FUIFBUDDIE OPLEIDING 2014 Organiseren van evenementen en fuiven
Fuifbuddie opleiding Sessie 1 • Organiseren van evenementen en fuiven • E.H.B.O op fuiven Sessie 2 • Systeem Safe Party Zone, hoe en wat • Drugsproductinfo & intoxicatie • Sociale vaardigheden op fuiven Sessie 3 • Wetgeving private veiligheid en persoonscontrole • Massa in beweging/risico’s op fuiven/ regels voor, tijdens en na de fuif
Overzicht fuiven 2012 / 2013
Vraag naar data aan fuifcoach
ORGANISEREN Wat is een fuif? Drugs Bijeenkomst van jongeren
Dikke leute
Dansen risico
Enthousiast opbouwen
(eentje) drinken Administratieve rompslomp
organisatie
muziek
DJ’s boeken $$$$$$$$ Overlast voor de buren
naambekendheid
Met nen zere kop opkuisen
Decor
vechtpartijen
ORGANISEREN Wat is een fuif? Een fuif is meer dan Drugs het voorzien van muziek en drank en tickets naambekendheid Dansen verkopen. Bijeenkomst van jongeren
risico
(eentje) drinken
Als organisator ga je een overeenkomst aan met de fuiver: Zij Administratieve Enthousiast rompslomp betalen de organisatoren geven als return de fuif. organisatie opbouwen Dikke leute muziek DJ’s boeken Als organisator$$$$$$$$ ben je verantwoordelijk voor de goede gang van Met nen zere zaken: organisatorisch, vergunningen, veiligheid,……. kop opkuisen vechtpartijen Overlast voor Decor de buren
TEAM Check de grootte van uw team en hoeveel tijd er kan geïnvesteerd worden… Team Hoofdorganisator Veiligheidscoördinator Zakelijk organisator Programmator Communicator Technieker/decorateur
Opbouw Algemene controle Aansturing veiligheid Verkoopsitems/zakelijke org Technische riders/podium Zaalcommunicatie Inrichting & decoratie
Voorbereiding Algemeen/vergunningen Verzekeringen/Security… Leveranciers/sponsordeals Boekingen/zaaltechniek Publiciteit & bekendmaking Locatie & zaalindeling
Afbouw Algemene coördinatie Opkuis Financiën Opkuis Opkuis Opkuis
Event Algemeen aanspreekpunt Security & veiligheidsco Bar/vestiaire/bonnetjes Ontvangst artiesten Snelle Interventies Technische opvolging
ZAAL Winst is niet altijd afhankelijk van opkomst. Bekijk zeker de retributies van de zaal. Eigen drank of niet
muziekinstallatie Muziekinstallatie aanwezig
Personeelsinzet in dienst van zaaluitbater
lichtinstallatie security
Verlichting aanwezig
ZAAL Soms lijkt een zaal op het eerste zicht duurder maar kan uiteindelijk Winst is niet altijd afhankelijk van opkomst. Bekijk zeker de meer winst opleveren.
retributies van de zaal.
Eigen drank of niet
Spreek op voorhand de data af met collega organisatoren. muziekinstallatie Muziekinstallatie aanwezig
Personeelsinzet in dienst van zaaluitbater
Boek zeker op lichtinstallatie voorhand de zaal. Bij populaire zalen soms best een jaarVerlichting op voorhand. security aanwezig
Overzicht zalen
OC Aalbeke OC De Neerbeek OC De Vonke OC De wervel OC Marke Molenheem JC Tranzit PC Bissegem
949 780 1049 435 1197 120 450 520
Opbrengst fuif De opbrengst van een fuif kan je via een eenvoudige formule bij benadering bepalen
Drank Netto winst bier x 4. Netto winst fris x 1.
Aantal Bezoekers
Netto winst jen. x 1.
inkomst Aantal Bezoekers
toegang
Opbrengst fuif De opbrengst van een fuif kan je via een eenvoudige formule bij benadering bepalen
Voorbeeld: PC winst Bissegem: Netto bier [(0,93 x 4. x 4) + 0,93 + 0,93 ] x 520 = € 2901,6
Netto winst fris x 1.
+ 520 x 6 = € 3120
Netto winst jen. x 1.
Totaal: € 6021,6
Aantal Bezoekers
Don’t forget the sponsoring!!!!
Kosten fuif Zaal
Gage DJ’s
Verzekering : € 0,25
Security: € 300/persoon
lichtinstallatie Billijke vergoeding
EHBO
muziekinstallatie Decor
Sabam Promotie (drank)
Don’t forget the sponsoring!!!!
