OPTIMALISASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENINGKATAN LAYANAN PENDIDIKAN DI SMA SEMESTA KOTA SEMARANG
SKRIPSI Diajukan untuk memenuhi sebagian tugas dan syarat Guna memperoleh Gelar Sarjana dalam Ilmu Pendidikan Islam
Oleh: KHUSNUL HADI NIM: 063311038
FAKULTAS TARBIYAH INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI WALISONGO SEMARANG 2011 i
ABSTRAK Khusnul Hadi (NIM: 063311038) Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang: Program Strata I Jurusan Kependidikan Islam Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo Semarang 2011 Tujuan dari penelitian ini adalah 1). Untuk mengetahui Bagaimana proses pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota Semarang, 2). Untuk mengetahui Bagaimana Optimalisasi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota Semarang, 3). Untuk mengetahui Bagaimana Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menghasilkan data berbentuk uraian deskriptif. Metode pengumpulan data dengan menggunakan: observasi partisipatif, wawancara mendalam, dan studi dokumentasi. Teknik analisis data yang peneliti gunakan ialah analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis data yang berupa katakata, gambar dan bukan angka. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan Pertama, bahwa SMA Islam Semesta Semarang memanfaatkan segala potensi fasilitas/ sarana dan prasarana sebagai batu pijakan dalam Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Peningkatan Layanan pendidikan, tahap pertama dalam Sistem Informasi Manajemen 1). Proses Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen. Dengan adanya proses pengumpulan data-data yang meliputi data internal dan Eksternal sekolah maka, proses Optimalisasi pengumpulan data dapat berjalan dengan baik, karena semua data yang dikumpulkan lengkap, 2). Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen, dengan adanya penggunaan Alat atau software Aplikasi yang digunakan dalam pengelolaan Sistem Informasi Manajemen sangat berguna, karena jalur keluar dan masuk data terdapat informasi pencatatan penggunaan. Sehingga bagi unit manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan tidak dapat melakukan sebuah manipulasi data 3). Penyebaran Sistem Informasi Manajemen Dalam Peningkatan Layanan Pendidikan, Secara spesifik, pengembangan SIM lembaga dapat memberikan peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu pertimbangan pengambilan kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan dalam suatu penetapan pemenuhan standar mutu pendidikan yang mencakup layanan Pokok dan Layanan Bantu. Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat dan berguna bagi pengelola SIM di SMA Semesta Semarang, bahan informasi bagi civitas akademika dan semua pihak yang membutuhkan di lingkungan Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo Semarang.
ii
iii
KEMENTERIAN AGAMA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI WALISONGO FAKULTAS TARBIYAH Alamat: Prof. Dr. Hamka Telp. 7601295 Fak. 7615387 Semarang PENGESAHAN Nama NIM Fakultas/Jurusan Judul Skripsi
: : : :
Khusnul Hadi 063311038 Tarbiyah / KI OPTIMALISASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENINGKATAN LAYANAN PENDIDIKAN DI SMA SEMESTA SEMARANG
Telah Dimunaqosahkan oleh Dewan Penguji Fakultas Tarbiyah Institut Agama Islam Negeri Walisongo Semarang dan dinyatakan LULUS, pada tanggal: 23 JUNI 2011 Dan dapat diterima sebagai kelengkapan ujian akhir dalam rangka menyelesaikan studi Program Sarjana Strata I (S.1) tahun akademik 2010/2011 guna memperoleh gelar sarjana dalam Ilmu Tarbiyah. Semarang, 27 Juni 2011
Ketua Sidang,
Sekretaris Sidang,
Ismail SM., M.Ag NIP. 19711021 199703 002
Dr. Musthofa Rahman, M.Ag NIP. 19710403 1996031 002
Penguji I,
Penguji II,
DR. Rahardjo, M.Ed, St NIP.19651123 19910310 003
Fakrur Rozi, M.Ag NIP.19691220 1995031 001
Pembimbing I,
Pembimbing II
Fahrurrozi, M. Ag NIP. 19770816 2005011 003
Dr. Musthofa Rahman, M.Ag NIP. 19710403 1996031 002 iv
DEKLARASI
Penyusun menyatakan takan dengan penuh kejujuran dan tanggungjawab jawab bahwa skripsi ini tidak berisi materi mater yang pernah ditulis oleh orang lain ain atau ata diterbitkan. Demikian juga skripsi kripsi ini tidak berisi satu pun pikiran orang g lain, lain kecuali yang terdapat dalam referen eferensi yang dijadikan sebagai bahan rujukan.
Semarang, g, 18 Juni J 2011 Deklarator
Khusnull Hadi NIM.06331103 311038
v
MOTTO
#sŒÎ) È≅ø‹©9$#uρ ∩⊂∪ $yγ9‾=y_ #sŒÎ) Í‘$pκ¨]9$#uρ ∩⊄∪ $yγ9n=s? #sŒÎ) Ìyϑs)ø9$#uρ ∩⊇∪ $yγ8ptéÏuρ ħ÷Κ¤±9$#uρ $yγ1§θy™ $tΒuρ <§øtΡuρ ∩∉∪ $yγ8yssÛ $tΒuρ ÇÚö‘F{$#uρ ∩∈∪ $yγ9t⊥t/ $tΒuρ Ï!$uΚ¡¡9$#uρ ∩⊆∪ $yγ8t±øótƒ ∩∇∪ $yγ1uθø)s?uρ $yδu‘θègé $yγyϑoλù;r'sù ∩∠∪ Demi matahari dan sinarnya di pagi hari, Demi bulan apabila mengiringi, Demi siang apabila menampakkan diri, Demi malam apabila menutupi, Demi langit dan seluruh binaannya, Demi bumi dan semua yang ada dipermukaannya, Demi jiwa dan penyempurnaannya, (QS, As-Syams; ayat: 1-7).1
1
Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, (Madinah: Komplek Percetakan AlQur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H), hlm. 1064.
vi
PERSEMBAHAN
Skripsi ini peneliti persembahkan kepada: 1. Ayahanda Abidin dan Ibunda Jumirah 2. Adik tercinta Khurul Aini, Fuad Anwar, Hilda Rizki Amalia 3. Pujaan Hatiku Alif Wiji P. 4. Pak de Kamsari dan Bu de Zuhriyyah.
vii
KATA PENGANTAR Asslamu’alaikum Wr. Wb. Segala puji bagi Allah yang Maha Pengasih dan Penyayang, bahwa atas limpahan taufiq dan hidayah-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini. Skripsi yang berjudul “Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta kota Semarang” ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Walisongo Semarang. Dalam penyusunan skripsi ini peneliti banyak mendapatkan bimbingan dan saran-saran dari berbagai pihak sehingga penyusunan skripsi ini dapat terselesaikan. Untuk itu peneliti menyampaikan terima kasih kepada: 1. Dekan Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo Semarang. 2. Fahrurrozi, M.Ag sebagai Dosen Pembimbing I dan DR. Musthofa, M.Ag sebagai Dosen Pembimbing II yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini. 3. Para Dosen Pengajar di lingkungan Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo, yang telah membekali berbagai bekal disiplin ilmu pengetahuan sehingga penulis mampu menyelesaikan penulisan skripsi. 4. Kepala Sekolah (M. Haris, S.E) yang telah memberikan ijin penelitian, Pengelola IT (Bahtiar) yang banyak membantu dan mengarahkan peneliti dan segenap jajaran guru (Keluarga Besar SMA Semesta kota Semarang). 5. Ayahanda Abidin dan Ibunda tercinta Jumirah yang memberikan motivasi dan do’a serta restunya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 6. Adik-adikku tercinta Khurul Aini, Fuad Anwar, Hilda Rizki Amalia semoga bisa meraih cita setinggi mungkin. 7. Bidadari Penyejuk Hati Aliph Mungil yang selalu memberikan Semangat, dukungan dan setia menemani Penulis hingga Skripsi ini dapat Terselesaikan.
viii
8. Segenap Sahabatku di BPI L-7 dan Segenap jajaran, Sahabat KI 06 yang selalu memberikan support, semangat dan dukungannya untuk dapat menyelesaikan skripsi ini. 9. Segenap Keluarga besar PMII Rayon Tarbiyah yang membuka pintu untuk penulis agar bisa berkarya dan memberikan bantuan kepada penulis. 10. Berbagai pihak yang secara tidak langsung telah membantu baik moral maupun materi dalam penyusunan skripsi ini. Kepada mereka semua peneliti tidak dapat memberi apa-apa. Semoga amal kebaikan dan keikhlasan yang telah diberikan akan mendapat balasan dari Allah SWT berlipat ganda. Akhirnya peneliti menyadari bahwa penelitian skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dalam penyusunan kata, landasan teori, dan beberapa aspek inti didalamnya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan dalam kesempurnaan skripsi ini. Semoga apa yang tertulis dalam skripsi ini dapat bermanfaat khususnya bagi peneliti dan umumnya kepada para pembaca yang budiman, Amin.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Semarang, 20 Juni 2011 Peneliti
Khusnul Hadi NIM. 063311038
ix
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .................................................................................................
i
ABSTRAK ..................................................................................................................
ii
HALAMAN PERSETUJUAN ..................................................................................
iii
HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................................
vi
DEKLARASI ..............................................................................................................
v
MOTTO ......................................................................................................................
vi
PERSEMBAHAN .......................................................................................................
vii
KATA PENGANTAR................................................................................................. viii DAFTAR ISI ..............................................................................................................
ix
BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ...............................................................
1
B. Rumusan Masalah ........................................................................
3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ....................................................
4
BAB II. LANDASAN TEORI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DALAM LAYANAN PENDIDIKAN A. Kajian Pustaka .............................................................................
5
B. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ...........................................
6
1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen ..............................
6
2. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen .................
8
3. Ruang Lingkup Sistem Informasi Manajemen ...................... 10 4. Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen .................... 11 C. Layanan Pendidikan ..................................................................... 13 1. Pengertian Layanan Pendidikan ............................................. 13 2. Karakteristik Jasa Pendidikan ................................................ 14 3. Bentuk dan Fungsi Layanan Pendidikan ................................ 15 4. Prinsip Layanan dalam Pendidikan Islam .............................. 19
x
D. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan Pendidikan .................................................................................... 21 1. Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan .... 21 2. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan ............................................................... 22 3. Tahapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan .............................................................................. 24
BAB III. METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ............................................................................. 28 B. Tempat dan Waktu Penelitian ...................................................... 28 C. Sumber Data ................................................................................. 29 D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................... 29 E. Teknik Analisis Data .................................................................... 31
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang ...................................................................... 32 1. Proses Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang ................................................... 34 2. Proses Pengelolaan Data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang ................................................... 40 3. Proses Penyebaran Informasi dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang ................................. 44 B. Analisis Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang ...................................... 52 1. Analisis Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota Semarang ........................................... 52 2. Analisis Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota Semarang ........................................................ 53 3. Analisis Penyebaran Sistem Informasi Manajemen dalam
xi
Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang 54
BAB V. PENUTUP A. Simpulan ...................................................................................... 57 B. Saran ............................................................................................ 58
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat maju, mengakibatkan perubahan-perubahan dalam hidup terjadi sangat cepat terutama dalam bidang informasi. Sejumlah besar informasi, hampir mengenai semua bidang kehidupan dari semua tempat, semua aspek dan kegiatan yang telah terhimpun, terolah, tersimpan dan tersebarkan dengan cepat. Informasi tersebut setiap saat dapat dengan mudah kita akses, dibaca, dan disaksikan terutama melalui internet, media cetak dan televisi. Informasi sendiri merupakan sebuah data yang sudah dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu, sedangkan data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media (komputer misalnya). Informasi juga diartikan sebagai data yang telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakan untuk membuat keputusannya.1 Pemanfaatan konsep dan strategi yang digunakan dalam memberikan layanan pada lembaga pendidikan berupa informasi. Aplikasi pengolahan informasi dalam berbagai bidang sering disebut dengan istilah MIS (Management Information System) atau SIM (Sistem Informasi Manajemen). Maksud diterapkannya Sistem Informasi Manajemen pada lembaga pendidikan adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen ; planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting2 dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen lembaga pendidikan akan merasakan beberapa manfaat sebagai 1
Zulkifli Amsya, Manajemen Sistem Informasi, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2001), hlm. 2. 2 T Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta; BPFE-YOGYAKARTA, 1999), hlm. 23.
1
2
berikut, pertama, tersedianya sistem pengelolaan data dan informasi pendidikan. Kedua, terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Ketiga, tersedianya data dan informasi pendidikan yang lengkap bagi seluruh stakeholders yang berkepentingan dalam bidang pendidikan. Selain itu, penerapan Sistem Informasi Manajemen pada lembaga pendidikan berfungsi sebagai alat bantu pengambil keputusan dan oleh pihak lain yang tergabung dalam inter-organizational information system sehingga organisasi pendidikan dapat berinteraksi dengan pihak berkepentingan (stakeholders). Pengembangan
Sistem
Informasi
Manajemen
pada
lembaga
pendidikan sangat dibutuhkan, karena dalam menghadapi persaingan global lembaga pendidikan dituntut untuk memberikan informasi lebih cepat, akurat dan nyaman yang merupakan bagian dari kualitas pelayanan, sehingga akan menjadi sebuah keunggulan bersaing (competitive advantage).3 Competitive advantage dapat dicapai lembaga apabila lembaga dapat memberikan jasa atau layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan sehingga pelanggan menjadi puas dengan layanan yang diberikan, selain pengguna jasa pendidikan juga puas dengan hasil yang didapatkan.4 Sekolah unggulan SMA Semesta Kota Semarang ini diperuntukkan bagi siapa saja selama dia memiliki kelebihan khusus. Jadi tidak ada perbedaan antara kaya dan miskin. Yang membedakan adalah kualitas. Pemenuhan standar pelayanan dan mutu pendidikan adalah prioritas dari sekolah ini. Pelayanan pendidikan dan mutu sekolah ini akan menjamin siswa dapat bersaing dengan sekolah-sekolah internasional. Arah pengembangan SIM di SMA Semesta Kota Semarang sesuai dengan Undang-Undang Sisdiknas 2003, pemerintah memperkenalkan klasifikasi sekolah baru. Sekolah itu antara lain disebut sekolah bertaraf 3
Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 15. 4 Edward Sallis, Total Quality Manajemen, terj. Ahmad Ali Riyadi dan Fahrurrozi, (Jogjakarta: IRCisoD, 2006), hlm. 6.
3
internasional (SBI). Klasifikasi sekolah itu dipandang baik untuk mendorong perubahan dan meningkatkan kualitas pendidikan. Perkembangan SBI sejauh ini dapat dijadikan sebagai indikator akan besarnya minat dan keinginan pengelola pendidikan pada tingkat sekolah untuk melakukan inovasi dan peningkatan kualitas pendidikan dan sebagai upaya yang sistematis untuk memperkuat dan meningkatkan mutu sumber daya kependidikan. Salah satu syarat SBI lembaga harus ter Akreditasi A, Lulusan 90 persen Kuliah, untuk prestasi Akademik prestasi Nasional, internasional sudah mencukupi. Pada hal ini, penulis akan mengulas lebih dalam pada lembaga pendidikan SMA Semesta Kota Semarang sebagai objek penelitian, dengan alasan karena SMA Semesta Kota Semarang menyadari pentingnya mengadopsi praktek sistem informasi yang dipadukan dengan kemajuan teknologi informasi yang dikembangkan di dalam sistem informasi yang handal dalam meningkatkan mutu pendidikan, sehingga menghasilkan informasi yang akurat, up to date dan komprehensif dapat dinikmati oleh semua pengguna jasa pendidikan ataupun lembaga lanjutan, dan menjadikan keunggulan dalam memberikan layanan jasa pendidikan. Berkenaan dengan uraian tersebut, maka skripsi ini akan menganalisis bagaimana “Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Peningkatan Layanan Pendidikan Di SMA Semesta Kota Semarang.”
B. Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah atau dasar pemikiran tersebut di atas, maka penelitiannya adalah “Bagaimana Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta kota Semarang” agar lebih konkrit dan jelas maka penulis akan membahas permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana Optimalisasi pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang? 2. Bagaimana Optimalisasi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang?
4
3. Bagaimana Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Peningkatan layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian diselenggarakan bertujuan untuk: 1. Untuk Mengetahui Optimalisasi proses pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang 2. Untuk Mengetahui Optimalisasi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang 3. Untuk Mengetahui Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen dalam peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang. Kegunaan penelitian dalam skripsi ini antara lain: 1. Bagi sekolah Sistem Informasi Manajemen dengan sistem keunggulan yang diterapkan pada lembaga pendidikan diharapkan dapat memberikan informasi yang tepat dan up to date bagi lembaga pendidikan dalam pengembangan proses pendidikan yang akuntabel sesuai dengan harapan sekolah dan sesuai dengan tuntutan publik atau lembaga lanjutan. 2. Bagi siswa Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen pada lembaga pendidikan diharapkan manajemen berfungsi sebagai instrumen yang memberikan fasilitas pada peserta didik dalam proses belajar sehingga menghasilkan bukti nyata berupa output/ keluaran yang bermutu dan memiliki daya saing pada tingkat internasional di mata stakeholder atau lembaga lanjutan sesuai dengan yang tujuan sekolah.
