Organisatiegids Menen.fm Page 129 Tuesday, August 18, :08 AM DEEL 2 LOKAAL

Organisatiegids Menen.fm Page 129 Tuesday, August 18, 2009 9:08 AM

DEEL 2 LOKAAL



WOORDJE VAN DE GEMEENTE “Menen: een grensverleggende stad!” Dat valt grotendeels ook toe te schrijven aan de vele initiatieven die jij bij je vereniging of organisatie op het getouw zet. Als stadsbestuur zijn we er ons van bewust dat onze stad zonder jouw vrijwillige inzet heel wat minder grensverleggend zou zijn. Het organiseren van een evenement vraagt heel wat voorbereidingswerk. Om alles vlot te laten verlopen, moet je tegenwoordig met flink wat zaken rekening houden: vergunningen, verzekeringen, materialen… Met behulp van deze gids willen wij het administratieve werk van het organiseren van een activiteit in onze stad duidelijk maken. Deze gids is bedoeld als praktische leidraad. Je vindt er informatie over de stedelijke infrastructuur die we ter beschikking stellen, over de uitleendienst, over subsidies, over het voeren van publiciteit. Kortom, “Help! Ik organiseer” bevat flink wat informatie die je nodig hebt om aan de slag te gaan. We hopen hiermee een bijdrage te leveren tot het welslagen van jouw evenement en danken je alvast voor je inzet. Namens het college van burgemeester en schepenen Eric Algoet Secretaris

Gilbert Bossuyt Burgemeester

131


HOOFDSTUK 1 ADRESSEN EN CONTACTINFO 1.1. GEMEENTELIJKE DIENSTEN Dienst Cultuur Grote Markt 1 8930 Menen T 056 52 94 12 F 056 52 93 09 W www.menen.be M [email protected] Afdelingshoofd Vrijetijdszaken – Cultuurbeleidcoördinator Ronny Titeca Grote Markt 1 8930 Menen T 056 52 92 10 en GSM 0486 07 00 12 F 056 52 93 09 W www.menen.be M [email protected] Dienst Jeugd J. & M. Sabbestraat 163a 8930 Menen T 056 52 92 36 F 056 52 93 09 W www.menen.be M [email protected] Dienst Sport Grote Markt 1 8930 Menen T 056 52 94 90 F 056 52 93 09 W www.menen.be M [email protected]

132


Dienst Evenementen Grote Markt 1 8930 Menen T 056 52 94 10 F 056 52 93 09 W www.menen.be M [email protected] Stedelijke Academie voor Muziek en Woord Yv. Serruysstraat 42 8930 Menen T 056 51 30 34 F 056 51 53 98 W www.menen.be M [email protected] Stedelijke Academie voor Beeldende Kunsten Bruggestraat 43 8930 Menen T 056 51 32 44 F 056 51 28 73 W www.menen.be M [email protected]

1.2. INFRASTRUCTUUR 1.2.1. Culturele infrastructuur Hierna vind je de adres- en contactgegevens van de infrastructuur die onze stad ter beschikking stelt voor de organisatie van evenementen. Informatie over de gebruiksvoorwaarden van deze infrastructuur vind je in het volgende hoofdstuk. Cultuurcentrum De Steiger Waalvest 1 8930 Menen T 056 51 58 91 F 056 31 49 40 W www.ccdesteiger.be M [email protected]

133


Bibliotheek Hoofdbibliotheek Waalvest 1 8930 Menen T 056 51 58 70 F 056 51 37 83 W www.menen.be M [email protected] Stadsmuseum ’t Schippershof Rijselstraat 77 8930 Menen T 056 53 23 63 F 056 53 23 64 W www.menen.be M [email protected] Cultuurcentrum Lauwe Wevelgemstraat 20 8930 Lauwe T 056 40 37 96 Dorpshuis Rekkem Plaats 30 8930 Rekkem T 056 43 37 00 F 056 43 37 19 W www.menen.be M [email protected] Gemeentehuis Lauwe Lauweplaats 21 8930 Lauwe T 056 41 10 30 F 056 41 10 30 W www.menen.be M [email protected]

134


Bibliotheek Filiaal Lauwe Lauwbergstraat 121/001 8930 Lauwe T 056 42 67 26 F 056 42 67 26 W www.menen.be M [email protected] Bibliotheek Filiaal Rekkem Moeskroenstraat 521 8930 Rekkem T 056 42 66 07 W www.menen.be M [email protected]

1.2.2. Jeugdinfrastructuur Jeugdcentrum Petrol J. & M. Sabbestraat 163a 8930 Menen T 056 52 92 36 F 056 52 93 09 W www.menen.be M [email protected] Jeugdcentrum Hoeve Delaere Schonekeerstraat 126 8930 Lauwe T 056 52 29 36 F 056 52 93 09 W www.menen.be M [email protected] Jeugdsite Zuidstraat Zuidstraat 9 8930 Menen T 056 52 29 36 F 056 52 93 09 W www.menen.be M [email protected]

135


1.2.3. Sportinfrastructuur Sporthal Badhuis Sluizenkaai 75 8930 Menen T 0472 35 60 18 W www.menen.be M [email protected] Park Ter Walle J. & M. Sabbestraat 163 8930 Menen T 056 51 24 83 W www.menen.be M [email protected] Sportcentrum Vauban Waalvest 8930 Menen T 056 51 65 00 W www.menen.be M [email protected] Sporthal Ter Leie Hospitaalstraat 8930 Lauwe T 056 41 54 35 – cafetaria T 056 42 14 96 W www.menen.be M [email protected] Sporthal Ter Steelandt Lauwestraat 8930 Rekkem T 056 42 26 00 – cafetaria T 056 42 61 73 W www.menen.be M [email protected] Recreatiebad ‘t Badhuis Sluizenkaai 78 8930 Menen T 056 51 41 51 W www.menen.be M [email protected]

136


HOOFDSTUK 2 EEN PLEK ONDER DE ZON 2.1. GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR Hierna vind je de mogelijkheden en de voorwaarden voor het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur.

2.1.1. Culturele infrastructuur >> Cultuurcentrum De Steiger Het Cultuurcentrum De Steiger, Waalvest 1, beschikt over een theaterzaal met 484 vaste zitplaatsen, theatertechnisch volledig uitgerust, geschikt voor theater, dans, muziek, film (16 mm en 35 mm), voordrachten, modeshows, enz.; vijf kleedkamers en artiestenfoyer; afzonderlijke inkom en vestiaire. De Studio telt 128 vaste zitplaatsen, beperkte theatertechnische uitrusting en is uitermate geschikt voor kleine podiumoptredens, film (16 mm), video- en diavoorstellingen, lezingen. Daarnaast vind je in CC De Steiger nog een polyvalente ruimte voor 250 tot 300 personen. Deze ruimte is opdeelbaar in drie afzonderlijke lokalen voor 40 tot 120 personen. De tentoonstellingszaal heeft een oppervlakte van 450 m² en is volledig uitgerust met sokkels, panelen en belichting. Verder beschikt CC De Steiger over diverse vergaderlokalen, een grote volledig uitgeruste leskeuken (tot 50 personen), een oefenzaal met spiegelwand en houten dansvloer (tot 50 personen), een hobbyzaal (tot 60 personen) en twee kleine vergaderlokalen (tot 20 personen). >> Cultureel Centrum Lauwe Het Cultureel Centrum Lauwe beschikt over een zestal lokalen en een keuken. >> Dorpshuis Rekkem Ook in het Dorpshuis Rekkem, dat sinds kort gedeeltelijk werd omgebouwd tot een lokaal dienstencentrum zijn er enkele lokalen ter beschikking van de verenigingen waaronder een leskeuken ingericht op maat van personen met een handicap. Voor het gebruik werd een reglement opgemaakt waarvan de ondertonen gebruiksvriendelijk, goedkoop en democratisch zijn.

137


Vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen en Cultureel Centrum Lauwe Algemeen reglement huur en gebruik lokalen en accommodatie 1. Elke persoon of vereniging die in vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen of het Cultureel Centrum Lauwe een activiteit wenst te organiseren, sluit daartoe een overeenkomst af. Iedere aanvraag om in vzw Cultuurcentrum De Steiger of Cultureel Centrum Lauwe over een bepaalde ruimte te beschikken, dient schriftelijk en aan de hand van het daartoe bestemde aanvraagformulier gericht te worden aan vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen of aan het Cultureel Centrum Lauwe: – ten laatste één maand voor de voorstelling indien het om een podiumactiviteit gaat (theaterzaal & studio); – ten laatste twee maanden indien het om het gebruik van de tentoonstellingshal gaat; – ten laatste veertien dagen voor de activiteit indien het om een gewoon vergaderlokaal gaat. Een optie kan door ons geannuleerd worden wanneer de aanvraagformulieren niet binnen zijn op het secretariaat tegen de vooropgestelde datum. Laattijdige aanvragen kunnen, mits bespreking met de directeur, nog aanvaard worden. De overeenkomst komt tot stand vanaf het ogenblik dat de aanvraag door vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen is goedgekeurd. Daartoe wordt één exemplaar, namens vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen ondertekend, naar de betrokken persoon of vereniging teruggestuurd. 2. Door het afsluiten van de overeenkomst heeft de aanvrager t.a.v. vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen recht op: – het gebruik van het lokaal, aangewezen door de vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen; – het gebruik van de contractueel aangeduide accommodatie; – verlichting, verwarming en onderhoud van gebruikte lokalen, tenzij anders overeengekomen. 3. Door het afsluiten van de overeenkomst verbindt de aanvrager zich t.a.v. vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen: – de voorziene vergoeding te betalen; – de vergoeding vooraf te betalen indien organisatoren van buiten de entiteit; – in te staan voor het gaaf houden van voornoemde lokalen en uitrusting en de schade aangericht door hemzelf, zijn aangestelden, de deelnemers aan ingerichte activiteit, en/of diefstal te vergoeden. De huurder moet zelf oordelen of hij een verzekering afsluit tegen dat risico, maar in bepaalde gevallen kan vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen naast een waarborg(som) een dergelijke verzekering eisen; – de lokalen en accommodatie enkel te gebruiken voor het overeengekomen doel;

