Organisatievormen van een VvE. Doel volgens de wet. Definities volgens de Dikke van Dale. Burgerlijk Wetboek (BW)

website: www.vveplaats.nl e-mail: [email protected]

Versie: 1.3b Datum: 31-07-2012 Auteur: Marcel H.A. de Kock

VVEplaats biedt structuur, organisatie en duidelijkheid aan VvE’s en professionals

Organisatievormen van een VvE Een VvE kan op verschillende manieren georganiseerd zijn. In dit document worden de 3 meest voorkomende organisatievormen bekeken. Een VvE kan niet zomaar van organisatievorm veranderen, dit is afhankelijk van: • • • •

Het aantal appartementseigenaars dat zich beschikbaar/verkiesbaar stelt voor een bestuurs- of commissiefunctie De inzet en expertise van de bestuurs- en commissieleden De Vergadering van Eigenaars, of zij goedkeuring geven aan de voorgestelde organisatievorm De VvE-statuten, in deze statuten kan een organisatievorm zijn voorgeschreven

Veelal ontdekt een VvE in de praktijk welke organisatievorm het beste bij de VvE past. De VvE zal adequaat moeten handelen als er geconstateerd wordt dat de gekozen organisatievorm niet goed functioneert. Een goede VvE-organisatie is van belang om als VvE (in haar totaliteit) goed te kunnen functioneren.

Doel volgens de wet ”De behartiging van de gemeenschappelijke belangen van de appartementseigenaars”

VvE = Vereniging van (appartement) Eigenaars en/of Vergadering van Eigenaars.

Definities volgens de Dikke van Dale Bestuur: (een orgaan) een organisatie, lichaam, college dat krachtens opgedragen bevoegdheid – en wettelijk opgelegde verantwoordelijkheden – de aangelegenheden van een vereniging (…) regelt en leidt. Het besturen, het leiden en regelen van zaken en personen. Bestuurder/ster: (een persoon) degene die bestuur voert, of die deel uitmaakt van een bestuur. Statuut: (verzamelnaam) het geheel van voorschriften of verordeningen voor een vereniging.

Burgerlijk Wetboek (BW) In de artikelen 1 t/m 147 van het BW 5 en in artikelen: 1 t/m 48 van het BW 2 zijn de bepalingen opgenomen die van toepassing zijn op het appartementsrecht en dus op een Vereniging van Eigenaars.

VvE-Statuten In de VvE-Statuten zijn verdere (aanvullende) bepalingen opgenomen met betrekking tot het besturen en/of het beheren van de (desbetreffende) Vereniging van Eigenaars. Zoals: • Splitsingsakte • Splitsingstekening (is leidend!) • Het Model Reglement (MR 1973, 1983, 1992 of 2006) • Besluiten van de ”Vergadering van Eigenaars” zoals in de notulen vastgelegd • Huishoudelijk Reglement (HR) • Kadastergegevens • Aanvullende ”processen verbaal” ingeschreven in de openbare registers (KvK, Kadaster) • Kamer van Koophandel inschrijving (KvK)

Bezoek onze website voor meer VvE-informatie (te downloaden in PDF) – VVEplaats verzorgt ook (bouwkundige) cursussen



