1
ORGANISASI DAN KOMUNIKASI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM ALI MUSA LUBIS
Abstrak Manusia adalah makhluk sosial yang memiliki ketergantungan antara satu dengan yang lain. Oleh sebab itu, dalam memenuhi kebutuhan tersebut memerlukan organisasi sebagai wadah berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan bersama. Sercara institusional, Pendidikan Islam memerlukan organisasi yang baik. Tanpa pengorganisasian maka tujuan pendidikian Islam akan sulit diwujudka Kata Kunci: Organisasi, Komunikasi, Manajemen Pendidikan Islam A. Pendahuluan Kebutuhan
berinteraksi
dan berkumpul
dengan
orang lain
merupakan kebutuhan dasar (fitri) bagi manusia. Manusia tidak bisa hidup secara normal, tanpa adanya hubungan antara satu dengan yang lain. Dengan demikian keberadaan manusia di dunia ini tidak ada yang luput dari keanggotaan suatu organisasi. Organisasi merupakan sebuah wadah dimana orang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan bersama.1 Organisasi dapat diidentifikasi sebagai pertemanan, keluarga, rukun tetangga, rukun warga dan sebagainya. Kemestian manusia berada dalam sebuah organisasi bertujuan mewujudkan tujuan bersama dengan efektif dan efisien. Dalam sebuah ungkapan dikatakan; al-jama'atu rahmah wa al-firqatu 'azab". Perkumpulan itu rahmat, dan perpecahan itu azab. Efektifitss dan efisiensi itu dapat digambarkan sebagai seratus sapu lidi yang diikat secara bersamaan akan memiliki kekuatan yang lebih besar untuk membersihkan satu halaman dibanding dengan sejumlah seratus sapu lidi digunakan secara terpisah untuk membersihkan halaman. Di sisi lain, manusia tidak terlepas dari pekerjaan yang dilakukannya.. Dalam pandangan ajaran Islam, segala sesuatu pekerjaan
1
Riduwan (ed), Manajemen Pendidikan, (Bandung : Alpabeta, 2010), hlm. 67
2
harus dilakukan secara rapi, benar, tertib, dan teratur. mulai dari urusan terkecil seperti mengatur urusan Rumah tangga sampai dengan urusan terbesar seperti mengatur urusan sebuah negara semua itu diperlukan pengaturan yang baik, tepat dan terarah dalam bingkai sebuah manajemen agar tujuan yang hendak dicapai bisa diraih dan bisa selesai secara efisien dan efektif.. Sehubungan dengan ini Allah berfirman di dalam Alquran :
ّ َوأَحْ ِسنُ َو ْا إِ َّن يه َ ِّللاَ يُ ِحبُّ ْال ُمحْ ِسن
… dan berbuat baiklah, karena sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang berbuat baik. (Q.S. 1: 195) Uraian di atas menjelaskan bahwa organisasi dan manajemen merupakan dua hal yang penting bagi kehidupan manusia. Kedua hal itu juga mempunyai hubungan yang sangat erat antara satu dengan yang lain. Menurtu Asnawir hubungan itu terlihat pada fungsi organisasi/pengorganisasian, sebagai fungsi organik dari manajemen dan ditempatkan sebgai fungsi kedua setelah perencanaan (planning).2
Makalah ini membahas hal-hal yang berhubungan dengan
organisasi yang merupakan bagian dari manajemen
B. Pengertian Organisasi dan Pengorganisasian Menurut Maagdalena Lumbantoruan, seperti dikutip oleh M. Anton Atho'illah, kata organisasi berasal berasal dari bahasa Inggris organization, yang bentuk invinitifnya adalah to organise. Kata tersebut berasal dari bahasa Yunani yaitu arganon yang berarti sebagian atau susunan dalam binatang atau tumbuh-tumbuhan yang dipergunakan untuk melakukan beberapa tugas khusus. Pendapat lain mengatakan kata organisasi berasal dari bahasa Yunani, organon dan bahasa Latin organum yang berararti alat, bagian, anggota, atau badan. Organisasi didefenisikan secara beragam oleh berbagai ahli. Variasi definisi didasarkan pada sudut pandang dan waktu ahli ketika mendefinisikan.
2
Asnawir, Dasar-Dasar Administrasi Pendidikan (selanjutnya disebut Dasar-Dasar), (Padang : IAIN IB Press, 2003), hlm. 127
3
Beberapa definisi organisasi yang dikemukakan para ahli, seperti dikutip Asnawir, adalah sebagai berikut: 1.
Dale S. Beach mendefinisikan organisasi : Organisasi merupakan
suatu sistem
yang mempunyai struktur
dan
perencanaan yang dilakukan dengan penuh kesadaran, di dalamnya ada orang-orang yang bekerja dan berhubungan satu sama lainnya dengan satu cara yang terkordinasi
dengan baik secara kooperatif, guna mencapai
tujuan yang telah ditetapkan 3. 2.
