Excel. Sloupce jsou tvořeny otázkami průzkumu, řádky pak tvoří jednotlivé odpovědní archy.

60


Náhled podoby dotazníku Záložka poskytuje náhled elektronického průzkumu ve stejné podobě, jako je nabízena uživatelům. Otázky jsou rozděleny do sekcí. Otázky, na nichž závislá další podoba dotazníku, jsou viditelně označeny. Otázku je možné vyplnit, odpovědi zde ukládat nelze.

61

6 Správa karet Kapitola Správa karet je věnována aplikacím pro výdej a výrobu karet Aplikace Správa karet je rozsáhlou agendou pro vydávání, ověřování, rušení a aktivaci identifikačních karet, umožňuje generování různých sestav, práci s fotografiemi, ověření platnosti karet atd.

6.1 Identifikační karty Identifikační karty jsou vydávány zaměstnancům, studentům a externím pracovníkům SPU při nástupu do pracovního poměru nebo do studia. Karty se používají k průchodu přístupovým systémem do areálů, budov a místností, pro platbu stravy v univerzitních jídelnách, některé stavy karet jsou využitelné i mimo univerzitu. Rozlišuje se několik typů karet: zaměstnanecké, studentské, externí a speciální. Karty vyrábí specializované pracoviště. Pokud se jedná o zaměstnance, předává je uživatelům personální, jedná-li se o studenty vydává je studijní oddělení. Stav identifikační karty může být: • aktivní – karta je ve stavu, kdy ji uživatelé mohou běžně používat. Každý uživatel může vlastnit pouze jednu aktivní kartu. • deaktivovaná – karta není aktivní, uživatelé její vlastnosti nemohou využít, je možné ji opětovně aktivovat. • napípnutá – nová karta, jejíž čip je zaveden v UIS, karta není ještě aktivní. • neaktivní – nová karta, jejíž čip není zaveden v UIS. • požadavek na výrobu – bylo zažádáno o výrobu nové karty. • ve výrobě – požadavek na výrobu nové karty byl přijat a karta se vyrábí. • zrušená – zrušená karta, nelze ji aktivovat, pouze vydat novou kartu.

6.2 Vydávání, rušení a aktivace karet Pro zadání nového požadavku k výrobě karty, aktivaci, deaktivaci a zrušení identifikační karty uživatele se používá aplikace Vydané karty, která je také součástí studijní evidence, kde ji využívají studijní referentky a systémoví integrátoři pro správu studentských karet. Požadavky na výrobu zaměstnaneckých karet vydávají pracovníci personálního oddělení, kterým je aplikace Vydané karty dostupná v aplikaci Správa osob. Po dohledání osoby podle jména, rodného čísla nebo čísla karty (u čipových karet lze použít čtečku) se zobrazí seznam všech karet, které uživatel vlastní nebo vlastnil (obr. 47), jejich číslo, typ, stav a datum výroby. Podrobnější informace související se změnou stavů zvolené karty lze zobrazit kliknutím na číslo čárového kódu. Pokud je student zapsán do dalšího studijního období, které bude aktivní za 21 dní, je upozornění o jeho zápisu uvedeno vedle identifikace studia. U nezapsaných studentů a uživatelů bez studia se nevypisuje nic. Informaci lze využít například při prodlužování identifikačních karet, které provádí studijní oddělení pouze zapsaným studentům.

+

63

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 47

Správa karet

Aktuální stav identifikační karty ovlivňuje nabídku operací s kartou (více o stavu karty na straně 63), přičemž může vlastnit pouze jednu aktivní kartu. Pokud má uživatel evidováno více karet, pak operace se zvolenou kartou se nabídnou kliknutím na ikonu ve sloupci Operace s kartou (obr. 47). Požadavek na výrobu nové karty lze kdykoliv podat přes ikonu Požadavek na novou kartu. Pokud uživatel žádnou platnou kartu nevlastní, nabízí aplikace možnost vytvoření požadavku na výrobu nové karty. Operace, které je možné s kartou provádět: Založení nového požadavku – kliknutím na ikonu se otevře formulář (obr. 47), ve kterém se zvolí typ průkazu a subjekt plátce a stisknutím tlačítka Vybrat bude založen požadavek na výrobu nové karty, který lze zrušit tlačítkem Zrušit požadavek na výrobu do doby, než je karta převzata do výroby. Obsah menu se liší podle volby nároku na kartu: • implicitní – typ průkazu odpovídá roli, kterou má uživatel v informačním systému přidělenu. Studenti mají implicitně nárok na studentskou kartu, zaměstnanci na zaměstnaneckou kartu apod. Subjekt plátce odpovídá subjektu, na kterém byl uživateli založen poměr nebo studium; • ruční – zvolí se v případě, že má být uživateli zadána nová karta, která není v předvolené nabídce. Menu Typ průkazu obsahuje všechny typy průkazů vydávané univerzitou, nezávisí na roli uživatele v informačním systému. Stejně nezávislý je i obsah pole Subjekt plátce, které obsahuje výčet pracovišť, jež umožňují výrobu a proplacení karty. Pokud uživatel vlastní aktivní kartu (obr. 48), je po zadání požadavku na výrobu stejného typu karty nabídnuta možnost vyrobit kartu s původním nebo novým číslem karty. Použitím původního čísla karty se zadá požadavek na výrobu duplikátu karty. Kliknutím na tlačítko Nová karta se požadavek založí.