138


– zich in orde te stellen inzake betaling van auteursrechten, gemeentelijke en provinciale belastingen; – zich te voegen naar de geldende politiereglementen en veiligheidsvoorschriften (rookverbod, leeftijdsgrens, sluitingsuur); – onmiddellijk na de activiteit alle door hemzelf meegebrachte voorwerpen die niet tot het patrimonium van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen behoren te verwijderen, behoudens overeengekomen afwijkingen. Algemene voorschriften 1. Wie het verschuldigde bedrag voor een bepaalde activiteit of een als serie geplande activiteit niet betaald heeft, wordt elk verder initiatief ontzegd. “De verhuring van de lokalen tot aan een bedrag van 7,50 euro huurprijs gebeurt mits contante betaling op het ogenblik van de indiening van de aanvraag. Indien niet contant betaald wordt en/of een factuur gewenst wordt, zal een bedrag van 2,50 euro supplement aangerekend worden”. 2. De vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen moet tijdig en schriftelijk in kennis gesteld worden van het niet gebruik maken van een lokaal. Tijdig wil zeggen: één maand voor de theaterzaal en de studio, twee maanden voor de tentoonstellingsruimte en één week voor de overige lokalen. De annuleringskosten bedragen: – 10 % van de huurprijs bij tijdig verwittigen; – 50 % van de huurprijs bij niet-tijdig verwittigen; – 100 % van de huurprijs indien de annulering pas in de loop van de laatste week gebeurt. 3. Het is ten strengste verboden op ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te nagelen, te plakken, te schilderen en/of te schrijven. 4. Bewegwijzering, strooibrieven en/of propagandamateriaal verspreiden in vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen of het Cultureel Centrum Lauwe kan enkel mits bijzondere toestemming van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen. Enkel de diensten van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen – Cultureel Centrum Lauwe zorgen voor de publiciteit in het gebouw. 5. Elke organisator verplicht er zich toe het op de affiche of uitnodiging voorziene aanvangsuur stipt te eerbiedigen. Bij afwijking hiervan kan een uurloon aangerekend worden. 6. Het is de organisator(en) toegelaten, in afspraak met vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen zelf voor het onthaal, de verkoop van de kaarten en de controle bij de toegang in te staan.

139


Technische diensten worden uitsluitend door het personeel van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen – Cultureel Centrum Lauwe verzekerd, behoudens uitzonderingen uitdrukkelijk in het contract voorzien. 7. Bij recepties naar aanleiding van tentoonstellingen, zorgt de inrichter voor drank en service of kan hij contact opnemen met de cafetariahouder van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen indien deze receptie plaatsheeft in vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen. Drank bij feesten: telkens af te spreken met de cafetariahouder (dienst cafetaria of eigen dienst). Alle activiteiten georganiseerd door en/of in samenwerking met het stadsbestuur en vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen zijn vrijgesteld van deze regeling. 8. Het in gereedheid brengen van de vergaderlokalen dient te gebeuren in samenspraak met de directeur en/of technicus. Verdere technische afspraken dienen minstens veertien dagen vooraf gemaakt te worden met de hoofdtechnicus. Voor laattijdige en ontbrekende technische gegevens kan de organiserende vereniging of het optredende gezelschap de technische dienst niet aansprakelijk stellen. 9. Het is verboden meer mensen dan het aantal beschikbare plaatsen toe te laten: de theaterzaal telt 484 genummerde zitplaatsen en de studio telt er 128. Toegangskaarten dienen minstens drie weken vooraf beschikbaar te zijn bij de onthaaldienst van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen indien de affiche plaatsbespreking in het centrum vermeldt. Hiervoor wordt 10 % van de op de toegangskaarten vermelde prijs aangerekend. 10. De directie is niet verantwoordelijk voor plaatsbespreking die niet door de diensten van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen werd gedaan. 11. De vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen – Cultureel Centrum Lauwe is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van verenigingen ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen. 12. Betwistingen over het contract zullen zoveel mogelijk in der minne tussen de partijen geregeld worden. Bij eventuele rechtsgeschillen zijn enkel de rechtbanken van het rechtsgebied Kortrijk bevoegd. 13. Het personeel van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen – Cultureel Centrum Lauwe en de leden van de beheerraad hebben steeds het recht, op vertoon van hun legitimatiekaart, om de vertoningen in de theaterzaal (en andere lokalen) gratis bij te wonen. Ze dienen echter te reserveren wanneer dit nodig geacht wordt.

140


14. Bij vertoningen in de theaterzaal kan het gebruik van de vestiaire worden aangevraagd. Het uitbaten van de vestiaire gebeurt steeds door personeel van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen. 15. SABAM is steeds ten laste van de gebruiker. De billijke vergoeding wordt door vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen ten laste genomen. Speciale voorschriften 16. De toegang tot de technische lokalen, het podium en de loges van de spelers is ten strengste verboden aan alle personen die er niet voor dienstredenen geroepen zijn. 17. Het roken in de theaterzaal of de studio van de vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen is verboden. Gelet op de veiligheidsvoorschriften is de directie verplicht de voorstelling stop te zetten wanneer deze verordening niet stipt wordt nageleefd. 18. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. 19. De loges worden ten laatste één uur na de voorstelling afgesloten. Het ontruimen van de scène gebeurt in principe onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit, behoudens andersluidende overeenkomst. Tentoonstellingen 20. Voor al de tentoonstellingen, georganiseerd in vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen – Cultureel Centrum Lauwe in de daartoe voorziene ruimten, kunnen de aanwezige materialen als panelen, spots en dergelijke gebruikt worden. 21. De organisator staat in voor het risico en voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen en wel met een verzekeringspolis ‘van nagel tot nagel’, dat wil zeggen: alle risico's van brand, diefstal en beschadiging, open afbouw. 22. Commerciële tentoonstellingen, vakbeurzen en dergelijke, kunnen plaatsvinden in vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen – Cultureel Centrum Lauwe op voorwaarde dat de activiteit volledig conform is aan de vigerende voorschriften i.v.m. de Wet op de handelspraktijken. 23. Veilingen, al dan niet voorafgegaan door een tentoonstelling evenals commerciële publiciteit en/of verkoop bij gelegenheid van één of andere activiteit, maken zowel financieel als organisatorisch het voorwerp uit van een afzonderlijke afspraak met de directie van vzw Cultuurcentrum De Steiger Menen. 24. De exposant staat zelf in voor toezicht, kosten van publiciteit en receptie naar aanleiding van deze tentoonstelling.

141


Cultureel Centrum Lauwe 25. Het gebruik van een lokaal is enkel toegelaten mits naleving van alle bepalingen voorzien in voorgaande reglementering. Bovendien gelden volgende artikelen. 26. De gebruiker ziet bij het verlaten van het Cultureel Centrum Lauwe na of alle lichten uit zijn, of alle deuren en ramen gesloten zijn en controleert de thermostaten nog eens. 27. De gebruiker is verantwoordelijk voor een degelijk gebruik van de accommodatie en voor eventuele beschadigingen. 28. In verband met festiviteiten: – enkel festiviteiten in verenigingsverband zijn toegelaten; – er kan een korting verkregen worden wanneer de gebruiker zelf het lokaal klaarzet en opkuist; – burenlast is verboden en kan beteugeld worden door de stedelijke politiediensten. 29. Gebruik van de barbecue in het Cultureel Centrum Lauwe: bij gebruik van de barbecue van het Cultureel Centrum te Lauwe geldt de normale huurprijs voor activiteiten met een feestelijk karakter. Er dient echter wel een dubbele waarborg betaald te worden: – voor de opkuis barbecue; – voor de huur rooster en materiaal. Als de barbecue in oorspronkelijke en nette staat achtergelaten wordt en het materiaal, volledig en afgewassen terugbezorgd wordt (aan één van de verantwoordelijken van het Cultureel Centrum), worden de waarborgen integraal terugbetaald aan de aanvrager. De installatie dient volledig in orde te zijn tegen de middag, de dag na de manifestatie!

INFO! Een overzicht van de huurtarieven kan je bekomen in CC De Steiger, Waalvest 1, 8930 Menen, T 056 51 58 91, F 056 31 49 40, M [email protected] of via de website www.ccdesteiger.be

BELANGRIJK! Lauwse verenigingen, aangesloten bij een door het Stadsbestuur erkende adviesraad (Culturele Raad, Jeugdraad, Sportraad, Milieuraad, Senioren Advies Raad, …) of een bewijs van erkenning door een overheidsinstelling (bv. Ministerie, Provinciebestuur, Bloso) of een overkoepelend orgaan op nationaal, provinciaal gebied (bv. Rode Kruis) kunnen vanaf 1 september 2009 tot de ingebruikname van het nieuwe cultureel centrum in Lauwe gratis gebruik maken van de lokalen in het oude cultureel centrum in de Wevelgemstraat, de Hoeve Delaere, het gemeentehuis en de gemeentelijke basisschool. Let wel: deze maatregel geldt enkel voor activiteiten waarvoor er geen toegangsgeld wordt gevraagd. Activiteiten met verkoop van goederen en drank komen ook niet in aanmerking. Voor dergelijke activiteiten gelden de normale tarieven.