1 jaar tot 6 maanden vooraf •
Zaal
6 maanden vooraf • •
• • • • • • • •
Brandverzekering afsluiten Toestemming aan het gemeentebestuur bij openluchtevenement of tent Effe aankloppen bij JC Tranzit Evenementenfiche Begroting opstellen DJ’s / band boeken !!!!!! Grote namen eerder!!!! Firma boeken voor licht en geluid Sponsordossier opstellen / grote sponsors (periode!!!!!) Materiaal aanvragen bij uitleenwinkel Aanvragen Parking, afzetten straat / bij evenementen
4 maanden vooraf Kleine sponsors Promotiemateriaal ontwerpen Verkooppunten contacteren Offertes voor drukwerk aanvragen Promotieplan opstellen Via evenementen aanvragen Parking
• • • • • •
3 maanden vooraf • • • • • • • • •
Promotiemateriaal aanleveren bij drukker Drukwerk afhalen Takenoverzicht maken Affiches verdelen / stadsplakker 1e fase promoplan: mail / FB / website Security Indien eigen drank: Taps, frigo, drank bestellen Eetstanden Safe Party zone aanvragen
2 maanden vooraf • • • • • • • • • • • • •
Verlenging sluitingsuur / Dienst mihro Kaarten in voorverkoop/ punten en medewerkers Zoektocht naar medewerkers Praktische afspraken met Artiesten Verzekeringen: BA / brand / contractuele aansprakelijkheid / ongevallen / polis alle risico’s Buren !!!! Inlichten !!!! Flyeren op andere evenementen SABAM Billijke vergoeding Plak en Flyerronde 2 (don’t plak over anderen) Opvolgen voorverkoop Afspraken maken met Politie Vrijwilligers belast met de persoonscontrole @ burgemeester
3 weken vooraf • • • • • •
Persbericht Plak en Flyerronde tris Taakverdeling definitief maken en verdelen naar medewerkers !!!!! Duidelijke Afspraken !!!! Verzekering voor medewerkers afsluiten: namen doorgeven. Lijst contactgegevens opstellen Noodplan opstellen
(Minder dan)1 week vooraf • • • • • • • • • • •
Artiesten / security / eetstanden opnieuw contacteren: check up Parking voorzien van plakkaten Wegwijzers uithangen (aanduiden op plan) Fuifzone opbouwen 1e fase Buurtbewoners opnieuw inlichten (tel!!!!) Afrekenen voorverkoop / kaarten ophalen Medewerkers briefen / laatste afspraken Lijst telefoonnummers aanvullen Wisselgeld halen Takenlijsten uithangen Bar uitbouwen: tapinstallatie: water en 24 koelen
Dag zelf • • • • • • • • • •
Barmateriaal voorzien Discobar en lichtinstallatie Zaal inrichten / let op voorwaarden contract Inventaris drank Onthaal organiseren (Sound)check Lijst met shifts en telefoonnummers ophangen Enveloppen met geld klaarleggen, contante betaling Medewerkers briefen/ afspraken herhalen Paaaaaaaaaaaaarrrrrrrrrrrrrttttttttttttyyyyyyyyyyyy
Na de fuif • • •
• • • • • •
Zaal EN omgeving opruimen / let op contract Inventaris drank / controle voor brouwerij: $$$$$ Wegwijzers, affiches, borden weghalen (thanks to the plan), anders $$$$$ Facturen betalen Materiaal terugbrengen Financieel verslag maken Bedanking medewerkers (nen goeien drinken) Evaluatie met medewerkers en organisatoren Next party
Vergunningen Evenementenfiche Verlenging sluitingsuur / convenant Vrijwilligers persoonscontrole @ Burgemeester Bij openlucht / tent / toestemming vragen aan burgemeester Toelating plaatsen borden Sinds 1 januari 2013!!!!!!!!!Geluidsnormen!!!!!!!!!!
• • • • • •
Verzekeringen • • •
Brandverzekering Burgerlijke aansprakelijkheid Contractuele aansprakelijkheid
Zaalindeling •
Vermijd concentratie van drukpunten!!!
Zaalindeling •
Vermijd concentratie van drukpunten!!!
Ondersteuning van de stad •
Uitleenwinkel
•
Promotie
-
-
-
Klank en licht Herbruikbare bekers Containers werf/JR Podia Tenten Afvalcontainers
Aanplakborden Affiches openbare gebouwen Lokale pers Digitale schermen: openbare gebouwen (indien fuif daar doorgaat) / ledwalls CJP filmpje Uit- databank / stadskrant uitgelicht Website stad kortrijk FB / team jeugd
Ondersteuning van de stad •
Financiële ondersteuning
-
Subsidie openluchtevenementen Straat buurt en dorpsfeesten Fuiven in XPO en de Kreun
•
Safe party zone