+ 64

Licenční čísla ISIC/ITIC karet jsou evidovány v aplikaci Správa

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 48

Založení požadavku na novou kartu

licencí viz strana 74. Protože uživatel může vlastnit pouze jednu aktivní kartu musí mu být původní karta ručně deaktivována nejpozději před aktivací nové karty, aby uživatel po dobu výroby nové karty nepřišel o výhody původní karty. Aplikace Vydané karty průběžně informuje o stavu připravované karty. Tlačítkem Zrušit požadavek na výrobu je možné požadavek zrušit do doby, než je karta převzata do výroby (obr. 48). 65

6 SPRÁVA KARET

+ ^

Pro úspěšnou výrobu karty musí mít uživatel vloženu fotografii v UIS. Studentům přijatým ke studiu přes přijímací řízení je požadavek na založení karty vygenerován automaticky při zápisu do studia.

Aktivace karty – aktivace karty se provádí před předáním karty uživatelům. Nebudeli karta aktivována, nemůže být využívána v místech, kde se používají čtečky karet. Před aktivací má karta stav „napípnutá karta“. Podle typu karty je k její aktivaci nutná čtečka čipových nebo čárových kódů, příp. obě. Čtečky musí být připojeny k PC, ze kterého se aktivace provádí. Po dohledání uživatele aktivace karty provede následovně: zvolí se doba platnosti karty a stiskne se tlačítko Aktivovat kartu (obr. 49). V případě, že uživatel za výrobu karty platí, je možné před aktivací vyplnit pole Zaplacená částka.

+

Aktivace karty studenta, který přestoupil z bakalářského studia absolvovaného na SPU na inženýrské studium na SPU, se provede automaticky přijetím do navazujícího studia.

Obrázek 49

Aktivace karty

Prodloužení platnosti – používá se k individuálnímu prodloužení platnosti identifikační karty, zejména u studentů. Studentům se platnost karty prodlužuje například při zápisu do dalšího akademického roku. V aplikaci se zvolí termín platnosti karty a stiskne se tlačítko Prodloužit platnost .

^

Prodloužit platnost studentských karet lze hromadně přes aplikaci Sestavy identifikačních karet (viz strana 67), kde se zvolí skupina studentů, stav karty, její typ a v položce Tlačítko pro akci se vybere možnost „prodloužení platnosti“.

Deaktivace karty – deaktivace karty se provádí v případě, že má být karta zneplatněna (neruší se), ale uživatel ji ještě nevrátil (v případě ztráty, přerušení studia 66

6 SPRÁVA KARET

apod.). Deaktivovaná karta může být ještě znovu aktivována. Pro deaktivaci karty se z menu zvolí důvod a klikne se na tlačítko Deaktivovat kartu (obr. 47). Protože existuje reálná možnost zneužití ztracené identifikační karty, je vhodné každému uživateli, který ztrátu nahlásí, kartu alespoň deaktivovat. Deaktivace karty se provádí automaticky uživatelům, kteří přestali mít právní vztah k univerzitě – bylo jim ukončeno studium nebo pracovní poměr.