142


2.1.2. Jeugdinfrastructuur De jeugdcentra stellen volgende accommodatie ter beschikking van erkende jeugdverenigingen, stedelijke adviesraden, erkende culturele verenigingen, erkende sportverenigingen en derde organisaties: >> Jeugdcentrum Petrol Polyvalente zaaldelen 1-2-3 (apart of samen te huren), annex met bar, sanitair. >> Hoeve Delaere Fase I: polyvalente zaal, keuken, bar en sanitair en woonhuis: verschillende lokalen en sanitair. >> Zuidstraat Polyvalente zaal, keuken en sanitair. De gebruiker verklaart zich uitdrukkelijk akkoord om de overige lokalen niet te gebruiken. De gehuurde lokalen mogen door de gebruiker niet doorverhuurd worden.

INFO! De desbetreffende tarieven kunnen op simpel verzoek verkregen worden bij: Jeugddienst, J. & M. Sabbestraat 163a, 8930 Menen, T 056 52 92 36, M [email protected] of via de website www.menen.be BELANGRIJK! Lauwse verenigingen, aangesloten bij een door het Stadsbestuur erkende adviesraad (Culturele Raad, Jeugdraad, Sportraad, Milieuraad, Senioren Advies Raad, …) of een bewijs van erkenning door een overheidsinstelling (bv. Ministerie, Provinciebestuur, Bloso) of een overkoepelend orgaan op nationaal, provinciaal gebied (bv. Rode Kruis) kunnen vanaf 1 september 2009 tot de ingebruikname van het nieuwe cultureel centrum in Lauwe gratis gebruik maken van de lokalen in het oude cultureel centrum in de Wevelgemstraat, de Hoeve Delaere, het gemeentehuis en de gemeentelijke basisschool. Let wel: deze maatregel geldt enkel voor activiteiten waarvoor er geen toegangsgeld wordt gevraagd. Activiteiten met verkoop van goederen en drank komen ook niet in aanmerking. Voor dergelijke activiteiten gelden de normale tarieven. Huurreglement Betaling vergoeding gebruik en waarborg De vergoeding voor het gebruik en de waarborg dienen betaald te worden bij de stadskas, en dit minstens veertien dagen op voorhand. De sleutel wordt slechts overhandigd indien de gebruiker een bewijs van betaling van de vergoeding en de waarborg, afgeleverd door de stadskas, kan voorleggen.

143


Inhouden van de waarborg bij schade De waarborg wordt terugbetaald als er géén schade is vastgesteld. Bij eventuele schade wordt een rekening ervan opgemaakt door de stedelijke technische dienst. Een verschil tussen de kosten en het bedrag van de waarborg zal verrekend worden. Bij onvoldoende waarborg wordt een aanvullende kostennota opgesteld. Deze dient binnen de veertien dagen na ontvangst volledig vereffend te zijn, zoniet kan de gebruiker géén aanvraag meer doen tot het gebruik van de lokalen. Indien blijkt dat er een oneigenlijk gebruik van de toegewezen lokalen of van het domein rond het jeugdcentrum werd gemaakt, dan wordt de waarborg die voorafgaandelijk betaald werd, integraal behouden. Fuiven Fuiven worden enkel toegelaten in de grote zaal van Hoeve Delaere en in het jeugdcentrum Petrol. Alle vigerende reglementen inzake sluitingsuur, muziek- en geluidshinder, en de algemene reglementering inzake burenhinder dienen gerespecteerd te worden. Iedere erkende Menense jeugdorganisatie heeft het recht op één fuif per jaar, inclusief de jeugdraad. De overige data kunnen ingevuld worden door de andere verenigingen met zetel te Menen. Deze kunnen alleen door het college van burgemeester en schepenen toegewezen worden op advies van de jeugdraadsectie. De fuiven worden vastgelegd in het begin van het werkjaar; dit loopt van 1 september tot 31 augustus, zodat de erkende Menense jeugdverenigingen de eerste kans krijgen een fuif te plannen. Het gebruik van bekers is verplicht, alsook het gebruik van het inkomsas. Alle ramen blijven gesloten gedurende een fuif. Vier personen worden aangeduid om toezicht te houden op de naleving van dit huurreglement. Hun namen, adressen en gsm-nummers worden vooraf doorgegeven aan de lokale politie. Aanvraag en reservatie Aanvragers moeten maximum twaalf maanden en minimum twee maanden voor de manifestatie een schriftelijke aanvraag richten tot het stadsbestuur. Bij bevestiging krijgen de aan-

144


vragers een contract. Dit contract wordt bekrachtigd door het betalen van de vergoeding én de waarborg bij de stadskas. Annulering van de zaal dient tenminste dertig dagen voor de manifestatie te gebeuren. Indien deze termijn niet gerespecteerd wordt, wordt een annuleringsvergoeding aangerekend van 50 euro. Materiaal van de huurder Beschadiging of diefstal van materiaal door de huurder meegebracht, valt ten laste van de huurder. Plaatsbeschrijving en onderhoud Voor het gebruik en de eerste werkdag erna, wordt een plaatsbeschrijving opgemaakt. Indien de gebruiker niet aanwezig is, dan wordt de plaatsbeschrijving geacht tegenstelbaar te zijn opgemaakt met akkoord van de gebruiker. Na gebruik van de zaal dient de organisator deze van afval te ontdoen en de vloer met water schoon te maken. De vuilniszakken dienen gedeponeerd te worden buiten naast de ingang van de zaal. De schoonmaak dient te gebeuren tegen uiterlijk 11 uur de dag volgend op de manifestatie. Tevens staat de organisator in voor de schoonmaak van de directe omgeving van de zaal. Bij nalatigheid wordt de gehuurde accommodatie schoongemaakt door een onderhoudsfirma, waarbij de organisator de factuur betaalt. Betreding gebouw Teneinde de organisator toe te laten het gebouw te betreden, wordt er zonodig een sleutel van de hoofdingang overhandigd twee dagen voor de manifestatie. De organisator bezorgt de sleutel terug aan de dienstdoende centrumverantwoordelijke en dit binnen de twee dagen na afloop van de manifestatie. Bij verlies van de sleutel wordt de volledige waarborg ingehouden. Vergunningen – drankverkoop De gebruiker zorgt ervoor alle nodige vergunningen aan te vragen, in zijn bezit te hebben en alle nodige taksen te hebben betaald. Dit dient minstens veertien dagen op voorhand te zijn geregeld. De eigenaar behoudt zich het recht voor om dit te controleren. De billijke vergoeding valt ten laste van de stad Menen. De zalen Hoeve Delaere en Zuidstraat werken niet met een vaste brouwer wat betreft de aankoop van dranken. Het jeugdcentrum dient géén procent te hebben op de drankverkoop tijdens de manifestatie. Voor het tappen van vaten in jeugdcentrum Petrol is de huurder verplicht af te nemen van brouwer Nuytten te Menen. Voor de aankoop van andere dranken ben je vrij. Het jeugdcentrum dient géén procent te hebben op de drankverkoop tijdens de manifestatie.

145


Inkomgeld De huurder is vrij om inkomgeld te vragen. Aansprakelijkheid Bijzondere kosten verbonden aan het door de organisator ingerichte initiatief vallen volledig te zijnen laste. Alle nodige verzekeringen betreffende brand en burgerlijke verantwoordelijkheid dienen afgesloten te worden. Dit kan gecontroleerd worden en dient op eerste vraag getoond te worden. De organisator verzekert het toezicht op de gebruikte infrastructuur en materieel tijdens de uren van de manifestatie. Bijzondere toelatingen van openbare orde met betrekking tot de manifestatie vallen ten laste van de organisator. Deze is er tevens voor verantwoordelijk dat alle geldende verordeningen nageleefd worden. Het stadsbestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden bij klachten. Het is tevens verboden om met de auto tot aan het jeugdcentrum te rijden. Een uitzondering hierop is het laden en lossen van materiaal. Aanwezigheid van de jeugdverenigingen Op ieder moment kunnen de personeelsleden van de jeugddienst de manifestatie betreden. Het kan dat ook andere verenigingen gebruik maken van lokalen in het jeugdcentrum. Doorgang van die verenigingen is onvermijdelijk. Bijzondere voorwaarden Door het ondertekenen van de overeenkomst, verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen van dit reglement. Indien het noodzakelijk geacht wordt, kunnen er nog bijzondere bijkomende voorwaarden vermeld worden in de overeenkomst, waaraan de gebruiker zich ook dient te houden.

2.1.3. Sportinfrastructuur De stedelijke sportdienst stelt diverse sporthallen en sportlokalen ter beschikking. De desbetreffende tarieven kunnen op simpel verzoek verkregen worden bij: Sportdienst, Grote Markt 1, 8930 Menen, T 056 52 94 90, M [email protected]. Sportinfrastructuur Reglement sporthallen en sportlokalen 1. Aanvragen voor éénmalig gebruik en tornooien, dienen uiterlijk één maand voor de activiteit, schriftelijk aangevraagd bij de stedelijke sportdienst. Bij de aanvraag moet een attest gevoegd worden waaruit blijkt dat de organisatoren verzekerd zijn tegen ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid.