P. Siagian mengemukakan pengertian organisasi sebagai berikut : Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam
persekutuan
tersebut,
selalu
terdapat
hubungan
antara
seseorang/kelompok orang lain yang disebut bawahan 3. Prajudi Atmo Sudirjo mendefinisikan organisasi sebagai berikut : Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu4. Sejalan dengan definisi di atas,
H.B Siswantio mendefinisikan
organisasi sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama5. Definisi organisasi lain, dikemukakan oleh P. Robin, seperti dikutip oleh Daman Hermawan, organisasi adalah kesatuan (entity) social yang dikordinasikan secara sadar, dengan asebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan6 Beberapa definisi di atas menunjukkan bahwa organisasi merupakan suatu sistem terpadu yang terdiri dari beberapa sub sistem dan bagian-
3
Asnawir, Manajemen Pendidikan (selanjutnya disebut manajemen), (Padang: IAIN IB Press, 2006), hlm. 1 4 Ibid., hlm. 2 5 H.B. Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta : Bumi Aksara, 2010), hlm.73 6 Riduwan, op.cit., hlm. 69
4
bagian yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain. Setiap hubungan yang terjadi merupakan kerja sama di antara sub system yang ada, sehingga saling ketergantungan yang kuat secara internal dan hubungan yang terpadu secara eksternal. Hubungan eksternal itu merupakan bagian dari kenyataan organisasi yang berkaitan dengan masyarakat dan elemen lainnya yang mendukung tujuan organisasi. Selanjutnya, menurut Asnawir, di dalam suatu organisasi harus ada pembagian tugas dan peranan yang harus dijalankan oleh setiap anggota kelompok organisasi.7 Berdasarkan deskripsi organisasi di atas, maka pengorganisasian (organizing) adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk disesuaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antar pekerjaan yang efektif di antara mereka, dan pemberian lingkunagan dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. 8 Menurut Asnawir pengorganisasian (organizing) adalah berusaha untuk menciptakan suatu struktur dan bagian untuk dapat berinteraksi dan saling pengaruh-mempengaruhi antara satu sama lainnya. Menurutnya, pengorganisasian dapat juga diartikan sebagai penyusunan tugas dan tanggung jawab para personil dalam organisasi.9 Pendapat ini nampaknya sesuai dengan pandangan Gerge R. Terry, seperti dikutip oleh Asnawir yang menyatakan bahwa pengorganisasian adalah kegiatan mengalokasikan seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok kerja dan menetapkan wewenang serta tanggung jawab masing-masing untuk setiap komponen kerja, serta mengusahakan lingkungan kerja yang sesuai dan tepat. Di samping itu Sondang P. Siagian mengemukakan pendapatnya tentang definisi pengorganisasian, Pengorganisasian adalah seluruh proses pengelompokan orang-orang, alat, tugas-tugas, tanggung-jawab dan wewenang sedemikian rupa, sehingga terciptanya suatu organisasi yang
7
Asnawir, Dasar-Dasar , op.cit., hlm. 127-128 H.B Siswanto., op. cit., hlm. 75 9 Asnawir, Manajemen, op.cit., hlm. 3 8
5
dapat digunakan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan10 Secara lebih rinci Anton Atha'illah menjelaskan kegiatan yang dilakukan dalam pengorganisasian, yaitu : a. Penerimaan Fasilitas, perlengkapan, dan staf yang diperlukan dalam melaksanakan rencana b. Pengelompokan dan pembagian kerja menjadi stgruktur organisasi yang teratur c. Pembentukan struktur kewenangan dan mekanisme koordinasi d. Penentuan metode kerja dan prosedurnya e. Pemilihan, pelatihan, dan pemberian informasi kepada staf11 Pengorganisasian
merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan
dengan manajemen. Meminjam istilah Asnawir, ia merupakan salah satu fungsi organik dari manajemen dan ditempatkan sebagai fungsi kedua setelah perencanaan. Pengorganisasian sangat penting dalam manajemen. karena membuat posisi orang menjadi jelas dalam struktur dan pekerjaannya. Melalui pengorganisasian pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dalam kaitan ini, seorang manajer dituntut memahami sifat pekerjaan (job sfesification) dan kualifikasi orang yang harus mengisi jabatan. Dengan dengan demikian kemampuan menyusun personalia adalah menjadi bagian pengorganisasian.
