MANAJEMEN INFORMASI PENDIDIKAN ISLAM

MANAJEMEN INFORMASI PENDIDIKAN ISLAM Victor Imaduddin Ahmad (Pendidikan Agama Islam Universitas Islam Lamongan) Abstract: The information age is automatic to push all at once demanding all the institution to change, especially a university institute. Especially institutions have professional educators and scientists with the main task of transforming, developing, and disseminating science, technology, needs as well information management is inevitable. In that context, structuring information management needs to be organized effectively and efficiently on every level needs to be started from highest level, namely the ministry of Education and Ministry of religion in this regard has implemented a system that integrates the information systems unit to arrive at the institution. In this case EMIS and PDPT deserve to be supported as well as improving access to information; it also has the aspect of efficiency and transparency in the world of education in Indonesia. The next challenge is for educational unit level institutions; especially the universityshould clean up for implementing this integral information system. SISFO schemes namely by making internal information systems connected to the Internet and can be accessed by anyone, especially by students is an appropriate system to welcome this era. This system certainly will finalize management skills, human resources, while maintaining transparency. Kata Kunci : Manajemen Informasi, Pendidikan Islam.

Pendahuluan Dunia telah berubah jika pada abad lalu Industrialisasi merupakan tren terkuat pada abad ini informasilah yang menggantikannya, informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan baik individual, kelompok, maupun organisasi. Di tingkat individu aneka ragam informasi dibutuhkan seperti kebutuhan akan pendidikan, kesehatan, lapangan pekerjaan, maupun jenis produk atau jasa lainnya semua dapat diperoleh dengan mudah terutama dengan media internet. Dengan internet globalisasi mengakar semakin kuat hingga ke pelosok desa. Sistem informasi merupakan kumpulan komponen dalam sebuah organisasi atau lembaga yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Keandalan sistem informasi dalam sebuah lembaga. organisasi terletak pada keterkaitan antar komponen yang ada sehingga dapat menghasilkan aliran informasi yang berguna, akurat terpercaya, detail, cepat, relevan bagi lembaga tersebut.1 Informasi berfungsi sebagai penghubung antara berbagai bagian organisasi sehingga bagian-bagian itu tidak terisolasi satu dengan yang lain, melainkan tetap merupakan suatu kesatuan dalam organisasi. Karena fungsinya yang penting ada ahli yang mengibaratkan informasi itu darah organisasio, bila darah itu tidak ada atau tidak berjalan maka matilah organisasi itu.2 Fungsi informasi yang penting sudah didasari oleh sebagaian ahli pendidikan di Indonesia. Terbukti unit-unit kerja yang menangani informasi ini mulai sudah dibangun di Indonesia terutama perguruan tinggi, namun sayang, sebagaian besar masih dalam taraf awal, sehingga belum dapat melaksanakan fungsinya sebagaimana mestinya. Masih ada beberapa informasi yang tidak relevan dengan kebutuhan, begitu pula laporan-laporan tidak sepenuhnya digunakan dalam pengambilan keputusan. Hal ini dapat disebabkan oleh kesukaran mengumpulan data, kurang kesadaran para pemberi data akan manfaat informasi, dan kurang lengkapnya data/informasi untuk mengambil kesimpulan. Disamping informasi berfungsi menghubungkan bagian-bagian organisasi, dalam fungsinya sekaligus merupakan alat kontrol ataupengawasan bagi organisasi bersangkutan, Eti Rocharty dkk. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2005) , 4 Shrode William A. and dan Voich, JR., Organization and management System : Basic System Concept, (Malaysia: Irwin-Bokk Company, 1974), 448 1