146


2. Het is verboden dranken te verkopen in stedelijke sporthallen met bijhorende cafetaria. 3. Het gebruiksgeld en de waarborg zijn verschuldigd door de organisator of inrichter. De verantwoordelijke persoon dient duidelijk bij de aanvraag te worden opgegeven. 4. De diverse raden, opgericht in de schoot van het stadsbestuur, zoals sportraad, cultuurraad, jeugdraad, bejaardenraad, enzovoort, kunnen door het college van burgemeester en schepenen worden vrijgesteld van gebruiksgelden en waarborgen. 5. De definitieve bestemming tot gebruik wordt enkel bekomen na voorafgaandelijke storting van het gebruiksgeld en de waarborg aan de stadskas. 6. De waarborg wordt terugbetaald na opruiming van de zaal, mits voorlegging van een attest van de stedelijke sportdienst, waaruit blijkt dat er geen schade werd vastgesteld. Bij eventuele schade wordt een rekening ervan opgemaakt door de stedelijke technische dienst. Het verschil tussen de kosten en het bedrag van de waarborg zal worden verrekend. 7. Alle betwistingen die zich over de uitvoering van onderhavige voorwaarden mochten voordoen, worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen.

INFO! De desbetreffende tarieven kunnen op simpel verzoek verkregen worden bij: Sportdienst, Grote Markt 1, 8930 Menen, T 056 52 94 90, M [email protected]. 2.2. OVERZICHT ZALEN Naast de hierboven vermelde gemeentelijke infrastructuur (CC De Steiger, Cultuurcentrum Lauwe, LDC Dorpshuis Rekkem, JC Petrol, Hoeve Delaere, Zuidstraat, sportzalen) vind je in Menen, Lauwe en Rekkem nog privé-zalen die gebruikt – gehuurd kunnen worden voor de organisatie van activiteiten. Ook in de Gemeentelijke Basisscholen van Lauwe en Rekkem kunnen verenigingen terecht. Hierna volgt een inventaris. Informatie betreffende de huurprijs, waarborg en voorwaarden (drank, regeling Sabam, billijke vergoeding) kan je telkens bekomen bij de zaalverantwoordelijke.

147


Menen ‘t Zwaantje

Den Damier “Den Disk”

Gebruik zaal

recepties, vergaderingen

Fuiven, vergaderingen, recepties

Adres

Grote Markt 24

Grote Markt

Contact

Masselis Marie Madeleine T 056 51 09 10

Marc Crabbé / Brigitte Baron G 0475 62 55 93 / G 0496 77 10 80

Capaciteit

2 zalen voor 30 personen

Zittend: 50 personen Staand: 100 personen

Ons Dorp

‘t Voske

Gebruik zaal

Parochiezaal

Polyvalente zaal (geen fuiven)

Adres

IJzerstraat 16

Voskenstraat 92

Contact

Mevr. Labaere – Depovere Rosanna Ivan Callewaert T 056 51 54 13 T 056 50 20 06

Capaciteit

1 voor 30 personen 1 voor 60 personen ACW De Gilde

1 bar: 60 personen 1 grote zaal: 150 personen ‘t Paviljoentje

Gebruik zaal

Geen fuiven

Parochiezaal + café (geen fuiven, wel verjaardagsfeestjes)

Adres

Grote Markt 25

Ieperstraat 73

Contact

Jenny Ghesquière T 056 51 68 40

Daniel Hanssens T 056 51 60 79

Capaciteit

100 personen

100 personen

Ter Winkele

Royal Palace

Gebruik zaal

Recepties, verjaardagsfeestjes

Polyvalente zaal

Adres

G. Dobbelsstraat 19

René Gombertstraat 20

Contact

Dr. De Schryver T 056 51 73 69 of G 0478 90 88 18

Jean-Pierre Lopez G 0477 27 63 38

Capaciteit

50 personen

250 personen

148


Lauwe ‘t Karrewiel

De Club

Gebruik zaal

Enkel privé-aangelegenheden

Feestzaal (geen fuiven)

Adres

Albrecht Rodenbachlaan 3

Larstraat 8

Contact

Yves Vantomme T 056 42 11 76

Sophie Degraeve T 056 41 22 87

Capaciteit

70 personen

100 personen

Zaal Astoria

Pax / Feestzaal Suys

Gebruik zaal

Feestzaal (geen fuiven)

Feestzaal

Adres

Hospitaalstraat 67

Lauwbergstraat 90

Contact

Luc Supplie T 056 41 67 57

Suys T 056 41 40 73

Capaciteit

160 zitplaatsen

870 personen (1 grote + 3 kleine zalen)

Gemeentelijke Basisschool Lauwe Gebruik zaal

Vergaderingen (geen fuiven)

Adres

Hospitaalstraat 14

Contact

Philippe Vanlangendonck T 056 41 14 72

Rekkem Myra

Gemeentelijke Basisschool Rekkem

Gebruik zaal

Polyvalente parochiezaal

Vergaderingen (geen fuiven)

Adres

Moeskroenstraat 519

Moeskroenstraat 525

Contact

Christine Vansteenkiste T 056 41 55 58

Tom Vandamme T 056 41 47 88

Capaciteit

240 personen

149


2.3. DE STRAAT OP Hieronder vind je uitleg over de behandeling van een dossier “organisatie van een evenement – aanvraag manifestatie op de openbare weg in Groot-Menen” Wat te doen bij de organisatie van een evenement Gebruik openbare weg De verantwoordelijke organisatie van het evenement stuurt minimum één tot twee maanden voor datum van de manifestatie een brief of aanvraag met alle details betreffende de manifestatie, zoals datum, aanvangsuur, einduur, plaats en adres, aard manifestatie, programma, opgave materiaal nodig van stadsbestuur (speciaal aanvraagformulier) naar stadsbestuur t.a.v. college van burgemeester en schepenen, Grote Markt 1, 8930 Menen. Niet vergeten! Opgave van volgende referenties: naam organisatie, naam contactpersoon met adres, telefoonnummers – ook gsm– en e-mailadres. Het opmaken en meesturen van een draaiboek wordt in geval van grote manifestaties erg aanbevolen. Een brief wordt ingeschreven op secretariaat en doorgestuurd naar de dienst evenementen, dat het contactpunt is voor de afwerking. De betrokken diensten (cultuur, sport, jeugd, rekendienst, technische dienst) krijgen een kopie via/van het secretariaat. De dienst evenementen geeft brief door aan de hulpdiensten (politie en brandweer) voor advies (gebruik openbare weg, aanvraag nachtvergunning). De politie en de brandweer bezorgen het advies terug aan de dienst evenementen. De dienst evenementen plaatst de aanvraag en het advies van de hulpdiensten (politie en brandweer) op de agenda van het college van burgemeester en schepenen. Indien naast de aanvraag tot organisatie van een feest (inbegrepen ook advies gebruik openbare weg en aanvraag nachtvergunning) ook een aanvraag voor feestmateriaal en/of subsidies of toelagen zit, voegt de betrokken dienst (technische dienst, rekendienst…) haar advies/goedkeuring bij het dossier evenementen. Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing. De beslissing wordt overgemaakt aan dienst evenementen. De dienst evenementen brengt via een schrijven ondertekend door de burgemeester en de stadssecretaris de organisatie in kennis van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen. Indien de hulpdiensten (politie en brandweer) in hun advies om een coördinatievergadering vragen dan wordt dit samen met de datum hiervan meegedeeld in de kennisgevende brief.

150


Schematisch verloop

151


HOOFDSTUK 3 LOGISTIEK 3.1. WAAR MATERIAAL UITLENEN? Onze stad beschikt over een stedelijke uitleendienst. Deze stelt algemeen feestmateriaal ter beschikking (podia, tafelbladen...). Je kunt de dienst bereiken op het volgende adres: Grondsgebiedszaken Secretariaat, 1e verdiep Yv. Serruysstraat 28 8930 Menen Contactpersoon: Emmy Ghesquière T 056 52 93 63 F 056 52 93 70 M [email protected] Onze stad beschikt verder over volgende uitleendiensten die specifiek materiaal voor hun doelgroepen ter beschikking stellen. Meer info vind je bij: Dienst Jeugd J. & M. Sabbestraat 163a 8930 Menen Contactpersonen: Kevin Labeeuw en Frederik Bostyn T 056 52 92 37 (Kevin) en T 056 52 92 35 (Frederik) F 056 52 93 09 M [email protected] Dienst Sport Grote Markt 1 8930 Menen Contactpersonen: Benny Wekking en Mia Vanhalst T 056 52 94 90 (Benny) en T 056 52 94 91 (Mia) F 056 52 93 09 M [email protected]

