Organiseer samen een WJD-dienstenveiling
INHOUD De WJD-dienstenveiling .......................................................................................................................... 3 Stappenplan............................................................................................................................................. 4
bijlage 1: Contactlijst ............................................................................................................................... 6 Bijlage 2: Afsprakenlijst ........................................................................................................................... 7 Bijlage 3: Plan van aanpak ....................................................................................................................... 8 Bijlage 4: Ideeën voor veilingstukken: ..................................................................................................... 9 Bijlage 5: Lijst met veilingstukken ......................................................................................................... 10
2
DE WJD-DIENSTENVEILING Als enthousiaste en actieve jongere kun je mensen uit je parochie een dienst/klus aanbieden, waarvoor ze jou betalen als sponsering voor de WJD. Parochianen (maar ook anderen natuurlijk) kunnen op die klussen bieden en bij de hoogste bieder wordt de klus uitgevoerd.
Alles is mogelijk! De jongeren bedenken zelf wat ze goed kunnen of graag doen en bieden dit als klus aan. De klussen worden geveild tijdens de dienstenveiling. Je kunt tijdens deze veiling bijvoorbeeld ook (gesponsorde) producten veilen. Zijn alle acties en producten geveild dan kunnen de jongeren met de personen die het hoogst geboden hebben een afspraak maken wanneer ze de dienst komen uitvoeren.
Taken ter voorbereiding Coördinatie voorbereiding van de actie Vastleggen van de locatie Organiseren van de promotie Verzorgen van eten en drinken voor de vrijwilligers en gasten Regelen van diensten en veilingstukken/producten Maken van de begroting Taken:
Het veilen van de stukken Uitvoering van het WJD-programma Noteren wie de diensten/producten zal krijgen Controleren of alle diensten/producten worden betaald en uitgevoerd De coördinatie van de actie zelf
Wat heb je nodig: De veilingproducten en diensten WJD-versiering Ruimte met bij voorkeur een podium/verhoging en een microfoon Drinken en een (Spaans) hapje
Tips:
Om de actie te promoten, kun je een flyer maken. Deze flyer kun je ophangen in de kerk. Vergeet niet om je adres en contactgegevens op de flyer te vermelden.
3
STAPPENPLAN Hier onder vind je een stappenplan dat je kan helpen bij het uitvoeren van de sponsoractie. 1. De afspraken Maak goede afspraken met de jongeren: Wie willen er meedoen? Wie neemt de leiding? Hoe verloopt het contact onderling? ( via e-mail of telefoon) Hiervoor kun je de contactlijst en afsprakenlijst (bijlage 1 en 2) gebruiken. 2. Het plan Hoeveel mensen heb je in je groep en wat willen/kunnen zij doen? Verdeel de onderstaande taken: Planning invullen. De locatie regelen. De promotie regelen. De Veilingstukken en diensten verzorgen. De kosten en geldzaken beheren. Coördinatie voor de actie zelf. Je kunt dit invullen in bijlage 3: Plan van Aanpak 3. De datum Stel de datum van de WJD-dienstenveiling vast. Koppel deze actie eventueel aan een speciale dag in de Kerk, zoals een feest van Onze-Lieve-Vrouw, de feestdag van de patroonheilige van je parochie of van één van de heiligen van de Wereldjongerendagen. Kijk voor de WJD-heiligen op http://www.madrid11.com. 4. De ruimte Zoek een geschikte plek waar je de WJD-dienstenveiling kunt houden. Je kunt hierbij denken aan een parochiecentrum, een gemeenschapshuis of school. Het is handig een ruimte te hebben waar al stoelen, tafels en een verhoogd podium en microfoon aanwezig zijn (zodat mensen de ‘veilingmeester’ en de veilingstukken goed kunnen zien). 5. De veilingstukken Zorg voor voldoende diensten en producten die je kunt veilen (zie bijlage 4 voor ideeën). De veilingstukken kunnen van de jongeren zelf komen, maar je kunt ook bij winkels, familie of vrienden vragen om mee te werken aan de sponsoractie. 6. Promotie Om de sponsoractie bekend te maken is promotie erg belangrijk. Je kunt hier voor een persbericht maken en deze in de verschillende media plaatsen. Denk bijvoorbeeld aan: Het parochieblad. Een website. De plaatselijke krant. Sociale media zoals Hyves, Facebook en MSN. 4
Een flyer Vergeet je vrienden en kennissen vooral niet uit te nodigen voor de veiling.
7. De Coördinatie Op de avond zelf is er veel te doen. Verdeel de onderstaande taken voor de avond: Het veilen van de stukken (presentatie) Programma uitvoeren Noteren van de mensen die de diensten krijgen Controleren of alle diensten en producten worden betaald Serveren van een hapje en een drankje Zorg ook voor een planning/draaiboek zodat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt. 8.Evalueren Zorg er voor dat je de actie goed evalueert. Wellicht is het goed hier een aparte avond van te maken. Stel daarbij in de groep de volgende vragen: Is de actie geslaagd? Wat ging goed en wat niet? Waren er dingen die je volgende keer anders zou doen en waarom? Vond je het leuk om te doen of niet? Hoeveel heeft de sponsoractie opgebracht? Heeft iedereen zijn taken/diensten uit gevoerd? Hoe gaan de taken/diensten die nog lopen? Denk er vooral ook aan om samen het succes wat je behaald hebt te ‘vieren’/delen. Je kunt ook nog denken aan een persbericht achteraf om parochianen en/of dorpsgenoten hiervan op de hoogte te stellen. Vergeet niet om altijd te bidden. Het punt is niet alleen om geld in te zamelen, maar om levens te raken en te groeien in je geloof door al je harde werk.