2

AKADEMIKA, Volume 8, Nomor 1, Juni 2014

bagaimana melakukan pengawasan bagi organisasi yang bersangkutan, bagaimana caranya agar informasi itu berjalan dengan lancar dan bagaimana melakukan pengawasan secara relatif baik. Informasi Ada beberapa istilah yang dapat berbaur dengan istilah informasi. Istilah-istilah itu antara lain ialah desas-desus, opini/pendapat, fakta, data, dan berita/kabar. Desas-desus adalah keterangan yang diterima yang tidak jelas sumber kebenarannya. Opini atau pendapat ialah bersumber pada orang tertentu yang merupakan buah pikiran orang bersangkutan. Fakta adalah sesuatu yang terjadi di lapangan, dan bila fakta itu di dapat lewat studi empiris maka ia disebut data. Dan berita atau kabar ialah segala keterangan yang bisa diterima oleh seseorang baik berupa desas-desus, opini, fakta, maupun data, termasuk informasi juga ada di dalamnya. 3 Adapun pengertian tentang informasi, yaitu data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat yang akan datang. 4 Sedangkan informasi menurut Budi Sutedjo adalah merupakan hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan dalam pemahaman fakta-fakta yang ada. Berita dalam pelbagai bentuk diatas dapat saja terjadi disuatu lembaga pendidikan. Berita itu perlu ditampung sebagai lahan informasi, yang berguna bagi manajer dalam mengambil keputusan untuk kepentingan keutuhan dan kemajuan organisasinya. Pelbagai berita dalam pelbagai bentuk itu kalau sudah terkumpul lalu dianalisis dan disintesis sehingga menunjukkan arah yang jelas. Proses menganalisis dan mensintesis ini dikenal dengan istilah mendesain atau memproses. Jadi informasi adalah berita terutama fakta dan data yang sudah di desain/diproses sehingga memiliki arah tertentu yang dapat dimanfaatkan oleh para manajer dalam mengambil keputusan. Kriteria data atau fakta yang akan dijadikan bahan untuk informasi ialah (1) relevan, (2) lengkap/mendetail, (3) baru, (4) sesuai dengan tempat, (5) tidak melanggar efisiensi kerja. Selanjutnya diharapkan informasi memiliki sifat-sifat sebagai berikut : (1) integratif, (mencerminkan informasi yang menyeluruh yang berkaitan dengan hal yang ditangani (2) untuk jangka waktu tertentu, (3) cukup mendetail, dan (4) berorientasi kepada masa yang akan datang.5 Keputusan yang diambil berdasarkan informasi, masa berlakunya berbeda-beda bergantung kepada tujuan pengambilan keputusan itu. Kalu keputusan itu menyangkut usaha perbaikan nilai-nilai pergaulan dalam kampus, maka ia akan berlaku lama. Tetapi kalau keputusan itu menyangkut penerapan metode tertentu dalam proses belajar, maka ia kan berlaku selama metode itu dipandang baik dalam dunia pendidikan. Lain halnya dengan keputusan yang diambil untuk tujuan perencanaan, membutuhkan informasi yang kira-kira berlaku atau cocok dilaksanakan dalam kurun waktu yang direncanakan itu. Keputusan itu mencakup tiga hal yaitu : (1) perencanaan, (2) pelaksanaan, (3) Kontrol/pengawasan. Perencanaan itu dua macam ; (1) perencanaan sesuatu yang baru atau perencanaan pengembangan, (2) perencanaan perbaikan. Made Pidarta, Manajemen Pendidikan Indonesia, (Jakarta: PT. Rineka Cipta, 2004), 144 Gordon B. Davis, Management Information System, Seventh (NewYork: McGraw-Hill Book Company, 1995), 12 5 Johnson, Robert, Servis Operations Management, (NewYork: First Published, Prentice Hall Inc, 2001), 109 3 4


Bagitu pula halnya dengan pelbagai pelaksanaan pendidikan membutuhkan keputusan sebelumnya yang didasari oleh informasi yang cocok. Pelaksanaan pendidikan ini membutuhkan kontrol agar cocok dengan performasi pelaksanaan dan hasil yang direncanakan. Bagaiman model kontrol yang baik untuk suatu lembaga tertentu dan bagaimana pula cara melaksanakannya membutuhkan informasi yang tepat sebelum diputuskan manajer. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Sebelum membahas mengenai pengertian sistem informasi pendidikan, disini akan dikemukan pengertian sistem, informasi, dan pendidikan yang dikemukakan para ahli sebagai berikut : 1. Sistem Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu, Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan, Menurut Gordon B. Davis sistem merupakan bagian-bagian yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai beberapa tujuan. Dan menurut Raymond McLeod Sistem yaitu sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan. 2. Informasi Informasi sebuah pernyataan yang menjelaskan suatu pristiwa (suatu objek atau konsep) sehingga manusia dapat membedakan sesuatu dengan yang lainnya (Samuel Elion), dan informasi menurut Gordon B. Davis, adalah data yang diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang. 3. Data Data merupakan kumpulan fakta yang menggambarkan suatu kejadian. Bisa berupa angka, huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan dari ketiganya. Data masih bersifat mentah dan harus diolah terlebih dahulu agar menjadi informasi yang bermanfaat. Untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat, data yang dijaring harus akurat, tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan. 4. Manajemen Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan antar anggota organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 5. Pendidikan Pendidikan adalah (1) proses seseorang mengembangkan kemampuan, sikap, dan tingkah laku lainnya dalam masyarakat tempat mereka hidup, (2) proses sosial yang terjadi pada orang yang dihadapkan pada pengaruh lingkungan yang terpilih dan terkontrol (khususnya yang datang dari sekolah) sehingga mereka dapat memperoleh perkembangan kemampuan sosial dan kemampuan individu yang optimal. Menurut Undang-undang RI Nomor 20 Tahun 2003 bab I Pasal 1 ayat (1) : pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memilki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta ketrampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara. Soetedjo Moeljodiharjo menyatakan bahwa sistem informasi manajemen, yaitu suatu metode yang menghasilkan informasi yang tepat waktu (timely) bagi manajemen tentang lingkungan eksternal dan operasi internal sebuah organisasi, dengan tujuan untuk menunjang pengambilan keputusan dalam rangka memperbaiki perencanaan dan pengendalian.