152


3.2. REGLEMENTEN UITLEENDIENSTEN Hierna vind je de mogelijkheden en de voorwaarden voor het ontlenen van materiaal bij gemeentelijke uitleendiensten. Onze stad stelt een aantal materialen ter beschikking die van pas kunnen komen bij de organisatie van een evenement. Hiervoor kan je terecht bij het secretariaat van de dienst Grondgebiedszaken. De specifieke voorwaarden van de uitleendienst vind je hierna. Let op: de materialen worden uitgeleend op basis van beschikbaarheid. Informeer je dus tijdig bij de verantwoordelijke dienst (tot 1 maand voor datum). Dienst Grondgebiedszaken Reglement uitlenen feestmateriaal Beschikbaar materiaal Het stadsbestuur kan de volgende materialen uitlenen aan de Meense verenigingen en particulieren: – podium tot 50 m² (12,50 euro + 50 euro voor opstellen en afbreken); – podium van 50 tot 100 m² (25 euro + 50 euro voor opstellen en afbreken); – podium van meer dan 100 m² (37,50 euro + 50 euro voor opstellen en afbreken); – groot overdekt podium 8 m x 6,60 m x 4,80 m (600 euro inclusief vervoer, opstellen en afbreken); – klein overdekt podium 6 m x 4,30 m x 2,60 m (400 euro inclusief vervoer, opstellen en afbreken); – tribune met stoelen in drie niveaus en overdekt voor ongeveer 115 zitplaatsen (750 euro inclusief vervoer, opstellen en afbreken); – vlaggenmast met voet (12,50 euro geplaatst); – tafelbladen + drie schragen per schijf van tien stuks (12,50 euro); – tafelbladen zonder schragen per schijf van tien stuks (10 euro); – stempaneel per schijf van tien stuks (12,50 euro); – tentoonstellingspanelen per schijf van tien stuks; (12,50 euro); – nadarhekken (0,20 euro per stuk); – dranghekken (0,75 euro per stuk); – Bourgondisch huisje (75 euro). Vervoer door technische dienst: 25 euro voor heenreis en 25 euro voor terugreis. Algemene voorwaarden (vastgesteld in gemeenteraadszitting 29 maart 2002) 1. Een aanvraag voor feestmateriaal gebeurt schriftelijk door de organisatoren, op speciaal daartoe bestemde formulieren, verkrijgbaar bij de dienst Grondgebiedszaken, Yvonne

153


Serruysstraat 28 te Menen bij Emmy Ghesquière (T 056 52 93 63, F 056 52 93 70, M [email protected]) of via www.menen.be/producten/aanvraag-feestmateriaal. Deze aanvraag, gericht aan het college van burgemeester en schepenen (op het adres Grote Markt 1, Menen), moet minstens één maand voor de datum van de activiteit bij het gemeentebestuur toekomen. 2. De aanvragers staan in voor het geleverde materiaal en zijn ertoe gehouden, in geval van beschadiging, verlies of diefstal, het gemeentebestuur te vergoeden, hetzij zelf, hetzij via een verzekering daartoe aangegaan. 3. De aanvragers zijn verantwoordelijk voor alle schade aan derden en ongevallen voortspruitend uit het plaatsen, de aanwezigheid en het wegnemen van materialen. Door het feit van het aanvaarden van het materiaal, verzaken de aanvragers aan ieder verhaal t.o.v. het stadsbestuur Menen. Zij gaan de verbintenis aan de stad te vrijwaren wanneer zij door derden zou verantwoordelijk gesteld worden. 4. De materialen dienen daags na de manifestatie klaar te staan om afgehaald te worden, tenzij vooraf een andere datum wordt afgesproken, indien de stedelijke technische dienst instaat voor het vervoer. 5. Het uitlenen van materiaal voor een langere periode kan, uitzonderlijk, door het college van burgemeester en schepenen worden toegestaan, wanneer de voorraad het toelaat. De voorziene tariefeenheid wordt dan vermenigvuldigd met het aantal weekends waarvoor het materiaal ontleend wordt. 6. Stedelijke organisaties van de entiteit Menen zijn niet onderworpen aan de retributie. Het ter beschikking stellen van nadarhekken voor wielerwedstrijden en atletiekwedstrijden geschiedt eveneens gratis. 7. De betaling dient voor de aflevering van het materiaal te gebeuren aan de stadsontvanger, ofwel via de stadskas ofwel door overschrijving op het rekeningnummer 000-0050023-68 van het stadsbestuur Menen. Een kwitantie wordt daarna afgeleverd, die geldt als persoonlijke vergunning en die dient voorgelegd te worden bij de levering van het materiaal.

154


HOOFDSTUK 4 WERKEN MET VRIJWILLIGERS In heel wat organisaties zijn vrijwilligers de drijvende krachten van allerlei projecten. Indien er geen vrijwilligers zouden zijn, zou dit een enorme verschraling betekenen. Organisaties uit de sport-, jeugd-, natuur-, cultuur-, welzijns- en gezondheidssector zouden hun dienstverlening niet meer of niet meer zo uitgebreid kunnen aanbieden waardoor nog eens duizenden ‘gebruikers’ in de kou gezet zouden worden. De stad Menen heeft dan ook besloten een actieve rol te spelen en het vrijwilligerswerk een duwtje in de rug te geven. Via de website www.menen.be/leven-en-welzijn/gezondheid/ vrijwilligers kan je je als vrijwilliger of als organisatie aanmelden. De bedoeling is dat de stedelijke administratie een databank op punt zet die door alle vrijwilligersorganisaties en vrijwilligers uit Menen gratis geraadpleegd kan worden. Je vindt er eveneens recent nieuws over het vrijwilligersleven in onze stad, nuttige tips en informatie voor zowel de vrijwilliger als de organisatie.

INFO! Heb je nog vragen of suggesties of wens je meer info omtrent gratis

verzekering vrijwilligers, neem dan gerust contact op met Jozef Rosseel van de Dienst Welzijn, T 056 52 92 91, F 056 52 93 09, M [email protected].

155


HOOFDSTUK 5 AMBIANCE VERZEKERD 5.1. VERZEKERINGEN 5.1.1. Burgerlijke aansprakelijkheid Als organisator kan je aansprakelijk gesteld worden voor schade die veroorzaakt wordt tijdens een evenement. Daarom neem je best een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Zonder verzekering loop je het risico dat je vereniging of jij zelf voor de schade opdraait. Indien je iets organiseert vanuit een bepaalde vereniging wordt dit in vele gevallen gedekt door de verzekering die je hebt afgesloten voor je vereniging. Indien je als privépersoon éénmalig of meerdere malen iets wil organiseren, kan je een verzekering afsluiten voor één of meerdere activiteiten. Contacteer hiervoor een verzekeringsmakelaar die je duidelijk kan uitleggen wat de polis dekt en wat uitgesloten is. Het is ook zinvol, maar niet verplicht, een verzekering contractuele aansprakelijkheid en een verzekering alle risico’s af te sluiten.

5.1.2. Brandverzekering Het politiereglement zegt dat de eigenaar en gebruiker van de zaal een brandverzekering met voldoende dekking moeten afsluiten. Het contract moet onder andere volgende waarborgen bieden: – brandrisico’s, en ook zonder dat er brand geweest is: ontploffing of implosie; – verhaal aan buren; – kosten voor brandweer, afbraak en vergunning; – lichamelijke schade en stoffelijke schade aan derden. Contacteer hiervoor de zaaleigenaar en je verzekeringsmakelaar.

156


5.2. VEILIGHEID 5.2.1. Nuttige telefoonnummers Deze telefoonnummers kunnen nuttig zijn. Politie (gemeente): Brandweer: (gemeente):

101 100 (dringende gevallen)

Politie Menen hoofdkantoor:

056 51 01 11

Politie Menen bijkantoor Menen:

056 23 13 70

Politie Menen bijkantoor Lauwe:

056 41 57 67

Politie Menen bijkantoor Rekkem:

056 41 17 10

Brandweer hoofdpost Menen:

056 51 66 31

Brandweer post Lauwe:

056 42 25 40

Civiele Bescherming:

056 53 18 16

Rode Kruis Vlaanderen:

105

Vlaamse Kruis:

056 20 75 75

H. Hart Ziekenhuis campus Rijselstraat:

056 52 21 11

Wachtdienst geneesheren Menen – Rekkem:

056 51 05 05

Wachtdienst geneesheren Lauwe:

056 52 08 20

Wachtdienst apothekers Menen-Rekkem:

0900 10 500

Tandartsen:

056 22 06 25

Antigifcentrum:

070 24 52 45

Brandwondencentrum:

09 240 34 90

Druglijn:

078 15 10 20

Zelfmoordpreventie:

02 649 95 55

157


HOOFDSTUK 6 ARTISTIEKE INVULLING 6.1. MUSIC MAESTRO 6.1.1. Sabam en billijke vergoeding Sabam Elke organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de aangifte en betaling van Sabam (auteursrechten). Bij laattijdige of foutieve aangifte en bij laattijdige betaling wordt bij het gewone tarief een extra bedrag van 30% aangerekend.

INFO! Dienst Cultuur – Evenementen, Grote Markt 1, 8930 Menen, T 056 52 94 12, F 056 52 93 09, M [email protected] of rechtstreeks bij het plaatselijke inningkantoor van Sabam, Rijselstraat 51, 8500 Kortrijk, T 056 21 07 38, M [email protected] Via www.sabam.be kan je ook de formulieren downloaden.

Billijke vergoeding Elke organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de aangifte en betaling van billijke vergoeding (vergoeding die je betaalt voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van uitvoerende artiesten en muziekproducenten). Je kan een jaartarief betalen of een tijdelijk tarief dat geldt gedurende 24 uur. Het tarief verschilt naargelang de aard van de activiteit: basistarief, tarief met drank of tarief met dans. Sommige culturele centra (ondermeer in Menen) betalen een basisjaartarief. Dat neemt echter niet weg dat je voor een evenement met drank of dans zelf de billijke vergoeding moet betalen. Informeer bij de zaaleigenaar of hij een jaartarief betaald heeft en in welke categorie. Indien dit niet het geval is, ben je als inrichter verplicht om zelf de kosten te betalen.

INFO! Dienst Cultuur – Evenementen, Grote Markt 1, 8930 Menen, T 056 52 94 12, F 056 52 93 09, M [email protected] of via de website www.bvergoed.be en www.ikgebruikmuziek.be waar je de formulieren ook kan downloaden.