BAB II SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DALAM LAYANAN PENDIDIKAN A. Kajian Pustaka Peneliti menyadari bahwa secara substansial penelitian ini tidaklah sama sekali baru. Dalam kajian pustaka ini, peneliti akan mendeskripsikan beberapa karya yang relevansinya dengan judul skripsi Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang. Beberapa karya itu antara lain : 1. Uswatun Hasanah Azis, D03304008 (Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (MP) Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya, 2008) Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam Sistem Penjaminan Mutu Di Sekolah Dasar Muhammadiyah 4 Surabaya, menyebutkan bahwa Sistem Informasi Manajemen dapat meningkatkan jaminan mutu pendidikan.1 2. Thoifah (Jurusan Administrasi Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Malang, 2009) dalam tuangan karya penelitiannya yang berjudul “Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah di MI Negeri Malang I”, yang menghasilkan proses pengembangan SIM, faktor pendukung, faktor penghambat, dan upaya mengatasi hambatan dalam mengimplementasikan SIM bagi MPMBS.2 3. Salik Sabilallah, 053311212 (Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo, 2010) “Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan di SMP ISLAM Al-AZHAR
1
Uswatun Hasanah, Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam System Penjaminan Mutu Di Sekolah Dasar Muhammadiyah 4 Surabaya. 2008 (Fakultas Tarbiyah jurusan Kependidikan Islam (MP) Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya, 2008) 2 Thoifah, Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah di MI Negeri Malang I, (Jurusan Administrasi Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Malang, 2009)
5
6
14 Semarang.” Mendeskripsikan tentang peran Sistem Informasi Manajemen pendidikan di SMP ISLAM AL-AZHAR 14 Semarang serta faktor pendukung dan penghambat dalam Sistem Informasi Manajemen.3 Berbeda dengan penelitian-penelitian tersebut diatas penelitian ini akan lebih memfokuskan pada pembahasan tentang Optimalisasi penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam mengembangkan layanan pendidikan yang bertujuan untuk profesionalitas guru khususnya dalam memanfaatkan perkembangan teknologi informasi pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang, guna mencapai sebuah sasaran dan tujuan yang ingin dicapai.
B. Sistem Informasi Manajemen (SIM) 1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen mengandung arti sekumpulan orang, seperangkat
pedoman
dan pemilihan peralatan pengolahan
data,
menyimpan, mengolah dan memakai data untuk mengurangi ketidak pastian dalam pengambilan keputusan dengan memberikan informasi kepada manajer agar dapat dimanfaatkan pada waktunya secara efesien.4 Didefinisikan
sebagai
sekumpulan
subsistem
yang
saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna baik pada saat itu maupun di masa mendatang, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia guna mencapai tujuan.5 3
Salik Sabilallah, Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan di SMP Islam Al-AZHAR 14 Semarang, 053311212 (Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo Semarang, 2010) 4 Harbangan Siagian, Administrasi Pendidikan, (Semarang; Satya Wacana, 1989), hlm. 22. 5 Yeniretnowati, “Sistem Informasi Manajemen” dalam http:// yeniretnowati. blogspot. com/, diunduh pada tanggal 28 April 2011.
7
Kombinasi dari istilah sistem, informasi dan manajemen menjadi kata-kata baru yaitu “Sistem Informasi Manajemen (SIM)”. Berikut ini adalah pengertian Sistem Informasi Manajemen menurut beberapa ahli: Raymond Mc. Leod Jr mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa.
6
Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Menurut Davis Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasi, jalannya manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi.7 James. A.F. Stoner, Sistem Informasi Manajemen yaitu metode yang formal yang menyediakan bagi pihak manajemen sebuah informasi yang tepat waktu, dapat dipercaya, untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi perencanaan, pengawasan, dan fungsi oprasi sebuah organisasi yang lebih efektif. Dalam the ensiclopedia of management; Sistem Informasi Manajemen adalah pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk
memberikan bantuan piawai yang memudahkan proses
manajerial kepada pejabat pimpinan.8 Definisi sebuah sistem manajemen, istilah yang dikenal umum masyarakat adalah sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak (soft
6
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: CV. Mandar Maju, 2005), hlm. 14. 7 Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, op.,cit, hlm. 12-13. 8 Raymon Mc.Leod. Jr, Sistem Informasi Manajemen, ed I, (Jakarta: Prenhallindo, 1995), hlm. 20.
8
ware) komputer, prosedur pedoman, model manajemen, keputusan dan sebuah “data base”.9 Sistem
Informasi
Manajemen
pendidikan
(SIM)
mempunyai
karakteristik, yaitu: a. Dalam organisasi terdapat satu bagian khusus sebagai pengelola SIM pendidikan b. SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam bagian dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM pendidikan c. SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi melalui satu bagian SIM d. SIM merupakan segenap proses yang mencakup: 1) pengumpulan data, 2) pengolahan data, 3) Penyimpanan data, 4) Pengambilan data, 5) Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat. e. SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pemimpin dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.10 Jadi, dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. 2. Tujuan dan fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM) a. Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Di antara Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah: 1). Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. 9
Kampus Ciamis “Sistem Informasi Manajemen” dalam http:// blog2danny. blogspot. com/2010/01/ sistem-informasi-manajemen-dalam.html, diunduh pada tanggal 09 maret 2011. 10 Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, Manajemen Pendidikan, (Bandung: Alfabeta, 2009), hlm. 166.
9
2). Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. 3). Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya.11 Informasi
akuntansi
mengidentifikasi mengevaluasi
suatu kinerja
manajemen masalah, (informasi
dapat
membantu
menyelesaikan akuntansi
mereka
masalah,
dan
dibutuhkan
dan
dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). b. Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainnya, yaitu: Uniformity, lengkap, jelas dan tepat waktu.12 Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :13 1). Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. 2). Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 3). Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi. Pertanyaannya adalah SIM yang efektif itu yang bagaimana? SIM yang efektif yaitu SIM yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Hal tersebut dapat 11
Death, “Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen” dalam, http://abprallen. blogspot.com/2010/10/tujuan-umum-sistem-informasi-manajemen.html. diunduh pada tanggal 1203-2011. 12 Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, hlm. 187. 13 Death, “Fungsi Penting Sistem Informasi Akuntansi (SIA)” dalam, http://abprallen. blogspot.com/2010/10/fungsi-penting-sistem-informasi.html. diunduh pada tanggal 12-03-2011.
10
tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya, selain biayanya mahal, juga tidak berguna. 3. Ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “Sistem”, “Informasi”, dan “Manajemen”.14 Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha. Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan),
mengorganisasikan,
memprakarsai,
mengkoordinir
dan
mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang Sistem Informasi Manajemen, antara lain : a. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989) b. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai 14
Admin, “Definisi SIM” dalam http:// www.simkes.co.cc/ 2010/ 02/ definisi-sim. html. diakses pada tanggal 22 April 2011.
11
kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995) c. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan
fungsi
perencanaan,
operasi
secara
efektif
dan
pengendalian (Stoner, 1996) Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi. 4. Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen Tahapan-tahapan dalam Sistem Informasi pendidikan adalah sebagai berikut: a. Bagian pengumpul data Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupun eksternal. Data internal merupakan data yang berasal dari dalam organisasi (level manajemen), sedangkan data eksternal merupakan data yang berasal dari luar organisasi akan tetapi masih terdapat hubungan dengan perkembangan organisasi. b. Bagian proses data Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaian langkah atau pola tertentu sehingga data di rubah ke dalam bentuk informasi yang lebih berguna.15 Pada pemrosesan data bisa dilakukan 15
hlm. 22.
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 2005),
12
secara manual maupun dengan bantuan mesin. Bagian pemroses data terdiri dari beberapa ahli yang bertugas membentuk data menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen. Karena kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda, maka kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda pula. c. Bagian Pemrogram data Apabila SIM sudah memiliki Perangkat komputer, maka bagian pemrogram data disebut Programmers, yaitu kelompok ahli yang bertanggung jawab atas penyusunan program untuk diberikan kepada Perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri, maka tugas programmer adalah membahasakan data-data yang telah dihimpun sesuai dengan bahasa komputer.16 d. Bagian penyimpan data Bagian
penyimpanan
data
bertugas
menyimpan
data.
Penyimpanan data sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalah demi keamanan data. Apabila level-level manajemen membutuhkan data baik data berupa bahan mentah maupun data yang telah diolah, maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhan manajer (kepala sekolah maupun wakilnya).
C. Layanan Pendidikan 1. Pengertian Layanan Pendidikan Secara sederhana layanan pendidikan bisa diartikan dengan jasa pendidikan. Kata jasa (service) itu sendiri memiliki beberapa arti, mulai dari pelayanan pribadi (personal service) sampai pada jasa sebagai suatu produk.17 Jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan kepada pihak lain, pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan 16
Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Bumi Aksara, 2006), hlm.
159-160.
17
Rambat Lupiyoadi–A. Hamdani, Manajemen Pemasaran Jasa, ed II, (Jakarta,: Salemba Empat, 2006), hlm. 5.
13
kepemilikan apapun, produksi jasa mungkin berkaitan dengan produk fisik atau sebaliknya. Sebelum lebih jauh membahas mengenai layanan pendidikan, terlebih dahulu akan dibahas mengenai pengertian jasa menurut beberapa ahli, sehingga pembahasan ini dapat dipahami secara komprehensif. Kotler dalam buku Manajemen Jasa Terpadu mendefinisikan jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan kepada pihak lain, pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun, produksi jasa mungkin berkaitan dengan produk fisik atau sebaliknya.18 Valarie A. Zethaml dan Mary Jo Bitner dalam buku Manajemen pemasaran jasa mengungkapkan pada dasarnya jasa merupakan semua aktivitas ekonomi yang hasilnya bukan berbentuk produk fisik atau konstruksi, yang umumnya dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan serta memberikan nilai tambah.19 Philip Kotler menyatakan bahwa jasa tidak mempunyai wujud dan tidak memberikan kepemilikan suatu apapun kepada pembelinya. Sedangkan proses produksinya bisa tergantung atau tidak tergantung sama sekali kepada fisik produk.20 Dari definisi di atas, tampak bahwa di dalam jasa selalu ada dua aspek interaksi antara pihak konsumen dan pihak produsen (jasa), meskipun pihak-pihak yang terlibat tidak selalu menyadari. Jasa bukan barang melainkan suatu proses atau aktivitas yang tidak berwujud. Jasa pendidikan merupakan jasa yang bersifat kompleks karena dibutuhkan banyak tenaga kerja yang memiliki skill khusus dalam bidang pendidikan dan padat modal karena membutuhkan infrastruktur (peralatan) yang lengkap dan harganya mahal.
18
M.N. Nasution, Manajemen Jasa Terpadu, (Bogor; Ghalia Indonesia, 2004), hlm. 6. Rambat Lupiyoadi–A. Hamdani, Manajemen Pemasaran jasa, ed II, Ibid hlm. 7. 20 Buchari Alma, Pemasaran Strategik Jasa Pendidikan, (Bandung: Alfabeta, 2003). Hlm. 19
3.
14
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang adalah “Sebuah rangkaian peristiwa yang dilalui pengguna jasa pendidikan sewaktu menikmati atau menerima layanan yang diberikan, dimulai pada saat pengguna jasa pendidikan mengadakan kontak pertama kali dengan sistem penyampaian layanan dan dilanjutkan dengan kontak-kontak berikutnya sampai dengan selesai jasa pendidikan tersebut diberikan”. 2. Karakteristik Jasa Pendidikan Kualitas jasa memiliki beberapa sifat atau karakteristik, antara lain; 1) subyektif, 2) umumnya berukuran afektif, 3) mengutamakan kepemerhatian, 4) terdiri dari non-materi bisa berupa reputasi, sikap, tata krama, dan lain-lain, 5) tidak dapat dihitung secara kuantitatif, tetapi hanya bisa diyakini, dipercaya dan sebagainya.21 Pada dasarnya jasa adalah sesuatu yang diberikan oleh satu pihak kepada pihak lain yang sifatnya tidak berwujud dan tidak memiliki dampak perpindahan hak milik. Literatur manajemen jasa mengungkapkan bahwa barang dan jasa dibedakan dalam empat literatur yang lebih dikenal dengan istilah IHIP: Intangibility, Heterogeneity, Inseparability, Perishability. Jasa tidak berwujud seperti produk fisik, yang menyebabkan pengguna jasa pendidikan tidak dapat melihat, mencium, mendengar, dan merasakan hasilnya sebelum mereka mengkonsumsinya (menjadi subsistem lembaga pendidikan). a. Heterogeneity/ variability Jasa bersifat sangat variabel karena banyak variasi bentuk, kualitas dan jenis, tergantung pada siapa, kapan, dan di mana jasa tersebut dihasilkan b. Tidak Terpisah (Inseparability) Jasa pendidikan tidak dapat dipisahkan dari sumbernya, yaitu lembaga pendidikan yang menyediakan jasa tersebut. Artinya, jasa 21
Rum Rosyid, “Struktur Perbaikan Kualitas: TQM Dalam Pendidikan” dalam, http:// www.scribd.com/ doc/ 36879004/12/ Karakteristik-Jasa-Pendidikan. html. diunduh pada tanggal 25 Maret 2011.
15
pendidikan dihasilkan dan dikonsumsi secara serempak (simultan) pada waktu yang sama. Jika peserta didik membeli jasa maka akan berhadapan langsung dengan penyedia jasa pendidikan. c. Perishability Jasa merupakan komoditas tidak tahan lama dan tidak dapat disimpan. Apabila diperhatikan batasan dan karakteristik yang diutarakan di atas, ternyata dunia pendidikan merupakan bagian dari batasan tersebut. Dengan demikian, lembaga pendidikan termasuk dalam kategori sebagai lembaga pemberi jasa para konsumen, dalam hal ini siswa dan orang tua siswa. Mereka inilah yang berhak memberikan penilaian bermutu tidaknya keluaran (output) suatu lembaga pendidikan. 3. Bentuk dan Fungsi Layanan Pendidikan Layanan yang ditawarkan lembaga dapat ditingkatkan melalui unsur kualitas jasa. Lembaga pendidikan merupakan organisasi yang memberikan pelayanan kepada Stakeholder internal dan eksternal. Stakeholder internal terdiri dari semua lembaga di dalam sekolah (seperti yayasan, program studi, dan unit kegiatan siswa) dan para aktor yang berada di dalamnya (seperti siswa, guru, tata usaha, dan staf yang lain). Stakeholder eksternal terdiri dari alumni, orang tua siswa, pemerintah, dan masyarakat umum. Keberhasilan sekolah diukur dari tingkat kepuasan pelanggan, baik internal maupun eksternal. Sekolah dikatakan berhasil jika mampu memberikan pelayanan sama atau melebihi harapan pelanggan, karena mereka sudah mengeluarkan butged cukup banyak pada lembaga pendidikan. Bentuk pelayanan dalam lembaga pendidikan ada dua, di antaranya adalah:22
22
Oteng Sutisno, Administrasi Pendidikan, (Bandung; Angkasa, 1985), hlm. 65.