Robert G. Murdick, Sistem Informasi manajemen adalah proses komunikasi di mana input direkam, disimpan, dan diambil kembali untuk menyajikan keputusan yang berbentuk output mengenai perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian. 6 Dengan demikian SIM Pendidikan merupakan perpaduan antara sumber daya manusia dan amplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengolah, dan mengambil kembali data dalam rangka mendukung proses pengambilan keputusan bidang pendidikan. SIM juga mengambarkan layanan informasi untuk keperluan manajer. Informasi manajemen ialah informasi untuk kepentingan manajemen. Mengapa informasi itu diwujudkan untuk kepentingan manajemen, hal ini disebabkan manajemen itu merupakan pusat administrasi. Dalam suatu administrasi manajemenlah yang merintis sesuatu seperti merencanakan, mengkoordinasi, dan mengarahkan dan manajemen pula yang mengakhiri administrasi ersebut berupa penilaian hasil dan kontrol. Oleh sebab itu sepetutnyalah informasi itu disiapkan untuk kepentingan manajemen. Secara ideal tiap-tiap lembaga pendidikan seharusnya memiliki SIM, yang merupakan suatu unit/sub unit atau badan tersendiri lengkap dengan susunan petugasnya. Namun bila kondisi belum mengizinkan baik karena belum tersedianya sarana, biayadan belum paham akan pekerjaan badan itu. Maka ia bisa ditangani secara rangkap oleh pejabat tertentu yang menangani urusan kerumahtanggaan lembaga. Bagitu pula kalau organisasi itu kecil, sekolah misalnya, badan ini dipegang oleh seorang guru atau wakil kepala sekolah yangmengurusi kerumahtanggaan sekolah yang diabntu oleh beberapa guru. Tujuan didirikannya SIM itu ialah untuk memadukan pikiran dan tindakan para manajer dalam menangani organisasi karena didasarkan kepada informasi yang disusun secara sistem. SIM sebagai suatu badan memiliki bagian-bagian yang melaksanakan tugas-tugas tertentu. Bagian-bagian itu ialah: (1) pengumpulan data, (2)penyimpanan data, (3)pemroses, dan (4)pemrogram. Bagian pengumpul data bertugas mengumpulkan data baik dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi. Petugas ini sebaiknya diambil dari seluruh unit kerja yang ada dalam organisasi itu, sehingga setiap unit kerja memiliki wakilnya dalam SIM. Data yang sudah dikumpulkan ada kalanya langsung diproses dan adakalanya tidak. Diproses atau belum diproses bergantung kepada kebutuhan manajer. Sementara itu pada umumnya data dikumpulkan secara berkala dan isidental. Jadi bila data itu belum diproses disimpan juga dalam bagian ini. Cara menyimpannya ialah diatur secara alfabetis. Bagian pemroses data dapat terdiri dari satu atau beberapa ahli pemroses data. Bial datanya terlalu banyak dapat saja ia atau mereka memanfaatkan tenaga-tenaga pengumpul data secara insidental. Bagian pemroses data inilah yang berkewajiban membuat dta itu berbunyi dalam bentuk informasi yang cocok dengan permintaan manajer. Contoh informasi yang memadai dengan kebutuhan pengambilan keputusan tentang usaha menghadirkan setiap pengajar pada setiap hari kerja adalah adanya uraian yang mengandung arah tertentu yang minimal berisi : (1) sarana bekerja di kantor, (2) kebiasaan bekerja para pengahar, apakah mereka bekerja menyiapkan pelajaran dan meningkatkan profesi lebih efektif di rumah atau di kantor, (4) data tentang efektivitas kerja di rumah di bandingkan dengan di kantor, (4) jarak rumah dengan kampus/sekolah yang mengandung resiko biaya transpor. Uraian dengan data ini dibutuhkan dalam mengambil keputusan di atas mengingat dosen/guru adalah petugas profesionalyang mempunyai kewajiban untuk mendsidik mahasiswa/siswanya di mana saja dan kapan sajadi dalam lembaga maupun di luar lembaga bila kebetulan berjumpa.

