Organiseren van evenementen
Bart Van de Paer - Projectleider evenementen Stad Antwerpen
Organiseren van evenementen Inhoud ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
Inleiding De weg door de stad Soorten evenementen Evenementenaanvraag? Organisatiedraaiboek Q&A
De weg door de stad Locaties - Materiaal - Ondersteuning
De weg door de stad Locaties: ❏
www.antwerpen.be/evenementen
❏
Zaalzoeker (zaalzoeker.antwerpen.be)
❏ Beperkt aantal outdoor mogelijkheden in de stad
❏
Cantus-zalen
❏ Vraag raad vooraleer je evenementenaanvraag doet
❏
Kavka
❏
Beulenbak
❏
Poolplanet
❏
De Wagetol
❏
Den Aalmoezenier
❏
...
❏ Denk na over de toegang en inrichting van je zaal / terrein ❏ Ga na wie de eigenaar is van je locatie ❏ Check Vlaamse / federale wetgevingen
De weg door de stad Materiaal: ❏
Stad - District - Studentenstad
❏
Zappa-uitleen
❏
Buurtsport
❏
Ecohuis
❏
Fuifbussen
(www.antwerpen.be/evenementen)
De weg door de stad Ondersteuning: ❏
Evenementenloketten
❏
Cultuurantennes van de districten
❏
Antwerpen.be/jongeren
❏
Provincie Antwerpen
Soorten evenementen Privé - Publiek - Openbaar domein - ...
Soorten evenementen ❏
Kotfeestje
❏
Kroegentocht
❏
Cantus
❏
TD / fuif
❏
Tentfuif
❏
Doop (doopcharter - Huis vd Student)
❏
Openluchtfeestje
❏
Openlucht evenement / festival
❏ grote verschil tussen in- en outdoor evenementen ❏ doe een buurtonderzoek en schat je impact op de omgeving goed in ❏ hou rekening met Vlaamse en federale wetgevingen ❏ evenementenaanvraag?
Evenementenaanvraag
Evenementenaanvraag Moet ik een evenementenaanvraag indienen?: ❏
evenementen in openlucht
❏
evenementen op de openbare weg
❏
evenementen toegankelijk voor publiek (ook op een privé-locatie)
Waar? www.antwerpen.be/evenementen Wanneer? ❏
kleine evenementen - 4w op voorhand
❏
middelgrote evenementen - 6w op voorhand
❏
grote evenementen - 3 à 4 maanden op voorhand
Evenementenaanvraag Wat moet ik allemaal al weten / hebben voor ik er aan begin?: ❏
Een account via antwerpen.be/evenementen
❏
Locatie en locatiegegevens ❏
parcours?
❏
parkeerverbod? straat afsluiten?
❏
bereikbaarheid
❏
oppervlakte en omgeving
❏
locatie bijzonderheden
❏
Datum & uren / Opbouw & Afbraak
❏
Inschatting aantal bezoekers
❏
Inschatting impact openbaar domein / openbare orde
❏
Optredens / muziek
❏
Basis inplanting en type opstellingen
Organisatiedraaiboek Organiseren met een draaiboek als leidraad
Organisatiedraaiboek Inhoud: ❏
Concept ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
❏ ❏
Retroplanning Communicatie ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
❏
Media (partners) Print Online Field-marketing Andere
Hospitality ❏ ❏
❏
W-vragen / doelstelling Artiesten Animatie Decoratie Andere
VIP Commerciële en andere partners
Infrastructuur & logistiek ❏ ❏ ❏ ❏
Inplantingsplan Front –en backstage infrastructuur Leveranciers & partners NUTS
❏ Aanvragen ❏ Overheid, /wetgevingen, … ❏ Verzekeringen ❏ Vergunningen, sabam, billijke, …
❏ Veiligheid ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
Veiligheidscoördinator Risico-analyse Crowdmanagement Veiligheidsinfrastructuur EHBO, security, toezichters en stewards
❏ Overlastpreventie ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
Geluidsplan Buurtbewoners WC’s Afval Vervoer
❏ Dagplanning ❏ Personeelsplanning ❏ Realistische begroting
Organisatiedraaiboek Inplantingsplan ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
Verdeel in zones Trechtersysteem Vermijd rechte hoeken Voorzie voldoende buffers Nooduitgangen (1cm/pp) Veiligheidspersoneel Nuts voorzieningen Service en brandwegen Legende en schaal …
Organisatiedraaiboek Veiligheid
Overlastpreventie
❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
❏
Veiligheidscoördinator Risico-analyse Crowdmanagement Veiligheidsinfrastructuur EHBO, security, toezichters en stewards …
Geluidsplan: ❏
❏
Buurtbewoners ❏ ❏
❏ ❏ ❏ ❏
Sinds 2013: nieuwe geluidsnormen Verwittig en betrek de buurt op tijd Bus een infobrief
WC’s Afval Vervoer ...
Organisatiedraaiboek Medewerkers ❏ ❏
❏ ❏ ❏
Gratis vrijwilligersverzekering Maak een duidelijk medewerkerdraaiboek op ❏ Elke medewerker weet wanneer hij moet werken ❏ Wat hij moet doen ❏ Kent veiligheidsprocedures Tip: geef elke medewerker een lanyard met belangrijke telefoonnummers Grotere evenementen: walkies Zorg ervoor dat je medewerkers nuchter zijn
Organisatiedraaiboek Evalueren -> evolueren ❏
Plan een evaluatie met alle betrokken partijen: ❏ Medewerkers ❏ Partners ❏ overheid / politie ❏ buurt
Q&A