16
a. Layanan pokok Dalam memenuhi kebutuhan siswa yang berhubungan dengan pelayanan siswa di sekolah, dalam menjalankan tugasnya kepala sekolah dibantu oleh para personil profesional sekolah yang dipekerjakan pada sistem sekolah di antaranya adalah: 1.) Personil pelayanan pengajaran, terdiri dari orang-orang yang bertanggung jawab pokoknya ialah mengajar, baik sebagai guru kelas, guru kegiatan ekstra kurikuler, tutor, dan lain-lain. 2.) Personil
pelayanan
administrasi,
meliputi
mereka
yang
mengarahkan, memimpin, dan mengawasi personil lain dalam operasi sekolah serta bagian-bagiannya. 3.) Personil pelayanan fasilitas sekolah, meliputi tenaga-tenaga diperpustakakan, pusat-pusat sumber belajar dan laboratorium bahasa; ahli-ahli teknik dan tenaga yang terlibat dalam fungsi mengajar atau fungsi melayani siswa. 4.) Personil pelayanan murid atau siswa, meliputi pada spesialis yang tanggung
jawabnya
meliputi
bimbingan
dan
penyuluhan,
pemeriksaan psikologis dan kesehatan, nasihat medis dan pengobatan, testing dan penelitian, penempatan kerja dan tindak lanjut, serta koordinasi kegiatan murid. Untuk melengkapi keempat kategori di atas, maka tidak lepas membahas tentang fungsi-fungsi mereka, karena tiap fungsi saling mendukung dan melengkapi. Dari uraian di atas, dapat dikemukakan fungsi pelayanan murid sebagai berikut:23 1.) Fungsi pemeliharaan 2.) Pembantu kepala sekolah yang ditugasi sebagai pengawasan kehadiran
dan
disiplin
murid,
dengan
kegiatannya
yaitu
menyelenggarakan wawancara pada saat penerimaan siswa baru, mengurus
23
penempatannya;
mengikuti
Oteng Sutisno, Administrasi Pendidikan, hlm. 65.
semua
kasus
yang
17
diteruskan; menyelenggarakan pembicaraan dengan orang tua; mungkin mengawasi seluruh bimbingan. 3.) Petugas kehadiran, dengan kegiatannya yaitu memeriksa identitas siswa (alamat siswa baru), memeriksa yang tidak masuk, dll. 4.) Fungsi kesehatan, kedudukan personilnya adalah dokter, dokter gigi,
dengan
kegiatannya
yaitu
melakukan
pemeriksaan,
memberikan pengobatan darurat, dan memberi nasihat tentang pengobatan dan pencegahan. 5.) Fungsi
bimbingan
dan
penyuluhan,
pelayanan
psikologis,
kedudukan personilnya 6.) Fungsi
dokumentasi,
dengan
personilnya
adalah
petugas
dokumentasi dengan kegiatan memelihara catatan kumulatif. 7.) Fungsi testing dan penelitian dengan kedudukan personil sebagai koordinator atau direktur, ahli psikiatri yang memiliki kegiatan menyelenggarakan program testing, melakukan testing individual atas dasar penyerahan kasus; membandingkan data dan hasil penelitian; membantu mengembangkan kurikulum. 8.) Fungsi penempatan kerja dan tindak lanjut dengan kedudukan personil sebagai koordinator/kepala penempatan kerja dan atau tindak
lanjut,
mempunyai
kegiatan
menangani
pelayanan
penempatan kerja dan studi tindak lanjut; bekerja dengan mereka yang menggunakan data ini dalam menilai program sekolah. 9.) Fungsi kegiatan murid (ekstrakulikuler), dengan kedudukan personil sebagai koordinator kegiatan murid, melaksanakan tugas merancang, membimbing, dan menilai kegiatan murid yang bertalian dengan perkembangan pihak pribadi dan sosial murid. b. Layanan bantu Perubahan dinamika masyarakat yang cepat seperti yang kita alami saat ini, sekolah merupakan pemegang peranan penting, dengan memberikan banyak pelayanan yang diharapkan dari sekolah, antara
18
lain adalah:24 (1.) Pelayanan Perpustakaan (2.) Pelayanan Gedung dan halaman sekolah (3.) Pelayanan kesehatan dan keamanan Selain mengetahui layanan bantu, kita juga perlu mengetahui layanan dalam bidang bimbingan dan penyuluhan, ada empat pelayanan program kegiatan pokok, yaitu:25 1.) Pelayanan pengumpulan data adalah usaha untuk memperoleh keterangan
sebanyak-banyaknya
dan
selengkap-lengkapnya
tentang identitas diri individu siswa beserta lingkungannya. 2.) Pelayanan penyuluhan merupakan pelayanan terpenting dalam program bimbingan di sekolah, ini juga merupakan kesempatan bagi siswa untuk mendapatkan bantuan pribadi secara langsung di dalam menanggulangi masalah dan kesulitan yang dihadapi, tetapi juga ditujukan untuk membantu seorang individu dalam mengubah dirinya menuju kedewasaan pengembangan diri. 3.) Pelayanan informasi dan penempatan adalah kegiatan dalam rangka program bimbingan dilakukan dengan cara memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh individu (siswa) untuk mengenal lingkungannya, terutama kesempatan-kesempatan yang ada di dalam lingkungannya yang dapat dimanfaatkan, baik pada waktu kini maupun yang akan datang. 4.) Pelayanan penelitian dan penilaian, dalam program bimbingan di lembaga diartikan sebagai usaha untuk menelaah program pelayanan bimbingan yang telah dan sedang dilaksanakan untuk mengembangkan dan memperbaiki program bimbingan khususnya dan program-program lembaga bersangkutan pada umumnya. 4. Prinsip Layanan dalam Pendidikan islam Layanan merupakan persoalan serius bagi manajer, termasuk manajer dalam pendidikan Islam. Layanan merupakan salah satu komponen penting dan harus mendapatkan perhatian khusus dalam 24
Oteng Sutisno, Administrasi Pendidikan, hlm. 130. M. Sulthon Masyhud et al., Manajemen pondok Pesantren, (Jakarta; Diva Pustaka, 2005), hlm. 139. 25
19
pengolahan pendidikan, apabila menginginkan lembaga yang dikelolanya mengalami peningkatan di segala bidang. Berkaitan dengan paradigma tersebut, manajer sebagai pengelola lembaga pendidikan berperan sebagai penjual yang melayani pembeli (pengguna jasa pendidikan). Sebagai penjual manajer harus menampilkan sifat, antara lain:26 a.) Berusaha memberikan layanan dengan cepat dan tepat, b.) Berusaha bersikap ramah, c.) Berusaha mematok harga yang bersaing, d.) Berusaha menghibur pembeli, e.) Berusaha bersikap jujur (apa adanya), f.) Berusaha mampu menahan diri dari perasaan kecewa bila ada pembeli yang bersikap kurang menyenangkan. Pelayanan dalam pendidikan Islam mencakup berbagai hal, seperti:27 a. Pelayanan pembelajaran, yang merasakan pelayanan ini adalah: para siswa b. Pelayanan bimbingan dan konseling bagi siswa, guru. c. Pelayanan kepegawaian d. Pelayanan keuangan e. Pelayanan kesejahteraan, diartikan dalam ukuran material. Misalnya. Gaji, honorarium, dan fasilitas fisik. Dalam memberikan layanan, manajer pendidikan harus bersikap adil kepada semua pelanggan. Pelanggan pendidikan terdiri dua jenis, yaitu: a. Pelanggan internal terdiri atas guru, pustakawan, laboran, teknisi dan tenaga administrasi. b. Pelanggan eksternal yang merupakan pelanggan primer, yaitu: siswa; pelanggan sekunder, yaitu orang tua, pemerintah, dan masyarakat; dan pelanggan tersier, yaitu pemakai atau penerima lulusan, baik lembaga pendidikan yang lebih tinggi maupun dunia usaha. Manajer dalam memberikan layanan harus memberikan yang terbaik kepada semua pelanggan agar pelanggan puas. Menurut Mulyasa dalam manajemen pendidikan Islam, yakni: (reliability) layanan yang sesuai 26 27
Mujamil Qomar, Manajemen Pendidikan Islam, (Malang: Erlangga, 2007), hlm. 195. Mujamil Qomar, Manajemen Pendidikan Islam, hlm. 196.
20
dengan
yang
dijanjikan,
(assurance)
mampu
menjamin
kualitas
pembelajaran, (tangible) iklim sekolah yang kondusif, (emphaty) memberikan perhatian penuh kepada peserta didik, (responsibility) cepat tanggap terhadap kebutuhan peserta didik. Sekolah dikatakan berhasil jika mampu memberikan layanan sesuai harapan pelanggan. Dilihat dari jenis pelanggannya sekolah dikatakan berhasil jika: a. Siswa puas dengan layanan sekolah, misalnya: puas dengan pelajaran yang diterima, puas dengan perlakuan guru maupun pimpinan, puas dengan fasilitas yang disediakan sekolah. b. Orang tua puas dengan layanan terhadap anaknya maupun layanan kepada orang tua, misalnya: puas karena menerima laporan periodik tentang perkembangan siswa maupun program-program sekolah. c. Pihak pemakai/penerima lulusan (perguruan tinggi, industri, dan masyarakat) puas karena menerima lulusan dengan kualitas yang sesuai dengan harapan. d. Guru dan karyawan puas dengan pelayanan sekolah, misalnya: dalam pembagian kewajiban kerja, hubungan antara guru/ karyawan/ pimpinan, honorarium/ gaji, dan sebagainya.
D. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan Pendidikan 1. Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan Mekanisme kerja SIM melibatkan segenap unsur dalam organisasi. Sumber daya yang berhubungan dengan manusia serta material menjadi satu rangkaian berkesinambungan untuk menopang pola manajerial. Data perlu diolah sedemikian rupa sehingga mampu dijadikan informasi akurat. Sehingga ini sangat terkait dengan personalia yang akan menanganinya. Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhankebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Penerapan rancangan Sistem Informasi Manajemen yang berbasis komputer tersebut mampu memberikan dukungan pada proses-
21
proses
perencanaan,
pengendalian
dan
pengambilan
keputusan
manajemen, sehingga Penerapan SIM sangat menunjang keberhasilan suatu perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasinya. Hal ini seperi yang tersirat dalam Al-Qur’an surat Ali Imron Ayat 191 yang berbunyi:
K ِ ْMO َ PِQ ن َ ُوUWV Xَ Yَ Zَ `_ُ^ ِ] ِ\[ْ َو ُ aَMb َ ُ^دًا َوfgُ َوhًihَjgِ kَ MVlن ا َ ُوUْ ُآnZَ o َ ZِnlVا ِرhV_lب ا َ َاnb َ hَ_wِ Qَ x َ yَ hَzْ{| ُ hًM} ِ hَ] َاn َه َ ْwMَO َ hَi hَ_]Vض َر ِ ْرrَ ْlت وَا ِ وَاhَtu V lا Yaitu orang-orang yang mengingat Allah sambil berdiri atau duduk atau dalam keadaan berbaring dan mereka memikirkan tentang penciptaan langit dan bumi (seraya berkata): "Ya Tuhan kami, tiadalah Engkau menciptakan Ini dengan sia-sia, Maha Suci Engkau, Maka peliharalah kami dari siksa neraka. (Qs. Ali Imron Ayat 191)28 Dari ayat di atas digambarkan bahwa manusia dituntut untuk menguasai ilmu teknologi dan mampu memanfaatkan dengan baik dan benar, karena Allah adalah maha pencipta apa yang ada di langit dan apa yang ada di bumi. Allah menciptakan segala sesuatunya karena di dalamnya terdapat rahasia yang besar. Tiga macam tinjauan SIM, yaitu: a. Berdasarkan komponen fisik, seperti hardware, software, file, prosedur, manusia, b. Berdasarkan fungsi pengolahan, seperti mengolah transaksi, file, output, c. Berdasarkan fungsi keluaran, seperti dokumen transaksi, laporan rutin, dialog user-machine. Pengembangan dan pengoperasian sistem informasi berlandaskan komputer melibatkan berbagai fungsi. Uraian jabatan untuk tiap fungsi akan di jelaskan secara singkat. Lazimnya terdapat alternatif ancangan pada suatu struktur organisatoris untuk mengarahkan personalia sistem
28
Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, (Madinah: Komplek Percetakan AlQur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H), hlm.110.
22
informasi. Dalam suatu informasi terdapat berbagai alternatif berhubungan dengan usaha sentralisasi atau desentralisasi sistem informasi.29 Dari sini, dapat disimpulkan bahwa secara sederhana badan Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki bagian yang meliputi; bagian penginput data (pengumpul data), bagian pemroses/pengolah data, serta bagian penyimpanan dan penyedia data. Dalam bagian-bagian terdapat seorang koordinator yang bertugas mengoordinir pada semua bagian dan bertanggung jawab langsung pada manajemen puncak/ kepala sekolah. 2. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan Dalam meningkatkan layanan pendidikan, fungsi Sistem Informasi Manajemen adalah suatu kegiatan formal dalam hal mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Lembaga pendidikan dikatakan berhasil apabila mampu memenuhi semua kebutuhan pelanggan (siswa, guru, orang tua, dan masyarakat). Dalam hal layanan informasi, lembaga pendidikan harus mampu memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, mudah didapatkan secara efektif dan efisien yang akan berdampak pada meningkatnya mutu pendidikan. Dalam memenuhi semua kebutuhan pelanggan dalam hal informasi,
lembaga
pendidikan
memanfaatkan
Sistem
Informasi
Manajemen sebagai penunjang layanan. Secara sederhana Sistem Informasi Manajemen merupakan sarana yang tepat yang dapat mengantarkan organisasi informasi mengkoordinasikan segenap aspek kebutuhan pelanggan. Sebagai pihak yang menerima layanan pendidikan, Pelanggan utama layanan pendidikan adalah siswa. Sedangkan produk adalah peluang pembelajaran (Learning Opportunity) yang harus tercapai keperluannya, yang 29
elemen-elemennya
adalah
kurikulum
dan
sumber
daya
Kampus Ciamis, “Sistem Informasi Manajemen Dalam pendidikan” dalam, http://blog2danny.blogspot.com/2010/01/sistem-informasi-manajemen-dalam.html, diunduh pada tanggal 2 Februari 2011.
23
pembelajaran.30 Akan tetapi, dalam dunia pendidikan layanan terbaik (Exellence Service) tidak cukup hanya diberikan kepada siswa atau orang tua siswa saja sebagai pelanggan eksternal, layanan terbaik pun juga harus diberikan kepada para staf guru dan pegawai sebagai pelanggan internal. Mereka dapat lebih optimal dalam bekerja sama (Collaboration Through People) sehingga akan memberi dampak terhadap mutu layanan yang akan diberikan. Layanan informasi pendidikan merupakan upaya pencapaian suatu kepuasan pelanggan, dengan cara memenuhi kebutuhan semua pelanggan serta mengadakan perbaikan dan pengembangan secara terus menerus atas layanan yang diberikan. Dalam upaya pencapaian kepuasan pelanggan secara tidak langsung dibutuhkan wadah berupa Sistem Informasi Manajemen. Dengan memiliki Sistem Informasi Manajemen berarti lembaga pendidikan telah memanfaatkan teknologi informasi (TI) yang berfungsi sebagai menyampaikan informasi secara efektif dan efisien sesuai kebutuhan perbaikan dan pengembangan. Dengan memanfaatkan TI lembaga pendidikan dapat menggunakan sebagai metode, media, dan sumber belajar untuk menunjang kemudahan akses dan pemerataan pendidikan sehingga memunculkan konsep dan strategi baru yang kemudian diterapkan dalam praktek oleh beberapa lembaga pendidikan yang mempunyai peluang untuk memanfaatkan konsep dan strategi tersebut.31 Lembaga pendidikan melihat bahwa TI merupakan alat yang sangat menarik untuk membuat operasional organisasi lebih efisien, artinya Sistem Informasi Manajemen merupakan salah satu fasilitas lembaga pendidikan yang lebih tepat dalam melayani pelanggan dan memuaskan pemilik lembaga pendidikan tersebut (Share Holder).32
30
Syafaruddin, Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi Aplikasi, (Jakarta: Garsindo, 2002), hlm. 62. 31 Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 85. 32 Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, hlm. 75.
24
Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen, informasi yang ada tersusun dengan baik, sehingga sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Akibatnya organisasi informasi pada sebuah lembaga dapat bekerja dengan baik, karena didukung oleh akurasi yang diterima pelanggan. Artinya Sistem Informasi Manajemen mempunyai peran signifikan, karena dapat membantu menyajikan data yang akurat, cepat dan fleksibel. Dengan demikian
secara
otomatis
Sistem
Informasi
Manajemen
dalam
memberikan layanan pada para pengguna jasa pendidikan dapat membantu dalam memberikan informasi pada pihak yang berkepentingan secara cepat, tepat sasaran berdasarkan informasi yang terintegrasi dalam Sistem Informasi Manajemen. 3. Tahapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan Personal yang terlibat dalam penggunaan SIM menyangkut beberapa level manajemen mulai dari manajemen puncak hingga manajemen rendah. Personalia SIM bergantung pada besar kecilnya kebutuhan organisasi pada suatu informasi. Namun secara sederhana personalia yang terlibat dalam Sistem Informasi Manajemen adalah, (1) bagian pengumpul data, (2) bagian penyimpan data, (3) bagian pemroses data dan (4) bagian pemrogram data. a. Bagian pengumpul data Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupun eksternal. Data internal merupakan data yang berasal dari dalam organisasi (level manajemen), sedangkan data eksternal merupakan data yang berasal dari luar organisasi akan tetapi masih terdapat hubungan dengan perkembangan organisasi. Personalia yang bertugas pada pengumpulan data dapat diambilkan dari seluruh unit kerja dalam organisasi, sehingga setiap unit kerja memiliki wakil-wakil yang akan menunjang keefektifan pengumpulan data untuk diolah menjadi sebuah informasi yang bermanfaat bagi pengguna informasi.
25
Untuk pengumpulan data ini, dapat dipergunakan beberapa metode, diantaranya:33 1) Melalui pengamatan secara langsung Dalam hal ini pengamat sendiri yang langsung mengamati ke obyek yang telah ditentukan. Sehingga dengan metode ini datadata dapat dikumpulkan dengan cermat, efektivitas metode ini berkurang ketika organisasi menjadi besar dan luas, sehingga data yang harus dikumpulkan menjadi lebih kompleks dan banyak, dan waktu
yang
dibutuhkan
lebih
lama.