6

Eti Rocharty dkk. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2005), 12


Usaha untuk meningkatkan kesadaran, personalia pendidikan termasuk para manajernya akan manfaat data atau informasi, usaha untuk mendirikan SIM, dan usaha untuk memelihara dan melancarkan proses kerja SIM adalah sebagai berikut : 1. Mencari kasus-kasus keputusan yang didukung oleh data yang memadai dengan keputusan tanpa dasar data atau dengan data seadanya. 2. Kemudian membandingkannya untuk menemukan mana diantaramacam keputusan itu yang lebih sukses aplikasinya. 3. Apabila keputusan yang didasari oleh data lengkap lebih sukses aplikasinya, maka usaha berikutnya ialah memberi penjelasan kepada seluruh personalia pendidikan di lembaga bersangkutan bahwa data atau informasi sangat diperlukan dalam usaha mensukseskan misi pendidikan. Hal ini dapat dilakukan dengan menyisipkan pada acara rapat kerja, apel bendera dan media masa sekolah atau kampus. 4. Usaha mengumpulkan bahan-bahan bacaan-bacaan ilmiah yang menyangkut SIM. Bacaan tersebut bertujuan pertama meningkatkan pemahaman manajer pendidikan itu sendiri tentang seluk beluk SIM dan kedua untuk meningkatkan pemahaman dan ketrampilan para petugas SIM. 5. Membentuk tim akan merintis SIM dan sekaligus menjadi petugasnya. Dalam partisipasi ini pembinaan para manajer sangat diperlukan agar orientasi dankerangka kerja mereka tepat pada sasarannya. 6. Bila SIM sudah berdiri dan mulai beroperasi, tugas para manajer sekarang adalah membina atau memberi supervisi kepada para petugasnya agar badan itu tetap hidup dan dapat melaksanakan fungsinya secara relatif lancar. Pengertian dan peran Komunikasi Komunikasi didefinisikan sebagi proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti lewat transmisi peran simbolik. 7 Definisi mengenai komunikasi menarik perhatian pada tiga butir penting, yaitu (1) bahwa komunikasi melibatkan orang, dan bahwa memahami komunikasi termasuk mencoba memahami cara manusia saling berhubungan, (2) bahwa komunikasi termasuk kesamaan arti, yang berarti bahwa agar manusia dapat berkomunikasi, mereka harus menyetujui definisi yang mereka gunakan, dan (3) bahwa komunikasi termasuk simbul – gerakan badan, suara, huruf, angka, dan kata hanya dapat mewakili atau mendekati ide yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan.8 Definisi Mintzberg mengenai peran komunikasi dalam tiga peran manajerial : (1) Dalam peran antar pribadi, manajer bertindak sebagi tokoh dan pemimpin dari unit organisasinya. Berinteraksi dengan karyawan, pelanggan, pemasok, dan rekan sejawat dalam organisasi, (2) Dalam peran Informal, manajer mencari informasi dari rekan sejawat, karyawan, dan kontak pribadi yang lain mengenai segala sesuatu yang mungkin mempengaruhi pekerjaan dan tanggung jawab mereka. (3) Dalam peran pengambil keputusan, manajer menimplementasikan proyek baru, menangani gangguan, dan mengalokasikan sumber daya kepada unit dan departemen. Tiga faktor yang yang dapat mempengaruhi suatu komunikasi efektif atau tidak efektif, yaitu (1) Penyandian, (2) pengartian, dan (3) gangguan. Penyandian terjadi terjadi ketika pengirim menterjemahkan informasi untuk dikirimkan menjadi serangkaian simbol. Penyadian itu perlu karena informasi hanya dapat dikirimkan dari seseorang kepada orang lain lewat perwakilan atau simbul. Karena komunikasi merupakan obyek dari penyadian. R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert, Jr, Management Alih bahasa Drs. Alexander Sindoro, (Jakarta: PT. Prenhallindo, 1996), 216 8 Lyman W. Porter dan Karlene H. Roberts, Communcation in Organization, dalam Maevin D. Dunnett, ed, Handbook of Industrial and Occupational Psychology (New York : Wiley, 1983), 553. 7