Binnen de VvE zijn de volgende elementen te onderscheiden Vergadering van Eigenaars De Vergadering van Eigenaars (ook wel Algemene Leden Vergadering (ALV) genoemd) is het hoogste orgaan van de VvE. - Iedere appartementseigenaar is van rechtswege automatisch lid van de VvE. Zij – of hun gemachtigden – kunnen hun stem uitbrengen in de vergadering waar alle besluiten ten behoeve van de VvE genomen worden. - De besluiten van de VvE worden uitgevoerd door het gekozen Bestuur van de VvE waarbij een aantal taken kunnen worden uitbesteed aan een externe ”beheerder”. Als de VvE/het Bestuur deze taken zelf uitvoert is er sprake van zelfbeheer. - Ieder VvE-lid heeft het recht om agendapunten in te dienen, welke vervolgens in de Vergadering van Eigenaars behandeld dienen te worden. Bestuur van de Vereniging van Eigenaars Het eigen- of externe Bestuur wordt door de Vergadering van Eigenaars benoemd voor onbepaalde tijd en kan door de VvE te allen tijden worden ontslagen. (Bij een extern Bestuur met in achtneming van de overeengekomen opzegtermijn). Het VvE-Bestuur beheert de middelen van de VvE en draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de genomen besluiten van de Vergadering van Eigenaars. Een eigen VvE-bestuur bestaat minimaal uit een bestuursvoorzitter. Eventueel aangevuld met een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester en desgewenst met meerdere (algemene) bestuursleden. - De VvE kan eventueel (tijdelijke) commissies benoemen voor de advisering voor en/of de uitvoering van het exploitatie onderhoud, het meerjarenonderhoud, de groenvoorziening, het Huishoudelijk Reglement e.d. - Het VvE-Bestuur (de benoemde bestuursleden) wordt (worden) ingeschreven bij de KvK als zijnde de wettelijk bevoegd vertegenwoordiger van de VvE.

Indien gebruik gemaakt wordt van een externe bestuurder dan wordt deze met naam en toenaam ingeschreven bij de KvK. Voorzitter van de Vergadering van Eigenaars De VvE-voorzitter – welke wordt gekozen uit de leden van de VvE – heeft als wettelijke taak het leiden van de Vergadering van Eigenaars. - Ook kan de VvE-voorzitter – in overleg met het (externe) VvE-bestuur – de agenda mee samenstellen. - Indien gebruik gemaakt wordt van een extern Bestuur fungeert de VvE-Voorzitter als contactpersoon tussen de VvE en dit externe VvE-Bestuur. Kascommissie De kascommissie bestaat minimaal uit twee leden die geen deel mogen uitmaken van het Bestuur. - De kascommissieleden worden jaarlijks door de Vergadering van Eigenaars gekozen en/of herkozen, om na controle verslag uit te brengen over de financiële stukken van de VvE. - Zij ondertekenen een “verklaring van bevinding” en adviseren de Vergadering van Eigenaars de jaarstukken wel of niet goed te keuren en het bestuurder decharge te verlenen over het financiële beheer van het desbetreffende boekjaar. - Indien er geen Kascommissie gekozen kan worden (en er is geen Raad van Commissarissen) dan dienen de jaarstukken te worden voorzien van een Accountantsverklaring.




Organisatievorm I - eigen VvE-bestuur & (zelf)beheer Vergadering van Eigenaars

Het hoogste orgaan binnen de VvE

Voorzitter van de Vergadering van Eigenaars - eventueel een vicevoorzitter

• Overlegt met het bestuur over de ALV agenda • Leidt de Vergadering van Eigenaars

Het bestuur van de Vereniging van Eigenaars

Beheert de middelen van de VvE en draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de genomen besluiten van de Vergadering van Eigenaars

Bestuursvoorzitter Penningmeester Secretaris (algemeen) Bestuurslid

•

Bovenstaande functie(s) voert/voeren zelf het administratief – financieel - exploitatie en technisch beheer uit, al dan niet in combinatie met het (incidenteel) inhuren van professionals Verantwoordelijk en wettelijk aansprakelijk voor het correct – conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving – besturen van de Vereniging van Eigenaars

•

Kascommissie

Controleert de financiële VvE-stukken en adviseert de Vergadering van Eigenaars om het Bestuur wel of niet decharge te verlenen over het desbetreffende boekjaar

Twee gekozen VvE-leden – geen lid van het bestuur – of een Accountantsverklaring

Eventuele overige commissies

Adviseert de VvE en haar Bestuur bij het uit (laten) voeren van de genomen besluiten van de Vergadering van Eigenaars • • • •

Technische commissie Tuincommissie Projectcommissie Huishoudelijk Reglement commissie

(bij voorkeur ook een lid van het Bestuur i.v.m. wettelijke handhaving) • e.d.