C. Sejarah Lahirnya Organisasi Lahirnya organisasi berawal dari kebutuhan manusia akan orang lain. Menurut kodratnya, manusia adalah makhluk sosial atau makhluk yang berorganisasi. Banyak hal (tujuan) dalam kehidupan manusia yang tidak mungkin tercapai tanpa bantuan orang lain. Oleh karena itu, manusia 10 11
hlm. 111
Asnawir, Dasar-Dasar, op.cit., hlm. 129-130 M. Anton Atho'illah, Dasar-Dasar Manajemen, (Bandung : C.V. Pustaka setia, 2010),
6
memerlukan wadah untuk mewujudkan tujuan bersama yang dinamakan organisasasi. Menurut Abdul Aziz Wahab, organisasi manusia lahir Dari suatu pengalaman manusia yang sudah lama. Masyarakat primitif berorganisasi untuk berburu guna memperoleh makanan serta memperoleh perlindungan dari berbagai hal. Membangun piramida memerlukan upaya organisasi yang luar biasa. Selain itu, membuat irigasi, membangun kanal mrupakan manifestasi prilaku organisasi yang pernah ada. Organisasi modern lahir dari organisasi manusia seperti ini12Lebih jauh, menurt Garlof, seperti dikutip oleh Abdul Aziz, untuk mengenal lebih jauh tentang sumber/asal organisasi, perlu dikaji secara lebih lengkap tentang manajemen karena kedua hal itu saling berhubungan dan tidak dipisahkan. Dalam ungkapannya ia berkata, " Organizations are the behavioral and physical manifestation of manajement process dynamics … Elements of the manajement proses commonly presented in the literature to disscribe the manajemen function are planning, organizing, directing and controlling. And the point is that the dynamic set of independent element which constitute the behavior we call management13
D. Unsur-Unsur Organisasi Unsur-unsur organisasi adalah komponen-komponen yang harus ada dalam suatu organisasi. Artinya, jika salah satu komponen tidak berfungsi maka organisasi akan berjalan pincang atau sama sekali tidak berjalan.H. B siswanto menyebut unsure-unsur organisasi sebagai elemen-elemen organisasi. Menurutnya ada tiga macam yang menjadi elemen organisasi, yaitu : 1. Sekelompok orang Setiap orang yang tergabung di dalam suatu organisasi terikat dengan norma, peraturan, ketentuan dan kebijakan yang telah dirumuskan dan masing-masing pihak siap melaksanakannya dengan penuh tanggung jawab 12
Abdul Aziz Wahab, Anatomi organisasi dan Kepemimpinan Pendidikan, ( Bandung : Alfabeta, 2008), hlm. 7 13 Ibid., hlm. 7-8
7
2. Interaksi dan kerja sama Di dalam suatu organisasi yang terdiri sekelompok orang tersebut saling mengadakan hubungan timbale balik, saling member dan menerima, dan juga saling bekerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan maksud (purpose), sasaran (objective), dan tujuan (goal) 3. Tujuan bersama Orgnanisasi yang terdiri dari atas sekelompok orang yang saling berintraksi dan bekerja sama diarahkan pada satu titik tertentu, yaitu tujuan bersama dan ingin direalisasikan. Setiap organisasi memiliki tujuan yang telah dirumuskan secara bersama-sanma. Tujuan yang bersama hendak direalisasikan tersebut dapat merupakan tujuan jangka panjang maupun jangka pendek. Mungkin juga tujuan pencapaiannya secara rutin maupun tujuan yang pencapaiannya secara berkala14 Khaerul Umam mengidentifikasi unsur-unsur organisasi sebagai berikut 1. Kumpulan orang 2. Kerja sama 3. Tujuan bersama 4. Sistem koordinasi 5. Pembagian tugas dan tanggung jawab 6. sumber daya15 Berbeda dengan kedua pendapat di atas, O'Connor, seperti dukutip Daman Hermawan aspek-aspek orgsnisasi itu terdiri empat macam, yaitu : 1. Misi 2. Goals 3. Objektives 4. Behavior16 Dari beberapa pendapat di atas, dapat dipahami bahwa di dalam suatu organisasi harus memuat kumpulan orang-orang yang saling bekerja 14
H.B. Siswanto, op.cit., hlm. 73 Khaerul Umam, Perilaku Organisasi, (Bandung : Pustaka Setia, 2010), hlm. 127 16 Riduwan (ed), op.cit., hlm. 70 15
8
sama sesuai dengan kapasitas yang dimilikinya dalam rangka mewujudkan tujuan yang telah disepakati bersama