Pengirim berusaha menetapkan arti yang dipahami bersama dengan penerima dengan cara memilih simbul, biasanya dalam bentuk kata atau gerakan tubuh, yang dipercaya oleh pengirim mempunyai arti yang sama dengan penerima. Sementara Pengartian adalah proses yang dilakukanoleh penerima untuk menginterpretasikan pesan dan menterjemahkannya ke dalam informasi yang mempunyai arti. Ini adalah proses dua langka. Pertama penerima harus menerima pesan itu, kemudian mengartikannya. Pengartian dipengaruhi oleh pengalaman penerima, penilaian pribadi mengenai simbol dan gerakan tubuh yang dipakai, dan kesamaan arti dengan pengirimnya. Sedangkan gangguan adalah faktor apapun yang mengganggu, membingungkan, atau mencampuri komunikasi. Gangguan dapat timbul dalam (1) saluran komunikasi tidak lancar baik secara internal (ketika penerima tidak memperhatikan) maupun eksternal (ketika pesan terganggu oleh suara lain dari lingkungan), (2) metode pengiriman (seperti udara untuk pembicaraan lisan atau kertas untuk surat), (3) Kurangnya kerjasama, (4) perbedaan persepsi dan bahasa, untuk mengatasinya pesan harus harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman berbeda. Gangguan dapat terjadi pada tahap manapun dari proses komunikasi. Gangguan terutama amat mengganggu dalam tahap penyandian dan pengertian.9 Bentuk-Bentuk Komunikasi Raymond V. Lesikar menguraikan empat faktor yang mempengaruhi kefektifan komunikasi organisasi, yaitu (1) saluran komunikasi formal, adalah cara komunikasi yang didukung, dan mungkin dikendalikan oleh manajer. Saluran ini mempengaruhi kefektifan komunikasi dengan dua cara : pertama saluran formal mancakup jarak yang selalu bertambah panjang sesuai dengan perkembangan dan pertumbuhan organisasi, kedua saluran komunikasi formal dapat menghambat arus bebas informasi antar tingkat dalam organisasi, (2) struktur wewenang organisasi, perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi membantu menentukan siapa yang akan berkomunikasi dengan enak dan nyaman kepada siapa. Isi dan akurasi komunikasi juga akan dipengaruhi oleh perbedaan wewenang, (3) spesialisasi pekerjaan, biasanya mempermudah komunikasi dalam kelompok yang berbeda-beda dan (4) Kepemilikan informasi, berarti bahwa individu mempunyai informasi yang unik dan pengetahuan mengenai pekerjaan mereka. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa bentuk dalam komunikasi, yaitu : 1. Komunikasi Vertikal, yaitu komunikasi yang bergerak ke atas dan ke bawah lewat rantai komando organisasi. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen puncak dan terus mengalir melewati tingkat manajemen ke karyawan lini dan pekerja biasa. Tujuan utama dari komunikasi ke bawah adalah memberi saran, memberi tahu, mengarahkan, memberi instruksi, dan mengevaluasi karyawan serta menyediakan informasi mengenai sasaran dan kebijakan organisasi kepada anggotanya. Fungsi utama dari komunikasi ke atas adalah memberikan informasi ke tingkat yang lebih atas mengenai apa yang terjadi di tingkat yang lebih rendah. Tipe komunikasi ini termasuk laporan kemajuan, saran, penjelasan, dan permintaan bantuan atau keputusan. 10 Komunikasi ke bawah biasanya disaring, dimodifikasi, atau dihentikan di setiap tingkat ketika manajer memutuskan apa yang seharusnya diteruskan kepada karyawan mereka. Sedangkan komunikasi ke atas biasanya disaring, dipadatkan, atau di ubah oleh manajer

James L. Gibson, Jhon M. Ivancivich, dan James H. Donnelly, Jr. Organizations: behavior, strukture, processes, (Dallas: Business Publications, 1985), 535. 10 Kennet N. Wexley dan Gary A. Yuki, Organizational Behavior and Personel Psychology, (Homewood: Irwin, 1984),. 80 9