Sehingga
untuk
mengimbanginya diperlukan petugas khusus yang lebih banyak. Dengan demikian efisienpun menjadi berkurang. 2) Melalui wawancara Salah satu cara untuk menanggulangi banyaknya bagian yang harus diamati adalah dengan wawancara, yang dapat diwakilkan dengan orang lain. Makin luas dan banyaknya bagian dalam organisasi, akan makin banyak personil yang disiapkan untuk menjadi pewawancara. Keuntungan metode ini dapat dilakukan ke daerah yang luas, dan kekurangannya yaitu pada daerah yang luas pelaksana wawancara memerlukan orang lain, sehingga
hasilnya
memungkinkan
dipengaruhi
oleh
yang
mewawancarai. 3) Melalui perkiraan koresponden (pembawa berita) Dalam hal ini koresponden diminta untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada pengamat. Angka-angka yang diberikan mereka mungkin hanya merupakan perkiraan-perkiraan. Keuntungan metode ini adalah sangat murah dan meliputi daerah yang sangat luas, sedangkan kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan kurang teliti.
33
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, Manajemen Pendidikan, Opcit hlm. 179-181.
26
4) Melalui daftar pertanyaan Metode ini akan lebih efisien dibandingkan dengan wawancara, karena melalui daftar pertanyaan proses ini proses pengumpulan data tidak memerlukan pewawancara. Daftar pertanyaan dapat disebar langsung kepada pembawa data, sehingga memungkinkan lebih cepat. b. Bagian proses data Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaian langkah atau pola tertentu sehingga data di rubah ke dalam bentuk informasi yang lebih berguna.34 Pada pemrosesan data bisa dilakukan secara manual maupun dengan bantuan mesin. Bagian pemroses data terdiri dari beberapa ahli yang bertugas membentuk data menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen. Karena kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda, maka kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda pula. Pengendalian proses ketika komputer akan memproses data dengan prosedur yang telah ditetapkan. Pengendalian proses diperlukan untuk memastikan prosedur tersebut telah terbebas dari kesalahan perhitungan aritmatika dan logika. Untuk pengendalian proses yang berkaitan dengan Perangkat komputer akan meliputi: 1.) Koneksi peralatan pendukung untuk mengecek pendeteksian kode, 2.) Memastikan bahwa prosesor yang digunakan tidak terdapat kesalahan, 3.) Pengecekan terhadap kompatibilitas program sebelumnya dengan program baru yang digunakan, 4.) Ketersediaan prosedur. untuk melakukan pencegahan kesalahan yang terjadi sehingga perlu disediakan prosedur pencegahan 34
hlm. 22.
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 2005),
27
pemunculan kotak dialog yang memberikan informasi tentang prosedur yang benar kepada guru dalam peng-input-an data. c. Bagian Pemrogram data Apabila SIM sudah memiliki Perangkat komputer, maka bagian pemrogram data disebut Programmers, yaitu kelompok ahli yang bertanggung jawab atas penyusunan program untuk diberikan kepada Perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri, maka tugas Programmer adalah membahasakan data-data yang telah dihimpun sesuai dengan bahasa komputer.35 d. Bagian penyimpan data Bagian
penyimpanan
data
bertugas
menyimpan
data.
Penyimpanan data sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalah demi keamanan data. Apabila level-level manajemen membutuhkan data baik data berupa bahan mentah maupun data yang telah diolah, maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhan manajer (kepala sekolah maupun wakilnya). Badan
personalia
dalam
menjalankan
Sistem
Informasi
Manajemen pendidikan terdiri dari seorang koordinator yang dipimpin langsung oleh kepala sekolah, pengumpul data (dewan guru), teknisi (programmer). Kesemuanya bertugas sesuai rencana dan prosedur pelaksanaan pada SIM.
35
159-160.
Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Bumi Aksara, 2006), hlm.
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif yaitu jenis penelitian data literal dengan faktor-faktor dalam lapangan.1 Menurut Bog dan Taylor, metode kualitatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskripsi berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati,2 Dalam penelitian ini adalah proses Sistem Informasi Manaemen yang dilakukan di SMA Semesta Semarang.
B. Tempat dan Waktu Penelitian SMA
Semesta
merupakan
sekolah
nasional
berasrama
yang
menerapkan sistem pendidikan berkualitas Internasional. SMA Semesta adalah adalah sekolah unggulan yang didirikan oleh Yayasan Al-Firdaus Indonesia yang bekerjasama dengan Assosiasi Pasiad Turki. Dalam hal ini, peneliti mengulas lebih dalam pada lembaga pendidikan SMA Semesta Semarang sebagai subjek penelitian, dengan alasan karena SMA Semesta Semarang menyadari pentingnya menerapkan Sistem Informasi Manajemen yang dipadukan dengan kemajuan teknologi informasi yang dikembangkan didalam sistem informasi yang handal dalam meningkatkan kualitas mutu pendidikan, sehingga menghasilkan informasi yang akurat, up to date dan komprehensif dapat dinikmati oleh semua pengguna jasa pendidikan ataupun lembaga lanjutan, dan menjadikan keunggulan dalam memberikan layanan jasa pendidikan. Waktu penelitian dilaksanakan pada tanggal 25 April sampai dengan tanggal 31 Mei 2011, bertempat di SMA Semesta Bilingual Boarding School, Jl. Raya Semarang Gunungpati Km. 15 Semarang Jawa Tengah. 1
Noeng Muhadjir, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Yogyakarta: Rake Sarasen, 1996),
hlm. 76. 2
Lexy J. Moloeng, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosda Karya, 2002), hlm. 4.
28
29
C. Sumber Data
Sumber Data merupakan tahapan dalam proses penelitian yang penting, karena hanya dengan mendapatkan data yang tepat maka proses penelitian akan berlangsung sampai peneliti mendapatkan jawaban dari perumusan masalah yang sudah ditetapkan.3 Data yang dicari harus sesuai dengan tujuan penelitian. Dengan teknik sampling yang benar, dan sudah mendapatkan strategi dan prosedur yang akan digunakan dalam mencari data di lapangan. Pada bagian ini, akan membahas jenis data apa saja yang dapat dipergunakan untuk penelitian tersebut. Yang pertama ialah data Primer dan yang kedua ialah data Sekunder. a. Primer Data primer ialah data yang berasal dari sumber asli atau pertama. Data ini tidak tersedia dalam bentuk terkompilasi ataupun dalam bentuk file-file. Data ini harus dicari melalui nara sumber atau dalam istilah teknisnya responden, yaitu orang yang kita jadikan obyek penelitian atau orang yang kita jadikan sebagai sarana mendapatkan informasi ataupun data. b. Sekunder Data sekunder merupakan data yang sudah tersedia sehingga kita tinggal mencari dan mengumpulkan; sedang data primer adalah data yang hanya dapat kita peroleh dari sumber asli atau pertama. Jika data sekunder dapat kita peroleh dengan lebih mudah dan cepat karena sudah tersedia, misalnya di perpustakaan, perusahaan-perusahaan, organisasi-organisasi perdagangan, biro pusat statistik, dan kantor-kantor pemerintah.
D. Teknik Pengumpulan Data
Suatu proses menggandakan data primer untuk keperluan penelitian pengumpulan data merupakan langkah yang amat penting dalam metode ilmiah. Karena pada umumnya data yang akan digunakan untuk menguji 3
Yusof, Rohana, “Penyelidikan Sains Sosial” dalam http://www.scribd.com/ doc/18003036/ Data- Sekunder-Dan-Primer, diakses pada 31 Januari 2011.
30
hipotesa yang telah dirumuskan4. Dan ada beberapa teknik yang dipakai dalam pengumpulan data yaitu antara lain: a. Interview (Wawancara) Interview adalah suatu bentuk komunikasi verbal semacam percakapan yang bertujuan untuk memperoleh informasi. Interview ini merupakan alat yang sistematis digunakan untuk menggali data penelitian. Jadi, dengan kata lain dengan cara interview ini dapat diperoleh data sebanyak-banyaknya dan dapat dikatakan sebagai data yang akurat. Teknik ini digunakan untuk baik dari pihak internal sekolah: (Kepala Sekolah. Unit pengolahan data, guru, siswa, badan tata usaha akademik, wali murid). Dan pihak eksternal sekolah: stakeholders (orang tua siswa) alumni. di SMA Semesta Kota Semarang untuk memperoleh informasi tentang Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang b. Observasi Teknik
pengumpulan
data,
dimana
penulis
mengadakan
pengamatan langsung terhadap gejala atau peristiwa yang terjadi pada objek.5 Observasi selalu dibutuhkan dalam pengumpulan data yang relevan dengan masalah yang sedang diteliti. Dalam penelitian ini peneliti melakukan observasi secara langsung untuk melihat bagaimana Proses kegiatan Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota Semarang. c. Studi Dokumen Metode studi dokumen yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen, agenda dan sebagainya.6 Dokumentasi dilakukan sebagai pelengkap untuk mendapatkan data tentang gambaran umum, sejarah singkat, letak geografis, struktur, organisasi, sarana-prasarana, dan
4
Lexy Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007),
hlm. 3. 5
Sutrisno Hadi, Metodologi Presearch, (Yogyakarta: UGM Press, 1980), hlm. 36. Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: Rineka Cipta, 1998), hlm. 231. 6
31
dokumentasi yang ada di perpustakaan sekolah SMA Semesta kota Semarang.
E. Teknik Analisa Data
Analisis data adalah mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam satu pola, kategori dan satuan uraian dasar. Sehingga dapat di temukan tema, dan dapat dirumuskan hipotesis (ide) kerja seperti yang disarankan data.7 Untuk memperjelas penulisan ini maka peneliti menetapkan metode analisis deskriptif yaitu menyajikan dan menganalisis fakta secara sistematik sehingga dapat lebih mudah untuk dipahami dan disimpulkan. Data yang dikumpulkan semata-mata bersifat deskriptif sehingga tidak bermaksud mencari
penjelasan,
menguji
hipotesis,
membuat
prediksi
maupun
8
mempelajari implikasi.
Metode deskriptif yang di gunakan ini mengacu pada analisis data secara induktif, karena: 1). Proses induktif lebih dapat menemukan kenyataankenyataan jamak yang terdapat dalam data, 2). Lebih dapat membuat hubungan peneliti dengan responden menjadi eksplisit, dapat dikenal dan akuntabel, 3). Lebih dapat menguraikan latar belakang secara penuh dan dapat membuat keputusan-keputusan tentang dapat tidaknya pengalihan pada suatu latar lainnya, 4). Analisa induktif lebih dapat menemukan pengaruh bersama yang mempertajam hubungan-hubungan, 5). Analisis demikian dapat memperhitungkan nilai-nilai secara eksplisit sebagai bagian struktur analitik.9 Analisis
tersebut
digunakan
untuk
menganalisis
Optimalisasi
Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan di SMA Semesta kota Semarang.
7
Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, hlm. 248. Saifuddin Azwar, Metodologi Penelitian, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 1998), hlm. 6-7. 9 Lexy. J. Moleong, Op. Cit., hlm. 10. 8
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang Pengembangan lembaga pendidikan dalam memberikan layanan kepada warga sekolah merupakan tujuan yang ingin dicapai oleh semua institusi lembaga pendidikan, tak terkecuali SMA Semesta Semarang berusaha memberikan layanan SIM pendidikan berbasis Web dalam memudahkan kinerja siswa, guru, karyawan dan Stakeholder lainnya. Penerapan SIM pendidikan merupakan usaha serius dari semua orang yang ada dalam lembaga pendidikan. Efektivitas dan efisiensi kerja dalam penerapan komputerisasi data sebagai wujud tujuan dalam pemanfaatan teknologi. Sehingga terbuka kesempatan lebar untuk mendidik, mengembangkan, dan mengoptimalkan potensi pendidikan sesuai dengan visi dan misi pendidikan SMA Semesta Semarang.1 Tujuan dari penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta Semarang adalah menyediakan informasi yang dipergunakan dalam pelaksanaan manajemen pendidikan, menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan, menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Jadi, dengan demikian manajemen dalam pendidikan dapat difungsikan dengan memberikan informasi yang up to date. Penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta Semarang yaitu dengan cara melaksanakan semua kegiatan organisasi sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan dan selalu berupaya untuk mengembangkan unit manajemen untuk dapat dikelola dengan baik. SIM pendidikan yang diterapkan di lembaga
1
Berdasarkan hasil Wawancara dengan pengelola IT, Bahtiar, di Ruang Lab. Komputer, pada hari Selasa 07 Mei 2011.
32
33
pendidikan SMA Semesta Semarang mencakup 5 unit manajemen pendidikan yang masing-masing mempunyai sasaran sesuai unit yang dipegang.2 Pengelola Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang yang lebih dikenal dengan pengelola IT dikelola oleh Bahtiar sebagai koordinator pengelola IT yang dibantu oleh beberapa koordinator unit manajemen sekolah beserta jajaran dewan guru yang telah ditunjuk oleh kepala sekolah, diantaranya: Jabatan di SMA
No
Nama
1
M. Haris, SE
Kepala Sekolah
Head of Centre
2
Marini
Waka. Sekolah
Examinations
Semesta
Jabatan di SIM
Officer 3
Drs. Janto Pulargo
Supervisi
Supervisor
4
R. Fatmanto, S. Pd
Kurikulum
Curriculum Department
5
Dendi Aziz, SE
Koor. Kesiswaan
Curriculum Department
6
Asep Komaruddin, S. Si
Koor. Sarpras
Treasure Department
7
Dewi
Konsumsi
Kitchen
9
Riono
Keamanan
Security
10
Anhar
Transportasi
Transportation
Tabel 4.1: Personalia IT SMA Semesta Semarang3
Adanya personalia IT SMA Semesta Semarang akan berjalan dengan baik apabila personalia dalam SIM dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masingmasing. Adapun tugas personalia IT pendidikan dapat dilihat pada tabel berikut: 2
Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT, Bahtiar, di ruang Lab. Komputer, pada hari Selasa 07 Mei 2011. 3 Berdasarkan hasil dokumentasi pengelola IT. Bahtiar, SMA Semesta Semarang.
34
No
Informasi Teknologi
Tugas
1
Head of Centre
Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan team
2
3
Examinations Officer +
Mengontrol seluruh kegiatan tim
Leader
pada tiap-tiap department
Person in Charge
Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan unit team
4
Examination Department
Pengolah data
5
Teacher Department
Pendistribusi data
6
Treasure Department
Pendistribusi data
7
Curriculum Department
Pengumpul data
8
Money Department
Pengolah data
9
Student & Book Department
Pengumpul data
Tabel 4.2: Tugas pengelola IT di SMA Semesta4
Berdasarkan hasil interview dengan pengelola IT Bahtiar yang sudah peneliti lakukan, maka dalam penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta Semarang ada beberapa tahapan yang harus dilakukan diantaranya sebagai berikut: 1. Proses Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang Kegiatan pengumpulan data diambil dari unit manajemen pendidikan, guru, jamiyyah/ komite sekolah, alumni dan wali murid. Data yang telah masuk pada pengelola IT akan diklasifikasikan sesuai sesuai kode data yang telah ditetapkan, kemudian data tersebut akan diolah kemudian disimpan secara manual dalam berangkas yang telah disediakan. Hal ini dilakukan
4
Berdasarkan hasil dokumentasi pengelola IT. Bahtiar, SMA Semesta Semarang.