Heel veel succes met je actie! Mocht je nog vragen hebben of ondersteuning willen, dan kun je contact opnemen met Astrid Bakker (
[email protected] of 0736125488)
5
BIJLAGE 1: CONTACTLIJST Het is belangrijk te weten wie er mee doen en hoe je de deelnemers kunt bereiken. Hieronder vind je daarom een contactlijst. Hoofdcontactpersoon Degene die de deelnemers informeert en eventuele gesprekken voert met de parochie. Naam: Email: Mobiel Thuis
……………………………………………………………….. ……………………………………………………………….. ……………………………………………………………….. ………………………………………………………………..
Straatnaam + nr Postcode en plaats
……………………………………………………………….. ………. …… ……………………………………….
Contactgegevens deelnemers (NB: de deelnemers die niet mee naar de WJD gaan, zetten * achter de naam) Naam en achternaam Email ……………………………………………. …………………………………………………………………………
Telefoon …………………..
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
……………………………………………. …………………………………………………………………………
……………………
6
BIJLAGE 2: AFSPRAKENLIJST Voordat je begint, is het goed om af te spreken wie er meedoen en wat iedereen minimaal aan de actie zal bijdragen (tijd en inzet). Luister daarbij goed naar iedereen en noteer zorgvuldig de gemaakte afspraken, zodat hier achteraf geen problemen/onduidelijkheden over ontstaan. Dezen afsprakenlijst van de groep ……………………………………. is gemaakt op (datum)…………………
Afspraak 1 De deelnemers van de WJD-actie zullen ….... aantal uur in de maand aan de WJD-actie meewerken om uiteindelijk gesponsord te worden. Dit geldt niet voor de deelnemers die niet mee gaan naar de WJD, maar wel mee willen helpen om dit voor anderen mogelijk te maken.
Afspraak 2 Wanneer het aantal uren niet gehaald wordt, zal met de groep overlegd worden of de deelnemer hetzelfde sponsorbedrag krijgt als de rest van de groep of dat hij/zij een percentage van dit bedrag krijgt.
Afspraak 3 Wanneer een deelnemer besluit om niet meer mee te gaan naar Madrid zal zijn deel van het sponsorgeld over de rest verdeeld worden.
Afspraak 4 Wanneer iemand later dan de bovenstaande datum mee wil doen aan de sponsoracties, om ook gesponsord te worden wordt dit altijd met de groep besproken.
Afspraak 5 Onderstaande mensen doen mee en gaan akkoord met bovenstaande afspraken: ………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
7
BIJLAGE 3: PLAN VAN AANPAK Waar wordt de actie uitgevoerd? Je moet natuurlijk weten waar je de actie gaat uitvoeren en navragen of het kan. Je kunt dit hieronder in vullen. Adres
…………………………………………………………………………………………………….
Postcode
…………………………………………………………………………………………………….
Contactpersoon (van locatie) Telefoon (Contactpersoon)
……………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………
Wanneer wordt de actie uitgevoerd? Datum ………………… ……………… ……………
Tijd ………………..
………………
Taakverdeling Wie draagt er zorg voor de locatie? …………………………………………………………………………………………………………………………….. Wanneer is dit klaar…………………………………………………………………………………………….. Wie verzorgt de promotie( parochie blad, posters, flyers enzo)? ……………………………………………………………………………………………………………………………. Wanneer is dit klaar…………………………………………………………………………………………….. Wie vult het programma in? ……………………………………………………………………………………………………………………………. Wanneer is dit klaar…………………………………………………………………………………………….. Wie zorgt voor de materialen? ……………………………………………………………………………………………………………………………. Wanneer is dit klaar…………………………………………………………………………………………….. Wie maakt de planning? ……………………………………………………………………………………………………………………………. Wanneer is dit klaar…………………………………………………………………………………………….. Wie maakt de begroting? ……………………………………………………………………………………………………………………………. Wanneer is dit klaar…………………………………………………………………………………………….. Wie coördineert de uitvoering van de actie? ……………………………………………………………………………………………………………………………. Wanneer is dit klaar……………………………………………………………………………………………..
8
BIJLAGE 4: IDEEËN VOOR VEILINGSTUKKEN: Diensten: het behangen van een slaapkamer maken van erwtensoep Een pedicurebehandeling geven Een bloemstuk maken Een manicurebehandeling geven Het snoeien van een tuin (bv max. 4 uren) Helpen bij het invullen van de belastingpapieren Ontbijt op bed voor 2 personen verzorgen 1 avond babysitten Oberen bij een feest Een pan soep maken Wegbrengen en ophalen bij een avondje uit, max. 4 pers. Een was draaien en strijken Ramen wassen Klussen: schilderen, banden plakken e.d. Het maken van een kledingstuk Uitgebreide wandeling met gids Een appeltaart bakken Producten: Vraag aan winkels/middenstand om je te sponsoren in natura (met producten). Je kunt dit bijvoorbeeld vragen aan: o De bakker o De slager o De kapper o De supermarkt o Tuiniersbedrijf o Bouwmarkt o Warenhuis o Cadeauwinkel o Restaurant o Dierenwinkel o Kledingwinkel
9
BIJLAGE 5: LIJST MET VEILINGSTUKKEN Dienst/product
Aangeboden door wie
contactgegevens
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
………………………………………… …………………………………………
………………………………….. …………………………………..
…………………………………………… ……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
…………………………………………
…………………………………..
……………………………………………
10
VERLOOP VEILING Dienst
Afgesproken prijs
Naam en contactgegevens
………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. ……………………………………………..
………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………… …………………………………………….. ……………………………………………..
11