menengah yang melihatnya sebagai bagian dari pekerjaan mereka untuk melindungi manajer tingkat atas dari data tidak penting yang berasal dari tingkat bawah. 11 2. Komunikasi Leteral, yaitu komunikasi yang mengikuti pola arus pekerjaan dalam sebuah organisasi, terjadi antara satu kelompok kerja dengan kelompok kerja yang lain, antara anggota departemen yang berbeda, dan antara karyawan lini dan staf. Tujuan utama dari komunikasi lateral adalah menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan memecahkan masalah. Keuntungan dari komunikasi lateral adalah (1) anggota organisasi manjadi mampu untuk membentuk hubungan dengan rekana sekerja, hubungan ini menjadi bagian penting dari kepuasan karyawan. (2) membantu memperbaiki hambatan komunikasi, (3) mengurangi ketidakakuratan dengan menempatkan orang yang relevan untuk mengadakan kontak langsung. 3. Komunikasi informal, yaitu komunikasi yang terjadi di luar saluran formal organisasi. Desas-desus adalah tipe komunikasi informal yang amat tepat dan cepat tersebar. Desasdesus mempunyai fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan. Misalnya, walaupun desasdesus sulit dikendalikan, sering kali berjalan jauh lebih cepat daripada saluran komunikasi formal. Manajer dapat menggunakannya untuk mendistribusikan informasi lewat " bocoran " yang direncanakan atau dengan bijaksana menambahkan keterangan " ini hanya antara kita berdua saja ". Data Emis, PDPT dan Sisfo Kampus Dalam pada itu pemerintah melalui DIKTI dan DIKTIS telah mengembangkan sistem manajemen informasi ini secara terintegrasi melalui dua jalur pertama EMIS (Education Management Information System) yang berfungsi menghimpun mengolah dan menyajikan data untuk keperluan tindak lanjut atau penentuan kebijakan. Dan yang berikutnya adalah PDPT (Pangkalan Data Perguruan Tinggi) yang berfungsi sebagai pangkalan data terkait dengan Perguruan tinggi mulai dari Sumber Daya Manusia yakni dosen, mahasiswa hingga sarana prasarana. Pembangunan infrastruktur informasi terintegrasi ini tentu bermakna sangat penting untuk membangun akuntabilitas, capabilitas sekaligus transparansi. Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi merupakan unit kerja setingkat eselon-III di bawah Sekretariat Ditjen Pendis yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan data dan sistem informasi pendidikan (EMIS), perencanaan anggaran serta evaluasi pelaksanaan program pendidikan Islam. Pengelolaan data dan sistem informasi pendidikan Islam (EMIS) menjadi tanggung jawab salah satu subbag di bawah Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi, yaitu Subbag Sistem Informasi. Subbag Sistem Informasi mengembangkan suatu sistem informasi manajemen pendidikan yang lebih dikenal dengan Education Management Information System (EMIS). Dengan sistem ini tugas Sub bag Sistem Informasi yakni mulai dari mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pengumpulan, pengolahan, penyajian, penyimpanan dan pelayanan data pendidikan, memastikan tersedianya sistem informasi yang dapat diandalkan untuk mengelola data dan informasi pendidikan hingga merencanakan anggaran dapat menjadi lebih terstruktur secara online. Data mentah diinput langsung dari sumber data (PTAIN/PTAIS/Kopertais, dll) melalui aplikasi EMIS berbasis web. Data mentah tersebut kemudian diolah menjadi informasi yang bermanfaat dan disajikan untuk berbagai kebutuhan dalam bentuk publikasi statistik, sistem informasi ekeskutif atau website. Publikasi statistik, seperti Buku Statistik Pendidikan, Leaflet, Direktori, Buku Saku, dan lain-lain. Publikasi statistik ini dapat dimanfaatkan oleh semua pihak, baik pihak Michael J. Glauser, Upward Information Flow in Organization : Review and Conceptual Analysis, (Human Relation 37, no 8, 1984), 43 11