35
sebagai arsip apabila dibutuhkan kemudian hari oleh kepala sekolah ataupun yang berkepentingan. Selain itu banyak sekali klasifikasi data-data yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi Manajemen, terdapat 2 macam data yaitu internal dan Eksternal: Informasi
Jenis Data dan Informasi yang dihasilkan
Internal
Kesiswaan
1. Data siswa per individu 2. Data tentang kedisiplinan Siswa 3. Data tentang prestasi akademik dan non akademik 4. Data
kegiatan
ekstrakulikuler
siswa 5. Data absensi Siswa 6. Data
tentang
Peningkatan
Kemampuan Bahasa Siswa Kurikulum
1. Data tentang PBM 2. Data tentang Penilaian (Ulangan Harian, Mid Semester, Ulangan Akhir Semester, dan Ulangan Kenaikan Kelas) 3. Data tentang Ujian Nasional dan Ujian Sekolah 4. Kalender pendidikan 5. Jadwal pelajaran 6. Jadwal mengajar guru
36
Humas
1. Website 2. PAS (Program Aplikasi Sekolah) 3. PMDK 4. BEASISWA 5. PMB (melalui jalur tes)
Sarana
1. Data tentang Sarpras sekolah
Prasarana
2. Data tentang Inventarisasi sekolah 3. Data tentang Perawatan gedung sekolah 4. Data tentang kultur lingkungan sekolah
Administrasi 1. Data tentang proses penerimaan siswa baru. 2. Data tentang keluar masuknya surat lewat kepala sekolah. 3. Data tentang penggajian tenaga pendidik dan kependidikan. 4. Data tentang keluar dan masuknya surat-surat resmi, laporan sekolah dari dan ke Dinas Pendidikan, Yayasan atau instansi pemerintah. 5. Data tentang akreditasi 6. Data
tentang
Nominasi
ujian
nasional 7. Semua
data
tentang
kegiatan
ketata usahaan secara berkala
37
Keuangan
1. Data tentang sumber dana sekolah 2. Data tentang pengolahan data keuangan sekolah (RAPBS)
Eksternal
Orang Tua
3. Profil orang tua kondisi belajar siswa
Komite
Pemberian kritik dan saran tentang
Sekolah dan
pengembangan sekolah
Masyarakat Pemerintah
1. Kebijakan tentang kurikulum 2. Pelaksanaan UAN 3. Kebijakan baru dari pemerintah
Lembaga Lanjutan
1. Data tentang perguruan tinggi negeri 2. Data tentang perguruan tinggi swasta
Alumni
Data Alumni
Tabel 4.3: Jenis-Jenis Data
Pengelola IT SMA Semesta Semarang akan berjalan dengan baik apabila personalia dalam SIM dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masingmasing. Adapun unit manajemen sekolah yang terkait dengan SIM pendidikan di SMA Semesta Semarang terdiri dari: a. Manajemen kurikulum, unsur data pokoknya adalah mata pelajaran yang diajarkan untuk setiap kelas, silabus untuk setiap mata pelajaran, dan lesson plan/ instruction plan setiap mata pelajaran untuk setiap pertemuan, jadwal pembelajaran perhari/ perminggu, data PMB, data MGMP, data tentang penilaian (ulangan harian, ujian mid semester, ujian akhir
38
semester, ujian nasional), kalender pendidikan, jadwal mengajar guru, jadwal pelajaran. b. Manajemen sumber daya manusia/ guru, untuk data pokoknya berdasarkan berbagai kategori, latar belakang pendidikan, tempat dan tanggal lahir, gender, status, tanggal diangkat pertama, pengalaman bekerja, jenis penataran/ penelitian yang pernah diikuti, studi lanjut, penghasilan tambahan selain gaji, mata pelajaran yang diberikan/ ditugaskan, jumlah beban mengajar setiap guru, kegiatan/ tugas tambahan selain mengajar, kehadiran guru, evaluasi kinerja guru (finger sain). c. Pengelolaan layanan terhadap siswa/ manajemen kemuridan dan kesiswaan, unsur data pokoknya adalah jumlah siswa berbagai kategori untuk setiap kelas, data peningkatan kemampuan bahasa peserta didik, data prestasi akademi dan non akademik, data kedisiplinan siswa, latar belakang siswa berbagai kategori, hobi dan bakat siswa, pekerjaan orang tua, penghasilan orang tua, aktivitas ekstrakulikuler siswa laporan kemajuan pendidikan, siswa tiap akhir semester dan tiap akhir tahun, angka tinggal kelas, angka drop out, angka naik kelas, angka kelulusan tiap tahun ajaran, angka yang diterima SMA Negeri/Swasta, program persiapan mengikuti ujian yang diselenggarakan sekolah. d. Manajemen sarana dan prasarana, unsur data pokoknya adalah daftar jenis gedung dan keadaan ruangan, distribusi ruangan untuk kelas, kantor dan ruang guru, laboratorium, perpustakaan, laporan keadaan teknologi pendidikan yang tersedia seperti: komputer dan media pembelajaran lainnya, peralatan pendidikan dengan berbagai kategori, kondisi fasilitas dan peralatan secara rinci, penggunaan peralatan pendidikan, perabot sekolah untuk setiap ruang kelas, rincian peralatan dan setiap laboratorium, lampu, air, toilet dengan peralatan kebersihan, kantin sekolah, pemeliharaan kebersihan.
39
e. Manajemen keuangan, unsur data pokoknya adalah jenis sumber pemasukan, jumlah pemasukan, jenis pengeluaran, jumlah pengeluaran tiap hari/bulan, pembukuan besar SPP/sumbangan lainnya dari setiap siswa perbulan/pertahun, program kegiatan sekolah selama satu tahun anggaran dengan alokasi dana dan rinciannya, sistem pertanggung jawaban keuangan, personil yang ditugaskan mengelola administrasi keuangan setiap hari/bulan/tahun, jenis anggaran tambahan yang diperoleh sekolah dari berbagai sumber lain. f. Kepemimpinan sekolah, unsur data pokoknya terdiri dari penyusunan program kerja sekolah untuk setiap tahun ajaran, kegiatan supervisi pengajaran, kegiatan pembinaan terjadwal, pertemuan-pertemuan seperti pertemuan dalam menyusun program kerja anggaran dan program kerja untuk setiap tahun pertemuan sekolah, pertemuan dengan komite sekolah, kegiatan keilmuan yang diselenggarakan sekolah, sistem komunikasi sekolah, kerja sama dengan berbagai lembaga/sekolah lainnya, program kesehatan sekolah, program kegiatan ekstrakulikuler, study tour sekolah, penerimaan pegawai baru, bentuk pelatihan dan penataran. g. Bimbingan konseling yang dikenal dengan BK, unsur data pokok BK terdiri dari data bimbingan yang dilakukan pada peserta didik dalam meningkatkan potensi belajar, data konsultasi peserta didik dengan guru BK, data hasil laporan konsultasi siswa dengan wali murid, wali kelas, kepala sekolah. h. Kegiatan Ekstrakulikuler. Data pokoknya adalah tentang daftar peserta didik yang mengikuti kegiatan ekstrakulikuler diantaranya: bulu tangkis, sepak bola, basket, taekwondo, musik/band, kesenian tari, field-trip, robotic, outbond, study tour, kepramukaan dan pengembangan lingkungan
40
dan data hasil perkembangan bakat peserta didik pada cabang kegiatan ekstra yang diikuti.5 Semua data-data yang bersumber dari koordinator unit manajemen sekolah, dewan guru, karyawan dikumpulkan menjadi satu pada pengelola IT. Pada pelaksanaannya, ada data yang telah diolah/ diproses oleh yang bersangkutan, kemudian pengelola IT hanya menindak lanjuti dengan memasukkan data pada form aplikasi sekolah.6 2. Proses Pengelolaan Data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang Tahap ini terdiri dari dua langkah pelaksanaan: Pertama, pemrosesan data, seperti yang peneliti sampaikan di atas ada sebagian data yang telah diolah/ diproses maka pengelola IT hanya menindak lanjuti. Selanjutnya ketika ada data yang belum diolah/diproses oleh unit manajemen sekolah, dewan guru, karyawan maka langkah pengelola IT adalah mengklasifikasi sesuai dengan arsip/brangkas. Kemudian diproses dengan memilih peralatan yang tepat, baik secara manual ataupun dengan peralatan elektronik yang akan digunakan dalam pengolahan data, seperti: pensil, mistar, mesin hitung dan komputer.7 Kegiatan pengolahan/ pemrosesan data dilakukan oleh pengelola IT dan dibantu dengan koordinator TU ini. Disini pengelola IT menggunakan jaringan Web yang didukung melalui program aplikasi PHP=PHP Hypertext Preprocessor8, dengan menggunakan jaringan Web ini pengelola IT sebagai server yang bisa
5
Berdasarkan hasil dokumentasi data-data pengelola IT. SMA Semesta Semarang. Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT Bahtiar, pada hari Senin tanggal 07 Mei 2011, bertempat diruangan IT. 7 Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT Bahtiar, pada hari Senin tanggal 07 Mei 2011, bertempat diruangan IT. 8 PHP Hypertext Preprocessor yaitu memprogram situs web, PHP dapat digunakan untuk menciptakan dynamic website baik itu yang memerlukan penggunaan database ataupun tidak. Seperti halnya dengan program open source lainnya, PHP di buat di bawah GNU (General Public License). 6
41
berhubungan langsung dengan pengguna (user) diseluruh dunia. Selanjutnya pengolahan data yang digunakan adalah aplikasi My Sql9,
Tabel 4.4: My Sql sebagai alat pemrosesan/ pengolahan data
Aplikasi ini adalah sebagai pengolah/ pemrosesan data yang masuk dari setiap unit manajemen, dewan guru dan karyawan. Setelah data dimasukkan sesuai dengan form database kemudian langkah selanjutnya adalah
memasukkan
data
melalui
aplikasi
PHP=PHP
Hypertex
Preprocessor.10 Aplikasi My Sql ini sangat berguna karena Penggunaan Aplikasi My SQL ini sangat mempermudah, Akurat dan tidak akan ada yang bisa berbuat kecurangan, karena setiap proses input data terdapat jam, tanggal penggunaan. Dan aplikasi ini dapat hanya digunakan pada waktu jam kerja dimulai jam 07.00 pagi hingga jam 04.00 sore. Berikut di bawah ini aplikasi my sql berupa
9
My Sql adalah perangkat lunak database relasi (Relational Database Manajemen System/
RDBMS). 10
RDBMS).
My Sql adalah perangkat lunak database relasi (Relational Database Manajemen System/
42
form database yang dibuat oleh pengelola IT dalam salah satu contoh pengelolaan Input data Guru dan Siswa:
Tabel 4.5: My Sql: Proses Input data Guru atau Karyawan
Tabel 4.6: My Sql: Proses Input data Siswa
43
Aplikasi My Sql yang berbentuk Perangkat Lunak Software untuk mengisi berbagai macam data-data. Diantaranya biodata guru, biodata peserta didik, data kelas yang digunakan, data jurusan tentang pengembangan bakat peserta didik, data tentang pencapaian materi/kurikulum sekolah, data berita/informasi umum tentang kegiatan yang akan diselenggarakan atau yang sudah dilaksanakan oleh SMA Semesta Semarang. Penyimpanan data yang dilakukan adalah dengan cara memilah-milah antara data mentah dan data matang yaitu data yang telah diolah menjadi sebuah informasi, kemudian dikelompokkan sesuai kode masing-masing unit manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan pada arsip/brangkas. Data mentah yang disimpan, seperti kwitansi pembayaran/jual-beli, memo, rancangan program, draf nilai, draf soal, sedangkan data yang telah diolah/diproses menjadi sebuah informasi. Pada pelaksanaan penyimpanan data ini digunakan dua cara: a. Penyimpanan secara manual, penyimpanan data secara manual ini digunakan pada data mentah ataupun data yang telah diolah dengan bentuk surat edaran, maka perlu dilaksanakan pengarsipan data/informasi, pengkodean data/informasi dan pembrangkasan arsip data/informasi. b. Penyimpanan secara elektronik, yaitu dengan menggunakan komputer pada data yang telah diolah/ data matang kemudian disimpan pada komputer melalui pengkodean file data dan selanjutnya dilakukan pembrangkasan pada folder sesuai dengan data unit manajemen, guru dan karyawan. Setelah itu data digandakan pada komputer TU lewat jaringan internet dan melalui hardisk cadangan yang dimiliki pengelola IT sebagai antisipasi apabila terjadi kerusakan yang diakibatkan karena virus ataupun kerusakan
pada pengoperasian
komputer.
Penyimpanan data ini
dilaksanakan secara teliti untuk menjaga keamanan data dan informasi SMA Semesta Semarang dari penyalahgunaan. Dengan demikian penyimpanan data mentah ataupun data yang telah diolah menjadi sebuah
44
informasi yang bertanggung jawab dalam mengelola hanya koordinator TU dan pengelola IT.11 Berikut hasil peneliti dalam mendokumentasikan data yang akan di simpan dalam komputer: Data dimasukkan melalui Microsoft Office Access.
Tabel 4.7: Penyimpanan data dan informasi dengan menggunakan Komputer melalui aplikasi Office Acces 12
3. Proses Penyebaran Informasi dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang Data-data yang telah diproses melalui beberapa tahapan di atas kemudian didistribusikan melalui alat media yang dibutuhkan, sesuai dengan sasarannya. Sebelum informasi didistribusikan kepala sekolah harus dapat mengetahui terlebih dahulu tentang data yang telah diolah menjadi sebuah informasi. Di sinilah peran kepala sekolah dalam memutuskan kebijakan, 11
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bahtiar Sekalu Pengelola IT SMA Semesta pada hari Rabu tanggal 03 Mei 2011, di ruang TU. 12 Berdasarkan hasil dokumentasi pengelola IT di Lab. komputer SMA Semesta Semarang.
45
layak atau tidak informasi untuk dikonsumsi oleh masyarakat. Pemilihan sarana/peralatan dalam mendistribusikan informasi juga harus tepat, karena apabila kita salah dalam menentukan sarana/peralatan dalam pendistribusian maka yang terjadi informasi tersebut tidak sampai ketujuan. Adapun sarana/peralatan yang digunakan, diantaranya: a) Melalui forum, yakni informasi tersebut disampaikan langsung secara tatap muka, seperti: forum rapat (bagi unit manajemen, guru dan karyawan), forum pertemuan (ditujukan antara pengelola sekolah dengan wali murid/ orang tua, jam’iyyah/ komite sekolah dan masyarakat), forum musyawarah (dilaksanakan antara pihak pengelola sekolah dengan yayasan atau organisasi lain). b) Melalui media layanan publik, seperti: surat kabar, spanduk/baliho, pamflet, siaran radio, flayer, surat undangan dan sebagainya. c) Melalui alat elektronik yang terdiri dari handphone, telepon, sms (short massage servise), komputer, televisi, speaker, faxmile, layanan internet, email dan sebagainya.13 Dengan adanya sistem Informasi Manajemen disini Layanan pendidikan mengalami peningkatan, hal ini dapat dilihat semula informasi dapat diperoleh melalui Website dengan akses internet, sekarang dapat diperoleh melalui media Hanphone dengan menggunakan pesan singkat. Dengan adanya itu apabila Stakeholder menginginkan data informasi dapat diperoleh dengan cepat. Siswa pun dapat mengakses jadwal pelajaran, kelas tempat belajar serta hasil study-nya dengan mudah, orang tua dapat mengakses hasil prestasi siswa baik yang bersifat akademik dan non akademik dengan mudah, guru mendapatkan pembagian jadwal mengajar tanpa menunggu informasi di tempel di papan informasi, para calon pengguna jasa pendidikan mendapatkan informasi tentang kondisi sekolah tanpa harus 13
Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT pada hari Kamis tanggal 05 Mei 2011, di ruang Lab Komputer.