+ ^

Zrušení karty – zrušení se provádí, pokud uživatel kartu vrátil, karta mu byla zcizena, zničena, je nefunkční apod. Karta se ruší i fyzicky, nikdy se už nebude používat. Zrušenou kartu již nelze aktivovat, zrušení karty je nevratnou operací. Pokud uživatel pokračuje ve studiu nebo mu byl obnoven pracovní poměr, musí mu být vystavena nová karta. Co dělat s kartou, když studenti: • přestupují na inženýrské studium v rámci fakulty – karta se v den vyřazení studentů ze studia automaticky deaktivuje a následující den, kdy jsou studenti do inženýrského studia zapsáni, se opět aktivuje. • přestupuje na inženýrské studium jiné fakulty SPU – studentům se vystaví nová karta. • přerušuje studium – karta je studentům při přerušení studia automaticky deaktivována (studenti nemohou využívat studentských výhod). Po dobu přerušení by měla být karta uschována na studijním oddělení. V případě potřeby je možné studentům aktivovat kartu, i když ještě nebyli zapsán do následujícího období.

^

6.3 Sestavy identifikačních karet Aplikace Sestavy identifikačních karet, přístupná uživatelům s oprávněním „karty-a“ nebo „karty-ext“, umožňuje zobrazit sestavy studentských, zaměstnaneckých a externích karet podle různých kritérií, například podle studia, stavu karty, typu karty, platnosti karty (obr. 50). Využívá se i k hromadnému prodloužení platnosti karet, pak musí být položka Tlačítko pro akci nastavena na „prodloužení platnosti“. Příklad sestavy karet k prodloužení platnosti je na obrázku 51. Uživatele jimž má být platnost prodloužena se označí, zvolí se platnost do a stiskne se tlačítko Prodloužit platnost . Pokud již kartu nelze prodloužit, nelze uživatele označit. V seznamu jsou umístěny ikony pro vstup do správy zvolené karty a pro zobrazení detailních informací o kartě.

6.4 Historie vydaných karet Aplikace Historie vydaných karet umožňuje zobrazit seznam všech dosud vydaných identifikačních karet, exportovat ho do MS Excel a vygenerovat předávací protokol. Dostupná je uživatelům s přiděleným oprávněním „karty-h“. Zobrazovaný seznam lze omezit podle zadavatele, typu karty, termínu ukončení výroby a na originály nebo duplikáty. Obsahuje jméno uživatele, čárový kód a číslo karty a její aktuální stav. 67

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 50 Sestavy identifikačních karet

6.5 Seznam osob bez fotografie Aplikace Seznam osob bez fotografie umožňuje vytvořit seznam uživatelů, kteří ještě nemají vloženou fotografii. Aplikace je přístupná uživatelům s právem „karty-a“, „kartyb“ nebo „karty-ext“. Seznam (obr. 53) lze omezit podle zařazení uživatelů (bez omezení, student, zaměstnanec, externista), nabízí také ikonu s odkazem do aplikace pro okamžité vložení fotografie (více na straně 70).

6.6 Prohlížení skladu fotografií Aplikace Prohlížení skladu fotografií slouží ke skladování fotografií (obr. 54), dohledat zde lze fotografie, které dosud nebyly spárovány s uživateli. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním „karty-a“, „karty-b“, „karty-ext“ nebo „fotky-sklad“. Uživatelé s právem „fotky-b“ nebo „fotky-sklad“ mohou vkládat nebo mazat fotografie, ostatní uživatelé s oprávněním vstupu do aplikace mohou seznam vložených fotografií pouze prohlížet. Pro vložení fotografie se do pole Komentář vepíše jednoznačná identifikace fotografie (například rodné číslo osoby) a v poli Fotografie se dohledá fotografie uložená v počítači. Označení fotografie je možné změnit přes ikonu ve sloupci Upravit. Přes ikonu ve sloupci Prohlížení lze zobrazit náhled fotografie.

6.7 ITIC karty na výměnu Aplikace ITIC karty na výměnu zobrazuje uživatelům s oprávněním „karty-a“ seznam uživatelů s aktivní ITIC kartu, kterou je potřeba vyměnit, protože prošla doba jejich revalidace. V zobrazeném seznamu lze ihned přejít do aplikace pro vydávání nových karet (o vydávání karet více na straně 63). 68

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 51

Příklad sestavy karet k prodloužení platnosti

6.8 Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru Aplikace Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru zobrazuje uživatelům s oprávněním „karty-a“ seznam aktivních karet ve vztahu k ukončeným zaměstnaneckým poměrům. Karty je možné hromadně deaktivovat nebo úplně zrušit (o deaktivaci a rušení karet více na straně 63).