internal maupun eksternal Kementerian Agama. Sistem Informasi Eksekutif digunakan untuk mendukung pimpinan di dalam proses pengambilan kebijakan. Website Pendis diperuntukkan bagi masyarakat umum yang memerlukan informasi pendidikan Islam. Sistem ini tentu mendorong Sumber Daya Manusia Perguruan Tinggi untuk „melek‟ Teknologi Informasi, mau tidak mau, jika mereka ingin eksis sistem ini harus diikuti. Dalam hal ini PDPT memberikan tekanan yang cukup signifikan. Tentu tekanan ini adalah hal yang sangat baik demi tertib administrasi dan manajemen sistem informasi di Perguruan Tinggi di kemudian hari. Dalam PDPT dosen dituntut memperoleh NIDN atau Nomor Induk Dosen Nasional dan hanya dosen yang mendapat nomor tersebutlah yang dapat hitungan memenuhi rasio dosen dan mahasiswa. Disamping itu PDPT juga mencakup data Mahasiswa disamping masalah eksistensi juga mencakup administrasi mulai dari perencanaan hingga evaluasi. Sistem ini tentu membuat PT menjadi lebih transparan sehingga akuntabilitasnya menjadi lebih tinggi. Untuk menyambut sistem tersebut, kampus yang semula proses administrasinya bersifat manual berbasis kertas harus berubah menjadi sistem yang berbasis jaringan online. Dalam hal ini sebagai contoh bisa kita ambil adalah Kampus Universitas Islam Lamongan. Menghadapi tuntutan era informasi ini Universitas membentuk lembaga khusus yang menangani pembuatan manajemen sistem informasi, lembaga itu adalah Pusat Teknologi Komunikasi dan Informasi (PUSTEKOM), dalam hal ini dibidani oleh Fakultas Teknik khususnya Prodi Teknik Informatika. PUSTEKOM selanjutnya berhasil membentuk sebuah sistem administrasi akademik yang disebut dengan SIAKAD. Sistem ini meliputi alur perkuliahan diantaranya: pengambilan KRS (Kartu Rencana Studi), Pengambilan KHS, Validasi Dosen Wali, dan Penilaian. Sistem Informasi Akademik UNISLA ini dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman HTML, PHP, dan Mysql sebagai databasenya. Sistem Informasi ini kemudian dilaunch dan dapat diakses di alamat http://sisfo.unisla.ac.id.12 Untuk menata web ini pengaturan login ada tingkatan masing-masing, yakni mahasiswa, dosen, dosen wali, Kaprodi dan PD I atau Dekan. Mahasiswa hanya bisa login untuk melakukan program KRS dan melihat nilai serta mencetaknya, dosen bisa memberi nilai dan melihat nilai mahasiswa serta memberikan pengumuman, Dosen wali adalah yang meng-approve KRS mahasiswa, disamping itu ia dapat melihat atau mencetak nilai KHS maupun transkrip. Di level Kaprodi menu yang disediakan yang juga merupakan kewenangan antara lain, approve KRS, kelola mahasiswa cuti atau transfer, menentukan dosen wali, input jadual perkuliahan, melihat dan mencetak nilai mahasiswa, memberikan pesan pribadi dan pengumuman. Adapun di level dekan, disamping ada menu yang ada di level bawahnya ia diberikan juga kewenangan untuk merubah nilai dan juga pemrograman KRS. Dengan demikian jika mahasiswa salah dalam memprogram matakuliah KRS ia harus berhubungan dengan dekan, demikian juga halnya dengan penilaian, Dekan bisa mengevaluasi nilai yang diberikan dosen kepada mahasiswa. Tiap Perguruan Tinggi bisa mendesain tampilan websitenya, tetapi yang terpenting adalah menu login dan vitur yang ada di dalamnya di tiap level bisa dipahami oleh masingmasing. Dengan adanya sistem ini mau tidak mau semua lini SDM Kampus dituntut melek teknologi terutama teknologi informasi. Proses awal penginputan data yang ada tentu membutuhkan energi yang besar, waktu dan juga ketelitian, sekali kode yang dibuat salah maka, output tidak akan keluar. Kedepan sistem ini akan terus dikembangkan, sistem akademik juga bisa diintegrasikan dengan sistem keuangan. Jika sudah demikian, nantinya approve mahasiswa hanya bisa dilakukan jika proses administrasi pembayaran selesai. Tim Penyusun, Manual Book Sistem Informasi Akademik UNISLA, (Lamongan: SISFO UNISLA Development, 2013), 4 12


Problematika Dan Tantangan Guru Dan Dosen Di Era Teknologi Informasi Dalam bahasa Arab guru/ dosen biasa disebut dengan ustadz. Sementara itu ustadz juga berarti profesor. Dari terminologi ini terkandung makna bahwa guru/ dosen dituntut untuk melaksanakan tugas secara profesional, yakni punya dedikasi dan komitmen yang tinggi terhadap mutu pendidikan, dan terus menerus berinovasi dalam melaksanakan tugastugasnya. Terkait dengan masalah ini dalam Undang-undang No 14 Tahun 2005 tentang guru dan dosen Pasal 1 menegaskan: 1. Guru adalah pendidik profesional dengan tugas utama mengajar, mendidik, membimbing, mengarahkan, melatih, menilai, dan mengevaluasi peserta didik pada pendidikan anak usia dini jalur pendidikan formal, pendidikan dasar dan pendidikan menengah 2. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan penelitian dan pengabdian pada masyarakat Dari konsideran tersebut dapat dipahami bahwa dalam melaksanakan tugas-tugas guru dan dosen harus profesional. Mereka harus memiliki dedikasi dan komitmen yang tinggi untuk meningkatkan mutu pendidikan dengan berbagai cara, memiliki kompetensi dan kualifikasi akademik yang diperlukan sesuai dengan bidang tugas, serta memiliki kualifikasi akademik dan latar pendidikan yang relevan. Dalam hal peningkatan mutu pendidikan serta kompetensi guru/ dosen harus menguasai ICT (Information and Communication Technology). Sebab di era global ini teknologi informasi maju begitu pesat sehingga semua informasi bisa diakses dengan mudah oleh siapa pun termasuk siswa maupun terlebih lagi mahasiswa. Oleh karena itu guru dan dosen yang tidak menguasai ICT akan sulit meningkatkan mutu dan kompetensi di bidang masing-masing. Selanjutnya dalam hal kualifikasi akademik guru dipersyaratkan minimal berpendidikan Program Sarjana/ Diploma 4 (UU Nomor 14 Tahun 2005, Pasal: 9), dan dosen minimal berpendidikan Program Magister atau S-2 (Pasal: 46). Terkait dengan masalah tersebut kiranya para guru/ dosen Pendidikan Agama Islam (PAI) masih banyak yang belum memenuhi syarat. Tidak bisa dipungkiri lagi bahwa mereka masih banyak yang “gaptek” (gagap teknologi), sehingga perlu adanya pelatihan-pelatihan secara intensif agar mereka melek teknologi, khususnya teknologi informasi yang sangat membantu dalam melaksanakan tugas-tugas mereka. Demikian juga dengan kualifikasi akademik, guru/ dosen Pendidikan Islam masih banyak yang belum memenuhi syarat minimal, banyak diantara guru PAI yang belum sarjana, dan banyak di antara dosen PAI yang belum Magister, sehingga perlu memberikan motivasi kepada mereka untuk memacu diri memenuhi syarat minimal kualifikasi akademik tersebut dengan mengikuti program beasiswa yang disediakan oleh pemerintah. Kesimpulan 1. Informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan baik individual, kelompok, maupun organisasi. Keandalan sistem informasi dalam sebuah lembaga. organisasi terletak pada keterkaitan antar komponen yang ada sehingga dapat menghasilkan aliran informasi yang berguna, akurat terpercaya, detail, cepat, relevan bagi lembaga tersebut. Selanjutnya Sistem Informasi manajemen adalah proses komunikasi di mana input direkam, disimpan, dan diambil kembali untuk menyajikan keputusan yang berbentuk output mengenai perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian. 2. Disamping informasi berfungsi menghubungkan bagian-bagian organisasi, dalam fungsinya sekaligus merupakan alat kontrol atau pengawasan bagi organisasi