46
datang ke lokasi sekolah, serta alumni mendapat tempat sebagai ajang berkomunikasi dengan sesama alumni dan sekolah. Bila dilihat dari berbagai faktor tempat, waktu dan biaya tentu saja layanan yang diperoleh oleh pelanggan lebih efektif, efisien, dan up to date. Bentuk Layanan Pendidikan di SMA Semesta terdapat dua layanan, yaitu: layanan pokok dan layanan bantu. 1) Layanan Pokok Yang berhubungan dengan layanan pokok kepala sekolah dibantu oleh Lima personil, di antaranya: (a) Layanan Pendidikan Kurikulum Struktur Kurikulum di SMA Semesta Semarang adalah sebagai berikut: Layanan kurikulum ditangani oleh waka kurikulum sekolah, tugas dari waka kurikulum adalah: (a) Bertanggung jawab terhadap kelancaran intern sekolah, (b) Menyusun program sekolah, (c) Mengkoordinasikan dan
Melaporkan
kepada
Kepala
Sekolah
setiap
program
yang
dilaksanakan, (d) Memaraf dan menindaklanjuti surat yang terkait dengan bidang tugasnya, (e) Mengevaluasi terhadap kedisiplinan guru, (f) Mengkoordinir persiapan mengajar guru, (g) Mengkoordinir guru piket dalam mengatasi jam-jam kosong, (h) Mengantisipasi kelancaran KBM tiap hari. Dalam melaksanakan tugasnya waka kurikulum dibantu oleh Adm. Bidang Akademik/ Kurikulum, yang memiliki tugas sebagai berikut: (a) Mempersiapkan perangkat KBM : Pembagian Tugas Mengajar, Jurnal kelas, Absensi siswa, Daftar hadir guru, (b) Menyiapkan notulen rapat dan daftar hadir rapat tenaga pendidik dan kependidikan, (c) Membantu menyiapkan format atau blangko program satuan pelajaran, kisi-kisi soal, taraf
pencapaian,
Menyempurnakan
kurikulum data-data
dan
daya
sekolah
dan
serap
siswa
profil
dsb,
(d)
sekolah,
(e)
47
Mempersiapkan dan melengkapi Daftar Kumpulan Nilai siswa, (f) Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Sekolah. (b) Layanan Pendidikan Kesiswaan Layanan kesiswaan di SMA ditangani oleh waka kesiswaan. Adapun tugas waka kesiswaan adalah: (a) Memaraf dan menindaklanjuti surat terkait dengan bidang tugasnya, (b) Melakukan koordinasi dengan Waka. Bidang Pengembangan prestasi akademis tentang kegiatan lomba, (c)
Bertanggung jawab
terhadap
kegiatan
ekstra kurikuler,
(d)
Bertanggung jawab terhadap pembinaan OSIS, (e) Bertanggung jawab terhadap kedisiplinan siswa. Demi kelancaran tugas waka kesiswaan, maka dibantu oleh administrasi waka kesiswaan, tugasnya adalah: (a) Mempersiapkan dan pengarsipan kelengkapan data-data siswa: Klaper, biodata siswa baru dan Ijazah, (b) Mempersiapkan dan mengisikan data-data Buku Induk Siswa, (c) Memasukkan Nilai Semester dalam buku induk, (d) Mengarsip dan mencatat data mutasi siswa tiap bulan, (e) Mendata dan mengarsip hasil kelulusan dan alumni, (f) Mencatat prestasi-prestasi Akademik dan Non Akademik serta penghargaan yang diperoleh peserta didik, (g) Mengarsip data-data yang terkait dengan bidang tugasnya. (c) Layanan Pendidikan Humas Di suatu lembaga sekolah hubungan masyarakat (humas) sangat berperan penting bagi pengembangan lembaga pendidikan di dalam suatu organisasi, karena di dalamnya terdapat orang-orang penting yang ditugaskan pada bagian humas. Personil tersebut adalah orang yang berhubungan langsung dengan masyarakat seperti yang terdapat SMA Semesta Semarang sebagai pemegang tugas adalah orang-orang dari pihak sekolah dan dari pihak Yayasan. Dengan adanya layanan pendidikan dalam bidang partisipasi masyarakat terhadap sekolah meningkat. Berbagai strategi pun dilakukan
48
dalam mewujudkan Lembaga Pendidikan yang berkualitas, kompeten, maju dan berkembang sebagaimana sekolah-sekolah yang lainnya.14 Fungsi dan tugas Waka urusan hubungan masyarakat SMA Semesta
Semarang
adalah
sebagai
berikut:
(a)
Memaraf
dan
menindaklanjuti surat yang terkait dengan bidang tugasnya, (b) Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan Wali Murid/Orang tua, instansi, media massa, PTN, BP3, (c) Menjaga nama baik sekolah, (d) Bertanggung jawab terhadap proses PMDK, (e) Bertanggung jawab memantau kelancaran, dan tersampainya surat-surat sekolah pada pihak yang terkait. (f) Bertanggung jawab terhadap penerimaan tamu kunjungan, (g) Melaporkan setiap kegiatan pada kepala sekolah. (d) Layanan Pendidikan Sarana Prasarana Dalam menunjang kegiatan pembelajaran, sarana dan prasarana merupakan salah satu komponen yang sangat diperlukan dan berperan aktif dalam pengembangan suatu lembaga pendidikan karena sarana dan prasarana ini merupakan alat atau media penunjang keberhasilan pendidikan. Tugas dan fungsi dari waka urusan sarana dan prasarana di SMA Semesta Semarang, adalah sebagai berikut: (a) Menyediakan perangkat lunak dan keras yang dibutuhkan sekolah, (b) Menginventarisir, merawat, dan menjaga keamanan barang-barang inventaris sekolah, (c) Melengkapi sarana yang dibutuhkan, (d) Mengkonsultasikan dan melaporkan setiap program sarpras. Demi kelancaran tugas waka sarpras dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh administrasi waka sarana prasarana, tugas yang harus dilaksanakan adalah sebagai berikut: (a) Pengelolaan data inventaris sarana dan prasarana sekolah, (b) Menyiapkan perangkat penunjang KBM 14
Hasil wawancara dengan Bpk. Asep Komaruddin, S. Si. Selaku Waka Humas di SMA Semesta Semarang pada tanggal 12 Mei 2011 di ruang Tamu.
49
(Spidol, Tinta spidol, Penghapus, Alat-alat kebersihan kelas, Penggaris, dll), (c) Mendata dan Menyiapkan perangkat kebutuhan kantor dan guru : Buku Induk, agenda, klaper, DKN, map snel, Kertas, pulpen, tinta, penggaris dll, (d) Melengkapi dokumen Inventaris ; Buku Induk Barang Inventaris, Buku Catatan barang inventaris, Buku golongan barang inventaris, Daftar isian barang, daftar rekapitulasi barang inventaris, dan buku peminjaman inventaris, (e) Mengarsip data-data yang terkait dengan bidang tugasnya. Dalam mengatur dan mengelola sarana dan prasarana disediakan pembukuan khusus, yaitu daftar buku inventaris perlengkapan/barang. Dengan
adanya
buku
inventaris
ini,
dapat
diketahui
jenis
perlengkapan/barang yang sudah tersedia dan yang belum tersedia. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, setelah itu pihak sekolah dapat mengusahakan dan melengkapi barang yang belum ada dan tersedia tersebut. (e) Layanan Pendidikan Keuangan Bagian Keuangan sekolah Semesta semuanya dikelola oleh Bendahara. Apabila sekolah mempunyai kebutuhan yang berhubungan dengan operasional sekolah, maka sekolah mengajukan permohonan dana kepada pihak Yayasan Al-Firdaus sesuai dengan kesepakatan di awal sekolah. Dari wawancara kepada kepala sekolah, dapat dilihat bahwa sekolah tidak memiliki wewenang mengelola keuangan. Akan tetapi apabila sekolah membutuhkan dana maka sekolah tinggal mengajukan permohonan dana kepada pihak Yayasan. Apabila pengajuan dana yang digunakan untuk kegiatan operasional tidak berjalan, maka uang akan dikembalikan lagi kepada Yayasan. Meskipun semua keuangan ditangani oleh Yayasan, sekolah tetap memiliki bendahara sekolah. Adapun tugas bendahara sekolah adalah: (1)
50
Merancang RABPS tiap tahun ajaran, (2) Bertanggung jawab terhadap pembukuan dan pelaporan keuangan insidental sekolah, (3) Meneliti dan menandatangani setiap program pengajuan keuangan. Demi kelancaran tugas waka keuangan, dalam memperlancar tugasnya waka keuangan dibantu oleh bendahara atau administrasi bidang keuangan, dengan tugas sebagai berikut: (1) Mengelola Administrasi Keuangan (Pembayaran Siswa, Beasiswa ; Dari Yayasan atau Dinas Pendidikan, Bantuan dana : Dari Yayasan atau Dinas Pendidikan, Mengelola dana sehari-hari proses kegiatan belajar mengajar), (2) Membantu dalam merancang penyusunan RAPBS, (3) Melaporkan laporan Keuangan kepada pihak-pihak yang terkait, (4) Mengarsip datadata yang terkait dengan bidang tugasnya, (5) Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Sekolah. 2) Layanan Bantu Sedangkan yang berhubungan dengan layanan bantu, kepala sekolah menyediakan layanan berupa: layanan perpustakaan, layanan bimbingan dan konseling, serta layanan kesehatan dan keamanan. (a) Layanan Perpustakaan Perpustakaan merupakan sumber informasi dalam bidang ilmu pengetahuan baik bagi siswa maupun guru, oleh karenanya perpustakaan di SMA Semesta Semarang memperbanyak koleksi buku terutama buku tentang pembelajaran yang disetarakan dengan pendidikan internasional guna mencapai siswa yang berwawasan dan berpengetahuan karena buku yang mereka baca. Petugas
perpustakaan/
pustakawan
memiliki
tugas
(1)
Menjaga/memelihara keindahan, kerapian, kebersihan dan ketertiban perpustakaan, (2) Menyiapkan administrasi perpustakaan (Buku Induk, Buku
Pinjaman,Buku
inventaris,
Kartu
Katalog,
Kartu Anggota
perpustakaan), (2) Menyiapkan data statistik pembaca/pengunjung. (3)
51
Menyiapkan dan melengkapi koleksi buku-buku, koran dan majalah. (4) Melayani para peminjam dengan baik. (5) Membuat laporan keadaan perpustakaan kepada kepala sekolah tiap akhir tahun. (6) Membuat laporan keuangan perpustakaan pada pembina perpustakaan dan Kepala Sekolah. (7) Menjaga dan memelihara keutuhan buku-buku perpustakaan. (8)
Perencanaan
pengadaan/barang
perpustakaan.
(9)
Pengurusan
pelayanan perpustakaan. (10) Perencanaan pengembangan perpustakaan. (11) Pemeliharaan dan perbaikan buku/bahan perpustakaan. (12) Inventarisasi buku - buku / bahan perpustakaan. (13) Membuat data statistik/ diagram jumlah pembaca. (14) Penataan dan penertiban ruang perpustakaan. (15) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan. (16) Pengelolaan Program Sistem Sirkulasi Perpustakaan (b) Layanan Bimbingan dan Konseling Bimbingan konseling yang ada di SMA Semesta Semarang bukan hanya tempat bimbingan bagi anak yang bermasalah, akan tetapi juga sebagai tempat pemberi motivasi kepada siswa agar lebih meningkatkan belajar dan mengembangkan ilmu yang siswa peroleh. (c) Layanan Kesehatan Di SMA Semesta Semarang memiliki klinik kesehatan kecil atau disebut dengan UKS. UKS diperuntukkan bagi siswa yang mengalami sakit ringan. Akan tetapi, apabila sakit yang diderita harus mendapat perhatian khusus, maka perlu diperiksa. Karena lingkup sekolah jadi satu dengan kompleks Asrama, maka pihak Sekolah mendirikan klinik kesehatan dengan fasilitas lengkap. Dengan tujuan apabila ada siswa yang sakit segera ditangani oleh pihak UKS tanpa harus pergi ke puskesmas. (d) Layanan Keamanan Demi keamanan siswa dan guru, serta kegiatan belajar mengajar lebih efektif, maka dibuatlah peraturan baik bagi guru maupun siswa
52
berupa tata tertib. Selain tata tertib dari sekolah, siswa maupun guru juga harus mentaati tata tertib yang ditetapkan oleh Sekolah. (e) Layanan Informasi Layanan informasi yang ditawarkan pada SMA Semesta Semarang adalah informasi tentang profil sekolah, fasilitas sekolah, pembayaran sekolah, jarak tempuh sekolah, serta informasi tentang pergerakan pendidikan. Semua informasi tersebut dapat diakses masyarakat sekolah maupun luar sekolah melalui Website yang telah disediakan.
B. Analisis Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang Sebagaimana yang telah tertera dalam Bab I bahwa tujuan penelitian ini untuk mendeskripsikan bagaimana Optimalisasi Pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen. Kedua, tentang analisis Optimalisasi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen. terakhir tentang Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam peningkatan layanan pendidikan di SMA Semesta Semarang. Untuk itu dalam Bab IV ini penulis menganalisis tiga hal tersebut sesuai dengan metode yang digunakan yaitu dengan menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif. Dalam hal ini penulis menganalisis tiga aspek pokok. Pertama, mengenai analisis Pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen. Kedua, tentang analisis Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen. terakhir tentang Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam peningkatan layanan pendidikan di SMA Semesta Semarang. 1. Analisis pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang Pengumpulan data, kegiatan pengumpulan data diambil dari unit manajemen pendidikan, guru, komite sekolah, alumni dan wali murid. Data yang telah masuk pada pengelola IT akan diklasifikasikan sesuai kode data
53
yang telah ditetapkan, kemudian data tersebut akan diolah kemudian disimpan secara manual dalam brangkas yang telah disediakan. Hal ini dilakukan sebagai arsip apabila dibutuhkan dikemudian hari oleh kepala sekolah ataupun yang berkepentingan. Dengan adanya pengklasifikasian data Maka proses pengumpulan data yang dilakukan akan menjadi optimal sebab data yang sudah diklasifikasikan tidak akan tercampur aduk, karena sudah sesuai dengan kode yang telah ditentukan oleh personalia Sistem Informasi Manajemen, meskipun demikian tidak hanya sampai disitu, Ahir dari pengumpulan data juga dilakukan secara manual, dilakukan agar dikemudikan hari dibutuhkan. 2. Analisis Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang Pengolahan/ pemprosesan data, pada kegiatan ini ada sebagian data yang telah diolah/ diproses oleh unit manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan, maka pengelola IT hanya menindak lanjuti dengan memasukkan olahan data pada form program aplikasi sesuai dengan data yang akan diolah/ diproses. Selanjutnya ketika ada data yang belum diolah/ diproses oleh unit manajemen sekolah, dewan guru, karyawan maka langkah pengelola IT adalah mengklasifikasi sesuai dengan arsip/ brangkas. Kemudian diproses dengan memilih peralatan yang tepat, baik secara manual ataupun dengan peralatan elektronik yang akan digunakan dalam pengolahan data, seperti: pensil, mistar, mesin hitung dan komputer. Adanya tenaga pengelola Sistem Informasi Manajemen (SIM) pendidikan. Wujud adanya pengelola IT yang melaksanakan proses dari penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pendidikan di SMA Semesta. Pada pelaksanaannya pengelola IT dibantu oleh unit manajemen sekolah yang terdiri dari (koordinator kurikulum, koordinator kesiswaan, koordinator sarana dan prasarana, koordinator TU, BK,) beserta dewan guru dan karyawan. Proses tersebut terdiri dari tiga tahapan: Tahap Pertama, Pengumpulan data,
54
Tahap Kedua, Pemrosesan data/ pengolahan data, penyimpanan data, pendistribusian data, Tahap Ketiga, pemantauan dan pengevaluasian yang dilakukan oleh kepala sekolah. Jadi ketiga proses tersebut tidak bisa dilakukan dengan sembarangan, karena setiap transaksi terdapat catatan tanggal dan jam, sehingga tidak dapat melakukan kecurangan. 3. Analisis Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Peningkatan layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang Sistem Informasi Manajemen (SIM) memberi peran signifikan dalam memberikan layanan pendidikan. Secara spesifik, pengembangan SIM lembaga dapat memberikan peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu pertimbangan pengambilan kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan dalam suatu penetapan pemenuhan standart mutu pendidikan yang mencakup layanan
pokok
(layanan
kesiswaan,
kurikulum,
sarana
prasarana,
pengembangan, keagamaan, dan humas) dan layanan penunjang pendidikan (layanan kesehatan, bimbingan dan konseling, perpustakaan, ekstrakulikuler, keamanan, dan informasi). Berdasarkan penyajian data di atas, semua pemenuhan kebutuhan terhadap stakeholder sekolah tidak lain adalah sebuah upaya untuk menjadikan sekolah yang bermutu baik bagi masyarakat calon pengguna hasil pendidikan maupun lembaga lanjutan yang ditempati siswa dalam melanjutkan jenjang ke pendidikan yang lebih tinggi yang nantinya akan memberikan umpan balik terhadap sekolah dan Yayasan. Untuk mendapatkan sebuah wacana sekolah bermutu di mata masyarakat, tentu saja sekolah harus memberikan layanan yang bermutu kepada masyarakat. Joseph M. Juram dalam buku manajemen kurikulum memperkenalkan tiga proses mutu, salah satunya adalah perencanaan mutu meliputi:
identitas
pelanggan,
menentukan
kebutuhan
pelanggan,
mengembangkan karakteristik hasil yang merupakan tanggapan terhadap kebutuhan pelanggan, menyusun sasaran mutu, mengembangkan proses yang
55
dapat menghasilkan produk/jasa yang sesuai dengan karakteristik tertentu, dan meningkatkan atau memperbaiki kemampuan proses.15 Sedangkan dalam hal stekeholder,
lembaga
pemenuhan layanan
pendidikan
harus
terus
bermutu terhadap
dikembangkan
dalam
pemenuhan kebutuhan pelanggan sehingga menjadikan kualitas layanan pada jasa pendidikan. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen stakeholder mengalami peningkatan, hal ini dapat dilihat semula informasi dapat diperoleh melalui Website dengan akses internet, sekarang dapat diperoleh melalui media Hanphone dengan menggunakan pesan singkat. Siswa dapat mengakses jadwal pelajaran, kelas tempat belajar serta hasil study-nya dengan mudah, orang tua dapat mengakses hasil prestasi siswa baik yang bersifat akademik dan non akademik dengan mudah, guru mendapatkan pembagian jadwal mengajar tanpa menunggu informasi di tempel di papan informasi, para calon pengguna jasa pendidikan mendapatkan informasi tentang kondisi sekolah tanpa harus datang ke lokasi sekolah, serta alumni mendapat tempat sebagai ajang berkomunikasi dengan sesama alumni dan sekolah. Bila dilihat dari berbagai faktor tempat, waktu dan biaya tentu saja layanan yang diperoleh oleh pelanggan lebih efektif, efisien, dan up to date. Dalam hal ini terdapat dua pendekatan dalam memberikan layanan yang bermutu kepada pengguna jasa pendidikan: (1) pendekatan segitiga layanan (service triangle) terdiri dari tiga elemen: (a) menerapkan strategi layanan yang efektif disebut dengan paket layanan (service package) yaitu memuaskan keinginan pelanggan meliputi layanan utama dan layanan pendukung. (b) SDM yang memberikan layanan harus berinteraksi langsung dengan pelanggan, (c) prosedur dalam memberikan layanan secara sederhana sehingga mudah dipahami pelanggan. (2) pendekatan TQS (Total Quality Service) memiliki lima elemen: (a) Riset pasar dan pelanggan yaitu mencari
15
Rusman, Manajemen Kurikulum, Jakarta: rajawali pres, 2009), hlm. 564.