6.9 Datové soubory Aplikace Datové soubory umožňuje exportovat datové soubory pro externí systémy pracující s identifikačními kartami. Aplikace je přístupná uživatelům s přiděleným oprávněním „karty-b“. Systémy, pro který lze soubor generovat, jsou uvedeny v aplikaci. Datový soubor pro příslušný systém se vygeneruje stisknutím tlačítka Generovat soubor . U datového souboru pro CKM je nutné zvolit časový interval, pro který mají být data generovány.

69

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 52

Obrázek 53

Historie vydaných karet

Seznam osob bez fotografie

6.10 Vkládání fotografií do databáze Aplikace Vkládání fotografií do databáze slouží k ukládání fotografií ve formátu JPEG do databáze. Aplikace je přístupná uživatelům s právem „fotky-b“ nebo „karty-b“. Do vyhledávacího políčka je možné zadat jméno nebo identifikační číslo hledané osoby. Po stisknutí tlačítka Dohledat jsou zobrazeny fotografie, které má tato osoba v databázi uloženy. Novou fotografii lze přiřadit: • z počítače – po vybrání cesty k souboru je nutné stisknout tlačítko Odeslat , aby se fotografie uložila. Malá fotografie se vytvoří automaticky; • ze skladu fotografií – v menu se zvolí vhodná fotografie a stiskne se tlačítko Převeď ze skladu . Pokud u malé fotografie dojde k deformaci původního obsahu (např. zúžení obličeje) je nutné kontaktovat vývojový tým. Vkládat fotografie mohou uživatelé s oprávněním fotky-b. Uživatelé s oprávněním fotky-a mohou fotografie pouze zobrazovat nebo přiřazovat fotografie ze skladu.

70

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 54

Obrázek 55

Prohlížení skladu fotografií

ITIC karty na výměnu

6.11 Hromadné vkládání fotografií do databáze Aplikace Hromadné vkládání fotografií do databáze (obr. 57) slouží k vkládání fotografií uložených v ZIP souboru. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním „karty-b“. Fotografie musí být uloženy ve formátu JPG a jejich názvem musí být rodné číslo vyfotografované osoby. ZIP soubor může obsahovat maximálně tisíc fotografií. Po vložení souboru se fotografie podle názvu automaticky spárují s uživateli evidovanými v UIS. Pokud není uživatel podle názvu fotky v systému dohledán, je fotografie uložena ve skladu, počet takových je zde uveden. Tlačítkem Přiřadit fotografie ze skladu lze 71

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 56

Obrázek 57

Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru

Hromadné vkládání fotografií do databáze

fotografie dodatečně spárovat. Stisknutím tlačítka ze zobrazí seznam uživatelů, kterým je možné fotografie za skladu přiřadit.

6.12 Sklad fotografií Aplikace slouží ke skladování již pořízených fotografií uživatelů. Pro přístup do aplikace je zapotřebí oprávnění „fotky-sklad“ nebo „karty-b“. Popis aplikace Sklad fotografií je stejný jako popis aplikace Prohlížení skladu fotografií na straně 68.

72

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 58

Převzetí karet do výroby

6.13 Převzetí karet do výroby Aplikace Převzetí karet do výroby (obr. 58) slouží k převzetí požadavků zadaných studijním nebo personálním oddělením na výrobu identifikačních karet. Seznam požadavků je rozdělen podle typu karet vydávaných na Slovenské zemědělské univerzitě v Nitře, dále lze seznamy filtrovat podle jména uživatele, který požadavek zadal, pracoviště, formy a typu studia, odhadnutého ročníku, místa studia a podle počátku čárového kódu. Řadit je lze podle jména nebo studijního programu a jména. Aplikace po označení uživatelů a stisknutí tlačítka Převzít vygeneruje ZIP soubor, který obsahuje fotografie a textový soubor s nezbytnými údaji. Stav karty se automaticky změní na karta ve výrobě. V případě, že u některé osoby chybí v databázi požadovaný údaj (není zobrazeno zaškrtávací pole), nelze kartu do výroby převzít. Chybějící údaj je indikován odpovídajícím písmenem ve sloupci Chybí (D – datum narození, F – fotografie). Aby se projevili provedené změny, je vždy nutné po převzetí ZIP souboru kliknout na tlačítko Znovu zobrazit . Ikona ve sloupci Duplikát značí, že se jedná o požadavek na výrobu duplikátu karty. Do doby, než se požadavek převezme do výroby, je možné ho zrušit, pak již nelze. Zde vygenerovaný soubor je po zpracování a doplněný o požadované údaje, například datum výroby, číslo karty čipu, je vrácen do informačního systému přes aplikaci Označení vyrobených karet.