E. Prinsip-Prinsip, Fungsi dan Manfaat Organisasi 1. Prinsip-prinsip organisasi Prinsip adalah suatu pernyataan dan suatu kebenaran yang pokok, yang memberikan suatu petunjuk kepada pemikiran dan tindakan. Prinsip merupakan dasar, meskipun tidak mutlak. Dalam suatu organisasi prinsip amat diperlukan, sebagai pedoman sehingga organisasi bisa tumbuh dan berkembang.17 Asnawir mencatat ada 11 prinsip yang harus diperhatikan dalam suatu organisasi, yaitu sebagai berikut : a. Perumusan tujuan organisasi secara jelas b. Setiap anggota memahami tujuan yang telah ditetapkan, sehingga mereka bertindak dengan penuh kesadaran bukan karena paksaan c. Adanya pembagian kerja yang didasarkan kepada kemampuan dan minat para anggota yang terlibat dalam organisasi. d. Adanya koordinasi antara orang-orang dan unit-unit yang terkait dalam kegiatan pada suatu organisasi. e. Pelimpahan wewenang yang sesuai dengan tanggung jawab f. Penetapan hirarki wewenang dari atas ke bawah harus dilakukan secara jelas sehingga pola hubungan kerja dapat dipertahankan. g. Adanya kesatuan arah (unity of direction), ehingga senmua kegiatan dan sumber yang digunakan dalam organisasi harus mengarah kepada tujuan yang sama h. Adanya kesatuan perintah (unity of command), sehingga setiap anggota kelompok hanya memiliki satu pinpinan atau satu atasan langsung, tempat menerima perintah, menyampaikan laporan, dan mempertanggung jawabkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan i. Adanya "span of controle atau rentang kendali, yaitu batasan kemampuan pengawasan dalam mengawasi 17
H.B. Siswanto, op.cit., hlm. 97
bawahan. Jumlah
9
terbanyak langsung yang dipinpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu antara 5 atau 6 orang j. Struktur organisasi dibuat sesederhana mungkin dan adanya fleksibilitas yang tinggi sesuai dengan kebutuhan nyata, kadar pengawasan dan pengendalian k. Struktur organisasi harus relatif permanen, selama tidak ada hal-hal yang sifatnyua memaksa, maka pola organisasi tidak perlu dirobah18. Selain memperhatikan prinsip-prinsip di atas, dalam penyusunan suatu organisasi perlu juga hal-hal berikut ini : 1). Mengatur tugas dan kerjasama dengan sebaik-baiknya 2) Mencegah terrjadinya kelambatan-kelambatan kerja serta kesulitan yang dihadapi 3) Mencegah kesimpang siuran 4) Menentukan pedoman-pedoman kerja19 Prajudi Atmosudirjo menetapkan prinsip organisasi 11 macam, yaitu: 1. Kesatuan Komando 2. Pembagian Kerja 3. Keseimbangan antara tugas dan tanggung jawab, dan kekuasaan 4. Prinsip komunikasi 5. Kontinuitas/kesinambungan 6. Prinsip koordinasi 7. Saling Asuh 8. Pelimpahan kekuasaan/delegasi 9. Pengamatan , Pengawasan, dan Pengecekan 10. Asas Tahu diri 11. Kehayatan20 12. 18
Asnawir Manajemen, op.cit., hlm. 5-7 Ibid 20 . M. Anton Atho'illah, op.cit., hlm. 183-185 19
10
2. Fungsi dan Manfaat Organisasi Selain prinsip-prinsip organisasi di atas, sasaran yang akan dituju suatu organisasi juga perlu dipahami. Sasaran organisasi adalah keadaan yang diinginkan dan realisasinya menjadi tanggung jawab yang bersangkutan yang akan memberikan jawaban ke arah mana tujuan organisasi. Adapun yang menjadi fungsi dari sasaran organisasi adalah : 1. Dapat merumuskan serta memusatkan perhatian atau mengarahkan para manajer dalam usaha memperolehdan mempergunakan sumber daya organisasi 2. Dapat digunakan sebagai dasar dan alas an pengorganisasian 3. Sebagai standar penilaian terhadap organisasi, dan dapat dijadikan sebagai ukuran terhadap derajart efektifitass dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuannya 4. Sebagai
sumber
legitimasi
yang
membenarkan
kegiatan
dan
eksistensinya terhadap kelompok-kelompok yang beraneka ragam seperti para penanam modal, anggota pelanggan dan masyarakat secara keselurtuhan dan sebagainya. 5. Dapat membantu orgnisasi untuk memperoleh sumber daya manusia yang dibutuhkan.21 Fungsi sasaran bagi para anggota perseorangan dalam suatu organisasi adalah : 1. Dapat memberikan pengarahan kerja sehingga mendorong para pekerja untuk memusatkan perhatian dan usahanya secara lebih jelas kea rah tujuanj yang telah ditetapkan 2. Memberikan alasan sebagai dasar untuk bekerja dan dapat memberikan arti pada nisasi akan tererjamin bahwa orgpekerjaan yang kelihatannya tidak terarah 3. Dapat dijadikan sebagai sasaran pencapaian keinginan pribadi 4. Dapat membantu individu merasa terjamin bahwa organisasi akan terus berjalan untuk masa selanjutnya 21
Asnawir, Manajemen, op.cit., hlm. 9
11
5. Dapat memberikan identifikasi dan status bagi para pekerjanya22
F. Tipe/ Bentuk Organisasi Dilihat dari struktur, wewenang, dan tanggung jawab para anggota organisasi, organisasi dapat dibedakan menurut bentuknya
kepada
beberapa tipe, yaitu : 1. Organisasi dalam bentuk lini atau garis Organsasi tipe pertama disebut juga dengan bentuk jalur atau bentuk militer. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang memandang dan menerapkan sumber wewenang tunggal. Segala keputusan/ kebijaksanaan dan tanggung jawab berada pada satu tangan, yaitu berada pada eksekutif.