56
tahu harapan, keinginan, dan perasaan pelanggan terhadap layanan, (b) perumusan strategi yang berupa navigator dalam memberikan layanan yang bermutu bagi pelanggan, (c) pendidikan, pelatihan, dan komunikasi dengan harapan supaya SDM dapat memberikan layanan yang bermutu kepada pelanggan, (d) penyempurnaan proses, (e) penilaian, pengukuran, dan umpan balik.16 Dari kedua strategi di atas, bila dilihat dari sistem informasi dalam peningkatan layanan pendidikan maka sesuai dengan strategi yang pertama yaitu dengan pendekatan segitiga layanan (service triangel). SMA Semesta Semarang memiliki paket layanan yang disebut dengan istilah Aplikasi PASSMS dalam sistem informasi, didukung oleh SDM yang berkompeten, serta prosedur penggunaan yang sederhana sehingga mudah dipahami dan dapat diperoleh melalui media yang berteknologi tinggi serta sesuai dengan perkembangan
teknologi
yaitu
handphone.
Stakeholder
memperoleh
pelayanan dari sekolah tanpa dibatasi oleh tempat dan waktu, serta informasi yang didapatkan lebih cepat, tepat dan akurat. Mutu dari pendidikan tidak hanya dilihat dari hasil yang dicapai siswa, melainkan juga dapat dilihat dari teknologi yang digunakan dalam proses layanan terhadap stakeholder sekolah. Sebagai akibatnya adalah stakeholder (siswa, guru, orang tua, masyarakat, dan alumni) merasa puas dengan apa yang telah didapatkan dan dicapai dan semua itu akan berjalan secara Optimal, sehingga secara otomatis memberikan umpan balik terhadap mutu sekolah dan Yayasan.
16
Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 110-111.
BAB V PENUTUP A. SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang telah peneliti lakukan tentang Optimalisasi
Penerapan
Sistem
Informasi
Manajemen
(SIM)
dalam
peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Optimalisasi Pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang Proses Optimalisasi pengumpulan data dapat berjalan dengan baik, karena semua data yang dikumpulkan lengkap Dengan Indikator pengumpulan data-data yang meliputi data internal Sekolah (kesiswaan, kurikulum, Humas, sarana prasarana dan administrasi) dan Eksternal sekolah (Orang tua, komite sekolah dan masyarakat, pemerintah, lembaga lanjutan, Alumni). 2. Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang Proses pengelolaan SIM dapat berjalan dengan baik karena dengan adanya penggunaan Alat atau software Aplikasi yang digunakan dalam pengelolaan Sistem Informasi Manajemen sangat berguna, karena jalur keluar dan masuk data terdapat catatan atau informasi pencatatan. Sehingga bagi unit manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan tidak dapat melakukan sebuah kecurangan. 3. Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Peningkatan layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang Proses Penyebaran SIM dapat meningkatkan layanan pendidikan, Secara spesifik, pengembangan SIM lembaga dapat memberikan peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu pertimbangan pengambilan kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan dalam suatu penetapan pemenuhan standar mutu pendidikan yang mencakup layanan pokok
57
58
(layanan
kesiswaan,
kurikulum,
sarana
prasarana,
pengembangan,
keagamaan, dan humas) dan layanan penunjang pendidikan (layanan kesehatan, bimbingan dan konseling, perpustakaan, ekstrakulikuler, keamanan, dan informasi) dan dengan adanya SIM Semua Komponen lembaga bila ingin mendapatkan informasi dpat diperoleh dengan cepat, mudah dan akurat.
B. SARAN Tanpa mengurangi rasa hormat kepada semua pihak, dan demi suksesnya kegiatan belajar mengajar dan berhasilnya proses penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pendidikan, maka peneliti memberikan saran, antara lain: 1. Bagi Pihak Sekolah Pelibatan kepala sekolah sebagai ketua SIM dan wakilnya sebagai koordinator SIM sudah bagus, akan tetapi alangkah baiknya apabila sekolah memiliki badan SIM yang included dengan organisasi sehingga tidak terjadi kepemimpinan yang ganda. SIM yang baik terdapat seorang koordinator yang bertanggung jawab kepada kepala sekolah, unit pengumpul data, pengolah data, pendistribusi data. Sedangkan wakil kepala sekolah bertindak sebagai penasihat Tim SIM. Sehingga informasi yang didapatkan tidak ada kesalahan dan kekurangan. 2. Bagi Pihak Luar a. Sekolah atau Madrasah lainnya yang setingkat diharapkan dapat menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan pertimbangan dan masukan
untuk
merumuskan
dan
mengembangkan
kebijakan
manajemen pengembangan sekolah yang terkait dengan pendekatan manajemen teknologi informasi dan komunikasi. b. Bagi lembaga usaha Makro juga dapat mempertimbangkan hasil penelitian ini, karena Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) saat ini tidak hanya diterapkan di Lembaga Pendidikan Elit, atau perusahaan besar, tetapi untuk lembaga usaha Makro pun bisa
59
menerapkan SIM supaya layanan Usahanya pun meningkat dan hasil yang dikeluarkan pun akan meningkat dan berkembang. c. Pemerintah hendaknya lebih memerhatikan perkembangan dan kesejahteraan sekolah melihat kebutuhan dengan menggunakan peralatan dapat menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan masukan untuk memberikan dukungan terhadap sekolah/ madrasah yang
telah
menerapkan
perbaikan
mutu
pendidikan
melalui
pelaksanaan proses pengembangan SIM, bentuk dukungan tersebut tidak harus dalam bentuk materi melainkan membantu mengawasi, memonitoring pelaksanaan proses pengembangan SIM pada suatu lembaga pendidikan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
DAFTAR PUSTAKA Admin, “Definisi SIM” dalam http://www.simkes.co.cc/2010/02/definisi-sim.html. diakses pada 22 April 2011 Alma Buchari, Pemasaran Strategik Jasa Pendidikan, Bandung: Alfabeta, 2003 Amsya Zulkifli, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2001 Arikunto Suharsimi, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, Jakarta: Rineka Cipta, 1998 Azwar Saifuddin, Metodologi Penelitian, Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 1998 Ciamis Kampus, “Sistem Informasi Manajemen Dalam Pendidikan” dalam, http://blog2danny.blogspot.com/2010/01/sistem-informasi-manajemendalam.html, diunduh pada tanggal 2 Februari 2011 Death,
“Fungsi Penting Sistem Informasi Akuntansi (SIA)” dalam, http://abprallen.blogspot.com/2010/10/fungsi-penting-sistem-informasi.html, diunduh pada tanggal 12-03-2011
Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, Madinah: Komplek Percetakan AlQur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H Hadi Sutrisno, Metodologi Presearch, Yogyakarta: UGM Press, 1980 Hani T Handoko, Manajemen, Yogyakarta; BPFE-YOGYAKARTA, 1999 Hasanah Uswatun, Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam System Penjaminan Mutu Di Sekolah Dasar Muhammadiyah 4 Surabaya. 2008 Fakultas Tarbiyah jurusan Kependidikan Islam (MP) Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya, 2008 Lupiyoadi–A. Rambat, Hamdani, Manajemen Pemasaran jasa, ed II, Jakarta,: Salemba Empat, 2006 Masyhud M. Sulthon et al., Manajemen Pondok Pesantren, Jakarta; Diva Pustaka, 2005 Mc.Leod. Raymon Jr, Sistem Informasi Manajemen, ed I, Jakarta: Prenhallindo
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung: CV. Mandar Maju, 2005 Moloeng Lexy J., Metodologi Penelitian kualitatif Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007 ---------------------, Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: Remaja Rosda Karya, 2002 Muhadjir Noeng, Metodologi Penelitian Kualitatif, Yogyakarta: Rake Sarasen, 1996 Nasution M.N., Manajemen Jasa Terpadu, Bogor; Ghalia Indonesia, 2004 Qomar Mujamil, Manajemen Pendidikan Islam, Malang: Erlangga, 2007 Rochaety Eti, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara, 2006 Rosyid Rum, “Struktur Perbaikan Kualitas: TQM Dalam Pendidikan” dalam, http://www.scribd.com/ doc/ 36879004/ 12/ Karakteristik-Jasa-Pendidikan, di unduh pada tanggal 25 Maret 2011 Rusman, Manajemen Kurikulum, Jakarta: Rajawali Pres, 2009 Sabilallah Salik, Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan di SMP Islam Al-AZHAR 14 Semarang, 053311212 Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo Semarang, 2010 Sallis Edward, Total Quality Manajemen, terj. Ahmad Ali Riyadi dan Fahrurrozi, Jogjakarta: IRCisoD, 2006 Siagian Harbangan, Administrasi Pendidikan, Semarang; Satya Wacana, 1989 Siagian Sondang P., Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Bumi Aksara, 2006 Sutisno Oteng, Administrasi Pendidikan, Bandung; Angkasa, 1985 Syafaruddin, Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi Aplikasi, Jakarta: Garsindo, 2002
Thoifah, Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah di MI Negeri Malang I, Jurusan Administrasi Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Malang, 2009 Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, Manajemen Pendidikan, Bandung: Alfabeta, 2009 Yusof, Rohana, “Penyelidikan Sains Sosial” dalam http://www.scribd.com/ doc/18003036/ Data- Sekunder-Dan-Primer, diakses pada 31 Januari 2011. ______________________
BIODATA PENULIS Nama
: Khunul Hadi
Alamat
: Jungsemi RT. 07/01, Kangkung, Kendal
Tempat Tanggal Lahir
: Teluk Sasah, Kepulauan Riau, 19 April 1988
Nomor Panggil
: 085225833939
Nama Orang tua
:
Ayah
: Abidin
Ibu
: Jumirah
Anak ke
: 1 dari 4 Bersaudara
Riwayat Pendidikan Formal : - SD Teluk Sasah Kepulauan Riau
Lulus 2000
- MTs 20 Kangkung Kendal
Lulus 2003
- MA Fathul Huda Demak
Lulus 2006
Riwayat Pendidikan Non-Formal : - Pondok Pesantren Fathul Huda Sidorejo Sayung Demak - Pondok Pesantren Al-Ishlah Mangkang Kulon Tugurejo Semarang Pengalaman Organisasi
:
- Sekretaris (HMJ) Jurusan KI
Periode 2007-2008
- Sekretaris Senat Mahasiswa (SEMA)
Periode 2008-2009
- Pengurus PMII Rayon Tarbiyah
Periode 2007-2008
- Pengurus PMII Komisariat Walisongo
Periode 2008-2009
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Gambaran Umum dan Profil Sekolah Lampiran Struktur Organisasi Lampiran Hasil Dokumentasi Lampiran Hasil Wawancara Lampiran Lain-lain
GAMBARAN UMUM DAN PROFIL SEKOLAH
Nama
: SMP SEMESTA Semarang
Alamat
: Jl. Raya Semarang Gunungpati Km. 15 Semarang Jawa Tengah.
Telpon
: (024) 76916060
Fax
: (024) 76916168
Website
: www.e-semesta.com
e-mail
:
[email protected]
Jenjang Pendidikan
: Sekolah Menengah Ahir (SMA)
Status Sekolah
: Swasta
Nama Kepala Sekolah
: Mohammad Haris, S.E
Gambaran Umum SMA Semesta Bilingual Boarding School Semarang 1. Profil/ Sejarah Berdirinya SMA Semesta merupakan sekolah nasional berasrama yang menerapkan sistem pendidikan berkualitas Internasional. SMA Semesta adalah sekolah unggulan yang didirikan oleh Yayasan AlFirdaus Indonesia yang bekerja sama dengan Assosiasi Pasiad Turki. Yayasan Al-Firdaus bergerak dalam bidang pendidikan dan sosial sejak tahun 1990, yang meletakkan pondasi pembangunan menuju Indonesia baru dengan melalui pendidikan yang berwawasan internasional dan berakhlak mulia untuk generasi bangsa dari berbagai etnis, ras dan agama. Dalam rangka mewujudkan cita-cita, pada tanggal 3 Mei 1999 melalui MoU (Memorandum of Understanding) Yayasan Al-Firdaus
bekerja sama dengan Asosiasi Pasiad Turki. Asosiasi ini telah berpengalaman dalam bidang pendidikan dan telah sukses diberbagai sekolah di seluruh dunia. Lembaga-lembaga Pendidikan Asosiasi Pasiad tersebar di kawasan Asia Pasifik dan beberapa di Amerika, Eropa, dan Australia. Dengan perpaduan sistem pendidikan negeri setempat, sekolah-sekolah kerja sama Asosiasi Pasiad menduduki rangking teratas dengan memenangkan olimpiade - olimpiade internasional di bidang Sains, Matematika dan Lingkungan. 2. Visi dan Misi 1. Visi Pusat keunggulan pendidikan yang ternama di daerah maupun Nasional dengan kualitas International untuk mewujudkan pribadi yang Berilmu Tinggi dan Berakhlaq Mulia serta mampu mengaktualisasikan dalam kehidupan bermasyarakat. 2.
Misi a. Menjadikan pendidikan
SMP-SMA terbaik
Semesta
dalam
BBS
sebagai
memberikan
lembaga
ruang
bagi
berkembangnya potensi diri siswa dan guru. b. Meningkatkan kualitas pemahaman dan profesionalitas tenaga pendidik mengenai pendidikan sesuai dengan perkembangan yang ada. c. Menyiapkan siswa melanjutkan studi ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi dan bermutu dan menumbuhkan rasa cinta terhadap sesama, bangsa, dan negara. d. Menumbuhkembangkan peran serta masyarakat (orang tua siswa) dalam aktivitas pendidikan. 3. Tujuan Pendidikan SMA Semesta Tujuan pendidikan pada tingkat satuan pendidikan dasar dan menengah, yaitu : 1. Terdidiknya putra-putri Bangsa Indonesia yang siap dengan tantangan di masa yang akan datang
2. Terbentuknya generasi baru yang lebih berkualitas dengan penanaman nilai-nilai universalitas yang terpadu. 3. Meningkatnya kualitas dan daya saing sumber daya manusia Indonesia.
4. Struktur Kepemimpinan a. General Manager (GM) Semesta Bilingual Boarding School 1) Periode 1999 – 2001
: Mr. Sezer Erdogan
2) Periode 2001 – 2002
: Mr. Fetullah Karakoc
3) Periode 2002 – 2003
: Ahmet Genc
4) Periode 2004 – 2007
: Mr. Abdul Kerim Tursun
5) Periode 2007 – Sekarang : Mr. Omer Demir b. Kepala SMA Semesta 1) Pada Tahun 1999 sampai dengan 2002 Kepala Sekolah
: M. Ikhwan, S.Pd
Alamat
: Jl. Raya Semarang – Gunung Pati km. 15 Semarang
2) Pada Tahun 2003 sampai dengan 2005 Kepala Sekolah
: Agus Junaidi, S.T
Alamat
: Jl. Raya Semarang – Gunung Pati km. 15 Semarang
3) Pada tahun 2005 sampai dengan sekarang Kepala Sekolah
: M. Haris, S.E
Alamat
: Jl. Raya Semarang – Gunung Pati km. 15 Semarang
c. Koordinator Pendidikan 1. Periode 2007 – 2008
: Mr. Ersin Arslan
2. Periode 2008 – 2009
: Mr. Ali Yavuz
3. Periode 2010 – sekarang
: Mr. Seyith Arslan
d. Direktur Bimbingan 1. Periode 1999 – 2006
: Mr. Huseyin Kan
2. Periode 2006 – 2009
: Mr. Yenal Aksoy
3. Periode 2010 – sekarang
: Mr. Koksal Karasah.
LIST of TEACHER (SMA SEMESTA ACC. 2010-2011) NO
TEACHERS
LESSON
1
Moh Haris
2
Ahmad Bernadi
3
R. Fatmanto
4
Ida Verawati
5
Erna Yunaini
6
Alfiah
7
Jumiko
8
Eka Rahmaul F.
9
Pitayani
10
Amanatu Kuncoro
11
Teccedin
12
Yasin
13
Hamzah
14
Fitria R.