6.14 Označení vyrobených karet Aplikace Označení vyrobených karet slouží uživatelům s oprávněním „karty-b“ ke vložení informace o nově vyrobených kartách do UIS. Tato informace se vkládá hromadně pomocí importního souboru, který byl původně vygenerován v aplikaci Převzetí karet do výroby a následně byl doplněn o požadované informace, zejména o číslo čipu karty.

73

6 SPRÁVA KARET

Karty, jejichž informace jsou součástí vloženého souboru, jsou automaticky aktivovány. Pokud uživatel nové karty vlastnil jinou aktivní kartu vydanou SPU, byla mu původní karta automaticky deaktivována.

Obrázek 59

Označení vyrobených karet

6.15 Správa licencí Aplikace Správa licencí umožňuje spravovat rozsahy používaných ISIC/ITIC licencí. Aplikace je dostupná pouze uživatelům s oprávněním „karty-b“. V úvodu aplikace (obr. 60) je zobrazena souhrnná statistika volných licencí rozdělená podle jednotlivých typů licencí. Podrobnější informace o počtech jsou zobrazeny v historii importů.

Obrázek 60 Správa licencí ISIC/ITIC karet

Rozsahy licencí evidované v této aplikací jsou využívány při založení požadavku na výrobu nové karty, kdy je z dostupného rozsahu vybráno volné licenční číslo, které bude nové kartě přiděleno. Nový rozsah licencí se přidá pomocí formuláře Import licenčního rozsahu, kde se nejdříve určí typ licence (ISIC nebo ITIC) a následně se zadá rozsah importovaných licencí. Po přidání je rozsah zařazen do přehledu historických importů, ve kterém jsou uvedeny všechny realizované importy licencí. U každého záznamu jsou uvedeny informace o typu licence, rozsahu licenčních čísel a jejich počtu a o stavu 74

6 SPRÁVA KARET

čerpání. Řádek s volným rozsahem licencí je zobrazen tučně. Rozsahy, z nichž dosud nebylo čerpáno je možné označit a stisknutím tlačítka Odebrat označené je lze odebrat. Částečně nebo úplně vyčerpané rozsahy odebrat nelze.

Obrázek 61

Ověření platnosti identifikačních karet

6.16 Ověření platnosti identifikačních karet Aplikace Ověření platnosti identifikačních karet slouží ke zjištění platnosti identifikačních průkazů. Do vyhledávacího formuláře (obr. 61) je možné zadat číslo průkazu, čárový kód nebo číslo čipu. Číslo průkazu musí být opsáno celé i s mezerami. Po dohledání je zobrazeno jméno vlastníka karty, stav průkazu, datum do kdy je průkaz platný, typ průkazu a číslo čipu. Do aplikace mají přístup všichni uživatelé UIS.

6.17 Užívané ID karty Aplikace Užívané ID karty zobrazuje seznam karet platných na SPU a je dostupná všem uživatelům UIS. Typy karet se evidují v aplikaci Správa typů identifikačních karet, evidence je umožněna uživatelům s oprávněním karty-d. Ve formuláři (obr. 62) je nutné zadat název, sysid a typ průkazu, dále je možné uložit obrázek a popis karty. K evidované kartě lze doplnit informace po podobě dalších podrobností, které se uživatelům zobrazí až po kliknutí na příslušnou ikonu.

6.18 Speciální karty K evidenci speciálních karet, které nejsou vydávány přímo pro osobu, ale za účelem umožnění průchodu přístupovým systémem krátkodobě přijíždějícím hostům (například vstup do učeben, vjezd do areálu) slouží aplikace Správa speciálních karet. Oprávnění se těmto kartám přiděluje v aplikaci Oprávnění přístupu pro speciální karty. Správa speciálních karet V aplikaci Správa speciálních karet jsou evidovány všechny speciální karty, umožňuje založit, aktivovat, deaktivovat a zrušit speciální karty. Aplikace je přístupná uživatelům s právem „karty-spec“ nebo „ps-sprava“ nebo správcům speciálních karet. Nová karta se založí přes formulář na obrázku 63, kde je povinným údajem název karty, její typ a jméno odpovědné osoby, dále je možné uvést datum platnosti karty. Nová karta je v neaktivním stavu, musí se aktivovat, a aby ji bylo možné využívat