bersangkutan, bagaimana melakukan pengawasan bagi organisasi yang bersangkutan, bagaimana caranya agar informasi itu berjalan dengan lancar dan bagaimana melakukan pengawasan secara relatif baik. 3. Masih ada beberapa informasi yang tidak relevan dengan kebutuhan, begitu pula laporan-laporan tidak sepenuhnya digunakan dalam pengambilan keputusan. Hal ini dapat disebabkan oleh kesukaran mengumpulan data, kurang kesadaran para pemberi data akan manfaat informasi, dan kurang lengkapnya data/informasi untuk mengambil kesimpulan. 4. Di Indonesia pembanguna struktur manajemen informasi telah dikembangkan baik dalam skala makro sampai dengan tingkat satuan pendidikan. Terbukti unit-unit kerja yang menangani informasi ini mulai sudah dibangun di Indonesia terutama perguruan tinggi. 5. Terkait SDM, ICT masih menyimpan problem dimana guru/ dosen masih banyak yang belum memiliki kompetensi dan kualifikasi akademik serta belum menguasai ICT. Solusi yang harus ditempuh adalah dengan meningkatkan kualifikasi akademik para guru dan dosen serta memberikan pelatihan teknologi informasi kepada mereka. Daftar Pustaka Eti Rocharty dkk. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Penerbit (Jakarta PT. Bumi Aksara, cet. I 2005 Shrode William A. and dan Voich, JR., Organization and management System : Basic System Concept, Irwin-Bokk Company, Malaysia, 1974.. Made Pidarta, Manajemen Pendidikan Indonesia, Penerbit PT. Rineka Cipta, Jakarta, 2004 Gordon B. Davis, Management Information System, Seventh Edition, NewYork : McGraw-Hill Book Company 1995 Johnson, Robert1 2001, Servis Operations Management, First Published, NewYork: Prentice Hall Inc. R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert, Jr, Management Alih bahasa Drs. Alexander Sindoro, Jakarta, Penerbit PT Prenhallindo Tahun 1996 Lyman W. Porter dan Karlene H. Roberts, Communcation in Organization, dalam Maevin D. Dunnett, ed, Handbook of Industrial and Occupational Psychology (new York : Wiley, 1983. James L. Gibson, Jhon M. Ivancivich, dan James H. Donnelly, Jr. Organizations : behavior, strukture, processes, (Dallas Business Publications) Tahun 1985 Kennet N. Wexley dan Gary A. Yuki, Organizational Behavior and Personel Psychology, rev. ed. (Homewood, III, : Irwin, 1984) Michael J. Glauser, Upward Information Flow in Organization : Review and Conceptual Analysis, Human Relation 37, no 8 (1984) Tim Penyusun, Manual Book Sistem Informasi Akademik UNISLA, (Lamongan: SISFO UNISLA Development, 2013)


MANAJEMEN INFORMASI PENDIDIKAN ISLAM

Recommend Documents