15
Ahmad Nurani
16
Arzu
17
Marida
18
Zafer Kulac
19
Dwi Eldina
20
Imam Husnan N
21
Hamza
22
Bahtiar
Computer
23
Azamat
English
Religion
PKn
Indonesian
Mathematic
Physic
Biology
Chemistry
24
Alvien Bahtiar
25
Seyith
26
Virgiawan
27
Bayu Ariadi
28
Ahmad Zakki
29
Asep
30
Harimurti
31
Irham Niarsih
32
Iin Sakinah
33
Saleha Parakitri
34
Esma Ozgul
35
Laila AL Hikmah
36
Sulfiye
37
Wulan
38
Omer Demir
39
Mustafa Ozgul
40
Koksal
41
Aichurak
42
Cahyo
43
Susan A
44
Dendi Azis
45
Budi Prasetyo
46
Artilerianna Putri
47
Budi Prasetyo
Javanese
48
Class Advisor
Counseling1
1
Dokumentasi SMA Semesta
Turkish
History Sociology Geography Economy Sport
Struktur Organisasi Sekolah
General Manager
Bendahara
Sekretaris
Kep. sekolah
Supervisor
Humas
Wak.kes
Adminstrasi
Kord. Pend
Kitchen
security
Konselor
Wali kelas
Transportasi
Waka. kur
MGMP
Kompetisi
Guru
Osis/Club
Direk. Asrama
Alumni
TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama
: Mohammad Haris, S.E
Jabatan
: Kepala Sekolah
Hari/Tgl
: Rabu, 27 April 2011
Jam
: 09.30 WIB
Tempat
: Ruang Kepala Sekolah SMA Semesta Semarang Pertanyaan
Jawaban Pada pelaksanaannya seluruh
1. Bagaimana Optimalisasi Penerapan Sistem
Informasi
(SIM)
dalam unit
manajemen
merencanakan
Peningkatan Layanan Pendidikan di dengan matang mulai dari penentuan SMA Semesta Semarang?
pengelola
yang
menangani
pada
bidang Sistem Informasi Manajemen (SIM) pendidikan yakni orang yang ahli pada bidang IT, kemudian menentukan pelaksanaan program kerja dari pengelola IT. Kemudian tugas dari pada pengelola IT adalah mengolah data dan informasi yang ada di SMA Semesta Semarang untuk
dapat
informasi
dijadikan
yang
sebagai
bermanfaat
dan
berguna. Kepala sekolah mengambil kebijakan untuk menetapkan adanya pengelola Sistem
IT
sebagai
Informasi
pengelola
Manajemen
di
SMA Semesta Semarang. Kami
telah
membentuk
pengelola IT yang khusus menangani langsung pada pengelolaan data, informasi-informasi dibantu
oleh
sekolah
unit
dan
manajemen
sekolah, Kepala Sekolah, Sekretaris, Supervisi,
Kesiswaan,
keuangan,
Konsumsi, Keamanan. Seluruh
unit
manajemen,
dewan guru, karyawan dan pengelola IT melaksanakan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan, dan 2. Siapa saja pelaksanaan pengelola hasil dari semua itu di informasikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) kepada saya untuk mengambil di SMA Semesta Semarang? sebuah keputusan dan tindakan. Harapan kami adalah mampu mengutamakan
dan
memberikan
layanan terbaik bagi para pelanggan dan stakeholder dalam peningkatan mutu dan layanan pendidikan. Selain itu cita-cita kami pada tahun ini akan membuka program bilingual yang dengan tujuan bahwa SMA Semesta Semarang mampu meraih predikat RSBI (Rintisan Sekolah Bertaraf Internasioal). 3. Apa
target
penerapan Manajemen
ke
depan
Sistem (SIM)
dengan
Dengan
adanya
pelayanan
Informasi yang berbasis teknologi informasi dalam diharapkan mampu mendukung
peningkatan Layanan pendidikan di pelayanan
yang
terbaik
bagi
SMA Semesta Semarang?
stakeholder dan masyarakat.
TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama
: R. Fatmanto,S.E
Jabatan
: Wa.ka. Kurikulum
Hari/Tgl
: Rabu, 27 April 2011
Jam
: 12.30 WIB
Tempat
: Kantor SMA Semesta Semarang Pertanyaan
1. Bagaimana
pelaksanaan
Jawaban Dalam
Sistem
Informasi Manajemen (SIM) dalam selaku
koordinator
perwakilan
lingkup Layanan Pendidikan?
pelaksanaannya
dari
saya
Kurikulum Guru-guru
dan telah
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi seperti, sekarang ini yang populernya serba Online seperti jejaring sosial, chating, dan lain sebagainya. Kemudian dari kegiatan yang telah
dilaksanakan,
Akademik/
Kurikulum memberikan hasil data-data dan informasi kepada pengelola IT untuk dapat diolah dan dimanfaatkan oleh kepala sekolah sebagai informasi yang penting. 2. Bagaimana pengembangan Sistem Informasi
Manajemen
(SIM)
pendidikan yang dilakukan di SMA
Dengan adanya pembekalan dan pelatihan untuk guru pada kemampuan
Semesta
Semarang
dalam penggunaan
peningkatan sumber daya manusia?
teknologi
alat (IT)
informasi pelatihan
dan
tersebut
seperti: a. Pelatihan pengoperasian komputer/ netbook
dengan
menggunakan
program Linux b. Sosialisasi pengoperasian program aplikasi dalam penginputan data dengan menggunakan komputer c. Pelatihan pembuatan blog, millist, email, facebook (fb), twitter. d. Pelatihan pengunaan alat IT, seperti 3. Kemudian apa tujuan diterapkan
LCD, Proyektor Tujuan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam
peningkatan
diterapkan
Sistem
Layanan Informasi Manajemen (SIM) dalam peningkatan layanan pendidikan di
Pendidikan?
SMA Semesta Semarang ini adalah sangat unit
mempermudah sekali kinerja manajemen
sekolah
dalam
mengelola informasi. Selain itu dengan diterapkan
Sistem
Manajemen
Informasi
memudahkan
kepala
sekolah atau atasan dalam mengambil keputusan. Dan tujuan yang sangat penting adalah memberikan layanan yang terbaik bagi stakeholder internal 4. Bagaimana
respon
sekolah
dengan
Sistem
Informasi
(SIM)?
staekholder diterapkannya
maupun eksternal. Semua stakeholder baik internal
Manajemen maupun
eksternal
sekolah
sangat
mendukung dengan adanya penerapan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) pendidikan
mempermudah
akses
informasi sekolah dimana saja dan kapan saja. Dan secara khusus da harapan
besar
penerapan
bahwa
nantinya
Sistem
Informasi
Manajemen (SIM) pendidikan di SMA Semesta Semarang akan membawa perbaikan dalam peningkatan mutu dan 5. Bagaimana dalam
peran
wakil
pelaksanaan
Informasi
Manajemen
pendidikan
di
SMA
kepala
layanan pendidikan. Peran
Sistem
wakil
(SIM) penerapan
kepala
Sistem
dalam
Informasi
Semesta Manajemen (SIM) pendidikan adalah mengontrol pelaksanaan pada bagian
Semarang?
pengelola IT, dimana pengelola IT tersebut
terdiri
dari
koordinator
pengelola IT, unit manajemen sekolah, 6. Dengan
diterapkannya
Sistem dewan guru dan karyawan.
Informasi Manajemen Bagaimana Bentuk Pendidikan
Peningkatan
Layanan
Layanan Pendidikan di SMA Semesta disini terdapat dua Layanan, yaitu Layanan Pokok dan Layanan bantu, isi dari Layanan pokok disini yaitu
adalah
lembaga
komponen-komponen
Sekolah
kesiswaan, prasarana,
Seperti
(layanan
kurikulum, Keuangan,
sarana Konsumsi,
keagamaan, dan humas) dengan adanya Sistem
Informasi
disini
Segenap
Layanan Pendidikan Merasa terbantu, karena
di
jaman
sekarang
segala
sesuatu sudah serba teknologi dan serba Online, sehingga apabila dari layanan pendidikan menginginkan sebuah data informasi dapat mengakses data secara cepat dan tidak lambat. Disinilah bentuk peningkatannya, sehingga SMA Semesta disini dapat maju berkembang.
TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama
: Bpk. Asep Komaruddin, S. Si
Jabatan
: Waka. Hubungan Masyarakat
Hari/Tgl
: Senin, 16 Mei 2011
Jam
: 12.30 WIB
Tempat
: Ruang Tamu SMA Semesta
Pertanyaan 1. Bagaimana
fungsi
Jawaban dan
Tugas
Tugas dan fungsi Hunas disini
Humas dalam membantu proses diantaranya adalah (a) Memaraf dan penyebaran sekolah?
informasi
di
luar menindaklanjuti
surat
yang
terkait
dengan bidang tugasnya, (b) Mengatur dan
menyelenggarakan
hubungan
sekolah dengan Wali Murid/Orang tua, instansi, media massa, PTN, BP3, (c) Menjaga
nama
baik
sekolah,
(d)
Bertanggung jawab terhadap proses PMDK,
(e)
memantau
Bertanggung kelancaran,
jawab dan
tersampainya surat-surat sekolah pada pihak yang terkait. (f) Bertanggung jawab
terhadap
kunjungan,
(g)
penerimaan
tamu
Melaporkan
setiap
kegiatan pada kepala sekolah.
TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama
: Bahtiar
Jabatan
: Kooordinator Bagian IT Sekaligus Pengelola SIM
Hari/Tgl
: Rabu, 12 Mei 2011
Jam
: 12.30 WIB
Tempat
: Ruang Lab. Komputer Pertanyaan
Jawaban Tahap pertama pengumpulan
1. Bagaimana langkah-langkah dalam
pengumpulan data dan informasi data, pada pelaksanaannya seluruh unit yang
ada
Semarang?
di
SMA
Semesta manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan yang
akan
mengumpulkan diolah/
data-data
diproses
oleh
pengelola IT. Tahap kedua, terdiri dari: Mengumpulkan dan mengklasifikasikan data-data sesuai dengan kode yang telah ditetapkan, kemudian memilih dan menentukan pengolahan
perangkat informasi.
dalam Menyimpan
data-data sesuai dengan tempat yang telah ditetapkan dan terakhir adalah menentukan digunakan
perangkat sebagai
alat
yang
akan
distribusi
informasi. Pemrosesan/ pengolahan data, data-data yang telah diolah/ diproses oleh unit manajemen, dewan guru dan karyawan, maka pengelola IT hanya menindak lanjuti dengan memasukkan
data-data
pada
form
aplikasi.
Selanjutnya ketika ada data yang belum diolah/ diproses oleh unit manajemen sekolah, dewan guru, karyawan maka langkah
pengelola
IT
adalah
mengklasifikasi sesuai dengan arsip/ brangkas. Kemudian diproses dengan memilih peralatan yang tepat, baik secara
manual
peralatan
ataupun
elektronik
dengan
yang
akan
digunakan dalam pengelohan data, seperti: pensil, mistar, mesin hitung dan komputer.
Kegiatan
pemrosesan
data
pengolahan/
dilakukan
oleh
pengelola IT dan dibantu dengan koordinator TU ini. Pada dasarnya pengelola IT tidak bekerja sendiri dalam pengolahan data dan informasi yang ada di SMA Semesta Semarang. Disini saya dibantu oleh unit manajemen sekolah, dewan guru yang telah ditunjuk. Ada beberapa tahapan dalam pengolahan data dan informasi,
diantaranya:
data
Masing-masing
dari
Penginputan Layanan
Pendidikan atau Stakeholder, kemudian setelah itu Penyimpanan data, yang dimaksud dengan penyimpanan data adalah dengan cara memilah-milah antara data mentah dan data matang
yaitu data yang telah diolah menjadi 2. Bagaimana langkah-langkah dalam pengolahan data dan informasi yang ada di SMA Semesta Semarang?
sebuah
informasi,
kemudian
dikelompokkan sesuai kode masingmasing unit manajemen sekolah, dewan guru
dan
karyawan
pada
arsip/
brangkas. Data mentah yang disimpan, seperti kwitansi pembayaran/ jual-beli, memo, rancangan program, draf nilai, draf soal, sedangkan data yang telah diolah/
diproses
informasi.
menjadi
Pada
sebuah
pelaksanaan
penyimpanan data ini digunakan dua cara: Penyimpanan secara manual, dan Penyimpanan secara elektronik Disini
pengelola
menggunakan
jaringan
Web
IT yang
didukung melalui program aplikasi PHP=PHP Hypertext Preprocessor2, dengan menggunakan jaringan Web ini pengelola IT sebagai server yang bisa berhubungan pengguna Selanjutnya
langsung
(user)
dengan
diseluruh
pengolahan
data
dunia. yang
digunakan adalah aplikasi My Sql3, aplikasi ini adalah sebagai pengolah/ pemrosesan data yang masuk dari setiap unit manajemen, dewan guru dan karyawan. Setelah data dimasukkan
2 3
PHP Hypertext Preprocessor adalah memprogram situs web My Sql adalah
sesuai dengan form database kemudian langkah
selanjutnya
memasukkan
data
melalui
adalah aplikasi
PHP=PHP Hypertex Preprocessor Pendistribusian data, Data-data yang telah diproses melalui beberapa tahapan
di
atas
kemudian
didistribusikan melalui alat media yang dibutuhkan, sesuai dengan sasarannya. Sebelum
informasi
didistribusikan
kepala sekolah harus dapat mengetahui terlebih dahulu tentang data yang telah diolah menjadi sebuah informasi. Disinilah peran kepala sekolah dalam memutuskan kebijakan, layak atau tidak informasi untuk dikonsumsi oleh masyarakat. Pemilihan sarana/ peralatan
dalam
mendistribusikan
informasi juga harus tepat, karena 3. Bagaimana Langkah Penyebaran apabila kita salah dalam menentukan Sistem Informasi Manajemen di sarana/ peralatan dalam pendistribusian SMA Semesta Semarang?
maka yang terjadi informasi tersebut tidak sampai ketujuan. Adapun sarana/ peralatan yang digunakan, diantaranya: 1) Melalui forum, yakni informasi tersebut
disampaikan
langsung
secara tatap muka, seperti: forum rapat (bagi unit manajemen, guru dan karyawan), forum pertemuan
(ditujukan antara pengelola sekolah dengan wali murid/ orang tua, jam’iyyah/ komite sekolah dan masyarakat), forum musyawarah (dilaksanakan
antara
pihak
pengelola sekolah dengan yayasan atau organisasi lain). 2) Melalui
media
layanan
publik,
seperti: surat kabar, majalah spalza, spanduk/ baliho, pamflet, siaran radio, flayer, surat undangan dan sebagainya. 3) Melalui alat elektronik yang terdiri dari handphone, telepon, sms (short massage
servise),
komputer,
televisi, speaker, faxmile, layanan internet, email dan sebagainya Tentunya komputer sebagai alat prioritas
yang
utama,
dengan
menggunakan jaringan web tanpa ada komputer tidak akan mungkin data tersebut dapat diolah. Ada beberapa peralatan yang mendukung diantaranya: a. Hardisk cadangan adalah hardisk yang digunakan sebagai penyimpan data dari hardisk utama. Data yang telah tersimpan dari hardisk utama kemudian akan dipindahkan pada hardisk cadangan. b. Arsip dan brangkas adalah sebagi
tempat penyimpanan data-data yang telah diproses, biasanya berbentuk: kertas, kwitansi, surat jual beli dan sebagainya.
Data-data
tersebut
diarsipkan sesuai kode yang telah ditentukan
dan
kemudian
dimasukkan dalam sebuah brangkas (almari kaca) yang disesuaikan dengan kode dan tempat arsip data disimpan. c. Alat tulis kantor yang terdiri dari mistar,
pensil,
kertas,
pulpen,
penghapus, dan lain sebagainya. Bentuk
peningkatan
dari
Layanan pendidikan disini yaitu karena Layanan pendidikan disini termasuk dari
komponen-komponen
Lembaga
Sekolah maka hasil yang dicapai adalah Mutu dari pendidikan tidak hanya dilihat dari hasil yang dicapai siswa, melainkan juga dapat dilihat dari 4. Apa saja alat yang digunakan dalam teknologi yang digunakan dalam proses pelaksanan pengolahan data yang layanan terhadap stakeholder sekolah. dilakukan oleh Pengelola IT?
Sebagai akibatnya adalah stakeholder (siswa, guru, orang tua, masyarakat, dan alumni) merasa puas dengan apa yang telah didapatkan dan dicapai dan semua itu akan berjalan secara Optimal, sehingga secara otomatis memberikan umpan balik terhadap mutu sekolah dan
Yayasan
5. Dengan
Optimalnya
Sistem
Informasi Manajemen Bagaimana Bentuk Peningkatan dalam Layanan Pendidikan Semarang?
di
SMA
Semesta
HASIL DOKUMENTASI
Proses Input Data di Ruang Kepala IT
Ruang Pemrosesan Data Manual
Absensi Guru dan Karyawan
CCTV/Kamera Intai
LCD TV
Ruang Pertemuan
Almari/Brangkas (Tempat Penyimpanan data Manual)
Papan Informasi
Lab. Komputer
Proses Pembelajaran
Ruang Prestasi Siswa