23
Adapun cirri-ciri organisasi dalam bentuk ini
adalah : a. Garis komando dari atasan ke bawahan atau dari pinpinan tertinggi kepada berbagai tingkat operasional b. Masing-masing pekerja bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatannya c. Otoritas dan tanggung jawab tertinggi terletak pada pinpinan puncak d. Ruang lingkup organisasinya lebih kecil dan jumlah anggotanya lebih sedikit e. Hubungan kerja antara atasan dan bawahan bersifat langsung f. Tujuan alat-alat yang digunakan dan struktur organisasi bersifar sederhana g. Pemilik organisasi biasanya menjadi pinpinan yang tertinggi h. Tingkat spesialisasi yang dibutuhkan masih sangat rendah i. Semua anggota organisasi masih kenal antara satu sama lainnya j. Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam. Organisasi lini memiliki kelebihan yang sangat menonjol, yaitu mudah pengelolaannya, disiplin yang kuat, dan selalu berada 22 23
Ibid., 9-10 M. Anton Ath'illah, op.cit., hlm 177
12
dalam satu komando yang berada di tangan seorang pimpinan.24 Di samping kelebihan tersebut, organisasi lini mempunyai kelemahan, di antaranya tujuan organisasi cenderung sama, atau paling tidak didasarkan pada tujuan pribadi, yaitu pimjpinan tertinggi dari organisasi. Selain itu pimpinan tertinggi cenderung bertindak otoriter, karena organisasi dipandang milik pribadi.25 Gambaran organisasi dalam bentuk ini dapat dilihat pada bagan berikut :
PIMPINAN
KEP. BIRO
KABAG
KABAG
KEP. BIRO
KABAG
KABAG G
Organisasi dalam bentuk staf hanya mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan berfungsi memberikan bantuan baik berupa pikiran maupun bentuk lain demi kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan. Bentuk ini tidak mempunyai garis komando ke bawah/daerah-daerah26. Hubungan struktural pada organisasi ini dapat dilihat pada bagan berikut ini :
24
Ibid. hlm 177 Asnawir, Manajemen, op.cit., hlm. 13 26 Ibid., hlm. 14. Lihat juga M. Anton Atho'illah, op.cit., 178 25
13
2. Organisasi dalam Bentuk Staf (Staff Organiszation) PIMPINAN PIMPINAN STAF
STAF
3. Organisasi Lini dan Staf. Organisai ini diciptakan oleh Harrington Emerson. Bentuk organisasi ini terjadi pada organisasi yang lebih besar yang memiliki jumlah staf yang banyak sehingga tenaga-tenaga spesialis menjadi kebutuhan organisasi ini. Staf yang dimaksud adalah orang yang memilikikeahlian tertentu.
Para tenaga ahli itu biasanya
diperlukan untuk memberiakn nasehat atau saran-saran kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi tersebut.
27
Ada beberapa
karakteristik organaisasi dalam bentuk ini, yaitu : a. Organisasinya besar dan komplek b. Jumlah karyawannya banyak c. Terdapat dua kelompok karyawan yaitu karyawan lini dan karyawan staff d. Hubungan langsung antar anggota/bawahan dengan pimpinan tidak mungkin lagi dilaksanakan e. Adanya spesialiosasi
yang dikembangkan dan dipergunakan
secara optimal28 Organisasi dalam bentuk ini memiliki keunggulan dan kelemahan. Di antara keunggulannya adalah adanya pembagian tugas yang jelas antar kelompok lini yang melakukan tugas pokok organisasi dan kelompok staf yang melakuklan kegiatan penunjang. Sedang kelemahan yang dimiliki organisasi seperti 27 28
Ibid. hlm. 178 Asnawir, Dasar-dasar Administrasi, opcit., hlm.141
14
ini antara lain, karena banyaknya staf dengan keahlian masingmasing menimbulkan persainagn karir yang kurang sehat.29 Gambaran hubungan dalam organisasi Lini dan staf dapat dilihat pada bagan berikut ini :
PIMPINAN
PImPINAN STAF MANAJER
MANAJER
STAF
STAF
STAF
STAF
4. Organisasi dalam bentuk Fungsioanl Organisasi mendasarkan
fungsional
kepada keahlian.