158


HOOFDSTUK 7 HAPJE TAPJE Vergunning sterke drank Zoals in deel 1 al werd vermeld, is het niet meer nodig om een tapvergunning of een vergunning voor sterke drank aan te vragen bij de douane. Menen vormt hierop geen uitzondering. Wel is het zo dat het college van burgemeester en schepenen op de hoogte gesteld moet worden van het feit dat je een evenement organiseert. Wanneer op dit evenement sterke drank wordt verkocht, moet dit ter kennisgeving naar het college van burgemeester en schepenen worden verstuurd. Heffing gemeentebelasting gebruik openbaar domein Een vereniging die openbare ruimte wil innemen, o.a. voor de verkoop van eetwaren en dranken, moet op voorhand een aanvraag richten aan het college van burgemeester en schepenen.

159


HOOFDSTUK 8 PUBLICITEIT Hieronder vind je de verschillende gemeentelijke reglementen die van belang kunnen zijn voor het voeren van publiciteit rond je evenement. Publiciteit maken voor je evenement kan op vele manieren. Ook hier gelden bepaalde regels. Het plaatsen van reclameborden kan alleen op welbepaalde plaatsen langs de openbare weg. Ook voor het rondrijden met een geluidswagen zijn er specifieke richtlijnen. In dit onderdeel vind je een samenvatting van de reglementen die in onze stad gelden. Stedelijke aankondigingsborden Niet-commerciële activiteiten in Groot-Menen kunnen enkel aan de hand van eenvormige borden worden aangekondigd. De twaalf locaties van de aankondigingsborden zijn: Hogeweg, Ieperstraat, Bruggestraat aan de expresweg, Rijselstraat, Kortrijkstraat, Moeskroenstraat, Wevelgemstraat, Deken Darrasstraat – Boldriesstraat, Hospitaalstraat, Dronckaertstraat, Paradijsstraat en Lauwestraat.

INFO! Dienst Communicatie, Grote Markt 1 8930 Menen, T 056 52 94 11, F 056 52 93 09, M [email protected]

Affichekasten De officiële aanplakplaatsen (8 affichekasten) zijn voorbehouden aan het stadsbestuur. Alleen de stadsplakker mag de affiches aanplakken. Dit gebeurt wekelijks (woensdagvoormiddag). Affiches moeten bijgevolg voor woensdag binnengebracht worden op de dienst Onthaal van het stadhuis, Grote Markt 1 te Menen. Hier de acht plaatsen waar aanplakborden voorzien zijn: Menen: Sint-Jozefsplein Barakken, Guido Gezellelaan, Generaal Lemanstraat, Bevrijdingsplein; Lauwe: Lauweplaats, Spoorwegstraat; Rekkem: Plaats, Schelpenstraat.

INFO! Dienst Communicatie, Grote Markt 1, 8930 Menen, T 056 52 9 413, F 056 52 93 09, M [email protected]

Lichtkrant Om een bericht te laten plaatsen op de lichtkrant in Menen, Lauwe en/of Rekkem volstaat het om een bericht binnen te brengen op de dienst communicatie of op de website de link naar het

160


formulier voor de lichtkrant bij de snelkoppelingen in te vullen. Let wel: enkel verenigingen uit Menen, Lauwe en Rekkem komen aan bod op de lichtkrant.

INFO! Dienst Communicatie, Grote Markt 1, 8930 Menen, T 056 52 94 13, F 056 52 93 09, M [email protected]

Pers Lijst van persmedewerkers Via de dienst Communicatie kan je een adressenlijst van de diverse media in Menen bekomen. Deze lijst kan je ook via de website vinden: www.menen.be/producten/perslijst.

INFO! Dienst Communicatie, Grote Markt 1, 8930 Menen,

T 056 52 9 411, F 056 52 93 09, M [email protected]

Organiseren persconferenties Wie een persconferentie organiseert, kan via de dienst Communicatie nagaan of er die datum geen andere persconferentie plaatsheeft. Persconferenties zijn een belangrijk communicatie-instrument om je organisatie voor te stellen. Aarzel dus niet om deze dienst hierover in te lichten. De persmedewerkers worden door de dienst communicatie steeds op de hoogte gehouden van de geplande persconferenties.



Persberichten De dienst Communicatie informeert de bevolking over stedelijke aangelegenheden onder andere via de lokale pers. Nagenoeg wekelijks worden de diverse berichten doorgestuurd (via e-mail) naar de lokale pers.



Website Organiseer je een concert, voorstelling, tentoonstelling of film? Richt je een cursus of lezing in? Of plan je een feest voor jouw wijk of buurt...? Het krijgt allemaal zijn plaats in de UiTdatabank. Deze databank is dé databank voor het cultuur- en vrijetijdsaanbod in Vlaanderen en is via www.cultuurweb.be (www.uitinvlaanderen.be) vlot toegankelijk voor een breed publiek. Op basis van deze databank worden ook de activiteitenkalenders van de stad en de

161


regio gemaakt. Daarnaast putten een waaier van communicatie- en perskanalen rechtstreeks informatie uit deze databank waaronder Het Nieuwsblad, De Standaard, www.menen.be, UiT in Regio Kortrijk (www.uitinregiokortrijk.be), Ketnet, Humo... Hoe ga je tewerk? Surf naar www.uitdatabank.be, vraag je login en wachtwoord en voeg er je activiteit toe!



Stadsmagazine Lei€draad – UiT in Menen Per jaar verschijnt ons stadsmagazine Lei€draad 11 keer. Daarin steekt steeds een UiT in Menen-kalender die alle activiteiten in Menen, Lauwe en Rekkem bundelt. Om je activiteit hierin op te nemen bezorg je steeds tegen de eerste van de maand voor de publicatiemaand (bv. alles binnen op 1 september voor het oktobernummer dat eind september verschijnt. Stuur je info steeds op tijd door naar [email protected].



Geluidswagens Het gebruik van voertuigen met luidsprekers voor reclame-, propaganda- of andere doeleinden, is alleen toegelaten mits voorafgaande toelating van de burgemeester en op voorwaarde dat de daarbij gestelde voorwaarden nageleefd worden. Deze toestemming dient op voorhand schriftelijk te worden aangevraagd. Brief te sturen naar: stadsbestuur Menen tav. dhr. burgemeester, Grote Markt 1, 8930 Menen.

162


HOOFDSTUK 9 SUBSIDIES EN FONDSEN 9.1. EVENEMENT- OF PROJECTGEBONDEN SUBSIDIES Onze stad doet veel inspanningen om zowel het sociaal-culturele leven als het jeugdwerk te ondersteunen. Naast de logistieke en materiële ondersteuning, biedt onze stad in bepaalde gevallen ook financiële ondersteuning aan organisatoren en evenementen. In dit onderdeel vind je een samenvatting van de stedelijke reglementen rond evenementen- of projectgebonden subsidies van de stad en projectsubsidies voor jeugdinitiatieven. Projecttoelage voor bijzondere sociaal-culturele initiatieven Artikel 1- Dit reglement heeft als doelstelling het sociaal-culturele werk in Menen te versterken door middel van financiële ondersteuning van bijzondere activiteiten en initiatieven die de gemeenschapsvorming, de cultuurparticipatie en -competentie en de educatieve functie vergroten. Artikel 2- Onder sociaal-culturele verenigingen worden begrepen verenigingen die gedragen worden door vrijwilligers en die een werking ontplooien in groepsverband die gericht is op de persoonlijke en maatschappelijke ontplooiing van leden en deelnemers. In haar programmaopbouw vervult een sociaal-culturele vereniging een aantal maatschappelijke functies: 1. de gemeenschapsvormende functie gericht op de versterking en vernieuwing van het sociale weefsel en op groepsvorming met als doel een democratische, solidaire en open samenleving; 2. de culturele functie gericht op het verhogen van de participatie aan de brede waaier van cultuurgoederen die de samenleving te bieden heeft en op de competentie om deze zinvol te beleven; 3. de maatschappelijke activeringsfunctie die leidt tot de vorming van sociaal actieve en verantwoordelijke burgers; 4. de educatieve functie door het aanbieden van een educatief aanbod op lokaal vlak. Artikel 3 – Om in aanmerking te komen voor een ondersteuning via dit reglement, moet de aanvragende vereniging erkend zijn, door de stad, als sociaal-culturele vereniging. De indiener kan zowel een sociaal-culturele vereniging zijn als een samenwerkingsverband tussen verschillende verenigingen, een samenwerkingsverband tussen een vereniging en individuen, waarvan minimum één door de stad erkend is als sociaal-culturele vereniging.