75

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 62

Správa typů identifikačních karet

při průchodech přístupovými body, je ještě nutné přidělit kartě oprávnění ke konkrétním bodům. Nově založenou kartu lze před aktivací dohledat při nastavení filtru na Neaktivní karta. Význam ikon seznamu: Operace – přes ikonu lze deaktivovat nebo zrušit kartu. Informace – zobrazuje podrobnosti o kartě. Aktivace – umožňuje aktivovat novou kartu vložením čísla čipu karty (obr. 64). Editace údajů – umožňuje provést změnu základních údajů karty. Šablona – umožňuje evidovat doplňující údaje o vlastníkovi karty, jméno uživatele karty, jméno (osoby, organizace, oddělení), jemuž je speciální karta vydána, pokud není zaveden jako uživatel v UIS a státní poznávací značku automobilu, pro nějž se povolení k v jezdu vydává (zadává se bez mezer a oddělovačů, např. 1B70588). Oprávnění přístupu pro speciální karty Aplikace Oprávnění přístupu pro speciální karty slouží k evidenci a udělování oprávnění speciálním kartám. V menu (obr. 65) se zvolí přístupový bod, pro který se oprávnění

76

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 63

Obrázek 64

Správa speciálních karet

Aktivace nové speciální karty

77

6 SPRÁVA KARET

Obrázek 65

Oprávnění přístupu pro speciální karty

uděluje, a zvolí se speciální karta, které se oprávnění k bodu přiděluje. Pokud má být kartě přiděleno oprávnění k více bodům, pak se zmíněný postup opakuje. Seznam karet lze omezit filtrem podle: • přístupového bodu – pak je zobrazen seznam karet s přiděleným oprávněním ke zvolenému bodu; • označení karty – pak je zobrazen seznam přístupových bodů, ke kterým je kartě přiděleno oprávnění.

78

Rejstřík E

K

ePrůzkumy, 53 aktivace průzkumu, 54 export výsledků, 60 náhled průzkumu, 61 přehled dotazníků, 59 respondenti, 54 role, 54 sekce, 54 správa, 53 statistika, 60 textové odpovědi, 60 typy otázek, 56 výsledky, 59 založení průzkumu, 54

karta aktivace, 66 datové soubory, 69 deaktivace, 66 duplikát, 64 fotografie, 70 hromadné vkládání, 71 sklad, 72 historie vydaných, 67 ITIC na výměnu, 68 licence, 74 ověření platnosti, 75 požadavek na novou, 64 prodloužení platnosti, 66 převod do výroby, 73 sestavy, 67 stav, 63 typy, 63, 75 evidence, 75 vydávání, 63 vyrobená označit, 73 zrušení, 67 prohlížení skladu fotografií, 68 seznam osob bez fotografie, 68

H helpdesk, 9 autopřidělování, 15 důvody odmítnutí, 13 eskalace, 13 funkce, 9 historie, 22 kanály, 11 nastavení, 12 kategorie požadavků, 13 komentáře požadavku, 21 legenda, 22 nastavení, 9 návrh na ukončení požadavku, 21 nový požadavek, 16 odmítnutí požadavku, 18 potvrzení ukončení požadavku, 21 preference, 11 přehled mých požadavků, 16 přidělování požadavků, 18 role, 11 odebrat, 13 přidělit, 12 RTF výstup, 21 řešené požadavky, 19 řešitelé, 12 statistika požadavků, 23 virtuální kanály, 23 vyhledávání požadavků, 22 zakládání kanálů, 24

P portál člena orgánu, 27 historie členů, 29 historie jednání, 29 plánovaná jednání, 28 zaslat e-mail členům, 27 Portál pracovních příležitostí, 31 oznamování, 36 praxe studentů, 33 zpětná evidence, 35 společnost, 40 evidence osob, 43 evidence pozic, 44 nastavení, 43 realizované praxe, 44 registrace, 40 seznam studentů, 42 zrušení spolupráce, 44 správa praxí a přehled společností, 34 správa společností, 31

79

Rejstřík

schvalování osob, 33 změna stavu, 31 správce nabízené praxe, 34 probíhající praxe, 34 přehled společností, 35 přihlášky na praxe, 34 ukončené praxe, 35 student, 36 moje praxe, 39 moje přihlášky, 39 nabízené pozice, 38

80

nastavení, 39 podání přihlášky, 37 podat přihlášku, 38 přehled společností, 37 zrušení přihlášky, 37 portál SIF a OSSA, 49 evidence telefonu, místnosti, e-mailu, 49 seznam místností, 52

S správa karet, 63

Ostatní portálové aplikace

Recommend Documents