30
adalah
organisasi
yang
Organisasi fungsional pertama
kali diciptakan oleh Taylor. Ciri dari organisasi ini adalah adalah bentuk organisasi dimana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabart yang memimpin satuan di bawahnya dalam satu bidang pekerjaan tertentu. Setiap kepala dari satuan mempunyai kekuasaan untuk memerintah dan mengawasi semua semua pejabat bawahan sepanjang mengenai bidangnya. Organisasi tidak terlalu menekankan pada structural akan tetapi lebih banyak berdasar pada sifat dan macam fungsi yang harus dijalankan. Menurut Anton Atho'illah cirri penting pada organisasi ini pimpinan
tidak
memiliki bawahan yang jelas. Setiap atasan dapat melakukan
29 30
Ibid.. Lihat juga M. anton Atho'illah, op.cit., 179 Abdul Aziz Wahab, op. cit.,112
15
instruksi kepada semua bawahan sepanjang sesuai wewenang dan tanggung jawabnya.31 Kebaikan dari organisasi adalah adanya pembagian tugas antara kerja pikir dan dan fisik, spesialisai karyawan menjadi maksimal, moral dan disiplin kerja tinggi, koordinasi antara orangorang yang ada dalam satu fungsi mudah dijalankan. Sedangkan yang menjadi kelemahan organisasi ini adalah inisiatif perorangan sering tertekan karena sudah dibatasi pada suatu fungsi. Selain itu, Koordinasi yang sifatnya menyeluruh sulit dilakukan karena orangorang yang bergerak dalam satu bidang mementingkan fungsinya saja.32 Gambaran organisasi pada lini staf ini dapat dilihat pada bagan berikut ini : PIMPINAN
T. AHLI
T. AHLI
T.AHLI
T.AHLI
KEPALA PROYEK
5. Organisasi dalam Bentuk Panitia Organisasi dalam bentuk panitia adalah organisasi dimana para pelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia. Di sini ada unsur pinpinan dan ada unsur pelaksana yang disebut dengan " task force" (satgas). Adapun cirri-ciri organisasi dalam bentuk ini adalah :
31 32
M. Anton Athoillah, op.cit., 179 Asnawir, Manajemen, opcit., hlm.18
16
a. Struktur tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi dan para petugas b. Struktur organisasi secara relative tidak permanen. Organisasi itu hanyha dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan c. Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif d. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama e. Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas33 Bentuk organisasi seperti ini mengandung kebaikan dan kelemahan, di antara kelebihannya keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat, kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan, usaha kerja sama bawahan mudah digalang34.Kelemahan dari organisasi ini adalah sering terjadi penumpukan pekerjaan di bagian tertentu, bubar tanpa pertanggungjawaban yang formal.35 KETUA
WAKIL KETUA
BENDAHARA
SEKRETARIS
SEKSI
SEKSI
SEKSI
SEKSI
SEKSI
SEKSI
Organisasi, dilihat dari segi kekuasaan/tanggung Jawab dapat dibagi kepada tiga bentuk, yaitu : 33
Asnawir, Manajemen opcit., hlm. 20 Ibid 35 M. Anton Atho'illah, op.cit., hlm. 181 34
17
1. Sentralisasi Suatu organisasi dikatakan sentralistik bila kekuasaan dan tanggung jawab semua kegiatan doperasional dil;akukan oleh pusat. Semua urusan mulai dari penentuan kebijakan dan operencanaan, penentuan strukrtur dan personalia, urusan kepegawaian sampai pada penyelenggaraan dpembanginan sekolah,
penentuan
kurikulum,
alat-alat
pembelajaran
semuanya ditentukan oleh pusat. Adapun pekerjaan yang dilakukan di daerah merupakan pekerjaan peranara sebagai penyambung atau penyalur ketetapan dan intraksi dari pusat yang dilaksanakan di sekolah-sekolah. Adapun cirri p[okok dari pengeloaan organisasi ini adanya keseragaman di hampir semua kegiatan pendidikan terutama di sekolah-sekolah yang setingkat dan sejenis. 2. Desentralisasi Organisasi Desenteralistik merupakan organisasi yang kekuasaan dan tnaggung jawab kegiatan organisasi tidak hanya dipegang oleh upapusat, tetapi juga dipegang oleh daerah. Organisasi dalwai, dsb.am bentuk ini, daerah diberi otonomi luas yang meliputi penentuan biaya, rencanarencana organisasi, penentuan personil pegawai, dsb. 3. Dekonsentrasi merupakan penggabungan antara sentralisasi dengan desentrealisasi, dimana antara pusat dan daerah secara bersama-sama melaksanakan pengelolaan administrasi organisasi.