163


Voor de toepassing van dit reglement komen niet in aanmerking: – initiatieven die reeds financiële steun hebben verworven vanuit een andere stedelijke dienst of in het kader van het reglement voor de subsidiëring van sociaal-culturele activiteiten; – initiatieven die een duidelijke commerciële inslag of doelstelling hebben. De activiteiten waarvoor een toelage wordt gevraagd, moeten op het grondgebied van de stad Menen plaats vinden. Artikel 4 – Om in aanmerking te komen voor subsidies dienen de initiatieven opgevat te zijn als een bijzondere activiteit van een vereniging, die de normale werking overstijgt en er een kwalitatieve meerwaarde aan verleent. Het initiatief moet bovendien aan minstens twee van de volgende criteria voldoen: 1. bevorderen van cultuurparticipatie- en/of competentie (tentoonstelling, kunstproject…); 2. aanboren van nieuwe publieksgroepen met aandacht voor culturele diversiteit; 3. aandacht voor originaliteit en vernieuwing en beantwoordend aan een maatschappelijke en culturele behoefte; 4. samenwerking met andere verenigingen en organisaties; 5. aanwenden van creatieve methoden in de communicatie met het brede, lokale publiek; 6. initiatief heeft een open karakter en wordt georganiseerd voor een breed publiek. Vieringen die plaatsvinden naar aanleiding van een belangrijk moment in het bestaan van de vereniging kunnen eveneens in aanmerking komen op voorwaarde dat de viering gekoppeld wordt aan een manifestatie die de interne werking van de vereniging overstijgt. Artikel 5 – Om aanspraak te kunnen maken op een subsidie voor een bijzonder initiatief moet de aanvragende vereniging aan de volgende voorwaarden voldoen: 1. de controle van de stad/cultuurraad inzake de activiteit en de boekhouding aanvaarden; 2. in alle publicaties met betrekking tot het initiatief de ondersteuning door de cultuurraad vermelden; 3. indien een toegangsprijs wordt gevraagd prijsreducties verlenen aan jongeren (jonger dan 21 jaar), houders van een Plus-3-pas (ouder dan 55 jaar), studenten, houders van andere passen die prijsreductie inhouden en door de cultuurraad erkend worden, en werklozen. Deze opsomming van reductiepassen is niet limitatief. Artikel 6 – De aanvragende vereniging moet minstens vier maanden voor het plaatsvinden van het initiatief een schriftelijke aanvraag indienen bij de secretaris van de cultuurraad. Bij de aanvraag worden gevoegd: 1. een nauwkeurige omschrijving en motivering van het initiatief met vermelding van eventuele medeorganiserende verenigingen, de doelgroep, de plaats, de datum en het tijdsverloop;

164


2. een toetsing aan de criteria van dit reglement; 3. een gedetailleerde begroting van inkomsten en uitgaven, andere subsidies (verworven of in aanvraag), sponsoring en eventuele eigen inkomsten met postgewijze toelichting; 4. naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres van een contactpersoon die bevoegd is om nadere informatie te verschaffen; 5. het rekeningnummer van de aanvragende vereniging. Artikel 7 – Een stedelijke werkgroep beoordeelt de ingediende aanvragen op volledigheid en inhoudelijke waarde, getoetst aan de doelstellingen van dit reglement. Binnen een maand volgend op de indiening van de aanvraag treft deze werkgroep een principiële beslissing over de steunverlening. De cultuurraad bevestigt (later) dit advies. Na de principiële goedkeuring wordt een voorschot van 75 % uitbetaald. Met het oog op de uitbetaling van het saldo verstrekt de organisator zo snel mogelijk en uiterlijk twee maanden na afloop van het initiatief de rekening van inkomsten en uitgaven gestaafd met de nodige financiële bewijsstukken en het verslag van de activiteit, gestaafd met documenten. De uitbetaling van het saldo gebeurt na de controle van de stukken en de evaluatie van het project. Volgende personen zetelen in de werkgroep: de schepen van cultuur, de voorzitter en de secretaris van de cultuurraad, de stedelijke cultuurbeleidcoördinator en zes leden voorgedragen door de cultuurraad. Er wordt op toegezien dat de werkgroep wordt samengesteld uit leden die de diverse domeinen binnen de cultuurraad vertegenwoordigen. Artikel 8 – Het bedrag van de subsidie wordt bepaald in functie van: 1. de mate waarop het initiatief inspeelt op de criteria van het reglement; 2. de totale begroting van het initiatief; 3. het beschikbare budget voor onderhavig reglement binnen het begrotingsjaar. De toegekende som bedraagt maximum 1000 euro per initiatief/project. Bij een samenwerkingsverband is dit bedrag maximum 1500 euro. Artikel 9 – Indien de manifestatie niet kan doorgaan of sinds de datum waarop de aanvraag werd ingediend grondig werd gewijzigd, moet de organisator dit onmiddellijk melden aan de cultuurraad. Ten onrechte uitgekeerde subsidies worden teruggevorderd. Artikel 10 – De organisator nodigt de cultuurraad uit op de activiteit. Artikel 11 – Dit reglement trad in voege op 1 juli 2004. Als blijkt dat het in de begroting opgenomen krediet niet zal worden uitbetaald, kan de cultuurraad beslissen dit (resterend) bedrag een andere bestemming te geven.

INFO! Een aanvraagformulier alsook alle verdere inlichtingen verkrijgbaar via de Dienst Cultuur - Evenementen, Grote Markt 1, 8930 Menen, T 056 52 94 12, F 056 52 93 09, M [email protected]

165


Projectsubsidie voor jeugdinitiatieven Binnen de perken van de daartoe door de gemeenteraad goedgekeurde kredieten op de begroting, voorziet het stadsbestuur van Menen ook een projectsubsidie voor jeugdinitiatieven in Menen.

INFO! Alle inlichtingen hieromtrent kunnen op simpel verzoek verkregen worden bij: Jeugddienst, J. & M. Sabbestraat 163a, 8930 Menen, T 056 52 92 36, F 056 52 93 09, [email protected] of via de website www.menen.be 9.2. ALGEMENE SUBSIDIEREGLEMENTEN Binnen de perken van de kredieten daartoe uitgetrokken op de begroting van de stad Menen kunnen voor hun activiteiten, toelagen verleend worden aan culturele organisaties, jeugd- en sportverenigingen volgens de regelingen en voorwaarden vastgesteld door de gemeenteraad. De bedragen van de toelagen worden vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen, na advies van de desbetreffende adviesraden. Deze bedragen worden ter mededeling voorgelegd aan de gemeenteraad. Subsidiereglement voor culturele verenigingen De organisaties en hun erkenning Artikel 1 – Voor erkenning en subsidiëring op grond van dit besluit komen in aanmerking de plaatselijke culturele organisaties, dit wil zeggen verenigingen, instellingen of hun diensten die tot doel hebben: A. 1. de volksontwikkeling, 2. de vrijetijdsbesteding, voor zover ze een vormende of creatieve functie inhoudt; B. de kunstzinnige vorming. Artikel 2 – Om als zodanig te worden erkend, moet de organisatie volgende voorwaarden vervullen: 1. zij moet een doel nastreven dat positief en uitsluitend is gericht op de culturele, staatsburgerlijke, morele en/of wetenschappelijke vorming of op de vrijetijdsbesteding met vormende of creatieve functie, met volwassenen. Haar doel mag geen beroepsopleiding of vervolmaking noch enig winstbejag beogen; 2. de werking moet buiten alle schoolverband om gebeuren; 3. zij dient te participeren aan de werking van de stedelijke culturele raad; 4. zij dient door het privé-initiatief te zijn opgericht; 5. zij moet geleid worden door een bestuurscomité van ten minste vijf leden met de Belgische nationaliteit, die wettelijk gedomicilieerd zijn in de stad Menen;

166


6. zij moet haar zetel hebben op het grondgebied van de stad Menen; 7. zij moet de administratieve en financiële controle van de stad aanvaarden met inbegrip van onderzoek ter plaatse. Een vijftal steekproeven wordt jaarlijks onder verenigingen gehouden op initiatief van de culturele raad door de cultuurdienst m.b.t. hun aangekondigde activiteiten; 8. zij moet aantonen dat zij gedurende tenminste een jaar in de stad werkzaam is, met minimum zes prestaties ten bate van de eigen inwoners. Voor elke subsidieerbare activiteit dient vooraf een uitnodiging gestuurd te worden aan het stadsbestuur t.a.v. de cultuurdienst. Een jaarprogramma vooraf volstaat echter ook. Wijzigingen dienen steeds gemeld te worden; 9. zij dient haar activiteiten uit te oefenen in de taal van de streek in overeenstemming met de vigerende taalwetten. Artikel 3 – De erkenning dient aangevraagd te worden bij het college van burgemeester en schepenen voor 1 juli van het jaar waarin voor de eerste maal om een subsidie zal verzocht worden. Deze aanvraag dient om aan te tonen dat de organisatie voldoet aan de voorwaarden gesteld in artikelen 3 en 4. Artikel 4 – Voor de erkenning wint het college van burgemeester en schepenen vooraf het advies in van de culturele raad. De aanvragen om toelagen Artikel 5 – Bij de jaarlijkse aanvraag om toelagen zenden de organisaties binnen de maand na afsluiten van het werkjaar (1 september tot 31 augustus), dus uiterlijk tegen 30 september aan het college van burgemeester en schepenen: a. een verslag met evaluatie over de activiteiten van het werkjaar op het daartoe voorziene modelformulier; b. een bondig financieel verslag met vermelding van inkomsten en uitgaven; c. de samenstelling van het bestuur en de opgave van het aantal leden; d. de naam, het adres en het rekeningnummer van de persoon die gemachtigd is de toelage in ontvangst te nemen. Artikel 6 – Aan de door het stadsbestuur aan te wijzen ambtenaren of verantwoordelijken dienen alle gevraagde bescheiden te worden getoond en alle inlichtingen verstrekt die zij onder ambtsgeheim noodzakelijk achten voor de vervulling van hun taak. Artikel 7 – Naast een gewone jaarlijkse toelage kan een erkende culturele organisatie een buitengewone tussenkomst of subsidie bekomen voor een manifestatie of activiteit van uitzonderlijke aard, d.w.z. die niet geregeld ondernomen wordt. De belanghebbende organisatie moet daartoe alle door het stadsbestuur vereiste bescheiden voorleggen.