Organisatievorm II - eigen VvE-bestuur & externe beheerder Vergadering van Eigenaars



• Overlegt met het bestuur over de ALV agenda • Leidt de Vergadering van Eigenaars

Het bestuur van de Vereniging van Eigenaars

Beheert de middelen van de VvE en draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de genomen besluiten van de Vergadering van Eigenaars

Bestuursvoorzitter (stuurt en controleert de VvE-beheerder) - eventueel een plaatsvervangend bestuursvoorzitter Penningmeester Secretaris (algemeen) Bestuurslid

• Verantwoordelijk en juridisch aansprakelijk voor het correct – conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving – besturen van de Vereniging van Eigenaars

Kascommissie



Extern VvE-Beheer

Verantwoordelijk voor het – op aanwijzing van het Bestuur – correct (laten) uitvoeren van de overeengekomen dienstverlening vastgelegd in een beheerovereenkomst • • • •

Administratief beheer Financieel beheer Exploitatie beheer Technisch beheer

Aanvullende diensten bijvoorbeeld • Huismeester • Conflictbemiddeling • Additionele juridische bijstand


Adviseert de VvE en haar Bestuur bij het uit (laten) voeren van de genomen besluiten van de Vergadering van Eigenaars Technische commissie Tuincommissie Projectcommissie Huishoudelijk Reglement commissie (bij voorkeur ook een lid van het bestuur i.v.m. wettelijke handhaving) • e.d. • • • •




Organisatievorm III – extern(e)-bestuur(der) Vergadering van Eigenaars


• • •


Is contactpersoon tussen de VvE en het extern Bestuur Overlegt met het bestuur over de ALV agenda Leidt de Vergadering van Eigenaren

Extern(e) Bestuur(der) van de Vereniging van Eigenaars

Een (commerciële) partij (of persoon) ingehuurd door de Vergadering van Eigenaars om het Bestuur te voeren van de Vereniging van Eigenaars De externe bestuurder kan een VvE-beheerder zijn. •

Verantwoordelijk en wettelijk aansprakelijk voor het correct – conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving – besturen van de Vereniging van Eigenaars

•

Beheert de middelen van de VvE en draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de beslissingen van de Vergadering van Eigenaars

•

Is een door de Vergadering van Eigenaars goedgekeurde – en door de VvE Voorzitter getekende – Bestuursovereenkomst aangegaan met daarin vermeld de vergoedingen voor het Besturen van de VvE. Eventueel aangevuld met een vergoedingenoverzicht voor additionele diensten

•

Is bevoegd om (contractueel) exploitatieonderhoud te laten uitvoeren en/of (onverwachte) onderhoudsuitgaven te doen tot een bedrag genoemd in de splitsingsakte en/of vastgesteld door de Vergadering van Eigenaars

•

Is bevoegd om de bedragen – door de Vergadering van Eigenaars vastgesteld in het MJOP – uit te geven voor het (laten) uitvoeren van het gepland onderhoud

•

Is bevoegd om externe partijen in te schakelen voor het uitvoeren van (additionele) VvE-werkzaamheden. Bijvoorbeeld het opstellen van een MJOP, het opstellen van de jaarrekening e.d. Indien hiervoor extra kosten gemaakt moeten worden die voor rekening komen van de VvE dan beslist de Vergadering van Eigenaars hierover.

Kascommissie




Adviseert de VvE en het externe Bestuur bij het uit (laten) voeren van de genomen besluiten van de Vergadering van Eigenaars Technische commissie Tuincommissie Projectcommissie Huishoudelijk Reglement commissie (bij voorkeur ook een lid van het bestuur i.v.m. wettelijke handhaving) • e.d. • • • •


Organisatievormen van een VvE. Doel volgens de wet. Definities volgens de Dikke van Dale. Burgerlijk Wetboek (BW)

Recommend Documents