G. Komunikasi Organisasi 1. Pengertian Komunikasi Salah satu prinsip organisasi adalah kerja sama. Kerja sama dapat berjalan dengan baik apabila terjadi komunikasi dialogis antara
18
manejer dengan bawahan dan di antara seluruh pekerja yang melaksanakan kegiatan organisasi. Secara etimologis, komunikasi berasal dari bahasa Latin Cum, sebuah kata depan yang artinya dengan atau bersama deengan, units, sebuah bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata communion, artinya kebersamaan, persatuan, persekutuan, gabungan dan pergaulan. Bentuk kata kerjanya adalah communicate yang berarti membagi sesuatu dengan seseorang, membicarakan sesuatu dengan orang lain, member tahukan sesuatu kepada seseorang.36 Secara terminologi, ada beberpa pengertian komunikasi yang dikemukakan oleh pakar manajemen dan organisasi di antaranya sebagai berikut : a. Asnawir mendefinisikan komunikasi adalah
merupakan proses
dimana pesan disampaikan oleh penyampai pesan (komunikator) kepada penerima pesan (receiver)37 b. Dennys Murphy seperti dikutip Khairul Umam menyatakan bahwa komunikasi adalah seluruh proses yang dipergunakan untuk mencapai pikiran-pikiran orang lain.38 c. Komunikasi adalah sebuah proses interaksi yang mempunyai arti antara sesame manusia d. Keith Davis, seperti dikutip oleh Anton Atho'illah mengatakan komunikasi merupakan proses penyampaian dan pemahaman dari seseorang kepada orang lain.39
2. Unsur-unsur Komunikasi Beberapa definisi di atas menjelaskan bahwa komunikasi akan berlangsung apabila unsur-unsur komunikasi itu terpenuhi, yaitu : a. Komunikator
36
Khaerul Umam, op.cit., hlm.21`9 Asnawir , Dasar-Dasar ,op.cit., hlm. 234 38 Khaerul, op.cit., , hlm. 220 39 M. Antron Athoillah, op. cit., hlm. 214 37
19
Komunikator adalah orang yang menyampaikan berita kepada komunikan. Dalam menyampaiakan pesannya komunikator harus memperhatikan dengan siapa ia berkomunikasi, apa yang akan disampaikan, dean bagaimana cara menyampaikannnya. Dalam menyampaiakan pesan ia harus nmenyesuaikan dengan tingkat pengetahuan pihak penerima. b. Komunikan Komunikan adalah penerima atau patner dari komunikator. Kumunikan berperan sebagai penerima berita. Penerima mungkin mendengarkan
pembiucara
atau
menuliskan
teks
atau
menginterpretasikan pesan dengan berbagai cara. c. Saluran Saluran adalah jalan yang dilalui oleh isi pernyatan komunikator kepadakomunikan. Pesan berupa kata-kata, tulisan, gamabaran dapat dikirim melalui beberapa saluran telepon, faksimili, foto copy, dsb. Dalam praktek komunikasi saluran tidak selalu diperlukan oleh komunikator. Komunhikator dapat secara langsung disampaikan kepada
komunikan.
Proses
komunikasi
seperti
ini
disebut
komunikasi langsung atau facve to face40 Klassifikasi yang lebih rinci dikemukan oleh Anton Ath'illah, yaitu sebagai berikut : a. Komunikator b. Komunikan c. Pesan, berita, dan informasi d. Alat komunikasi e. Teknik komunikasi f. Interaksi kedua belah pihak g. Verbalitas dan non verval dalam komunikasi
40
Khaerul Umam, op.cit., 222-223
20
3. Bentuk-Bentuk Komunikasi Arus informasi dalam proses komunikasi dalam organisasi terjadi dari tiga arah, yaitu : a. Komunikasi dari atas ke bawah Komunikasi dari atas ke bawah mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Misalnya dalam bentuk instruksi, memo resmi, prosedur, pedoman kerja, pengumuman, dsb.41Menurut Asnawir komunikasi seperti ini dapat berupa : 1. Job instruction, yaitu instuksi tentang pekerjaan ditujukan untuk mengarahkan pekerjaan bawahan, serta penjelasanbagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut 2. Bersifat rasional, yaitu berupa penjelasan tentang maksud atau aktiovitas dan kecocokan dengan tujuan organisasi secara keseluruhan 3. Adanya informasi berupa penjelasan tengtang dimaksudkan untuk memberikan informasi agar bawahan mengetahui peraturan, kebiasaan, mekanisme kerja dan data yang diperlukan dalam organisasi 4. Adanya umpan balik, yaitu informasi tentang hasil pekerjaan yang dilakukan, sehingga mereka mengetahui kemajuan yang telah dicapai 5. Adanya alasan untuk membenarkan tujuan organisasi agar mendapat dukungan bawahan42 b. Komunikasi dari bawah ke atas Berbeda dengan komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas mengalir dari orang pada hierarki yang lebih rendah ke jenjang yang lebih tinggi Misalnya dalam bentuk saran, pertemuan kelompok, pengaduan, dsnb. Melaui komunikasi semacam ini 41 42
HB. Siswanto., op. cit., hl;m 100 Asnawir Administrasi Pendidikan, op.cit., hlm. 237
21
pimpinan dapat mengetahui laporan, saran, sdan pengaduan dari bawahannya. Dengan demikian ia akan dapat membuat keputusan dan kebijaksanaan yang lebih tepat dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan c. Komunikasi horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara pihak-pihak yang sama tingkatannya/derajatnya pada suatu organisasi. Komunikasi dalam bentuk ini dapat berupa : 1. Pembentukan komite yang ditujukan untuk tugas-tugfas khusus, dimaksudkan untuk menghindari hambatan-hambatan struktur formal 2. Konferensi yang ditujukan untuk menjelaskan dan membahas serta