167


Het bedrag van de toelagen Artikel 8 – Het bedrag van de toelage die kan verleend worden aan de culturele organisaties wordt berekend volgens de hierbij gevoegde vermelde puntenschalen. De uitbetaling van de toelagen Artikel 9 – De subsidie wordt aan de organisatie uitgekeerd overeenkomstig de gedragsregelen van de gemeentelijke comptabiliteit, door overschrijving op de post- of bankrekening. Artikel 10 – Indien blijkt dat onjuiste gegevens zijn verstrekt, of indien de voorwaarden van dit besluit niet zijn nageleefd, kan het college van burgemeester en schepenen op grond van deze regeling de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de betrokken organisatie en deze van verdere subsidiëring uitsluiten. Uitvoering van het reglement Artikel 11 – Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van onderhavig reglement en de nodige uitvoeringsbesluiten na advies van de culturele raad. Slotbepaling Artikel 12 – In alle gevallen niet voorzien in dit reglement beslist het college van burgemeester en schepenen na advies van de culturele raad. Puntenschaal Algemene voorwaarde: de vereniging moet aantonen dat zij gedurende één jaar in de stad werkzaam is met minimum zes prestaties ten bate van de eigen inwoners.

INFO! De specifieke onderverdelingen, puntenwaarden voor specifieke activiteiten kunnen op simpel verzoek verkregen worden bij de Dienst Cultuur - Evenementen, Grote Markt 1, 8930 Menen, T 056 529 412, F 056 529 309, M [email protected]. Subsidiereglement voor erkende jeugdverenigingen Binnen de perken van de daartoe door de gemeenteraad goedgekeurde kredieten op de begroting, voorziet het stadsbestuur van Menen een werkingssubsidie, een kampsubsidie, een infrastructuursubsidie en een investeringssubsidie voor de erkende jeugdverenigingen van Menen.

INFO! Alle inlichtingen kunnen op simpel verzoek verkregen worden bij de

Jeugddienst, J. & M. Sabbestraat 163a, 8930 Menen, T 056 52 92 36, F 056 52 93 09 en M [email protected].

168


Subsidiereglement voor sportclubs Artikel 1: Algemeen besluit Om als sportvereniging door het stadsbestuur erkend te worden, moet men voldoen aan onderstaand beschreven voorwaarden. Artikel 2: Definities Het begrip ‘sport’ wordt gedefinieerd als “activiteiten die individueel of in ploegverband worden beoefend met een competitief of recreatief karakter en waarbij de fysieke inspanning centraal staat”. De financiële ondersteuning is er enkel voor door het gemeentebestuur erkende sportverenigingen. Sportverenigingen die bij één van de Vlaamse Regering erkende Vlaamse sportfederaties zijn aangesloten, worden automatisch erkend door het gemeentebestuur. Andere verenigingen kunnen, na advies van de gemeentelijke sportraad, ook als sportvereniging erkend worden. Vanaf 2010 kunnen sportverenigingen aangesloten bij een unitaire sportfederatie niet meer gesubsidieerd worden via de toegekende beleidssubsidie en de verplichte cofinanciering. Alleen het structureel en actief sportaanbod kunnen ondersteund worden. Artikel 3 De sportverenigingen moeten door de gemeente erkend zijn en dus voldoen aan de hieronder omschreven erkenningsvoorwaarden. Om subsidies te verwerven dient een club minstens één jaar activiteit te kunnen bewijzen. Iedere vereniging welke toelagen ontvangt voor haar sportwerking, moet de sportraad onmiddellijk in kennis stellen van gebeurlijke bestuurswijzigingen, ophouden te bestaan, e.d. De sportverenigingen die stadssubsidie ontvangen, worden gevraagd het stadslogo te vermelden of vermelding te maken van de medewerking van de stad Menen. Voorwaarden tot erkenning: – iedere vereniging die regelmatig sport, lichamelijke opvoeding of openluchtleven in werking beoefent, gekend als vereniging zonder winstoogmerk of feitelijke vereniging, kan gesubsidieerd worden – een kopie van de statuten of het huishoudelijk reglement kan te allen tijde door het stadsbestuur opgevraagd worden; • de zetel van de vereniging dient op het grondgebied van de stad te zijn, het autonoom bestuur telt minstens 5 leden, de meerderheid van het bestuur moet de entiteit bewonen alsook 60% van de actieve leden; • de sportvereniging heeft een werking in het Nederlands taalgebied, dient het Nederlands te gebruiken bij haar werking en organisatie en alle gegevens en documenten van de sportvereniging dienen in het Nederlands aanwezig te zijn op de zetel; • de sportvereniging kan minimum 1 jaar werking bewijzen;

169


• de sportvereniging moet ter bescherming van haar leden een verzekeringspolis afsluiten en haar burgerrechtelijke aansprakelijkheid, van haar bestuurders en lesgevers dient gedekt te zijn door een verzekering; • de aanvraag tot erkenning wordt door de sportverenigingen op de daartoe bestemde formulieren ingediend bij de sportdienst of het stadsbestuur; • een verslag, samen met de bewijsstukken, over de activiteiten gerealiseerd tijdens het vorige werkjaar, dient jaarlijks ingediend te worden op de daartoe beschikbare formulieren; • een bewijs kunnen voorleggen dat minstens de helft van de activiteiten plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente of bewijs dat er geen onvoldoende accommodatie aanwezig is op gemeentelijk grondgebied – uitgesloten van erkenning zijn alle verenigingen die een verwijzing naar de naam van een andere gemeente van de entiteit in hun naam dragen. De sportverenigingen die tot 2008 erkend waren, dienen geen nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen. Gemeentelijk subsidiereglement sportverenigingen Kwaliteitsvolle begeleiding van de leden van de sportvereniging Artikel 1 – Binnen de perken van de door de gemeenteraad op het budget goedgekeurde kredieten worden subsidies uitgekeerd aan sportverenigingen van de entiteit, die door de stad erkend zijn en voldoen aan de erkenningsvoorwaarden, voor de kwaliteitsvolle begeleiding van de leden op basis van de criteria opgenomen in artikel 6. Artikel 2 – De subsidiëring van het werkingsjaar wordt steeds bepaald op basis van de in het aanvraagdossier opgenomen gegevens van de sportvereniging m.b.t. het voorgaande werkingsjaar. Dit dossier zal bij het indienen vergezeld zijn van: – een officiële ledenlijst, een bewijs van verzekering voor de leden; – een bewijs van het bedrag van betaalde huurgelden voor niet-gemeentelijke infrastructuur; – facturen voor de aankoop van sportmateriaal (clubkledij en verbruiksmaterialen niet inbegrepen); – een gedetailleerd verslag van de activiteiten van het vorige werkingsjaar, waaruit de aanwending van de gemeentelijke toelage kan blijken; – diploma’s van de sportkaderopleiding, bewijs van deelname aan vormingen en bijscholing; – bewijs van de structuur van de club (vzw-bewijs); – bewijs van jeugdpolitiek (visie + programma), van medewerking aan de gemeentelijke sportpromotie; – kopie van clubbladen van het desbetreffende jaar, vermelding van de url van de website; – e.a. bewijsstukken met betrekking tot de aangifte.

170


Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor de gegeven informatie en bewijsstukken te laten opvragen en verifiëren. Indien blijkt dat de aangifte niet in overeenstemming is met de werkelijkheid, komt desbetreffende sportvereniging voor het betrokken jaar niet meer in aanmerking voor de onder dit besluit gereglementeerde subsidie. Artikel 3 – De subsidies kan men verkrijgen door te voldoen aan volgende procedure: – de aanvraag tot subsidiëring wordt door de sportverenigingen op de daartoe bestemde formulieren ingediend bij de sportdienst – het reglement is beschikbaar op de sportdienst en de aanvraagformulieren worden jaarlijks in het 3de kwartaal opgezonden naar de sportverenigingen of beschikbaar gesteld op de site van de stad, eveneens wordt de mogelijkheid tot subsidiëring via de lokale kanalen kenbaar gemaakt – de subsidieaanvraag moet worden ingediend voor 15 oktober van het betrokken jaar – met laattijdige aanvragen wordt geen rekening gehouden; – de verdeling en bekendmaking van de subsidies vindt plaats tussen 1 en 15 november van het betrokken jaar, betwistingen hieromtrent worden tussen 16 en 20 november per aangetekend schrijven ingediend bij het stadsbestuur; – de uitbetaling van de subsidie zal gebeuren voor 31 december van het betrokken jaar; Artikel 4 – De sportvereniging kan geen subsidies voor hetzelfde doel ontvangen via andere gemeentelijke kanalen. Artikel 5 – De sportverenigingen aanvaarden verantwoording af te leggen overeenkomstig de Wet van 14 november 1983, die stelt dat de sportvereniging de subsidie moet gebruiken voor het doel waarvoor de subsidie is toegekend. Artikel 6 – De basistoelage: de forfaitaire basistoelage bedraagt maximum 25% van het totale bedrag voor subsidies zoals voorzien in de begroting van het betrokken jaar. Dit bedrag wordt gelijk verdeeld t.b.v. maximum € 125 over alle erkende sportinitiatieven, indien zij aan volgende voorwaarden voldoen: – een reguliere werking aantonen; – een organogram voorleggen; – een begroting kunnen voorleggen. De werkingstoelage: de variabele werkingstoelage bedraagt 75% van het totale bedrag voor subsidies, zoals voorzien in de begroting van het betrokken jaar, vermeerderd met het eventuele overschot van de basistoelage. Dit bedrag wordt onderverdeeld in 25% van de werkingstoelage onder reglementering van diverse criteria.

INFO! De specifieke criteria, berekening en puntenwaarden zijn op simpel verzoek verkrijgbaar bij de Sportdienst, Grote Markt, 8930 Menen, T 056 529 490, F 056 52 93 09 57, M [email protected]. D/2009/8132/147

171


Organisatiegids Menen.fm Page 129 Tuesday, August 18, :08 AM DEEL 2 LOKAAL

Recommend Documents