membicarakan
kebijakan
organisasi,
mengadakan
penyesuaian antara bagian-bagian organisasi, melengkapi informasi dan membicarakan masalah-masalah yang dihadapi bersama dalam organisasi 3. Ceramah yang sering digunakan unrtuk menjelaskan kebijakan baru dan strategi yang digunakan 4. Pertemuan-pertemuan social yang informal 5. Laporan tahunan, buku pegangan atau manual43
4. Membangun Komunikasi yang efektif Menurut Bernard, seperti dikutip oleh Asnawir, komunikasi akan menjadi efektif apabila memperhatikan tujuh faktor berikut ini, yaitu : 1. Sasaran komunikasi harus diketahui secara pasti, dengan penunjukan individu menduduki suatu posisi. Hal ini harus diberitahukan kepada anggota-anggota organisasi disertai dengan bagan organisasi
43
Ibid 238-239
22
2. Sasaran komunikasi duiusahan sependek mungkin, sehingga semakin pendek jalur komunikasi akan semakin cepat sampai kepada penerima pesan dan akan semakin sedikit salah pengertian 3. Mempunyai saluran formal, maksudnya ada orang yang melap[orkan pesan kepada orang yang telah ditetapkan 4. Harus melalui saluran yang lengkap. Misalnya komunikasi dari atas ke bawah harus melalui setiap tingkat hierarki organisasi. Hal ini supaya tidak terjadi komunikasi yang saling bertentangan karena ada bagian organisasi yang dilompati 5. Sumber komunikasi harus dapat dipercaya. Oleh karena itu sumber komunikasi harus dari yang berkompeten 6. Saluran komunikasi tidak boleh diselingi/ diganggu pada waktu komunikasi itu berlangsung 7. Sumber komunikasi dalam organisasi harus jelas44 Selain dari hal-hal di atas, untuk membangun komunikasi yang efektif, menururt Khaerul Umam, ada lima aspek yang harus menjadi perhatian, yaitu : a. Kejelasan (clarity). Bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas b. Ketepatan (accuracy). Bahasa dan informasi yang disampaikan betul-betul akurat. Artinya, apa yang disampaikan sesuai dengan apa yang diketahui komunikator. Sebab, boleh jadi informasi yang disampaikan belum tentu kebenarannya, tetapi apa yang disampaikan benar seperti apa yang diketahui pembicara. c. Kontek. Bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan komunikasi itu terjadi. d. Alur (flow) keruntututan alur bahasa dan informasi sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif. e. Budaya (culture). Aspek budaya harus dipertimbangkan dalam menyampaikan informasi45. 44
Asnawir, Administrasi Pendidikan ,op. cit., hlm 235-236
23
H. Kesimpulan Berdasaran Uraian terdahulu dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah kumpulan dari sekelompok yang saling berinteraksi dan bekerja sama dalam mewujudkan tujuan tertentu. Organisasi lahir didasarkan atas kebutuhan manusia itu kepada orang, dan kemudian membentuk organisasi sedrhana sampai organisasi modern. Di dalam suatu organisasi terdapat unsur-unsur tidak dapat tidak harus ada, seperti orang, tujuan, rencana, dsb. Organisasi juga dapat berjalan dengan efektif apabila memperhatikan beberapa prinsip organisasi, seperti adanya tujuan organisasi yang jelas, pembagian kerja, adanya pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan, dsb. Berdasarkan struktur kewenangan dan tanggung jawab kerja ada beberapa tipe/bentuk organisasi, yaitu: organisasi lini, organisasi staf, organisasi lini dan staf, dan organisasi fungsional. Komunikasi adalah sesuatu keniscayaan dalam proses manejerial organisasi. Komunikasi akan menjadi efektif apabila komunikator memperhtikan faktor-faktor komunikasi yang efektif, seperti sasaran komunikasi, penggunaan informasi yang tepat.
45
Khaerul Umam, Op.cit., hlm. 229-230
24
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Aziz Wahab, Anatomi organisasi Pendidikan,.Bandung : Alfabeta, 2008.
dan
Kepemimpinan
Akdon, Strategic Manajemen for Educational Management,. Bandung : Alfabeta, 2019. Amin Widjdja Tunggal, Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Rineka Cipta, 1993. Asnawir, Dasar-Dasar Administrasi Pendidikan. Padang : IAIN IB Press, 2003. ------------, Manajemen Pendidikan.Padang: IAIN IB Press, 2006. Faisal Afif dan Ismet Abdullah (ed), Manajemen Strategik Keorganisasian. Bandung : P.T. Refika aditama, 2010. H.B. Siswanto, Pengantar Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara, 2010. Kartini Kartono, Peminpin dan Kepeminpinan. Jakarta Raja Grafindo Persada, 1998. Khaerul Umam, Perilaku Organisasi. Bandung : Pustaka Setia, 2010. M. Anton Atho'illah, Dasar-Dasar Manajemen. Bandung : C.V. Pustaka setia, 2010. Riduwan (ed), Manajemen Pendidikan. Bandung : Alpabeta, 2010. Syaiful Sagala, Manajemen Strategik dalam Peningkatan Mutu Pendidikan. Bandung : Alfabeta, 2010.
